Brukertips i Visma.net Payroll

Hvilke lønnsdata kan du forvente av Flyttefabrikken ved overgang til Visma.net Payroll

Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike tjenestene  ikke fungere som ønskelig i forhold til din rolle som lønningsansvarlig i Visma.net Payroll. 

Her finner du en oversikt over hva alle de ulike innstillingene / feltene på lønnsarten brukes til i Visma.net Payroll.

  Dersom du allerede har Visma Business når du starter opp med Payroll, vil du i oppstartsveiviseren få overført dine kostnadsbærere (i Visma Business må synkronisering til "Master Data Management" være satt opp):       Kostnadsbærere eies av Visma Business og synkroniseres automatisk til Employees. Og må derfor administreres i Visma Business for å sørge for at begge systemer inneholder like verdier.   Etter at veiviseren er avsluttet, finner du oversikten over kostnadsbærere i menyen Innstillinger > Kostnadsbærertyper/Kostnadsbærere   I oppstartsveiviseren kan du i steget “Bokføring” velge eksportformatet “Visma Business”.   Dette valget gjøre at regnskapsbunten sendes som en melding til Visma Business. Denne innstillingen finner du også i  Employees |Innstillinger | Selskapsinnstillinger | Eksportformat, når veiviseren er avsluttet.  MERK! For at regnskapsbunt skal kunne sendes til Visma Business, må versjonen på Visma Business være minimum 17.01.   Hovedbokskontoer Når det gjelder hovedbokskontoene så har henter Visma.net Employees kontoplan fra Visma Business når valgt kontoplan er "Egen kontoplan". Det innebærer at opprettelse og endringer av kontoplan må utføres i Visma Business. Kobling mellom kontotype og kontoplan må gjøres manuelt av deg. Merk at for å få med antall over til Visma Business må antall være satt til ja på hovedbokskontoer etter de er synket over fra Visma Business.     Sende regnskapsfil Når en lønnskjøring er opprettet, kan du sende regnskapsfilen til Visma Business fra lønnskjøringen i steget Betaling og rapportering. Betalingen må være  bekreftet, før regnskapsbunten kan bli sendt.   Trykk på “Send” for å sende regnskapsfilen:     Etter at du har trykket send, endres visningen: Etter at du oppfrisker siden, vil statusen endres til “Sendt”: I Visma Business Etter sending av regnskapsrapporten, finner du bunten under Oppsett-utforsker | Tabeller |Bilag | Regnskapsdukment.  Høyre klikk på linjen og velg "Behandling" og "Behandle dokument". Etter at dette er gjort vil du finne bunten i "Automatgererte bilag". MVA beregnes ut ifra innstillingene på kontoen.   Reiseregningsnummer fra Expense, legges i kolonnen "Ekstratekst" i Visma Business. Endre org.nr. / fusjon Det er mulig å endre org.nr. i Visma Business. Hvis dette gjøres vil det skape store problemer for ditt Payroll firma.   Hvis man har Payroll og skal endre juridisk org.nr på et firma MÅ man opprette et nytt firma, du kan ikke endre på eksisterende firma. Hvis du har integrasjon med Business må du gjøre følgende før du endrer org.nr i Business. Ved endring av org.nr i Visma Business, så må en gjøre følgende ( forutsetter at det er samme klient som er brukt i Visma Business). Dvs. at det er samme database som benyttes.   I Visma.net - > Settings - > må en fjerne kobling på "gammelt" firma (Settings /  Integrerte bedrifter). Når det er utført, så må de som har tilgang til SQL server for dette miljøet - > inn å fjerne Visma.net company ID (VNetCId) inn i tabellen dbo.frm (vbsys). Da er det bare å kjøre en ny eksport/kobling fra Visma Business fra bedriftsopplysninger. Når det er ok, aktiverer en Master Data Management fra bedriftstabellen i Visma Business. Har du opprettet nytt firma i Admin, med det nye org.nr kobles Visma Business til dette i punkt 3, hvis du ikke har opprettet firma med nytt org.nr gjør Visma Business det i punkt 3.   PS: er kontoplan, kostnadsbærere etc. det samme? Hvis nei, da bør en før punkt 1 kjøre en slettemelding fra Visma Business ( via bedriftsopplysninger). Dette vil fjerne alt fra MDM - > og vil bli overført på nytt når selskapet kobles inn under punkt 3.   Regnskapsbunt har ikke kommet over til Visma Business Kontroller at tjenesten "Visma Business Host for OD MessageQueue" går på serveren. Hvis denne er stoppet, må bunten sendes på nytt fra Payroll. Loggfilen som viser om meldingen fra Payroll har kommet frem til Visma Business finner du her: C:\ProgramData\Visma\Log\Business\MessageQueueService Visma Business må være versjon 17.10 eller nyere.    Relaterte brukertips Visma Business oppsett av synkronisering til Master Data Management/MDM Integrerte systemer SIE 4 - eksport Bunteksport i Huldt & Lillevik format Migreringsguid når Visma Business eller Visma Global benyttes Oppsett og krav til integrasjonen i Visma Business Oppsett

Dine idéer er viktige for oss og vi tar alle på alvor. Før du oppretter en idé, bør du se over retningslinjene. Retningslinjer for opprettelse av idéer Husk søkefeltet. Ikke glem å gjøre et søk i Visma Community Brukertips før du oppretter en ny idé. Vi vil ikke at du skal kaste bort tiden din på å skrive noe som allerede er laget. Skriv et utkast til idéen din. For å hjelpe alle til å forstå hva du foreslår, er det lurt å skrive ideen i form av en brukerhistorie. Skriv begrunnelsen for idéen din og hvilken verdi dette gir deg og andre som brukere. Jo mer vi vet om ideen din - hvem den er for, hva motivasjonen er og hva selve idéen er, jo mer nøyaktig kan vi prioritere og utvikle den.   Bruk følgende format på brukerhistorien:   Som en [rolle] vil jeg ha [noe] slik at [fordelen].   Beskrivelse av elementene: Rollen: hvem (hvilken type bruker) er funksjonen for? Ansatt, Leder, Tillitsvalgt, Lønnsmedarbeider, Systemansvarlig el. Noe: hva er det du ønsker å gjøre - målet og / eller ønsket? Fordelen: Hvorfor trenger du det - hva ønsker du å oppnå? Hvilken verdi får du fra funksjonen?   Hvis det finnes, legg til ekstra beskrivende eksempler, for eksempel: Skjermbilder, bilder, illustrasjoner etc. NB! Personopplysninger skal ikke fremgå i eventuelle skjermbilder grunnet personvern Eksempler på andre steder eller produkter hvor du har sett funksjonen eller noe liknende   Eksempel: Som en ansatt vil jeg ha oversikt over alle mine vakter og fravær i samme kalender slik at jeg enkelt kan ha en totaloversikt over min egen arbeidssituasjon. Som en leder vil jeg enkelt kunne få oversikt over alle timelister fra mine ansatte og godkjenne disse fra mobil eller webmodul.

Ny side for ideer og ønsker. Status definisjoner og prosess Hver idé er verdifull - vi vil etterstrebe å vurdere hver og en innenfor rimelighetens tid. Idéen må igjennom en prosess for å fastslå hvor mange som ønsker dette, verdien for deg som bruker, levedyktighet og i tillegg passe med Visma sin strategiske retning i å effektivisere forretnings norge. Hver idé vil bli flyttet gjennom en “livssyklus”, beskrevet nedenfor.   Åpen idé - Helt nye idéer som er lagt inn og er klare for kvalitetskontroll av. Når ideen har bestått kvalitetskontrollen flyttes den til “Stem - Vi vurderer”.   Stem - Vi vurderer - Vårt produktteam har gjennomgått idéen og har sjekket at den følger retningslinjene for opprettelse av idéer i Community. Idéen er åpen for kommentarer og stemmer/likes fra andre.   Akseptert - Ikke planlagt - Idéen er er lagt inn i planene for videre utvikling av produktet. Når ideen er planlagt, flyttes den til status Akseptert planlagt.   Akseptert - planlagt - Idéen er er lagt inn i planene for videre utvikling av produktet. Endringen vil normalt komme i løpet av et år! Noen ganger vil det likevel ta lengre tid eller kunne bli omprioritert.   Prioriteres ikke - Selv om alle idéer har en verdi, er det ikke alle idéer som kan utvikles eller passer for produktets utvikling. Vi vil anbefale å prøve en annen måte å løse dette på eller kanskje en spesialtilpasning ved hjelp av en konsulent vil fungere. Flere av løsningene våre er fleksible og kan tilpasses den enkelte kunde.   Implementert/Løst - Idéer med denne statusen er tilgjengelig i produktet. Se fra når i selve idéen. Sjekk nyheter og/eller brukertips i Community for hvordan du begynner å bruke den. Utvikling av produkter og tjenester i Visma Vi jobber kontinuerlig med å forbedre våre produkter. I Visma er vi over 2000 mennesker  som jobber med utvikling av nye og eksisterende løsninger.   Vi må ta gjøre vurderinger og tenke langsiktig når vi velger hva som skal prioriteres. Slik sikrer vi at våre kunder får mest mulig ut av løsningen og at vi er i forkant av den teknologiske utviklingen. I tillegg til at våre produkter alltid følger de lovendringer som kommer.

I Visma.net Expense finnes funksjonen "Betalt av arbeidsgiver". Før denne kan tas i bruk, må den settes opp korrekt slik at betløpet som er betalt av arbeidsgiver, ikke bli utbetalt til den ansatte. 

Vi vet at det å bytte et system krever innsats. Selv om mye kan være likt, vil også mye være forskjellig. Det er viktig å sette av tid til å bli kjent med det nye systemet, og viktig å vite hvem du skal kontakte når du står fast. Denne migreringsguiden har til hensikt å hjelpe deg et stykke på vei, slik at du får en mest mulig effektiv og trygg overgang til et nytt lønnssystem i skyen.   I denne migreringsguiden finner du relevante temaer i de ulike fasene i en migrering mot Payroll for regnskapsbyråer. Migreringsguiden tar for seg stegene fra avklaringer man bør gjøre i forkant, til prosesser rundt bestilling, integrasjon, oppsett, og andre relevante temaer som naturlig inngår.   Her finner du linker til alle underliggende dokumenter som inngår i migreringsguiden.   Forberedelser Før du starter å flytte firmaer over til Payroll vil vi anbefale deg å planlegge prosessen nøye.   Lag en rollefordeling hos regnskapsbyrået Bestill lisens for Payroll for regnskapsbyrået Lag en utrullingsplan for hvilke kunder som migreres først Excel-fil for nedlastning finner du nederst på siden (Utrullingsveileder_1.1.xlsx) Opprett et demomiljø for Payroll Gjennomfør relevante "Kom i gang"-kurs for Payroll  Bli kjent innholdet i dokumentet Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå Excel-fil for nedlastning nederst på siden (Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå.xlsx) Google Sheet for nedlastning via link Sørg alltid for å være på siste versjon av lønnsprogrammet. Dette vil sikre en mest mulig smidig migrering.   Migrering Når opplæringen er utført og en utrullingsplan er på plass, kan man påstarte selve migreringen av kunder til Payroll.   For firmaer som har benyttet Huldt & Lillevik eller Visma Lønn finnes det to alternative migreringsguider til hvordan migreringen utføres. Har firmaet benyttet benyttet visma.net-tjenester mot lønnsprogrammet, så MÅ man benytte Flyttefabrikken (Migreringsguide A). Vi anbefaler også at Flyttefabrikken benyttes på de andre firmaene.   A. Migreringsguide med Flyttefabrikken   NB! Obligatorisk for alle firmaer som har benyttet visma.net-tjenester knyttet mot sitt lønnssystem B. Migreringsguide uten Flyttefabrikken  Manuelt oppsett   For firmaer som har benyttet et annet lønnssystem, ikke har benyttet et lønnssystem hittil eller hvor firmaet er helt nyoppstartet, så kan denne oppstartsguiden benyttes:   A. Oppstartsguide for nytt firma  Manuelt oppsett   Etter migrering Etter at data er returnert fra Flyttefabrikken, eventuelt lagt inn manuelt, så er det viktig med en kontroll og avstemming av opplysningene, samt klargjøre firmaet for sin første lønnskjøring i Payroll. Du kan lese mer om hva og hvordan du kan kontrollere lønnsdata her.   Er firmaet migrert via Flyttefabrikken er det viktig å lese oppsummeringen du mottar fra Visma. Her vil du finne relevant informasjon om verdier vi ber deg kontrollere særskilt.   Hjelp i Payroll Det er mye nytt og lære seg, og ikke alltid lett å huske all informasjon. For raskt å finne svar på spørsmål så finner du informasjon om hvordan du finner dine svar her.   Hjelp til oppsett Regnskapsbyråer som ikke er knyttet til Visma-partner for Payroll kan benytte våre konsulenter til å komme trygt i gang med programvaren. Du finner mer informasjon her.     Relaterte tips: Migreringsguide for kunder som ikke er regnskapsbyråer finner du her.

Vi vet at dere i regnskapsbransjen kan faget lønn, men det er viktig å investere tid i hvordan man lærer seg selve systemet slik at dette kan benyttes på en mest mulig effektiv måte. Kjernen i Payroll er basert på datostyring - dette er en annen tankegang enn hva mange er vant med fra jordbaserte systemer som Visma Lønn og Huldt & Lillevik. Erfaringen vår tilsier at de som dedikerer god tid til opplæring, også får en enklere overgang til nytt lønnssystem. Vi har derfor laget et digitalt opplæringsløp for deg som byrå, som tar for seg kjernen i hvordan lønnssystemet fungerer.   Kom i gang-kurs i Payroll Visma har et stort fokus på digital opplæring og har derfor laget et eget Kom i gang-kurs for deg som skal kjøre lønn i et regnskapsbyrå. Det grunnleggende kursene består av korte og effektive moduler som tar for seg kjernen i lønnssystemet og hvordan de ulike modulene i systemet henger sammen.    Du finner vårt digitale kurs for "Kom i gang med Payroll for regnskapsbyrå" i Visma Learning Universe. Logg inn i Visma Learning Universe. Dersom du allerede har en Connect-bruker (samme brukernavn og passord som Visma.net og Visma Community), vil du få beskjed om å aktivere brukeren din. Dersom du ikke har en Connect-bruker fra tidligere, må du opprette dette fra påloggingsbildet. Du finner så kurset Kom i gang med Visma.net Payroll (For regnskapsbyrå) her. Vi anbefaler også at du ser på flere andre relevante opplæringsdeler for Payroll her.                 

Du vil finne flere muligheter for in-app læring i systemet, slik at du skal få hjelp der du er og når du trenger det. Disse finner du øverst i høyre hjørne når du er logget inn i Payroll.     Selvhjelpsmuligheter Inn-app hjelpeguider Integrert i applikasjonen finnes det hjelpeguider som kan veilede deg enkelt gjennom ulike oppgaver og prosesser i lønnshverdagen på en grundig måte- steg for steg. Du vil finne guidene ved å klikke på ?-tegnet øverst i høyre hjørne inne i lønnssystemet, og kan søke deg frem til oppgaven du trenger bistand til.Du vil også finne link til artikler og kurs der hvor det er behov for en grundigere beskrivelse.       Chat/Chatbot Du kan når som helst be chatboten vår om hjelp. Chatboten vil gi deg ulike forslag til løsning, f.eks. artikler i Visma Community. Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål her, vil du enkelt kunne starte en chat med en konsulent.    Visma Community I Visma Community finner du et stort utvalg av hjelpeartikler og nyheter i løsningen. Vi anbefaler at du oppretter deg en bruker, slik at du kan bli varslet når nye artikler publiseres.    Visma Learning Universe I Visma Learning Universe finner du alt av små og større kurs og veiledninger som tar deg  grundig igjennom hvordan du utfører ulike oppgaver. Kursene har forskjellig innhold og lengde slik at man får best mulig læringsutbytte, og nye kurs publiseres fortløpende.   Support Payroll support  Vi anbefaler at du tar i bruk selvhjelpsløsningene våre når du trenger hjelp. Disse er selvfølgelig alltid åpne, og kan gi deg svar akkurat når du trenger det. Husk at du også kan raskt kan få svar fra våre konsulenter ved å starte en chat direkte fra chatboten.    Dersom du allikevel har behov for å sende oss en mail, kan også kontakte våre konsulenter på mail.   Åpningstider: Mandag - Fredag 08:00 - 16:00  Email: support.payroll.no@visma.com.    Kundeservice  Kundeservice kan hjelpe deg med alt av bestillinger, lisenser, faktura o.l., samt enkle spørsmål på Visma.net. Du vil også kunne få svar på enkle produktspørsmål i Payroll.    Åpningstider: Mandag - Fredag 08:00 - 16:00  Email: kundesenteret@visma.com   Sluttbrukersupport Visma tilbyr også support til brukere av Visma.net Calendar, Visma.net Expense og Visma.net Payslip, dvs. dine ansatte som skal registrere egne timer, fravær og ferie, samt hente opp lønnsslippen sin i Visma.net.    Denne supporten ytes primært via vår chatløsning inne i systemet og kan også benyttes av dine klienters ansatte ved behov for bistand til f.eks. registrering av utlegg, timer e.l..     Konsulentbistand Ved behov for ekstra opplæring, bistand til tilpasninger e.l. er våre konsulenter klare til å bidra. Konsulentbistand ytes etter enhver tid gjeldende priser. Kontakt våre konsulenter dersom du ønsker å bestille bistand på konsulent.hrm@visma.com.

Avstemming og kontroll Det er du som lønnsansvarlig som kjenner firmaet du kjører lønn for best. Derfor er avstemming og kontroll spesielt viktig å gjøre etter at Flyttefabrikken har migrert over dataene fra det gamle systemet til Payroll.   Hjelpeguide for kontroll Vi har laget en oversikt over hva du bør kontrollere, slik at du kan føle deg trygg på dataene før første lønnskjøring. Oversikten finner du som en guide inne i Payroll. Vi anbefaler at du kontrollerer så snart du ha fått tilbakemelding om at dataene er flyttet.    Hjelpeguiden kan også startes via Hjelp-knappen   i Payroll, og deretter "Hjelpeguider | For deg som kommer fra H&L | Sjekkliste etter flytting via Flyttefabrikken" eller "Hjelpeguider | For deg som kommer fra VL | Sjekkliste etter flytting via Flyttefabrikken".     Utdypende sjekkliste etter Flyttefabrikken Du finner også et utdypende brukertips for sjekkliste etter Flyttefabrikken i denne brukerartikkelen.   Kontroll ved første lønnskjøring Det er viktig å benytte god tid på de første lønnskjøringene, både for å sikre et korrekt lønnsgrunnlag til kunde, men også for å føle trygghet i nytt system. Dersom våre anbefalinger til hvilke kunder som bør migreres først, følges, bør de første kundene ha en enkel lønnskjøring slik at du kan bruke mer tid på å forstå sammenhengen i modulene og automatikken. Vi anbefaler at du kontrollerer lønnsgrunnlaget mot det siste lønnsgrunnlaget i det forrige systemet slik at du enkelt kan se om det finnes store avvik. Vi anbefaler også at du kontrollerer regnskapsbilaget, slik at du ser at de ulike lønnspostene går mot korrekt konto i regnskapet.

Det er mange steg og elementer som planlegges og gjennomføres når man bytter programvare.   Vi har utarbeidet en sjekkliste som vil kunne være et hjelpemiddel for å sikre at alle steg og elementer i migreringen skjer i riktig rekkefølge. Disse er delt opp i en overordnet sjekkliste, og en detaljert sjekkliste. Du velger selv hvem av sjekklistene som passer for deg, eller hvorvidt du har behov for dette hjelpemiddelet.   Hvorvidt man har benyttet tjenster i visma.net mot lønnssystemet frem til nå varierer for hvert enkelt firma, og det samme for hvilke tjenester som skal benyttes fremover. Ved å sette riktig status på de forskjellige tjenestene i sjekklisten, så vil tilhørende sjekkpunkter få riktig markering.    De aller fleste sjekkpunktene henviser til brukertips og digitalt kurs dersom man har behov for mer kunnskap.   Du finner sjekklisten for Google Sheet her, og for Excel nederst på siden.   Hvordan bruke "Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå" Tjenester for Expense, Calendar og Autopay er satt til "Ikke benyttet" i tidligere lønnssystem.   Sjekklisten vil tydelig markere hvilke sjekkpunkter som er uaktuelle basert på dette valget   1.2 Kartleggingsmal - Payroll for regnskapsbyrå Det er utarbeidet en Kartleggingsmal regnskapsbyråer kan benytte for å ha oversikt over relevant informasjon knyttet til hvert enkelt firma.   Du finner kartleggingsmalen for Google Sheets her, eller for Excel nederst på siden.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

For at du skal kunne gjøre deg litt kjent i Payroll samtidig som du utfører kurset, kan du få tilgang til et demo-miljø, hvor du kan sette opp systemet, opprette ansatte og kjøre lønnskjøringer. Vi har også laget et oppgavesett som hjelper deg med informasjon du kan legge inn.    Hvordan du setter opp ditt demo-miljø finner du her.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Har du benyttet Visma Lønn eller Huldt & Lillevik som ditt lønnssystem så anbefaler vi å bestille flytting av data via Flyttefabrikken, men har du ikke benyttet integrasjon mellom disse og visma.net så er ikke dette noe krav, og firmaet kan settes manuelt opp i visma.net om ønskelig.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

Vi anbefaler at du tidlig kartlegger kundene i forhold til funksjonalitet og størrelse, og oppretter en utrullingsplan basert på dette. På denne måten vil du lettere kunne vite hvilke kunder som bør migreres først, og hvilke kunder som bør vente litt til.   En kontrollert utrulling vil gi en tryggere og smidigere overgang, mulighet til å aktivt bruke opplæringen i oppstartsfasen, samt gi dere tid til å bli kjent med systemet før mer komplekse funksjoner tas i bruk. Vismas onboardingskonsulenter kan veilede på hvilke av kundene som bør settes i gang først, gitt at dere har kartlagt nødvendige behov i lønnskjøringen.    Tips! At første firma man starter med er et firma med mange ansatte og mange behov (f.eks. fagforening, kreditorer, etc.), vil fort medføre at tidsbruken for å få på plass første lønnskjøring blir overveldende og ødeleggende for forståelsen av programvaren. Ta heller utgangspunkt i mindre og enklere firmaer i første utrullingsfase slik at man ikke kommer i en tidsklemme, og dermed kan bruke kjennskap til menyvalg og oppsett når man i neste utrullingsfase kan se på firmaer med noe flere ansatte og behov.    Vi har laget en utrullingsveileder som kan benyttes for å kartlegge og legge en plan for onboarding av de første kundene. Denne finnes for nedlastning nederst på siden.    Bruk gjerne Utrullingsveilederen til å fylle ut informasjonen som etterspørres om hver kunde. Veilederen vil så gi deg et godt bilde for hvilke firmaer man bør starte med, og hvilke som bør vente til senere.   Du finner instruksjoner for bruk av Utrullingsveilederen i arket "Instruksjoner".   Følgende kriterier bør ligge til grunn for de første kundene man starter med: Små firma med få ansatte.  Helst fastlønn og faste transaksjoner Få og enkle variable transaksjoner.  Velg gjerne et firma med en enkel godkjenningsflyt for timer, fravær og/eller utlegg NB! Unngå å starte med klienter som har integrasjoner til andre systemer. Dette krever i mange tilfeller en lengre kartlegging og økt tidsbruk i oppstarten.

Rollefordeling Vi anbefaler at dere fordeler roller innad i regnskapsbyrået. Dette vil sikre en fremdrift i prosjektet, en trygg oppstart for nye konsulenter, samt en effektiv overgang av deres kunder. Merk at alle rollene beskrevet under bør sertifiseres i Payroll.   Prosjektleder hos regnskapsbyrå Prosjektleder er ansvarlig for fremdrift i selve prosjektet, samt ansvarlig for å sørge for alle konsulenter som skal benytte Payroll gjennomfører anbefalt Kom i gang-kurs. I tillegg må prosjektleder sørge for at det er en klar plan på hvilke kunder som skal migreres først og hvilke kunder som bør avventes, både mtp. funksjonalitet og behov, samt kompleksitet i kundens lønnskjøring. Prosjektleder må også sørge for fordeling av øvrige roller.    Implementeringsansvarlig Vi anbefaler dedikerte ressurser til selve implementering av Payroll på nye kunder. Selve implementeringen skiller seg fra lønnskjøring, og er følgelig noe man kun gjør en gang pr. klient. Ved å dedikere egne implementeringsansvarlige vil disse bli eksperter på selve migreringen og kjenner til elementer som er viktig å kontrollere etter f.eks. bruk av flyttefabrikken.    Superbruker For å sørge for at byrået selv har go-to’s internt, anbefaler vi at dere dedikerer en-to ressurser pr. avdelingskontor som har ansvar for å holde seg oppdatert på ny funksjonalitet og evt. annen informasjon som er viktig å holde seg oppdatert på.