Användartips för Control Edge

Du kan schemalägger avskrivningar i Control Edge för automatisk hantering. I artikeln förklarar vi syftet med att ställa in automatisk schemaläggning av dina avskrivningar, samt hur du går tillväga.   Genom att schemalägga uppgiften säkerställer du att avskrivningarna alltid utförs vid exakt rätt tidpunkt, vilket sparar dig tid och manuellt arbete.   Behörigheten Admin för Scheduler krävs. Gör så här för att skapa en schemaläggning: Navigera till Schemaläggare och klicka på Ny. Välj uppgiften Utför avskrivningar i listan över tillgängliga jobb. Fyll i inställningarna under Schemainformation: Datum: Ange startdatum för jobbet. Datumet måste vara framåt i tiden. Tid: Ange klockslag när jobbet ska starta. Tiden måste vara framåt i tiden. Återkommande: Ange periodicitet för jobbet, till exempel minuter, dag, vecka eller månad. Intervall: Ange hur ofta jobbet ska utföras utifrån din valda periodicitet. Intervall ett innebär varje minut, dag, vecka eller månad. Intervall två innebär varannan minut, dag, vecka eller månad. Slutdatum: Ange slutdatum för jobbet. Gå vidare till Uppgiftsinformation. Beroende på valt jobb visas olika relevanta filter. Här kan du välja att markera Skapa som verfikationsloggar. Då går bokningarna inte direkt in i redovisningen, utan lägger sig istället som loggar under Överför verifikationsloggar. Fyll i inställningarna under Meddelandeinformation. Lägg till de användare som ska få information om att jobbet är utfört. Skulle ett problem uppstå med jobbet får användarna även information gällande detta. Meddelandet presenteras på valda användares Startsida under Meddelanden inne i Control Edge. Vill du får fler tips? Anmäl dig till något av våra webbinar. 

Du kan skapa och exportera anpassade resultatrapporter genom att hämta dina rad- och kolumndefinitioner från ColRows till Analys för Excel. Syftet med den här artikeln är att visa hur du använder Analys för Excel för att beställa och exportera rapporterna.    Välj dina definitioner och inställningar Du hittar rapportgeneratorn i den högra menyn i Visma Control. Navigera till Rapportering > Analys För Excel.   Här gör du urvalen för din rapport: Välj önskat språk i dropplistan. Välj din raddefinition. Du kan välja standarduppställningar eller de anpassade definitioner du har skapat. Välj din kolumndefinition. Markera Presentera kontogrupp om du enbart vill att rapporten visar kontogrupper. Markera Presentera värden om du vill inkludera konton som saknar kontering på objekt. Ange vilket år och vilken period rapporten ska gälla för. De år och perioder du anger här styr de kolumner i ColRows som har relativa värden. Kolumner som är inställda på Fast värde påverkas inte av de här valen. Bryt ner data på flera nivåer Du kan bryta ner och analysera din data på upp till tre olika nivåer. Gör dina urval under sektionen för brytningsnivåer. Du kan kombinera upp till tre olika objekttyper, eller kombinera objekttyper med grupper. Ange de intervall du vill titta närmare på.   Markerar du rutan för detalj när du filtrerar på en grupp, visar rapporten exakt vilka kostnadsställen som har konterats inom den valda gruppen. Exportera och spara När du är nöjd med dina inställningar exporterar du datan. Klicka på Ladda för att skapa rapporten. Kryssa i rutorna för att exportera till Excel och starta Excel samtidigt. Under Visa fler filter kan du finjustera exakt hur exporten formateras i kalkylarket. Du kan bland annat bocka i rutor för att skriva ut grupprubriker, radnivåer och de selekteringsvillkor du har använt.   Spara ditt urval som en mall för framtida bruk genom att klicka på ikonen Spara filter uppe till höger och ge filtret ett unikt namn.   Vill du ha fler tips och trix? Hör av dig till partnerportalen för en anpassad tbildning, eller anmäl dig till ett kostnadsfritt webbinar. 

Lär dig skapa och anpassa rad- och kolumndefinitioner i ColRows för att bygga exakta rapporter till din verksamhet. Syftet med den här artikeln är att ge dig en tydlig förståelse för hur du bygger upp och hanterar rad- och kolumndefinitioner i ColRows. Genom att anpassa rader och kolumner skapar du en stabil grund för de rapporter du sedan tar ut i Analys för Excel. Spara alltid nya urval När du gör tillägg eller raderingar i ColRows slår förändringarna direkt igenom i databasens tabeller. Bevara alltid dina originaldefinitioner genom att spara ditt urval med ett nytt namn innan du gör några justeringar. Gör så här för att skapa en ny kolumndefinition utifrån en befintlig: Välj språk, till exempel SWE. Välj den aktuella kolumndefinitionen i listan. Klicka på Ladda. Ange ett nytt namn i fältet Namn. Skriv in en ny beskrivning i fältet Beskrivning. Klicka på Spara. Hantera kolumner I kolumndefinitionerna bestämmer du hur värdena presenteras i din rapport, till exempel periodsaldon eller budget. Varje kolumn i rapporten motsvarar en rad i gränssnittet. Du raderar en kolumn genom att klicka på minustecknet längst ut på raden. En ny kolumn lägger du till genom att klicka på plustecknet. Skapa beräknade kolumner Du kan bygga kolumner som räknar ut skillnader, till exempel en avvikelse mellan innevarande och föregående år. Skriv in din önskade rubrik under P_HEADER1. Välj Beräknad kolumn i listan under Värdetyp. Ange din formel i fältet Beräkning. Du använder operatorer som plus, minus, gånger och delat med. Du hänvisar till andra kolumner med en brädgård framför bokstaven, till exempel (#D-#E)/#E*100. Styr perioder och värden Du använder fälten för Period 1 och Period 2 för att styra vilka intervall kolumnen visar. Väljer du Fast värde visar rapporten alltid exakt den period du anger här, oavsett vilket urval du senare gör i Analys för Excel. Hantera rader Raddefinitionerna styr vilka konton, summor och rubriker som rapporten innehåller. Du använder tre olika radtyper för att strukturera din uppställning.   Etikett: Använd den här radtypen för rubriker. Du anger din rubriktext i kolumnen Huvud. Data: Använd den här radtypen för kontointervall eller kontogrupper. Du anger vilka konton som ingår under kolumnen Intervall. Summa: Använd den här radtypen för att summera dina datarader. Du anger vilka radnivåer som ska summeras under kolumnen Intervall. Dölj eller visa specifika rader Du har full kontroll över detaljnivån i din rapport. Kryssrutan Visa styr om raden skrivs ut i den färdiga Excel-filen eller om den enbart fungerar som en del av en dold beräkning. Vill du till exempel skapa en komprimerad balansräkning som enbart visar rubriker och summor, bockar du ur rutan Visa för samtliga datarader. Resultatet blir en överskådlig rapport utan specifikationer på kontonivå.   Vill du ha fler tips & trix? Välkommen på webbinar. 

När du arbetar med export av data i Edge, går du via menyn Import / Export och väljer fliken Export data. Här finns bland annat möjligheten att exportera bilagor som är kopplade till verifikationer.   Bilagorna sparas på samma plats som exportfilen, vanligtvis på FileTransfer eller OneDrive, beroende på vad som passar din organisation bäst. Exporten är särskilt användbart i situationer där du till exempel behöver dela information vid en försäljning av ett bolag, eftersom du då kan leverera både verifikationer och bilagor i ett sammanhang.   För att göra det ännu tydligare kan du välja att inkludera både verifikationsserie och verifikationsnummer direkt i filnamnet, vilket ger en tydlig struktur och underlättar vidare hantering.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar.   

Sommarinfo från supporten (v. 26–32) Vi finns på plats hela sommaren och hjälper dig precis som vanligt! På grund av semestertider har vi dock lite lägre bemanning, vilket gör att svarstiderna kan vara något längre än normalt. Under dessa veckor håller vi även vår supporttelefon stängd. Tack för din förståelse och ha en skön sommar   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter så kan temporära roller  tilldelas till denne. Detta administreras från Invoice Manager Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller". Notera att för attestanter så ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura per automatik från attestanten under vikarieperioden. Vill man inte att belopp ska ärvas per automatik så styr man det via enhetsparameter UseInheritAttestAmountsForSubstitutes.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i Invoice Manager klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar. I nästa steg så väljs enhet (en eller alla), period samt vem som ska vara ersättare.    Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Invoice Manager Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Glöm inte heller att ni enkelt kan kontera, sakgranska och attestera era fakturor i Invoice Manager Mobile. Läs mer i detta inlägg

Snart är det dags för semester! För att allt ska flyta på så smidigt som möjligt i Control Edge medan du är ledig, har vi samlat några viktiga saker att förbereda.   Förbered dina semestervikarier Gå igenom och testa de rutiner som vikarierna ska utföra, till exempel att skapa en betalning eller göra en import. Se till att vikarien känner sig trygg med alla steg och förstår hela flödet. Om ni behöver hjälp med utbildning inför sommaren kan en av våra konsulter hjälpa till mot debitering. Tänk i så fall på att boka detta i god tid. Dela ut alla de privilegier och systembehörigheter som vikarierna kommer att behöva. Hantera portaler och perioder Säkerställ att det finns någon på plats under sommaren som har tillgång till och även kan hantera User Admin och Supportportalen. För att undvika felaktiga bokningar är det en bra rutin att stänga de perioder ni inte ska arbeta i. Vår rekommendation är att ha max två perioder öppna samtidigt. Tänk på att det även är möjligt att låsa specifika verifikationsserier. Vår support är bemannad precis som vanligt under hela sommaren och du når oss via supportportalen.   Har du några frågor eller funderingar inför ledigheten är du varmt välkommen att höra av dig!

Om en användare byter mobiltelefon behöver man återställa MFA för att användaren ska kunna lägga till konto på nytt i appen på den nya telefonen.   Detta gör du via User Admin.  Logga in med din Visma connect inloggning som vanligtvis är din egen epost och lösenord   Sök upp användaren i User Admin Klicka på ikonen "Återställ MFA för användaren"     Säkerställ att användare har laddat ner authenticator appen på sin nya telefon. Användaren erhåller ett mail och ska följa instruktionerna i mailet. Användaren skannar QR koden med authenticator appen.  

Välj Försäljning-Register-Ränterutiner för att registrera ränterutiner som ska kunna kopplas till kunder. Ränterutiner läggs upp för att kunna beräkna ränta på försent inbetalda poster i kundreskontran. Tillgodoränta kan beräknas på för tidigt inbetalda kundfakturor, dvs innan dess förfallodatum, och på så sätt kunna få en tillgodoränta. För att en externränta eller internränta ska kunna skapas i Försäljning-Räntefakturering-Skapa Räntor måste följande vara uppfyllt: 1. Räntan måste vara upplagd i Försäljning-Register- Ränterutiner. 2. Kunden måste vara kopplad till en ränterutin i Försäljning-Register–Kunder under fliken Fakturering. 3. Ingen extern ränta får inte vara ibockat på kunden 4.  Fakturans Reskontratyp måste ha Externränta/Internränta markerad i Inställningar-Reskontratyper. Som standard är både faktura och kredit markerade. Gäller dock inte typerna Aconto, Förskott m fl. 5. Det ska finnas en ränterutinkod på reskontraposten i t.ex Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontraposter/Öppna 6.  Internränta beräknas bara på interna eller koncern kunder/leverantörer, som är upplagda i Försäljning-Register-Kunder Såhär gör du för att lägga upp en ny ränterutin: Gå till Försäljning-Register-Ränterutiner, klicka på Ny för att registrera en ny ränterutin. Ange ett Ränterutins-ID, fyll i räntesats och ev tillgodoränta, välj eventuellt Basränta (normalt sett referensränta från Riksbanken) och ev Tillgodobas Klicka sedan på Spara.

Syftet med den här artikeln är att visa hur du effektiviserar din kravhantering och hanterar obetalda fakturor genom att använda den nya integrationen mellan Control Edge och Amili.   Den första maj lanseras integrationen som ger dig ett helt automatiskt flöde för påminnelser och inkasso. Du tecknar ett tilläggsavtal för Control Edge för 950 kronor per månad. Kostnaden är fast oavsett hur många transaktioner, fakturor eller affärsenheter du har. Det är din kund, gäldenären, som betalar avgifterna för påminnelser och inkasso direkt till Amili. Tänk på att kostnader för återkallelse av krav och juristhjälp kan tillkomma.   Du behåller ditt vanliga flöde för fakturor i Control och jobbar med samma tre steg som tidigare. Du sätter upp respitdagar utifrån hur många dagar du vill ska passera innan en påminnelse skapas.   För att hantera dina fakturor väljer du stegen Skapa > Godkänn > Skicka. När du befinner dig i steget Godkänn har du möjlighet att stryka specifika poster. För de obetalda fakturor där du ännu inte har skickat någon påminnelse väljer du funktionen Skicka till Amili.    När du använder integrationen sker återrapporteringen av inbetalningar helt automatiskt. Amili skickar informationen till Autopay, som i sin tur rapporterar inbetalningen i Control Edge. En förutsättning är att inbetalningarna kommer in på samma IBAN som är kopplad i Autopay för inbetalningar. Information om inbetalningar som görs direkt i Control Edge skickas över till Amili.   Gå till ekosystemet för Control Edge för att läsa mer.    

I Control kan du lägga upp betalningsvillkor på kunder. De olika betalningsvillkoren kopplas sedan till kunderna i Försäljning- Register - Kunder. Här anges antal dagar som betalningsvillkoret består av, dagar innan dröjsmålsränta börja beräknas samt det betalningsvillkor för räntefakturor för kunder som har detta betalningsvillkor. Gör så här: Gå in på kunden i Försäljning- Register - Kunder. Gå till fliken fakturering och klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt betalningsvillkor.   Ange ett ID och namn för betalningsvillkoret. 1. Ange antal dagar som betalningsvillkoret innefattar i fältet Antal dagar. 2. Ange i fältet Dagar för ränteberäkning hur många dagar från fakturadatum som måste passera innan ränta kan beräknas. 3. Ange i fältet Dagar för räntefaktura hur många dagars kredit som gäller för räntefakturor för resp. betalningsvillkor. Bocka i fältet Fri månad om att antalet kreditdagar alltid kommer att omfatta antal kvarvarande dagar i månaden + uppgifterna i fälten ovanför, räknat från fakturadatum.   Klicka på Spara

Här kommer en enkel sammanfattning av hur dubblettkontrollen fungerar för fakturor i IM (Invoice Manager) och Visma Control. Systemet arbetar i flera steg där inställningar på leverantörsnivå och enhetsparametrar avgör om en faktura stoppas eller släpps igenom.   Grundregeln: Leverantörsinställningen i Visma Control Det viktigaste kontrollsteget sker på leverantören i Visma Control. Inställning: "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej". Funktion: Om denna ruta är markerad stängs kontrollen av för den specifika leverantören. Systemet tillåter då dubbletter oavsett hur gamla de är, vilket trumfar inställningar i IM. Enhetsparametern "ImportDouble" Invoice Manager Denna parameter styr vad som händer när fakturan importers in i IM. Det finns tre lägen:   Värde Förklaring Undantag 0 Totalstopp: Dubbletter tillåts inte ens importeras till IM. Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, släpps fakturan ändå igenom. 1 Varning/Stopp i kö: Fakturan får importeras, men IM:s interna kontroll aktiveras. Den stoppas i "Ankomstkön" och kan inte skickas vidare. Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, kan fakturan trots allt definitivbokas. 2 Extern kontroll: Dubbletter får importeras och IM:s egen kontroll är avstängd. I stället görs kontrollen direkt mot Visma Control. Styrs helt av inställningarna i Visma Control.   Vad räknas som en dubblett? För att systemet ska varna för en dubblett tittar IM på följande kombination: Enhet (Bolag) Leverantör Fakturanummer Fakturadatum (inom samma år) Viktigt att veta: Systemet tar inte hänsyn till makulerade fakturor. Om en tidigare faktura är makulerad kommer den nya fakturan inte att flaggas som en dubblett baserat på den gamla.    Sammanfattningsvis Standardinställningarna är ImportDouble = 1 i IM och att rutan "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" inte är i bockad på leverantören i Control.

För att få tillgång till Ärenden för att kunna attestera Leverantörer och Verifikationer måste du ha Control Edge Web i bockat på din användare i User Admin. 1. Be er ansvarig för User admin att logga in i User Admin via https://home.visma.com/home. 2. Navigera till den användare som ska ha tillgång till ärenden och klicka in dig på användaren. 3. På fliken Control Edge måste användaren få rutan för Control Edge Web i kryssad, spara sedan ändringen. Observera att man även behöver ange vilka databaser som användaren ska ha attestbehörighet i.  Att göra i Control Edge:  1. Gå till Inställningar - Systeminställningar - Användare och gå in på attestanten som du vill ge attestbehörighet till. Gå sedan till fliken som heter “Approval”   2. Under “Verifikationer” markerar du de databaser som användaren ska ha behörighet att attestera verifikationer i. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en verifikation ska skickas på attest.   3. Användare - flik Privilegier Användare som hanterar verifikationer som skickas på attest behöver “Admin” på privilegiet "Attest av verifikation" för att kunna följa status på verifikatet och sedan kunna bokföra det när verifikationen är attesterad.   3.1 Systemanvändare behöver ha “Admin” på privilegiet Uppgifter. Med detta privilegiet får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   4. Om ni har Attest av leverantör aktiverat, gå till fliken som heter “Approval” igen och under “Leverantörer” markera “Är godkännare”. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en leverantör ska skickas på attest.

Att hantera betalningar och medgivanden manuellt kan vara tidskrävande. Nu tar vi nästa steg för att göra din ekonomihantering ännu smidigare. Autogiro finns nu som standard i Control Edge! Så här förbättrar du ditt arbetsflöde: Du läser in medgivandefiler från banken under Import / Export. Vid ett nytt medgivande sätts betalsättet automatiskt till "AG" och e-faktura inaktiveras för att undvika dubbla fakturor till kunden. Om en kund väljer att avsluta sitt Autogiro, återställs betalsättet och e-faktura aktiveras igen. Efter varje inläsning kan du ta ut en rapport som ger dig en tydlig översikt över vad som hänt. Du ser exakt vilka kunder som importerats, vilka ändringar banken gjort och viktiga datum för händelserna. När det är dags att ta betalt gör du det direkt inifrån Control Edge. Du kan filtrera fram fakturor baserat på förfallodatum eller affärsenhet och granska listan innan du skickar. Systemet varnar om du råkar inkludera en faktura som redan skickats, så du får en trygg och säker process.    Om du redan har hunnit testa, kan du logga in och dela dina tankar i kommentarerna. Du kan ladda ner en manual här. 

Att importera verifikationer kan effektivisera din bokföring och är därför en uppskattad möjlighet. Här ser du hur du lyckas att få med en bilaga till din Excelfil när du vill importera verifikationer till Control Edge. För att kunna genomföra importen behöver du ha privilegiet Mappning av Excelfiler. Undvik att blanda rader med olika bolag.  Spara alltid din Excelfil och dina bilagor på samma ställe, d v s på File Transfer (T:) eller på  OneDrive innan du påbörjar inläsningen. Du kan ha en bilaga per verifikation.  Ange den fullständiga sökvägen till bilagan i din Excelfil, till exempel T:\bilaga.pdf  Lägg en länk i kolumnen Bilaga på den första raden för varje verifikation.    Vill du ha fler tips & trix? Anmäl dig till webbinar. 

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

I Control så kan du exportera bilagor till verifikationer vid behov.  Det första som krävs är att man har privilegienivå Normal eller högre på privilegiet Export av data.    När du har det så går du till Import - Export som du finner i listan till höger i Control. Klicka på Export av Data och klicka ned rullistan för att se "Bilagor". Fyll i Urval av Affärsenhet och för vilket intervall av datum du vill ta ut bilagor för. Sökväg till mapp kan du fylla i manuellt, eller klicka på de tre prickarna i hörnet, för att bestämma var du vill att bilagorna ska sparas någonstans. Klicka sedan på exportera för att exportera bilagorna till vald sökväg. Om exporten lyckades får du ett meddelande om att Filerna finns exporterade till sökvägen, samt antal filer som exporteras.       Observera att du bara kan exportera bilagor för ett bolag åt gången. 

Det finns möjlighet att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning. 

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.   Om det står Papper i den kolumnen så har den ankommit via brev till skanningen. Om det står pdf har den mailats till skanningen. Om det står ett (-) bindestreck har en ankommit som en e-faktura.   Hur du undersöker om leverantören kan skicka e-faktura. ( Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör)   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.