Releases YouServe

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen Update meerdere Inkomstenverhoudingen en Transitievergoeding Zoals je in de release notes kunt lezen, zijn we onze applicatie aan het voorbereiden om voor het uitbetalen van een transitievergoeding meerdere inkomstenverhoudingen (IKV's) onder één medewerker te kunnen aanmaken. We zijn deze functionaliteit nu aan het testen om er voor te zorgen dat het beschikbaar stellen ervan zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Omdat we nog aanvullende testen willen uitvoeren en een pilot-traject met een aantal klanten ingaan, hebben we besloten de functionaliteit nog niet op te leveren in de juli release. Deze pilotklanten gaan we apart benaderen. Via de release notes en de berichtgeving op de Payroll Business Community houden we je op de hoogte van de vervolgstappen en de planning.  Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw Nieuwe schermen inkomstenverhoudingen Waarom  Binnenkort wordt het mogelijk om meerdere inkomstenverhoudingen aan één medewerker toe te kennen. Dit maakt het uitbetalen van transitievergoedingen makkelijker. Vanaf deze release hebben we alvast de nodige schermen hiervoor opgenomen in Payroll Business Hoe  Medewerker > Inkomstenverhouding Aan het menu Inkomstenverhouding zijn de volgende menu-ingangen toegevoegd:  Loonheffingen (IKV) Dit scherm bevat alle gegevens die invloed hebben op de bruto-netto berekening van een inkomstenverhouding . Loonaangifte (IKV) Dit scherm bevat alle aanvullende gegevens voor de loonaangifte. Met uitzondering van de begin- en einddatum, kunt u de gegevens in deze schermen nog niet wijzigen.  De eigenschappen van de inkomstenverhouding blijft u vastleggen bij de medewerker, zoals u dat gewend bent. In zeer uitzonderlijke gevallen kan het in de toekomst nodig zijn om het begin of het einde van de inkomstenverhouding te corrigeren. Uw actie  Er is op dit moment nog geen actie nodig. Uitbetaling UWV Aanvullend geboorteverlof (WIEG) verrekenen Waarom Als het uitbetaalde bedrag voor aanvullend geboorteverlof verschilt van het bedrag dat UWV heeft uitgekeerd, kun je het verschil laten verrekenen. Dit is alleen mogelijk als je als werkgever meer hebt uitbetaald, dan UWV heeft uitgekeerd. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) is het veld Verrekenen voordeel werknemer (aanv.geb.verlof) toegevoegd. Kies Ja als u wilt dat het uitbetaalde bedrag wordt gecorrigeerd. Kies Nee als u uw werknemer het voordeel laat houden. Let op: als je als werkgever meer van het UWV hebt ontvangen dan aan de medewerker is uitgekeerd, wordt het verschil altijd uitbetaald aan de medewerker. Om het verschil te laten verrekenen, moet je het veld Beëindiging tbv verrekening (aanv.geb.verlof) op Ja zetten. Hiermee geef je aan dat het aanvullend geboorteverlof in deze periode is beëindigd en berekent Payroll Business het verschil tussen het bedrag dat UWV heeft uitgekeerd en het eerder berekende bedrag dat je als werkgever hebt uitgekeerd.  Let op: hiermee wordt niet de arbeidsvoorwaarde of de berekening van de uren of het percentage van het aanvullend verlof beëindigd. Als het berekenen van aanvullend geboorteverlof niet meer hoeft plaats te vinden, moet je de ingevulde uren of percentages voor aanvullend geboortverlof, die nog in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) staan, apart verwijderen, Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd Waarom  Zoals we in eerdere release notes hebben gemeld, hebben we in de afgelopen releases de rapportages verbeterd door ervoor te zorgen dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken. In deze release hebben we dit als laatste voor de hieronder genoemde rapportage gedaan. Hoe Rapporten > Vastlegging > Toegekende arbeidsvoorwaarden Rapporten > Berekening > Payroll Elementen Rapporten > Controle > Werkkosten Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Toegekende arbeidsvoorwaarden Payrollelementen Werkkosten Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Mededelingen  Unieke Persoonlijke Id verplicht  Waarom  In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de Unieke Persoonlijke Id (UPI) verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor: gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling  > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid  Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties, zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.  Nieuw Feedback op onze applicatie  Waarom  In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.   Hoe Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties: Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag: Score 1-5: Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat je deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren? Score 6-7: Kun je aangeven wat je gemakkelijk vond aan deze taak /actie? Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Persoonsgegevens beschikbaar op niveau Persoon Waarom Voor aanpalende applicaties, zoals Verzuim Management en Talent Management, is het steeds vaker nodig onderscheid te kunnen maken tussen persoonsgegevens en dienstverbandgegevens. Binnen HR Core business waren deze gegevens altijd gecombineerd aanwezig bij de medewerker.  Vanuit de aanpalende applicaties is het echter niet alleen nodig persoonsgegevens afzonderlijk te kunnen opvragen, maar ook om deze te kunnen vastleggen. Zo geldt bijvoorbeeld een adreswijziging bij medewerker A, ook voor de gekopieerde medewerker van A. Het nieuwe niveau Persoon maakt het mogelijk dat specifieke persoonsgegevens, zoals adresgegevens, via het niveau van de persoon met andere medewerkers worden gesynchroniseerd, ongeacht of deze medewerkers in hetzelfde bedrijf zitten. De medewerkers moeten wel binnen dezelfde klant werkzaam zijn.  Het niveau Persoon komt aanvankelijk alleen beschikbaar voor de klanten die overgaan op de nieuwe oplossing voor Verzuim Management of de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. In de toekomst zal dit voor meer integratiemodules gaan gelden.  Hoe Medewerker > Persoon > Persoon Aan het menu wordt het scherm Persoon toegevoegd. Als het niveau Persoon beschikbaar is gesteld, zal er op basis van de Unieke Persoonlijke Id (UPI) een persoon gegenereerd worden. De UPI zorgt ervoor dat medewerkers die dezelfde persoonsgegevens hebben aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Als je dan bij één van de medewerkers één van de volgende gegevens wijzigt, wordt deze wijziging niet alleen doorgevoerd bij de persoon, maar ook bij de medewerker er onder. Via het scherm Persoon kun je de basisgegevens raadplegen van de medewerkers die gekoppeld zijn aan de persoon, namelijk: Persoonscode * Voorletters * Opgemaakte naam Voorvoegsels Achternaam * Geboortedatum * Voorbeeld Medewerker 100, A. Appel en medewerker T100, A. Appel hebben allebei UPI 100 en zijn daarmee gekoppeld aan persoon 100 A. Appel. Voor medewerker 100 wordt het adres gewijzigd naar Lindenlaan 8 te Amersfoort. Dit betekent dat persoon 100 A. Appel daarmee een adreswijziging krijgt, namelijk naar  het nieuwe adres Lindenlaan 8 te Amersfoort. Hiermee krijgt medewerker T100, die ook is gekoppeld aan persoon 100, ook gelijk de adreswijziging naar Lindenlaan 8 te Amersfoort.  Deze synchronisatie van persoonsgegevens geldt voor de volgende gegevenselementen: Gegevenselement Voorletters E-mailadres privé Voornamen Telefoonnummer privé Roepnaam Telefoonnummer mobiel Achternaam Straat Voorvoegsel Huisnummer Opgemaakte naam aanhef Huisnummer toevoeging Eigennaam code Postcode Naam Partner Woonplaats Titel voor Woonland Titel na Regionaam Buitenland Geslacht Straat Postadres Geboortedatum Huisnummer Postadres Geboorteplaats Huisnummer toev. adres Geboorteland Postcode Postadres Taal Plaats Postadres Datum overlijden Land Burgerservicenummer Regionaam Buitenland Nationaliteit   Nieuw scherm voor wijzigen UPI Waarom De Unieke Persoonlijke Id (UPI) wordt de unieke sleutel om vanuit medewerkers een persoon te genereren. Deze unieke persoonlijke identiteit wordt dan gedistribueerd naar andere applicaties. Zo zal bijvoorbeeld de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) de UPI als unieke sleutel gebruiken om gebruikers en bijbehorende autorisaties te herkennen. Het wijzigen van de UPI kan hierdoor grote gevolgen hebben. Zo kan het voorkomen dat door een gewijzigde UPI de autorisatie van een persoon, en dus de onderliggende medewerker, niet meer werkt. Het is daarom belangrijk voorzichtig om te gaan met het wijzigen van een UPI. Voor specifieke situaties waarin het echt noodzakelijk is de UPI te wijzigen, zoals het registreren van een onjuiste UPI, is vanaf deze release een apart scherm beschikbaar. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Voor het wijzigen van een UPI is vanaf deze release het scherm Wijzig UPI in HR Core Business opgenomen. Het scherm is beschikbaar vanaf 1 januari 2020. Hierin zijn de volgende velden opgenomen: UPI bijwerken Kies je hier voor Ja, dan wordt de UPI bijgewerkt met de medewerkercode. Uniek Persoonlijk Id (UPI) Hier kun je een UPI invullen Let op: als je bij UPI bijwerken hebt gekozen voor Ja, wordt dit veld inactief. Medewerker > Medewerker > Medewerkers In de wizardschermen Aanmaken Medewerker - Stap 1 van 6 - Medewerker en Aanmaken nieuwe medewerker met profielgroep kunt u de UPI gewoon vastleggen. Is deze echter eenmaal opgeslagen, dan kunt u de UPI voortaan niet meer wijzigen via het scherm Medewerker(s), maar alleen via het scherm Wijzig UPI. Uw actie Het activeren van het niveau Persoon zal onderdeel zijn van een implementatieproject voor de hierboven genoemde applicaties. Visma | Raet zal contact met je opnemen als dit voor jouw organisatie gaat gelden. Op het moment van het activeren van de persoonslaag moet de UPI ingevuld zijn.  Gewijzigd en verbeterd Naam scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd Waarom  Onze gebruikers hebben ons via feedback laten weten dat de naamgeving van het scherm AVG verwijderen medewerker verwarrend was. Het wekte de indruk dat medewerkers in zijn geheel konden worden verwijderd, terwijl je via deze functionaliteit alleen de persoonsgegevens verwijdert. Daarom hebben wij besloten de naam van het scherm te wijzigen.  Hoe  Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens Vanaf deze release is de naam van het scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd in AVG Wissen Persoonsgegevens.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Staat/Provincie toegevoegd aan scherm Adresgegevens Medewerker Waarom  Voor diverse doeleinden is het wenselijk om de Staat/provincie te kunnen vastleggen. Zo is het handig als je voor medewerkers die werkzaam zijn in Duitsland of België de bondsstaat (Duitsland) of het gewest (België) vast te leggen of om de provincie in Nederland of andere relevante deelgebieden te kunnen vastleggen. Deze kunt u dan ook gebruiken oor het samenstellen van rapportages. Daarom is het aan scherm waarin u de adresgegevens  van de medewerker vastlegt hiervoor het veld Staat/provincie toegevoegd en is er een waardenlijst waarin je de waarden voor dit veld kunt vastleggen..   Hoe  Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker Vanaf deze release is aan het scherm Adresgegevens Medewerker het veld Staat/provincie toegevoegd.   Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Aan de lijst van het veld Element is het element Staat/provincie toegevoegd waarmee je naar eigen behoefte een waardenlijst voor het veld Staat/Provincie kunt inrichten.   Uw actie Als je het nieuwe veld Staat/provincie wilt gaan gebruiken, moet je eerst de bijbehorende waardenlijst inrichten.  Opgeloste melding Problemen openen vrije schermen (change 1898805) Melding  Bij het selecteren van een vrij scherm in het menu, werden eerst alle medewerkers geladen voor wie gegevens in het scherm waren vastgelegd, waardoor de schermen soms niet meer werden geopend.  Oplossing  Vanaf deze release is het mogelijk om na het selecteren van het vrije scherm, ook eerst een medewerker te selecteren.  Hierdoor hoef je niet langer te wachten tot alle medewerkers zijn geladen zijn. Als je een medewerker selecteert,  opent het scherm meteen.  Je kunt er nog steeds voor kiezen op de oude, gebruikelijke manier eerst het gewenste vrije scherm te openen en geen medewerker te selecteren. Dan worden eerst alle medewerkers geladen waarbij dit scherm is opgeslagen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 8/21/2020

Mededelingen  Wet Invoering Extra Geboorteverlof Waarom  Per 1 juli 2020 wordt de Wet Invoering Extra Geboorteverlof, in het kort WIEG, van kracht. Dit houdt in dat partners na de geboorte van hun kind 5 keer de contracturen per week aan geboorteverlof mogen opnemen. Daarom gaan we in Payroll Business alvast de velden opnemen voor het aansturen van dit geboorteverlof. Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing)  Vanaf de volgende release (2020-05) zijn aan het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) de velden voor Aanvullend geboorteverlof toegevoegd. De koppeling met het verlof in HR Core is op dat moment nog niet beschikbaar. Deze gaan we later apart opleveren.  Uw actie  Als een medewerker geboorteverlof wil opnemen, kan zij of hij dit maximaal vier weken voor aanvang aanvragen bij UWV en legt u dit vast via de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (Uitsplitsing) met een ingangsdatum die ligt op of na 1 juli 2020.  Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in Payroll Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Tussentijds betalen genereert nu ook automatisch een rapport Alleen beschikbaar voor administratiekantoren  Waarom In de maart release hebben we het mogelijk gemaakt om via een Productiegroep tussentijdse betalingen uit te voeren voor meerdere bedrijven tegelijk.  Vanaf deze release kun je automatisch het bijbehorende controlerapport laten genereren voor alle bedrijven die in de Productiegroep zijn opgenomen. Hoe Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep Aan het scherm Productiegroep zijn de hieronder vermelde velden toegevoegd waarmee u kunt aansturen of het systeem bij tussentijds betalen wel of niet automatisch een controlerapport moet genereren. Log in met de gebruikersgroep voor Administratiebeheer. Ga naar Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep. Het scherm Productiegroep opent, waarmee u een productiegroep kunt selecteren of toevoegen. Vanaf deze release kun je hier ook de instellingen voor het controlerapport vastleggen via de volgende nieuwe velden: Veld Omschrijving Rapport tussentijdse betalingen (evaluatie) Als u wilt dat het rapport bij elke evaluatie (zonder daadwerkelijke betalingen), wordt gemaakt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld optie leeg laat, wordt er geen rapport gegenereerd zolang u alleen evalueert en nog niet betaalt. Rapport tussentijdse betalingen (definitief) Als u wilt dat het rapport wordt gemaakt op het moment dat er betaald wordt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld leeg laat, wordt het rapport niet automatisch gegenereerd op het moment dat u betaalt. Let op: het resultaat is altijd het rapport Tussentijdse betalingen, waarbij in het ene geval de gegevens worden getoond op basis van alleen een evaluatie, in het andere geval is er ook daadwerkelijk betaald (definitief).  Het rapport wordt getoond bij Rapporten > Gedeelde rapporten voor de gebruikersgroep Administratiebeheer. Je krijgt een rapport voor elk bedrijf dat in de productiegroep is opgenomen. Als er geen betalingen zijn om te vermelden, staat in het rapport de tekst: geen gegevens gevonden. Uw actie Als je de Monitor voor Tussentijdse betalingen gebruikt en je wilt graag dat het controlerapport automatisch wordt gegenereerd, geef dan in de hierboven genoemde nieuwe velden het formaat op. Initieel zijn deze velden leeg. Nieuwe gebruikersinstelling voor zoeken op medewerkercode Waarom Naar aanleiding van een wens in het ideeënportaal is het vanaf deze release mogelijk om standaard op medewerkercode te zoeken als je een scherm opent. Voorheen stond de standaard zoekwaarde altijd ingesteld op medewerkernaam. Je moest dan eerst de zoekselectie wijzigen in Medewerkercode, voordat je op de medewerkercode kon gaan zoeken.  Hoe Icoon Gebruikersinstellingen linksonder in het scherm Als je op het icoon Gebruikersinstellingen  linksonder in het scherm klikt, open je het scherm waarin je op gebruikersniveau de volgende instellingen kunt vastleggen: gebruikersinstellingen - zoeken op medewerkercode bedrijfskeuzemenu configureren Klik je bovenaan op Gebruikersinstellingen, dan zie je de optie Zoeken op medewerkercode. Plaats hier een vinkje als je wilt dat het zoekveld in elk zoekscherm standaard op Medewerkercode staat. Als je deze optie niet aanvinkt, staat het zoekveld net als voorheen standaard op Medewerkernaam.  Uw actie Als je voortaan wilt zoeken op medewerkercode, plaats dan een vinkje bij de optie Zoeken op medewerkercode, zoals hierboven beschreven.   Nieuw scherm arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd aan wizards Waarom De wens bestond om in één overzicht de arbeidsvoorwaarden, vaste en periodieke inhoudingen en vergoedingen te kunnen inzien, toevoegen en wijzigen. Aan de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding was dit nieuwe scherm al toegevoegd, vanaf de maart release is dit scherm ook toegevoegd aan de andere wizards.   Hoe Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker transitievergoeding > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep > Arbeidsvoorwaardenpakket Het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket bevat de arbeidsvoorwaarden en eventueel de vergoedingen en vergoedingen (vast/periode). De Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) maken géén deel uit van het Arbeidsvoorwaardenpakket. Verder geldt voor het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket het volgende: Je kunt op de gebruikelijke manier arbeidsvoorwaarden toevoegen via het icoon Toevoegen .  Je kunt de andere vergoedingen en inhoudingen ook  toevoegen via dit icoon  . Let op: deze maken geen deel uit van het arbeidsvoorwaardencluster, maar je kunt ze hier wel voor de medewerker toevoegen aan het Arbeidsvoorwaardenpakket. Je kunt de bedragen bij de vergoedingen en inhoudingen vin het scherm arbeidsvoorwaardenpakket invoeren via Bewerken .  De bedragen die je hier invoert, zie je dan terug als je hetzelfde scherm opent via Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in de schermen van de arbeidsvoorwaarden die je vastlegt via de functie Arbeidsvoorwaardenpakket. Open je daarna hetzelfde arbeidsvoorwaardenscherm via Medewerker > Contract Arbeidsvoorwaarden, dan zie je de wijziging daar terug. De functie Arbeidsvoorwaardenpakket bestaat naast de huidige schermen voor arbeidsvoorwaarden en vergoedingen/inhoudingen (vast/periode). Wijzigingen die je invoert via een scherm dat je opent via het Arbeidsvoorwaardenpakket ziet je terug als je hetzelfde scherm opent via de functie Arbeidsvoorwaarden of via Vergoedingen en inhoudingen (Vast/Periode). Andersom geldt hetzelfde. Let op: de wijzigingen zijn pas opgeslagen als je hebt geklikt op de knop Opslaan rechtsonder in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Uw actie Er is geen actie nodig Gewijzigd en verbeterd  APG Baksteen - Verloonde uren parttimers nu correct berekend en doorgegeven Waarom Voor het correct aanleveren van de verloonde uren bij APG Baksteen moeten de uren voor de parttime medewerkers worden omgerekend op basis van 38 uur, als de fulltime werkweek van het bedrijf afwijkt van deze 38 uur. Doordat deze uren nu niet worden herrekend, veroorzaakt dit uitval bij het aanleveren van de pensioengegevens. Hoe Vanaf deze release is de programmatuur met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat voor het pensioenfonds APG Baksteen de correcte uren worden berekend en doorgegeven in de APG-aangifte. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. APG Baksteen - Excedentverzekering Waarom Klanten die zijn aangesloten bij APG Baksteen en zijn verzekerd voor de Beter Excedentregeling (BEXC), moeten dit product bij iedere medewerker aanleveren. Dit geldt ook als er voor de betreffende medewerker geen premieafdracht plaatsvindt. Tot nu toe werden deze productgegevens alleen aangeleverd bij medewerkers waarbij premie werd berekend. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast, zodat de Beter Excedentregeling (BEXC) nu voor alle medewerkers wordt aangeleverd. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. Rekenmethode transitievergoeding aangepast Waarom  De berekening van de transitievergoeding over het deel dat betrekking heeft op een gebroken jaar, wordt door de overheid anders berekend dan in Payroll Business.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel transitievergoeding  In Payroll Business is vanaf deze release de rekenmethodiek aangepast, zodat deze aansluit bij de methodiek van de overheid. Hierdoor kan het zijn dat voor eerder berekende transitievergoedingen, de voorlopige transitievergoeding na een salarisverwerking die u na deze release uitvoert, een ander bedrag laat zien. Als je aan een medewerker reeds een transitievergoeding hebt uitbetaald op basis van de eerder berekende voorlopige transitievergoeding, kun je ervoor kiezen het verschil met de medewerker alsnog te verrekenen.  Uw actie Er is geen actie nodig, tenzij je ervoor kiest om na de nieuwe berekening een eventueel verschil met het eerder berekende bedrag te laten verrekenen.  Blokkeren deelname SPAWW in wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Waarom Als je een medewerker kopieerde vanwege het uitbetalen van een transitievergoeding, werd er geen rekening gehouden met de instellingen voor Blokkeren deelname SPAWW. Als het veld Blokkeren deelname SPAWW op Ja staat, is het logisch als deze instelling ook wordt overgenomen bij het kopiëren van de gegevens van de medewerker voor het uitbetalen van een transitievergoeding. Daarom neemt Payroll Business vanaf deze release bij het kopiëren van een medewerker deze instelling over.    Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding > Loonheffingen Bij het kopiëren van de medewerker wordt voortaan de waarde van het veld Blokkeren deelname SPAWW in het scherm Loonheffingen overgenomen. Als het nodig is, toch een andere waarde op te geven, kan dit natuurlijk alsnog.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Knop Afdruk samenvoegen was verdwenen (change 1924197) Melding De knop Afdruk samenvoegen die rechtsboven in het scherm hoort te staan, was niet meer beschikbaar in het scherm Medewerkers. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat deze knop weer beschikbaar is. Uw actie Er is geen actie nodig. Contracturen per week (UPA) niet correct berekend Waarom Als een medewerker halverwege de periode uit dienst was getreden, werd het payrollelement Contracturen per week (UPA) niet correct berekend waardoor de waarde te hoog was. Hoe Vanaf deze release is de berekening met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat de contracturen per week voor UPA correct worden berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Code meetelling aangepast voor APG Architecten (PFAB) (change 1885135) Waarom In de APG-aangifte voor Architecten werd voor iedere medewerker de Code meetelling met de waarde Ja doorgegeven. Wanneer een medewerker echter de eindleeftijd van de pensioenberekening bereikt, moet vanaf dat moment de Code meetelling worden doorgegeven met de waarde Nee. Het niet correct doorgeven van deze waarde, veroorzaakte uitval bij de pensioenaanlevering. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast. Voor medewerkers die de eindleeftijd van de pensioenberekening hebben bereikt, wordt nu de Code meetelling met de waarde Nee aangeleverd. Alleen in de periode waarin de sociaal fondspremie geïnd wordt, zal de Code meetelling Ja worden meegegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Knop Historie ineens niet meer aanwezig in interfacescherm Overboekingen SEPA (change 1806189) Melding Via het interfacescherm Overboekingen SEPA kun je betaalgegevens vastleggen zoals betaaldatum, betaalroute, etc. In dit scherm was het echter niet meer mogelijk om de wijzigingshistorie van deze velden te bekijken omdat de knop Historie  niet meer beschikbaar was.  Oplossing Instellingen >Gegevensuitwisseling > Interfaces > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is dit hersteld en kun je in het scherm Overboekingen SEPA de historie weer oproepen via de bekende knop  rechtsboven in het scherm. Uw actie Voor u is er geen actie nodig. Export Journaalpost met formaat xlsx via automatische journalisering gaf een corrupt bestand (change 1746155) Melding Als er een journaalexport werd uitgevoerd met het exportformaat xslx, zag je bij het openen van dit bestand de foutmelding: The file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted. Oplossing Journalisering > Exportverwerking Vanaf deze release is dit opgelost en kun je via de journaalexport weer een bestand genereren met het formaat xslx, zonder dat deze melding verschijnt bij het openen van het exportrapport. Uw actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc (uitgebreid) definitie niet te verwijderen (change 1965537) Melding Als je bij de Ad-hoc rapportage uitgebreid ervoor had gekozen om de rapportdefinitie op te slaan, lukte het niet om deze bestaande definitie later te verwijderen omdat de knop Verwijderen onderin het scherm inactief was. Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Dit is opgelost. Vanaf deze release is het weer mogelijk een bestaande definitie te verwijderen. Uw actie Vanaf deze release is het weer mogelijk om een definitie die je als gebruiker hebt opgeslagen, te verwijderen.  Controle minimumloon niet altijd gebaseerd op juiste aantal uren (change 1887163) Melding Als je gebruik maakt van de controle op het minimumloon en de grondslag Uren loonaangifte een waarde bevat, dan berekent Payroll Business voor die controle een deeltijdfactor die gebaseerd is op de waarde van het payrollelement Aantal verloonde uren. In deze grondslag en in dit payrollelement kunnen echter ook uren zijn meegenomen die wel naar de loonaangifte moeten, maar die geen rol spelen bij de controle op het minimumloon. Voorbeelden hiervan zijn uitbetaalde vakantieuren en uitbetaalde uren voor consignatiediensten. Payroll Business berekent dan een te hoge deeltijdfactor en een te hoog minimumloon. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release zijn hiervoor de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle en het nieuwe payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon in Payroll Business opgenomen. In deze grondslag kunt u de extra uren opnemen die Payroll Business mee moet nemen voor de controle op het minimumloon. Het totaal aantal uren dat mee moet doen voor de controle op het minimumloon, plaatst Payroll Business in het payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon. De deeltijdfactor voor de minimumlooncontrole is nu gebaseerd op de uren die in dit payrollelement staan, waardoor er geen te hoog minimumloon wordt berekend. Deze nieuwe grondslag is al vooraf ingevuld en heeft dezelfde standaardinrichting als de grondslag Uren loonaangifte.  Uw actie Als je in een salarisscherm via het veld Controleren op wettelijk minimumloon hebt aangegeven dat je deze controle gebruikt, dan moet je de inrichting van de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle controleren. Uren die nog niet in deze grondslag staan en wel mee moeten doen voor de controle, moet je aan deze grondslag toevoegen. Uren die in deze grondslag staan en niet mee moeten doen voor de controle moet je uit deze grondslag verwijderen.  Saldo en uitkering vakantietoeslag foutief of niet afgerekend (change 1889280 / 854933) Melding Als een medewerker op de eerste maandag van een afrekenperiode uit dienst werd gemeld en deze maandag ook de eerste werkdag van de periode was, dan werd bij toepassing van de peil- of combinatiemethode vakantietoeslag geen vakantietoeslag uitbetaald. Dit kwam omdat de laatste dag in dienst van de medewerker dan in het weekend lag, waardoor er geen werkdagen waren en er geen salaris werd betaald. Hierdoor kon er geen grondslag worden bepaald voor het berekenen van de  vakantietoeslag. Let op: deze situatie kwam alleen voor bij maandverloning en niet bij vierweken verloning. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 01-01-2020 door in deze situatie uit te gaan van de grondslag van de vorige periode, waardoor er wel vakantietoeslag wordt berekend en uitbetaald. Uw actie Er is geen actie nodig. Standaard percentage bijtelling Fiets van de zaak (change 1961763) Melding In het medewerkerscherm Fiets van de zaak was in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak geen standaardwaarde ingevuld, waardoor er geen bijtelling werd berekend Als tijdelijke oplossing kon je om de bijtelling te laten berekenen, in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets het berekende bedrag invullen.    Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak Vanaf deze release is in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak de standaardwaarde 7% ingevuld zodat Payroll Business automatisch de bijtelling nu berekent voor de medewerkers aan wie de arbeidsvoorwaarde is toegekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Als je het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets hebt gevuld om de 7% bijtelling toe te passen, kan deze vanaf deze release leeg gemaakt worden.  Publishing Date : 3/19/2020

Mededeling  Verslag toekenning verlofrecht We zijn bezig met het verbeteren van de operationele rapporten. Met het oog op de jaarwisseling en de HR processen rondom het toekennen van verlofrecht, is het rapport Verslag toekennning verlofrecht één van de rapporten die hier als eerste voor in aanmerking komt. Het bevorderen van de performance zal een onderdeel van de verbeteringen zijn. Op basis van feedback van gebruikers is vastgesteld dat het de voorkeur heeft het rapport in excel beschikbaar te hebben, zodat dit gemakkelijk gebruikt kan worden voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verslag toekennning verlofrecht vanaf de decemberrelease alleen nog beschikbaar in excelformaat. Als er behoefte is om het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Nieuw  Arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland  Waarom  Bij de bedrijven die door onze partner Lohn AG in Duitsland worden verloond, ontstond de behoefte aan één arbeidsvoorwaarde met specifieke gegevens voor de verloning in Duitsland.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Integratie Duitsland Als de consultant van Visma | Raet bij de implementatie de arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland aan het arbeidsvoorwaardencluster heeft toegevoegd, is deze beschikbaar in het Arbeidsvoorwaardenpakket. De velden die in het arbeidsvoorwaardenscherm Integratie Duitsland staan, bevatten de gegevens die nodig zijn voor het verlonen in Duitsland, eventueel aangevuld met specifieke velden die gelden voor het bedrijf. Meer informatie over deze arbeidsvoorwaarde en de velden vind je in de online help.   Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Voorgestelde UPI Waarom Voor applicaties die gebruik gaan maken van HR Core Business via API's, zoals Verzuim 2.0 en Identity & Access Management, is het nodig dat bij alle medewerkers de Unieke Persoonlijke Identiteit (UPI) is ingevuld. Om je hierin te ondersteunen hebben wij een rapport ontwikkeld dat laat zien: of UPI's zijn ingevuld of er bij ingevulde UPI's conflicten zijn, bijvoorbeeld op de uniciteit van de UPI versus het Burgerservicenummer (BSN) van de medewerker welke UPI het systeem voorstelt Je kunt dit rapport gebruiken om de voorgestelde UPI's te genereren.  Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI In het scherm Voorgestelde UPI geef je op of je het rapport wilt genereren in Excel of Csv. Let op: als je voor medewerkercodes en/of UPI's voorloopnullen gebruikt en je opent een csv-bestand in Excel, dan kunnen deze voorloopnullen wegvallen. Vervolgens kun je bij Medewerkerselectie opgeven welke medewerkers je in het rapport wilt zien: Alleen conflicten Deze selectie laat alleen de medewerkers zien waarvoor op basis van de UPI en het BSN, en eventueel de achternaam en geboortedatum, conflicten ontstaan. Alleen zonder UPI Deze selectie toont alleen de medewerkers zonder UPI. Zonder UPI en gerelateerde medewerkers Deze selectie toont de medewerkers zonder UPI en medewerkers die op basis van BSN, Achternaam of geboortedatum gerelateerd zijn aan de medewerker zonder UPI. Alles Deze selectie toont alle medewerkers.  Tot slot kun je ervoor kiezen om wel of geen opmerkingen in het rapport op te nemen. Als je de optie hiervoor aan zet, zie je bijvoorbeeld opmerkingen die over een conflict gaan. Het rapport Voorgestelde UPI komt als Excel of CSV in Mijn rapporten te staan. De taal van het rapport is Engels, omdat dit over het algemeen de taal is van de koppelingen die de UPI gaan gebruiken.   Meer informatie en uitleg over de diverse kolommen vind je in de Online Help. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen Persoonsgegevens uitgebreid Waarom  In de feedback die we van onze klanten hebben ontvangen op de nieuwe functionaliteit AVG wissen persoonsgegevens is gevraagd om de persoonsgegevens die worden gewist, uit te breiden met een aantal velden.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: Medewerkergegevens Geboortedatum Identity  UPI Partnergegevens Achternaam Partner Voornamen Partner Telefoonnummer Partner Straat (mdw.) Huisnummer (mdw.) Huisnummer toevoeging (mdw.) Postcode (mdw.) Woonplaats (mdw.) Woonland Actie De gegevens worden gewist wanneer je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  AVG Verwijderen Persoonsgegevens naar Self Service Waarom  Tot deze release moest je persoonsgegevens en workflows in Self Service handmatig verwijderen, als deze op basis van de AVG niet langer bewaard mochten blijven. Vanaf deze release is dit gewijzigd en wordt er bij het verwijderen van een medewerker via AVG Wissen Persoonsgegevens aan Self Service doorgegeven om ook daar deze medewerkergegevens te verwijderen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de medewerker is verwijderd via AVG Wissen Persoonsgegevens, wordt deze medewerker via de export Self Service verstuurd met de indicatie V (= verwijder). Actie De medewerker wordt als verwijderd naar Self service verstuurd, als je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  Uniciteitscheck UPI alleen op Burgerservicenummer Waarom In de praktijk kan het voorkomen dat, met name bij het opnieuw in dienst nemen, medewerkers in dienst komen waarbij de naam net iets anders is geschreven, maar waarbij het op basis van het Burgerservicenummer (BSN) wel degelijk om dezelfde persoon gaat. Daarom is er voor gekozen de uniciteitscheck die nagaat of UPI uniek is, te beperken tot het BSN en alleen de check op de achternaam en geboortedatum uit te voeren op het moment dat het BSN niet aanwezig is.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI De controle op de uniciteit van een UPI gaat als volgt: Als de UPI wordt vastgelegd bij de medewerker en de UPI bestaat reeds bij een andere medewerker met hetzelfde BSN, dan wordt deze UPI geaccepteerd. Als de UPI reeds bestaat bij een andere medewerker met een ander BSN, dan wordt deze UPI afgewezen en krijg je een foutmelding. Als er bij de bestaande medewerker met dezelfde UPI geen BSN bestaat, vindt de controle op uniciteit plaats op basis van achternaam en geboortedatum. Actie Er is geen actie nodig.  UPI op basis van BSN bij import en Self Service Waarom  Sinds de vorige release controleert het systeem bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker via de wizard Aanmaken medewerker of Aanmaken medewerker met profielgroep of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in.  Het was wenselijk om dit ook op deze manier te laten plaatsvinden bij het invoeren van nieuwe medewerkers via Import of via Self Service.  Hoe HR Self Service  Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand > Raet Basisdocument Als de medewerker met een BSN wordt ingevoerd, zal de applicatie, als er reeds een UPI bekend is bij hetzelfde BSN, deze UPI automatisch aanvullen bij import of invoer via HR Self Service.  Dit aanvullen gebeurt pas bij het voltooien van de import. Een aangevulde UPI zie je dus nog niet bij het invoeren van een nieuwe medewerker in Self Service, maar is pas zichtbaar op het moment dat de gegevens zijn gesynchroniseerd met HR Core Business. Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Waarde voor taal verschijnt niet in HR Self Service (change 2271307) Melding  De rubriek PS10 Taal verscheen voor sommige medewerkers niet in het formulier in HR Self Service. Omdat de taal, dus rubriek PS10, als standaard waarde is ingevoerd op het niveau van Nederland en op medewerkerniveau kan worden overgeschreven, werd deze niet meegegeven als deze niet expliciet was ingevoerd op het niveau van de medewerker zelf. Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt ook de opgeschakelde waarde van het niveau Nederland bij de medewerker meegegeven in de export naar Self Service. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 10/22/2020

Gewijzigd en verbeterd  Persoonscode voortaan alleen-lezen Waarom  Omdat aanpalende applicaties de persoonscode gebruiken als sleutelveld, is het wijzigen ervan niet wenselijk. Dit kan zelfs resulteren in het niet meer kunnen koppelen van persoonsgegevens, omdat de laatst bekende persoonscode een andere was. Daarom is het niet meer mogelijk om de persoonscode te wijzigen via het scherm Persoon. Als het toch nodig is om een andere persoonscode aan een medewerker te koppelen, kun je dit doen door het wijzigen van het unieke persoonlijke Id (UPI).  Hoe  Medewerker > Persoon > Persoon  In het scherm Persoon is het veld Persoonscode vanaf deze release een alleen-lezen veld en daarmee niet langer te wijzigen via het scherm of via import.  Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Als het toch nodig is een persoonscode te wijzigen, kan dit via het scherm Wijzig UPI. Actie Er is geen actie nodig. Foutmelding bij beëindigen Organisatorische eenheid op begindatum Waarom Als je een Organisatorische eenheid beëindigt met een Peildatum die gelijk is aan de ingangsdatum van de Organisatorische eenheid, dan viel de einddatum van de organisatorische eenheid vóór de ingangsdatum. Hierdoor was het niet meer mogelijk de Organisatorische eenheid te raadplegen of wijzigen.  Hoe Instellingen > Formatie & organisatie > Organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid beëindigt op de ingangsdatum van dezelfde organisatorische eenheid, dan resulteert dit vanaf nu in de foutmelding: Het beëindigen van deze OE is mislukt, gevolgd door de technische informatie. Het is wel mogelijk om de organisatorische eenheid te verwijderen per de ingangsdatum. Dit heeft hetzelfde resultaat als het beëindigen op de ingangsdatum. Actie Er is geen actie nodig. Vrije velden toepassen in profielen Waarom Veel organisaties gebruiken vrije velden voor het vastleggen van gegevens die specifiek nodig zijn binnen die organisatie. Omdat dit vaak velden zijn met een standaard waarde, is het wenselijk dat deze vrije velden te kunnen toevoegen en gebruiken in profielen. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om ook vrije velden op te nemen in een profiel Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Via de zoekfunctie die je gebruikt voor het zoeken naar en toevoegen van een gegevenselement aan een profiel, is het nu ook mogelijk om vrije velden te zoeken en selecteren. Je selecteert een vrij veld door de code of naam van het vrije veld (element) in te typen, de lijst met alle vrije velden roep je op door bij Soort element de tekst vrij element in te typen. Vervolgens kun je hier voor het geselecteerde veld (element) een standaard waarde invullen.   Let op Het is niet mogelijk vrije velden in een profiel op te nemen, die zowel medewerker- als op contractniveau in gebruik zijn. Probeer je een vrij veld toe te voegen dat op beide niveaus is gedefinieerd, dan krijg je een foutmelding. Dit los je op door het vrije veld te definiëren op één niveau. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Verlofrecht alleen nog in Excel Waarom Zoals aangekondigd in de vorige release notes hebben we vanaf release 2020-12 het rapport Verlofrecht aangepast. Van gebruikers hebben we feedback hebben gekregen dat zij het rapport bij voorkeur in excel beschikbaar willen hebben, zodat zij het gemakkelijk kunnen gebruiken voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verlofrecht vanaf deze release alleen nog beschikbaar in excelformaat. Daarnaast is de performance voor het aanmaken van het rapport verbeterd. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als je via het scherm Verlofrecht toekennen een van de volgende Acties uitvoert: Nieuw verlofjaar, Huidig verlofjaar corrigeren of Huidig verlofjaar ongedaan maken, dan wordt het rapport hiervan voortaan alleen nog aangemaakt in excelformaat en niet meer als pdf. Wil je het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Actie Er is geen actie nodig. Rapporten Verwerkingsverslag werkroosters genereren en Overboeken verlofrechten in excel en pdf Waarom Zoals aangekondigd in de vorige release notes gaan we in het kader van het verbeteren van de operationele rapporten als eerste de rapporten rond het toekennen van verlofrechten aanpassen. Van gebruikers hebben we feedback hebben gekregen dat zij de rapporten Verwerkingsverslag werkroosters genereren en Overboeken verlofrechten bij voorkeur in excel beschikbaar willen hebben, zodat zij deze gemakkelijk kunnen gebruiken voor controle-doeleinden. Daarom zijn deze rapporten vanaf release 2020-12 beschikbaar in zowel excelformaat als pdf. Daarnaast is de performance voor het aanmaken van deze rapporten verbeterd. Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkroosters genereren Instellingen > Verlof > Overboeken verlofrechten Als je de actie Werkroosters genereren of Overboeken verlofrechten uitvoert, kun je de rapporten hiervan opvragen in zowel excelformaat als pdf. De standaard waarde in het veld Opslaan als is Excel.  Actie Als je het rapport wilt opvragen in pdf, moet je de waarde van het veld Opslaan als wijzigen in Pdf. In- en uitdienstdatum toegevoegd aan scherm AVG Wissen Persoonsgegevens Waarom In het scherm AVG Wissen Persoonsgegevens zie je de medewerkers die de laatste 7 jaar niet in dienst zijn geweest. De lijst bevat ook medewerkers die die nooit in dienst zijn getreden. Van deze medewerkers zou je in principe de persoonsgegevens moeten wissen omdat er geen doelbinding meer is. Soms is het echter wenselijk deze persoonsgegevens nog niet te verwijderen, bijvoorbeeld omdat een medewerker een maand later alsnog in dienst treedt. Op basis van feedback in het wensenportaal en de customer effort score hebben wij daarom de getoonde gegevens in dit scherm uitgebreid, zodat je de medewerkers die nooit in dienst zijn getreden kunt herkennen. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen persoonsgegevens Aan het scherm AVG Wissen persoonsgegevens zijn de kolommen Datum Indienst en Datum Uitdienst toegevoegd. Als deze kolommen leeg zijn, kan dit ondersteunen in de keuze om de persoonsgegevens van de medewerker te wissen. Acties Er is geen actie nodig. AVG Wissen persoonsgegevens - aantal te wissen gegevens uitgebreid Waarom Uit de feedback van de customer effort score voor het scherm AVG wissen persoonsgegevens die we naar aanleiding van de vorige release hebben ontvangen, bleek dat het wenselijk was de te wissen persoonsgegevens verder uit te breiden. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: contractgegevens Functie  Afdeling  Vestiging  Kostenplaats Organisatie Eenheid  kindgegevens Voorletters kind Roepnaam kind Geslacht Voornamen kind Memo Datum overlijden kind Salarisstrookviewer Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Daarnaast is niet langer mogelijk om via de Salarisstrook viewer de salarisstrook van gewiste personen op te vragen.  Acties Er is geen actie nodig. Medewerkercode van manager voortaan getoond in historie Organisatorische eenheid Waarom Bij de zogenaamde Gemba walk, wordt op de werkvloer rondgelopen en geobserveerd hoe gebruikers het systeem gebruiken om er achter te komen welke kleine en grote verbeteringen je kunt doorvoeren. Hieruit bleek dat er behoefte is aan het tonen van de medewerkercode van de manager in de historie van de Organisatorische eenheid. Hiermee voorkom je extra invoertijd voor het opzoeken van medewerkercodes van managers als achternamen vaker voorkomen. Hoe Instellingen > Formatie & organisatie > Organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid hebt geselecteerd en de historie van de organisatorische eenheid opvraagt, zie je vanaf deze release de medewerkercode van de manager in een aparte kolom voor de naam van de manager staan. Dit geldt voor zowel de manager als de back up manager.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Vrije schermen - opmerkingen naar aanleiding van aanpassingen september release (2239929) Melding Vanaf september release is het mogelijk om na het selecteren van een vrij scherm, eerst een medewerker te selecteren. Als je dit doet opent het vrije scherm meteen en hoef je niet te wachten tot alle medewerkers zijn geladen.  Als het vrije scherm echter was aangemaakt als contractscherm: was het selecteren van een medewerker nog niet mogelijk ging het scherm, nadat je bij een medewerker had gekeken en wilde annuleren, weer de gehele lijst met medewerkers openen wat een time out kon veroorzaken Oplossing In deze release zijn de hiervoor genoemde zaken opgelost: Vanaf deze release geldt ook voor vrije schermen die zijn aangemaakt zijn op contractniveau dat het scherm niet direct opent met alle medewerkers, maar met een leeg scherm. Hierna kun je net als de vrije schermen die op medewerkerniveau zijn aangemaakt, zoeken op medewerker en medewerkercode. Als je, na het openen van het vrije scherm bij een medewerker op Annuleren klikt, ga je terug naar het eerste zoekscherm en niet meer naar het scherm met alle medewerkers. Hierna kun je weer starten met zoeken van een medewerker. Acties Er is geen actie nodig. Workflows verdwijnen uit signaaldefinitie bij instellen einddatum ontvanger (2180114) Melding Als  via Actieve signalering een einddatum bij een workflow als ontvanger werd ingevoerd, verdwenen ook de andere workflows bij ontvangers. Oplossing Instellingen > Actieve signalering > Signaal ontvangers  Dit is opgelost. De andere workflows die bij de ontvangers zijn gedefinieerd, blijven actief totdat er specifiek voor die ontvangers een einddatum wordt ingevoerd.  Actie Wij adviseren om te controleren op de aanwezigheid van workflows als ontvangers.  Publishing Date : 11/19/2020

Mededelingen Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw  Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw scherm Integratie elementen Waarom Voor de koppeling met Mobile Expense is het gegeven Expense Policy nodig om aan te geven welk onkostenbeleid op een medewerker van toepassing is. Hierbij is geen aanvullende functionaliteit in HR Core business nodig. Omdat de verwachting is dat er in de toekomst voor de diverse koppelingen meer gegevens zonder aanvullende functionaliteit in HR Core Business nodig zijn, is er voor het vastleggen van dergelijke medewerkergegevens, zoals nu de expense policy, een apart scherm gemaakt.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst In het scherm Waardenlijst is aan de lijst van het veld Element met ingang van 1-1-2020 de waardenlijst Expense policy toegevoegd. Hiermee kun je expense policies definiëren die je vervolgens via het scherm Integratie elementen aan een medewerker kunt toekennen.   Medewerker > Contract > Integratie elementen Aan het menu Contract is met ingang van 1-1-2020 het scherm Integratie elementen toegevoegd, waarin je via het veld Expense policy het juiste onkostenbeleid voor een medewerker kunt vastleggen voor de integratie met Mobile Expense. De waardes waaruit je kunt kiezen, leg je vast via de waardenlijst Expense policy, zoals hierboven beschreven.   Uw actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, moet je de waardenlijst inrichten en de juiste waarde toekennen aan de betreffende medewerkers, zoals hierboven beschreven. Opgeloste melding Foutmelding bij importeren OE-vestigingen aangepast (change 1914674) Melding Bij het importeren van vestigingen bij organisatorische eenheden, verscheen de foutmelding Opgegeven begindatum ligt voor de datum van in dienst van de medewerker. Dit kwam omdat de vestiging werd gekoppeld aan een organisatorische eenheid die op de ingangsdatum nog niet bestond. De tekst van de foutmelding suggereerde echter dat het om medewerkers ging. Oplossing De foutmelding is eigenlijk een algemene melding die verschijnt bij een poging een gegeven te koppelen aan een element dat nog niet bestaat op het moment van de ingangsdatum. Daarom hebben we vanaf deze release de tekst als volgt aangepast:  Opgegeven begindatum (yyyy/mm/dd) ligt voor de datum (yyyy/mm/dd) van het te koppelen element.  Let op: deze melding verschijnt voortaan ook in het uitvalverslag van Self Service.   Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Gewijzigd en verbeterd  Sector en Risicogroep in Digipoort 42e weekmelding Waarom Naar aanleiding van de Wet Arbeidsmarkt in Balans gebruiken HR Core Business en Payroll Business vanaf 1 januari 2020 januari de Risicogroep niet meer voor het bepalen van de WW-premie. Omdat UWV dit veld gebruikt als identificatiesleutel, verwachten zij dit veld nog wel.  Hoe Hoewel u de risicogroep niet meer in HR Core Business hoeft vast te leggen, geven wij deze nog wel door aan het UWV. Bij een nieuw loonheffingennummer en/of sectorcode vanaf 1-1-2020, vullen wij de volgende risicopremiegroepen in: 07 voor de uitzendbranche (sectorcode 52) 03 voor de grafische sector (sectorcode 09) 01 voor andere sectoren Uw actie Er is geen actie nodig.  Werkrooster genereren voor maximaal twee jaar Waarom Tot deze release was het mogelijk om de einddatum voor het genereren van een werkrooster op 31-12-9999 te zetten, waardoor voor duizenden jaren werkroosters vooruit werden gegenereerd. Dit kon leiden tot het genereren van enorme hoeveelheden data voor werkroosters, waar de aanpalende systemen niet op berekend zijn. Het kan ook nuttig zijn het werkrooster te genereren voor kortere periodes, zodat er periodiek een controle kan plaatsvinden op de actualiteit van het werkrooster als u dit opnieuw genereert.  Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren  U bent verplicht een einddatum in te vullen in het veld Datum tot en met (max. 2 jaar). Op basis van de Datum vanaf kunt u hier maximaal twee kalenderjaren vooruit invullen. Vult u een einddatum in die op basis van de ingevulde datum bij Datum vanaf meer dan twee kalenderjaren in de toekomst ligt, dan accepteert het systeem de datum niet en maakt het veld Datum tot en met (max. 2 jaar) leeg. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen E-mailadressen met bepaalde extensies werden niet meer opgeslagen in HR Core Business (change 1866682) Melding  Het was niet meer mogelijk om e-mailadressen met de extensie @xx.xxx.com in HR Core business op te slaan, omdat deze niet werden herkend als een valide e-mailadres. Het moet echter wel mogelijk zijn, om bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie @nl. visma.com op te slaan, evenals bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie visma.com. Oplossing  Dit is opgelost. Vanaf deze release kunt u e-mailadressen met een extensie @xx.xxx.com. weer opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 1/23/2020

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

Mededelingen  Menu aangepast - Instroom gewijzigd in Instroom / Uitstroom Waarom  Met het toevoegen van de menuoptie Voorstel transitievergoeding en de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding worden nu via het menu Instroom, naast de instroomprocessen ook uitstroomprocessen ondersteund. Daarom is met release van januari 2020 de naam van de menu-ingang gewijzigd van Instroom naar Instroom / Uitstroom. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom De naam van de menu-ingang is aangepast  Uw actie  Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Onjuiste weergave verlof - Verlof over jaargrens werd in oude jaar geboekt (change 1888123) Melding  Terwijl het Verlofjaar 2019 nog actief was, zijn er opnames voor 2020 gedaan. Deze opnames kwamen in de kolom Verrekend van 2019 te staan. Bij het aanmaken van het nieuwe jaar, werden deze opnames echter ook in het nieuwe jaar verwerkt en werden ook de overgehevelde uren met deze opnames werden verlaagd. Pas na het herrekenen van het voorgaande jaar, zijn deze opnames correct verwerkt en kwamen ze in de kolom Verrekend van 2020 te staan.  Oplossing  Het moment van opname is bepalend voor het boeken van de opname van het verlof en op basis hiervan zal HR Core Business de geraakte verlofjaren opnieuw herberekenen. Verlof dat u boekt voor 2020, terwijl het verlofjaar 2020 nog niet is aangemaakt, wordt voortaan afgeboekt, zodra het verlofsaldo van het verlofjaar 2020 beschikbaar komt. Het wordt dus niet meer eerst afgeboekt van het saldo van 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, wordt afgeboekt van het verlofjaar 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, terwijl het verlofjaar 2020 al beschikbaar is, wordt afgeboekt van het saldo van het verlofjaar 2019. Het eventuele van 2019 naar 2020 overgehevelde saldo wordt verminderd met deze opname. Let op dat bij verlofboekingen in voorgaande, inactieve jaren, alle voorgaande jaren automatisch worden herberekend.  Uw actie We adviseren u het verlofjaar 2020 te verwijderen door de actie Ongedaan maken huidig verlofjaar. Het huidige verlofjaar is daarna weer 2019. Hier kunt het verlof opnieuw berekenen door de actie Huidig verlofjaar corrigeren.  Na afronding van deze actie kunt u opnieuw verlofjaar 2020 creëren.    Autorisatiegroep - nieuwe autorisatiegroep niet meteen zichtbaar (change 1418078) Melding Als u een nieuwe autorisatiegroep had aangemaakt, was deze niet meteen zichtbaar en was het niet mogelijk deze nieuw groep toe te wijzen. Dit kwam omdat HR Core Business altijd toetste of een autorisatiegroep op de eerste dag van de huidige periode beschikbaar was en deze dan pas in het scherm toonde. Oplossing De manier van toetsen is aangepast. HR Core Business kijkt nu over de gehele (huidige) periode welke autorisatiegroepen beschikbaar zijn en dus getoond moeten worden.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Probleem opslaan e-mailadressen met hoofdletters (change 1924212)  Melding Het opslaan van een e-mailadres waarin een hoofdletter voorkwam, lukte niet omdat het geen geldige invoer was. Dit kwam door een nieuwe controle op geldige e-mailadressen. Oplossing De controle is aangepast, zodat u e-mailadressen met hoofdletters gewoon kunt opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 2/21/2020

26-08-2020 Extended signing period Intradata extended the signing period from 6 days to 14 days. Starting from today, all documents sent for signing will have an extended period of 14 days for signing; while the ones created until today will remain...

Gewijzigd en verbeterd Gegevens toegevoegd Waarom Voor wet en regelgeving ontbraken er gegevens in de modellen en in de datafeed. Deze gegevens zijn toegevoegd aan alle modellen, met uitzondering van Verzuim. Hoe De volgende gegevens zijn toegevoegd aan zowel de modellen van Report builder als de Datafeed: Kindgegevens  Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) Extra individueel verlof Expiratiedatum Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aanv. geboorteverlof percentage periode Aanv. geboorteverlof percentage vast Aanv. geboorteverlof uren periode Aanv. geboorteverlof uren vast Aanvullend geboorteverlof uren berekend UWV uitkering aanv. geboorteverlof Doorbetalingsperc aanvullend geboorteverlof Max dagloon toepassen aanv. geboorteverlof Uw actie U moet zelf je rapporten of configuratie van de Datafeed aanpassen om de toegevoegde velden zichtbaar te maken. In de Datafeed vind je de velden als volgt: Navigeer naar Kindgegevens | Kindgegevens en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) Navigeer naar Extra individueel verlof | Extra individueel verlof en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Expiratiedatum Navigeer naar Arbeidscontract | Loondoorbetaling_bij_verlof_Uitsplitsing en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Aanv. geboorteverlof percentage periode Aanv. geboorteverlof percentage vast Aanv. geboorteverlof uren periode Aanv. geboorteverlof uren vast Aanvullend geboorteverlof uren berekend UWV uitkering aanv. geboorteverlof Doorbetalingsperc aanvullend geboorteverlof Max dagloon toepassen aanv. geboorteverlof Publishing Date : 7/24/2020

Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsproces verbeterd Waarom Sinds oktober 2019 komen er regelmatig vertragingen voor in het verwerken van de mutaties naar de applicaties van Management Informatie, zoals Rapportages en Datafeed. Daarom hebben we het verwerkingsproces aangepast. Hoe In deze release hebben we verbeteringen doorgevoerd in het verwerkingsproces, waardoor de doorlooptijd van de mutaties is teruggebracht. We blijven samen met HR Core werken aan dit proces om de doorlooptijd verder terug te brengen. Via de release notes houden we u hiervan op de hoogte. Uw actie Er is geen actie nodig. Datafeed - Vooraankondiging - Wijziging volgorde gegevens in bestand Dit onderwerp geldt alleen voor de gebruikers van de Datafeed. In de volgende release, d.w.z. de maart release, gaan we nog op de gebruikelijke manier nieuwe elementen in de Datafeed opnemen door het toevoegen van nieuwe kolommen aan het eind van het bestand. U vindt deze structuur ook terug in het metabestand. Manier toevoegen kolommen wijzigt vanaf eerste release na maart release Waarom Vanaf de eerste release na de maart release voegen we nieuwe kolommen in de Datafeed niet meer toe aan het eind van het bestand. Vanaf deze release zijn de kolommen in het bestand alfabetisch gerangschikt en voegen we nieuwe kolommen toe in alfabetische volgorde. Hierdoor kunnen wij eventuele tussentijdse wijzigingen sneller en efficiënter vrijgeven. Voor de volgorde van de kolommen in de output is het metabestand leidend.  We brengen u nu al op de hoogte van deze wijziging, zodat u uw processen tijdig kunt aanpassen.  Uw actie Als uw Datafeed-proces altijd al het metabestand inleest om de kolommen van de data te bepalen, hoeft u niets te doen. Als uw Datafeed-proces het metabestand inleest op volgorde van de kolommen, moet u dit proces aanpassen zodat het proces de kolommen inleest op basis van de kolommen in het metabestand. Opgeloste meldingen BI Rapportage niet volledig (change 12254285) Melding Niet alle data werd meegenomen in een export naar Management Informatie. Oplossing De export is aangepast, zodat het probleem vanaf deze release is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Functie-informatie ontbrak (change 10162188 en 13169604) Melding In het reportmodel ontbraken enkele onderdelen van de functie-informatie. Oplossing Dit is opgelost. De gegevens zijn aangevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/23/2020

In deze versie ... Aangepast in versie 2 Bij Uw actie staat nu waar u in de Datafeed de velden vindt die u moet toevoegen.  Gewijzigd en verbeterd Gegevens toegevoegd Waarom Voor wet en regelgeving ontbraken er gegevens in de modellen en in de Datafeed. Deze gegevens zijn toegevoegd aan alle modellen, met uitzondering van Verzuim. Hoe De volgende gegevens zijn toegevoegd aan zowel de modellen van Report builder als de Datafeed: WAO/WIA registratie Restverdiencapaciteit WAO/WIA klasse WIA AO % pr WIA AO % th Arbeidscontract Schriftelijke arbeidsovereenkomst Oproepovereenkomst Gratificatie 2 Afrekening bij uitdienst (grat 2) Percentage (grat 2) Uitbetalingsperc (grat 2) Uitgestelde betaling vrijb (grat 2) Gratificatie (grat 2) Opgeb recht grat 2 periode (Loonaangifte) Opgeb recht grat 2 vast (Loonaangifte) Uw actie U moet zelf uw rapporten of configuratie van de Datafeed aanpassen om de toegevoegde velden zichtbaar te maken. In de Datafeed vindt u de velden als volgt: Navigeer naar Medewerker> WAO_WIA_registratie en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Restverdiencapaciteit WAO/WIA registratie WAO/WIA klasse WAO/WIA registratie WIA AO % pr WAO/WIA registratie WIA AO % th WAO/WIA registratie Navigeer naar Arbeidscontract > Arbeidscontract en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Oproepovereenkomst OproepovereenkomstOmschrijving Schriftelijke arbeidsovereenkomst Schriftelijke arbeidsovereenkomstOmschrijving  Navigeer naar Arbeidscontract en breid de entiteit uit. Gratificatie 2 is toegevoegd als een nieuwe entiteit en bestaat uit de volgende velden: Afrekening bij uitdienst (grat 2) Percentage (grat 2) Uitbetalingsperc (grat 2) Uitgestelde betaling vrijb (grat 2) Gratificatie (grat 2) Opgeb recht grat 2 periode (Loonaangifte) Opgeb recht grat 2 vast (Loonaangifte) Publishing Date : 2/27/2020

30-12-2020Email notification when signing a documentWhen digitally signing a document, a document is created that must be signed by, for example, first the manager and then by the employee. Until now, both received an email notification immediately...

30-09-2020 Radio buttons improved The radio buttons of the Self Service forms are improved and their working is more clear now. Radio buttons appear on one or multiple lines, depending on the amount of characters for every option. It works as follo...

Notifications Unique Personal ID (UPI) Why We previously stated that the use of the Unique Personal ID (UPI) would become mandatory as of the September release. However, a number of clients have indicated they require more time for identifying employees and specifying the UPI. That is why it has been decided to make the use of the UPI as of the 2020-09 release only mandatory for clients who: Use the Youforce users extended link AND Will use the generic Identity & Access Management API How Employee > Employee > Employees  Via the Unique Personal ID (UPI) field is included in the Employees screen, you can enter an ID to link employees who share the same personal data. Example J. Jansen is an employee of Company A and also a (copied) employee 2 of Company B at Client X. The UPI is used to link these employees. If a search for the UPI of J. Jansen is run in the future in an interface application, both employees will be returned. Your action When the Youforce users extended link is used or the generic Identity & Access Management API will be used, you must ensure the UPI of the employees has been specified. Application feedback Why In the previous release notes you were informed that the Customer Effort Score would soon be launched. When a specific procedure has been performed, a closed question will be displayed concerning the procedure. This enables you to provide us with feedback regarding what has been released. This feedback in turn enables us to introduce process improvements. As of release 2020-09, the closed question will be displayed for a specific period with two processes and will be visible only once or twice. How As of the September release the closed question will be displayed when the following actions are performed: Employee > Employee > AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) – when the Delete button has been clicked. Employee > Instroom/uitstroom (Inflow/outflow) > Proposed transition payment – when the Save button has been clicked. Your action Please provide an answer when a question about the use of the application is displayed. In this way we can assess your opinion on certain processes and screens so we can focus on targeted improvement. New Contract history Why An employee’s contract data can be registered as of this release. Based on this contract history you can determine, for example, what type of contract an employee will be offered when entering new employees through Self Service. For this purpose new value lists and a new screen have been included in the software. How 1. The value lists listed below have been added to the list in the Element field. Via the field Soort doelgroep you specify for which level, client or company, you want to determine the value list and via the field Doelgroep for which customer or company it applies. Settings > Data entries > List of values Status contract volgnummer  This records the value list for the field Status contract volgnummer in the Contract History screen. In the Element field, select the value list Status contract volgnummer and record the values and corresponding description, for example Value 1 with description Active. Type contract 1 This defines the list of values for the Contract Type 1 to 3 fields in the Contract History screen. Please note: the list you record with this applies to both the Type contract 1 field and the Type contract 2 and Type 3 contract fields. 2. The Contract history screen has been added to the Employee menu. This screen can be used to specify data for 3 consecutive contracts. Employee > Employee > Contract history  Contract sequence number This field indicates the contract’s current sequence number. If, for example, the employee is receiving the second consecutive contract, you would enter 2 here.  The following data can be specified for contracts 1 through 3: Status contractvolgnummer (Contract sequence number status) The status of the contract sequence number, such as active, inactive, etc. The displayed statuses have been registered in a separate client specific list of values. Contract type The specific contract type, such as BBL or training agreement, to ascertain whether it relates to chain-provision. The displayed types have been registered in a separate client specific list of values. You can also register contract types that are used in your organization. Start date and End date Here you can specify the contract’s start date and end date.  Your action If you want to use this functionality, define the value lists at client or company level for Type contract and Status contractvolgnummer so that the corresponding values are visible in the fields of the Contract History screen. Modified and Improved New Vestigingsland Bedrijf (Company's business location) field Why As an increasing number of companies in HR Core Business want to establish a link with payroll partners of Visma | Raet in Belgium and Germany, the company’s business location should be included in the company data. How Settings > General > Address data  The Vestigingsland (Business location) field has been added to the address data of companies. This is an optional field where a country in accordance with the ISO country table can be selected.  Your action No action is required.  Solved Message Supplementary childbirth leave calculation (change 2148246) Message When supplementary childbirth leave was requested and the hours per period of the company and the hours per period of the employee deviated, the historical hours per period of the company were used. This was incorrect. Solution From now on the hours per period of the employee, applicable on the date of commencement of the extra individual leave entitlement for supplementary childbirth leave, will be used.  Your action No action is required. The production situation actions have been reset. Publishing Date : 7/28/2020

24-11-2020 New e-Signing email templates All e-Signing emails have a new design and updated content starting from today. The initial signing email and both reminders (after 3 and 10 days from the initial one) now contain the date until when the sig...

Notifications Unique Personal ID and person conversion Why When using generic APIs, such as Identity and Access Management, Medical Leave Management and Medical Leave Management 2.0, the use of the Unique Personal ID (UPI) is mandatory. It ensures that unique persons and associated employees are identifiable in interface applications and services. The UPI field is available for specifying this ID, and now a new level in the HR Core Business structure has been introduced to link employees. An example of a person’s structure with associated employees: How Employee > Employee > Employees Employee > Person > Person When you use either of the above solutions, the UPI must be specified as part of the implementation process. The UPI is used to create unique persons. This requires a conversion, which ensures that the personal data at the employee’s level is synchronized and included at the person’s level. The Person Data 2020-10 document – available in the community – contains the data that is made available to interface applications at the person’s level and is used for synchronization. Your action Before synchronization commences, the Unique Personal IDs must haven been specified. The data of the employee with the most recent employment must be current. New Reference to the employee’s associated person Why With the application of UPI and the introduction of the Person level in the HR Core Business structure insight into the employee’s relation with the person is required.  How Employee > Employee > Employees The Employees screen now includes the Person field that shows the reference. This field cannot be modified. The reference is displayed when the new Person level has been activated. This new level will be rolled out in phases and where required – initially for clients who will start using Identity and Access Management or Medical Leave Management 2.0. Your action No action is required. Modified and Improved UPI uniqueness check based on BSN Why As an organization may have multiple employees with the same last name and date of birth, the UPI uniqueness check must take place using the BSN (Citizen Service Number). The BSN may be used under certain conditions. The BSN may not be used as a result or search field. How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group Management > Data exchange > Modify UPI When an employee’s Unique Personal ID (UPI) is entered, a check is performed to determine if the UPI is already in use. If it is, the BSN of the existing employee with the existing UPI must match the BSN+UPI combination of the new employee. The last name and date of birth must still be checked. Your action If you want to change or enter the UPI to indicate that the same personal data applies to multiple employees, the BSN, last name and date of birth of these employees must match. Auto-population of Unique Personal ID (UPI) Why When entering a new employee, the user must determine whether that employee should be linked to another employee with the same personal data through a Unique Personal ID (UPI). When the user specifies a different UPI for an employee (where an employee with the same personal data already exists), this will result in a new unique person; that person cannot be linked to the existing employee. This situation is now prevented through auto-population of a UPI based on the BSN (if the BSN is already known by the client). How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group When specifying the BSN of a new employee, the system checks if that BSN is known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value. If the intention is to create a new person by entering a new employee, the suggested UPI can be overwritten. This is not yet possible for self service or import.  Your action The UPI is auto-populated based on the BSN+UPI combination already available in the application. We therefore recommend making sure the current BSN+UPI combinations are correct. Autogeneration of Unique Personal ID Why In order to be able to automatically fill in the unique personal ID (UPI) with the employee code or with an automatically generated UPI, new control data is available. With this you can set that the UPI is automatically filled with the employee code or with a number that is automatically generated, whether or not based on a serial number. If you have the UPI generated automatically, you can choose whether you want to supplement the automatically generated number with leading zeros and if so, up to what maximum length. Hoe Settings > Data entry > Configuration UPI As of this release, the Configuration UPI screen has been added to the Settings > Data entry menu. When entering a new employee, the UPI is filled in based on the settings recorded in this screen.   Veld / optie Toelichting Fill UPI with Employee code Select this if you want the employee code to be entered automatically when entering a new employee as a UPI. Please note that when using the employee code, this can lead to unique UPIs per employee, while some employees should receive the same UPI in order to identify them as the same person. Auto generate Choose this if you want the application to automatically generate a UPI. Once you select Auto Generate, you will see the fields described below for capturing some of the properties of the auto-generated UPI. Sequence number Enter a sequence number, if you want the UPIs that the application generates automatically, are based on this sequence number + 1, this sequence number +2, etc. You will only see this field if you have selected Auto generate in the Fill UPI with field. Leading zeros Place a check mark here if you want the automatically generated UPI to be supplemented with leading zeros up to the maximum length you specify at Total length. As soon as you put a check mark here, you will also see the fields Total length and Preview. Total length Enter the total length of the UPI, i.e. how many characters it may contain. If the option Leading zeros is checked, the application fills the automatically generated UPI with leading zeros up to the maximum length. Please note that we advise not to use UPIs longer than 15 characters. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Preview Here you can see an example of the UPI based on the settings you have entered in the screen. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Your action If you want to have the UPIs generated automatically within your organization, record the desired settings as described above. Location description, Identity and PingID added to person synchronization Why As part of the synchronization process of the personal data of an employee at the person’s level, the following data has been added: Location description Postal address location description Identity and PingID This means that the values specified in these fields are also stored at the person and other employees linked to this person. How Employee > Employee > Employee address details Employee > Employee > Employee (supplementary) Once the new Person level is in use, this data is made available at the person’s level. This means that the data is made available when data of a person is retrieved. The values of other linked employees with the same personal data, linked to the same person, are also updated. Your action When the Person level is used, we recommend ensuring that the above fields contain current values. These values are also synchronized with the person and the other linked employees. Publishing Date : 9/18/2020

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020