Brukertips i Visma Lønn

I 2023 er skattekort til grensegjenger endret. Les mer om endringen her. Det betyr at det skal trekkes skatt i 12 måneder i 2023.  I denne artikkelen forklarer vi hvilke endringer du må gjøre i Visma Lønn.   Grunndata - oppdatering av sats Gå inn på Grunndata / Firmaopplysninger / Satser og grenser for å oppdatere til riktig sats i feltet "Skattesats for grensegjenger". Her skal du legge inn 7,9.   Utbetaling av feriepenger - forskuddstrekk Forskuddstrekk blir ikke generert automatisk for ansatte som har fått skattekort for grensegjenger. Du må beregne skatten manuelt (skattesats * grunnlag) og registrere beløpet på standard lønnsart 500 - Korrigering / Ekstra skattetrekk.   Utbetaling av lønn med halv skatt Ansatte med skattekort for grensegjenger skal trekke fullt skattetrekk alle måneder, på transaksjoner på disse ansatte må "Trekkode" stå til "0 - Fullt trekk". Les mer her om hvordan du kan endre trekkode på transaksjonsnivå. Relaterte artikler  Grensegjenger

Du finner en oversikt over alle aktive klienter / firmaer i Visma Lønn under "Utskrifter / Kontrollrapporter / Org.nr. mine lønnsklienter". Klikk på knappen "Velg alle firmaer" og huk av for "Slå sammen valgte firmaer" nederst i høyre hjørne. Klikk deretter på "Forhåndsvisning".   Nå vil du få en liste over alle aktive klienter / firmaer du har tilgang til i Visma Lønn.   MERK! Dersom du får feilmelding som sier "Login failed for user 'klientnavn'" kommer det av at du ikke har tilgang til denne klienten. Dersom denne klienten er en inaktiv klient, så anbefaler vi at dere sletter den fra vl.ssc filen. Les mer om dette her. Dersom denne klienten er en aktiv klient så må du få tilgang til denne klienten. Les mer om dette her. Alternativt vil være å fjerne haken på den / de klientene som feiler slik at du får tatt ut rapporten uten disse klientene.

Windows Server 2012 og Windows Server 2012 R2 supporteres ikke lenger av Microsoft (f.o.m 10.10.23), og støttes derfor ikke av Visma Lønn. Dette betyr at nye versjoner av Visma Lønn ikke blir testet og feilsøking vil ikke bli gjort på disse operativsystemene. Les mer om dette her.   Dersom du har Windows Server 2012 R2 så anbefaler vi å oppgradere operativsystemet snarlig.   

Alt om årsavslutningen / nytt år 2024   Før du ringer oss i januar anbefaler vi at du ser gjennom innholdet i denne artikkelen. Her finner du tips som kan hjelpe deg gjennom årsavslutningen. Kurs Årsavslutningskurs er også tilgjengelig på våre kurssider i Learnings Universe som du kan logge deg inn på her. Årsavslutningskurset ble spilt inn i 2021 men er fortsatt gjeldende for 2023. Frister i 2024 5. januar: frist for å sende A-melding på desember 15. januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6 1. februar: frist for å sende lønnsoppgave til de ansatte Brukertips  Generelle brukertips på årsavslutning finner du her.   Under finner du også aktuelle brukertips vi får mye spørsmål om: Hvordan kjøre lønn med halv skatt eller trekkfri lønnskjøring Halv skatt på ansatte med kildeskatt / 12 måneders trekk Innberette trekkpliktige naturalytelser når ansatte ikke har lønn Opprette lønnsår 2024 Bestille skattekort for 2024 Lønnsoppgave 2024 Avstemme arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser - RF 1022 Satser for bilgodtgjørelse Rapporter til styrets innberetning Feil på tilbakemelding A-melding Hvordan erstatte/nullstille A-melding? Hvordan kjøre sluttoppgjør? Negativ lønnsbeskrivelse/A-meldingsnr totalt for inntektsåret Feil rapportering av trekkfri utgiftsgodtgjørelse A-melding - terminoppgjør Rapportering til pensjonsselskap via a-meldingen Ofte stilte spørsmål Jeg er ikke ferdig med 2023 - kan jeg allikevel opprette 2024? Ja, Visma Lønn er et toårig lønnssystem så du vil til enhver tid ha to åpne lønnsår. Når du oppretter 2024 blir 2022 avsluttet automatisk. Du kan jobbe med lønnskjøringer på tvers av lønnsårene 2023 og 2024. Må jeg ha ny versjon for å kunne opprette 2024? Nei, du kan opprette 2024 uavhengig av versjon. Blir satser på lønnsarter oppdatert? Husk at satser ( f.eks bilgodtgjørelse / diettgodtgjørelse) på lønnsarter må selv vedlikeholdes ved overgang til 2024 hvis de blir endret. Hvis du bruker Visma.net Expense vil satsene være oppdatert. Jeg får melding om "Finner ikke gyldig inntektstype" når jeg kjører lønn i 2024? Kjør "Oppdater grunndata" så får du inn inntektskombinasjoner for 2024. Må jeg ha versjon 18.00 for å kunne sende lønnsoppgave til de ansatte? Nei, du kan benytte versjon 17.10. Hvordan får jeg support for Visma Lønn? Selvbetjening - hjelp deg selv 24/7! Kontakt våre produkteksperter - mer informasjon finner du her.

Er det mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøringen i desember?   Svaret er JA, det er mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøring. Merk at det er et par ting du må tenke på.     Vi vet det er mange som har en lønnskjøring tidlig i desember, men har en ekstra kjøring senere i måneden. Noe som gjør at tidsrommet mellom ekstrakjøringen og januar lønnskjøringen blir veldig kort. Det er da mulig å flytte over til Payroll etter hovedkjøringen og før ekstrakjøringen, for å få bedre tid.  Hva du må gjøre/tenke på for å migrere til Payroll mellom to kjøringer i samme måned: Trykk på “Flytt til Payroll”-knappen i VL og fyll ut skjemaet med oppstartsverdier som normalt etter at hovedkjøringen er ferdig. Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Kontroll overført data som normalt  Gjennomfør ekstrakjøringen i Visma Lønn som tiltenkt.  Du skal ikke kjøre Flyttefabrikken på nytt etter ekstrakjøringen.  Dersom du vet at ekstrakjøringen inneholder ytelser som påvirker feriepenger har du to muligheter:  Legge med en kommentar i skjemaet dere fyller ut ved flytting om at dere ikke ønsker at vi importerer inngående saldo. Da må dere selv legge inn dette når det er klart. Her kan dere bruke masseoppdateringsfunksjonen i Employee for å enklere registrere inngående saldo på flere ansatte.   Vi importerer inngående saldo. Dere oppdaterer importert saldo med riktig verdier etterpå. Dette må da oppdateres manuelt på en og en ansatt under transaksjoner i Employee. Alternativt legge til en ny transaksjon med kun korreksjonen.  Er det ingen ytelser som påvirker feriepengegrunnlaget er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer på importert saldo etter at ekstrakjøringen er kjørt i gammelt system.  Kontroll overført data som normalt    Merk: Dersom det er en kobling mot Visma.net vil denne bli brutt ved overgang til Payroll. Det vil si at bruker dere Calendar, Expense og/eller Payslip vil ikke disse tjenestene lengre være koblet mot gammelt system etter overgang. 

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke skal kjøre lønn i Visma Lønn i 2024.    Oppslag Visma Lønn Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så kan du bestille dette via din Visma Partner eller ved å sende en mail til bestilling@visma.no MERK! Mange av våre kunder har Visma Lønn installert på en server hos asp-leverandører. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så må du beregne at det vil fortsette å påløpe kostnader til asp-leverandør. Det er fullt mulig å installere Visma Lønn på din egen maskin. Ønsker du ikke å ha en oppslagslisens på Visma Lønn så anbefaler vi på det sterkeste at du tar en utkopiering av klienten(e), og beholder disse da disse kan i etterkant gjenopprettes ved behov. Dette er et konsulentoppdrag som kan bestilles av support. Med forbehold om at de fremtidige versjonene støtter en innlesing av backup tatt ut fra eldre versjoner.   Lønnsoppgave / sammenstillingsoppgave Det må sendes lønnsoppgave fra både Visma Lønn og nytt system for 2023. Lønnsoppgaven skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt lønnsoppgaven til de ansatte.    Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under Utskrifter / Avstemming.  Bestill avstemmingsrapport fra Altinn for perioden du skal avstemme under Utskrifter / Rapporter / A-melding bestilling A06. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.   Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt. 

I Visma Lønn kan du enkelt flytte over dine lønnsdata til Payroll. Før du flytter til Payroll må du ha versjon 18.00 av Visma Lønn.    I denne versjonen vil importen til Payroll automatisk starte når dere fullfører migreringen fra Visma Lønn. Det vil si at det ikke vil være muligheter for tilpasninger før import.    Dersom dere ønsker å endre ansattnummer må dette gjøres i Visma Lønn før dere starter migreringen. Mer informasjon om hvordan du endrer ansattnummer finner du her. MERK: Hvis du benytter Visma.net kan du IKKE endre ansattnummer.   Har ditt firma integrasjon med Calendar eller Expense er det viktig at alt er fullført, overført og behandlet i Visma Lønn. For mer informasjon se her.   MERK: det er viktig at du på forhånd har bestilt Payroll-lisens og at Terms of Services (TOS) er signert.    Start flyttingen til Payroll I Visma Lønn finner du "Flytt til Payroll” på toppmenyen, eller du kan hente den frem i hurtigmenyen til høyre. Når du trykker på knappen får du opp følgende bilde: De røde kryssene blir grønne etter hvert som du fullfører stegene.    Trykk på Steg for steg veiledning for å starte veiledningen som tar deg gjennom stegene i flyttingen.   Steg 1: Les viktige retningslinjer før flytting  Det er viktig at du setter deg inn i hva denne prosessen innebærer. Spesielt viktig er det hvis dere også benytter Expense eller Calendar i dag.   Steg 2: Skjema for Flyttefabrikken Du blir henvist videre til et skjema som må fylles ut med verdier vi trenger for å kunne sette opp Payroll for ditt firma. Dette må fylles ut da vi trenger litt ekstra informasjon om kundeforholdet, som vi ikke får hentet ut av datapakken som blir eksportert fra Visma Lønn. Dette skjemaet vil du også kunne finne her.   Det er viktig at dette skjemaet blir fylt ut før du fullfører de resterende stegene.    Merk: det tar ca. 5 minutter før denne informasjonen er oppdatert hos oss. Du vil ikke kunne fullføre migreringen før vi har mottatt denne informasjonen.    Steg 3: Velg ansatte Her kan du velge hvilke ansatte du ønsker å ha med i migreringen. Kontroller listen og gjør nødvendige endringer før du trykker på "Sett ansatte i flyttemodus". Alle aktive ansatte og sluttede som har igjen feriepenger til gode på feriepengelisten vil ha haken på som standard.   Steg 4: Kan firma flytte Når du trykker på Kan firma migreres gjøres det en sjekk på om alle lønnskjøringer er godkjent, og om du eventuelt har en integrasjon mot visma.net og om denne kan deaktiveres. I tillegg vil det gjøres en del andre valideringer av dataene, eventuelle feil vil bli vist i meldingsvinduet.  Rett eventuelle feil og trykk på Kan firma migreres på nytt. Anbefaler å trykke på Tøm meldinger før du kjører en ny sjekk.  Her finner du en oversikt over meldinger du kan få.   Hvis du har integrasjon mot visma.net, kommer også denne meldingen opp: Vi anbefaler på det sterkeste at du her trykker på Yes, sånn at du får synkronisert de ansatte, så de er riktig oppdatert i Visma.net før vi starter flyttingen. Når du trykker Yes kommer du rett inn i visma.net Oppsett bildet. Her må du trykke på knappen Synkroniser i linjen for MDM Ansatte.   Steg 5: Koble firmaet fra Visma.net Knappen Koble firma fra visma.net bryter alle koblinger i integrasjonen automatisk. Etter du har trykket på denne kan du ikke lenger lese inn timer, fravær eller reiseregninger, eller overføre data fra Visma Lønn til visma.net. Du kan heller ikke angre dette valget, så før du trykker på knappen må du være helt sikker på at du skal migrere til Payroll.   Bruker du Expense? Viktig at alle påbegynte reiseregninger er godkjent/utbetalt, eller slettet, i Visma.net Expense før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net   Bruker du Calendar? Viktig at all fravær / timelister er importert til Visma Lønn og at evt. lønnskjøringen er godkjent før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net.   Ansatte kan ikke bruke Visma.net tjenestene i migreringsperioden (fra du starter migreringen i Visma Lønn til du får beskjed at migrering er utført).   Du får også opp en dialog med Angi brukernavn for kundeadministrator hvis du har hatt integrasjon mot visma.net. Her skal du legge inn e-posten til en bruker som er Adminbruker i visma.net. Steg 6: Start migrering Bekreftelse på tilgang For å kunne starte flyttingen av data må du huke av for at du aksepterer at ressurser hos Visma Software AS kan tildele seg nødvendige tilganger.    Flytte firmaet til annet kundeforhold Dersom Payroll skal opprettes på samme kundeforhold som Visma Lønn ligger på idag, trenger du ikke å foreta deg noe. Da lar du haken stå på Nei.    Dersom du ønsker at firmaet skal opprettes/flyttes til et annet kundeforhold må du huke av for “Ja, jeg ønsker at firmaet skal flyttes til et annet kundeforhold”. Da vil feltene for informasjon om kontaktperson bli aktivert. Vi vil kontakte deg på denne e-posten for en oppklaring av hvilket kundeforhold firmaet skal tilhøre.    Tilfellet hvor firmaet skal på et annet kundeforhold er for eksempel når økonomisystemet ligger på et annet kundeforhold.    Eksporter følgende data Her har du mulighet til å utelate data som tilhører de ansatte dersom det er ønskelig. Hold musepekeren over det blå informasjonsmerket for hva slags data de forskjellige gruppene inneholder. Som standard er det huket av for alle. Les mer her om hvilke lønnsdata dette innebærer. Start flytting av data Når dere trykker på “start flytting av data” vil data eksporteres og sendes til oss. Det vil bli gjort en sjekk opp mot skjemaet med oppstartsverdier. Dersom dette ikke er fylt ut eller ikke har blitt oppdatert hos oss enda vil det komme opp et varsel om at du må prøve igjen om noen minutter.    MERK: Når vi har mottatt dataene vil aktiveringen av Payroll og import av data automatisk påbegynnes. Det vil da ikke være mulig å stoppe importen når den er påstartet.    Tilbakemelding Dere vil få en tilbakemelding fra oss på e-post når importen er fullført. Denne e-posten vil spesifisere dersom det er noe dere må gjøre en ekstra kontroll på. Utover det anbefaler vi at dere gjør en generell kontroll av dataen som er overført, da feil kan fremkomme - og at oppsett kan være annerledes i Payroll enn hva dere er vant med i Visma Lønn.     Sjekkliste etter Flyttefabrikken    Opplæring Mens du venter på at Payroll blir klargjort anbefaler vi at du ser på våre digitale læringskurs, som er inkludert i programvaren. Som et minimum bør du ha vært gjennom kurset “Kom i gang med Visma.net Payroll” før du skal kjøre din første lønnskjøring i Payroll. Du vil også finne en rekke andre tilleggskurs på siden. Kursene til Payroll finner du her.   

I steget Kan firma flyttes gjøres en rekke sjekker for å klargjøre firmaet ditt til flytting. I dette steget får du både informasjonsmeldinger - som du kan rette opp. Og advarsler - som må rettes opp.   Informasjon: Sjekk på om det finnes åpne lønnskjøringer i forrige eller inneværende år. Anbefaler at du godkjenner eller sletter kjøringen. Slett kjøring under Forespørsel / Status lønnskjøring, marker linjen og trykk på “Delete” på tastaturet.     Informasjon: Sjekk på om det er integrasjon mellom økonomisystem og visma.net, synkronisering må gjøres fra det systemet.   Informasjon: Fast transaksjonstype 6 - Trekk med saldo støttes ikke i Payroll og blir ikke overført. Når du har fått tilgang til firmaet ditt i Payroll kan du registrere dette som et Fast forskudd, der du regner ut hvor mange måneder trekk dette utgjør og legger inn sluttdato på denne transaksjonen utifra det.     Informasjon:  Utbetalingsmåte 1 - Via reskontro i økonomisystem / Ubetalingsmåte 3 - Utland Autopay /  Manuell er ikke støttet i Payroll, blir satt til Kontant.                   Informasjon om yrkeskoder: Denne kommer på alle firmaer. Vet du at du har vært under Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Yrkeskoder og lagt inn egne koder her, så må du sjekke at du ikke har lagt disse kodene på ansatte. De må da endres.                Advarsel: Samme e-post på flere ansatte må korrigeres før flytting til Payroll.   Advarsel: Integrasjon mot visma.net og dokumenter som ikke er godkjent. Du må gå inn i Approval og godkjenne (eller avvise) dokumenter som ikke er godkjent. Hvis du velger og godkjenne må timer/utlegg/fravær som ble godkjent leses inn / importeres i Visma Lønn før du fortsetter.   Advarsel:  Ansatt som har fast transaksjonstype 3,4 eller 5 med både sats og beløp. Fjern sats eller beløp.   Advarsel: Calendar krever at barn er registrert på de ansatte for at de skal få registrert barn syk. Får du denne meldingen må du gå på den/de ansatte du får opp i fanen Personalopplysninger / Pårørende og registrere barn i tabellen Barn. Eventuelt, om du ikke skal ha med fravær kan du gå i Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle. Gjør søk på kode 10 - Barn syk, marker alle linjene og slett de.   Advarsel: Telefonnummer har ugyldig telefon/mobilnummer. Gå på den ansatte og fanen Personalopplysninger og korriger før flytting til Payroll. Advarsel: Ansatt har overlappende firmabiler. Gå på den ansatte og fanen Faste transaksjoner, rydd opp i overlappende datoer.   Advarsel: Faste transaksjoner som har kostnadsbærer med Til dato blir ikke flyttet, dette må rettes opp. Fjern til dato på kostnadsbærer eller sett til dato på den faste transaksjonen.    Advarsel: Arbeidsted mangler verdi, dette må rettes før flytting til Payroll. Gå til Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Arbeidssteder og legg inn virksomhetsnummer og/eller kommunenummer. Hvis du har hatt ambulerende virksomhet, så er ikke disse arb.stedene knyttet til ansatte, og vil ikke bli opprettet i Payroll. Du kan da bruke org.nr 960993144 på det ambulerende arbeidsstedet. (Har du flere kan du bruke 960993145 på neste osv. her får du varsel om at det er ugyldig, men du får lagret uansett).   Advarsel: Ansatt har ikke gyldig arbeidstidsordning. Dette må rettes på den ansatte før flytting kan gjennomføres.    Advarsel:  Maks antall tegn beløp på fagforening, dette må rettes før flytting til Payroll. Korriger dette under Grunndata / Fordringshavere.   Advarsel: Det finnes dokumenter som ikke er godkjent i Apporval. Det omfatter reiser/utlegg, fravær og timer. Dette må godkjennes i Approval og overføres til Visma Lønn og behandles der før du kan gå videre. Dokumenter til behandling er som følger.   Hvis du har advarsler (gul trekant) MÅ disse rettes før migrering kan fortsette. Etter du har rettet det som må rettes, går du tilbake til Flytt til Payroll bildet.  Trykk på Tøm meldinger og Kan firma flyttes på nytt.    Relatert brukertips Flytt til Payroll

PATCH 1 LIGGER NÅ UTE PÅ COMMUNITY UNDER NEDLASTINGER   I versjon 18.00 så fjernes spesialtegn på navn og e-postadresse ved migrering. Dette gjør at den ansatte blir opprettet i Payroll med navn / e-postadresse uten spesialtegn (f.eks. bindestrek).   Det kommer en patch i løpet av kort tid som retter dette slik at navn og e-postadresse ikke fjerner bindestrek. Vi anbefaler alle kunder å vente med å migrere inntil ny patch blir lagt ut på Community.   Dersom du allikevel ønsker å migrere nå, så kan du kontrollere hvilke ansatte som har bindestrek i navn / e-postadresse kolonnene i ansattlisten i Visma Lønn ved å søke etter %-% eller %_% i den blå søkefeltlinjen (FØR du migrerer). Disse ansatte må du rette på i etterkant i Payroll.

Vi nærmer oss End of life for Visma Lønn - 31.12.2024.   Har du allerede gått over til et nytt lønnssystem, eller er i en overgangsprosess, så ønsker vi å minne om samleartikkelen for "Nyttige tips og rapporter ved overgang til nytt lønnssystem". Her finner du informasjon om muligheter for oppslagslisens og nødvendige rapporter som vi anbefaler å ta ut.   Dersom du ikke har påbegynt overgangen til Payroll eller ditt nye lønnssystem så anbefaler vi at du tar kontakt med din Visma Partner så snart som mulig. 

Som følge av at Visma Lønn legges ned 31.12.2024 så avvikles telefonsupport 01.02.2025 på Visma Lønn.   Husk at vi også er tilgjengelig til ordinære åpningstider på chat og via mail (lonn@visma.no) : Mandag - fredag 09.00 - 16.00   Du kan også finne svar på det du lurer på i Kunnskapssenteret.