Användartips för Control Edge

Sommarinfo från supporten (v. 26–32) Vi finns på plats hela sommaren och hjälper dig precis som vanligt! På grund av semestertider har vi dock lite lägre bemanning, vilket gör att svarstiderna kan vara något längre än normalt. Under dessa veckor håller vi även vår supporttelefon stängd. Tack för din förståelse och ha en skön sommar   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter så kan temporära roller  tilldelas till denne. Detta administreras från Invoice Manager Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller". Notera att för attestanter så ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura per automatik från attestanten under vikarieperioden. Vill man inte att belopp ska ärvas per automatik så styr man det via enhetsparameter UseInheritAttestAmountsForSubstitutes.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i Invoice Manager klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar. I nästa steg så väljs enhet (en eller alla), period samt vem som ska vara ersättare.    Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Invoice Manager Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Glöm inte heller att ni enkelt kan kontera, sakgranska och attestera era fakturor i Invoice Manager Mobile. Läs mer i detta inlägg

Snart är det dags för semester! För att allt ska flyta på så smidigt som möjligt i Control Edge medan du är ledig, har vi samlat några viktiga saker att förbereda.   Förbered dina semestervikarier Gå igenom och testa de rutiner som vikarierna ska utföra, till exempel att skapa en betalning eller göra en import. Se till att vikarien känner sig trygg med alla steg och förstår hela flödet. Om ni behöver hjälp med utbildning inför sommaren kan en av våra konsulter hjälpa till mot debitering. Tänk i så fall på att boka detta i god tid. Dela ut alla de privilegier och systembehörigheter som vikarierna kommer att behöva. Hantera portaler och perioder Säkerställ att det finns någon på plats under sommaren som har tillgång till och även kan hantera User Admin och Supportportalen. För att undvika felaktiga bokningar är det en bra rutin att stänga de perioder ni inte ska arbeta i. Vår rekommendation är att ha max två perioder öppna samtidigt. Tänk på att det även är möjligt att låsa specifika verifikationsserier. Vår support är bemannad precis som vanligt under hela sommaren och du når oss via supportportalen.   Har du några frågor eller funderingar inför ledigheten är du varmt välkommen att höra av dig!

Om en användare byter mobiltelefon behöver man återställa MFA för att användaren ska kunna lägga till konto på nytt i appen på den nya telefonen.   Detta gör du via User Admin.  Logga in med din Visma connect inloggning som vanligtvis är din egen epost och lösenord   Sök upp användaren i User Admin Klicka på ikonen "Återställ MFA för användaren"     Säkerställ att användare har laddat ner authenticator appen på sin nya telefon. Användaren erhåller ett mail och ska följa instruktionerna i mailet. Användaren skannar QR koden med authenticator appen.  

Välj Försäljning-Register-Ränterutiner för att registrera ränterutiner som ska kunna kopplas till kunder. Ränterutiner läggs upp för att kunna beräkna ränta på försent inbetalda poster i kundreskontran. Tillgodoränta kan beräknas på för tidigt inbetalda kundfakturor, dvs innan dess förfallodatum, och på så sätt kunna få en tillgodoränta. För att en externränta eller internränta ska kunna skapas i Försäljning-Räntefakturering-Skapa Räntor måste följande vara uppfyllt: 1. Räntan måste vara upplagd i Försäljning-Register- Ränterutiner. 2. Kunden måste vara kopplad till en ränterutin i Försäljning-Register–Kunder under fliken Fakturering. 3. Ingen extern ränta får inte vara ibockat på kunden 4.  Fakturans Reskontratyp måste ha Externränta/Internränta markerad i Inställningar-Reskontratyper. Som standard är både faktura och kredit markerade. Gäller dock inte typerna Aconto, Förskott m fl. 5. Det ska finnas en ränterutinkod på reskontraposten i t.ex Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontraposter/Öppna 6.  Internränta beräknas bara på interna eller koncern kunder/leverantörer, som är upplagda i Försäljning-Register-Kunder Såhär gör du för att lägga upp en ny ränterutin: Gå till Försäljning-Register-Ränterutiner, klicka på Ny för att registrera en ny ränterutin. Ange ett Ränterutins-ID, fyll i räntesats och ev tillgodoränta, välj eventuellt Basränta (normalt sett referensränta från Riksbanken) och ev Tillgodobas Klicka sedan på Spara.

Syftet med den här artikeln är att visa hur du effektiviserar din kravhantering och hanterar obetalda fakturor genom att använda den nya integrationen mellan Control Edge och Amili.   Den första maj lanseras integrationen som ger dig ett helt automatiskt flöde för påminnelser och inkasso. Du tecknar ett tilläggsavtal för Control Edge för 950 kronor per månad. Kostnaden är fast oavsett hur många transaktioner, fakturor eller affärsenheter du har. Det är din kund, gäldenären, som betalar avgifterna för påminnelser och inkasso direkt till Amili. Tänk på att kostnader för återkallelse av krav och juristhjälp kan tillkomma.   Du behåller ditt vanliga flöde för fakturor i Control och jobbar med samma tre steg som tidigare. Du sätter upp respitdagar utifrån hur många dagar du vill ska passera innan en påminnelse skapas.   För att hantera dina fakturor väljer du stegen Skapa > Godkänn > Skicka. När du befinner dig i steget Godkänn har du möjlighet att stryka specifika poster. För de obetalda fakturor där du ännu inte har skickat någon påminnelse väljer du funktionen Skicka till Amili.    När du använder integrationen sker återrapporteringen av inbetalningar helt automatiskt. Amili skickar informationen till Autopay, som i sin tur rapporterar inbetalningen i Control Edge. En förutsättning är att inbetalningarna kommer in på samma IBAN som är kopplad i Autopay för inbetalningar. Information om inbetalningar som görs direkt i Control Edge skickas över till Amili.   Gå till ekosystemet för Control Edge för att läsa mer.    

I Control kan du lägga upp betalningsvillkor på kunder. De olika betalningsvillkoren kopplas sedan till kunderna i Försäljning- Register - Kunder. Här anges antal dagar som betalningsvillkoret består av, dagar innan dröjsmålsränta börja beräknas samt det betalningsvillkor för räntefakturor för kunder som har detta betalningsvillkor. Gör så här: Gå in på kunden i Försäljning- Register - Kunder. Gå till fliken fakturering och klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt betalningsvillkor.   Ange ett ID och namn för betalningsvillkoret. 1. Ange antal dagar som betalningsvillkoret innefattar i fältet Antal dagar. 2. Ange i fältet Dagar för ränteberäkning hur många dagar från fakturadatum som måste passera innan ränta kan beräknas. 3. Ange i fältet Dagar för räntefaktura hur många dagars kredit som gäller för räntefakturor för resp. betalningsvillkor. Bocka i fältet Fri månad om att antalet kreditdagar alltid kommer att omfatta antal kvarvarande dagar i månaden + uppgifterna i fälten ovanför, räknat från fakturadatum.   Klicka på Spara

Här kommer en enkel sammanfattning av hur dubblettkontrollen fungerar för fakturor i IM (Invoice Manager) och Visma Control. Systemet arbetar i flera steg där inställningar på leverantörsnivå och enhetsparametrar avgör om en faktura stoppas eller släpps igenom.   Grundregeln: Leverantörsinställningen i Visma Control Det viktigaste kontrollsteget sker på leverantören i Visma Control. Inställning: "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej". Funktion: Om denna ruta är markerad stängs kontrollen av för den specifika leverantören. Systemet tillåter då dubbletter oavsett hur gamla de är, vilket trumfar inställningar i IM. Enhetsparametern "ImportDouble" Invoice Manager Denna parameter styr vad som händer när fakturan importers in i IM. Det finns tre lägen:   Värde Förklaring Undantag 0 Totalstopp: Dubbletter tillåts inte ens importeras till IM. Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, släpps fakturan ändå igenom. 1 Varning/Stopp i kö: Fakturan får importeras, men IM:s interna kontroll aktiveras. Den stoppas i "Ankomstkön" och kan inte skickas vidare. Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, kan fakturan trots allt definitivbokas. 2 Extern kontroll: Dubbletter får importeras och IM:s egen kontroll är avstängd. I stället görs kontrollen direkt mot Visma Control. Styrs helt av inställningarna i Visma Control.   Vad räknas som en dubblett? För att systemet ska varna för en dubblett tittar IM på följande kombination: Enhet (Bolag) Leverantör Fakturanummer Fakturadatum (inom samma år) Viktigt att veta: Systemet tar inte hänsyn till makulerade fakturor. Om en tidigare faktura är makulerad kommer den nya fakturan inte att flaggas som en dubblett baserat på den gamla.    Sammanfattningsvis Standardinställningarna är ImportDouble = 1 i IM och att rutan "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" inte är i bockad på leverantören i Control.

För att få tillgång till Ärenden för att kunna attestera Leverantörer och Verifikationer måste du ha Control Edge Web i bockat på din användare i User Admin. 1. Be er ansvarig för User admin att logga in i User Admin via https://home.visma.com/home. 2. Navigera till den användare som ska ha tillgång till ärenden och klicka in dig på användaren. 3. På fliken Control Edge måste användaren få rutan för Control Edge Web i kryssad, spara sedan ändringen. Observera att man även behöver ange vilka databaser som användaren ska ha attestbehörighet i.  Att göra i Control Edge:  1. Gå till Inställningar - Systeminställningar - Användare och gå in på attestanten som du vill ge attestbehörighet till. Gå sedan till fliken som heter “Approval”   2. Under “Verifikationer” markerar du de databaser som användaren ska ha behörighet att attestera verifikationer i. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en verifikation ska skickas på attest.   3. Användare - flik Privilegier Användare som hanterar verifikationer som skickas på attest behöver “Admin” på privilegiet "Attest av verifikation" för att kunna följa status på verifikatet och sedan kunna bokföra det när verifikationen är attesterad.   3.1 Systemanvändare behöver ha “Admin” på privilegiet Uppgifter. Med detta privilegiet får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   4. Om ni har Attest av leverantör aktiverat, gå till fliken som heter “Approval” igen och under “Leverantörer” markera “Är godkännare”. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en leverantör ska skickas på attest.

Att hantera betalningar och medgivanden manuellt kan vara tidskrävande. Nu tar vi nästa steg för att göra din ekonomihantering ännu smidigare. Autogiro finns nu som standard i Control Edge! Så här förbättrar du ditt arbetsflöde: Du läser in medgivandefiler från banken under Import / Export. Vid ett nytt medgivande sätts betalsättet automatiskt till "AG" och e-faktura inaktiveras för att undvika dubbla fakturor till kunden. Om en kund väljer att avsluta sitt Autogiro, återställs betalsättet och e-faktura aktiveras igen. Efter varje inläsning kan du ta ut en rapport som ger dig en tydlig översikt över vad som hänt. Du ser exakt vilka kunder som importerats, vilka ändringar banken gjort och viktiga datum för händelserna. När det är dags att ta betalt gör du det direkt inifrån Control Edge. Du kan filtrera fram fakturor baserat på förfallodatum eller affärsenhet och granska listan innan du skickar. Systemet varnar om du råkar inkludera en faktura som redan skickats, så du får en trygg och säker process.    Om du redan har hunnit testa, kan du logga in och dela dina tankar i kommentarerna. Du kan ladda ner en manual här. 

Att importera verifikationer kan effektivisera din bokföring och är därför en uppskattad möjlighet. Här ser du hur du lyckas att få med en bilaga till din Excelfil när du vill importera verifikationer till Control Edge. För att kunna genomföra importen behöver du ha privilegiet Mappning av Excelfiler. Undvik att blanda rader med olika bolag.  Spara alltid din Excelfil och dina bilagor på samma ställe, d v s på File Transfer (T:) eller på  OneDrive innan du påbörjar inläsningen. Du kan ha en bilaga per verifikation.  Ange den fullständiga sökvägen till bilagan i din Excelfil, till exempel T:\bilaga.pdf  Lägg en länk i kolumnen Bilaga på den första raden för varje verifikation.    Vill du ha fler tips & trix? Anmäl dig till webbinar. 

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

I Control så kan du exportera bilagor till verifikationer vid behov.  Det första som krävs är att man har privilegienivå Normal eller högre på privilegiet Export av data.    När du har det så går du till Import - Export som du finner i listan till höger i Control. Klicka på Export av Data och klicka ned rullistan för att se "Bilagor". Fyll i Urval av Affärsenhet och för vilket intervall av datum du vill ta ut bilagor för. Sökväg till mapp kan du fylla i manuellt, eller klicka på de tre prickarna i hörnet, för att bestämma var du vill att bilagorna ska sparas någonstans. Klicka sedan på exportera för att exportera bilagorna till vald sökväg. Om exporten lyckades får du ett meddelande om att Filerna finns exporterade till sökvägen, samt antal filer som exporteras.       Observera att du bara kan exportera bilagor för ett bolag åt gången. 

Det finns möjlighet att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning. 

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.   Om det står Papper i den kolumnen så har den ankommit via brev till skanningen. Om det står pdf har den mailats till skanningen. Om det står ett (-) bindestreck har en ankommit som en e-faktura.   Hur du undersöker om leverantören kan skicka e-faktura. ( Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör)   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Har du fått felmeddelandet att en periodisering inte kan utföras för att perioden är stängd? När en periodisering har missats, t ex på grund av att en faktura kom in sent eller att perioden stängdes tidigt, blockerar systemet ofta nästa steg. Control Edge vill gärna följa den kronologiska ordningen.   Det finns ett smidigt sätt att lösa det utan att behöva öppna upp tidigare månader eller år.  Istället för att backa bandet, kan du ofta styra om bokföringsdatumet för den missade posten till den första öppna perioden.   Gå in på Redovisning / Operationer / Utför periodiseringar och ange den outförda perioden i fältet Period. Ange bokföringsdatum i en öppen period i fältet bokföringsdatum. Klicka på utför.  Nu kan systemet generera verifikatet eftersom målperioden är öppen, och du slipper felmeddelandet. Resten av periodiseringsplanen ligger kvar med sina ursprungliga datum och kommer att rulla på som vanligt framöver.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar!

Med privilegiet Uppgifter i Control och nivå Admin får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   För att vidarebefodra ett ärende gör du såhär 1. Logga in i Visma Home och klickar på Control Edge ikonen för att öppna up Ärenden.   2. Klicka på Attest och bocka ur rutan för "mina ärenden" för att se alla aktiva ärenden.   3. Klicka dig in på Leverantören eller Verifikationen via pennan till höger på raden.   4. Klicka sedan på Vidarebefodra ärenden och välj ny attestant för dokumentet och en eventuell kommentar.      Som komplement till att stämma av vilka som har godkänt Verifkationerna kan ni använda er av rapporten Verifikationsgodkännare som ni finner i Utskriftcentralen i Control. I den rapporten kan man se vem som attesterat en bokföringsorder. 

Att effektivisera rutinerna vid månadsbokslut sparar både tid och minimerar risken för manuella inmatningsfel. I Control Edge kan du enkelt exportera din momsrapport som en XML-fil och ladda upp den direkt i Skatteverkets e-tjänst.   Så här gör du för att ta ut filen: För att fliken för export ska vara synlig behöver din användare ha privilegiet Export data tilldelat. Detta justeras under Inställningar / Systeminställningar / Användare / Privilegier. Gå till menyn Import/Export, välj Export data och klicka sedan fram Momsrapport i rullistan. Ange dina urvalsparametrar, som aktuell affärsenhet och period. Ange var filen ska sparas, exempelvis din kopplade OneDrive eller File Transfer, samt namnge filen. Klicka på "Skapa fil" nere i det högra hörnet. Gå avslutningsvis in i OneDrive eller File Transfer för att ladda ner din färdiga fil och ladda upp den hos Skatteverket. Vill du ha ytterligare information om import och export i Control Edge? Hör av dig till oss eller anmäl dig till webbinar. 

Effektivisera kontering av inkommande fakturor. AI-modellen ger er konteringsförslag baserat på er fakturahistorik och lär sig i takt med att nya fakturor kommer in. Detta betyder att ju mer data, ju mer den används, desto bättre blir förslagen.    Ett komplement till Återkommande fakturor. Här finns redan bra automatisering!    Hur fungerar det? Varje kund har ett eget dataset. Har man flera enheter så har också varje enhet ett eget dataset. Detta eftersom exempelvis objekt kan skilja sig mellan enheter För nyupplagda enheter, där ingen historik finns, så tar det cirka 100-200 fakturor innan modellen kan ge förslag. För befintliga enheter så laddas fakturahistorik vid aktivering. Inom 24h börjar den att gå igenom data och träna. Förslag ges vid import och det är en konteringsrad som föreslås.  Tränas enbart på definitivbokade fakturor. Konteringssignatur kommer att vara “System” precis som våra andra typer av automatiska konteringsförslag. En "AI-ikon" visas på konteringsraden. Inställt på hög träffsäkerhet - dvs AI-modellen föreslår endast när den känner sig trygg och säker med förslaget.          Att tänka på: Momsrad ingår inte i förslaget från AI-modellen. Moms tolkar vi som vanligt från information i fakturan. Ev. momsfördelning ska fortsatt göras via knapp Momsfördelning.  Återkommande fakturor som går mot en mall har alltid prio 1. Dvs matchas fakturan mot en mall så ges inget förslag från AI-modellen.  Ligger förslaget under den nivå som AI-modellen känner sig trygg med så kommer förslag att ges enligt tidigare satta parametrar, ex från leverantör och/eller referens Hur aktiveras det? Funktionen aktiveras enkelt via 2 enhetsparametrar Aktivera enhetsparameter UseAutoSuggest Nya nivåer i enhetsparameter AutoAccRules ( 6,7 och 8). En av dessa måste väljas för att aktivera funktionen Beskrivning av dessa nya nivåer samt fler detaljer kring AI-baserad förslagskontering hittar ni i denna manual (obs kräver inloggning).