Releases YouServe

Nieuw Nieuwe referentietabellen toegevoegd aan de HR Data Feed Waarom Een aantal klanten heeft aangegeven data te willen koppelen maar hiervoor waren niet alle referentietabellen voorhanden. Hoe Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de entiteit Organisatorische eenheden, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Organisatorische_Eenheid_Arbeidscontract. Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de Entity Functie informatie, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Arbeidscontract_Functie_Informatie. Uw actie Als klant moet u, om gebruik te kunnen maken van de referentietabellen en informatie, de informatie importeren en de nieuwe referentietabellen verwerken in uw software-/integratie-oplossing. Verbeterd De betrouwbaarheid van dagelijks bijgewerkte verlofdata voor ad hoc-rapportage is verbeterd Waarom Een aantal klanten heeft gemeld dat ze de meest recente data niet konden zien bij de aanmaak van ad hoc-rapporten met rapportmodellen. Hoe We ontdekten dat het proces om de data bij te werken niet goed functioneerde. Dit is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. De metrische nauwkeurigheid van ziekteduur is verbeterd Waarom Een aantal klanten meldde dat, na het uitvoeren van de standaard rapporten R-ZK-10000, R-ZK-10010 en R-ZK-10020 voor hun hele organisatie, ze aanzienlijke verschillen ontdekten in de Gemiddelde ziekteduur op de laatste pagina. We hebben dit geanalyseerd en ontdekten dat deze waarden onjuist waren. Hoe De berekeningen zijn aangepast en de rapporten bevatten nu de juiste waarden. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019

2022-01 Stagiair wordt medewerker via bestaande medewerkerscode Na deze release is het mogelijk een stagiair die in dienst komt als vaste medewerker binnen het bedrijf, via dezelfde medewerkercode te verlonen. Een nieuwe IKV wordt automatisch gegenereerd voor de juiste loonaangifte. Het loon - verdiend als stagiair - gaat automatisch mee in de berekening van de werknemersverzekeringen van de de medewerker.

In deze versie ... Aangepast in versie 2 Bij Uw actie staat nu waar u in de Datafeed de velden vindt die u moet toevoegen.  Gewijzigd en verbeterd Gegevens toegevoegd Waarom Voor wet en regelgeving ontbraken er gegevens in de modellen en in de Datafeed. Deze gegevens zijn toegevoegd aan alle modellen, met uitzondering van Verzuim. Hoe De volgende gegevens zijn toegevoegd aan zowel de modellen van Report builder als de Datafeed: WAO/WIA registratie Restverdiencapaciteit WAO/WIA klasse WIA AO % pr WIA AO % th Arbeidscontract Schriftelijke arbeidsovereenkomst Oproepovereenkomst Gratificatie 2 Afrekening bij uitdienst (grat 2) Percentage (grat 2) Uitbetalingsperc (grat 2) Uitgestelde betaling vrijb (grat 2) Gratificatie (grat 2) Opgeb recht grat 2 periode (Loonaangifte) Opgeb recht grat 2 vast (Loonaangifte) Uw actie U moet zelf uw rapporten of configuratie van de Datafeed aanpassen om de toegevoegde velden zichtbaar te maken. In de Datafeed vindt u de velden als volgt: Navigeer naar Medewerker> WAO_WIA_registratie en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Restverdiencapaciteit WAO/WIA registratie WAO/WIA klasse WAO/WIA registratie WIA AO % pr WAO/WIA registratie WIA AO % th WAO/WIA registratie Navigeer naar Arbeidscontract > Arbeidscontract en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Oproepovereenkomst OproepovereenkomstOmschrijving Schriftelijke arbeidsovereenkomst Schriftelijke arbeidsovereenkomstOmschrijving  Navigeer naar Arbeidscontract en breid de entiteit uit. Gratificatie 2 is toegevoegd als een nieuwe entiteit en bestaat uit de volgende velden: Afrekening bij uitdienst (grat 2) Percentage (grat 2) Uitbetalingsperc (grat 2) Uitgestelde betaling vrijb (grat 2) Gratificatie (grat 2) Opgeb recht grat 2 periode (Loonaangifte) Opgeb recht grat 2 vast (Loonaangifte) Publishing Date : 2/27/2020

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Nieuw (Her)indiensttreding (Her)indiensttreding is een speciale functie die het proces voor (her)indienstname vereenvoudigt. Met dit proces kunt u controleren of en hoe lang een persoon al eerder voor uw bedrijf heeft gewerkt en hoeveel contracten hij/zij in het verleden heeft gehad. De manager of degene die het proces voor indienstname start, kan aan de hand van deze informatie bepalen of de persoon op vaste of tijdelijke basis moet worden aangenomen. Belangrijke voorwaarde U kunt dit niet zelf. Voordat u gebruik kunt maken van het (Her)indiensttreding proces moet u namelijk enkele inrichtingsstappen uitvoeren. Neem hiervoor contact op met uw HCM-consultant. Het gaat om het volgende dat eerst uitgevoerd moet worden: Het Unieke Persoons ID (dit is de unieke sleutel die dienstverbanden aan elkaar koppelt) en het contractvolgnummer moeten correct worden ingevuld en correct worden bijgehouden voor de bestaande populatie. Inrichting U kunt deze speciale functie vinden via Beheer menu > tabblad Workflowdefinitie > Wijzigen speciale functies. De naam van de nieuwe speciale functie is (Her)indiensttreding. Gebruik de knop Wijzigen om op te geven welke workflows beschikbaar zijn voor de gebruikers van dit proces. U moet gemachtigd zijn voor het gebruik van deze speciale functie en de workflows. Dit proces werkt alleen met nieuwe medewerker workflows (NW). Gebruik Om de speciale functie te gebruiken, gaat u naar het menu Start en het tabblad met het icoon (Her)indiensttreding zoals bij elke andere workflow. Nadat u het proces heeft gestart, wordt u door drie stappen geleid om de gegevens van de medewerker te bekijken. Stap 1 - Medewerker zoeken De velden Geboortenaam en Geboortedatum zijn verplicht. Nadat u deze gegevens heeft ingevoerd, klikt u op Zoek om de resultaten weer te geven. Op deze pagina kunt u ook naar de workflow(s) Nieuwe medewerker gaan die betrekking hebben op de nieuwe medewerkers die nog niet eerder voor het bedrijf heeft gewerkt. Wanneer u een medewerker selecteert in de lijst, wordt u omgeleid naar stap 2. Stap 2 - Controle met BSN-nummer U moet het burgerservicenummer van de geselecteerde medewerker invoeren om ervoor te zorgen dat u gemachtigd bent om de contractgegevens van de medewerker te zien. Als het burgerservicenummer onjuist is, verschijnt er een bericht. Als u het onjuiste burgerservicenummer drie keer heeft ingevoerd, wordt u omgeleid naar de startpagina. Stap 3 - Contractgeschiedenis Met deze stap geeft u de contractgeschiedenis en andere nuttige gegevens van de geselecteerde medewerker weer aan de hand waarvan u kunt bepalen of deze persoon opnieuw kan worden aangenomen en met welk type contract. Gebruik de knop Verder om de lijst te openen met de workflow(s) Nieuwe medewerker. Opgeloste meldingen Geen foutmelding bij het berekenen van de afstand met verkeerde waarden of zonder waarden Voor alle Self Service Probleem Er verschijnt geen foutmelding wanneer een verkeerde of onjuiste postcode, straatnaam of land is ingevoerd. Oplossing Vanaf deze release zijn verschillende foutmeldingen aan Self Service toegevoegd om u te vertellen dat een veld onjuist is ingevuld voor het berekenen van de afstand. De foutmelding voor een lege postcode is als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste postcode gebruikt. De foutmeldingen voor een onbekende postcode zijn als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een niet bekende postcode gebruikt. Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. De afstandsberekening heeft niet kunnen plaatsvinden vanwege een onjuiste waarde. De foutmeldingen voor een onjuiste postcode zijn als volgt:  Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste postcode gebruikt. Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. De afstandsberekening heeft niet kunnen plaatsvinden vanwege een onjuiste waarde. De foutmelding voor een onjuiste landcode is als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft een onjuiste landcode gebruikt. Als de postcode in het veld Van en Naar hetzelfde is, is de foutmelding als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. U heeft dezelfde postcode gebruikt. Als de landcode leeg is, is de foutmelding als volgt: Er is een foutmelding opgetreden bij het berekenen van deze afstand. Landcode kan niet leeg zijn. Publishing Date : 3/29/2019

2019-12 Validatiewaarden Woonsituatie loonheffing uitgebreid Vanaf 01-01-2019 is er voor de berekening van de loonheffing onderscheid tussen drie groepen werknemers in relatie tot het woonland. Vanaf 01-01-2020 zijn in Payroll Business extra groepen werknemers beschikbaar: inwoners van België en inwoners Suriname of Aruba. Wijziging AOW leeftijd Door het aangenomen wetsvoorstel Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW leeftijd minder snel. Dit vereist het aanpassen van de AOW leeftijden voor 2020 én de jaren daarna. Na de release van december worden de AOW leeftijden in delen bijgewerkt. Het actualiseren van de AOW datums vindt plaats op chronologische volgorde. 2019-11 WAB - Hoge en lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business automatisch de WW-premie. De berekening van de waarden WW-hoog of WW-laag gaat op basis van drie gegevensvelden in het scherm Arbeidscontract. Dit zijn de velden Contact onbep./ bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovk en Oproepovereenkomst. De laatste twee zijn al beschikbaar vanaf 1 november 2019. 2019-10 Gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only aangepast Het gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only kent een nieuwe menustructuur en nieuw ontworpen schermen. 2019-09 Extra gegevens voor Loondoorbetaling bij ziekte Voor het vastleggen van het doorbetalingspercentage zijn nu meer gegevens beschikbaar. Hiermee voorkom je de L1614 en L1615 meldingen van de Belastingdienst. Dit met betrekking tot de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte als gevolg van het ontbreken van contracturen of loon bij ziekte. Deze aanpassing komt voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. 2019-08 Loondoorbetaling - Arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto Het is mogelijk dat de duur van het dienstverband, het percentage loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid bepaalt. Met ingang van 1 september 2019 kan je bij de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto vastleggen of de referentietabel van toepassing is. Voor de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto is de functionaliteit aangepast. Zo geldt het dus niet meer voor de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Ziekte. 2019-07 Nieuwe berekeningsmethode bij Reiskosten Maak gebruik van de nieuwe berekeningsmethode voor de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Dit is methode 11, op basis van een staffeltabel. De berekening gebruikt de nieuwe referentietabel Reiskosten woonwerk staffel om de vaste vergoeding én de kilometervergoeding te bepalen en deze daarna toe te passen. Je vindt de berekening hier: Dagen bepaling fiscus / Reisdagen per week / Tabel staffel. 2019-06 Arbeidsvoorwaardencluster & Risicogroep in Profiel Het is nu mogelijk het arbeidsvoorwaardencluster en de risicogroep toe te passen in het profiel. Dit reduceert de invoertijd voor de eindgebruiker en vermindert het risico op fouten. Reiskosten WKR uitgesplitst Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk (woon-werk en declaraties). Nu is per reiskostensoort een keuze te maken. 2019-05 Gewijzigde menustructuur Met ingang van de mei release gebruik je de gewijzigde menustructuur. In de release notes van april hebben we een tipje van de sluier opgelicht. De menustructuur sluit nu veel meer aan op de werkprocessen. Deze optimalisatie kwam mede tot stand dankzij de pilot in de afgelopen maanden met diverse klanten. Salarisberekening Het scherm voor de salarisberekeningen biedt nu een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo zie je nu meer runs die de afgelopen maanden zijn gedraaid, inclusief hun statussen. Ook is nu zichtbaar wie de salarisberekening startte. Een overzicht toont alle runs met afsluiting en welke gebruiker de salarisrun heeft afgesloten. Wizard Nieuwe medewerker nu met profielen Maak nu gebruik van de vernieuwde wizard Nieuwe medewerker. Definieer via profielgroepen die profielen die je wilt gebruiken bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Dankzij de voorgedefinieerde gegevensets, verlopen de administratieve processen van het aannemen aanzienlijk efficiënter. Ouderschapsverlof met geldigheid vast Naast eenmalig kan je nu ook de geldigheid vast aangeven bij de arbeidsvoorwaarden voor Ouderschapsverlof. Dit om te voorkomen dat je iedere periode opnieuw deze handeling moet verrichten. Deze verbetering komt voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. 2019-01 Pro forma berekening in Payroll Business Vanaf de januari release kunt u in Payroll Business pro forma berekeningen starten. De uitkomsten van deze berekeningen zijn gebaseerd op de inrichting en rekenregels zoals deze in Payroll Business zijn vastgelegd. De resultaten van deze  berekeningen kunt u  opslaan in een PDF rapport. Verwerken terugwerkende kracht (TWK) mutaties in het vorige jaar U heeft na de januari release de mogelijkheid om mutaties van het vorige jaar (2018) ook te verwerken in dat jaar (2018). Dit is ook nog mogelijk als u al verwerkingen in het huidige jaar (2019) hebt gestart of afgesloten.

Nieuw  AVG Verlof- & Verzuimdata Waarom  Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet het mogelijk zijn medewerkergegevens op te schonen. Voor de meeste HR-gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar na einde dienstverband. De bewaartermijn van deze gegevens wordt ook wel retentieperiode genoemd. Om de retentieperiode en het verwijderen van de bijbehorende gegevens te ondersteunen, is vanaf deze release het scherm Stuurgegevens AVG in HR Core Business opgenomen, waarmee u voor bepaalde verlof- en verzuimgegevens kunt aangeven hoe lang deze bewaard moeten worden. De geselecteerde gegevens worden verwijderd wanneer de retentieperiode is bereikt. Dit verwijderen gaat in twee stappen, waarbij iedere verwijderactie tweewekelijks plaatsvindt: Eerst worden de gegevens inactief gemaakt. U kunt deze gegevens dan nog bekijken in het Mutatieverslag; hierin hebben ze dan de status Verwijderd. De tweede stap houdt de daadwerkelijke verwijdering in. Hierna kunt u de gegevens niet meer bekijken en zijn ze volledig verwijderd uit de applicatie.  Hoe Beheer > Inrichting > Stuurgegevens AVG   In het scherm Stuurgegevens AVG kunt u voor Verlof- en/of Ziekteverzuim aangeven hoeveel jaar u deze gegevens wilt bewaren nadat een medewerker uit dienst is getreden.  Via de knop Toevoegen rechtsboven in het scherm kunt u dit per bedrijf vastleggen.   Veld Toelichting Gegevens AVG Selecteer hier voor welke gegevens u de bewaartermijn vastlegt: Ziekteverzuim Verlofaanvraag Bewaartermijn Hier kunt u het aantal jaar opgeven dat u de gegevens wilt bewaren nadat de medewerker uit dienst is getreden. De bewaartermijn of retentieperiode moet minimaal 2 jaar zijn. Dit om te voorkomen dat het verwijderen van deze gegevens leidt tot herberekeningen. Vult u hier een lager getal in, dan verschijnt er bovenin het scherm een foutmelding en kunt u de gegevens niet opslaan. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens inactief gemaakt op basis van tweewekelijkse verwijderacties. In het mutatieverslag kunt u dan zien om welke gegevens het gaat: ze hebben hierin de status Verwijderd. Twee weken na het inactief zetten, worden de gegevens definitief uit de applicatie verwijderd en kunt u ze niet meer bekijken. Start Bewaartermijn Hier is standaard ingevuld Einde dienstverband. Uw actie  Als u wilt dat verlof- en verzuimgegevens van uw medewerkers worden verwijderd op basis van de minimale bewaartermijn van twee jaar, kunt u de Stuurgegevens AVG inrichten, zoals hierboven beschreven. Medewerker uitsluiten van verwijderen gegevens op basis van Stuurgegevens AVG Waarom  Soms kan het noodzakelijk zijn om medewerkers uit te sluiten van de algemene verwijdering van verlof- en verzuimgegevens na de minimale bewaartermijn of retentieperiode van twee jaar. Daarom is het mogelijk om individuele medewerkers hiervan uit te sluiten en de gegevens van deze medewerkers niet automatisch te verwijderen na afloop van de bewaartermijn die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG. Daarom is hiervoor een optie toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend). Hoe Medewerker > Medewerkersgegevens > Medewerker (aanvullend)    Als u niet wilt dat gegevens van een medewerker automatisch worden verwijderd na afloop van de bewaartermijn of retentieperiode die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG, kunt u de medewerker hiervan uitsluiten door in het scherm Medewerker (aanvullend) in het veld Uitsluiten van AVG uit voor Ja te kiezen. Als u het veld Uitsluiten van AVG leeg laat of hier Nee invult, worden de gegevens van de medewerker automatisch verwijderd via een tweewekelijkse job. Als u eerst bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja had ingevuld en later de waarde Nee invult of het veld leegmaakt, wordt de medewerker als de bewaartermijn of retentieperiode reeds is verstreken, alsnog meegenomen bij de eerstvolgende verwijderactie.   Uw actie  Als u wilt individuele medewerkers wilt uitsluiten van het verwijderen van verlof- en verzuimdata op basis van de stuurgegevens die zijn vastgelegd via Stuurgegevens AVG, vul dan voor deze medewerkers in het scherm Medewerker (aanvullend) bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja in.  Gewijzigd en verbeterd Veld Contract volgnummer ondersteunt tijdvakken Waarom  Voor het nieuwe re-hire proces in Self Service is in HR Core Business in het scherm Medewerkers het veld Contract volgnummer beschikbaar. Dit veld kende echter geen tijdvakken waardoor het niet mogelijk was om het contract volgnummer op te geven met een bepaalde ingangsdatum. Hoe  Medewerker > Medewerkers Het veld Contract volgnummer ondersteunt nu tijdvakken waardoor het systeem de waarde opslaat met de opgegeven ingangsdatum. Hierdoor kunt u in de historie  de verschillende waarden met ingangsdatum terugzien. Uw actie Er is geen actie nodig. Controle Identiteit in relatie tot naam en geboortedatum Waarom Het veld Identiteit wordt gebruikt voor autorisaties in het portaal. Nu kunnen dezelfde identiteiten verschillende keren worden uitgegeven. In het portaal wordt gecontroleerd of deze reeds bestaan. Om ervoor te zorgen dat de Identiteit voor een specifieke medewerker uniek is, worden nu ook bij het invoeren ervan de naam en geboortedatum in combinatie met de identiteit gecontroleerd, de zogenaamde controle bij de bron. Hoe Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) Als u in het scherm Medewerker (aanvullend) het veld Identity invult, controleert het systeem of de ingevulde Identity al bestaat. Als dit het geval is controleert het systeem of de achternaam en de geboortedatum van de medewerker met de bestaande Identity overeenkomen met die van de medewerker met de nieuw ingevoerde Identity. Deze controle vindt alleen plaats bij het vastleggen van een nieuwe Identity. Als bijvoorbeeld in de toekomst een naam van een medewerker wijzigt, controleert het systeem niet of deze naam bij een niet-unieke Identity hoort.  Uw actie Er is geen actie nodig. Denk er wel aan dat er niet met terugwerkende kracht wordt gecontroleerd of bestaande Identity's wel uniek zijn.  Opgeloste meldingen  Mutatieverslag Uitgebreid voor Verlof verschijnt niet in Mijn Rapporten (change1198351) Rapporten > Controleoverzichten > Mutatieverslag (uitgebreid) Melding  Als u bij het Mutatieverslag uitgebreid bij de selectiecriteria koos voor verlofelementen, gaf het systeem aan dat het rapport in Mijn rapporten was geplaatst. Het aangevraagde Mutatieverslag (uitgebreid) verscheen vervolgens echter niet in Mijn rapporten. Dit probleem deed zich alleen voor bij als er verlofelementen waren geselecteerd. Voor andere elementen werd het mutatieverslag wel in Mijn rapporten geplaatst.   Oplossing  Dit technische probleem is inmiddels opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. OrgSite - Uitbreiding zoekfunctionaliteit werkte niet correct (change 465756) Melding  Als u in OrgSite wilde zoeken op een specifieke term, maar niet op achternaam, dan werden alleen ongeveer overeenkomende resultaten getoond en geen exacte overeenkomsten.   Oplossing  Om het mogelijk te maken op andere zoekcriteria dan alleen achternaam te zoeken, maar wel op basis van een exacte overeenkomst van de zoekterm, is aan de zoekfunctie de optie Expliciet zoeken toegevoegd. Uw actie U hoeft geen actie te ondernemen Publishing Date : 2/22/2019

  22 juni 2022  Toevoegen Workflows verlofaanvraag en standaard declaratie voor HRYou App Als je gebruik wil maken van de verlofaanvraag en de standaard declaratie zakelijke kosten in de HRYou App, moet je deze twee workflows met bijbehorende formulieren importeren en autoriseren in Self Service. In de Standaard 9999998 omgeving zijn twee workflows met Dialogs/forms toegevoegd, namelijk: 1. HRYou - Standaard declaratie zakelijke kosten 2. HRYou - Verlofaanvraag   Ga naar: Beheer / Formulierdefinitie: Klik op "Definities importeren". Selecteer de YouServe Self Service Standaard sjablonen (9999998). Selecteer de werkstromen: 1. HRYou - Standaard declaratie zakelijke kosten 2. HRYou - Verlofaanvraag En klik op de knop "Importeren". Ga naar Beheer/ Workflowdefinitie en klik op "Workflowdefinitie". Autoriseer de activiteiten van de Manager. 15 juni 2022 Een medewerker kan de rol van een andere manager (eindgebruiker) simuleren (change 3054365) Bij Beheer/Gebruikers Definitie/Eindgebruikers bestaat de mogelijkheid voor de applicatiebeheerder om handmatig een medewerker te koppelen aan een eindgebruiker (manager) account. Als hier dan per ongeluk de verkeerde medewerker wordt gekoppeld krijgt deze medewerker dan de autorisaties die bedoeld zijn voor een manager. Als je nu het persoonsnummer wilt wijzigen krijg je dit bericht: “ Je staat op het punt het persoonsnummer van de manager te wijzigen. Het instellen van een onjuist persoonsnummer kan autorisaties geven aan een medewerker die daar niet voor bevoegd is. Weet je zeker dat dit het juiste persoonsnummer/medewerker is? “ Het kan ook voorkomen dat je een medewerker probeert te koppelen die al een bestaand account heeft. Dan krijg je dit bericht:  “ Er bestaat al een account, namelijk: “......”, gekoppeld aan het persoonsnummer dat je probeert te wijzigen. De wijziging wordt niet opgeslagen! “ Dezelfde eindgebruiker is twee keer aangemaakt (change 3154800) We hebben het eindgebruikersproces verbeterd waardoor duplicatie van een account niet meer mogelijk is. Oude Raet PDF templates vervangen door Visma YouServe templates In Self Service zijn twee oude Raet Templates vervangen door twee Visma YouServe lay out templates. Deze templates worden gebruikt bij het printen van de mutaties in: "Te doen/Gedaan/Archief" en als je de mutaties geprint wilt hebben na het invullen van een mutatie.

09-02-2022 Nieuw veld van Werving & Selectie (binnen het sollicitatieproces) Het Achternaam voorvoegsel wordt nu overgedragen van Werving & Selectie (EasyCruit) naar Self Service bij het aannemen van een kandidaat. De informatie is toegewezen aan de volgende rubrieken: HR Core Beaufort - P00302  HR Core Business - 26PS  HR Core Education - ZY05PARTIC

New Payslips and annual statements to File API interface added to Manual start of automatic interfaces A specific interface can be restarted using Manual start of automatic interfaces to (re)create specific files of a period. As of January 2022 the payslips and annual statements can be retrieved through a File API, which is why the interface concerned can be restarted.  How Management > Data exchange > Manual start of automatic interfaces The list of the Interface field in the Manual start of automatic interfaces screen now contains the Payslips and annual statements to File API option. When this option is selected, the screen only displays the last final payroll processing run. Select it and click Restart. Note Only the payslips can be retrieved. If the annual statements have to be retrieved, use Management > Annual closure > Request annual statements. Select the year, specify the employees for whom you request the annual statements and click Request. Further details Further details about retrieving the payslips and annual statements through a File API can be found in the Payslips and annual statements to File API Help topic, using the search term: File API.  Contract number from now on completed automatically Why As of release 2022-01 we ensure that under specific conditions the contract sequence number (Element 7430) is completed automatically based on the information available in HR Core Business. The use of contract sequence numbers and automatic completion thereof has been introduced in preparation of the Chain control function.  Conditions The contract number is only completed automatically when: A customer uses the person level, and An employee is hired and a UPI is used (Unique Personal identification) Person level: by linking each employee to a person it becomes clear how often an employee has been hired by the organization. The use of the person level is particularly useful when the organization has a high staff turnover and many rehirings. How Employee > Employee > Contract history When an employee with a UPI is hired and the person level is activated, it is checked if the UPI or person code already exists. If so, the employee will be linked to the already existing person. If not, a new person is created in the system and the employee is linked to this new person. The correct sequence number is automatically specified in the Contract sequence number field in the Contract history screen. A customer or consultant can modify the sequence number manually if necessary. No conversion takes place No conversion takes place of existing employees who have been linked to a person. As a result, the contract sequence number for the existing population is not calculated. The customer must do so manually. The contract sequence number can always be modified. Note: when a contract sequence number has been modified manually, the consecutive sequence number for the next employee will be calculated automatically. When the contract sequence number has not been specified yet and one person has multiple employees, the contract sequence number for the next employee will be the total number of employees linked to that person. Example Person 123 - Employee 1 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 2 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 3 - contract sequence number (not specified) Employee 4 is added to person 123: Person 123 - Employee 3 - contract sequence number 4 Further details Further details about the use of contract sequence numbers and the person level can be found in the following Help topics: Procedure description > Contract sequence number (search term: contract sequence number) Screens and fields > Employee > Person > Person (search term: Person) Action No action is required. Adding data elements to XML of payslips and annual statements for File API Why Payslips and annual statements can be imported in a native HR system or portal through the File API for payslips and annual statements. Some HR systems have their own key fields for recognizing an employee. As of this release these key fields can be added to the XML for payslips and annual statements as a data element in order to facilitate recognizing employees. How Settings > Recording > Selection properties The Payslip API key field option has been added to the list of the Selection property field in the Selection properties screen. Steps Adding a key field: Select the Payslip API key field property in the Selection property field. Right-click the Add icon and select Data element in the Type field in the screen where the element is selected. Click Search, select the required element and click Add. This selection property can only be used to add data elements. Payroll Business only provides the XML of the File API with the first data element of the selection property. This is the element at the top. Addition to XML file The group tag CustConf has been added to the XML file and contains: Code - the number of the data element Description - the description of the data element Value - the value of the data element at the employee Action When using this function and adding a custom field to the XML file, use the steps specified above. Modified and Improved Loading spinner included in Define merge function screen Why  When a search term was entered in the Define merge function screen, sometimes a blank screen was displayed and it was unclear whether data was being loaded. That is why a loading spinner has been included in the screen.   How Management > HR Easy Docs > Define merge function A loading spinner   is now displayed when the Search button has been clicked in the Define merge function screen to indicate the data is being loaded. This will prevent reclicking of the Search button. Action No action is required. Ending organizational unit without recalculating OU structure Why When an end date was specified for an organizational unit, this always resulted in recalculation of the whole organizational structure. Recalculation is not necessary when nothing else in the organizational structure has changed. And recalculation sometimes caused the system to become less responsive. Unnecessary recalculations will now no longer be performed. How Settings > Staffing and organization > Organizational units As of release 2022-01 the software has been modified and recalculations following a change in the organizational structure are only performed when necessary. Action No action is required.  Organizational units - Linked elements report Why  The Linked elements pop-up screen can be displayed using the Linked elements icon  at the top right of the Organizational unit screen. The pop-up shows which elements have been linked to the organizational unit. Various customers have requested the option to export the contents of this pop-up screen to a report. As of this release the elements that have been linked to an organizational unit can be included in a report. How Settings > Staffing and organization > Organizational units > Linked elements pop-up screen The Create report button has been added to the bottom right of the Linked elements screen. With this button the contents of the pop-up screen can be exported to an Excel file that can be viewed in My reports. Action No action is required. Solved Messages Error report did not contain employee error data (3000248) The solution has been included in the additional release of 11 December 2021 Message When sick reports were imported and an error occurred, the processing report could not be used to determine where the error occurred. It was, therefore, not possible to ascertain for which employee additional actions were necessary.   Solution Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sickness absence This has been resolved in the additional release of 11 December 2021. The processing report has been updated and shows where the error occurred to ensure correct actions can be performed, for example by manually entering the sick report. As of the September release importing sick reports and recovered reports is done in the same way as entering sick reports and recovered reports using the Sickness absence screen. The outstanding sick reports must be closed before a new one can be entered. It is, therefore, not possible to register both the recovery report and the new sick report in a single import. These reports must be processed using two separate files. This is to ensure no double sick reports are processed. Action No action is required. Person synchronization sometimes took a very long time (3018772) Message Sometimes synchronization of data – a background process – to a person and other employees took a very long time. This was caused by the creation of a queue of regular changes.  Solution The synchronization process has been modified and large numbers of changes are now processed separately to ensure regular changes can be processed without disruption. Action No action is required. Importing organizational unit with eight-digit code (2944213) Message When an organizational unit was imported for an employee using the Upload external mutation file function, an error message was displayed stating that the code does not exist.  HR Core Business always regarded a numeric eight-digit OU code as a mutkey: an internal technical number. Solution Now when a numeric 8-digit OU code for a customer is imported, it is checked whether this code already exists. If not, it is checked if the technical code exists. If neither of these codes exist for the customer concerned, an error message is displayed. Action No action is required. Role assignments can be imported again (3010272) Message The list of available definitions in the following screens: HR data import definition  Create Excel file (Consultant) Import Excel file (Consultant) no longer included the Import Role assignment option.  Solution Management > Import/Export > HR data import definition Management > Import/Export > Create Excel file (Consultant) Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) The Import Role assignment option is now available again in all languages. Action If the role assignments to be added have not yet been entered manually, these can be imported through a spreadsheet as of release 2022-01.

2020-12 AVG Wissen Persoonsgegevens - Nu met in- en uitdienstdatum Je vindt vanaf deze release op het scherm AVG Wissen Persoonsgegevens nieuwe velden met aanvullende informatie over de te verwijderen medewerkers. De aanpassing is gebaseerd op een wens in het ideeënportaal én de feedback die via de Customer Effort Score is gegeven. Vrije velden toe te voegen aan payroll profielen Met profielgroepen kan je voorgedefinieerde waardes toepassen op nieuwe medewerkers. Zo versnel je de invoer en verklein je de kans op fouten. Aanvullend hierop heb je vanaf deze release de mogelijkheid vrije velden toe voegen aan die profielen. 2020-11 UPI-rapport beschikbaar Het UPI-rapport met UPI's én voorgestelde UPI's, stelt je in staat heel eenvoudig de UPI's in te vullen.  2020-10 Uniek Persoonlijk Id - Automatisch ingevuld op basis van BSN Bij het invoeren van het Burgerservicenummer (BSN) van een nieuwe medewerker, controleert de applicatie of bij dit BSN al een Uniek Persoonlijk Id (UPI) bekend is. Als dit het geval is, koppelt de applicatie het gevonden UPI aan die medewerker. Als de invoer van de nieuwe medewerker toch moet leiden tot een nieuw persoon en dus een nieuwe UPI, kan je het voorgestelde UPI overschrijven. 2020-09 Nieuw niveau Persoon Vanaf deze release is het  mogelijk de persoonsgegevens van een medewerker die voor meerdere bedrijven werkt op één plek vast te leggen. Dit heeft als voordeel dat aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management de persoonsgegevens eenduidig kunnen opvragen. 2020-07 Uniek Persoons ID op basis van medewerkercode Het Uniek Persoons ID (UPI), kan je vanaf deze release vullen met de medewerkercode. Dit biedt je de mogelijkheid verschillende medewerker(codes) te identificeren als dezelfde persoon op basis van het UPI. Feedback op onze applicatie Help ons een beter en completer beeld te krijgen van wat jij van specifieke processen en schermen vindt. Beantwoordt de enkele vraag die we binnenkort via de Wootric-tool aan je stellen. De frequentie waarmee we vragen stellen via de applicatie zal overigens zeer gelimiteerd zijn! Jouw (anonieme!) informatie gebruiken we om gerichter functionaliteiten te verbeteren. 2020-05 Medewerker met indienstdatum in de toekomst doorgeven aan Self Service Deze nieuwe optie vind je onder HR Self Service stuurgegevens. Daar kun je aangeven of de medewerkers met een indienstdatum in de toekomst beschikbaar moeten komen in Self Service. 2020-04 Standaard zoeken op medewerkernaam of medewerkercode Vanaf deze release kan je in de gebruikersinstellingen aangeven of je voorkeur uitgaat naar zoeken op de medewerkernaam of de medewerkercode. Deze aanpassing komt uit het ideeënportaal. 2020-02 Datum opvolgend werkgeverschap Vanaf deze release kan je de startdatum voor opvolgend werkgeverschap opgeven bij de medewerkergegevens. Deze startdatum is onder meer in gebruik bij de berekening van dienstjaren voor de uitbetaling van de transitievergoeding. Hij wordt echter niet gebruikt voor de bepaling van een jubileumdatum. 2020-01 Geef direct feedback op de software Geef feedback, direct vanuit de applicaties HR Core Business en Payroll Business. Vanaf januari 2020 kan dit. We stellen je één gesloten vraag en geven een toelichting via de online enquête software van Wootric. Jouw feedback geeft ons meer inzicht in jouw prioriteiten en biedt ons de kans de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen beter af te stemmen. De deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet.