Brukertips i Visma.net ERP

Denne guiden beskriver hva du gjør dersom du får feilmeldingen "Betalingsref. kan ikke være tom" ved bokføring av leverandørrefusjoner fra AutoPay.

I rutinen "Behandle inngående betalinger" (skjermbilde AR305000) har du mulighet for å avskrive saldo på reskontro ved å benytte årsakskode. 

Når du mottar elektronisk faktura fra din leverandør kan det være endringer på leverandrørinformasjon i forhold til det du har i ditt leverandørregister. Det kan f.eks være at leverandøren har endret adresse. Det kan være vanskelig å fange opp disse når fakturaen blir lest inn i Fakturainnboks (AP50604S)   Du har mulighet for å sette på en varsling slik at du vil få en indikasjon på at det er endringer på leverandørinformasjon i forhold til hva du har i ditt leverandøregister.   Hva du ønsker å varsle om angir på Leverandørinnstillinger (AP101000).     Når du har aktivert de feltene du ønsker varsling på, og du mottar en elektronisk faktura i Fakturainnboksen hvor leverandørinformasjone på faktura er ulik den informasjonen du har på din leverandør, vil du få en melding via et gult ikon:     Du har da mulighet til å oppdatere informasjonen som følger med denne fakturaen til ditt leverandørregister via knappen "Oppdater leverandør" eller å ignorere endringen ved å velge "Ignorer leverandørvalidering". 

Vi har nå gjort det enklere å se koblingen mellom betalingsvarsel og purregebyr (fakturaen for dette). 

Guide til hvordan man kan oppheve betaling på en faktura som har blitt kreditert, kjede faktura med kreditnota og koble betaling til ny faktura.

I versjon 8.17 er det mulig å velge at inngående faktura må godkjennes i Approval før den kan oppdateres (bokføres).

Utg og inng faktura er registrert i valuta. Ved bokføring blir de omregnet til lokal valuta.  Når det blir gjort utbetaling / innbetaling blir det samtidig avregnet Agio/ Disagio.  Hvis man f.eks ved mnd slutt skal vise hva den faktiske verdien på utestående fakturaer / inngående fakturaer i valuta er på en rapport, kan man bruke valutajustering.  ( det er vel mest vanlig å gjøre dette ved årsavslutning )   NB:  Pr i dag hentes ikke valutakurs inn til systemet i denne rutinen. Det betyr, at hvis du ikke har trigget innhenting av valutakurs (registrert ing / utg faktura)  siden den 15. i mnd og vil kjøre valutajustering pr mnd slutt 30 / 31, vil siste valutakurs hentet være 15. Denne vil da bli benyttet. Sjekk alltid før du kjører rutinen at du har en valutakurs i valuta registeret (CM301000) for den datoen du skal valutajustere.   1. Valutajustering kunde: ( ScreenId=CM505000 ) Velg periode, hvilken valuta dato som skal benyttes,valuta og gi en beskrivelse. Aktuelle utgående fakturaer vil nå komme opp. (bare med status åpne) Det vil da komme en linje pr faktura.  Vi ser her at verdien av fordringene har økt.    Huk av for de som skal revalueres og kjør rutinen.   Nå blir man dratt til: Hovedbokstransaksjoner (GL301000). Bunten er opprettet via Valutabehandlingsmodulen og den skal automatisk reverseres i neste periode.Den er postert.  Trykk på Vis i std / Vis i valuta og du får se beregnet Agio / Disagio. Trykk på reverser bunter: 1 og du får se den reverserte bunten ( 000458 ) av denne bunten (000457)   Den har blitt postert den 1. i neste periode, slik at den midlertidige justeringen er nullet.  Om reverseringen skal skje ved postering eller ved periodeavsluting kan settes i: Hovedboksinnstillinger (GL102000). Ved denne kjøringen var den satt til Ved postering.  NB: Velges Ved periodeavslutning blir ikke  reverseringsbunten kjørt før:  Avslutt regnskapsperiode (GL50300S), kjøres for hovedbok i den perioden som justeringsbunten hører til.    2. Valutajustering leverandør (CM504000), utføres på samme måte som vist for kunde over. Starter her:   

Dersom du får feilmeldingen under ved sending av fakturaer til Visma.net Autoinvoice, må du sjekke at Mva.reg.nr. er registrert i riktig format både på Firma (CS101500 ) og på Kunde (AR303000):   Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-CO-09]-The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’.   Tilsvarende gjelder om du får feilmeldingen: Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-S-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63).   PEPPOL-formatet krever at Mva.reg.nr er angitt i formatet: NO<org.no>MVA, både på Firma og Kunde.   Firma (CS101500 )   Kunde (AR303000)

I fakturainnboks vises elektroniske inngående faktuaer. Det kan være at det kommer inn fakturaer med dato i en periode du har stengt for behandling, dvs på en avsluttet periode.

Bruker man Payroll for lønnskjøring, og har integrasjon mot Visma.net ERP, blir selve lønnsbilaget overført til Financials. Bilaget for utbetaling av lønn blir derimot ikke overført. Per nå må dette bokføres manuelt. Dette gjøres på Hovedbokstransaksjoner (GL301000).    Lønnsbilaget som overføres ser f.eks slik ut:      I eksemplet over er 59 766 kr bokført som utbetalt lønn på konto 2930 (kredit). Man må da lage et nytt bilag på samme konto for å bokføre selve utbetalingen. Beløpet her blir da i debet:     

Det er nå mulig å vise totalverdier på forespørsler. 

Det er viktig å være klar over at elektroniske fakturaer sendt til deg gjennom Visma.net Autoinvoice, når faktura utsteder bruker en vedleggstype som Visma.net Financials ikke støtter, ikke kommer inn i fakturainnboksen i Visma.net Financials, og du får ingen melding om det heller.

Ved registrering av bilag er det vanlig å ønske å legge til et vedlegg som understøtter bilaget. Her finnes mange forskjellige scenarioer der dette vil være ønskelig.

Ny funksjonalitet tilgjengelig i versjon 8.29.3 (planlagt 10. desember 2020).   Ved behandling av Inngående betalinger (AR305000) og  Behandle banktransaksjoner (CA306000) vil det nå bli mulig å knytte opp flere dokumenter fra samme kunde/leverandør på en gang. Det har blitt implementert en ny knapp: Velg dokumenter, som viser de åpne dokumentene som hører til valgt kunde/leverandør.  Det har også blitt mulig å selektere på Forfallsdato og Underenhet.    Eksempel i Behandle Inngående betalinger:   Klikk på Opprett for å behandle inngående betaling Velg Arbeidsområde Kundereskontro, aktuell Kunde og trykk på Velg dokumenter. Det er mulig å selektere på Forfallsdato og Underenhet. Dette vil gjøre arbeidet med å finne dokumenter enklere.  Huk av for de dokumentene som skal  knyttes opp mot innbetalingen.  Det er mulig å knytte opp både utgående fakturaer og kreditnotaer.     Betalingsbeløp viser totalsummen av markerte linjer, og dette kan ikke overstige Totalbeløp.     Velg  Legg til og lukk når aktuelle fakturaer/kreditnotaer er valgt.    Trykk på Lagre, og innbetalingen blir merket med Klar til behandling. De knyttede transene vises også til høyre i skjermbildet. Klikk Behandle for å fullføre.  En innbetaling fra en kunde som gjelder flere dokumenter har nå blitt knyttet sammen.