Releases YouServe

Aangepast in versie 2 In versie 2 zijn onder Mededelingen de volgende onderwerpen toegevoegd: Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868) Nieuwe Terugkoppeling L2041 vanaf 1-1-2021 bij aangifte Loonheffingen Mededelingen Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868)  In de release notes van september hebben wij aangegeven dat change 1934868 is opgelost. Omdat de optie Exportdefinitie meestal alleen beschikbaar is binnen het consultancyprofiel zien klanten deze optie niet en is het aanpassen ervan niet mogelijk. Naar aanleiding van vragen aan ons Service Center komen we hier graag nog even op terug. Als je de aanpassing zoals vermeld in de release notes van september wilt doorvoeren, neem dan contact op met ons Service Center. Nieuwe Terugkoppeling L2041 vanaf 1-1-2021 bij aangifte Loonheffingen Vanaf de Loonaangifte van januari 2021 gaat de Belastingdienst een extra controle terugkoppelen. Het betreft de Melding L2041: De Indicatie oproepovereenkomst is 'N' terwijl het Aantal contracturen per week 0 is. Je kunt dit controleren door het Signaleringsverslag op te vragen en de medewerkers aan te passen met de melding: 2041 - Ind. opr.overeenk. moet Ja zijn bij 0 uren. Dit scheelt meldingen na de loonaangifte van januari 2021. Gewijzigd en verbeterd Meerdere Inkomstenverhoudingen voor Uniforme Pensioenaangifte (UPA) Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om via een tweede contract de transitievergoeding te verlonen. Als voorbereiding hierop hebben we in deze release weer een aantal zaken aangepast. De interface van UPA is aangepast zodat ook met dit tweede contract de juiste gegevens per Inkomstenverhouding (IKV) naar de Pensioenfondsen worden verstuurd. Hoe Als je gebruikt maakt van het tweede IKV, zal in de Interface voor UPA automatisch een tweede IKV worden aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Kolom IKV toegevoegd aan aantal controlerapporten Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding (IKV). Als voorbereiding hierop voegen we aan de rapporten Individuele loonstaat, Collectieve loonstaat, Verzamelloonstaat en Controleoverzicht loonaangifte alvast de kolom IKV toe, zodat duidelijk is via welke Inkomstenverhouding bepaalde uitbetalingen zijn gedaan.  Hoe Rapporten > Controle > Individuele loonstaat Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat Rapporten > Controle > Controleoverzicht loonaangifte Aan bovenstaande rapporten is vanaf deze release de kolom IKV toegevoegd. Daarnaast hebben we voor de Individuele loonstaat het element Tijdelijke Heffingskorting van het rapport verwijderd. Actie Er is geen actie nodig. Privacylink en Contactformulier bij Net Promote Score en Customer Effort Score Waarom We zijn recent begonnen met het meten van de feedback van onze klanten op ons product. Hiervoor gebruiken wij de Net Promotor Score (NPS) via Wootric en de Customer Effort Score (CES). De NPS geeft aan in welke mate je Payroll Business zou aanbevelen. Via de CES geef je de mate van inspanning aan die het je kost om een proces of taak te voltooien.  Om te verduidelijken waarom wij graag feedback ontvangen over onze producten heen, wat wij doen met de feedbackgegevens en welke gegevens wij opslaan, is er een privacypagina ontworpen waarin al deze vragen worden beantwoord. Ook willen we graag met de klanten die feedback hebben gegeven in contact komen. Hoe Als de pop-up waarin we om feedback vragen in het scherm opkomt, kun je in deze pop-up onderin klikken op de link naar de privacypagina. Om te weten of we contact met je mogen opnemen, kun je ervoor kiezen om aan het einde van de feedback te kiezen voor het invullen van een contactformulier. Dit is een vrije keuze. Actie Als je de privacypagina wilt bekijken, klik dan op de link de pop-up. Wil je dat wij contact met je opnemen over de feedback, vul dan het contactformulier in. Laatste actuele datum niet meer in scherm Verwerken externe mutaties Waarom In het scherm Verwerken externe mutaties zag je bovenin altijd de Laatste actuele datum. Deze datum was echter de datum over heel Payroll Business heen en zei niets over de laatste datum waarop je als klant deze mutaties had ingelezen. De meest actuele datum werd onderin het scherm al getoond.  Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Omdat de Laatste actuele datum onjuist is, wordt deze vanaf deze release niet meer in het scherm Verwerken externe mutaties getoond. Actie Er is geen actie nodig. Nul vaste reisdagen per week Waarom Door de landelijke maatregelen tegen het coronavirus worden werknemers opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Dit kan van invloed zijn op de reiskostenvergoeding. Voor reiskostenvergoedingen die na 12 maart zijn afgesproken, geldt dat deze deze zelfs alleen vergoed mogen worden op basis van de werkelijk afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer. Om te voorkomen dat je reiskosten in zijn geheel moet blokkeren of verwijderen en vervolgens weer moet deblokkeren of toevoegen als er wèl reisdagen zijn, is het vanaf deze release mogelijk om 0 (nul) reisdagen in te voeren.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om in het medewerkerscherm Reiskosten 0 reisdagen vast te leggen bij het veld Vaste reisdagen per week. Hierdoor wordt de reiskostenvergoeding niet uitbetaald. Zodra de medewerker alsnog reisdagen heeft, kan je de 0 reisdagen overschrijven met de werkelijke reisdagen, of als de reisdagen fluctueren, vastleggen in het veld Afwijkende reisdagen. Voor de volgende berekeningsmethoden mag bij het gebruik van afwijkende reisdagen het aantal Vaste reisdagen per week geen 0 zijn, maar moeten hier de oorspronkelijke dagen zijn ingevuld. Voor deze berekeningsmethoden wordt namelijk de verhouding tussen de afwijkende reisdagen en de vaste reisdagen per week berekend. Het invullen van een 0 bij Vaste reisdagen per week resulteert bij deze methoden in een deling door 0, waardoor een foutmelding in de salarisverwerking ontstaat. 4. Dagenbepaling fiscus / Dagen per week / Vaste vergoeding 9. Dag.bep.fisc/Reisdagen per week/Vaste vergoeding 10. Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg.   Actie Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, geef dan bij de betreffende medewerkers 0 reisdagen op bij Vaste reisdagen per week. Let er op dat je bij de berekeningsmethoden 4, 9 en 10. je bij het invoeren van afwijkende reisdagen het oorspronkelijke aantal Vaste reisdagen per week moet invullen.  Uren cumulatief en per periode voor Aanvullend geboorteverlof Waarom Het controleren van de doorbetaalde uren voor Aanvullend geboorteverlof, deed je tot deze release via de Afrekenmatrix medewerker of via de Ad-hoc rapportage. Het is echter wenselijk om de opgenomen uren ook te kunnen controleren in het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing), zodat je kunt nagaan welke uren vanuit HR Core Business zijn gebruikt voor het doorbetalen van het Aanvullend geboorteverlof.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Het veld ... uren berekend bevat nu naast de berekende uren bij een vast percentage, ook de berekende uren als er sprake is van een verlofopname via HR Core Business. Dit geldt voor alle verlofsoorten bij loondoorbetaling bij verlof waarbij sprake is van Berekende uren.  Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Afronding minimum uurloon ging niet altijd goed (16197879) Melding Als een medewerker het wettelijk minimum loon verdient, moet het uurloon naar boven worden afgerond op 2 decimalen. Deze afronding naar boven ging niet altijd goed. Hierdoor kwam het voor dat het standaard uurloon toch niet naar boven werd afgerond op 2 decimalen, als een medewerker het minimum loon verdient.   Oplossing Dit is aangepast, zodat vanaf deze release het standaard uurloon correct naar boven wordt afgerond, als een medewerker het minimum loon verdient.  Actie Er is geen actie nodig. Voorstel transitievergoeding - Grondslag vaste looncomponenten niet meegenomen in berekening transitievergoeding (2144556) Melding  De voorgestelde waarde voor de transitievergoeding week soms af van de berekende waarde bij een gebroken jaar in dienst. Dit kwam voor als er bij het in dienst treden van een medewerker sprake was van een gebroken maand, waardoor het niet mogelijk was het aantal maanden in dienst vast te stellen voor het berekenen van de grondslag vaste looncomponenten voor de transitievergoeding. Oplossing De berekening is aangepast zodat het gebroken dienstjaar wordt meegenomen in de berekening. Actie Er is geen actie nodig.  Aanvullend geboorteverlof - uitbetaling (2257245) Melding  Als aanvullend geboorteverlof is opgenomen en je ervoor kiest om de Uitbetaling UWV in één keer achteraf te verrekenen, doe je dat door in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) het veld Beëindiging tbv verrekening aanv. geb. verlof op Ja te zetten en het bedrag in te vullen bij Bedrag uitbetaald door UWV aanv. geboorteverlof. Het kwam echter voor dat deze stappen waren gevolgd en het doorbetalingspercentage voor aanvullend geboorteverlof op 0 was gezet, er toch geen verrekening van de uitbetaling UWV op de loonstrook stond. Dit kwam doordat de uitbetaling plaatsvond in een periode nadat aanvullend geboorteverlof was opgenomen en de uitbetaling alleen verrekend werd, als er ook een loondoorbetaling voor het aanvullend geboorteverlof in dezelfde periode plaatsvond. Oplossing Vanaf deze release wordt als in de laatste periode het Doorbetalingspercentage aanvullend geboorteverlof op 0 wordt gezet en er dus geen loondoorbetaling van het aanvullend geboorteverlof plaatsvindt, toch de UWV uitbetaling verrekend als de velden Beëindiging tbv verrekening aanv. geb. verlof en Bedrag uitbetaald door UWV aanv. geboorteverlof zijn ingevuld. Actie  Er is geen actie nodig. Geen begrenzing op maximum dagloon ziekengeld (2188775) Melding Ziektedagen worden geboekt met de verwachting dat er wordt afgetopt op het Maximum dagloon Ziektewet. De ziektedagen werden echter volledig doorbetaald. Het aftoppen op het Maximum dagloon Ziektewet vindt alleen plaats als het ziektegeld wordt berekend op basis van ziektedagen. Bij werknemers waarvoor ook ziekte-uren waren ingevuld was het maximum dagloon niet toegepast omdat ziekte-uren vóór dagen gaan. In de online help stond in toelichting van het veld Toepassen maximum dagloon niet duidelijk vermeld dat de loondoorbetaling bij ziekte alleen werd afgetopt op het wettelijk vastgestelde maximum dagloon ziektewet als je ziektedagen had opgegeven. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast omdat bleek dat er behoefte is dat het maximum dagloon ziekengeld ook wordt toegepast bij het opgeven van ziekte-uren. Voortaan wordt er ook als er ziekte-uren zijn opgegeven gecontroleerd op het maximum dagloon. Actie Er is geen actie nodig.  Foutmelding salarisverwerking deling 0 bij transitievergoeding (2278094) Melding Bij een voorlopige verwerking verscheen er een foutmelding in verband met deling door 0. Dit probleem trad op bij medewerkers die in 2017 in dienst zijn gekomen en in 2020 uit dienst worden gemeld, Als de medewerker meer dan een jaar in dienst is geweest, maar minder dan 3 jaar, wordt de duur van de referteperiode voor variabele vergoedingen berekend in werkdagen. Payroll Business haalt echter alleen gegevens op uit de laatste 2 jaar en geen gegevens uit eerdere jaren. Hierdoor was het niet mogelijk werkdagen te bepalen en dit resulteerde in de foutmelding Deling door nul omdat er geen werden dagen geretourneerd. Oplossing Het is wel mogelijk kalenderdagen langer dan twee jaar terug te bepalen. Daarom gebruikt Payroll Business voor het bepalen van de referteperiode voor de grondslag variabele vergoedingen voortaan kalenderdagen in plaats van werkdagen, waardoor de deling door nul wordt voorkomen en de foutmelding niet meer verschijnt. Actie Er is geen actie nodig. In de journaalexport ontbraken verbijzonderingen (2122980) Melding In de journaalexport kun je meerdere selectiecriteria opnemen, waaronder kostenplaats en classificatiekenmerk. Bij het verwerken van een declaratie met verbijzondering kwamen echter niet alle verbijzonderingscriteria en de vaste zaken uit het scherm arbeidscontract in de journalisering en in de journaalexport terecht. Oplossing Vanaf deze release worden alle verbijzonderingscriteria die zijn ingericht in de journaalpostoverzichten  en journaalexport rapportages getoond. Actie Als je hier gebruik van wilt maken, kun je dit in de journaalpostmodule inrichten. Wet- en regelgeving Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd. Waarom Vanaf 2021 is aan de Loonaangifte de Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd toegevoegd.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Om dit aan te sturen is per 1-1-2021 aan het scherm Arbeidscontract het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Niet van toepassing. Signaleringen - waarschuwing Om aan te geven welke waarde dit veld moet hebben, zijn er de volgende signaleringen aangemaakt: 2105 - Publ.recht.aanstelling moet Ja of Nee zijn 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Meer informatie over deze signaleringen vind je in de online help in het onderwerp Signaleringen loonaangifte. Publishing Date : 10/26/2020

In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Opgeloste meldingen hebben we aan het eind het volgende onderwerp toegevoegd: Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074). Mededelingen  Kennissessie Wet en Regelgeving 2022 op 29 november, 02 december en 09 december Vanaf deze release zijn alle aanpassingen van Wet en Regelgeving waar je als klant wat mee moet doen voor 2022, aangepast in het systeem. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. De Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen vindt plaats op 29 november, 02 december en 09 december. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. De afgelopen maanden hebben we er hard aan gewerkt om de meertaligheid verder uit te breiden en alle schermen te controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf de release van November zijn al de schermen in menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. Dit zijn de velden in de schermen in HR Core / Payroll Business die zichtbaar zijn in Self Service voor de medewerkers. De vertalingen van de overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig is vertaald, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Nieuw  Nieuw rapport met gegevens CAO-inrichting Wat Vanaf deze release is het mogelijk om een rapport op te vragen met de inrichtingsgegevens van een bepaalde CAO: het CAO Dossier (Klant). Dit rapport is een excelbestand en toont de inrichting die actueel is op de peildatum. Deze rapportage gaat op termijn de CAO-documentatie op de Community vervangen die nu wordt bijgehouden door CAO services.  Het CAO-Dossier kan consultants helpen bij het inrichten van klanten en het is ook makkelijk om dit rapport te delen.  Hoe  Rapporten > Instellingen > CAO Dossier (Klant) Vanaf deze release is het scherm CAO Dossier (Klant) beschikbaar, waarin je de CAO kunt selecteren waarvan je de inrichting wilt opvragen. Payroll Business maakt het gevraagde excelbestand aan en plaatst dit in Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Loondoorbetaling bij verlof Uitsplitsing Waarom Als bij een medewerker het aantal contracturen in de loop van een afrekenperiode was gewijzigd en die medewerker maakte in die periode ook gebruik van ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof door vaste uren op te geven, dan werden de sublooncomponenten Ouderschapsverlof, Onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof niet altijd correct berekend. Dat kwam doordat de deeltijdfactor die aan het einde van de periode actief was, voor de gehele afrekenperiode werd gebruikt. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig. Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof en kortingen ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het verlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond. Loondoorbetaling bij verlof, aanvullend geboorteverlof Waarom Als in een periode Aanvullend geboorteverlof werd beëindigd vóór het einde van die periode en in diezelfde periode werd ook het parttimepercentage gewijzigd, dan werd de extra korting niet berekend als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon en Payroll Business rekening moet houden met het maximum dagloon. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in aanvullend geboorteverlof en korting ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het aanvullend geboorteverlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond.  In de volgende situatie is wel actie nodig Als bij aanvullend geboorteverlof rekening gehouden moet worden met het maximum dagloon (Maximum dagloon toepassen aanv geb verl = Ja)  en er wordt een mutatie vastgelegd die leidt tot intervallen in het salaris en de in de gegevenselementen Aanv. geboorteverlof percentage vast en Aanv. geboorteverlof uren vast vindt ook een mutatie plaats, dan moet u ervoor zorgen dat de intervallen voor het aanvullend geboorteverlof gelijk zijn aan de intervallen van het salaris. Als dit niet zo is, kan de extra korting niet correct worden berekend. Indicatie LKV niet correct doorgegeven Waarom De indicatie voor de Loonkostenvoordelen (LKV) werd bij het uitbetalen van een transitievergoeding niet correct doorgegeven in de loonaangifte.  Hoe Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicaties LKV worden voortaan bij het uitbetalen van een transitievergoeding automatisch op Nee gezet.  Actie Er is geen actie nodig. Extra Loonheffing en Correctie arbeidskorting bij Transitievergoeding Waarom Via de volgende velden in het scherm Loonheffing kun je de berekende Loonheffing en Arbeidskorting aanpassen: Extra loonheffing vast Extra loonheffing eenmalig Correctie arbeidskorting eenmalig Bij het berekenen van een transitievergoeding via een 2e contract, worden de opgegeven bedragen bij bovenstaande velden voor beide contracten berekend. Dit gaat per 1-1-2022 veranderen. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Vanaf 1-1-2022 worden de opgegeven bedragen zoals hierboven genoemd, alleen berekend voor het hoofdcontract. Actie Er is geen actie nodig. Verlof opbouw - omschrijving veld Ingelezen verlof waarderen in geld aangepast Waarom  In release 2021-09 is het mogelijk gemaakt om initiële verlofrechten voor een medewerker vast te leggen bij het activeren van de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode. In het scherm Verlof - opbouw kun je via Ingelezen verlof waarderen in geld aangeven of dit initiële verlof op de Afrekenmatrix werkgever gewaardeerd moet worden in geld. Om duidelijker te maken wat de functie van dit veld is, hebben we de omschrijving aangepast en heeft het dit veld als standaardwaarde de waarde Ja gekregen.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode Vanaf deze release is de omschrijving van het veld Ingelezen verlof waarderen in geld gewijzigd in Ingelezen verlof reserveren in geld en is er Ja als standaardwaarde ingevuld.   Actie Er is geen actie nodig. Levensloopregeling beëindigd Waarom Met ingang van november 2021 is deelname aan de levensloopregeling niet meer mogelijk. Meer informatie vind je in de video die je kunt bekijken via de volgende link: https://www.youtube.com/watch?v=UxULg9qeQCs. Hoe Bij medewerkers aan wie in november 2021 nog een actieve levensloopregeling was gekoppeld, stelt Payroll Business de eventuele payrollelementen op nul of beëindigt deze. Bij maandverloning gebeurt dit in 2021-11, bij 4-weken verloning in 2021-12.  Vanaf januari 2022 wordt ook de arbeidsvoorwaarde beëindigd. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Export journaalpost wordt niet verdicht op medewerkers (2933830) Melding  Als er in de journalisering is gekozen om te journaliseren op medewerker, met daarbij ook aangegeven in de grootboek dat je de naam van de medewerker wilt tonen, dan was het niet mogelijk om de export journaalpost te verdichten op medewerker. De optie medewerker verdichten kon bij het aanmaken van de export wel aangevinkt worden, echter bleef de export op medewerker aangemaakt worden. Oplossing Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie > tabblad Verdichtingscriteria We hebben dit opgelost door aan de diverse exportschermen het veld Boekingsomschrijving (naam medewerker) toe te voegen.  Actie Als je in de journalisering gebruikt maakt van het tonen van de medewerkernaam en je wilt deze in de export verdichten, dan moet in het scherm Exportdefinitie bij het tabblad Verdichtingscriteria zowel de optie Medewerker als de optie Boekingsomschrijving aanvinken.  Als bij beide opties een vinkje staat, zal de export journaalpost verdicht worden op medewerker. Openen medewerkers vanaf klantniveau niet overal mogelijk (2886643) Melding  In release 2021-08 hebben we change 2825363 opgelost en ervoor gezorgd dat je vanuit een scherm op bedrijfsniveau terug kunt gaan naar klantniveau, om vervolgens een medewerker te zoeken en selecteren van een willekeurig bedrijf. Dit werkte echter nog niet voor alle schermen, waardoor het vaak toch niet mogelijk was om na het zoeken van de medewerker, het gezochte medewerkerscherm te openen. Oplossing Medewerker > Medewerkerschermen Vanaf deze release is dit opgelost. Je kunt vanaf elk scherm waarbij je een medewerker hebt geselecteerd, teruggaan naar klantniveau, een medewerker zoeken en vervolgens elk willekeurig scherm openen. Actie Er is geen actie nodig.  AVG Wissen Persoonsgegevens ten onrechte in lijst (2892457) Melding  In het scherm AVG wissen Persoonsgegevens worden alle werknemers getoond die langer dan 7 jaar uit dienst zijn. Heeft een medewerker daarna echter nog een loonstrook gehad, dan werd dit niet geregistreerd, waardoor het kon voorkomen dat je deze persoon ten onrechte te vroeg verwijderde. In het scherm is ook te zien of de datum in dienst van een medewerker gelijk is aan de datum uit dienst: de zogenaamde No-show. Ook hierbij komt het voor dat voor de medewerker wel een loonstrook was aangemaakt en stond deze in de lijst als: misschien moet deze ook verwijderd worden. Echter deze No-show-medewerkers, met een berekening die is teruggedraaid, zie je liever niet in de lijst om te verwijderen. Oplossing Medewerker > Medewerker > AVG wissen Persoonsgegevens We hebben de controle voor het tonen van medewerkers in het scherm AVG wissen Persoonsgegevens verbeterd. We controleren nu niet alleen of een medewerker 7 jaar uit dienst is of dezelfde datum in dienst als uit dienst heeft, maar ook of de medewerker in de afgelopen 7 jaar een berekening / loonstrook heeft gehad. Actie Er is geen actie nodig.  LKV wordt niet correct berekend (2754161) Melding De indicatie LKV (loonkostenvoordeel) werd niet correct berekend/doorgegeven.  Oplossing Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicatie LKV wordt bij het uitbetalen van transitievergoeding automatisch juist doorgegeven aan de Belastingdienst; de berekening van het loonkostenvoordeel vindt niet plaats in Payroll Business, zie de richtlijnen van de Belastingdienst hierover. Actie Er is geen actie nodig Mutatieverslag (uitgebreid) gaf melding: Fout tijdens verwerking (2912531) Melding  Als je een grote hoeveelheid gegevens wilde oproepen in het scherm Mutatieverslag (uitgebreid), gaf het scherm na enige tijd wachten de foutmelding: Fout tijdens verwerking en werden er geen gegevens getoond. Hierdoor was het niet mogelijk om gegevens voor het mutatieverslag te selecteren. Oplossing Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid) Het systeem was zo ingesteld dat het na 90 seconden stopte met wachten en zoeken naar gegevens, waarna het scherm de hierboven genoemde foutmelding gaf. We hebben voor dit scherm de procedure voor het zoeken naar elementen verbeterd. Als het systeem nu bijvoorbeeld over meerdere jaren heel veel gegevens moet zoeken, dan worden deze gegevens voortaan binnen maximaal 30 seconden in het scherm getoond en kun je ze selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. Scherm Interfaces voor uit dienst getreden medewerkers gaf foutmelding (2925651) Melding  Als je op medewerkerniveau het scherm Interfaces meteen wilde openen, dus zonder dat je eerst een ander scherm voor deze medewerker had geopend, gaf het interfacescherm een foutmelding. Dit gebeurde alleen bij medewerkers die uit dienst waren. Voor medewerkers in dienst gaf het systeem geen foutmelding. Oplossing Medewerker > Medewerker > Interfaces Dit is opgelost. Vanaf deze release kun ook voor medewerkers uit dienst een interfacescherm direct openen. Het is niet meer nodig als work around eerst een ander scherm te openen, voordat je het interfacescherm voor de betreffende medewerker kunt openen. Actie Er is geen actie nodig.  Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074) Melding In de oktober release is een fout ontstaan bij de fiscale uitruil in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Als bij het veld Fiscale ruimte verrekenen is gekozen voor Niet automatisch en er in de loop van 2021 bij Reiskosten fiscale ruimte (bedrag) meerdere keren een bedrag is ingevoerd om uit te ruilen, dan kan het zijn dat de berekening van de 2e en/of volgende uitruil niet goed is gegaan. Dit komt vooral voor bij het uitruilen van de volledige fiscale ruimte. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de fout automatisch wordt hersteld en de berekening voortaan wel goed gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Alleen als je denkt dat de fout toch niet is hersteld, kan je een TWK-mutatie voor de medewerker vasteggen in de (eerste) periode waarin de berekening fout is gegaan. Publishing Date : 10/26/2021

Mededelingen  Feedback op onze software Geef direct feedback op onze software met Wootric. Werkt u met HR Core Business - Payroll Business, dan vragen we u vanaf januari 2020 in de applicatie om feedback. We stellen u één gesloten vraag en verzoeken om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in uw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. Uw deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. Gewijzigd en verbeterd  Controle e-mailadres Waarom Het e-mailadres wordt in aanpalende applicaties gebruikt voor het afhandelen van workflows. Om te voorkomen dat deze workflows stagneren door een onjuist e-mailadres, wordt voortaan gecontroleerd of de samenstelling van het e-mailadres juist is. Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als u een e-mailadres vastlegt in het veld E-mailadres, controleert het systeem of dit e-mailadres bestaat uit een zogenaamd lokaal gedeelte, een @ en een domein. Voldoet het ingevulde e-mailadres niet aan deze indeling, dan ziet u een foutmelding bij het opslaan van de gegevens. Uw actie Controleer de e-mailadressen op juistheid. Als een bestaand e-mailadressen niet voldoet aan de juiste indeling, krijgt u een foutmelding zodra u een wijziging in het scherm Medewerkers opslaat. Dit gebeurt dus ook als u een ander veld in het scherm hebt gewijzigd en het veld E-mailadres een adres bevat dat niet aan de vereiste indeling voldoet.  Actieve signalering oproepovereenkomst Waarom Volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans die per 1 januari 2020 van kracht wordt, zijn werkgevers verplicht om oproepkrachten na 12 maanden een contract aan te bieden tenminste de gemiddelde arbeidsduur in de afgelopen 12 maanden. Dit aanbod moet uiterlijk in de 13e maand plaatsvinden. Om tijdig actie te kunnen ondernemen, is het wenselijk dat u een signaal krijgt als het einde van de 12 maanden van een oproepovereenkomst in zicht is.  Hoe Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren signaal  Aan de signaalcondities is het gegevenselement Oproepovereenkomst toegevoegd, zodat u een signalering kunt definiëren die specifiek is voor oproepovereenkomsten. Bij het vastleggen van de definitie van het signaal, bijvoorbeeld de signalering 12 maanden na de begindatum van de oproepovereenkomst, kiest u in de Signaaldefinitie als Brondatumsoort voor Begindatum (Contract) en via het tabblad Condities legt u de bijbehorende conditie Oproepovereenkomst = Ja vast. Uw actie Als u medewerkers in dienst heeft met een oproepovereenkomst, kunt u een specifiek signaal definiëren dat u waarschuwt dat het eind van de 12e maand vanaf het begin van een oproepovereenkomst nadert. Logo Visma | Raet in rapporten Waarom Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Vanaf deze release ziet u dit nieuwe logo terug in de rapporten Hoe Rapporten Het Raet-logo in de rapporten is vervangen door het logo Visma | Raet. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Koppeling HR Self Service - Bestanden afgekeurd vanwege Enters (change 1549928)  Melding  Als in een export naar HR Self Service een enter in het bestand stond, bijvoorbeeld vanuit een notitieveld, werd het bestand soms afgekeurd.  Oplossing Dit is opgelost door het corrigeren van de enters in een bestand, zodat HR Self Service de bestanden niet meer afkeurt.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Onterecht negatief saldo bij meerdere verlofafboekingen op hetzelfde moment (change 1722007)  Melding Als twee verlofaanvragen op hetzelfde moment bij HR Core Business binnenkwamen, werd de tweede aanvraag soms afgeboekt vanuit het verkeerde verlofpotje waardoor dit ten onrechte negatief werd.  Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de verlofaanvragen die vanuit andere systemen binnenkomen na elkaar worden verwerkt.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 12/20/2019

New Salary slips to external party Why Various clients with their own HR package have asked us to enable them to upload the salary slips and annual statements in their own portal/file without having to retrieve them from the File first. Starting in 2022, it will therefore be possible to use a File API to retrieve the salary slips directly from Visma | Youserve. This service will be available starting on 1-1-2022. It is unfortunately not possible to retrieve salary slips retroactively by using the File API. How Settings > Data exchange > Interfaces The interface Salary slips via File API has been added to the Interfaces. If you want to start using the new service from 1-1-2022, you can enable the appropriate interface on the Interfaces screen. Create File API To be able to receive the salary slips using this method, you as a client have to create a receiving API yourself. You can find out how to do this in the community via the Youforce Developer Portal https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Action If you want to start using this service from 1-1-2022, please get in touch with your contact at Visma | Youserve, who will activate the service for your organization. In addition, make sure you have a receiving API and that the appropriate Interface is enabled as described above.  Modified and Improved Holiday values cluster screen - new holidays at the top of the screen from now on Why When you opened the values cluster screen for the Holiday element, the holidays were always sorted by description with the oldest holidays at the top. This meant you had to scroll through the long list of holidays to select the current holidays, which were at the end of the list. We have now adjusted the sorting. How Settings > Recording > Values cluster (7074) > Holiday element As of this release, the most current holidays are found at the top of the list, so you can quickly check and save the relevant holidays. Action No action is required. Values List screen - pagination improved Why In the October release, we modified the Values List screen because it was restricted to 20 pages. This meant you could not see all values on values lists of more than 20 pages. Moreover, you could not quickly navigate from the first to the last page on this screen. How Settings > Recording > Values List We have adjusted the pagination at the bottom of the Values List screen. From now on, the page series will always contain the numbers of the first and last page, so that you can quickly navigate between them. Action No action is required. Reason for leave with one value was not shown Why If only one reason was set in the Reason for leave values list, it was not shown in the Reason for leave field on the Leave Request screen. If multiple reasons were set, they did appear on this screen. How This has been resolved. If only one reason for leave has been set in a value list, this will now also be shown on the Leave request screen. Action No action is required. Define free screens – title screen in multiple languages Why Multiple languages are available in more and more sections of HR Core Business. As of this release, you can also save the name/title of a screen in different languages when defining free screens. How Settings > Recording > Define free screens You can save the title of the screen in the following languages. English German French Dutch Action If you want to use a free screen where the user logs in using one of the four languages, you can now provide a correct title in the appropriate language for each free screen. Solved Messages Main contract details for determining additional childbirth leave not found (2889983) Message It was not possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth was before the employee’s date of employment. The request produced the following notification in HR Core: Main contract details for determining additional childbirth leave not found. Solution This has been resolved. It is now possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth is before the employee’s date of employment. Action If an Additional childbirth leave request has resulted in the notification shown, then you should resubmit the request in Self Service.  Leave balance overview per month report (2885254) Message The Leave balance overview per month did not show the correct balance of former employees. The leave balance in the report deviated from the balance in HR Core, which was often adjusted to 0. Solution Settings > Leave > Leave balance overview per month This has been resolved. The leave balance is now only shown for the months in which the employee is actually employed. The report shows an empty cell for months following the end of employment. After all, the employee is no longer employed and does not accrue 0 hours of leave, nor does the employee have any basic entitlements in the period in which he/she is no longer employed. Action No action is required. Annual schedule for holidays (2937941) Message Occasionally, 0 hours was not shown on a public holiday on the Annual schedule screen. Instead, working hours were shown according to the employee’s work schedule. This was because the fixed holidays (Christmas, New Year’s Day and King’s Day) were not displayed correctly in the second year when generating a work schedule for two years. The working hours according to the schedule remained the same.  Solution This has been resolved. Working hours are no longer shown on fixed holidays. Action Settings > Work pattern > Generate work schedule If you see working hours listed on fixed holidays on the Annual schedule screen for employees in your organization, you can correct this by generating the annual schedule again after the November release. You only have to do this for the year in which working hours are listed on holidays instead of 0 hours, as should be the case. Publishing Date : 10/21/2021

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Waarom  Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken.  Met het UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen als het dezelfde persoon betreft. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.  Nieuw AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Gebruikersprofiel toegevoegd aan scherm Gebruikersgroep Waarom Als er veel gebruikersgroepen zijn aangemaakt, is het vaak lastig om de juiste gebruikersgroep te vinden. Daarom kun je voortaan een gebruikersgroep zoeken via het Gebruikersprofiel. Hoe Niveau Klant/Applicatiebeheer: Autorisatie > Gebruikersgroep Open via Autorisatie > Gebruikersgroep het overzicht van alle gebruikersgroepen die in Payroll Business zijn gedefinieerd. Hierin zie je welk gebruikersprofiel aan een gebruikersgroep is gekoppeld. Kies in het Zoekveld voor Gebruikersprofiel. Geef in het veld Zoektekst het gebruikersprofiel op waaraan de gebruikersgroep moet voldoen, bijvoorbeeld HR Core Consultant en klik op Zoeken. Uw actie Er is geen actie nodig Incidentele inkomstenvermindering Aanvullend geboorteverlof Loonaangifte Waarom Als je als werkgever de uitkering voor het Aanvullend geboorteverlof zonder aanvulling doorbetaalt aan de medewerker, is er sprake van gedeeltelijk betaald verlof. Dit wordt in de loonaangifterubriek Code incidentele inkomstenvermindering aangegeven met de waarde G (Aanvullend geboorteverlof).  Hoe Als het loon of de uitkering wegens aanvullend geboorteverlof op grond van de Wet Arbeid en Zorg en een eventueel door u verstrekte aanvulling op die uitkering in het aangiftetijdvak lager is dan het overeengekomen loon, geeft Payroll Business de code G door naar de loonaangifte om de inkomstenvermindering aan te geven.  Uw actie Er is geen actie nodig Vertaling van het menu Waarom HR Core Business en Payroll Business ondersteunen al geruime tijd Engelstalige en Duitstalige gebruikers, maar nog niet alle onderdelen van de applicatie zijn volledig vertaald.  Hoe Menu Vanaf deze release zijn alle menukeuzes gecontroleerd en volledig vertaald in het Engels en Duits. Frans volgt op later moment. De volgorde van de menu's voor journalisering en administratiekantoren is daarbij gelijk gemaakt aan de volgorde van de overige menu's: Beheer taken bovenin - worden veel gebruikt Instellingen onderin - worden minder gebruikt De vertalingen in de schermen en rapporten gaan we in een later stadium verbeteren.  Uw actie Typisch Nederlandse payrollbegrippen zijn soms lastig te vertalen. Uw Engels-, Frans- en Duitstalige collega's hebben mogelijk suggesties voor het verbeteren hiervan: wij horen dit graag en verzoeken je om deze door te geven aan onze Service Desk. Contract ID toegevoegd aan Rapport Audit File Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop voegen we aan bepaalde rapporten alsvast de kolom contract ID toe, zodat duidelijk is via welk contract bepaalde uitbetalingen zijn gedaan.  Hoe Rapporten > Controle > Audit file Aan het rapport Audit File is vanaf deze release de kolom Contract ID toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. IKV-gegevens in Ad hoc rapportage (uitgebreid) Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Daarom hebben we de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) alvast aangepast zodat je hierin straks de gegevens per inkomstenverhouding kunt zien. Hoe Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage (uitgebreid) Als het straks mogelijk is om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract, zie je in dit rapport de juiste gegevens van de juist inkomstenverhouding. Uw actie Er is geen actie nodig. Volgorde stroken meerdere contracten bij afdrukken salarisstroken en jaaropgaven Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we de functionaliteit voor het afdrukken alvast aangepast.  Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden salarisstroken Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven Als u gebruik maakt van het op papier afdrukken en verzenden van de salarisstroken wordt de pagina met de transitievergoeding gegroepeerd op basis van de gegevens van het eerste contract.  Uw actie Er is geen actie nodig. Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd Waarom  Zoals we in de release notes van mei hebben gemeld, zijn we constant bezig met het verbeteren van de rapportages. Een onderdeel hiervan is dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken. Hoe Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Salarisstrook viewer Mutatieverslag Uw actie Er is geen actie nodig. Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker Als je in het scherm Medewerker een nieuwe Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Opgeloste meldingen  Geen dubbele melding meer bij salarisverwerking Waarom Als er al een salarisverwerking was gestart, op het moment dat u in het scherm Salarisberekening of Salarisberekening (met afsluiting) opende, kreeg u twee meldingen: U kunt geen nieuwe berekening inplannen, er is al een salarisberekening actief Salarisberekening loopt Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Vanaf deze release is dit aangepast en ziet u als er een salarisverwerking actief is, alleen de melding: Salarisberekening loopt. Uw actie Er is geen actie nodig. Wisselen gebruikersgroep gaf foutmelding in Google Chrome (change 2021013) Melding Als je na het starten van Payroll Business een ander gebruikersprofiel had gekozen door je opnieuw aan te melden met een andere gebruikersgroep, verscheen de foutmelding: Er is een onverwachte fout opgetreden. Dit gebeurde alleen bij gebruik van Google Chrome. Oplossing Dit is opgelost, zodat de foutmelding niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Toevoegen bepaalde sublooncomponenten was niet mogelijk (change 2034229) Melding Het was niet mogelijk om bepaalde sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, te selecteren om op te nemen in de journalisering. Hierdoor ontstonden er verschillen in de journaalpost. Oplossing Dit is opgelost. Sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, kun je nu selecteren om op te nemen in de journalisering. Uw actie Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Als het niet mogelijk was om vanwege bovenstaande reden sublooncomponenten toe te voegen waardoor er een verschil ontstond in de journaalpost, voeg dan deze sublooncomponenten alsnog toe aan de juiste grootboekrekening. Awf-aanwas hoog ontbrak bij nabetaling na uitdiensttreding (change 2031570) Melding In de volgende situatie werd ten onrechte geen Awf-aanwas hoog doorgegeven naar de Loonaangifte.  Er is bij de medewerker sprake van zowel een werkgeversbetaling waarvoor het lage Awf-tarief geldt als loon waarvoor het hoge Awf-tarief geldt.  De medewerker is uit dienst en krijgt na de uitdiensttreding nog een nabetaling.   Oplossing Dit is opgelost, waardoor bij een nabetaling zowel Awf-aanwas hoog als Awf-premie hoog wordt doorgegeven naar de Loonaangifte, zoals de Belastingdienst voorschrijft.  Uw actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 juli 2020 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2020, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen  Uniek Persoonlijk Id en Conversie persoon Waarom  Bij gebruik van generieke API's, zoals Identity en Access management, Verzuim Management en Verzuim Management 2.0, is het gebruik van het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht. Dit zorgt er voor dat aanpalende applicaties en services unieke personen en de onderliggende medewerkers kunnen identificeren. Hiervoor is niet alleen het veld UPI beschikbaar gesteld, maar introduceren we ook een nieuw niveau in de structuur van HR Core business, dat de medewerkers aan elkaar koppelt.  Voorbeeld van de structuur van een persoon met onderliggende medewerkers: Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Persoon > Persoon Als je een van de hiervoor genoemde oplossingen gaat gebruiken, vragen we om als onderdeel van het implementatietraject de UPI in te vullen. De UPI wordt gebruikt om unieke Personen mee aan te maken. Voor het aanmaken van personen is een conversie nodig. Deze conversie houdt in dat de persoonsgegevens die op het niveau van de medewerker staan, worden gesynchroniseerd en opgenomen op het niveau van de persoon. In het document Persoonsgegevens 2020-10 dat beschikbaar is op de community, vind je de gegevens die beschikbaar worden gesteld aan aanpalende applicaties op het niveau van de persoon en daarom worden gesynchroniseerd. Uw actie Voordat de synchronisatie naar de persoon wordt gestart is het van belang dat de Unieke Persoonlijke Id's zijn ingevuld. Daarnaast moeten de gegevens van de medewerker met het meest recente dienstverband actueel zijn.  Nieuw  Referentie naar de persoon bij de medewerker Waarom  Met de toepassing van de UPI en het in gebruik nemen van het niveau Persoon binnen de structuur van HR Core Business, is er behoefte ontstaan aan inzicht in de relatie van de medewerker met de persoon.  Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Aan het scherm Medewerkers is het veld Persoon toegevoegd, waaraan je kunt zien welke referentie naar de persoon bestaat. Dit veld kun je niet zelf aanpassen.  De referentie naar de persoon is zichtbaar zodra het nieuwe niveau Persoon is geactiveerd. Het uitrollen van dit nieuwe niveau, zal gefaseerd en naar behoefte plaatsvinden, initieel voor klanten die gebruik gaan maken van de oplossing Identity en Access management of van Verzuim Management 2.0. Uw actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Uniciteitscheck UPI op basis van BSN Waarom Omdat het soms voorkomt dat er binnen een organisatie meerdere medewerkers met dezelfde achternaam en geboortedatum werkzaam zijn, is het nodig de uniciteitscheck van het Uniek Persoonlijk id (UPI) te laten plaatsvinden via het Burgerservicenummer (BSN). Onder bepaalde voorwaarden mag het BSN gebruikt worden om deze check uit te voeren. Het is echter niet toegestaan het BSN als resultaat of zoekveld te presenteren. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Bij het invoeren van een Uniek Persoonlijk Id (UPI) voor een medewerker controleert de applicatie of de UPI al in gebruik is. Als dit zo is, moet het BSN van de bestaande medewerker met de bestaande UPI overeenkomen met de combinatie BSN en UPI van de nieuwe medewerker. De controle op de achternaam en geboortedatum blijft van toepassing.  Uw actie Als je de UPI wilt wijzigen of invoeren om aan te duiden dat het om dezelfde persoonsgegevens bij meerdere medewerkers gaat, dan moeten BSN, achternaam en geboortedatum van de verschillende medewerkers overeenkomen.  Automatisch vullen Uniek Persoonlijke Id (UPI) Waarom Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, moest de gebruiker de beslissing nemen of deze medewerker via een Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan een andere medewerker met dezelfde persoonsgegevens gekoppeld moest worden. Als de gebruiker bij een medewerker, waarvan reeds een medewerker bestaat met dezelfde persoonsgegevens een andere UPI invoert, leidt dit tot een nieuw uniek persoon en kan deze niet meer aan de bestaande medewerker worden gekoppeld. Om dit te voorkomen, wordt nu bij invoer op basis van het Burgerservicenummer (BSN) een UPI vooringevuld, als dit BSN reeds bekend is binnen de klant. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker, controleert het systeem of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in. Als het toch de bedoeling is dat het invoeren van een nieuwe medewerker leidt tot een nieuwe persoon, dan kun je deze voorgestelde UPI overschrijven. Dit geldt nog niet voor Import of Self Service.  Uw actie De UPI wordt ingevuld op basis van de combinatie BSN en UPI die reeds bekend is binnen de applicatie. We adviseren daarom ervoor te zorgen dat de huidige combinaties van BSN en UPI correct zijn.  Autogenereren Uniek Persoonlijk ID Waarom Om het unieke persoonlijke ID (UPI) automatisch te kunnen vullen met de medewerkercode of met een automatisch gegenereerde UPI, zijn er nieuwe stuurgegevens beschikbaar. Hiermee kun je instellen dat het UPI automatisch gevuld wordt met de medewerkercode of met een nummer dat automatisch wordt gegenereerd al dan niet op basis van een volgnummer. Als je het UPI automatisch laat genereren, kun je ervoor kiezen of je het automatisch gegenereerde nummer wilt aanvullen met voorloopnullen en zo ja, tot welke maximale lengte. Hoe Instellingen >Vastlegging > Stuurgegevens UPI Vanaf deze release is het scherm Stuurgegevens UPI toegevoegd aan het menu Instellingen > Vastlegging. Bij het invoeren van een nieuwe medewerker wordt op basis van de instellingen die in dit scherm zijn vastgelegd het UPI gevuld.  Veld / optie Toelichting UPI vullen met Medewerkercode Kies hiervoor als je wilt dat bij het invoeren van een nieuwe medewerker als UPI automatisch de medewerkercode wordt ingevuld. Let op dat bij gebruik van de medewerkercode, dit kan leiden tot unieke UPI's per medewerker, terwijl sommige medewerker juist dezelfde UPI zouden moeten krijgen, om deze te kunnen identificeren als dezelfde persoon. Automatisch genereren Kies hiervoor als je wilt dat de applicatie automatisch een UPI genereert.  Zodra je Automatisch genereren selecteert, zie je de hieronder beschreven velden voor het vastleggen van een aantal eigenschappen van het automatisch gegenereerde UPI. Volgnummer Geef een volgnummer op, als je wilt dat de UPI's die de applicatie automatisch genereert zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Dit veld zie je alleen als je bij UPI vullen met hebt gekozen voor Automatisch genereren. Voorloopnullen Plaats hier een vinkje als je wilt dat het automatisch genereerde UPI wordt aangevuld met voorloopnullen tot de maximale lengte die je opgeeft bij Totale lengte. Zodra je hier een vinkje plaatst zie je ook de velden Totale lengte en Voorbeeld. Totale lengte Geef de totale lengte van het UPI op, dus uit hoeveel karakters het maximaal mag bestaan. Staat de optie Voorloopnullen aan, dan vult de applicatie het automatisch gegenereerde UPI aan met voorloopnullen tot de maximale lengte. Let op: we adviseren geen UPI's langer dan 15 karakters te gebruiken. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Voorbeeld Hier zie je een voorbeeld van het UPI gebaseerd op de instellingen die je in het scherm hebt vastgelegd. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Uw actie Als je binnen jouw organisatie de UPI's automatisch wilt laten genereren, leg dan de gewenste instellingen vast zoals hierboven beschreven.  Locatie omschrijving, Identity en PingID toegevoegd aan synchronisatie persoon Waarom Als onderdeel van de synchronisatie van persoonsgegevens van de medewerker met het niveau van de Persoon, zijn ook de volgende gegevens toegevoegd: Locatie omschrijving Locatie omschrijving (postadres) Identity en PingID. Dit betekent dat de ingevoerde waardes in deze velden ook worden opgeslagen bij de persoon en bij andere medewerkers worden gekoppeld aan deze persoon.  Hoe Medewerker > Medewerker > Adresgegevens medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Zodra het nieuwe niveau Persoon in gebruik is, worden deze gegevens beschikbaar gesteld op het niveau van de persoon. Dat betekent dat deze gegevens beschikbaar worden gesteld, op het moment dat gegevens van een persoon worden opgevraagd. Het houdt ook in dat andere gekoppelde medewerkers met dezelfde persoonsgegevens, gekoppeld aan dezelfde persoon, met deze waardes worden bijgewerkt.  Uw actie Gebruik je het niveau Persoon, dan adviseren we om ervoor te zorgen dat bovengenoemde velden met de meest actuele waardes zijn gevuld. Dit zijn de waardes die ook worden gesynchroniseerd met de persoon en de andere gekoppelde medewerkers. Publishing Date : 9/18/2020

New Payslips and annual statements to File API interface added to Manual start of automatic interfaces A specific interface can be restarted using Manual start of automatic interfaces to (re)create specific files of a period. As of January 2022 the payslips and annual statements can be retrieved through a File API, which is why the interface concerned can be restarted.  How Management > Data exchange > Manual start of automatic interfaces The list of the Interface field in the Manual start of automatic interfaces screen now contains the Payslips and annual statements to File API option. When this option is selected, the screen only displays the last final payroll processing run. Select it and click Restart. Note Only the payslips can be retrieved. If the annual statements have to be retrieved, use Management > Annual closure > Request annual statements. Select the year, specify the employees for whom you request the annual statements and click Request. Further details Further details about retrieving the payslips and annual statements through a File API can be found in the Payslips and annual statements to File API Help topic, using the search term: File API.  Contract number from now on completed automatically Why As of release 2022-01 we ensure that under specific conditions the contract sequence number (Element 7430) is completed automatically based on the information available in HR Core Business. The use of contract sequence numbers and automatic completion thereof has been introduced in preparation of the Chain control function.  Conditions The contract number is only completed automatically when: A customer uses the person level, and An employee is hired and a UPI is used (Unique Personal identification) Person level: by linking each employee to a person it becomes clear how often an employee has been hired by the organization. The use of the person level is particularly useful when the organization has a high staff turnover and many rehirings. How Employee > Employee > Contract history When an employee with a UPI is hired and the person level is activated, it is checked if the UPI or person code already exists. If so, the employee will be linked to the already existing person. If not, a new person is created in the system and the employee is linked to this new person. The correct sequence number is automatically specified in the Contract sequence number field in the Contract history screen. A customer or consultant can modify the sequence number manually if necessary. No conversion takes place No conversion takes place of existing employees who have been linked to a person. As a result, the contract sequence number for the existing population is not calculated. The customer must do so manually. The contract sequence number can always be modified. Note: when a contract sequence number has been modified manually, the consecutive sequence number for the next employee will be calculated automatically. When the contract sequence number has not been specified yet and one person has multiple employees, the contract sequence number for the next employee will be the total number of employees linked to that person. Example Person 123 - Employee 1 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 2 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 3 - contract sequence number (not specified) Employee 4 is added to person 123: Person 123 - Employee 3 - contract sequence number 4 Further details Further details about the use of contract sequence numbers and the person level can be found in the following Help topics: Procedure description > Contract sequence number (search term: contract sequence number) Screens and fields > Employee > Person > Person (search term: Person) Action No action is required. Adding data elements to XML of payslips and annual statements for File API Why Payslips and annual statements can be imported in a native HR system or portal through the File API for payslips and annual statements. Some HR systems have their own key fields for recognizing an employee. As of this release these key fields can be added to the XML for payslips and annual statements as a data element in order to facilitate recognizing employees. How Settings > Recording > Selection properties The Payslip API key field option has been added to the list of the Selection property field in the Selection properties screen. Steps Adding a key field: Select the Payslip API key field property in the Selection property field. Right-click the Add icon and select Data element in the Type field in the screen where the element is selected. Click Search, select the required element and click Add. This selection property can only be used to add data elements. Payroll Business only provides the XML of the File API with the first data element of the selection property. This is the element at the top. Addition to XML file The group tag CustConf has been added to the XML file and contains: Code - the number of the data element Description - the description of the data element Value - the value of the data element at the employee Action When using this function and adding a custom field to the XML file, use the steps specified above. Modified and Improved Loading spinner included in Define merge function screen Why  When a search term was entered in the Define merge function screen, sometimes a blank screen was displayed and it was unclear whether data was being loaded. That is why a loading spinner has been included in the screen.   How Management > HR Easy Docs > Define merge function A loading spinner   is now displayed when the Search button has been clicked in the Define merge function screen to indicate the data is being loaded. This will prevent reclicking of the Search button. Action No action is required. Ending organizational unit without recalculating OU structure Why When an end date was specified for an organizational unit, this always resulted in recalculation of the whole organizational structure. Recalculation is not necessary when nothing else in the organizational structure has changed. And recalculation sometimes caused the system to become less responsive. Unnecessary recalculations will now no longer be performed. How Settings > Staffing and organization > Organizational units As of release 2022-01 the software has been modified and recalculations following a change in the organizational structure are only performed when necessary. Action No action is required.  Organizational units - Linked elements report Why  The Linked elements pop-up screen can be displayed using the Linked elements icon  at the top right of the Organizational unit screen. The pop-up shows which elements have been linked to the organizational unit. Various customers have requested the option to export the contents of this pop-up screen to a report. As of this release the elements that have been linked to an organizational unit can be included in a report. How Settings > Staffing and organization > Organizational units > Linked elements pop-up screen The Create report button has been added to the bottom right of the Linked elements screen. With this button the contents of the pop-up screen can be exported to an Excel file that can be viewed in My reports. Action No action is required. Solved Messages Error report did not contain employee error data (3000248) The solution has been included in the additional release of 11 December 2021 Message When sick reports were imported and an error occurred, the processing report could not be used to determine where the error occurred. It was, therefore, not possible to ascertain for which employee additional actions were necessary.   Solution Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sickness absence This has been resolved in the additional release of 11 December 2021. The processing report has been updated and shows where the error occurred to ensure correct actions can be performed, for example by manually entering the sick report. As of the September release importing sick reports and recovered reports is done in the same way as entering sick reports and recovered reports using the Sickness absence screen. The outstanding sick reports must be closed before a new one can be entered. It is, therefore, not possible to register both the recovery report and the new sick report in a single import. These reports must be processed using two separate files. This is to ensure no double sick reports are processed. Action No action is required. Person synchronization sometimes took a very long time (3018772) Message Sometimes synchronization of data – a background process – to a person and other employees took a very long time. This was caused by the creation of a queue of regular changes.  Solution The synchronization process has been modified and large numbers of changes are now processed separately to ensure regular changes can be processed without disruption. Action No action is required. Importing organizational unit with eight-digit code (2944213) Message When an organizational unit was imported for an employee using the Upload external mutation file function, an error message was displayed stating that the code does not exist.  HR Core Business always regarded a numeric eight-digit OU code as a mutkey: an internal technical number. Solution Now when a numeric 8-digit OU code for a customer is imported, it is checked whether this code already exists. If not, it is checked if the technical code exists. If neither of these codes exist for the customer concerned, an error message is displayed. Action No action is required. Role assignments can be imported again (3010272) Message The list of available definitions in the following screens: HR data import definition  Create Excel file (Consultant) Import Excel file (Consultant) no longer included the Import Role assignment option.  Solution Management > Import/Export > HR data import definition Management > Import/Export > Create Excel file (Consultant) Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) The Import Role assignment option is now available again in all languages. Action If the role assignments to be added have not yet been entered manually, these can be imported through a spreadsheet as of release 2022-01.

Mededelingen Status inkomstenverhouding transitievergoeding We gaan het mogelijk maken dat de inkomstenverhouding voor transitievergoeding automatisch wordt aangemaakt. De verwachting is dat we het eerste kwartaal van 2020 nog nodig hebben om deze oplossing te realiseren. Tot die tijd moet u een tweede personeelsnummer aanmaken als u een transitievergoeding uitbetaalt. Zodra we een oplossing kunnen tonen, zullen we een webinar organiseren. We werken ook aan het geautomatiseerd bepalen van een overschrijfbaar bedrag voor de transitievergoeding. Dit gaan we gelijktijdig met de inkomstenverhouding voor transitievergoeding opleveren.  In juli hebben we met een aantal klanten een zeer goede workshop gehad over de inkomstenverhouding. Hieruit is de volgende lijst gekomen met Inkomstenverhoudingsituaties die we gaan realiseren nadat de transitievergoeding gereed is.  Nr IKV-situatie 1 Stagiair naar werknemer 2 Salaris en uitkering 3 Detachering naar buitenland 4 Opnieuw in dienst 5 AOW'er werkt door 6 Stagiair en werknemer 7 Levensloop 8 Uitbetalingen (groen) na einde dienstverband 9 Salary split Uren naar het nieuwe jaar verschuiven Met ingang van 1 januari 2020 gaan we er voor zorgen dat bij een mutatie met terugwerkende kracht, naast het geld ook de uren naar het nieuwe fiscale jaar verschuiven als het systeem in nabetalingsmodus staat. Indien van toepassing, moet u uw processen naar aanleiding hiervan aanpassen.  PDF in Google Chrome Google Chrome heeft onlangs aanpassingen gedaan voor onder meer het ophalen en openen van PDF-bestanden. Hierdoor kan het zijn dat functionaliteiten in Payroll Business voor het ophalen en openen van PDF-bestanden anders werken dan u gewend bent. Zo maakt Google Chrome onder andere bij de Salarisstrook-viewer direct een bestand aan onderin uw Chrome-internetpagina terwijl u voorheen de de PDF zelf bewust moest downloaden. De instellingen hiervoor kunt u als gebruiker zelf aanpassen. Wij verwijzen u hiervoor graag naar de instellingen van Google Chrome. Nieuw Verwerkingseenheden importeren Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren Waarom BIj de implementatie van nieuwe klanten wordt vaak het Raet basisdocument gebruikt. Dit is een bestand in excel-formaat, waarmee u bedrijven, bedrijf-CAO's, medewerkers en contracten collectief kunt importeren of wijzigen. Het was daarbij nog niet mogelijk om verwerkingseenheden te importeren. Hoe Administratiebeheer > Beheer  > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Door in de Excel-sheet de juiste sleutelvelden op te nemen, kunt u nu ook de gegevens van verwerkingseenheden importeren. De indeling is dan: Kolom 1: klantcode (gegevenselement 80) Kolom 2: bedrijfscode (18) Kolom 3: verwerkingseenheid code (68) Kolom 4: ingangsdatum (geen gegevenselement van toepassing) Kolom 5: naam van de verwerkingseenheid (69) Kolom 6 en verder: bedrijfsuren (10001500) en/of andere eigenschappen van de verwerkingseenheid Voorbeeld: Uw actie Als u grote aantallen verwerkingseenheden wilt toevoegen of wijzigen: Zet alle gewenste verwerkingseenheden in een Raet basisdocument Let daarbij op de juiste ingangsdatum Log in op administratieniveau Verwerk het document via Beheer > Externe mutaties  Wilt u meer uitleg over het Raet basisdocument? Kijk dan in de online help bij Externe mutaties > Raet basisdocument. Auto van de zaak - Referentietabel aangepast en percentages bijtelling 2020 beschikbaar Waarom De (voorlopige) percentages bijtelling voor de auto van de zaak vanaf 2020 zijn opgenomen in de referentietabel Fiscale Bijtelling Auto vd Zaak. De omschrijvingen van de categorieën beginnen met het percentage dat voor het jaar van toepassing is; deze zijn ook per 1 januari 2020 aangepast. In de (voorlopige) plannen van de overheid wordt het maximale bedrag waarover het reductietarief mag worden toegepast, afhankelijk van de datum eerste toelating. Daarom is dit bedrag vanaf 2020 als kolom in de referentietabel opgenomen. Deze nieuwe kolom vervangt het veld Maximale cataloguswaarde lage bijtelling in het bedrijfsscherm Auto van de zaak. De ingangsdatum van deze wijzigingen is 1 januari 2020. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak  In het medewerkerscherm Auto van de zaak ziet u in de keuzelijst van het veld Auto categorie per ingangsdatum 1-1-2020 de percentages die vanaf die datum gelden. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Het veld Maximale cataloguswaarde lage bijtelling is per 1 januari 2020 van het bedrijfsscherm Auto van de zaak verwijderd. Uw actie Er is geen actie nodig. Het toevoegen van nieuwe auto's van de zaak is niet gewijzigd. Vanaf januari 2020 wordt voor deze auto's het nieuwe bijtellingspercentage toegepast. Fiets van de zaak  Waarom Om de nieuwe belastingregels voor de fiets van de zaak te ondersteunen, is de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak vooruitlopend op het bekrachtigen van de wetgeving 2020, al in Payroll Business opgenomen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Fiets van de zaak Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak  De arbeidsvoorwaardeschermen Fiets van de zaak, zijn beschikbaar vanaf de ingangsdatum 1-1-2020. Uw actie Als u de arbeidsvoorwaarde wilt gebruiken, kunt u deze alvast toevoegen aan het arbeidsvoorwaardencluster via Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters.  Nieuwe referentietabel Reiskosten declaratie staffel Waarom Als in uw bedrijf vanaf een bepaald aantal gedeclareerde kilometers een andere vergoeding gold, kon u dit inrichten via meerdere reiskostendeclaraties. U moest echter zelf in de gaten te houden wanneer de nieuwe vergoeding inging en de gedeclareerde kilometers moest u registreren via een ander dagelement (bijvoorbeeld van Kilometers declaratie 1 naar Kilometers declaratie 2). Daarom hebben wij vanaf deze release een nieuwe referentietabel Reiskosten declaratie staffel in Payroll Business opgenomen. Hiermee kunt u reiskostendeclaraties inrichten, waarbij automatisch rekening wordt gehouden vanaf welk aantal kilometers welke vergoeding geldt Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen > Reiskosten declaratie staffel In de release van 2019-10 is er met ingang van 1-1-2020 aan de lijst met referentietabellen de referentietabel Reiskosten declaratie staffel toegevoegd. Door deze referentietabel te gebruiken, kunt u de reiskostendeclaratie zo inrichten dat er vanaf een bepaald aantal kilometers automatisch wordt overgegaan op een andere vergoeding per kilometer. De referentietabel bestaat uit de volgende kolommen: Reisafstand declaratie vanaf (in meters) Variant reiskosten declaratie staffel Reisafstand declaratie vanaf (in meters) Vergoeding per kilometer Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Aan de arbeidsvoorwaardeschermen Reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd. Declaratie zakelijke km o.b.v. staffeltabel Werkkosten toepassen decl zak. km o.b.v. staffel In de arbeidsvoorwaarde Reiskosten moet u bij het veld Declaratie zakelijke km o.b.v. staffeltabel kiezen voor Ja en de kilometers moet u opgeven via het dagelement Kilometers declaratie o.b.v. staffel - Reiskosten declaratie telling. Uw actie Als u de nieuwe referentietabel wilt gebruiken, kunt u deze inrichten vanaf 1-1-2020. Informatie vindt u in de online help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Reiskosten > Declaraties reiskosten. Gewijzigd en verbeterd Volgorde iconen uniform gemaakt Waarom De volgorde van de iconen rechts bovenaan de schermen Medewerker(s) en Arbeidscontract was niet consistent. Bovendien ontbrak in het scherm Arbeidscontract de tooltip bij het icoon Uitgebreid zoeken.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Contract > Arbeidscontract In deze release is de volgorde van de iconen in beide schermen, nadat u een medewerker geselecteerd hebt, consistent gemaakt en wordt de hievoor genoemde tooltip getoond. Uw actie Er is geen actie nodig, Gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only aangepast Waarom In de mei release van 2019 hebben we standaard gebruikersprofielen gewijzigd naar een nieuwe menu-indeling. Voor het standaard gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only was dit nog niet gebeurd. Bovendien is de naam van ons product niet meer HR Easy maar HR Core. Hoe We hebben de naam van het gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only gewijzigd in HR Core Salarisadministratie only en de nieuwe standaard menu-indeling hierop toegepast. Uw actie Er is geen actie nodig. Verkeerde CAO-code in Loonaangifte (change 1340681) Waarom Als de CAO-code bij een medewerker was gewijzigd, werd ten onrechte de vorige CAO-code in de Loonaangifte opgenomen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract De programmatuur is aangepast, zodat nu na het wijzigen van de CAO-code, in de Loonaangifte de juiste CAO-code wordt doorgegeven, Uw actie Er is geen actie nodig. Arbeidsvoorwaarde Loonbeslag uitgebreid Waarom Met ingang van 1-10-2019 is het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Loonbeslag als volgt uitgebreid.  Aan de huidige velden Loonbeslag (1 t/m 4) zijn de velden Saldo loonbeslag (1 t/m 4) toegevoegd. Deze velden worden na een salarisverwerking gevuld met de waarde van het payrollelement Saldo (Loonbeslag (1 t/m 4). Als de schuld is afgelost, is dit veld leeg. Een periode later worden de overige velden leeggemaakt. Daarnaast zijn aan het scherm de volgende velden toegevoegd: Bewindvoerder (Loonbeslag) Loonbeslag (5 t/m 10) nummer Loonbeslag (5 t/m 10) omschrijving Loonbeslag (5 t/m 10) saldo  Deze velden zijn voor administratieve doeleinden, via deze velden vindt er geen berekening plaats in de Payroll Business. Uw actie U kunt deze velden nu gebruiken voor administratieve doeleinden. Journalisering - Rapport Overzicht Boekingsgroep vernieuwd Waarom Bij het openen in Excel was het bestaande rapport Overzicht boekingsgroep onduidelijk. De kolommen kwamen niet netjes in Excel en u moest veel handelingen verrichten om het rapport leesbaar te maken. Ook waren in het rapport niet alle tabbladen van de boekingsdefinities en boekingsregels opgenomen. Daarom hebben we het rapport vernieuwd. Hoe Journalisering > Rapporten > Journalisering > Overzicht boekingsgroep Vanaf deze release hebben we het rapport uitgebreid met alle tabbladen vanuit de boekingsdefinities en boekingsregels. U kunt zelf selecteren welke tabbladen u in het rapport wilt opnemen. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Resultaat Aanvraag jaaropgaven niet in scherm getoond (change 1684023) Beheer  > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Melding Na de release van juni werd het overzichtsscherm Aanvraag jaaropgaven niet ververst nadat jaaropgaven werden aangevraagd. Oplossing Vanaf deze release wordt het scherm Aanvraag jaaropgaven wel ververst als u een aanvraag heeft uitgevoerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten belast vast (change 762265) Melding Als het aantal kilometers in de loop van de periode was gewijzigd, werd soms onterecht een belaste vergoeding van 1 cent uitgekeerd. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 1-1-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Fout in presentatie bijtelling auto van de zaak op loonstrook (change 1662106) Melding De fiscale bijtelling voor de auto van de zaak werd berekend als er geen categorie was opgegeven, maar wel een cataloguswaarde. Bij een vervolgverwerking kon dit leiden tot het herberekenen van de fiscale bijtelling voor de auto van de zaak. Oplossing Dit is aangepast met ingang van 01-09-2019. Vanaf deze datum geldt dat de fiscale bijtelling alleen wordt berekend als zowel de cataloguswaarde als de categorie zijn ingevuld. Verder zijn de voorwaarden voor het berekenen van de fiscale bijtelling gelijk gebleven.  Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 september 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW niet berekend als alle verzekeringsvelden op Nee staan (change 1583887) Melding  Medewerker (expat) is niet verzekerd voor de sociale verzekeringswetten, maar rechtstreeks verzekerd bij het UWV. De medewerker is echter wel verzekerd voor de Private Aanvulling WW & WGA (PAWW). Als er geen SV-loon was, werd er geen premie PAWW berekend. Was er SV-loon, dan werd de PAWW-premie wel berekend. Oplossing Dit is opgelost met de release van september 2019. Vanaf de september release wordt er altijd PAWW-premie berekend. Als u volgens uw CAO voor sommige medewerkers geen PAWW-premie hoeft af te dragen, zoals voor Stagiairs, kunt u de berekening voor deze medewerkers uitzetten. Dit doet u door in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW te kiezen voor Ja. Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 januari 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de PAWW en/of 30% regeling resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Zorg ervoor dat bij medewerkers voor wie u geen PAWW-premie wilt laten berekenen, in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW de waarde Ja is ingevuld. Pensioengrondslag vaste toeslag en Looncomponent werken gelijk (change 531323) Melding Als er een berekening plaatsvindt voor een parttime medewerker die is gekoppeld aan de Grondslag Vaste toeslag (Pens), is de uitkomst gelijk aan de berekening die plaatsvindt als deze looncomponent is gekoppeld aan de Grondslag Looncomponent (Pens). De verwachting was echter dat de pensioenpremie niet gelijk zou zijn, omdat bij de ene grondslag het opgegeven bedrag naar rato moet worden berekend naar fulltime en bij de andere grondslag niet. Oplossing Bij het analyseren van deze change is vastgesteld dat de berekening van de grondslag wg/wn correct wordt uitgevoerd.  Toelichting De mee te nemen betalingen aan de medewerker, het salaris, de grondslag looncomponenten en/of de grondslag vaste toeslagen, zijn correct verwerkt in de premiegrondslag. De berekening staat los van het omrekenen van parttime naar fulltime van de grondslag vaste toeslagen. Deze omrekening heeft alleen betrekking op het vastleggen van een administratief payrollelement, namelijk Vaste toeslag ft (Pens.). Uw actie Er is geen actie nodig. SGB foutieve Grondslag pensioenberekening schoonmaak (change 521484) Melding Er werd een loon in natura looncomponent verwerkt waarover geen SGB- en RAS-premie werd berekend. Oplossing Het bleek dat niet alle looncomponenten van het type Vaste bruto fiscale bijtelling (belasting- en premieplichtig) werden meegenomen in de berekening van de premie BPF SGB.  Dit is nu aangepast; vanaf januari 2020 worden alle looncomponenten van het type Vaste bruto fiscale bijtelling (belasting- en premieplichtig) wel meegenomen in de berekening van de premie BPF SGB. Dit betekent dat u looncomponenten van dit type die niet in deze berekening meegenomen mogen worden,  moet uitsluiten. Dit doet u door deze looncomponenten op te nemen in de grondslag Uitzonderen SGB. Wij hebben gekozen voor de datum 01-01-2020 om te voorkomen dat u eventuele correcties in het verleden ongedaan moet maken. Uw actie Als u looncomponenten wilt uitzonderen van de premieberekening BPF SGB, moet u deze opnemen in de grondslag Uitzonderen SGB. Onjuiste datum uitdienst in datafeed (change 1535162) Melding Enige tijd geleden was er een fout onstaan, waardoor het in sommige situaties kon voorkomen dat een medewerker voor de datum in dienst een datum uit dienst had staan. Dit is reeds in HR Core Business en Payroll Business opgelost. Echter in de datafeed werd deze uitdienstregel nog steeds getoond.   Oplossing Dit is reeds opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Eindejaarsuitkering geeft 0,01 op de loonstrook (change 641777) Melding Op de loonstrook en in diverse rapportages is bij veel medewerkers als eindejaarsuitkering 0,01 vermeld, terwijl hier geen bedrag werd verwacht, omdat de eindejaarsuitkering in de voorgaande periode in zijn geheel was uitbetaald.  Oplossing Bij de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling is het mogelijk deze vóór de eindperiode uit te betalen. Het bedrag dat dan wordt uitgekeerd bestaat uit de Opgebouwde gratificatie/winstdeling en de extrapolatie daarvan tot de eindperiode. In de eindperiode vindt automatisch een controle plaats of het (eerder) uitgekeerde bedrag nog correct is. Hierbij kan er door afrondingsverschillen een verschil ontstaan van één of twee cent en dit verschil wordt dan in de eindperiode ingehouden of extra uitgekeerd. Wij hebben de programmatuur aangepast zodat de kans dat in de eindperiode een verschil van één of twee cent ontstaat, veel kleiner is geworden. Deze wijziging gaat in per 1 november 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Eenmalige uitkering bij uitdiensttreding soms onterecht gecorrigeerd (change 964206) Melding Een eenmalige uitkering die in de periode vóór uit dienst is uitgekeerd, werd in de periode van uit dienst onterecht gecorrigeerd. Oplossing De arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering is aangepast, zodat deze uitkering wordt uitgekeerd als de medewerker op de peildatum in dienst is. Dit geldt voor beide varianten: bedrag en percentage. Let op: als een medewerker uit dienst is op de eerste van de betaalperiode waarin deze uitkering wordt uitbetaald, maar op de peildatum wel in dienst is, dan wordt de eenmalige uitkering uitbetaald. U kunt dit voorkomen door de uitkering te blokkeren via het medewerkerscherm of de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker te verwijderen. Deze wijziging gaat in per 1 januari 2020. Uw actie Als u niet wilt dat een eenmalige uitkering in de hiervoor genoemde situatie wordt uitbetaald, kunt u deze blokkeren of de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker verwijderen.  Publishing Date : 9/19/2019

Mededelingen Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden die via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Nieuw Notificatie Afkeuring Loonaangifte Waarom De komende releases gaan we regelmatig wijzigingen doorvoeren voor het verbeteren van de kwaliteit van de loonaangiftes. Als er fouten zitten in de loonaangifte waardoor het bestand niet wordt aangemaakt, gaan we dit voortaan rapporteren, maar je kunt hier als klant ook notificaties van ontvangen. In de september release gaan we dit verder uitwerken en volgt hier meer informatie over. In deze release hebben we de velden die nodig zijn voor het ontvangen van een notificatie al toegevoegd aan het interfacescherm voor de loonaangifte. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling >Interfaces > Loonaangifte Aan het interfacescherm Loonaangifte zijn vanaf release 2021-08 de volgende twee velden toegevoegd: Interface rapport verzenden Standaard is hier Nee ingevuld. Als je pro-actief een notificatie wilt ontvangen, kies hier dan voor Alleen Fouten. E-mail adres rapport Loonaangifte Hier kun je èèn of meer e-mailadressen invullen waarnaar de applicatie de notificatie moet sturen. Dit veld heeft 100 posities. Als je hier meerdere e-mailadressen invult, typ deze dan achter elkaar in zonder spaties en gebruik tussen de verschillende adressen een puntkomma ; als scheidingsteken. Actie Als je vanaf september meteen een notificatie wilt ontvangen als Payroll Business vanwege fouten het loonaangiftebestand niet kan aanmaken, vul dan bij de hierboven genoemde velden de juiste waarde / gegevens in.  Gewijzigd en verbeterd  Scherm Inzetten verbeterd Waarom Via onze feedbackkanalen krijgen we vaak te horen dat consistentie en snelheid van de schermen die dagelijks worden gebruikt van essentieel belang is voor het voeren van de HR- en Salarisadministratie. Daarom gaan we de komende releases op basis van deze feedback de gebruikersvriendelijkheid en snelheid van diverse schermen verbeteren. In deze release hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in het scherm Inzetten van het menu Contract. Hoe Contractschermen Medewerker > Contract > Inzetten Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release het scherm Inzetten als volgt aangepast: Als je nog geen medewerker hebt geselecteerd, opent het scherm niet meer met de lijst van alle medewerkers, maar zie je een leeg scherm waarin je kunt zoeken naar de gewenste medewerker. Dit werkt al zo bij de medewerkerschermen en schermen voor Arbeidsvoorwaardengegevens. Als je een medewerker hebt geselecteerd met één contract, dan opent voor bovenstaande scherm direct het detailscherm. Je hoeft dus niet meer te klikken op de regel Basiscontract. Als je een medewerker hebt geselecteerd met meerdere contracten, bijvoorbeeld ook een contract voor Transitievergoeding, dan kom je in het scherm waar je een van de contracten kunt kiezen.   Als er maar één contract is, dan kun je op de volgende manieren teruggaan naar het lege scherm waarin je vervolgens naar een andere medewerker kunt zoeken: Klik onderin in het detailscherm op Annuleren. Klik bovenin het detailscherm in het navigatiepad op de medewerkernaam. Als er meerdere contracten zijn, dan kun je als volgt teruggaan naar het scherm van de medewerker waarin je kunt kiezen voor een ander contract: Klik onderin in het detailscherm op Annuleren. Klik bovenin het detailscherm in het navigatiepad op de medewerkernaam. Actie Er is geen actie nodig.  Diverse verbeteringen in de Salarisberekening voor één medewerker Waarom Sinds de vorige release kun je vanuit diverse medewerker- en contractschermen een salarisberekening starten voor één afzonderlijke medewerker, door rechts bovenin het scherm te klikken op het icoontje Plan salarisverwerking  .  In deze release hebben we deze functionaliteit op een aantal punten verbeterd.  Hoe Diverse schermen Als je op het icoontje  had geklikt en je ging daarna naar een ander scherm, dan kreeg je ten onrechte de melding dat eventuele wijzigingen niet bewaard zouden worden. Dit probleem is opgelost, de melding verschijnt niet meer. Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening In het scherm Salarisberekening kun je, zodra de berekening gereed is, klikken op het icoontje Selectieve run .  Er verschijnt dan een pop-up scherm, waarin je - ter controle achteraf - ziet voor welke medewerker de berekening heeft plaatsgevonden.  In het scherm Salarisberekening zie je altijd eerst dat de berekening gestart is en daarna dat de loonstroken worden aangemaakt. Als alles klaar is, komt de verwerking onder Reeds gedraaide verwerkingen te staan. Dit gebeurde echter te snel, waardoor je toch nog moest wachten als je de loonstrook wilde opvragen via Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer of Salarisstroken (PDF). Dit is opgelost: als de verwerking onder Reeds gedraaide verwerkingen staat, dan zijn de salarisstroken ook daadwerkelijk beschikbaar. Je kunt dit linksonder in scherm ook zien aan het icoon Meldingen  , zodra een verwerking is afgerond, wordt het cijfer opgehoogd. Actie Er is geen actie nodig. Meer informatie over deze berekening vind je in de online help via Procedurebeschrijvingen > Berekening voor één medewerker. Verwijderen contract en inkomstenverhouding Waarom  Sinds de vorige release kun je een tweede (neven) contract dat ten onrechte is aangemaakt, onder bepaalde voorwaarden weer verwijderen. Dit lukte echter niet bij in medewerkers die al langere tijd in dienst waren geweest en uit dienst zijn gemeld met 2e nevencontract.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonheffingen (IKV) Dit is opgelost, zodat het nu ook mogelijk is het tweede contract verwijderen bij medewerkers die langer in dienst zijn geweest, bijvoorbeeld als je er achter komt dat je de verkeerde medewerker uit dienst hebt gemeld of als blijkt dat de uitdiensttreding niet doorgaat.  Als je een inkomstenverhouding wilt verwijderen, verwijder dan eerst het contract in het scherm Arbeidscontract. Verwijder daarna de inkomstenverhouding in het scherm Loonheffingen (IKV). Voer vervolgens opnieuw een salarisberekening uit voor de betreffende medewerker en controleer de resultaten voordat je de periode afsluit, anders wordt de tweede inkomstenverhouding alsnog naar de Loonaangifte gestuurd.  Meer informatie Zie de online help: Schermen en velden > Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonheffingen (IKV) > paragraaf Verwijderen inkomstenverhouding. Actie Er is geen actie nodig. Verbeteringen in Grondslagen van sublooncomponenten Waarom In diverse arbeidsvoorwaarden, kun je gebruik maken van specifieke grondslagen waarin je sublooncomponenten kunt opnemen. Deze functionaliteit werkte nog niet optimaal en hebben we daarom op bepaalde punten verbeterd. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Als de subloomcomponenten op bedrijfsniveau uit de grondslagen waren verwijderd, was het niet meer mogelijk deze opnieuw toe te voegen. Dit is opgelost, je kunt deze sublooncomponenten vanaf deze release wel opnieuw toevoegen. De grondslagen voor sublooncomponenten kun je vanaf deze release ook gebruiken op de niveaus BedrijfsCAO en KlantCAO. Actie Als je in de grondslagen de sublooncomponentenregelingen wilt gebruiken op de manier zoals hierboven is beschreven, kun je dit vanaf deze release inrichten met een ingangsdatum van 1 januari 2021. Foutcodes L1314 en L1315 in Loonaangifte opgelost  Waarom Als je voor een doorwerkende AOW’er geen nieuwe inkomstenverhouding had aangemaakt, kreeg je van de Belastingdienst de foutcodes L1314 en L1315 teruggekoppeld. Dit betekent dat de verzekeringsindicaties voor WAO/IVA/WGA (foutcode L1314) en WW (foutcode L1315) met een verkeerde waarde werden doorgegeven. Met ingang van deze release hebben we ervoor gezorgd dat voor medewerkers die onder hetzelfde nummer inkomstenverhouding doorwerken nadat ze de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, de juiste verzekeringsindicaties aan de Loonaangifte worden doorgegeven. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Het is niet meer nodig voor een doorwerkende AOW'er een nieuwe inkomstenverhouding aan te maken. Payroll Business zet voortaan voor doorwerkende AOW’ers de volgende velden automatisch op Nee, zodat juiste verzekeringsindicaties aan de Loonaangifte worden doorgegeven. WAO/IVA/WGA verzekerd WW verzekerd Voor doorwerkende AOW's die vanaf 1-1-2021 de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en voor wie geen nieuwe inkomstenverhouding is aangemaakt, heeft Payroll Business deze velden automatisch aangepast. Hierdoor vindt er voor deze medewerkers vanaf de datum waarop ze de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, een herberekening plaats. Actie Bij Medewerkers die vóór 1-1-2021 de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en nog onder hetzelfde nummer inkomstenverhouding doorwerken, moet u via de functie enkelvoudig muteren rechtstreeks de Loonaangifte corrigeren. Als ingangsdatum geeft u de datum op waarop de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt. Dit is de Ingangsdatum AOW die je vindt in het scherm Medewerker(s). Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief nu vast element Waarom  Het veld Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief was een periode-element. Als je de fiscale ruimte wilde uitruilen tegen bijzonder tarief, moest je hier dus iedere periode Ja invullen. Dat was onnodig extra werk. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Vanaf deze release is het veld Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief een vast element. Actie Als je de mogelijkheid om de fiscale ruimte uit te ruilen tegen bijzonder tarief gebruikt, moet je bij Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief eenmalig de waarde Ja invullen. Het veld blijft dan deze waarde houden, tot de periode waarin je de waarde weer wijzigt. Opgeloste meldingen  Foutcode L2103 in loonaangifte (change 2781253) Melding In de volgende situatie geeft de Belastingdienst vanaf 2021 foutcode L2103: de Code aard arbeidsverhouding is gelijk aan 4, 6, 7, 18, 79 of 81 en één of meer van de volgende indicaties zijn aangeleverd: Indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Indicatie schriftelijke arbeidsovereenkomst Indicatie oproepovereenkomst Dit ging goed als je een wijziging had doorgevoerd vóór de salarisverwerking van januari 2021. Als je ná deze salarisverwerking een wijziging had doorgevoerd, was hiermee het signaal in Payroll Business zelf opgelost. De waarden werden echter nog wel onterecht doorgegeven aan de Belastingdienst, waardoor de Belastingdienst melding L2103 bleef terugkoppelen. Oplossing De oplossing hiervoor hebben we uitgeleverd op 28-06-2021, zodat de waarden niet meer onterecht worden doorgegeven. Voor aangiftes die na 23-06-2021 zijn aangemaakt met de juiste waarden, lost de Loonaangifte met terugwerkende kracht de signalen op.   Actie Controleer of je het signaal in het Signaleringsverslag ziet; Is dat niet zo en je hebt de fout in een eerdere periode van 2021 al hersteld, dan wordt dit bij de eerstvolgende loonaangifte automatisch hersteld. Dit betekent wel dat de Belastingdienst tot die periode foutcode L2103 nog terugkoppelt.  Staat deze melding nog in het Signaleringsverslag, pas dan eerst de instellingen in Payroll Business aan. Daarna wordt dit in de eerstvolgende loonaangifte hersteld.  Foutcode L2106 in loonaangifte (change 2805954) Melding De Belastingdienst geeft vanaf 2021 foutcode L2106 als het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd ten onrechte met een J of N is aangeleverd, terwijl dit veld leeg aanleverd moet worden. Dit ging goed als je een wijziging had doorgevoerd vóór de salarisverwerking van januari 2021. Als je ná deze salarisverwerking een wijziging had doorgevoerd, was hiermee het signaal in Payroll Business zelf opgelost, De waarden werden echter nog wel onterecht doorgegeven aan de Belastingdienst, die hierdoor melding L2106 bleef terugkoppelen. Oplossing We hebben ervoor gezord dat de waarden  J of N niet meer onterecht worden doorgegeven. Elke loonaangifte die plaatsvindt na de release waarin de waarden al juist waren aangepast, zorgt ervoor dat de signalen met terugwerkende kracht worden opgelost. Actie Controleer of je het signaal in het Signaleringsverslag ziet; Is dat niet zo en je en je hebt de fout in een eerdere periode van 2021 al hersteld, dan wordt dit bij de eerstvolgende loonaangifte automatisch hersteld. Dit betekent wel dat de Belastingdienst tot die periode foutcode L2106 nog terugkoppelt. Staat deze melding nog in het Signaleringsverslag, pas dan eerst de instellingen in Payroll Business aan. Daarna wordt dit in de eerstvolgende loonaangifte hersteld.  Foutmelding bij Mutatieverslag vanaf 01-01-2021 (2788900) Melding Als je een Mutatieverslag opvroeg voor specifieke gegevenselementen, gaf het rapport soms een foutmelding bij de mutatiedatum 01-01-2021. Oplossing De oplossing hiervoor is uitgeleverd op 2-7-2021 waardoor het Mutatieverslag geen foutmeldingen meer geeft met een mutatiedatum 01-01-2021. Actie Er is geen actie nodig.  Exporteren CSV - diverse foutmeldingen (2682024 en 2708951) Melding Het rapport Exporteren CSV gaf de hieronder vermelde foutmeldingen die we in deze release hebben opgelost.  Oplossing Beheer > Import / Export > Exporteren CSV Verwerkingseenheid Als je het element Verwerkingseenheid in het rapport had opgenomen en er geen vinkje stond bij de optie Toon opgemaakte waarden, dan werden er voor het veld Verwerkingseenheid ook geen codes in het rapport getoond.  Dit is opgelost. Als je vanaf deze release het rapport opvraagt en je zet de optie Toon opgemaakte waarden uit, dan wordt wel de code van het veld Verwerkingseenheid in de export opgenomen. Manager Als een Organisatorische eenheid was gekoppeld aan een medewerker en je had het element Manager in het rapport opgenomen, dan werd er voor het veld Manager een datum in het rapport getoond. Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt in dit geval een leeg veld in de export opgenomen.   Als je in het scherm Medewerker(s) zelf een manager uit de lijst bij het veld Manager hebt ingevuld, dan wordt de naam van de manager wel in de export getoond. Op deze manier is het duidelijk welke manager handmatig is ingevuld en welke manager vanuit de Organisatorische eenheid afkomstig is. Nationaliteit Partner Als je het element Nationaliteit partner in het rapport had opgenomen, stond dit veld niet in de export. We hebben dit element aangepast, zodat dit veld vanaf deze release wel in de export komt te staan.  Actie Als je de nationaliteit van de partner wilt exporteren, moet je het element Nationaliteit partner opnieuw toevoegen aan het rapport. Exporteren CSV - wisselen van bedrijf via navigatiepad bovenin scherm niet mogelijk (2762689)  Melding Het was niet mogelijk om binnen de functie Exporteren CSV van bedrijf te wisselen via het navigatiepad bovenin het scherm. Als je in de lijst met bedrijven een ander bedrijf koos, werd het scherm Exporteren CSV voor dit bedrijf niet geopend.  Oplossing Beheer > Import / Export > Exporteren CSV Dit is opgelost. Vanaf deze release kun je binnen de functie Exporteren CSV weer van bedrijf wisselen.  Actie Er is geen actie nodig.  Verzamelloonstaat toonde medewerkers uit dienst (2679821) Melding In het rapport Verzamelloonstaat stonden onterecht medewerkers die al in eerdere jaren uit dienst waren gegaan.  Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release staan er geen medewerkers meer in het rapport die in eerdere jaren uit dienst zijn gegaan en niet in het huidige jaar zijn verwerkt. Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Standenregister werd soms niet aangemaakt (2774500) Melding Als de bedrijfsnaam en bedrijfscode samen meer dan 50 posities lang waren, werd het rapport Standenregister niet aangemaakt.  Oplossing We hebben het maximale aantal posities voor het ophalen van de bedrijfsnaam en bedijfscode uitgebreid naar 100 posities, zodat het Standenregister in deze situatie gewoon wordt aangemaakt. We hebben dit ook gedaan voor andere rapporten waar dit probleem zou kunnen voorkomen.  Actie Er is geen actie nodig.  Afrekenmatrix per periode - data liep door buiten kader pagina (2737113) Melding Als de periode waarover je het rapport Afrekenmatrix per periode opvroeg langer was dan 6 maanden, was niet alle informatie zichtbaar omdat deze doorliep buiten het kader van de pagina. Hierdoor was het rapport niet goed te gebruiken. Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en toont Afrekenmatrix per periode de opgevraagde informatie volledig. Actie Er is geen actie nodig.  Verwerkingsverslag payroll - diverse fouten (2762426) Melding Voor het rapport Verwerkingsverslag payroll gingen de volgende zaken niet goed: Er werden geen alternatieve omschrijvingen meer in het verslag getoond. Bij een aanvullende verwerking werd er een leeg verslag getoond. Oplossing Beide zaken zijn opgelost, Vanaf deze staan alternatieve omschrijvingen weer in het verslag en worden bij een aanvullende verwerking de juiste gegevens getoond. Actie Er is geen actie nodig.  Helptekst scherm Arbeidscontract aangepast (change 2796572) Melding In een eerdere relase hebben we aan het scherm Arbeidscontract het veld Publiekerechtelijke aanstelling voor onbep. tijd toegevoegd. De beschrijving hiervan ontbrak echter in de online help.  Oplossing Aan het helponderwerp voor het scherm Arbeidscontract is de volgende omschrijving toegevoegd: Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep.tijd Geef aan of het wel of niet om een publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd gaat. Ja Nee Niet van toepassing Let op: standaard staat de waarde van dit veld op Niet van toepassing. Dit moet u zo laten staan, tenzij het om een arbeidsverhouding gaat van de aard Publiekrechtelijke aanstelling (18). Actie Er is geen actie nodig.  Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum (2804652) Melding Bij het uitbetalen van de vakantietoeslag na het opbouwjaar, waarbij in het veld Controleren op wettelijk minimum Vak.toeslag de waarde Controleren en aanvullen is ingevuld, stond het volgende signaal onterecht in het Signalerinsverslag: Vakantietoesl onder wet.minimum; aanvulling geschr. Oplossing Vanaf deze release vinden er extra controles plaats, waardoor dit signaal niet meer onterecht in het Signaleringsverslag staat. Actie Na het draaien van een salarisberekening zullen de onterechte signalen van het signaleringsverslag verdwijnen. Gegevens in scherm Werkgeversverklaring lijken niet te worden bewaard (2740255) Melding Bij het vastleggen van gegevens in het medewerkerscherm Werkgeversverklaring, leek het alsof de gegevens niet werden opgeslagen. Wilde je de wijzigingen achteraf bekijken, dan zag je ze niet terug in het scherm. Ze waren echter wel zichtbaar in het Mutatieverslag als contractmutaties. Oplossing Dit is opgelost. Als je de ingevoerde wijzigingen achteraf wilt bekijken, zie je ze vanaf deze release ook terug in het medewerkerscherm. Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring gaf niet altijd de juiste resultaten (2773104) Melding Bij het berekenen van bedragen voor de werkgeversverklaring werd soms ten onrechte de vorige periode als actuele periode gezien. Daardoor werd bijvoorbeeld een overwerkvergoeding over het afgelopen jaar soms te laag vastgesteld. Oplossing Dit is opgelost. Het bepalen van de actuele periode vindt nu altijd als volgt plaats: Als de laatste salarisberekening een berekening met afsluiting was, dan is de volgende periode per definitie de actuele periode. Bijvoorbeeld: voor periode 08-2021 is een verwerking met afsluiting afgeroepen, de actuele periode is daardoor 09-2021. Als de laatste salarisberekening een voorlopige berekening was, dus zonder afsluiting, dan is de actuele periode de periode waarvoor zojuist gerekend is. Bijvoorbeeld: voor periode 08-2021 is een aanvullende verwerking zonder afsluiting afgeroepen. De actuele periode is op dat moment 08-2021. Actie Er is geen actie nodig. Nieuwe gebruiker kon geen administratiebeheer uitvoeren (2758537) Melding Als je een nieuwe gebruiker aanmaakte met rechten voor Administratiebeheer en het eerste dat die gebruiker deed was inloggen op het niveau Administratie, dan werkten de schermen niet. Het probleem deed zich niet voor als de gebruiker eerst op klantniveau inlogde en daarna op administratieniveau. Oplossing Dit is opgelost, een nieuwe gebruiker kan nu direct inloggen op administratieniveau en vervolgens meteen de Payroll Monitor gebruiken of een van de andere functies voor het beheren van klanten. Actie Er is geen actie nodig. Openen medewerkerscherm lukte soms niet (2825363) Melding In bepaalde medewerkerschermen werkte het wisselen tussen medewerkers niet, als je vanuit een medewerkerscherm direct terugging naar het klantniveau, om vervolgens een medewerker te zoeken en het scherm op te roepen vanuit een ander bedrijf. Het lukte dan niet om het gezochte medewerkerscherm te openen.  Oplossing Medewerker > Medewerkerschermen Vanaf deze release is dit opgelost. Als je vanuit een medewerkerscherm eerst naar het klantniveau gaat en daar kiest voor een andere medewerker, kun je het gezochte medewerkerscherm vervolgens gewoon openen.  Actie Er is geen  actie nodig. Toekomstmutatie uit dienst niet doorgegeven aan Flex Benefits (2769312) Melding Als een medewerker in HR Core in de toekomst uit dienst was gemeld, werd deze uitdienstmelding niet doorgegeven aan Flex Benefits op de dag waarop de medewerker uit dienst ging, als er op deze dag niet ook een andere mutatie was ingevoerd. Hierdoor werd een eventuele vaste reserveringskeuze die gemaakt was in Flex Benefits, iedere periode nog naar HR Core gestuurd. Oplossing We hebben de interface tussen HR Core en Flex Benefits hierop aangepast. Voortaan wordt een uitdienstmelding altijd naar Flex Benefits gestuurd op de dag waarop de medewerker uit dienst gaat, dus ook als er op die dag geen andere mutatie is vastgelegd. Hierdoor krijgt de medewerker de status Uit dienst en worden eventuele reserveringskeuzes die in de toekomst in Flex Benefits zijn vastgelegd, niet meer naar HR Core gestuurd. Actie Als je als workaround een fictieve mutatie invoerde om ervoor te zorgen dat de mutatie werd doorgestuurd op de dag van uitdienstreding, hoef je dit vanaf deze release niet meer te doen. Nieuwe medewerker had soms geen toegang tot Flex Benefits (2768455) Melding Als een medewerker in HR Core in de toekomst in dienst was gemeld, werd deze indienstmelding niet doorgegeven aan Flex Benefits op de dag waarop de medewerker in dienst kwam, als er op deze dag niet ook een andere mutatie voor deze medewerker wat ingevoerd. Hierdoor had deze medewerker geen toegang tot Flex Benefits op de dag van indiensttreding. De gegevens werden pas doorgestuurd naar Flex Benefits als er later een andere mutatie voor de medewerker was vastgelegd.  Oplossing We hebben de interface tussen HR Core en Flex Benefits hierop aangepast. Voortaan wordt een indienstmelding altijd naar Flex Benefits gestuurd op de dag waarop de medewerker in dienst treedt, dus ook als er op die dag geen andere mutatie is vastgelegd. Hierdoor hebben nieuwe medewerkers voortaan toegang tot Flex Benefits vanaf de dag waarop ze in dienst treden. Actie Als je als workaround een fictieve mutatie invoerde om ervoor te zorgen dat de mutatie werd doorgestuurd op de dag van indienstreding, hoef je dit vanaf deze release niet meer te doen. Wet- en regelgeving Vastleggen Postcode die begint met een 0 niet meer mogelijk Waarom Om de kwaliteit van de Loonaangiftes te verbeteren, streven we er zoveel mogelijk naar dat de gegevens in Payroll Business al eenduidig en juist zijn vastgelegd. Hiermee voorkomen we dat pas aan het einde van het proces duidelijk wordt dat bepaalde gegevens onjuist zijn. Daarom gaan we in de komende releases steeds meer zaken aanpassen die de processen voor de aangiftes verbeteren. Deze release is dat de postcode. Hoe Vanaf deze release is het niet meer mogelijk een foutieve Postcode in te voeren voor personen die woonachtig zijn in Nederland. Daarom is het niet meer toegestaan een postcode vast te leggen die begint met een 0 (nul). Percentages AWF-Hoog en AWF-Laag aangepast per 1-8-2021 Per 1-8-2021 zijn er nieuwe percentages voor de AWF van toepassing en hebben we deze nieuwe percentages in het systeem ingevoerd. Het percentage AWF -Hoog is aangepast van 7,7% naar 5,34%. Het percentage AWF-Laag is aangepast van 2,7% naar 0,34%. De ingangsdatum van de wijziging hangt af van de verloningsperiodiciteit: Maandverloning nieuwe percentages per periode 8,  per 1 augustus 4 wekenverloning nieuwe percentages per periode 9, per 16 augustus Weekverloning nieuwe percentages per periode 31, per 2 augustus) Kwartaalverloning nieuwe percentages per periode 3, per 1 juli   Publishing Date : 7/22/2021