Release datum
Deze release wordt vrijgegeven op zaterdag 26 april 2025.
Mededelingen
Mogelijkheid tot het stellen van vragen met betrekking tot de releasenotes
Op het ideeënportaal kwam het verzoek om naar aanleiding van de gepubliceerde HR Core releasenotes vragen te kunnen stellen in geval van onduidelijkheden. In dat kader zullen we net als vorige maand een releasenotes gerelateerd forumtopic 'Vragen releasenotes 2025-05'' openen. Klik hier om naar dit forum te gaan. In dit topic kun je je releasenotes gerelateerde vragen stellen, we zullen daar dan zo spoedig mogelijk op reageren. En wellicht heeft een andere gebruiker ook wel een antwoord op de gestelde vraag!
We hopen op deze wijze ook meer feeling te krijgen met de vragen die de releasenotes zoal opleveren, zodat we hier bij het schrijven ervan al rekening mee kunnen houden. Na een aantal maanden zullen we evalueren in hoeverre deze opzet de gewenste waarde oplevert.
Vooraankondiging uitfaseren van de module 'Begroting en budgetbewaking'
HR Core Beaufort kent een lange historie en heeft in de loop der jaren een breed scala aan functionaliteit opgebouwd. Functionaliteit die heden ten dage nog veel wordt gebruikt, maar ook functionaliteit die niet meer wordt gebruikt. De module 'Begroting en budgetbewaking' behoort tot die laatste categorie. In dat kader zijn we voornemens om deze module in de tweede helft van dit jaar uit HR Core Beaufort te verwijderen. We zullen t.z.t. hierover uiteraard nader communiceren.
Gebruik van de SV-dagen rubrieken P00447/P00606 binnen de module Tijdregistratie
We hebben gemerkt dat sommige klanten de SV-dagen rubrieken P00447 Extra uren parttimer en P00606 Correctie SV-dagen in de HR Core module Tijdregistratie misschien niet helemaal goed gebruiken.
Als beide rubrieken in dezelfde algemene regeling Tijdregistratie gebruikt worden (Tijdregistratie > Regelingen > functie 200275 Regeling algemeen), bijvoorbeeld in regeling ALG, AUL of een andere zelfgekozen naam, dan kan dit leiden tot een te hoog aantal SV-dagen voor een medewerker in één salarisperiode. Dit gebeurt als er dagen zijn waarop alleen extra uren zijn opgegeven (activiteitssoorten 14 Extra uren part. zndr ORT, 15 Extra uren parttimer of 16 Overwerk) én dagen waarop normale gewerkte uren zijn opgegeven (activiteitssoort 05 Gewerkte uren).
Voor meer informatie en de eventuele acties zie het topic Berekening van SV-dagen in de HR Core module Tijdregistratie (change 50063542) in het hoofdstuk 'Opgeloste meldingen'!
Update waarde van stuurgegeven HSS_MEXP
In de 2023-05 release hebben we het mogelijk gemaakt om de exportbestanden ten behoeve van HRSS op de delen in meerdere kleinere bestanden. Dit omdat de verwerking van een enkel (erg) groot bestand tot problemen in HRSS kon leiden. Klik hier voor meer informatie. Veel klanten hebben in de loop der tijd zelf al een waarde aan het stuurgegeven HSS_MEXP (het stuurgegeven waarmee de grootte van de exportbestanden kan worden gereguleerd) toegekend. Er zijn echter ook nog een aantal omgevingen waarin het stuurgegeven nog steeds leeg is. Op basis van onze praktijkervaringen waarbij het opknippen in meerdere bestanden tot significant minder issues binnen HRSS leidt, zullen we in die gevallen waarin het stuurgegeven nog leeg is automatisch de waarde 500 toekennen. Deze actie zullen we op korte termijn (in de week ná de release) uitvoeren en heeft verder geen impact voor de gebruiker, anders dan dat er nu mogelijk meerdere bestanden worden aangemaakt in plaats van één.
Nieuwe cao’s VVT, GGZ en Gehandicaptenzorg
Momenteel is er een principeakkoord voor de cao’s VVT, GGZ en Gehandicaptenzorg. Na alle waarschijnlijkheid worden deze zeer binnenkort definitief. In deze principeakkoorden zijn diverse nieuwe bepalingen opgenomen die impact hebben op het verwerken van roosterdata. De huidige regelingen binnen HR Core Beaufort Tijdregistratie zijn niet geschikt voor deze nieuwe vergoedingen. Nu zijn er twee manieren op dit op te lossen:
De ontwikkeling van nieuwe regelingen binnen Tijdregistratie.
Roostersystemen maandelijks de salariscomponenten voor deze nieuwe bepalingen laten berekenen en dit aanleveren via Beaufort Indirect Muteren (DPIA100 bestand).
Aangezien het aanleveren van looncomponenten door roosterapplicaties via de route indirect muteren momenteel al gedaan wordt door verschillende roosterleveranciers voor een behoorlijk aantal klanten en dit tevens de werkwijze wordt voor alle roosterleveranciers en klanten als in de toekomst Beaufort Tijdregistratie wordt uit gefaseerd, is gekozen voor deze oplossing.
Momenteel is Visma|Raet in overleg met de roosterleveranciers in de sectoren VVT, GGZ en Gehandicaptenzorg (Ortec, C-quential, Intus, Ultimo Software, Pinkroccade, Nedap, Interflex/Allegion, Monaco en Paralax) om deze oplossing tijdig te realiseren. Omdat er vaak sprake is van 'maatwerk'-achtige koppelingen is het advies om hierover ook met uw roosterleverancier contact op te nemen.
Naast het berekenen van de looncomponenten zal er gebruikgemaakt worden van variabele directe doorbelastingen voor de kostentoerekening van deze looncomponenten. Door variabele directe doorbelasting te gebruiken worden de kosten door Gemal geboekt op de juiste kostensoort, -plaats en -drager combinaties via de Gemal journaalpost. Hierdoor is het niet nodig om deze kosten nog te herverdelen en te journaliseren via PKB. Dit is ook niet mogelijk aangezien deze uren niet langer worden doorgegeven aan Tijdregistratie en dus ook niet aan de verdeeluren PKB.
Wij houden u verder op de hoogte van deze ontwikkelingen. Er gelden verschillende ingangsdatums voor de diverse cao bepalingen. Wij zullen je per cao bepaling tijdig via de release notes of community berichten informeren.
Bepaling overwerk / extra uren (meerwerk)
Alle drie de principeakkoorden hebben één cao bepaling gemeen, namelijk dat de bepaling omtrent overwerk inclusief de overwerkvergoeding komt te vervallen. In plaats daarvan zijn alle uren die extra gewerkt worden boven de vaste contractomvang extra uren (meeruren). Deze afspraak is gemaakt met ingang van 01-01-2025. Aangezien de cao Gehandicaptenzorg per mei 2025 definitief is en het de verwachting is dat ook de cao VVT per mei 2025 definitief* wordt, is er voor deze cao's in deze release notes reeds een beschrijving opgenomen met betrekking tot de werkwijze voor een mogelijke correctie van overwerk met terugwerkende kracht over 2025. Zie onderdelen “CAO Gehandicaptenzorg: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht” en “CAO VVT: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht”.
(*) Op de website van enkele vakbonden is bericht dat de nieuwe CAO VVT inmiddels definitief is. Het klopt dat de achterban van zowel de vakbonden als van Actiz hebben ingestemd met het principeakkoord. Actiz heeft ons echter aangegeven dat de CAO nog niet formeel tot stand is gekomen totdat de definitieve teksten zijn aangeboden aan het ministerie van SZW. Dat is in dit geval extra van belang, omdat de partijen de definitieve tekst nog op punten aan het afspreken en uitwerken zijn. Op verzoek van Actiz wachten wij daarom tot deze teksten gereed zijn, met het verwerken van het akkoord in onze software.
Cao GGZ
Ook voor de nieuwe cao GGZ, die binnenkort definitief zal worden, geldt iets soortgelijks. Ook hier vervalt overwerk en moet dit met teugwerkende kracht gecorrigeerd worden naar extra uren. Het onderdeel “CAO GGZ: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht” zal worden gepubliceerd als de cao definitief is geworden, na alle waarschijnlijkheid wordt dit de juni 2025 release notes. Geadviseerd wordt om alvast de onderdelen “CAO Gehandicaptenzorg: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht” en “CAO VVT: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht” te lezen om reeds geïnformeerd te zijn.
Naast het corrigeren van overwerk naar extra uren geldt in de nieuwe cao GGZ dat er een nieuwe toeslag van 3,50 per gewerkt extra uur wordt geïntroduceerd. Ook deze zal dus met terugwerkende kracht moeten worden ingevoerd. Deze laatste toeslag wordt niet ondersteund in de HR Core module Tijdregistratie. Deze cao bepaling vormt onderdeel van de oplossing 2 die hierboven is beschreven. Wij adviseren daarom om al contact op te nemen met uw roosterleverancier.
CAO wijzigingen
CAO Gehandicaptenzorg: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht
Waarom
In de nieuwe CAO Gehandicaptenzorg is afgesproken dat de bepalingen omtrent overwerk inclusief de overwerkvergoeding komen te vervallen. In plaats daarvan zijn alle uren die extra gewerkt worden boven de vaste contractomvang extra uren (meeruren). Deze afspraak is gemaakt met ingang van 01-01-2025.
Advies reeds gecompenseerd of betaald overwerk
De VGN heeft bij ons aangegeven dat de balans mbt overwerk volgens de CAO pas na een halfjaar mag worden opgemaakt. Indien werkgevers over de reeds verstreken periode in 2025 toch al overwerk hebben gecompenseerd of betaald, hebben de CAO dus niet gevolgd, daarom kan de VGN geen officiële uitspraak doen over de werkwijze voor corrigeren. De werkgevers hebben afwijkende afspraken gemaakt en zullen adhv de praktijksituatie moeten beoordelen hoe ze hiermee omgaan. Gezien de grote gevolgen van correcties met terugwerkende kracht, kan het begrijpelijk zijn als je ervoor kiest om enkel per ommegaande de nieuwe regels te volgen. Je voert dan dus geen herstel met terugwerkende kracht uit. Desgewenst kunnen ze de helpdesk van de VGN vragen voor advies.
Wij weten dat het tussentijds uitbetalen of compenseren van overwerk in praktijk wel gebeurt en willen je derhalve informeren wat je opties zijn in Youforce, indien deze situatie op jou van toepassing is.
Vanuit administratief oogpunt is ons advies om vanaf 05-2025 vanuit je roostersysteem niet langer overwerk, maar alleen extra uren (meerwerk) te boeken indien de situatie daartoe aanleiding geeft. Hiermee voorkom je complexe aanpassingen over voorgaande perioden die belastend zijn voor je eigen administratie, maar die ook de betaling aan de werknemers raakt.
Indien je toch overweegt om de situatie met terugwerkende kracht te wijzigen, houd dan rekening met de aandachtspunten beschreven in dit onderdeel. Naar ons idee is de enige robuuste oplossing als je overwerk diensten/activiteiten wil corrigeren om dat in de bron te doen: het roostersysteem. Een correctie in ons systeem (HR Core Beaufort) kan immers weer overschreven worden als er een nieuwe levering met terugwerkende kracht uit het roostersysteem zou plaatsvinden.
PKB / Correctie journaalposten
Indien door je organisatie gebruik wordt gemaakt van de module PKB dien je je te realiseren dat de correcties niet worden verwerkt in de module PKB! Er worden dus geen correctie journaalposten vervaardigd voor de TWK correcties. Gemal zal de correcties standaard journaliseren gebaseerd op de loonverdeling en eventuele directe doorbelastingen. Maar deze Gemal journaalpost zal niet worden herverdeeld door PKB.
Dit heeft dus negatieve gevolgen voor de kostentoerekening in het financiële systeem. Tegenboekingen van overwerk komen (mogelijk) niet terecht op dezelfde kostensoort, -plaats en -drager en/of in dezelfde verhouding als de oorspronkelijke opboekingen. Tevens worden de gecorrigeerde opboekingen van extra uren niet gejournaliseerd op basis van het gewerkte rooster.
In geval van gebruik van de module PKB adviseren we je daarom met klem om af te zien van een correctie met terugwerkende kracht, om onherstelbare fouten in je financiële administratie te voorkomen.
Mocht je toch willen corrigeren dan wijzen wij er op dat de correctie in de module Tijdregistratie wel correct wordt verwerkt in de salarisverwerking, maar natuurlijk wel kan leiden tot vorderingen omdat de toeslag op extra uren (meerwerk) lager is dan die op overwerk. Daar staat tegenover dat over extra uren (meerwerk) vakantieuren en reserveringen vakantiegeld en eindejaarsuitkering worden opgebouwd. De reserveringen en de verlofuren hebben echter geen directe geldwaarde in de maand dat je de correctie uitvoert, terwijl de toeslagen op het overwerk wel worden teruggevorderd.
In de oude CAO Gehandicaptenzorg werden uren overwerk gecompenseerd in tijd (compensatieverlof). Als de werknemer dit compensatieverlof reeds heeft genoten, dan kan een negatief verlofsaldo ontstaan op het moment dat dit overwerk wordt omgezet naar extra uren (meerwerk) en de medewerker deze extra uren niet compenseerd maar laat uitbetalen. Bedenk hoe je hiermee wilt omgaan.
Roosterleveranciers
Wij hebben de bij ons bekende roosterleveranciers geïnformeerd over deze cao bepaling. Daarbij hebben we informatie verstrekt over de voorwaarden waaraan een correctiebestand voor tijdregistratie moet voldoen. Het is bij ons (nog) niet bekend welke roosterleveranciers precies kunnen voldoen aan deze voorwaarden, hoewel enkele hebben aangegeven dat dergelijke aanpassingen tot de opties behoren . Wij adviseren daarom om contact op te nemen met uw roosterleverancier. Wij hebben informatie verstrekt aan de volgende roosterleveranciers: Ortec, C-quential, Intus, Ultimo Software, Pinkroccade, Nedap, Interflex/Allegion, Monaco en Paralax. Staat uw roosterleverancier hier niet bij neem dan ook contact met hen op en informeer ons ook door een reactie op dit community bericht (graag met contactpersoon).
Hoe
Voor de werkgevers die gebruik maken van Tijdregistratie en die overwerk willen corrigeren naar extra uren, dienen vanuit het roostersysteem één (of meerdere) correctiebestand(en) aangeleverd te worden aan HR Core Tijdregistratie in de actuele maand.
De overwerk-diensten/activiteiten (gekoppeld aan activiteitssoort 16 Overwerk) dienen daarbij vervangen te worden door extra uren-diensten/activiteiten (gekoppeld aan activiteitssoort 15 Extra uren parttimer of eventueel naar keuze aan activiteitssoort 14 Extra uren part. Zndr ORT) in het roostersysteem. Dit dient te gebeuren voor de maanden Februari 2025 (dit zijn immers de uren van Januari 2025) t/m de actuele periode. Deze correcties dienen vervolgens aangeleverd te worden aan Tijdregistratie in de actuele periode.
Inrichten (nieuwe) activiteiten Tijdregistratie
In de oude CAO Gehandicaptenzorg werden uren overwerk gecompenseerd in tijd en de toeslag uitbetaald. Extra uren werden in de oude CAO Gehandicaptenzorg uitbetaald. In de nieuwe CAO Gehandicaptenzorg vervalt overwerk en worden extra uren (standaard) gecompenseerd in tijd en eventueel op verzoek van de werknemer uitbetaald. Dit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de door jullie gebruikte activiteiten in HR Core Beaufort. Beoordeel de inrichting van de activiteiten en pas deze zonodig aan aan de nieuwe cao. Let daarbij goed op het compenseren of uitbetalen van de basisuren en toeslag uren.
Actie
1 - Inrichten (nieuwe) activiteiten Tijdregistratie
Zorg ervoor dat de Tijdregistratie activiteiten correct zijn ingericht conform de nieuwe cao en de door jullie gehanteerde werkwijze met betrekking tot compenseren en betalen. Zie ook tekst hierboven. Gebruik de (nieuwe) activiteiten om de correcties door te voeren in het bronsysteem.
2 - Voorbereiding
Tijdregistratie kent 2 manieren van correcties aanleveren, maar slechts één van beide is geschikt voor deze correctie van overwerk naar extra uren, namelijk de methode “Correctieverwerking = Herrekenen”. Voor deze correctie dient daarom voor alle relevante instellingen met behulp van functie 704010 Correcties tijdregistratie, werkgevercode S00990 Correctie Tijdregistratie = 0 (Herrekenen) gezet te worden.
Zie ook de HR Core Beaufort HELP informatie “Import tijdregistratie - inleiding & taak” bij functie 200297 Import tijdregistratie.
Voor deze correctiemethode dienen:
alle in het bronsysteem gewijzigde regels alsmede de niet gewijzigde regels voor de betreffende dienstverband-organisatorische eenheid-dag combinatie opnieuw aangeleverd te worden. Er kan dus niet worden volstaan met het alleen doorgeven van de gewijzigde regels.
als alle eerder vastgelegde regels voor de dienstverband-organisatorische eenheid-dag combinatie zijn verwijderd, dan moet er tenminste één verwijderde regel worden doorgegeven met als indicatie verwijderd = J. Vanzelfsprekend is het aanleveren van alle verwijderde regels met als indicatie 'Verwijderd = J', ook in orde.
de correcties in voorgaande perioden kunnen samen met de gegevens voor de actuele periode worden aangeboden, in één importbestand of als separate bestanden.
Voorbeelden:
Regels bronsysteem oud*
Regels bronsysteem nieuw**
Regels in het importbestand***
1 jan, 1001/1, 05, 0.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 15, 12.00- 16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 15, 12.00-16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
Regel verwijderd
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
of
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00, J
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00
Beide regels verwijderd
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00, J
of
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00, J
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00, J
* Opbouw voorbeeldregels = datum/dag, persoon/dienstverband, activiteitscode, tijdvak ** Opbouw voorbeeldregels = datum/dag, persoon/dienstverband, activiteitscode, tijdvak en oranje = de mutatie *** Opbouw voorbeeldregels = datum/dag, persoon/dienstverband, activiteitscode, tijdvak, indicatie verwijderd (J = Ja)
3 - Importeren correctiebestanden
Correctie bestanden, of indien de correcties zijn opgenomen in het bestand voor de actuele periode, het actuele bestand worden geïmporteerd met behulp van functie 200297 Import tijdregistratie. Daarbij dienen de volgende gegevens te worden opgegeven:
Verwerkingsmethode Overschrijvend
Hier dien je te kiezen voor de optie Verwerkingsmethode Overschrijvend = per dienstverband. Bij deze keuze worden voor de dienstverbanden die in het importbestand voorkomen, de aanwezige regels binnen de opgegeven importperiode(s) verwijderd, waarna de nieuwe regels geïmporteerd worden.
Verwerkingsperiode
Je moet een periode opgeven door een begin- en einddatum in te vullen. Deze periode moet overeenkomen met de inhoud van het (correctie)bestand dat wordt geïmporteerd.
Enkel importregels overschrijven
Of uitsluitend de regels afkomstig uit een eerder importproces of ook de regels die in de module Tijdregistratie zijn ingevoerd of gemuteerd, worden verwijderd is afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt bij ‘Enkel importregels overschrijven’.
Is het aankruisvakje nìet ingevuld, dan worden alle regels van een dienstverband eerst verwijderd voordat de nieuwe regels worden geïmporteerd. Daaronder zijn dan ook de eventuele regels die niet geïmporteerd zijn, maar in Beaufort Tijdregistratie zelf zijn vastgelegd.
Is het aankruisvakje wèl ingevuld, dan worden alleen de regels die eerder geïmporteerd zijn verwijderd en worden de daarna de nieuwe importregels ingelezen (de gegevens, die handmatig in Beaufort vastgelegd zijn worden bij deze keuze dus niet verwijderd).
Het aankruisvakje wèl ingevuld lijkt ons de voor de hand liggende keuze. Houdt dan wel rekening met overwerk dat eventueel handmatig is opgegeven in Tijdregistratie. Dit moet ook handmatig gecorrigeerd moeten worden in Tijdregistratie.
Uitgebreid verslag
Vullen naar eigen keuze. Houdt er wel rekening mee dat de keuze ‘aanzetten’ tot een zeer uitgebreid verslag zal leiden!
4 - Corrigeren via indirect muteren / DPIA100
Indien er geen gebruik wordt gemaakt van Tijdregistratie, maar er toch besloten wordt om overwerk te corrigeren dan dient het roostersysteem correcties aan te leveren via Indirect muteren / DPIA100. Voor het tegenboeken van overwerkuren en overwerktoeslag moet per gecorrigeerde maand ook een terugwerkende kracht mutatie met waarde = 0 worden geboekt voor alle rubrieken van de betreffende medewerker waarop oorspronkelijk overwerk (toeslag) uren zijn geboekt.
5 - Verlofopbouw over extra uren
Wellicht ten overvloede willen wij erop wijzen dat met behulp van HR Core Beaufort functie 163013 Bereken verlof obv extra uren de verlofopbouw plaatsvindt op basis van de extra uren. Deze functie dus uitvoeren nadat de variabele mutaties voor de correcties vanuit Tijdregistratie zijn aangemaakt via functie 200291 Aanmaken variabele mutaties.
CAO Huisartsenzorg: Salarisregeling
Waarom
Vanaf 29 april 2025 is er een nieuwe salaristabel beschikbaar. Het betreft salarisregeling 32.
Hoe
De genoemde salarisregeling is aangepast voor wat betreft de bedragen van de salarisschalen. De salarisbestanden staan op de J-schijf (folder Payroll-tables).
Actie
Deze salarisregeling kan worden geïmporteerd in HR Core Beaufort met de functie 215015 (Import geg. salarisregeling).
Daarna kunnen de bruto salarissen opnieuw bepaald worden:
Salarisadministratie --> Salarisregelingen --> 160060 Bepalen bruto salarissen
Laat het vinkje staan bij 'Alle salarisregelingen' of selecteer de gewenste salarisregeling
CAO Kinderopvang: Bevrijdingsdag 5 mei wordt jaarlijks een vrije dag
Waarom
In de nieuwe CAO Kinderopvang voor 2025/2026 is bepaald dat bevrijdingsdag 5 mei jaarlijks een vrije dag wordt.
Hoe
Indien er gebruik wordt gemaakt van de feestdagenkalender in de HR Core Beaufort verlofmodule dan heeft dat gevolgen.
Actie
Voeg in functie 206507 Feestdagenkalender 5 mei als feestdag toe voor 2025 en eventueel volgende jaren. Doe dit voor alle verlofsoorten die in gebruik zijn voor feestdagen. Vaak zijn meerdere verlofsoorten in gebruik voor meerdere religies!
Voer de functie 163002 Verlofrechtberekening uit voor 2025 zodat de extra feestdag wordt toegevoegd aan het verlofsaldo van de betrokken medewerkers.
CAO Politie: Nulstellen saldo IKB-netto bij jaarovergang
Waarom
Aan de medewerker is per januari 2025 onder andere een netto budget toegekend. Dit budget moet met ingang van het nieuwe kalenderjaar weer nulgesteld worden.
Hoe
Hiervoor hebben we nieuwe aansturing gemaakt, zie het onderwerp “Uitbreiding Persoonlijk Budget: nulstellen saldo” in deze releasenotes.
Zie voor meer informatie ook de Payroll Gemal release notes.
Actie
Waar nodig tijdig instellen van nieuwe referentiewaarden in genoemde rubrieken.
CAO VVT: Corrigeren overwerk met terugwerkende kracht
Waarom
In de nieuwe CAO VVT is afgesproken dat de bepalingen omtrent overwerk inclusief de overwerkvergoeding komen te vervallen. In plaats daarvan zijn alle uren die extra gewerkt worden boven de vaste contractomvang extra uren (meeruren). Deze afspraak is gemaakt met ingang van 01-01-2025.
Advies
Actiz heeft bij ons aangegeven dat het uitbetalen van overwerk tijdens het kalenderjaar niet in de geest van de CAO is en dat ze derhalve geen algemene uitspraak kunnen doen over hoe te handelen over de reeds verstreken periode in 2025. Gezien de grote gevolgen van correcties met terugwerkende kracht, kan het begrijpelijk zijn als je ervoor kiest om enkel per ommegaande de nieuwe regels te volgen. Je voert dan dus geen herstel met terugwerkende kracht uit. Bij twijfel kun je de Actiz helpdesk benaderen voor advies in je eigen situatie.
Wij weten dat het tussentijds uitbetalen of compenseren van overwerk in praktijk wel gebeurt en willen je derhalve informeren wat je opties zijn in Youforce, indien deze situatie op jou van toepassing is.
Vanuit administratief oogpunt is ons advies om vanaf het moment dat de CAO van kracht wordt (waarschijnlijk 05-2025, informatie volgt nog op de community) vanuit je roostersysteem niet langer overwerk, maar alleen extra uren (meerwerk) te boeken indien de situatie daartoe aanleiding geeft. Hiermee voorkom je complexe aanpassingen over voorgaande perioden die belastend zijn voor je eigen administratie, maar die ook de betaling aan de werknemers raakt.
Indien je toch overweegt om de situatie met terugwerkende kracht te wijzigen, houd dan rekening met de aandachtspunten beschreven in dit onderdeel. Naar ons idee is de enige robuuste oplossing als je overwerk diensten/activiteiten wil corrigeren om dat in de bron te doen: het roostersysteem. Een correctie in ons systeem (HR Core Beaufort) kan immers weer overschreven worden als er een nieuwe levering met terugwerkende kracht uit het roostersysteem zou plaatsvinden.
PKB / Correctie journaalposten
Indien door je organisatie gebruik wordt gemaakt van de module PKB dien je je te realiseren dat de correcties niet worden verwerkt in de module PKB! Er worden dus geen correctie journaalposten vervaardigd voor de TWK correcties. Gemal zal de correcties standaard journaliseren gebaseerd op de loonverdeling en eventuele directe doorbelastingen. Maar deze Gemal journaalpost zal niet worden herverdeeld door PKB.
Dit heeft dus negatieve gevolgen voor de kostentoerekening in het financiële systeem. Tegenboekingen van overwerk komen (mogelijk) niet terecht op dezelfde kostensoort, -plaats en -drager en/of in dezelfde verhouding als de oorspronkelijke opboekingen. Tevens worden de gecorrigeerde opboekingen van extra uren niet gejournaliseerd op basis van het gewerkte rooster.
In geval van gebruik van de module PKB adviseren we je daarom met klem om af te zien van een correctie met terugwerkende kracht, om onherstelbare fouten in je financiële administratie te voorkomen.
Mocht je toch willen corrigeren dan wijzen wij er op dat de correctie in de module Tijdregistratie wel correct wordt verwerkt in de salarisverwerking, maar natuurlijk wel leidt tot vorderingen omdat de toeslag op extra uren (meerwerk) lager is dan die op overwerk. Daar staat tegenover dat over extra uren (meerwerk) vakantieuren en reserveringen vakantiegeld en eindejaarsuitkering worden opgebouwd. De reserveringen en de verlofuren hebben echter geen directe geldwaarde in de maand dat je de correctie uitvoert, terwijl de toeslagen op het overwerk wel worden teruggevorderd.
De oude CAO VVT bood ook de mogelijkheid om de uren overwerk te compenseren in tijd (compensatieverlof). Als de werknemer dit compensatieverlof reeds heeft genoten, dan kan een negatief verlofsaldo ontstaan op het moment dat dit overwerk wordt omgezet naar extra uren (meerwerk). Bedenk hoe je hiermee wilt omgaan.
Roosterleveranciers
Wij hebben de bij ons bekende roosterleveranciers geïnformeerd over deze cao bepaling. Daarbij hebben we informatie verstrekt over de voorwaarden waaraan een correctiebestand voor tijdregistratie moet voldoen. Het is bij ons (nog) niet bekend welke roosterleveranciers precies kunnen voldoen aan deze voorwaarden, hoewel enkele hebben aangegeven dat dergelijke aanpassingen tot de opties behoren . Wij adviseren daarom om contact op te nemen met uw roosterleverancier. Wij hebben informatie verstrekt aan de volgende roosterleveranciers: Ortec, C-quential, Intus, Ultimo Software, Pinkroccade, Nedap, Interflex/Allegion, Monaco en Paralax. Staat uw roosterleverancier hier niet bij neem dan ook contact met hen op en informeer ons ook door een reactie op dit community bericht (graag met contactpersoon).
Hoe
Voor de werkgevers die gebruik maken van Tijdregistratie en die overwerk willen corrigeren naar extra uren, dienen vanuit het roostersysteem één (of meerdere) correctiebestand(en) aangeleverd te worden aan HR Core Tijdregistratie in de actuele maand.
De overwerk-diensten/activiteiten (gekoppeld aan activiteitssoort 16 Overwerk) dienen daarbij vervangen te worden door extra uren-diensten/activiteiten (gekoppeld aan activiteitssoort 15 Extra uren parttimer of eventueel naar keuze aan activiteitssoort 14 Extra uren part. Zndr ORT) in het roostersysteem. Dit dient te gebeuren voor de maanden Februari 2025 (dit zijn immers de uren van Januari 2025) t/m de actuele periode. Deze correcties dienen vervolgens aangeleverd te worden aan Tijdregistratie in de actuele periode.
Actie
1 - Voorbereiding
Tijdregistratie kent 2 manieren van correcties aanleveren, maar slechts één van beide is geschikt voor deze correctie van overwerk naar extra uren, namelijk de methode “Correctieverwerking = Herrekenen”. Voor deze correctie dient daarom voor alle relevante instellingen met behulp van functie 704010 Correcties tijdregistratie, werkgevercode S00990 Correctie Tijdregistratie = 0 (Herrekenen) gezet te worden.
Zie ook de HR Core Beaufort HELP informatie “Import tijdregistratie - inleiding & taak” bij functie 200297 Import tijdregistratie.
Voor deze correctiemethode dienen:
alle in het bronsysteem gewijzigde regels alsmede de niet gewijzigde regels voor de betreffende dienstverband-organisatorische eenheid-dag combinatie opnieuw aangeleverd te worden. Er kan dus niet worden volstaan met het alleen doorgeven van de gewijzigde regels.
als alle eerder vastgelegde regels voor de dienstverband-organisatorische eenheid-dag combinatie zijn verwijderd, dan moet er tenminste één verwijderde regel worden doorgegeven met als indicatie verwijderd = J. Vanzelfsprekend is het aanleveren van alle verwijderde regels met als indicatie 'Verwijderd = J', ook in orde.
de correcties in voorgaande perioden kunnen samen met de gegevens voor de actuele periode worden aangeboden, in één importbestand of als separate bestanden.
Voorbeelden:
Regels bronsysteem oud*
Regels bronsysteem nieuw**
Regels in het importbestand***
1 jan, 1001/1, 05, 0.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 15, 12.00- 16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 15, 12.00-16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
Regel verwijderd
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
of
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00, J
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00
Beide regels verwijderd
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00, J
of
1 jan, 1001/1, 05, 10.00-11.00, J
1 jan, 1001/1, 16, 12.00-16.00, J
* Opbouw voorbeeldregels = datum/dag, persoon/dienstverband, activiteitscode, tijdvak ** Opbouw voorbeeldregels = datum/dag, persoon/dienstverband, activiteitscode, tijdvak en oranje = de mutatie *** Opbouw voorbeeldregels = datum/dag, persoon/dienstverband, activiteitscode, tijdvak, indicatie verwijderd (J = Ja)
2 - Importeren correctiebestanden
Correctie bestanden, of indien de correcties zijn opgenomen in het bestand voor de actuele periode, het actuele bestand worden geïmporteerd met behulp van functie 200297 Import tijdregistratie. Daarbij dienen de volgende gegevens te worden opgegeven:
Verwerkingsmethode Overschrijvend
Hier dien je te kiezen voor de optie Verwerkingsmethode Overschrijvend = per dienstverband. Bij deze keuze worden voor de dienstverbanden die in het importbestand voorkomen, de aanwezige regels binnen de opgegeven importperiode(s) verwijderd, waarna de nieuwe regels geïmporteerd worden.
Verwerkingsperiode
Je moet een periode opgeven door een begin- en einddatum in te vullen. Deze periode moet overeenkomen met de inhoud van het (correctie)bestand dat wordt geïmporteerd.
Enkel importregels overschrijven
Of uitsluitend de regels afkomstig uit een eerder importproces of ook de regels die in de module Tijdregistratie zijn ingevoerd of gemuteerd, worden verwijderd is afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt bij ‘Enkel importregels overschrijven’.
Is het aankruisvakje nìet ingevuld, dan worden alle regels van een dienstverband eerst verwijderd voordat de nieuwe regels worden geïmporteerd. Daaronder zijn dan ook de eventuele regels die niet geïmporteerd zijn, maar in Beaufort Tijdregistratie zelf zijn vastgelegd.
Is het aankruisvakje wèl ingevuld, dan worden alleen de regels die eerder geïmporteerd zijn verwijderd en worden de daarna de nieuwe importregels ingelezen (de gegevens, die handmatig in Beaufort vastgelegd zijn worden bij deze keuze dus niet verwijderd).
Het aankruisvakje wèl ingevuld lijkt ons de voor de hand liggende keuze. Houdt dan wel rekening met overwerk dat eventueel handmatig is opgegeven in Tijdregistratie. Dit moet ook handmatig gecorrigeerd moeten worden in Tijdregistratie.
Uitgebreid verslag
Vullen naar eigen keuze. Houdt er wel rekening mee dat de keuze ‘aanzetten’ tot een zeer uitgebreid verslag zal leiden!
3 - Corrigeren via indirect muteren / DPIA100
Indien er geen gebruik wordt gemaakt van Tijdregistratie, maar er toch besloten wordt om overwerk te corrigeren dan dient het roostersysteem correcties aan te leveren via Indirect muteren / DPIA100. Voor het tegenboeken van overwerkuren en overwerktoeslag moet per gecorrigeerde maand ook een terugwerkende kracht mutatie met waarde = 0 worden geboekt voor alle rubrieken van de betreffende medewerker waarop oorspronkelijk overwerk (toeslag) uren zijn geboekt.
4 - Verlofopbouw over extra uren
Wellicht ten overvloede willen wij erop wijzen dat met behulp van HR Core Beaufort functie 163013 Bereken verlof obv extra uren de verlofopbouw plaatsvindt op basis van de extra uren. Deze functie dus uitvoeren nadat de variabele mutaties voor de correcties vanuit Tijdregistratie zijn aangemaakt via functie 200291 Aanmaken variabele mutaties.
CAO VVT: ORT bij verlof en ziekte
Waarom
In 2024 is naar aanleiding van een klantmelding een gesprek op gang gekomen met werkgeversorganisatie Actiz over de berekening van ORT bij ziekte en verlof. Wij rekenden destijds de ORT om naar een bedrag per gewerkt uur, waardoor het te betalen ORT bedrag bij verlof of ziekte meeveerde met de omvang van het contract. Deze methode staat bekend onder de naam ‘gemiddelde uren’. Als je meer uren ging werken, kreeg je ook meer ORT als je een volle maand verlof opnam of ziek was. Het omgekeerde was echter ook waar. Als je minder ging werken, kreeg je naar rato minder ORT voor een volle maand verlof of ziekte.
Destijds gaf Actiz aan dat de bedoeling van de CAO was om het gemiddelde bedrag aan ORT over de referteperiode te betalen, ongeacht contractomvang. Naar aanleiding van deze uitspraak hebben we een nieuwe berekeningsmethode ‘gemiddelde bedragen’ geïntroduceerd, waarbij alleen het gemiddelde ORT bedrag over de referteperiode een rol speelt. Deze nieuwe methode is geïntroduceerd in release 2024-10. We hebben deze eerst optioneel aangeboden. Vanaf release 2025-01 hebben we de methode ook aangepast in de CAO ondersteuning.
De afgelopen periode is gebleken dat de methode gemiddelde bedragen in praktijk tot een aantal ongewenste situaties leidt:
Als een werknemer in de 6 maanden voorafgaand het verlof veel minder uren is gaan werken en vervolgens uit dienst gaat. De werknemer heeft dan een relatief hoog verlofsaldo, terwijl voor een maand vakantie op basis van het actuele contract heel weinig uren nodig zijn. Hierdoor krijgt de werknemer in de eindafrekening extreem veel ORT bij verlof bij uitdienst uitbetaald.
Als een werknemer in de afgelopen 6 maanden veel minder uren is gaan werken en vervolgens vakantie opneemt, dan kan een soortgelijke situatie ontstaan.
Als een werknemer een klein contract heeft, maar veel meeruren werkt (bijvoorbeeld bij min-maxers). De werknemer verdient dan ook ORT als de meeruren op onregelmatige tijden worden gewerkt. Bij vakantie hoeft de werknemer echter alleen voor het lage aantal vaste contracturen vakantie op te nemen en krijgt dan toch een vol maandgemiddeld ORT betaald. Er is immers in Gemal niet langer vast te stellen welke ORT betrekking heeft op meerwerk en welke niet.
De betreffende cases zijn door diverse werkgevers voorgelegd aan zowel ons als aan Actiz. Dit heeft opnieuw de dialoog geopend met Actiz, waardoor het besluit uit 2024 is herzien. Met de kennis van nu, heeft Actiz aangegeven dat de methode gemiddelde uren toch de voorkeur heeft voor zowel ORT bij verlof als bij ziekte. Hoewel de cases zich voornamelijk voordoen bij verlof, vindt Actiz het net als wij wenselijk om een uniforme methode te hanteren.
Hoe
In release 2025-05 gaan wij in Payroll Gemal de CAO ondersteuning aanpassen met terugwerkende kracht naar 2025-01. Op deze manier bieden we aansluitend door de tijd dezelfde berekeningsmethodiek voor je CAO. Zie voor meer informatie het Payroll Gemal bericht CAO VVT - ORT bij verlof en ziekte
In verband met de overstap, zijn rubrieken P01885 Methode doorbetaling ziek en P01886 Methode doorbetaling verlof geïntroduceerd. Met deze invoercodes kon je ten tijde van de overstap de berekening op basis van gemiddelde uren behouden bij werknemers die reeds langere tijd ziek of met verlof waren. Het is immers niet wenselijk om tijdens de ziekte of langduriger verlof de berekening te veranderen, omdat ook de refertegegevens dan opnieuw (foutief) worden vastgesteld.
Nu de methode gemiddelde uren weer aansluitend toegepast wordt, zijn de afwijkende waarden voor genoemde rubrieken niet langer nodig voor een goede berekening. Daarom adviseren wij je deze rubrieken de waarde 0 = Berekeningsmethode zoals bij WG-geg. vastgelegd te geven. Voer deze mutaties uit met terugwerkende kracht naar het moment dat je aanvankelijk van methode was overgestapt, 2025-01 of 2024-10. Zie onderdeel Actie.
Niet of later herstellen
Deze herstelactie kan leiden tot vorderingen of nabetalingen. Hoewel de nieuwe situatie aansluit bij het (herziene) standpunt van Actiz, kunnen wij voorstellen dat je er in excessieve situaties voor kiest om maatwerk toe te passen. Hieronder lichten we toe welke opties je hebt.
Afwijkende methode toepassen
Je kunt de methode gemiddelde bedragen blijven toepassen in een individueel geval door rubriek P01885 Methode doorbetaling ziek of P01886 Methode doorbetaling verlof vast te leggen met waarde 2. Je kunt deze rubriek vastleggen met terugwerkende kracht naar het startmoment van de huidige ziekteperiode of verlofperiode. Denk er wel aan om de code nul te stellen op het moment dat de ziekte of het verlof voorbij is, zodat de werknemer in een volgende situatie meegaat in de reguliere berekening.
Afwijkend bedrag toepassen
Je kunt ook zelf een afwijkend bedrag berekenen en dit vastleggen met rubriek P00035 Ziekengeld ORT, P00085 Ziekengeld overwerk, P00190 Ziekengeld meeruren en P01397 Ziekengeld BRD of P01100 / P00693 Correctie ORT bij verlof 1 / 2.
Later overstapmoment kiezen
Indien je meer tijd nodig hebt om over te stappen van methode, dan kun je de CAO ondersteuning in Payroll Gemal overschrijven op werkgeverniveau. Zie voor meer informatie het Payroll Gemal bericht CAO VVT - ORT bij verlof en ziekte
Werknemers uit dienst
Werknemers die al uit dienst zijn kunnen door de wijziging van werkgevercodes 08023 en 08070 in Payroll Gemal nog wel een nabetaling of vordering krijgen. Als je dat wilt voorkomen kan je rubriek P01885 en P01886 op de waarde 1 laten staan (en dus niet naar de waarde 0 muteren, zoals eerder hierboven vermeld).
Actie
De rubrieken P01885 Methode doorbetaling ziekte en P01886 Methode doorbetaling verlof krijgen de waarde = 0 met behulp van HR Core Beaufort functie 700120 Collectieve mutaties.
Let op! Stappen in onderstaande volgorde uitvoeren!
1. Functie 700120 Collectieve mutaties: in onderstaande volgorde de volgende collectieve mutaties definiëren met afwijkende ingangsdatum 1 januari 2025 of 1 oktober 2024 afhankelijk van het moment dat je aanvankelijk van methode was overgestapt!
[1] Datum uit dienst >30042025, het selectieteken > moet worden opgegeven via het menu Extra (of rechter muis knop) en dan de optie Zoekprofiel of door het teken vooraf te laten gaan door de '+'-toets op het numerieke deel van het toetsenbord!
Het resultaat moet zijn:
[2] waarde 1 en 2 wordt verkregen door achtereenvolgens de waarde 1 en dan 2 te selecteren met behulp van de indexknop.
Het resultaat moet zijn:
CAO Ziekenhuizen: ORT vergoeding zaterdag
Waarom
In de nieuwe cao is met ingang van 1 mei 2025 een ORT vergoeding van 38% op zaterdagochtend van 08.00 tot 12.00 uur ingevoerd.
Hoe
Indien gebruik wordt gemaakt van de HR Core module Tijdregistratie dient de regeling onregelmatigheid aangepast te worden met ingang van juni 2025 omdat dan de uren van mei 2025 worden verwerkt in Tijdregistratie.
Er bestond reeds een vergoeding van 38% op uren vallende tussen 06.00 uur en 08.00 uur en tussen 12.00 uur en 22.00 uur op zaterdag. De nieuwe regel kan dus worden 38% tussen 06.00 uur en 22.00 uur op zaterdag.
Actie
Pas met behulp van functie 200272 Regeling onregelmatigheid de tijdvakken aan voor de zaterdag.
Let op, deze verandering van de tijdvakken voor de zaterdag werkt ook door indien je nog terugwerkende kracht mutaties doorvoerd in Tijdregistratie over voorgaande perioden. Er zal dan een nabetaling berekend worden voor ORT op zaterdag van 08.00 tot 12.00 uur. Indien dit zich voordoet en ongewenst is dien je voor de betreffende medewerkers handmatig een tegenboeking te doen voor rubriek P00032 Uren ORD (2e percentage) met bijvoorbeeld functie 700350 Incidentele variabele mutaties nadat de variabele gegevens zijn aangemaakt vanuit Tijdregistratie.. Let er daarbij wel op of de rubriek P00032 tellend of vervangend is gedefinieerd in jullie HR Core Beaufort omgeving. Indien de rubriek tellend is dan kan een negatieve tegenboeking worden gedaan, is rubriek vervangend dan dient natuurlijk de nieuwe gewenste waarde te worden opgegeven.
CAO Ziekenhuizen: Salarisregeling
Waarom
In de nieuwe cao is met ingang van 1 februari 2025 sprake van een loonsverhoging van 2%. Daarnaast is er sprake van een verhoging van de stagevergoeding en een introductie stagevergoeding voor coassistenten.
Hoe
De nieuwe salarisregeling zal door Payroll Gemal worden geleverd met een tussentijdse release voor mei 2025. Zo gauw deze beschikbaar is wordt je hierover geïnformeerd op de Visma community. Het betreft salarisregeling 35. Het salarisbestand zal op de J-schijf (folder Payroll-tables) worden gezet.
Voor de verhoging van de stagevergoeding wordt het bedrag van het bestaande inpasnummer 9402 aangepast.
Voor de introductie stagevergoeding voor coassistenten wordt een nieuw inpasnummer 9403 geïntroduceerd in de salarisregeling.
Actie
Geef inpasnummer 9403 met terugwerkende kracht op bij de coassistenten
De salarisregeling kan worden geïmporteerd in HR Core Beaufort met de functie 215015 (Import geg. salarisregeling).
Daarna kunnen de bruto salarissen opnieuw bepaald worden:
Salarisadministratie --> Salarisregelingen --> 160060 Bepalen bruto salarissen
Laat het vinkje staan bij 'Alle salarisregelingen' of selecteer de gewenste salarisregeling
Zie dit kennisartikel met betrekking tot het opnieuw bepalen van de brutosalarissen met terugwerkende kracht.
Nieuw
Uitbreiding Persoonlijk Budget: nulstellen saldo
Waarom
Voor de verwerking van een Persoonlijk Budget zijn diverse aansturingen mogelijk. In de regel komt een dergelijk (bruto) budget uiterlijk aan het eind van het jaar tot uitbetaling. Er kunnen echter ook budgetten voorkomen die niet tot uitbetaling komen in een jaar en die bij de jaarovergang nulgesteld moeten worden. Deze aansturingsmogelijkheid was nog niet aanwezig.
We gaan deze nieuwe mogelijkheid toevoegen aan de bestaande rubrieken waarmee je kunt afwijken op de aansturing op werkgeverniveau in Payroll Gemal. We breiden de referentiewaarden uit met de nieuwe waardes 5 en 6 voor het nulstellen. Ook de naam van de rubrieken is enigszins aangepast.
De nieuwe mogelijkheid wordt toegevoegd per 2025 en is dus voor de jaarovergang van 2025 naar 2026 voor het eerst toepasbaar.
Hoe
Om deze nieuwe functionaliteit te ondersteunen zijn in HR Core Beaufort de omschrijvingen van de volgende rubrieken en exportcodes gewijzigd:
Rubriek
Omschrijving oud
Omschrijving nieuw
Exportcode
Omschrijving oud
Omschrijving nieuw
P02641
Betalen persoonlijk budget 1 periode 12
Afhandelen persoonlijk budget 1 periode 12
02641
Bet PB1 per 12
Afhand.PB1 per.12
P02860
Betalen persoonlijk budget 2 periode 12
Afhandelen persoonlijk budget 2 periode 12
02860
Bet PB2 per 12
Afhand.PB2 per.12
P02832
Betalen persoonlijk budget 3 periode 12
Afhandelen persoonlijk budget 3 periode 12
02832
Bet PB3 per 12
Afhand.PB3 per.12
P04159
Betalen persoonlijk budget 4 periode 12
Afhandelen persoonlijk budget 4 periode 12
03159
Bet PB4 per 12
Afhand.PB4 per.12
P04160
Betalen persoonlijk budget 5 periode 12
Afhandelen persoonlijk budget 5 periode 12
03160
Bet PB5 per 12
Afhand.PB5 per.12
Daarnaast zijn de volgende nieuwe referentiewaarden toegevoegd:
Rubriek
Waarde
Omschrijving
P02641
5
Niet uitb.per.12, pos.saldo nulstellen
P02641
6
Niet uitb.per.12, saldo nulstellen
P02860
5
Niet uitb.per.12, pos.saldo nulstellen
P02860
6
Niet uitb.per.12, saldo nulstellen
P02832
5
Niet uitb.per.12, pos.saldo nulstellen
P02832
6
Niet uitb.per.12, saldo nulstellen
Zie voor meer informatie ook de Payroll Gemal release notes.
Actie
Geen aanvullende acties nodig.
Gewijzigd en verbeterd
Aanleveren e-mailadressen aan Payroll Gemal
Waarom
In de release notes HR Core Beaufort van 2024-09 hebben wij je reeds geïnformeerd over het gebruik van e-mailadres voor verzending aan pensioenfondsen (UPA). Mede in het kader van de AVG wetgeving is toen besloten om deze aanlevering nog niet uit te voeren. De afgelopen periode hebben we bekeken hoe we een en ander maximaal conform wetgeving kunnen implementeren. Daarop hebben we de oplossing aangepast. Met deze release voeren we dit alsnog in.
Met het oog op toekomstige ontwikkelingen hebben onderdelen binnen Youforce - waaronder Payroll Gemal - behoefte aan een e-mailadres van de werknemer. Bij een aantal pensioenfondsen is het E-mailadres een verplicht of gewenst gegeven bij een aanmelding. Wij leverde dit tot nu toe niet geautomatiseerd aan. De wens is dat wij dit wel gaan aanleveren.
Hoe
Rubriek P01034 E-mail adres privé wordt sinds release 2024-09 aangeleverd aan Payroll Gemal via invoercode 02850, tenzij je dit verhinderd had door de indicator "aanleveren salarisverw." bij de rubriek uit te zetten. Met deze release wordt deze indicator weer aangezet omdat we nu een nieuwe oplossing hebben om te verhinderen dat P01034 E-mail adres privé wordt doorgegeven aan Payroll Gemal!
Met deze release worden ook de rubriek P01035 E-mail adres werk en de nieuwe rubriek P02861 Machtiging doorgeven privé e-mailadres UPA doorgegeven aan Payroll Gemal. De nieuwe rubriek P02861 Machtiging doorgeven privé e-mailadres UPA, waarmee de medewerker toestemming kan geven om het privé e-mailadres aan te leveren aan UPA, is vanaf nu ook zichtbaar op het venster 700007 Bereikbaarheidsgegevens persoon en wordt meegenomen in de export naar HR Self Service.
Als de medewerker geen toestemming geeft (P02861 = 0 of leeg) dan wordt P01034 E-mail adres privé niet doorgegeven aan UPA, maar eventueel wel leeg aan Payroll Gemal om deze te verwijderen! Bovendien heb je zelf de keuze of je rubriek P02861 Machtiging doorgeven privé e-mailadres UPA opneemt in een workflow van HR Self Service. Mocht je als organisatie ervoor kiezen om nooit P01034 E-mail adres privé te willen gebruiken voor aanlevering aan UPA dan kun je het aanbieden van P02861 Machtiging doorgeven privé e-mailadres UPA aan de medewerker achterwege laten. P01034 E-mail adres privé wordt dan ook niet of als lege waarde aan Payroll Gemal aangeleverd.
In Payroll Gemal wordt besloten of en welk e-mailadres zal worden verstuurd met de UPA. Zie ook de Payroll Gemal release notes.
Actie
Om reeds bestaande zakelijke e-mailadressen (P01035 E-mail adres werk) voor actieve dienstverbanden aan te leveren aan Payroll Gemal is het nodig om eenmalig de functie "Genereren salarismutaties zakelijke emailadressen (P01035)" in Beaufort Service op te starten.
Procedure:
Start Beaufort Service en login.
Selecteer de optie: Uitvoeren conversie Beaufort en het vervolg scherm "Uitvoeren conversie Beaufort" wordt weergegeven.
Dubbelklik op de optie 'Generen salarismutaties zakelijk emailadres (P01035) en het aanmaken van salarismutaties van de rubriek P01035 wordt gestart. Je krijgt nog eerst een printerkeuze, wijzig deze als gewenst, en verwerk d.m.v. Accepteren.
In de onderbalk wordt aangegeven dat de conversie is uitgevoerd.
Het verslag (ppiz3510) is aanwezig in de PRT folder of op het scherm met vermelding van het aantal aangemaakte salarismutaties van de rubriek P01035.
Privé e-mailadressen (P01034 E-mail adres prive) worden automatisch doorgegeven indien rubriek P02861 Machtiging doorgeven privé e-mailadres UPA de waarde 1 krijgt. U hoeft hiervoor geen actie te ondernemen.
Vastlegging 'datum uit dienst' vóór 'datum in dienst'
Waarom
Er kunnen redenen zijn dat een nieuw dienstverband alsnog niet in dienst komt (bijvoorbeeld in geval van een 'no show'), terwijl er wel al een dienstverband is aangemaakt. Om er in een dergelijk geval voor te zorgen dat er geen salarisverwerking plaatsvindt, wordt dan soms een datum uit dienst vastgelegd die vóór de datum in dienst ligt. Dit vastleggingsmethodiek is ongewenst en wordt ook niet goed ondersteund door de salarisverwerker.
Hoe
In de Beaufort schermen was het al niet mogelijk om een datum uit dienst vast te leggen die voor de datum in dienst ligt. Via indirect muteren werd een dergelijke vastlegging wel gesignaleerd op de verslagen, maar werd de mutatie wel opgeslagen. Vanaf deze release gaan we hier qua indirect muteren strikter mee om. In geval een datum uit dienst wordt aangeleverd die ligt voor de datum in dienst zal:
Een bericht verschijnen op het verslag Verwerking indirecte mutaties:
(PI_1159) De datum uit dienst ligt voor de datum in dienst. Dit is niet toegestaan: de datum uit dienst is gelijk gemaakt aan de datum in dienst. Blokkeer eventuele uitbetalingen door rubriek P00361 (code blokkering) te muteren met waarde '4'.
én wordt de datum uit dienst automatisch gelijk gemaakt aan de datum in dienst.
Actie
In voorkomende gevallen zoals hierboven beschreven, dient de volgende werkwijze te worden gehanteerd:
Vul de datum uit dienst met de waarde gelijk aan de datum in dienst (of indien gewenst een andere waarde ná de datum in dienst)
Muteer voor dat dienstverband rubriek P00361 (code blokkering) met de waarde 4
Als deze werkwijze wordt toegepast, zal er geen uitbetaling plaatsvinden en is er ook geen verdere impact op andere onderdelen van Youforce.
Verbetering best practice 'Werkgebonden Personenmobiliteit' (HRSS)
Waarom
Recent is de bestaande best practice 'Werkgebonden Personenmobiliteit' zoals deze beschikbaar is in HRSS geëvalueerd. Hierbij zijn een aantal verbeterpuntjes aan de orde gekomen die hebben geresulteerd in een nieuwe versie van deze best practice. Meer informatie over deze verbeteringen kun je terugvinden op de HRSS Community.
Aan Beaufort kant hadden we ter voorbereiding in de 2025-02 release al aandacht voor de bewaartermijn van de betrokken rubrieken. We zien dat een groot aantal klanten deze bewaartermijn conversie inmiddels heeft uitgevoerd. Mocht jij dit nog niet hebben gedaan, is het advies dit alsnog zo spoedig mogelijk te doen. Dit om te voorkomen dat data wordt overschreven.
Deze release zullen we een nieuwe rubriek 'Registratiedatum enquête WPM' uitleveren die wordt ingepast in de verbeterde best HRSS practice.
Update 07-05-2025: Inmiddels is op de HRSS Community meer informatie beschikbaar qua aangepaste best practice (GEN_F_Enqueteformulier_Co2)
Hoe
Nieuwe rubriek:
Rubriekcode
Omschrijving
PI0412
Registratie enquête WPM
Actie
Als je de verbeterde best practice 'Werkgebonden Personenmobiliteit' wilt gebruiken zijn (naast de benodigde acties in HRSS) de volgende acties in Beaufort nodig:
Voer (in geval dat dat nog niet is gebeurd) de bewaartermijn conversie uit. Deze is terug te vinden in Beaufort Service. Als deze daar niet meer aanwezig is, is deze al uitgevoerd.
Voeg middels systeemfunctie 175530 rubriek PI0412 toe aan jullie aanvullende klantspecifieke rubriekenset (veelal HSSK).
Verwijder (indien aanwezig) rubriek PI0353 uit de uit diezelfde aanvullende klantspecifieke rubriekenset.
Opgeloste meldingen
Berekening van SV-dagen in de HR Core module Tijdregistratie (change 50063542)
Melding
Bij een parttimer worden teveel SV dagen berekend in een periode, 29 in plaats van 22.
Na analyse blijkt dat de SV-dagen rubrieken P00447 Extra uren parttimer en P00606 Correctie SV-dagen in de HR Core module Tijdregistratie niet goed worden gebruikt.
Oplossing
Als beide rubrieken in dezelfde algemene regeling Tijdregistratie gebruikt worden (Tijdregistratie > Regelingen > functie 200275 Regeling algemeen), bijvoorbeeld in regeling ALG, AUL of een andere zelfgekozen naam, dan kan dit leiden tot een te hoog aantal SV-dagen voor een medewerker in één salarisperiode. Dit gebeurt als er dagen zijn waarop alleen extra uren zijn opgegeven (activiteitsoorten 14 Extra uren part. zndr ORT, 15 Extra uren parttimer of 16 Overwerk) én dagen waarop normale gewerkte uren zijn opgegeven (activiteitsoort 05 Gewerkte uren).
De meeste activiteiten zorgen ervoor dat er een SV-dag wordt geteld in rubriek P00447. Activiteiten met de soorten 14, 15 of 16 tellen ook mee voor P00447, maar als er op een dag alleen zulke activiteiten zijn, wordt er ook een SV-dag geteld in rubriek P00606. Als beide rubrieken in dezelfde algemene regeling voor die medewerker staan, wordt zo'n dag dubbel geteld.
Gebruik per algemene regeling maar één van deze twee rubrieken.
Voor "gewone" parttimers en fulltimers met een vast werkrooster (dienstverband P00448) gebruik je een algemene regeling (vaak regeling ALG) waarin alleen rubriek P00606 is aangezet. Alleen de extra gewerkte dagen zijn belangrijk, want de normale SV-dagen worden al bepaald door de werkdagen in het contract in Payroll Gemal.
Voor uurloonmedewerkers gebruik je een algemene regeling (vaak regeling AUL) waarin alleen rubriek P00447 is aangezet. Uurloonmedewerkers hebben namelijk geen vast werkrooster!
Actie
Kijk de algemene regelingen in Tijdregistratie na.
Zorg ervoor dat per regeling maar één van de rubrieken P00447 en P00606 aanstaat:
bij regeling ALG (parttimers/fulltimers) rubriek P00606
bij regeling AUL (uurloonmedewerkers) rubriek P00447
Controleer ook eventuele andere regelingen op het gebruik van beide rubrieken en pas aan waar nodig.
Hoe zie je welke rubriek aanstaat?
Rubriek P00447 is aan als bij Code = 2 Sociale verzekeringsdagen de rubriek is ingevuld in de kolom "Rubriek". De kolom "Rubriek" bij Code = 5 Corr. SV-dagen parttimer is dan leeg.
Rubriek P00606 is aan als bij Code = 5 Corr. SV-dagen parttimer de rubriek is ingevuld in de kolom "Rubriek". De kolom "Rubriek" bij Code = 2 Sociale verzekeringsdagen is dan leeg.
Onverklaarbare verschillen in proefruns met gelijke input (change 7730105)
Melding
Bij het draaien van een proefproductie is in sommige gevallen met een zelfde selectie en geen aanvullende wijzigingen het proefproductie bestand afwijkend van het eerdere proefproductie bestand. Er ontbreken rubrieken of de ingangsdatum is niet correct.
Oplossing
Het geschetste probleem lag aan het feit dat bij het wisselen van een sessie van bijvoorbeeld NOR of COR naar JWP de rubrieken niet altijd goed terug werden gezet naar hun geconfigureerde waarden. Dit issue trad alleen op bij een jaarwerkproductie (JWP sessie). Door een aanpassing in de programmatuur zal dit issue zich niet meer voordoen.
Actie
Geen verdere actie noodzakelijk
Ontbrekende waarde 2 bij code afhandeling vakantietoeslag (change 7778933)
Melding
Gemal kent voor rubriek P00362 (Code afhandeling vakantietoeslag') een referentiewaarde '2' (Na eerdere uit-diensttreding met waarde 1 of 3: nu wel afrekening VT)'. In Beaufort ontbreekt echter deze waarde.
Oplossing
In Beaufort is de referentietabel van rubriek P00362 uitgebreid met de waarde 2 'Afrekening na uit dienst'.
Actie
Geen verdere actie noodzakelijk.
Functie bereken uren oudersch.verlof 163025 levert niet alle uren aan (change 6594873)
Melding
In sommige gevallen werd niet al het opgenomen aanvullend geboorteverlof of (betaald) ouderschapsverlof correct berekend en doorgegeven aan Payroll Gemal.
Oplossing
Het bleek dat als voor een salarisperiode het verlof al berekend was (functies 'Berekenen uren aanv.geb.verlof' (163024) en/of 'Berekenen uren oudersch.verlof '(163025)) én er daarna additionele opnames werden verwerkt voor diezelfde salarisperiode, deze nagekomen verlofuren niet aan de Payroll werden aangeleverd. Ook niet in de salarisperiode daaropvolgend.
We hebben de technische verwerking van de verlofmutaties en de corresponderende berekening zodanig aangepast, dat ook de mutaties die ná een uitgevoerde berekening in de volgende salarisperiode alsnog correct verwerkt worden.
Actie
Geen verdere actie noodzakelijk.
Foutcode L2501 (change 7900015)
Melding
Sinds 1 januari 2025 verschijnt in Gemal bij stagiaires de foutcode L2501 (Er is geen code reden einde arbeidsverhouding aangeleverd terwijl er een datum einde inkomstenverhouding is aangeleverd).
Oplossing
Het blijkt dat de foutmelding zich voordoet bij stagiaires waarvoor rubriek P00893 (Code soort inkomstenverhouding) met de waarde '0' (geen opgave) is gemuteerd. Deze vastleggingswijze is niet meer toegestaan. De nieuwe controle L2501 is sinds 2025 in de plaats gekomen voor L2217 en stelt nu ook de “Code reden einde arbeidsverhouding” verplicht voor stagiaires. De te hanteren (nieuwe) vastleggingswijze om te voorkomen dat loonaangiftemelding L2501 wordt gegeven, is als volgt.
Leg voor de stagiair in het scherm 'Loonaangiftegegevens' (700116) de volgende gegevens vast:
Soort inkomen = 15 (dit is rubriek P00893 Code soort inkomstenverhouding)
Arbeidsverhouding = 07 (dit is rubriek P02268 Code aard arbeidsverhouding)
Leg in het scherm 'In- en uitdienstgegevens -> Uitdienstgegevens' het volgende gegeven vast:
Uit dienst LA/UPA = 30 (dit is rubriek P00850 Reden uit dienst LA/UPA / Code reden einde arbeidsverhouding)
In Beaufort zijn de benodigde aanpassingen doorgevoerd om deze registratie mogelijk te maken.
Actie
Pas voortaan in voorkomende gevallen de hierboven beschreven nieuwe vastleggingswijze toe.
Stagiaires die reeds uit dienst zijn waarbij foutmelding L2501 is ontstaan dienen alsnog gecorrigeerd te worden. Dit omdat vanuit loonaangifte optiek formeel sprake is van een foutieve registratie die moet worden gecorrigeerd.
Weergave verjaring verlof (change 56580196)
Melding
Als bij een verlofsoortregeling de verjaringstermijn een waarde 0 heeft en de methode jaar verwerking een waarde O (Overnemen) dan wordt het verjaard recht niet berekend wat komt te vervallen in het volgende jaar.
Oplossing
Beaufort is aangepast zodat in de hierboven beschreven situatie het verjaard recht wat komt te vervallen in het volgende jaar wordt berekend.
Actie
In een situatie waar er een opname is zal het verjaard recht (alsnog) worden berekend. Om eventueel het verjaard recht alsnog te bereken kan een eindejaarsverwerking worden gedraaid met als opgave Verlofjaar 2024 en een eventuele nadere selectie.
Volledig artikel weergeven
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika