Brukertips i Visma.net ERP

På Salgsordrer (SO301000 vises hvor mange du har Tilgjengelig. Dette er ikke nødvendigvis det samme som Beholdning. Info om hvordan varen er allokert for øyeblikket finner du på Lagerallokeringsdetaljer

Forespørselen Salg pr vare (SO40102S) har endret navn til Historikk for ordrebekreftelse pr. vare. Forespørselen baserer seg på data fra ordrelinjer i skjermbilde Salg (SO301000).    Merk:  - viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer - standard vises bare varer fra ordrelinjer som er markert som fullført.  Aktiverer du feltet Inkluder ikke fullførte dokumentlinjer, vises også varer på ordrelinjer som ikke er fullført/bekreftet enda.    Det er lagt til mulighet for "drilldown" på feltet Varenr slik at du kan åpne varen direkte fra forespørselen.      

Skal du reversere et bilag ført på modulen Leverandørreskontro eller Kundereskontro må dette gjøres i samme modul. Gjøres det i modulen Hovedbok vil det ikke ta effekt på reskontroen.

I noen tilfeller er det ønskelig å opprette leveranse på mer enn det som er bestilt på ordre.  Eksempler på det kan være salg i m2, liter, løpemeter. Registerer du en salgsordre på 1 meter og forsøker å opprette leveranse på 2 meter får du beskjed om at det ikke går. Hvordan kan vi da opprette leveranser på mer enn det som er bestilt?

I versjon 8.20 er info Parti-/serienr. synlig på rapporten Varemottak (PO646000).

I versjon 8.16 (tilgjengelig fra 29.9.19) kan man maks ha to (2) desimaler for beløp. Dette er gjort for å forhindre problemer med Autopay. 

Du har mulighet for å registrere bilag direkte i hovedbok, men det er ingen automatisk håndtering av mva.

Du kan printe faktura i Financials og sende via post til kunde. Du kan også sende faktura til AutoInvoice og la AutoInvoice printe og sende ut faktura. Her finner du en nøyere beskrivelse på hvordan du skal gjøre dette. 

Fra tid til annen kan det være hensiktsmessig å regenerere hovedbokssaldoen. Dette gjør at systemet går gjennom alle bunter og teller opp disse på nytt. Dersom du skal regenerere hovedbokssaldoen er det viktig at ingen andre bruker systemet samtidig, eller at det kjøres noen automatiseringsplaner. Denne artikkelen forteller hvordan man kan sette opp en automatiseringsplan dersom man for eksempel ønsker å regenerer hovedbokssaldoen på natt.   1. Gå til Meny -> Hovedbok -> Vis hele menyen -> Regenerer hovedbokssaldo (ScreenID GL509900)   2. Marker ønsket hovedbok og velg hvilken periode som skal regenereres   3. Klikk på symbolet for automatiseringsplan, og Legg til.     4. Velg Regenerer i feltet Behandlingsnavn. Under fanekortet Detaljer kan du gi automatiseringsplanen en Beskrivelse. I feltet Starter på: velger du hvilken dato automatiseringsplanen skal kjøres. I dette eksempelet er det valgt Utførselsgrense: 1. Dette gjør at automatiseringsplanen kun kjøres en gang.      5. Under fanekortet Tidsplan velger du hvilket tidspunkt automatiseringsplanen skal kjøres, ved å fylle ut feltene Kjør mellom:. Valgene vi har gjort i dette eksempelet vil starte regenereringen klokken 00:00, og siden dette kjøres hver 6. time vil automatiseringsplanen kjøres kun en gang.     6. Under fanekortet Betingelser ligger det betingelser basert på valget om hvilken hovedbok du ønsker å regenerere. Under fanekortet Filterverdier ligger det filtre basert på valget om hvilken periode du ønsker å regenerere. Disse valgene tok du i steg 2.   7. Siste steg er å lagre automatiseringsplanen ved å trykke på lagre-knappen. Automatiseringsplanen vil da starte etter hvilke valg du har gjort under opprettelsen.

Denne artikkelen viser deg hvordan du reverserer en inngående kreditnota (oppretter en Oppjustering), og matcher denne mot den opprinngelige kreditnotaen.   Merk at i denne prosessen skjer det ingen lagerendringer. Hvis kreditnotaen inneholder lagervarer, så vil det ikke opprettes lagertransaksjoner. Da må logistikkmodulen benyttes.   Reversere kreditnota og opprette oppjustering   Gå til Leverandørreskontro -  Inngående faktura (AP3010PL) og velg kreditnotaen det gjelder Klikk på Behandlinger - Reverser.  Skriv en evt. beskrivelse i feltet Beskrivelse. Klikk Oppdater.  Nå har du en Oppjustering i status Åpen, og denne kan du matche mot den inngående kreditnotaen.  Matche Kreditnota mot Oppjustering   Gå til Leverandørreskontro - Leverandørbetalinger (AP3020PL) Åpne aktuell kreditnota Hvis kreditnotaen er i status Åpen, og ikke matchet mot noen faktura, gå direkte til punkt 4. Hvis kreditnotaen er lukket mot en faktura så må matchingen oppheves først. Gå til fanen Betalingshistorikk, marker faktura og klikk Reverser matching.  Gå til fanen Dokumenter til matching. Hvis du har reversert faktura ser du denne med minusbeløp her.  Klikk + for å legge til en linje, og velg dokumenttype Oppjustering. Finn oppjusteringen i feltet Bilagsnr.   Klikk Oppdater. Oppjustering og Kreditnota er matchet og avsluttet, og en eventuelt matchet faktura er i status Åpen og kan behandles videre.

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan se status på utgående betalinger i Nye Behandle betalinger. Vi viser deg også hvordan du kan korrigere betalinger som har feilet.    For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) -> Velg fanen "Status" Betalingstatus   Pågår Samlebetalinger opprettes på bakgrunn av leverandørfaktura. Når forespørselen er behandlet vil statusen være "Sendt til AutoPay" eller "Mislykket".    Sendt til AutoPay Samlebetalingene er opprettet og sendt til AutoPay. Betalingene venter på signering i AutoPay for utbetaling.    Mislykkes En eller flere av betalingene har feilet og må korrigeres. Forespørselen kan åpnes ved å klikke på "Pilen" i kolonnen detaljer.    Arkivert  Forespørslene får status arkivert når en tidsplan er kjørt, men ingen faktura ble behandlet. I dette tilfellet vil antall dokumenter og beløpet være 0. Dersom en forespørsel feiler og må behandles på nytt fra "Klargjør betalinger", vil den opprinnelige forespørselen få status arkivert. Korrigering av utgående betalinger som har feilet Dersom en eller betalinger har feilet, kan du åpne "Detaljer" for forespørselen.      I dette tilfellet har systemet detektert at kontonummeret på leverandøren ikke er et gyldig norsk kontonummer. Ved å klikke på leverandørnummeret, åpnes leverandørkortet og du kan korrigere kontonummeret.   Når korrigeringene er gjort, trykker du "Send på nytt og lukk" nederst i skjermbildet. Betalingen sendes på nytt til AutoPay.     I enkelte tilfeller kan det være feil på fakturaen som ikke enkelt lar seg rette, eller du av ulike årsaker ønsker å få sendt betaling på de fakturaene som ikke feiler videre til AutoPay. Inne i "Detaljer" på betalingsforespørselen har du nå mulighet til å markere fakturaer og fjerne disse fra betalingsforespørselen, slik at resterende fakturaer likevel kan betales.    1. Marker fakturaen du ønsker å fjerne fra betalingsforespørselen  2. Klikk Fjern 3. Klikk Send på nytt og lukk   Fakturaen (i dette eksempelet dokumentreferanse 200010) vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger. Betalingsdokumentet som ble opprettet (i dette eksempelet betalingsreferanse 300004) blir slettet.    Du kan også arkivere hele betalingsforespørselen ved å markere alle fakturaene i forespørselen, og klikk Fjern. Klikk deretter Arkiver og lukk. Hele betalingsforespørselen vil da få status Arkivert, og alle fakturaerene vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger.  

Dette brukertipset forklarer deg hvordan du kan allokere deler av lagervarene i en salgsordre.   Dersom du har en salgsordre på 100 stk av en vare men kun ønsker å allokere for eksempel 60 av disse gjøres det på følgende måte:   Åpne allokeringer vinduet inne i salgsordren:   Velg antallet du ønsker å allokere, dobbelklikk på under linjen eller trykk TAB (på tastaturet ditt). På linje nummer 2 fører du inn hvor mange som ikke skal allokeres også huker du av for “allokert” på antallet du ønsker å allokere.    Dersom du ikke legger inn den andre linjen med differansen mellom salgsordreantall og allokert vil antallet på salgsordren endre seg.   Alternativt: I tilfeller hvor du har en salgsordre som overstiger lagerbeholdningen din kan du åpne “allokering”-vinduet og huke av for “allokert” og linje 2 vil automatisk dukke opp for å unngå at antallet på salgsordren endrer seg.   Det finnes også en innstilling for å påse at den alternative løsningen kommer automatisk. Du går da til skjermbilde som heter “Ordretyper” (screenID=SO201000) og under fanen “malinnstillinger” kan du huke av for “Krev vareallokering”. Systemet vil nå automatisk allokere det antallet du har på lager. Baksiden ved denne innstillingen er at alle ordre av denne typen nå vil allokeres. Man må derfor påse at man ønsker alle salgsordre allokert før man setter på denne innstillingen. Merk at man fremdeles kan åpne allokering skjermbilde og overstyre selvom man har innstillingen skrudd på.

Vi har lagt til to nye funksjoner som gjelder hvordan Visma.net ERP håndterer faktura-pdf. ved sending av fakturaer til Visma.net Autoinvoice. Merk! Dette gjelder kun når du har aktivert  Aktiver PEPPOL-faktura i skjermbildet Kundeinnstillinger (AR101000).   Utelat faktura-pdf  Tidligere har vi alltid sendt både PEPPOL BIS.xml filen og faktura-pdf ved sending til Visma.net Autoinvoice. Når det gjelder sending til mottagere i PEPPOL, så kan mottakere (basert på den europeiske standarden EN16931) be om ikke å få med pdf-en til fakturaen. Dette har vi løst ved at vi har lagt til en innstilling for å utelate faktura-pdf ved sending fra Visma.net ERP til Visma.net Autoinvoice. Denne kan styres per kunde.   Visma.net Autoinvoice mottar .xml filen, og finner ut hvordan faktura kan sendes. Hvis mottager er registrert i PEPPOL, så sender de .xml filen videre uten faktura-pdf. Hvis mottager ikke kan motta elektronisk, så vil Autoinvoice generere en faktura-pdf fra selve .xml filen som da blir sendt på e-post eller print. Hvis fakturaen blir sendt som eFaktura privat til nettbank, så vil Autoinvoice generere en pdf-faktura.  Innstillingen heter Utelat faktura-pdf og denne finner du i skjermbildene Kundeprofiler (AR201000) og Kunder (AR303000).  Nye kunder opprettet med kundeprofil hvor dette er aktivert vil "arve" denne innstillingen.På eksisterende kunder må feltet aktiveres direkte på kunden.       Bruk det første Autoinvoice-vedlegget til å vise faktura Dette valget kan kun benyttes dersom du har valgt Utelat faktura-pdf. Da kan du legge til en faktura-pdf under fanen Vedlegg på utgående faktura, og da vil det første vedlegget i listen bli markert som faktura-pdf.    Autoinvoice mottar da både xml-filen, og vedlegget er markert som faktura.pdf, og det er dette Autoinvoice sender videre. De sender også de andre vedleggene, men det er det første i listen som blir faktura-pdf.   Dette kan være god funksjonalitet for de som importerer fakturaer og faktura-pdf fra andre systemer, og ønsker å benytte dette som faktura-pdf.    Innstillingen heter Bruk det første Autoinvoice-vedlegget til å vise faktura og denne finner du i skjermbildene Kundeprofiler (AR201000) og Kunder (AR303000).  Nye kunder opprettet med kundeprofil hvor dette er aktivert vil "arve" denne innstillingen.På eksisterende kunder må feltet aktiveres direkte på kunden.    

Noen kan oppleve problemer med å opprette leveranse på salgsordrer som inneholder flere lagersteder, når salgsordren allerede har en leveranse. Denne artikkelen viser deg hva du bør være klar over i forbindelse med dette.    En salgsordre har status Levering når det er koblet en ubekreftet leveranse til den. Har salgsordren status Levering kan du kun opprette nye leveranser på salgsordrelinjer med lagersteder som det ikke ligger en ubehandlet leveranse på.    Eksempel   En salgsordre har to varelinjer med forskjellig Lagersted. I dette tilfellet: lagersted 1 og lagersted 2.     Vi oppretter først leveranse for varelinjen som har lagersted 1, på 2 stk (varelinjen på salgsordren hadde 3 stk).      Salgsordren har nå status Levering ettersom det ligger en ubehandlet leveranse tilknyttet. Merk: Kolonnen I rest står fortsatt som 3 ettersom leveransen ikke er bekreftet enda.      Når salgsordren har status Levering kan du kun opprette nye leveranser på de lagerstedene det ikke ligger en ubehandlet leveranse på. I dette tilfellet kan du altså kun opprette leveranse på lagersted 2, ikke lagersted 1.   Ønsker du å opprette leveranse på det resterende antallet på lagersted 1 (1. stk), må du først bekrefte denne leveransen. Da vil salgsordren få status Restantall.    

Mange har etterlyst mulighet for å inkludere kreditnota på betalingsvarsler. I versjon 8.17 er dette mulig.