Brukertips i Visma Lønn

Her kan du lese om hva du kan gjøre hvis du ikke får sendt a-melding pga manglende pensjonsinnretninger.

Det er for tiden stopp i utsendelse av tilbakemeldinger fra Altinn. Det jobbes med å løse dette.   Hvis du ønsker å abonnere på driftsmeldinger fra Altinn, kan du gjøre det her

Dessverre er det en feil i versjon 16.10 som gjør at feriepenger til gode for tidligere år som er utbetalt kommer tilbake igjen på feriepengelisten dersom du bruker rutinen "Slette ansatte som har sluttet og data oppbevart i minimum antall år automatisk etter godkjenning av lønn".   Ta kontakt med support for å få script som retter dette - kontakt oss på lonn@visma.no for mer informasjon dersom du opplever denne feilen.   Vi beklager ulempen dette medfører.

Har du fått brev fra NAV om ugyldig yrkeskode i forhold til arbeidsforholdstype kan du lese her om hva vi anbefaler at du gjør.

Vi på support har fått bekreftet at Skatteetaten feilaktig sender 10,5 måneder skattetrekk på tabell 7150. De jobber med å rette dette, men per nå har vi ikke fått et tidspunkt for når dette er løst.   Ansatte med tabell 7150 skal trekkes skatt også på feriepenger, dette løser Visma Lønn da det leses inn "12" i kolonnen "Antall måneder for trekk".   For å sjekke om du har ansatte med denne tabellen kan du gå på Ansatte / Ansattlister / Ansattlister med skatteopplysninger. Søk opp lønnsår 2022 og tabell 7150. Hent frem kolonnen "Antall måneder for trekk", gjør feltet redigerbart ved å trykke F2, og endre fra 10,5 til 12.     Relaterte brukertips Kildeskatt / 12 måneders trekk Tabelloppsett

Dersom du har opprettet et nytt firma (ny lønnsklient) etter å ha installert versjon 16.10 så vil du oppleve at a-meldingsnr. 9300 Trekk i lønn for ferie mangler i "Grunndata / Lønnsarter / Inntektskombinasjoner". Dette vil medføre at a-meldingen feiler ved innsending når du bruker lønnsarter med dette a-meldingsnummeret (standard lønnsart 285 og lønnsart 286).   For å løse dette må du kopiere inn vedlagt svd-fil i sys-katalogen. Dette gjøres på applikasjonsserveren der Visma Lønn er installert. Ta kontakt med de som drifter serveren hos dere dersom du ikke er kjent med dette.   Når filen er lagt inn så kan du kjøre oppdatering av grunndata i "Verktøy / Oppdatering av grunndata". Dette må gjøres på hvert firma som er opprettet i versjon 16.10.

SEB Sverige gjør formatendringer som vil påvirke forfallsdato på lønnsutbetalinger. Les mer om dette her.

Fra og med 14.juni gjør Windows en endring i DCOM Server Security som du kan lese mer om her. For kunder som har Visma Lønn installert på en egen server og kjører via terminalservere / citrix-løsninger så kan dette by på stopp i kommunikasjonen mellom applikasjonsserver og terminalserveren. Løsningen står i artikkelen nevnt ovenfor, men det er også laget en .exe-fil for at du skal slippe å gjøre dette manuelt. Du finner filen vedlagt i artikkelen. Kjøres på alle maskiner (appserver og term.server).   Dette er også løst i Visma Lønn versjon 17.00 som du kan laste ned under Nedlastinger.   MERK! Vi ser at noen kunder fortsatt får feil etter at exe.filen er kjørt, da registry settingen ikke ligger inne. Følg da oppskriften i linken til Windows under avsnittet for å legge til registry settingen. Registry setting to enable or disable the hardening changes

Support har erfart at kunder som migrerer fra Visma Lønn til Visma.net Payroll får feilmelding i a-meldingen på ansatte som har en startdato fram i tid.   Eksempel på denne feilmeldingen: Arbeidsforhold: xxxxxx (f.eks. arbeidsforhold 1-10)   Opplysninger om arbeidsforhold mangler.  (Forretningsregel: Magnet-EDAG-108) Alle arbeidsforhold må rapporteres hver måned til og med kalendermåneden inntektsmottaker slutter og sluttdato er rapportert. Hvordan løse dette? I denne artikkelen skal vi gå gjennom forskjellige problemstillinger og løsninger.   Eksempel: Du har gått over til Payroll i juli 2022, men har opprettet en ansatt i Visma Lønn som har startdato i august 2022. Når du kjører din første lønnskjøring for juni i Payroll, så feiler a-meldingen da den etterspør et arbeidsforhold fra Visma Lønn på en ansatt som har ansattdato fram i tid.   Det er ikke kjørt lønn på den ansatte i Visma Lønn I Visma Lønn Gå inn på den ansatte. Sett den ansatte med arbeidsstatus "Sluttet" og legg inn en sluttdato. Ikke lagre, men trykk på "søppelbøtte"-ikonet for å slette den ansatte. Send erstatningsmelding på den siste måneden du har sendt A-melding fra Visma Lønn.Har du sendt flere a-meldinger for den måneden, så må du nullstille disse og sende ny a-melding (dette gjelder også dersom det er sendt flere ansattopplysninger).   I Visma.net Payroll Opprett en ny lønnskjøring med kun arbeidsforhold for å generere en ny a-melding. Les mer her.   Det er kjørt lønn på den ansatte i Visma Lønn i mai eller tidligere I Visma Lønn Gå inn på den ansatte og sett "Ansattdato" til siste dag i måneden du kjører lønn i Visma Lønn - i vårt eksempel 30.06.2022. Sett en sluttdato på den ansatte til 30.06.2022. Gå inn i fanen "Arbeidsforhold" og endre start og til dato på arbeidsforholdet til 30.06.2022, slik at datoene ikke lenger er fram i tid. Send erstatningsmelding på den siste måneden du har sendt A-melding fra Visma Lønn.Har du sendt flere a-meldinger for den måneden, så må du nullstille disse og sende ny a-melding (dette gjel   I Visma.net Payroll Opprett en ny lønnskjøring med kun arbeidsforhold for å generere en ny a-melding. Les mer her.   Ofte stilte spørsmål Hvordan gjenkjenner jeg at arbeidsforholdet kommer fra Visma Lønn? En arbeidsforholdid fra Visma Lønn er alltid bygget opp av ansattnummer+linjenr. F.eks. 1-10.

I versjon 17.00 av Visma Lønn har vi fått en ny rapport - "Brukere som har sett personopplysninger". Denne ligger under "Utskrifter / Kontrollrapporter".        

Her har vi samlet en del brukertips som kan være nyttig for deg som er ny på Payroll å ta en titt på.    Først og fremst må du ta det grunnleggende kurset i Payroll. Det finner du her . Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det akkurat når det passer deg.   I denne videoen tar vi en kort sammenlikning mellom Visma Lønn og Payroll, og går igjennom noen av tingene vi ser mange lurer på etter overgangen.     Datostyring og retroaktive verdier er det lurt å sette seg nøye inn i fordelene og konsekvensene av. Her finner du brukertips om datostyring og her finner du brukertips om retroaktive verdier. Disse temaene blir også grundig gjennomgått i det grunnleggende kurset.   Kontotype er et nytt begrep for mange. Her finner du et brukertips som forklarer deg betydningen av dette.   I denne artikkelen finner du brukertips som vil være aktuelle for deg som bruker Payroll.    Det finnes funksjoner i Visma Lønn som ikke er tilstede i Payroll enda. Vær da kjent med at våre partnere har utviklet tillegg som dekker disse funksjonene. Du finner mer informasjon om disse tilleggene og bestillingsmulighet her.

Årets digitale årsavslutningskurs i Visma Lønn finner du her.  Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det når du selv ønsker på din nye kursplattform.   Kurset er inndelt i to deler. Del 1 inneholder lover og regler som du bør kjenne til før du skal foreta årsavslutning. Del 2 viser hvordan du utfører årsavslutning praksis i Huldt & Lillevik Lønn. I kurset finner du også kursdokumentasjonen.   MERK! Kurset ble produsert i 2021 - men både regler og system er gjeldende for 2022.   Learning Universe - din nye kursplattform   Første gang du logger inn, må du bruke samme innlogging/epost som du har i Community. Ved første innlogging oppgir du hvilket land du jobber fra (Norge). Deretter har du en bruker og har tilgang til kurset.   MERK! Øverst i denne artikkelen er det direkte link til kurset, men dersom du ikke skulle finne det kan du søke i søkefeltet etter “Visma Lønn” så skal det også komme opp. Hvis du ikke klarer å logge på chat med oss nederst til høyre .

Fra 01.01.2023 blir kodelisten for permisjoner endret slik at den sier om en permisjonstype er lovfestet eller ikke.   Dagens kodeliste for permisjoner: • Permisjon med foreldrepenger • Permisjon ved militærtjeneste • Utdanningspermisjon • Velferdspermisjon Ny kodeliste fra 1.1.2023: • Permisjon med foreldrepenger • Permisjon ved militærtjeneste • Utdanningspermisjon (Ikke lovfestet) • Utdanningspermisjon (Lovfestet) • Andre ikke-lovfestede permisjoner • Andre lovfestede permisjoner   Endringer i Visma Lønn versjon 17.10 I versjon 17.10 av Visma Lønn har vi endret permisjonstypene, og det er også en ny hake for "Lovfestet", både på fraværskodene og på ansattopplysninger. Standard fraværskoder får automatisk hake for "Lovfestet" på de kodene som skal ha det, har du egenopprettede koder for permisjoner, må du ta stilling til om disse skal ha hake for "Lovfestet" eller ikke.   Sender du permisjonsopplysninger fra Ansattopplysninger er det viktig at du går gjennom permisjoner du har sendt inn og tar stilling til om du skal sette på hake for "Lovfestet" på noen av disse. Du kan hente frem kolonnen "Lovfestet" i fanen Arbeidsforhold / Arbeidsstatus.    Les mer om disse endringene i Nyheter og forbedringer under Hjelp / Nyheter og forbedringer i Visma Lønn hvis du har versjon 17.10, eller som du kan finne på Nedlastingssiden på Community under versjon 17.10. 

Det er innført ekstra arbeidsgiveravgift på 5 prosent på den delen som overstiger 750 000 kroner i lønnsinntekt fom. innteksåret 2023. Les mer om dette her.   Beregning I Visma Lønn versjon 17.10 vil dette håndteres automatisk da det er lagt inn to nye akkumulatorer (932 og 933) som summerer grunnlaget.   Kontering I "Firmaopplysninger / Lønnskontosett" er det lagt inn to nye: " Ekstra arbeidsgiveravgift" debet og kredit. Systemet legger inn samme kontoer som du har i "Arbeidsgiveravgift", vi anbefaler at du oppretter ny kostnadskonto for enklere avstemming.   På A-melding terminoppgjør vil både aga og ekstra aga gå mot balansekonto for aga (standard 2770) så derfor er det unødvendig med egen balansekonto for ekstra aga.   Dersom firmaet ønsker to balansekontoer må de føre over saldoen manuelt selv ved betaling.   Rapporter Arbeidsgiveravgift og Ekstra Arbeidsgiveravgift blir summert sammen på følgende rapporter: A-melding terminoppgjør Innbetaling skatter og avgifter via AutoPay A-melding (A02) A-melding avstemming A-melding rapportering (A02) Rapporten "Beregnet arbeidsgiveravgift" viser avgiftsgrunnlag og beregnet avgift for Arbeidsgiveravgift og ekstra arbeidsgiveravgift.   Du kan også lese mer om dette i "Nyheter og forbedringer" for versjon 17.10.   MERK!  Du vil få en feilmelding i versjon 17.10 dersom du sender en a-melding hvor du har en lønnskjøring hvor lønn på en eller flere ansatte generer 5% i aga. Feilmeldingen sier:  "EDAG-197 - Oppgitt kombinasjon av beregningskode, sone og sats er feil". Dette er nå løst i patch 2 som ligger ute under "Nedlastinger" på Community.   Når du har installert pathcen må du regenere akkumulatorer og sende erstatningsmelding (eventuelt sende den på nytt hvis du nullstilte den).   Har du feil på regnskapsbilaget må du i tillegg regenerere regnskapsbilag.  Regenerering av både regnskapsbilag og akkumulatorer gjøres under Vertkøy/ Administratorfunksjoner / Vedlikehold av data.

Tidligere denne måneden la vi ut et brukertips hvor vi anbefalte alle som hadde RAC til å vente med å oppgradere til versjon 17.10 på både RAC og Visma Lønn.   I nyeste versjonen av RAC er det lagt opp støtte for å vise display-navn (firmanavn, ikke databasenavn) ved valg av firma i påloggingsbildet i Visma Lønn. Dette kan føre til at noen brukere opplever å ikke se alle firmaene de skal ha tilgang til.   Bruker du RAC og Visma Lønn så kan du oppgradere til versjon 17.10 på begge produktene. Opplever du feilen som nevnes ovenfor så har utvikling laget en fil som kan brukes som omgåelse inntil det kommer en patch som kan løse dette. Filen gjør at du vil se alle firmaene du skal ha tilgang til, men den kan også vise firmaer du ikke skal ha tilgang til. Forsøker du å gå inn på et firma du ikke skal ha tilgang til i Visma Lønn, så vil du få en feilmelding som stopper deg i å gå inn på klienten. Filen retter også tregheter som noen kunder har gitt oss tilbakemelding på.   Ta kontakt med support dersom du oppgrader RAC og Visma Lønn til 17.10 - og opplever feilene nevnt ovenfor.

Om det er feil i koblingen mellom fraværskoder, havner fraværet på fraværskode 98 i Visma Lønn

I dette brukertipset har vi tips på hva du bør huske på ved overgangen til et nytt lønnssystem.   Visma.net Payroll Migrerer du fra Visma Lønn til Visma.net Payroll via Flyttefabrikken vil lønnsdataene dine bli ivaretatt og overført. I dette brukertipset ser du hvilke data du kan forvente overført av Flyttefabrikken.   Andre lønnssystem Skal du bytte til et annet lønnssystem så har Visma ingen måte å eksportere ansattopplysninger eller lønnsopplysninger slik at de kan importeres til ditt nye lønnssystem. I denne artikkelen har vi lagt opp noen punkter på hvilke rapporter du kan ta ut.   Rapporter Lønnsoppgave Vi anbefaler at du sender ut lønnsoppgaven fra Visma Lønn før du går over til ditt nye lønnssystem. Hittilverdier Ønsker du en oversikt over hittilverdier på de ansatte så kan du ta ut rapporten "A-melding, sammenstilling av opplysninger liste" som du finner under "Utskrifter / Årsrapporter" Feriepengeliste Ta ut feriepengelisten for med opptjeningsår 2022 og 2023 for å få en oversikt over gjenstående feriepenger for i år og for feriepenger som skal utbetales neste år Ansattliste Du kan eksportere ansattliste til Excel. Du kan selv bestemme hvilke opplysninger (kolonner) du ønsker å ha med i listen din via tabelloppsettet. I alle lister i Visma Lønn kan du høyreklikke i listen og velge "Kopier tabellinnhold til Excel". Gå inn i et excel-ark og velg "Lim inn" for å lime inn innholdet. Godkjent lønn Ønsker du en oversikt over alle lønnstransaksjoner for eksempel de siste fem årene finner du dette i "Forespørsel / Godkjent lønn". Gjør utvalg på lønnsårene du ønsker å eksportere historikk på, og kopier dette over til Excel Du kan også ta ut en oversikt over akkumulert lønn med utvalg på kun skattetrekk på alle ansatte. Dette gjør du i "Forespørsel / Akkumulert lønn" med utvalg på akknr. 935 og 937. Personalrapporter Du finner alle personalrapporter under "Utskrifter / Personalrapporter / Likestillingsrapporter". Disse kan du eksportere til PDF. Avstemmingsrapport Det er viktig at du har gjort alt av avstemming - uavhengig når på året du bytter lønnssystem. Vi anbefaler at avstemmer det du har i Visma Lønn mot ditt økonomisystem og A06 Avstemmingsinformasjon: A06 Avstemmingsinformasjon Avstemmingsrapport mot Visma Global eller Visma Business Feriepengeliste A-melding Bør jeg avslutte ansattes arbeidsforhold? Ihht. a-ordningen veiledning så skal det ikke være nødvendig å avslutte ansattes arbeidsforhold ved bytte av lønnssystem. Det er viktig at ansatte blir opprettet med de samme opplysningene (arbeidsforhold, ansettelse osv) i det nye systemet. Vi anbefaler allikevel at du gjør en opprydding ved å sluttmelde alle ansatte som er sluttet. Bør jeg sluttmelde ansatte med aktive permisjoner / permitteringer? Du bør kontrollere at alle permisjoner som skulle vært sluttmeldt faktisk er sluttmeldt i Visma Lønn. Har du ansatte med en aktiv permisjon / permittering så må disse registreres med samme startdato i ditt nye lønnssystem.  Kan jeg sende a-melding fra mitt nye lønnssystem og Visma Lønn på samme måned? Nei, dette vil gjøre at a-meldingen din feiler. Du kan ikke sende a-melding fra Visma Lønn og ditt nye lønnssystem på samme måned. Har du gått over til et nytt system og skal utføre korrigeringer på måneder hvor du brukte Visma Lønn, så må disse korreksjonene utføres i Visma Lønn på de respektive månedene. Jeg har byttet lønnssystem og får feilmelding i a-meldingen ved første lønnskjøring Les mer om dette her. Lisens og oppbevaringspliktig data Vi anbefaler alltid at du har en backup av klienten(e), uavhengig om du har en oppslagslisens eller ikke. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så kan du bestille dette via din Visma Partner eller ved å sende en mail til bestilling@visma.no MERK! Mange av våre kunder har Visma Lønn installert på en server hos asp-leverandører. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så må du beregne at det vil fortsette å påløpe kostnader til asp-leverandør. Det er fullt mulig å installere Visma Lønn på din egen maskin. Ønsker du ikke å ha en oppslagslisens på Visma Lønn så anbefaler vi på det sterkeste at du tar en utkopiering av klienten(e), og beholder disse da disse kan i etterkant gjenopprettes ved behov. Dette er et konsulentoppdrag som kan bestilles av support. Med forbehold om at de fremtidige versjonene støtter en innlesing av backup tatt ut fra eldre versjoner.  

I denne artikkelen har vi samlet alle brukertips og ofte stilte spørsmål rundt feriepenger.   I denne filmen viser vi hvor raskt du kjører feriepenger. Har du Visma Lønn så har du også tilgang til en rekke kurs. Ønsker du et komplett feriepengekurs så finner du det i Visma Learning Universe ved å trykke her. Brukertips Du finner alle relevante under "Brukertips" og kategorien "Ferie". Under finner du en oversikt over noen av brukertipsene under denne kategorien.   Utbetale feriepenger I dette brukertipset finner du forklaring på hvordan du kjører rutinene for utbetaling av feriepenger eller manuelt utbetale feriepenger. Permitterte ansatte og feriepenger I denne artikkelen finner du mer informasjon for hvordan du skal håndtere utbetaling av feriepenger til ansatte som er eller har vært permittete. Korrigere utbetalte feriepenger / sluttoppgjør Les mer om dette her. Trekk av lønn ved ferieuttak - ansatt har ikke full opptjening Les mer om dette her Endre feriepengeprosent på en eller flere ansatte Les mer om dette her. Registrere / endre feriepengegrunnlag Les mer om dette her. Endre feriedager på en ansatt Les mer om dette her. Nulle ut beløp i feriepengelisten  - "Tidligere opptjent, ikke utbetalt" Les mer om dette her. Feriepenger og ansatte med kildeskatt / tabellkort med 12 mnd trekkLes mer om dette her   Spørsmål til support Når jeg genererer feriepenger i Visma Lønn blir det foreslått trekk på 25 dager - kan jeg fortsatt trekke for 3,33 dager? Ja, det kan du. Bare overstyr til "-3,33". Support anbefaler å trekke -25 og overføre fastlønn på ansatt. Visma support sin erfaring er at det er enklere for de ansatte å forstå "-25" enn "3,33". Skal det være skattetrekk på feriepenger over 60 år og feriepenger opptjent tidligere år? Ja, feriepenger over 60 år er trekkpliktig også i juni. Du har kun trekkfritak på feriepenger i ferieåret - når feriepenger betales ut i senere år skal det beregnes skatt. Vær kjent med at feriepenger er skattepliktige tilsvarende som vanlig lønn. Ansatt som har fått utbetalt sluttoppgjør/forskudd på feriepenger tidligere dette året kommer med hele beløpet etter genering av feriepenger. Hvorfor?  Det er først når du trykker på knappen "Lønnsberegning alle" at Visma Lønn kontrollerer mot feriepengelista på hva som har blitt utbetalt av feriepenger tidligere år. Da vil beløpet enten bli slettet helt/eller redusert.  Ansatte som har fastlønn med redusert stillingsbrøk, skal antall dager for trekk i lønn for ferie reduseres?  Nei. For de ansatte som har redusert stillingsbrøk skal ha samme antall dager trekk i lønn for ferie. Dette er fordi at satsen/dagslønn er beregnet iht stillingsbrøken.  Det blir ikke trukket noen skatt på feriepengekjøringen. Hvorfor kommer det et minusbeløp? Grunnen til det er at grunnlaget for skatteberegning blir redusert med trekk i lønn ved ferie. Eksempel: Fastlønn                                                                 30 000   Tabell- prosenttrekk Trekk i lønn for ferie                                         -  40 000   Tabell- prosenttrekk Elektronisk kommunikasjon                               366        Tabell- prosenttrekk Feriepenger                                                           50 000   Trekkfritt                       Skattegrunnlag     30 000 - 40 000 + 366 =     - 9634 kr  Negativ skattegrunnlag, ingen beregning Jeg får statusmelding etter lønnsberegning "Lønnsart for lønn/trekk ved feriepengeutbetaling for ansatt xxx: Antall dager registrert er -25, antall dager i rest er -20."  Denne statusmeldingen kommer av at du allerede har trukket feriedager på den ansatte, eller at den ansatte har færre feriedager per år på ansattkortet sitt enn det du nå skal trekke. Denne meldingen stopper ikke lønnskjøringen videre, men kommer for å gjøre deg oppmerksom på om du bør endre antall feriedager. Hvis antallet er riktig, bare se bort fra denne meldingen.