Releases YouServe

Mededelingen  Unieke Persoonlijke Id verplicht  Waarom  In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de Unieke Persoonlijke Id (UPI) verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor: gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling  > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid  Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties, zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.  Nieuw Feedback op onze applicatie  Waarom  In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.   Hoe Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties: Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag: Score 1-5: Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat je deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren? Score 6-7: Kun je aangeven wat je gemakkelijk vond aan deze taak /actie? Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Persoonsgegevens beschikbaar op niveau Persoon Waarom Voor aanpalende applicaties, zoals Verzuim Management en Talent Management, is het steeds vaker nodig onderscheid te kunnen maken tussen persoonsgegevens en dienstverbandgegevens. Binnen HR Core business waren deze gegevens altijd gecombineerd aanwezig bij de medewerker.  Vanuit de aanpalende applicaties is het echter niet alleen nodig persoonsgegevens afzonderlijk te kunnen opvragen, maar ook om deze te kunnen vastleggen. Zo geldt bijvoorbeeld een adreswijziging bij medewerker A, ook voor de gekopieerde medewerker van A. Het nieuwe niveau Persoon maakt het mogelijk dat specifieke persoonsgegevens, zoals adresgegevens, via het niveau van de persoon met andere medewerkers worden gesynchroniseerd, ongeacht of deze medewerkers in hetzelfde bedrijf zitten. De medewerkers moeten wel binnen dezelfde klant werkzaam zijn.  Het niveau Persoon komt aanvankelijk alleen beschikbaar voor de klanten die overgaan op de nieuwe oplossing voor Verzuim Management of de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. In de toekomst zal dit voor meer integratiemodules gaan gelden.  Hoe Medewerker > Persoon > Persoon Aan het menu wordt het scherm Persoon toegevoegd. Als het niveau Persoon beschikbaar is gesteld, zal er op basis van de Unieke Persoonlijke Id (UPI) een persoon gegenereerd worden. De UPI zorgt ervoor dat medewerkers die dezelfde persoonsgegevens hebben aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Als je dan bij één van de medewerkers één van de volgende gegevens wijzigt, wordt deze wijziging niet alleen doorgevoerd bij de persoon, maar ook bij de medewerker er onder. Via het scherm Persoon kun je de basisgegevens raadplegen van de medewerkers die gekoppeld zijn aan de persoon, namelijk: Persoonscode * Voorletters * Opgemaakte naam Voorvoegsels Achternaam * Geboortedatum * Voorbeeld Medewerker 100, A. Appel en medewerker T100, A. Appel hebben allebei UPI 100 en zijn daarmee gekoppeld aan persoon 100 A. Appel. Voor medewerker 100 wordt het adres gewijzigd naar Lindenlaan 8 te Amersfoort. Dit betekent dat persoon 100 A. Appel daarmee een adreswijziging krijgt, namelijk naar  het nieuwe adres Lindenlaan 8 te Amersfoort. Hiermee krijgt medewerker T100, die ook is gekoppeld aan persoon 100, ook gelijk de adreswijziging naar Lindenlaan 8 te Amersfoort.  Deze synchronisatie van persoonsgegevens geldt voor de volgende gegevenselementen: Gegevenselement Voorletters E-mailadres privé Voornamen Telefoonnummer privé Roepnaam Telefoonnummer mobiel Achternaam Straat Voorvoegsel Huisnummer Opgemaakte naam aanhef Huisnummer toevoeging Eigennaam code Postcode Naam Partner Woonplaats Titel voor Woonland Titel na Regionaam Buitenland Geslacht Straat Postadres Geboortedatum Huisnummer Postadres Geboorteplaats Huisnummer toev. adres Geboorteland Postcode Postadres Taal Plaats Postadres Datum overlijden Land Burgerservicenummer Regionaam Buitenland Nationaliteit   Nieuw scherm voor wijzigen UPI Waarom De Unieke Persoonlijke Id (UPI) wordt de unieke sleutel om vanuit medewerkers een persoon te genereren. Deze unieke persoonlijke identiteit wordt dan gedistribueerd naar andere applicaties. Zo zal bijvoorbeeld de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) de UPI als unieke sleutel gebruiken om gebruikers en bijbehorende autorisaties te herkennen. Het wijzigen van de UPI kan hierdoor grote gevolgen hebben. Zo kan het voorkomen dat door een gewijzigde UPI de autorisatie van een persoon, en dus de onderliggende medewerker, niet meer werkt. Het is daarom belangrijk voorzichtig om te gaan met het wijzigen van een UPI. Voor specifieke situaties waarin het echt noodzakelijk is de UPI te wijzigen, zoals het registreren van een onjuiste UPI, is vanaf deze release een apart scherm beschikbaar. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Voor het wijzigen van een UPI is vanaf deze release het scherm Wijzig UPI in HR Core Business opgenomen. Het scherm is beschikbaar vanaf 1 januari 2020. Hierin zijn de volgende velden opgenomen: UPI bijwerken Kies je hier voor Ja, dan wordt de UPI bijgewerkt met de medewerkercode. Uniek Persoonlijk Id (UPI) Hier kun je een UPI invullen Let op: als je bij UPI bijwerken hebt gekozen voor Ja, wordt dit veld inactief. Medewerker > Medewerker > Medewerkers In de wizardschermen Aanmaken Medewerker - Stap 1 van 6 - Medewerker en Aanmaken nieuwe medewerker met profielgroep kunt u de UPI gewoon vastleggen. Is deze echter eenmaal opgeslagen, dan kunt u de UPI voortaan niet meer wijzigen via het scherm Medewerker(s), maar alleen via het scherm Wijzig UPI. Uw actie Het activeren van het niveau Persoon zal onderdeel zijn van een implementatieproject voor de hierboven genoemde applicaties. Visma | Raet zal contact met je opnemen als dit voor jouw organisatie gaat gelden. Op het moment van het activeren van de persoonslaag moet de UPI ingevuld zijn.  Gewijzigd en verbeterd Naam scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd Waarom  Onze gebruikers hebben ons via feedback laten weten dat de naamgeving van het scherm AVG verwijderen medewerker verwarrend was. Het wekte de indruk dat medewerkers in zijn geheel konden worden verwijderd, terwijl je via deze functionaliteit alleen de persoonsgegevens verwijdert. Daarom hebben wij besloten de naam van het scherm te wijzigen.  Hoe  Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens Vanaf deze release is de naam van het scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd in AVG Wissen Persoonsgegevens.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Staat/Provincie toegevoegd aan scherm Adresgegevens Medewerker Waarom  Voor diverse doeleinden is het wenselijk om de Staat/provincie te kunnen vastleggen. Zo is het handig als je voor medewerkers die werkzaam zijn in Duitsland of België de bondsstaat (Duitsland) of het gewest (België) vast te leggen of om de provincie in Nederland of andere relevante deelgebieden te kunnen vastleggen. Deze kunt u dan ook gebruiken oor het samenstellen van rapportages. Daarom is het aan scherm waarin u de adresgegevens  van de medewerker vastlegt hiervoor het veld Staat/provincie toegevoegd en is er een waardenlijst waarin je de waarden voor dit veld kunt vastleggen..   Hoe  Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker Vanaf deze release is aan het scherm Adresgegevens Medewerker het veld Staat/provincie toegevoegd.   Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Aan de lijst van het veld Element is het element Staat/provincie toegevoegd waarmee je naar eigen behoefte een waardenlijst voor het veld Staat/Provincie kunt inrichten.   Uw actie Als je het nieuwe veld Staat/provincie wilt gaan gebruiken, moet je eerst de bijbehorende waardenlijst inrichten.  Opgeloste melding Problemen openen vrije schermen (change 1898805) Melding  Bij het selecteren van een vrij scherm in het menu, werden eerst alle medewerkers geladen voor wie gegevens in het scherm waren vastgelegd, waardoor de schermen soms niet meer werden geopend.  Oplossing  Vanaf deze release is het mogelijk om na het selecteren van het vrije scherm, ook eerst een medewerker te selecteren.  Hierdoor hoef je niet langer te wachten tot alle medewerkers zijn geladen zijn. Als je een medewerker selecteert,  opent het scherm meteen.  Je kunt er nog steeds voor kiezen op de oude, gebruikelijke manier eerst het gewenste vrije scherm te openen en geen medewerker te selecteren. Dan worden eerst alle medewerkers geladen waarbij dit scherm is opgeslagen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 8/21/2020

Notification Unique Personal Id mandatory Why  As you will have read in previous release notes and in the interim update, the Unique Personal ID (UPI) will become mandatory. Initially, this will only apply to: users of the new solution for Medical Leave Management users of the generic API for Identity & Access Management (IAM) in combination with the Youforce users extended interface. The UPI is not yet mandatory if you only use the Youforce users extended HR interface without the other interfaces mentioned above. How  Settings > Data exchange > Raet HR interfaces > Youforce users extended  An additional option will be made available to users of the interfaces mentioned above. This option will force UPI submission to the Youforce portal.  Your action  No action is required. If you are going to use one of the applications mentioned above, Visma | Raet will contact you to set up the correct settings.  New Application feedback Why In the previous release notes we informed you that the Customer Effort Score will be launched starting with the September release. When a specific procedure has been performed, a closed question will be displayed concerning the procedure. This enables you to provide us with feedback on new functionalities. This feedback in turn enables us to introduce process improvements.   How As of the September release, a closed question will be displayed when the following actions are performed: Employee > Employee > GDPR - Delete personal data – when the Delete button has been clicked. Employee > Inflow/outflow > Proposed transition payment – when the Save button has been clicked. The question is: How easy was it for you to complete this task or action? You can answer this question by assigning a score. Based on your score, you will then see a follow-up question: Score of 1-5: What can we improve to make it easier to perform this task/action?Score of 6-7: What did you find easy about performing this task/action? Your action Please provide an answer when you see a question about the use of the application. In this way we can assess your opinion on certain processes and screens, enabling us to focus on targeted improvement. Personal data available at the Person level Why It is becoming increasingly necessary to distinguish between personal data and employment data in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. A combination of this data at the employee level has always been available in HR Core Business.  However, it is not only necessary to request personal data from the interface applications, but also to enter personal data from those applications. For example, a change of address for employee A also applies to copies of employee A in other applications. In the new Person level, specific personal data, such as address data, can now be synchronized with other employees, regardless of whether these employees work for the same company. The employees must belong to the same client, however.  Initially, the new Person level will only be available for clients switching to the new solution for Medical Leave Management or the generic API for Identity & Access Management (IAM) in combination with the Youforce users extended interface. In the future, it will be available in more interface modules.  How Employee > Person > Person The Person screen will be added to the menu. Once the Person level is available, a person will be generated based on the Unique Personal ID (UPI). The UPI will ensure that employees with the same personal data will be linked to the same person. If you then change any of the following data for one of the employees, the change will not only be implemented for the person, but also for any other linked employees. The Person screen shows the basic data of all employees linked to the person: Person code * Initials * Formatted name Prefixes Surname * Date of birth * Example: Employee 100, A. Apple, and employee T100, A. Apple, both have UPI 100 and are therefore linked to person 100, A. Apple. Employee 100's address is changed to Lindenlaan 8 in Amersfoort. This means that the address of person 100, A. Apple, will be changed to the same new address. The address of employee T100, who is also linked to person 100, will also be changed immediately.  This personal data synchronization applies to the following data elements: Data element   Initials Personal email address First and middle names Personal phone number First name Cell phone number Surname Office phone number Prefix Street Formatted name salutation House number Own name code House number suffix Partner's name Location description Title (prefix) ZIP/Post code Title (suffix) Town/city: Gender Country of residence Date of birth Foreign region Place of birth Street (postal address) Country of birth House number (postal address) Language House number suffix Date of death Postal address location description Citizen service number (BSN) ZIP/Post code (postal address) PING ID City/town (postal address) Nationality Country Email address Foreign region New screen for Unique Personal ID changes Why The Unique Personal ID (UPI) will serve as the unique key for generating a person from employees. The UPI will then be distributed to other applications. For example, the generic API for Identity & Access Management (IAM) will use the UPI as a unique key to recognize users and associated authorizations. Any changes to the UPI can therefore have major consequences. A modified UPI may disable the authorization of a person, and therefore the associated employee. Great care must therefore be taken when making any changes to a UPI. A separate screen is available as of this release for specific situations where a UPI change is unavoidable, such as registering an incorrect UPI. How Management > Data exchange > Modify UPI The Modify UPI screen is available in HR Core Business as of this release. The screen is available as of 1 January 2020, and it includes the following fields: Update UPI If you choose Yes, the UPI will be updated with the employee code. Unique Personal ID (UPI) - You can enter a UPI here. Note: if you have selected Yes for Update UPI, this field will be inactive. Employee > Employee > Employees You can save the UPI in the wizard screens Create Employee - Step 1 of 6 - Employee and Create new employee with profile group. However, once it has been saved, you can no longer change the UPI on the Employee(s) screen. You will have to use the Modify UPI screen. Your action Activating the Person level will be part of an implementation project for the applications mentioned above. Visma | Raet will contact you if this applies to your organization. The UPI must be completed when the Person level is activated.  Modified and improved GDPR - Delete employee screen name changed Why  User feedback has revealed that the name of the GDPR Delete employee screen is confusing. It suggests that an employee can be fully deleted, even though this screen is used only for deleting personal data. We have therefore decided to change the name of this screen.  How  Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data As of this release, the name of the GDPR Delete employee screen has been changed to GDPR Delete Personal Data.  Your action No action is required.  State/Province added to Employee Address Details screen Why  An employee's state/province may be needed for various purposes. It may be useful to record the federal state (Germany) or the region (Belgium) of employees working in those countries, or the employee's province in the Netherlands (or other relevant sub-regions). You can also use this field for compiling reports. The state/province field has been added to the employee's address data screen for this purpose, and you can define values for this field in a values list.  How  Employee > Employee > Employee address details As of this release, the state/province field has been added to the Employee address details screen.   Settings > Recording > List of values The state/province element has been added to the Element field list. You can define your own values for the state/province field in this list.   Your action If you wish to use the new state/province field, you must first define values in the corresponding list.  Solved Message Problems opening free screens (change 1898805) Message  When selecting a free screen in the menu, the screen sometimes failed to open. This was because all employees with data in the screen were first loaded.  Solution  As of this release, you can now select an employee after selecting the free screen. This means you no longer have to wait until all employees have been loaded. Once you select an employee, the screen opens immediately.  You can still opt to open a free screen in the old way and not select an employee. If you do so, all employees with data in the screen will be loaded.  Your action No action is required.  Publishing Date : 8/21/2020

Mededelingen  Uniek Persoonlijk id (UPI) Waarom Eerder hebben wij laten weten dat het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht zou worden met ingang van de release van september. Een aantal klanten heeft echter aangegeven meer tijd nodig te hebben voor het identificeren van medewerkers en invullen van de UPI. Daarom hebben we besloten de UPI vanaf release 2020-09 alleen verplicht te maken voor klanten die: de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruiken  én de generieke API voor Identity & Access Management gaan gebruiken Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Via het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. kun je een ID invullen om medewerkers aan elkaar te koppelen, omdat zij dezelfde persoonsgegevens hebben. Voorbeeld J. Jansen is medewerker bij bedrijf A en is ook een (gekopieerde) medewerker 2 bij bedrijf B binnen de klant X. Via de UPI kun je beide medewerkers aan elkaar koppelen. Als in de toekomst vanuit een aanpalende applicatie via een zoekopdracht wordt gezocht op de UPI van de heer J. Jansen, dan zie je beide medewerkers in de zoekresultaten.   Uw actie  Als je de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid gebruikt of gebruik gaat maken van de generieke API voor Identity & Access Management, zorg er dan voor dat de UPI bij de medewerkers is ingevuld.  Feedback op onze applicatie Waarom  In de vorige release notes hebben we je op de hoogte gebracht dat we binnenkort gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren. De vraag wordt vanaf release 2020-09 gedurende een bepaalde tijd gesteld bij twee processen en je krijgt deze maar 1 of 2 keer in beeld.  Hoe Vanaf de september release verschijnt de vraag na het uitvoeren van de volgende acties: Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw  Contracthistorie  Waarom  Vanaf deze release kun je de contractgegevens van een medewerker vastleggen. Op basis van deze contracthistorie kun je bijvoorbeeld bij het invoeren van nieuwe medewerkers via met name Self Service, beslissen welk type contract je de medewerker gaat aanbieden. Hiervoor zijn nieuwe waardenlijsten en een nieuw scherm in de programmatuur opgenomen.   Hoe 1. Aan de lijst van het veld Element zijn de hieronder vermelde waardenlijsten toegevoegd. Via Soort doelgroep geef je op voor welk niveau, klant of bedrijf, je de waardenlijst wilt vastleggen en via Doelgroep voor welke klant of welk bedrijf deze geldt. Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Status contract volgnummer  Hiermee leg je de waardenlijst vast voor het gelijknamige veld in het scherm Contracthistorie. Selecteer in het veld Element de waardenlijst Status contract volgnummer en leg de waardes en bijbehorende omschrijving vast, bijvoorbeeld Waarde 1 met omschrijving Actief. Type contract 1 Hiermee leg je de waardenlijst vast voor de velden Type contract 1 t/m 3 in het scherm Contracthistorie. Let op: de lijst die je hiermee vastlegt geldt dus zowel voor het veld Type contract 1 als voor de velden Type contract 2 en Type contract 3. 2. Aan het menu Medewerker is het scherm Contracthistorie toegevoegd, waarin je voor 3 opeenvolgende contracten een aantal gegevens kunt vastleggen. Medewerker > Medewerker > Contracthistorie  Contract volgnummer Dit geeft aan wat het huidige volgnummer van het contract is. Als het bijvoorbeeld het tweede opeenvolgende contract is, vul je hier een 2 in.  Voor contract 1, contract 2 en contract 3 kun je de volgende gegevens invullen: Status contractvolgnummer Hier geef je de status van het contractvolgnummer op, bijvoorbeeld actief, inactief, etc. De statussen die je ziet, zijn vastgelegd in een eigen klantspecifieke waardenlijst. Type contract Hier geef je op om welk specifiek type contract het gaat, bijvoorbeeld BBL of stage-overeenkomst om inzage te krijgen in of dit meetelt voor de ketenbepaling. De types die je ziet, zijn vastgelegd in een klantspecifieke waardenlijst. Je kunt er ook voor kiezen contracttypes vast te leggen die in jouw organisatie worden gebruikt. Start- en Einddatum Daarnaast kun je vanzelfsprekend de start- en einddatum van het contract vastleggen.  Uw actie Als je deze functionaliteit wilt gebruiken leg dan op klant- of bedrijfsniveau de waardenlijsten vast voor Type contract en Status contractvolgnummer zodat de bijbehorende waarden zichtbaar zijn in de velden van het scherm Contracthistorie.  Gewijzigd en verbeterd  Nieuw veld Vestigingsland Bedrijf Waarom  Omdat er toenemende mate bedrijven in HR Core Business willen koppelen met payroll partners van Visma | Raet in België en Duitsland is het gewenst dat je in de bedrijfsgegevens kan aangeven in welk land het bedrijf is gevestigd.   Hoe  Instellingen > Algemeen > Adresgegevens  Aan de adresgegevens van het bedrijf is het Vestigingsland toegevoegd. Dit is een optioneel veld waaruit je landen conform de ISO landentabel kan kiezen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste melding Verlofberekening Aanvullend Geboorteverlof (change 2148246) Melding Als er het aanvragen van Aanvullend Geboorteverlof een afwijking was van de uren per periode voor het bedrijf en de uren per periode voor de medewerker, dan werden de historische uren per periode voor het bedrijf als uitgangspunt genomen. Dit was niet juist. Oplossing  Voortaan worden de uren per periode voor de medewerker zoals die gelden op de ingangsdatum van het extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof als uitgangspunt genomen.  Uw actie Er is geen actie nodig. We hebben de acties voor de productiesituaties gereset. Publishing Date : 7/28/2020

Notifications Unique Personal ID (UPI) Why We previously stated that the use of the Unique Personal ID (UPI) would become mandatory as of the September release. However, a number of clients have indicated they require more time for identifying employees and specifying the UPI. That is why it has been decided to make the use of the UPI as of the 2020-09 release only mandatory for clients who: Use the Youforce users extended link AND Will use the generic Identity & Access Management API How Employee > Employee > Employees  Via the Unique Personal ID (UPI) field is included in the Employees screen, you can enter an ID to link employees who share the same personal data. Example J. Jansen is an employee of Company A and also a (copied) employee 2 of Company B at Client X. The UPI is used to link these employees. If a search for the UPI of J. Jansen is run in the future in an interface application, both employees will be returned. Your action When the Youforce users extended link is used or the generic Identity & Access Management API will be used, you must ensure the UPI of the employees has been specified. Application feedback Why In the previous release notes you were informed that the Customer Effort Score would soon be launched. When a specific procedure has been performed, a closed question will be displayed concerning the procedure. This enables you to provide us with feedback regarding what has been released. This feedback in turn enables us to introduce process improvements. As of release 2020-09, the closed question will be displayed for a specific period with two processes and will be visible only once or twice. How As of the September release the closed question will be displayed when the following actions are performed: Employee > Employee > AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) – when the Delete button has been clicked. Employee > Instroom/uitstroom (Inflow/outflow) > Proposed transition payment – when the Save button has been clicked. Your action Please provide an answer when a question about the use of the application is displayed. In this way we can assess your opinion on certain processes and screens so we can focus on targeted improvement. New Contract history Why An employee’s contract data can be registered as of this release. Based on this contract history you can determine, for example, what type of contract an employee will be offered when entering new employees through Self Service. For this purpose new value lists and a new screen have been included in the software. How 1. The value lists listed below have been added to the list in the Element field. Via the field Soort doelgroep you specify for which level, client or company, you want to determine the value list and via the field Doelgroep for which customer or company it applies. Settings > Data entries > List of values Status contract volgnummer  This records the value list for the field Status contract volgnummer in the Contract History screen. In the Element field, select the value list Status contract volgnummer and record the values and corresponding description, for example Value 1 with description Active. Type contract 1 This defines the list of values for the Contract Type 1 to 3 fields in the Contract History screen. Please note: the list you record with this applies to both the Type contract 1 field and the Type contract 2 and Type 3 contract fields. 2. The Contract history screen has been added to the Employee menu. This screen can be used to specify data for 3 consecutive contracts. Employee > Employee > Contract history  Contract sequence number This field indicates the contract’s current sequence number. If, for example, the employee is receiving the second consecutive contract, you would enter 2 here.  The following data can be specified for contracts 1 through 3: Status contractvolgnummer (Contract sequence number status) The status of the contract sequence number, such as active, inactive, etc. The displayed statuses have been registered in a separate client specific list of values. Contract type The specific contract type, such as BBL or training agreement, to ascertain whether it relates to chain-provision. The displayed types have been registered in a separate client specific list of values. You can also register contract types that are used in your organization. Start date and End date Here you can specify the contract’s start date and end date.  Your action If you want to use this functionality, define the value lists at client or company level for Type contract and Status contractvolgnummer so that the corresponding values are visible in the fields of the Contract History screen. Modified and Improved New Vestigingsland Bedrijf (Company's business location) field Why As an increasing number of companies in HR Core Business want to establish a link with payroll partners of Visma | Raet in Belgium and Germany, the company’s business location should be included in the company data. How Settings > General > Address data  The Vestigingsland (Business location) field has been added to the address data of companies. This is an optional field where a country in accordance with the ISO country table can be selected.  Your action No action is required.  Solved Message Supplementary childbirth leave calculation (change 2148246) Message When supplementary childbirth leave was requested and the hours per period of the company and the hours per period of the employee deviated, the historical hours per period of the company were used. This was incorrect. Solution From now on the hours per period of the employee, applicable on the date of commencement of the extra individual leave entitlement for supplementary childbirth leave, will be used.  Your action No action is required. The production situation actions have been reset. Publishing Date : 7/28/2020

Mededelingen Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw  Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw scherm Integratie elementen Waarom Voor de koppeling met Mobile Expense is het gegeven Expense Policy nodig om aan te geven welk onkostenbeleid op een medewerker van toepassing is. Hierbij is geen aanvullende functionaliteit in HR Core business nodig. Omdat de verwachting is dat er in de toekomst voor de diverse koppelingen meer gegevens zonder aanvullende functionaliteit in HR Core Business nodig zijn, is er voor het vastleggen van dergelijke medewerkergegevens, zoals nu de expense policy, een apart scherm gemaakt.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst In het scherm Waardenlijst is aan de lijst van het veld Element met ingang van 1-1-2020 de waardenlijst Expense policy toegevoegd. Hiermee kun je expense policies definiëren die je vervolgens via het scherm Integratie elementen aan een medewerker kunt toekennen.   Medewerker > Contract > Integratie elementen Aan het menu Contract is met ingang van 1-1-2020 het scherm Integratie elementen toegevoegd, waarin je via het veld Expense policy het juiste onkostenbeleid voor een medewerker kunt vastleggen voor de integratie met Mobile Expense. De waardes waaruit je kunt kiezen, leg je vast via de waardenlijst Expense policy, zoals hierboven beschreven.   Uw actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, moet je de waardenlijst inrichten en de juiste waarde toekennen aan de betreffende medewerkers, zoals hierboven beschreven. Opgeloste melding Foutmelding bij importeren OE-vestigingen aangepast (change 1914674) Melding Bij het importeren van vestigingen bij organisatorische eenheden, verscheen de foutmelding Opgegeven begindatum ligt voor de datum van in dienst van de medewerker. Dit kwam omdat de vestiging werd gekoppeld aan een organisatorische eenheid die op de ingangsdatum nog niet bestond. De tekst van de foutmelding suggereerde echter dat het om medewerkers ging. Oplossing De foutmelding is eigenlijk een algemene melding die verschijnt bij een poging een gegeven te koppelen aan een element dat nog niet bestaat op het moment van de ingangsdatum. Daarom hebben we vanaf deze release de tekst als volgt aangepast:  Opgegeven begindatum (yyyy/mm/dd) ligt voor de datum (yyyy/mm/dd) van het te koppelen element.  Let op: deze melding verschijnt voortaan ook in het uitvalverslag van Self Service.   Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Notifications Feedback on our application Why From the April release, we will ask you for feedback on our application through a closed question. With this you can let us know what you think of specific functionalities and whether they meet your needs. In order to better interpret the information that has now been obtained, we will ask your feedback about certain processes in the coming months by asking a few specific questions. How If you choose a user group, we will ask you to indicate by a number to what extent you would recommend HR Core / Payroll Business to others and you can also explain your answer. We will also ask a similar question after completing a process. Questions are only asked for a specific period of time for that specific functionality. Depending on the period, a question will never be asked to you more than twice and your answers will remain anonymous. Your action If you receive a question about the use of the application, we ask you to answer it as much as possible, so that we know better what you think of certain processes and screens. This allows us to improve functionalities in a more targeted manner. New Automatic entry of Unique Personal ID (UPI) with employee code Why Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. This allows you to link employees with the same UPI within a customer and in the future deliver them to the Visma | Raet applications as one person. To ensure entry of the UPI is as easy as possible, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the employee code. If automatic generation of the employee code is opted for, this code can now also be used as UPI and the Unique Personal ID (UPI) field in the Employees screen can be auto-populated. If employee codes are used that are not automatically generated, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the already available employee code. Refer to Updating Unique Personal ID (UPI) of existing employees How Settings > Recording > Parameters employee code The Parameters employee code screen (where is specified whether the employee code should be generated and assigned automatically when creating a new employee) now includes the Auto-populate UPI  option. When this option is enabled, the system will also populate the Unique Personal ID (UPI) field with the automatically generated employee code. Your action If this new feature is to be used, the data in the Parameters employee code screen must have been specified as described above.  Updating Unique Personal ID (UPI) of existing employees Why When creating a new employee, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the employee code. To ensure the employee code can be used as UPI with existing employees so it need not be specified manually, an option is now available to auto-populate the Unique Personal ID (UPI) field with the employee code. How Employee > Employee > Employees As of this release the Update UPI  field is included in the Employees screen. This field is used to ensure the system populates the Unique Personal ID (UPI) field with the employee code where an existing employee is concerned. This is done as follows: Set the Update UPI  field to Yes. The Unique Personal ID (UPI) field then becomes read only. Click Save and refresh the screen. The Unique Personal ID (UPI) field now contains the employee code and is no longer read only. The Update UPI  field is cleared as the field has been updated. During the update the system checks if the UPI is unique to the client. Where an equal UPI is concerned, the employee must have the same last name and date of birth. If this is not the case, an error message will be displayed. Note: when the UPI is updated with the employee code through the Update UPI  field and is next overwritten manually, the overwritten value applies.  Your action No action is required. New Integration elements screen Why The specified expense policy is necessary for the link with Mobile Expense in order to indicate which expense policy applies to an employee. No additional feature in HR Core Business is required. As more data is expected to be required in the future for the various links without an additional feature in HR Core Business, a separate screen has been created for registering such employee data. How Settings > Recording > List of values As of 1-1-2020 the Expense policy list of values has been added to the Element field in the List of values screen. It can be used to define expense policies that can be assigned to an employee through the Integration elements screen. Employee > Contract > Integration elements As of 1-1-2020 the Integration elements screen has been added to the Contract menu. Through this screen the correct expense policy for an employee can be specified in the Expense policy field for integration with Mobile Expense. The available values to choose from are registered in the Expense policy list of values as described above. Your action In order to use the new feature, the list of values must be created and the correct value must be assigned to the employees concerned as described above. Solved Message Error message when importing branches of organizational units has been modified (change 1914674) Message When importing branches for organizational units, the error message Specified start date is before the employee’s employment date was displayed. This was due to the fact that the branch was linked to an organizational unit that did not yet exist on the effective date. However, the text of the error message suggested that it concerned employees. Solution The error message is a general message that is displayed when data is linked to an element that does not yet exist on the effective date. As of this release the text has been modified as follows: Specified start date (yyyy/mm/dd) is before the date (yyyy/mm/dd) of the element to be linked. Note: this message is now also included in the Self Service failure report. Your action No action is required. Publishing Date : 6/18/2020

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuim Management en Talent Management, is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Met dit UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.   Nieuw  Aanvraag aanvullend geboorteverlof bij registratie kindgegevens Waarom  Als onderdeel van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) kan een werknemer er voor kiezen maximaal 5 x het aantal contracturen op te nemen voor Aanvullend Geboorteverlof. Deze aanvraag vindt altijd plaats in hele weken. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om bij de registratie van de kindgegevens het gewenste aantal weken geboorteverlof vast te leggen.  Hoe Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgevens bij het veld Verlofsoort aanv. geboorteverlof opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken.  Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is per 1 juli 2020 het veld Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) toegevoegd. Hier geef je het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken. Je kunt hier maximaal 5 weken aanvragen. Verder kun je de relevante kindgegevens invullen van het kind waarvoor je aanvullend geboorteverlof wilt aanvragen.  Geboortedatum in de toekomst: vanaf deze release is het ook mogelijk een geboortedatum in de toekomst vast te leggen. Houd er wel rekening mee dat je deze moet corrigeren, als de daadwerkelijke geboortedatum afwijkt.  Het gegenereerde extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof bevat in de omschrijving de naam van het kind en de geboortedatum, zodat je weet voor welk kind het aanvullende geboorteverlof geldt. AVG en vastleggen naam kind: de AVG schrijft echter voor dat de naam van het kind alleen vastgelegd mag worden als de ouder daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Je kunt er daarom ook voor kiezen een omschrijving vast te leggen in plaats van de naam van het kind. Genereren extra individueel verlofrecht: als je alle gegevens hebt vastgelegd en opgeslagen, genereert het systeem automatisch een extra individueel verlofrecht. Let op: het kan enige minuten duren, voordat het extra individueel recht is gegenereerd. Medewerker > Verlof > Extra individueel recht Na het vastleggen van de kindgegevens en het gewenste aantal weken Aanvullend geboorteverlof, genereert het systeem het extra individueel verlofrecht. Dit verlofrecht heeft de boekingsdatum die overeenkomt met de geboortedatum van het kind. Het aantal uur is het gewenste aantal weken verlof x de contracturen per week. Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Uw actie Voeg de verlofsoort voor het Extra aanvullend geboorteverlof toe aan de verlofregeling en koppel deze via de HR Stuurgegevens aan het aanvullende geboorteverlof, zoals hierboven beschreven.  Nieuwe functie - AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als je in het scherm Medewerkers een nieuw Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Exporteren verlofaanvragen Waarom  In 2019 is het scherm Verlofaanvraag aangepast om de filtermogelijkheden en performance te verbeteren en was het niet langer mogelijk de verlofaanvragen te exporteren. Klanten hebben ons echter laten weten dat zij wel behoefte hebben aan deze exportfunctie. Daarom is vanaf deze release de functionaliteit voor het exporteren van de verlofaanvragen opnieuw beschikbaar.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Rechtsonder in het scherm Verlofaanvraag zie je vanaf deze release weer de knop Exporteren. Als je hierop klikt, kun je bovenin het scherm het bestandstype selecteren en aangeven of je alle pagina's wilt exporteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Naam OE verkeerd weergegeven in OrgSight Melding Bij het zoeken naar een organisatorische eenheid in OrgSight, leek het of de naam goed werd weergegeven, maar bij het selecteren van de organisatorische eenheid, zag je soms een vreemd teken in de naam. Dit kwam doordat speciale tekens zoals het &-teken verkeerd werden geïnterpreteerd als HTML-code.  Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release de naam van een organisatorische eenheid correct wordt weergegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 5/25/2020

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

New Employee with employment date in the future in Self Service Why  Users must be able to enter changes through Self Service for employees with an employment date in the future. As of this release, employees with an employment date in the future can be exported to HR Core. How Settings > Data exchange > Self Service parameters The Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field has been added to the Self-service parameters screen. When Yes is selected, employees with a date in the future are included in the export. The start date of the employee data will be the employment date, meaning changes only apply as of the employment date. Changes with an effective date before the employment date will automatically be assigned the employment date as effective date. Changes regarding sickness and time off are an exception. When such changes have an earlier effective date, this will result in export failure from Self Service to HR Core. Your action If users must be able to check or change the data of employees with an employment date in the future through Self Service, the Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field must be set to Yes. In addition, the Youforce users extended feature must be used to export future employees to the portal as well. Contact the Visma | Raet Service Desk; they will create a link to the portal. New leave type – Supplementary childbirth leave (WIEG) Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) a new leave type was required. As of this release the leave type Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) can be selected with a start date of 1st of July 2020 when assigning a new leave type to the Leave scheme. How Settings (instellingen) > Leave > Leave scheme The Leave scheme screen now includes the leave type Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) at Type of leave. Click   on the right of the Leave scheme screen at Types of leave (Verlofsoorten). Select the Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) leave type. Registering leave balance at Extra individual leave entitlement We recommend registering the leave balance at Extra individual leave entitlement and not at Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Leave scheme. The balance depends on the number of consecutive weeks an employee wants to take off. This need not be the maximum of 5 consecutive weeks. As of release 2020-06, individual leave entitlement for supplementary childbirth leave will be automatically dealt with when the child is registered. No duration specification The duration need not be specified. The 6 months duration after the child’s date of birth is not checked. Linking supplementary childbirth leave to Continued payment during leave (Uitsplitsing) Settings > Leave > Leave to Payroll (Verlof koppeling Payroll) Supplementary childbirth leave can be linked to the Continued payment during leave (breakdown) employment benefit in Payroll Business. Do so by selecting Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Type of leave field and next linking it to Payroll by selecting Aanvullend geboorteverlof (HRE) (Supplementary childbirth leave (HRE)) in the Verlofuren verrekening payroll (Payroll leave hours settlement) field. Registering time off entitlement and expiration date Employee > Leave > Extra individual leave entitlement The Extra individual leave entitlement screen contains the Leave entitlement field where the employee’s balance can be specified. The expiration date of 6 months following the child’s birth can be specified in the Expiration date field.  Your action If supplementary childbirth leave is to be used, register the data as specified above.  Modified and Improved  Buttons available again in the Request for leave screen Why In the new layout of the Request for leave screen, the Back button and Export button were no longer available. Clients have indicated they would prefer these to be available again.  How Employee > Leave > Request for leave When a Request for leave is opened, the following buttons are available at the top right: One step back Advanced search History Add Your action No action is required. Solved Message Removing extra individual leave entitlement (change 1901905) Employee > Leave > Extra individual leave entitlement Message When extra individual leave entitlement was registered and Fixed was selected in the Type of entitlement field, the entitlement could not be deleted. The Delete button at the bottom of the screen was no longer available. Solution This has been resolved; extra individual leave entitlement can be deleted again as of the May release. Your action Check if fixed extra individual leave entitlement is still registered that should be deleted. Publishing Date : 4/24/2020

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Mededelingen  Menu aangepast - Instroom gewijzigd in Instroom / Uitstroom Waarom  Met het toevoegen van de menuoptie Voorstel transitievergoeding en de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding worden nu via het menu Instroom, naast de instroomprocessen ook uitstroomprocessen ondersteund. Daarom is met release van januari 2020 de naam van de menu-ingang gewijzigd van Instroom naar Instroom / Uitstroom. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom De naam van de menu-ingang is aangepast  Uw actie  Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Onjuiste weergave verlof - Verlof over jaargrens werd in oude jaar geboekt (change 1888123) Melding  Terwijl het Verlofjaar 2019 nog actief was, zijn er opnames voor 2020 gedaan. Deze opnames kwamen in de kolom Verrekend van 2019 te staan. Bij het aanmaken van het nieuwe jaar, werden deze opnames echter ook in het nieuwe jaar verwerkt en werden ook de overgehevelde uren met deze opnames werden verlaagd. Pas na het herrekenen van het voorgaande jaar, zijn deze opnames correct verwerkt en kwamen ze in de kolom Verrekend van 2020 te staan.  Oplossing  Het moment van opname is bepalend voor het boeken van de opname van het verlof en op basis hiervan zal HR Core Business de geraakte verlofjaren opnieuw herberekenen. Verlof dat u boekt voor 2020, terwijl het verlofjaar 2020 nog niet is aangemaakt, wordt voortaan afgeboekt, zodra het verlofsaldo van het verlofjaar 2020 beschikbaar komt. Het wordt dus niet meer eerst afgeboekt van het saldo van 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, wordt afgeboekt van het verlofjaar 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, terwijl het verlofjaar 2020 al beschikbaar is, wordt afgeboekt van het saldo van het verlofjaar 2019. Het eventuele van 2019 naar 2020 overgehevelde saldo wordt verminderd met deze opname. Let op dat bij verlofboekingen in voorgaande, inactieve jaren, alle voorgaande jaren automatisch worden herberekend.  Uw actie We adviseren u het verlofjaar 2020 te verwijderen door de actie Ongedaan maken huidig verlofjaar. Het huidige verlofjaar is daarna weer 2019. Hier kunt het verlof opnieuw berekenen door de actie Huidig verlofjaar corrigeren.  Na afronding van deze actie kunt u opnieuw verlofjaar 2020 creëren.    Autorisatiegroep - nieuwe autorisatiegroep niet meteen zichtbaar (change 1418078) Melding Als u een nieuwe autorisatiegroep had aangemaakt, was deze niet meteen zichtbaar en was het niet mogelijk deze nieuw groep toe te wijzen. Dit kwam omdat HR Core Business altijd toetste of een autorisatiegroep op de eerste dag van de huidige periode beschikbaar was en deze dan pas in het scherm toonde. Oplossing De manier van toetsen is aangepast. HR Core Business kijkt nu over de gehele (huidige) periode welke autorisatiegroepen beschikbaar zijn en dus getoond moeten worden.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Probleem opslaan e-mailadressen met hoofdletters (change 1924212)  Melding Het opslaan van een e-mailadres waarin een hoofdletter voorkwam, lukte niet omdat het geen geldige invoer was. Dit kwam door een nieuwe controle op geldige e-mailadressen. Oplossing De controle is aangepast, zodat u e-mailadressen met hoofdletters gewoon kunt opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 2/21/2020

Notifications Menu adapted - Inflow changed to Inflow/Outflow Why Adding the menu option Proposed transition payment and the wizard Copy employee - Transition payment  means that outflow processes are now supported via the Inflow menu, alongside the inflow processes. With the January 2020 release, the name of the menu item has therefore been changed from Inflow to Inflow/Outflow. How Employee > Inflow/Outflow The name of the menu item has been changed. Your action No action is required. Resolved notifications Incorrect presentation of leave - Leave exceeding the annual limit was booked in the old year (change 1888123) Notification While Leave Year 2019 was still active, leave from 2020 was sometimes taken. These deductions were recorded in the Settled column for 2019. However, when the new year was created, these deductions were also processed in the new year, with the transferred hours also being reduced by this amount. Only after the recalculation of the previous year were these deductions correctly processed and entered in the Settled column for 2020.   Solution The time at which leave is taken determines how the leave is booked and provides the basis on which HR Core Business recalculates the relevant leave years. From now on, leave booked for 2020 while the 2020 leave year has yet to be created will be debited as soon as the leave balance for leave year 2020 becomes available. In other words, it will no longer be initially debited from the 2019 balance. Leave booked in 2019 will be debited from the 2019 leave year. Leave booked in 2019 while the 2020 leave year is already available, will be debited from the balance of the 2019 leave year. Any balance carried forward from 2019 to 2020 will be reduced by this amount. In the event of leave being booked in previous, inactive years, make sure that all previous years are automatically recalculated. Your action We advise you to remove leave year 2020 by using the action Undo current leave year. The actual leave year will be 2019 again. Here you can calculate the leave balance again by using the action Current leave year correction. After finishing this action you can create the leave year 2020. Authorization group - new authorization group not immediately visible (change 1418078 ) Notification When a new authorization group was created, this new group was not immediately visible and could not be assigned. This was because HR Core Business always checked whether an authorization group was available on the first day of the current period and only then displayed it on screen. Solution The checking procedure has been changed. HR Core Business now reviews the entire (current) period to see which authorization groups are available and which should, therefore, be displayed. Your action No action is required. Problem saving email addresses that contain uppercase letters (change 1924212) Notification Saving an email address that contained an uppercase (i.e. capital) letter was not possible because it was not seen as a valid entry. This was due to a new validity check for email addresses. Solution The check has been adapted so that you can simply save email addresses that contain uppercase letters. Your action No action is required.   Publishing Date : 2/21/2020

Gewijzigd en verbeterd  Sector en Risicogroep in Digipoort 42e weekmelding Waarom Naar aanleiding van de Wet Arbeidsmarkt in Balans gebruiken HR Core Business en Payroll Business vanaf 1 januari 2020 januari de Risicogroep niet meer voor het bepalen van de WW-premie. Omdat UWV dit veld gebruikt als identificatiesleutel, verwachten zij dit veld nog wel.  Hoe Hoewel u de risicogroep niet meer in HR Core Business hoeft vast te leggen, geven wij deze nog wel door aan het UWV. Bij een nieuw loonheffingennummer en/of sectorcode vanaf 1-1-2020, vullen wij de volgende risicopremiegroepen in: 07 voor de uitzendbranche (sectorcode 52) 03 voor de grafische sector (sectorcode 09) 01 voor andere sectoren Uw actie Er is geen actie nodig.  Werkrooster genereren voor maximaal twee jaar Waarom Tot deze release was het mogelijk om de einddatum voor het genereren van een werkrooster op 31-12-9999 te zetten, waardoor voor duizenden jaren werkroosters vooruit werden gegenereerd. Dit kon leiden tot het genereren van enorme hoeveelheden data voor werkroosters, waar de aanpalende systemen niet op berekend zijn. Het kan ook nuttig zijn het werkrooster te genereren voor kortere periodes, zodat er periodiek een controle kan plaatsvinden op de actualiteit van het werkrooster als u dit opnieuw genereert.  Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren  U bent verplicht een einddatum in te vullen in het veld Datum tot en met (max. 2 jaar). Op basis van de Datum vanaf kunt u hier maximaal twee kalenderjaren vooruit invullen. Vult u een einddatum in die op basis van de ingevulde datum bij Datum vanaf meer dan twee kalenderjaren in de toekomst ligt, dan accepteert het systeem de datum niet en maakt het veld Datum tot en met (max. 2 jaar) leeg. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen E-mailadressen met bepaalde extensies werden niet meer opgeslagen in HR Core Business (change 1866682) Melding  Het was niet meer mogelijk om e-mailadressen met de extensie @xx.xxx.com in HR Core business op te slaan, omdat deze niet werden herkend als een valide e-mailadres. Het moet echter wel mogelijk zijn, om bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie @nl. visma.com op te slaan, evenals bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie visma.com. Oplossing  Dit is opgelost. Vanaf deze release kunt u e-mailadressen met een extensie @xx.xxx.com. weer opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 1/23/2020

Changed and improved Sector and Risk group in Digipoort for week 42 sickness notification Why Pursuant to the Labor Market in Balance Act and starting on 1 January 2020, HR Core Business and Payroll Business will no longer use the Risk Group to determine the unemployment insurance (WW) contribution. The UWV (employee insurance agency) still uses this field as an identification key, meaning they still expect to receive it.  How Although you no longer need to register the risk group in HR Core Business, we will continue to transmit it to UWV. Starting on 1-1-2020, we will fill out the following risk premium groups for a new payroll tax number and/or sector code: 07 for the employment agency sector (sector code 52) 03 for the graphics sector (sector code 09) 01 for other sectors Your action No action is required.  Generate work schedule for a maximum of two years Why Until this release it was possible to set the end date for generating a work schedule as 31-12-9999, which meant that work schedules could be generated in advance for thousands of years. This could lead to enormous amounts of work schedule data, which could inundate interfaced systems. It can also be convenient to generate a work schedule for shorter periods to conduct periodic checks from time to time.   How Settings > Work pattern > Generate work schedule  You are now required to enter an end date in the End date (max. 2 years) field. This can be up to two calendar years in advance from the Start date field. If you enter an end date that is more than two calendar years in the future, the system will not accept the date and will delete your entry in the End date (max. 2 years) field. Your action No action is required. Resolved notifications E-mail addresses with certain extensions were no longer stored in HR Core Business (change 1866682) Notification It was no longer possible to save e-mail addresses with the extension @xx.xxx.com in HR Core business, because these were not recognized as a valid e-mail address. However, it is sometimes necessary to save e-mail addresses with the extension @nl.visma.com, as well as e-mail addresses with the extension @visma.com (the extensions shown are examples). Solution This has been resolved. Starting with this release, you can once again save e-mail addresses with a @xx.xxx.com extension.  Your action No action is required. Publishing Date : 1/23/2020

Mededelingen  Feedback op onze software Geef direct feedback op onze software met Wootric. Werkt u met HR Core Business - Payroll Business, dan vragen we u vanaf januari 2020 in de applicatie om feedback. We stellen u één gesloten vraag en verzoeken om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in uw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. Uw deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. Gewijzigd en verbeterd  Controle e-mailadres Waarom Het e-mailadres wordt in aanpalende applicaties gebruikt voor het afhandelen van workflows. Om te voorkomen dat deze workflows stagneren door een onjuist e-mailadres, wordt voortaan gecontroleerd of de samenstelling van het e-mailadres juist is. Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als u een e-mailadres vastlegt in het veld E-mailadres, controleert het systeem of dit e-mailadres bestaat uit een zogenaamd lokaal gedeelte, een @ en een domein. Voldoet het ingevulde e-mailadres niet aan deze indeling, dan ziet u een foutmelding bij het opslaan van de gegevens. Uw actie Controleer de e-mailadressen op juistheid. Als een bestaand e-mailadressen niet voldoet aan de juiste indeling, krijgt u een foutmelding zodra u een wijziging in het scherm Medewerkers opslaat. Dit gebeurt dus ook als u een ander veld in het scherm hebt gewijzigd en het veld E-mailadres een adres bevat dat niet aan de vereiste indeling voldoet.  Actieve signalering oproepovereenkomst Waarom Volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans die per 1 januari 2020 van kracht wordt, zijn werkgevers verplicht om oproepkrachten na 12 maanden een contract aan te bieden tenminste de gemiddelde arbeidsduur in de afgelopen 12 maanden. Dit aanbod moet uiterlijk in de 13e maand plaatsvinden. Om tijdig actie te kunnen ondernemen, is het wenselijk dat u een signaal krijgt als het einde van de 12 maanden van een oproepovereenkomst in zicht is.  Hoe Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren signaal  Aan de signaalcondities is het gegevenselement Oproepovereenkomst toegevoegd, zodat u een signalering kunt definiëren die specifiek is voor oproepovereenkomsten. Bij het vastleggen van de definitie van het signaal, bijvoorbeeld de signalering 12 maanden na de begindatum van de oproepovereenkomst, kiest u in de Signaaldefinitie als Brondatumsoort voor Begindatum (Contract) en via het tabblad Condities legt u de bijbehorende conditie Oproepovereenkomst = Ja vast. Uw actie Als u medewerkers in dienst heeft met een oproepovereenkomst, kunt u een specifiek signaal definiëren dat u waarschuwt dat het eind van de 12e maand vanaf het begin van een oproepovereenkomst nadert. Logo Visma | Raet in rapporten Waarom Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Vanaf deze release ziet u dit nieuwe logo terug in de rapporten Hoe Rapporten Het Raet-logo in de rapporten is vervangen door het logo Visma | Raet. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Koppeling HR Self Service - Bestanden afgekeurd vanwege Enters (change 1549928)  Melding  Als in een export naar HR Self Service een enter in het bestand stond, bijvoorbeeld vanuit een notitieveld, werd het bestand soms afgekeurd.  Oplossing Dit is opgelost door het corrigeren van de enters in een bestand, zodat HR Self Service de bestanden niet meer afkeurt.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Onterecht negatief saldo bij meerdere verlofafboekingen op hetzelfde moment (change 1722007)  Melding Als twee verlofaanvragen op hetzelfde moment bij HR Core Business binnenkwamen, werd de tweede aanvraag soms afgeboekt vanuit het verkeerde verlofpotje waardoor dit ten onrechte negatief werd.  Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de verlofaanvragen die vanuit andere systemen binnenkomen na elkaar worden verwerkt.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 12/20/2019

Notifications Give feedback on our software Use Wootric to give immediate feedback on our software. If you work with HR Core Business - Payroll Business, we will ask you for feedback in the application starting in January 2020. We will ask you a single closed question and we will ask you to provide additional background to your answer in Wootric, an online questionnaire platform. This will help us understand your priorities better so that we can improve the planning and development of new functionality. Your answers will be completely anonymous, and we will not share the results with third parties. Changed and improved Email address verification Why Email addresses are used in related applications for handling workflows. Invalid email addresses can cause workflow disruptions. The system needs to check whether the address is valid to prevent such problems. How  Employee > Employee > Employees If you enter an email address in the Email address field, the system will check whether the address consists of a user, an @ symbol and a domain. If the email address is invalid, an error message will be returned upon saving. Your action Check email addresses for accuracy. If an existing email address has an invalid format, you will receive an error message when you save any change in the Employees screen. This will also happen when you change another field in the screen and the Email address field contains an address that does not have the required format.  Active notifications for on-call contracts Why According to the Balanced Labour Market Act, which enters into force on 1 January 2020, employers are obliged to offer on-call workers a contract after 12 months of at least the average working time over the past 12 months. This offer must be made at the latest by the 13th month. In order to take action in time, you will need a notification as the end of the 12th month of an on-call contract approaches.  How Settings > Active notification > Define notification  The On-call contract option has been added to the notification conditions. You can now define a notification specifically for on-call contracts. When defining a notification, for example, a notification 12 months after the start date of an on-call contract, select Start date (Contract) as the source date type. Then go to the Conditions tab and select On-call contract = Yes for the appropriate condition. Your action If you have employees with an on-call contract, you can define a notification that will warn you when the end of their 12th month (measured from the start of the contract) is approaching. Visma | Raet logo in reports Why The acquisition of Raet and the combined Visma | Raet brand mean a new corporate logo. Reports will feature our new logo starting with this release. How Rapporten Het Raet-logo in de rapporten is vervangen door het logo Visma | Raet. Uw actie No action is required.  Resolved notifications Export files rejected in HR Self Service files because of Enters (change 1549928)  Notification  If an export was sent to HR Self Service and it contained an extraneous Enter, for example in a note field, the file was sometimes rejected.  Solution This has been solved by correcting any extraneous Enters in a file. HR Self Service now no longer rejects the file.  Your action No action is required.  Incorrect negative leave balance following simultaneous leave requests (change 1722007) Notification If two leave requests arrived at HR Core Business simultaneously, the second request was sometimes debited from the wrong leave box, resulting in an incorrect and negative leave balance.  Solution We have reprogrammed the software. Leave requests coming from different systems are now processed one at a time. Your action No action is required.  Publishing Date : 12/20/2019

Gewijzigd en verbeterd  Voortaan ook codes getoond in historiescherm arbeidscontract Waarom Bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of zoekfunctie   in het scherm Arbeidscontract, staat nu achter de omschrijving tussen haakjes de code. Het is ook wenselijk deze code in de historie van het scherm Arbeidscontract weer te geven.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidscontract > Historie Aan het scherm met de historie van het scherm Arbeidscontract, is de kolom Code toegevoegd, waarin u de code ziet die bij de omschrijving van de waarden hoort. Uw actie Er is geen actie nodig.  Nu mogelijk bestaande referenties organisatorische eenheden te bekijken Waarom Het beëindigen van een organisatorische eenheid is niet mogelijk als er nog actieve referenties bestaan. Deze referenties of koppelingen kunnen op ieder willekeurig moment geldig zijn, wat het lastig maakte te achterhalen om welke referentie het gaat. Daarom was er behoefte aan informatie over bestaande referenties.  Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden  Aan het scherm met de gegevens van een organisatorische eenheid is rechts boven het icoon Gekoppelde elementen toegevoegd. Gekoppelde elementen Als u een organisatorische eenheid selecteert en vervolgens op dit icoon klikt, kunt u de huidige referenties ervan bekijken. In het scherm Gekoppelde elementen ziet u het type referentie dat bestaat, bijvoorbeeld een roltoewijzing, de gegevens van de referentie en de ingangsdatum. Met deze gegevens is het gemakkelijker een organisatorische eenheid te beëindigen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Foutmelding bij openen scherm Organisatorische eenheden (change 1722110) Melding  Soms verscheen er onterecht een foutmelding bij het openen van het scherm organisatorische eenheden.  Oplossing Dit is opgelost, de foutmelding verschijnt niet meer.   Uw actie Er is geen actie nodig.  Wet- en regelgeving Wijziging AOW-leeftijd Waarom Door het aannemen van de wet Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW-leeftijd minder snel en moeten de AOW-leeftijden voor 2020 en de jaren daarna worden aangepast.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers In het veld ingangsdatum AOW van het scherm Medewerkers, ziet u de AOW-datum die het systeem bepaalt op basis van de geboortedatum en de wettelijk vastgestelde AOW-leeftijd.  In de tabel hieronder ziet u oude AOW-leeftijd en de nieuwe AOW-leeftijd op basis van de nieuwe wetgeving.  Jaar De AOW-leeftijd was De AOW-leeftijd wordt 2019 66 jaar en 4 maanden 66 jaar en 4 maanden 2020 66 jaar en 8 maanden 66 jaar en 4 maanden 2021 67 jaar 66 jaar en 4 maanden 2022 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 7 maanden 2023 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 10 maanden 2024 67 jaar en 3 maanden 67 jaar Wij gaan de AOW-leeftijden in de programmatuur aanpassen zoals aangegeven in deze tabel. Het proces hiervoor zal enige tijd duren. We beginnen met het bijwerken van de eerstvolgende AOW-datums, zodat medewerkers die een ingangsdatum AOW in januari 2020 krijgen, als eerste worden bijgewerkt. Daarna volgen de medewerkers met een ingangsdatum AOW in februari 2020, enzovoorts. Zodra de ingangsdatum AOW voor alle medewerkers is bijgewerkt, laten we u dit weten via de berichtgeving op de Portal. Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 11/22/2019

Changed and improved 1.  From now on, codes will also be displayed in the employment contract’s history screen Why When selecting values in fields with a list or search function, the Employment contract screen field now shows the code between brackets after the description. There is also a need to display this code in the history of the Employment contract screen.  How Employee > Contract > Employment contract > History The Code column has been added to the screen with the history of the Employment contract, and includes the code associated with the description of the values. Your action No action is required. 2.  Now possible to review existing references for organizational units Why Terminating an organizational unit is not possible if there are still active references. These references or links may be valid at any given time, which complicates determining the reference in question. This resulted in a need for information about existing references.  How Settings > Formation and Organization > Organizational Units  In the top right corner, the icon Linked elements has been added to the screen containing information on an organizational unit. When selecting an organizational unit, click on this icon to review current references. The Linked elements screen displays the type of reference that exists, for example, a role assignment, the reference details, and the effective start date. This information simplifies the process of terminating an organizational unit.  Your action No action is required. Resolved notifications 3.  Error message when opening the Organizational units screen (change  1722110) Notification An incorrect error message would sometimes appear when opening the organizational units screen.  Solution This has been resolved. The error message no longer appears. Your action No action is required. Legislation and regulations 4.  Changes to the state pension (AOW) age Why By adopting the Postponement of an increase to the state pension Act, the increase of the state pension age will slow down and the state pension ages for 2020 and in the following years need to be amended. How Employee > Employee > Employees The field old age pension effective start date  for the Employees screen displays the old age pension (AOW) age determined by the system based on the date of birth and the statutory state pension age. The table below shows your former state pension age and your new state pension age based on the new Act.   Year The state pension age was The state pension age becomes 2019 66 years and 4 months 66 years and 4 months 2020 66 years and 8 months 66 years and 4 months 2021 67 years 66 years and 4 months 2022 67 years and 3 months 66 years and 7 months 2023 67 years and 3 months 66 years and 10 months 2024 67 years and 3 months 67 years We will amend the state pension ages in the software as indicated in this table. This process may take some time. We will begin by updating the upcoming AOW dates so employee files with an effective old age pension date in January 2020 will be amended first. Employees with an effective old age pension date in February 2020 and later will then follow. Once the effective old age pension date has been amended for all employees, we will inform you via a message on the Portal. Your action No action is required. Publishing Date : 11/22/2019