Releases YouServe

30-03-2021 HRSS link added automatically when sending an email with an empty footer (change 2244213) When the footer - created in an email template - was empty, the system automatically added a link to Youforce. The link to Youforce will n...

26-02-2021 Nieuwe controle van de grootte van bijlagen en extra informatie over bijlagen in Self Service-formulieren Alle HR-cores Voortaan zal het systeem bij het uploaden van een bijlage naar een formulier in Self Service, de bestandsgrootte van ...

26-02-2021 New attachments size verification and additional attachments information in Self Service forms All HR-cores From now on, when uploading an attachment to a form in Self Service, the system will check the file size of the document before u...

29-01-2021 e-Signing setup - New texts The e-Signing setup functionality remains the same, we updated only the texts and the corresponding tooltips in order to make the options clearer: Activate digital signing: mandatory for enabling e-Signing f...

29-01-2021 Digitaal ondertekenen - Nieuwe teksten De instellingen van Digitaal ondertekenen blijven hetzelfde, we hebben alleen de teksten en de bijbehorende tooltips bijgewerkt om de opties duidelijker te maken: Activeer Digitaal ondertekenen: v...

30-12-2020Email notificatie bij ondertekenen documentBij het digitaal ondertekenen van een document wordt een document aangemaakt dat ondertekend moet worden door bijvoorbeeld eerst de manager en dan door de medewerker. Tot nu kregen beide met...

24-11-2020 Nieuwe sjablonen voor digitaal ondertekenen Alle email voor digitaal ondertekenen hebben vanaf vandaag een nieuw ontwerp en bijgewerkte inhoud. De eerste email voor ondertekening en beide herinneringen (na 3 en 10 dagen vanaf de eerste d...

29-10-2020 Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker zijn de afdelings- en functietabellen leeg (wijzig 2323684) Alleen Self Service Education Bij het starten van een nieuw medewerkersproces zijn de afdelings- en functietabellen leeg. Dit is nu opg...

30-09-2020 Radioknoppen verbeterd De radioknoppen van de Self Service-formulieren zijn verbeterd. De keuzerondjes verschijnen op een of meerdere regels, afhankelijk van het aantal aanwezige tekens voor elk keuzerondje. Hieronder staan de mogelijkhe...

26-08-2020 Verlengde ondertekeningsperiode Intradata verlengde de ondertekeningsperiode van 6 dagen naar 14 dagen. Vanaf vandaag hebben alle documenten die ter ondertekening worden verzonden, een verlengde periode van 14 dagen voor ondertekening; t...

30-12-2020Email notification when signing a documentWhen digitally signing a document, a document is created that must be signed by, for example, first the manager and then by the employee. Until now, both received an email notification immediately...

30-09-2020 Radio buttons improved The radio buttons of the Self Service forms are improved and their working is more clear now. Radio buttons appear on one or multiple lines, depending on the amount of characters for every option. It works as follo...

24-11-2020 New e-Signing email templates All e-Signing emails have a new design and updated content starting from today. The initial signing email and both reminders (after 3 and 10 days from the initial one) now contain the date until when the sig...

29-10-2020 When start creating a new employee, the department and function table is empty (change 2323684) Self Service Education only When starting a new employee process, the department and function table is empty. This is solved now. The val...

26-08-2020 Extended signing period Intradata extended the signing period from 6 days to 14 days. Starting from today, all documents sent for signing will have an extended period of 14 days for signing; while the ones created until today will remain...

Verzuimformulieren Inleiding In 2017 werd de mogelijkheid geïntroduceerd om meldingen over ziekte en zwangerschapsverlof via Self Service te laten verwerken in HR Core Beaufort. Sindsdien hebben we van onze klanten feedback gevraagd en ontvang...

In deze versie... Aangepast in versie 2 Het onderwerp 'Digitale ondertekening - wijzigingen in de e-mail handtekening' is aangepast. We hebben toegevoegd hoe u de bedrijfsnaam kunt opgeven die de e-mail verstuurt. Mededeling Op weg naar een betere performance Met het oog op een betere gebruikerservaring met betrekking tot de Archieflijst hebben wij een wijziging aangebracht die tevens zal leiden tot betere prestaties van deze pagina. Als u meer wilt weten over de prestaties naar aanleiding van deze aanpassing, lees dan het onderwerp 'Zoekfunctie archief uitgebreid' in deze release notes. Er is tevens een verbetering doorgevoerd in het Inzetformulier. Vanaf nu wordt er geen onnodige informatie meer verzameld. Dit komt de prestaties van het Inzetformulier ten goede. Gewijzigd en verbeterd Actieve signalering - Wanneer je een workflow start vanuit Actieve signalering, zijn de standaardwaarden niet ingevuld op het eerste formulier Wanneer je een signaal definieert in HR Core, heb je de mogelijkheid om een 'Workflow'-signaal aan te maken. Wanneer je een G-formulier start door middel van Actieve signalering, zijn de rubriekvelden – in tegenstelling tot wat je gewend was toen je een workflow rechtstreeks vanuit Self Service startte – op het eerste formulier niet ingevuld. Dit is opgelost in de huidige release. De prioriteit van de weergegeven waarde is: 1. Opgegeven gegevens bij aanvraag; 2. Waarde op basis van gegevens van medewerker; 3. De standaardwaarde in de rubriek; 4. Lege waarde. Digitale ondertekening - Optie voor 'Batch ondertekenen' verwijderd voor medewerkers Wanneer gebruikers vanuit een workflow een document verstuurden naar 'Digitale ondertekening', moesten zij tot op heden één van deze opties selecteren als ze een handtekening wilden: op een later moment versturen via 'Batch ondertekenen' of 'Nu versturen voor handtekening' vanuit de workflow. Dit leidde tot enige verwarring, omdat medewerkers mogelijk geen toegang hadden tot de optie 'Batch ondertekenen' in Self Service. Als een gebruiker de documenten verstuurde naar 'Batch ondertekenen' en geen toegang bleek te hebben, kon hij of zij de documenten op een later moment niet meer verzenden naar de 'Batch ondertekenen'-procedure. Dankzij de wijzigingen die in deze release zijn geïntroduceerd, krijgen medewerkers de optie 'Batch ondertekenen' niet meer te zien. Het enige wat zij nog te zien krijgen, is een pop-up venster met het verzoek hun e-mailadres en telefoonnummer toe te voegen, zodat de documenten op dat moment kunnen worden verstuurd voor een handtekening. Andere typen gebruikers, zoals managers en professionals, hebben nog steeds de mogelijkheid om de 'Batch ondertekenen'-procedure te selecteren, indien gewenst. Digitale ondertekening - wijzigingen in de e-mail handtekening Er zijn enkele wijzigingen aangebracht in de handtekening in e-mails die gebruikers ontvangen wanneer zij een document willen laten ondertekenen op het Intraoffice-portal. Tot op heden stond er 'Youforce HR-team' in de standaard handtekening. Vanaf nu wordt de naam van het bedrijf getoond dat de e-mail heeft verstuurd. Deze naam is ook te zien in de Self Service-account.   De naam van het bedrijf dat de e-mail stuurt geeft u op bij Beheer > Systeem > Instelling: Digitale ondertekening - wijzigingen in de telefoonnummervalidatie Deze wijziging is geïmplementeerd op basis van feedback van klanten en uitgebrachte stemmen op onze Ideeën-portal. Wij hebben de daadwerkelijke controles voor validatie van telefoonnummers aangepast om problemen met mobiele nummers te voorkomen nadat de telefoonnummergegevens zijn ingevoerd in het pop-up venster voor 'Digitale ondertekening' in Self Service. Vanaf nu wordt er gecontroleerd of het telefoonnummer niet begint met een '0' (nul) en of het wel uit negen cijfers bestaat (de standaardlengte van een mobiel telefoonnummer). Zoekfunctie archief uitgebreid Gebruikers van Self Service controleren meestal op mutaties uit de recente geschiedenis. Er worden te veel items weergegeven op basis van de huidige filters. Het is nu mogelijk om te zoeken naar mutaties op basis van ingangsdatum. De zoekfunctie van het Archief is met ingang van 11 september 2019 uitgebreid met het filter 'Ingangsdatum' (vanaf en tot en met). Niet alleen is de gebruikersvriendelijkheid verbeterd, maar ook kan het scherm de gegevens sneller ophalen met behulp van de nieuwe filters. Dit standaardfilter toont mutaties met een ingangsdatum van drie maanden geleden tot heden. Als je wilt kun je een andere tijdsperiode selecteren. Je selectie wordt opgeslagen zolang de sessie actief is. Als je op het rode filter drukt, wordt de periode gewist en kun je een nieuwe periode selecteren. Hiermee wordt ook je filter hieronder gereset. Het Archief is uitgebreid met twee nieuwe velden: 'Ingangsdatum vanaf' en 'Ingangsdatum tot en met'. Dit hebben wij gedaan in verband met prestatieproblemen. Wanneer je voor het eerst bent ingelogd in het Archief, wordt de datum van drie maanden geleden alvast ingevoerd bij 'Ingangsdatum vanaf'. Bij de 'Ingangsdatum tot en met' wordt de huidige datum alvast weergegeven.  Deze velden zijn niet verplicht. Als je bijvoorbeeld mutaties wilt bekijken van maximaal zes maanden geleden, kun je 'Ingangsdatum vanaf' aanpassen. Als je toekomstige mutaties wilt bekijken, verwijder dan de waarde bij 'Ingangsdatum tot en met'. Als je uitsluitend wilt zoeken op mutatienummer of medewerkersnummer, kun je ervoor kiezen om zowel 'Ingangsdatum vanaf' als 'Ingangsdatum tot en met' te gebruiken. Wanneer je dit scherm verlaat en vervolgens terugkeert, wordt de meest recente selectie opnieuw weergegeven. De ingangsdatum waarop je kunt zoeken, is de ingangsdatum die je rechtsboven op de formulieren ziet staan. Lijsten filteren - Nieuwe validaties bij het datumfilter in Archief Wij hebben nieuwe validaties toegevoegd aan het datumfilter in het gedeelte Archief in Self Service. Deze validaties voorkomen dat gebruikers onjuiste datums of datums met een ongeldige notatie invoeren. Door deze fouten werden mogelijk onjuiste zoekresultaten weergegeven. De nieuwe validaties omvatten: Controle op datumnotatie: datums moeten de juiste notatie (DD-MM-JJJJ) hebben en mogen geen letters of andere tekens bevatten die niet worden ondersteund in een datumnotatie. Controle op schrikkeljaar: wanneer je de datum 29 februari invoert, wordt de zoekopdracht uitsluitend uitgevoerd als het ingevoerde jaar een schrikkeljaar is. Is dit niet het geval, dan wordt er een foutmelding weergegeven. Er wordt een foutmelding weergegeven als de startdatum na de einddatum ligt, of omgekeerd, omdat dit onlogische zoekopdrachten zijn. Vóór deze wijziging werden er zoekresultaten weergegeven met onjuiste datums of ongeldige datumnotaties. Vanaf nu roept de pagina de server niet meer aan als de notatie onjuist is. Als je de pagina ververst en correcte datums hebt ingevoerd, worden er nieuwe resultaten weergegeven. Wijzigingen in wet- en regelgeving Validatie van de IBAN-code voor bankrekeningen Per 1 januari 2020 schakelt Nederland volledig over op de internationale standaard IBAN voor het verifiëren van bankrekeningen. In deze release hebben wij de IBAN-rubriek in Self Service aangepast, zodat deze is afgestemd op de nieuwe validaties. Vanaf nu wordt deze internationale standaard gebruikt voor verificatie van IBAN-nummers in de Self Service-formulieren. Alle door jouw bank verstrekte IBAN-codes, zowel voor als na deze wijziging, zijn en blijven geldig. Wij hebben slechts de validatie van de internationale standaard toegevoegd in Self Service, omdat banken in Nederland deze IBAN-notatie vanaf heden gebruiken. Deze wijziging wordt automatisch toegepast op de IBAN-rubriek, dus er zijn geen aanvullende configuraties of mutaties nodig. Opgeloste meldingen Export op papier - Pagina kan geen mutaties groter dan 1.000.000 filteren (change 1236521) Melding Van diverse klanten ontvingen wij meldingen dat de functionaliteit 'Export op papier' geen mutaties groter dan 1.000.000 kon filteren. De functionaliteit 'Export op papier' toonde geen foutmelding wanneer er werd gefilterd op mutaties groter dan 1.000.000. Oplossing Vanaf nu is het mogelijk om te filteren op alle mutatiehoeveelheden. Het probleem is definitief opgelost. Publishing Date : 11/14/2019

In this version... Changed in version 2 The subject 'Digital Signing - Changes on the email signature' is changed. We have added instructions to register the company who will send the e-mail. Announcement Towards a better performance We have made a change to improve the user experience of the Archive list that will also lead to an improvement in the performance of this page. For the explanation and performance of this adjustment, read the subject 'Search function Archive extended' in these release notes. An improvement has also been made to the Effort form. This improvement prevents information being collected unnecessarily from now on. This will improve the performance of the Effort form. Modified and Improved Active signalling - When starting up a workflow from Active signalling, the default values were not filled on the first form When defining a signal in HR Core, you have the option to create a 'Workflow' signal. When starting a G-form by means of active signaling, no rubriek fields were filled on the first form as you were used to when starting a workflow directly from Self Service. This is solved in this release. The priority of the shown value is: 1. Data passed in with request; 2. Value from employee data; 3. The default rubric value; 4. Empty value. Digital Signing - Option to sign from Batch Signing removed for Employees When sending a document to 'Digital signing' from a workflow, until now all the users were prompted to select one option to send the documents for a signature: Send later using 'Batch signing' or 'Send for signature now' from the workflow. This leads to some confusion as employees may not have access to the 'Batch signing' option in Self Service. Due to this, if the user sent the documents to 'Batch signing' and do not have access, there is no way for them to send later to the 'Digital signing' procedure. With the changes introduced in this release the employees will not see the option to send later from 'Batch signing' and will see only the pop up to add their email address and phone number to send the documents at that moment for signature. Other type of users like managers and professionals will still have the option to select 'Batch signing' procedure if needed. Digital Signing - Changes on the email signature There has been some changes done to the signature that appears in the emails that users receives when they have an available document to sign on Intraoffice portal. Until now the default signature contained 'Youforce HR Team' and from now on it will contain the name of the company that sent the email in the same way that appears identified in Self Service account.  Digital Signing - Changes on the phone number validation This change has been implemented based on the customer feedback and the votes received from the our Ideas Portal. To prevent issues with mobile phone numbers when filling this information in the Self Service pop up for 'Digital signing' signature, we modified the actual checks to validate the phone numbers. From now on this validation checks that the phone number doesn't start with a '0' (zero) and that it contains only 9 digits, which is the standard mobile phone number length. You can register the name of the company who sends the e-mail at Beheer > Systeem > Instelling: Search function Archive extended Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from three months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. This will also reset your filter below. The archive has been expanded with two new fields: 'Start date from' and 'Start date up to and including'. We have done this because of performance problems. If you get the Archive for the first time after logging in, then the 'Start date from' date: the date of three months ago is already entered. The 'Start date up to and including' is already filled in with the current date. These are not mandatory fields. So if, for example, you want a bank view of mutations up to six months ago, then adjust the 'Start date from'. If you want to see future mutations, it is best to empty 'Start date up to and including'. If you only want to search by mutation number or employee number, you can also choose to use both fields 'Start date from' and 'Start date up to and including'. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. List filtering - New validations on the dates filter in Archive We added new validations to the dates filter on the Archive area in Self Service. This validations will prevent the users to enter incorrect dates or dates in a non valid format that used to return search results and could lead to user confusion. The new checks added includes: Date format checking: Dates has to have the right format (DD-MM-YYYY) and cannot contain a letter or other characters not supported in a date format. Leap years checks: When entering the date of February 29th it will only run the search if the year is leap. If not it will show an error as the date is invalid. It will show the error message if start date happens after end date or end date happens before start date, which are not logical searches Before this change the user could even see results with incorrect dates or not valid format dates but from now on the page will not make the call to the server if the format is incorrect and now refresh on the page will be done showing new results. Legislation Validation of the IBAN code for bank accounts As of January 1st, 2020, the Netherlands will fully switch to the International standard for IBAN for the bank accounts verification. In this release we adapted the IBAN rubriek in Self Service to be aligned with the new validations so from now on this International standard will be used for the IBAN verification in the Self Serivice forms. All the IBAN codes provided by your bank before and after this change will still be valid. We simply added the International standard validation in Self Service as the banks in The Netherlands will follow this IBAN format from now on. The change will be applied automatically to the IBAN rubriek so there's no additional configuration or changes needed for the users. Solved changes Export on paper - Page could not filter mutations greater than 1.000.000 (change 1236521) From various customer we received the messages that the functionality 'Export on paper' ('Export op papier') could not filter mutations greater than 1.000.000. The 'Export op papier' functionality didn't show a message error when filtering by mutations greater than 1.000.000. Solution From now on it will be possible to filter any amount of mutations. The problem is fixed and doesn't occur anymore.   Publishing Date : 11/6/2019

In een extra release van 11 september 2019 is het volgende gewijzigd. Gewijzigd en verbeterd Zoekfunctie Archief uitgebreid Alle Self Service Waarom Self Service gebruikers controleren meestal mutaties uit de recente geschiedenis. Op basis van de huidige filters worden te veel items getoond. Hoe Het is vanaf nu mogelijk om mutaties te zoeken per ingangsdatum. De zoekfunctie van het Archief is met ingang van 11 september 2019 uitgebreid met een ingangsdatum (vanaf t/m) filter. Naast de gebruikersvriendelijkheid zal dit scherm door het gebruik van de nieuwe filters sneller de gegevens ophalen. Dit filter toont als default waarde de mutaties met een ingangsdatum startend vanaf 3 maanden geleden t/m vandaag. Indien gewenst kunt u een andere tijdsperiode selecteren. Uw selectie wordt bewaard zolang de sessie duurt. Indien u op het rode filter drukt dan maakt u de periode leeg en kunt u een nieuwe periode selecteren. Als u dit scherm verlaat en u daarna ernaar terugkeert, zal de laatst gebruikte selectie weer worden getoond. De ingangsdatum waarop kan worden gezocht is de ingangsdatum die u rechtsboven in de formulieren ziet staan. Publishing Date : 9/18/2019

On Wednesday September 11th we have put an extra release in production in which we changed the following. Changed and improved Search function Archive extended Why Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. How It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from 3 months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. Publishing Date : 9/16/2019