Användartips för Visma TransPA

Oplanerade pass hamnar i TransPA kalender som pass utan personal. De visas överst i kalendern. Ser du inte några pass utan personal så kan det bero på att du inte har visningen påslagen. Du slår på och av funktionen genom denna symbol i menyraden:   Med oplanerade pass avses pass som ännu inte har någon person tillsatt. De starkt röda har skapats från antingen ett schema där man inte kunnat avgöra vem som ska köra ett visst uppdrag vid tidpunkt då schemat lades ut, eller har det lagts till som ett enstaka pass direkt i kalendern - kanske har ni fått ett uppdrag nära i tiden som ni vill flagga upp för, men vet inte ännu vem som ska utföra körningen.   Oplanerade pass med rosa färg har uppstått när en frånvaro har registrerats på en annan person. I exemplet nedan har Torbjörn blivit sjuk den 21 och 22 januari. När frånvaron registreras kopieras hans pass för dessa dagar och hamnar i pass utan personal som en hjälp till er och för att ni ska bli varse att ni behöver hitta en ersättare att tillsätta. Tycker du att listan med oplanerade pass är för lång, svår att överblicka och att det därför är svårt att använda denna annars smarta funktion? Lugn, det finns det en lösning på det. För att undvika det kan du använda funktionerna för gruppering och filtrering även för de oplanerade passen. När du filtrerar kalendern på stationsort eller arbetsledare så kommer endast de pass som tillhör valda stationsorter/arbetsledare att visas. För att detta skall fungera skall du gruppera dina passmallar efter stationsort och/eller arbetsledare. Du gör det genom att öppna passmallen i redigeringsläge och sätta dessa två fält efter dina behov. Exempel: När du gått igenom alla passmallar och grupperat dom efter dina behov kan du prova resultatet i kalendern. När jag i exemplet ovan väljer ett filter där endast stationsorten Håby skall visas blir resultatet detta:   Som du kan se visas nu endast de pass som tillhör stationsorten Håby. Men, även de pass som inte tillhör någon stationsort visas. Genom detta kan du välja att vissa pass alltid skall visas för alla stationsorter.   Ovanstående gäller oavsett om du väljer att filtrera på stationsort eller arbetsledare. Om du väljer att filtrera på något annat än stationsort eller arbetsledare kommer alla pass att visas. Detta påverkar endast vilka oplanerade pass som skall visas. Filtreringen fungerar i övrigt precis som tidigare, dvs de påverkar vilka personer som skall visas i kalendern. Du kan enkelt se när du har valt ett filter genom att knappen är orange:  

Enligt Transportavtalet så får inte en rast vara kortare än 15 minuter om den ska betraktas som rast. Denna tid betraktas istället som arbete. Detta kan man se resultatet av när färdskrivartider summeras. I detta exempel nedan så visade Scanias färdskrivartid totalt 14:09, alltså 14 timmar och 9 minuter. Till skillnad från er färdskrivarleverantör så visar TransPA istället minuter i hundradelar. 14.25 motsvarar 14 timmar och 15 minuter. TransPA visar alltså 6 minuter mer. Varför? Här nedan förklarar vi orsaken.    

Felrapport kan komma in i TransPA från tre olika håll. De kan komma från tillbudsrapporteringen eller som en felanmälan i säkerhetskontrollen. De kan också komma från behörighetskontrollen om ni valt att det ska skapas en felrapport då en behörighet gått ut. Oavsett hur de skapas så hanteras de på samma sätt. De skall bedömas och åtgärder skall vidtas. På startsidan i TransPA visas alltid hur många nya felrapporter som kommit in. Det är det totala antalet inkomna felrapporter som visas, alltså oberoende av vilken systemanvändare som era anställda har valt då felrapporten skapats. Här kan du se att fem nya fel finns rapporterade som skall hanteras. Klicka på knappen och välj sedan Felrapporter. En lista över samtliga felrapporter visas. Fem nya rapporter och två som är pågående. (Du har även möjlighet att se de som är avslutade genom att kryssa i Klart överst i listan.) För att påbörja en åtgärd klickar du på Redigera. Nu får du se all information om felet. Om någon annan än du själv skall påbörja en åtgärd byter du person i fältet för Ansvarig. Det är då lämpligt att lämna Status som Ny för att den personen skall se att det är en ny felrapport som kommit in.   Om du skall vidta åtgärd är det lämpligt att sätta status som Pågående. Den personen som rapporterade kan då se att det har tagits om hand och vem som håller i ärendet. Lägg gärna till löpande kommentarer om ärendet. Varje kommentar tidsstämplas så att ni enkelt kan följa processen. Detta är värdefullt även när ärendet är avklarat vid t ex en kvalitetsrevision.   När felrapporten är behandlad i sin helhet kan du sätta status till Klar. Då försvinner den från listan över öppna felrapporter.

 Vill du vara säker på att dina chaufförer lämnar ifrån sig ett helt och rent fordon efter dagens arbetspass? Eller att på ett enkelt sätt få in felrapporter avseende er förar- eller fordonsmiljö? Eller att genomföra en smidig kontroll av att alla däck har tillräckligt mönsterdjup? Då är funktionerna för säkerhetskontroll ett enkelt verktyg för din verksamhet. Med dessa kan du sätta upp checklistor som din personal använder under sitt arbetspass. Om något avviker från det förväntade upprättas felrapporter som du kan följa upp.   Checklistor Två typer av checklistor kan upprättas, Förare och fordon och Släp. Båda fungerar på samma sätt men har olika användningsområde. Förare och fordon Används när en chaufför påbörjar eller avslutar ett arbetspass. Checklistan innehåller kontrollpunkter som säkerställer att både förarens arbetsmiljö och fordonets tekniska utförande håller den nivå som är förväntat. Kryssa i valet Säkerhetskontroll av förare och fordon när du vill börja använda denna checklista. Släp Används varje gång ett nytt efterfordon kopplas till eller av. Checklistan innehåller kontrollpunkter som säkerställer att släpet är i det förväntade utförandet. Kryssa i valet Säkerhetskontroll av släp när du vill börja använda denna checklista.   Skapa en checklista Välj Säkerhet och Säkerhetskontroll. Klicka därefter på Inställningar för att skapa din första checklista.   Här anpassar du checklistan för Förare och fordon samt checklistan för Släp. En checklista innehåller aktiva och inaktiva kontrollpunkter. I TransPA finns det ett antal fördefinierade kontrollpunkter som du kan välja bland. Om du vill använda en av dessa klickar du på den och väljer Ange som valbar. Punkten flyttas då från höger sida till vänster sida och den är nu aktiv, dvs synlig i den checklista som personalen använder. Om du vill ändra ordningen på dessa markerar du en punkt i listan med aktiva kontrollpunkter och klickar på pilarna för att förflytta den uppåt eller nedåt. När du vill lägga till en egen kontrollpunkt klickar du på Lägg till kontrollpunkt för förare och fordon och ett formulär visas. Här anger du de uppgifter som skall finnas om denna kontrollpunkt. Typ av kontrollpunkt - anger om den skall finnas i listan för Förare och fordon eller för Släp. Ansvarig - anger vem som skall anges om ansvarig för de felrapporter som skapas baserat på denna kontrollpunkt. T ex om kontrollpunkten avser fordonets status anges företagets fordonsansvarig. Dessa personer skall finnas upplagda som systemanvändare. Lägg till översättning - en kontrollpunkt kan beskrivas i mer än ett språk. Det är användbart om du har chaufförer som inte är svensktalande. Du kan lägga till texter på valfritt antal språk. Personalen kommer att se det språk som webbläsaren är inställd på att visa. Namn - rubriken för just denna kontrollpunkt. Beskrivning - en utförlig förklaring av vad som skall kontrolleras. Klicka på Spara när du har skrivit in texten på de språk som du behöver och klicka därefter på Ange som valbar. Om du behöver ändra informationen klickar du på pennan för aktuell rad. Du kan även ta bort den helt genom att klicka på papperskorgen.   Testa checklistorna När du har skapat en checklista kan du testa den direkt genom att göra en säkerhetskontroll. Klicka på någon av de två vänstra knapparna nedan. Checklistan visas nu upp på precis samma sätt som den visas för personalen när de är inloggade i TransPA för tidsrapportering. Här är ett enkelt exempel på en checklista: Om du upptäcker något som inte är helt som du vill ha det går du bara tillbaka till Inställningar och gör en slutjustering. Om du vill återgå till de ursprungliga kontrollpunkterna kan du göra det genom att klicka på knappen Lägg till fördefinierade kontrollpunkter. Alla kontrollpunkter kommer då att ersättas med de som finns med i grunduppsättningen. Läs mer om hur personalen använder denna funktion i artikeln Genomföra en säkerhetskontroll.  

 Säkerhetskontroll används för att med hjälp av en checklista bekräfta att din förar- och fordonsmiljö är OK. Du leds genom en lista av frågor där du anger om allt är OK eller om något behöver åtgärdas. När någon punkt inte är OK kan du enkelt skapa en felrapport som direkt skickas till rätt person för snabb åtgärd.   Det finns två typer av säkerhetskontroller, en som avser förarmiljö/fordon och en som avser släp/trailer. För att använda denna funktion loggar du in i TransPA och väljer Säkerhet följt av Säkerhetskontroll. Välj om du vill göra en säkerhetskontroll för Förare och fordon eller för Släp.   Genomföra en säkerhetskontroll Checklistan visas med de kontrollpunkter som du alltid skall kontrollera. Checklistan kan förändras från dag till dag så gå igenom den noggrant. Börja med att ange vilket fordon du använder. Du kan skriva in både internnummer och registreringsnummer. TransPA föreslår alltid det senaste fordonet du använde. Gå sedan igenom varje kontrollpunkt och ange om den är OK eller underkänd. Om du vill få mer information om vad kontrollpunkten innebär klickar du på Info-knappen. När du har markerat OK eller Underkänd på samtliga kontrollpunkter kan du Spara. Du måste alltså göra ett aktivt val på alla punkter.   Felrapportera Om någon punkt inte är OK klickar du i Underkänd. Då visas detta formulär: Skriv in en tydlig förklaring till varför denna punkt underkänns. Eftersom en bild säger mer än tusen ord kan du även ta en bild och bifoga felrapporten, klicka då på Lägg till bild. Beroende på vilken mobiltelefon du använder kan du därefter ta en bild direkt med kameran eller välja en bild från albumet i telefonen. När du sparar kommer en felrapport att skickas till ansvarig person. Om du underkänner flera punkter skapas flera felrapporter. Du kan se vad som hänt med de felrapporter du har skickat in genom att välja Felrapporter. Här är ett exempel på en chaufförs inrapporterade fel. När skall en säkerhetskontroll genomföras? Det vanligaste är att kontrollen av förare/fordon genomförs när passet påbörjas eller avslutas och att kontrollen av släp genomförs varje gång man byter släp. Information om vad som förväntas av dig som förare får du från dina arbetsgivare. TransPA sparar information om när en säkerhetskontroll har genomförts och vilka kontrollpunkter som satts som OK eller underkänts.  

Tillbudsrapportering är en funktion i TransPA som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka.     Kom igång Välj Säkerhet på startsidan är därefter Tillbud. En meny med dessa alternativ visas.   Från denna sida kan du rapportera fyra olika typer av det som gemensamt kallas för Tillbud. De är Olycka, Tillbud, Skada och Avvikelse. Ditt företag kan använda sig av alla dessa typer eller endast några. Information som rapporteras är snarlik, den viktigaste skillnaden är rubriken som anger vilken typ av åtgärd som skall vidtas. Tänk på att informera er personal om syftet med de olika typerna. Olycka - används för att rapportera en olycka som inträffat under arbetstid. Information skall finnas om hur, var och när olyckan inträffade samt vilka personer som är inblandade. Information om olyckor som rapporteras skall i normalfallet rapporteras vidare till Arbetsmiljöverket. Tillbud - används för att rapportera händelser som hade kunnat leda till en olycka. Information skall finnas om hur, var och när tillbudet uppstod samt en förklaring av händelseförloppet. Gärna med ett förslag till åtgärd. Avvikelse - används för att rapportera resultat som avviker från det förväntade. Beskriv vad avvikelsen innebär och var/när den inträffade. Skada - används för att rapportera alla typer av skador som inte avser personskador. T ex skador på fordon, gods eller på lastnings/lossningsplats. Information om hur, när och var skadan inträffade samt gärna kontaktuppgifter till inblandade personer. Ett tillbud kan rapporteras av både personal och systemanvändare. Läs mer om hur ett tillbud rapporteras i artikeln Rapportera ett tillbud.   Inställningar Du kan välja vilka typer av skador som kan rapporteras. Välj Inställningar så visas denna sida: Välj först vilka typer av tillbud du vill få in rapporter då. Kryssa i Rapportera olycka/skada/olycka/tillbud. På rapporteringssidan visas endast de typer du har valt. De skadetyper som visas när en skada rapporteras är de som finns till höger under rubriken Aktiva skadetyper. För att lägga till en ny klickar du på Lägg till skadetyp, välj språk och anger namnet på denna. Om det finns personal som du vill hjälpa med översättning så kan du välja flera och andra språk i listan men måste då ange benämningen på dessa språk. Här kan du ta hjälp av Google translate. När personalen sedan rapporterar visas det språk du lagt in om webbläsarens språk överensstämmer. Om detta språk saknas visas det första tillgängliga språket.   Om du vill ändra ordningen på skadetyperna markerar du en önskad skadetyp och klickar på pil upp och ned. Klicka på Tillbaka för att gå tillbaka och börja använda inställningarna.

Tillbudsrapportering är en funktion i TransPA som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka. Rapportera Från denna sida kan du rapportera olika typer av tillbud. Ditt företag kan använda sig av alla dessa typer eller endast några. Information som rapporteras är snarlik, den viktigaste skillnaden är rubriken som anger vilken typ av åtgärd som skall vidtas. Stäm av med din arbetsgivare om hur ni skall använda dessa, men här finns några generella råd om när de kan användas. Olycka - används för att rapportera en olycka som inträffat under arbetstid. Information skall finnas om hur, var och när olyckan inträffade samt vilka personer som är iblandade. Information om olyckor som rapporteras skall i normalfallet rapporteras vidare till Arbetsmiljöverket. Skada - används för att rapportera alla typer av skador som inte avser personskador. T ex skador på fordon, gods eller på lastnings/lossningsplats. Information om hur, när och var skadan inträffade samt gärna kontaktuppgifter till inblandade personer. Avvikelse - används för att rapportera resultat som avviker från det förväntade. Beskriv vad avvikelsen innebär och var/när den inträffade. Tillbud - används för att rapportera händelser som hade kunnat leda till en olycka. Information skall finnas om hur, var och när tillbudet uppstod samt en förklaring av händelseförloppet. Gärna med ett förslag till åtgärd.   När du klickar på någon av rapportera-funktionerna visas en sida där du skall ange väsentliga uppgifter om tillbudet. Utseendet kan variera något beroende på typ. Fyll i uppgifterna så noggrant som möjligt. Det har stor betydelse för vilka åtgärder som skall vidtas. Plats - ange var tillbudet inträffade, t ex ort och gatuadress. När du klickar på Hämta plats hämtas den ungefärliga platsen där du befinner dig när du rapporterar. Informationen visas då som en position med koordinater. Den används för närvarande inte till något, vi rekommenderar därför att skriva in platsen i klartext. Tid - ange när tillbudet inträffade. Beskrivning - ange hur tillbudet inträffade. Beskriv så utförligt som möjligt. Bild - bifoga en bild från mobilkameran som kompletterar informationen. Inblandade - ange vilka personer förutom du själv som på något sätt är inblandade i tillbudet samt deras kontaktuppgifter. När du klickar på Spara skapas en felrapport utifrån din rapportering. Du kan följa vad som sker med denna rapport om du går till funktionen Felrapporter. Där kan du se vem som är ansvarig och aktuell status.

Vid vissa tillfällen kan denna lönesnurra, som översätter mellan minuter och hundradelar, vara väldigt användbar, då TransPA använder sig av hundradelar vid alla tillfällen där tidens längd visas. Ni kanske vill få klarhet i exempelvis arbetstidsförkortningen och behöver hjälp i löneberäkningen.   Observera att hundradelarna är avrundade till 2 decimaler. Eftersom det är lika många värden som är avrundade uppåt som nedåt, jämnar det dock ut sig i genomsnittet.

 I TransPA finns utöver ordinarie övertids- och komptidsberäkning även möjlighet för att låta över- och underskjutande tid hanteras mot flextidsbanken. Hanteringen sker helt automatiskt, både i tidrapporteringen och i Löneberäkningen.   I Verktyg - Inställningar - Tidrapportering finns inställning för flexhantering. Observera att flextidshanteringen är som standard markerad för tjänstemän Om flexhantering är vald i inställningarna kommer det att vara förvalt i tidrapporteringen. Flextid räknas per minut för alla över- och underskjutande tid. OBS. För att flextid skall vara möjligt att välja i tidrapporteringen, behöver både Flexsaldo och kompsaldo visas. Det betyder att om flexsaldo eller kompsalda valt att döljas i tidrapporteringen kommer det inte vara möjligt att använda flextid.  

 Vi har tagit fram en del åtgärder till hjälp för dig som kund, att leva upp till rollen personuppgiftsansvarig. Notera att Visma TransPA inte kan hänvisa i frågor angående vilka data som bör raderas eller anonymiseras. Skriv ut det bifogade dokumentet, fyll i det efter önskemål och skicka in det signerade dokumentet till support.transpa@visma.com Vi kommer då att bekräfta begäran till avsändaren. Kostnad för GDPR Tjänstepaket är 2995 kr ex moms/tillfälle.

Har du valt att ha anställda enligt Tjänstemannaavtalet (TMA) i samma företag som övrig personal är det några saker gällande frånvaroaktiviteter som är bra att veta.   Som regel så kan du använda samma aktivitetstyp oavsett vilket avtalsområde de anställda tillhör. Sjuk, Semester, Kompledig och Flexledig genererar automatiskt rätt löneart efter avtalsområde.   För aktivitetstyperna Pappaledig och Vård av barn skall den löneart som väljs på själva aktivitetstypen vara för Övriga Avtal. När aktivitetstypen används för en anställd enligt TMA, kommer lönearten för TMA däremot att genereras.   Exempel: Karl som är förare går på Transportavtalet. Lisa är tjänsteman och går på Tjänstemannavtalet. På aktivitetstypen Vård av Barn har jag valt lönearten som hör till Övriga avtal. I Löneartsregistret har jag två olika löneartsnummer för Vård av Barn När jag registrerar Vård av Barn på Karl kommer lönearten för Övriga avtal (Löneartsnummer 556) att genereras i Löneberäkningen. När jag registrerar Vård av Barn på Lisa kommer lönearten för TMA (Löneartsnummer 668) att genereras i Löneberäkningen.   Övriga aktivitetstyper Om du önskar att frånvaro skall generera olika lönearter beroende på vilket avtalsområde den anställde tillhör, så behöver du skapa nya aktivitetstyper för Föräldraledig, Tjänstledig osv.  Gå till Register->Aktivitetstyper->Lägg till Aktivitetstyp. Ange namn tex. "Föräldraledig TMA" och välj tillhörande löneart för TMA