Releases YouServe

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 1 april 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   De releases van Visma Raet vind je hier. Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Modified and Improved 1.  Functioning of the Delete personal data GDPR screen improved Why When deleting an employee, the screen Delete personal data GDPR was not automatically refreshed and the employee(s) just deleted were still visible in the list. To refresh the screen, you had to restart it from the menu or use the navigation pad at the top of the screen.  How Workflows > Outflow > Delete personal data GDPR As of this release, the screen will automatically refresh when you delete employees.  Action No action is required. Solved Messages 2.  Incorrect values list in MI (3550937) Message Settings > Recording > Values list  Certain values from a values list were not properly transmitted to Management Information (MI), leading to the inadequate reporting of changes in some cases.  This occurred when a values list that exists at customer level was modified at company level. A value was then added at company level and later removed. This removal was not transmitted, so that MI continued to operate on the basis of the old data.  Solution This has been resolved. The system now transmits the removal of a value from a value list to MI so that the correct data can be reported.  Action No action is required.  3.  Learning - (modules) and API - In service date and out of service date are the same date (3535581) Message  If you go to the Employment screen and enter the value Out of service in the field Employment indication, the system automatically enters a date for the data element Planned last date of employment (10520479). This date is the same as the reference date on which the value is entered (= Out of service date) minus 1 day.  If you report an employee out of service on the same day that the employee was due to enter service (a so-called 'no-show employee'), then the field Planned last date of employment is also entered automatically. However, this can cause problems in other back-end systems due to the fact the employee was never actually employed. Solution If you report a no-show employee as out of service on the same day that they were to enter service, a date will no longer be entered for Planned last date of employment, (10520479) leaving the field empty. Action No action is required. 4.  No figures shown in employer statement (2876407) Message  The relevant figures were sometimes missing when an employer statement was created. This occurred when the employer statement was accessed through HR Self Service and was set up in HR Core Business. Solution  If you have entered the employer statement bases in HR Core Business and you retrieve these data elements in the employer statement from HR Self Service, the correct amounts will be displayed from now on. Action No action is required.  

Notifications Time for activating person level has been extended Settings > Data exchange > Raet HR links When the person level has been activated through Raet HR links, a conversion takes place. Previously this only happened at 5.30 pm. As of this release a check for any required conversions is performed every 10 minutes to ensure multiple conversions can be enabled in a single evening. Approximately 40 conversion runs are now possible between 5.30 pm and 11.00 pm.  Modified and Improved Procedure regarding removed employees has been modified in view of Ping IDs Why  Sometimes an employee that had been created in HR Core Business and immediately removed again was still passed on to the Portal through the V3 link and provided with a username and a Ping ID. HR Core Business retrieves usernames and Ping IDs from the Portal every 4 hours and stores these. This process cannot be completed when an employee has been removed from HR Core Business. This means that other processes where usernames and Ping IDs are concerned are blocked as well. That is why the procedure for retrieval and storage in HR Core Business has been modified. How  As of release 2022-04 the procedure for retrieval and storage of Ping IDs had been modified and it can be checked whether an employee is still available in HR Core Business. If the employee is not available, he/she will be skipped and the usernames and Ping IDs of other employees are retrieved. Action No action is required.  Raet HR links screen has been renamed to HR links Why Settings > Data exchange > HR links As of this release the name of the Raet HR links menu item and screen has been changed to HR links. Person report has been expanded Why  The Person report now includes additional personal information to facilitate checks.  How Reports > Check > Person report As of the 2022-05 release the Date of birth, Social Security Number and Employee type columns have been added to the Person report. The Person report now contains the following information: Type (P for Person, E for Employee) Person code Person name Company Employee code Employee name Date of birth Social Security Number (BSN) UPI Identity Ping ID Username Employee type Employed Not employed Organizational unit Contract sequence number This report can also be used if your organization does not use the person level. More information can be found in the Online Help through the Person report topic.  Solved Messages  Importing list of values failed (3321525)  Message When importing a list of values through an administration, a file containing more than 60,000 lines was not accepted.  Solution The solution was released on 16 March 2022 through additional maintenance. RVM redistribution screen response is slow (3273245) Message  It took a long time before data was displayed on the RVM redistribution screen.  Solution  As of this release the screen’s responsiveness has been improved.  Modification of WAZO end date (3309267) Message When maternity leave is entered in HR Self Service, the WAZO end date field in HR Core Business is automatically populated with the date of the first working day -1 day. This is how it is described in the Online Help. However, if the date of maternity leave was modified in HR Self Service when the actual delivery date was known and the first working day changed, the date specified in the WAZO end date field in HR Core Business was not automatically changed to reflect this.  Solution HR Core Business has been modified to ensure that when the date of maternity leave is changed in HR Self Service the date shown in the WAZO end date field is always automatically changed to the date of the first working day -1 day.  Note When maternity leave is manually entered and/or changed in HR Core Business, the date in the WAZO end date field must also be specified manually. When sick leave or a child is manually removed, the data in HR Core Business and HR Self Service are not synchronized (3401761) Message When manually removing sick leave or a child, the data were not properly synchronized and the removed sick leave or child remained visible in HR Self Service. Solution This has been resolved. When sick leave or a child is manually removed, the data in HR Self Service are updated. The process of data exchange with HR Self Service has not been modified. The modified data are passed on to HR Self Service during the overnight export process. Action No action is required.

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

Nieuw Feestdagenclusters Waarom  Om andere feestdagenkalenders dan de klassieke Nederlandse feestdagenkalender te ondersteunen, is het nu mogelijk om feestdagenclusters samen te stellen met feestdagen die op systeemniveau zijn voorgedefinieerd. Een feestdagencluster kunt u vervolgens koppelen aan een dienstverband.  Hoe  Instellingen > Werkpatroon > Feestdagen clusters In het scherm Feestdagen clusters kunt u een feestdagencluster samenstellen door feestdagen uit de voorgedefinieerde lijst toe te voegen. Medewerker > Contract > Dienstverband In het scherm Dienstverband kunt u via het veld Feestdagencluster het dienstverband koppelen aan het gewenste cluster. Als u hier geen feestdagencluster selecteert, blijft de oorspronkelijke feestdagenkalender voor Nederland van kracht. Uw actie  Als u een feestdagencluster wilt gebruiken, moet u dit samenstellen zoals hierboven is beschreven.   Opgeloste meldingen  Autorisatie - Vrije schermen toch muteerbaar voor profiel Alleen lezen (change 987620) Melding Gebruikers waaraan een profiel was toegekend met Alleen lezen-rechten, konden toch mutaties vastleggen in vrije schermen.  Oplossing Vrije schermen zijn vanaf deze release opgenomen in de autorisatie voor Alleen lezen. Hierdoor kunnen gebruikers met een profiel met Alleen lezen-rechten, de gegevens in vrije schermen wel bekijken, maar niet meer muteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Beëindigen Organisatie Eenheid was niet mogelijk, omdat er nog relaties bestonden (change 1629999) Melding Bij het verwijderen van een organisatie-eenheid (OE), verscheen de foutmelding dat er nog relaties tussen de organisatie-eenheid en medewerker bestaan. Het was echter niet na te gaan om welke relatie het ging. Oplossing Wij hebben achterhaald welke bestaande relaties de foutmeldingen veroorzaakten en dit aan de betreffende klanten laten weten, zodat deze verwijderd of elders toegewezen konden worden.  Uw actie Er is geen actie nodig Openen scherm Dienstverband gaf foutmelding voor bepaalde medewerkers (change 1558042) Melding Bij het openen van het scherm Dienstverband verscheen er voor bepaalde medewerkers een foutmelding. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een gegevenselement dat vanwege het Parttime percentage was gewijzigd van het type percentage naar een factor. Voor de medewerkers waarbij de foutmelding verscheen, was de conversie naar de parttime factor niet uitgevoerd, waardoor het niet mogelijk was het scherm Dienstverband weer te geven. We hebben de betreffende conversie voor deze medewerkers alsnog uitgevoerd. Publishing Date : 9/19/2019

On Wednesday September 11th we have put an extra release in production in which we changed the following. Changed and improved Search function Archive extended Why Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. How It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from 3 months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. Publishing Date : 9/16/2019

Notifications Pension entitlement for 2020 based on the state pension agreement Why  In anticipation of the actual modifications in HR Core Business and Payroll Business, this instruction can be used to calculate which employees will reach the state pension age in 2020 of 66 years and 4 months. How Reports > Check > Ad hoc reporting Open the Ad hoc reporting screen and add the Date of birth element to the ad hoc report in Excel. Go to My Reports and open the Excel file of the ad hoc report. Filter by date of birth between 1 September 1953 and 31 August 1954. These are the employees who will reach state pension age in 2020. The age will be displayed in cell D2. Enter the number of months in the cells in column E. For 66 years and 4 months, this is 796 months.  The following formula can be used in the Dutch language version of Excel to calculate state pension age: ZELFDE.DAG(D2;E2). The function can also be used for the underlying cells using the fill handle for automatically populating cells in Excel. To view the correct dates, select column E and change the format of the cells to the correct date type for the location using the right mouse button. Note: when using the English language version of Excel, you should use the following formula: EDATE(D2;E2). Changed and improved The leave of absence requests screen retains employee selection If you wanted to register multiple changes to employee leave of absence requests, you were continually redirected to the original search screen and the employee selection was not retained. This required additional mouse clicks to reselect the employee. How Employee > Leave > Leave of absence request As of this release the Leave of absence request screen works as follows: When an employee has already been selected and the Leave of absence request screen is opened, the selection fields are populated. When you open a leave request and then return to the selection screen, the selection fields are populated but the directional path is reset to company level. If you then go to another page, you will have to reselect the employee. Your action No action is required.  Size of company search panel automatically adjusted Why The company search panel upper left in the application always had a fixed size. This required a lot of scrolling for clients with a large number of companies. As of this release, the size of the search panel has been adjusted to accommodate the number of companies.  How When you click the search panel to look for a company, you will see that the size is automatically adjusted to the number of companies. The size is set to the maximum value; on an average screen that amounts to approximately 29 companies.  Your action No action is required. Resolved notifications Leave balance incorrect (change 1629890) Notification Fixed extra individual leave entitlement with a start date before 2019 was treated as a one-off. If there was a change or leave was taken causing the balance to be recalculated, this individual leave was incorrectly set to zero.  Solution The software has been modified to ensure the fixed extra individual leave entitlement is indeed regarded as fixed, even when the start date is before 2019. Your action We recommend recalculating the leave balance for those employees whose fixed extra individual leave entitlement balance has been set to zero. Individual leave disappears when entering end of employment (change 1653522) Notification When an employee’s end of employment was entered and leave was recalculated, the individual leave entitlement was set to 0. Solution This has been modified. Upon end of employment the leave is no longer set to 0. Your action Perform a recalculation for employees whose leave was incorrectly set to 0. Branch cannot be linked to Organization Unit (change 1650045) Notification It was not possible to link a branch to an Organization Unit (OU) when it had already been linked to a child or parent OU. An error message was displayed, stating that the branch was not unique within the OU.  Solution The program now checks within the OU to see whether or not a branch is unique. The error message is no longer displayed, and a branch can be linked to the selected OU.  Your action No action is required. Publishing Date : 8/23/2019

Mededelingen  Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc. die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Activeren persoonslaag Als je bezig bent met voorbereidingen voor het activeren van de persoonslaag, raden wij je aan om dit als volgt te doen: Stappen activeren persoonslaag Maak het rapport Voorgestelde UPI aan. Dit doe je via Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI. Staan er conflicten in het rapport Voorgestelde UPI op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op. Je kunt bijvoorbeeld gegevens voor een grote groep medewerkers corrigeren of aanpassen door het importeren van een bestand met de juiste gegevens.  Conflicten zorgen namelijk voor uitval, hetgeen je handmatig moet corrigeren. Neem bij onduidelijkheden contact op met de Servicedesk of een consultant, voor overleg.  Maak nogmaals het rapport Voorgestelde UPI aan. Staan hier geen conflicten meer in, dan kun je het verzoek Activeren Persoonslaag indienen in ITRP/4ME. Voeg het Voorgestelde UPI-rapport, waarin geen conflicten meer staan toe aan je verzoek.   Let op: zonder dit rapport neemt onze afdeling Product Development het verzoek niet in behandeling. Vermeld het aantal medewerkers van de klant. Vermeld de gewenste ingangsdatum. Houdt er rekening mee dat wij het verzoek binnen één week bespreken en vervolgens gaan inplannen in een van onze tweewekelijkse opleveringen. Corrigeren gegevens bij uitval. Als er toch sprake is van uitval, informeert onze afdeling Product Development zowel jou als de betreffende consultant hierover en laat weten wat er gecorrigeerd moet worden. Let op: bij uitval moet jij zelf of de consultant de gegevens corrigeren. Let op: persoonsconversie en synchronisatie naar andere medewerkers kunnen leiden tot het versturen van grote hoeveelheden extra data naar Datawarehouse, Management Informatie en/of naar derde partijen van de klant. Het is daarom noodzakelijk dat je als klant alle betrokken partijen informeert over het activeren van de persoonslaag. Hetzelfde geldt voor de consultant. Nieuw Persoonsoverzicht Gebruik je binnen onze applicatie de persoonslaag, dan is het handig om een overzicht te kunnen maken van alle personen die zijn aangemaakt en de medewerkers die hieraan zijn gekoppeld. Vanaf deze release is daarom het rapport Persoonsoverzicht beschikbaar.   Hoe  Klantniveau - Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Omdat je een persoon direct onder het niveau klant vastlegt, worden hierin afhankelijk van de instellingen die je vastlegt, personen + gekoppelde medewerkers van alle bedrijven opgenomen. Van iedere persoon die in het overzicht is opgenomen, worden altijd alle aan deze persoon gekoppelde medewerkers getoond. Meer informatie vind je in de online help. Let op; in de online help van Release 2021-09 hanteren we nog niet de naam Persoonsoverzicht, maar heet dit nieuwe rapport Persoonslaag Rapport. Je vindt de informatie in deze online help via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Persoonslaag rapport. Dit is dus de beschrijving van het Persoonsoverzicht.  Vanaf de release van 2021-10 is de naam Persoonslaag Rapport gewijzigd in Persoonsoverzicht.  Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties verbeterd Waarom  Via de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties was niet duidelijk te zien of een bestand nog in de wachtrij stond, verwerkt was of dat de verwerking nog bezig was. Daarom hebben we aan het overzicht van beide schermen de kolom Status toegevoegd. Aan het scherm Verwerken externe mutaties hebben we daarnaast de kolom Laatste verwerking toegevoegd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand / Verwerken externe mutaties Vanaf deze release kun je in de kolom Status van de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties de volgende informatie zien: Gereed Gereed met fouten Bestand niet verwerkt In de kolom Laatste verwerking van het scherm Verwerken externe mutaties zie je voortaan wanneer het bestand is verwerkt. Hierdoor is het in combinatie met de kolom Start verwerking nu duidelijk of en wanneer de verwerking van een bestand is gestart en wanneer de verwerking is beëindigd. Meer informatie over de toegevoegde kolommen vind je in de online help. Actie Er is geen actie nodig.  Selectiemogelijkheden rapport Voorgestelde UPI aangepast Waarom Om het mogelijk te maken alleen medewerkers in het rapport Voorgestelde UPI te tonen, die al een UPI hebben, is nu de filteroptie Alleen medewerkers met UPI beschikbaar. Via deze optie kun je ervoor zorgen dat in het rapport Voorgestelde UPI alleen eventuele conflicten en opmerkingen worden getoond bij die medewerkers die daadwerkelijk een UPI hebben. Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI Aan het scherm Voorgestelde UPI is de optie Alleen medewerkers met UPI toegevoegd. Als je niet alle medewerkers een UPI wilt geven of wilt koppelen aan de laag Persoon, kun je deze optie aanzetten, zodat er geen opmerkingen of conflicten in het rapport staan op basis van de voorgestelde UPI. Door het aanzetten van deze optie, is het duidelijker welke medewerkers al daadwerkelijk een UPI hebben. Let op: welke medewerkers in het rapport staan al dan niet met opmerkingen en conflicten, hangt ook af van de gekozen medewerkerselectie. Actie Er is geen actie nodig.  Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant Waarom Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen. Hoe Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service. Actie Er is geen actie nodig. Vertalingen waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort Waarom De manier waarop de vertalingen van de waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort zijn vastgelegd is verbeterd. Werken er collega's in het Engels of Duits, dan is het effect zichtbaar in diverse schermen, zoals Verlofaanvraag en Ziekteverzuim. Voortaan kun je ook gemakkelijk zien welke vertalingen worden toegepast en deze ook zelf wijzigen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst (met opschakeling) Aan het scherm Waardenlijst met opschakeling is het veld Taal toegevoegd. Als een bepaalde waarde uit de lijst in de ene taal een omschrijving heeft, maar in de andere taal nog niet, dan zie je als omschrijving een technisch nummer, bijvoorbeeld #10040506#.   De waarden die in de lijst staan op niveau Nederland, zijn al door Visma vertaald. Actie Als er in het verleden voor jouw organisatie specifieke waarden zijn toegevoegd aan de lijst, kan dit zijn gebeurd op niveau Klant of niveau Bedrijf. Als je collega's hebt die de applicatie in andere talen gebruiken, controleer dan de omschrijvingen van de waardenlijst in de gewenste talen. Gebruik de knop Wijzigen  om eventuele technische nummers te wijzigen in zinvolle omschrijvingen. Opgeloste meldingen Taalkeuze Nederlands (België) verwijderd  Melding Het was een tijdlang ten onrechte mogelijk om bij medewerkers als taal Nederlands (België) vast te leggen. Daardoor werden op de salarisstrook en de jaaropgaaf niet altijd de juiste omschrijvingen getoond. Oplossing Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Medewerker > Medewerker > Medewerker Bij het veld Taal (gegevenselement nummer 10) is de waarde Nederlands (België) uit de keuzelijst verwijderd. Bij medewerkers waarbij deze waarde was vastgelegd, is deze automatisch vervangen door Nederlands. Actie Eventueel kun je de gecorrigeerde medewerkers bekijken via het Mutatieverslag, met het volgende filter: Gegevenselement = Taal Muteerder = RPD Technisch beheer Publishing Date : 8/20/2021

Notifications Grant leave entitlement report We are working on improving the operational reports. While we are heading towards the turn of the year, we are entering the period in which the HR processes regarding the granting of leave entitlement are executed. This means that it makes sense to to prioritize improving the report Grant leave entitlement. Increase of performance will be part of the improvements. Based on feedback from our users, we have determined that it is preferable to have the report Grant leave entitlement available in excel. so that it can be easily used for control purposes. Therefore, as of the December release, the report will only be available in Excel format. Should there be a need to export this report to pdf, you can do this by saving the excel as pdf.   New Integration of terms of employment Germany Why  At the companies that are remunerated by our partner Lohn AG, in Germany, the need arose for integrated terms of employment with specific data for remuneration in Germany.  How Employee > Contract > Terms of employment package > Integration Germany If, during implementation, the Visma | Raet consultant has added the Integration Germany terms of employment to the terms of employment cluster, this will be available in the Terms of employment package. The fields displayed in the Integration Germany terms of employment screen contain data that is required for remuneration in Germany, supplemented in some cases by company-specific fields. You can find more information about these terms of employment and the fields related to them in the online help. Action No action is required. Proposed UPIs report Why For applications that will make use of HR Core Business through APIs, including Verzuim 2.0 and Identity & Access Management, it is necessary to award a Unique Personal Identity (UPI) to each employee. To support you in this process, we have developed a report that shows: whether the UPI fields have been filled out whether there are conflicts related to the completed UPI fields, for example with regard to the unicity of a UPI in relation to the employee’s citizen service number (BSN) UPIs proposed by the system You can use this report to generate the proposed UPIs.  How Reports > Check > Proposed UPIs In the Proposed UPIs screen, you can specify whether you want to generate the report in Excel or CSV. Please note: if you use leading zeros for employee codes and/or UPIs and you open a CSV file in Excel, these leading zeros may be omitted. You can then specify which employees you want to see in the report under Employee selection: Conflicts only This selection only shows employees for whom there are conflicts based on their UPI and BSN, or on their last name or date of birth. No UPI only This selection only shows employees who do not have a UPI. No UPI and related employees This selection shows the employees who do not have a UPI and employees who are related to these employees based on their BSN, last name or date of birth. All This selection shows all employees.  Finally, you can choose whether or not to include comments in the report. If you enable this option, you might see comments about a work conflict, for example. The Proposed UPIs report will be available as an Excel or CSV document under My reports. The language used in the report is English, as the links the UPIs will use tend to also be in English. You can find more information and explanations about the various columns in the online help. Action No action is required. Modified and improved GDPR Delete Personal Data expanded Why In the feedback we received from our customers on the new GDPR Delete Personal Data tool, we were asked to expand the number of personal data fields that are deleted by this functionality.  How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data  If an employee’s personal data is deleted, the following fields will be also deleted as of this release: Employee data ·         Date of birth ·         Identity  ·         UPI Partner data ·         Partner’s last name ·         Partner’s first and middle names ·         Partner’s phone number ·         Street (employee) ·         House number (employee) ·         House number suffix (employee) ·         Postal code (employee) ·         Town/city (employee) ·         Country of residence Action The data can be deleted by using the GDPR Delete Personal Data menu option. GDPR Delete Personal Data linked to Self Service Why Before this release, personal data and workflows in Self Service that could no longer be stored under the GDPR had to be deleted manually. As of this release, when an employee is deleted using GDPR Delete Personal Data, a notification will automatically be sent to Self Service as a reminder to delete the employee data there as well. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data If an employee is deleted using GDPR Delete Personal Data, the letter V (Dutch: verwijder) will appear in their Self Service profile as a reminder to delete their data. Action If you use the GDPR Delete Personal Data menu option, a notification will be sent to Self Service indicating that the employee has been deleted. UPI unicity check only for citizen service number Why In practice, especially when rehiring, you might encounter a newly hired employee whose name is written slightly differently than when they were previously employed, but whose citizen service number (BSN) already occurs in the system, indicating that they are in fact the same person. That is why the unicity check, which assesses whether a UPI is unique, is limited to the BSN. The last name and date of birth are only checked when there is no BSN available.  How Employee > Inflow/Outflow > Create employee Employee > Inflow/Outflow > Create employee with profile group Management > Data exchange > Modify UPI The UPI unicity check goes as follows: If a UPI that is entered for an employee is already linked to another employee with the same BSN, the UPI will be accepted. If a UPI that is entered for an employee is already linked to another employee with a different BSN, the UPI will be rejected, and an error message will appear. If the existing employee with the same UPI does not have a BSN, the unicity check takes place on the basis of the employee’s last name and date of birth. Action No action is required.  UPIs based on BSN for Import and Self Service Why  Since the previous release, when entering the BSN for a new employee using the Create employee or Create employee with profile group wizards, the system checks whether that BSN is already known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value if this is the case. From now on, this will also happen for new employees who are added using Import or Self Service. How HR Self Service  Manage > External changes > Upload external changes file > Raet Basic document If a new employee is entered using their BSN and the system finds that a UPI already exists for this BSN, the application will auto-populate the UPI field with this UPI when importing or entering through HR Self Service. The field will remain empty until the import is completed. This means that an auto-populated UPI will not be visible while entering a new employee in Self Service. It will only become visible when the data is synchronized with HR Core Business. Action No action is required. Resolved notifications Language value does not appear in HR Self Service (change 2271307) Message For some employees, the PS10 Language heading did not appear on the form in HR Self Service. Because the language heading (i.e. the PS10) is entered as a standard value at the national level and can be overwritten at the employee level, it was not included if it was not explicitly entered at the employee level. Solution This has been resolved. As of this release, the national level is also included for each employee in the export to Self Service. Action No action is required. Publishing Date : 10/22/2020

Improvements Data in the Ziekteverzuim reports were not correct Why When the standard reports R-ZK-10310, R-ZK-10320 and R-ZK-10300 for the month of May 2018 were run, the percentage Deelbetrekking (and the ZVP) was not correct. In the procedure which feeds the standard report R-ZK-10310 in the table variable column definition, the FTE column was declared as Decimal without specifying the decimal points. Therefore it was treated as an integer number and rounded off. How The FTE column mentioned above is now declared as Decimal with specifying the decimal points. Your action No action is needed No future inflow in report R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom Why When the standard report R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom was run, the result didn't show any data, because the report used the current date which did not yield any data. How The problem has been solved. Data is now retrieved by looking at different information. Your action No action is needed Datum uit dienst is missing  Why When a report with current data of the Datum uit dienst was run, for some employees the Datum uit dienst wasn't shown although the Dienstverband indicatie was Uit dienst. How The issue was related to a missing mutation and this has been resolved.  Your action No action is needed Ziekteverzuim rapport R-ZK-10300 does not show all requested data Why When the standard report R-ZK-10300 was run with the request data from 01-12-2018 until today, the Ziekte Tijdvak 31-12-2018 was not always present for all employees. The Reports 10310 and 10320 were also not complete. How Adjusted calculations on the Ziekte Tijdvak field on the standard reports R-ZK-10300.  R-ZK-10300,  R-ZK-10310 and R-ZK-10320 now provides the complete information for each specified period. Your action No action is needed Publishing Date : 3/22/2019

Mededelingen  Vestiging voor reisafstandsbepaling wordt binnenkort hernoemd naar Werklocatie Waarom  Op dit moment kom je op twee plaatsen het begrip Vestiging tegen: In het scherm Medewerker(s):  hier is het een verwijzing naar de locatie waar de medewerker werkt. Je kunt dit gebruiken voor de automatische bepaling van de reisafstand. Inrichting gebeurt via menu Instellingen > Algemeen > Vestiging. In het scherm Arbeidscontract:  hier is het een element met een waardelijst. Op dit gegeven kun je diverse rapporten groeperen. Ook kun je het gebruiken als verbijzonderingscriterium voor journaalposten. Inrichting gebeurt via menu Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Tussen deze twee begrippen gaan we binnenkort duidelijker onderscheid maken. Hoe In het scherm Medewerker(s) zal het element Vestiging in release 04-2021 worden hernoemd naar Werklocatie. In het scherm Arbeidscontract verandert er niets. Actie Als je het element Vestiging van het Medewerkerscherm gebruikt, zijn er wellicht werkinstructies in jouw organisatie die hier in april op aangepast moeten worden.  Rectificatie bericht 'Datum eerste tenaamstelling auto van de zaak' In de release notes 2021-02 hebben wij een bericht geplaatst om de werking van het veld Datum eerste tenaamstelling auto van de zaak onder de aandacht te brengen. Echter is dit bericht niet juist en willen wij de juiste werking van deze functionaliteit graag verduidelijken. Datum 1e tenaamstelling en Datum 1e toelating De 'datum 1e tenaamstelling auto' en 'datum 1e toelating auto' zijn van belang voor het bepalen van het bijtellingspercentage en de maximale cataloguswaarde waarover een eventueel reductietarief voor het privégebruik van de auto mag worden toegepast. Voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017, vul je de datum 1e toelating in bij het veld 1e datum toelating. Met dit jaar en deze maand leest Payroll Business de referentietabel. Voor auto's met een datum 1e toelating vóór 1 januari 2017, vul je de datum tenaamstelling in: dit jaar en deze maand gebruikt Payroll Business om de referentietabel te lezen. De referentietabel bevat het toe te passen (reductie)tarief en de eventuele maximale cataloguswaarde waarover het (reductie)tarief mag worden toegepast. Let op: Als je deze velden niet invult, kan Payroll Business niet bepalen of er nog recht op een reductietarief bestaat en zal altijd het bijbehorende (reductie)tarief worden toegepast. Gewijzigd en verbeterd  Aanpassingen berekening ZVW Waarom  Bij de berekening van de ZVW hebben we de naamgeving van de gebruikte payroll-elementen verduidelijkt en 2 nieuwe payroll-elementen toegevoegd. Dit om de berekening van de ZVW inzichtelijker te maken.  Hoe  Indien bij een medewerker bij het veld Verzekeringssituatie Zvw is vastgelegd dat er sprake is van verzekeringsplicht en dat de ZVW heffing door de werkgever betaald moet worden (code K), dan hebben de payroll-elementen die bij de berekening worden gebruikt nu de volgende omschrijving gekregen: Element Toelichting Oude naam ZVW loon werkgever per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkgever periode hoog periode ZVW loon werkgever cum Het loon tot en met deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkgever ZVW maximum werkgever per Het loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werkgever hoog periode ZVW maximum werkgever cum Het maximum loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werkgever ZVW grondslag werkgever per De grondslag van deze periode welke is gebruikt bij de berekening ZVW grondslag werkgever hoog periode ZVW grondslag werkgever cum De grondslag tot en met deze periode welke is gebruikt bij de berekening ZVW grondslag werkgever ZVW heffing werkgever per De heffing die voor deze periode is berekend ZVW heffing werkgever periode ZVW heffing werkgever cum Dit is de heffing die tot en met deze periode is berekend ZVW heffing werkgever Indien bij een medewerker bij het veld Verzekeringssituatie Zvw is vastgelegd dat er sprake is van verzekeringsplicht en dat de ZVW premie door de werknemer betaald moet worden (code M), dan zijn de volgende twee payroll-elementen toegevoegd aan de berekening.  ZVW loon werknemer per. Dit is het loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening.  ZVW grondslag werknemer per. Dit is de grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening. Tevens hebben de payroll-elementen die bij de berekening worden gebruikt nu de volgende omschrijving gekregen. Element Toelichting Oude naam ZVW loon werknemer cum Het loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkn laag ZVW maximum werknemer per Het maximum loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werknemer periode ZVW maximum werknemer cum Het maximum loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening. ZVW maximum werknemer ZVW grondslag werknemer cum De grondslag tot en met deze periode welke is gebruikt bij de berekening. ZVW grondslag werkn laag ZVW premie werknemer per de premie die voor deze periode is berekend ZVW laag periode ZVW heffing werknemer cum De premie die tot en met deze periode is berekend ZVW loon werkn laag Let op: Indien je alternatieve omschrijvingen heb vastgelegd voor deze payroll-elementen, dan blijven deze ongewijzigd.  Actie Er is geen actie nodig. Collectieve loonstaat aangepast Waarom Op de Collectieve loonstaat stonden nog een aantal kolommen die betrekking hebben op verouderde Wet en Regelgeving.   Hoe Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat De kolommen 6, 9, 10, 11 en 13 op dit overzicht zijn verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Journalisering - Overzicht exportdefinitie verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het scherm, de performance en leesbaarheid van het rapport Overzicht exportdefinitie verbeterd. Hoe Journalisering > Rapporten> Instellingen  > Overzicht exportdefinitie We hebben het scherm aangepast zodat onnodige handelingen niet meer nodig zijn en waardoor dit scherm hetzelfde werkt als alle andere schermen. Tot voorheen was het nodig om het bedrijf te selecteren en met een drop-down te kiezen voor de exportdefinitie die je wilde draaien. Tevens kwam het rapport in een onleesbaar PDF-formaat beschikbaar. Hieronder de wijzigingen die gedaan zijn met betrekking tot het scherm en het rapport. De keuze om een bedrijf te selecteren is vervallen. Dit was onnodig en staat nu bovenin het scherm zoals je gewend bent. De lijst met te selecteren exportdefinities is geen drop-down meer maar een lijst van 25 keuzes per tabblad. Dit zoeken is nu gelijk aan bijvoorbeeld het zoeken naar medewerkers. Standaard staan de exportdefinities gesorteerd op alfabetische volgorde. Per kolom kun je zelf de volgorde selecteren en ervoor zorgen dat je eigen definities bovenaan komen. Het rapport is geen PDF meer, maar is aangepast naar Excel. Hierin komen verschillende tabbladen terug. Met het aanpassen naar Excel is dit overzicht beter leesbaar en bewerkbaar geworden. Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Journalisering - Overzichtsdefinitie Waarom In de exportdefinitie kun je aangeven in welke soort bestandsformaat je het overzicht wilt inrichten. Daar stond - anders als op alle andere plekken - dat je de keuze had voor XLS in plaats van Excel. Hoe Journalisering > Instellingen  > Uitvoerdefinitie > Overzichtsdefinitie We hebben de naam van het bestandsformaat aangepast van XLS naar Excel. Actie Er is geen actie nodig. Aantallen op loonstrook Waarom Met de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen / inhoudingen is het mogelijk om een berekend aantal * tarief in een looncomponent te laten berekenen. De wens is om op de loonstrook in de kolom Berekening de aantallen van deze berekening te tonen, zodat duidelijk wordt hoe het looncomponent is berekend. Hoe Voor de Belaste vergoedingen 1 t/m 30 worden de dag-elementen opgeteld en in het periode-element van het aantal weggeschreven. Het totaal van het periode-element wordt vervolgens getoond in de kolom Berekening als eenheid op de loonstrook. In het geval er al een handmatige mutatie op het periode element is gedaan, zal er geen overschrijvende mutatie plaatsvinden. Actie Er is geen actie nodig.  APG - Aanpassing medewerkerschermen interface Waarom Met ingang van 2021 zijn er voor APG (Bouw) en APG Woondiensten (SPW) aanpassingen gedaan omdat bepaalde regelingen niet meer van toepassing zijn. Voor de doorgifte aan APG zijn er in een eerdere release al aanpassingen gedaan om de doorgifte te stoppen. Echter, er stonden op de medewerkerschermen (Medewerker > Interface) van de Periodieke interface APG (Bouw) en Periodieke interface APG (SPW) nog velden die betrekking hadden op deze regelingen. Met ingang van 1-1-2021 zijn de velden met de benaming 'Datum aanvang (pensioensoort)' verwijderd van deze schermen. Actie Er is geen actie nodig. APG - Reden uit-dienst Waarom In het interfacescherm Periodieke interface AGP (SGB,SPW,PAWW en Bouw) kan de keuze gemaakt worden om voor de reden uit-dienst een conversietabel te gebruiken via het veld APG itf. reden einde dienstverbandconv.tabel. Omdat APG gekozen heeft om de redenen uit-dienst aan te houden die ook gelden voor de loonaangifte, is het niet meer nodig om een conversietabel dubbel in te richten, speciaal voor APG. Hoe Met ingang van 1-1-2021 is het veld APG itf. reden einde dienstverbandconv.tabel verwijderd van de interfaceschermen. Wanneer er een afwijkende waardelijst gebruikt wordt voor de reden uit-dienst, dan wordt vanaf nu gebruik gemaakt van de conversietabel die in dat geval geselecteerd is in het Interfacescherm Loonaangifte in het veld Conversietabel reden uit-dienst. Zo hoeft er voor de doorgifte naar de Belastingdienst en APG vanaf nu nog maar 1 conversietabel te worden bijgehouden, wanneer er gebruik wordt gemaakt van eigen redenen. Actie Wanneer er al een conversietabel is ingericht voor de reden uit-dienst voor de loonaangifte, dan geldt deze vanaf deze release ook voor APG. Er hoeft dan geen verdere aanpassing gedaan te worden. XSD PA opties verwijderd Waarom Vanaf 2021 worden er geen gegevens meer doorgegeven via de pensioenaangifte. Op het interfacescherm Loonaangifte stonden nog aansturingsvelden voor de pensioenaangifte, die geen werking meer hadden. Hoe Met ingang van 1-1-2021 zijn de velden Pensioenaangifte PA formaat en Pensioenuitvoerder verwijderd van het interface scherm Loonaangifte. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Afrekenmatrix per periode Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Afrekenmatrix per periode verbeterd. Hoe Rapport > Berekening > Afrekenmatrix per periode De lay-out van het rapport is verbeterd zodat de kolommen beter in Excel en PDf passen en ook daadwerkelijk als kolommen worden weergegeven. Tevens zal de output van Excel niet meer XLS zijn maar XSLX. Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Ziekengeldcomponenten splitsen Waarom Op de loonstrook en in de afrekenmatrix wordt geen onderscheid gemaakt tussen de ziektesoorten 1 t/m 10 en wachtdagen. Deze worden alle vermeld onder de noemer salaris ziekengeld. Dit kan zorgen voor extra werk bij het maken van de journaliseringsrapporten.  Hoe Met ingang van deze release heb je de mogelijkheid om ook de ziektesoorten 1 t/m 10 en de wachtdagen als aparte looncomponent te laten zien op de loonstrook en in de afrekenmatrix. Actie Er is geen actie nodig als je geen gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. Wil je wel gebruikmaken van deze mogelijkheid, dan moet je in de bedrijfsinstellingen van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte - Uitsplitsing of referentietabel het gegevenselement Uitsplitsen ziekengeld op Ja zetten. Daarnaast kan het zijn dat je in de grondslagen een aanpassing moet doen. Als je namelijk op dit moment het sublooncomponent ziekengeld in een grondslag gebruikt, dan moet je de betreffende grondslag aanpassen. Aan de grondslag moet je de sublooncomponenten ziekengeld 1 t/m 10 en ziekengeld wachtdag toevoegen. Uiteraard zul je bijvoorbeeld ook de journalisering moeten aanpassen als je daar de nieuwe sublooncomponenten wilt gebruiken. Ad hoc rapportage verbeterd Waarom Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage uitgebreid In dit rapport zijn onderstaande verbeteringen doorgevoerd. Hoe Weergave eenmalige mutaties (dagmutaties) Eenmalige mutaties zijn per definitie slechts één dag geldig, bijvoorbeeld gewerkte uren of declaraties. Je legt ze vast via Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen). Deze mutaties werden tot nu toe alleen getoond als je ze precies op de gekozen peildatum had vastgelegd. Maar als de mutatie op een andere dag in dezelfde periode was vastgelegd, kwam deze niet op het rapport te voorschijn, terwijl het rapport in principe alle input en output van de hele periode laat zien. Om die reden wordt voortaan het totaal van alle dagmutaties getoond dat hoort bij de periode waarin de gekozen peildatum ligt. Dit is vergelijkbaar met de manier waarop de mutaties getoond worden in het scherm Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen). Bij vierwekenverloning wordt uiteraard gekeken naar het begin en einde van de vierwekenperiode. Voorbeeld (maandverloning) Mutatie á 15,00 op 4-3-2021 Mutatie á 20,00 op 5-3-2021 Gekozen peildatum 1-3-2021 Op het rapport wordt het totaal getoond van alle mutaties voor periode 03-2021 = 35,00.  Selectie van specifieke medewerkers - rapport sneller beschikbaar In het tweede tabblad kun je één of meerdere medewerkers selecteren voor het rapport. Het rapport wordt dan alleen uitgevoerd voor die medewerker(s). Dit is handig als je alleen geïnteresseerd bent in specifieke gevallen. Het rapport is uiteraard sneller beschikbaar als je deze optie gebruikt. De gekozen medewerkers worden niet opgeslagen in de rapportdefinitie. Actie Er is geen actie nodig. Uitsluiten variabele pensioenberekening (variabele grondslag) Waarom Er zijn pensioenfondsen die het Loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon) gebruiken voor het bepalen van het ongemaximeerde pensioengevend loon van een pensioenregeling. De pensioenfondsen maken gebruik van de volgende formule: Ongemaximeerd pensioengevend loon = (SV-loon - werknemerspercentage x franchise)/(1 - werknemerspercentage) Dit is het loon in geld als een medewerker één pensioenregeling heeft. Anders is dit niet het loon in geld. De premies die door het Pensioenfonds worden  berekend, komen dan niet overeen met de premies die Payroll Business berekent. Met de huidige inrichting was het niet mogelijk om een pensioenpremie van een variabele pensioensoort uit te sluiten van de grondslag. Hoe In deze release zijn er met ingang van 1-1-2021 in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) en Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) in het veld 10 Soort grondslag twee nieuwe grondslagen geïntroduceerd:  3 - In eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten). 4 - Niet in eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten). Code 3 - bij deze optie is de grondslag het SV-loon minus de premies die in soort grondslag 4 zijn berekend. Code 4 - bij deze optie is de grondslag het loon en loon in natura plus de premies die in soort grondslag 3 zijn berekend. Actie Wanneer de pensioenberekening van een afwijkende grondslag uitgaat, dan kan dit vanaf 1-1-2021 ingericht worden met behulp van de nieuwe grondslagen. Bij pensioenregelingen die ondersteund worden door CAO Services, zullen deze door hun aangepast worden. Indien je hier vragen over heeft, dan kun je contact opnemen met de Service Desk. Voor verdere uitleg verwijzen wij je naar de online help:  Home > Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Pensioenen en fondsen > Pensioenen en fondsen met een variabele grondslag > Referentietabellen, kolommen en kolomwaarden P&F variabele grondslag. Home > Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Pensioenen en fondsen > Pensioenen en fondsen met een variabele grondslag > Rekenvoorbeelden kolommen uitsluiten pensioenen fondsen (variabele grondslag). Opgeloste meldingen Pensioen APG (Architecten) fout bij uurloner nieuw in dienst en niet gewerkt (2037344) Melding Als een oproepkracht in dienst kwam en niet gewerkt had in de eerste periode, dan werd er geen jaarinkomen voor de betreffende pensioensoort aangemaakt en werd dit ook niet doorgegeven in de pensioenaangifte van APG Architecten (PFAB). Dit resulteerde in een signalering bij APG. Oplossing Vanaf release van maart is dit met ingang van 1-1-2021 opgelost. Vanaf dit moment wordt er wel een jaarinkomen aangemaakt en doorgegeven. Actie Er is geen actie nodig. Niet alle vrije looncomponenten zijn te selecteren voor Vergoedingen / Inhoudingen (1852549) Melding Via alternatieve omschrijvingen kan een vrij looncomponent worden uitgezocht en hier wordt dan een eigen omschrijving aan gegeven. Wanneer vervolgens het looncomponent gebruikt wordt in de menu optie Vergoedingen/Inhoudingen (vast/periode), is het looncomponent niet zichtbaar.  Oplossing In het verleden werd op verzoek van klanten, specifiek een looncomponent aangemaakt. Echter dit is al vele jaren niet meer het geval. De specifieke looncomponenten waren in het gebruik alleen zichtbaar voor die klant aan wie het looncomponent was toegewezen. In sommige plaatsen van Payroll Business was het specifieke looncomponent toch ook zichtbaar voor alle klanten en dit leverde vragen op waarom bij het gebruik van het looncomponent deze dan niet meer zichtbaar is. Dit probleem hebben we verholpen door specifieke looncomponenten generiek en dus beschikbaar te maken voor alle klanten.  Actie Indien een specifiek looncomponent werd gebruikt, kun je controleren of de naam van het component niet is gewijzigd. Verder is geen actie nodig. De rekenmethode is niet gewijzigd. Medewerker uit-dienst in lijst met ziekmeldingen (2471254) Melding Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim De lijst met ziekmeldingen toonde steeds alle medewerkers, ook degene die uit-dienst waren. De rechtermuisknop Alleen medewerkers in dienst had geen effect meer. Oplossing Dit is opgelost: voortaan zie je weer - als je het scherm opent - alleen de ziektegevallen van de medewerkers die op de peildatum in-dienst zijn. Als je via de rechtermuisknop de optie Alleen medewerkers in dienst uitzet, dan zie je alsnog de ziekmeldingen van alle medewerkers (al dan niet openstaand). Deeltijdfactor pensioen op franchise bij VCR rekenen (749295) Waarom  Als bij pensioenen de VCR-methode wordt gebruikt in combinatie met aftoppen van de deeltijdfactor, dan wordt de VCR-methode niet toegepast op de deeltijdfactor als daar wel de ruimte voor is. Hoe Met ingang van deze release wordt vanaf 01-01-2021 bij aftoppen van de deeltijdfactor en gebruik van de VCR-methode deze ook toegepast op de deeltijdfactor. Dus als in periode 01 de deeltijdfactor 0,95 is en in periode 02 is de deeltijdfactor 1,1 dan wordt er in periode 02 met een deeltijdfactor van 1,05 gerekend, ondanks dat er wordt afgetopt op 1. Actie Er is geen actie nodig.  Geen bijtelling auto (2486802) Waarom  Bij een auto van de zaak van de categorie 'Auto van 15 jaar en ouder' wordt geen fiscale bijtelling berekend. Hoe Dit is met deze release opgelost met ingang van 01-01-2021. Nu wordt de fiscale bijtelling weer correct berekend voor een auto van 15 jaar of ouder. Actie Er is geen actie nodig. Onterechte signalering op 2106 (2484937) Waarom  Het loonaangiftesignaal 2106 - Publ.recht.aanstelling, dat vanaf 2021 in Payroll Business is opgenomen, staat ten onrechte in het Signaleringsverslag. Als dit signaal voor een medewerker onterecht in het Signaleringsverslag staat, veroorzaakt het geen meldingen vanuit de Belastingdienst. Je hoeft bij de medewerker dan niets aan te passen en kun je het signaal negeren. Hoe Met ingang van de maart release is de conditie in het signaal aangepast en gaat dit signaal niet meer onterecht af. Actie Na de maart release kun je een verwerking draaien waardoor de meldingen zullen verdwijnen. Uitbreiding berekeningsmethode reiskosten op basis van Methode 2 (2349599) Waarom Op dit moment kan de 60%-regeling volgens Methode 2 paragraaf 21.1.2 Handboek Loonheffingen niet worden toegepast binnen de arbeidsvoorwaarde reiskosten voor de methodieken die gebruik maken van de vaste reisdagen. Dit zijn de rekenmethodieken: 8 - Dag. bep. fisc/Reisdag p.wk/Vergoeding per km 9 - Dag. bep. fisc/Reisdag p.wk/Vaste vergoeding 10 - Dag. bep. fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg. 11 - Dag. bep. fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel Hoe Met ingang van deze release is het mogelijk vanaf 01-01-2021 om - voor de hierboven genoemde rekenmethodieken - gebruik te maken van de 60%-regeling volgens Methode 2 paragraaf 21.1.2 Handboek Loonheffingen. In dat geval wordt voor het bepalen van de reiskosten gerekend met de contractdagen per week, als de verhouding vaste reisdagen per week / contractdagen per week groter is dan of gelijk is aan 0,6. Actie Als je hier geen gebruik van wilt maken, dan hoef je niets te doen. Wil je de 60%-regeling wel toepassen, dan moet je bij bedrijfsinstellingen van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten het gegevenselement Toepassen 60%regel (reiskosten) op Ja zetten. Als je dit niet voor alle medewerkers wilt toepassen, dan kun je dit bij de betreffende medewerker overrulen. Uiteraard is dit andersom ook mogelijk als je dit voor een specifieke medewerker juist wel zou willen toepassen. Publishing Date : 2/19/2021

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 maart 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement

Op zaterdag ochtend 29 juli brengen wij de augustus release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, July 29th, we will bring the August release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.  

De release is uitgerold en het onderhoud is klaar. HRCore en Payroll Business is weer beschikbaar   Op zaterdag 1 juli brengen wij de juli release naar productie en vind er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Wij zullen op zaterdag 1 juli een bericht plaatsen wanneer de applicatie weer bereikbaar is.    English:   On Saturday, July 1, we will bring the July release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable. We will post a message on Saturday 1 July when the application is available again.

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 27 mei 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   De releases van Visma Raet vind je hier. Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Nieuw 1. Collectief verzenden aangiftes Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 02-03-2023 Waarom  Voorheen was het in de nieuwe loonaangiftemodule alleen mogelijk om de aangiftes voor iedere onderneming afzonderlijk in te sturen; ook het bekijken van de terugkoppeling kon alleen per onderneming. Omdat dit voor klanten met meerdere ondernemingen tijdrovend is, kun je nu alle statussen per periode bekijken via de nieuwe functie Collectief verzenden aangiftes. Ook is het mogelijk om na het zenden in een oogopslag de response van de Belastingdienst te bekijken. Hoe  Gebruikersgroep Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes Via het scherm Collectief verzenden aangiftes kun je alle aangiftes van de ondernemingen binnen jouw organisatie bekijken en verzenden.  Bovenin het scherm kies je het aangiftetijdvak waarvoor je de aangiftes collectief wilt gaan verzenden of bekijken. Je ziet nu een lijst met de aangiftes van alle ondernemingen voor dit aangiftetijdvak en de status ervan.  De ondernemingen met de status Klaar voor verzending , kun je aanvinken.   In de kolom Bijzonderheden zie je of het om een Bijzondere aangifte gaat: Nihil aangifte (geen werknemers) Nul aangifte (kwartaalverloners) Actie Er is geen specifieke actie nodig. Je kunt deze functie gebruiken om aangiftes in te sturen en te bekijken. Dit kan je ook altijd nog op de oude manier doen via Beheer > Aangifte. 2. Loonaangifte - Signaleringen op basis van expiratiedatum Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 02-03-2023 Waarom Als je de loonaangifte niet op tijd instuurt, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Daarom is het handig een signalering te ontvangen als de inzenddatum van een aangifte bijna is verstreken. Dit kun je nu zelf instellen, zodat je een x aantal dagen voor het verstrijken van de uiterste aangiftedatum een signaal in de vorm van een e-mail ontvangt. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte > Instellingen >  Aangifte stuurgegevens In het scherm Aangifte stuurgegevens kun je via de volgende velden vastleggen dat je een aantal dagen voor het verstrijken van de uiterste inzenddatum van een aangifte een signalering wilt ontvangen. Signalering uiterste aangiftedatum Zet dit veld op Ja als je een e-mail wilt ontvangen als de deadline voor het insturen van een aangifte dreigt. Deze gaat uit van de laatste dag van de volgende maand, zoals de Belastingdienst voorschrijft. Aantal dagen voor expiratie In dit veld geef je aan hoeveel dagen voor de uiterste aangiftedatum je deze e-mail wilt ontvangen. E-mail signaleringen Hier leg je het e-mailadres vast waarop je signaleringen wilt ontvangen. Dit kunnen meerdere mailadressen zijn. Actie Als je voor een onderneming een signalering wilt ontvangen op basis van de expiratiedatum voor het inzenden van een loonaangifte, vul dan de hierboven genoemde velden in.  3. Loonaangifte - Signaleringen op basis van afkeuring Belastingdienst Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 02-03-2023 Waarom Het is vaak gewenst om een signalering te ontvangen als de Belastingdienst het ingezonden aangiftebestand heeft afgekeurd. Hierdoor kun je direct actie ondernemen op basis van de foutmeldingen, zodat je vervolgens voor het verstrijken van de uiterste inzenddatum alsnog een correcte aangifte kunt inzenden. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte > Instellingen >  Aangifte stuurgegevens Signalering afkeuring aangifte Zet dit veld op Ja, als je een signalering wilt ontvangen als de Belastingdienst een aangifte heeft afgekeurd. Je krijgt dan meteen een e-mail, zodra wij het afkeuringsbericht van de Belastingdienst ontvangen. E-mail signaleringen Hierin leg je het e-mailadres vast waarop je signaleringen wilt ontvangen. Dit kunnen meerdere mailadressen zijn. Actie Als je voor een onderneming een signalering wilt ontvangen als een loonaangifte is afgekeurd, vul dan de hierboven genoemde velden in. Gewijzigd en verbeterd 4. Vooraankondiging - Standaardwaarde WW herzien aanzetten bij uitdienst binnen twee maanden aangepast Waarom Het veld WW herzien binnen twee maanden uitdienst had geen standaard waarde. Op verzoek van veel klanten krijgt dit veld voortaan op het niveau Nederland de standaard waarde Ja. Let op: deze wijziging gaat in vanaf release 2023-05 met ingangsdatum 01-01-2023. Hoe Instellingen > berekening > Gegevens UWV Vanaf de mei release is in het veld WW herzien binnen twee maanden uitdienst standaard Ja ingevuld. Actie Als het veld in jouw organisatie niet op Ja mag staan, zet het veld dan op Nee met ingangsdatum 01-01-2023. 5. Loonheffingennummer niet meer op jaaropgave en rapport Afrekenresultaten D/C Waarom Vanaf deze release wordt het loonheffingennummer wordt niet meer getoond: op de jaaropgave van 2023 bij de parameters van het rapport Afrekenresultaten D/C  De reden hiervan is dat het Loonheffingennummer leeg is, sinds het loonheffingennummer is verplaatst naar het niveau onderneming in de nieuwe loonaangifte. Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven Omdat dat het loonheffingennummer voor de jaaropgave geen verplicht veld is, hebben we besloten om dit niet meer op de jaaropgave te vermelden.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 6. Payrollelementen 30%-regeling (29814899) Melding De bruto inhouding van de 30%-regeling werd niet meer weggeschreven naar payrollelementen.  Oplossing Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30% regeling - variant Excl. extraterritorialekosten Dit is opgelost. Voor de arbeidsvoorwaardenvariant 30%-regeling - Excl. extraterritorialekosten worden de volgende payrollelementen weer berekend: 30% reg. bruto inhouding (periode) 30% reg. bruto inhouding (cumulatief) van 01-01-2023 Geldigheid aangepast: ook hebben we van een aantal cumulatieve payrollelementen van de 30%-regeling de geldigheid veranderd van vast naar jaar. Hierdoor wordt de waarde nu per jaar bijgehouden. Actie Om de payrollelementen te laten berekenen, moet er een herberekening vanaf 01-01-2023 plaatsvinden. 7. Signaal 2328 voor AOW-gerechtigde werknemers  Melding Voor medewerkers die AOW-gerechtigd zijn wordt geen Whk-premie berekend, maar in de Loonaangifte werd wel een aanwas in het cumulatieve premieloon Whk doorgegeven. Hierdoor krijg je een melding van de Belastingdienst. Oplossing We hebben dit met ingang van release 2023-04 opgelost.  Let op: de april release wordt opgeleverd op zaterdag 1 april 2023. Denk eraan dat je voor aangiftes die zijn aangemaakt voordat deze release is geïmplementeerd, nog een melding van de Belastingdienst kunt krijgen; deze kan je dan negeren. Actie Er is geen actie nodig.