Releases YouServe

Mededelingen 1. Nieuwe Loonaangifte vanaf 2023  In de januari release is al aangegeven dat we vanaf 2023 het verzenden van de loonaangiftebestanden onderdeel gaan maken van Payroll Business.  In de februari release hebben we jullie een update over de status gegeven. Updates nieuwe loonaangifte Via het bericht Status nieuwe Loonaangifte Payroll Business houden we je verder op de hoogte van de gang van zaken over de nieuwe loonaangifte. Abonneer je op dit bericht, zodat je geen update mist. Release sessies In de release sessie van 31 januari hebben we jullie geïnformeerd over de status van de nieuwe loonaangifte. In de Release sessie van maart, die plaatsvindt op 28 februari geven we weer een nieuwe update van de laatste stand van zaken. Je kunt je hiervoor aanmelden via de onderstaande link. Aanmelden Release sessie Je kunt je via de community van Visma YouServe onder  Events  aanmelden voor de  Release sessie van maart. Nieuw 2. Looncomponentenregeling kun je als klant nu zelf inrichten Waarom Looncomponentenregelingen bestaan al lang in Payroll Business, maar tot nu toe konden alleen consultants of de Servicedesk een looncomponentenregeling inrichten en moest je hiervoor een ticket aanvragen. Vanaf deze release is dit gewijzigd en kun je als klant zelf looncomponenten aan looncomponentenregelingen koppelen. Hoe Instellingen > Berekening > Looncomponentenregeling In het helponderwerp Looncomponentenregeling is uitgelegd hoe je looncomponenten aan een looncomponentenregeling kunt koppelen. Actie Je kunt zelf looncomponenten aan een looncomponentenregeling toevoegen of eruit verwijderen en hoeft hiervoor geen ticket aan te vragen. Zie ook het onderwerp hieronder. Gewijzigd en verbeterd  3. Looncomponentenregeling loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte zelf inrichten Waarom Zoals je hiervoor kunt lezen, kun je looncomponentenregelingen voortaan zelf inrichten en hoef je hiervoor geen ticket meer aan te vragen. Vanaf deze release is hebben we hiervoor aan het menu de optie Looncomponentenregeling toegevoegd, zodat je nu zelf looncomponenten aan een regeling kunt toevoegen of eruit verwijderen. Wil je gebruik gaan maken van Loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte, dan kun je voortaan zelf de looncomponenten waarover de korting berekend moet worden, aan de bijbehorende looncomponentenregelingen toevoegen. Hoe Instellingen > Berekening > Looncomponentenregeling Looncomponentenregeling loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte inrichten Open het scherm Looncomponentenregeling, let op de ingangsdatum. Selecteer eerst de doelgroep - inrichten op klantniveau of voor een specifiek bedrijf - en vervolgens de regeling waaraan je looncomponenten wilt toevoegen. Klik op Toon looncomponenten. Klik op het icoon aan de rechterkant om een looncomponenten toe te voegen waarover je wilt dat het systeem de korting berekent. Een reeds opgenomen looncomponent verwijder je via het icoon .  De systematiek van dit scherm is hetzelfde als bij de grondslagen. Als je het scherm invult vóór de eerste verwerking, dan past Payroll Business de wijzigingen meteen toe in de salarisverwerking; vul je het scherm in ná een eerste verwerking, dan moet er een gevanceerde berekening plaatsvinden of moet je een mutatie bij de betreffende medewerker vastleggen om de berekening in gang te zetten. Actie Ga je gebruik maken van van Loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte of maak je hier al gebruik van, dan kun je vanaf deze release zelf de componenten waarover je bij verlof of ziekte wilt korten toevoegen aan of verwijderen uit de bijbehorende Looncomponentenregeling. 4. Naam vrije looncomponenten Sociaal loon en WAO uitkering aangepast en verduidelijkt Waarom Omdat de vrije looncomponenten Sociaal loon en WAO uitkering aanvullend dezelfde benaming hadden, maar op een andere manier gebruikt konden worden, hebben we deze looncomponenten hernoemd.  Hoe Deze looncomponenten zijn als volgt hernoemd: Oude naam Nieuwe naam Sociaal loon  Sociaal loon (verg.) - hier kan je alleen een positieve waarde opgeven Sociaal loon (verg./inh.) - hier kan je zowel een positieve als een negatieve waarde opgeven WAO uitkering aanvullend WAO uitkering aanvullend (verg.) - alleen positieve waarde mogelijk WAO uitkering aanvullend (verg./inh.) - zowel positieve als negatieve waarde mogelijk Daarnaast zijn de volgende nieuwe vrije looncomponenten aangemaakt: Sociaal loon inh vast WAO uitkering aanvullend inh vast Actie Er is geen actie nodig. 5. Elementen voor Uitbetalen saldo budget toegevoegd aan Benefitbudget Waarom Voor het uitbetalen van het saldo budget was er in de regeling Benefitbudget reservering via de werkgever één vast en één eenmalig element. Omdat er behoefte was aan meerdere vaste elementen en dagelementen voor het uitbetalen van het saldo budget, hebben we vanaf release 2023-03 hiervoor een aantal nieuwe elementen aan de regeling toegevoegd.   Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Op het medewerkerscherm zijn de volgende elementen/velden toegevoegd: Uitbetalen saldo budget 2 (vast) Uitbetalen saldo budget 3 (vast) Uitbetalen saldo budget 4 (vast) Uitbetalen saldo budget 5 (vast) Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) Voor de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget zijn de volgende dagelementen toegevoegd: Uitbetalen saldo budget 1 (dag) Uitbetalen saldo budget 2 (dag) Uitbetalen saldo budget 3 (dag) Uitbetalen saldo budget 4 (dag) Uitbetalen saldo budget 5 (dag) Inhouding saldo budget 1 (dag) Inhouding saldo budget 2 (dag) Inhouding saldo budget 3 (dag) Inhouding saldo budget 4 (dag) Inhouding saldo budget 5 (dag) Actie Er is geen actie nodig. 6. Doorgifte vrijwillig Pensioen bijsparen naar PGB Waarom Medewerkers kunnen vrijwillig extra pensioen inleggen. Het was echter nog niet mogelijk dit door te geven aan PGB. Vanaf deze release hebben we het doorgeven hiervan in de UPA interface mogelijk gemaakt en de arbeidsvoorwaarde Pensioen bijsparen en de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen hierop aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer In de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen is het mogelijk gemaakt Pensioen bijsparen door te geven in een van de regelingblokken. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen bijsparen Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Pensioen bijsparen Aan de schermen Pensioen bijsparen hebben we de velden Productkenmerk en Productvariant toegevoegd. Als de UPA-interface aan staat en het productkenmerk en de productvariant in deze schermen gelijk zijn aan die van het regelingblok in de referentietabel, dan wordt de inleg doorgegeven in de UPA-interface. Actie Als je de extra inleg wil doorgegeven naar APG, pas dan de instellingen aan zoals hierboven beschreven.  7. Grondslag Uitsluitingen (30% regeling) Waarom Via de grondslag Uitsluitingen (30% regeling) is het mogelijk om Sublooncomponenten in te richten. Over deze Sublooncomponenten wordt dan geen 30% inhouding en vergoeding berekend. In sommige gevallen werkte dit voor de arbeidvoorwaardevariant Excl extraterritortiale kosten niet correct. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30% regeling Excl extraterritortiale kosten We hebben de programmatuur aangepast, zodat bij de arbeidsvoorwaardevariant 30% regeling Excl extraterritortiale kosten vanaf 01-01-2023 wordt gerekend met de sublooncomponenten van de grondslag Uitsluitingen (30% regeling). Actie Er is geen actie nodig.   Opgeloste meldingen 8. Onjuiste berekening aanvullend pensioen (3931246) Melding Bij aanvullend pensioen met een variabele grondslag werd de premie niet goed berekend. De berekening ging fout als er in de grondslag Uitzonderen (pensioen soort) var grsl alleen maar eenmalige- of vaste inhoudingen waren opgenomen.  Dit ging fout bij alle soorten pensioen. Als er andere looncomponenten in de grondslag waren opgenomen dan ging deze berekening goed. Oplossing De oplossing hiervoor is op 31 januari 2023 in productie gezet. Dit is nu opgelost. Het ging fout bij alle 16 pensioensoorten met een variabele grondslag als:  in de eigen en benoemde referentietabel Pensioenen/fondsen (variabel) bij Soort grondslag was gekozen voor de waarde: 1 = in eigen grondslag SV-loon of 3 = in eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten) er in de grondslag  Uitzonderen (pensioen soort) var grsl eenmalige- of vaste inhoudingen zijn opgenomen er behalve de eenmalige- of vaste inhoudingen die in de grondslag Uitzonderen (pensioen soort) var grsl zijn opgenomen, geen andere eenmalige- of vaste inhoudingen zijn. Actie Er is geen actie nodig. Als de hierboven beschreven situatie in jouw organisatie van toepassing is, wordt er automatisch een herberekening uitgevoerd vanaf 1-1-2023.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 25 februari 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   De releases van Visma Raet vind je hier. Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Hier vind je de PDF versie van de slides die horen bij de gegeven presentatie.

  Mededelingen  Releasenotes De releasenotes van HR Core Business en Payroll Business zijn samengevoegd in één bericht. Dit hebben we gedaan vanwege de toenemende overlap tussen beide systemen en om ervoor te zorgen dat alle gebruikers op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen. Aanmaken gebruiker Waarom Ter voorbereiding op een eigen toegangsbeheer bij YouServe worden alvast een aantal voorbereidingen uitgevoerd. Eén daarvan is het toevoegen van het veld YS Gebruikers-ID in HR Core / Payroll Business.  Met dit nieuwe veld hoeft nog niets gedaan te worden, pas wanneer we de YouServe toegangsbeheer gaan uitrollen, zullen we hierover meer uitleg geven en ook wat in dit veld wordt geplaatst.   Let op: Wanneer je een waarde opgeeft in dit veld, er gebeurt nog niets mee. Actie Wanneer gebruik gemaakt gaat worden van de nieuwe YouServe toegangsbeheer, zal dit veld gebruikt worden.   Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo (Core) In een vorige release hebben we deze functionaliteit geïntroduceerd, samen met de wijziging voor het bijwerken van verlofaanvragen na een roosterwijziging. Helaas ontdekte we een fout die verband hield met het beëindigen en herberekenen van het verlofsaldo na uitdiensttreding. We hebben deze fout inmiddels opgelost en stellen deze functionaliteit in deze release opnieuw beschikbaar. Zie de onderstaande informatie voor details. Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten:  Voor reguliere verlofsoorten wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het verlof dat is opgenomen voor de datum van uitdiensttreding. Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na de datum van uitdiensttreding verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Verlof beëindigen niet uitvoeren bij uit dienst gaan: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens  Medewerker > Contract > dienstverband Wanneer het niet wenselijk is dat verlof automatisch wordt afgeboekt bij uitdiensttreding, kan de waarde van het veld 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet. Dit kan via: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof; dit wordt niet automatisch stopgezet. In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (31-08-2024). Het verwijderen van verlofaanvragen kan enige tijd duren.   Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uit dienst gaat, zal dit handmatig stopgezet moeten worden. Als het niet wenselijk is dat bij een uitdiensttreding het verlof wordt beëindigd, moet het gegevenselement 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet. Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. De aanpassing waarbij het verlof wordt herberekend bij het wijzigen van het werkpatroon is nog niet actief gemaakt. Kortom, alleen het weghalen van verloven (verlofaanvragen) op en na de datum van uitdiensttreding wordt verwerkt.   Gewijzigd en verbeterd Veld "Verwijderen IKV" benaming aangepast (Payroll) Waarom In sommige gevallen is het noodzakelijk om een medewerker in te trekken voor een aangifte. Dit kan zijn doordat de medewerker eerst wel is aangeleverd, maar later voor die periode helemaal niet aangeleverd had mogen zijn. Om dit te doen bestaat er op het scherm inkomstenverhouding het veld 'Verwijderen IKV'. Dit geeft verwarring omdat er onderaan ook een knop " Verwijderen IKV" staat. Om die reden hebben we de naam van het veld veranderd. Hoe Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding We hebben vanaf 1-1-2024 het veld "Verwijderen IKV" aangepast naar "Intrekken IKV". Hiermee is de naam van het veld aangepast naar de functionaliteit wat het ook echt doet. Actie Er is geen actie nodig. De naam is aangepast op het scherm. Namen Interfaces aangepast (Payroll) Waarom Bij de live-gang afgelopen jaar voor de verschillende aangiftes (Betalingen, Loonaangifte en Uniforme Pensioenaangifte) hebben we nieuwe interfaces aangemaakt. Hierin hadden we elke keer de naam omschreven als (nieuw) zodat het duidelijk was wat de oude interface en wat de nieuwe interface was. De oude interfaces staan echter al een langere tijd uit en dus is het tijd om het woord "Nieuw" te laten vervallen. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten interfaces We hebben vanaf 1-1-2024 de interface namen van onderstaande interfaces aangepast naar de naam zonder het woord (nieuw). - Loonaangifte - Uniforme Pensioenaangifte - Overboekingen SEPA Tevens hebben we de regel aangepast bij het herstarten van de aangifte als deze verkeerd is gegaan. Hier stond "Loonaangifte t/m 2022" Deze is ook aangepast en is t/m 2022 weggehaald. Actie Er is geen actie nodig. De namen zijn aangepast. Let op: Herstarten loonaangifte is alleen zichtbaar indien er een herstart noodzakelijk is.  Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll) Waarom In de vaste pensioenregelingen had je de mogelijkheid om specifieke looncomponenten mee te nemen in de pensioengrondslag. Deze werden standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, deze is ingericht in de referentietabel van desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om te bepalen of een looncomponent wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.  In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd deze inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt. Hoe Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen. Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (A) 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (A) Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt standaard opgehoogd met zowel het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.   Nieuwe grondslagen: 02(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (B) 02(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (B) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag  03(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (C) 03(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (C) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig 04(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (D) 04(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (D) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden niet opgehoogd met een van de ophogingspercentages   Deze grondslagen zijn terug te vinden in de volgende payrollelementen: Looncomponent (A) (Pens.) Looncomponent (B) (Pens.) Looncomponent (C) (Pens.) Looncomponent (D) (Pens.) Vaste toeslag ft (A) (Pens.) Vaste toeslag ft (B) (Pens.) Vaste toeslag ft (C) (Pens.) Vaste toeslag ft (D) (Pens.) Vaste toeslag pt (A) (Pens.) Vaste toeslag pt (B) (Pens.) Vaste toeslag pt (C) (Pens.) Vaste toeslag pt (D) (Pens.) Actie Wanneer er looncomponenten zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen.  ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2024 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.      Opgeloste meldingen    V.T. combinatiemethode past voorgaande periode niet aan na salarisverhoging (6581374) (Payroll) Melding Als in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag (peil- of combinatiemethode) de vakantietoeslag per periode wordt uitbetaald en het salaris in de peilperiode is veranderd, dan wordt dit niet toegepast in de periodieke betaling van de vakantietoeslag. Er ontstaat een verschil in betaling van de vakantietoeslag als je eenmaal per jaar of iedere periode laat uitkeren. Oplossing Om wijzigingen in het salaris van de peilperiode correct te kunnen verwerken moet het cumulatieve recht over het gehele rechtjaar, ook bij periodieke betaling, bijgehouden worden. Hiervoor is een nieuw payroll element aan Payroll Business toegevoegd (Vak.toeslag periodiek betalen - recht in rechtjaar) en worden enkele andere cumulatieve payroll elementen voor de vakantietoeslag toch bijgehouden (deze werden na de introductie van de betaling per periode niet meer bijgehouden). Als het salaris in de peilperiode wijzigt, zal in de actuele periode een correctie plaatsvinden waardoor er die periode een hogere (of lagere) vakantietoeslag zal worden uitgekeerd. Actie Deze wijziging gaat in per 1 juni 2024, dit is gedaan omdat de meeste reservering regelingen op dat moment starten. Je hoeft geen actie te ondernemen, indien het reservering jaar in juni start. Payroll Business zal na de release een herrekening vanaf juni doen. Indien het reserverings jaar op een ander moment start, zal er voor deze eerdere maanden geen inhaalslag in de uitbetaling plaatsvinden. Het verschil dat niet automatisch gecorrigeerd is, kan handmatig via een eenmalige vrije looncomponent uitbetaald worden.  Let op: Dat de eenmalige vrije looncomponent waar het verschil op wordt uitbetaald, is opgenomen in de grondslag vakantietoeslag t.b.v. de loonaangifte.  Instellingen > Berekening > Grondslag  NB de korting bij opgenomen verlof (in de grondslag verlaging sub looncomponenten) wordt altijd als periode element verwerkt. Verandert het salaris in de peilperiode dan wordt de basis grondslag hierop aangepast, maar de korting niet; de korting is altijd gebaseerd op het actuele salaris in de periode. Dit verschijnsel treedt op zowel bij betaling per periode als bij betaling per jaar.   Uitbetaling 13e maand niet in Loonaangifte (6661245) (Payroll) Melding Wanneer er voor de uitbetaling van de 13e maand gebruikt wordt gemaakt van de Arbeidsvoorwaarde "Gratificatie" of "Winstdeling" en er is gekozen om het gegevenselement "Gratificatie/Winstdeling iedere periode uitbetalen" op "Ja" te zetten dan werd de uitbetaling indien het een vaste aanspraak is, niet goed doorgegeven aan de Loonaangifte. Oplossing Vanaf 01-01-2024 is de regeling aangepast, zodat de Loonaangifte nu correct is. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er herrekend worden vanaf 01-01-2024. Het verzoek tot herrekening kan bij de service desk, via een ticket, ingediend worden.    Zoeken binnen Signaallijst Beheerder werkt niet juist (6521439) (Core) Melding  Wanneer je op het scherm van signaallijst beheerder wilt zoeken geeft het systeem niet in alle gevallen het juiste resultaat. Wanneer er op een deel van de tekst wordt gezocht geeft deze niet altijd het juiste resultaat, maar ook laat het de regels zien die leeg zijn( dus geen resultaat op het gevraagde veld ). Oplossing Beheer > Actieve signalering > Signaallijst beheerder Met ingang van deze release hebben we dit aangepast. Wanneer je gaat zoeken zal het systeem alleen nog de regels weergeven waarvoor de zoekactie geldt. Tevens hebben we de kolommen waar het zoeken niet bij werkt weggehaald uit de lijst "Zoekveld"  Actie Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release werkt het zoeken en filteren juist. Gewijzigde werking -> Rapporten -> Personeelsmanagement (6594823) Melding Wanneer een gebruiker alleen rechten heeft op bepaalde bedrijven binnen een klant, dan kwam er geen resultaat uit het rapport 'Overzicht Uitdiensttredingen'. Oplossing Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Nu worden bij het scherm op klantniveau alleen die bedrijven getoond waar de gebruiker rechten toe heeft. Wanneer deze bedrijven zijn geselecteerd, worden alleen die medewerkers getoond die in de gekozen bedrijven verloond worden, samen met de bijbehorende data inzake de uitdiensttreding. Actie Wanneer een overzicht nodig is van alle uitdiensttredingen over een bepaalde periode, kan dit rapport opgevraagd worden. Routeplanner berekening loopt niet gelijk tussen HR core en HR self Service (6699780) (Hotfix 07-08-2024) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat er een verschil was in de routeberekening tussen HR Core en HR Self Service.   Oplossing Dit verschil ontstond doordat de routeberekening beïnvloed werd door het tijdstip van de berekening, waarbij rekening werd gehouden met de verkeersdrukte op dat moment. Vanaf 07-08-2024 om 13:30 wordt de route berekend zonder rekening te houden met eventuele verkeersdrukte. Dit zorgt voor consistente routeberekeningen tussen HR Core en HR Self Service. Actie Er is geen specifieke actie nodig. Email (login) wordt niet correct gevuld (Hotfix 08-08-2024) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het veld E-mail (login) een onjuist e-mailadres bevatte. Oplossing Het probleem is verholpen en zal niet meer voorkomen. Het probleem ontstond indien er een import van e-mailadressen (zakelijk en/of privé) werd gedaan. Vanaf dit moment wordt het veld Email (login) niet meer ingevuld. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld.  Actie Er is geen specifieke actie nodig. De fouten die waren ontstaan zijn inmiddels door ons gecorrigeerd. In een mutatieoverzicht is een eventuele correctie zichtbaar als: fixed@by.youserve met de muteerder RPD Technisch beheer. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld bij alle werknemers waar dit noodzakelijk is. 

  Nieuw Overzicht Uitdiensttredingen: Nieuw Rapport Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is er een nieuw rapport voor uitdiensttredingen gemaakt. Dit rapport biedt meer inzicht in de medewerkers die tussen twee opgegeven datums uit dienst zijn gegaan. Dit betekent dat het huidige rapport 'Overzicht uitdiensttredingen' uit de verschillende profielen zal worden verwijderd.    Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, zullen alle medewerkers die uit dienst gaan tussen de opgegeven datums worden getoond. Bij een opvraag op klantniveau moet worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Het rapport bevat een overzicht van wie er uit dienst is gegaan, met de reden van uitdiensttreding, en biedt toegang tot verschillende tabbladen: Basis: Overzicht van de medewerkers die uit dienst zijn gegaan, met een indicatie of de medewerker valt in een van de volgende tabbladen. Manager: Indicatie of de medewerker manager is van een organisatorische eenheid. Backup Manager: Indicatie of de medewerker backup manager is van een organisatorische eenheid. Roltoewijzing: Indicatie voor welke organisatorische eenheid de medewerker een rol heeft en welke rol. Verzuim: Indicatie of er een actief verzuim open staat bij het uit dienst gaan. Verlof: Overzicht van actief verlof van de medewerker vanaf de datum dat hij uit dienst gaat en daarna. OSV: Overzicht van het totaal opgenomen ouderschapsverlof. Loonbeslag: Overzicht van lopende loonbeslagen bij een medewerker. Wazo: Overzicht van zwangerschapsverlof tijdens het uit dienst gaan. Actie  Wanneer je een overzicht van medewerkers wilt hebben die tussen twee opgegeven ingangsdatums uit dienst zijn gegaan, kun je dit rapport gebruiken. Dit rapport wordt in de profielen die door Visma YouServe worden onderhouden toegevoegd. Maakt je gebruik van een ander profiel, dan dient het rapport hier nog te worden toegevoegd.    Gewijzigd en verbeterd  Organisatorische Eenheid: Toevoeging Vervanger en Reden Vervanging Waarom  Ter voorbereiding op de wensen om vanuit de YouServe App vervanging te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om tijdelijk een vervanger voor een manager toe te wijzen bij de organisatorische eenheid. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor de vervanging is.  Hoe Navigeer naar: Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Aan dit scherm zijn twee elementen toegevoegd: Vervanger Reden Vervanging Bij het element 'Vervanger' kan elke medewerker binnen de organisatie worden gekozen. De 'Reden Vervanging' is een waardenlijst die via het menu: Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst kan worden gevuld.   Hiermee kunnen redenen worden gedefinieerd die specifiek voor de organisatie gelden. Beide velden zijn tijdsgebonden, wat betekent dat je de juiste peildatum moet kiezen om een vervanging in te richten en de juiste peildatum om deze weer te beëindigen. Het beëindigen wordt gedaan door de velden 'Vervanger' en 'Reden Vervanging' weer leeg te maken op de juiste peildatum. Actie Omdat dit een voorbereiding in de software is, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. In een volgende PI zullen deze velden muteerbaar worden. Roltoewijzing User Management: Gedelegeerde  Waarom Ter voorbereiding op de wens om vanuit de YouServe App een gedelegeerde te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om een gedelegeerde aan een rol toe te wijzen. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor het toewijzen van de gedelegeerde taak is. Hoe Navigeer naar: Medewerker > Arbeidsrelatie > Roltoewijzing UM De onderliggende velden zijn tijdsgebonden, dat betekent dat de peildatum juist moet zijn om een rol te delegeren. Om een gedelegeerde te beëindigen, kies eerst de juiste peildatum.   In dit scherm zijn drie velden toegevoegd: Gedelegeerde: Kies een medewerker aan wie de rol moet worden gedelegeerd. Reden Delegeren: Kies een vooraf gedefinieerde reden waarom de rol wordt gedelegeerd. Onderliggende Niveaus Uitsluiten: Wanneer de optie 'Inclusief Onderliggende Niveaus' in een rol op Ja is gezet, kunnen gedelegeerden nu individuele onderliggende eenheden (OE's) uitsluiten van toegang door deze optie naar 'Nee' te wijzigen. Dit stelt je in staat om onderliggende OE's uit te sluiten van de toegang van gedelegeerden, zelfs als de rol normaal gesproken toegang heeft tot deze onderliggende eenheden. Actie Omdat dit een voorbereiding in de software betreft, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. In een volgende PI zullen deze velden muteerbaar worden.

22 maart 2024  Vooraf invullen van pop-up scherm van e mailadres en telefoonnummer medewerker tbv digitale ondertekening In een workflow moet een medewerker één of meerdere documenten ondertekenen. In Self Service kun je voor de medewerker een stap voor elektronisch ondertekenen inrichten in het betreffende proces. In de voorgaande stap (Activiteit) verschijnt dan een pop-up scherm waarin het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker moet worden ingevoerd. Tot nu toe moest je dit handmatig invullen. Vanaf nu kan dit pop-up scherm automatisch worden gevuld met het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker. Je moet dit (eenmalig) inrichten in het betreffende proces. Volg deze stappen: Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie. Kies het proces waarbij het pop-up scherm automatisch wordt gevuld met de gegevens van de medewerker. Ga naar het 3e tabblad en zoek de activiteit voorafgaand aan de tekenstap van de medewerker. Klik op de betreffende knop (in dit geval Verzenden). Zet een vinkje bij: Vul medewerkergegevens in digitale handtekening pop-up. Vanaf dit moment zal het pop-up scherm automatisch worden vooringevuld met de gegevens van de medewerker. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere workflow Het pop-up scherm zal nu het telefoonnummer en e-mailadres van de medewerker tonen. Je kunt eventueel het nummer en het e mailadres nog aanpassen. Bij een buitenlands telefoonnummer zal het kengetal (in dit geval België) worden getoond. Je dient hier nog te checken of het telefoonnummer klopt. In dit geval dien je de 0 te verwijderen. Je krijgt een foutmelding als het telefoonnummer niet klopt qua lengte.  21 maart 2024  In YouServe HRCore verwijderde of inactieve organisatorische eenheden worden in YouServe Self Service niet automatisch op blokkeren gezet (Change 5510177) Wanneer een organisatorische eenheid in HRCore inactief wordt gemaakt, moet deze afdeling handmatig worden geblokkeerd in Self Service zodat deze organisatorische eenheid niet meer kan worden gekozen in de tabellen van Self Service. Dit moest de functioneel beheerder tot nu toe handmatig aanpassen in Self Service. Vanaf nu worden de wijzigingen (inactief en/of verwijderde organisatorische eenheden) automatisch geblokkeerd in Self Service.   Het tonen van een bericht in plaats van een foutmelding als het Personeelsinformatiesysteem HRCore offline is Self Service haalt enkele verlofgegevens direct uit het personeelsinformatiesysteem HRCore. Wanneer HRCore offline is vanwege onderhoud krijg je in Self Service nu een foutmelding bij bijvoorbeeld de medewerkerskaart of bij de verlofformulieren. Vanaf nu tonen nu een bericht in plaats van een foutmelding:  De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald. Probeer het later nog eens.   Bij het aanvragen van verlof wordt een waarschuwing getoond: De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald maar je kunt de mutatie aanmakenen verzenden   Als je een onvolledige verlofintrekking mutatie hebt aangemaakt bij het intrekken van een verlofaanvraag krijg je de volgende melding: De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald. Probeer het later nog eens. 13 maart 2024 De afdelingen die zijn verwijderd in de HR Core blokkeren in Self Service (Change 5510177) Wanneer een afdeling in HRCore inactief wordt gemaakt, moet deze afdeling handmatig worden geblokkeerd in Self Service. Dit gaan we binnenkort automatisch doen. Het gevolg is dat je GEEN afdelingen meer kunt hebben die alleen in Self Service staan. ALLE afdelingen moeten in HRCore worden aangemaakt, gewijzigd en worden verwijderd. Self Service zal dit 1 op 1 overnemen.  Probleem met opgenomen verlofuren tijdens een ziekteperiode (Change 4991717) Indien een werknemer gedeeltelijk ziek is en vakantie opneemt, moet het volledige aantal uren van deze vakantiedagen in mindering gebracht worden op zijn vakantiedagen. Je trekt dus de volledige omvang van de uren en niet alleen de te werken uren gedeeltelijk af, Conform de wettelijke regeling. We hebben dit aangepast zodat altijd de volledige werkuren als verlofuren worden doorgegeven in de YouServe App en Self Service. 1 maart 2024 Pop-up is zichtbaar terwijl dat niet zou moeten en blokkeert (Change 5926791) Na het verschijnen van een (soms onterecht zichtbare) pop-upmelding in een Self Service-proces, werd je belemmerd om verder te gaan. We hebben dit probleem nu opgelost. Je kunt nu weer zonder onderbreking doorgaan. _______________________________________________________________________________________________ ENGLISH - Release notes Self Service Business March 2024 March 22, 2024 Pre-fill in the pop-up screen of the employee's email address and telephone number for digital signing In a workflow, an employee must sign one or more documents. In Self Service you can set up an electronic signing step for the employee in the relevant process. In the previous step (Activity), a pop-up screen will appear in which the employee's email address and telephone number must be entered. Until now you had to fill this in manually. From now on, this pop-up screen can be automatically filled with the employee's email address and telephone number. You must set this up (once) in the relevant process. Follow these steps: Go to Administration > Workflow Definition > Workflow Definition. Choose the process in which the pop-up screen is automatically filled with the employee's data. Go to the 3rd tab and find the activity prior to the employee's signing step. Click on the relevant button (in this case Send). Check the box: Enter employee details in digital signature pop-up. From this moment on, the pop-up screen will automatically be pre-filled with the employee's details. This saves time and ensures a more efficient workflow The pop-up screen will now show the employee's phone number and email address. You can still change the number and email address if necessary. For a foreign telephone number, the area code (in this case Belgium) will be shown. You still need to check whether the telephone number is correct. In this case you need to remove the 0. You will receive an error message if the telephone number is incorrect in length.    March 21, 2024 Organisational units deleted or inactive in YouServe HRCore are not automatically blocked in YouServe Self Service (Change 5510177) When an organisational unit is made inactive in HRCore, this department must be manually blocked in Self Service so that this organisational unit can no longer be selected in the Self Service tables. Until now, the functional manager had to adjust this manually in Self Service. From now on, changes (inactive and/or deleted organisational units) are automatically blocked in Self Service.   Showing a message instead of an error message when the HRCore Personnel Information System is offline   Self Service retrieves some leave data directly from the HRCore personnel information system. When HRCore is offline due to maintenance, you will now receive an error message in Self Service, for example with the employee card or with the leave forms. From now on we will now show a message instead of an error message: The leave information cannot currently be retrieved. Please try again later.   When requesting leave, a warning is shown: The leave information cannot currently be retrieved, but you can create and send the change   If you have created an incomplete leave withdrawal transaction when withdrawing a leave request, you will receive the following message: The leave information cannot currently be retrieved. Please try again later.   March 13, 2024 Block the departments deleted in the HR Core in Self Service (Change 5510177) When a department is made inactive in HRCore, this department must be manually blocked in Self Service. We will do this automatically soon. The result is that you can NO longer have departments that are only in Self Service. ALL departments must be created, modified and deleted in HRCore. Self Service will take over this 1 on 1.     Problem with taken leave hours during a period of illness (Change 4991717) If an employee is partially ill and takes vacation, the full number of hours of these vacation days must be deducted from his vacation days. So you partially deduct the full extent of the hours and not just the hours to be worked, in accordance with the legal regulations. We have adjusted this so that the full working hours are always passed on as leave hours in the YouServe App and Self Service.    March 1, 2024  Pop-up is visible when it shouldn't be and blocks (Change 5926791) After a (sometimes incorrectly visible) pop-up message appeared in a Self Service process, you were prevented from continuing. We have now resolved this issue. You can now continue without interruption.

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 29 juli 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 1 juli 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   YouServe continuous releases YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 28 januari 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   De releases van Visma Raet vind je hier. Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Nieuw 1. Extra blok Gekorte verlofuren toegevoegd aan scherm Verlofsaldo Waarom Een medewerker die onbetaald verlof opneemt, bouwt tijdens dit onbetaalde verlof meestal geen verlofrecht op. Dit houdt in dat door het opnemen van onbetaald verlof, zoals onbetaald ouderschapsverlof of sabatical verlof, het basisrecht van Wettelijk en Bovenwettelijk verlof wordt verlaagd.  In HR Core Business kun je onbetaald verlof zo inrichten dat bij het aanvragen ervan het basisrecht van bepaalde andere verlofsoorten automatisch wordt verlaagd. Om deze gekorte uren zichtbaar te maken, hebben we aan het medewerkerscherm Verlofsaldo het blok Gekorte verlofuren toegevoegd. Hoe Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Als je het scherm Verlofsaldo opvraagt van een medewerker die onbetaald verlof heeft aangevraagd en in de verlofregeling is vastgelegd dat dit onbetaalde verlof het verlofrecht van een of meer andere verlofsoorten verlaagt, zie je in het blok Gekorte verlofuren: van welke verlofsoorten het basisrecht is verlaagd hoeveel uren onbetaald verlof uren de medewerker heeft opgenomen Let op: de informatie van het blok Gekorte verlof uren wordt niet doorgestuurd naar Management Informatie. Alleen het berekende eindsaldo leveren we aan bij Management Informatie.  Het blok Gekorte verlofuren bevat de volgende gegevens. Verlofsoort De verlofsoort die wordt gekort. Basisrecht verlofsoort Het oorspronkelijke basisrecht van de verlofsoort voordat de korting van toepassing was. Verlaging basisrecht De verlaging van het basisrecht op basis van het aantal opgenomen uren onbetaald verlof dat de medewerker opneemt.  Restant basisrecht Het verlofsaldo dat na het korten van het basisrecht overblijft. Basisrecht leeftijd Eventueel oorspronkelijk basisrecht leeftijdsuren. Verlaging leeftijd De verlaging van het basisrecht leeftijdsuren op basis van het aantal opgenomen uren onbetaald verlof dat de medewerker opneemt. Restant leeftijd Het verlofsaldo dat na het korten van het basisrecht leeftijdsuren overblijft. Basisrecht dienstjaren Eventueel oorspronkelijk basisrecht dienstjarenuren. Verlaging dienstjaren De verlaging van het basisrecht dienstjarenuren op basis van het aantal opgenomen uren onbetaald verlof dat de medewerker opneemt. Restant dienstjaren Het verlofsaldo dat na het korten van het basisrecht dienstjarenuren overblijft.  Actie  Als een medewerker al onbetaald verlof heeft opgenomen en het blok Gekorte verlofuren is bij het openen van het scherm leeg, klik dan eenmalig op de knop Herberekenen. 2. Nieuwe functionaliteit voor korten verlof inrichten Waarom Sinds augustus 2022 is wettelijk bepaald dat een medewerker ouderschapsverlof deels betaald en deels onbetaald kan opnemen. Om dit goed te ondersteunen, hebben we ervoor gezorgd dat bij het opnemen van onbetaald verlof het korten van het basisrecht van bepaalde verlofsoorten automatisch plaatsvindt, als dit goed is ingericht.  Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling Je kunt binnen een verlofregeling het verlof zo inrichten dat bij het opnemen van onbetaalde verlofsoorten (bron), het basisrecht van gekoppelde reguliere verlofsoorten (doel) automatisch wordt gekort als een medewerker onbetaald verlof aanvraagt. Bron en doel: de onbetaalde verlofsoort, zoals onbetaald ouderschapsverlof, sabbatical of onbetaald langdurig verlof, die het basisrecht verlaagt is het bronverlof; de hieraan gekoppelde verlofsoort waarvan het basisrecht wordt verlaagd is het doelverlof. Voorbeeld Je wilt dat een bepaalde onbetaalde verlofsoort de bron is die het basisrecht Wettelijk en Bovenwettelijk verlof verlaagt. Bron: onbetaalde verlofsoort Doel: verlagen verlofsoort basisrecht Wettelijk verlof Doel: verlagen verlofsoort basisrecht Bovenwettelijk verlof Dit leg je als volgt vast: Ga naar de Verlofregeling en zet bij de onbetaalde verlofsoort (bron) in het tabblad Basisrechten de optie Gevolgen voor opbouw verlof aan. Zodra je op Opslaan klikt, zie je het tabblad Verlofkorting. In dit tabblad zie je alle verlofsoorten die in de verlofregeling zitten en die niet zijn gekoppeld aan ouderschapsverlof doordat er een waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht op basis van kind. Ook de onbetaalde verlofsoort die je als bron gebruikt, staat niet in het tabblad Verlofkorting. Plaats in het tabblad Verlofkorting bij op elke verlofsoort (doel) waarvan je het basisrecht wilt verlagen een vinkje in de kolom Korten . Hierdoor wordt het basisrecht van deze doelverlofsoort automatisch gekort, bij het opnemen van de onbetaalde bronverlofsoort. Berekeningswijze  voorbeeld Contracturen per week medewerker 40 (Bedrijfsuren ook 40). Totaal Wettelijk verlof per jaar (4 * 40 ) 160 uur Opgenomen onbetaald verlof  296 uur. uitwerking Totaal uren per jaar : 40 * 52 = 2080 Totaal opgenomen afbouw recht percentage: 160 wettelijk verlof / 2080 = 0,07692307692 Werkelijk opgenomen onbetaald verlof: 296 * 0,07692307692 = 22,77 (afgerond) Trek van het basisverlof recht (160 wettelijk verlof ) de afbouw uren af (22,77) is het Saldoverlof (137,23 uur) In formule: Jaarrecht verlof / Totaal uren per jaar * opgenomen onbetaalde verlofuren In dit voorbeeld: 160 - * (160 / 2080 ) * 296) =  160 - 22,77 = 137,23 Actie Als het opnemen van een onbetaalde verlofsoort, het basisrecht van een bepaalde doelverlofsoort moet verlagen, richt dit dan per verlofsoort in zoals hierboven beschreven.  Nieuwe rapporten 3. Rapport Overzicht HR inrichting Vanaf deze release is het nieuwe rapport Overzicht HR inrichting beschikbaar met informatie over de inrichting van de verlofregelingen in HR Core Business. Het overzicht is altijd een excelbestand dat wordt aangemaakt per klant. Je ziet dus de inrichting op bedrijfsniveau van alle bedrijven binnen een klant.  Hoe Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Via het scherm Overzicht HR inrichting kun je de volgende rapporten opvragen, bij het openen van het scherm zijn standaard alle rapporten aangevinkt. Actief verlofjaar Bijzonder verlof Korten verlofrecht Verlof koppeling payroll Verlofregeling  Werkpatroon In het excelbestand is per overzicht een tabblad opgenomen waarin je ziet wat de inrichting is. De namen en volgorde van de overzichten in het scherm kunnen anders zijn dan die in het excelbestand. Het rapport bevat geen lijst van de vastlegging per medewerker. Meer informatie vind je vanaf release 2023-01 in de online help, onderwerp Overzicht HR inrichting. en in het hoofdstuk Rapport - Overzicht HR inrichting van de Handleiding ouderschapsverlof die je kunt downloaden via de community. Actie Vraag dit rapport op als je wilt weten hoe in HR Core Business het verlof is ingericht, inclusief intervallen uit het verleden. 4. Rapport Overzicht verlofsaldo Vanaf deze release is het nieuwe rapport Overzicht verlofsaldo beschikbaar. Dit rapport toont van alle bedrijven binnen een klant per medewerker de opbouw van het verlof. Je ziet onder meer van elke medewerker in welk bedrijf deze wordt verloond, het basisrecht, het opgenomen verlof en het verlofsaldo. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verlofsaldo Open het scherm Overzicht verlofsaldo. Vul de gewenste peildatum in en klik op Maak rapport. Bekijk het rapport via Mijn rapporten. In het scherm Overzicht verlofsaldo kies je een peildatum. Afhankelijk van de inrichting van de verlofregeling, wordt bij het uitvoeren van het rapport gekeken in welk verlofjaar de peildatum valt. Geef je bijvoorbeeld de peildatum 15-7-xxxx op en het verlofjaar loopt van 1 januari xxxx t/m 31 december xxxx, dan zie je voor het jaar xxxx het verlofsaldo van alle medewerkers. Als er spake is van een gebroken verlofjaar en dit loopt van 1 juli xxxx (vorig jaar) t/m 30 juni xxxx (huidig jaar), dan wordt dus het verlofjaar vanaf 1 juli getoond. Meer informatie vind je vanaf release 2023-01 in de online help, onderwerp Overzicht verlofsaldo. Actie Houd er rekening mee dat we de berekende eindsaldo's doorgeven aan Management informatie (MI). Dit rapport toont hoe het berekende verlofsaldo tot stand is gekomen.   

Gewijzigd en verbeterd  Signaal Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N soms niet gegeven Waarom  Als een medewerker premieplichtig is voor de WLZ, dan moet bij Verzekeringssituatie Zvw voor die medewerker de waarde K, L, M of N zijn ingevuld. Of een medewerker premieplichtig is voor de WLZ is af te leiden uit de waarde die in het scherm Loonheffingen (medewerker) is ingevuld bij Herleidingsregel. Als hier geen waarde of de een van de volgende waarden is ingevuld, dan is de medewerker premieplichtig voor de WLZ. A Uitsluitend premieplichtig, niet AOW gerechtigd D Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd F Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd G Uitsluitend premieplichtig, AOW gerechtigd J Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd L Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd Als deze controle niet voldoet, verschijnt in het Signaleringsverslag het signaal: Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N.  Dit signaal werd echter niet altijd gegeven.  Met ingang van deze release is dit hersteld.  Hoe  Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het signaal is aangepast en wordt nu wel correct gegeven.  Actie Ei is geen actie nodig.  Corrigeren vaste pensioenen bij Betaald ouderschapsverlof Waarom Het was niet mogelijk de nieuwe verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 voor het het onbetaalde deel uit te sluiten in de vaste pensioenregelingen, zoals dit wel mogelijk is voor de andere verlofsoorten van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof. Daarom hebben we dit nu ook mogelijk gemaakt voor de verlofsoorten betaald ouderschapsverlof 1 en 2. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabel beheer Met ingang van 1-8-2022 hebben wij de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof Hierin kan je nu voor de verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 aangeven voor welke pensioenregeling deze gekort moeten worden door het veld op 1 Ja te zetten. Standaard staat deze waarde op 0 Nee. Actie Als je wilt dat betaald ouderschapsverlof invloed heeft op de berekende pensioengrondslag, dan kan je dit vanaf 1-8-2022 inrichten in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof of Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof. Eenmalige uitkering die wordt verwerkt in de pensioenpremie Waarom Voor CAO 487 (Metalektro) wordt vanaf 1 december 2022 een uitkering aan medewerkers uitgekeerd als korting op de pensioenpremie voor de medewerkers. Het bedrag dat wordt verminderd bij de pensioenpremie voor de medewerkers, wordt toegevoegd aan de pensioenpremie voor de werkgever zodat de totale afdracht aan het pensioenfonds gelijk blijft. Als de premie voor de medewerker lager is dan de uitkering, wordt deze niet verwerkt in de pensioempremie maar wordt deze uitgekeerd. Deze functionaliteit is alleen toegevoegd aan de pensioenregelingen Pensioen (vaste grondslag), zowel aan de benoemde variant als aan de eigen regeling. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioen Aan de pensioenschermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT) getoond en kan je de medewerker voor de uitkering blokkeren via het veld Blokkeren uitkering via pensioenpremie. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen In de schermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT). Actie Deze regeling wordt geactiveerd door CAO-services. Bij de medewerker kun je deze uitkering blokkeren. Als er sprake is van 4-weekse verloning moet je het bedrag van de uitkering aanpassen in het bedrijfs-CAO scherm. Opgeloste meldingen Aof-grondslagbepaling achteraf - foutmelding Teveel iteraties! (3348669) Melding  Bij het gebruik van meerdere elementen in de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering kreeg je soms de foutmelding:  Teveel iteraties! We hebben toen geadviseerd om de grondslag tijdelijk niet te gebruiken. Hierdoor is aan de Belastingdienst de verkeerde premie doorgegeven. Oplossing  Vanaf release 2022-12 hebben we de code zo aangepast dat de berekening juist gaat en deze foutmelding bij het gebruik van  de grondslag niet meer verschijnt. Hierdoor kun je de grondslag weer gewoon gebruiken.  Actie Om de berekening juist te laten werken en de juiste premies af te dragen, kun je vanaf deze release met ingang van 1-1-2022 de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering weer vullen. Muteren arbeidsvoorwaarden ten onrechte mogelijk bij alleen-lezen autorisatie (3841798) Melding  Gebruikers die ingelogd waren met een gebruikersgroep die was gemarkeerd als alleen-lezen, waren ten onrechte in staat om de arbeidsvoorwaardegegevens van medewerkers te wijzigen. Oplossing  De volgende schermen bleken ten onrechte mutaties toe te staan in combinatie met een alleen-lezen autorisatie, en zijn daarom aangepast: Arbeidsvoorwaardenpakket Verwijderen doorstroomIndicatie Snelinvoer Verlofsaldo Wijzigen datum Indienst Wissen persoonsgegevens (AVG) Opmerking De alleen-lezen optie is bedoeld om de medewerkergegevens in de menu's Workflows en Medewerker af te schermen. De schermen onder Beheer of Inrichting zullen in het algemeen niet op deze indicatie reageren.  Actie Er is geen actie nodig. SV-loon stagiair die medewerker wordt (26557010)  Melding Als een stagiair later medewerker wordt, moet het loon dat is verdiend als stagiair worden opgeteld bij het loon van de medewerker om over dat loon ook SV-premies te kunnen berekenen. Deze functionaliteit is al beschikbaar. De payrollelementen Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) laten als je zelf de stagiair als nieuwe medewerker invoert, het bedrag zien inclusief de Stagevergoeding. De Belastingdienst schrijft voor dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair.  Oplossing Vanaf nu voldoen we aan de voorwaarde van de Belastingdienst die  voorschrijft dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair. Het cumulatieve payrollelement SV loon toont wel de waarde inclusief de opgegeven Stagevergoeding. Actie De betreffende medewerkers moeten worden herrekend vanaf 01-01-2022 zodat voor bovenstaande payrollelementen de juiste bedragen worden berekend.  

Mededelingen  1. Risicogroep binnenkort niet meer gebruiken bij vastleggen medewerkers Waarom  In 2020 is in de Loon- en pensioenaangiftes element 297 Risicogroep vervangen door 10524588 Sector. De workflows voor het aanmaken van medewerkers in Payroll Business en HR core Business zijn indertijd hierop aangepast. Om de overgang voor klanten met externe applicaties te vergemakkelijken, was het tot nu toe nog steeds mogelijk om de risicogroep aan te leveren. Payroll Business maakte er dan automatisch een sector van. Deze overgangsmaatregel eindigt binnenkort. Hoe  Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met ingang van de volgende release (2022-11) wordt de sector niet meer automatisch afgeleid van de risicogroep. Er moet dan óf een correcte default waarde zijn ingericht en als dat niet zo is, moet je bij  elke nieuwe medewerker de sector expliciet als mutatie vastleggen, in plaats van de risicogroep.  Het blijft voorlopig nog wel mogelijk om een risicogroepmutatie aan te leveren, maar die heeft dan geen betekenis meer. Actie  Deze actie is alleen nodig als jouw organisatie nog steeds de risicogroep gebruikt bij het vastleggen van medewerkers in een externe HR-applicatie of in Self Service. Optie 1 - Vervang Risicogroep door Sector: Verwijder het element Risicogroep van het HR-scherm of van het Self Service-formulier en vervang deze door Sector. Als je bij het inlezen van externe mutaties een conversieregel gebruikt om de risicogroep te verwerken, dan moet deze worden vervangen door een conversieregel voor Sector. Zie daarvoor Beheer > Externe mutaties > Conversieregels. Optie 2 - Richt een defaultwaarde voor Sector in: Het is mogelijk om in Payroll Business een default waarde voor Sector vast te laten leggen. Dit kan op het niveau Klant, Bedrijf, en vanaf de volgende release ook op het niveau Klant-CAO en Bedrijf-CAO. Dit heeft als voordeel dat je bij een nieuwe medewerker helemaal geen sector meer hoeft vast te leggen. Hiervoor kun je contact opnemen met onze Servicedesk. Nieuw 2. Proforma berekening met zelf te kiezen elementen Waarom Met de Proforma berekening kun je uitproberen wat het effect is van bepaalde mutaties op de salarisberekening, zonder dat die mutaties daadwerkelijk bij de medewerker worden opgeslagen. Tot nu toe kon je voor deze berekening alleen een vooraf gedefinieerde set arbeidsvoorwaarden en elementen toepassen. Met de  nieuwe  Proforma berekening kun je een proformaberekening maken met elementen die je zelf kunt selecteren. Ook kun je de definitie van een berekening opslaan en ervoor kiezen om deze te delen met je collega's. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Proforma berekening Het scherm is flexibel gemaakt: Je kunt vanaf nu zelf de gegevenselementen kiezen die je wilt gaan muteren. Een zoekfunctie helpt je bij het ophalen van de juiste elementen. Vervolgens kun je de gekozen set elementen bewaren. Daardoor hoef je ze de volgende keer niet opnieuw bij elkaar te zoeken. Kies een naam voor de definitie en klik op Definitie opslaan. Ben je tevreden bent over een bepaalde definitie? Dan kun je deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad hoc rapportage: Vul Definitie beschikbaar stellen voor in. Als je een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar voor dat bedrijf. Vul je de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven. Klik op Definitie opslaan. Let op: collega's kunnen nu de definitie ook wijzigen en/of verwijderen Tips: Bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die je niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.  Oude proformaberekening Let op: de oude proformaberekening die je kon starten via Beheer > Salarisberekening > Proforma zal vanaf de november release niet meer beschikbaar zijn. Actie  Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  3. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom  Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft. Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd, zie Release notes Payroll Business 2022-08, onderwerp 2. Verbeterde indeling schermen. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe  Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract ID: 10524736 Indicatie Jaaruren norm 10526534 Aanvullend geboorteverlof - boven 70% 10301872 Verstr aanv op uitk wn verzekering 10204692 Incl. WAJONG uitkering 10204694 Vervoer vanwege inhoudingsplichtige 10204766 Alimentatie in uitkering 10204767 Rechtstreekse alimentatie 10205316 Invloed verzekeringsplicht 1 10205317 Fase indeling F en Z 10311888 Wachtgeld oude regeling  Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Opgeloste meldingen 4. Payrollelement Jaarinkomen fulltime (Pens.) niet altijd correct bepaald (change 3655214) Melding Als bij een vaste pensioenregeling een afwijkend fulltime jaarloon bij een medewerker wordt opgegeven, wordt bij het bepalen van het payrollelement Jaarinkomen fulltime altijd het percentage vakantietoeslag gebruikt: dat is vastgelegd op niveau Bedrijfs CAO bij benoemde pensioenen of dat is vastgelegd in de referentietabel voor een eigen regeling Als er een afwijkend percentage vakantietoeslag bij de medewerker is opgegeven, wordt dat in dit geval niet gebruikt, terwijl het afwijkende percentage wel wordt gebruikt bij de berekening van de pensioenpremie. Dit kan leiden tot meldingen van het pensioenfonds. Deze fout treedt op bij alle 16 pensioensoorten. Oplossing De regelingen voor de vaste pensioenen zijn aangepast zodat het afwijkende percentage vakantietoeslag wordt gebruikt voor de bepaling van het payrollelement. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2022. Actie Als je vanwege deze fout een afkeuring van het pensioenfonds hebt gekregen, kun je na de herrekening door Payroll Business de pensioenaangifte opnieuw (laten) aanmaken en verzenden. 5. Signaleringsverslag - ABP Generatiepact verschil (change 3618548) Melding  Bij ABP moet de inrichting voor het Generatiepact voor elke pensioensoort die je moet doorgeven, gelijk zijn. Het systeem controleert dit en geeft een signaal als bij een klant de inrichting binnen de diverse pensioenregelingen verschilt. Dit signaal werd echter ten onrechte ook gegeven, bij klanten bij wie de inrichting van het Generatiepact voor de pensioenregelingen niet gel heen, maar niet de ABP-koppeling aan hebt staan.  Oplossing  We hebben het signaal aangepast. Voortaan verschijnt dit alleen zoals het bedoeld is, dus als de pensioenkoppeling ABP is aangevinkt en er verschillen zijn in de inrichting van het Generatiepact, Bij andere pensioenfondsen mag deze inrichting verschillen en verschijnt het signaal niet meer.  Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisverwerking niet meer in het Signaleringsverslag. 6. Signaleringsverslag - Reiskosten fiscale ruimte negatief (change 3748421) Melding  Als je in de arbeidsvoorwaarden voor reiskosten bij Reiskosten middelen had gekozen voor Ja en de fiscale ruimte wilde berekenen, dan werd deze niet goed bepaald. Hierdoor ontstond soms onterecht een kleine negatieve fiscale ruimte. Hiervoor werd dan, naast de onjuiste berekening, ook onterecht een signaal gegeven in het Signaleringsverslag. Oplossing  We hebben de progammatuur aangepast, zodat vanaf deze release het berekenen van de fiscale ruimte correct plaatsvindt, ook als bij Reiskosten middelen de waarde Ja is ingevuld. Hierdoor ontstaat er geen negatieve fiscale ruimte meer en wordt het signaal niet meer onterecht gegeven. Ook hebben we in de online help de matrix over de diverse berekeningsmethodes aangepast, zie het onderwerp  Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Reiskosten > Reiskosten matrix. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisverwerking niet meer in het Signaleringsverslag. 7. Foutcode L1812 en L1813 Belastingdienst (change 3792204) Melding  Als je gedurende het jaar het veld Reden geen bijtelling auto had leeggemaakt, bleef de waarde van daarvoor in de loonaangifte staan. Dit zorgde voor de foutmeldingen L1812 en L1813. Oplossing  We hebben de code aangepast. Als je het veld Reden geen bijtelling auto in Payroll Business leegmaakt, worden voortaan ook de corresponderende velden in de loonaangifte als leeg naar de Belastingdienst gestuurd. Deze oplossing hebben we via extra onderhoud uitgeleverd op maandag 12-09-2022. Actie Er is geen actie nodig. De onterecht ingevulde velden zullen bij de volgende loonaangifte met terugwerkende kracht zijn hersteld. Omdat de de foutcodes L1812 en L1813 met de september aangifte worden opgelost, kun je de brieven van de Belastingdienst over de aangifte van juli en augustus als niet verzonden beschouwen, 8. Foutcode onterecht bij code ziekte Belastingdienst (change 3792224) Melding  Als een medewerker ziek is, wordt er automatisch een Code incidentele inkomstenvermindering gevuld richting de Belastingdienst. Als de medewerker niet meer ziek was, werd deze code echter nog steeds doorgegeven. Oplossing  We hebben de code aangepast zodat, als het veld Incidentele inkomstenvermindering in Payroll Business wordt leeggemaakt, ook de corresponderende velden in de loonaangifte als leeg naar de Belastingdienst worden gestuurd. Deze oplossing hebben we via extra onderhoud uitgeleverd op maandag 12-09-2022. Actie Er is geen actie nodig. De onterecht ingevulde velden zullen bij de volgende loonaangifte met terugwerkende kracht zijn hersteld. De foutcode wordt dus opgelost met de aangifte van september. Daarom kun je de brieven van de Belastingdienst over de aangifte van juli en augustus als niet verzonden beschouwen.  

Mededelingen Tijd activeren persoonslaag verruimd Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppelingen HR Na het activeren van de persoonslaag via de functie Raet Koppelingen HR vindt een conversie plaats. Voorheen liep deze conversie alleen om 17.30. Om ervoor te zorgen dat er meerdere conversies op één avond kunnen plaatsvinden, controleert het proces vanaf deze release elke 10 minuten of er een conversie moet worden opgepakt. Hierdoor kunnen er tussen 17.30 en 23.00 ongeveer 40 conversieruns plaatsvinden. Gewijzigd en verbeterd Procedure verwijderde medewerker aangepast vanwege Ping ID Waarom  Soms werd een medewerker die in HR Core Business was aangemaakt en meteen weer verwijderd, wel via de V3 koppeling aangeleverd bij het Portaal, waar de medewerker vervolgens een gebruikersnaam en een Ping ID krijgt. HR Core Business haalt iedere 4 uur gebruikersnamen en Ping ID's op vanuit het Portaal en slaat deze op. Het voltooien van dit proces lukt niet als een medewerker uit HR Core Business is verwijderd. Omdat hierdoor ook het verdere verwerkingsproces voor gebruikersnaam en Ping ID werd geblokkeerd, hebben wij de procedure voor het ophalen en opslaan ervan in HR Core Business aangepast. Hoe  Vanaf release 2022-04 is de procedure voor het ophalen en opslaan van de Ping ID’s zodanig aangepast dat we kunnen controleren of een medewerker nog wel bestaat in HR Core Business. Als dit niet zo is, slaan we de medewerker over en continueren we het ophalen van de gebruikersnaam en Ping ID van de overige medewerkers. Actie Er is geen actie nodig.  Scherm Raet Koppelingen HR heet nu HR Koppelingen Waarom  Instellingen > Gegevensuitwisseling> HR Koppelingen Vanaf deze release is de naam van de menu-ingang en het scherm Raet Koppelingen HR gewijzigd in HR koppelingen.  Rapport Persoonsoverzicht uitgebreid Waarom  Aan het Persoonsoverzicht is extra persoonsinformatie toegevoegd die je kan helpen bij het uitvoeren van controles.  Hoe Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Vanaf release 2022-05 zijn aan het Persoonsoverzicht de kolommen Geboortedatum, Burgerservicenummer en Type Medewerker toegevoegd. Het rapport Persoonsoverzicht bevat nu de volgende informatie: Soort (P van Persoon, E van Employee) Persoonscode Persoonsnaam Bedrijf Medewerkercode Naam medewerker Geboortedatum Burgerservicenummer (BSN) UPI Identity Ping ID Gebruikersnaam Type Medewerker Indienst Uit dienst Organisatorische eenheid Contract volgnummer Je kunt dit rapport ook gebruiken als jouw organisatie geen gebruik maakt van de Persoonslaag. Meer informatie vind je in de online help > onderwerp Persoonsoverzicht.  Opgeloste meldingen  Importeren waardenlijst mislukte (3321525)  Melding  Bij het importeren van een waardenlijst via een administratie, werd een bestand met meer dan 60.000 regels niet geaccepteerd.  Oplossing De oplossing hiervoor is 16 maart 2022 opleverd via extra onderhoud.   Scherm RVM heraanlevering traag (3273245) Melding  Het duurde soms erg lang voordat in het scherm RVM heraanlevering de gegevens werden getoond.  Oplossing  Vanaf deze release is het scherm verbeterd waardoor het probleem is verholpen.  Aanpassing Einddatum WAZO (3309267) Melding  Als je via HR Self Service zwangerschapsverlof invoert, vult HR Core Business in het veld Einddatum WAZO automatisch als datum in: de datum van de eerste werkdag -1 dag. Zo is het ook in de Online help beschreven. Als je echter via HR Self Service het zwangerschapsverlof wijzigde, omdat de feitelijke bevallingsdatum bekend was en de eerste werkdag ook wijzigde, paste HR Core Business de datum in het veld Einddatum WAZO niet automatisch aan.  Oplossing  HR Core Business is aangepast, zodat voortaan zowel bij het invoeren als bij het wijzigen van zwangerschapsverlof via HR Self Service, de datum in het veld Einddatum WAZO altijd automatisch wordt aangepast naar de datum van de eerste werkdag -1 dag.  Let op Als je in HR Core Business handmatig zwangerschapsverlof invoert en/of wijzigt, werkt dit niet en moet je de Einddatum WAZO ook handmatig invullen.  Synchronisatie HR Core naar Self Service werkte niet na handmatig verwijderen ziekteverzuim of kind (3401761) Melding  Na het handmatig verwijderen van ziekteverzuim of een kind werden deze gegevens niet goed gesynchroniseerd, waardoor het verwijderde ziekteverzuim of kind zichtbaar bleven in HR Self Service. Oplossing  Dit is opgelost, zodat na het handmatig verwijderen van ziekteverzuim of een kind de gegevens in HR Self Service worden geüpdatet. Het proces gegevens uitwisselen met HR Self Service is niet gewijzigd. De aangepaste gegevens worden via het nachtelijke exportproces doorgestuurd naar HR Self Service.   Actie Er is geen actie nodig.  

Mededelingen Binnenkort verbeterde schermen en menu's Waarom De komende maanden gaan we een aantal schermen van HR Core en Payroll Business verbeteren: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens is hier en daar niet meer logisch. Om de steeds veranderende wetgeving te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Daarnaast willen we de kwaliteit van de loonaangifte en pensioenaangiftes verbeteren via verbandscontroles op de ingevoerde gegevens. Hoe In de komende releases ga je nieuwe schermen tegenkomen voor: Medewerkergegevens  - bijvoorbeeld personalia, adres, burgerlijke staat Identiteit - BSN, identiteitsbewijs, UPI Arbeidsrelatie  - in dienst, type medewerker, uit dienst Berekening loonheffingen en premies Loonaangiftegegevens Deze schermen zitten afzonderlijk in het menu, maar je ziet ze ook in series achter elkaar, bijvoorbeeld bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers via het menu instroom/doorstroom. Actie Het werken met de nieuwe schermen zal intuïtiever en daardoor prettiger zijn, je hoeft je daar niet op voor te bereiden. Houd wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan moeten binnenkort wellicht enkele details bijgewerkt worden. Nieuw  Activeren Persoonslaag zonder ondersteuning Product Development Waarom Met ingang van de april release kun je als gebruiker zelf de persoonslaag activeren.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppeling HR Het activeren of deactiveren van de persoonslaag doe je als volgt: Kies bij Koppeling voor Persoonslaag (NL). Als je de optie Persoonslaag actief aanvinkt, wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag aangezet. Opmerking: als de optie Persoonslaag actief is aangevinkt en je haalt het vinkje weg, dan wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag gedeactiveerd. Nadat je het vinkje hebt weggehaald, vindt er geen synchronisatie meer plaats tussen medewerkers en personen. Voordat je de persoonslaag activeert, moet je minimaal de volgende stappen uitvoeren: Het rapport Voorgestelde UPI aanmaken. Dit doe je via Rapporten > Controle >  Voorgestelde UPI. Staan er conflicten in het rapport  Voorgestelde UPI  op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op: er mogen geen uitroeptekens meer staan in de kolom   Conflict / Errors . Controleer vooraf bij medewerkers met meerdere geboortedatums, welke datum correct is en vul de juiste geboortedatum in vanaf het begin dat de medewerker bestaat. Zorg ervoor dat in het scherm Medewerker voor iedere medewerker in het veld  Uniek Persoonlijk Id (UPI) , de unieke persoonlijke identificatie is ingevuld. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het importeren van een Excel basisdocument. Proces activeren persoonslaag De initiële conversie start 's avonds vanaf 17.30 uur en draait ongeveer elke 10 minuten tot een maximum van 40 keer op één avond. Dit houdt in dat er tussen 17.30 en 23.00 uur zo'n 40 keer kan worden opgestart. Zodra de conversie is afgerond, maakt het systeem een verwerkingsverslag aan en plaatst dat onder Gedeelde rapporten. Geen fouten in verwerkingsverslag Als het verwerkingsverslag geen fouten bevat, is de verwerking gereed en zijn er geen verdere acties nodig. In het rapport Controle > Persoonsoverzicht zie je welke personen zijn aangemaakt en de medewerkers die aan de persoon zijn gekoppeld. Dit kun je ook meteen zien in het scherm Persoon. Verwerkingsverslag bevat fouten Als het verwerkingsverslag fouten bevat, zoek dan voor de medewerkers die niet zijn geconverteerd via het rapport Voorgestelde UPI op wat de fout is en los deze op. Initieer de conversie opnieuw: zet de optie Persoons laag actief uit en klik op Opslaan. Zet de optie weer aan en klik opnieuw op Opslaan. Actie Als je de persoonslaag voor jouw organisatie wilt activeren, volg dan de bovengenoemde stappen en raadpleeg de Online Help voor meer informatie over het rapport Voorgestelde UPI en bijbehorende conflicten. Uitleg verwerkingsverslag conversie Persoonslaag Nadat je als klant en/of consultant de persoonslaag hebt geactiveerd via Raet Koppelingen HR gaat de conversie vanaf 17.30 van start. Hoeveel tijd de conversie in beslag neemt, hangt af van de grootte van de klant. Voor klanten tot 5000 medewerkers duurt de conversie ongeveer een uur. Zodra de conversie gereed is, plaatst het systeem het verwerkingsverslag onder Gedeelde rapporten. Let op: dit rapport is zichtbaar op klantniveau: selecteer in het navigatiepad bovenin het scherm de klant zonder bedrijf erachter.   Als het eerste tabblad in dit rapport leeg is, zijn alle medewerkers met een UPI gekoppeld aan een persoon. Als er medewerkers op het eerste tabblad staan, was er bij die medewerkers een probleem met het koppelen aan een persoon, bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde UPI maar een andere achternaam.  Actie Als er medewerkers staan op het eerste tabblad van het verwerkingsverslag, draai dan het rapport Voorgestelde UPI om daarin de opmerkingen te raadplegen. Corrigeer de betreffende medewerkers en zet vervolgens eerst de optie Persoonslaag actief uit en daarna weer aan, zoals hiervoor beschreven. Na 17:30 start de conversie dan opnieuw en worden de ontbrekende personen aangemaakt; zodra de conversie gereed is, wordt er een nieuw verwerkingsverslag aangemaakt.  Gewijzigd en verbeterd Scherm Persoon uitgebreid Waarom  Medewerker > Persoon > Persoon Het scherm Persoon is uitgebreid met alle gegevenselementen die op persoonsniveau worden gesynchroniseerd. Hierdoor zie je snel welke persoonsgegevens bij de persoon horen en kun je eventueel correcties doorvoeren. Houd hierbij rekening met de peildatum: dit omdat de Persoon de gewijzigde gegevens na het opslaan synchroniseert met de gekoppelde medewerkers, met ingang van de opgegeven peildatum. Enkele elementen kunnen niet worden aangepast, dit zijn: Persoonscode [10519680] Uniek Persoonlijk Id (UPI) [7014] PING Identiteit [10523564] Opgemaakte naam [146] Het wijzigen van deze gegevenselementen/persoonsgegevens doe je via de gekoppelde medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat je het Burgerservicenummer [10000018] en de Identity [7013] niet op medewerkerniveau kunt wijzigen. Deze elementen worden namelijk vastgehouden op de laag Persoon en worden als ze leeg zijn, niet teruggesynchroniseerd. Je blijft dan op niveau medewerker de gegevens zien die bij de persoon bekend zijn. Als je het Burgerservicenummer [10000018] en de Identity [7013] wilt wijzigen, moet je deze aanpassen bij de Persoon. De aangepaste gegevens worden dan, zoals hierboven beschreven, gesynchroniseerd met de gekoppelde medewerkers. Naast het kunnen bekijken van alle elementen via de persoonslaag, kun je klikken op het detailscherm om te zien welke medewerker(s) aan de gekozen persoon zijn gekoppeld.  Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Als je alle personen en gekoppelde medewerkers binnen de gehele organisatie wilt inzien, maak dan het rapport Persoonsoverzicht aan. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Persoonsoverzicht uitgebreid Waarom  Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Vanaf de april release is het rapport persoonsoverzicht uitgebreid met een extra kolom waarin de gebruikersnaam van de medewerker wordt getoond. De gebruikersnaam is geen gegevenselement die met de persoon wordt gesynchroniseerd. Deze waarde wordt alleen vastgelegd op het niveau medewerker, maar het kan handig zijn om inzichtelijk te hebben welke gebruikersnamen er zijn vastgelegd bij de medewerkers.  Zo kun je in het rapport zien welke medewerkers er aan een persoon zijn gekoppeld en zie je informatie die nuttig kan zijn om te controleren.  Her rapport Persoonsoverzicht bevat de volgende informatie: Soort (P van Persoon, E van Employee) Persoonscode Persoonsnaam Bedrijf Medewerkercode Naam medewerker UPI Identity Ping ID Gebruikersnaam Indienst Uit dienst Organisatorische eenheid Contract volgnummer Je kunt dit rapport ook gebruiken als jouw organisatie geen gebruik maakt van de Persoonslaag. Meer informatie vind je in de online help > onderwerp Persoonsoverzicht.  Actie Er is geen actie nodig. Scherm Vrije velden - vastleggen op meerdere niveaus mogelijk Waarom In het scherm voor het aanmaken van vrije velden kun je er nu voor kiezen om een vrij veld toe te passen op meerdere niveaus. Hoe Instellingen > Vastlegging > Vrije velden Aan het scherm Vrije velden zijn de volgende opties toegevoegd: Opgeschakelde niveaus Met deze opties kun je bepalen op welk niveau een waarde die in het vrije veld is vastgelegd, automatisch ook zichtbaar is op een ander/hoger niveau zoals klant of bedrijf. Als een vrij veld is aangemaakt op klant- en op medewerkerniveau en er is een waarde vastgelegd op klantniveau, dan zal voor alle onderliggende medewerkers de waarde van klantniveau als standaard in het scherm zichtbaar zijn. Als bij een medewerker een andere waarde nodig is, kun je op medewerkerniveau een andere waarde vastleggen. Dit schakelmechanisme werkt hetzelfde als bij reguliere velden/gegevenselementen. Keuzes Medewerker, Contract of Anders Wil je het vrije veld vastleggen op contractniveau, kies dan Contract. Kies Medewerker als je het vrije veld op medewerkerniveau wilt vastleggen. Kies Anders als je wilt dat, het vrije veld niet voor het medewerker- of contractniveau geldt. Vrije velden aanpassen Afhankelijk van de situatie, kan je sommige gegevens van een vrij veld eventueel aanpassen. Heb je bij het aanmaken van een vrij veld geen Gegevenssoort geselecteerd, dan kan je dit op een later tijdstip alsnog doen. Heb je echter een gegevenssoort geselecteerd en opgeslagen, dan kun je deze niet meer wijzigen.   Voor de opgeschakelde niveaus en de keuzes Medewerker, Contract en Anders geldt, dat je deze alleen kunt aanpassen als het vrije veld nog niet is gebruikt, dus als er nog geen mutaties voor zijn vastgelegd.  Actie Er is geen actie nodig. Voor employees uitdienst ook de V3 interface activeren (3281169) Waarom Als je de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, kan het vanaf de april release voorkomen dat er medewerkers die reeds uit dienst zijn (opnieuw) worden aangeleverd aan het portaal. Dit doen wij als bij de betreffende medewerker de geboortedatum wijzigt. Het kan zijn dat deze wijziging wordt doorgevoerd vanuit de gekoppelde persoon. Er kunnen zich namelijk problemen voordoen als bij een rehire een andere geboortedatum wordt opgegeven. Dit geeft dan een foutmelding in het portaal, waardoor het proces in de keten vastloopt. Zo wordt er voor het nieuwe dienstverband geen Gebruikersnaam en Ping ID aangemaakt. Opgeloste meldingen Manager historisch niet goed weergegeven (3106060) Melding  Soms werd voor een organisatorische eenheid de manager niet goed weergegeven in het scherm Historie. Oplossing  Vanaf deze release worden de huidige manager en voorgaande managers in het scherm Historie juist weergegeven. HR Self Service geeft fout bij statuswijziging als overzicht is gegroepeerd (3124681) Melding  Rapporten > Gegevensuitwisseling > Uitgevallen HRSS mutaties Als je in HR Core Business de uitgevallen HRSS mutaties had gegroepeerd en met de gemaakte selectie een mutatie wilde afhandelen, gaf dit een onverwachte fout. Hierdoor kon je niet verder met het afhandelen van de mutatie en moest je het scherm opnieuw openen en verder gaan zonder groeperen. Oplossing  We hebben het scherm aangepast, zodat je nu ook na het groeperen uitgevallen HRSS mutaties kan afhandelen. Mogelijkheid om een doorlopende ziekte om te zetten naar een nieuwe ziekteregistratie (3180822) Melding  Soms werd een ziekmelding door het systeem onterecht als doorlopend gekenmerkt. Dit kwam voor als een medewerker na een periode van zwangerschapsverlof ziek werd en voor haar zwangerschapsverlof ook ziek was geweest. In deze situatie gaat het om doorlopende ziekte, tenzij de ziekte een andere reden heeft. Het systeem kon echter in dit geval de nieuwe ziekmelding niet als nieuw registeren.  Oplossing  Vanaf deze release is het mogelijk om een ziekmelding die het systeem als doorlopend heeft gekenmerkt, handmatig om te zetten naar een nieuwe ziekmelding. Bij deze omzetting wordt de Datum WVP (Wet Verbetering Poortwachter) opnieuw berekend en aangepast. Let op: het duurt enkele minuten voordat de nieuwe datum zichtbaar is in het veld Datum WVP.