Användartips för Visma.net Project Management

Nu finns värdet "fas" i aktivitetsrapporten.

Med hjälp av Visa Mig kan du enkelt hitta runt i systemet eller få hjälp med en specifik uppgift.  

Tips för att lägga till fler projektmedlemmar.

Kom igång med e-faktura och lev upp till de nya kraven på e-faktura till offentlig sektor.

Det finns flera rapporter att använda för att följa upp nedlagd och fakturerad tid, nedan visas ett exempel.    Rapporten nedan utgår från Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Arbetstimmar > Arbetstimsanalys.    I exemplet är rapporten grupperad på Projektnamn och Person via knappen Gruppering, det är valt innevarande månad och föregående månad som Tidsram och sedan är det valt Timmar och Fakturerade timmar som Värde. Det går givetvis att anpassa rapporten efter sina egna önskemål, till exempel om du endast vill se en specifik avdelning eller arbetstyp så går det att filtrera ytterligare via knappen Filter. Bekanta dig med de värden, filter och grupperingar som finns tillgängliga för att skapa en eller flera rapporter som täcker verksamhetens uppföljningsbehov.    Det går sedan att spara de egen skapade rapporterna och dela dessa med andra användare. Läs mer om skapade och delade rapporter här!

Innan det finns möjlighet att inaktivera en användare som haft valet Ingen, användaren är högst upp i organisationen i Visma.net Project Management finns det uppgifter som behövs hanteras först.    Börja med att gå till  Verktyg > Inställningar > Användarhantering. Öppna användarprofilen för den användare som ska ta över rollen Ingen, användaren är högst upp i organisationen och ställ in personens arbetskontrakt i fältet Arbetsledare korrekt.        2. Kontrollera att den tidigare användaren som var högst upp i organisationen inte ligger kvar som Godkännare av Användningsvillkoren, kontrollera under Inställningar > Företagsuppgifter. Det är obligatoriskt att välja ny ansvarig.      3. Till sist kontrollera vem som står som kontaktperson för fakturering och byt vid behov. Detta ställs in under Verktyg > Uppgraderingar > Fakturauppgifter.   När de 3 stegen ovan är kontrollerade och åtgärdade bör inaktivering kunna genomföras. Behöver ni vidare hjälp, kontakta er partner! 

För information om hur man skapar ett projekt i Visma.net Project Management, läs mer här!   Projektets namn och nummer   Ändra namn och nummer för ett projekt genom att klicka på respektive fält och börja skriva. OBS! Om företaget använder integration mot annat Visma program eller annan tredje part som använder projektuppgifter - var då väldigt uppmärksam eftersom flera integrationer inte tillåter sådana ändringar när projekt har synkats.   Fäll ut Visa beskrivningen för lägga till en beskrivning, det kan vara till exempel överenskommelser eller notering om ändringar i projektet eller annan skriftlig information man vill ha snabbt tillgång till.  Man kan sedan dölja beskrivningen genom att klicka på Dölj beskrivningen.    Projektets status      Projektstatus anges under Välj uppe till höger i projektöversikten. För varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. Detta är ett smidigt sätt att kommunicera till eventuella projektmedlemmar vilket skede som projektet befinner sig i.   För att se historik över ändringar tryck på Visa statushistorik.  Här anges när, till vilken status, beskrivning samt vem som gjort ändringen. Detta kan användas för att t.ex. flagga olika händelser.   Klicka på knappen med 3 punkter för att se ytterligare åtgärder för projektet: Stäng projektet, Byt kund och Ta bort projekt Observera att du inte kan stänga eller ta bort projekt som innehåller ej godkända timmar, ofakturerade arbetstimmar och/eller fakturor. Det går inte att byta kund på ett projekt som innehåller offerter eller fakturor.      Fliken Försäljning   I fliken Försäljning anges:   Status - vilka olika säljstatusar som ska finnas tillgängliga att välja anges under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Försäljningsstatus OBS! Har du flera statusar med samma sannolikhet sorteras dem automatiskt i alfabetisk ordning. Under status visas även information om förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och kontaktkälla. Kontaktkälla visar hur ni kom i kontakt med kunden. Hantera tillgängliga kontaktkällorna under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Kontaktkälla   Försäljningsinformation - Här visas vem som är försäljare. För att ändra denna information tryck på pilen vid sidan om försäljarens namn.  Kundkontakt - hur ni kommer i kontakt med kunden. Huvudkontakten kan ändras genom att klicka på Ändra. Huvudkontaktens uppgifter kan redigeras genom att trycka på namn. För att kontakta kunden direkt tryck på telefonnummer eller e-postadress. Offerter - Här visas offerter för projektet. För att skapa nya offerter tryck på Ny offert.   Filer och länkar - Här kan filer och länkar laddas upp. Nere på fliken på finns även information om tillgängligt utrymme. Aktiviteter - I Visma.net Project Management kan du arbeta med flera typer av aktiviteter. Genom att samla alla aktiviteter, kalenderposter och projektuppgifter på samma ställe får du ett bra stöd i vad du behöver göra och när du behöver göra det, både under införsäljningsprocessen och genomförandet av projekt. Aktiviteterna är även tätt sammankopplade med projekt och Tid & utlägg för att underlätta arbetet. Under Försäljning kan du skapa Att göra-aktiviteter (– korta uppgifter och påminnelser som du vill komma ihåg ) samt Kalenderposter (poster i kalendern med datum samt start- och sluttid). Det finns även tillgång till Anteckningar och en lista med avslutade aktiviteter.     Fliken Projektplan Här definierar du projektets struktur: Detaljerad tidslinje - här kan du ange projektets start- och slutdatum. Välj datum via kalendern eller skriv manuellt. Om ett slutdatum inte är definierat kan du ta bort det genom att sudda ut det förvalda datumet som står i fältet slutdatum.  Lägg till projektmall - här kan du importera ett projektmall. Du kan antingen lägga till en projektmall från offert eller från ett tidigare projekt.  OBS! Om du har skapat en projektplan direkt från offerten kommer en fördefinierad projektplan att visas. Om du vill kunna följa upp projektet utifrån faser och underfaser kan du lägga till det i sektionen Faser, men det går också bra att arbeta utan faser. Klicka på Lägg till fas för att skapa en ny fas. Klicka på split-pilen för att öppna ett fasträd, detta är särskilt smidigt om du vill lägga till underfaser till en befintlig fas. Du kan också hålla muspekaren till vänster om fasraden för att dra och släppa faserna till korrekt ordning. Klicka på medlems-ikonen på fasraden för att antingen lägga till projektmedlemmar i det övergripande projektet, så kommer de att föreslås i alla underliggande faser, eller definiera vilka personer som ska delta i respektive fas.  Ett rött hänglås på fasen betyder att den är låst för tidrapportering, t.ex. om den endast är en summering av andra faser eller om den är stängd, klicka på den igen för att låsa upp fasen, den gröna cirkeln används för att klarmarkera fasen.   Klicka på prickarna till höger av fasraden för att öppna fler åtgärder. När du har definierat en grov plan kan du enkelt dra-och-släppa staplarna i Gantt-schemat för att flytta dem i tiden eller justera start- och sluttidpunkterna genom att ta tag i kanten på stapeln och dra-och-släppa till aktuellt datum. För att flytta hela stapeln håller du muspekaren nertryckt ca 1 sek så att stapeln får en mörkare färg och är redo att flyttas.   Allokera arbetstimmar - du kan enkelt fördela all estimerad tid i projektet genom att klicka på denna knapp. Ett nytt fönster visas där du kan se alla faser som har ännu ej allokerad tid. Här kan du även justera projektmedlemmarna per fas. När du klickar på Lägg till allokering kommer alla estimerade arbetstimmar att fördelas jämnt över alla valda projektmedlemmar per fas. Om en projektmedlem redan är överbelagd den aktuella fasen kommer detta visas med en orange triangel. För mer information läs gärna användarhandboken.  Projektets slutförandegrad - Du kan redigera projektets slutförandegrad manuellt i fältet Projektets slutförandegrad i övre högra hörnet av projektvyn. Om du ändrar procentsatsen manuellt kommer den manuellt angivna procentsatsen visas i detta fält samt i rapporter, men den automatiska beräkningen finns kvar i bakgrunden och visas fortfarande på huvudfasen. Om du vill återgå till den automatiska beräkningen tar du bort den manuellt registrerade siffran och stänger fönstret igen.    Nedbrytning av timmar och produktivitet - För varje projekt kan man se en nedbrytning av medarbetarnas produktivitet, t.ex. hur mycket tid de har rapporterat, hur mycket dessa timmar är värda, hur många procent av dessa timmar som har fakturerats samt vilken andel medarbetaren har bidragit med till faktureringen både i pengar och procent. Dessa nyckeltal beräknas automatiskt, men du kan även justera dem manuellt. Här kan man även se hur många timmar som är godkända eller ej godkända.    Fliken Samarbete I ett projekt kan du använda fliken Samarbete som en gemensam projektyta för att dela information och uppgifter med de andra projektmedlemmarna. Det finns två vyer att välja på:  Kommentarer Projektuppgifter Om du väljer vyn Anteckningar kan du ange en kommentar och klicka på Skicka internt. Denna information syns bara för dem som är projektmedlemmar inom företaget.     Om du väljer vyn Projektuppgifter kan du lägga till en projektuppgift och sätta rätt ansvarig person och status på den. Du kan sedan dra-och-släppa uppgiften mellan olika statuskolumner för att byta status på projektaktiviteten. Klicka på Lägg till projektuppgift för att skapa en ny uppgift, här måste man välja en aktivitetstyp. Dessa definieras i Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Projektuppgiftstyper. Det går inte att välja en aktivitet som inte finns upplagd i systeminställningarna.    Du kan öppna projektuppgiften genom att klicka på uppgiftens rubrik och sedan ändra t.ex. ansvarig person, status eller när den förväntas vara klar. Projektuppgifter som är försenade markeras med ett rött utropstecken.    Fliken Finanser Under projektfliken Finanser definieras allt som har med projektets prissättning att göra samt visas all typ av finansiell information för det aktuella projektet.    Innan medarbetarna kan börja rapportera tid på projektet bör ni titta igenom de arbetstyper och produkter som ska vara möjliga att använda i det aktuella projektet. Öppna projektfliken Finanser och den översta sektionen Ange priser. Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer: Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden  Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet.    I standardprislistorna definieras de priser som ska gälla för de olika arbetstyperna per timme, påslag för övertidsarbete och resekostnader. I projektets prislista kan du först välja en standardprislista och sedan klicka på knappen Projektspecifik prislista, så kan du justera de olika priserna för det aktuella projektet. De ändrade priserna kommer inte att påverka standardprislistan, bara den aktuella projektprislistan. Timpriserna kan specificeras både per person, arbetstyp och fas. Om du justerar projektets priser kommer namnet på prislistan att ändras automatiskt till Projektspecifik prislista. Läs mer om prissättning i användarhandboken eller vid länkarna nedan: Projekt med Fastpris Prissättning per timme     Under fliken Resekostnader ser du vilka typer av resekostnader som finns och du kan bestämma om de ska vara fakturerbara eller ej i det aktuella projektet genom att kryssmarkera respektive kostnadstyp. De resekostnader som visas har definierats i era systeminställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper.   Under fliken Produktpriser kan du även ändra standardpriset på produkter i det aktuella projektet genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista. På fliken Projektinställningar kan du begränsa projektets valbara produkter när användare registrerar avgifter och övriga kostnader.       Längre ner på fliken Finanser finns sektionen Avgifter och övriga kostnader. Denna sektion består av fyra områden där du kan lägga till olika avgifter: Arvoden - Arvode räknas som en försäljning av tjänst (gäller oftast vid fastprisprojekt) och ger därmed även en andel av fakturering till de användare som arbetat i det aktuella projektet och påverkar deras debiteringsgrad.  Produkter - Produkter läggs upp i produktregistret (Inställningar > Produkter) är ofta fysiska saker som förmedlas och säljs i uppdraget, men kan också vara t.ex. licenser. Dessa produkter betraktas av systemet som försäljning och påverkar projektets försäljningsmarginal. Det ger däremot ingen andel av fakturering till den som arbetat i projektet utifrån ett intjänandeperspektiv. Leverantörskostnader - Under rubriken Leverantörskostnader visas t.ex. sådana leverantörskostnader som har inhämtats från ert ekonomisystem och som ni vill ska belasta projektet och eventuellt vidarefaktureras. Resekostnader - Under rubriken Resekostnader visas de reseutlägg som rapporterats på projektet. Dessa reskostnader registreras via tidrapporteringsvyn. Om ni har versionen Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan dessa resekostnader också rapporteras via tjänsten Reseräkning.   En viktig del i uppföljningen av projekt är att kunna följa projektets prognos. På projektets flik Finanser i sektionen Prognos kan du redigera fakturerings-, intäkts- och övriga utgiftsprognoser. Fakturerings- och övriga utgiftsprognoser som baseras på fasta avgifter kan även hämtas automatiskt via knappen Uppdatera prognos. Oavsett när du använder den funktionen kommer prognosen att uppdateras med innevarande månad och framåt och tidigare månader ligger. Välj vilket perspektiv som ska visas i den grafiska prognosen genom att klicka på en av flikarna. För mer information om projektets prognos hänvisas till användarhandboken.   Fliken Projektinställningar Här hittar du allmänna information om projektet och dess faktureringsinformation. På fliken Projektinställningar finns möjlighet att ändra eller lägga till information som har betydelse för projektstatistik, fakturering och urval.      Under sektionen Allmänna inställningar finns möjlighet att ändra vilken avdelning eller kostnadsställe ett projekt tillhör. Detta påverkar t.ex. integrationer till vissa ekonomisystem och vilken avdelning som ska få intäkterna för projektet. Här kan du även definiera om det ska vara tillåtet för andra än definierade projektmedlemmar att ansluta till projektet och rapportera tid. Nyckelord för ett projekt används för att associera eller sätta etiketter på projekten. De definieras under systeminställningar.     Under sektionen Faktureringsinformation kan du anpassa faktureringsinformationen för ett projekt utöver de inställningar som ärvs från kundkortet. I sektionen Kund för fakturering har du möjlighet att lägga till en annan mottagare av fakturan för det aktuella projektet och även säkerställa att uppgifter om e-fakturering stämmer.   I sektionen Anpassade fält hittar du de projektanpassade fälten som fördefinierats i systeminställningarna vid Verktyg > Inställningar > Projektledning > Anpassade fält.  Detta är särskilt användbart för att skapa fält som inte finns i PM redan men som företaget är i behov av. Läs mer här!     Under sektion Arbetstyper, produkter och kostnadsundantag kan du begränsa vilka arbetstyper och produkter som ska vara valbara i det aktuella projektet. Du kan även definiera vilken arbetstyp som ska visas som standard när medarbetaren tidrapporterar på det aktuella projektet. Om medarbetaren även har en standardarbetstyp på arbetskontraktet kommer en projektspecifik arbetstyp att ha företräde över medarbetarens standardarbetstyp.    Ifall ni behöver ändra en projektmedlems internkostnad i ett specifikt projekt väljer ni medarbetaren samt definierar vilken kostnad som ska användas för att beräkna medarbetarens arbetskostnad i det aktuella projektet under sektion Kostnadsundantag för projektmedlem.

Följande möjligheter finns för att skapa ett nytt projekt i Visma.net Project management.   I det övre åtgärdsfältet via plustecknet (lägg till ny), klicka på ikonen och välj Projekt.  Från menyvalet Projekt. Välj Projekt och sedan Lägg till projekt.  Från kundkortet. Välj kund som det ska skapas ett projekt för och sedan fliken Försäljning & Projekt, klicka på Lägg till projekt.    Klicka på Lägg till projekt och fyll i grunduppgifterna.     Om projektet ska vara ett kundprojekt eller internt projekt Projekt som debiteras ska alltid vara av typen kundprojekt, endast projekt som ej ska debiteras är av typen Internt. (Interna projekt kan ej faktureras. Det går inte att göra om ett Internt projekt till ett Externt projekt!) Kund - detta är förinställt om du väljer att gå via kundkortet för att skapa projekt.  Projektnamn Avdelningen som projektet ska tillhöra Fakturans valuta OBS! Detta kan inte ändras när projektet väl är skapat. Ska valuta ändras på ett projekt behöver ett nytt projekt skapas.  Ingen försäljning, vunnet Markera denna om du vill markera projektet som vunnet redan vid skapandet. Det visas då möjlighet att fylla i beställningsstatus (alla vunna projekt har status: beställning), förväntat värde och förväntat orderdatum. Dessa fält går att ändra i efterhand men de är inte obligatoriska, det beror enbart på vad ni vill ska vara möjligt att följa upp på.  När du öppnar ett projekt visas information om det aktuella projektet på fem projektflikar: Försäljning - Information om försäljningsprocessen, projektets aktiviteter, anteckningar och offerter (används under försäljningsarbetet)  Projektplan - Projektet och dess indelning i faser, estimerad och allokerad arbetstid, projektmedlemmar och tidslinjer  Samarbete - Projektanteckningar och projektuppgifter i en kanban-vy där uppgifterna passerar olika statusar. Vid behov går det att anpassa dessa till företagets struktur, gå till Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Status för projektuppgifter. Möjlighet att lägg till filer och länkar, koppla befintliga eller lägga till nya kundkontakter och se en snabb översikt av projektmedlemmar.  Finanser - Projektets prissättning, avgifter, prognos, fakturor och finansiell översikt  Projektinställningar - Inställningar på projektnivå, till exempel faktureringsinformation, nyckelord, anpassade fält och projektspecifika arbetstyper eller produkter.  Läs mer om projektfunktioner här!

I följande artikel beskriver vi hur du gör för att skapa en ny kund i Visma.net Project Management och ger information om de respektive flikarna och sektionerna som finns på kundkortet.  1. Välj menyvalet Kunder och klicka sedan på den gröna knappen Lägg till ny kund.  Den enda uppgiften som är obligatorisk är Namn, resten kan du fylla i vid ett senare tillfälle eller lämna tomt. När du klickar på spara öppnas kundkortsöversikten. Mer information om respektive flik och sektion finns längre ner i artikeln. 2. När ett försäljningsprojekt eller projekt skapas kan du i fältet Kund börja skriva namnet på kunden även om de inte finns tillagda i systemet sen innan. Klicka sedan på lägg till ny kund.   Det går också att göra detta när du väljer att skapa faktura från grunden i menyvalet Fakturering - Skapa fakturor.    För att smidigt navigera i kundregistret oavsett storlek så kan du via menyvalet Kunder öppna en lista över alla kunder. Det finns dock flera sätt att öppna kundkort från i Project Management.    Klicka på menyvalet Kunder till vänster och välja kund från kundlistan. Det finns också möjlighet att söka i listan och att sortera den utefter specifik kolumn. Läs mer om sortering här.   Använd sökfältet i det övre åtgärdsfältet För att snabbt hitta en kund i Project Management kan man skriva in kundens namn eller nummer i sökfältet, kunder med matchande uppgifter visas sedan automatiskt under sektionen Kunder i listan. Välj önskad kund genom att klicka på den i listan så öppnas kundkortets översikt.   Du kan själv ställa in vad som ska inkluderas i sökningen via Verktyg > Inställningar > Systeminställningar > Sökinställningar.      Via kundnamnet på diverse Rapporter, Projekt- och Fakturaöversikter När du arbetar med rapporter/projekt/fakturor eller annan vy som innehåller kundnamn/nummer kan du smidigt öppna kundkortet genom att klicka på det - namnet/numret är vanligtvis blåmarkerade vilket indikerar att du kan öppna en ny översikt från denna uppgift. Antingen så öppnas en ny flik i webbläsaren med kundkortet eller så öppnas den i samma vy, du kan alltid högerklicka och välja Öppna länk i ny flik om du inte vill störa de du arbetar med just nu.    Kundkortets flikar och uppdatering av uppgifter   Kundkortet är uppdelad i fem sektioner där varje sektion innehåller olika typer av kunduppgifter. Kontaktuppgifter: Här kan du ange mer information om kundens företag. Lägg till uppgifter om kontakter och adresser som är knutna till kunden så förenklar det arbetet med att ex. skapa offerter och fakturor. Adress: En kund kan ha en eller flera adresser. Den första adressen som läggs till blir automatiskt Huvudkontor men detta går att byta efter att en ytterligare adress lagts till. För varje adress går det att ange om det är en postadress, kontorets adress eller faktureringsadress. Faktureringsadressen används som standard för fakturering.  Kontakter: Eftersom många försäljningsaktiviteter involverar kundkontakterna är det viktigt att hålla dem uppdaterade. Det går att skapa så många kontakter som krävs för att täcka organisationens behov och du kan även koppla en angiven adress till kontakten. I dagsläget kan du inte lägga till två kontakter med samma namn på samma kund, något unikt måste skilja namnen åt t.ex. ett extra tecken eller liknande.  Kan jag flytta en kontaktperson från en kund till en annan? Det finns även en ytterligare flik, Kunduppgifter, där kan du kan ange info om till exempel organisations- eller momsregistreringsnummer, webbplats, e-post (ex. till ekonomiavdelningen eller e-fakturaadress) och vilken bransch/industri de tillhör (branscherna har definierats i systeminställningarna), årliga intäkter och antal anställda. Fliken Kundgruppering, här ser du vilka kundgrupperingar som är valda för kunden. Du ställer in dessa på fliken Kundinställningar. Mer information finns nedan.  I fliken Aktiviteter kan du skapa nya Att-göra och Kalenderposter för kunden, lägga till anteckningar och det finns även en lista över genomförda kalenderposter och att-göra aktiviteter.  Försäljning & projekt: På fliken Försäljning & Projekt visas alla pågående och avslutade försäljnings- och genomförandeprojekt för den aktuella kunden. Aktiva försäljningsprojekt: Här visas alla försäljningsprojekt som pågår, de som inte fått status Beställning än.  Pågående projekt: Här visas de projekt som är beställda och aktiva.  Stängda projekt: Här visas både Stängda projekt och Förlorade försäljningsprojekt, de försäljningsprojekt som tidigare blivit markerade som Lost istället för Beställning.  Pågående projekt kan visas i som Gantt-schema eller Lista men detta gäller inte för flikarna Aktiva fsg.projekt eller Stängda projekt som endast visas som lista.  Samarbete: Fliken Samarbete visar en sammanställning över alla projektuppgifter från alla projekt som tillhör den aktuella kunden. Observera att Aktiviteter och Projektuppgifter inte är samma sak och visas inte i samma vy.  Finanser: På kundkortets flik Finanser ser du en sammanfattning av finansiell information, fakturor som skickats till kunden och prognoser om lönsamheten för den aktuella kunden baserat på kundens alla projekt och deras genomförda fakturering, rapporterade kostnader och prognosvärden. Noter att du inte kan redigera uppgifterna från denna flik utan de hämtas direkt från projekten kopplade till kunden.  Kundinställningar: På kundkortets flik Kundinställningar finns ytterligare information om kundens faktureringsinformation, exempelvis standardinställningar på kundnivå gällande Fakturamall, Språk, Betalningsvillkor, Faktureringsmoms och uppgifter om elektronisk fakturering samt Prislista.   Anpassade fält, detta är särskilt smidigt att använda om du behöver lägga till någon information på kunden som det inte redan finns ett definierat fält för. Det går att lägga till anpassade fält som hanterar Datum, Numeriska värden, Text eller Värde per enhet. Läs mer här!   Kundgruppering, här anger du en eller flera typer av grupperingar för att kunna gruppera dina kunder efter olika egenskaper eller vilka typer av kundsegment de tillhör. Detta är smidigt för att t.ex. begränsa resultat i rapporter där kundgruppering finns som värde/filter (kundgrupperingar definieras i systeminställningarna).    Om du endast vill uppdatera basinformation om kunden, som kundnamn, beskrivning eller kundnummer gör du det genom att trycka på de uppgifterna uppe på kundkortet.      Vill du inaktivera, återaktivera eller ta bort en kund trycker du på tre prickar uppe till höger på kundkortet. Tänk på att du inte kan ta bort kunder som är kopplade till projekt.   

Om en kontaktperson flyttar till en annan kund...

Vad betyder ett visst värde i rapporten?

I ordlistan hittar du definitioner till många begrepp i nya Severa. 

Fakturera flera kunder i samma projekt. 

Försäljningsprojektets sannolikhet underlättar uppföljning och prognoser, t.ex. for kommande försäljning.

I fakturamallen kan du ange fakturaetiketter före fakturaraderna. Dessa taggar visas då varje gång en faktura skapas utifrån samma mall.

Nedan följer information om fakturaposter och hur ni med hjälp av specifikation och fakturainställningarna kan snygga till fakturabilden och förtydliga fakturans innehåll.    Vid faktureringstillfället används ofta filtret Klart för fakturering  för att säkerställa att endast fakturerbara timmar, avgifter och övriga kostnader kommer inkluderas de fakturorna som kommer skapas. Datumet anges i Klart för fakturering kommer även bli fakturadatumet. Det kan ändras i efterhand vid behov - om man flyttar fram fakturadatumet på utkastet kommer inte fler fakturerbara poster på det valda datumet att hämtas till fakturan. Detta måste göras manuellt genom att fälla ut fliken Ofakturerade poster och markera de poster som ska inkluderas.        Fritextfältet & Anteckningsfält: Fritextfältet kan användas för att ytterligare specificera perioden som fakturan avser genom att manuellt lägga till exempelvis Fakturerade timmar avser upparbetat t.o.m. fakturadatum, eller liknande text. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga, dessa hjälper er fylla på fritextfältet med redan befintlig information som finns i systemet. Läs mer här!   Anteckningsfältet kan användas för statisk information ska finnas på alla fakturor för projektet. Till exempel information om tid för anmärkning eller överenskommelser med kunden. Detta fält påverkas inte av t.ex. byte av fakturamall vilket fritextfältet däremot gör.      Specifikation:   Om ovan förslag inte täcker behovet hos företaget och ni fakturerar från Visma.net Project Management, går det även bifoga en specifikation till fakturan. Genom att anpassa organisationens fakturamallar till att alltid innehålla en specifikation så kommer systemet per automatik lägga till en sådan som en bilaga till fakturan. Specifikationen innehåller den informationen som "göms" på fakturabilden när man väljer att gruppera t.ex. arbetstimmar    Detta är smidigt om man har t.ex. många fakturaposter som är arbetstimmar och det blir flera fakturabilder av raderna så kan man gruppera arbetstimmarna efter t.ex. Arbetstyp, då syns endast 1 rad/arbetstyp som använts för tidposter i projektet summerad för respektive vald kolumn att visa (Enhet, Enhetspris, Moms, Total).        Anpassa fakturamall För att ställa in automatisk gruppering och specifikation, gå till Verktyg > Inställningar > Fakturering > Fakturamallar och öppna en befintlig mall eller klicka på Lägg till ny.    Gå till avsnitt Gruppering av fakturarader. Notera att det inte går att bifoga en specifikation om man inte grupperar något. Alla 3 kategorier inkluderas på samma specifikation. Det går att gruppera efter en sekundärgruppering även. T.ex. om du vill dela upp arbetstimmar på person och arbetstyp. Välj även vilka kolumner som ska visas på specifikationen.        Här kan du läsa mer om fakturmallar och hur de kan underlätta er faktureringsprocess.     

Fakturamallar skapas av administratörer i systeminställningarna för att underlätta faktureringsprocessen för verksamheten och att rätt information inkluderas samt att PDF-utskriften ser professionell och riktigt ut.        Klicka på en av de befintliga mallarna eller välj Lägg till ny. Här kan du placera muspekaren över någon av raderna för att till höger se de tillgängliga åtgärderna för mallen - Inaktivera/Radera. En standardmall kan inte inaktiveras/raderas innan en annan mall är vald som standard.    På en fakturamall kan du ställa in följande - alla ändringar är synliga i förhandsgranskningen till höger och du kan ladda ner en exempel-PDF:  Grundläggande information  Välj om denna mallen ska vara Standardmall - det innebär att denna mallen kommer användas som standard för fakturor om inget annat anges.  Visa fakturans referensnummer - om du väljer att avmarkera denna ruta blir referensnummer samma som fakturanummer.  OBS: Om du skickar e-fakturor via autoinvoice är referensnummer ett krav och det kommer automatiskt fyllas i <00> som referensnummer i filen som mottagaren får om du avmarkerar rutan på en mall som ska användas för e-fakturering. Utställarens fakturakontakt - välj här om någon specifik kontaktperson ska inkluderas när en faktura skapas med denna mall. Det går att ändra i efterhand på fakturautkastet också. Här finns även knappen för att Radera mallen. Det finns ingen generell spara-knapp för mallen då det mesta sparas automatiskt, vid exempelvis Fritext måste du klicka på spara.  Placering av adress  Välj om mottagaradressen ska vara vänster- eller högerjusterad. Adressen kan inte placeras på annat sätt. Ryms i kuvert: Högerjusterad = C5 H2 / Vänsterjusterad = C5 V2 Färgschema Välj färg för PDF utskriften, du ser till höger hur färgschemat påverkar fakturan. Logotyp & Sidfot Här är ditt företags logotyp och sidfot. Ladda ner en PDF för att förhandsgranska hur de kommer att se ut i själva dokumentet. Logotyp och sidfot kan ändras i företagsinställningarna. Välj om detta ska visas på utskriften.  Organisations hierarki aktiverat: Om företaget har flera underavdelningar som de fakturerar från och de har en egen logotyp och/eller sidfot kan du välja Avdelning för att förhandsgranska hur de olika avdelningarnas logotyp & sidfot ser ut i denna mallen. Behöver du ändra något i sidfoten gör du det i Inställningar > Avdelningar.  Fritext  Lägg till valfri fritext ovanför och/eller under fakturaraderna. I ovan fritextfält finns möjligheter att lägga till Taggar - läs mer om hur det kan vara användbart: Använda fakturataggar Redigera fältet för att lägga till information som du vill ska visas varje gång mallen används, det finns tillgång till enkel formatering av fritexten. Klicka på Spara när du är klar. Fakturarader och kolumner Välj informationsfält som automatiskt ska genereras på fakturarader för Arbetstimmar, Resekostnader och Produkter. Notera: Om du använder Produkter med återkommande-regel i projekt så påverkar dessa informationsfält inte produktbeskrivningen. Välj vilka kolumner som ska visas på fakturan och se resultatet i förhandsgranskningen. Du kan välja att visa/dölja Antal, Enhet, Enhetspris och Moms.  Gruppering av fakturarader Välj om du vill Visa totalt antal arbetstimmar, resekostnader och avgifter som delsummor.  Välj hur Arbetstimmar, Resekostnader och Produkter ska grupperas Välja om en specifikation ska inkluderas vid gruppering av rader för att förtydliga vad fakturan avser. Väl vilka kolumner som ska inkluderas på fakturaspecifikationen om en sådan bifogas.  Användningsmöjligheter När du har skapat mallar går det att koppla dessa mot kunder, projekt och avdelningar i Project Management.  Kunder: Gå till Kunder, välj kund och öppna fliken Kundinställningar. Här i fliken Faktureringsinformation kan du välja en mall som då används för alla nya projekt som skapas för kunden. Det går att byta mall vid behov i projektet/på fakturautkastet.      Projekt:  Gå till Projekt - Välj projekt och vidare till Projektinställningar, här kan du välja mall i avsnittet Faktureringsinformation. Notera: Väljer du en mall här överstyr det eventuell mall som du kopplat mot kunden i fliken kundinställningar på kundkortet för fakturor som skapas i projektet. Samt om du väljer en annan befintlig mall på något fakturautkast i projektet så kommer denna inställning att uppdateras i enighet med valet på utkastet och gälla för nästkommande faktura.      Avdelning:  Det går också att välja en standardmall per avdelning. Mallen hämtas då till alla fakturor som skapas i projekt där det i Projektinställningarna vid fliken Allmänna är valt att projektet tillhör den specifika avdelningen.    Organisations hierarki aktiverat: Gå till Inställningar > Organisation > Avdelningar och vidare in på det gamla gränssnittet. Håll muspekaren över den avdelning du vill koppla en mall mot och klicka på kugghjulet. Välj mall och spara.    Inte aktiverat:  Gå till Inställningar > Organisation > Avdelningar och vidare in på det gamla gränssnittet. Klicka på pennan till vänster om avdelningen du vill koppla en mall mot, välj mall och spara.  * Det går att byta mall och/eller redigera mallen på fakturautkastet vid behov.   Notera: Om du väljer en mall i projektinställningarnas faktureringsinformation överstyr det avdelningens inställningar.      OBSERVERA: När du byter eller redigerar den befintliga mallen på ett fakturautkast i faktureringsinställningarna betraktas det som en projektspecifik inställning och prioriteras då över kund- projekt- och avdelningsinställningarna för fakturamall. Läs mer om projektspecifika mallar nedan.    Projektspecifik mall  När du ändrar något på fliken Fakturainställningar eller redigerar i/lägger till något i fritextfälten på ett fakturautkast så kommer fältet Fakturamall i fakturainställningarna att uppdateras och visas som Projektspecifik. Det innebär att det har gjorts ändringar på den befintliga mallen som endast påverkar denna faktura och alla kommande fakturor i det specifika projektet.      Om något ändras på organisationens fakturamallar i systeminställningarna så påverkas inte projekt med Projektspecifik mall. Projektspecifika inställningar prioriteras alltid över standardinställningarna på kund eller avdelning.    Det går alltid att återställa mallen till en av organisationens fakturamallar på fakturor som inte är skrivskyddade genom att helt enkelt välja önskad mall i fältet Fakturamall på fakturainställningarna. Detta gäller då för innevarande och alla nästkommande fakturor i projektet.    Notera: Om du har redigerat fritextfältet på ett fakturautkast så att du fått en projektspecifik mall så kommer innehållet i fältet Fritext överskrivas om du återställer fakturamallen på ett utkast till en av organisationens mallar. Anteckningsfältet ovanför fritextfältet på utkasten varken påverkar eller påverkas av fakturamallen.    Spara som Fakturamall  I nedre vänster hörn finns det en kryssruta för att Spara som fakturamall. Användare med administratörsbehörighet har möjlighet att spara den projektspecifika mallen som fakturamall direkt från utkastet om så önskas. Ange bara ett namn och klicka på spara.     Fältet Fakturamall i projektets Projektinställningar för faktureringsinformation kommer då uppdateras med den nyligen skapade mallen som standardmall för projektet     Massuppdatera fakturamall för Kund eller Projekt Vid behov går det att massuppdatera standard fakturamall för Kund och Projekt.    Kund: Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Kunder > Kunder, markera de kunder du vill ändra mall för i rutan till vänster. Högst upp öppnas ett åtgärdsfält, välj åtgärd: Ändra fakturamall, välj fakturamall och klicka på uppdatera.    Projekt: Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Projekt > Projekt markera de Projekt du vill ändra mall för i rutan till vänster. Högst upp öppnas ett åtgärdsfält, välj åtgärd: Ändra fakturamall, välj fakturamall och klicka på uppdatera.    Notera att du behöver korrekt behörigheter för att kunna utföra denna åtgärd. 

Var skapar jag en sidfot? Jag har skapat en sidfot och anpassat fakturamallar - varför kan jag inte se fottexten? Jag behöver skapa nya avdelningar i min organisation -  hur gör jag med sidfoten?