Brukertips i Visma.net ERP

Dette gjelder kunder som har egen email integrert og ikke bruker standard visma.net erp server for sending av eposter fra Visma.net Erp. Etter Azure flytting  opplever noen kunder  problemer med å sende epost via Visma.net Erp. Det er 3 forskjellige scenarioer   A. For kunder som bruker egen smtp ,  kan vi ikke bruke Kryptert forbindelse for utgående server :ingen   og Utgående server smtp: 25 . Dette skal endres til TLS , 587    , eller SSL ,465 avhengig av innstillinger på epost leverandør : Husk å lagre og klikk på test for å sjekke at kommunikasjonen er i orden . B. For de kundene som bruker Gmail her en engelsk beskrivelse på det som skal gjøres : 1. Enable 2-factor-authentication if not enabled. 2. Log-in into Gmail with your account 3. Navigate to https://security.google.com/settings/security/apppasswords     , or just go to "Security" page.  4.Click on the arrow in "2-step verification" to open this screen 5. Scroll down at the bottom where you have "App passwords" 6. Set a app name (e.g. ERP email) and click create. 7. Set the 16 digit password key in you email account in ERP and press "TEST" button to verify   C.  For kunder som bruker Office 365  smtp server ,  1. Generer et nytt in App passord i Office 365  2. Legg til det nye passordet  3.Husk å lagre og klikk på test for å sjekke at kommunikasjonen er i orden  

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan se status på utgående betalinger i Nye Behandle betalinger. Vi viser deg også hvordan du kan korrigere betalinger som har feilet.    For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) -> Velg fanen "Status" Betalingstatus   Pågår Samlebetalinger opprettes på bakgrunn av leverandørfaktura. Når forespørselen er behandlet vil statusen være "Sendt til AutoPay" eller "Mislykket".    Sendt til AutoPay Samlebetalingene er opprettet og sendt til AutoPay. Betalingene venter på signering i AutoPay for utbetaling.    Mislykkes En eller flere av betalingene har feilet og må korrigeres. Forespørselen kan åpnes ved å klikke på "Pilen" i kolonnen detaljer.    Arkivert  Forespørslene får status arkivert når en tidsplan er kjørt, men ingen faktura ble behandlet. I dette tilfellet vil antall dokumenter og beløpet være 0. Dersom en forespørsel feiler og må behandles på nytt fra "Klargjør betalinger", vil den opprinnelige forespørselen få status arkivert. Korrigering av utgående betalinger som har feilet Dersom en eller betalinger har feilet, kan du åpne "Detaljer" for forespørselen.      I dette tilfellet har systemet detektert at kontonummeret på leverandøren ikke er et gyldig norsk kontonummer. Ved å klikke på leverandørnummeret, åpnes leverandørkortet og du kan korrigere kontonummeret.   Når korrigeringene er gjort, trykker du "Send på nytt og lukk" nederst i skjermbildet. Betalingen sendes på nytt til AutoPay.     I enkelte tilfeller kan det være feil på fakturaen som ikke enkelt lar seg rette, eller du av ulike årsaker ønsker å få sendt betaling på de fakturaene som ikke feiler videre til AutoPay. Inne i "Detaljer" på betalingsforespørselen har du nå mulighet til å markere fakturaer og fjerne disse fra betalingsforespørselen, slik at resterende fakturaer likevel kan betales.    1. Marker fakturaen du ønsker å fjerne fra betalingsforespørselen  2. Klikk Fjern 3. Klikk Send på nytt og lukk   Fakturaen (i dette eksempelet dokumentreferanse 200010) vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger. Betalingsdokumentet som ble opprettet (i dette eksempelet betalingsreferanse 300004) blir slettet.    Du kan også arkivere hele betalingsforespørselen ved å markere alle fakturaene i forespørselen, og klikk Fjern. Klikk deretter Arkiver og lukk. Hele betalingsforespørselen vil da få status Arkivert, og alle fakturaerene vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger.  

OPPDATERING 17. oktober 2023: Kolonnesøket forbedrer seg basert på tilbakemeldinger vi har fått. Du kan søke etter deler av ord i for eksempel beskrivelsesfelt, hvor det du søker ikke er nødt til å være i riktig rekkefølge. Tidligere anbefalte vi å benytte % mellom ord i søkefeltet, men dette er ikke lenger nødvendig. Du kan se et eksempel på dette her.   I versjon 9.64 har vi lansert en ny måte å søke etter ulike dokumenter på. Den nye søkefunksjonen finner du i mange av listevinduene, og du ser det enkelt av at kolonnene har fått en ny søkeboks under kolonneoverskriften. Eksempler på skjermbilder med ny søkefunksjon er Utgående faktura (AR3010PL), Inngående faktura (AR3010PL), Salgsordrer (SO3010PL) og mange fler. Til og med i egendefinerte forespørsler vil du se den nye søkefunksjonen.   Det nye kolonnesøket erstatter det gamle søkefeltet som tidligere lå øverst til høyre i disse listevinduene. Den nye måten å søke etter dokumenter på lar deg raskt og enkelt selv velge hvilke kolonner du skal søke etter, samt at det går betydelig raskere dersom du har veldig mange dokumenter.   For å søke kan du enkelt markere den hvite boksen under en av kolonnene, skrive inn det du ønsker å søke etter for så å trykke Enter. I bildet nedenfor har jeg i Utgående faktura (AR3010PL) enkelt markert den hvite boksen under Bilagsnr. og fylt ut 0002, samt trykket Enter. Listen vil da vise utgående fakturaer med bilagsnummer som inneholder "0002".    Dersom du trykker på kolonneteksten Fakturanr. vil du kunne endre utvalgsmetode, og for eksempel se på kun fakturaer som starter med "0002".   Etter dette kan jeg også velge å spisse søket enda nærmere, gjennom å for eksempel legge inn "10002" i feltet under Kundenr. Da vil jeg kun få opp fakturaer som inneholder "0002" i fakturanummeret, og som ligger på kundenr. 10002.   I enkelte av kolonnene (for eksempel Type, Status og Dato) vil du kunne filtrere som før dersom du klikker på den hvite boksen under disse kolonnene. I skjermbildet nedenfor har jeg trykket i den hvite boksen under kolonnen Status, og fjernet avmerkningshaken for Åpne fakturaer.    Du kan også enkelt velge å fjerne alle søk/filtre ved å klikke på X-en til venstre for kolonnene.   Eksempel om du ønsker å søke etter deler av en varebeskrivelse: I dette eksempelet har jeg søkt "deksel netphone" og finner da alle varer som inneholder ordene "deksel" og "netphone". Dersom jeg søker "netphone deksel" vil jeg få treff på de samme varene. Dersom du bruker % mellom ordene må ordene være sortert i riktig rekkefølge, og vi anbefaler derfor ikke lengre å bruke %.

 I versjon 9.66 har vi gjort en endring i forbindelse med økning av antall på en direkteleveranse relatert til salgsordre. Årsaken til denne endringen er at dette kunne føre til feilsituasjoner som kunne være vanskelig å korrigere.   Vi skal se på et eksempel: Du har opprettet en salgsordre med varenr 1010 hvor kunden har bestilt 2 stk. Den er merket for "Opprett innkjøp" og "Direktelevering".   Innkjøpet er opprettet med 2 stk av varenr 1010. Du ønsker å endre antallet til 3 stk og åpner Direkteleveringen og endrer antallet til 3. Meldingen: "Antallet angitt i linjen må være lik antallet angitt i salgsordre 'XX'" vises.   I og med at dette er en direktelevering til kunde, må du først åpne salgsordren direkteleveringen er linket til, deretter endre antallet fra 2 til 3 og lagre.   Deretter kan du endre antallet til 3 også på direkteleveringen.   Da blir allokeringen på salgsordren også korrekt.    

Tidligere var det kun mulig å opprette ny leveranse på ordren hvis forrige leveranse  fra samme lagersted var bekreftet. Nå er det mulig å opprette ny leveranse på ordren, selv om forrige leveranse for dette lagersted ikke er bekreftet. Merk: Flere åpne leveranser på delleverte ordrelinjer støttes foreløpig ikke.   Opprette leveranse ved åpne leveranser på varelinjer med annet lagersted enn den åpne leveransen har vært tilgjengelig tidligere også.   Eksempel: Vi har en salgsordre med to lagerførte varer.   Oppretter leveranse for varenr 10 og lagre. Status på leveransen blir satt til Åpen.   Salgsordren har nå fått status Levering. Tidligere var det ikke mulig å opprette ny leveranse for samme lagersted før leveransen var bekreftet. Nå har du mulighet til å opprette nye leveranser for varelinjer med samme lagersted fra ordren også når ordrestatus viser Levering.   Du kan velge å opprette ny leveranse fra Salgsordre (SO301000), Behandlinger, Opprett leveranse. Da vil det bli opprettet et nytt leveransedokument.    Du kan også legge til på eksisterende leveranse. Hent opp Leveransen via Leveranser (SO302000) velg Legg til ordre. Velg ordrenr og varenr, legg til og lagre.    

I versjonen som lanseres i løpet av onsdag 16.08.2023 er det mulig å legge til varer på Leveranse (SO302000), både manuelt og også via API. Det vil si at du på leveransetidspunktet kan velge å legge til f.eks emballasje, eller varer som ble glemt eller bestillt etter at leveransen ble opprettet.    Når du står på leveranse så er det bare å legge til en linje ved å klikke på + tegnet Når du har lagret, så vil varen automatisk legges til på tilhørende salgsordre.  Hvis du har en leveranse som er linket til flere salgsordre, så vil linjene legges til på den første salgsordren (i eksemplet ovenfor så vil ny linje bli knyttet til salgsordre 000053).   Hvis du legger til en vare på leveransen, og så sletter den igjen, så vil du få spørsmål om du ønsker å slette linjen på tilhørende salgsordre.      Hvis du sletter hele leveransen så vil linjene bli liggende på Salgsordren.              

Inngående fakturaer dukker ikke opp i bildet for Behandle betalinger.  Hva kan være årsaken til det?   1. Ingen fakturaer dukker opp.  Sjekk at  betalingsmetoden som er knyttet opp på de inngående fakturaene, har hake for Opprett samlebetaling Hent opp aktuell inngående faktura. Under Regnskapsdetaljer ligger det knyttet Betalingsmetode. Hent opp Betalingsmetoden og sjekk at det er satt hake for Opprett samlebetaling under Innstillinger for leverandør. Ved hake for Ikke påkrevd, er det årsak til at postene ikke kommer med.   2. Hent opp aktuell inngående faktura. Under Regnskapsdetaljer ligger det et felt for Betalingskonto. Dette feltet må være fylt ut. Hvis det er blankt, kommer ikke den Inngående faktura med i bildet for Behandle betalinger.     Oppsummert:  Betalingsmetoden må ha hake for Opprett samlebetaling og Betalingskonto må være fylt ut.   

Oversikt over brukertips som omhandle Nye Behandle betalinger.