Releases YouServe

  In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Mededelingen hebben we het onderwerp Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak toegevoegd. Mededelingen Online release sessies  Waarom  Klanten hebben ons via feedback gevraagd om naast de Release notes een online release sessie te realiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Hoe Vanaf de release van maart starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de Release notes en de Acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community.  Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Naar aanleiding van een aantal meldingen over de auto van de zaak en het ontbreken van de 1e datum tenaamst auto hebben we hieronder nogmaals de tekst hierover opgenomen, die we indertijd in de Release notes Payroll Business 2019-02 hierover hebben gepubliceerd.  Als je wilt dat Payroll Business het bijtellingspercentage (reductietarief of standaardtarief) afleidt van de categorie en de datum eerste tenaamstelling, moet je voor de betreffende medewerkers in het veld 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vastleggen. Als je de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  De datum eerste toelating wordt nog niet ondersteund. Deze datum wijkt alleen af van de datum eerste tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vul dan handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of vul de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsverslag Externe mutaties verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties verbeterd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken Externe mutaties Na het importeren van de externe mutaties komt het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties net als voorheen automatisch in Mijn rapporten te staan. De extensie van het rapport is veranderd van xls naar xlsx, zodat het rapport beter leesbaar is. Dit houdt in dat de kolommen niet meer zijn samengevoegd en dat het rapport nu is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Parameters Validatie import Validatie mutaties Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Levensmiddelen, Grootwinkelbedrijven - 4-wekenverloning - Berekening variabel pensioen vanaf Waarom Bij het pensioenfonds voor Levensmiddelen wordt iemand deelnemer per de eerste van de maand. Als een deelnemer de eindleeftijd bereikt, betaalt hij of zij ook premie op de eerste van de maand waarin het bereiken van de eindleeftijd plaatsvindt. Voor de variabele pensioenregelingen kon je het begin van de deelname regelen door in de referentietabel bij 03 Toetsmoment deelname te kiezen voor optie 2 (= Einde maand). Als je voor dit toetsmoment had gekozen en in het scherm Interfaces > Loonaangifte bij het veld Pensioenaangifte PA formaat de waarde Ja was ingevuld, werd er pensioenpremie berekend per het begin van de maand. Dit ging echter niet goed als ook de eindleeftijd moest worden bepaald en er was sprake van 4-wekenverloning. Daarom hebben we de referentietabellen voor variabele pensioenen aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Vanaf deze release hebben we met ingang van 1-1-2021 de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) Om de pensioenberekening op de juiste datum te laten aanvangen en beëindigen hebben we in deze tabellen de volgende velden aangepast: Aan het veld 03 Toets begin deelname is de optie 6 Eerste dag vd maand toegevoegd. Aan het veld 17 Toets einde deelname is de optie 6 Eerste dag vd mnd toegevoegd. Voor toetsmoment 2 in het veld 03 Toets begin deelname is er geen koppeling meer met het veld Pensioenaangifte PA formaat in het scherm Interfaces > Loonaangifte. Hierdoor vindt het berekenen van de pensioenpremie niet meer plaats vanaf de eerste van de maand maar vanaf het begin van de verloningsperiode. Actie Als je de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) gebruikt en bij de velden 03 Toets begin deelname en 17 Toets einde deelname hebt gekozen voor toetsmoment 2 terwijl in het scherm Interfaces > Loonaangifte het veld Pensioenaangifte PA formaat de waarde Ja heeft, dan moet je dit per 1-1-2021 wijzigen in toetsmoment 6. Gebruik je de regeling Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel), dan past CAO-services dit voor de betreffende CAO aan en laat dit via de gebruikelijke kanalen weten. Veld geslacht uitgebreid met waarden 0 en 9 (2265398) Waarom Het veld geslacht voldeed niet aan de wettelijke waardenlijst. Volgens deze wettelijke lijst moet het ook mogelijk zijn om naast de waarden 1 (man) en 2 (vrouw) ook te kunnen kiezen uit de waarden 0 (onbekend) of 9 (niet gespecificeerd). In het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer je de waarden 0 en 9 mag gebruiken. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2021 aan de waardenlijst van het veld Geslacht de waarden 0 (onbekend) en 9 (niet gespecificeerd) toegevoegd, zodat je nu kunt kiezen uit vier mogelijkheden.  Daarnaast is er de mogelijkheid hiervan af te wijken en alleen de keuzes 1 (man) en 2 (vrouw) te blijven gebruiken. In dat geval kun je de twee nieuwe waarden uit de waardenlijst verwijderen. Nieuw foutsignaal Ook is er een nieuw foutsignaal aangemaakt dat in het Signaleringsverslag staat als je in het veld Geslacht een andere waarde opgeeft dan is toegestaan: 0202 - Code geslacht ongelijk aan 0, 1, 2 of 9. Actie Als je de twee nieuwe waarden voor het veld Geslacht niet wilt gebruiken, verwijder deze dan uit de waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Als het nieuwe foutsignaal in het Signaleringsverslag staat, pas de waarde in het veld Geslacht dan aan. Doe je dit niet, dan wordt dit afgekeurd in de loonaangifte. Uitruil reiskostenvergoeding nu ook mogelijk tegen bijzonder tarief (2041777) Waarom In 2020 is het mogelijk gemaakt om in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten het uitruilen van de reiskostenvergoeding te laten plaatsvinden in een specifieke periode tegen het normale belastingtarief. Het was nog niet mogelijk de uitruil te laten plaatsvinden tegen bijzonder tarief. Hoe Instellingen > Berekening >  Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten Aan het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten is het volgende veld toegevoegd: Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief Als je voor het uitruilen van de reiskosten een specifieke periode hebt opgegeven en je wilt dat het uitruilen plaatsvindt tegen bijzonder tarief, kun je dit veld op Ja zetten.   Standaard is dit veld leeg. Actie Omdat het nieuwe veld standaard leeg is, blijft de berekeningsmethodiek hetzelfde. Zet het veld alleen op Ja, als je gebruik maakt van een fiscale uitruil waarbij je een specifieke periode hebt opgegeven en je wilt dat de uitruil plaatsvindt tegen bijzonder tarief. Opgeloste meldingen Bepaalde berekeningsmethodes Reiskosten hielden geen rekening met maximering kilometers (765639) Melding Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Bij Berekeningsmethode 10 of 11 voor het berekenen van reiskosten, hield Payroll Business geen rekening met het maximum aantal te vergoeden kilometers.  Oplossing  Dit is aangepast, zodat Payroll Business vanaf deze release met ingang van 1-1-2021 ook bij Berekeningsmethode 10 en 11 rekening houdt met het maximum aantal te vergoeden kilometers, als deze bij de medewerker zijn ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Als je voor het vergoeden van reiskosten berekeningsmethode 10 en11 gebruikt en het maximum aantal te vergoeden kilometers is ingevuld, dan gaat de berekening nu goed.  Externe mutaties - inlezen dagelement afwijkende reisdagen met waarde nul (2351961) Melding Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Bij het inlezen van Afwijkende reisdagen als dagelement met een waarde 0 via Externe mutaties, werd bij het importeren hiervan de waarde 0 niet opgeslagen in het veld Afwijkende reisdagen van het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat Payroll Business nu ook de Afwijkende reisdagen met een waarde 0 op de juiste manier importeert en opslaat.  Actie Er is geen actie nodig.  Medewerkers uit dienst hadden ten onrechte berekening voor Normuren per week (1616995)  Melding Bij medewerkers die uit dienst zijn gegaan, berekende Payroll Business soms ten onrechte nog de Normuren per week. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat Payroll Business bij medewerkers die u nu uit dienst meldt niet meer ten onrechte de Normuren per week berekent.  Actie Er is geen actie nodig. Grondslag levensloop aanpassen werkte niet (2405439) Melding  Bij het berekenen van de levensloop was het niet mogelijk rekening te houden met het verlagen van de grondslag door verlof en/of ziekte. Doordat deze verlaging niet juist plaatsvond, was ook de berekening onjuist. Het was niet mogelijk de sublooncomponenten deel te laten uitmaken van de berekening. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf de februari release zijn de volgende nieuwe grondslagen in Payroll Business opgenomen waarin je de sublooncomponenten van onder andere het verlof kan toevoegen:  Levensloop bijdrage - verlaging sublooncomponenten Levensloop sparen -  verlaging sublooncomponenten Actie Als je bij het berekenen van de levensloopbijdrage of levensloopsparen wilt dat Payroll Business rekening houdt met de verlaging via sublooncomponenten, dan kun je deze met ingang van 01-01-2021 opnemen in de nieuwe grondslagen. Aantal direct uitbetaalde vakantieuren ten onrechte berekend (2405363) Melding  Als er gedurende het jaar bij een medewerker gewisseld werd van de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel) naar één van de arbeidsvoorwaarden Salaris (vast) of Salaris Salarisschaal, bleef Payroll Business ten onrechte vakantieuren berekenen die werden opgeteld bij de verloonde uren die via de Loonaangifte aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Deze berekening bleven plaatsvinden tot het einde van het jaar of tot het einde van het dienstverband. Het onterecht berekenen van de vakantieuren vond plaats als in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel) bij het veld Gebruik maken van direct uitbetalen vakantieuren voor Ja was gekozen. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat er niet meer ten onrechte teveel verloonde uren via de Loonaangifte aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Actie Voor de loonaangiftes vanaf 2021 is geen actie nodig. Als er in jouw organisatie in 2020 vanwege dit probleem teveel verloonde uren via de loonaangifte aan de Belastingdienst zijn doorgegeven, neem dan contact op met de Service Desk om te overleggen hoe je dit het beste kunt oplossen. Dit hangt af van de manier waarop Payroll Business is ingericht. Aanvullend geboorteverlof - dagelement voor registreren verlofuren ontbrak (2377768) Melding Binnen de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof kent iedere verlofsoort naast een periode-element, ook een dagelement waarop je uren kunt registreren. Voor de onlangs geïntroduceerde verlofsoort Aanvullend geboorteverlof was er echter nog geen dag-element beschikbaar.   Oplossing  Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (dagvergoedingen) Vanaf de release van februari is er voor Aanvullend Geboorteverlof het volgende dagelement beschikbaar: Aanvullend geboorteverlof uren (dag) - Tellen Verlof uren Actie Vanaf deze release kunt je het hierboven genoemde dagelement gebruiken voor het registeren van aanvullend geboorteverlof.  Waardenlijst - gegevenselement verdween na wijzigen peildatum (2393841)  Melding Vanaf release 2021-01 kun je de waardelijsten onderhouden in meerdere talen, bijvoorbeeld voor het weergeven op de loonstrook van de namen van afdelingen of functies in meerdere talen. Als je echter de peildatum veranderde, moest je het betreffende gegevenselement opnieuw selecteren. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Waardelijsten Payroll Business is aangepast, zodat bij verandering van de peildatum een eerder gekozen gegevenselement actief blijft, zodat je het niet opnieuw hoeft te selecteren. Ook de eerder gekozen taal blijft actief. Actie Er is geen actie nodig. Collectieve loonstaat - onjuist bij gebruik optie Groeperen (2404455) Melding Als je bij het opvragen van de Collectieve loonstaat de optie Groeperen op gebruikte, gingen het volgende niet goed: Als het overzicht voor het voorgaande jaar werd opgevraagd, werden er geen gegevens getoond. Als het overzicht voor het huidige jaar werd opgevraagd, werd kolom 18 niet getoond.  Oplossing Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat Dit is aangepast, zodat bovenstaande fouten niet meer voorkomen. Actie Er is geen actie nodig. Selecteren arbeidsvoorwaarden Grafische Bedrijfsfondsen niet mogelijk bij CAO 3798 (24444785) Melding Voor CAO 3798 Uitgeverijbedrijf was het niet mogelijk om de arbeidsvoorwaarden Grafische bedrijfsfondsen in te richten. Deze waren nog niet beschikbaar gesteld voor deze CAO. Oplossing De oplossing hiervoor hebben we uitgeleverd op maandag 11 januari 2021, zodat het vanaf die datum mogelijk is de arbeidsvoorwaarden Grafische bedrijfsfondsen ook bij CAO 3798 te selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. De arbeidsvoorwaarden worden automatisch aan de CAO toegevoegd. Payrollelement Loonstaat (3) - loon in geld foutief vastgesteld bij transitievergoeding in combinatie met PAWW (2446409) Melding Als je voor het uitbetalen van de transitievergoeding een medewerker opnieuw hebt vastgelegd en je over die transitievergoeding PAWW liet berekenen, werd het payrollelement Loonstaat (3) - loon in geld foutief vastgesteld voor de loonstaat. De berekende PAWW-premie werd dan ten onrechte opgeteld bij de waarde van dit payrollelement. Het berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding was wel juist.   Oplossing Dit is vanaf deze release hersteld met ingang van het afrekenjaar 2021 Actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) - diverse verbeteringen Melding Het nieuwe rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) had nog enkele kinderziektes, deze zijn opgelost. Oplossing Verbeteringen in het werken met definities Bij de elementen die je in de definitie hebt opgenomen, worden voortaan ook de geldigheidsduur en rekeneigenschap vermeld, voor zover van toepassing. Het was mogelijk om één element meerdere keren in een definitie op te nemen. Het rapport werkte dan vervolgens niet meer. Voortaan krijg je een foutmelding als je dit (per ongeluk) probeert.  De peildatum die je gebruikte, werd ten onrechte opgeslagen in de definitie. Daardoor kon het gebeuren dat, als je de definitie een paar maanden later gebruikte, het rapport met een andere peildatum werd uitgevoerd dan je dacht. Dit is opgelost, Het kiezen van een definitie beïnvloedt nu niet meer de peildatum. De default peildatum wordt bepaald door de plek in de verloningscyclus, deze kun je vervolgens aanpassen als je over een ander tijdvak wilt rapporteren. Verbeteringen van het rapport zelf Als je sublooncomponenten opvroeg, dit zijn meestal kortingen op het salaris, werkte het rapport niet meer. Dit is opgelost. Als je een nieuwe definitie voor het eerst uitvoerde, stond in het rapport toch de standaard titel Ad hoc rapportage. Dit is opgelost, vanaf de eerste keer dat je de definitie uitvoert, zie je nu meteen de juiste titel. Als een medewerker in het scherm Dienstverband was gekoppeld aan een werkpatroon dat alleen voor die medewerker was aangemaakt via de knop Medewerker werkpatronen, was in het rapport alleen een technisch nummer te zien, in plaats van de omschrijving van het werkpatroon (change 2406935). Dit is opgelost. Actie Bij reeds bestaande definities worden - indien aanwezig - dubbele elementen automatisch verwijderd. Mocht je last hebben gehad van dit probleem, dan hoef je dus niets te doen. Wet- en regelgeving Signalering L1704 - Soort ink fout als loon uit overwerk niet 0 Melding In de januari release hebben we de volgende melding in Payroll Business opgenomen: L1704 Richting de Belastingdienst mag alleen Overwerk doorgegeven worden als Soort inkomen gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. Door een fout in Payroll business, werd dit signaal echter niet aangemaakt in het Signaleringsverslag.  Oplossing Dit is opgelost, zodat deze foutmelding vanaf deze release met terugwerkende kracht vanaf de salarisverwerking van periode 1 in het Signaleringsverslag komt te staan. Hierbij geven we ook door wat er is ingericht. Dus als er onterecht overwerk is ingericht, geven we dit nu door in plaats van het weg te halen.  Actie Als deze melding in het Signaleringsverslag verschijnt, is er ten onrechte overwerk vastgelegd voor de betreffende persoon en is het nodig dit te herstellen. Publishing Date : 1/28/2021

Notifications Online release sessions Why  Customers have sent us feedback requesting online release sessions in addition to the Release Notes, in which we explain the changes in more detail. We are happy to facilitate this. How Starting with the March release, we will pilot a one-hour info session in the week following the release, which we will use to further explain the most important changes. During these sessions, we will pay extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified functionalities. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The first release session will take place on Tuesday, March 2, at 14:00 (CET). We will let you know how to sign up for the release session via the Community as soon as possible. Modified and Improved Values 0 and 9 added to Gender field (2265398) Why The Gender field did not meet the legal requirements for gender values. These requirements state that, in addition to the values 1 (male) and 2 (female), the values 0 (unknown) and 9 (unspecified) should also be available. The Dutch tax authority’s Payroll Tax Manual (Dutch: Handboek loonheffingen) explains when the values 0 and 9 may be used. How Employee > Employee > Employee(s) With effect from January 1, 2021, the values 0 (unknown) and 9 (unspecified) have been added to the Gender field, so that you now have four options to choose from.  You may also choose to deviate from this and only use the values 1 (male) and 2 (female). To do so, you can simply remove the two new values from the list of values. New error signal A new error signal has been added that will appear in the Signal Report if you enter an invalid value in the Gender field: 0202 – Gender code value not equal to 0, 1, 2, or 9. Action If you do not wish to use the two new values for the Gender field, you can remove them from the list of values. To do so, go to Settings > Recording > List of values If the new error signal appears in the Signal Report, adjust the value in the Gender field. If you do not do this, the value will be rejected in the wage tax return. External Changes Processing Report improved Why In previous Release Notes, we announced that we were working on improving the performance of our various reports. In this release, we have improved the performance and readability of the External Changes Processing Report. How Manage > External changes > Process External changes After importing the external changes, the External Changes Processing Report will automatically appear in My reports, as before. The extension of the report has been changed from .xls to .xlsx to make the report easier to read. This means that the columns are no longer merged and that the report is now divided into the following tabs: Parameters Import validation Changes validation Action No action is required. Newly created reports will automatically have the new layout. Imported Changes Processing Report improved Why  We are working hard to improve the performance and readability of our reports and, where possible, making other small improvements. How  Manage > Import/Export > Import CSV We have made the following improvements: The description of the import file has been changed. Instead of a general message stating that you have imported a report, you now see the name of the import definition so you know which definition the import was based on.  The format has been changed from PDF to Excel. If there are any errors, they are listed on the first tab of the Excel file. The parameters are on the second tab. Action No action is required.  Unique Personal ID and Identity must consist of at least two positions or characters Why To connect to the Raet Portal, the Unique Personal ID (UPI) and the Identity must consist of at least two positions or characters. That is why, as of this release, you can only enter a value of at least two positions in the Unique Personal ID (UPI) and Identity fields.  How Employee > Inflow/Outflow > Create employee Employee > Employee > Employee(s) Employee > Employee > Employee (supplementary) As of this release, you can only enter a value of at least two positions in Unique Personal ID (UPI) and Identity fields. If you enter a value of one position, an error message will appear. If you previously used values of one position, you can add a leading zero. Action If your own administration still contains employees with a UPI or Identity of one position, we advise you to change these into values of at least two positions.  Solved Messages Organization structure produced error (2426604) Message Previously, if you created a new Organizational Unit (OU) with a reference date and then went back to the full list with an earlier reference date, the future OU would also remain visible. If you then tried to open this OU, an error message would appear because the OU did not yet exist on that earlier reference date.  Solution  The software has been modified. From now on, OUs created with a reference date after the reference date used to generate the full list are no longer visible on this list. Action No action is required. New Year’s Day not included in Presentation Schedule for Public Holiday Cluster (2368625) Message Settings > Work pattern > Presentation Schedule In the Presentation Schedule for employees, New Year’s Day was not marked as a holiday. Leave taken was processed correctly – no hours were booked, but the presentation was not correct. Solution  This has been resolved, so that from this release on New Year’s Day is shown correctly as a public holiday in the Presentation Schedule.  Action No action is required. Not able to save leave schemes when the Label overview and/or Color overview fields were filled in immediately (2394160) Message Settings > Leave > Leave scheme When you assigned a leave type to a leave scheme for which you had immediately completed the Label overview and/or Color overview fields, you were not able to save the leave scheme: an infinitely spinning circle would appear. Solution As of this release, this issue has been resolved and you can save the leave scheme, even if you immediately filled in the Label overview and/or Color overview fields. Action If there are any leave types for which you were unable to enter the label or color before, you can do so now.  Leave period in Leave balance screen sometimes incorrect (change 2399456) Message  Employee > Leave > Leave balance The Leave balance screen sometimes displayed incorrect leave periods.  Solution As of the February release, this issue has been resolved and you will see the correct Leave period. Action No action is required. Publishing Date : 1/21/2021

Mededelingen Online release sessies  Waarom  Klanten hebben ons via feedback gevraagd om naast de Release notes een online release sessie te realiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Hoe Vanaf de release van maart starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de Release notes en de Acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community.  Gewijzigd en verbeterd Veld geslacht uitgebreid met waarden 0 en 9 (2265398) Waarom Het veld geslacht voldeed niet aan de wettelijke waardenlijst. Volgens deze wettelijke lijst moet het ook mogelijk zijn om naast de waarden 1 (man) en 2 (vrouw) ook te kunnen kiezen uit de waarden 0 (onbekend) of 9 (niet gespecificeerd). In het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer je de waarden 0 en 9 mag gebruiken. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2021 aan de waardenlijst van het veld Geslacht de waarden 0 (onbekend) en 9 (niet gespecificeerd) toegevoegd, zodat je nu kunt kiezen uit vier mogelijkheden.  Daarnaast is er de mogelijkheid hiervan af te wijken en alleen de keuzes 1 (man) en 2 (vrouw) te blijven gebruiken. In dat geval kun je de twee nieuwe waarden uit de waardenlijst verwijderen. Nieuw foutsignaal Ook is er een nieuw foutsignaal aangemaakt dat in het Signaleringsverslag staat als je in het veld Geslacht een andere waarde opgeeft dan is toegestaan: 0202 - Code geslacht ongelijk aan 0, 1, 2 of 9. Actie Als je de twee nieuwe waarden voor het veld Geslacht niet wilt gebruiken, verwijder deze dan uit de waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Als het nieuwe foutsignaal in het Signaleringsverslag staat, pas de waarde in het veld Geslacht dan aan. Doe je dit niet, dan wordt dit afgekeurd in de loonaangifte. Verwerkingsverslag Externe mutaties verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties verbeterd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken Externe mutaties Na het importeren van de externe mutaties komt het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties net als voorheen automatisch in Mijn rapporten te staan. De extensie van het rapport is veranderd van xls naar xlsx, zodat het rapport beter leesbaar is. Dit houdt in dat de kolommen niet meer zijn samengevoegd en dat het rapport nu is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Parameters Validatie import Validatie mutaties Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Verwerkingsverslag geïmporteerde mutaties verbeterd Waarom  We zijn druk bezig met het verbeteren van de performance en leesbaarheid van onze rapportages en brengen waar mogelijk ook andere kleine verbeteringen aan. Hoe  Beheer > Import / Export > Importeren CSV We hebben de volgende verbeteringen doorgevoerd: De omschrijving van het importbestand is gewijzigd. In plaats van de algemene tekst dat je een rapport hebt ingelezen, zie je nu de naam van de importdefinitie, zodat je weet op basis van welke definitie de import heeft plaatsgevonden.  Het formaat is gewijzigd van pdf naar excel. Als er fouten zijn, staan deze op het eerste tabblad van het excelbestand. De parameters staan op het tweede tabblad. Actie Er is geen actie nodig.  Uniek Persoonlijk Id en Identity moeten uit minimaal twee posities of tekens bestaan Waarom Voor de koppeling met het Raet Portaal is het nodig dat het Uniek Persoonlijk Id (UPI) en de Identity uit minimaal twee posities of tekens bestaan. Daarom kun je vanaf deze release in de velden Uniek Persoonlijk Id (UPI) en Identity alleen nog een waarde van minimaal twee twee posities vastleggen.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Vanaf deze release is het alleen mogelijk in de velden Uniek Persoonlijk Id (UPI) en Identity een waarde van minimaal twee posities in te vullen. Vul je een waarde van één positie in, dan verschijnt er een foutmelding. Gebruikte je voorheen waardes van één positie dan kun je hier eventueel een voorloopnul aan toevoegen. Actie Als er in je eigen administratie nog medewerkers zijn met een UPI of Identity van één positie, dan adviseren we je deze te wijzigen in waarden van minimaal twee posities.  Opgeloste meldingen Organisatiestructuur gaf foutmelding (2426604) Melding Als je een nieuwe Organisatorische Eenheid (OE) had aangemaakt met een bepaalde peildatum en je ging vervolgens terug naar de totale lijst met een eerdere peildatum, dan bleef de in de toekomst aangemaakte OE ook zichtbaar. Wilde je deze OE vervolgens openen, dan verscheen er een foutmelding omdat de OE op die eerdere peildatum nog niet bestond.  Oplossing  De programmatuur is aangepast. Voortaan zijn OE's die zijn aangemaakt met een peildatum die ligt ná de peildatum waarmee je de totale lijst oproept, niet meer zichtbaar in deze lijst. Actie Er is geen actie nodig. Nieuwjaarsdag in Feestdagencluster niet verwerkt in Presentatieschema (2368625) Melding Instellingen > Werkpatroon > Presentieschema In het Presentieschema van de medewerkers was Nieuwjaarsdag niet aangegeven als Feestdag. Het verwerken van een verlofopname was wel correct: er werden geen uren geboekt, maar de presentatie was niet juist. Oplossing  Dit is opgelost, zodat Nieuwjaarsdag vanaf deze release in het Presentieschema weer correct als Feestdag wordt getoond.  Actie Er is geen actie nodig. Opslaan verlofregeling lukte niet als veld Label overzicht en/of Kleur overzicht meteen werden ingevuld (2394160) Melding  Instellingen > Verlof > Verlofregeling Bij het toekennen van een verlofsoort aan een verlofregeling waarbij je meteen de velden Label overzicht en/of Kleur overzicht had ingevuld, lukte het niet om de verlofregeling op te slaan: er verscheen een cirkel verscheen beeld die eindeloos bleef draaien. Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en kun je de verlofregeling gewoon opslaan, ook als je de velden Label overzicht en/of Kleur overzicht meteen hebt ingevuld. Actie Als er verlofsoorten zijn waarbij je het label of de kleur eerder niet kon invullen, dan kun je dit nu alsnog doen.  Verlofperiode in scherm Verlofsaldo soms onjuist (2399456) Melding  Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Soms werd in het scherm Verlofsaldo de verlofperiode onjuist getoond.  Oplossing Vanaf de februari release is dit opgelost en zie je de juiste Verlofperiode. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/21/2021

In deze versie Aangepast in versie 2 Nieuwe onderwerpen: Toegevoegd onder Mededelingen: Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar Toegevoegd onder Opgeloste meldingen Negatieve netto's medewerkers uit dienst (3024051) Mededelingen Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar Waarom Het uitbetalen van transitievergoedingen hebben we de afgelopen jaren heel gemakkelijk gemaakt: Sinds release 01-2020 kun je de verschuldigde transitievergoeding automatisch laten uitrekenen. Sinds release 01-2021 hoef je voor het uitbetalen van de transitievergoeding geen nieuwe medewerker meer aan te maken. In plaats daarvan kun je de transitievergoeding gewoon uitbetalen bij de medewerker zelf, met daarbij nog steeds een aparte inkomstenverhouding. Het is dus niet meer nodig om de medewerker te kopiëren. Hoe Medewerker > Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Deze menukeuze verdwijnt uit het menu met ingang van release 02-2022.  Actie Stap over op de nieuwe methode voor uitbetalen, als je dat nog niet gedaan hebt: Medewerker  > Instroom/uitstroom > Uit dienst met Transitievergoeding. Daardoor hoef je voortaan nog maar twee mutaties vast te leggen: de uitdiensttreding zelf en de reden uit dienst. De rest gaat dan vanzelf. Payroll Business rekent - als je dat wilt - automatisch een voorstel Transitievergoeding uit. Je kunt het bedrag ook zelf uitrekenen en vastleggen in de vorm van een afwijkend bedrag. Het uitbetalen gaat vervolgens vanzelf via een tweede contract. Zorg vooraf voor de juiste instellingen, via menu Instellingen  > Berekening > Transitievergoeding. Bedenk goed welke ingangsdatum je wilt toepassen, en welk niveau: klant of per bedrijf. De uitdiensttredingen kun je op vervolgens meerdere manieren vastleggen, zoals je dat gewend bent: In het scherm Uit dienst met Transitievergoeding kun je controleren welk bedrag Payroll Business voorstelt, eventueel een afwijkend bedrag vastleggen en eventueel aanvullende vergoedingen vastleggen. Via mutaties die in Self Service of een andere HR applicatie worden vastgelegd. Actie Meer uitleg vind je in de online help, bij Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding > Voorstel transitievergoeding. Nieuw Indicatie Einde deelname regeling toegevoegd Waarom Met ingang van 2022 moet er in de UPA-aangifte een Indicatie meegegeven worden in het deel waar de pensioengegevens aangeleverd worden. Standaard moet in dit veld de waarde N doorgegeven worden. Als een regeling stopt, anders als het einde van de Inkomstenverhouding, dan moet er een einddatum van de regeling geleverd worden en moet de indicatie met de waarde J geleverd worden. Hoe De einddatum van een regeling kan op meerdere manieren bepaald zijn: Situatie 1 - De regeling eindigt voor het bedrijf Instellingen > Referentietabellen beheer Zie ook Release notes 2021-09, onderwerp Einddatum regelinggegevens naar een pensioenuitvoerder in de UPA-aangifte. Als een regeling voor een heel bedrijf stopt, kan je in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen een einddatum invullen het veld 7 Datum einde regelingblok. Door deze datum in te vullen wordt de einddatum aangeleverd en wordt de indicatie aangeleverd met de waarde J. Let op dat je de pensioenregeling per de volgende periode moet ontkoppelen, zodat er voor de medewerkers voor deze regeling geen berekening meer plaatsvindt.  Situatie 2 - De regeling stopt omdat de einddatum van de pensioenregeling wordt bereikt Instellingen > Referentietabellen beheer In de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) of Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is vastgelegd hoe de einde deelname aan de pensioenregeling plaatsvindt via de velden: Einde deelname Einde deelname maanden voor AOW Toets einde deelname. De datum einde deelname wordt vastgelegd in het payrollelement Einddatum deelname (pensioensoort). Deze einddatum wordt aangeleverd in de UPA in de periode waarin deze datum valt, samen met de indicatie = J (ja)  Situatie 3 - De regeling stopt om een andere reden Medewerker > Medewerker > Interfaces Aan het medewerkerscherm Periodieke interface UPA zijn 16 velden Beëindigen regelingblok 01 t/m 16 toegevoegd. Hiermee kan je voor één medewerker een regelingblok beëindigen. Als je het veld op Ja zet per een bepaalde ingangsdatum, levert Payroll Business de einddatum van de betreffende periode aan en wordt voor deze periode de indicatie op J gezet. Let op dat je de pensioenregeling per de volgende periode moet ontkoppelen, zodat er voor de medewerkers voor deze regeling geen berekening meer plaatsvindt.  Situatie 4 - Medewerker gaat uit dienst Als je de medewerker uit dienst meldt, vult Payroll Business automatisch de einddatum van het regelingblok in. In deze situatie blijft de indicatie N in de betreffende periode. Dit is conform de afspraak met de pensioenfondsen. Actie Als er sprake is van situatie 1 of 3, moet je zelf respectievelijk de Datum einde regelingblok invullen of het veld Beëindigen regelingblok op Ja zetten, zoals hierboven aangegeven.  Gewijzigd en verbeterd 30% Regeling Salarisnorm niet gehaald Waarom In de release van oktober hebben wij de volgende verbetering doorgevoerd voor de 30%-regeling:  Aan het scherm met bedrijfsinstellingen is het volgende veld toegevoegd: Norminkomen verhogen met 0,01. Vul je hier Ja in, dan wordt het norminkomen tijdens de berekening met 1 cent verhoogd. Hierdoor wordt de bruto inhouding 1 cent lager en het berekende fiscale loon 1 cent hoger, zodat het voldoet aan de eis dat het hoger moet zijn dan het norminkomen. Omdat deze aanpassing niet alle situaties dekte, hebben we de 30%-regeling nogmaals aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten Bij het vullen van het veld met 0,01 cent worden nu ook onderstaande situaties goed gedekt. Januari (periode 01) OF overgang van master naar regulier en opnieuw beginnen OF 30%-regeling wordt deze periode actief: Nieuw indienst met 30% / 30% wordt nu gekoppeld / begindatum valt in deze periode. Actie Er is geen actie nodig. Als in het veld Norminkomen verhogen met 0,01 de waarde Ja is ingevuld is, voert Payroll Business in alle hierboven genoemde situaties de berekening opnieuw uit. Let op: we hebben dit aangepast per 1-1-2021, wat herberekeningen tot gevolg heeft.  CAO Rapportage Waarom In de release van november hebben wij het rapport CAO Dossier (Klant) beschikbaar gesteld waarmee je de inrichtingsgegevens van een bepaalde CAO kunt opvragen. Op basis van feedback hebben wij een aantal verbeteringen in dit rapport doorgevoerd, die vanaf deze release beschikbaar zijn. Hoe Rapporten > instellingen  > CAO Dossier (klant) Als je vanaf deze release het rapport opvraagt, zijn de volgende zaken aangepast: In de kolommen van de standaardwaarden toonden we alleen een code, daar is nu de omschrijving aan toegevoegd. Aan het tabblad Arbeidsvoorwaarden is de kolom Alternatieve omschrijving toegevoegd. Hierin zie je de alternatieve omschrijving van een arbeidsvoorwaarde, mits aanwezig. We hebben het tabblad Waardenlijsten toegevoegd. Dit zijn waardenlijsten die horen bij de referentietabellen die zijn ingericht op CAO-niveau, zoals Pensioenen en Salarisschalen. In het tabblad Referentietabellen is de tabelomschrijving nu hetzelfde als in het Overzicht bedrijfsinrichting; de omschrijving is dus niet meer afgekort. Actie Er is geen actie nodig.  Cumulatieve payrollelementen niet meer toegewezen aan een IKV Waarom Payrollelementen die van invloed zijn op de Loonaangifte of rapportages op IKV-niveau, worden toegewezen aan een IKV. Dit was ook van toepassing op een aantal cumulatieve payrollelementen, in dat geval werd bij een nieuwe IKV de waarde van het oude IKV doorgeteld, wat niet logisch is. Hoe Vanaf 01-01-2022 worden cumulatieve payrollelementen niet meer toegewezen aan een IKV. De bijbehorende periode payrollelementen worden indien van toepassing wel aan een IKV toegewezen. Actie Er is geen actie nodig. De bovenstaande aanpassingen zijn automatisch zichtbaar Visma-logo op salarisstrook en jaaropgave gewijzigd Waarom Recent is onze naam gewijzigd van Visma Raet  naar Visma YouServe. Daarom hebben we het logo op de salarisstroken en jaaropgave aangepast. Hoe Het gewijzigde Visma YouServe-logo  is zichtbaar op de salarisstroken en jaaropgaven rechts onderaan in de marge. Het logo van jouw eigen organisatie in de linker bovenhoek verandert uiteraard niet. Verder is het nieuwe logo zichtbaar als je in de rol van professional het Pdf-rapport van een proformaberekening opvraagt. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen - in productie 13-11-2021 De volgende vijf meldingen hebben we op 13 november 2021 in productie gezet. Rapport Afrekenresultaten D/C periode 10 kwam eruit als periode 01 (2983365) Melding Als je het rapport Afrekenresultagen D/C opvroeg over periode 10, 11, 12 of 13 werd in de Rapport-parameters weergegeven dat het om periode 01 zou gaan. De gegevens in het rapport waren wel van de juiste periode. Hoe Rapporten > Berekening >  Afrekenresultaten D/C We hebben het rapport aangepast zodat bij de Rapport-parameters weer de juiste periode wordt weergegeven. Actie Er is geen actie nodig. Melding Fiscale ruimte negatief ten onrechte in signaleringsverslag (2981074) Melding De melding Reiskosten - de fiscale ruimte is negatief verscheen ten onrechte in het Signaleringsverslag. Oplossing De marge om het signaal af te laten gaan is vergroot. We hebben deze oplossing uitgeleverd op 13-11-2021, zodat het signaal vanaf dat moment niet meer onnodig afgaat. Actie Er is geen actie nodig. Fiscale ruimte onverklaarbaar uitbetaald en berekend (2998028) Melding In de oktober release is een fout ontstaan bij de fiscale uitruil in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Als in het medewerkerscherm bij het veld Fiscale ruimte verrekenen de waarde Niet automatisch of Vanuit grondslag was ingevuld en er in de loop van 2021 meerdere keren een bedrag was ingevoerd om uit te ruilen, bijvoorbeeld via Reiskosten fiscale ruimte (bedrag), dan kan de berekening van de tweede en/of volgende uitruil fout zijn. De kans hierop is met name aanwezig als de volledige fiscale ruimte wordt uitgeruild. Oplossing De grondslag Reiskosten - Fiscale ruimte verrekenen werd op het verkeerde moment in mindering gebracht op de te verrekenen fiscale ruimte bij overschreiding van de maximale vergoeding. Hierdoor werden er in een volgende periode ten onrechte bedragen of verkeerde bedragen verrekend als fiscale ruimte. We hebben deze oplossing uitgeleverd op 13-11-2021, zodat het signaal vanaf dat moment niet meer onnodig afgaat. Actie Er is geen actie nodig. Na het uitleveren van de oplossing, herstelt Payroll Business de fout automatisch. Als je denkt dat de fout toch niet is hersteld, kan je bij de medewerker een TWK-mutatie vastleggen in de (eerste) periode waarin de berekening fout is. Verzamelstaat 2020 periode 13 gaf leeg rapport (3000466) Melding Als je een Verzamelloonstaat opvroeg over periode 13 van het jaar 2020, werd deze aangemaakt zonder gegevens.  Hoe Rapporten > controle >  Verzamelloonstaat We hebben het rapport aangepast zodat de gegevens weer in het rapport worden getoond als je het rapport opvraagt over periode 13 van 2020. Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring - Geen negatieve resultaten (2971491) Melding Als je een werkgeversverklaring wilde aanmaken en de uitkomst van een grondslag was negatief, dan werd die negatieve waarde niet in de Werkgeversverklaring getoond. De positieve grondslagen werden wel getoond. Hoe  Berekening > Grondslag > Werkgeversverklaring We hebben de werking van de grondslagen aangepast, zodat bij het aanmaken van een werkgeversverklaring, voortaan ook negatieve uitkomsten zichtbaar zijn. Actie Er is geen actie nodig. Als de grondslagen zijn gevuld en je verwacht voor één van de tien grondslagen een negatief resultaat, dan gaat dit vanaf deze release bij het aanmaken van de eerstvolgende werkgeversverklaring goed. Opgeloste meldingen Transitievergoeding werd niet correct weergegeven (2966595) Melding Als gekozen was voor het tonen van de grondslag vaste looncomponenten met als duur de Afrekenperiode en de betreffende medewerker was tenminste één jaar in dienst geweest, dan werd de grondslag niet getoond in het scherm Voorstel transitievergoeding. Oplossing In de hierboven genoemde situatie werd de grondslag vaste looncomponenten die in het scherm getoond moest worden, niet correct afgeleid. Dit is nu aangepast Actie Er is geen actie nodig. Het voorstel transitievergoeding werd correct berekend, omdat hiervoor de grondslag op basis van maanden werd gebruikt. Ad-hoc rapportage niet op te vragen voor alle elementen (2967576) Melding Als je via de Ad-hoc rapportage een rapport wilde aanmaken voor minimum vakantietoeslag en het veld hiervoor was niet gemuteerd door een gebruiker, maar als standaard ingevuld door het systeem, dan kon je het betreffende element niet selecteren bij het aanmaken van het rapport. Dit gold zowel voor de oude Ad-hoc rapportage als de nieuwe Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Hoe  Rapporten > Berekening >  Ad-hoc rapportage (uitgebreid) We hebben dit in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) opgelost. We hebben er bewust voor gekozen om niet ook de oude Ad-hoc rapportage aan te passen, omdat deze wordt uitgefaseerd en binnenkort niet meer beschibaar is in het menu. Actie Als het eerder niet lukte om de minimum vakantietoeslag in een ad-hoc rapport op te nemen, kun je het element hiervoor vanaf release 2021-12 toevoegen in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) en het rapport opnieuw aanmaken. Actieve signaleringen - veld Vermoedelijke bevallingsdatum (2976374) Melding De signalering voor het registreren van de Vermoedelijke bevallingsdatum werkte niet. Oplossing Dit was een technisch probleem dat is verholpen. Actie Er is geen actie nodig. Negatieve netto's medewerkers uit dienst (3024051) Melding Bij het gebruik van uren in de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij verlof met een berekeningsmethode anders dan bedrijfsuren, konden er na het uitleveren van de novemberrelease, als gevolg van herrekening kleine verschillen ontstaan in negatieve netto's van medewerkers uit dienst. Oplossing We hebben de fout in de software hersteld en de oplossing uitgeleverd op 19 november 2021. Actie Om er zeker van te zijn dat het goed opgepakt wordt, moet de verwerking met terugwerkende kracht gestart worden vanaf 01-01-2021. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 januari 2022 Wij hebben de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-01-2022 opgenomen in Payroll Business. Je kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Instellingen > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Herzien lage WW-premie bij meer dan 30% overwerk in kalenderjaar De bepaling uit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) dat medewerkers alsnog de hoge WW-premie moeten betalen als ze in een jaar meer dan 30% hebben overgewerkt, was tijdelijk opgeschort, omdat deze tot onbedoelde effecten leidt in sectoren waar vanwege het coronavirus veel wordt overgewerkt. De Stichting van de Arbeid had daarom verzocht deze bepaling aan te passen en het kabinet heeft toegezegd de bepaling tijdelijk te wijzigen. Om de onbedoelde effecten weg te nemen, is toen besloten dat alle werkgevers over de kalenderjaren 2020 en 2021 op basis van de 30% herzieningssituatie de lage WW-premie niet hoeven te herzien. Per 1 januari 2022 treedt de herzieningssituatie echter weer in werking, zie voor meer informatie de berichtgeving op onze website: https://www.vismaraet.nl/prinsjesdag-2021/nieuwsbrief-prinsjesdag-wet-en-regelgeving/. Publishing Date : 11/22/2021

In this version ... Changed in version 3 The topic Manually start automatic interfaces that was added in version 2 to the Notifications, has been removed again. Notifications Salary slips to external party The Salary slips and annual statements via File API interface, goes live on 1-1-2022. You can purchase this service in consultation with Visma | YouServe. If agreements have been made about this, Visma | Youserve will activate this service for your organization. Once we have done this, you can enable the interface in the application yourself via Settings > Data exchange > Interfaces > Pay slips and annual statements to File API. Note that you have to do this for each company separately. See also the topic Salary slips to third parties in the November release notes. Modified and Improved Change frequency HRCB API Retrieve User names & Ping ID Why  The process for retrieving the user names & Ping ID in HR Core Business ran daily at 11:20 am. Steps in the process: Get user names and save them. Retrieve the Ping IDs of employees who are employed and have a username but no Ping ID. For all future employees without a username and Ping ID: Get the Ping ID. This is done by temporarily retrieving the missing user names and then the Ping ID; the username is not saved. How To prevent delays in this process, we adjusted the frequency of this process on 1-11-2021 through extra maintenance. Instead of once a day at 11.20 am, the process now runs every 4 hours. The new schedule runs as follows: 07:20 11:20 15:20 19:20 23:20 03:20 and then start again at 7:20 am. Action No action is required. Improved My tasks on the Youforce desktop Why We have found that the task list on the desktop of Youforce was very slow and didn't always show all tasks or signals from HR Core. How From this release we have improved the task list on the Youforce desktop and ensured that you see all signals and tasks when you log in to Youforce. Action No action is required. Solved Messages Reports - Day changes in Management Information sometimes not correct (3007114) Message We found that some declarations of day changes were not properly passed on to Management Information (MI). For example, a day change of 30 km has been entered and later an additional declaration of another 30 km is entered with the same date as the previous change. In HR Core Business you see two declarations with a total of 60 km, but in the reports of Management Information you only saw one day change of 30 km. As a result, the information in the reports was incomplete. Solution As of November 13 2021, this problem has been solved. The relevant changes to the day changes have been resubmitted to (MI) Management Information Reports from 1 June, so that the incomplete information has been supplemented with the correct day changes. Action No action is required. The correct information will appear in the Management Information reports when you recreate the relevant report. Performance leave overview in Self Service (2847622) Message Consulting the leave overview in Self Service was often hampered by slow performance. Consulting the Annual Schedule in HR Core Business could also take an unnecessarily long time. Solution We have adjusted the software so that the leave overview in Self Service and the Annual schedule in HR Core Business now appear faster. Action No action is required. Publishing Date : 11/24/2021

In deze versie ... Aangepast in versie 3 Onder Mededelingen is het onderwerp Handmatig starten automatische interfaces dat in versie 2 was toegevoegd, weer verwijderd. Mededelingen Salarisstroken naar externe partij De interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API die per 1-1-2022 live gaat, kan je in overleg met Visma | Youserve afnemen. Als hier afspraken over zijn gemaakt, zal Visma | Youserve deze interface voor jouw organisatie aanzetten. Zodra wij dit hebben gedaan, kun je als klant de interface in de applicatie zelf inschakelen. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonstroken en jaaropgaven naar File API. Denk eraan dat je dit voor elk bedrijf afzonderlijk moet doen. Zie ook het onderwerp Salarisstroken naar externe partij in de release notes van november.  Gewijzigd en verbeterd Wijziging frequentie HRCB API Ophalen Username/Gebruikersnaam & Ping ID Waarom  Het proces voor het ophalen van de user names & Ping ID in HR Core Business liep dagelijks om 11.20 uur. Stappen in het proces: Haal usernames op en sla die op. Haal de Ping ID's op van medewerkers die in dienst zijn, een username hebben maar nog geen Ping ID.  Voor alle toekomstige medewerkers zonder user name en Ping-ID: Haal het Ping-ID op. Dit gebeurt door het tijdelijk ophalen van de ontbrekende user names en dan daarmee de Ping ID; de user name wordt niet opgeslagen. Hoe  Om te voorkomen dat er vertragingen ontstaan in dit proces, hebben wij op 1-11-2021 via extra onderhoud de frequentie van dit proces aangepast. In plaats van 1x per dag om 11.20 uur loopt het proces nu om de 4 uur. Het nieuwe schema loopt als volgt: 07.20 11.20 15.20 19.20 23.20 03.20 om vervolgens weer om 7.20 uur te starten. Actie Er is geen actie nodig. Mijn taken op bureaublad van Youforce verbeterd Waarom  Wij hebben geconstateerd dat de takenlijst op het bureaublad van Youforce erg traag was en niet altijd alle taken of signalen vanuit HR Core liet zien. Oplossing Vanaf deze release hebben wij de takenlijst op het bureaublad van Youforce verbeterd en ervoor gezorgd dat je alle signalen en taken ziet als je inlogt in Youforce. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Rapportages - Dagmutaties in Management Informatie soms niet correct (3007114) Wij hebben geconstateerd dat sommige dagmutaties vanaf 24 juni 2021 niet goed doorgeleverd werden naar Management Informatie (MI). Bijvoorbeeld er is een dagmutatie van 30 km vastgelegd en later wordt er een aanvullende declaratie van wederom 30 km ingevoerd met dezelfde datum als de eerdere mutatie. In HR Core Business zie je dan twee declaraties met een totaal van 60 km, maar in de Management Informatie rapporten zag je maar één dagmutatie van 30 km. Hierdoor was de informatie in de rapporten incompleet.  Oplossing Met ingang van 13 november 2021 is dit probleem verholpen. De betreffende wijzigingen op de dagmutaties zijn vanaf 1 juni opnieuw aangeleverd bij (MI) Management Informatie rapporten, waardoor de onvolledige informatie is aangevuld met de juiste dagmutaties. Actie Er is geen actie nodig. De juiste informatie zal in de Management Informatie rapporten verschijnen, als je het betreffende rapport opnieuw aanmaakt. Performance verlofoverzicht Self Service (2847622) Het raadplegen van het verlofoverzicht in Self Service werd vaak belemmerd door trage performance. Ook het raadplegen van het Jaarrooster in HR Core Business kon onnodig lang duren.  Oplossing Wij hebben de progamatuur aangepast waardoor het oproepen van het verlofoverzicht in Self Service en het Jaarrooster in HR Core Business nu sneller gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 11/24/2021

In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Opgeloste meldingen hebben we aan het eind het volgende onderwerp toegevoegd: Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074). Mededelingen  Kennissessie Wet en Regelgeving 2022 op 29 november, 02 december en 09 december Vanaf deze release zijn alle aanpassingen van Wet en Regelgeving waar je als klant wat mee moet doen voor 2022, aangepast in het systeem. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. De Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen vindt plaats op 29 november, 02 december en 09 december. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. De afgelopen maanden hebben we er hard aan gewerkt om de meertaligheid verder uit te breiden en alle schermen te controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf de release van November zijn al de schermen in menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. Dit zijn de velden in de schermen in HR Core / Payroll Business die zichtbaar zijn in Self Service voor de medewerkers. De vertalingen van de overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig is vertaald, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Nieuw  Nieuw rapport met gegevens CAO-inrichting Wat Vanaf deze release is het mogelijk om een rapport op te vragen met de inrichtingsgegevens van een bepaalde CAO: het CAO Dossier (Klant). Dit rapport is een excelbestand en toont de inrichting die actueel is op de peildatum. Deze rapportage gaat op termijn de CAO-documentatie op de Community vervangen die nu wordt bijgehouden door CAO services.  Het CAO-Dossier kan consultants helpen bij het inrichten van klanten en het is ook makkelijk om dit rapport te delen.  Hoe  Rapporten > Instellingen > CAO Dossier (Klant) Vanaf deze release is het scherm CAO Dossier (Klant) beschikbaar, waarin je de CAO kunt selecteren waarvan je de inrichting wilt opvragen. Payroll Business maakt het gevraagde excelbestand aan en plaatst dit in Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Loondoorbetaling bij verlof Uitsplitsing Waarom Als bij een medewerker het aantal contracturen in de loop van een afrekenperiode was gewijzigd en die medewerker maakte in die periode ook gebruik van ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof door vaste uren op te geven, dan werden de sublooncomponenten Ouderschapsverlof, Onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof niet altijd correct berekend. Dat kwam doordat de deeltijdfactor die aan het einde van de periode actief was, voor de gehele afrekenperiode werd gebruikt. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig. Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof en kortingen ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het verlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond. Loondoorbetaling bij verlof, aanvullend geboorteverlof Waarom Als in een periode Aanvullend geboorteverlof werd beëindigd vóór het einde van die periode en in diezelfde periode werd ook het parttimepercentage gewijzigd, dan werd de extra korting niet berekend als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon en Payroll Business rekening moet houden met het maximum dagloon. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in aanvullend geboorteverlof en korting ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het aanvullend geboorteverlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond.  In de volgende situatie is wel actie nodig Als bij aanvullend geboorteverlof rekening gehouden moet worden met het maximum dagloon (Maximum dagloon toepassen aanv geb verl = Ja)  en er wordt een mutatie vastgelegd die leidt tot intervallen in het salaris en de in de gegevenselementen Aanv. geboorteverlof percentage vast en Aanv. geboorteverlof uren vast vindt ook een mutatie plaats, dan moet u ervoor zorgen dat de intervallen voor het aanvullend geboorteverlof gelijk zijn aan de intervallen van het salaris. Als dit niet zo is, kan de extra korting niet correct worden berekend. Indicatie LKV niet correct doorgegeven Waarom De indicatie voor de Loonkostenvoordelen (LKV) werd bij het uitbetalen van een transitievergoeding niet correct doorgegeven in de loonaangifte.  Hoe Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicaties LKV worden voortaan bij het uitbetalen van een transitievergoeding automatisch op Nee gezet.  Actie Er is geen actie nodig. Extra Loonheffing en Correctie arbeidskorting bij Transitievergoeding Waarom Via de volgende velden in het scherm Loonheffing kun je de berekende Loonheffing en Arbeidskorting aanpassen: Extra loonheffing vast Extra loonheffing eenmalig Correctie arbeidskorting eenmalig Bij het berekenen van een transitievergoeding via een 2e contract, worden de opgegeven bedragen bij bovenstaande velden voor beide contracten berekend. Dit gaat per 1-1-2022 veranderen. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Vanaf 1-1-2022 worden de opgegeven bedragen zoals hierboven genoemd, alleen berekend voor het hoofdcontract. Actie Er is geen actie nodig. Verlof opbouw - omschrijving veld Ingelezen verlof waarderen in geld aangepast Waarom  In release 2021-09 is het mogelijk gemaakt om initiële verlofrechten voor een medewerker vast te leggen bij het activeren van de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode. In het scherm Verlof - opbouw kun je via Ingelezen verlof waarderen in geld aangeven of dit initiële verlof op de Afrekenmatrix werkgever gewaardeerd moet worden in geld. Om duidelijker te maken wat de functie van dit veld is, hebben we de omschrijving aangepast en heeft het dit veld als standaardwaarde de waarde Ja gekregen.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode Vanaf deze release is de omschrijving van het veld Ingelezen verlof waarderen in geld gewijzigd in Ingelezen verlof reserveren in geld en is er Ja als standaardwaarde ingevuld.   Actie Er is geen actie nodig. Levensloopregeling beëindigd Waarom Met ingang van november 2021 is deelname aan de levensloopregeling niet meer mogelijk. Meer informatie vind je in de video die je kunt bekijken via de volgende link: https://www.youtube.com/watch?v=UxULg9qeQCs. Hoe Bij medewerkers aan wie in november 2021 nog een actieve levensloopregeling was gekoppeld, stelt Payroll Business de eventuele payrollelementen op nul of beëindigt deze. Bij maandverloning gebeurt dit in 2021-11, bij 4-weken verloning in 2021-12.  Vanaf januari 2022 wordt ook de arbeidsvoorwaarde beëindigd. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Export journaalpost wordt niet verdicht op medewerkers (2933830) Melding  Als er in de journalisering is gekozen om te journaliseren op medewerker, met daarbij ook aangegeven in de grootboek dat je de naam van de medewerker wilt tonen, dan was het niet mogelijk om de export journaalpost te verdichten op medewerker. De optie medewerker verdichten kon bij het aanmaken van de export wel aangevinkt worden, echter bleef de export op medewerker aangemaakt worden. Oplossing Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie > tabblad Verdichtingscriteria We hebben dit opgelost door aan de diverse exportschermen het veld Boekingsomschrijving (naam medewerker) toe te voegen.  Actie Als je in de journalisering gebruikt maakt van het tonen van de medewerkernaam en je wilt deze in de export verdichten, dan moet in het scherm Exportdefinitie bij het tabblad Verdichtingscriteria zowel de optie Medewerker als de optie Boekingsomschrijving aanvinken.  Als bij beide opties een vinkje staat, zal de export journaalpost verdicht worden op medewerker. Openen medewerkers vanaf klantniveau niet overal mogelijk (2886643) Melding  In release 2021-08 hebben we change 2825363 opgelost en ervoor gezorgd dat je vanuit een scherm op bedrijfsniveau terug kunt gaan naar klantniveau, om vervolgens een medewerker te zoeken en selecteren van een willekeurig bedrijf. Dit werkte echter nog niet voor alle schermen, waardoor het vaak toch niet mogelijk was om na het zoeken van de medewerker, het gezochte medewerkerscherm te openen. Oplossing Medewerker > Medewerkerschermen Vanaf deze release is dit opgelost. Je kunt vanaf elk scherm waarbij je een medewerker hebt geselecteerd, teruggaan naar klantniveau, een medewerker zoeken en vervolgens elk willekeurig scherm openen. Actie Er is geen actie nodig.  AVG Wissen Persoonsgegevens ten onrechte in lijst (2892457) Melding  In het scherm AVG wissen Persoonsgegevens worden alle werknemers getoond die langer dan 7 jaar uit dienst zijn. Heeft een medewerker daarna echter nog een loonstrook gehad, dan werd dit niet geregistreerd, waardoor het kon voorkomen dat je deze persoon ten onrechte te vroeg verwijderde. In het scherm is ook te zien of de datum in dienst van een medewerker gelijk is aan de datum uit dienst: de zogenaamde No-show. Ook hierbij komt het voor dat voor de medewerker wel een loonstrook was aangemaakt en stond deze in de lijst als: misschien moet deze ook verwijderd worden. Echter deze No-show-medewerkers, met een berekening die is teruggedraaid, zie je liever niet in de lijst om te verwijderen. Oplossing Medewerker > Medewerker > AVG wissen Persoonsgegevens We hebben de controle voor het tonen van medewerkers in het scherm AVG wissen Persoonsgegevens verbeterd. We controleren nu niet alleen of een medewerker 7 jaar uit dienst is of dezelfde datum in dienst als uit dienst heeft, maar ook of de medewerker in de afgelopen 7 jaar een berekening / loonstrook heeft gehad. Actie Er is geen actie nodig.  LKV wordt niet correct berekend (2754161) Melding De indicatie LKV (loonkostenvoordeel) werd niet correct berekend/doorgegeven.  Oplossing Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicatie LKV wordt bij het uitbetalen van transitievergoeding automatisch juist doorgegeven aan de Belastingdienst; de berekening van het loonkostenvoordeel vindt niet plaats in Payroll Business, zie de richtlijnen van de Belastingdienst hierover. Actie Er is geen actie nodig Mutatieverslag (uitgebreid) gaf melding: Fout tijdens verwerking (2912531) Melding  Als je een grote hoeveelheid gegevens wilde oproepen in het scherm Mutatieverslag (uitgebreid), gaf het scherm na enige tijd wachten de foutmelding: Fout tijdens verwerking en werden er geen gegevens getoond. Hierdoor was het niet mogelijk om gegevens voor het mutatieverslag te selecteren. Oplossing Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid) Het systeem was zo ingesteld dat het na 90 seconden stopte met wachten en zoeken naar gegevens, waarna het scherm de hierboven genoemde foutmelding gaf. We hebben voor dit scherm de procedure voor het zoeken naar elementen verbeterd. Als het systeem nu bijvoorbeeld over meerdere jaren heel veel gegevens moet zoeken, dan worden deze gegevens voortaan binnen maximaal 30 seconden in het scherm getoond en kun je ze selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. Scherm Interfaces voor uit dienst getreden medewerkers gaf foutmelding (2925651) Melding  Als je op medewerkerniveau het scherm Interfaces meteen wilde openen, dus zonder dat je eerst een ander scherm voor deze medewerker had geopend, gaf het interfacescherm een foutmelding. Dit gebeurde alleen bij medewerkers die uit dienst waren. Voor medewerkers in dienst gaf het systeem geen foutmelding. Oplossing Medewerker > Medewerker > Interfaces Dit is opgelost. Vanaf deze release kun ook voor medewerkers uit dienst een interfacescherm direct openen. Het is niet meer nodig als work around eerst een ander scherm te openen, voordat je het interfacescherm voor de betreffende medewerker kunt openen. Actie Er is geen actie nodig.  Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074) Melding In de oktober release is een fout ontstaan bij de fiscale uitruil in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Als bij het veld Fiscale ruimte verrekenen is gekozen voor Niet automatisch en er in de loop van 2021 bij Reiskosten fiscale ruimte (bedrag) meerdere keren een bedrag is ingevoerd om uit te ruilen, dan kan het zijn dat de berekening van de 2e en/of volgende uitruil niet goed is gegaan. Dit komt vooral voor bij het uitruilen van de volledige fiscale ruimte. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de fout automatisch wordt hersteld en de berekening voortaan wel goed gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Alleen als je denkt dat de fout toch niet is hersteld, kan je een TWK-mutatie voor de medewerker vasteggen in de (eerste) periode waarin de berekening fout is gegaan. Publishing Date : 10/26/2021

New Salary slips to external party Why Various clients with their own HR package have asked us to enable them to upload the salary slips and annual statements in their own portal/file without having to retrieve them from the File first. Starting in 2022, it will therefore be possible to use a File API to retrieve the salary slips directly from Visma | Youserve. This service will be available starting on 1-1-2022. It is unfortunately not possible to retrieve salary slips retroactively by using the File API. How Settings > Data exchange > Interfaces The interface Salary slips via File API has been added to the Interfaces. If you want to start using the new service from 1-1-2022, you can enable the appropriate interface on the Interfaces screen. Create File API To be able to receive the salary slips using this method, you as a client have to create a receiving API yourself. You can find out how to do this in the community via the Youforce Developer Portal https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Action If you want to start using this service from 1-1-2022, please get in touch with your contact at Visma | Youserve, who will activate the service for your organization. In addition, make sure you have a receiving API and that the appropriate Interface is enabled as described above.  Modified and Improved Holiday values cluster screen - new holidays at the top of the screen from now on Why When you opened the values cluster screen for the Holiday element, the holidays were always sorted by description with the oldest holidays at the top. This meant you had to scroll through the long list of holidays to select the current holidays, which were at the end of the list. We have now adjusted the sorting. How Settings > Recording > Values cluster (7074) > Holiday element As of this release, the most current holidays are found at the top of the list, so you can quickly check and save the relevant holidays. Action No action is required. Values List screen - pagination improved Why In the October release, we modified the Values List screen because it was restricted to 20 pages. This meant you could not see all values on values lists of more than 20 pages. Moreover, you could not quickly navigate from the first to the last page on this screen. How Settings > Recording > Values List We have adjusted the pagination at the bottom of the Values List screen. From now on, the page series will always contain the numbers of the first and last page, so that you can quickly navigate between them. Action No action is required. Reason for leave with one value was not shown Why If only one reason was set in the Reason for leave values list, it was not shown in the Reason for leave field on the Leave Request screen. If multiple reasons were set, they did appear on this screen. How This has been resolved. If only one reason for leave has been set in a value list, this will now also be shown on the Leave request screen. Action No action is required. Define free screens – title screen in multiple languages Why Multiple languages are available in more and more sections of HR Core Business. As of this release, you can also save the name/title of a screen in different languages when defining free screens. How Settings > Recording > Define free screens You can save the title of the screen in the following languages. English German French Dutch Action If you want to use a free screen where the user logs in using one of the four languages, you can now provide a correct title in the appropriate language for each free screen. Solved Messages Main contract details for determining additional childbirth leave not found (2889983) Message It was not possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth was before the employee’s date of employment. The request produced the following notification in HR Core: Main contract details for determining additional childbirth leave not found. Solution This has been resolved. It is now possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth is before the employee’s date of employment. Action If an Additional childbirth leave request has resulted in the notification shown, then you should resubmit the request in Self Service.  Leave balance overview per month report (2885254) Message The Leave balance overview per month did not show the correct balance of former employees. The leave balance in the report deviated from the balance in HR Core, which was often adjusted to 0. Solution Settings > Leave > Leave balance overview per month This has been resolved. The leave balance is now only shown for the months in which the employee is actually employed. The report shows an empty cell for months following the end of employment. After all, the employee is no longer employed and does not accrue 0 hours of leave, nor does the employee have any basic entitlements in the period in which he/she is no longer employed. Action No action is required. Annual schedule for holidays (2937941) Message Occasionally, 0 hours was not shown on a public holiday on the Annual schedule screen. Instead, working hours were shown according to the employee’s work schedule. This was because the fixed holidays (Christmas, New Year’s Day and King’s Day) were not displayed correctly in the second year when generating a work schedule for two years. The working hours according to the schedule remained the same.  Solution This has been resolved. Working hours are no longer shown on fixed holidays. Action Settings > Work pattern > Generate work schedule If you see working hours listed on fixed holidays on the Annual schedule screen for employees in your organization, you can correct this by generating the annual schedule again after the November release. You only have to do this for the year in which working hours are listed on holidays instead of 0 hours, as should be the case. Publishing Date : 10/21/2021

Nieuw  Salarisstroken naar externe partij Waarom  Verschillende  klanten met een eigen HR-pakket hebben ons gevraagd om de salarisstroken en jaaropgaven in hun eigen portaal/dossier te kunnen plaatsen, zonder dat zij deze eerst moeten ophalen vanuit het Dossier. Daarom hebben we het vanaf 2022 mogelijk gemaakt om met een File API de salarisstroken direct van Visma | Youserve op te halen. Deze dienst is vanaf 1-1-2022 beschikbaar. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht salarisstroken op te halen via de File API. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Aan de Interfaces is de interface Loonstroken via File API toegevoegd. Wil je de nieuwe dienst met ingang van 1-1-2022 gaan gebruiken, dan kun je de interface hiervoor in het scherm Interfaces aanzetten. Aanmaken File API Om de loonstroken op deze manier te kunnen afnemen, moet je als klant zelf een ontvangende API maken. De beschrijvingen hiervoor vind je op de community via de Youforce Developer Portal: https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Actie  Als je met ingang van 1-1-2022 deze dienst wilt gaan gebruiken, neem dan contact op met jouw contactpersoon van Visma | Youserve. Deze zal de dienst voor jouw organisatie activeren. Zorg er daarnaast voor dat je beschikt over een ontvangende API en dat de betreffende Interface aan staat, zoals hierboven is beschreven.  Gewijzigd en verbeterd Waardenclusterscherm feestdag - nieuwe feestdagen voortaan aan het begin van het scherm Waarom  Als je het waardenclusterscherm voor het element Feestdag opende, waren de feestdagen altijd gesorteerd op omschrijving waarbij de oudste feestdagen bovenaan stonden. Hierdoor moest je in de lange lijst met feestdagen eerst naar het einde van de lijst scrollen om de huidige feestdagen te kunnen selecteren. Daarom hebben we de sortering aangepast. Hoe  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster (7074) > element Feestdag Vanaf deze release staan de meest actuele feestdagen boven aan de lijst, zodat je snel de gewenste feestdagen kunt aanvinken en opslaan. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Waardenlijst - paginering verbeterd Waarom In de oktober release hebben we het scherm Waardenlijst aangepast omdat de paginering niet verder ging dan 20 pagina’s, waardoor je van waardenlijsten met meer dan 20 pagina's niet alle waarden kon zien. Hierbij viel het op dat je in het scherm niet snel van de eerste naar de laatste pagina kon navigeren. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst We hebben de paginering onderaan het scherm Waardenlijst aangepast. Voortaan staan in de paginareeks altijd de nummers van de eerste en de laatste pagina, waardoor je snel van de eerste naar de laatste pagina kunt navigeren. Actie Er is geen actie nodig. Reden verlof met 1 waarde werd niet getoond Waarom Als er in de waardenlijst Reden verlof maar 1 reden was vastgelegd, werd deze reden niet getoond in het veld Reden verlof van het scherm Verlofaanvraag. Als er meerdere redenen zijn vastgelegd, werden deze hier wel getoond. Hoe Dit is opgelost. Is er in een waardenlijst slechts 1 reden verlof vastgelegd, dan wordt deze nu ook in het scherm Verlofaanvraag getoond. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Definiëren vrije schermen - titel scherm in meerdere talen Waarom In HR Core business worden op steeds meer plaatsen meerdere talen aangeboden. Vanaf deze release kun je ook bij het definiëren van vrije schermen de naam/titel van een scherm opslaan in verschillende talen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Definiëren vrije schermen Je kunt de titel van het scherm vastleggen in de volgende talen. Engels Duits Frans, Nederlands Actie Als je gebruik wilt maken van een vrij scherm, waarbij de gebruiker inlogt in één van de 4 talen, dan kun je nu voor elk vrije scherm een correcte titel in de juiste taal meegeven. Opgeloste meldingen Hoofdcontract details voor bepalen aanvullend geboorteverlof niet gevonden (2889983) Melding Het was niet mogelijk om aanvullend geboorteverlof vast te leggen als de geboortedag van het kind vóór de datum in dienst van de medewerker lag. De mutatie viel dan uit in HR Core met melding: Hoofdcontract details voor bepalen van aanvullend geboorteverlof niet gevonden. Oplossing Dit is opgelost, zodat het nu wel mogelijk is om aanvullend geboorteverlof te verwerken als de geboortedatum van het kind ligt vóór de datum in dienst van de medewerker. Actie Als er een mutatie Aanvullend geboorteverlof met de hierboven genoemde melding is uitgevallen, dan moet je deze opnieuw indienen via Self Service.  Rapport Overzicht verlofsaldo per maand (2885254) Melding In het Overzicht verlofsaldo per maand werd het saldo van medewerkers uit dienst niet goed weergegeven. Het verlofsaldo in het rapport week af van het saldo in HR Core dat vaak is bijgesteld naar 0. Oplossing Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Dit is opgelost. Het verlofsaldo wordt nu alleen getoond voor de maanden waarin de medewerker in dienst is. Voor de maanden waarin de medewerker uit dienst is, toont het rapport een lege cel. De medewerker is immers uit dienst en bouwt geen 0 uren  verlof op, en heeft geen basisrechten over de periode dat hij/zij niet in dienst is. Actie Er is geen actie nodig. Feestdagen jaarrooster (2937941) Melding In het scherm Jaarrooster werden soms bij een feestdag geen 0 uren getoond, maar werkuren volgens het werkrooster van de medewerker. Dit kwam omdat bij het genereren van een werkrooster voor 2 jaar, vanaf het 2e jaar de vaste feestdagen (Kerst, Nieuwjaarsdag en Koningsdag) niet correct werden weergegeven. De werkuren volgens het rooster bleven op dat moment staan.  Oplossing Dit is opgelost, zodat het niet meer kan voorkomen dat er werkuren op een vaste feestdag worden weergegeven. Actie Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Zie je dat er in jouw organisatie in het scherm Jaarrooster werkuren staan op een vaste feestdag, dan kun je dit corrigeren door na de november release het jaarrooster opnieuw te genereren. Dit hoef je alleen te doen voor het jaar dat de feestdagen werkuren tonen in plaats van de gewenste 0 uren. Publishing Date : 10/21/2021

Nieuw  Nieuwe Arbeidsvoorwaarden voor België Waarom  Voor het vastleggen van gegevens die van belang zijn voor bedrijven die zijn gevestigd in België zijn er vanaf deze release twee nieuwe arbeidsvoorwaarden beschikbaar: Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België. Deze arbeidsvoorwaarden zijn alleen bedoeld voor het registreren van deze gegevens. De gegevens die je in deze schermen vastlegt, worden niet gebruikt voor de salarisverwerking.  Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters De arbeidsvoorwaarden Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België kun je vanaf deze release via de functie Arbeidsvoorwaardenclusters toevoegen aan een arbeidsvoorwaardencluster. Zet hierbij de optie Autoselectie aan als je wilt dat deze arbeidsvoorwaarden standaard worden toegevoegd bij het toewijzen van het arbeidsvoorwaardencluster aan een nieuwe medewerker. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden Via het scherm Arbeidsvoorwaarden kun je de nieuwe arbeidsvoorwaarden koppelen aan een medewerker. Actie Als je deze nieuwe arbeidsvoorwaarden wilt gebruiken, voeg ze dan toe aan het arbeidsvoorwaardencluster of koppel ze aan de betreffende medewerkers.  Gewijzigd en verbeterd Meer informatie in scherm Verlofsaldo  Waarom Uit de feedback die wij van onze klanten hebben ontvangen, bleek dat zij graag meer informatie in het scherm Verlofsaldo willen zien, zoals de geboortedatum en verlofregeling van de medewerker en de reden van een verlofaanvraag.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Vanaf deze release is de volgende informatie aan het scherm Verlofsaldo toegevoegd: Bovenin het scherm Verlofsaldo de geboortedatum en verlofregeling. Bij Verlofaanvragen de kolom Reden, hier zie je de reden die eventueel voor de verlofaanvraag is ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Performance verbeterd van rapporten Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we bezig zijn met het verbeteren van de operationele rapporten en als eerste de rapporten rond verlof hebben opgepakt. In het kader hiervan hebben we voor release 2021-01 de performance van de laatste twee verlofrapportages verbeterd, Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof. De functionaliteit is niet gewijzigd. Hoe Instellingen >Verlof > Collectief Verlof Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Het aanmaken van de rapportages gaat nu sneller. Als je het Overzicht Verlofsaldo per maand uitvoert, zie je dat in het veld Opslaan als de standaard waarde Excel is ingevuld. Deze waarde kun je zo nodig wijzigen in Pdf. Actie Er is geen actie nodig. Raet koppelingen HR - Youforce gebruikers uitgebreid  Waarom Voor de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid is het handig als administrators kunnen regelen dat de UPI wel of niet wordt meegestuurd, zodat de Youforce portal deze kan gebruiken voor het leveren van Identity en Access Management (IAM) diensten op basis van de unieke persoonlijke identificatie (UPI). Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppelingen HR > koppeling Youforce gebruikers uitgebreid  Aan de Koppeling Yourforce gebruikers uitgebreid is de optie UPI verplicht toegevoegd. Als deze optie aan staat, worden alleen die medewerkers naar de portal verstuurd bij wie het veld Uniek Persoonlijk ID (UPI) is ingevuld. Actie Als je alleen medewerkers bij wie de UPI is ingevuld naar de Portal wilt versturen, plaats dan een vinkje bij de optie UPI Verplicht. Organisatorische Eenheid - Sortering zoekveld voor opzoeken manager Waarom Als je als gebruiker bij de Gebruikersinstellingen   links onderin het algemene scherm de optie Zoeken op medewerkercode had aangezet, werd in de organisatorische eenheden het zoeken van een manager daarop nog niet aangepast en toonde het systeem nog steeds het veld Bedrijf als eerste. Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we dit in deze release dit aangepast. Hoe Gebruikersinstellingen  Als je in de Gebruikersinstellingen hebt gekozen voor zoeken op medewerkercode, zie je voortaan bij het zoeken van de manager in een Organisatorische eenheid standaard de medewerkercode als zoekfunctie in plaats van het bedrijf. Actie Er is geen actie nodig. Import Ziekteverzuim geoptimaliseerd Waarom Voordat bij het importen van ziekteverzuim het bestand daadwerkelijk werd verwerkt, duurde het verzamelen van alle gegevens soms wel tientallen minuten. Dit verstoorde bij het inlezen van veel bestanden elke keer onnodig het proces. Daarom hebben we het importproces geoptimaliseerd.  Hoe We hebben de procedures voor het verzamelen van de gegevens bij de import aangepast zodat de doorlooptijd voor het verwerken van een bestand is verkort. Hiermee wordt een import sneller verwerkt in HR Core Business. Dit merk je vooral bij het importeren van kleinere bestanden, omdat dit iedere keer tijdsbesparing oplevert. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Profiel ontkoppelen van Profielgroep Melding Als je een Profiel had toegevoegd aan een profielgroep en je wilde dit profiel op dezelfde dag weer uit deze profielgroep verwijderen, bijvoorbeeld omdat het verkeerd was gekoppeld, sloeg het systeem deze wijziging niet op en bleef dit profiel na het opslaan nog steeds aan de profielgroep gekoppeld. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Profielen Dit is opgelost. Je kunt een profiel nu uit een profielgroep verwijderen op dezelfde dag als je het profiel hebt toegevoegd.  Actie Je kunt profielgroepen die fout waren gekoppeld, vanaf deze release weer per de startdatum uit een profielgroep verwijderen. Onbekende codes Organisatorische eenheid in CSV bij medewerkers die via import waren overgeplaatst (1839613)  Melding Bij het exporteren van de codes van de Organisatorische eenheid (OE-codes) via Exporteren CSV, kwamen er vreemde OE-codes in het bestand te staan in plaats van de OE-codes die waren geïmporteerd en zichtbaar waren in het scherm Arbeidscontract.  Oplossing Het bleek dat dit alleen fout ging in hele specifieke gevallen, waarbij alleen de OE-code in een rapport werd opgevraagd. Vroeg je het rapport op met de OE-omschrijving, dan ging het wel goed. Vanaf deze release is dit opgelost, zodat het rapport Export CSV weer de juiste OE-code toont, die is gekoppeld aan de medewerker. Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Memo veld in scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) gaf foutmelding  (2270912) Melding Als je voor het opslaan van een ziektemelding een tekst wilde plaatsen in het memoveld, kreeg je een foutmelding. Het lukte pas om tekst in het memoveld te typen, nadat je de ziekmelding had opgeslagen. Oplossing Medewerker > Verlof > Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) Dit is opgelost, zodat je weer gewoon een memo in het scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) kunt toevoegen zonder de ziekmelding eerst op te slaan. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 12/23/2020

New New Terms of employment for Belgium Why  As of this release, two new terms of employment are available for recording information that companies based in Belgium may need: Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium. These terms of employment are only intended for registering this information. The data you record in these screens is not be used for salary processing.  How Settings > General > Term of employment clusters As of this release, you can add the Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium terms of employment to a terms of employment cluster by using the Terms of employment cluster function. Enable the Auto selection option if you want these terms of employment to be added by default when assigning the terms of employment cluster to a new employee. Employee > Contract > Terms of employment Use the Terms of employment screen to link the new terms of employment to an employee. Action If you wish to use these new terms of employment, add them to the terms of employment cluster or link them to the relevant employee(s).  Modified and Improved More information on the Leave balance screen Why Customer feedback indicates a need for more information on the Leave balance screen, such as the employee’s date of birth and leave scheme, and the reason for a leave request.  How Employee > Leave > Leave balance As of this release, the following information has been added to the Leave balance screen. At the top of the Leave balance screen, the date of birth and the applicable leave scheme. The Reason column, where you can see why a leave request was submitted. Action No action is required. Improved performance of Leave balance overview per month report and Collective leave report Why In previous release notes we announced that we were working on improving the operational reports, starting with leave reports. Release 2021-01 includes improvements to the final two leave reports: Leave balance overview per month and Collective leave. The functionality of these reports has not changed. How Settings > Leave > Collective leave Settings > Leave > Leave balance overview per month Generating reports is now faster. If you run the Leave balance overview per month report, you will see that Excel is the default value in the Save as field. If necessary, you can change this value to PDF. Action No action is required. Raet HR interfaces > Youforce users extended Why It would be convenient if administrators could arrange for the UPI to be included in the Youforce users extended interface so that the Youforce portal can use it to provide Identity and Access Management (IAM) services based on the unique personal identification (UPI). How Settings> Data exchange> Raet HR interfaces > Youforce users extended interface  The UPI required option has been added to the Youforce users extended interface. If this option is enabled, only those employees will be sent to the portal that have a completed Unique Personal ID (UPI) field. Action If you only want to send employees with a completed UPI field to the Portal, check the UPI required option to enable it. Organizational Unit - Sorting search field to look up manager Why If you had enabled the Search by employee code option at the bottom left of the general screen in User settings , the manager look-up in organizational units feature had not yet been adjusted accordingly and the system still showed the Company field first. We have now made the appropriate software adjustments in this release based on user feedback. How User settings  If you have enabled searching by employee code in the User settings, from now on you will see the employee code as a search parameter instead of the company when searching for the manager in an Organizational unit. Action No action is required. Import sick leave optimized Why It would sometimes take a considerable amount of time to collect all required data when importing sick leave before the entire file was finally processed. This caused an unnecessary interruption in the process when importing multiple files. We have now optimized the import process to resolve this inconvenience.  How We have adjusted the procedures for collecting data during the import to reduce file processing time, meaning imports in HR Core Business are now processed faster. The time savings will be especially noticeable when importing smaller files. Action No action is required. Solved Messages Unlink profile from Profile group Message If you had added a Profile to a profile group and you wanted to remove this profile from this profile group on the same day (e.g. because it was incorrectly linked), the system would not save the change and this profile would remain linked to the profile group after saving. Solution Settings > Recording > Profiles This has been resolved. You can now remove a profile from a profile group on the same day as you added the profile.  Action As of this release, you can remove profile groups that were incorrectly linked from a profile group on the start date. Unknown Organizational unit codes in CSV for employees who were transferred via import (1839613)  Message When exporting the Organizational unit (OU) codes via Export CSV, the file showed strange OU codes instead of the OU codes that were imported and visible in the Employment contract screen.  Solution The strange OU codes only appeared in very specific cases, in which only the code was requested in a report. There was no problem when requesting a report with the OU description. This problem has been resolved as of this release. Now, the Export CSV report displays the correct OU code, which is linked to the employee. Action No action is required. Nationality code table was not up to date (2309997) Message The nationality code table did not match the tax administration’s current codes for 2020. As a result, it was not always possible to record the correct nationality in accordance with the official list.  Solution We have adjusted the nationality code table to reflect the tax administration’s official list for 2021. This means that some nationalities are no longer visible, that the description of a number of nationalities has been changed, and that new nationalities have been added. Action We have informed all customers who have entered these nationalities for employees so that they know what they need to change as of 1-1-2021. This change has no direct impact on other HR Core Business users. Memo field in Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen generated an error (2270912) Message Adding text to the memo field when saving an illness report resulted in an error message. You could only add text to the memo field after you had saved the illness report. Solution Employee > Leave > Pregnancy and maternity leave (WAZO) This has been resolved. You can now add a memo in the Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen without saving the illness report first. Action No action is required. Publishing Date : 12/23/2020

  Nieuw  Transitievergoeding uitbetalen via tweede inkomstenverhouding Waarom Het uitbetalen van transitievergoedingen is verbeterd: je hoeft geen nieuwe medewerker meer aan te maken! Het enige dat je hoeft te doen is het dienstverband beëindigen met de gebruikelijke mutaties, zoals Dienstverband indicatie en Reden uitdienst. Payroll Business doet de rest: Er wordt een voorstel uitgerekend op basis van de wettelijke regels - deze berekening was al eerder beschikbaar Eventueel leg je een afwijkend bedrag aan transitievergoeding vast dat jouw organisatie heeft vastgesteld Vervolgens wordt de transitievergoeding bij de medewerker zelf uitbetaald via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding Hoe  Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) Bepalen transitievergoeding  Als je bij het veld Bepalen transitievergoeding Ja invult, rekent Payroll Business bij elke uitdiensttreding een voorstel uit voor de Transitievergoeding. Dit gedeelte is niet nieuw, uitleg hierover vind je in de online help . Afrekenen transitievergoeding In het veld Afrekenen transitievergoeding kies je het moment waarop de transitievergoeding uitbetaald moet worden: dat kan samen met de laatste reguliere loonstrook of juist in de periode daarna Betalen transitievergoeding Vul in het veld Betalen transitievergoeding Ja in als je wilt dat Payroll Business het berekende voorstel ook meteen uitbetaalt. Je kunt alle details controleren tijdens voorlopige verwerkingen zoals je dat gewend bent, voordat je de berekening definitief maakt. Maar je mag ook op bedrifjsniveau Nee invullen en bij elke afzonderlijke medewerker eerst het berekende voorstel controleren. Na het controleren van het berekende bedrag kun je bij de medewerker het veld Betalen Transitievergoeding op Ja zetten. Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding In dit scherm was het volgende al mogelijk:  een medewerker uit dienst melden een Reden uitdienst opgeven aangeven dat er een Voorstel Transitievergoeding moet worden berekend Met ingang van deze release kun je ook vastleggen: dat het voorstel  - indien berekend - meteen uitbetaald moet worden bij de medewerker zelf. veld Betalen Transitievergoeding = Ja dit kunt je ook vastleggen op klant- of bedrijfsniveau een afwijkend bedrag (indien van toepassing) veld Afwijkende transitievergoeding hier leg je een ander bedrag vast als je wilt afwijken van het wettelijk voorgeschreven bedrag of als jouw organisatie de toe te kennen bedragen al via een ander proces heeft vastgesteld te verrekenen kosten veld Verrekenen kosten met transitievergoeding bijvoorbeeld kosten die al zijn gemaakt voor outplacement of omscholing Medewerker Als je een medewerker uit dienst meldt en je hebt gekozen voor het automatisch berekenen en uitbetalen, dan zie je binnen enkele minuten bij de medewerker: een tweede contract, gekoppeld aan een nieuwe inkomstenverhouding - scherm Arbeidscontract de (nieuwe) arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding - scherm Arbeidsvoorwaardenpakket in het scherm van de arbeidsvoorwaarde de te betalen bedragen - eventueel kun je ook nog een aanvullende ontslagvergoeding opgeven  Salarisstrook en Jaaropgaaf De medewerker ziet het effect zien van het tweede contract op de salarisstrook en de jaaropgaaf. Controlerapporten Er zijn diverse controlerapporten beschikbaar waarmee je zaken als betaling, journalisering  en loonaangifte kunt controleren. Meer informatie hierover vind je in de Productdocumentatie: Transitievergoeding uitbetalen via tweede inkomstenverhouding. Actie Maak je al gebruik van de voorstelberekening? Dan hoef je alleen maar het volgende te doen:  Kies bij het veld Betalen Transitievergoeding voor Ja, op het niveau bedrijf of bij elke afzonderlijke medewerker. Geef via Afrekenen transitievergoeding het uitbetaalmoment op:  in periode van uitdienst of in periode na uitdienst. Gebruik bij de medewerker de velden Afwijkend bedrag Transitievergoeding en Verrekenen kosten met Transitievergoeding indien van toepassing. Wil je alsnog gebruik gaan maken van de voorstelberekening? Leg dan eerst de instellingen vast voor het berekenen van het Voorstel Transitievergoeding. Raadpleeg eventueel de helpteksten bij het scherm Voorstel Transitievergoeding. Let daarbij op het gebruik van de waardenlijst voor Reden uitdienst en de bijbehorende referentietabel: gebruik je de lijst met wettelijke redenen of heeft jouw organisatie een klantspecifieke lijst? Controleer via vervolgverwerkingen of de voorstelberekening de gewenste resultaten oplevert. Regel daarna de betaling zoals in de tekst hierboven is vermeld. Wil je geen gebruik maken van de voorstelberekening, maar wel betalen bij de medewerker zelf? Leg dan alleen het uitbetaalmoment vast: in periode van uitdienst of in periode na uitdienst. Kies bij het veld Betalen Transitievergoeding voor Ja, op het niveau bedrijf of bij elke afzonderlijke medewerker. Vul bij alle medewerkers altijd het veld Afwijkend bedrag Transitievergoeding in met het bedrag dat in jouw organisatie is vastgesteld.  Indien van toepassing kun je bovenstaande gegevenselementen toepassen in de workflows van HR Self Service of in je eigen HR systeem.  Wil je de transitievergoeding blijven uitbetalen zoals je gewend bent door het kopiëren van de medewerker? Ook dat blijft voorlopig gewoon mogelijk. Wij adviseren echter wel om binnenkort de nieuwe werkwijze te gaan hanteren, vanwege de evidente voordelen: Je hoeft minder mutaties uit te voeren en te controleren. Adreswijzigingen tijdens het dienstverband en na uitdiensttreding hoef je niet meer dubbel vast te leggen.  Je krijgt een zuivere berekening in de HR-rapportages. Externe mutaties - Uren met terugwerkende kracht verwerken Waarom Bij klanten die de gewerkte uren in een externe applicatie vastleggen was er behoefte aan meer flexibiliteit om correcties over voorgaande periodes op een andere manier aan te leveren. Tot nu toe was dat alleen mogelijk door een groter tijdsvenster te kiezen voor alle medewerkers in het urenbestand. Vanaf deze release is het mogelijk alleen voor specifieke medewerkers alle uren uit het lopende jaar nogmaals aan te leveren.  Hoe Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als je in het scherm Conversieschema bij het veld Extern systeem kiest of hebt gekozen voor de mogelijkheid Dagmutaties met verbijzonderingen, kun je bij het veld Toevoegen / Vervangen voortaan naast Vervangen en Toevoegen ook kiezen voor de nieuwe optie: Vervangen (TWK - volledig jaar) Vervangen - bestaande optie De uren die in het bestand aanwezig zijn, vervangen alle uren die in Payroll Business aanwezig zijn voor alle medewerkers.  De datums van de gewerkte uren in het bestand moeten liggen op of na de Vanaf-datum; deze datum zie je in de kopregel van het bestand met de aanduiding FromDate.  Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn, maar in Payroll Business op of na de Vanaf-datum wel, dan worden alle uren in Payroll Business voor die medewerker verwijderd. Het uitgangspunt is dan namelijk dat de uren van die medewerker ook in het bronsysteem zijn verwijderd. Toevoegen - bestaande optie Alle uren die in het bestand aanwezig zijn worden toegevoegd aan de uren die al in Payroll Business aanwezig zijn. De datums van alle gewerkte uren in het bestand moeten liggen op of na de Vanaf-datum. Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn, maar in Payroll Business op of na de vanaf-datum wel, dan blijven de uren in Payroll Business ongewijzigd. Het uitgangspunt is dan dat er voor die medewerker niets toe te voegen valt. Vervangen (TWK - volledig jaar) - NIEUW De uren die in het bestand aanwezig zijn op of na de Vanaf-datum, vervangen de uren die in Payroll Business aanwezig zijn voor alle medewerkers. Wat dat betreft is er geen verschil met de optie Vervangen. In tegenstelling tot de andere twee opties mogen bij deze optie voor specifieke medewerkers de datums van de gewerkte uren in het bestand ook vóór de Vanaf-datum liggen. De uren die in het bestand aanwezig zijn vervangen in dat geval alle uren die voor dat verwerkingsjaar in Payroll Business voor die medewerkers aanwezig zijn. Als eerste dag van het jaar wordt de eerste dag van de eerste afrekenperiode van dat jaar genomen. Bij maandverloning is dat 1 januari, bij vierwekenverloning kan dat bijvoorbeeld 30 of 31 december van het voorgaande jaar zijn. Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn vóór de Vanaf-datum, maar in Payroll Business wel, dan blijven die uren in Payroll Business ongewijzigd. Het uitgangspunt is dan dat er voor de betreffende medewerker in voorgaande periodes geen wijzigingen in de uren hebben plaatsgevonden. Actie Je kunt de nieuwe optie vastleggen in het Conversieschema. Ook kun je de aansturing toevoegen aan de kopregel van het bestand met de aanduiding Replace met waarde 3. Meer uitleg daarover vind je in de online help. Let op: om vergissingen te voorkomen geeft Payroll Business voortaan een foutmelding als voor Vervangen of voor Toevoegen hebt gekozen en daarbij datums aanlevert die liggen vóór de Vanaf-datum. De gewenste wijze van verwerken is in dat geval immers onduidelijk. Pas in dat geval in de header van het bestand de FromDate aan. Externe mutaties - Raet Basisdocumenten automatisch uploaden en verwerken via SFTP Waarom Voor het importeren van diverse mutaties wordt vaak gebruik gemaakt van Excel-sheets in het zogenaamde Raet Basisdocument-formaat. Vanaf deze release is het mogelijk om dit type deze sheet via een beveiligde verbinding (SFTP) aan te leveren en automatisch te uploaden en verwerken.  Dit geldt zowel voor bestanden op klantniveau als bestanden op administratieniveau, dat wil zeggen voor meerdere klanten, als je administratiekantoor bent. Meer informatie over dit formaat, vind je in de online help via  Schermen en velden > Beheer > Externe mutaties > Raet Basisdocument. Hoe Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als eerste is het nodig om een beveiligde verbinding tot stand te brengen tussen jouw organisatie en Visma | Raet. Hiervoor is afstemming nodig tussen een ICT-expert van jouw organisatie en een deskundige van Visma | Raet over het toe te passen Secure File Transfer Protocol (SFTP) en de exacte locatie van de bestanden.  Het resultaat van deze eerste stap is dat bestanden die op een server binnen jouw organisatie worden opgeslagen, automatisch worden doorgestuurd naar een server bij Visma | Raet. Payroll Business kan deze bestanden vervolgens automatisch oppakken en verwerken. In de volgende stappen leggen we uit hoe dat werkt. Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als je bij een van de conversieschema's bij Automatisch verwerken kiest voor Ja, dan gebruikt Payroll Business dat schema om automatisch een bestand te verwerken dat wordt aangeboden via SFTP. Staat Automatisch verwerken op Nee, dan vindt er alleen een automatische upload plaats. Het starten van de verwerking moet je zelf handmatig doen. Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Bestanden die via SFTP zijn binnengekomen zijn net als bestanden die je handmatig uploadt, zichtbaar in het scherm Upload extern mutatiebestand. Beheer > Externe mutaties > Verwerken extern mutatiebestand Als je de bestanden die via SFTP zijn binnenkomen, automatisch laat verwerken, dan staan deze bestanden in de lijst van het scherm Verwerken externe mutaties. Hier zie je aan de status of de verwerking goed is gegaan of dat er fouten zijn geconstateerd, bijvoorbeeld omdat bepaalde gegevens ontbreken. Beheer > Externe mutaties > Algemene instellingen In het scherm Algemene instellingen leg je vast of je een verwerkingsverslag per mail wilt ontvangen en wanneer: alleen als er fouten optreden of altijd, bij elke verwerking Rapporten > Gedeelde rapporten Bij de Gedeelde rapporten zie je alle verwerkingsverslagen. Deze kunnen het resultaat zijn van een automatische upload, gevolgd door een automatische verwerking, maar je ziet ook de verwerkingsverslagen van bestanden die je handmatig hebt verwerkt. Actie Als jouw organisatie graag een SFTP-verbinding tot stand wil brengen met Visma | Raet, overleg dan hierover met je account manager.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen persoonsgegevens - Uitgebreid met Jaaropgaven Waarom Uit de feedback voor het scherm AVG wissen persoonsgegevens die we naar aanleiding van de vorige releases hebben ontvangen, bleek dat het wenselijk was de te wissen persoonsgegevens verder uit te breiden. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de jaaropgaven gewist. Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Het is niet langer mogelijk om via het scherm Jaaropgaaf medewerker de jaaropgaaf van gewiste personen op te vragen.  Acties Er is geen actie nodig. Functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken aangepast Waarom  Met de functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken is het mogelijk om een netto negatief van een voorgaande periode, automatisch te laten inhouden in de huidige periode. Soms werd bij mutaties met terugwerkende kracht over voorgaande perioden, het netto negatief echter twee keer werd ingehouden. Hoe Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA We hebben de functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken aangepast per 01-01-2021, waardoor er geen dubbele inhoudingen meer kunnen plaatsvinden. Actie Er is geen actie nodig. Pensioenen dagen per jaar flexibel maken Waarom In de variabele pensioenberekening is het mogelijk om de franchise te bepalen over het aantal verloonde uren. Als in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de kolom 19 CAO uren is gevuld en kolom 20 Berekenen CAO uren op periodiek aftoppen stond, dan werd hierbij standaard uitgegaan van 260 dagen. Voor bepaalde pensioenfondsen geldt er echter een ander aantal dagen. Daarom is aan deze referentietabellen een kolom toegevoegd waarmee je opgeeft van welke dagen Payroll Business moet uitgaan. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Vanaf deze release is er aan de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) en Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de volgende nieuwe kolom toegevoegd: 21 Berekeningsdagen 1 = 260 dagen 2 = 261 dagen 3 = 262 dagen 4 = werkdagen afrekeningsjaar Dit veld werkt alleen in combinatie met de velden 19 CAO uren en 20 Berekenen CAO uren. Als je in dit veld geen keuze maakt voor de kolom 21 Berek dgn, dan gaat Payroll Business standaard uit van 260 dagen. Actie CAO Services past voor de CAO's waarvoor een ander aantal dagen geldt, de inrichting van de benoemde referentietabellen aan. Als je gebruik maakt van eigen referentietabellen, kunt je dit vanaf 1-1-2021 inrichten. Scherm en rapport Afrekenresultaten D/C  Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. Hierbij kijken we ook of we met kleine aanpassingen het gebruiksgemak van een scherm en/of rapport kunnen verbeteren. Daarnaast zijn er wensen om het scherm van het rapport Afrekenresultaten D/C te verbeteren, zodat er minder onnodige acties plaats hoeven te vinden. Hoe Rapporten > Controle > Afrekenresultaten DC In het rapport Afrekenresultaten D/C hebben we de volgende zaken verbeterd: Via het navigatiepad bovenin het scherm zie je nu voor welk bedrijf je het rapport gaat aanmaken. Je hoeft dus niet meer opnieuw het bedrijf te selecteren vanuit een ander scherm in Payroll Business naar het scherm Afrekenresultaten D/C gaat. De periodiciteit wordt niet meer getoond; dit is een vast gegeven voor het bedrijf en kan niet veranderen. Je ziet direct alle salarisverwerkingen waarvoor je het rapport kan aanmaken. Je hoeft dus niet meer eerst op een knop te klikken om deze te zien. Het rapport wordt voortaan aangemaakt in XSLX-formaat en niet meer in het oudere XLS-formaat. De Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt vind je nu in het laatste tabblad van het excelbestand. Hierdoor kun je de gegevens in het tabblad van het rapport zelf makkelijker sorteren of bewerken. Actie Er geen actie nodig. Arbeidsvoorwaarden Gratificatie 2 ook te gebruiken voor vakantiegeld Waarom Soms zijn er twee referteperiodes aanwezig bij de reservering van het vakantiegeld. Als er meerdere referteperiodes zijn voor bijvoorbeeld het gedeelte wat berekend moet worden op basis van de peilmethode en er een andere referteperiode geldt voor het opbouwgedeelte, dan was niet mogelijk beide te berekenen. Om dit mogelijk te maken hebben we de arbeidsvoorwaarden Gratificatie 2 ( opbouw) aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Gratificatie 2 Aan het arbeidsvoorwaardenscherm van Gratificatie 2 is het volgende veld toegevoegd:  Gratificatie 2 als vakantietoeslag  Vul je hier Ja in, dan worden de reservering en uitbetaling van deze arbeidsvoorwaarden richting de Belastingdienst worden meegegeven als Vakantiegeld. De default waarde van dit veld  is Nee, zodat de arbeidsvoorwaarden blijven werken zoals je gewend bent. Omdat dit een andere arbeidsvoorwaarde is dan vakantiegeld komt er een extra regel op de loonstrook te staan. Let op: als je de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 gaat inzetten voor vakantiegeld, moet je het controleren en aanvullen van de  eventuele minimum vakantietoeslag handmatig bijhouden en corrigeren. Actie Als je de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 wilt gaan gebruiken als vakantietoeslag, vul dan bij het veld Gratificatie 2 als vakantietoeslag de waarde Ja in.  Externe mutaties - meerdere lijsten met externe velden mogelijk Waarom Tot nu toe kon je voor één externe applicatie slechts één externe tabel inrichten. Als je meerdere tabellen had aangemaakt, stond in het verwerkingsverslag de melding Externe tabel fout.  In de praktijk blijkt het soms handig om meerdere lijsten met externe codes te kunnen inrichten, bijvoorbeeld als je met meer dan één tijdregistratiesysteem te maken hebt, Hoe Beheer > Externe mutaties > Externe tabellen Vanaf deze release is het mogelijk om voor hetzelfde externe systeem, meerdere externe tabellen in te richten, inclusief externe velden. De verwerking van de externe mutaties is hierop aangepast. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Minimum vakantietoeslag-aanvulling terwijl blokkering op Ja staat (2088561) Melding Hoewel in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag bij het veld Blokkeren (Vak.toesl.) de waarde Ja was ingevuld en bij het veld Minimum controle en correctie (Vak.toesl.) de waarde Nee, werd er toch vakantiegeld berekend. Oplossing Dit is opgelost vanaf release 2021-01, zodat er geen aanvulling vakantiegeld meer wordt berekend als het veld Blokkeren (Vak.toesl.) op Ja staat. Actie Er is geen actie nodig.  Nul vaste reisdagen per week Melding Door de landelijke maatregelen tegen het coronavirus worden werknemers opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Dit kan van invloed zijn op de reiskostenvergoeding. Voor reiskostenvergoedingen die na 12 maart zijn afgesproken, geldt dat deze zelfs alleen vergoed mogen worden op basis van de werkelijk afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer. Om te voorkomen dat je reiskosten in zijn geheel moet blokkeren of verwijderen en vervolgens weer moet deblokkeren of toevoegen als er wèl reisdagen zijn, is het vanaf deze release mogelijk om 0 (nul) reisdagen in te voeren.  We hadden dit al aangepast in de release van november, maar bij drie varianten ging dit fout in de salarisverwerking. Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Vanaf deze release hebben we het ook mogelijk gemaakt om nul reisdagen in te voeren bij de volgende drie berekeningsmethodes: 4. Dagenbepaling fiscus / Dagen per week / Vaste vergoeding 9. Dag.bep.fisc/Reisdagen per week/Vaste vergoeding 10. Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg.   Actie Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, geef dan bij de betreffende medewerkers 0 reisdagen op bij Vaste reisdagen per week. Hoe je dit precies moet inrichten per mehode, lees je in de online help. SV-loon onjuist bij stagiairs (2179255)  Melding  Als er bij een stagiair voor een periode sprake was van negatief loon, bijvoorbeeld door een correctie met terugwerkende kracht, werd er voor die periode ten onrechte geen SV-loon vastgesteld.  Oplossing  Deze fout is met ingang van deze release hersteld.  Actie Er is geen actie nodig.  Synchronisatie mutaties naar IKV-niveau (2100386) Melding  Medewerker >Interfaces > Loonaangifte Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) / Loonheffingen (IKV) Gegevenselementen die van belang zijn voor de loonaangifte kun je muteren via het scherm Loonaangifte. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat deze mutaties worden doorgezet naar de juiste inkomstenverhouding (IKV). In het IKV-scherm Loonaangifte (IKV) kun je zien welke gegevens bij de inkomstenverhouding horen.  Als een mutatie werd verwijderd vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, werd de informatie in het scherm Interfaces > Loonaangifte niet goed gesynchroniseerd met de informatie in het scherm op IKV-iveau. Hier stond dan nog de oude waarde en deze waarde werd ook gebruikt in de loonaangifte en salarisberekeningen. Oplossing  Dit is vanaf deze release opgelost, zodat ook het verwijderen van een mutatie vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, goed wordt gesynchroniseerd zodat in het scherm op IKV-niveau de juiste waarden komen te staan. Actie Er is geen actie nodig.  Alternatieve omschrijving wijzigen op niveau Bedrijf CAO (2010197)  Melding  Als voor een bepaald Soort element op bedrijfscao-niveau een alternatieve omschrijving was aangemaakt, kon je als klant niet van deze omschrijving afwijken, omdat het niet mogelijk was de alternatieve omschrijvingen aant te passen op klant- en/of Bedrijfscao-niveau. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Vanaf deze release is het ook mogelijk om alternatieve omschrijvingen aan te passen op klant- en/of bedrijfscao-niveau. Op deze manier kun je als klant alsnog eigen omschrijvingen hieraan toekennen. Actie Als je een omschrijving aan wilt passen op klant- en/of bedrijfscao-niveau kun je dat vanaf deze release via de functie Alternatieve omschrijvingen doen.  Alternatieve omschrijving niet getoond bij groepeerkenmerken Rapportages (2347985)  Melding  Als er een alternatieve omschrijving was vastgelegd voor een gegevenselement waarmee je in diverse rapportages kan groeperen, zoals afdeling, kostenplaats, classificatiekenmerken, dan zag je deze alternatieve omschrijving niet terug in de lijst van het veld Groepeerkenmerk van de rapportageschermen. Oplossing  Dit is vanaf deze release aangepast, zodat je de alternatieve omschrijving nu ook in de rapportageschermen terugziet in de keuzelijst van het veld Groepeerkenmerk.  Actie Er is geen actie nodig.  Rekeninggegevens voor betalingen buiten het SEPA-gebied weer beschikbaar (2335548)  Melding  Recent hebben wij het aanmaken van betalingen voor buiten het SEPA-gebied in BTL91-formaat uitgefaseerd en hadden daarom ook het bijbehorende scherm met rekeninggegevens uit het menu verwijderd.  Sommige klanten lieten ons echter weten dat zij wel graag de mogelijkheid wilden behouden om de rekeninggegevens voor betalingen buiten het SEPA-gebied vast te leggen.  Oplossing  Het scherm Overboekingen buiten SEPA is weer toegevoegd aan het menu Medewerkers, echter zonder de toevoeging BTL91. De rekeningnummers die je voor een medewerker in dit scherm hebt vastgelegd, zijn zichtbaar op de loonstrook en op het Betalingsoverzicht netto resultaat via een apart tabblad; dit is niet gewijzigd. Actie Let op: er worden geen betaalbestanden aangemaakt. Als je gebruik maakt van deze mogelijkheid, vergeet dan niet om maandelijks de betalingen buiten het SEPA-gebied handmatig te verzorgen, ook dit is niet gewijzigd.  SV-lonen ontbraken bij APG-aanlevering (2334337) Melding Als een medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt, werd in bepaalde gevallen geen SV-loon doorgegeven in de APG-aangifte. Hierover kregen klanten een terugkoppeling van APG. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 hebben is dit aangepast, zodat voor medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijdbereiken, altijd het SV-loon wordt doorgegeven in de APG-aangifte. Actie Er is geen actie nodig. Ad hoc rapportage (uitgebreid)  - Geen gegevens gevonden (2113335)  Melding In de nieuwe Ad hoc rapportage (uitgebreid) stond soms ten onrechte de melding: Geen gegevens gevonden.  Oplossing Het probleem is opgelost, de beschikbare gegevens worden voortaan altijd in het rapport getoond.  Om de inhoud van het rapport beter te kunnen controleren, is de lijst met parameters die zijn toegepast uitgebreid. Je ziet voortaan: Datum en tijd van aanmaken van het rapport Of je de optie Alleen medewerkers in dienst hebt toegepast Of je de optie Alleen medewerkers met resultaten hebt toegepast Achter de bedrijfsnaam wordt ook de bedrijfscode vermeld Als je het rapport opvraagt in Excel formaat, vind je de Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt. in een apart tabblad. In een pdf staan de parameters bovenaan de eerste pagina. Actie In onderstaande situaties werkt het nieuwe rapport helaas nog niet goed:  Als je met sublooncomponenten werkt: deze zijn herkenbaar aan het feit dat de hoofdlooncomponent, bijvoorbeeld 10001484 Salaris, meerdere keren in de definitie is opgenomen met verschillende omschrijvingen.  Als een element meer dan één keer in de definitie is opgenomen. Als je hier last van hebt, blijf dan nog even het oude rapport gebruiken, wij lossen dit zo spoedig mogelijk op. Ad hoc rapportage uitgebreid  - vragen over werken met definities (2113335) Melding De nieuwe uitgebreide Ad hoc rapportage heeft meer mogelijkheden voor het delen en kopiëren van definities dan de oude rapportage. Bij onze Servicedesk kwamen daarover een aantal vragen binnen. Hieronder vind je daarom extra uitleg over de mogelijkheden. Oplossing Definitie delen: Een definitie die je zelf hebt gemaakt, kun je delen met je collega's door de klant of het bedrijf in te vullen bij Definitie beschikbaar voor en de definitie dan op te slaan. Vanaf dat moment zien jouw collega's de gedeelde definitie in hun lijst. Ze kunnen deze echter niet aanpassen. Definitie kopiëren: Je kunt een definitie die een collega met je heeft gedeeld wel kopiëren, zodat je een versie hebt die je voor eigen gebruik verder kunt aanpassen. Die doe je door te klikken op Definitie opslaan. Vanaf dat moment staat de definitie twee keer in je lijst, met twee eigenaren, namelijk jijzelf en je collega. Om verwarring te voorkomen, is het raadzaam om meteen de naam van de kopie aan te passen. Je kunt er ook voor kiezen om na het selecteren van de definitie meteen de Omschrijving aan te passen, de wijzigingen aan te brengen en de definitie vervolgens op te slaan Definitie verwijderen: Je kunt alleen de definities verwijderen die je zelf hebt gemaakt. Definities die andere gebruikers hebben gemaakt en beschikbaar gesteld, kun je niet verwijderen: bij deze definities is de knop Verwijderen inactief (grijs weergegeven). Actie Als je inmiddels meerdere definities met dezelfde naam in je lijst hebt staan, kijk dan goed wie de eigenaar is, en pas eventueel de naam van je eigen definities aan om het overzicht te houden.  Opmerking: maak met je collega's afspraken over de naamgeving. De lijst met definities is gesorteerd op naam, daarmee kun je ervoor zorgen dat bepaalde soorten definities altijd bij elkaar in de lijst staan. Ziektegevallen in het Duits niet zichtbaar (2308254) Melding De lijst met ziektgevallen was niet zichtbaar als je als gebruiker Duits had gekozen als taal. Ook waren er geen zoekvelden beschikbaar, Oplossing Dit is opgelost, de lijst met zoekvelden is altijd beschikbaar en de aanwezige ziektegevallen worden altijd getoond. Aandachtspunt: zoals je wellicht gezien hebt, zijn nog niet alle vertalingen in de applicatie aanwezig, hier wordt continue aan gewerkt: in elke release worden er vertalingen toegevoegd. Actie Er is geen actie nodig. Reservering vakantiegeld niet berekend over Uitbetaling Meeruren en Vakantieuren (2350119) Waarom Bij het uitbetalen van bepaalde uursoorten werd er na de periode uitdienst, geen reservering vakantiegeld berekend en geen reservering vakantiegeld doorgegeven aan de Belastingdienst. Dit kwam omdat er geen werkdagen waren in de periode van uitbetaling. Hoe Vanaf deze release is dit opgelost en wordt er bij het uitbetalen van deze uursoorten, zoals verwacht, reservering vakantiegeld berekend doorgegeven aan de Belastingdienst Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Verzamelloonstaat inclusief medewerkers uit dienst (2372114) Melding De vezamelloonstaat werkte niet goed, waardoor ook oude medewerkers die uit dienst zijn, erin werden opgenomen. Oplossing We hebben de oplossing hiervoor uitgeleverd op 15 december 2020, zodat er geen medewerkers uit dienst meer in de Verzamelloonstaat staan. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving - signaleringen Nieuwe signalering 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift Signalering Bij soort ink. 11, 13, 15, 18 hoort srt.contr. O of B vervalt per 2021 Waarom Vanaf 2021 is het noodzakelijk om voor medewerkers waarbij het veld Aard Arbeidsverhouding de waarde 4, 6, 7, 18, 79 of 81 heeft, bij de volgende velden de waarde Niet van toepassing in te vullen. Contr. onbep./bep. tijd Schriftelijke arbeidsovk Oproepovereenkomst  Je vindt deze velden in het scherm Arbeidscontract. Door deze aanpassing vervallen andere signalen die betrekking hebben op het Soort contract. Hoe Vanaf 1-1-2021 is het volgende nieuwe signaal in Payroll Business opgenomen: 2103- Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift.  Vanaf 1-1-2021 is het volgende signaal vervallen: Bij Soort ink. 11,13,15,18 hoort Srt.contr. O of B en komt vanaf de verwerkingen van 1 januari 2021 niet meer in het Signaleringsverslag voor. Actie Als er in jouw organisatie medewerkers zijn met de hierboven genoemde codes in het veld Aard arbeidsverhouding, vul dan per 2021 bij de bovenstaande velden Niet van Toepassing in. Meer informatie over deze en andere signalen vind je in de Vooraankondiging Jaarovergang 2020-2021. Foutmelding L2021 en Brief Belastingdienst (2241993) Waarom Begin 2020 hebben we bij medewerkers die opnieuw in dienst waren getreden, de redenen uit dienst verwijderd. Dit hebben we gedaan omdat het vanaf 2020 verplicht is om de Reden uit dienst aan de Belastingdienst door te geven. Helaas is bij deze actie niet bij alle medewerkers waarvoor dit relevant was de reden uit dienst verwijderd en koppelt de Belastingdienst deze medewerkers terug met de foutmelding L2021.  Hoe We hebben bij medewerkers bij wie ten onrechte een reden uit dienst was, de reden verwijderd. Deze aanpassing hebben we uitgeleverd op 11 december 2020. De correcties voor de Loonaangifte die hierdoor zijn ontstaan worden automatisch meegestuurd met de eerstvolgende aangifte, waardoor foutmelding L2021 van de Belastingdienst is opgelost. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 12/23/2020

Mededelingen Wet en Regelgeving 2022 Vanaf deze oktober release gaan we in elke release delen voor het jaarwerk 2022 opleveren. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. Ook komt er dit jaar weer een Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Zodra de datum van deze kennissessie bekend is, laten we dit weten via de release notes en/of de Community. Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Nieuw Verzamelloonstaat volgens opgave Belastingdienst Waarom  Veel klanten hebben ons nadrukkelijk verzocht om het mogelijk te maken in de Verzamelloonstaat alle kolommen op te nemen, zoals de Belastingdienst dat voorschrijft. Daarom hebben we vanaf deze release de eerste aanpassingen voor de Verzamelloonstaat doorgevoerd. In komende releases volgen er nog meer aanpassingen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt het rapport in een keer over alle bedrijven heen af te roepen. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Vanaf deze release hebben we de Verzamelloonstaat als volgt aangepast:  Aan het tabblad Specificatie per medewerker zijn veel extra kolommen toegevoegd, zodat je heel veel extra informatie over de periodes kunt vinden. Er is een tabblad toegevoegd met uitleg over de kolommen, waarbij we ook uitleg geven over de diverse kolommen waarin een waarde staat. Als je de Verzamelloonstaat opvraagt, wordt deze vanaf release 2021-10 in de nieuwe lay-out getoond. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd Referentietabel Pensioenen/fondsen Corr. Verlof Waarom In release 2021-06 hebben we de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. Verlof beschikbaar gesteld waarmee je per pensioensoort en pensioenvariant kunt aangeven of een verlofsoort wel of niet meedoet voor het corrigeren van de premie. We hebben nu geconstateerd dat het mogelijk was om deze referentietabel foutief te importeren met lege waarden in de verlofsoort. Dit zorgde dan voor een foutieve berekening.  Hoe  Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer > Pensioenen/fondsen Corr. Verlof We hebben de controle op de import verbeterd, zodat het niet meer mogelijk is referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. foutief, dat wil zeggen met lege waarden, in te lezen. Actie Er is geen actie nodig.  Interface Loonaangifte - veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz heeft nu 6 decimalen Waarom Als een stagiair na de stageperiode in dienst komt, is het verplicht de stagevergoeding mee te nemen in de grondslag voor de werknemersverzekeringen. In het interfacescherm Loonaangifte kun je hiervoor de stagevergoeding vastleggen en het aantal  stageperiodes. Het was echter niet mogelijk in het veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz een waarde met decimalen op te geven. Hierdoor werd het maximumloon voor de werknemersverzekeringen niet helemaal juist berekend, als er sprake was van gebroken stageperiodes. Daarom kun je vanaf deze release het aantal stageperiodes vastleggen met decimalen.   Hoe Medewerker > Medewerker > Interfaces > interface Loonaangifte In het veld Aantal stage periodes huidg jaar - werknemersverz kun je nu een waarde met 6 decimalen vastleggen. Denk eraan dat je daarbij de gebroken stageperiodes berekent op basis van 260 werkdagen. Bij maandverloning moet je de gebroken werkdagen delen door 21,666667. Bij 4-weken verloning moet je de gebroken werkdagen delen door 20.  Voorbeeld Bedrijf heeft maandverloning. Een stagiair komt op 18-1-2021 stage lopen. Op 21-5-2021 is de stage beëindigd.  De stage periode voor januari is 10 (werkdagen) / 21,666667 = 0,461538. De stage periode voor februari = 1. De stage periode voor maart = 1. De stage periode voor april = 1. De stage periode voor mei is 14 (werkdagen) / 21,666667 = 0,646154. Totaal aantal stageperiodes is dan: 0,461538 + 1 + 1 + 1 + 0,646154 = 4,107692. Actie Indien gewenst, kun je het aantal stageperiodes nu ook vastleggen met decimalen. Salarisstrook viewer - velden niet volledig leesbaar Waarom Als je bij het openen van de Salarisstrook viewer het internetscherm niet op volledige grootte had staan, werden de velden achter het veld Medewerker verkleind, waardoor ze niet volledig leesbaar waren. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Dit is opgelost. Als je nu de Salarisstrook viewer opent in een verkleind internetscherm, behouden de velden achter het veld Medewerker hun formaat en blijven dus leesbaar. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding met opgenomen looncomponenten Melding Als je buiten de arbeidsvoorwaarde Reiskosten om een onbelaste vergoeding uitkeert als (aanvulling op) reiskosten, werd die vergoeding niet meegenomen in de berekening van de fiscale ruimte. De fiscale ruimte was dan lager, dan in de arbeidsvoorwaarde was berekend. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Om dit te corrigeren, hebben we aan de grondslagen de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken toegevoegd, waarin je de onbelaste looncomponenten kunt plaatsen die het systeem bij het berekenen van de fiscale ruimte moet meenemen.  Actie Als je onbelaste looncomponenten wilt meenemen in de berekening van de fiscalen ruimte, plaats deze dan in de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken. Medewerker gaat met AOW - Extra toetsmoment Eerste dag van de maand (2828399) Melding Tot nu toe was het niet mogelijk om een pensioen- of fondsregeling met een vaste grondslag te laten beëindigen op de eerste dag van de maand dat een deelnemer de AOW-leeftijd bereikt of op een vaste eindleeftijd. Hierdoor werd een verkeerde datum aangemaakt voor einde deelname en werd deze verkeerde datum ook doorgegeven. Oplossing Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Aan de kolom Toets einde deelname van de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigenregeling (vast) en Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is een extra toetsmoment toegevoegd, namelijk: 6 Eerste dag vd maand.  Dit extra toetsmoment is beschikbaar vanaf release 2021-10 en kun je vastleggen vanaf de Peildatum 1-1-2022. Actie Als het bovenstaande in jouw organisatie van toepassing is voor een van de pensioenregelingen met een vaste grondslag en dit is een eigen regeling, pas dan de referentietabel aan. Voor benoemde pensioenregelingen zal CAO services dit voor je doen. 30% salarisnorm niet gehaald - 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten (2883114) Melding Bij gebruik van de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling exclusief extraterratoriale kosten en berekening van een verlaagd percentage, sluit het fiscale loon na toepassing van de 30%-regeling bij sommige medewerkers precies aan op het norminkomen; in sommige gevallen moet het fiscale loon echter hoger zijn dan het norminkomen. Oplossing Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten Aan het scherm met bedrijfsinstellingen is het volgende veld toegevoegd: Norminkomen verhogen met 0,01. Vul je hier Ja in, dan wordt het norminkomen tijdens de berekening met 1 cent verhoogd. Hierdoor wordt de bruto inhouding 1 cent lager en het berekende fiscale loon 1 cent hoger, zodat het voldoet aan de eis dat het hoger moet zijn dan het norminkomen. Actie Als je wilt dat het fiscale loon altijd hoger is dan het norminkomen, vul dan bij het veld Norminkomen verhogen met 0,01 de waarde Ja in. Wijziging salaristrede geeft niet gewenste resultaat (2832307) Melding Soms werd een mutatie die was ingevoerd door een gebruiker, niet meegenomen in een salarisverwerking nadat de datum in dienst van de medewerker was gewijzigd. Dit kwam voor als er al een (voorlopige) verwerking voor de medewerker had plaatsgevonden en daarna de datum in dienst was gewijzigd. Als je bijvoorbeeld aan een medewerker een salarisschaal en -trede hebt toegekend en, nadat de medewerker al (voorlopig) is verloond, de datum indienst wijzigt en ook de salaristrede, dan kon de Payroll engine het nieuwe schaalbedrag niet altijd meer vastleggen. Wijzig je de datum in dienst, dan worden er in de applicatie automatisch een aantal zaken gewijzigd. Deze mutaties krijgen dan de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder; dat geldt dan ook voor mutaties die oorspronkelijk door de Payroll engine zijn gemaakt. In Payroll Business krijgen mutaties die zijn vastgelegd door een gebruiker prioriteit boven mutaties met Payroll engine als muteerder en daarom kon de Payroll engine niet altijd nieuwe mutaties aanmaken zodat de waarde die voor de wijziging van de datum indienst actief was, actief bleef. Oplossing Bij een wijziging van de datum in dienst krijgen (indien aanwezig) de door de Payroll engine aangemaakte mutaties niet meer de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder, maar worden de mutaties van de Payroll engine inactief zodat bij een nieuwe verwerking deze mutaties opnieuw kunnen worden aangemaakt.  Actie Deze aanpassing is actief vanaf deze release. Heeft dit zich bij een van uw medewerkers voorgedaan en is de medewerker inmiddels al definitief verloond, dan kunt u de datum in dienst niet meer aanpassen. Bij nieuwe situaties zal dit niet meer optreden. Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum versus Release (2878991) Melding Er verschijnen nog steeds meldingen in het Signaleringsverslag dat het vakantiegeld dat een medewerker heeft ontvangen, onder het wettelijk minimum ligt. Dit komt omdat er door afrondingsverschillen een verschil van een of enkele eurocenten is ontstaan. Als de instelling van het veld Controleren op wettelijk minimum gelijk is aan Controleren en aanvullen dan staan die eurocenten in de Afrekenmatrix en worden tegelijk met het vakantiegeld uitbetaald. De melding dat het vakantiegeld onder het minimum ligt, verschijnt dan ook in het Signaleringsverslag. Als wordt betaald in een andere peridoe dan de eindperiode, zie je het signaal zowel in de eindperiode als in de betaalperiode. Dit komt omdat de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag en de controle een net iets andere berekeningsmethodiek gebruiken. Oplossing De regeling die de controle op het minimumloon en de minimale vakantietoeslag uitvoert, is zo aangepast dat een verschil tot 6 cent nu wordt genegeerd: u kunt dit verschil mogelijk nog wel zien in het rapport met payrollelementen, maar het signaal staat niet meer in het Signaleringsverslag en er is geen uitbetaling van de aanvulling op het vakantiegeld als dit minder is dan 6 cent. Actie Let op het volgende. Als er afgelopen mei een aanvulling van enkele eurocenten is uitgekeerd op het vakantiegeld, kan er als gevolg van deze wijziging een TWK-berekening plaatsvinden waarbij de eurocenten worden teruggeboekt. Journalisering vrijval eindejaarsuitkering (2879134) Melding Als een medewerker uit dienst gaat en de eindejaarsuitkering moet worden uitbetaald in de periode na uit dienst, dan werden de reserveringen niet tegengeboekt. Oplossing Met ingang van 01-01-2021 worden vanaf deze release in genoemde situatie de reserveringen weer tegengeboekt via de betreffende looncomponenten. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Code reden einde inkomstenverhouding per 2022 Waarom Vanaf 2022 hebben de Belastingdienst en het Uniform Pensioenfonds de Code reden einde inkomstenverhouding aangepast en aan elkaar gelijk gemaakt. Dit betekent dat de lijst met codes per 2022 verandert. We hebben deze lijst per release toegevoegd, zodat de codes voor eventuele uitdienstmeldingen in de toekomst al zijn aangepast voor 2022 en de aangifte ervan goed gaat,  Wijzigingen per 2022 De waarden 80 en 81 van de UPA zijn vervangen door 05 en 06. De waarde 02 die de Belastingdienst hanteerde op basis van de waarden 80 en 81 die de klant had ingevuld, vervallen ook. De Belastingdienst hanteert nu ook de daadwerkelijke waarde van 05 en 06, zodat daar geen verschil meer in zit. Actie Instelling > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Gebruik je eigen redenen uit dienst, dan is het nodig de conversietabel aan te passen per 2022. Hierbij moet je alle waarden die verwijzen naar 80 en/of 81 wijzigen naar 05/06. Als dit niet is gebeurd, wordt er bij een uitdienstmelding met een van de codes 80 of 81 geen aangifte aangemaakt.  Let op: als je deze waardes aanlevert vanuit een ander HR-systeem, denk er dan aan dat deze validatiewaarden ook daarin moeten worden aangepast. Gebruik je de waardenlijst van de Belastingdienst op Landniveau, dan hoef je hier niets voor te doen.  Officiële lijst Belastingdienst gaan gebruiken Als je ervoor kiest om de officiële lijst van de Belastingdienst te gaan gebruiken, doe dan per 2022 het volgende: . in dat geval kan per 2022 een aantal dingen worden verwijderd / uitgezet: Verwijder de eigen gemaakte  waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.   Leg in de Interface loonaangifte vast dat je geen gebruik maakt van de Conversietabel reden uit dienst door het veld leeg te maken. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Interface Loonaangifte. Publishing Date : 9/22/2021

Notifications Again - Duplicate sick reports were added when importing consultant’s Excel file The September release notes included this message about incorrect addition of duplicate sick reports as described below. Due to a problem with this modified functionality we have revoked the modification on 30 August 2021. The modification has now been improved and will again be available in the October release. Why When an Importing absence file was read in the Import Excel file (Consultant) screen that inadvertently contained duplicate sick reports, the Sick leave screen showed two lines with active sick leave. However, only one sick leave is allowed per contract. In the Sick leave screen it is not possible to enter a new sick leave for an employee with an active sick leave because the system checks for this and an error message will be displayed. When importing sick leave this check was not performed, resulting in duplicate sick reports with the same start date. How Management > Import/Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sick leave The software has been modified to ensure an Importing absence file with duplicate sick reports no longer results in duplicate active sick reports when it is read using Import Excel file (Consultant). We have also made sure this is not possible through other channels for reporting sick leave, such as API and HR Self Service. Action No action is required. Person level improved – Identity now processed in the same way as UPI We made the following functionality available on 1 September 2021. Why When an employee is hired, the system can determine whether it concerns a new or a returning employee. With a new employee the system assigns a new UPI or Identity. Identity (7013) is used to identify the user in the portal. Unique Personal ID (UPI) (7014) is used to identify a person and can also be used when the person level is not used. With a returning employee the system used to assign the old UPI but not necessarily the old Identity. This resulted in problems in the portal and other systems. That is why the system now processes the UPI and the Identity in the same way. How To enable the system to process the UPI and the Identity in the same way, the software has been modified as follows.  Settings > Recording > Parameters UPI As of 1 September 2021 the name of the Parameters UPI screen has changed to Parameters UPI/Identity. The Fill Identity with field has been added to specify what the employee’s Identity field should contain. When the employee’s Identity is already known in the system, i.e. a person with an Identity already exists for the UPI, the known Identity is used. Note: the preference specified in the Fill Identity with field for Identity applies when a new Identity has to be created. The Fill Identity with field has the following values: Generate automatically The Identity field is to be specified by the system automatically. With this option the Sequence number field and the Leading zeroes option are displayed.  Enter a sequence number if the Identity that is automatically generated should be based on this sequence number +1, this sequence number +2, etc. If the Leading zeroes option is selected, the Total length field is displayed and the leading zeroes are added to the automatically generated Identity up to the maximum length specified in Total length.  Use employee code The Identity field will automatically be filled with the employee code. Use employee UPI The Identity field will automatically be filled with the UPI. Use Identity preference The Identity field will automatically be filled with a preference value. This field will be made available through Self Service. For example, Email address or a value from the organization’s free fields. This field can be modified through an import. When nothing is entered here, the Identity field will remain blank. When Use Identity preference is selected in the Parameters UPI/Identity screen, the Identity preference field can be changed in HR Core Business, or the value will be entered through Self Service when the 10526800PS category is included in the Self Service workflow/processes. In all other cases the Identity preference field remains blank and cannot be changed in HR Core Business. Inflow/Outflow > Create employee Employee > Employee > Employee (supplementary)  The Identity preference field has also been added to the Employee (supplementary) screen and in the Create employee wizard, so it is assured in all our processes. Note: when an Identity is explicitly specified when creating an employee using Self Service category 7013PS, that value will be adopted in HR Core Business without validation. Validation will take place during processing. When in the Parameters UPI/Identity screen it has been specified that the Identity should be assigned automatically, the Identity field can remain blank. The Identity will then be assigned automatically. Action Specify your option in the Fill Identity with field in the Parameters UPI/Identity screen with the required start date to ensure one method is used for the Identity throughout the organization. Include category 10526800PS in the Self Service processes if the Identity preference field is to be used.  Modified and Improved GDPR – Some data was wrongly synchronized between Person level and Employee level Why Some data was wrongly synchronized between the Person level and the Employee level. Some of the data has to be removed or anonymized to comply with GDPR. How  The data that was wrongly synchronized between the Person level and the Employee level has been removed from the synchronization process. The data that had to be removed or anonymized to comply with GDPR has later been added and will be properly removed or anonymized as of the October release. Action No action is required. Work schedule can now be generated for a period longer than 2 years Why Up till now work schedules could only be generated for a maximum period of 2 years. Where parental leave is concerned, for example, work schedules for a period longer than 2 years are useful, which is why as of this release a work schedule can be generated for a longer period. How Settings > Work pattern > Generate work schedule As of the October 2021 release a work schedule can be generated for a maximum period of 4 years. Action No action is required.  Solved Messages List of values only consisted of 20 pages (2851105) Message  The List of values screen only showed a maximum of 20 pages. When the list of an Element consisted of more than 20 pages it was not possible to view all the values.  Solution This has been resolved and as of this release the List of values screen includes more than 20 pages. Action No action is required.  HRSS parental leave failure (2848055) Message  It was not possible to request parental leave with a start date that equaled the date of employment.  Solution The software has been modified and as of this release it is possible to hire an employee on, for example, 01-10-2021 and request parental leave as of 01-10-2021. Action No action is required. Publishing Date : 9/21/2021

Mededelingen Nogmaals - Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant In de Release notes van september hebben we deze melding over het onterecht toevoegen van dubbele ziekmeldingen opgenomen zoals hieronder beschreven. Vanwege een probleem met deze aangepaste functionaliteit, hebben wij de aanpassing op 30 augustus 2021 ongedaan gemaakt. Inmiddels hebben we de aanpassing verbeterd en is deze opnieuw beschikbaar met ingang van de oktober release.   Waarom  Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen. Hoe  Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service. Actie  Er is geen actie nodig Persoonslaag verbeterd - Identity nu op dezelfde manier behandeld als UPI Op 1 september 2021 hebben we de volgende functionaliteit beschikbaargesteld. Waarom Als een medewerker in dienst komt, is ons systeem in staat om vast te stellen of het een nieuwe medewerker is of een terugkerende medewerker. Is het een nieuwe medewerker, dan kent het systeem een nieuwe UPI en/of Identity toe. Identity (7013) wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker in het Portaal. Uniek Persoonlijk Id (UPI) (7014) wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon en kan je ook gebruiken als je de persoonslaag niet gebruikt. Als het om een terugkerende medewerker ging, kende het systeem wel de oude UPI toe, maar niet per definitie de oude Identity. Dit veroorzaakte problemen in het Portaal en andere systemen, Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de UPI en de Identity binnen het systeem op dezelfde manier worden behandeld. Hoe Om het mogelijk te maken om binnen het systeem de UPI en Identity op dezelfde manier te behandelen, is de programmatuur als volgt aangepast.  Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens UPI De naam van het scherm Stuurgegevens UPI is met ingang van 1 september 2021 gewijzigd in Stuurgegevens UPI/Identity. Aan dit scherm is het veld Identity vullen met toegevoegd, waarmee je opgeeft hoe je het veld Identity van de medewerker wilt laten vullen. Als de Identity van de medewerker al bekend is in het systeem, dat wil zeggen dat er voor de UPI al een persoon bestaat met een Identity, dan wordt de reeds bekende Identity toegepast. Let op: de voorkeur die je in het veld Identity vullen met vastlegt voor het vullen van de Identity is van toepassing als er een nieuwe Identity moet worden aangemaakt. Het veld Identity vullen met heeft de volgende waarden; Automatisch genereren Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen door het systeem. Zodra je deze optie selecteert, zie je het veld Volgnummer en de optie Voorloopnullen.  Vul een volgnummer in, als je wilt dat de de Identity's die de applicatie automatisch genereert, zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Zet je de optie Voorloopnullen aan, dan verschijnt het veld Totale lengte en vult de applicatie de automatisch gegenereerde Identity aan met voorloopnullen tot de maximale lengte die je hebt opgegeven bij Totale lengte.  Gebruik Medewerker code Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Gebruik Medewerker UPI Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen met de UPI. Gebruik Voorkeur Identity Je kiest ervoor om het veld Identity te laten vullen met een waarde van voorkeur. Dit veld wordt beschikbaar gesteld via Self Service. Je zou daar bijvoorbeeld kunnen kiezen voor het E-mailadres of een waarde uit de vrije velden van je organisatie. Dit veld kun je ook doormiddel van een import aanpassen. Als je hier niks in vult blijft het veld Identity leeg. Als je in het scherm Stuurgegevens UPI/Identity kiest voor Gebruik Voorkeur Identity, dan kun je het veld Voorkeur Identity muteren in HR Core Business of wordt de waarde gevuld via Self Service als je de rubriek 10526800PS opneemt in je Self Service workflow/processen. In alle andere gevallen is het veld Voorkeur Identity niet gevuld met een waarde en kun je het veld in HR Core Business niet muteren. Instroom / uitstroom > Aanmaken Medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend)  We hebben het veld Voorkeur Identity ook toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend) en opgenomen in de Wizard Aanmaken medewerker, zodat het geborgd is in al onze processen. Let op: als bij het aanmaken van een medewerker expliciet een Identity wordt meegegeven vanuit Self Service rubriek 7013 PS, dan wordt die waarde zonder controle overgenomen in HR Core Business; uiteraard vindt tijdens de verwerking wel validatie plaats. Als je bij de Stuurgegevens UPI/Identity hebt opgegeven dat je de Identity automatisch wilt laten toewijzen, dan kun je het veld Identity leeg laten. Het systeem zal de Indentity dan automatisch toekennen. Actie Leg in het scherm Stuurgegevens UPI/Identity in het veld Identity vullen met je keuze vast met de gewenste ingangsdatum, om er voor te zorgen dat je voor je hele organisatie altijd één werkwijze voor de Identity hanteert. Als je gebruik wil maken van het veld Voorkeur Identity, neem dan rubriek 10526800PS op in de Self Service-processen.  Gewijzigd en verbeterd AVG - Aantal gegevens tussen niveaus Persoon en Medewerker ten onrechte gesynchroniseerd Waarom We hebben geconstateerd dat bij de synchronisatie tussen het niveau Persoon en het niveau Medewerker een aantal gegevens ten onrechte werd gesynchroniseerd. Een deel van deze gegevens moet in het kader van de AVG worden verwijderd of geanonimiseerd. Hoe  De gegevens die ten onrechte werden gesynchroniseerd tussen de Persoon en de Medewerker, zijn uit de synchronisatie gehaald. De gegevens die in het kader van de AVG moeten worden verwijderd of geanonimiseerd, zijn hieraan alsnog toegevoegd en worden met ingang van de oktober release naar behoren verwijderd of geanonimiseerd. Actie Er is geen actie nodig.  Nu mogelijk Werkrooster te genereren voor meer dan 2 jaar Waarom Tot nu kon je alleen een werkrooster genereren voor maximaal 2 jaar. Omdat het bijvoorbeeld voor Ouderschapsverlof handig is om werkroosters voor meer dan twee jaar te genereren, hebben we het vanaf deze release mogelijk gemaakt een werkrooster te genereren voor meer dan 2 jaar. Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Vanaf release 2021-10 is het mogelijk om een werkrooster te genereren voor maximaal 4 jaar in de toekomst. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Waardenlijst toonde niet meer dan 20 pagina's (2851105) Melding  Het scherm Waardenlijst toonde maximaal 20 pagina’s. Als de lijst van een Element meer dan 20 pagina's bevatte, kon je dus niet alle waarden zien.  Oplossing Dit is opgelost, vanaf deze release toont het scherm Waardenlijst weer meer dan 20 pagina’s. Actie Er is geen actie nodig.  Uitval HRSS ouderschapsverlof (2848055) Melding  Het was niet mogelijk om ouderschapsverlof aan te vragen met een ingangsdatum die gelijk was aan de datum in dienst.  Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat het vanaf deze release wel mogelijk is om een medewerker aan te nemen op bijvoorbeeld 01-10-2021 en ook ouderschapsverlof aan te vragen met ingang van 01-10-2021. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 9/21/2021

Mededelingen Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Nieuw  Kwaliteitsverbetering Proces Loonaangifte vanuit Payroll Business Waarom We zijn druk bezig om het proces rond de loonaangifte te verbeteren door fouten in de loonaangiftegegevens al in een vroeg stadium, dus in Payroll Business zelf, te achterhalen. Payroll Business controleert of gegevens die in het loonaangiftebestand worden opgenomen fouten bevatten. Als dat zo is, maakt Payroll Business geen aangiftebestand aan, maar neemt de foutmelding op in een rapport, zodat je de fouten kunt herstellen. Op deze manier willen we voorkomen dat er onjuiste gegevens in de Loonaangifte terecht komen, waardoor de Belastingdienst de aangifte afkeurt.  Daarnaast kun je na het herstellen van fouten, de interface Loonaangifte voortaan zelf herstarten. Je hoeft dit dus niet meer aan de Servicedesk te vragen.  Code reden uit dienst We zullen in komende releases regelmatig foutmeldingen aan de rapportage toevoegen. In deze release starten we met de fouten die veroorzaakt worden door de Code reden uit dienst. Zodra je een medewerker uit dienst meldt door bij Dienstverband indicatie te kiezen voor Uitdienst, komt de huidige datum in het veld Datum uitdienst te staan en wordt het veld Reden uitdienst actief, zodat je hier de reden kunt selecteren. Dit is een verplicht veld en de reden uit dienst die je hier selecteert, moet voldoen aan de waarde die de Belastingdienst voorschrijft. Als dit niet zo is, maakt Payroll Business geen loonaangiftebestand aan en neemt de Servicedesk contact op om de fout te herstellen en de loonaangifte te herstarten. Omdat je ervoor kunt kiezen om eigen redenen uit dienst te gebruiken, kunnen we foutmeldingen over de Reden uit dienst niet alvast in Payroll Business zelf geven, maar pas bij het aanmaken van het loonaangiftebestand. Hoe Hoe werkt het proces vanaf september  Als Payroll Business constateert dat de waarde bij Reden uit dienst niet correct is, wordt er vanaf release 2021-09 geen loonaangiftebestand meer aangemaakt. Payroll Business maakt het Interface log Rapport Loonaangifte aan, waarin per medewerker de fouten worden gespecificeerd en plaatst dit in Gedeelde rapporten.  Je kunt ervoor kiezen om een e-mail te ontvangen, als Payroll Business een Interface log Rapport Loonaangifte aanmaakt. Dit legt je vast via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte. Zie ook de Release notes 2021-08, onderwerp Notificatie afkeuring loonaangifte. In het helponderwerp Signaleringen loonaangifte, kun je zo nodig nakijken hoe je de fout(en) kan herstellen.  Herstel bij de medewerkers die in het rapport staan de fouten. Via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces kun je betreffende loonaangifte zelf herstarten. Het is dus niet meer nodig hiervoor een ticket aan te maken voor de Service Desk. Actie Wil je meteen vanaf september een e-mail ontvangen, als Payroll Business vanwege fouten het loonaangiftebestand niet kan aanmaken, zet dan in het interfacescherm Loonaangifte het veld Interface rapport verzenden op Ja en geef de e-mailadressen op, waar Payroll Business het bericht naartoe moet sturen. Zie ook de Release notes 2021-08, onderwerp Notificatie afkeuring loonaangifte. Los eventuele fouten voor de Reden uit dienst op, die vanaf de september release in het Interface log Rapport Loonaangifte komen te staan.  Situatie 1 Je bent in 2020 overgestapt op de redenen uit dienst van de Belastingdienst en hebt de eigen waardenlijst verwijderd. Alle nieuwe uit dienstmeldingen gaan goed, omdat je alleen een validatiewaarde kunt kiezen die voldoet aan de voorschriften van de Belastingdienst.  Het gaat fout als er een verloning/nabetaling plaatsvindt voor een medewerker die uit dienst is gegaan vóórdat je als klant bent overgestapt op de waardenlijst met redenenen uit dienst van de Belastingdienst.  Je kunt dit oplossen door de code reden uit dienst te wijzigen in een waarde die voorkomt in de lijst van de Belastingdienst met als Peildatum de eerste dag van de maand waarin je de nabetaling doet.  Situatie 2 Je maakt gebruik van eigen redenen uit dienst en hebt daarom een conversietabel ingericht, waarin je je eigen redenen uit dienst hebt gekoppeld aan die van de Belastingdienst.  Het kan zijn, dat er een nieuwe reden is gebruikt die nog niet aan deze conversietabel is toegevoegd. Je kunt dit oplossen door deze nieuwe eigen reden uit dienst aan de conversietabel toe te voegen. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel. Na het herstellen van de fouten, kun je zelf de interface herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces.  Er is dus GEEN salarisverwerking nodig. Let op: de aangiftes worden eenmaal per heel uur aangemaakt. Het kan dus even duren voordat het loonaangiftebestand zichtbaar is in de module Loonaangifte. Toetsmomenten arbeidsvoorwaarden ANW HIAAT toegevoegd Waarom  Bij de arbeidsvoorwaardenvariant ANW-hiaat op basis van leeftijdstabel werd alleen een toetsmoment toegepast bij het bepalen van de te gebruiken staffel. Het was echter niet mogelijk om de premiebetaling geautomatiseerd te laten beëindigen.  Daarom hebben we het vanaf deze release mogelijk gemaakt om met ingang van 1 januari 2021, ook een toetsmoment op te geven voor het einde van de deelname en dus het beëindigen van de premiebetaling. Verder is het vanaf die datum mogelijk om te kiezen tussen beëindiging op een vaste eindleeftijd of op (een aantal maanden voor) de AOW-leeftijd. Deze wijzigingen hebben we ook doorgevoerd voor de arbeidsvoorwaardenvariant ANW hiaat op basis van fulltime. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > ANW Hiaat op basis van leeftijdtabel / ANW hiaat op basis van fulltime Aan de bedrijfsschermen ANW hiaat op basis van leeftijdtabel en ANW hiaat op basis van fulltime zijn de volgende velden toegevoegd: Einde deelname (ANW hiaat) Toetsmoment einde deelname (ANW hiaat) waarin je kunt kiezen uit de volgende toetsmomenten: Begin afrekenperiode Begin jaar Einde afrekenperiode Einde jaar Geboortedag Eind leeftijd (ANW hiaat) Einde deelname maanden voor AOW (ANW hiaat) Deze velden zijn ook toegevoegd aan de medewerkerschermen ANW Hiaat obv leeftijdtabel / fulltime, maar dan als alleen lezen veld. Actie  Met ingang van 1 januari 2021 moet je bij de arbeidsvoorwaardevarianten ANW hiaat op basis van leeftijdstabel en ANW hiaat op basis van fulltime kiezen op welk moment de premiebetaling moet worden beëindigd. Is dit een vaste eindleeftijd, geef dan de leeftijd op in het veld Eind leeftijd (ANW hiaat). Is dit de AOW leeftijd, dan kun je eventueel in het veld Einde deelname maanden voor AOW (ANW hiaat) vastleggen hoeveel maanden voor de AOW-datum er geen ANW-hiaat premie meer is verschuldigd.  In beide gevallen moet je in het veld Toetsmoment einde deelname (ANW hiaat) het bijbehorende toetsmoment selecteren.   Let op: de gemaakte keuze kan consequenties hebben voor de premieberekening bij medewerkers die in de afgelopen perioden de eindleeftijd ANW-hiaat hebben bereikt. Gewijzigd en verbeterd  Importeren CSV - wisselen van bedrijf via navigatiepad bovenin scherm niet mogelijk  Waarom Het was niet mogelijk om binnen de functie Importeren CSV van bedrijf te wisselen via het navigatiepad bovenin het scherm. Je kon hier geen ander bedrijf selecteren, zoals bij Exporteren CSV. Hoe Beheer > Import > Importeren CSV Dit is opgelost. Vanaf deze release kun je binnen de functie Importeren CSV van bedrijf wisselen via het navigatiepad.  Actie Er is geen actie nodig.  Einddatum regelinggegevens naar een pensioenuitvoerder in de UPA-aangifte Waarom Als een regeling bij een pensioensuitvoeringsorganisatie (PUO) stopt of niet meer doorgegeven hoeft te worden via de pensioenaangifte (UPA), moet er een einddatum worden aangeleverd in het regelingenblok voor de medewerkers die hier onder vallen. Dit gebeurde echter niet als de regeling werd ontkoppeld. Vanaf deze release kun je voor de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen zelf een einddatum vastleggen. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer > Referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen  Aan het scherm waarin je de gegevens voor de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen vastlegt, is met ingang van 1-1-2021 het veld 7 Datum einde regelingblok toegevoegd. Als je hier een einddatum invult, wordt er in de periode waarin deze datum valt een einddatum aangeleverd en worden er vanaf de volgende periode geen gegevens meer voor dit regelingblok vastgesteld. Meer informatie vind je in de online help via Procedurebeschrijvingen > Interface UPA > Referentietabel UPA inrichten koppeling pensioenregelingen Actie Doet een van de volgende drie situaties zich voor waardoor het niet meer nodig is pensioengegevens door te sturen, vul dan de Datum einde regelingblok in, zoals hierboven beschreven.  1. De pensioenregeling wordt beëindigd. In deze situatie moet je per de eerstvolgende periode de referentietabel van de betreffende pensioenregeling (Pensioenen/fondsen benoemd/eigen regeling (vast/variabel)) stoppen door de betreffende regels uit de betreffende referentietabel te verwijderen. Let op: je moet ook per de volgende periode de regel verwijderen uit de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen. 2. De pensioenregeling loopt door, maar de aanlevering via UPA stopt. In deze situatie moet de berekening van de betreffende pensioenregeling wel blijven plaatsvinden. Per de eerstvolgende periode moet je het productkenmerk en de productvariant verwijderen. Let op: je moet ook per de volgende periode de regel verwijderen uit de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen. 3. De aanlevering stopt bij de ene pensioenuitvoerder (PUO) en gaat door bij een andere. In deze situatie vul je de einddatum in en moet je per de eerstvolgende periode in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen het productkenmerk, de productvariant en het relatienummer wijzigen conform de gegevens die de nieuwe PUO aangeeft.  Daarnaast moet je in de referentietabel van de betreffende pensioenregeling (Pensioenen/fondsen benoemd/eigen regeling (vast/variabel)) het juiste productkenmerk en de juiste productvariant invullen.  Overnemen en verminderen verlofrechten binnen arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode Waarom Binnen bepaalde branches komt het voor dat projecten worden overgenomen door een andere werkgever, waarbij ook de medewerkers die voor dat project werken, gedeeltelijk worden overgenomen. Omdat het in dat geval mogelijk moet zijn de verlofrechten van die medewerkers over te nemen en vast te leggen, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt via de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode. Het kan ook zijn dat door het overdragen van een project aan een andere werkgever, medewerkers minder uren gaan werken dan oorsponkelijk vastgelegd, waardoor ze minder verlofuren opbouwen. Daarom is het nu ook mogelijk de verlofrechten van deze medewerkers te verminderen met het percentage dat is gebaseerd op het aantal uren dat ze minder zijn gaan werken voor jouw organisatie.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Verlof Opbouwmethode In het medewerkerscherm Verlof opbouw kun je vanaf deze release via de volgende velden de verlofsaldo's vastleggen die de medewerker bij de vorige werkgever heeft opgebouwd en die moeten worden overgenomen: Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk dit jaar Verlofsaldo bovenwettelijk dit jaar Als er via het veld Uurloon recht in uren (verlof) een uurloon is opgegeven voor deze arbeidsvoorwaarde, wordt ook de waarde in geld van het ingelezen verlof vastgelegd. Dit moet namelijk bekend zijn als de medewerker uit dienst gaat en je de waarde van het verlof moet uitbetalen.  Aan het scherm Verlof opbouw zijn de volgende velden toegevoegd: Ingelezen verlof waarderen in geld Vul hier Ja in als er ook een reservering van het ingelezen verlof moet plaatsvind en via de Afrekenmatrix werkgever. Dit gebeurt dan ook voor de eventuele opslag voor de werkgeverslasten.   Percentage overhevelen verlof Als je een project overdraagt aan een andere werkgever die ook gedeeltelijk de medewerkers overneemt, kun je hier het percentage opgeven waarmee de verlofsaldo's van de medewerker verminderd moeten worden.  Als er een uurloon voor verlof is opgegeven, dan wordt de waarde in geld van het verlof ook met dit percentage verminderd. Ook wordt dan altijd een vrijval van de verlaagde verlofsaldo's geboekt via de Afrekenmatrix werkgever.  Deze aanpassingen gaan in per 1-1-2021. Actie Als je deze nieuwe mogelijkheden wilt gebruiken, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Opgeloste meldingen CAO Metalektro (487) - Berekening AO verzekeringen (2595422) Melding Voor de drie arbeidsongeschiktheidsverzekeringen van Metalektro, de WIA-Bodemverzekering, WGA-Hiaatverzekering Standaard en WGA-Hiaatverzekering Aanvullend, hebben wij drie pensioenregelingen met vaste  grondslagen ingericht: WIA-hiaat WIA-hiaat extra AOP   Bij het bepalen van het verzekerde salaris, werd er echter geen rekening mee gehouden dat de pensioenpremie, ANW-premie en PAWW-premie hiervan geen deel uitmaken en daarom in mindering moeten worden gebracht. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release kun je per peildatum 1-1-2021 de premies die geen deel uitmaken van het verzekerde salaris plaatsen in een van de volgende nieuwe grondslagen: Aftrek premies - AOP (vaste grondslag) Aftrek premies - WIA hiaat (vaste grondslag) Aftrek premies - WIA hIaat extra (vaste grondslag) Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen (vaste grondslag) De PAWW-premie is geen bruto-kolom bedrag en kun je niet in de grondslag plaatsen, omdat het premiebedrag niet is weggeschreven als looncomponent.  Daarom hebben we voor het in mindering brengen van de PAWW-premie aan de bedrijfsschermen voor pensioenen met een vast grondslag per 1-1-2021 de volgende nieuwe velden toegevoegd: PAWW premie uitsluiten (WIA hiaat) op het bedrijfsscherm WIA hiaat benoemd (vaste grondslag) PAWW premie uitsluiten (WIA hiaat extra) op het bedrijfsscherm WIA hiaat extra benoemd (vaste grondslag) PAWW premie uitsluiten (AOP) op het bedrijfsscherm AOP benoemd (vaste grondslag) Door in het bedrijfsscherm het veld PAWW premie uitsluiten (pensioen soort) op Ja te zetten, wordt ook de PAWW-premie in mindering gebracht. Op de peildatum wordt het verzekerde salaris fulltime bepaald en per periode naar rato toegepast. Payrollelementen Daarnaast zijn de volgende nieuwe payrollelementen in Payroll Business opgenomen: PAWW premie uitsluiten FT (WIA hiaat) PAWW periode premie uitsluiten (WIA hiaat) PAWW premie uitsluiten FT (WIA hiaat extra) PAWW periode premie uitsluiten (WIA hiaat extra) PAWW premie uitsluiten FT (AOP) PAWW periode premie uitsluiten (AOP) Actie Als je bent aangesloten bij de CAO Metalektro (487) en gebruik maakt van de hierboven beschreven arbeidsongeschiktheidsverzekeringen, moet je per peildatum 1-1-2021 de drie nieuwe grondslagen inrichten. Let op: onze afdeling CAO services zal de velden in de arbeidsvoorwaardengegevens voor het uisluiten van de PAWW-premie op Ja zetten. Dat hoef je dus niet zelf te doen. Zodra je een salarisverwerking met herberekening vanaf 1-1-2021 laat uitvoeren, wordt de nieuwe inrichting voor al uw medewerkers meegenomen in de salarisberekening. PAWW-berekening in combinatie met 30% regeling Excl Extraterritoriale kosten (2827893) Melding Als de PAWW voor de stichting PAWW berekend moest worden in combinatie met de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling Excl Extraterritoriale kosten was de berekening niet correct, omdat deze de PAWW niet berekende over het totaal aan Loon in geld (kolom 3 van de loonstaat). Oplossing We hebben de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling Excl Extraterritoriale kosten aangepast, zodat de berekening nu wel goed gaat.  Actie Voor medewerkers die deelnemen aan de PAWW en bij wie de berekening fout is gegaan, moet je een herberekening uitvoeren vanaf 1-1-2021, zodat de berekeningen over alle periodes vanaf januari 2021 worden gecorrigeerd.  Onvolledige omschrijving op betalingsoverzicht netto resultaat (2844266) Melding Als je in het medewerkerscherm Overboekingen SEPA een omschrijving van meer dan 50 posities had ingevoerd, werd deze omschrijving in het Betalingsoverzicht netto resultaat afgekapt. In het betaalbestand stond wel de hele omschrijving.  Oplossing  Dit is opgelost. Het Betalingsoverzicht netto resultaat toont nu omschrijvingen van maximaal 100 posities.   Actie Er is geen actie nodig.  Loondoorbetaling bij aanvullend geboorteverlof niet goed berekend (2820811) Melding Bij het berekenen van het dagloon voor aanvullend geboorteverlof, werden ten onrechte alle betalingen meegenomen die via de looncomponentenregeling gekoppeld zijn. Alleen die betalingen en uitkeringen die deel uitmaken van kolom 3 van de loonstaat moeten in de berekening worden meegenomen en onbelaste uitkeringen dus niet. Als een onbelaste uitkering in het dagloon werd verwerkt, kan het zijn dat de extra korting voor het aanvullend geboorteverlof te hoog werd bepaald. Oplossing  We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd per 1-1-2021. Als je onbelaste uitkeringen / vergoedingen hebt gekoppeld aan het aanvullend geboorteverlof, worden deze wel meegenomen in de splitsing en eventuele korting, maar worden die bedragen niet meegenomen in de berekening van het dagloon en dus ook niet in de extra korting. Let op: door herrekening van eerdere periodes, kan het voorkomen dat je een correctie op de loonstrook over die eerdere periode ziet. Actie Er is geen actie nodig.  Loondoorbetaling bij verlof (2820794) Melding Als bij een medewerker het aantal contracturen in de loop van een afrekenperiode wijzigt en die medewerker maakt in die periode ook gebruik van ouderschapsverlof, dan werd de sublooncomponent Ouderschapsverlof niet altijd correct berekend. Dat kwam doordat de deeltijdfactor die aan het einde van de periode actief was, voor de gehele afrekenperiode werd gebruikt. Oplossing We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig Je hoeft geen actie te ondernemen, als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in ouderschapsverlof en korting ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het ouderschapsverlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond.  In de volgende situatie is wel actie nodig Als aanvullend geboorteverlof wordt beëindigd in een periode vóór het einde van die periode en in diezelfde periode wordt ook het parttimepercentage gewijzigd, dan wordt de extra korting niet berekend als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon en Payroll Business rekening moet houden met het maximum dagloon. In deze laatste periode moet je dan het opgenomen aantal uren opgeven bij Aanv. geboorteverlof uren per periode. Transitievergoeding en Netto negatief resultaat  Melding Als je gebruik maakt van de functionalteit om een netto negatief automatisch te laten inhouden én je gebruikt de functionalteit om de Transitievergoeding te laten uitbetalen via een tweede contract, dan werd een Netto negatief resultaat van de vorige periode soms bij beide contracten ingehouden. Oplossing Dit is aangepast, zodat vanaf 1-9-2021 een netto negatief resultaat niet meer bij beide contracten wordt ingehouden. Het bedrag van de Transitievergoeding van het tweede contract wordt niet meegenomen bij het bepalen en inhouden van een netto negatief resultaat. Actie Er is geen actie nodig. Taalkeuze Nederlands (België) verwijderd  Melding Het was een tijdlang ten onrechte mogelijk om bij medewerkers als taal Nederlands (België) vast te leggen. Daardoor werden op de salarisstrook en de jaaropgaaf niet altijd de juiste omschrijvingen getoond. Oplossing Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Medewerker > Medewerker > Medewerker Bij het veld Taal (gegevenselement nummer 10) is de optie Nederlands (België) uit de keuzelijst verwijderd. Bij medewerkers waarbij deze waarde was vastgelegd, is deze automatisch vervangen door Nederlands. Actie Er is geen actie nodig. Eventueel kun je de gecorrigeerde medewerkers bekijken via het mutatieverslag, met het volgende filter: Gegevenselement = Taal Gebruiker = RPD Technisch beheer Langdurig zieken correctie uren (2847007) Melding Bij de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) kunt je ziektedagen en ziekte-uren opgeven met maximaal 2 decimalen. Hierdoor komt het soms voor dat bij een medewerker die volledig ziek is, een gering bedrag als salaris blijft staan. Oplossing  Dit is in deze release opgelost. Het is nu mogelijk om ziekte-uren met 6 decimalen nauwkeurig op te geven als periode-element. Als je ziekte-uren als dagelement vastlegt, kan dit met 2 decimalen. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 8/20/2021

Mededelingen  Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc. die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Activeren persoonslaag Als je bezig bent met voorbereidingen voor het activeren van de persoonslaag, raden wij je aan om dit als volgt te doen: Stappen activeren persoonslaag Maak het rapport Voorgestelde UPI aan. Dit doe je via Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI. Staan er conflicten in het rapport Voorgestelde UPI op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op. Je kunt bijvoorbeeld gegevens voor een grote groep medewerkers corrigeren of aanpassen door het importeren van een bestand met de juiste gegevens.  Conflicten zorgen namelijk voor uitval, hetgeen je handmatig moet corrigeren. Neem bij onduidelijkheden contact op met de Servicedesk of een consultant, voor overleg.  Maak nogmaals het rapport Voorgestelde UPI aan. Staan hier geen conflicten meer in, dan kun je het verzoek Activeren Persoonslaag indienen in ITRP/4ME. Voeg het Voorgestelde UPI-rapport, waarin geen conflicten meer staan toe aan je verzoek.   Let op: zonder dit rapport neemt onze afdeling Product Development het verzoek niet in behandeling. Vermeld het aantal medewerkers van de klant. Vermeld de gewenste ingangsdatum. Houdt er rekening mee dat wij het verzoek binnen één week bespreken en vervolgens gaan inplannen in een van onze tweewekelijkse opleveringen. Corrigeren gegevens bij uitval. Als er toch sprake is van uitval, informeert onze afdeling Product Development zowel jou als de betreffende consultant hierover en laat weten wat er gecorrigeerd moet worden. Let op: bij uitval moet jij zelf of de consultant de gegevens corrigeren. Let op: persoonsconversie en synchronisatie naar andere medewerkers kunnen leiden tot het versturen van grote hoeveelheden extra data naar Datawarehouse, Management Informatie en/of naar derde partijen van de klant. Het is daarom noodzakelijk dat je als klant alle betrokken partijen informeert over het activeren van de persoonslaag. Hetzelfde geldt voor de consultant. Nieuw Persoonsoverzicht Gebruik je binnen onze applicatie de persoonslaag, dan is het handig om een overzicht te kunnen maken van alle personen die zijn aangemaakt en de medewerkers die hieraan zijn gekoppeld. Vanaf deze release is daarom het rapport Persoonsoverzicht beschikbaar.   Hoe  Klantniveau - Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Omdat je een persoon direct onder het niveau klant vastlegt, worden hierin afhankelijk van de instellingen die je vastlegt, personen + gekoppelde medewerkers van alle bedrijven opgenomen. Van iedere persoon die in het overzicht is opgenomen, worden altijd alle aan deze persoon gekoppelde medewerkers getoond. Meer informatie vind je in de online help. Let op; in de online help van Release 2021-09 hanteren we nog niet de naam Persoonsoverzicht, maar heet dit nieuwe rapport Persoonslaag Rapport. Je vindt de informatie in deze online help via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Persoonslaag rapport. Dit is dus de beschrijving van het Persoonsoverzicht.  Vanaf de release van 2021-10 is de naam Persoonslaag Rapport gewijzigd in Persoonsoverzicht.  Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties verbeterd Waarom  Via de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties was niet duidelijk te zien of een bestand nog in de wachtrij stond, verwerkt was of dat de verwerking nog bezig was. Daarom hebben we aan het overzicht van beide schermen de kolom Status toegevoegd. Aan het scherm Verwerken externe mutaties hebben we daarnaast de kolom Laatste verwerking toegevoegd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand / Verwerken externe mutaties Vanaf deze release kun je in de kolom Status van de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties de volgende informatie zien: Gereed Gereed met fouten Bestand niet verwerkt In de kolom Laatste verwerking van het scherm Verwerken externe mutaties zie je voortaan wanneer het bestand is verwerkt. Hierdoor is het in combinatie met de kolom Start verwerking nu duidelijk of en wanneer de verwerking van een bestand is gestart en wanneer de verwerking is beëindigd. Meer informatie over de toegevoegde kolommen vind je in de online help. Actie Er is geen actie nodig.  Selectiemogelijkheden rapport Voorgestelde UPI aangepast Waarom Om het mogelijk te maken alleen medewerkers in het rapport Voorgestelde UPI te tonen, die al een UPI hebben, is nu de filteroptie Alleen medewerkers met UPI beschikbaar. Via deze optie kun je ervoor zorgen dat in het rapport Voorgestelde UPI alleen eventuele conflicten en opmerkingen worden getoond bij die medewerkers die daadwerkelijk een UPI hebben. Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI Aan het scherm Voorgestelde UPI is de optie Alleen medewerkers met UPI toegevoegd. Als je niet alle medewerkers een UPI wilt geven of wilt koppelen aan de laag Persoon, kun je deze optie aanzetten, zodat er geen opmerkingen of conflicten in het rapport staan op basis van de voorgestelde UPI. Door het aanzetten van deze optie, is het duidelijker welke medewerkers al daadwerkelijk een UPI hebben. Let op: welke medewerkers in het rapport staan al dan niet met opmerkingen en conflicten, hangt ook af van de gekozen medewerkerselectie. Actie Er is geen actie nodig.  Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant Waarom Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen. Hoe Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service. Actie Er is geen actie nodig. Vertalingen waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort Waarom De manier waarop de vertalingen van de waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort zijn vastgelegd is verbeterd. Werken er collega's in het Engels of Duits, dan is het effect zichtbaar in diverse schermen, zoals Verlofaanvraag en Ziekteverzuim. Voortaan kun je ook gemakkelijk zien welke vertalingen worden toegepast en deze ook zelf wijzigen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst (met opschakeling) Aan het scherm Waardenlijst met opschakeling is het veld Taal toegevoegd. Als een bepaalde waarde uit de lijst in de ene taal een omschrijving heeft, maar in de andere taal nog niet, dan zie je als omschrijving een technisch nummer, bijvoorbeeld #10040506#.   De waarden die in de lijst staan op niveau Nederland, zijn al door Visma vertaald. Actie Als er in het verleden voor jouw organisatie specifieke waarden zijn toegevoegd aan de lijst, kan dit zijn gebeurd op niveau Klant of niveau Bedrijf. Als je collega's hebt die de applicatie in andere talen gebruiken, controleer dan de omschrijvingen van de waardenlijst in de gewenste talen. Gebruik de knop Wijzigen  om eventuele technische nummers te wijzigen in zinvolle omschrijvingen. Opgeloste meldingen Taalkeuze Nederlands (België) verwijderd  Melding Het was een tijdlang ten onrechte mogelijk om bij medewerkers als taal Nederlands (België) vast te leggen. Daardoor werden op de salarisstrook en de jaaropgaaf niet altijd de juiste omschrijvingen getoond. Oplossing Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Medewerker > Medewerker > Medewerker Bij het veld Taal (gegevenselement nummer 10) is de waarde Nederlands (België) uit de keuzelijst verwijderd. Bij medewerkers waarbij deze waarde was vastgelegd, is deze automatisch vervangen door Nederlands. Actie Eventueel kun je de gecorrigeerde medewerkers bekijken via het Mutatieverslag, met het volgende filter: Gegevenselement = Taal Muteerder = RPD Technisch beheer Publishing Date : 8/20/2021

Notifications Datacenter move on 1, 2 and 3 October Data regarding employees, salaries, employments etc. that are entered daily are stored in our datacenter. The current location will be closed down and the datacenter will be moved at the beginning of October. When will the move take place? All the data will be moved to another location from Friday 1 October 2021, 06:00 pm until Sunday 3 October 2021, 08:00 pm. During this period the applications in the Youforce portal will not be available. The period has been carefully selected: after the monthly peak of changes, after the summer and after the salary payments. What are the consequences? During this period the Youforce portal and all the Youforce applications are unavailable. All the applications are available again as of Sunday 3 October, 08:00 pm. We will keep you informed and will remind you about this move regularly. We have also posted frequently asked questions. These can be viewed and downloaded using this link Is your question not included? Ask it through 4ME: select the Youforce (Portal) service and use Datacenter as the subject. Activating the Person level When preparing activation of the Person level we recommend taking the following steps: Steps for activating the Person level Create the Proposed UPIs Select Reports > Check > Proposed UPIs. If the Proposed UPIs report contains conflicts based on current data, these should be resolved first. For example, you can correct or modify data of a larger group of employees by importing a file with the correct data.  Conflicts result in failures that have to be corrected manually. Contact the Service Desk or a consultant if you require further information.  Create the Proposed UPIs report again. When there are no more conflicts, the Activating Person level request can be submitted using ITRP/4ME. Add the Proposed UPIs report (that does not contain conflicts).   Note: the Product Development department will not process the request if this report is absent. Specify the number of employees of the client. Specify the desired start date. The request will be discussed within a period of one week and planned in one of the biweekly services. Correct data in case of failures. The Product Development department will inform you and the consultant about any failures and what should be corrected. Note: in case of failures you or the consultant must correct the data. Note: conversion and synchronization of persons to other employees may result in the submittance of large volumes of additional data to Datawarehouse, Management Information and/or third parties of the client. That is why clients must inform all parties involved about activating the Person level. The same applies to the consultant. New Person overview When the Person level is used in the application, an overview can be created as of this release of all the persons that have been created and the employees that have been linked to them. This is the Person overview report.   How  Tenant level - Reports > Check > Person overview As a person is registered directly below the tenant level, persons and linked employees of all companies are included, depending on the specified settings. All the employees that are linked to the persons in the overview are displayed. More information is available in the online Help. Note: in the online Help of Release 2021-09 the name Person layer report is used instead of Person overview. The information in the online Help is available by selecting Screens and fields > Reports > Check > Person layer report. The Help text describes the Person overview.  As of Release 2021-10 the name Person layer report will have been changed to Person overview in the online Help.  Action No action is required. Modified and Improved The Upload external changes file and Process external changes screens have been improved Why  The Upload external changes file and Process external changes screens did not clearly show whether a file was still in the queue, had been processed or was being processed. That is why the Status column has been added to the overview of both screens. The Process external changes screen now also includes the Last processing column. How Management > External changes > Upload external changes file > Process external changes As of this release the Status column in the Upload external changes file and Process external changes screens contain the following information: Ready Ready with errors File not processed The Last processing column in the Process external changes screen shows when the file has been processed. In combination with the Start processing column it is clear if a file is being processed or when it has been processed. More information about the added columns is available in the online Help. Action No action is required.  Selection options in Proposed UPIs report have been modified Why The Only employees with UPI filter option is now available in the Proposed UPIs report to include only employees who already have an UPI. With this option the Proposed UPIs report only contains conflicts and remarks for employees who actually have a UPI. How Reports > Check > Proposed UPIs The Only employees with UPI option has been added to the Proposed UPIs screen. If you do not want to assign a UPI to all employees or do not want to link all of them to the Person layer, this option can be selected in order to not include conflicts or remarks based on the proposed UPI. By selecting this option it becomes clearer which employees actually have a UPI. Note: which employees are included in the report, with or without conflicts and remarks, also depends on the selected employee selection. Action No action is required.  Duplicate sick reports were added when importing consultant’s Excel file Why When an Importing absence file was read in the Import Excel file (Consultant) screen that inadvertently contained duplicate sick reports, the Sick leave screen showed two lines with active sick leave. However, only one sick leave is allowed per contract. In the Sick leave screen it is not possible to enter a new sick leave for an employee with an active sick leave because the system checks for this and an error message will be displayed. When importing sick leave this check was not performed, resulting in duplicate sick reports with the same start date. How Management > Import/Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sick leave The software has been modified to ensure an Importing absence file with duplicate sick reports no longer results in duplicate active sick reports when it is read using Import Excel file (Consultant). We have also made sure this is not possible through other channels for reporting sick leave, such as API and HR Self Service. Action No action is required. Translations of Nature of illness, Reason for leave and Type of leave list of values Why The registration of translations of the Nature of illness, Reason for leave and Type of leave list of values has been improved. Colleagues using the English or German version will notice this in various screens, such as Request for leave and Sick leave. From now on you can also easily see which translations are applied and you can change these as well. How Settings > Recording > List of values (with inheritance) The Language field has been added to the List of values with inheritance screen. When a value in the list has a description in one language but not in the other, the description is displayed as a technical number, such as #10040506#.   The values in this list at the Dutch level have already been translated by Visma. Action If specific values were added to the list for your organization in the past, this may have been done at the Client or Company level. When you have colleagues who use the application in another language, check the descriptions of the list of values in the desired languages. Use the Edit  button to change any technical numbers into useful descriptions. Solved Messages Dutch (Belgium) language option has been removed  Message It was possible to specify the Dutch (Belgium) language for employees. As a result incorrect descriptions could be included in the payslip and the annual statement. Solution Employee > Employee > Employee (supplementary) Employee > Employee > Employee The Dutch (Belgium) value in the Language field (data element number 10) has been removed from the selection list. Already registered values have automatically been replaced by Dutch. Action The corrected employees can be checked using the Change report using the following filter: Data element = Language Modified by = RPD Technisch beheer Publishing Date : 8/20/2021

Mededelingen Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden die via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Nieuw Notificatie Afkeuring Loonaangifte Waarom De komende releases gaan we regelmatig wijzigingen doorvoeren voor het verbeteren van de kwaliteit van de loonaangiftes. Als er fouten zitten in de loonaangifte waardoor het bestand niet wordt aangemaakt, gaan we dit voortaan rapporteren, maar je kunt hier als klant ook notificaties van ontvangen. In de september release gaan we dit verder uitwerken en volgt hier meer informatie over. In deze release hebben we de velden die nodig zijn voor het ontvangen van een notificatie al toegevoegd aan het interfacescherm voor de loonaangifte. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling >Interfaces > Loonaangifte Aan het interfacescherm Loonaangifte zijn vanaf release 2021-08 de volgende twee velden toegevoegd: Interface rapport verzenden Standaard is hier Nee ingevuld. Als je pro-actief een notificatie wilt ontvangen, kies hier dan voor Alleen Fouten. E-mail adres rapport Loonaangifte Hier kun je èèn of meer e-mailadressen invullen waarnaar de applicatie de notificatie moet sturen. Dit veld heeft 100 posities. Als je hier meerdere e-mailadressen invult, typ deze dan achter elkaar in zonder spaties en gebruik tussen de verschillende adressen een puntkomma ; als scheidingsteken. Actie Als je vanaf september meteen een notificatie wilt ontvangen als Payroll Business vanwege fouten het loonaangiftebestand niet kan aanmaken, vul dan bij de hierboven genoemde velden de juiste waarde / gegevens in.  Gewijzigd en verbeterd  Scherm Inzetten verbeterd Waarom Via onze feedbackkanalen krijgen we vaak te horen dat consistentie en snelheid van de schermen die dagelijks worden gebruikt van essentieel belang is voor het voeren van de HR- en Salarisadministratie. Daarom gaan we de komende releases op basis van deze feedback de gebruikersvriendelijkheid en snelheid van diverse schermen verbeteren. In deze release hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in het scherm Inzetten van het menu Contract. Hoe Contractschermen Medewerker > Contract > Inzetten Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release het scherm Inzetten als volgt aangepast: Als je nog geen medewerker hebt geselecteerd, opent het scherm niet meer met de lijst van alle medewerkers, maar zie je een leeg scherm waarin je kunt zoeken naar de gewenste medewerker. Dit werkt al zo bij de medewerkerschermen en schermen voor Arbeidsvoorwaardengegevens. Als je een medewerker hebt geselecteerd met één contract, dan opent voor bovenstaande scherm direct het detailscherm. Je hoeft dus niet meer te klikken op de regel Basiscontract. Als je een medewerker hebt geselecteerd met meerdere contracten, bijvoorbeeld ook een contract voor Transitievergoeding, dan kom je in het scherm waar je een van de contracten kunt kiezen.   Als er maar één contract is, dan kun je op de volgende manieren teruggaan naar het lege scherm waarin je vervolgens naar een andere medewerker kunt zoeken: Klik onderin in het detailscherm op Annuleren. Klik bovenin het detailscherm in het navigatiepad op de medewerkernaam. Als er meerdere contracten zijn, dan kun je als volgt teruggaan naar het scherm van de medewerker waarin je kunt kiezen voor een ander contract: Klik onderin in het detailscherm op Annuleren. Klik bovenin het detailscherm in het navigatiepad op de medewerkernaam. Actie Er is geen actie nodig.  Diverse verbeteringen in de Salarisberekening voor één medewerker Waarom Sinds de vorige release kun je vanuit diverse medewerker- en contractschermen een salarisberekening starten voor één afzonderlijke medewerker, door rechts bovenin het scherm te klikken op het icoontje Plan salarisverwerking  .  In deze release hebben we deze functionaliteit op een aantal punten verbeterd.  Hoe Diverse schermen Als je op het icoontje  had geklikt en je ging daarna naar een ander scherm, dan kreeg je ten onrechte de melding dat eventuele wijzigingen niet bewaard zouden worden. Dit probleem is opgelost, de melding verschijnt niet meer. Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening In het scherm Salarisberekening kun je, zodra de berekening gereed is, klikken op het icoontje Selectieve run .  Er verschijnt dan een pop-up scherm, waarin je - ter controle achteraf - ziet voor welke medewerker de berekening heeft plaatsgevonden.  In het scherm Salarisberekening zie je altijd eerst dat de berekening gestart is en daarna dat de loonstroken worden aangemaakt. Als alles klaar is, komt de verwerking onder Reeds gedraaide verwerkingen te staan. Dit gebeurde echter te snel, waardoor je toch nog moest wachten als je de loonstrook wilde opvragen via Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer of Salarisstroken (PDF). Dit is opgelost: als de verwerking onder Reeds gedraaide verwerkingen staat, dan zijn de salarisstroken ook daadwerkelijk beschikbaar. Je kunt dit linksonder in scherm ook zien aan het icoon Meldingen  , zodra een verwerking is afgerond, wordt het cijfer opgehoogd. Actie Er is geen actie nodig. Meer informatie over deze berekening vind je in de online help via Procedurebeschrijvingen > Berekening voor één medewerker. Verwijderen contract en inkomstenverhouding Waarom  Sinds de vorige release kun je een tweede (neven) contract dat ten onrechte is aangemaakt, onder bepaalde voorwaarden weer verwijderen. Dit lukte echter niet bij in medewerkers die al langere tijd in dienst waren geweest en uit dienst zijn gemeld met 2e nevencontract.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonheffingen (IKV) Dit is opgelost, zodat het nu ook mogelijk is het tweede contract verwijderen bij medewerkers die langer in dienst zijn geweest, bijvoorbeeld als je er achter komt dat je de verkeerde medewerker uit dienst hebt gemeld of als blijkt dat de uitdiensttreding niet doorgaat.  Als je een inkomstenverhouding wilt verwijderen, verwijder dan eerst het contract in het scherm Arbeidscontract. Verwijder daarna de inkomstenverhouding in het scherm Loonheffingen (IKV). Voer vervolgens opnieuw een salarisberekening uit voor de betreffende medewerker en controleer de resultaten voordat je de periode afsluit, anders wordt de tweede inkomstenverhouding alsnog naar de Loonaangifte gestuurd.  Meer informatie Zie de online help: Schermen en velden > Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonheffingen (IKV) > paragraaf Verwijderen inkomstenverhouding. Actie Er is geen actie nodig. Verbeteringen in Grondslagen van sublooncomponenten Waarom In diverse arbeidsvoorwaarden, kun je gebruik maken van specifieke grondslagen waarin je sublooncomponenten kunt opnemen. Deze functionaliteit werkte nog niet optimaal en hebben we daarom op bepaalde punten verbeterd. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Als de subloomcomponenten op bedrijfsniveau uit de grondslagen waren verwijderd, was het niet meer mogelijk deze opnieuw toe te voegen. Dit is opgelost, je kunt deze sublooncomponenten vanaf deze release wel opnieuw toevoegen. De grondslagen voor sublooncomponenten kun je vanaf deze release ook gebruiken op de niveaus BedrijfsCAO en KlantCAO. Actie Als je in de grondslagen de sublooncomponentenregelingen wilt gebruiken op de manier zoals hierboven is beschreven, kun je dit vanaf deze release inrichten met een ingangsdatum van 1 januari 2021. Foutcodes L1314 en L1315 in Loonaangifte opgelost  Waarom Als je voor een doorwerkende AOW’er geen nieuwe inkomstenverhouding had aangemaakt, kreeg je van de Belastingdienst de foutcodes L1314 en L1315 teruggekoppeld. Dit betekent dat de verzekeringsindicaties voor WAO/IVA/WGA (foutcode L1314) en WW (foutcode L1315) met een verkeerde waarde werden doorgegeven. Met ingang van deze release hebben we ervoor gezorgd dat voor medewerkers die onder hetzelfde nummer inkomstenverhouding doorwerken nadat ze de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, de juiste verzekeringsindicaties aan de Loonaangifte worden doorgegeven. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Het is niet meer nodig voor een doorwerkende AOW'er een nieuwe inkomstenverhouding aan te maken. Payroll Business zet voortaan voor doorwerkende AOW’ers de volgende velden automatisch op Nee, zodat juiste verzekeringsindicaties aan de Loonaangifte worden doorgegeven. WAO/IVA/WGA verzekerd WW verzekerd Voor doorwerkende AOW's die vanaf 1-1-2021 de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en voor wie geen nieuwe inkomstenverhouding is aangemaakt, heeft Payroll Business deze velden automatisch aangepast. Hierdoor vindt er voor deze medewerkers vanaf de datum waarop ze de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, een herberekening plaats. Actie Bij Medewerkers die vóór 1-1-2021 de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en nog onder hetzelfde nummer inkomstenverhouding doorwerken, moet u via de functie enkelvoudig muteren rechtstreeks de Loonaangifte corrigeren. Als ingangsdatum geeft u de datum op waarop de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt. Dit is de Ingangsdatum AOW die je vindt in het scherm Medewerker(s). Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief nu vast element Waarom  Het veld Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief was een periode-element. Als je de fiscale ruimte wilde uitruilen tegen bijzonder tarief, moest je hier dus iedere periode Ja invullen. Dat was onnodig extra werk. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Vanaf deze release is het veld Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief een vast element. Actie Als je de mogelijkheid om de fiscale ruimte uit te ruilen tegen bijzonder tarief gebruikt, moet je bij Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief eenmalig de waarde Ja invullen. Het veld blijft dan deze waarde houden, tot de periode waarin je de waarde weer wijzigt. Opgeloste meldingen  Foutcode L2103 in loonaangifte (change 2781253) Melding In de volgende situatie geeft de Belastingdienst vanaf 2021 foutcode L2103: de Code aard arbeidsverhouding is gelijk aan 4, 6, 7, 18, 79 of 81 en één of meer van de volgende indicaties zijn aangeleverd: Indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Indicatie schriftelijke arbeidsovereenkomst Indicatie oproepovereenkomst Dit ging goed als je een wijziging had doorgevoerd vóór de salarisverwerking van januari 2021. Als je ná deze salarisverwerking een wijziging had doorgevoerd, was hiermee het signaal in Payroll Business zelf opgelost. De waarden werden echter nog wel onterecht doorgegeven aan de Belastingdienst, waardoor de Belastingdienst melding L2103 bleef terugkoppelen. Oplossing De oplossing hiervoor hebben we uitgeleverd op 28-06-2021, zodat de waarden niet meer onterecht worden doorgegeven. Voor aangiftes die na 23-06-2021 zijn aangemaakt met de juiste waarden, lost de Loonaangifte met terugwerkende kracht de signalen op.   Actie Controleer of je het signaal in het Signaleringsverslag ziet; Is dat niet zo en je hebt de fout in een eerdere periode van 2021 al hersteld, dan wordt dit bij de eerstvolgende loonaangifte automatisch hersteld. Dit betekent wel dat de Belastingdienst tot die periode foutcode L2103 nog terugkoppelt.  Staat deze melding nog in het Signaleringsverslag, pas dan eerst de instellingen in Payroll Business aan. Daarna wordt dit in de eerstvolgende loonaangifte hersteld.  Foutcode L2106 in loonaangifte (change 2805954) Melding De Belastingdienst geeft vanaf 2021 foutcode L2106 als het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd ten onrechte met een J of N is aangeleverd, terwijl dit veld leeg aanleverd moet worden. Dit ging goed als je een wijziging had doorgevoerd vóór de salarisverwerking van januari 2021. Als je ná deze salarisverwerking een wijziging had doorgevoerd, was hiermee het signaal in Payroll Business zelf opgelost, De waarden werden echter nog wel onterecht doorgegeven aan de Belastingdienst, die hierdoor melding L2106 bleef terugkoppelen. Oplossing We hebben ervoor gezord dat de waarden  J of N niet meer onterecht worden doorgegeven. Elke loonaangifte die plaatsvindt na de release waarin de waarden al juist waren aangepast, zorgt ervoor dat de signalen met terugwerkende kracht worden opgelost. Actie Controleer of je het signaal in het Signaleringsverslag ziet; Is dat niet zo en je en je hebt de fout in een eerdere periode van 2021 al hersteld, dan wordt dit bij de eerstvolgende loonaangifte automatisch hersteld. Dit betekent wel dat de Belastingdienst tot die periode foutcode L2106 nog terugkoppelt. Staat deze melding nog in het Signaleringsverslag, pas dan eerst de instellingen in Payroll Business aan. Daarna wordt dit in de eerstvolgende loonaangifte hersteld.  Foutmelding bij Mutatieverslag vanaf 01-01-2021 (2788900) Melding Als je een Mutatieverslag opvroeg voor specifieke gegevenselementen, gaf het rapport soms een foutmelding bij de mutatiedatum 01-01-2021. Oplossing De oplossing hiervoor is uitgeleverd op 2-7-2021 waardoor het Mutatieverslag geen foutmeldingen meer geeft met een mutatiedatum 01-01-2021. Actie Er is geen actie nodig.  Exporteren CSV - diverse foutmeldingen (2682024 en 2708951) Melding Het rapport Exporteren CSV gaf de hieronder vermelde foutmeldingen die we in deze release hebben opgelost.  Oplossing Beheer > Import / Export > Exporteren CSV Verwerkingseenheid Als je het element Verwerkingseenheid in het rapport had opgenomen en er geen vinkje stond bij de optie Toon opgemaakte waarden, dan werden er voor het veld Verwerkingseenheid ook geen codes in het rapport getoond.  Dit is opgelost. Als je vanaf deze release het rapport opvraagt en je zet de optie Toon opgemaakte waarden uit, dan wordt wel de code van het veld Verwerkingseenheid in de export opgenomen. Manager Als een Organisatorische eenheid was gekoppeld aan een medewerker en je had het element Manager in het rapport opgenomen, dan werd er voor het veld Manager een datum in het rapport getoond. Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt in dit geval een leeg veld in de export opgenomen.   Als je in het scherm Medewerker(s) zelf een manager uit de lijst bij het veld Manager hebt ingevuld, dan wordt de naam van de manager wel in de export getoond. Op deze manier is het duidelijk welke manager handmatig is ingevuld en welke manager vanuit de Organisatorische eenheid afkomstig is. Nationaliteit Partner Als je het element Nationaliteit partner in het rapport had opgenomen, stond dit veld niet in de export. We hebben dit element aangepast, zodat dit veld vanaf deze release wel in de export komt te staan.  Actie Als je de nationaliteit van de partner wilt exporteren, moet je het element Nationaliteit partner opnieuw toevoegen aan het rapport. Exporteren CSV - wisselen van bedrijf via navigatiepad bovenin scherm niet mogelijk (2762689)  Melding Het was niet mogelijk om binnen de functie Exporteren CSV van bedrijf te wisselen via het navigatiepad bovenin het scherm. Als je in de lijst met bedrijven een ander bedrijf koos, werd het scherm Exporteren CSV voor dit bedrijf niet geopend.  Oplossing Beheer > Import / Export > Exporteren CSV Dit is opgelost. Vanaf deze release kun je binnen de functie Exporteren CSV weer van bedrijf wisselen.  Actie Er is geen actie nodig.  Verzamelloonstaat toonde medewerkers uit dienst (2679821) Melding In het rapport Verzamelloonstaat stonden onterecht medewerkers die al in eerdere jaren uit dienst waren gegaan.  Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release staan er geen medewerkers meer in het rapport die in eerdere jaren uit dienst zijn gegaan en niet in het huidige jaar zijn verwerkt. Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Standenregister werd soms niet aangemaakt (2774500) Melding Als de bedrijfsnaam en bedrijfscode samen meer dan 50 posities lang waren, werd het rapport Standenregister niet aangemaakt.  Oplossing We hebben het maximale aantal posities voor het ophalen van de bedrijfsnaam en bedijfscode uitgebreid naar 100 posities, zodat het Standenregister in deze situatie gewoon wordt aangemaakt. We hebben dit ook gedaan voor andere rapporten waar dit probleem zou kunnen voorkomen.  Actie Er is geen actie nodig.  Afrekenmatrix per periode - data liep door buiten kader pagina (2737113) Melding Als de periode waarover je het rapport Afrekenmatrix per periode opvroeg langer was dan 6 maanden, was niet alle informatie zichtbaar omdat deze doorliep buiten het kader van de pagina. Hierdoor was het rapport niet goed te gebruiken. Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en toont Afrekenmatrix per periode de opgevraagde informatie volledig. Actie Er is geen actie nodig.  Verwerkingsverslag payroll - diverse fouten (2762426) Melding Voor het rapport Verwerkingsverslag payroll gingen de volgende zaken niet goed: Er werden geen alternatieve omschrijvingen meer in het verslag getoond. Bij een aanvullende verwerking werd er een leeg verslag getoond. Oplossing Beide zaken zijn opgelost, Vanaf deze staan alternatieve omschrijvingen weer in het verslag en worden bij een aanvullende verwerking de juiste gegevens getoond. Actie Er is geen actie nodig.  Helptekst scherm Arbeidscontract aangepast (change 2796572) Melding In een eerdere relase hebben we aan het scherm Arbeidscontract het veld Publiekerechtelijke aanstelling voor onbep. tijd toegevoegd. De beschrijving hiervan ontbrak echter in de online help.  Oplossing Aan het helponderwerp voor het scherm Arbeidscontract is de volgende omschrijving toegevoegd: Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep.tijd Geef aan of het wel of niet om een publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd gaat. Ja Nee Niet van toepassing Let op: standaard staat de waarde van dit veld op Niet van toepassing. Dit moet u zo laten staan, tenzij het om een arbeidsverhouding gaat van de aard Publiekrechtelijke aanstelling (18). Actie Er is geen actie nodig.  Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum (2804652) Melding Bij het uitbetalen van de vakantietoeslag na het opbouwjaar, waarbij in het veld Controleren op wettelijk minimum Vak.toeslag de waarde Controleren en aanvullen is ingevuld, stond het volgende signaal onterecht in het Signalerinsverslag: Vakantietoesl onder wet.minimum; aanvulling geschr. Oplossing Vanaf deze release vinden er extra controles plaats, waardoor dit signaal niet meer onterecht in het Signaleringsverslag staat. Actie Na het draaien van een salarisberekening zullen de onterechte signalen van het signaleringsverslag verdwijnen. Gegevens in scherm Werkgeversverklaring lijken niet te worden bewaard (2740255) Melding Bij het vastleggen van gegevens in het medewerkerscherm Werkgeversverklaring, leek het alsof de gegevens niet werden opgeslagen. Wilde je de wijzigingen achteraf bekijken, dan zag je ze niet terug in het scherm. Ze waren echter wel zichtbaar in het Mutatieverslag als contractmutaties. Oplossing Dit is opgelost. Als je de ingevoerde wijzigingen achteraf wilt bekijken, zie je ze vanaf deze release ook terug in het medewerkerscherm. Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring gaf niet altijd de juiste resultaten (2773104) Melding Bij het berekenen van bedragen voor de werkgeversverklaring werd soms ten onrechte de vorige periode als actuele periode gezien. Daardoor werd bijvoorbeeld een overwerkvergoeding over het afgelopen jaar soms te laag vastgesteld. Oplossing Dit is opgelost. Het bepalen van de actuele periode vindt nu altijd als volgt plaats: Als de laatste salarisberekening een berekening met afsluiting was, dan is de volgende periode per definitie de actuele periode. Bijvoorbeeld: voor periode 08-2021 is een verwerking met afsluiting afgeroepen, de actuele periode is daardoor 09-2021. Als de laatste salarisberekening een voorlopige berekening was, dus zonder afsluiting, dan is de actuele periode de periode waarvoor zojuist gerekend is. Bijvoorbeeld: voor periode 08-2021 is een aanvullende verwerking zonder afsluiting afgeroepen. De actuele periode is op dat moment 08-2021. Actie Er is geen actie nodig. Nieuwe gebruiker kon geen administratiebeheer uitvoeren (2758537) Melding Als je een nieuwe gebruiker aanmaakte met rechten voor Administratiebeheer en het eerste dat die gebruiker deed was inloggen op het niveau Administratie, dan werkten de schermen niet. Het probleem deed zich niet voor als de gebruiker eerst op klantniveau inlogde en daarna op administratieniveau. Oplossing Dit is opgelost, een nieuwe gebruiker kan nu direct inloggen op administratieniveau en vervolgens meteen de Payroll Monitor gebruiken of een van de andere functies voor het beheren van klanten. Actie Er is geen actie nodig. Openen medewerkerscherm lukte soms niet (2825363) Melding In bepaalde medewerkerschermen werkte het wisselen tussen medewerkers niet, als je vanuit een medewerkerscherm direct terugging naar het klantniveau, om vervolgens een medewerker te zoeken en het scherm op te roepen vanuit een ander bedrijf. Het lukte dan niet om het gezochte medewerkerscherm te openen.  Oplossing Medewerker > Medewerkerschermen Vanaf deze release is dit opgelost. Als je vanuit een medewerkerscherm eerst naar het klantniveau gaat en daar kiest voor een andere medewerker, kun je het gezochte medewerkerscherm vervolgens gewoon openen.  Actie Er is geen  actie nodig. Toekomstmutatie uit dienst niet doorgegeven aan Flex Benefits (2769312) Melding Als een medewerker in HR Core in de toekomst uit dienst was gemeld, werd deze uitdienstmelding niet doorgegeven aan Flex Benefits op de dag waarop de medewerker uit dienst ging, als er op deze dag niet ook een andere mutatie was ingevoerd. Hierdoor werd een eventuele vaste reserveringskeuze die gemaakt was in Flex Benefits, iedere periode nog naar HR Core gestuurd. Oplossing We hebben de interface tussen HR Core en Flex Benefits hierop aangepast. Voortaan wordt een uitdienstmelding altijd naar Flex Benefits gestuurd op de dag waarop de medewerker uit dienst gaat, dus ook als er op die dag geen andere mutatie is vastgelegd. Hierdoor krijgt de medewerker de status Uit dienst en worden eventuele reserveringskeuzes die in de toekomst in Flex Benefits zijn vastgelegd, niet meer naar HR Core gestuurd. Actie Als je als workaround een fictieve mutatie invoerde om ervoor te zorgen dat de mutatie werd doorgestuurd op de dag van uitdienstreding, hoef je dit vanaf deze release niet meer te doen. Nieuwe medewerker had soms geen toegang tot Flex Benefits (2768455) Melding Als een medewerker in HR Core in de toekomst in dienst was gemeld, werd deze indienstmelding niet doorgegeven aan Flex Benefits op de dag waarop de medewerker in dienst kwam, als er op deze dag niet ook een andere mutatie voor deze medewerker wat ingevoerd. Hierdoor had deze medewerker geen toegang tot Flex Benefits op de dag van indiensttreding. De gegevens werden pas doorgestuurd naar Flex Benefits als er later een andere mutatie voor de medewerker was vastgelegd.  Oplossing We hebben de interface tussen HR Core en Flex Benefits hierop aangepast. Voortaan wordt een indienstmelding altijd naar Flex Benefits gestuurd op de dag waarop de medewerker in dienst treedt, dus ook als er op die dag geen andere mutatie is vastgelegd. Hierdoor hebben nieuwe medewerkers voortaan toegang tot Flex Benefits vanaf de dag waarop ze in dienst treden. Actie Als je als workaround een fictieve mutatie invoerde om ervoor te zorgen dat de mutatie werd doorgestuurd op de dag van indienstreding, hoef je dit vanaf deze release niet meer te doen. Wet- en regelgeving Vastleggen Postcode die begint met een 0 niet meer mogelijk Waarom Om de kwaliteit van de Loonaangiftes te verbeteren, streven we er zoveel mogelijk naar dat de gegevens in Payroll Business al eenduidig en juist zijn vastgelegd. Hiermee voorkomen we dat pas aan het einde van het proces duidelijk wordt dat bepaalde gegevens onjuist zijn. Daarom gaan we in de komende releases steeds meer zaken aanpassen die de processen voor de aangiftes verbeteren. Deze release is dat de postcode. Hoe Vanaf deze release is het niet meer mogelijk een foutieve Postcode in te voeren voor personen die woonachtig zijn in Nederland. Daarom is het niet meer toegestaan een postcode vast te leggen die begint met een 0 (nul). Percentages AWF-Hoog en AWF-Laag aangepast per 1-8-2021 Per 1-8-2021 zijn er nieuwe percentages voor de AWF van toepassing en hebben we deze nieuwe percentages in het systeem ingevoerd. Het percentage AWF -Hoog is aangepast van 7,7% naar 5,34%. Het percentage AWF-Laag is aangepast van 2,7% naar 0,34%. De ingangsdatum van de wijziging hangt af van de verloningsperiodiciteit: Maandverloning nieuwe percentages per periode 8,  per 1 augustus 4 wekenverloning nieuwe percentages per periode 9, per 16 augustus Weekverloning nieuwe percentages per periode 31, per 2 augustus) Kwartaalverloning nieuwe percentages per periode 3, per 1 juli   Publishing Date : 7/22/2021

Mededelingen  Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. In de loop van dit jaar gaan wij daarom de meertaligheid uitbreiden en alle schermen controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf deze release is een groot gedeelte van de schermen van het menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. De overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig vertaald is, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Online release sessie juli 2021 Ook voor de release van juli hebben we een sessie ingepland waarin we alles uitleggen over release 2021-07 en jullie meenemen in de toekomstige aanpassingen. De online release sessie juli 2021 vindt plaats op dinsdag 29 juni, 14.00 uur. Je kunt je aanmelden via de Evenementenkalender van de Community voor Payroll Business of hiervoor contact opnemen met jouw Customer Success Manager. Feedback op onze applicatie Vorig jaar zijn we gestart met Customer Effort Score (CES) waarmee je via de schermen AVG Wissen persoonsgegevens en Voorstel Transitievergoeding feedback kon geven op de werking ervan. We hebben hierover goede feedback gekregen en deze ook opgepakt. Zoals je hieronder bij Nieuw kunt lezen is vanaf deze release de nieuwe functionaliteit Salarisberekening voor 1 medewerker beschikbaar, waarmee je een salarisberekening kunt starten voor één specifieke medewerker. Vanaf deze release zouden we graag direct feedback op deze nieuwe functionaliteit willen ontvangen. Actie Als je gebruik maakt van de functie om een salarisberekening voor 1 medewerker uit te voeren, vragen we je om na het afronden hiervan ons feedback te geven door de CES in te vullen. Nieuw  Salarisberekening voor één medewerker Waarom  Normaal gesproken start je een salarisberekening om mutaties te verwerken, zodat je daarna de resultaten kunt controleren. Het verwerkingsproces detecteert mutaties die nog niet zijn verwerkt en rekent dan voor de betreffende medewerkers opnieuw een resultaat uit. Hierbij worden dan meestal meerdere medewerkers opnieuw uitgerekend, namelijk alle medewerkers met nieuwe mutaties. Bijvoorbeeld: als je zelf al veel mutaties hebt vastgelegd, als er ook collega's aan werk zijn of als er dagelijks mutaties vanuit een self-service applicatie binnenkomen.  Maar vaak ben je alleen geïnteresseerd in de resultaten voor de medewerker waar je op dat moment mee bezig bent. Toch moet je dan altijd wachten tot de salarisberekening voor alle gemuteerde medewerkers klaar is. Hoe Medewerker > Medewerker > Diverse schermen Medewerker > Contract > Diverse schermen Aan diverse medewerker- en contractschermen, zoals Medewerker, Arbeidscontract of Vergoedingen/inhoudingen (dagvergoedingen), hebben we rechts bovenin het scherm het nieuwe icoon toegevoegd. Hiermee start je een salarisberekening uitsluitend voor de medewerker waar je op dat moment mee bezig bent. Eventuele mutaties van andere medewerkers worden niet opgepakt: de berekening is daardoor sneller klaar, zodat je vrijwel meteen het resultaat voor die ene medewerker kunt controleren! Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening In het scherm Salarisberekening zie je de verwerking terug met een speciaal icoon  . Daaraan kun je zien dat het om een verwerking voor één specifieke medewerker gaat. Belangrijk om te weten De berekening is een vervolgverwerking, geen Proforma salarisberekening: de resultaten worden dus bewaard! Maar net als bij een normale vervolgverwerking kun je onbeperkt mutaties aanpassen en weer opnieuw een verwerking starten zolang het resultaat niet naar tevredenheid is. Pas bij het uitvoeren van een Salarisberekening met afsluiting of alleen een afsluiting, zijn de resultaten definitief. Deze berekening voor één medewerker kun je alleen starten als er in de betreffende periode minimaal een eerste verwerking is geweest. Als de normale cyclus al is afgesloten, kun je ook een aanvullende verwerking starten om de cyclus weer te openen. Wees je er van bewust dat je alleen die ene medewerker verwerkt. Alle andere medewerkers waarvoor mutaties zijn vastgelegd sinds de vorige vervolgverwerking, moeten in principe dus nog verwerkt worden, tenzij je dat niet wilt. Er valt dus iets te kiezen: Als je er zeker van wilt zijn dat altijd alle mutaties verwerkt worden, voer dan altijd ook nog een normale vervolgverwerking uit, voordat je afsluit.  Als je juist niet wilt dat er nog nieuwe mutaties verwerkt worden, behalve voor jouw specifieke medewerker, gebruik dan deze nieuwe functionaliteit en sluit daarna de verwerkingscyclus af met de optie Alleen afsluiting. Actie  Gebruik het nieuwe icoontje  als je snel de resultaten wilt controleren van mutaties van één specifieke medewerker. Zie eventueel de online help voor meer gedetailleerde informatie, onderwerp Procedurebeschrijvingen > Berekening voor één medewerker. Verwijderen contract en inkomstenverhouding Waarom Het kan voorkomen dat je een uitdiensttreding ongedaan moet maken of moet wijzigen omdat de datum achteraf vroeger blijkt te liggen.  Als er daarbij ook recht is op transitievergoeding, kan dit tot gevolg hebben: dat er een tweede contract en tweede inkomstenverhouding zijn aangemaakt, die bij nader indien niet nodig zijn dat er een derde contract en derde inkomstenverhouding (IKV) zijn aangemaakt, met een vroegere ingangsdatum Het is dan wenselijk om een contract en/of de bijbehorende inkomstenverhouding te kunnen verwijderen, voordat je de actuele periode afsluit. Hoe Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonheffingen (IKV) Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) Aan deze schermen is de knop Verwijderen toegevoegd, waarmee  je een IKV kunt verwijderen, als er niet (meer) vanuit een contract naar wordt verwezen. Medewerker > Contract > Arbeidscontract  In dit scherm is voortaan de knop Verwijderen zichtbaar, als het om een nevencontract gaat. Een dergelijk contract kun je verwijderen zolang er nog geen definitieve (afgesloten) verwerkingsresultaten zijn. Actie Verwijder eerst het arbeidscontract, indien van toepassing en verwijder daarna de inkomstenverhouding. Gewijzigd en verbeterd  Verbeteringen Contractschermen, scherm Arbeidsvoorwaardengegevens en schermen Inkomstenverhouding Waarom Via onze feedbackkanalen hebben veel klanten aangegeven dat consistentie en snelheid van de schermen die dagelijks worden gebruikt van essentieel belang is om de HR- en Salarisadministratie te kunnen voeren. Om de gebruikersvriendelijkheid en snelheid van onze applicatie te verbeteren, hebben we daarom de schermen van het menu Contract aangepast evenals het scherm Arbeidsvoorwaardengegevens. De komende tijd gaan we meer van dit soort schermen aanpakken op basis van feedback. Hoe Contractschermen Medewerker > Contract > Arbeidscontract Medewerker > Contract > Dienstverband Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode ) Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Dagvergoedingen) Medewerker > Contract > Uurlonen Medewerker > Contract > Rooster Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen Medewerker > Contract > Kostenplaatsverdeling Medewerker > Contract > Jaaroverstijgende Cumulatieven Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release de bovenstaande schermen aangepast op de volgende punten: Als je een medewerker hebt geselecteerd en er is sprake van één contract, dan opent voor bovenstaande schermen direct het detailscherm. Je hoeft dus niet meer ook nog te klikken op de regel Basiscontract. Als er meerdere contracten zijn, bijvoorbeeld Transitievergoeding, dan opent het detailscherm niet direct, maar moet je nog wel voor een contract kiezen.  Als er maar één contract is en je kiest in het detailscherm onderin voor Annuleren, dan ga je terug naar een leeg zoekscherm waarin je kunt zoeken naar een nieuwe medewerker. Als er maar één contract is en je klikt in het detailscherm bovenaan op de medewerkernaam, dan ga je terug naar een leeg zoekscherm waarin je kunt zoeken naar een nieuwe medewerker. Als er meerdere contracten zijn en je kiest in het detailscherm onderin voor Annuleren, dan ga je terug naar het scherm van de medewerker waarin je kan kiezen voor het andere contract. Als er meerdere contracten zijn en je klikt in het detailscherm bovenaan op de medewerkernaam, dan ga je terug naar het scherm van de medewerker waarin je kan kiezen voor het andere contract. Scherm Arbeidsvoorwaardengegevens Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardengegevens Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release het scherm Arbeidsvoorwaardengegevens als volgt aangepast.  Het scherm opende altijd met de gehele lijst medewerkers met alle daarbij horende Interfaces. Voortaan opent het scherm op dezelfde manier als bijvoorbeeld andere medewerkerschermen. Je ziet een leeg scherm, waarin je kunt zoeken naar de gewenste medewerker of arbeidsvoorwaarden. Schermen menu Inkomstenverhouding Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonheffingen (IKV) Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release de bovenstaande schermen op de volgende punten aangepast: Als je een medewerker hebt geselecteerd en er is sprake van één inkomstenverhouding, dan opent voor bovenstaande schermen direct het detailscherm. Je hoeft dus niet meer ook nog te klikken op de regel IKV. Als er meerdere inkomstenverhoudingen zijn, bijvoorbeeld Transitievergoeding, dan opent het detailscherm niet direct, maar moet je nog wel voor een inkomstenverhouding kiezen. Als er maar één inkomstenverhouding is en je kiest in het detailscherm onderin voor Annuleren, dan ga je terug naar een leeg zoekscherm waarin je kunt zoeken naar een nieuwe medewerker. Als er maar één inkomstenverhouding is en je klikt in het detailscherm bovenaan op de medewerkernaam, dan ga je terug naar een leeg zoekscherm waarin je kunt zoeken naar een nieuwe medewerker. Als er meerdere inkomstenverhoudingen zijn en je kiest in het detailscherm onderin voor Annuleren, dan ga je terug naar het scherm van de medewerker waarin je kan kiezen voor de andere inkomstenverhouding. Als er meerdere inkomstenverhoudingen zijn en je klikt in het detailscherm bovenaan op de medewerkernaam, dan ga je terug naar het scherm van de medewerker waarin je kan kiezen voor de andere inkomstenverhouding. Actie Er is geen actie nodig.  Gegevenselement Afwijkende transitievergoeding - vervallen is beëindigd met ingang van 1-1-2021 Waarom  Voor de afwijkende transitievergoeding zijn er twee gegevenselementen gedefinieerd: Afwijkende transitievergoeding - vervallen Afwijkende transitievergoeding Het gegevenselement Afwijkende transitievergoeding - vervallen is vanaf 2020 niet meer in gebruik. Hoewel het gegevenselement nog wel zichtbaar was en je het kon selecteren, hebben mutaties die hiermee zijn vastgelegd, vanaf 2020 geen effect meer en leiden ook niet meer tot een uitbetaling. Daarom hebben we het gegevenselement beëindigd. Hoe  Het gegevenselement Afwijkende transitievergoeding - vervallen is met ingang van 1-1-2021 beëindigd. Vanaf die datum is dit gegevenselement niet meer zichtbaar en niet meer te selecteren.  Actie Er is geen actie nodig.  Saldo tijd-voor-tijd was niet beschikbaar voor rapporten Management Informatie (2746130) Waarom Het saldo tijd-voor-tijd (TVT) werd tot nu toe niet doorgegeven naar Management Informatie (MI), waardoor dit saldo ontbrak in de rapporten. Hoe Vanaf deze release wordt het Saldo TVT wel doorgegeven aan de MI-database.  Actie Het Saldo TVT is vanaf release 2021-07 dus automatisch beschikbaar voor MI-rapporten, daarvoor hoef je niets te doen. Als je Saldo TVT voor eerdere periodes van 2021 in MI-rapporten wilt opnemen, vraag dan via onze Service Desk een salarisberekening aan met de startdatum vanaf 1-1-2021. Hierdoor wordt het Saldo TVT vanaf periode 01-2021 alsnog doorgegeven aan de aan MI-database. Opgeloste meldingen Signaleringsverslag - onterechte signalering: Loon SV mag niet 0 zijn (2739024) Melding Als er sprake is van twee inkomstenverhoudingen in 1 periode, dan verscheen soms onterecht de signalering Loon SV mag niet 0 zijn. Oplossing We hebben de signalering aangescherpt, zodat deze in dit geval niet meer onterecht verschijnt. Actie Er is geen actie nodig. Aanvullend geboorteverlof en inrichten looncomponenten (2448668) Melding Als bij aanvullend geboorteverlof meer betaald wordt aan de werknemer dan het UWV uitkeert, moet dit extra bedrag via de loonaangifte worden doorgegeven als Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen.  Oplossing Vanaf deze release wordt het extra bedrag per 01-01-2021 via de Loonaangifte correct doorgegeven als Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen. Daarnaast is het vanaf deze release mogelijk om vanaf 01-01-2021 het aanvullend geboorteverlof te laten berekenen op basis van het SV-loon. Actie Voor het doorgeven aan de loonaangifte van Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen is geen actie nodig; Payroll Business berekent dit met terugwerkende kracht. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) Als je het aanvullend geboorteverlof wilt laten berekenen op basis van het SV-loon, kies dan in het bedrijfsscherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) bij Gebruikt loon aanvullend geboorteverlof voor SV loon. Instellingen > Berekening > SV loon berekenen  Het scherm SV loon berekenen moet je dan ook overeenkomstig inrichten.  Kies bij SV Dagloon berekenen voor Ja. Geef bij Dagen voor berekening SV loon op met hoeveel dagen Payroll Business moet rekenen.  Geef bij Afrekenperiodes ophalen voor SV loon op hoeveel afrekenperiodes Payroll Business in de berekening moet meenemen. Let ook op bij Loondoorbetaling bij ziekte Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing/Referentietabel) Als je Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing / Referentietabel) gebruikt en in het bedrijfsscherm bij Dagloon ziektegeld berekening hebt gekozen voor Op basis van SV loon, moet je ook de juiste inrichting vastleggen in het scherm SV loon berekenen. zie hierboven. Afrekenmatrix fout bij Transitievergoeding in combinatie met Groeperen (19488198)  Melding Als er bij een medewerker een transitievergoeding werd uitbetaald via een tweede contract, stonden de bedragen dubbel in de Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever, als je de optie Groeperen had gebruikt.  Oplossing Met ingang van deze release is deze fout hersteld. Actie Er is geen actie nodig.  UPA - Voorletters doorgeven in hoofdletters Melding Voor sommige pensioenfondsen moet je in de pensioenaangifte (UPA) de voorletters doorgeven in hoofdletters. Als je hieraan niet voldeed, kreeg je hierover een melding.   Oplossing Vanaf deze release zenden wij de voorletter(s) van de partner en van de medewerker altijd in hoofdletters. Actie Als je meldingen hebt ontvangen over voorletters die hoofdletters moeten zijn, kun je voor eerdere perioden de UPA-aangifte herstarten. Dit doe je via Beheer > Gegevensuitwisseling >Handmatig starten automatische interfaces. Codes Loonaangifte eerste IKV soms onterecht meegenomen bij IKV Transitievergoeding (Foutmelding L2047 en L1906) Melding Als je voor het verlonen van de transitievergoeding gebruik maakte van het automatisch aanmaken van een tweede contract, werden soms enkele codes voor de Loonaangifte van de inkomstenverhouding (IKV) van het hoofdcontract onterecht meegenomen bij de IKV van de Transitievergoeding.  Dit gold onder andere voor de volgende velden: Incidentele inkomstenvermindering Invloed verzekeringsplicht Omdat de waarde werd overgenomen vanuit de IKV van het hoofdcontract naar de IKV van de Transitievergoeding, leidde dit in combinatie met het Soort inkomen van de Transitievergoeding tot foutmeldingen (L2047 en L1906) bij de aangifte van de Loonaangifte van de Transitievergoeding. Oplossing Payroll Business is aangepast, zodat vanaf deze release voor het aangeven van de loonaangiftecodes rekening wordt gehouden met de juiste IKV. Actie Als je hierover meldingen van de Belastingdienst hebt ontvangen over eerdere periodes, kun je een herstart van de Loonaangifte aanvragen. Compensatie variabel pensioen teruggedraaid bij uitdiensttreding (2747336) Melding Als een medewerker uit dienst gaat en een tweede contract en inkomstenverhouding (IKV) worden aangemaakt voor de transitievergoeding, dan werd in de laatste periode soms de compensatie variabel pensioen niet meer berekend of zelfs teruggedraaid als deze eerder wel was berekend. Oplossing Dit is gecorrigeerd met ingang van 1 januari 2021.  Actie Als je een handmatige correctie hebt ingevoerd omdat de compensatie variabel pensioen niet meer werd berekend, ga dan na of het nodig is om deze correctie ongedaan te maken. Wet- en regelgeving Verkeerde validatielijst bij Code Verzekeringssituatie ZVW Melding In een eerdere release is ten onrechte een validatielijst met verkeerde waarden voor de Code verzekeringssituatie ZVW opengesteld. Hierdoor was het mogelijk oude waardes te selecteren die vervolgens een fout in de loonaangifteketen veroorzaakten. Oplossing Wij hebben de oplossing hiervoor op 16 juni 2021 uitgeleverd via extra onderhoud, zodat je nu alleen de juiste waardes kunt kiezen. Actie Er is geen actie nodig. Wij hebben contact opgenomen met de klanten bij wie dit voorkwam. Maximum dagloon Ziektewet aangepast per 1-7-2021 Vanaf 1-7-2021 bedraagt het Maximum dagloon voor de Ziektewet 225,57. Wij hebben de standaardwaarde hiervoor aangepast met ingang van deze datum.  . Publishing Date : 6/17/2021