Användartips för Visma TransPA

 Säkerhetskontroll används för att med hjälp av en checklista bekräfta att din förar- och fordonsmiljö är OK. Du leds genom en lista av frågor där du anger om allt är OK eller om något behöver åtgärdas. När någon punkt inte är OK kan du enkelt skapa en felrapport som direkt skickas till rätt person för snabb åtgärd.   Det finns två typer av säkerhetskontroller, en som avser förarmiljö/fordon och en som avser släp/trailer. För att använda denna funktion loggar du in i TransPA och väljer Säkerhet följt av Säkerhetskontroll. Välj om du vill göra en säkerhetskontroll för Förare och fordon eller för Släp.   Genomföra en säkerhetskontroll Checklistan visas med de kontrollpunkter som du alltid skall kontrollera. Checklistan kan förändras från dag till dag så gå igenom den noggrant. Börja med att ange vilket fordon du använder. Du kan skriva in både internnummer och registreringsnummer. TransPA föreslår alltid det senaste fordonet du använde. Gå sedan igenom varje kontrollpunkt och ange om den är OK eller underkänd. Om du vill få mer information om vad kontrollpunkten innebär klickar du på Info-knappen. När du har markerat OK eller Underkänd på samtliga kontrollpunkter kan du Spara. Du måste alltså göra ett aktivt val på alla punkter.   Felrapportera Om någon punkt inte är OK klickar du i Underkänd. Då visas detta formulär: Skriv in en tydlig förklaring till varför denna punkt underkänns. Eftersom en bild säger mer än tusen ord kan du även ta en bild och bifoga felrapporten, klicka då på Lägg till bild. Beroende på vilken mobiltelefon du använder kan du därefter ta en bild direkt med kameran eller välja en bild från albumet i telefonen. När du sparar kommer en felrapport att skickas till ansvarig person. Om du underkänner flera punkter skapas flera felrapporter. Du kan se vad som hänt med de felrapporter du har skickat in genom att välja Felrapporter. Här är ett exempel på en chaufförs inrapporterade fel. När skall en säkerhetskontroll genomföras? Det vanligaste är att kontrollen av förare/fordon genomförs när passet påbörjas eller avslutas och att kontrollen av släp genomförs varje gång man byter släp. Information om vad som förväntas av dig som förare får du från dina arbetsgivare. TransPA sparar information om när en säkerhetskontroll har genomförts och vilka kontrollpunkter som satts som OK eller underkänts.  

Tillbudsrapportering är en funktion i TransPA som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka.     Kom igång Välj Säkerhet på startsidan är därefter Tillbud. En meny med dessa alternativ visas.   Från denna sida kan du rapportera fyra olika typer av det som gemensamt kallas för Tillbud. De är Olycka, Tillbud, Skada och Avvikelse. Ditt företag kan använda sig av alla dessa typer eller endast några. Information som rapporteras är snarlik, den viktigaste skillnaden är rubriken som anger vilken typ av åtgärd som skall vidtas. Tänk på att informera er personal om syftet med de olika typerna. Olycka - används för att rapportera en olycka som inträffat under arbetstid. Information skall finnas om hur, var och när olyckan inträffade samt vilka personer som är inblandade. Information om olyckor som rapporteras skall i normalfallet rapporteras vidare till Arbetsmiljöverket. Tillbud - används för att rapportera händelser som hade kunnat leda till en olycka. Information skall finnas om hur, var och när tillbudet uppstod samt en förklaring av händelseförloppet. Gärna med ett förslag till åtgärd. Avvikelse - används för att rapportera resultat som avviker från det förväntade. Beskriv vad avvikelsen innebär och var/när den inträffade. Skada - används för att rapportera alla typer av skador som inte avser personskador. T ex skador på fordon, gods eller på lastnings/lossningsplats. Information om hur, när och var skadan inträffade samt gärna kontaktuppgifter till inblandade personer. Ett tillbud kan rapporteras av både personal och systemanvändare. Läs mer om hur ett tillbud rapporteras i artikeln Rapportera ett tillbud.   Inställningar Du kan välja vilka typer av skador som kan rapporteras. Välj Inställningar så visas denna sida: Välj först vilka typer av tillbud du vill få in rapporter då. Kryssa i Rapportera olycka/skada/olycka/tillbud. På rapporteringssidan visas endast de typer du har valt. De skadetyper som visas när en skada rapporteras är de som finns till höger under rubriken Aktiva skadetyper. För att lägga till en ny klickar du på Lägg till skadetyp, välj språk och anger namnet på denna. Om det finns personal som du vill hjälpa med översättning så kan du välja flera och andra språk i listan men måste då ange benämningen på dessa språk. Här kan du ta hjälp av Google translate. När personalen sedan rapporterar visas det språk du lagt in om webbläsarens språk överensstämmer. Om detta språk saknas visas det första tillgängliga språket.   Om du vill ändra ordningen på skadetyperna markerar du en önskad skadetyp och klickar på pil upp och ned. Klicka på Tillbaka för att gå tillbaka och börja använda inställningarna.

Tillbudsrapportering är en funktion i TransPA som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka. Rapportera Från denna sida kan du rapportera olika typer av tillbud. Ditt företag kan använda sig av alla dessa typer eller endast några. Information som rapporteras är snarlik, den viktigaste skillnaden är rubriken som anger vilken typ av åtgärd som skall vidtas. Stäm av med din arbetsgivare om hur ni skall använda dessa, men här finns några generella råd om när de kan användas. Olycka - används för att rapportera en olycka som inträffat under arbetstid. Information skall finnas om hur, var och när olyckan inträffade samt vilka personer som är iblandade. Information om olyckor som rapporteras skall i normalfallet rapporteras vidare till Arbetsmiljöverket. Skada - används för att rapportera alla typer av skador som inte avser personskador. T ex skador på fordon, gods eller på lastnings/lossningsplats. Information om hur, när och var skadan inträffade samt gärna kontaktuppgifter till inblandade personer. Avvikelse - används för att rapportera resultat som avviker från det förväntade. Beskriv vad avvikelsen innebär och var/när den inträffade. Tillbud - används för att rapportera händelser som hade kunnat leda till en olycka. Information skall finnas om hur, var och när tillbudet uppstod samt en förklaring av händelseförloppet. Gärna med ett förslag till åtgärd.   När du klickar på någon av rapportera-funktionerna visas en sida där du skall ange väsentliga uppgifter om tillbudet. Utseendet kan variera något beroende på typ. Fyll i uppgifterna så noggrant som möjligt. Det har stor betydelse för vilka åtgärder som skall vidtas. Plats - ange var tillbudet inträffade, t ex ort och gatuadress. När du klickar på Hämta plats hämtas den ungefärliga platsen där du befinner dig när du rapporterar. Informationen visas då som en position med koordinater. Den används för närvarande inte till något, vi rekommenderar därför att skriva in platsen i klartext. Tid - ange när tillbudet inträffade. Beskrivning - ange hur tillbudet inträffade. Beskriv så utförligt som möjligt. Bild - bifoga en bild från mobilkameran som kompletterar informationen. Inblandade - ange vilka personer förutom du själv som på något sätt är inblandade i tillbudet samt deras kontaktuppgifter. När du klickar på Spara skapas en felrapport utifrån din rapportering. Du kan följa vad som sker med denna rapport om du går till funktionen Felrapporter. Där kan du se vem som är ansvarig och aktuell status.

Vid vissa tillfällen kan denna lönesnurra, som översätter mellan minuter och hundradelar, vara väldigt användbar, då TransPA använder sig av hundradelar vid alla tillfällen där tidens längd visas. Ni kanske vill få klarhet i exempelvis arbetstidsförkortningen och behöver hjälp i löneberäkningen.   Observera att hundradelarna är avrundade till 2 decimaler. Eftersom det är lika många värden som är avrundade uppåt som nedåt, jämnar det dock ut sig i genomsnittet.

 I TransPA finns utöver ordinarie övertids- och komptidsberäkning även möjlighet för att låta över- och underskjutande tid hanteras mot flextidsbanken. Hanteringen sker helt automatiskt, både i tidrapporteringen och i Löneberäkningen.   I Verktyg - Inställningar - Tidrapportering finns inställning för flexhantering. Observera att flextidshanteringen är som standard markerad för tjänstemän Om flexhantering är vald i inställningarna kommer det att vara förvalt i tidrapporteringen. Flextid räknas per minut för alla över- och underskjutande tid. OBS. För att flextid skall vara möjligt att välja i tidrapporteringen, behöver både Flexsaldo och kompsaldo visas. Det betyder att om flexsaldo eller kompsalda valt att döljas i tidrapporteringen kommer det inte vara möjligt att använda flextid.  

 Vi har tagit fram en del åtgärder till hjälp för dig som kund, att leva upp till rollen personuppgiftsansvarig. Notera att Visma TransPA inte kan hänvisa i frågor angående vilka data som bör raderas eller anonymiseras. Skriv ut det bifogade dokumentet, fyll i det efter önskemål och skicka in det signerade dokumentet till support.transpa@visma.com Vi kommer då att bekräfta begäran till avsändaren. Kostnad för GDPR Tjänstepaket är 2995 kr ex moms/tillfälle.

Har du valt att ha anställda enligt Tjänstemannaavtalet (TMA) i samma företag som övrig personal är det några saker gällande frånvaroaktiviteter som är bra att veta.   Som regel så kan du använda samma aktivitetstyp oavsett vilket avtalsområde de anställda tillhör. Sjuk, Semester, Kompledig och Flexledig genererar automatiskt rätt löneart efter avtalsområde.   För aktivitetstyperna Pappaledig och Vård av barn skall den löneart som väljs på själva aktivitetstypen vara för Övriga Avtal. När aktivitetstypen används för en anställd enligt TMA, kommer lönearten för TMA däremot att genereras.   Exempel: Karl som är förare går på Transportavtalet. Lisa är tjänsteman och går på Tjänstemannavtalet. På aktivitetstypen Vård av Barn har jag valt lönearten som hör till Övriga avtal. I Löneartsregistret har jag två olika löneartsnummer för Vård av Barn När jag registrerar Vård av Barn på Karl kommer lönearten för Övriga avtal (Löneartsnummer 556) att genereras i Löneberäkningen. När jag registrerar Vård av Barn på Lisa kommer lönearten för TMA (Löneartsnummer 668) att genereras i Löneberäkningen.   Övriga aktivitetstyper Om du önskar att frånvaro skall generera olika lönearter beroende på vilket avtalsområde den anställde tillhör, så behöver du skapa nya aktivitetstyper för Föräldraledig, Tjänstledig osv.  Gå till Register->Aktivitetstyper->Lägg till Aktivitetstyp. Ange namn tex. "Föräldraledig TMA" och välj tillhörande löneart för TMA