Releases YouServe

  This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. Modified and improved 1.  Travel distance calculation parameters – Google Maps to Webservices Why As was specified in the March release notes, we will start using Webservices again instead of Google Maps as of the April release. Below you will find information on the major changes you as a client will experience. What has changed? Calculation of number of kilometers In Google Maps the calculation was always based on the optimum route. In Webservices the calculation is based on the shortest or fastest route. You will have to specify your choice in the set-up once. See Your action. House number and house number suffix When Webservices was used in the past, it was not possible to calculate the distance between the house number of the location and the house number of the employee. This was possible with Google Maps, but house number suffix could not be used. This time Webservices calculates the travel distance using both house number and house number suffix. No house number of location When no house number is specified for a location, the calculation will be based on the central location of the specified postcode. Foreign addresses and Country field The travel distance for foreign addresses can now be calculated as well. When it concerns a location, the field Country must be entered correctly. If no country is specified, the calculation will automatically be based on The Netherlands. When will calculation take place When the transition is made from Google Maps to Webservices, nothing will change in the already calculated data. A distance calculation will take place when: You change the address data of the location. You change the branch of an employee or add a location. You change the employee’s address data. You want to determine the travel distance collectively. You change the field Automatisch berekenen (Calculate automatically) for the employee from No into Yes. Your action Maintenance > Repository > Configurate traveldistance calculation The Route field has been added again to the Send Data for determination of traveling distance screen. With Webservices the route can be calculated based on the fastest or shortest route; the default value is Fastest route. If you want to use the shortest route, you have to modify this field. If the field was already set to Fastest route before Google Maps was used, this value will now also be used. Maintenance > Repository > Determine travel distance collectively (Reisafstand collectief bepalen) The transition from Google Maps to Webservices does not result in automatic recalculations. If you want the travel distance for the entire company to be recalculated to ensure everyone uses the same route calculation, you can have the travel distance determined collectively. Company > Location If there are foreign locations and you want to include these in the automatic travel distance calculation, the Country field must be entered correctly. 2.  Configurate traveldistance calculation – Additional Rounding option (change 530662) Why If you have the commuting distance calculated by Payroll Business automatically, you can now also round the travel distance up to whole kilometers. How Management > Repository > Stuurgegevens reisafstandsbepaling (Travel distance calculation parameters) The Rounding up (whole kilometers) option (Afronden naar boven (hele kilometers) has been added to the Rounding travel expenses commuting km field (Reisk. Afronding km woon-werk) in the Configurate traveldistance calculation screen. Your action Management > Repository > Determine travel distance collectively (Reisafstand collectief bepalen) If you want to use the new option, Payroll Business has to re-determine the commuting distance of all employees. To enable this, you have to specify the required Reference date in the Determine travel distance collectively screen: 1-1-2019 or later. 3.  Travel distance calculation – Block until address changes Why If you had made deviating agreements about the travel distance calculation, or had consciously opted for calculating the one-way trip distance yourself, you could only select No in the Automatisch route berekenen (Calculate route automatically) field in the employee’s Travel expenses screen. As a result, no calculation would ever be made until you changed the field to Yes. As of this release you can have the travel distance calculated automatically when the address of the branch or of the employee changes. How Employee > Terms of employment > Terms of employment > Travel expenses The No, until address change option (Nee, tot adreswijziging) has been added to the Calculate route automatically field (Automatisch Route berekenen) in the employee’s Travel expenses terms of employment screen. When you select this option, the number of kilometers you have specified yourself will be used until the address of the location or of the employee changes. When one of these addresses changes, the No, until address change value in the Calculate route automatically field will be automatically changed to Yes. Your action When you want to use the No, until address change option, you can specify this in the Calculate route automatically field in the employee’s Travel expenses terms of employment screen. 4.  OE code displayed in the organizational structure Why When improvements to the workplace were identified – in lean terminology referred to as the Gemba walk – it was specified that the names of the organizational units were often very similar. This applies in particular to companies with a large organizational tree structure. It is, therefore, preferable to not only display the organizational unit’s description, but also its code. How Management > Repository > Organizational structure > Organizational units When the organizational tree structure opens, you will now see the description of the organizational units followed by a code in between brackets, for example Business Unit Amersfoort (10001).  Your action No action is needed. Resolved notifications 5.  Empty lines in collective leave report (change 431045) Message Company > Leave > Collective leave Sometimes empty lines were included in the report that was generated when entering collective leave. This was due to the fact that a collective day of leave was assigned to employees who were specified as being employed in the future. It was impossible to retrieve the name of such an employee, resulting in an empty line.  Solution The software has been modified. As of this release the names of employees not yet employed are also included in the report for whom a collective leave deduction in the future applies.  Your action No action is needed. 6.  Workflow could not be linked to active notification (change 1289064) Message Management > Active notification When linking a workflow to active notifications, an error message was displayed and linking was no longer possible.  Solution This problem has been solved and the workflow can be linked again as usual. Your action No action is needed. 7.  Leave - Leave date in overview and registration of double hours when not settling (change 1155337)  Message Sometimes double hours were displayed in the Not settled column (Niet verrekend) where leave was concerned that should not be settled. An employee had booked 8 leave hours that should not be settled. However, the overview stated a balance of 16 hours that should not be settled. Solution Employee > Leave > Leave balance  This problem only concerned the Not settled column (Niet verrekend) and has been solved. Your action No action is needed. 8.  Leave requested, other hours than expected are processed (change 1236776) Message Leave request through HR Self Service When leave was requested and a start and end date were specified as well as the hours, half of these hours were booked per day, and 24 hours on the last day of the leave period. This was due to the fact that the work schedule was created twice and the hours were, therefore, divided across both schedules. Because an end date was specified as well as the required leave hours, the remainder of the hours was allocated to the last day of the specified period. (With a maximum of 24 available hours per day.) Solution The software has been modified as of 1 January 2019 and no more double work schedules are created. Your action No action is needed. Publishing Date : 3/22/2019

Mededelingen  Uniek Persoonlijk id (UPI) Waarom Eerder hebben wij laten weten dat het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht zou worden met ingang van de release van september. Een aantal klanten heeft echter aangegeven meer tijd nodig te hebben voor het identificeren van medewerkers en invullen van de UPI. Daarom hebben we besloten de UPI vanaf release 2020-09 alleen verplicht te maken voor klanten die: de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruiken  én de generieke API voor Identity & Access Management gaan gebruiken Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Via het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. kun je een ID invullen om medewerkers aan elkaar te koppelen, omdat zij dezelfde persoonsgegevens hebben. Voorbeeld J. Jansen is medewerker bij bedrijf A en is ook een (gekopieerde) medewerker 2 bij bedrijf B binnen de klant X. Via de UPI kun je beide medewerkers aan elkaar koppelen. Als in de toekomst vanuit een aanpalende applicatie via een zoekopdracht wordt gezocht op de UPI van de heer J. Jansen, dan zie je beide medewerkers in de zoekresultaten.   Uw actie  Als je de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruikt of gebruik gaat maken van de generieke API voor Identity & Access Management, zorg er dan voor dat de UPI bij de medewerkers is ingevuld.  Feedback op onze applicatie Waarom  In de vorige release notes hebben we je op de hoogte gebracht dat we binnenkort gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren. De vraag wordt vanaf release 2020-09 gedurende een bepaalde tijd gesteld bij twee processen en je krijgt deze maar 1 of 2 keer in beeld.  Hoe Vanaf de september release verschijnt de vraag na het uitvoeren van de volgende acties: Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw  Contracthistorie  Waarom  Vanaf deze release kun je de contractgegevens van een medewerker vastleggen. Op basis van deze contracthistorie kun je bijvoorbeeld bij het invoeren van nieuwe medewerkers via met name Self Service, beslissen welk type contract je de medewerker gaat aanbieden. Hiervoor zijn nieuwe waardenlijsten en een nieuw scherm in de programmatuur opgenomen.   Hoe 1. Aan de lijst van het veld Element zijn de hieronder vermelde waardenlijsten toegevoegd. Via Soort doelgroep geef je op voor welk niveau, klant of bedrijf, je de waardenlijst wilt vastleggen en via Doelgroep voor welke klant of welk bedrijf deze geldt. Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Status contract volgnummer  Hiermee leg je de waardenlijst vast voor het gelijknamige veld in het scherm Contracthistorie. Selecteer in het veld Element de waardenlijst Status contract volgnummer en leg de waardes en bijbehorende omschrijving vast, bijvoorbeeld Waarde 1 met omschrijving Actief. Type contract 1 Hiermee leg je de waardenlijst vast voor de velden Type contract 1 t/m 3 in het scherm Contracthistorie. Let op: de lijst die je hiermee vastlegt geldt dus zowel voor het veld Type contract 1 als voor de velden Type contract 2 en Type contract 3. 2. Aan het menu Medewerker is het scherm Contracthistorie toegevoegd, waarin je voor 3 opeenvolgende contracten een aantal gegevens kunt vastleggen. Medewerker > Medewerker > Contracthistorie  Contract volgnummer Dit geeft aan wat het huidige volgnummer van het contract is. Als het bijvoorbeeld het tweede opeenvolgende contract is, vul je hier een 2 in.  Voor contract 1, contract 2 en contract 3 kun je de volgende gegevens invullen: Status contractvolgnummer Hier geef je de status van het contractvolgnummer op, bijvoorbeeld actief, inactief, etc. De statussen die je ziet, zijn vastgelegd in een eigen klantspecifieke waardenlijst. Type contract Hier geef je op om welk specifiek type contract het gaat, bijvoorbeeld BBL of stage-overeenkomst om inzage te krijgen in of dit meetelt voor de ketenbepaling. De types die je ziet, zijn vastgelegd in een klantspecifieke waardenlijst. Je kunt er ook voor kiezen contracttypes vast te leggen die in jouw organisatie worden gebruikt. Start- en Einddatum Daarnaast kun je vanzelfsprekend de start- en einddatum van het contract vastleggen.  Uw actie Als je deze functionaliteit wilt gebruiken leg dan op klant- of bedrijfsniveau de waardenlijsten vast voor Type contract en Status contractvolgnummer zodat de bijbehorende waarden zichtbaar zijn in de velden van het scherm Contracthistorie.  Gewijzigd en verbeterd  Nieuw veld Vestigingsland Bedrijf Waarom  Omdat er toenemende mate bedrijven in HR Core Business willen koppelen met payroll partners van Visma | Raet in België en Duitsland is het gewenst dat je in de bedrijfsgegevens kan aangeven in welk land het bedrijf is gevestigd.   Hoe  Instellingen > Algemeen > Adresgegevens  Aan de adresgegevens van het bedrijf is het Vestigingsland toegevoegd. Dit is een optioneel veld waaruit je landen conform de ISO landentabel kan kiezen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste melding Verlofberekening Aanvullend Geboorteverlof (change 2148246) Melding Als er het aanvragen van Aanvullend Geboorteverlof een afwijking was van de uren per periode voor het bedrijf en de uren per periode voor de medewerker, dan werden de historische uren per periode voor het bedrijf als uitgangspunt genomen. Dit was niet juist. Oplossing  Voortaan worden de uren per periode voor de medewerker zoals die gelden op de ingangsdatum van het extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof als uitgangspunt genomen.  Uw actie Er is geen actie nodig. We hebben de acties voor de productiesituaties gereset. Publishing Date : 7/28/2020

20-04-2021 Begindatum en einddatum niet bewaard na selecteren Afdelingsgroep in Gebruikersrol (change 2245192) Pad: Beheer / Autorisatie / Gebruikersrol Op de pagina Gebruikersrol werd de begin- en einddatum niet bewaard na het selecteren van de Af...

29-01-2021 e-Signing setup - New texts The e-Signing setup functionality remains the same, we updated only the texts and the corresponding tooltips in order to make the options clearer: Activate digital signing: mandatory for enabling e-Signing f...

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 26 februari 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

29-01-2021 Digitaal ondertekenen - Nieuwe teksten De instellingen van Digitaal ondertekenen blijven hetzelfde, we hebben alleen de teksten en de bijbehorende tooltips bijgewerkt om de opties duidelijker te maken: Activeer Digitaal ondertekenen: v...

Mededelingen Verbeteren 4-koloms salarisstrook Vanaf de  komende releases gaan we de 4-koloms salarisstrook verbeteren. Geregistreerde uren In het bruto-netto gedeelte zullen wij naast de bedragen van de looncomponenten voor overuren en toeslaguren, ook de geregistreerde uren gaan vermelden, in combinatie met het toegepaste uurloon. Deze aanpassingen gaan we vanaf september in de loop van het najaar gefaseerd opleveren. Kolom ZVW loon verwijderen Daarnaast verwijderen we aparte kolom voor ZVW loon, omdat door gewijzigde wetgeving de bedragen in de kolom ZVW loon al langere tijd gelijk zijn aan de bedragen in de kolom Fiscaal loon.  BTL91-betalingen binnenkort niet meer beschikbaar Door de introductie van SEPA is het gebruik van de interface voor buitenlandse betalingen - BTL91 - al enkele jaren geleden stilgevallen. Daarom gaan we binnenkort de betreffende opties uit het menu verwijderen. Update meerdere Inkomstenverhoudingen en Transitievergoeding Vanaf de oktober release is het niet meer nodig om voor het uitbetalen van de transitievergoeding een nieuwe medewerker aan te maken. De nieuwe functionaliteit hiervoor stellen we eerst beschikbaar aan een aantal pilotklanten, die we vanuit Visma | Raet benaderen. Via de release notes en de berichtgeving op de Payroll Business Community houden we je op de hoogte van de voortgang.  Uniek Persoonlijk id (UPI) Waarom Eerder hebben wij laten weten dat het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht zou worden met ingang van de release van september. Een aantal klanten heeft echter aangegeven meer tijd nodig te hebben voor het identificeren van medewerkers en invullen van de UPI. Daarom hebben we besloten de UPI vanaf release 2020-09 alleen verplicht te maken voor klanten die: de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruiken én  de generieke API voor Identity & Access Management gaan gebruiken Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Via het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers en kun je een ID invullen om medewerkers aan elkaar te koppelen, omdat zij dezelfde persoonsgegevens hebben. Voorbeeld J. Jansen is medewerker bij bedrijf A en is ook een (gekopieerde) medewerker 2 bij bedrijf B binnen de klant X. Via de UPI kun je beide medewerkers aan elkaar koppelen. Als in de toekomst vanuit een aanpalende applicatie via een zoekopdracht wordt gezocht op de UPI van de heer J. Jansen, dan zie je beide medewerkers in de zoekresultaten.   Uw actie  Als je de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruikt of gebruik gaat maken van de generieke API voor Identity & Access Management, zorg er dan voor dat de UPI bij de medewerkers is ingevuld.  Feedback op onze applicatie Waarom  In de vorige release notes hebben we je op de hoogte gebracht dat we binnenkort gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren. De vraag wordt vanaf release 2020-09 gedurende een bepaalde tijd gesteld bij twee processen en je krijgt deze maar 1 of 2 keer in beeld.  Hoe Vanaf de september release verschijnt de vraag na het uitvoeren van de volgende acties: Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren.  Gewijzigd en verbeterd Aanpassingen signaleringen Waarom De signalering RSP is groter dan het maximum wordt gegevens als op contractniveau de waarde van het veld RSP hoger is dan de waarde van het veld RSP-maximum. Het signaal werd  echter ook gegeven als het veld RSP-maximum geen waarde had. Dit was niet terecht. Hoe De programmatuur is aangepast, zodat de signalering nu niet meer verschijnt als het veld RSP-maximum geen waarde heeft.  Uw actie Er is geen actie nodig. Kwaliteit logo verbeterd Waarom Naar aanleiding van een wens, PRB-I-136, in het wensenportaal is het mogelijk gemaakt een logo toe te voegen van het type .png. Hiermee krijgt de afbeelding van het logo een hogere kwaliteit.   Instellingen > Salarisspecificaties > Bedrijfslogo  Vanaf deze release is het mogelijk een bedrijfslogo van het type .gif of .png toe te voegen. Let er hierbij op dat de bestandsgrootte voldoet aan de volgende voorwaarden: Maximale bestandsgrootte logo is 125 KB Kies als resolutie voor de afbeelding de verhouding van 2:1 voor een optimale weergave op de loonstrook, bijvoorbeeld een resolutie van 800 x 400 pixels.   Uw actie Je kunt een logo van het nieuwe bestandstype .png, of van het bestandstype .gif, toevoegen zoals hierboven beschreven. Corrigeren pensioenopbouw bij opgenomen aanvullend geboorteverlof Waarom Afhankelijk van de pensioenverzekeraar of het pensioenfonds wordt bij opname van aanvullend geboorteverlof de pensioenopbouw gekort.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen varianten Bij de pensioenvarianten Pensioen Vast kun je de pensioenopbouw corrigeren door Ja te kiezen bij het veld Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (P). Is hier Ja ingevuld, dan wordt de pensioenpremie gekort op basis van het doorbetalingspercentage dat is vastgelegd voor aanvullend geboorteverlof in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing).  Als de werkgever gedeeltelijk loon doorbetaalt tijdens het aanvullend geboorteverlof, wordt er over dit deel wél premie berekend. Als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon UWV en de werkgever hier rekening mee houdt en dus meer dan de 70% doorbetaalt, met inachtneming van het maximum dagloon, dan houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie rekening met het doorbetalingspercentage.  Uw actie Als je wilt dat Payroll Business bij opname van aanvullend geboorteverlof, de pensioenpremie corrigeert, vul dan Ja in bij het veld Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (P). Scherm Voorstel transitievergoeding aangepast Waarom Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we het scherm Voorstel Transitievergoeding aangepast. De komende tijd gaan we de gebruikerservaring van dit scherm monitoren en vragen je daarom bij het gebruik van dit scherm feedback te geven. Per gebruiker wordt deze feedback ongeveer eenmaal per 6 maanden uitgevraagd. We gaan de feedback gebruiken om de functionaliteit van het scherm Voorstel transitievergoeding verder te verbeteren.   Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding In het scherm Voorstel Transitievergoeding zijn de volgende gegevens aangepast: Veld Altijd uitvoeren is hernoemd naar Negeer reden uit dienst Veld Afwijkende datum uit dienst is vervangen door het veld Startdatum opvolgend werkgeverschap.   De positie van de velden Voorstel transitievergoeding en Verrekenen kosten met transitievergoeding is omgedraaid. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Aanvullend geboorteverlof (WIEG) maximum dagloon (change 2148479) Melding Het aftoppen van 70% op het maximum dagloon bij aanvullend geboorteverlof bleek niet altijd te worden uitgevoerd. Ook was de hoogte van de aftopping niet juist, als er wel werd afgetopt. Oplossing Dit is nu gecorrigeerd. Als bij Maximum dagloon toepassen aanv geb verl is gekozen voor Ja , wordt het totaal van de looncomponenten die gekoppeld zijn aan de looncomponentenregeling Aanvullend geboorteverlof  afgetopt op 70% van het maximum dagloon. Dit is onafhankelijk van het doorbetalingspercentage dat je hebt ingevoerd. Uw actie Als je het maximum dagloon wilt toepassen, controleer dan of bij Maximum dagloon toepassen aanv geb verl is gekozen voor Ja is ingevuld. Payroll Business zal dan bij een nieuwe salarisverwerking het aftoppen van het maximum dagloon correct toepassen. Signaal Niet AOW gerechtigd en niet verz WW, WAO/WIA en ZW (change 1813082) Melding Bij een medewerker die uitsluitend belastingplichtig is en waarbij de premieplicht voor SV uit staat, verscheen onterecht de volgende melding in het Signaleringsverslag: Niet AOW gerechtigd en niet verz WW, WAO/WIA en ZW.  Daarnaast was de toelichting in de online Help onduidelijk.  Oplossing De programmatuur is aangepast zodat de onterechte melding niet meer verschijnt en in de online help is de toelichting bij deze signalering aangepast. Uw actie Er is geen actie nodig. Profielgroepen - Niet alle profielen werden weergegeven (change 2123079) Melding Als de profielen die aan een profielgroep zijn gekoppeld, over meerdere pagina's werden weergegeven, zag je alleen de eerste pagina en kon je de profielen op de volgende pagina's niet selecteren.  Oplossing Dit is opgelost. Je kunt weer naar de volgende pagina's navigeren, zodat alle profielen zichtbaar zijn.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 7/23/2020

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.   za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 1 oktober 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL V2 Ja  Versie 2   -   29-09-2022 YouServe HRYou - HR Core Business EN V2 Ja  Version 2 -  29-09-2022 YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Gewijzigd en verbeterd  Aantal looncomponenten Variabele Werkgeverslast uitgebreid Waarom  Vanuit de markt kwam de wens voor het uitbreiden van het aantal looncomponenten met het kenmerk Variabel werkgeverslast eenmalig. Hoe  We hebben 30 nieuwe looncomponenten (nummer 31 t/m 60) met het kenmerk Variabele werkgeverslast eenmalig aangemaakt met een ingangsdatum van 1-1-2021.  Actie Als je deze nieuwe looncomponenten wilt gebruiken, kun je deze muteren bij de medewerker. Bruto inhouding 30%-regeling in grondslag variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn  Waarom Vorig jaar is het mogelijk gemaakt dat de bruto inhouding van de 30%-regeling, de grondslag kan verlagen van de variabele pensioenen die aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW.  Dit is toen gerealiseerd voor de volgende variabele pensioenen:  Pensioen Pensioen aanvulling Pensioen overbrugging Pensioen extra VUT Vroegpensioen Vroegpensioen extra WIA hiaat WIA hiaat extra ArbeidsOngeschiktheids Pensioen (AOP) Daarna is de wens gekomen om dit ook mogelijk te maken voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW. Het gaat om de volgende variabele pensioenen: Sociaal fonds Opleidingsfonds Extra fonds Extra fonds 2 Extra fonds 3 Extra fonds 4 In deze release hebben we dit gerealiseerd met ingang van 01-01-2021.    Hoe Contract > Arbeidsvoorwaarden > 30% regeling bruto inhouding/netto vergoeding Aan het scherm 30% regeling bruto inhouding/netto vergoeding is per 1-1-2021 het veld Bruto inh 30% in gronds. var. pens. (niet aftrekb.) toegevoegd. Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de 30%-regeling vanaf 01-01-2021 de grondslag voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn.  Let op: dit werkt alleen als in de referentietabel voor die variabele pensioenen bij 10 Soort grondslag is opgegeven 1 in eigen grondslag SV-loon.  De omschrijving van het bestaande veld Bruto inhouding 30% in grondslag variabel pensioen heeft nu als omschrijving gekregen Bruto inh. 30% in gronds. var. pens. (aftrekbaar). Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie de grondslag voor de variabele pensioenen die aftrekpost zijn. Deze functionaliteit is al beschikbaar Actie Wil je de nieuwe functionaliteit gaan gebruiken, leg dan bij het veld Bruto inh 30% in gronds. var. pens. (niet aftrekb.) de waarde Ja vast. Dit is pas mogelijk met ingang van 1-1-2021. Vanaf die datum is deze nieuwe functionaliteit beschikbaar.  Uurloon standaard niet goed berekend bij 53e week Waarom Als bij een vierwekenbedrijf de 53e week werd uitbetaald en het salaris werd aangevuld tot het minimum loon, dan werd het payrollelement Uurloon standaard te hoog bepaald. Hoe Dit is opgelost. Als het salaris aangevuld moet worden tot het minimum loon, wordt nu naast de looncomponent Minimumloon - aanvulling, ook de looncomponent Minimumloon - aanvulling week 53 geschreven, zodat dit net als het salaris wordt uitgesplitst. Als de looncomponenten Salaris (salaris per periode) en Minimumloon - aanvulling zijn opgenomen in de grondslag Uurloon standaard, dan wordt het uurloon correct berekend, ook als er sprake is van de 53e week. Actie Als er in jouw organisatie wordt aangevuld tot het minimum loon, moet je de looncomponent Minimumloon - aanvulling week 53 toevoegen aan de journalisering. Foutcode Belastingdienst toegevoegd aan signaleringen Waarom Bepaalde signaleringen die ons systeem geeft, worden ook teruggekoppeld door de Belastingdienst. Om duidelijk te maken welke signaleringen in ons systeem de Belastingdienst zal terugkoppelen, hebben wij hieraan de foutcode van de Belastingdienst toegevoegd. Hoe Vanaf deze release zijn de volgende signaleringen hernoemd: Nieuwe omschrijving  Oude omschrijving 1828 - LKV aanvr oudere wn niet toegest: lft < 56 LKV aanvr. oudere wn. niet toegest.: leeft. < 56  1829 - LKV aanv niet toeges bij Srt.ink en WN verz LKV aanvr. niet toegest. bij Srt.ink. en WN verz.  1830 - LKV aanvr niet toegest: AOW ger.lft bij ind LKV aanvr. niet toegest.: AOW ger.leeft. bij ind 1831 - LKV aanv niet toeges AOW lft bij start per. LKV aanvr. niet toegest.: AOW lft. bij start afr.p  Deze signaleringen worden nog steeds in dezelfde situaties gegeven. Vanaf 2021 gaat Payroll Business deze gegevens toetsen als poortcontrole en wordt de loonaangifte hierop bij het inzenden afgekeurd. Daarom worden deze signaleringen vanaf 2021 als Fout gegeven. Actie Er is alleen actie nodig als deze signaleringen in het Signaleringverslag staan. Uitleg hierover vind je in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. Signaleringen aangepast Waarom De volgende signaleringen stonden soms onterecht in het Signaleringsverslag: 2031 - Contract onbep/bep tijd is verplicht 2035 - Ind. schr. arb.overeenk. verplicht 2039 - Indicatie oproepovereenkomst verplicht Dit kwam voor als in de overeenkomstige velden van het scherm Arbeidscontract was gekozen voor Niet van toepassing. Hoe Met ingang van release 2020-12 hebben we ervoor gezorgd dat het systeem de hiervoor genoemde signaleringen alleen nog geeft in de juiste situatie. Daarnaast zijn deze signaleringen met ingang van 2021 beëindigd. Voor 2021 komen hier nieuwe signaleringen voor in de plaats, zie het onderwerp Nieuwe signaleringen Loonaangifte L2102, L2103, L2109 en L 2110 aan het eind van deze release notes. Voor deze nieuwe signaleringen geldt dat je ze moet oplossen voordat de salarisverwerking definitief is verwerkt, anders wordt de loonaangifte hierop afgekeurd en niet verwerkt.  Actie Als deze signaleringen nog in het Signaleringsverslag voorkomen, pas dan de inrichting aan. Uitleg hierover vind je in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. Waardenlijsten in meerdere talen Waarom HR Core Business en Payroll Business worden in meerdere talen gebruikt. Daarom is het wenselijk om de namen van bijvoorbeeld functies en afdelingen vast te kunnen leggen in een andere taal dan het Nederlands. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Aan het scherm Waardenlijst is het veld Taal toegevoegd, waarmee je de taal kunt selecteren zodat je ook in andere talen de toegestane waarden en omschrijvingen kunt vastleggen. Als in een bepaalde taal nog niet alle omschrijvingen zijn vastgelegd, terwijl dat in een van de andere talen wel het geval is, zie je in de omschrijving de betreffende waarde, omsloten door een hekje (#). Voorbeeld: de functie 1000 Verkoper is alleen in het Nederlands vastgelegd. Kies je Duits of Engels, dan zie je de functie 1000 #1000#. Daarnaast is in dit scherm manier van navigeren aangepast aan de gangbare norm: het selecteren van de soort doelgroep en doelgroep is vervangen door een navigatiepad bovenin het scherm. Actie Inventariseer welke behoefte er is bij medewerkers en managers in jouw organisatie om gegevens in andere talen te zien, bijvoorbeeld in Self Service. Gegevenselementen waarvoor jouw organisatie zelf een waardenlijst heeft aangemaakt, kun je van een eigen vertaling voorzien. Denk aan afdelingen en functies, maar ook aan bijvoorbeeld Reden ontslag en Type medewerker.   Controleer het niveau waarop je de lijst wilt onderhouden. Selecteer de klant (jouw organisatie) of een van de bedrijven via het navigatiepad bovenin het scherm. Zorg dat je de juiste ingangsdatum hebt geselecteerd. Selecteer het betreffende gegevenselement, kies een taal en vul de lijst aan. Met de export- en importoptie gaat dit gemakkelijk: zet de taal in het scherm op Nederlands exporteer de lijst pas de lijst in Excel aan naar bijvoorbeeld Engelse functie-omschrijvingen zet de taal in het scherm op Engels importeer de lijst klikt op Opslaan om de lijst in het Engels te bewaren Waardenlijsten die door Visma | Raet op een hoger niveau zijn gedefineerd, zoals Geslacht of Nationaliteit, zijn nog niet in alle talen beschikbaar, maar gaan we in de komende releases bijwerken. Actie Administratiekantoren Wist je dat je met een spreadsheet voor meerdere klanten en bedrijven tegelijkertijd de waardelijsten in meerdere talen kunt onderhouden? Dat kan via Beheer  > Externe mutaties. Log daarvoor in op Adminstratieniveau. Uitleg over het formaat spreadsheet dat daarvoor geschikt is, vind je in de  online help, zoek naar Raet Basisdocument. PAWW-maximum vanaf 2021 juist berekend - geen workaround meer voor verkeerde PAWW-premieberekening bij medewerkers uit dienst Waarom Bij medewerkers die uit dienst waren en een nabetaling ontvingen waarover PAWW moest worden ingehouden, werd de PAWW premie soms foutief berekend. Dit kwam omdat Payroll Business niet op de juiste manier rekening hield met het maximum loon waarover PAWW moest worden ingehouden. Via een workaround kon je er toch voor zorgen dat voor die medewerkers de juiste PAWW werd berekend. Vanaf 2021 wordt het maximum loon voor de PAWW wel op de juiste manier berekend. De workaround is hierdoor niet meer nodig en wordt met ingang van 1-1-2021 weer verwijderd.   Hoe Medewerker > Medewerker > Samenvoegregeling In het scherm Samenvoegregeling kon je bij het veld PAWW afwijkend cumulatief maximumloon wn het maximum bedrag opgeven waarmee Payroll Business moest rekenen bij het bepalen van de PAWW-premie. Met ingang van 1-1-2021 is dit veld van het scherm verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Opslaan Conversietabel niet meer mogelijk bij dezelfde waarden Waarom Bij het aanmaken van een conversietabel was het mogelijk om dezelfde waarde nog een keer op te slaan. Hierdoor werden onder andere dat foutieve APG-aangiftes aangemaakt of werd een foutieve Reden uit dienst aan de Belastingdienst doorgegeven. Om dit te voorkomen hebben we een controle aan het veld Waarde toegevoegd. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Als je een regel in het conversieschema wilt aanpassen waarvan een waarde al bestaat, krijg je voortaan de volgende een melding:  ... waarde bestaat al. Deze melding verschijnt ook als het conversieschema al is ingericht, omdat het systeem bij het openen van het scherm de bestaande inrichting controleert, zodat je ook dan bij het opslaan eventuele fouten kunt herstellen.  Actie Er is geen actie nodig. 30% regeling en het overgaan van mastertitel naar regulier bij het behalen van de 30-jarige leeftijd Waarom Als een medewerker een mastertitel heeft en de 30-jarige leeftijd bereikt, gaat de berekening van het norminkomen van laag naar hoog. Het is wenselijk dat dit automatisch plaatsvindt door een toetsing in het systeem, zodat altijd het juiste norminkomen wordt gehanteerd.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > 30% regeling excl extraterritoriale kosten Medewerker > Contract > arbeidsvoorwaarden > 30% regeling excl extraterritoriale kosten In deze arbeidsvoorwaardevariant kun je kiezen hoe het Norminkomen wordt getoetst bij de overgang van mastertitel naar regulier: Cumulatieven voor het fiscaal loon en cumulatieven voor het norminkomen lopen door Cumulatieven voor fiscaal loon en norminkomen worden nieuw opgebouwd 1. Cumulatieven voor het fiscaal loon en cumulatieven voor het norminkomen lopen door Als een medewerker 30 wordt, gaat in de eerstvolgende maand na de verjaardag het norminkomen van laag naar hoog. De berekening van de 30%-regeling werkt volgens het Voortschrijdend Cumulatief Rekenen. Bij deze keuze zal dus het totaal fiscaal inkomen over alle perioden van het lopende jaar worden opgeteld, zo ook het norminkomen, en met dit cumulatief wordt het 30%-percentage berekend.  2. Cumulatieven voor fiscaal loon en norminkomen worden opnieuw opgebouwd Als een medewerker 30 wordt, gaat in de eerstvolgende maand na de verjaardag het norminkomen van laag naar hoog. Echter hier is het verschil dat bij het Voortschrijdend Cumulatief Rekenen vanaf dat moment het hoge norminkomen van toepassing is. Het norminkomen en het cumulatief fiscaal loon worden vanaf de eerstvolgende maand gestart met 0 euro. De inrichting voor keuze 1 of 2 Je kunt het veld Splitsen norminkomen (30% regeling) inrichten op zowel bedrijfs- en klantcao niveau als op contractniveau. Actie Als je de cumulatieven per soort norminkomen apart wilt laten berekenen, vul dan per de 1e van het jaar op bedrijfs- of klantcaoniveau bij het veld Splitsen norminkomen (30% regeling) de waarde Mastertitel norminkomen splitsen in. Waardebereik velden voor Verkopen uren uitgebreid Waarom Om, zeker in deze tijd waarin veel mensen thuiswerken vanwege Corona, stuwmeren aan verlof te voorkomen, moet het mogelijk zijn voor medewerkers om ook grotere aantallen verlofuren te kunnen verkopen. Daarom is het is het nu mogelijk om voor het verkopen van uren maximaal 9999,99 vast te leggen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren In het scherm Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren is het waardebereik van de volgende velden aangepast, zodat je hier nu als maximale waarde 9999,99 kunt vastleggen: Uren doneren Uren verkopen  Uren verrekenen Acties Er is geen actie nodig. Nieuw icoon voor oproepen online help Waarom Payroll Business en HR Core Business hebben een uitgebreide online help. Hierin vind je niet alleen per scherm uitleg over de velden in dat specifieke scherm, maar er zijn ook hoofdstukken met Procedurebeschrijvingen met uitleg over speciale onderwerpen, zoals transitievergoeding, TWK-berekening en loonkostenverdeling. Tot nu toe kon je deze help alleen oproepen via het menu van de rechtermuisknop, maar dat was niet voor alle gebruikers makkelijk te vinden. Daarom is het nu ook mogelijk de help op te roepen via een icoon rechtsboven in het scherm. Hoe Aan bijna alle schermen is rechtsboven het icoon  toegevoegd. Door hier op te klikken open je eveneens de helpfunctie. Acties Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Inhouding PAWW in grondslag variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn (2102146) Waarom Vorig jaar is het mogelijk gemaakt dat de inhouding van de PAWW, de grondslag van de variabele pensioenen kan verlagen die aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW. Het gaat om de volgende variabele pensioenen:  Pensioen Pensioen aanvulling Pensioen overbrugging Pensioen extra. VUT Vroegpensioen Vroegpensioen extra WIA hiaat WIA hiaat extra ArbeidsOngeschiktheids Pensioen (AOP) Daarna is de wens gekomen om dit ook mogelijk te maken voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn voor de loonheffing, werknemersverzekeringen en ZVW. Dit gaat om de volgende variabele pensioenen: Sociaal fonds Opleidingsfonds Extra fonds Extra fonds 2 Extra fonds 3 Extra fonds 4 In deze release hebben we dit gerealiseerd met ingang van 01-01-2020.    Hoe Instellingen > Berekeningen > Stichting PAWW Aan het scherm Stichting PAWW is per 1-1-2020 het volgende veld toegevoegd: PAWW in grondslag variabel pens. (niet aftrekbaar) Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, verlaagt de inhouding van de PAWW-premie vanaf 01-01-2020 de grondslag voor de variabele pensioenen die geen aftrekpost zijn. Let op Dit werkt alleen als in de referentietabel voor die variabele pensioenen bij de parameter Soort grondslag is opgegeven: 1 in eigen grondslag SV-loon.  Het bestaande veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. heeft nu als omschrijving gekregen PAWW in grondslag variabel pensioen (aftrekbaar). Als bij dit veld de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie de grondslag voor de variabele pensioenen die aftrekpost zijn. Deze functionaliteit is al beschikbaar Actie Wil je deze nieuwe functionaliteit gaan gebruiken, leg dan bij het veld PAWW in grondslag variabel pens. (niet aftrekbaar) de waarde Ja vast. Denk eraan dat hierdoor herberekeningen zullen plaatsvinden. Genereren Overzicht Bedrijfsinrichting lukte niet altijd (2039446) Melding Soms werd het overzicht bedrijfsinrichting niet gegenereerd. Dit kwam doordat het het aanmaken van het rapport nog via een oude server verliep. Dit is vanaf deze release veranderd. Oplossing We laten het Overzicht bedrijfsinrichting voortaan genereren via een nieuwe, snellere server. Ook hebben wij het overzicht als volgt aangepast: Het overzicht wordt niet meer gegenereerd in PDF, maar in XSLX-formaat. Voor ieder subrapport dat je hebt aangevinkt, zie je in het excelbestand een apart tabblad. In het laatste tabblad van het excelbestand vind je de Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Exporteren CSV en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) tonen niet altijd de juiste waarde (1059816) Melding Soms was in de rapporten Exporteren CSV en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) niet de juiste waarde zichtbaar. Op contractniveau was er dan bijvoorbeeld een mutatie te zien in het arbeidsvoorwaardenscherm, terwijl de rapportage de waarde van het CAO-niveau liet zien. In andere gevallen was de CAO-waarde niet zichtbaar. Oplossing Mutaties worden nu altijd correct getoond, het systeem kijkt in deze volgorde naar het voorkomen van een waarde:   Als er een mutatie bij het contract van de medewerker is, wordt deze altijd getoond. Als die niet aanwezig is, kan er een klantspecifieke waarde zijn ingericht op Bedrijf-CAO niveau, Bedrijf niveau, Klant-CAO niveau of Klantniveau. Als er geen klantspecifieke inrichting is, wordt de waarde van het CAO-niveau getoond. Deze verbeteringen zijn doorgevoerd bij: Exporteren CSV Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Actie Er is geen actie nodig.  Ad-hoc rapportage (uitgebreid) verbeterd Melding Soms was niet de juiste waarde zichtbaar in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid).  Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Je ziet weer de juiste waarden in het rapport, zie het vorige onderwerp Exporteren CSV en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) tonen niet altijd de juiste waarde (1059816). Daarnaast zie je voortaan bij het resultaat onder Mijn rapporten de toegepaste peildatum. Actie Er is geen actie nodig.  Verwerken Externe mutaties ging fout voor Locatieomschrijving (1796917) Melding Bij het importeren van een extern mutatiebestand, verscheen in het verwerkingsverslag de melding: Gegevens op het veld Locatieomschrijving en deze zijn niet opgeslagen, terwijl het importeren van de Locatieomschrijving wel plaatsvindt. Oplossing Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Vanaf deze release is het weer mogelijk om het veld Locatieomschrijving (postadres) te importeren, daarnaast hebben we hetzelfde probleem opgelost voor het veld Locatie omschrijving. Actie Er is geen actie nodig. Auto van de zaak - Onjuiste ingangsdatum nieuw bijtellingspercentage bij 4-weken verloning Melding Bij 4-weken verloning vond de toetsing van de 60 maandsperiode niet plaats op de eerste dag van de maand die volgde op de tenaamstelling van de auto, maar op de eerste dag van de afrekenperiode. Op 7 oktober 2020 werd de 60 maanden na tenaamstelling vastgesteld en werd het toegepaste bijtellingspercentage aangepast naar 7% tot 50.000 en daarboven naar 25%. Deze toetsing zou echter plaats moeten vinden op de eerste dag van de maand die volgt op de tenaamstelling. In dit voorbeeld is het bijtellingspercentage voor de maand oktober nog 7% en zou de afsluiting van de 60 maandsperiode pas ingaan op 1 november. Oplossing De beëindiging van de 60 maandsperiode vindt voortaan plaats op de eerste van de maand nadat 60 maanden zijn verstreken. Bij een 4-weekse verloning zal dit in die periode een splitsing in het toegepaste percentage en de aftopwaarde veroorzaken. Als bijvoorbeeld de 60 maanden termijn vervalt per 1 april 2021, dan zal vanaf volgend jaar in periode 4 een splitsing worden toegepast: van 29 - 31 maart het reductietarief en vanaf 1 - 25 april het standaard percentage. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2021. Acties Er is geen actie nodig. Berekening voorstel Transitievergoeding rekende met vakantietoeslag voorgaande jaar en niet met de toekomstige vakantietoeslag (2310095) Melding Voor een medewerker die uit dienst gaat, werd bij het bepalen van het voorstel transitievergoeding niet gerekend met 8% vakantietoeslag van het laatste salaris, terwijl de verwachting is dat bij de grondslag onafhankelijke looncomponenten 8% van de grondslag van het laatste basisloon wordt gehanteerd. Oplossing Vanaf deze release wordt bij de transitievergoeding voor de onafhankelijke looncomponenten gekeken naar de huidige periode op basis van het fulltime dienstverband. Hierbij bepaalt de grondslag wat meegenomen wordt in het bepalen van het bedrag voor de onafhankelijke looncomponenten. Voor het uurloon/variabele salaris kijkt het systeem voortaan naar de referteperiode en voert op basis daarvan de berekening uit. Actie Er is geen actie nodig. Onterechte melding Incidentele inkomstenvermindering ziekte in Mutatieverslag (2316644)  Melding In het Mutatieverslag werd bij veel medewerkers een incidentele inkomstenvermindering getoond, die met terugwerkende kracht door muteerder Payroll engine was aangemaakt. Er stond voor 2020 wel een incidentele inkomstenverlaging Ziekte in het Mutatieverslag, terwijl er geen korting was in de betreffende periodes. Het was onduidelijk hoe je dit kon verhelpen. Oplossing Dit is opgelost. In 2021 zal voor de situaties waarin geen korting is, ook geen incidentele inkomstenverlaging Ziekte meer worden geschreven. Actie Er is geen actie nodig. Betalen compensatie ziektegeld variabele vergoeding (2279297) Melding Voor Variabel ziekengeld is in het veld Afw. ziekteuurloon var. verg de waarde 0 ingevoerd, zodat er geen variabel ziekengeld wordt berekend. Hierdoor vonden echter onverwacht herberekeningen plaats.  Oplossing Medewerker > Contract > Loondoorbetaling bij ziekte  Uitsplitsing / Referentietabel Aan het scherm Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing / Referentietabel is vanaf deze release het veld Betalen compensatie ziektegeld var. vergoeding toegevoegd. Als je hier Nee invult, voorkom je dat Payroll Business variabel ziekengeld berekent, zonder herberekeningen te veroorzaken. Het is ook mogelijk dit nieuwe veld gedurende de maand te muteren, omdat de ingangsdatum van ziekte doorgaans niet op de eerste dag van de periode valt. Het veld is per 1 oktober 2020 beschikbaar voor de varianten: Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) Loondoorbetaling bij ziekte (Referentietabel) Meer informatie vind je in de online help. Actie Als je wilt dat er geen compensatie ziektegeld variabele vergoeding wordt uitbetaald, zet dan het veld Betalen compensatie ziektegeld var. vergoeding op Nee. Logo te groot weergegeven op loonstrook (2327530) Melding Na het uploaden van een nieuwe afbeelding van een logo werd het logo veel te groot weergegeven op de salarisstrook. Oplossing Instellingen > Salarisspecificaties > Bedrijfslogo Het probleem was de breedte / hoogte verhouding van het logo. In de huidige versie van Payroll Business zijn de eisen aan het logo versoepeld. Bestandsformaat: GIF/PNG Bij een verhouding van  2:1 (breedte:hoogte) wordt de beschikbare ruimte in de loonstrookmodellen het beste benut. Wil je hiervan afwijken, bijvoorbeeld als het logo vierkant is, dan adviseren wij om het resultaat goed op de voorlopige loonstrook te controleren. Omvang: max. 125 KB Acties Controleer voor je een logo gaat uploaden of het bestand voldoet aan de hierboven genoemde specificaties. Ziektedagen werden niet meegeteld in SV-dagen Melding Na een salarisverwerking waren er voor de periode negatieve SV-dagen, terwijl je verwacht dat SV-dagen niet worden gecorrigeerd.  Dit kwam doordat er sinds oktober een nieuwe variant voor Loondoorbetaling bij ziekte is en de ziektedagen niet meer werden meegeteld in de SV-dagen. Er werd namelijk gekeken of het doorbetalingspercentage ziektedagen of ziekte bij één van de twee varianten gelijk is aan 0. Hier werd altijd aan voldaan, omdat er geen onderscheid werd gemaakt tussen de variant Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) en de variant Loondoorbetaling ziekte (referentietabel) waardoor dit resulteerde in correctiedagen. Oplossing Voortaan kijkt Payroll Business eerst welke variant van toepassing is en daarna pas of voor de toegepaste variant het doorbetalingspercentage voor ziekte of ziekte-uren gelijk is aan 0. Actie Er is geen actie nodig. Wijzigen Rapportsjablonen weer mogelijk Melding Let op: de functie Rapportsjablonen is alleen beschikbaar voor administratiekantoren en consultants Het was tijdelijk niet meer mogelijk om rapportsjablonen te wijzigen. Oplossing Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen Het probleem is verholpen, het scherm werkt weer. Daarnaast hebben we de zoekfunctie verbeterd: als je veel sjablonen hebt aangemaakt kun je nu filteren op de naam van het rapport of van het sjabloon. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Nieuwe signaleringen Loonaangifte - L2102, L2103, L2109 en L2110 Waarom Vanaf 2021 zijn er nieuwe signaleringen geïntroduceerd en zijn bepaalde signaleringen aangescherpt.  Hoe Vanaf deze release zijn de volgende foutsignaleringen toegevoegd met ingang van 1-1-2021:  Let op: dit zijn foutsignaleringen die je moet oplossen vóórdat de salarisverwerking definitief is verwerkt, anders wordt de loonaangifte hierop afgekeurd en niet verwerkt.  2102 - Ind. Arbeidsovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 10 ,11, 82 of 83, dan moet het veld Contr. onbep./bep. tijd gevuld zijn met onbepaalde tijd of bepaalde tijd. 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift Als het veld Aard arbeidsverhouding gelijk is aan 4, 6, 7, 18 , 79 of 81 dan moeten de velden Contr. onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovk en Oproepovereenkomst allemaal gevuld zijn met Niet van toepassing. 2109 - Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 10 ,11, 82 of 83, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Ja of Nee hebben. 2110 - Indc. Oproepovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15 en het veld Aard arbeidsverhouding is 01, 10 ,11, 82 of 83, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Ja of Nee hebben. Actie Als je deze signaleringen in het Signaleringsverslag ziet, controleer dan de inrichting en pas deze zo nodig aan. Zie voor informatie over deze en andere signaleringen de online help Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. APG - wijzigingen pensioenaangifte per 2021 Waarom Elk jaar geeft APG wijzigingen door voor het aanleveren van de pensioenaangifte. Voor de pensioenaangiftes richting APG voor 2021, hebben we daarom de hieronder vermelde wijzigingen doorgevoerd. Hoe Vanaf 2021 verandert er voor twee van de vier interfaces voor APG het volgende: Voor Woondiensten is het vanaf 2021 niet meer nodig het VPL-pensioen door te geven. Wij zorgen ervoor dat vanaf de eerste periode van 2021 dit productkenmerk niet meer wordt doorgegeven aan APG. Voor Baksteen is het vanaf 2021 niet meer nodig BPFBAK als regelingkenmerk door te geven. Wij zorgen ervoor dat dit regelingkenmerk vanaf de eerste periode van 2021 niet meer wordt doorgegeven aan APG. Redenen uit dienst conform Belastingdienst Daarnaast zal APG de redenen uit dienst van de Belastingdienst gaan gebruiken. Tot en met 2020 gebruikte APG eigen redenen die werden opgegeven via een conversietabel. Deze conversietabel kan je vanaf 2021 verwijderen. Actie Om ervoor te zorgen dat vanaf 2021 de juiste redenen uit dienst worden doorgegeven, moet je het volgende aanpassen. Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Als jouw organisatie de waardenlijst met redenen uit dienst van de Belastingdienst gebruikt die Visma | Raet onderhoudt op landniveau, maak dan in het scherm van de Periodieke interface APG het veld APG itf. reden einde dienstverband conv.tabel leeg. Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Gebruikt jouw organisatie een eigen waardenlijst met redenen uit dienst, dan is er voor het doorgeven van de juiste waarden aan de Belastingdienst al een conversietabel ingericht. Deze Conversietabel kun je dan ook koppelen via het veld APG itf. reden einde dienstverband conv.tabel in het scherm Periodieke interface APG. Publishing Date : 11/19/2020

Nieuw Invoer dubbel Nummer inkomstenverhouding voortaan onmogelijk Waarom  De Belastingdienst accepteert geen aangiftebestanden waarin binnen hetzelfde Loonheffingennummer meerdere keren dezelfde combinatie van Burgerservicenummer (BSN) en Nummer inkomstenverhouding (IKV) voorkomt. Tot nu was het wel mogelijk om een dergelijke mutatie in Payroll Business in te voeren. Vervolgens werd er na het afsluiten van de salarisverwerking een rapport gegenereerd en moest je deze fout oplossen, voordat er een bestand voor de Loonaangifte werd aangemaakt. Om het invoeren van BSN en IKV meteen goed te laten gaan, zodat geen herstel achteraf nodig is,  hebben we er vanaf deze release voor gezorgd dat het onmogelijk is om eenzelfde combinatie BSN / IKV in te voeren bij hetzelfde Loonheffingennummer als deze combinatie al in het systeem staat. Hoe  Bij de onderstaande processen en functionaliteiten controleert het systeem de invoer van BSN en IKV zodanig, dat je binnen een Loonheffingennummer niet meer dezelfde combinatie hiervan kunt invoeren. Workflow nieuwe medewerker Aanpassen bij huidige medewerker Kopiëren medewerker Mutatie vanuit HRSS Import CSV Externe mutaties Bij al deze manieren van invoer, zal HR Core / Payroll Business dubbele IKV-nummers meteen afkeuren,  Actie  Pas het nummer inkomstenverhouding aan en biedt daarna de mutatie opnieuw aan. CAO E-commerce Nederland Waarom  Vanuit de markt is gevraagd om met ingang van 2022 de CAO E-commerce Nederland (CAO-code 4236) te ondersteunen. Daarom ondersteunen we nu ook deze CAO pro-actief, zoals we ook de overige CAO's ondersteunen. Hoe  We hebben de CAO E-Commerce met ingang van 2022 ingericht, zodat je die nu kunt selecteren bij het aanmaken van een nieuw bedrijf. Actie  Als je de CAO E-commerce Nederland gaat gebruiken, kun je deze nieuwe CAO met het betreffende arbeidsvoorwaardencluster nu laten inrichten door een consultant of Administratiekantoor. Functionaliteit individuele salarisverwerking uitgebreid Waarom  Het blijkt dat er in de praktijk veel gebruikt wordt gemaakt van de functionaliteit van de individuele salarisverwerking, die we in de zomer van 2021 hebben opgeleverd. Om het gebruik ervan nog makkelijker te maken, hebben we in deze release de functionaliteit als volgt uitgebreid/aangepast: Aan alle schermen waarin je individuele mutaties kunt invoeren, hebben we het icoon  Plan salarisverwerking01.png toegevoegd waarmee je de individuele salarisverwerking kunt starten. Vanaf deze release kan je, zodra de individuele verwerking is afgerond, vanuit het scherm Salarisberekening direct de salarisstrook van de betreffende medewerker opvragen. Omdat bleek dat het niet gewenst was om na een individuele salarisverwerking, automatische rapportages af te roepen, hebben we dit proces uitgezet. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants In de schermen voor Salarisberekening herken je een afgeronde individuele verwerking aan het icoon   Icoon_selectieve run.png.  Door op dit icoon te klikken, wordt de salarisstrook van deze medewerker direct op het scherm getoond. Actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Veld Verwijderen IKV ook te gebruiken voor UPA Waarom Soms is er onterecht een inkomstenverhouding (IKV) aangemaakt, bijvoorbeeld een zogenoemde No-show. De medewerker is niet op komen dagen, maar je wilt wel de registratie van deze medewerker in het HR-systeem behouden. Om ervoor te zorgen dat deze persoon niet meegaat in de diverse aangiftes kun je in het scherm Loonaangifte (IKV) het veld Verwijderen IKV op Ja zetten. Hiermee verwijder je alleen deze IKV uit de Loonaangifte en, vanaf deze release, ook uit de UPA-aangifte. Herstarten aangifte Als je je een aangifte moet herstarten terwijl je de volgende periode al hebt opgestart en een persoon met terugwerkende kracht in dienst meldt over de periode die je gaat herstarten, kan het voorkomen dat deze medewerker daarom in het vorige aangiftebestand wordt meegenomen. Omdat bepaalde verplichte payrollelementen nog niet zijn aangemaakt, wordt deze aangifte afgekeurd. Ook in dit geval kun je ervoor zorgen dat deze persoon niet meegaat in de diverse aangiftes. Actie Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) Als je in bovenstaande gevallen de IKV van de betreffende medewerker uit de loonaangifte en/of UPA-aangifte wilt halen, zet dan in het scherm Loonaangifte (IKV) het veld Verwijderen IKV op Ja. Als je dit veld het op ja hebt gezet, wordt deze IKV automatisch uit de loonaangifte verwijderd. Voor de UPA geldt dat je deze zelf moet herstarten. Na het succesvol insturen van de aangifte(s) waaruit de IKV is verwijderd, moet je het veld Verwijderen IKV weer op Nee zetten, zodat de persoon de volgende periode wel mee komt in de aangifte met alle benodigde velden. WAB overschrijding 30% urennorm, berekening gemiddelde contracturen  Waarom Als gevolg van veranderende Wet en Regelgeving, moeten de contractueel overeengekomen uren in een jaar, ook worden berekend in de volgende situaties: Medewerker is jonger dan 21 en voldoet aan gewerkte urennorm Medewerker is BBL-er Medewerker is Stagiair Medewerker  wordt gedurend het jaar doorwerken AOW-er Als de situatie van de medewerker gedurende het jaar verandert, dan worden vanaf nu de contracturen van bovenstaande situaties ook meegenomen voor berekening van de gemiddelde contracturen per week. Als dit aantal tenminste 35 uur is, dan hoeft er nooit te worden herzien. Hoe Vanaf nu worden de volgende payrollelementen in bovenstaande situaties ook berekend: AWF Contr. overeengek.uren per week gemiddeld AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum) AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) AWF Weken per jaar (cum) Actie Er is geen actie nodig. Huisnummer nul bij medewerker niet meer toegestaan Waarom Als in een loonaangifte een huisnummer met de waarde nul voorkwam, keurde de Belastingdienst de aangifte af en kon de gehele aangifte van het bedrijf niet worden ingezonden. In het kader van het verbeteren van het aangifteproces, hebben we er ervoor gezorgd dat je vanaf deze release als huisnummer niet meer de waarde 0 kunt vastleggen. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Het Huisnummer is een verplicht veld bij een medewerker en voorheen kon je hier een nul invoeren. Omdat voor de loonaangifte de waarde groter of gelijk aan 1 moet zijn, geldt dat nu ook binnen Payroll Business. Als je een nul invoert, zie je bij het opslaan bovenin het scherm de foutmelding: Huisnummer (mdw.) - Buiten waardebereik Min: 1 - Max: 99999.  Actie Als je een nieuwe medewerker invoert of een medewerker wijzigt, voer dan een huisnummer in met de waarde 1 of hoger. Controles loonheffingennummer Waarom De Belastingdienst controleert het loonheffingennummer dat wordt gebruikt om aangifte te doen. Als een loonheffingennummer niet aan de eisen voldoet, keurt de Belastingdienst de aangifte bij het insturen meteen af. In het kader van het verbeteren van het aangifteproces hebben we er daarom voor het veld Loonheffingennummer dezelfde twee controles toegevoegd die de Belastingdienst ook uitvoert.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Loonaangifte In het interfacescherm Loonaangifte hebben we voor het veld Loonheffingnummer de volgende controles ingesteld: Elfproef Het systeem controleert nu of het eerste gedeelte van het Loonheffingennummer voldoet aan de elfproef. Dit is dezelfde controle die er is voor het Burgerservicenummer (BSN).  Eerste drie cijfers ongelijk aan 000 De eerste 3 cijfers van het Loonheffingnummer mogen niet gelijk zijn aan 000.  Actie Er is geen actie nodig. Nieuwe opties schermen Salarisberekening Waarom We hebben aan de salarisberekeningsschermen twee opties toegevoegd. Een om de performance van de schermen te verbeteren en een om een salarisverwerking in de tijd te kunnen plannen. Hierdoor kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een salarisverwerking te laten starten in de avond. Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants Datum/tijd Aan de schermen Salarisberekening en Salarisberekening (met afsluiting) is het veld Datum/tijd toegevoegd.  Tot nu toe was het alleen mogelijk om een verwerking direct te laten uitvoeren. In dit veld kun je de datum en het tijdstip opgeven waarop je de verwerking wilt inplannen, bijvoorbeeld in de avond. Toon individuele verwerkingen Aan alle salarisberekeningsschermen is deze optie toegevoegd. Omdat je tegenwoordig een salarisverwerking voor 1 medewerker kan uitvoeren, wordt de lijst met gedraaide verwerkingen steeds groter. Om ervoor te zorgen dat de gedraaide verwerkingen in het scherm snel zichtbaar zijn, laten we voortaan bij het openen van het scherm niet meer de regels zien van de individuele verwerkingen, maar alleen van de verwerkingen voor het hele bedrijf. Wil je ook de regels van de individuele verwerkingen zien, dan kun je de optie Toon individuele verwerkingen aanvinken, Actie Wil je een verwerking inplannen op een bepaald tijdstip, vul dan bovenin het scherm bij Datum/tijd de gewenste datum en tijd in.   Wil je in de lijst Reeds gedraaide verwerkingen ook de medewerkers zien waarvoor je een individuele verwerking hebt gedraaid, vink dan de optie Toon individuele verwerkingen aan. Doorstroomindicatie beschikbaar voor gebruik in profielen Waarom Kort geleden hebben we het gegevenselement Doorstroomindicatie geïntroduceerd: dit element ondersteunt twee situaties: De overgang van stagiair naar medewerker Herindienst  Je hoeft hierdoor geen nieuwe medewerker meer aan te maken. Door het gebruik van de doorstroomindicatie wordt er automatisch een nieuw nummer inkomstenverhouding toegekend. Twee nieuwe workflows in de menu's Instroom en Doorstroom ondersteunen deze processen. De profielen worden vooral gebruikt om mutaties verrijken die vanuit externe HR-applicaties worden aangeleverd. Binnen die context is het handig om ook de Doorstroomindicatie te kunnen gebruiken. Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Aan de lijst met beschikbare gegevenselementen is het element Doorstroomindicatie (10527025) toegevoegd. Je kunt dit element de volgende waardes geven: Stagiair wordt medewerker (1) Herindienst (2) Actie Als je met vastlegprofielen werkt kun je vanaf nu de Doorstroomindicatie toepassen.  Meer uitleg over de doorstroomindicatie vind je in de releasenotes 2022-01 (Stagiair) en 2022-03 (Herindienst). Meer uitleg over het nut en de toepassing van profielen vind je in de Online help. Opgeloste meldingen Afrekenresultaten D/C - Transitievergoeding dubbel in rapport (3310819) Melding Het rapport Afrekenresultaten D/C gaf dubbele waarden als een medewerker meerdere contracten heeft en je het rapport aanmaakte met een groepeerkenmerk. Oplossing Vanaf deze release is dit probleem opgelost en worden medewerkers met meerdere contracten juist worden weergegeven in het rapport. Actie Er is geen specifieke actie nodig. Als je het rapport eerder had aangemaakt met verkeerde informatie, kan je het vanaf deze release opnieuw aanmaken.   

24-11-2020 Nieuwe sjablonen voor digitaal ondertekenen Alle email voor digitaal ondertekenen hebben vanaf vandaag een nieuw ontwerp en bijgewerkte inhoud. De eerste email voor ondertekening en beide herinneringen (na 3 en 10 dagen vanaf de eerste d...

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.   za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 30  juli 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

  Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/7/2020

Nieuw Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten. Aandachtspunt  jaaropgaven Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen. Meer informatie Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API.  Contractnummer voortaan automatisch ingevuld Waarom Vanaf release 2022-01 hebben wij ervoor gezorgd dat onder bepaalde voorwaarden het contractvolgnummer (Element 7430) automatisch wordt ingevuld op basis van de informatie die binnen HR-Core Business beschikbaar is. Het werken met contractvolgnummers en het automatisch invullen ervan hebben we mede gerealiseerd als voorbereiding op de toekomstige functionaliteit Ketenbepaling.  Voorwaarden Het automatisch invullen van het contractnummer vindt alleen plaats als: je als klant de persoonslaag gebruikt en een medewerker in dienst treedt met een UPI (Unieke Persoonlijke Identificatie) Persoonslaag: door elke medewerker aan een persoon te koppelen kun je snel zien hoe vaak een medewerker binnen de organisatie in dienst is of is geweest. Het gebruik van de persoonslaag is vooral handig als jouw organisatie een hoog personeelsverloop kent met veel herindiensttredingen. Hoe Medewerker > Medewerker > Contracthistorie Als een medewerker in dienst komt met een UPI en de persoonslaag is geactiveerd, dan kijkt het systeem of deze UPI of persoonscode al bestaat. Als dit zo is, koppelt het systeem de medewerker aan de betreffende reeds bestaande persoon, Is dit niet het geval, dan maakt het systeem een nieuwe persoon aan en koppelt de medewerker aan deze nieuwe persoon. Daarnaast vult het systeem in het veld Contractvolgnummer van het scherm Contracthistorie, automatisch het juiste contractvolgnummer in. Zo nodig kun je als klant of consultant het contractvolgnummer handmatig aanpassen. Er vindt geen conversie plaats Voor bestaande medewerkers die aan een persoon zijn gekoppeld, vindt geen conversie plaats. Geen conversie houdt in dat het systeem voor de bestaande populatie het contractvolgnummer niet gaat doorrekenen. Dit moet je als klant zelf doen. Je kunt het contractvolgnummer altijd aanpassen. Let op: als je een contractvolgnummer handmatig hebt aangepast, zal het systeem voor de eerstvolgende medewerker doornummeren vanaf het aangepaste contractvolgnummer. Als het contractvolgnummer nog niet is ingevuld en er zijn meerdere medewerkers die bij één persoon horen, dan vult het systeem bij de eerstvolgende medewerker als contractvolgnummer het totaal aantal medewerkers in dat bij die persoon hoort. Voorbeeld Persoon 123 - Medewerker 1 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 2 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Bij persoon 123 wordt medewerker 4 aangemaakt, resultaat: Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer 4 Meer informatie Meer informatie over de werking van het contractvolgnummer en over de persoonslaag vind je in het helponderwerpen: Procedurebeschrijving > Contractvolgnummer (zoekterm contractvolgnummer) Schermen en velden > Medewerker > Persoon > Persoon (zoekterm Persoon) Actie Er is geen actie nodig. Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API Waarom Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd. Stappen Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt. Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API. Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement. Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen. Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen. Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat. Toevoeging XML-bestand Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin: Code - het nummer van het gegevenselement Description - de omschrijving van het gegevenselement Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker Actie Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen. Gewijzigd en verbeterd Loading spinner toegevoegd aan scherm Definiëren Samenvoegfunctie Waarom Als je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie een zoekterm had ingevoerd, zag je soms een wit scherm, waardoor het niet altijd duidelijk was dat het systeem bezig was met het laden van gegevens. Daarom hebben we aan het scherm een zogenaamde Loading spinner toegevoegd. Hoe Beheer > HR Easy Docs > Definiëren Samenvoegfunctie Om duidelijk te maken dat het scherm gegevens aan het laden is, zie je nadat je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie op de knop Zoeken hebt geklikt, voortaan een Loading spinner in beeld. 4810.Loading spinner.png Dit voorkomt dat je nogmaals op de knop Zoeken gaat klikken. Actie Er is geen actie nodig. Organisatorische eenheid beëindigen zonder herberekening OE-structuur Waarom Als een organisatorische eenheid een einddatum krijgt, leidde dit altijd tot het herberekenen van de complete organisatiestructuur. Deze herberekening was niet altijd noodzakelijk, omdat er verder niets in de organisatiestructuur was gewijzigd. Bovendien zorgt een dergelijke herberekening er soms voor dat het systeem trager werkt. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat er geen onnodige herberekeningen meer plaatsvinden. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Vanaf release 2022-01 is de programmatuur aangepast, waardoor er na het wijzigen van de organisatiestructuur, alleen herberekeningen plaatsvinden als dit noodzakelijk is. Actie Er is geen actie nodig.  Organisatorische eenheden - rapport maken met Gekoppelde elementen Waarom  In het scherm Organisatorische eenheid kun je via het icoon Gekoppelde elementen  7484.Icoon_gekoppelde_elementen02.pngrechtsboven in het scherm het pop-up scherm Gekoppelde elementen oproepen. Hierin zie je welke elementen er aan de organisatorische eenheid zijn gekoppeld. Verschillende klanten hebben ons gevraagd om het mogelijk te maken de inhoud van dit pop-up scherm te exporteren naar een rapport. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat je vanaf deze release de elementen die aan een organisatorische eenheid zijn gekoppeld, kunt opvragen in een rapport. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden > pop-upscherm Gekoppelde elementen Aan het pop-up scherm Gekoppelde elementen hebben we rechts onderaan de knop Maak rapport toegevoegd. Hiermee kunt je de inhoud van het pop-up scherm exporteren naar een Excel-bestand dat je kunt bekijken via Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Foutverslag toonde geen foutgegevens medewerker (3000248) De oplossing hiervoor is meegegaan met de extra release van 11 december 2021 Melding Als je ziekmeldingen had geïmporteerd en daarbij trad een fout op, dan kon je in het Verwerkingsverslag niet bij welke medewerker het fout was gegaan. Hierdoor kon je niet achterhalen voor welke medewerker er nog aanvullende acties nodig waren.   Oplossing Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim Dit is opgelost met de extra release van 11 december 2021. Het verwerkingsverslag is bijgewerkt en toont voor welke medewerker er een fout is ontstaan, zodat je hierop actie kunt ondernemen; bijvoorbeeld door  de ziekmelding handmatig in te voeren. Het importeren van ziek- en hersteldmeldingen werkt sinds de september release hetzelfde als het invoeren van een ziek- of hersteldmelding via het scherm Ziekteverzuim. Je moet eerst de openstaande ziekmelding afsluiten, voordat je een nieuwe kunt invoeren. Het is dus niet mogelijk om in één import zowel de hersteldmelding, als de nieuwe ziekmelding te registeren. Dit moet in twee aparte bestanden verwerkt worden. Dit voorkomt dat er dubbele ziekmeldingen in het systeem worden verwerkt. Actie Er is geen actie nodig. Persoonssynchronisatie duurde soms erg lang (3018772) Melding Soms duurde het synchroniseren van gegevens, een proces dat in de achtergrond plaatsvindt, naar een persoon en naar andere medewerkers erg lang. Dit kwam omdat er een wachtrij was ontstaan door de reguliere mutaties.  Oplossing Wij hebben het synchronisatieproces aangepast, zodat grote hoeveelheden mutaties voortaan apart worden verwerkt, waardoor de reguliere mutaties ongestoord verwerkt kunnen worden. Actie Er is geen actie nodig. Import organisatorische eenheid met achtcijferige code (2944213 Melding Als er via de functie Upload extern mutatie bestand voor een medewerker een Organisatorische eenheid werd geïmporteerd, volgde er een foutmelding met de mededeling dat de code niet bestond.  Dit kwam omdat HR Core Business een numerieke achtcijferige OE-code altijd beschouwde als een mutkey, dit is een intern technisch nummer. Oplossing Als een OE-code die binnen een klant wordt geïmporteerd uit 8 tekens bestaat en numeriek is, wordt voortaan in de verwerking eerst gecontroleerd of deze numerieke OE-code al bestaat. Is dit niet het geval, dan kijkt het systeem of de technische code bestaat. Als het systeem constateert dat binnen de betreffende klant geen van beide codes bestaat, volgt er alsnog een foutmelding. Actie Er is geen actie nodig. Importeren Roltoewijzingen weer mogelijk (3010272) Melding In de lijst met beschikbare definities van de volgende schermen: Importdefinitie HR gegevens  Aanmaken Excel bestand (Consultant) Importeer Excel bestand (Consultant) was de keuze Importeren Roltoewijzing verdwenen.  Oplossing Beheer > Import/Export > Importdefinitie HR gegevens Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand (Consultant) Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand (Consultant) De optie Importeren Roltoewijzing is weer in alle talen beschikbaar gemaakt. Actie Als je de roltoewijzingen die je wilde toevoegen inmiddels nog niet handmatig hebt ingevoerd, is het vanaf release 2022-01 weer mogelijk om deze te importeren via een spreadsheet.

24-11-2020 New e-Signing email templates All e-Signing emails have a new design and updated content starting from today. The initial signing email and both reminders (after 3 and 10 days from the initial one) now contain the date until when the sig...

Modified and improved  1. New leave request end date Why Sometimes it is necessary in the case of a leave application that has been requested for a longer period to bring forward the end date, for example if: the employee's contract hours have changed as of a certain reference date the employee leaves employment a personal situation changes the leave request Therefore, as of this release, it is possible to change the original end date to an earlier end date. This functionality allows you to shorten an existing leave request:  this means that the new end date cannot be before the start date of the leave request and never after the original end date.  How Employee > Leave > Leave request On the screen of an existing leave request, you will now see the New End Date button at the bottom right, which will call up a pop-up screen where you can specify a new earlier end date.  After entering a new end date, you will see that the system has adjusted the End Date and the Leave (units) under Details. If you then click the Save button in the Leave request screen, you finalise the new end date and see that the system has adjusted the leave balance under Leave balance hours. As long as you haven't clicked Save, you can enter an even earlier end date via the New end date button or undo the date changes via Cancel. Please note: this functionality is not yet controllable via Self Service.  Action No action is required. More information can be found from release 2023-03 in the online help topic Leave request, chapter 6. Nieuwe einddatum verlofaanvraag.    Solved messages 2. Deleting person data GDPR (change 4130177) Message Outflow > Erase person data (GDPR) After going through the steps in the online help topic GDPR Erase person data (AVG wissen persoonsgegevens), we still saw data in the Ad-hoc report (extended) of employees that were to be deleted. Solution As of release 2023-02, we have updated the software so that this error no longer occurs and the employees are removed. Action No action is required. After the delivery of release 2023-03, all employees that still had to be removed will yet be removed.   

21 juli 2022 500-fout bij aanklikken workflow met OR of AND in de naam (change 3671476) Gebruikers hadden problemen met Workflows, Dialogen en Formulieren die de tekst OR en AND in hun namen en titels bevatten. Bij het klikken op een formulier dat een van deze teksten bevatte, verscheen een 5000-foutmelding. Na het uitleveren van deze aanpassing, werken de workflows, dialogen en formulieren met de tekst OR en AND in hun naam en titel weer normaal. 20 juli 2022 Waarschuwings pop-up verschijnt in Eindgebruikers ook al is het Persoonsnummer van de Manager niet gewijzigd (change 3595329) Bij het wijzigen van informatie van een gebruiker onder Eindgebruikers verscheen een popup met de melding dat het persoonsnummer van de manager was gewijzigd, ook al waren de wijzigingen toegepast op andere velden. Dit was verwarrend voor de klanten omdat zij dat specifieke veld niet hadden gewijzigd. Voortaan verschijnt dit bericht alleen als de wijzigingen zijn toegepast op het persoonsnummer van de manager en niet op de andere velden. Fout bij bladeren in de afdelingslijst (change 2848670) Gebruikers kregen een foutmelding als ze naar verschillende pagina's wilden gaan in de pop-up die de waardenlijst voor de afdelingen bevat. Navigeren naar de verschillende pagina's gaat nu zonder foutmeldingen. Eindgebruikers en PSA-gebruikers kunnen niet hetzelfde certificaat hebben (change 3676322) Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker of professional werd gecontroleerd of het certificaat (gebruikersnummer) al in gebruik was. Deze controle werd zowel op de gebruiker als op de professional uitgevoerd, omdat er geen dubbele certificaten mogen zijn. Deze controle was niet meer actief en is nu weer hersteld, zodat hetzelfde certificaat niet meer gebruikt kan worden voor dezelfde eindgebruiker en PSA-gebruiker. Als de beheerder een nieuw certificaat probeert aan te maken voor dezelfde gebruiker, verschijnt de melding Dit certificaat is al in gebruik en worden de wijzigingen niet toegepast. 14-07-2022  Self Service Business Inrichting aanvragen en opnemen betaald en onbetaald ouderschapsverlof In Self Service stellen we twee best practice methodes ter beschikking van de  bijbehorende workflows inclusief formulieren, rubrieken en controles. Stappenplan Start Self Service op als beheerder. Ga naar Formulierdefinitie > Definities importeren Daar kunnen onderstaande workflows, dialogen en/of formulieren worden geselecteerd en geïmporteerd vanuit de “YouServe Self Service Standard Templates (9999998)”. Als je de workflow selecteert zullen alle bijbehorende en onderliggende dialogen, formulieren, controles en rubrieken worden geïmporteerd in je eigen Self Service omgeving. Als je de dialoog selecteert zullen de bijbehorende en onderliggende  formulieren, controles en rubrieken worden geimporteerd. Let op! Klik niet te snel 2 x op de knop “Importeren”. Anders zullen de workflows, dialogen, formulieren, controles en rubrieken meerdere keren worden geïmporteerd! Methode I: Via deze methode vraag je het ouderschapsverlof aan via het opvoeren van de kindgegevens in het kindgegevens scherm. HRYou Core zal dan het verlofrecht gaan berekenen. De verlofrecht berekening zal worden geactiveerd bij de 1e ouderschapsverlof opname. 1. Workflow: BP Kindgegevens Dialoog: BP_D_Kindgegevens Formulieren: BP_F_ Kindgegevens (1 tm 3) BP_F_Kindgegevens (4 tm 6) BP_F_ Kindgegevens (7 tm 9) Op de Kindgegevens formulieren zijn 3 rubrieken per kind toegevoegd die betrekking hebben op al opgenomen ouderschapsverlof. Als deze worden ingevuld zullen deze uren door HRYou Core van het betreffende ouderschapsverlof saldo worden afgehaald.   3 extra rubrieken per kind Rubriekcode GS Prompt 1052739001KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739002KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739003KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739004KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739005KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739006KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739007KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739008KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739009KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 10527390KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 1) 1052739101KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739102KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739103KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739104KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739105KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739106KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739107KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739108KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 1052739109KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 10527391KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (betaald 2) 704301KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704302KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704303KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704304KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704305KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704306KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704307KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704308KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 704309KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald) 7043KD KD Extern opgenomen ouderschapsverlof (onbetaald)   2. Workflow: BP (I) Opname betaald ouderschapsverlof Dialoog: BP_(I)_D_Betaald Ouderschapsverlofopname Formulieren: BP_(I)_F_Betaald_Ouderschapsverlof_verloftijdvak BP_(I)_F_Betaald_Ouderschapsverlof_per_dag   3. Workflow: BP (I) Opname onbetaald ouderschapsverlof Dialoog: BP_(I)_D_Onbetaald_Ouderschapsverlofopname Formulieren: BP_(I)_F_Onbetaald_Ouderschapsverlof_verloftijdvak BP_(I)_F_Onbetaald_Ouderschapsverlof_per_dag Methode II: Via deze methode vraag je het ouderschapsverlof aan via het aanvraag formulier Ouderschapsverlof en wordt het ouderschapsverlof saldo direct berekend en naar HRYou Core geëxporteerd. Het betreffende verlofsaldo wordt zichtbaar als extra individueel verlof. Hierna kan de medewerker eerst het betaald verlof opnemen.  1. Workflow BP (II) Aanvraag ouderschapsverlof Dialoog: BP_(II)_D_Aanvraagbetaald/onbetaaldouderschapsvrlf Formulier: BP_(II)_F_Aanvraag_Ouderschapsverlof 2. Workflow:  BP (II) Opname betaald/onbetaald ouderschapsverlof Dialoog: BP_(II)_D_Opnamebetaald_onbetaaldouderschapsvrlf Formulieren: BP_(II)_F_Opname_betaald_onbetaald_osv_tijdvak BP_(II)_F_Opname_betaald_onbetaald_osv_per_dag   De workflows dienen te worden geautoriseerd. Hierna kunnen de medewerkers, managers en HR professionals de betaalde en onbetaalde ouderschap workflows gebruiken. 6 juli 2022  Perfomance issues/ 500 errors bij het gebruik van Self Service (change 3637810) Er traden time-outs op in Self Service. Om dit te verbeteren hebben we onze automatische capaciteitsbepaling aangepast zodat er geen time-outs meer zullen plaatsvinden.  Deze wijziging wordt 6 juli in de loop van de avond effectief.

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 28 mei 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL V2 Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN V2 Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Mededelingen Raet ideeënplatform voor Payroll business verhuist naar Payroll business product communitiy Omdat wij continu willen werken aan het verbeteren van de communicatie met onze gebruikers, hebben wij het Raet ideeënplatform verhuisd naar de Payroll Business product community. Het voordeel hiervan is dat u hier niet alleen ideeën kunt inleggen, maar ook kunt participeren in forums, blogs en nieuws.  We hebben alle gebruikers met alle ideeën en ‘votes’ naar de Visma | Raet community voor Payroll Business verhuisd. Dit betekent dat de actieve leden van een groep, actief lid worden van de corresponderende productgroep in de community. Wanneer u nog geen lid was van de Payroll Business community, heeft u inmiddels een email ontvangen met het verzoek lid te worden. In de komende weken zullen ook de andere productgroepen verhuizen naar de productspecifieke communities. Zo zullen de HR Core business ideeën uit het Ideeënplatform samen met de gebruikers in de komende week verhuizen naar de HR Core Business product community en zo ook voor de andere producten.  U kunt het nieuwe ideeënplatform voor Payroll Business vinden via deze link. Waardenlijst Reden uit Dienst is correct Veel klanten nemen contact met ons op omdat zij menen dat het onjuist is dat code 02 niet voorkomt in de nieuwe waardenlijst Reden uitdienst in Payroll Business, terwijl deze wel voorkomt in de lijst met redenen uit dienst van de Belastingdienst. Ook de codes 80 en 81 uit de nieuwe waardenlijst in Payroll Business roepen vragen op, omdat deze juist niet voorkomen in de lijst van de Belastingdienst. De waardenlijst in Payroll Business is echter correct. Toelichting Samen met alle Software leveranciers (SWO's) is besloten om de nieuwe lijst van de Belastingdienst te combineren met de redenen uit dienst voor de Uniforme Pensioenaangifte. Voor de pensioenfondsen is het niet mogelijk hun processen correct uit te voeren als code 02 binnenkomt, omdat deze code niet specifiek genoeg is. In overleg met alle SWO’s is besloten om code 02 uit te splitsen in code 80 en 81. Daarom ziet u deze codes in de nieuwe waardenlijst Reden uitdienst in Payroll Business. Verwerken codes 80 en 81 Als u code 80 of 81 selecteert voor een medewerker die uit dienst gaat, wordt dit als volgt verwerkt: Pensioenaangifte: code 80 en 81 worden opgenomen in de pensioenaangifte en naar het betreffende pensioenfonds verstuurd. Loonaangifte: als u kiest voor code 80 of 81 wordt in de loonaangifte code 02 opgenomen en naar de Belastingdienst verstuurd. Toekomst De Belastingdienst onderzoekt of zij vanaf 2021 de code 02 ook kunnen vervangen door code 80 en 81, zodat de lijsten met redenen uit dienst dan hetzelfde zijn. Nieuw scherm rapport Overzicht bedrijfsinrichting in release van maart 2020 In de release van maart 2020 komt er een nieuw scherm beschikbaar voor het rapport Overzicht bedrijfsinrichting. Als u het huidige scherm opent, toont het navigatiepad niet altijd het laatst geselecteerde bedrijf. Het nieuwe scherm gaat dit wèl ondersteunen en vervangt daarom het oude scherm.  Het nieuwe scherm Overzicht bedrijfsinrichting moet worden toegevoegd aan de profielen. Voor de volgende standaard profielen is dit onderdeel van de release van maart 2020: Payroll Business klant profiel Payroll Business Raet Consultant HR Core HR Core Raet Consultant Als u eigen profielen heeft gedefinieerd, raden wij u aan te inventariseren welke profielen het rapport Overzicht bedrijfsinrichting en het bijbehorende scherm gebruiken. U kunt deze profielen dan na de release van maart 2020 aanpassen.  Nieuw Scherm Loonaangifte - veld Reden einde inkomstenverhouding flexwerker verwijderd Waarom Vanaf januari 2020 hanteren de Belastingdienst en de Uniforme Pensioenaangifte een standaard lijst met redenen uit dienst. Meer informatie hierover vindt u in de Release notes van 2020-01, onderwerp Loonaangifte - conversietabel Reden uit dienst. De waarden in deze standaard lijst vervangen de waarden van het veld Reden einde inkomstenverh.flexw. Daarom is dit veld van het scherm Loonaangifte verwijderd.  Hoe  Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Het veld Reden einde inkomstenverh.flexw. is met ingang van 1-1-2020 verwijderd van het scherm Loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Berekening uren loonaangifte bij Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Waarom Op het moment wordt het aantal verloonde uren ((NL) Loonaangifte) gecorrigeerd met het aantal opgegeven uren van de verschillende verlofsoorten bij Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing). Als er echter alleen een percentage was ingevoerd voor een verlofsoort, vond er geen correctie plaats. Vanaf deze release is het mogelijk is om de opgenomen verlofuren af te leiden van een percentage op basis van contract- of  bedrijfsuren bij Loondoorbetaling bij verlof (uitplitsing). Vervolgens ontstond de vraag om op basis van de uren ook verloonde uren in de loonaangifte aan te passen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) U kunt het afleiden van de verlofuren- en daaruitvolgend de verloonde uren op basis van het percentage Loondoorbetaling bij verlof met ingang van 1 januari 2020 in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) als volgt vastleggen: veld Basis opname verlof Geef hier op of of het opgenomen verlof gekort moet worden op basis van contracturen of op basis van bedrijfsuren. veld Afleiden uren uit percentage verlof Vul hier Ja in als u wilt dat de uren voor loonaangifte worden gecorrigeerd met de uren berekend op basis van het percentage opgenomen verlof. Uw actie Als u deze functionaliteit wilt gebruiken, moet u vastleggen welke basis, bedrijf- of contracturen, voor het opgenomen verlof geldt en of u wilt dat de verlofuren van het opgegeven percentage afgeleid moeten worden. Gewijzigd en verbeterd  Inkomstenverhouding staat voortaan in overzichten Afrekenmatrix en overzicht Payrollelementen Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Daarom breiden wij nu al sommige rapporten uit met de kolom IKV, zodat duidelijk is onder welke inkomstenverhouding Payroll Business de berekende gegevens doorgeeft aan de Belastingdienst. Hoe Rapporten > Berekening Aan de volgende rapporten is de kolom IKV toegevoegd: Afrekenmatrix medewerker Afrekenmatrix werkgever Payrollelementen In de loop van februari ziet u in deze kolom bij alle medewerkers het nummer inkomstenverhouding zoals dat tot nu toe is vastgelegd bij de medewerker. Later dit jaar kunt u zien dat een eventuele transitievergoeding en de bijbehorende inhoudingen worden uitbetaald via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. In het overzicht Payrollelementen ziet u het nummer inkomstenverhouding alleen bij de elementen die gebruikt worden in de loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Reden uit dienst verplicht bij datum uit dienst Waarom Voor de loonaangifte en het berekenen van een transitievergoeding, is niet alleen de datum uit dienst, maar ook de reden uit dienst nodig. Daarom controleert Payroll Business vanaf deze release of bij het uit dienst melden van een medewerker via het scherm Medewerker, zowel de Datum uitdienst als de Reden uit dienst is ingevuld.  Hoe Medewerker > Medewerker Als u via het scherm Medewerker een medewerker uit dienst meldt door bij Dienstverband indicatie te kiezen voor Uit dienst, vult Payroll Business automatisch de Peildatum in bij Datum uitdienst. Vanaf deze release, bent u in dit geval verplicht om bij het veld Reden uit dienst een reden op te geven. Doet u dit niet, dan kunt u de wijzigingen in het scherm niet opslaan. Let op: als u een medewerker uit dienst meldt door het importeren van een Datum uitdienst, waarschuwt het systeem niet als hierbij de reden uit dienst ontbreekt. U moet dus zelf controleren of bij het importeren van een Datum uitdienst ook de Reden uit dienst aanwezig is. Uw actie Er is geen actie nodig. Wizards - knop Opslaan niet meer in ieder vervolgscherm aanwezig Waarom Om het gebruik van de wizards overzichtelijker te maken, is de knop Opslaan niet langer in ieder vervolgscherm aanwezig. Payroll Business slaat de gegevens in een scherm namelijk ook op als u op de knop Volgende of Vorige klikt. Het gaat om de volgende wizards: Aanmaken medewerker Kopiëren medewerker Kopiëren medewerker transitievergoeding  Aanmaken medewerker met profielgroep  Hoe Instroom/Uitstroom >  Aanmaken medewerker Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker Instroom/Uitstroom >  Kopiëren medewerker transitievergoeding Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep  In de eerste schermen van de volgende wizards:  Kopiëren medewerker Kopiëren medewerker met transitievergoeding Aanmaken medewerker met profielgroep ziet u rechtsonder nog de knop Opslaan. Daarna ziet u bij het invullen van de schermen van de verschillende wizards, rechtsonder alleen nog de knoppen Annuleren, Vorige en Volgende en niet langer de knop Opslaan.  Een uitzondering hierop is het scherm Arbeidsvoorwaarden in de wizards. Deze heeft nog wel de knop om op te slaan, zodat u wijzigingen in het arbeidsvoorwaardencluster en/of arbeidsvoorwaarden kunt invoeren. U kunt altijd naar het volgende scherm met de knop Volgende en naar het vorige scherm met de knop Vorige. Als u op één van deze knoppen klikt, slaat het systeem de gegevens automatisch op.  Uw actie Er is geen actie nodig. Startdatum opvolgend werkgeverschap in transitievergoeding Waarom Voor het berekenen van de transitievergoeding is het voor externe medewerkers, zoals uitzendkrachten, die in dienst komen van belang dat de startdatum van de uitzendperiode wordt meegenomen voor het bepalen van de dienstjaren. In deze situatie is dan namelijk sprake van opvolgend werkgeverschap. Daarom is kunt u vanaf deze release de startdatum opvolgend werkgeverschap vastleggen, zodat Payroll Business bij het berekenen van de transitievergoeding rekening kan houden met deze startdatum. Hoe Medewerker > Medewerker Aan het scherm Medewerker is met ingang van 1-1-2020 het veld Startdatum opvolgend werkgeverschap toegevoegd. Daarnaast kunt u zoals gebruikelijk, de Datum indienst invoeren. Payroll Business gebruikt de Startdatum opvolgend werkgeverschap voor het bepalen van de dienstjaren bij het berekenen van de transitievergoeding.  Uw actie Als er sprake is van voormalige uitzend- of inleenkrachten die in dienst komen, kunt u de startdatum van de inleen- of uitzendperiode vastleggen in het veld Startdatum opvolgend werkgeverschap.  Watermerk loonstrook donkerder Waarom Het watermerk van de loonstrook dat aangeeft dat het om een conceptstrook gaat, was bij het printen, en met name bij het kopiëren, nauwelijks zichtbaar.  Hoe De conceptstroken hebben nu een watermerk dat donkerder is, waardoor het ook zichtbaar blijft bij het kopiëren van de loonstrook. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Wijziging adres leidde niet tot wijziging mailmerge-gegevens (change 1849646)  Melding Bij het wijzigen van het adres werd het mailmerge-adres niet altijd bijgewerkt, waardoor de salarisstrook nog naar het oude adres werd verstuurd. Oplossing  Dit is opgelost. De mailmerge-adresgegevens worden voortaan bijgewerkt en zijn weer actueel. Uw actie Er is geen actie nodig. ANW-premie werd niet berekend (change 1868803) Melding Na de release van 2020-01 vond er in de arbeidsvoorwaarde ANW hiaat bij de volgende varianten geen premieberekening meer plaats: 0001 Gesplitste jaarpremie werkgever/werknemer 0003 Gesplitste periodepremie werkgever/werknemer 0004 ANW Hiaat op basis van leeftijdtabel Oplossing Dit is opgelost en inmiddels hersteld via een tussentijdse release op 07-01-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Journalisering - verwijderen nulregels uit exportdefinitie lukte niet meer (change 69753) Melding Als er een exportdefinitie werd gekozen om een exportbestand aan te maken en de beide kolommen debet en credit hadden allebei 0 als waarde, dan werd deze nulregel ten onrechte ook opgenomen in het exportbestand. Hierdoor was het niet mogelijk het bestand in het financiële systeem te importeren. Oplossing Vanaf de februari release komen deze nul regels niet meer voor in het exportbestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Nabetaling winstdeling te vroeg uitbetaald (change 4427036) Melding Als u met terugwerkende kracht de arbeidsvoorwaarde Winstdeling had toegevoegd, vond soms twee maanden na het uitbetalen van de winstdeling ineens een nabetaling plaats bij een medewerker die voor de uitbetalingsperiode uit dienst was gegaan. Een reden voor het met terugwerkende kracht toevoegen van de arbeidsvoorwaarde Winstdeling, is het laten plaatsvinden van reserveringen in de journaalpost. De regeling heeft een opbouw van een vast percentage over het hele jaar, waarbij uitbetaling plaatsvindt in een vaste periode na het opbouwjaar. Het probleem ontstond, omdat de bedrijfsinstelling voor Afrekening bij uitdienst (winstd) niet correct werd uitgevoerd. Oplossing Uitbetaling vindt plaats bij uit dienst treden op basis van de instellingen op bedrijfsniveau van de arbeidsvoorwaarde Winstdeling (obv werkelijke opbouw). Uw actie Er is geen actie nodig. Payrollelement Reservering Vakantietoeslag periode foutief (change 987515) Melding Bij een medewerker die geen salaris heeft, maar alleen uitkeringen en aanvullingen, vond een extreem hoge reservering vakantietoeslag plaats. Omdat er geen salaris is, is de basisgrondslag vakantietoeslag 0. Bij de reserveringen gaat het in deze situatie een fout, omdat als er via de peilmethode berekend wordt er in de situatie dat er geen grondslag is waardoor geen reservering berekend kan worden, ondanks dat er in de vorige periode wel een reservering aanwezig is.  Oplossing De berekening is hierop aangepast, zodat deze fout niet meer zal optreden. Uw actie Er is geen actie nodig. Loonheffingen niet goed berekend in december door nulstellen Jaarloon BB Per datum indienst (change 1387709) Melding Voor een nieuwe medewerker berekent Payroll Business automatisch het jaarloon bijzondere beloning. U kunt ook zelf een waarde opgeven, maar als u in het jaar dat de medewerker in dienst is gekomen het jaarloon bijzondere beloning wijzigt, wordt de waarde die Payroll Business heeft berekend, verwijderd. Als u het jaarloon heeft vastgelegd met een peildatum die ligt na de datum in dienst, gaat de door het systeem berekende waarde vanaf de datum in dienst verloren. Hierdoor wordt er voor eenmalige betalingen tot de periode waarin u het jaarloon heeft ingevoerd, een tarief van 0 (nul) toegepast. Oplossing Dit is nu gecorrigeerd. Als u na de datum in dienst het jaarloon bijzondere beloning zelf vastlegt, blijft de waarde die Payroll Business op de datum in dienst heeft bepaald, actief. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/24/2020

In this version... Changed in version 2 The subject 'Digital Signing - Changes on the email signature' is changed. We have added instructions to register the company who will send the e-mail. Announcement Towards a better performance We have made a change to improve the user experience of the Archive list that will also lead to an improvement in the performance of this page. For the explanation and performance of this adjustment, read the subject 'Search function Archive extended' in these release notes. An improvement has also been made to the Effort form. This improvement prevents information being collected unnecessarily from now on. This will improve the performance of the Effort form. Modified and Improved Active signalling - When starting up a workflow from Active signalling, the default values were not filled on the first form When defining a signal in HR Core, you have the option to create a 'Workflow' signal. When starting a G-form by means of active signaling, no rubriek fields were filled on the first form as you were used to when starting a workflow directly from Self Service. This is solved in this release. The priority of the shown value is: 1. Data passed in with request; 2. Value from employee data; 3. The default rubric value; 4. Empty value. Digital Signing - Option to sign from Batch Signing removed for Employees When sending a document to 'Digital signing' from a workflow, until now all the users were prompted to select one option to send the documents for a signature: Send later using 'Batch signing' or 'Send for signature now' from the workflow. This leads to some confusion as employees may not have access to the 'Batch signing' option in Self Service. Due to this, if the user sent the documents to 'Batch signing' and do not have access, there is no way for them to send later to the 'Digital signing' procedure. With the changes introduced in this release the employees will not see the option to send later from 'Batch signing' and will see only the pop up to add their email address and phone number to send the documents at that moment for signature. Other type of users like managers and professionals will still have the option to select 'Batch signing' procedure if needed. Digital Signing - Changes on the email signature There has been some changes done to the signature that appears in the emails that users receives when they have an available document to sign on Intraoffice portal. Until now the default signature contained 'Youforce HR Team' and from now on it will contain the name of the company that sent the email in the same way that appears identified in Self Service account.  Digital Signing - Changes on the phone number validation This change has been implemented based on the customer feedback and the votes received from the our Ideas Portal. To prevent issues with mobile phone numbers when filling this information in the Self Service pop up for 'Digital signing' signature, we modified the actual checks to validate the phone numbers. From now on this validation checks that the phone number doesn't start with a '0' (zero) and that it contains only 9 digits, which is the standard mobile phone number length. You can register the name of the company who sends the e-mail at Beheer > Systeem > Instelling: Search function Archive extended Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from three months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. This will also reset your filter below. The archive has been expanded with two new fields: 'Start date from' and 'Start date up to and including'. We have done this because of performance problems. If you get the Archive for the first time after logging in, then the 'Start date from' date: the date of three months ago is already entered. The 'Start date up to and including' is already filled in with the current date. These are not mandatory fields. So if, for example, you want a bank view of mutations up to six months ago, then adjust the 'Start date from'. If you want to see future mutations, it is best to empty 'Start date up to and including'. If you only want to search by mutation number or employee number, you can also choose to use both fields 'Start date from' and 'Start date up to and including'. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. List filtering - New validations on the dates filter in Archive We added new validations to the dates filter on the Archive area in Self Service. This validations will prevent the users to enter incorrect dates or dates in a non valid format that used to return search results and could lead to user confusion. The new checks added includes: Date format checking: Dates has to have the right format (DD-MM-YYYY) and cannot contain a letter or other characters not supported in a date format. Leap years checks: When entering the date of February 29th it will only run the search if the year is leap. If not it will show an error as the date is invalid. It will show the error message if start date happens after end date or end date happens before start date, which are not logical searches Before this change the user could even see results with incorrect dates or not valid format dates but from now on the page will not make the call to the server if the format is incorrect and now refresh on the page will be done showing new results. Legislation Validation of the IBAN code for bank accounts As of January 1st, 2020, the Netherlands will fully switch to the International standard for IBAN for the bank accounts verification. In this release we adapted the IBAN rubriek in Self Service to be aligned with the new validations so from now on this International standard will be used for the IBAN verification in the Self Serivice forms. All the IBAN codes provided by your bank before and after this change will still be valid. We simply added the International standard validation in Self Service as the banks in The Netherlands will follow this IBAN format from now on. The change will be applied automatically to the IBAN rubriek so there's no additional configuration or changes needed for the users. Solved changes Export on paper - Page could not filter mutations greater than 1.000.000 (change 1236521) From various customer we received the messages that the functionality 'Export on paper' ('Export op papier') could not filter mutations greater than 1.000.000. The 'Export op papier' functionality didn't show a message error when filtering by mutations greater than 1.000.000. Solution From now on it will be possible to filter any amount of mutations. The problem is fixed and doesn't occur anymore.   Publishing Date : 11/6/2019