Vid vissa tillfällen kan denna lönesnurra, som översätter mellan minuter och hundradelar, vara väldigt användbar, då TransPA använder sig av hundradelar vid alla tillfällen där tidens längd visas. Ni kanske vill få klarhet i exempelvis arbetstidsförkortningen och behöver hjälp i löneberäkningen.   Observera att hundradelarna är avrundade till 2 decimaler. Eftersom det är lika många värden som är avrundade uppåt som nedåt, jämnar det dock ut sig i genomsnittet.

Kompensationsledighet är något som tillämpas i många olika branschavtal. Efter överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare kan ersättning för övertid utges i ledighet istället för i form av pengar. Vid övertidsarbete ska även övertidssaldo räknas upp, vilket innebär att för varje arbetad timmes övertid  ska övertidssaldot öka med en timme, vare sig den anställde väljer att få den utbetald eller sparad som komp.   I TransPA finns full funktion för hantering av både övertidssaldo och kompsaldo. Ni får en bra översikt där ni kan följa intjänad och uttagen komptid. Ni kan själv ställa in en gräns för kompsaldotaket, vilket gör att i löneberäkningen kommer det komma upp en varning bredvid kompsaldot. Standardinställningen i programmet är 40 h, men kan ändras manuellt.   I denna artikel: Begränsa överföring till kompbank kan ni läsa mer om vilken åtgärd ni behöver göra för att begränsa överföringen till kompbanken när den anställde nått "taket". Tillämpar ni Transportavtalet finns även en inställning för att löneberäkningen automatiskt håller komptimmarna under ert valda komptak - läs mer i artikeln.   Saldohantering Likt övriga saldon kan man se kompsaldon och övertidssaldon för respektive person i Löneberäkningen högst upp till höger och i personalregistret, under fliken Lön på respektive person. Kompsaldo påverkas inte när nytt år kommer, utan saldot lever vidare. Övertidssaldot däremot skapas ett nytt för varje år efter att januaris lön är sparad, dvs avvikelser för december är klara.   I rapporten innestående saldo kan ni få aktuellt saldo som rör komp, flex, ATF-saldo och övertid för samtliga era anställda.   OBS: I löneberäkningen ser jag att övertidssaldot är minus. Hur kan det vara så? Skulle ni ha anställda som börjar det nya året med att plocka från kompbanken så kan övertidssaldot bli minus i februaris lön, typiskt. Uttag från kompbanken ska nämligen reducera antalet timmar från övertidstimmar, förutom att sänka kompbankens saldo, och därav kan fenomenet uppstå. Om detta uppstår hos er för någon anställd men ni vill undvika minussaldon så kan ni justera upp saldot till 0 inne på personkortet.     Komp i tidrapporteringen I tidrapporteringen finns det följande två val för att använda sig av komp.  Vad som menas är att eventuell skillnad mot ens tänkta arbetstid ska påverka antingen i form av pengar, i normalfallet som betald övertid (1) eller att det i så fall ska sparas eller dras från kompbanken (2).   1. Spara eventuell över- och undertid som över- och undertid Om man väljer detta alternativ kommer all övertid som uppstår att ge upphov i betald övertid och övertidsersättning. Om man istället har arbetat för lite, kommer motsvarande mängd att presenteras som undertid för månaden. Det är dock du som löneadministratör som avgör hur denna undertid ska behandlas, att dras från lönen, ta från deras kompbank eller ingen åtgärd alls.   2. Spara eventuell över- och undertid som komptid Med detta alternativ valt, om man har arbetat "för lite" resulterar det i att man drar denna tid från kompsaldot, och ger på så vis kompledigt. Vid uttag av kompensationsledighet skall motsvarande övertid återföras som tillgänglig övertid enligt gällande avtal. Alltså om man tar ut 1,5 timme kompledigt så kommer övertidssaldot reduceras med 1 timme. Bland löneraderna syns antal komptimmar som dras från intjänade komptimmar. Löneraden som presenteras är "uttag från kompbank". Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Har man istället arbetat "för mycket" kommer antal övertidstimmar multipliceras med 1,5 och sedan överföras till kompbanken. Som exempel om du har 1 timmes övertid, som du vill spara till kompbanken. Bland löneraderna syns det uppräknade värdet direkt, "överföring till kompbank, antal 1,5". Övertidssaldot ökar med en timme. Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Observera Tänk på att arbetstidsförläggningen ni tillämpar påverkar resultatet för er och era anställda när de väljer att plocka/spara övertiden i kompbanken. Har den anställde övertid per dag kan hen få specifika dagar att räknas, men använder ni kanske vecko- eller månadsarbetstid så kommer en större period räknas samman när valen för komp använts i tidrapporteringen. Exempel: Den anställde går på månadsarbetstid och har arbetat 180h jämfört med sitt arbetstidsmått som denna månad är 168h. TransPA känner av arbetstidsförläggningen och slår då samman hela periodens övertidstimmar till komp och presenterar i löneberäkningen, överföring till komp 18h (12 x 1,5). Här räcker det att man på enstaka dag i perioden valt spara övertiden i kompbanken för att få denna effekt.   Uttag av komptimmar i pengar Om den anställde vill ta ut sina komptimmar i pengar görs detta på följande sätt: Klicka på ny rad i löneberäkningen, därefter väljer du alternativet - Uttag från kompbank När du har valt uttag från kompbank skall du därefter fylla i antal timmar manuellt, låt À-pris och belopp vara tomt. Obs! har ni valt under verktyg-inställningar-löneberäkningen kryssat i "Exportera frånvarolönearter med negativt antal" behöver ni fylla i minus antal timmar se bild nedan. Därefter lägger du till ytterligare en rad, denna gång väljer du timlön. Skriv in samma antal timmar så räknar TransPA automatiskt ut rätt summa.      Tips: Om det handlar om en anställd som slutar och därmed vill ha sin kompbank utbetald som pengar, kan du istället välja, symbolen markerad på bilden nedan, månaden efter att kontraktet tar slut, att utföra Betala ut innestående saldon som lön och på så vis tömma eventuell kompbank, flexbank och arbetstidsförkortning, på en och samma gång. Sedan har du bara eventuella outnyttjade semesterdagar kvar att lägga till i ditt löneprogram.

Swedish first, English below   Det kan finnas tillfällen då du får en server error ruta som förhindrar inloggning. Den åtgärd du behöver göra om detta händer är att tömma din webbläsares cookies och cache relaterade till TransPAs webbsidor. Proceduren är densamma i Google Chrome och Microsoft Edge så guiden tillämpas oavsett vilken av dessa webbläsare du använder. (Bilderna nedan är tagna från Chrome och visar svenska.)   1. Gå till connect.mytranspa.com 2. Tryck på låset på bilden och välj cookies     3. Nedanstående markerade rader är berörda och behöver tas bort. Klicka på första raden och välj ta bort. Upprepa samma procedur för rad två. Bekräfta därefter med klart till höger.   4. I nästa steg rensar vi cachade bilder och filer genom att trycka ctrl+shift+delete. Var noga med att välja ett tidsintervall med senaste sju dagarna eller längre tillbaka. Se till att den enda bocken markerad är cachade bilder och filer som bilden visar. Rensa data nere till höger.     5. Stäng nu dina öppna flikar i Chrome/Edge som rör TransPA. Har du andra flikar så kan du låta dessa vara öppna. Klicka på de tre prickarna som bilden visar och öppna ett nytt fönster. (Har du valt att stänga ned Chrome/Edge helt och saknar flikar så öppnar du istället webbläsaren på nytt)     5. Skriv in Connect.mytranspa.com. Nu ska det fungera att logga in igen.     There may be times when you get a server error box that prevents login. The action you need to take if this happens is to clear your browser's cookies and cache related to TransPA's web pages. The procedure is the same in Google Chrome and Microsoft Edge so the wizard is applied regardless of which of these browsers you use. (The images below are taken from Chrome with swedish language.)   1. Go to connect.mytranspa.com 2. Click on the lock shown in this picture below and choose cookies     3. The marked lines below are affected and need to be removed. Click on the first line and select delete ("Ta bort" in this picture). Repeat the same procedure for row two. Then confirm with finish ("Klart" in this picture).      4. In the next step, we clear cached images and files by pressing ctrl + shift + delete. Be sure to select a time interval with at least the last seven days or further back. Select only the checkmark for cached images and files, like this image shows. Clear data at the bottom right.     4. Now close your open tabs in Chrome/Edge related to TransPA. If you have other tabs, you can leave them open. Click on the three dots that the picture shows and open a new window. (If you have chosen to shut down Chrome/Edge completely and have no tabs, open the browser again instead)     5. Go to Connect.mytranspa.com. Now it should work to log in again.    

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    

(Se bifogad guide i bifogad pdf, version uppladdad 2025-02-11) Korrekt uppsatta lönearter är en förutsättning i Visma Lön för att få med sig fullständiga uppgifter vid redovisning av frånvaro i AGI-rapporten, då lönefil exporteras med underlag från TransPA. Bakgrund: Lagmässiga krav på inrapporteringen av AGI, Arbetsgivardeklarationen trädde i kraft 2024-12-17. Efter att lagen trätt i kraft krävs att lönearter för Vård av barn , Föräldraledig och 10 dgr ledighet vid barns födsel, innehåller rätt detaljer för att inrapporteringen ska bli fullständig.   Nödvändiga åtgärder som detta medför: För att det ska fungera att redovisa frånvaro på arbetsgivardeklarationen i Visma behövs tre nya lönearter.   OBS! Gör denna förändring i Visma innan ni importerar lönefilen från TransPA.   Nedan finner du en manual på hur du skapar upp lönearterna och kopplar om till befintliga lönearter.    Vad gäller för de kunder som lönematchats av TransPA före lagförändringen? (Lönematchning innebär att TransPA har ombesörjt uppsättning och konfigurerat Visma Löns lönearter tillsammans med TransPAs för att få en så bra funktionalitet som möjligt)   Svar: I och med lagändringen kraft krävs även en justering i lönematchade miljöer och den görs helt och hållet i Visma Lön enligt guiden. Gör denna förändring i Visma innan ni importerar lönefilen från TransPA.   Kopplat till lagförändringen justeras nödvändiga parametrar i våra lönematchningar från 2025 och framåt.                    

För att en resa ska vara berättigad till traktamente så är kravet överliggning med dygnsvila på bortaort. Överliggning behöver inte vara natt. Transportavtalet säger att traktamentet börjar räknas från den tid när man släpper handbromsen på stationsorten och avslutas när man är åter på sin stationsort och drar i handbromsen, dvs arbetstid, lastning/lossning eller andra förberedelser före och efter resan ska inte räknas med.   Hur ska jag få TransPA att hjälpa till med beräkningen? För att få TransPA till att räkna traktamente åt er så krävs att ni rapporterar en aktivitet av typen resa. Reseberäkningen är helt skiljd från arbetstiden. Arbetspasset rapporteras först dag för dag och resan registreras separat som en aktivitet först efter hemkomst.   Beräkningen bygger på hur lång resan är i antal timmar. Traktamente utgår endast om resan pågår mer än 15 timmar. Registrerar ni en kortare resa än så kommer inte TransPA föreslå någon ersättning för traktamente.   Vi kan inte veta när på dygnet den anställde sover, men vi följer vad EG:s bestämmelser om kör och vilotider säger om vila och därför utgår ett första logitraktamente efter 15 timmar. Därefter utgår ett nytt logitraktamente löpande var 24:e timme.    De första två halvdagstraktamentena utgår efter 12 timmar + 1 timme. Därefter ges ett nytt halvdagstraktamente var 12:e timme. Hur kan det se ut i TransPA? Exempel på resa registrerad, inrikes utan gränsövergångar där den anställde sover i lastbilen (ingen fri logi)   Följande tabell visar resultatet i antal traktamenten och vid vilket klockslag de uppstår: Datum Klockslag Antal halvdagstraktamente Antal logitraktamente 2 februari 07:00 resa startar       19:00 1     20:00 1     22:00   1 3 februari 08:00 1     20:00 1     22:00   1 4 februari 08:00 1     16:15 resan slutar       I löneberäkningen presenteras följande: Inrikes traktamente - dag: Ställer jag mig på raden Inrikes traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal halvdagstraktamenten samt belopp för de inrikesresor som startats och avslutats i löneperioden. Inrikes traktamente – logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi. Det finns två ytterligare rader för traktamente - skattepliktigt traktamente och skattefritt traktamente. Vad är detta? Här är de sammanlagda traktamentsbeloppen fördelade i vad som ska vara skattefritt respektive skattepliktigt enligt skatteverkets regler. Ni kan läsa mer i denna artikeln om skatteverkets regler vid traktamente.   Varifrån kommer beloppen som rör traktamenten? Finns dom inlagda i transPA? Beloppen finns inlagda i programmet från början och uppdateras per automatik om/när nya belopp kommer i standardlönegrupperna. Gå till register - lönegrupper, transport- och utlandsavtalet. Här syns era lönegrupper som finns upplagda i registret i denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp nya lönegrupper.  I exemplet har vi 6 år i yrket  Klicka på "pennan" till vänster om lönegruppens namn så öppnas ett nytt fönster, klicka på  "pennan" bredvid Giltig från 2022-04-01 för att ta fram hur lönegruppen ser ut. Under traktamente syns beloppen.         Under verktyg-inställningar-länder finns skatteverkets traktamentsbelopp för både Sverige och utlandet. Klicka på "pennan" så öppnas ett nytt fönster där ni ser det skattefria traktamentsbeloppet och här finns även reduceringsbelopp för fria måltider.    

Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om att anställningen ska gälla för en viss tid när det finns exempelvis ett behov av extra arbetskraft för en kortare tid eller när någon behöver ersättas med en vikarie.   När du lägger upp en person i transPA med en visstidsanställning behöver du också välja ett av följande alternativ: Vikarie Extra Övrigt   Vad är det då som skiljer dessa tre?   Visstid Vikarie används när man anställer en person för att ersätta en annan anställd som ex är föräldraledig, är sjuk eller har semester. I transPA behöver du även ange vem vikariatet är för. Under semestertider kan man ange semestervikarie istället för ett namn om vikarien inte ersätter bara en person, eller om man på förhand inte vet vem som kommer ersättas. Då behöver man i efterhand kunna visa vilka som ersatts genom ex en lista. Vid beräkning av sammanlagd anställningstid beräknas hela kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning.   Visstid Extra används vid behov av extra arbetskraft vid tillfälliga och kortsiktiga behov. Denna använder man för att anställa personer som jobbar extra, alltså enstaka dagar eller timmar vid behov. Den anställde har rätt att få betalt för minst 4 timmar per tillfälle vilket det finns stöd för i transPA. Vid visstid extra räknas endast de faktiskt arbetade dagarna när anställningsperioden ska räknas ihop. Lägg upp anställningen en månad i taget och när månaden är slut går man in i kontraktet och trycker på hämta så räknas det fram hur många dagar den anställde arbetat. Detta ska man sedan skriva ut, skriva under och skicka till facket. Övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka.      Under Verktyg-Inställningar- Löneberäkning behöver rutan "Övertid för extraanställda beräknas efter 40 tim/vecka vara ifylld. Bra att veta, speciellt med visstid extra Detta alternativ skiljer sig från de övriga typerna av visstidsanställning i TransPA, då vi "hårdkodat" att övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka. Detta medför att vi helt bortser från vilken arbetstidsförläggning ni valt. För bästa hjälp och förståelse som alltid när ni lönebereder - klicka på planerad arbetstid för att se hur avstämningsperioden och arbetstidsmåttet ser ut.   Visstid Övrigt kan användas för en visstidsanställning som inte är något av alternativen ovan och det går att ange anledningen när kontraktet läggs upp:   Anledningar för visstid övrigt kan ex vara säsongsarbete. Det kan också vara en visstidsanställning utan särskild anledning, alltså den kollektivavtalade allmän visstid eller den i nya LAS som heter särskild visstid.   Detta alternativ används när den anställde är tänkt att arbeta heltid under kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning. All tid i kontraktet räknas som anställningstid.   Här kan du läsa om arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till Kompetens och välj Kompetenstyper. Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet. I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Viktigt vägval gällande giltighetstider för körkortsklasser ​​​​​​Just giltighetstid på körkort är en vanlig frågeställning hos kunder vi har dialog med kring BKY-kontrollen. Det finns inget rätt eller fel, ni väljer helt och hållet själva vilken metod ni vill använda, men vägvalet är av avgörande betydelse, då det förändrar förutsättningarna och resultatet efter genomförd behörighetskontroll. 1. Sätt specifikt giltighetsdatum då körkortet går ut 2. Sätt giltig tillsvidare Så här ser kontrollen ut i ett exempelfall där man valt specifikt giltighetsdatum för körkortsklass: Namn                       Kalle Karlsson Körkort                    CE Giltighetstid t o m   2024-09-13 2024-09-13 ställs påståendet via BKY till Transportstyrelsen att den anställde har ett körkort med körkortsklass CE som är giltig. Resultatet blir då, "XX antal personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 0 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter" 2024-09-14 kommer vi inte längre ställa påståendet att den anställde har ett körkort med körkortsklass, i och med att den giltighet ni satt i TransPA har gått ut. (Ni påstår alltså inte att den är giltig längre och därmed undantas frågan i kontrollen) Som ni förstår så finns det alltså en fara, lite av en falsk trygghet med att ha en giltighetstid på körkorten, då er rutin för att löpande uppdatera giltighetstiderna måste säkerställas för att inte hamna i ett oönskat läge där TransPA slutar kontrollera era körkortsklasser.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.   Här finns artikel om hur du registrerar kompetens

Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord. Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.   Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.   Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.   För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.     När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:   Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1) Steg 2: Ny personallista (Dag 10) Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20) Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)   Frågor och Svar (öppnas i ny flik)     Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)   Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.     Till toppen   Steg 2: Ny personallista (Dag 10)   Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.   Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.   Följ status i aktiveringsprocessen Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.         Statussymboler   Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.  Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.   Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3)    Vid nyanställning gäller dock denna hantering.   Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.         Be den anställde öppna mejlet med ämne “Välkommen till TransPA”.  Klicka på Aktivera konto och skapa ett lösenord tillhörande sitt konto. Därefter loggar den anställde in via mytranspa.com och väljer "Logga in med e-post" eller direkt via connect.mytranspa.com     Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.     Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.   Till toppen     Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)   Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).   Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.   Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.            Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com         Till toppen     Steg 4: Obligatorisk e-postaktivering för anställda (Dag 30)    Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas     Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com         Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.     Till toppen     Skicka om välkomstmejl Om den anställde aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)           Samlad inloggning för samtliga Visma produkter  Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.        Tips & Tricks, bra att veta Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra? Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.     Frågor och svar   Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect     Till toppen

Nu när hösten kommit har de flesta anställda tagit ut sin sommarsemester och det är dags att se över hur många semesterdagar som finns kvar. Minst 20 semesterdagar ska tas ut och det som överskrider 20 kan den anställde få spara i upp till 5 år. Om den anställde inte har tagit tillräckligt många dagar är det läge att göra en plan för hur dessa ska tas ut.    Tänk på att det är ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa att personalen tar ut sin ledighet varje år.   Kontrollera även om det finns anställda som har semesterdagar kvar som är sparade i fem år och gör en plan även för hur dessa ska tas ut. Årets semesterdagar måste tas ut först innan de sparade kan användas.   Kom också ihåg: Om den anställde är långtidsfrånvarande behöver inte några dagar tas ut utan dessa ligger kvar till den anställde är åter i tjänst. Om den anställde ex blev sjuk under semestern har denne rätt att ta ut semesterledigheten vid annat tillfälle.     Glöm inte att semester alltid ska tas ut i ledighet och inte i pengar!

Question Date  formats in Chrome appear incorrectly in TransPA ( MM/DD/YYYY), how can i change it to UK date format ( DD/MM/YYY) ? Cause  Google Chrome tends to be installed with U.S. English settings by default in English-speaking countries. This defaults the date stamps seen in TransPA to the format of MM/DD/YYYY which is not the standard for countries outside the U.S.  Chrome does not use your machines localisation settings like Internet Explorer and so you must set the preferred view inside Chrome settings.   Solution To change the option to a standard DD/MM/YYYY. (Optionally update your language settings to non-U.S)   Go to Chrome Options (3 vertical pips in the top right hand corner) Choose Settings. Choose Show Advanced Options. Under Language, click on Language and input settings…  Click Add and find your location specific language e.g. English (United Kingdom) and add it to the existing list. You can also click the Use this language for spell checking button to ensure that you get localised spelling. PUT the language at the top of the list using … on the right of the language  Restart chrome.  

En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i Transpa. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst, som ingår i er licens för Transpa. För att vi ska kunna visa färdskrivartider så behöver vi skapa en koppling där vi anger vilken leverantör ni har samt viss information om ert konto. Vi erbjuder integrationer mot flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ dessa anvisningar. Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange förarkortsnummer I Transpa måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14  eller 16 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut).  Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 eller 16 siffror. Välj spara.    Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel.     2. Att begära koppling mellan Transpa och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online     Scania För att aktivera koppling behöver ni logga ni i Scania och där själva skapa kopplingen mellan Transpa och Scania. Här skapas då ett klient-id och en hemlig nyckel. (Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.)    Skicka sen ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter i ditt mail. Via länken kommer ni in i filehub där ni kan addera en fil med ert klient-id och en hemlig nyckel.   Ni kommer därefter få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Skulle ni ha behov av hjälp för att nå er Scaniaportal, hänvisar vi er i första hand till er Scania återförsäljare.    Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till support.transpa@visma.com tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.      Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online så hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan.  Skicka sen ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrations uppgifterna via vår Filehub.  OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Ni behöver även aktivera tjänsten mot Transpa inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Klicka på Tilläggstjänster i menyn                   Välj "Ny tilläggstjänst"             Klicka på Informationsdelning   Välj Transpa i listan och klicka på Lägg till och sedan på Spara  Klart!        Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide   TIS-Web För att aktivera Tis-Web i Transpa behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support teknisksupport@kgk.se eller ring 08-923400       Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta Transpa Support på support.transpa@visma.com.        Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  Transpa kan hämta färdskrivartider från olika leverantörer samtidigt. Om ni tex har både Volvo och Scania så kan ni ha kopplingar från dessa till Transpa. Om ni har mer än en aktiv koppling så behöver ni på varje anställd välja varifrån färdskrivartiderna skall hämtas.    Däremot kan vi inte kan hämta färdskrivartider från två olika kopplingar samtidigt till samma anställd. Exempel. En förare kör en Volvo och färdskrivartiderna går via Volvo Connect till Transpa. I Transpa markeras "Volvo Connect " på den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania och dessa tider kan inte hämtas till Transpa. Orsaken är att olika tekniker används i själva hämtningen från Leverantören och vi har inte möjlighet att kombinera dessa. Om ni har förare som nyttjar bilar kopplade till olika färdskrivarsystem är det vår rekommendation att samköra dessa i tex IDHA Online. Då räcker det med en koppling från IDHA till Transpa för att samtliga färdskrivartider skall visas. 

Nedan finner du manualer för hur man som anställd loggar in och tidrapporterar i Transpa's tidrapporteringsportal      

Mobilt BankID Sverige är numera ett inloggningsalternativ för Transpa. Du ser det enklast genom att det finns en knapp för detta på inloggningssidan connect.mytranspa.com, under fältet för e-postadress. Om du redan aktiverat detta för en annan Visma-produkt till detta konto, kan du redan nu klicka Logga in med Mobilt BankID Sverige och följa instruktionerna på skärm.   Om du inte gjort det tidigare och vill aktivera kopplingen till ditt mobila BankID nu, gör du på ett av följande sätt: Från inloggningssidan: Klicka på Logga in med Mobilt BankID Sverige. Om du är på dator, starta BankID-appen på telefonen, scanna QR-koden, skriv din kod till BankID i appen och vänta. Om du gör detta på en telefon klicka på Starta BankID-appen om den inte har startats automatiskt, och skriv koden för ditt BankID i appen. Gå tillbaka till webbläsaren i telefonen och invänta nästa steg. Visma Connect frågar nu om din e-postadress som ska knytas till ditt BankID. Skriv den i rutan, var noga att adressen är korrekt och klicka på Skicka e-post (se bild nedan). En sexsiffrig säkerhetskod skickas nu till din e-postadress, invänta den och skriv den i rutan och klicka Länka konto. Från kontoinställningar (som systemanvändare): Logga in i Transpa som vanligt, på connect.mytranspa.com. Klicka på kugghjulet till höger och välj Kontoinställningar. Under E-legitimation välj Lägg till e-legitimation (se bilder nedan). Välj "Ja, lägg till e-legitimation" Välj Logga in med mobilt BankID Sverige. Starta BankID-appen på din telefon och scanna QR-koden och slå koden för ditt BankID.  En sexsiffrig säkerhetskod är nu skickad till din e-post. Invänta den och skriv den sedan i rutan och klicka Länka konto.                     Från Kontoinställningar (som tidrapporterande): Logga in på connect.mytranspa.com som vanligt. Klicka på "gubben" se bild nedan. Under E-legitimation > BankID välj Lägg till e-legitimation. Välj Ja, lägg till e-legitimation och följ anvisningarna på nästa skärm. Klicka Logga in med Mobilt BankID Sverige och starta appen genom att klicka knappen "Starta BankID på den här enheten". Logga in med din kod för Mobilt BankID i appen. Återgå till webbläsaren. En sexsiffrig säkerhetskod har nu skickats till din epostadress. Invänta den och skriv den i rutan och klicka Länka konto.

Från den 1/1 2019 gäller nya regler för karensavdrag i samband med sjukdom. Detta innebär att karensdagen försvunnit och ersatts av karensavdrag. Karensavdraget skall motsvara 20 % av sjuklönen - ett engångsavdrag baserat på en genomsnittlig arbetsvecka.     Kategori: Anställda med Månadslön eller Veckolön. I Transportavtalet finns redan regler om karensavdrag för vecko- eller månadsavlönade. Dessa regler kommer att fortsätta att gälla även efter de nya reglerna i sjuklönelagen från 1/1 2019. I TransPA görs ingen förändring för denna kategori.     Kategori: Anställda med Timlön i kombination med Visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas en genomsnittlig veckoarbetstid.   Vid sjukdom kommer TransPA att visa Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro (inget timavdrag) Karensavdrag = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag För att beräkna genomsnittlig veckoarbetstid kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 1: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. TransPA kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Karensavdrag blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 2: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars karensavdrag.    

Frågor & svar   Anställd saknar e-postadress, hur går jag tillväga då? E-post finns att skapa via exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir, vad beror detta på? Om du har angett en korrekt e-postadress men inte mottagit vårt meddelande, följ dessa steg:   Kontrollera inkorgen, inklusive skräppostmappen. Om meddelandet finns där, markera det som "Inte skräppost". Spamfilter: Sök efter filter eller regler i din e-postklient som kan ha påverkat leveransen av meddelandet. För Gmail-användare: Markera vårt meddelande som "Inte skräppost" och lägg till vår e-postadress i din kontaktlista för att förbättra mottagligheten framöver.   Om problemet kvarstår, kontakta gärna vår support för ytterligare hjälp.     Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir. Connectstatus visar Grön bock, vad missar jag?       Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.          Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, kan jag ange/använda samma e-postadress för båda dessa användare?  Ja, du kan använda samma e-postadress för båda rollerna. Du kommer enkelt kunna växla mellan administrativt arbete och tidrapportering med hjälp av en särskild symbol, som visas i din systemanvändarvy, se bild nedan        Vid inloggat läge i tidrapportering växlar du tillbaka till systemanvändare genom knappen nedan  Här finns mer att läsa om funktionen som rör att växla mellan användare     Anställd behöver tillgång till flera företag i olika databaser, hur hanteras detta? Om era företag är placerade på separata databaser, kan de anställda använda samma e-postadress för samtliga företag. Vid inloggning presenteras en företagsvälljare där den anställde väljer vilken databas de ska tidrapporter för.              Anställd behöver tillgång till flera företag i samma databaser, hur hanteras detta? Om era företag delar samma databas, behöver e-postadresserna modifieras för att särskilja dem. Ett enkelt sätt är att addera ett "+" och, förslagsvis, företagets namn. Detta hjälper de anställda att komma ihåg vilken adress som hör till vilket företag. Företag 1:Erik.johansson@gmail.com Företag 2: Erik.johansson+fritext@gmail.com Företag 3: Erik.johansson+fritext2@gmail.com  Det finns också möjligheten att de anställda anger olika e-postadresser för varje företag/databas. OBS! Detta innebär att den anställde själv måste hålla reda på vilken adress som är registrerad med vilket företag. Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.  Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer  Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra e-postadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av Transpas inloggning sker inom kort där e-postadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Den anställde har e-postadress angiven, men kan inte logga in. I överblicken syns klockan.  Den anställde har ej aktiverat sitt konto via länken i välkomstmejlet inom 24h. Välj redigera på pennan och skicka om välkomstmejl.     Finns det några systemkrav för att tidrapporter i Transpa? Vi garanterar funktionalitet vid användande av följande miljöer: iOS version 15 och senare Safari version 15 och senare Android, de senaste två versionerna Google Chrome, de senaste två versionerna Firefox, de senaste två versionerna Firefox ESR Microsoft Edge, de senaste två versionerna Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen.   Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?      

På personkortet under fliken lön finns det ett värde där du kan ange den gällande semesterfaktor för varje person. I schemaläggningen kan du få hjälp med att beräkna fram denna faktor naturligtvis på det regelverk som finns angivna i kollektivavtalet.   I schemaläggaren visas semesterfaktorn för varje person som går i schemat. När du hovrar över namnet på en person visas semesterfaktorn för just denna person. Beräkningen uppdateras hela tiden i bakgrunden och i takt med att du förändrar schemat. Du väljer själv om du vill använda den framräknade semesterfaktorn.    I Allmänt-rutan finns en inställning där du kan kryssa i Uppdatera semesterfaktor.  När den är ikryssad kommer fältet semesterfaktor på personkortet för alla personer i schemat att uppdateras till det framräknade personliga värdet när schemat har sparas. Om den inte är ikryssad förändras inte värdet på personkortet. Denna inställning ger dig därför möjlighet att välja när du vill förändra en lönepåverkande semesterfaktor. Om du t ex vill göra klar löneberäkningen med den nuvarande semesterfaktorn väljer du att kryssa i uppdateringen först när du är färdig med lönerna.   Kom ihåg att det alltid är värdet på personkortet som används i löneberäkningen.   Var väljer jag om vi vill tillämpa semesterfaktor eller ej? Under-verktyg-inställningar-löneberäkning behöver ni kryssa i rutan använd semesterpass för schemalagd personal.    I exemplet nedan har den anställde en framräknad semesterfaktor på 1,25 (Schemat behöver läggas ut först för att kunna fånga upp rätt antalet frånvarotimmar på aktiviteten semester)   OBS! Om ni väljer att lägga ut semester i kalendern med funktionen "period" på schemalagd personal med beräkning av semesterpass/faktor så kommer systemet att lägga semester på ej schemalagd dag i kalendern, här har vi ett visningsfel det kommer visas 8 tim frånvarotid i aktiviteten men beräkningen blir rätt i löneberäkningen. Vi rekommenderar att lägga semester endast på de schemalagda dagarna   I denna artikel kan ni läsa om lägga ut semester med funktionen period.   Vilka arbetstidsförläggningar fungerar semesterfaktor? Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A (behöver schema i TransPA) Lokal överenskommelse ( 3 & 6 mom) behöver schema i TransPA och i lönegruppen behöver man kryssa i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro"          OBS! Detta gäller Transportavtalet

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen via vår samarbetspartner, bky.se, för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.     Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp. Observera att detta gäller ej körkortsklasser - gör därför viktigt vägval om era giltighetstider - läs mer här i avsnittet se över era kompetenstyper. Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Du kan också kontrollera om en förares förarkort är utgående, men då krävs att förarkortsnumret är angivet i Transpa i sin helhet, det vill säga med 16 tecken. Om en av dessa behörigheter löper ut inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet. Detta svarsbesked upprepas alltså och kommer fortsätta komma tills dess att behörighetens slutdatum har flyttats fram eller om behörigheten blir ogiltig.    Exempel på text från detta mail: "1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och 1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen. KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB utgående licens av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"   OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll. Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet - Behörighetskontroll. Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.    Dessutom kan du, om du tecknat dig för den tjänsten hos BKY, även kontrollera trafiktillstånd för era underleverantörer, se följande artikel.   För att komma igång med behörighetskontroll i TransPA, följ instruktionerna nedan.   1. Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter   2. Se över era kompetenstyper   3. Registrering av förarbevis   4. Koppla ert BKY-konto till TransPA samt inställningar och larm   När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register. Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar TransPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.   Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får TransPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i TransPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.    

I Transportavtalet ska beordrad restid, typiskt när man kört egen bil före och efter arbetspasset, ersättas med grundtimlön, premiekompensation samt i förekommande fall ob-ersättning. Restiden skall ej räknas som fullgjord arbetstid och skall ej inräknas i arbetstidsmåttet vid beräkning av eventuell övertid. TransPA har fullt stöd för att känna av detta så därför finns god anledning att särskilja denna restid från övriga arbetsuppgifter under arbetspasset. Restid är en av få arbetsuppgifter som TransPA levereras med. Många andra kan ni fint skapa själva efter eget behov för att få önskad lön framräknad.   Vid resa med egen bil kan arbetsgivare och anställd överenskomma om bilersättning för de körda milen.   Exempel: Hur kan man registrera in när en anställd ska få ersättning för att tagit sin privata bil för att t.ex. avlöst en chaufför ute på fält?   Registrera tidrapporten med start och sluttid samt rast. Restid registrerar ni som första och sista arbetsuppgift, likt nedan, då Kristina i exemplet kört egen bil från 07.00 till 08.00 och vid dagens slut från 15.00 till 16.00. Ni trycker på plustecknet för att skapa ny rad. Starttid för varje arbetsuppgift är det som krävs. I löneberäkningen syns här att restiden finns redovisad på egen rad, löneart med de två timmarna och premiekomp, men har ej inkluderats i timmarna för övertid och övertidsersättning. Därmed blir övertidssaldot också helt korrekt.     Milersättning, kräver manuell åtgärd Funktion för att få milersättningen rätt utbetald saknas tyvärr i TransPA. Här behöver vi ta hjälp av ditt löneprogram som kan hantera om ersättningen ska vara skattefri och/eller skattepliktig. Ett sätt att få in det i tidrapporteringen och synligt i löneberäkningen är att skriva i tidrapportens fält för noteringar som i exemplet. Noteringen syns som gul notis den aktuella dagen och syns vid hovring. Även synlig längst ned i noteringsfältet.  Tänk på att vi alltså inte skapar upp någon lönerad. Istället behöver ni uppmärksamma totala antalet och därefter rekommenderar vi er att lägga till löneraden för milersättning manuellt, direkt i löneprogrammet istället. Där finns stöd på löneartsnivå att definera den som skattefri.