Användartips för Visma TransPA

Skapa upp en ny systemanvändare. Klicka på Verktyg / Inställningar / Systemanvändare:   Klicka därefter på  i översta vänstra hörnet.   Ange personuppgifter. Förnamn och efternamn får endast innehålla bokstäver och bindestreck, inga siffror eller specialtecken. Mejladressen är obligatorisk och kommer att användas som användarnamn till connect inloggningen. Mobilnummer anges om ni använder tjänsten Behörighetskontroll och väljer att skicka larm till utvalda systemanvändare, då är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat här. vill du läsa mer om behörighetskontrollen klicka här.    Registrera användarens behörigheter. Är du osäker på vilken behörighet personen skall ha kan du läsa mer om behörigheterna här.    Markera slutligen vilket företag som användaren skall ha tillgång till. Klicka därefter på spara.   I samband med att ni klickat på Spara kommer användaren tillges ett välkomstmejl. Med hjälp av detta mejl kommer användaren kunna skapa ett lösenord för inloggning till www.connect.mytranspa.com                                Notera att länken som tilldelas användaren är en engångslänk och upphör att gälla 24 timmar efter att den mottagits. Skulle användaren missa att aktivera sitt konto inom denna tidsperiod kan man skicka om välkomstmejlet via inställningar för Visma Connect (se bild nedan)     Genom att klicka på Aktivera konto kommer användaren skickas vidare till TransPA inloggningssida där personen skall ange lösenord.                       Skulle användaren inte mottagit inbjudan kan du skicka inbjudan igen. Klicka på pennan för att öppna inställningarna och skicka om välkomstmejl. Tips: Ni kan enkelt hålla koll på alla systemanvändares konton till Connect via vår Connect Status. Dessa finner du i registret för systemanvändare.      denna symbol betyder att användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet .  denna symbol betyder att användaren inte är registrerad i Connect denna symbol betyder att användaren är registrerad i Connect.      Skall en systemanvändare tas bort från systemet eller behöver en användare ändra sin mejladress kan du läsa mer om det Här    

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma TransPA? Visste ni att ni kan öppna ytterligare flikar för att hoppa mellan önskade vyer snabbt?   Ni kanske alltid vill ha rapportdelen öppen som extra flik eller ska registrera kompetens för flertalet chaufförer men vill inte tappa kalendervyn?   När du står i den vy du vill ha kvar, högerklicka på menyfliken och välj "Duplicera".  Nu har du fått dubbla flikar med samma information. I detta fall vill jag ha kvar min kalendervy men öppna schemaläggningen och förlänga mina scheman. Jag går till menyn och väljer schemaläggning. Nu har jag fått dubbla vyer och kan enkelt växla mellan dom. Efter utläggning av scheman krävs att jag uppdaterar sidan i kalendern så att den senaste informationen visas. Tänk på detta om du använder vyer som uppdateras med ny information frekvent.    

 Det finns möjlighet att skapa upp flera företag i systemet. Detta gör ni under verktyg-inställningar- Lägg till företag   Skriv in företagsnamn välj vilka avtalsområde det nya företaget skall ha klicka sedan på spara en gång, kan vara en liten fördröjning innan företaget skapas upp. När ni ser rutan "FÖRETAG SKAPAT" är det klart.  OBS: Tjänstemannaavtalet kostar 250 kr/mån/företag detta är en extra modul.     Nu har det nya företaget skapats upp, ni behöver logga ut och in i systemet igen för att företaget skall synas i listan på startsidan där ni växlar mellan era olika bolag.     Det finns en del saker som ni behöver gå igenom när man skapar ett nytt bolag eftersom det nya företaget är helt tomt uppgifterna ni har i andra bolag kommer inte automatiskt med när man skapar nytt bolag.    I registret lönearter behöver man lägga till lönearter. Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen. Inställningar för löneberäkning t ex vilket Lönesystem ni ska exportera till. Detta ställer ni in under Verktyg-Inställningar-Löneberäkning. I denna artikel kan ni läsa mer om inställningar för export av lönefil och konteringsdimension vid resultat- och kostnadsuppföljning. Aktivitetstyper t ex Föräldraledig behöver kopplas till rätt löneart. Detta ställer ni in under  Register-Aktivitetstyper. I denna artikel kan ni läsa mer om aktivitetstyper. Arbetsuppgifter behöver kopplas till rätt löneart. Detta ställer ni in under Register-Arbetsuppgifter. Inställningar för Tidrapportering. Detta ställer ni in under Verktyg-Inställningar-Tidrapportering. Företagsinställningar. Detta ställer ni in under Verktyg-Inställningar-Företagsinställningar. Andra Systemanvändare som ska ha rättigheter till företaget o.s.v Detta ställer ni in under Verktyg-Inställningar-Sytemanvändare      

Ibland vill man knappa in en stor mängd tidrapporter åt någon på en och samma gång. Då kan det vara idé att använda Snabbregistrering av tidrapporter. Du hittar den under Verktyg. Här behöver du bara välja en anställd och en vecka och sedan börja skriva. Använd gärna tabb mellan rutorna för snabbast inmatning. Frånvaro behöver bara anges med frånvaroorsak och antal timmar för respektive dag. När veckan är klar är det bara att spara.  Observera att om ni behöver ha med fordon i tidrapporterna kan de behöva redigeras från kalendern.

Att ha bra kontroll vilken utrustning man har och vad man har lämnat ut till de anställda är inte bara en fråga om att hålla koll på kostnader utan också en fråga om säkerhet. Att du som arbetsgivare är skyldig att tillhandahålla den skyddsutrustning som eventuellt behövs i arbetet kan vara bra att du kan dokumentera och även följa upp. Att spara din utrustning i TransPA och sedan registrera den på respektive förare kan vara ett sådant sätt. Varför inte även låta den anställde skriva under utrustningslistan, scanna den och spara den i TransPA, under dokument.   I likhet med många funktioner i TransPA finns möjlighet att lägga filtreringsbegrepp på din utrustning, vad som kallas Utrustningsgrupp. På bilden nedan visas de förinställda utrustningsgrupperna, men går alldeles utmärkt att skapa egna. När du skapar ditt utrustningsregister får du fundera över vilken av typ av utrustning du vill ha. Den enklaste typen behöver du bara ange namn på artikeln, välja utrustningsgrupp och eventuellt om du behöver skriva en kommentar. Artikeln går sedan att placera på den anställde, och ingen ytterligare kontroll sker. Väljer du istället att använda saldohantering har du möjlighet att se hur många du har lämnat ut, och därmed även se om det behöver beställas fler. Klicka i Saldohantering och skriv hur många du har från första början.  Har du utrustning som du vill hålla extra koll på, som dessutom går att särskilja med hjälp av serienummer, kortnummer eller liknande? Då rekommenderar vi att du istället använder Identitetskontroll. Här, som i exemplet nedan, får man ange namnet på kortet, Preem i det här fallet, och sedan lägga upp nya identiteter. När man lagt upp alla identiteter kan man spara utrustningen Preem. I samband med att man lämnar ut ett preemkort får man också välja vilken identitet man ger ut, och samma sak när utrustning lämnas tillbaka.  Samma hantering kan användas för till exempel telefoner, med IMEI-nummer, nycklar med nyckelnummer, etc.   När ditt utrustningsregister är klart är det bara att registrera utrustning på dina anställda.

    1. Aktivitetstyper 2. Arbetsgrupper 3. Arbetstidsförkortning 4. Arbetsuppgifter 5. Helgdagar 6. Lönearter 7. Lönegrupper 8. Lönetillägg 9. Passmallar 10. Semestergrupper              11. Stationsorter 12. Tidnycklar 13. Trafikområden 14. Utrustning 25. Övertidsnycklar           

En bra idé kan vara att ha sina fordon registrerade i TransPA, både i planeringshänseende, men också för möjligheten till kostnadsuppföljning, om du låter dina anställda ange fordon när de tidrapporterar. I fordonsregistret är det internnummer som är den viktigaste variabeln, och därför måste det vara unikt och det kan inte ändras, i likhet med signaturen i personalregistret. Registreringsnumret går däremot att ändra men betänk då att samma internnummer kan syfta på olika fordon, om du väljer att återanvända internnumren i ditt register. I likhet med din personal kan du använda stationsort och trafikområde för att kunna gruppera och sortera dina fordon. Du kan också lägga till egna sorteringsalternativ genom att skapa fordonsgrupper, som i ovanstående exempel är typ av fordon (hjullastare eller kranbil) men kan naturligtvis vara vilken typ av gruppering som helst. Du skapar en fordonsgrupp genom att klicka på Fordonsgrupper högst upp, följt av Skapa ny fordonsgrupp och skriva benämningen på din grupp.   Lägga till fordon Tillbaka på fliken för Fordon skapar du ett nytt fordon genom att klicka Lägg till fordon. I den nedanstående dialogrutan måste du ange ett unikt internnummer och en registreringsnummer, övriga fält är frivilliga. Kostnadsfördelning och uppföljning är något du kan göra om du låter sådant följa med vid överföringen till ditt löneprogram, och kostnadsställe är ytterligare en sådan dimension som du kan välja att fördela på, förutom fordonet i sig. Mer om detta kan du läsa under Resultat- och kostnadsuppföljning.

Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal. En liten förklaring till gränssnittet är nog på sin plats.     1      2       3      4      5                                  6         7 Växla mellan aktiva och inaktiva anställda Exportera urval till Excel Filtrera på specifikt sökkriterium  Spara dina personliga inställningar för sidvisningen Återställ inställningarna för sidvisning till standard Sök på förnamn, efternamn, signatur eller anställningsnummer Grupperingsordning. Dra en kolumnrubrik hit, för att gruppera personal efter detta Samtliga kolumnrubriker är förutom att de är sorteringsbara, även möjligt att ändra ordning och stänga av och på. Klicka, drag och släpp en rubrik för att byta plats på kolumnerna. Högerklicka på en rubrik för att få fram ovanstående meny, klicka på Kolumner för att dölja en specifik kolumn. När du är nöjd med utseendet på sidan sparar du med knappen högst upp (4).   Lägga till ny personal Allmänt Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp: Personens signatur måste vara unik, men TransPA varnar om den har använts tidigare. Den kommer heller inte kunna ändras, så titta noga på vad du skriver, i synnerhet efter att du hoppat till nästa ruta. Ta för vana att spara personen direkt du skrivit signaturen, så finns det ingen risk att det blir fel.    Övriga personuppgifter är bara att skriva in, och observera att även anställningsnumret måste vara unikt. Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill ha färdskrivardata tillgängligt i TransPA, läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling. Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera och klicka i Ändra lösenord för att sätta personens initiala lösenord, det går ändra av den anställde själv senare. Glöm inte att spara alla ändringar.   Anställningskontrakt Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts. Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:  Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen. Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har. Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet) Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda. Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet. Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här. Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.   Lön Det vanligaste och smidigaste är naturligtvis att låta lönen hämtas från lönegruppen, men det går även att sätta personlig månadslön. Om ni utgår från timlön istället, multiplicera den med 174 och skriv den här. Om ni använder er av semesterpass och har stöd för semesterfaktor i ert löneprogram, kan ni sätta den här, men ni kan också låta TransPA räkna ut den, direkt i från schemaläggningen. Omfattas av högriskskydd avser personer med hög sjukfrånvaro, som av Försäkringskassan blivit godkända att slippa karenstid. Har du personal som går på kontinuerligt skiftarbete, kan du med denna inställning även låta TransPA reducera för helgdagar som inträffar på söndagar.   Användning av tidnycklar gör att du kan låta transPA ge särskilda tillägg vid särskilda tider, och mer om det kan du läsa här.   Under Saldon lägger du till de saldon ni räknar med i er verksamhet, som du vill hålla koll på för den anställde, om det så är flex, komp eller arbetstidsförkortning. Var noga att i inledningsskedet registrera in aktuella saldon från ert löneprogram så de överensstämmer, då rörelser sker i transPA allt eftersom er personal tidrapporterar och ni sparar och för över lön.     Grupper Fliken Grupper används för att gruppera din personal enligt flera olika dimensioner, och kan vara viktigt för att du ska ha korrekta register och underlag. Du har glädje av detta i exempelvis löneberäkningen eller i din kalendervy. Observera att Yrkeskategori, förutom grupperingsalternativ, även avgör om klockslag för OB ska gälla som för Terminalarbetare, eller som för alla andra kategorier, om man utgår från Transportavtalet vill säga.  ...    Fortsätt sedan att göra flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!   

1.  Tillbaka till huvudmenyn       2.   Snabbmeny 3.   Kalender 4.   Kalender Fordon & Pass 5.   Schemaläggning 6.   Analyser 7.   Meddelande 8.   Attest 9.   Personal 10. Fordon 11. Kompetens 12. Säkerhet 12. Påminnelser 13. Register 14. Verktyg 15. Handbok 17.  Export 18. Löneberäkning 19.  API      

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg. Vid registrering anges också vilken löneart som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej. Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )     Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret lönetillägg då nya avtal träffas. 

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Kostnadsfördelning Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. TransPA erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.    Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat. Detta görs under Verktyg-inställningar- Kommunikation - Fordonsnr är obligatoriskt.     Det är I samband med överföring av löneunderlag som TransPA fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda. Exempel: Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.   För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.   Kom igång Öppna fordonsregistret i TransPA. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här. Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen. OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.    För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.   Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i TransPA. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i TransPA där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner. Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.    Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar: Kostnadsfördelning per löneart  

På startmenyn ser du blåa och orange knappar, de orange knapparna måste du aktivt gå in för att se eller göra någonting, de blå knapparna visar information om att något skall göras eller påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete. Om du klickar på "transPA" längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan. Om du klickar på figuren med rutorna så når du en snabbmeny. Dessa funktioner är alltid tillgängliga i TransPA. Starta fjärrhjälp, Ändra lösenord och Info om er TransPA licens, finns under kugghjulet Namnet visar vem som är inloggad och klickar du på namnet visas företaget. Utloggning sker genom att klicka på dörren.