Brukertips i Visma.net ERP

 Når du skal matche en inngående kreditnota mot en faktura gjøres det ved å hente opp kreditnotaen på følgende måte.

Du har for eksempel regnskapsår 2016, men ønsker å opprette 2015 for å legge inn UB.

Ved oppdatering av leveransen oppdateres lageret med antallet som ligger på leveransen.

Opprettes det leveranse på en salgsordre, blir lagervarer som er klare for levering med på leveransen. Hva så med "Ikke lagerførte varer"?

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du aktiverer og kommer i gang med Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Tildeling av roller For å ta i bruk den nye betalingsprosessen, må personen(e) som skal jobbe i skjermbilde tildeles nye roller. Dette gjøres av en bruker med administratorrettigheter for selskapet i Visma.net Admin.   Vi skiller mellom følgende to roller: Payment processor: Denne rollen gir brukeren rettigheter til å opprette betalinger Payment viewer: Denne rollen gir brukeren leserettigheter Merk at rollene kun gjelder for den nye betalingsprosessen.   For å tildele roller, gjør følgende: Gå til Visma.net Admin Velg "Brukere og roller" øverst i skjermbildet Søk opp brukeren du skal tildele en rolle Pass på at du står på riktig rad for firma du skal tildele roller Bla deg bort til kolonnen "Financials" og tildel ønskede roller Klikk "Lagre og lukk" nederst i skjermbildet Brukeren vil nå motta en e-post med informasjon om at de er tildelt nye roller Skal du tildele rollen til flere personer kan dette gjøres ved å heller velge roller øverst i skjermbildet og deretter riktig firma.      Etter at roller er tildelt og ny betalingsprosess er satt som foretrukket, må alle brukere som skal ha tilgang til skjermbildet logge ut og inn igjen.   Vi anbefaler at du benytter nettleseren Google Chrome når du arbeider i skjermbildet.  

Client Manager er en tilleggsmodul i Visma.net som kan være til god hjelp for de bedriftene som har mange firmaer i systemet. Denne modulen består hovedsaklig av to deler:  Distribusjon av endringer fra ett til flere firmaer Tilgang på dynamiske dashboard på tvers av firmaer   Når det kommer til det første punktet om distribuering til flere firmaer, så vil du kunne vedlikeholde data i ett selskap og sende dette til andre selskaper i samme kundeforhold. Eksempler på dette kan være kontoplan, rapporter, egendefinerte forespørsler osv.    Den delen i Client Manager som heter Oversikt vil gi deg tilgang til å se hva som er status i de ulike selskapene dine. Du finner en rask oversikt over hvilke selskaper som du har oppgaver som må utføres. Her kan du klikke deg rett inn på f.eks åpne inngående fakturaer for et spesifikt firma og komme inn til denne informasjonen direkte.    For å ta i bruk Client Manager må du ha en utvidelse til Visma.net som heter Konsernhåndtering. Alle kunder som kjøper denne utvidelsen fra 1.oktober 2022 vil automatisk få tilgang på Client Manager. Alle eksisterende kunder som ønsker å benytte seg av denne tjenesten kan få tilgang ved å kjøpe tillegget for Konsernhåndtering på prismodellen under Utvidelser.    Vedlagt ligger dokumentasjon for aktivering og bruk av Client Manager.   

I versjon 8.20 kan man oppdatere egne rapporter med ny funksjonalitet. 

Hovedbokskontoer blir kategorisert i kontotyper. Ved opprettelse av hovedbokskonto angir du hvilken kontotype denne kontoen hører til. Kontoer i klasse 1 knyttes som regel til kontotype aktiva. Kontotypen har blant annet betydning for rapporteringen.

Du ønsker gjerne at inngående fakturaer blir godkjent av de rette personene før de blir betalt. Da sender vi fakturaene til Visma.net Approval til de som skal godkjenne.  Men for at de skal ble sendt til de som skal godkjenne så må vi opprette en fakturaflyt i Approval. Det finnes flere måte å sette opp flyt på. Vi skal se på to av de her. Vi begynner med flyt basert på godkjennerliste og etter det ser vi på flyt basert på kostnadsbærere. Flyt basert på godkjennerliste For å få lov til å opprette/vedlikeholde fakturaflyt så må brukeren din ha rollen System Administrator. Når det er klart så kan vi gå til Visma.net Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter Vi ser det ikke er noen flyt opprettet her på fakturaer, så vi trykker på plusstegnet til høyre for å opprette. Jeg gir så flyten et navn og trykker meg inn på flyten. Vi kommer da hit. Vi velger "Legg til nytt trinn" Så velger vi "listen over godkjennere". Man kan søke opp og legge til den brukeren som skal være godkjenner.  Det kan legges til flere godkjennere her, men merk at fakturaen/trinnet blir godkjent så snart en av de har godkjent.  Vil man at flere må godkjenne fakturaene så kan du legge opp et trinn til der du og legger til en godkjenner.  Fakturaen blir først ferdig godkjent når alle trinnene er godkjente. Godkjenner er lagt til og vi har haket av for at flyten skal være aktiv, og lagret. Her ser vi hvordan flyten blir i Approval. Når det nå sendes faktura fra Visma.net ERP på flyt til Approval så vil fakturaen gå til Christian Alne, som må godkjenne den i Approval under Mine Oppgaver. Flyt basert på Kostnadsbærere En inngående faktura kan inneholde mange linjer, og det kan hende at man ønsker at en person skal godkjenne noen av linjene mens en annen person skal godkjenne resten av linjene. For å få dette til å fungere så kan man bruke Kostnadsbærere til bestemme hvem som skal godkjenne hva. Først så går vi til Approval - Konfigurasjon - Roller Her oppretter jeg en rolle som heter "Godkjenner". Så går vi til Approval - Konfigurasjon - Kostnadsbærere. Avdeling er kostnadsbærergruppen vi skal benytte. Vi trykker på den. Vi trykker på den slik at den blir valgt, og så lagrer vi. Vi går til 2. Tilordne godkjennere. Og så trykker vi på "Legg til kombinasjon av kostnadsbærere". Jeg velger et par av de. Og så står jeg på Avd 1 og trykker på "Tilordne godkjenner". Velger rollen "Godkjenner" som vi opprettet tidligere, søker opp hvem som skal være godkjenner på Avd 1. Jeg legger inn Test Chris som godkjenner her. Vi gjør det samme på Avd 2, men legger inn Christian Alne som godkjenner. Nå skal vi til Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Vi går inn på den eksisterende flyten som vi opprettet i sted. Merk at det går bare an å ha en aktiv fakturaflyt mot Visma.net ERP. Vi ser da at flyten slik vi opprettet den tidligere. Vi må gjøre noen endringer på trinnet/flyten for at det skal fungere basert på kostnadsbærere. I stedet for "listen over godkjennere", så velger vi "Alle godkjennere med denne kostnadsbærer rollen". Og legger inn rollen "Godkjenner". Vi ser at her skal ingen navn/brukere legges inn siden det ikke er noe fast godkjenner, men kommer an på hvilken kostandsbærer som ligger på fakturaen/linjene. I tillegg så må vi hake av for "Godkjenn linjene" nå, siden kostnadsbærere ligger på linjene. Vi oppretter så en inngående faktura i ERP, legger på vedlegg og bruker 01 og 02 som kostnadsbærere på linjene og sender til Approval. Så går vi til Approval - Prossesoversikt og finner fakturaen. Og her ser vi hvordan flyten i Approval blir. Her ser vi at Test Chris og Christian Alne begge må godkjenne. Test Chris siden han er godkjenner for Avd 1 (01), som er kostnadsbæreren på linje 1. Og Christian Alne siden han er godkjenner for Avd 2 (02), som er kostnadsbæreren på linje 2. For å godkjenne så må de begge inn i Approval og gå til "Mine oppgaver".

Tidligere ble Lokasjon på leveransen ofte ikke tildelt automatisk hvis varen ikke var på lager. Dette er endret i versjon 8.22. 

På salgsordre kan man se Enhetskostnad for produktet man selger. Som standard er riktignok dette en gjennomsnittlig enhetskostnad basert på nåværende lagerbeholdning. Har man ikke lagerbeholdning vil det ikke vises noen enhetskostnad. Dette vil være tilfellet for såkalte "skaffevarer", altså varer man kjøper inn ifbm. med et konkret salg (Innkjøp til ordre). Her vil det ikke vises noen enhetskostnad på salgsordrelinjen.     Det er riktignok mulig å vise erstatningskostnaden (innkjøpsprisen) på salgsordren. Dette gjør at man får beregnet margin på salget (øverst til høyre).    Erstatningskostnad hentes med denne prioriteten:    1. Pris fra leverandørprisavtalen for standardleverandøren til varen     2. Siste pris for standardleverandøren til varen     3. Siste kostpris (siste mottatte pris) på varen     For å vise erstatningskostnaden må man huke av for Bruk erstatningskostnad for bruttomargin/fortjeneste.   Merk: Erstatningskostnaden per enhet vises ikke på salgsordrelinjen, men nederst i skjermbildet. Den blir riktignok brukt for å kalkulere Totalkostnad og beregne margin øverst til høyre i skjermbildet.        Dette gjør det enklere å få oversikt over lønnsomheten for salget. 

Vi har fått noen henvendelser på hvordan få frem en enkel prisliste uten for mye produktinformasjon og eksportere denne til Excel. Her vil vi vise en måte dette kan gjøres på.

Hvordan opprette en ny klient som ikke har nådd omsetningskravet for registrering i MVA registeret og dermed er avgiftsfri inntil dette skjer?

I versjon 8.19 er det gjort flere forbedringer relatert til standard betalingsmetode. Tidligere hadde du mulighet til å velge Standard betalingsmetode i Bankinnstillinger (CA101000). Det som ble lagt inn her styrte hva som ble valgt som standard i betalingsprosesser i både Leverandørreskontro, Kundereskontro og Bankstyring.    Nå har du mulighet til å sette egne innstillinger i både kundereskontro og leverandørreskontro, samt at du kan velge å overstyre betalingsmetode ved behandling av inngående betalinger.    Bankinnstillinger (CA101000) Her er det lagt til en ny innstilling  Overstyr betalingsmetode ved behandling i bank. Det du velger her vil bli foreslått i  Behandle inngående betalinger (AR305000) Tidligere var det innstilling fra kunde som ble brukt, men nå kan du velge å overstyre dette.     Leverandørinnstillinger (AP101000)   Her er det lagt til to nye innstillinger Automatisk betalingsmetode og Manuell betalingsmetode.   Automatisk betalingsmetode Bestemmer hva som blir foreslått i skjermbildet Behandle betalinger (AP50300S).   Manuell betalingsmetode Bestemmer hva som blir foreslått i skjermbildet Manuelle betalinger (AP30200S)   Kundeinnstillinger (AR101000).   Her er det lagt til to nye innstillinger Automatisk betalingsmetode og Manuell betalingsmetode.   Automatisk betalingsmetode  Bestemmer hva som blir foreslått som standard ved åpning av Behandle kunderefusjoner (AR50300S) Merk at det er blitt gjort flere forbedringer i dette skjermbildet. Det er et klart skille på hva som er filter og hva som bestemmer verdiene som skal benyttes på kunderefusjoner. Når du åpner skjermbildet så vil du se alle transaksjoner med data før dagens dato. Systemet foreslår at kunderefusjon skal opprettes med den betalingsmetoden du har valgt i kundeinnstilllinger.     

Feltene GLN og EDI fra salgsordren er nå tilgjengelig på ordrebekreftelsen.