Brukertips i Visma.net Payroll

Registrering av forventet refusjon fra NAV og korrigering av denne i Payroll.

Hvordan endre oppsett av egemenmeldingsdager til 12 enkelt dager, maks 3 dager sammenhengende i Payroll.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan kostandsføre sykelønn i Payroll på en annen hovebokskonto enn standar hovedbokskontoen. Det er forskjell på om den ansatte har fastlønn eller timelønn. 

Lønnsarter for beregning av dagslønn.

Rapporten Sammenstilling til inntektsmottaker kan hentes ut flere steder i systemet. Merk at hvor rapporten hentes ut kan påvirke tallene som presenteres.   Payroll > Rapporter > Standardrapporter > Sammenstilling til inntektsmottaker Når du tar ut rapporten kan du gjøre noen utvalg: F.eks ta den ut for tidligere år eller sortere på en eller enkelte ansatte rapporten skal hentes ut for. Merk! Når rapporten hentes ut fra standardrapporter kan den kun filtreres på hele år, ikke ned t.o.m en måned. Hvis du henter ut årets rapport og det finnes en åpen lønnskjøring med transaksjoner på ansatte, så vil rapporten inkludere disse verdiene. Vi kommer snart til å endre logikken med at verdier i neste åpne lønnskjøringen inkluderes, da det ikke er ønskelig.   I en lønnskjøring Rapporten kan også hentes ut fra en lønnskjøring som gjøres nå eller fra en tidligere kjøring. Ved å hente ut rapporten i en kjøring vil den ta med seg verdier til og med den lønnskjøringen. F.eks henter du rapporten i april lønnskjøring vil du få tall t.o.m april måned.   Relaterte brukertips: Sende sammenstilling via Payslip Sammenstilling og inngående saldo

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Visma.net Payroll utføres via Flyttefabrikken.   Her finner du aktuelle brukertips for å sikre best mulig overgang:   Påse at Visma Lønn/Huldt & Lillevik er installert med siste versjon for å sikre best mulig resultat for flytting av opplysninger. Rydd opp i gamle opplysninger i Visma Lønn / Huldt & Lillevik Bli kjent med hva som utføres av Flyttefabrikken Bestill migrasjon via Flyttefabrikken Visma Lønn // Tips for kunder med Visma Lønn Huldt & Lillevik // Tips for kunder med Huldt & Lilllevik Etterkontroll i Visma.net Payroll etter migrasjon Oversikt over annet relevant oppsett

Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan vi teller ansatte for fakturering i Payroll, og hvorfor vi teller på denne måten. Dokumentet er ment til å hjelpe med å forklare dette for kunder og partnere som har spørsmål knyttet til dette.   Prismodell Payroll har tre prispakker som du kan lese mer om her. Overordnet fungerer modellen slik:  Pris per aktive ansatte per måned.  Inkludert volum matrise.  Ingen abonnement. Kun etterskuddsvis fakturering.  Telles på kundekortet, ikke per firma. *Pakkepris for regnskapsbyrå finner du i Partnerportalen eller ved å ta kontakt med din Visma Partner.   Slik teller vi ansatte Antall aktive ansatte hentes ut fra Employees (ansatte uten sluttdato) Vi sjekker ikke om den ansatte har mottatt lønn eller transaksjoner en måned.  *Bestiller Start eller Pluss pakken med Expense så vil dette også faktureres etter antall ansatte som har rollen Expense Regular User I praksis vil dette si at en kunde f.eks kan ha 350 aktive ansatte, men 200 har tilgang til å bruke Expense, Calendar etc. Kunden betaler da for 350 ansatte.  Dette vil si at så lenge en ansatt er aktiv (uavhengig om det er kjørt lønn eller ikke på den ansatte) så telles det på lisensen.   Hvorfor teller vi de ansatte på denne måten? Med innføringen av A-meldingen i 2015 ble det stilt helt nye krav til hvordan man skal rapportere informasjon om de ansatte til myndighetene. Det er dette som i all hovedsak ligger til grunn for hvordan vi teller de ansatte.  Alle aktive (ordinære) arbeidsforhold skal rapporteres i a-meldingen uavhengig av om de får lønn eller ikke. Så lenge de ikke er registrert som sluttet, skal de rapporteres. Tilsvarende gjelder ansatte som f.eks er i permisjon eller permittert. De er i et arbeidsforhold, og skal rapporteres hver måned.  I praksis vil dette si at kundene bruker systemet vårt hver måned for å rapportere de ansatte i a-meldingen. Selv om personene ikke nødvendigvis får utbetalt noe lønn en måned. Dette ligger til grunn for hvorfor vi teller de ansatte selv om de ikke får lønn.    Hvordan unngår man å bli fakturert for en ansatt? Den eneste måten å unngå at en ansatt blir telt med for fakturering en måned er ved å avslutte arbeidsforhold til vedkommede i Employees. Dette gjøres ved å sette sluttdato i fanen “Stilling”.      

Utfordringer i HRM Analytics med rapporten "Avstemmingsliste per konto"

En reduksjon av fordel forsikring gjøre at forskuddstrekket til den ansatt blir redusert og derfor utbetalt. Hvordan unngå dette i Payroll  

Oppsett av betalingsregel der den ansatte har fastlønn, og skal ha mertid mellom fullført arbeidstid og opptil 9 timer, og overtid etter 9 timer.

For å registrere lån på ansatte i Payroll legger du inn lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver på den ansatte som en fast transaksjon. Du registrerer startsaldo, avdrag. Payroll vil automatisk beregne renten til normrente. Er det avtalt en annen rentesats, må dette registreres på egen lønnsart. Se mer under. Hvis avtalt rente er under normrente vil Payroll automatisk beregne rentefordel.   Rentefordel beregnes når renten er lavere enn normrentesatsen .   Reglene om skatt og arbeidsgiveravgift på rentefordel gjelder kun dersom lånebeløpet er av en viss størrelse. Lån som ikke overstiger ⅗ av Grunnbeløpet og skal betales tilbake i løpet av maksimum ett år, skal det ikke beregnes rentefordel av.    MERK! Hvis en ansatt har mer enn ett lån, må lånene legges inn samlet da det kun er støtte for ett aktivt lån pr ansatt. Fremgangsmåte: Velg aktuell ansatt i Employees og gå til fanen Transaksjoner - Faste Velg Legg til ny transaksjon Angi startdato for lånet. MERK: Dersom lånet har tilbakebetalingstid på under ett år og er mindre enn ⅗ G, må du legge inn sluttdato for å unngå at rentefordel beregnes Velg lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver og legg inn avdrag i feltet Sum og lånets  Startbeløp. Systemet vil automatisk benytte normrente for å beregne renten som den ansatte må betale (lønnsart  64020):   Hvis ditt firma har avtalt en annen rente enn normrenten, så må du legge inn lønnsart 64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån).  I lønnskjøringen ser du avdrag, renter og i dette eksemplet også renterfordel. Rentefordel vil kun fremkomme hvis du på lønnsart 64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån) har lagt inn en sats som er lavere enn normrenten for den måneden.   På lønnsslippen til den ansatte vises også saldo på lånet. - Den første måneden vises totalbeløpet minus trukket beløp både i kolonnen Totalt for perioden og Akkumulert totalt. - For påfølgende måneder vil kun avdraget vises i kolonnen Totalt for perioden.     Rapporter Under Rapporter - Standardrapporter - Lån, avdrag og rentefordel kan du skrive ut en oversikt over lån for valgt(e) periode(r). Du kan også velge å legge til denne rapporten i lønnskjøringen under fanen Betaling og rapportering:     Kontering Det er lønnsartene som styrer kontering: 64010 Avdrag lån          kontotype = 10150 - Fordringer ansatte 64020 Renter av lån     kontotype = 49000 -  Renteinntekter 64030 Rentefordel lån  kontotyper = 33600 - Rentefordel og 34000 - Motkonto for gruppe 52   Kontroller at du har lagt inn konto på disse kontotypene, Employees - Innstillinger - Kontotyper. Eventuelt må du legge ønsket kontering med konto direkte på lønnsartene. Lån uten rente og under 3/5 G For å unngå renteberegning må du registrere inn lønnsart  64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån) med sats =0. For å unngå rentefordel, må du ha lagt inn en til dato på lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver som gjør at fra og til dato har et mindre tidsrom enn 12 måneder.    Retrobeløp på renter Endringen for hvordan lån og renter beregnes er endret pr. 1. mars. Dette betyr at lån hvor renten har vært forskjellig fra normrenten vil beregnes på nytt. For å fjerne retroen, legg inn lønnsart 64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån) med den rentessatsen som er avtalt med dato 1. mars. Dette vil gjøre at retroberegningen forsvinner.  Spørsmål til support Blir rentene som er trukket, rapportert inn slik at de kommer på den ansattes skattemelding? Nei, dette må den ansatte føre på selv. Eventuell rentefordel blir rapportert inn i A-meldingen.

Det har nå kommet støtte for arbeidstid over midnatt. Tidligere var det ikke mulig å registrere timer og fravær som "krysser" midnatt, dette måtte splittes opp i to registreringer eller registreres på feil klokkeslett. I denne artikkelen viser vi deg hvordan dette nå kan settes opp og brukes.   Vaktkode Først må det opprettes en eller flere vaktkoder for nattarbeid. Dette gjøres som normalt ved opprettelse av vaktkoder, men nå har du mulighet til å lage koder som passerer midnatt. Opprett ny vaktkode i Calendar > Arbeidstid > Vaktkoder. Tips! Velg en annen farge på alle vaktkoder som gjelder nattarbeid, det gjør det lettere å skille dagvakter og kvelds/nattvakter.   Hvis man har “gamle” vaktkoder som ikke lenger skal brukes bør man velge ‘skjul vaktkode’ på disse med knappen øverst til høyre.   Arbeidsplan Når vaktkodene er opprettet kan det også lages vaktplaner med fastsatte planer/turnus. Start med å opprette ny mal i Calendar > Arbeidstid > Arbeidstidsoppsett. Legg til vaktkodene i en plan. Merk at det er starttidspunkt/klokkeslett på vaktkoden som er avgjørende for hvilken dag vakten starter på. Eksempel: Hvis du legger til vaktkode som går fra kl 22:00-07:00 på en mandag. Vil vakten løpe fra mandag kl 22:00 til tirsdag kl 07:00   Til slutt må arbeidsplanen knyttes til ansatte. Dette gjøres i Calendar > Arbeidstid > Medarbeidere.   For mer informasjon om vaktkoder og arbeidsplaner, se denne artikkelen. Registrering Registrering i Calendar fungerer på akkurat samme måte som vanlig. På dager det er vaktkode for arbeid over midnatt, foreslår systemet automatisk start og slutt - klokkeslett som samsvarer med vaktkoden når du registrerer timer eller fravær.     Registreringer som går over midnatt vil også legge seg "mellom" to dager i månedsbildet i Calendar. Dette gjelder både time og fraværsregistreringer. Se eksempel under hvor det finnes en ferieregistrering den 2. mars der det er arbeidstid 08:00-16:00 i forhold til registreringen den 20. mars der arbeidstiden er 22:00 - 07:00.   NB! Ved registrering husk å angi vaktens startdato når du registrerer for at det skal bli korrekt. Eksempel hvis du jobber en uke natt i turnus hvor du starter å jobbe sent søndag kveld, skal første registrering gjøres den søndagen.   Relaterte brukertips Hvordan endre arbeidstidsplan Knytte arbeidstid til ansatte Hvordan lage kode som ikke påvirker lønn

Hvordan rette feil dato for lønnsendring i Payroll. 

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Dersom et firma er opprettet under ett annet kundeforhold, og ønskes flyttet til et nytt kundeforhold så kan dette bestilles av din Visma partner, og krever aksept av både kundeforholdet som firmaet flyttes fra og kundeforholdet firmaet skal flyttes til.   Ett firma kan kun være opprettet 1 gang under ett og samme kundeforhold, og det er organisasjonsnummeret og navn på firma som må være unike verdier. Det betyr at dersom ett firma med samme organisasjonsnummer og firmanavn allerede eksisterer i kundeforholdet som det skal flyttes til, så må det gjøres vurderinger eller endringer før flyttingen faktisk kan utføres.   MERK! Det er ikke mulig å flette sammen ulike data fra ulike firmabaser på de forskjellige firmaene som er opprettet. En flytting vil kun kunne utføres på alle data for ett firma, eller ingenting. Det er altså ikke mulig å flytte f.eks. bare historikk fra Expense.   Eksempel: Et scenario kan være at et regnskapsbyrå har håndtert f.eks. et regnskapsprogramm integrert mot visma.net gjennom regnskapsbyråets kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold A), mens firmaet selv f.eks. har hatt et lønnssystem integrert mot visma.net på sitt eget kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold B).   Altså er dette et scenario hvor ett firma er opprettet 2 ganger, under hvert sitt kundeforhold, og hvor man nå ønsker å samle firmaet under ett og samme kundeforhold.   Løsninger / Vurderinger Firmaet benytter aktivt tjenester i begge firmaene som er opprettet Dersom kunden i begge firmaene benytter aktivt de forskjellige tjenester, så kan ikke en flytting av det ene firmaet fra ett kundeforhold til ett annet kundeforhold utføres uten videre. Dette fordi det kun kan være 1 firma pr. unike organisasjonsnummer/navn pr. kundeforhold. I slike tilfeller må det foretas en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig fremgangsmåte.   Ettersom det ikke er mulig å flytte deler av et firma inn i et annet (kjede sammen), må man vurdere hvilket av firmaene som er hensiktsmessig å videreføre. Vektleggingen bør legges på hva som krever mest tid å settes opp på nytt mot behov for oppslagsverdi. Da må man se på hvilke tjenester som er brukt, og data som foreligger på firmaene under de aktuelle kundeforholdene.   Et konkret eksempeI i mange tilfeller vil man nok oppleve at firmaet i kundeforhold A har benyttet f.eks. Approval, Autopay og/eller Autopay, mens det firmaet i kundeforhold B for eksempel har benyttet Expense, Calendar og/eller Autopay.   Spørsmålet dere da må stille, og finne svaret på er: "Er det enklest å beholde integrasjon, oppsett og historikk fra firmaet i Kundeforhold A, og sette opp Payroll på dette firmaet, eller om det er enklest å beholde datahistorikken i firma under kundeforhold B, og deretter sette opp integrasjon mot økonomisystem, oppsett på tjenestene i visma.net på nytt?"   TIPS! De fleste vil nok påstå det er enklest å beholde integrasjon og oppsett i firma under kundeforhold A, og sette opp Payroll der. Historikken i f.eks. Expense som ligger i firma under kundeforhold B kan ligge som oppslag der.   1. Beholde firma i kundeforhold A, og endre firma i kundeforhold B til å brukes som oppslagsfirma   Fremgangsmåten blir da: Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.   2. Beholde firma i kundeforhold B, og endre firma i kundeforhold A til å brukes ved oppslag   Fremgangsmåten blir da: Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes til Dersom det kun er firmaet i kundeforhold B som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold B man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes fra Dersom det kun er firmaet i kundeforhold A som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold A man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.

I denne artikkelen viser vi hvordan lage en kode i Calendar som ikke påvirker lønn. F.eks. en kode som kan brukes av fastlønnede for å registrere timer.   Gå til Calendar | Innstillinger | Koder. Klikk Legg til kode   Kopier fra en eksisterende kode som har typen Arbeidstid, f.eks. standardkoden Timelønn.   Gi koden et passende navn og kortnavn (maks 3 tegn) I fanen Terskel må du fjerne alle verdier under Type kontroll ved å klikke på søppelbøtten, slik at det ikke genereres lønnsarter ved registrering.   Koden kan nå benyttes for å registrere timer i Calendar, den vil ikke sende transaksjoner videre til lønn.   Relaterte brukertips Opprette ny kode for arbeidstid Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen

Hvordan opprette en lønnsart som gjør det mulig å skrive en melding til en ansatt i Payroll.