Användartips för Visma TransPA

Under Register-Aktivitetstyper ligger de vanligaste frånvaroorsakerna och aktiviteter som t ex notering. Här väljer man om man vill att aktivitetstypen ska vara med "frånvaro utan lön" eller "frånvaro med lön" man kan också välja att aktivitetstypen inte ska ha någon funktion alls. Här kopplar man också aktivitetstypen till rätt löneart   Om du har personal som går enligt tjänstemannaavtalet i TransPA, kan du behöva tänkta på vissa saker, läs allt om det här.   Samma sak om du har personal som går på Maskinföraravtalet, läs mer om det här.   Här nedan visar vi ett exempel på en aktivitetstyp med "frånvaro utan lön" som vi kallar närstående ledig. Ni själva väljer vilket namn ni vill använda på aktivitetstypen ni kanske vill skapa en aktivitetstyp för smittbärarpenning.    Vi börjar med att klicka på + Lägg till aktivitetstyp   Bild.1 Vi börjar med att skriva in namnet på frånvaron som vi vill lägga till. För att välja rätt funktion klickar jag på listpilen och väljer "Frånvaro utan lön"   Bild.2  Det sista som är kvar är att koppla aktivetstypen till rätt löneart. Jag klickar på listpilen och väljer den löneart  som vi har skapat upp i register-lönearter sedan tidigare, klickar sedan på spara. Hittar ni ingen lämplig löneart i registret behöver ni titta i ert lönesystem vilken ni kan använda och sedan lägga in den i register-lönearter i TransPA.   Nu kan man välja att lägga frånvaron från tidrapporteringen eller direkt från kalendern.    I Löneberäkningen visas frånvaron som ett löneavdrag.                              

I TransPA har vi stöd för svenska, engelska, norska och danska. Språket som visas i TransPA baseras på de språkinställningar du har i webbläsaren. Har du råkat få fel språk i TransPA eller önskar byta språk?    Här nedan visar vi hur ni gör för att byta språk till svenska när ni använder Google Chrome.   Klicka på dom tre prickarna uppe till höger i webbläsaren välj inställningar.   1. Klicka på Avancerat 2. Välj sedan Språk 3. Klicka på den lilla listpilen     4. Klicka på de tre prickarna vid språket välj flytta högst upp     

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Kostnadsfördelning Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. TransPA erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.    Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat. Detta görs under Verktyg-inställningar- Kommunikation - Fordonsnr är obligatoriskt.     Det är I samband med överföring av löneunderlag som TransPA fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda. Exempel: Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.   För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.   Kom igång Öppna fordonsregistret i TransPA. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här. Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen. OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.    För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.   Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i TransPA. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i TransPA där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner. Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.    Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar: Kostnadsfördelning per löneart  

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    

Att ha bra kontroll vilken utrustning man har och vad man har lämnat ut till de anställda är inte bara en fråga om att hålla koll på kostnader utan också en fråga om säkerhet. Att du som arbetsgivare är skyldig att tillhandahålla den skyddsutrustning som eventuellt behövs i arbetet kan vara bra att du kan dokumentera och även följa upp. Att spara din utrustning i TransPA och sedan registrera den på respektive förare kan vara ett sådant sätt. Varför inte även låta den anställde skriva under utrustningslistan, scanna den och spara den i TransPA, under dokument.   I likhet med många funktioner i TransPA finns möjlighet att lägga filtreringsbegrepp på din utrustning, vad som kallas Utrustningsgrupp. På bilden nedan visas de förinställda utrustningsgrupperna, men går alldeles utmärkt att skapa egna. När du skapar ditt utrustningsregister får du fundera över vilken av typ av utrustning du vill ha. Den enklaste typen behöver du bara ange namn på artikeln, välja utrustningsgrupp och eventuellt om du behöver skriva en kommentar. Artikeln går sedan att placera på den anställde, och ingen ytterligare kontroll sker. Väljer du istället att använda saldohantering har du möjlighet att se hur många du har lämnat ut, och därmed även se om det behöver beställas fler. Klicka i Saldohantering och skriv hur många du har från första början.  Har du utrustning som du vill hålla extra koll på, som dessutom går att särskilja med hjälp av serienummer, kortnummer eller liknande? Då rekommenderar vi att du istället använder Identitetskontroll. Här, som i exemplet nedan, får man ange namnet på kortet, Preem i det här fallet, och sedan lägga upp nya identiteter. När man lagt upp alla identiteter kan man spara utrustningen Preem. I samband med att man lämnar ut ett preemkort får man också välja vilken identitet man ger ut, och samma sak när utrustning lämnas tillbaka.  Samma hantering kan användas för till exempel telefoner, med IMEI-nummer, nycklar med nyckelnummer, etc.   När ditt utrustningsregister är klart är det bara att registrera utrustning på dina anställda.

Lägger man inte in mobilnummer när man skapar upp en ny systemanvändare i TransPA finns det möjlighet att lägga till detta efteråt, men det krävs då inloggning för den enskilda systemanvändaren via https://home.visma.com      Här loggar man in med samma uppgifter som den nya TransPA-inloggningen. Du får fram dina uppgifter genom att klicka på ditt namn välj sedan Mina uppgifter. Klicka på Lägg till telefonnummer, här kan ni också ändra din E-postadress genom att klicka på "pennan" uppe i högra hörnet.       Använder ni tjänsten Behörighetskontroll (BKY )och väljer skicka larm till utvalda systemanvändare när behörigheten är ogiltigt via sms är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat på systemanvändaren för att funktionen skall fungera.     I denna artikel kan ni läsa om hur ni lägger till ny systemanvändare.  

      I detta avsnitt bekantar vi oss med nya kalendern och förklarar menyradens symboler.    Kalendervyn . Du ser allt gällande din personal så som planerat arbetspass, frånvaro, rapporterad tid, digital färdskrivardata, resa och andra aktiviteter.   Dessutom finns en rad med inställningar som hjälper dig att utforma kalendern så som du önskar. Nedan följer en beskrivning av samtliga funktioner. Inställningarna sparas automatiskt på dig som systemanvändare.   Med dessa knappar markerar du utseende i Kalendern.              Placera händelser över hela dagen. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. Hovring Visa/dölj detaljer på aktiviteten. Visa/dölj oplanerade pass. Visa/dölj tachodata. Här väljer du den information som skall synas i kalendern gällande den anställde. Välj något ur registret nedan fäst informationen du vill se genom att använda ”dra och släpp metoden”.  När du sedan är i kalendern kan du hovra över statistikcellen, för att se dina val.   För att justera storleken på statistikcellerna i kalendervyn får du "dra och släppa metoden" med muspekaren på dom ljusa sträcken för att justera i sid leds  Vi kan även sortera de anställda i listan efter de olika statistikcellerna som finns att välja mellan, klicka på någon av dina statistikceller och listan med personal kommer att ändras. Vi kan även sortera personalen på förnamn eller efternamn klicka på något namn i listan och det kommer komma fram ett val på förnamn eller efternamn.    Här väljer du hur de anställda skall grupperas i kalendern t ex efter stationsort.       Här väljer du vilken information som skall visas på varje aktivitet ( arbetspass, tidrapport) i kalendern.     Förklaring till menyradens övriga val Ni kan söka ut era anställd genom arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden, semestergrupp, man kan söka på anställningsnummer, signatur och ni kan ange förnamn eller efternamn så kommer sökfunktionen ge dig förslag på filtrering.        Här kan du välja hur din period skall vissas. Klicka på datum perioden så öppnas månadskalendern, klicka i första och sista dagen som du vill se i nya kalendern.   För att förflytta dig en period framåt eller bakåt så använder du höger och vänster dubbel pil. vill du bara flytta dig en dag framåt eller bakåt så använder du höger och vänster enkel pil Klickar du på idag så syns denna dag som första dag i din vy.      Lägga in eller ändra  pass, frånvaro, noteringar, eller tidsrapporter från kalendern gör du genom att klicka på den aktuella dagen eller markera t ex schemat som du vill ändra, så kommer en ny undre menyrad vissas längst ner på sidan, här kan du välja om du vill lägga till eller ta bort, redigera  något i kalendern      I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass

Under verktyg - inställningar - kommunikation hittar ni grundinställningarna för de anställdas tidrapportering, generellt gäller det för alla företag i databasen.         Tillåten tidsförskjutning anger hur många minuter man tillåter att en tidrapport kan registreras framåt i tiden. Exempel: En tidrapport registreras kl. 16.30 med en inställning på 00:15 det innebär att den anställde inte får ange att arbetspasset avslutas senare än kl. 16.45     Om rutan Fordonsnummer är obligatorisk är ikryssad så måste ett fordon anges när man registrerar in en tidrapport. En varningsruta visas om man försöker spara en tidrapport utan att ha angett ett fordonsnummer.       För varje chaufför kan man ange hur denne ska registrera sin arbetstid. Tänk på att ni väljer personliga inställningar för tidrapportering under varje anställd. Efter fullgjort arbetspass, kvittera pass eller stämpelklocka då ni lägger in personal.     För de som använder stämpelklockan tillämpas dessa regler:     Maximalt tillåten längd på arbetspass anger den maximala längden som utstämpling kan ske.   Instämpling före arbetspassets start anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar in före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den instämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden.   Utstämpling före arbetspassets slut anger vad som ska tillämpas när arbetstagaren stämplar ut före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs tid kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.   Utstämpling efter arbetspasset slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut efter den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.  

I TransPA kan ni lägga upp era stationsorter. Det blir ett sorteringsbegrepp som hjälper er att typiskt definiera er personal och fordon. Era passmallar som används när ni planerar er personal är också skapade utifrån vilken stationsort de tillhör. När ni satt upp era stationsorter och tilldelat dem så kommer ni få möjlighet att få ut värdefull statistik utifrån just stationsorten i flera av våra rapporter. Ni kommer också märka att kalendern ger er en tydligare vy då ni kan välja att visa personal som hör till en viss stationsort och dölja övriga t ex. Ni hanterar era stationsorter i register - stationsorter.   Lägg till stationsort genom att klicka på plustecknet. Skriv in uppgifterna och spara på bocken. Uppgifterna om mobilnr och larmnummer kan användas ihop med funktionen att få larm via sms när personal inte har påbörjat sitt arbetspass.   I nästa steg - gå över era fordon, anställda och era passmallar så de blir tilldelade med rätt stationsort så kommer ni ha god hjälp av funktionen.   Skulle ni få någon förändring där ni helt byter stationsort helt kan ni göra den ej aktiv så döljs den med åtgärderna nedan. Glöm då inte att se över de berörda anställda, fordonen och passmallarna så de tilldelas en ny eller befintlig aktiv stationsort.    

Ibland vill man knappa in en stor mängd tidrapporter åt någon på en och samma gång. Då kan det vara idé att använda Snabbregistrering av tidrapporter. Du hittar den under Verktyg. Här behöver du bara välja en anställd och en vecka och sedan börja skriva. Använd gärna tabb mellan rutorna för snabbast inmatning. Frånvaro behöver bara anges med frånvaroorsak och antal timmar för respektive dag. När veckan är klar är det bara att spara.  Observera att om ni behöver ha med fordon i tidrapporterna kan de behöva redigeras från kalendern.

En bra idé kan vara att ha sina fordon registrerade i TransPA, både i planeringshänseende, men också för möjligheten till kostnadsuppföljning, om du låter dina anställda ange fordon när de tidrapporterar. I fordonsregistret är det internnummer som är den viktigaste variabeln, och därför måste det vara unikt och det kan inte ändras, i likhet med signaturen i personalregistret. Registreringsnumret går däremot att ändra men betänk då att samma internnummer kan syfta på olika fordon, om du väljer att återanvända internnumren i ditt register. I likhet med din personal kan du använda stationsort och trafikområde för att kunna gruppera och sortera dina fordon. Du kan också lägga till egna sorteringsalternativ genom att skapa fordonsgrupper, som i ovanstående exempel är typ av fordon (hjullastare eller kranbil) men kan naturligtvis vara vilken typ av gruppering som helst. Du skapar en fordonsgrupp genom att klicka på Fordonsgrupper högst upp, följt av Skapa ny fordonsgrupp och skriva benämningen på din grupp.   Lägga till fordon Tillbaka på fliken för Fordon skapar du ett nytt fordon genom att klicka Lägg till fordon. I den nedanstående dialogrutan måste du ange ett unikt internnummer och en registreringsnummer, övriga fält är frivilliga. Kostnadsfördelning och uppföljning är något du kan göra om du låter sådant följa med vid överföringen till ditt löneprogram, och kostnadsställe är ytterligare en sådan dimension som du kan välja att fördela på, förutom fordonet i sig. Mer om detta kan du läsa under Resultat- och kostnadsuppföljning.

På startmenyn ser du blåa och orange knappar, de orange knapparna måste du aktivt gå in för att se eller göra någonting, de blå knapparna visar information om att något skall göras eller påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete. Om du klickar på "transPA" längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan. Om du klickar på figuren med rutorna så når du en snabbmeny. Dessa funktioner är alltid tillgängliga i TransPA. Starta fjärrhjälp, Ändra lösenord och Info om er TransPA licens, finns under kugghjulet Namnet visar vem som är inloggad och klickar du på namnet visas företaget. Utloggning sker genom att klicka på dörren.

Frågor & svar   Fråga: Den anställde har ingen e-post adress, hur gör hen för att logga in? Svar: Det finns att skapa på exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Fråga: Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, jag ser att jag inte kan använda samma e-postadress, hur skall jag göra då?  Svar: Då behöver man skaffa två olika e-post adresser. Tips!! Om du har förnamn.efternamn@gmail.com som din personliga e-postadress, så för ditt konto som anställd kan du använda e-postadressen förnamn.efternamn+Arbetare@gmail.com , alla e-postmeddelanden de skickar ut till denna e-postadress går fortfarande till din e-postadress, kort och gott kan du sätta nästan vad som helst efter + och det kommer till din e-postadress eftersom gmail ignorerar allt mellan + och @. Många e-postleverantörer stöder även denna typ av e-postadress.   Fråga: Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Svar: Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.    Fråga: Jag har angett korrekt e-postadress, men får inget mail, vad beror detta på? Svar: Kontrollera gärna din inkorg med dess mappar. Kan mailet ha hamnat som skräppost? När du hittat det så kan du markera det som ej skräppost. Om du använder gmail gör du på följande sätt för att få framtida mail från vår avsändaradress.       Fråga: Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Svar: Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer    Fråga: Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra mailadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Svar: Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av TransPAs inloggning sker inom kort där epostadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Fråga: Jag har skickat inbjudan till min anställd men HEN verkar inte fått något välkomstmejl Svar: Kontrollera så att mejladressen är korrekt och skicka om inbjudan. se avsnitt "skicka om välkomstmejl"  Fråga: Den anställde har fyllt i sin e-post adress via formuläret, men inget välkomstmejl har kommit. Svar: Återställ e-posten på personkortet och Kontrollera så att mejladressen är korrekt för att skicka om inbjudan   Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen. Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?