Brukertips i Visma.net ERP

Du har mulighet for å sette opp valideringsregler på  kunder. Dette reduserer risikoen for mangelfulle data og er spesielt viktig ved sending av elektroniske fakturaer. Her finner du hvordan du gjør dette.

I visma.net ERP er det laget en ny forespørsel, "GDPR - personopplysninger". Den finner du under Kundereskontro - Forespørsler (skjermbildeid=GA000081).

For å se status fra Approval på en inngående faktura kan du klikke på linken i feltet Godkjenningsstatus. Dette åpner forespørslen Dokumentlinjehistorikk fra Approval (AP40105S) for den konkrete fakturaen.   

Ved registrering av salgsordre har du mulighet for å velge om du ønsker å vise feltet kostpris på varelinjen.

Ny funksjonalitet i Behandle betalinger Det er nå mulig å fjerne alle dokumenter til betaling for en leverandør, der totalsum av åpne kreditnotaer er større enn totalsum av åpne fakturaer.    Den nye funksjonen kan benyttes der en kunde har et stort antall leverandører som sender mange kreditnotaer, og hvor dette resulterer i at den totale summen for kreditnotaene overskrider summen av åpne fakturaer. Tidligere har det ikke vært mulighet å avmerke alle dokumenter, kun enkeltvis. Ved å klikke på “knappen” som vist i skjermbildet aktiveres denne funksjonen.      Denne funksjonen gjør det mye lettere for kunder med mange kreditnotaer å benytte nye behandle betalinger.

Hvis man har aktivert modulen Project Accounting i Visma.net ERP så kan Prosjektleder innkluderes i godkjenningsflyten i Approval. På en inngående faktura kan vi da legge til prosjekt på linjene. Når fakturaen blir sendt til Approval så vil prosjektlederen godkjenne de linjene med hans prosjekt på.  Vi skal se på hvordan vi setter det opp. Vi starter med prosjekt i Visma.net ERP.  Prosjektleder må være fylt ut for at flyten skal fungere. Så skal vi gå til Approval for å opprette flyten. Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Hvis det ikke er opprettet flyt så klikker du på plusstegnet til høyre.  Gir flyten et navn og så trykker du deg inn på flyten. Legg til et trinn der Prosjektleder skal godkjenne. Hak av for "Godkjenn linjene", sett flyten aktiv og lagre. Vi går så tilbake til Visma.net ERP og oppretter en inngående faktura. Vi legger på Prosjekt 000001.  Husk at vedlegg må legges til i Godkjenningsdetaljer. Vi sender så til Approval. I Approval så ser vi på flyten at den går til Prosjektleder Christian Alne. Christian Alne kan nå gå til Mine Oppgaver i Approval for å godkjenne den.

Her finner du hvordan du kan se innbetalingshistorikken din. 

I lagervarer (IN205000) og ikke lagerførte varer (IN202000) har vi mulighet for å endre varestatus på en vare. Ved bruk av status “ingen salg” og “ingen innkjøp” fikk man tidligere ikke fullført allerede opprettede leveranser og innkjøp. Det får du lov til nå.    Når “ingen salg” er aktivert skal man fortsatt tillate å opprette og sende leveranser på salgsordre som allerede er laget og tildelt et ordrenr. Fakturering skal også være mulig for disse postene.  Det er derimot ikke mulig å opprette et nytt salg. Du vil da få varsel allerede ved valget av en vare at “Varen kan ikke selges".   Tilsvarende for innkjøp. Målet med denne innstillingen er å fase ut lagervarer og ikke lagerførte varer, men ikke blokke allerede eksisterende ordre(salg og innkjøp) liggende i systemet. Vi ønsker også å muliggjøre retur av utfasede varer fra kunder, og å returnere disse varene til leverandørene.

Vi skal se på hvordan du oppretter en flyt der bare "Første godkjenner" som du legger på i ERP/Financials må godkjenne.  På denne måten kan du fritt bestemme fra faktura til faktura hvem som skal godkjenne.   Vi går til flyten i Approval og setter opp 1 trinn. Det er et par ting som er viktig å merke seg. Skal Første godkjenner få lov til å endre/redigere på linjene, da må det hakes av på den valgmuligheten i toppen. Husk at det ikke må hakes av for "Blokker dokumentet hvis ingen godkjenner bli funnet" Sist men ikke minst, opprette en grense og sett på at den godkjenneren på dette trinnet bare skal godkjennes over en viss sum.   Her har jeg satt opp en grense med navn "Fiktiv grense" og verdien på den er 10000. Flyten er satt opp at godkjenner Chri A skal være med å godkjenne faktuarer som da overstiger 10000,-.  Men min bedrift vil aldri motta faktuarer på over 10000,-, så denne grensen er egentlig fiktiv og vil gjøre at Chri A i realiteten ikke er med på flyten.   Merk at de fleste bedrifter har regler på hvordan flyten og godkjennere skal være ut ifra sum på faktura, og det er viktig å følge disse.   Vi skal se på hvordan det blir når vi sender faktura på flyt til Approval. Jeg oppretter en faktura i ERP.   Vi ser summen er på 625,-. Vi legger inn Christian Alne som Første godkjenner på dokumentnivå og sender fakturaen til Approval. Vi ser på flyten at bare Christian er godkjenner. Chri A skal ikke godkjenne fakturaen da summen er under 10000,-   Så selv om vi ikke benytter trinn 1 som er satt opp så må det være opprettet for at flyten skal fungere.  

Dersom du registrerer en inngående faktura kan du under fanekortet Betalingshistorikk få forslag på kreditnotaer og forhåndsbetalinger som automatisk kan matches mot fakturaen du registrerer.   Etter en endring gjort i versjon 9.55 (18. juli) må du sette på en innstilling for at denne funksjonen skal fungere som før. Denne innstillingen finner du ved å gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Leverandørinnstillinger og huke på Foreslå kreditnotaer og forhåndsbetalinger før oppdatering.        

En årlig vareopptelling gjøres gjerne på starten av et nytt år (f.eks 03.01.2024), selvom den faktisk gjelder fjoråret (2023). Hvis vareopptellingen fullføres (klikker Fullfør fysisk lager) 03.01.2024 blir dette også datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen som opprettes.     For at datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen skal bli 31.12.2023 isteden må du endre til dette som systemdato før vareopptellingen fullføres. Merk: dette vil ikke korrigere for evt. lagertransaksjoner mellom systemdato 31.12.2022 og situasjonen per nå (03.01.2024). Dette er kun ment som en metode for å få riktig regnskapsdato. Det er ikke mulig å "sette inn" en saldo tilbake i tid. Vareopptelling setter kun en saldo per nå.   For å endre systemdatoen til 31.12.2023 gjør du følgende:   1. Klikk på firmanavnet øverst til høyre 2. Klikk på dato-feltet    3. Klikk på dato 31.12.2023 (husk å velge riktig år) og deretter OK     4. Klikk Fullfør fysisk lager for å fullføre varetellingen. Datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen som opprettes får nå dato 31.12.2023.     Merk: Frysdato på vareopptellingen påvirker ikke dette, og er kun ment som info om når lageret ble fryst (sperret for lagertransaksjoner).   5. Endre systemdato tilbake igjen til 03.01.2024.