Question Date  formats in Chrome appear incorrectly in TransPA ( MM/DD/YYYY), how can i change it to UK date format ( DD/MM/YYY) ? Cause  Google Chrome tends to be installed with U.S. English settings by default in English-speaking countries. This defaults the date stamps seen in TransPA to the format of MM/DD/YYYY which is not the standard for countries outside the U.S.  Chrome does not use your machines localisation settings like Internet Explorer and so you must set the preferred view inside Chrome settings.   Solution To change the option to a standard DD/MM/YYYY. (Optionally update your language settings to non-U.S)   Go to Chrome Options (3 vertical pips in the top right hand corner) Choose Settings. Choose Show Advanced Options. Under Language, click on Language and input settings…  Click Add and find your location specific language e.g. English (United Kingdom) and add it to the existing list. You can also click the Use this language for spell checking button to ensure that you get localised spelling. PUT the language at the top of the list using … on the right of the language  Restart chrome.  

TransPA erbjuder dig en enkel och smidig möjlighet att skapa en handbok för din personal. I handboken kan du publicera alla dokument som din personal behöver ha tillgång till, t ex personalpolicy, kvalitetspolicy, lastningsinstruktioner, förarhandbok m m. Handboken kan läsas direkt i mobiltelefonen via personalens tidsrapportering.   Handboken bygger du upp genom att lagra önskade dokument på en yta som er personal kan nå. Kanske har ni redan en lagringstjänst för detta som ni vill använda, Google Drive, Microsoft Onedrive, en sharepoint-miljö, intranät eller dylikt. För att tjänsten ska fungera tillsammans med TransPA så måste ytans sökväg innehålla en webbadress som innehåller http:// eller https://   Tips! För att ytterligare förenkla för förarna, för ibland kan det vara problem att öppna alla filtyper på telefon som man normalt kan öppna en dator, kan du rekommendera att de laddar ner Dropbox-appen. De behöver inte skapa egna dropboxkonton, men de kan visa de vanligaste filtyperna direkt i appen. Finns på Apple Store och Google Play.    Exempel vid påkoppling mot lagringsyta i Dropbox I detta exempel nedan visar vi hur du kan använda tjänsten med Dropbox, som är en tjänst för molnbaserad dokumentlagring som används av miljontals användare över hela världen. Gör så här för att skapa din första handbok.   Om du redan har ett Dropbox-konto kan du förstås använda det. Gå då direkt till Skapa en handbok   Skapa ett konto hos Dropbox Gå till www.dropbox.com Fyll i alla uppgifter som behövs för att skapa ett konto.   Efter att du registrerat dig loggas du in automatiskt, samtidigt som en bekräftelse skickas till din e-postadress. I det mailet finns en länk för att verifiera sitt konto, vilket krävs för att man ska kunna dela sidor, så följ instruktionerna i mailet, innan du går vidare med kontoadministrationen.   När du är inloggad på Dropbox.com för första gången får du välja vilken typ av konto du vill ha, och det räcker alldeles tillräckligt att ha Dropbox Basic/Dropbox för privatpersoner. När du är klar kommer du till slut till startsidan, som ser ut på följande sätt:   Skapa en handbok För att få en bra överblick av din handbok rekommenderar vi att du skapar en egen mapp där du lägger alla de dokument som skall visas för din personal. Klicka på Filer uppe till vänster, följt av  Ny mapp längst till höger. Mappen som skapas kan du för enkelhetens skull kalla Handbok.    Nu när du har en mapp är det dags att lägga upp strukturen för handboken, t ex om du behöver undermappar och liknande. Dubbelklicka på din nya mapp för att "gå in i den" och här du möjligheten att skapa mer mappar men också att ladda upp filer. Bra idé kan vara att din handboks struktur och filer klar på din dator, så är det bara en fråga om att återskapa den på Dropbox.   När du klickar på Ladda upp filer öppnas en filväljare, och om du håller in Ctrl har du möjlighet att ladda upp flera filer på en gång. När du är nöjd med upplägget är det dags att dela mappen Handbok.    Dela och aktivera handboken Klicka på Mina filer för att komma högst upp i mappstrukturen. Här ska du se den första mappen du skapade, Handbok.  Klicka på Dela för att göra den nåbar även för andra. Du behöver inte ange vem som ska delas till, för syftet är att handboken ska nås via en länk, som finns att finna via TransPA. Klicka därför på Skapa en länk följt av Kopiera länk.   Öppna ett nytt fönster eller flik i din webbläsare och logga in på connect.mytranspa.com. Gå till Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar. I rutan URL för handboken klistrar du in länken du fick från Dropbox, och sparar sedan.   Nu är handboken aktiverad och nås via menyn handbok på startsidan efter era anställda loggar in till TransPAs tidrapportering, mytranspa.com. Menyns visning för era anställda är identisk med den ni ser som systemanvändare. Efter att man trycker på handbok så möts man av denna sida. De anställda slussas då till molntjänstens mappar och dokument som ni delat ut för åtkomst. Som administratör kommer du till molntjänstens större yta där du kan administrera och vässa handboken ytterligare genom att organisera filer och styra åtkomster. OBS! Skulle du istället, som administratör, mötas av denna sida nedan när du klickar på handbok, så beror det säkerligen på att du precis adderat länken som startar igång funktionen. Logga i så fall ut och tillbaks in en gång i TransPA så kommer du slippa mötas av denna text framöver.   Hoppas att funktionen tillför värde i er verksamhet!      

När Tjänstemannaavtalet är aktiverat på företaget kommer det för tjänstemän att beräknas lön enligt Tjänstemannaavtalet. För att detta skall vara möjligt har det även skapats upp en del nya lönearter. I Löneartsregistret finns nu lönearter separerade på avtalsområde. Dessa lönearter behöver ett löneartsnummer för att kunna exporteras till ett lönesystem.   Det betyder att en person som är registrerad som tjänsteman enbart kommer att generera lönearter markerade med Tjänstemannaavtalet. Till exempel kan ni ha ett löneartsnummer för Månadslön för kollektivanställda och ett annat löneartsnummer för tjänstemännens Månadslön. Aktuella lönearter för Tjänstemanna avtalet Månadslön Dagslön Timlön Mertid Övertid Undertid Komptid Flextid Semestertillägg Semesterersättning Sjukavdrag Frånvaro med lön Vård av barn Pappaledig Tjänstledig Restid Traktamente Arbetad tid Tillägg         Månadslön Beräknas för arbetstagare med löneformen Månadslön. Dagslön Beräknas för löneformen Månadslön när anställningen påbörjas eller avslutas under utbetalningsmånaden. Månadslön beräknas då inte Timlön Beräknas för arbetstagare med löneformen Timlön/månad. Mertid Beräknas för arbetstagare med deltidsanställning. Utgår när arbetstagaren arbetat mer än normal tid arbetstid under en dag. Med normal tid avses den tid som denne skall arbeta enligt sitt deltidsmått. Exempel: vid 20 tim. arbetstid/vecka är arbetstagarens arbetstid/dag = 4 tim Övertid Övertid uppstår när arbetstagaren har utfört arbete utöver den ordinarie arbetstiden. Avstämning kan ske per dag (8 tim. helgfri vardag) eller per vecka (40 tim. helgfri vecka). Valet anges i anställningskontraktet. Beräknas för alla löneformer. Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid ingår i lönen, eller om komptid eller flextid är registrerat i tidrapporten Övertid enkel Övertid kvalificerad Undertid Undertid uppstår när arbetstagaren arbetstid inte uppnår ordinarie arbetstiden. Avstämning kan ske per dag (8 tim. helgfri vardag) eller per vecka (40 tim. helgfri vecka). Valet anges i anställningskontraktet. Beräknas ej om komptid eller flextid är markerat i tidrapporten Komptid Arbetstagaren kan ange om över- och undertid skall hanteras i komptid. Detta sker genom att på tidrapporten kryssa välja "Komptid" Valet sker per avstämningsperiod, dvs. dag eller vecka. En arbetstagare kan alltså välja att spara övertid till kompbanken en avstämningsperiod och få övertiden utbetald i pengar för en annan avstämningsperiod. Vid överskjutande tid används lönearterna Överföring till kompbank enkel/kvalificerad istället för Övertid enkel/kvalificerad, och vid undertid används lönearten Uttag från kompbanken OBS: Den tid som valts att sparas till kompbanken beräknas på samma sätt som övertid. Det betyder att även Överföring till kompbanken avrundas till fullgjorda kvartstimmar. Överföring till kompbank enkel Överföring till kompbank kvalificerad Uttag från kompbank Beräknas när arbetstagaren önskar att kvitta frånvaro mot innestående tid i kompbanken. Kvittningen kan ske på två sätt: Arbetstagaren kryssar på tidrapporten i 'Komptid'. Detta innebär att arbetstagaren har arbetat del av dag och önskar att återstoden skall plockas från kompbanken. Arbetstagaren registrerar en frånvaro av typen Kompledig. Detta innebär att det antal timmar som registreras skall plockas från kompbanken. Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid inte skall beräknas för arbetstagaren Flextid Överföring till flexbank Som ett kompelment till komptid finns nu även möjlighet att hantera över- resp undertid med flextid. Flextid är som standard aktiverat och förvalt i tidrapporteringen. Läs mer om flextid här Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid inte skall beräknas för arbetstagaren Uttag från flexbanken Beräknas när arbetstagaren önskar att kvitta frånvaro mot innestående tid i flexbanken. Kvittningen kan ske på två sätt: Arbetstagaren kryssar på tidrapporten i 'Flextid'. Detta innebär att arbetstagaren har arbetat del av dag och önskar att återstoden skall plockas från flexbanken. Arbetstagaren registrerar en frånvaro av typen Flexledig. Detta innebär att det antal timmar som registreras skall plockas från flexbanken. Semestertillägg Semestertillägg utgår för uttagna betalda semesterdagar. Beräknas för löneformen Månadslön. Intjänandeår är 1 april-31 mars. Semesterersättning Semestersättning utgår för löneformen Timlön. Beräknas när företagsinställningen Beräkna semesterersättning för timanställda är vald.   Sjukavdrag Sjukavdrag dag 1 Beräknas för den första sjukdagen i varje sjuklöneperiod under avräkningsmånaden. Om personen återinsjuknar inom 5 kalenderdagar betraktas det som samma sjukperiod som den tidigare. Sjukavdrag dag 2-14 Beräknas för dag 2-14 under sjuklöneperioden. Sjukavdrag dag 15-90 Eter sjuklöneperioden skall sjukavdrag ske med dagsavdrag. Dagsavdraget sker varje kalenderdag. Beräknas endast för löneformen Månadslön. Värdet för dagsavdraget sker enligt två modeller beroende på om arbetstagarens månadslön ligger över eller under en lönegräns. Gränsvärdet är 10 x prisbasbelopp / 12 (prisbasbeloppet hämtas från generell inställning) Sjukavdraget per dag får inte överstiga ((fasta kontanta månadslönen x 12) / 365). I fast kontant månadslön skall fasta lönetillägg inkluderas. Sjukavdrag dag 91> Beräknas när sjukperioden överstiger 90 dagar. Beräknas endast för löneformen Månadslön. Frånvaro med lön Beräknas för löneformen Månadslön. Vård av Barn Beräknas för löneformen Månadslön Pappaledig Beräknas för löneformen Månadslön Tjänstledig Beräknas för löneformen Månadslön. Alla former av tjänstledighet beräknas enligt denna modell. Varje frånvaroorsak särredovisas med namn och löneart och beräknas som separata frånvaroperioder. Varje frånvaroorsak har tre möjliga lönearter, Del av dag, Dag 1-5, Dag 6>. Tjänstledig del av dag Tjänstledig dag 1-5 Denna löneart beräknas när frånvaroperioden är 1-5 arbetsdagar. Tjänstledig dag 6> Denna löneart beräknas när frånvaroperioden är längre än 5 arbetsdagar. Restid Restid utgår för all rapporterad tid med arbetsuppgiften Restid. Restiden fördelas på lönearterna Enkel och Kvalificerad beroende på när restiden utförts. Eftersom restid endast kan utföras utanför ordinarie arbetstid sker inget avdrag för rast som registrerats under restiden. beräknas för alla löneformer Kvalificerad Restid Enkel Traktamente Beräknas enligt Skatteverkets regler. Beräknas för alla löneformer. Inrikes traktamente dag Inrikes traktamente logi Utrikes traktamente dag Utrikes traktamente logi Skattefritt traktamente Skattepliktigt traktamente Arbetad tid Beräknas på samma sätt som för övriga avtal. Tillägg Personliga tillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal med dessa undantag: lönetillägg per löneperiod skall inte beräknas första och sista anställningsmånaden vid Månadslön. De ingår då i dagslönen. Arbetsuppgiftstillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal. Tidnyckeltillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal

En tidnyckel är en ersättning som skall utgå på en speciell tidsperiod på dygnet, -veckodag, eller -helgdag. Ersättningen är kontant och ges som ett fast belopp per timma eller i procent av timlönen. Tidnyckel kan kopplas till valfri Löneart. Under Register - Tidnycklar lägger ni till tidnycklar.   Viktigt att tänka på är att om ni har en extra ersättning som ska löpa från ett dygn till ett annat så behöver ni lägga upp klockslag per dag. Se detta fall nedan, med extra ersättning 22-06. När tidnyckeln är registrerad kan du öppna personkortet till en anställd som skall ha tillägget, och markera aktuell tidnyckel.  

TransPA utför beräkning av sjuklön automatiskt, men önskar du utföra en egen kontrollberäkning, så visar denna artikel hur du går till väga för att beräkna sjuklönen för en anställd som går på arbetsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").   När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket då menas med att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.   Exempel Här är ett exempel på hur systemet räknar sjuklön på en anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.     För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan   Här är underlaget för Juli - Augusti - September som behöver räknas samman.     Juli löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            2130 kr Premiekomp                    725 kr Schemalöst arbete          435 kr Ob-tillägg vardag             408 kr Ob-tillägg helg                 204 kr   Tot sum:                      32416 kr   Arbetad tid                      145h Föräldraledig                       8h   Tot Tid :                             153h          Augusti löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            4260 kr Premiekomp                    650 kr Schemalöst arbete         390 kr Ob-tillägg vardag            272 kr Måltidskuponger            600 kr   Tot sum:                      34686 kr    Arbetad tid                     130 h Semesterfrånvaro           56 h   Tot tid:                              186 h          September löneperiod. Månadslön                          28514 kr Övertid                                   2621 kr Premiekomp                           880 kr Schemalöst arbete                528 kr Ansvarstillägg                      3000 kr Ob-tillägg vardag                  272 kr Måltidskuponger                  850 kr   Tot sum:                            36665 kr   Arbetad tid                            176 h Uttag från kompbank              8 h   Tot tid:                                    184 h       Räkna samman alla värden från varje månad se nedan. Månader Arbetad tid Inkomst  Juli 153 h 32,416kr  Augusti 186 h 34,686 kr September 184 h 36,665 kr  Total 523 h 103767 kr   Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80  103767 /  523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h        Här listar vi upp vilka månader som den anställde blir sjuk i och vilka månader som man skall kontrollera löneunderlaget i.   Beräkna sjuklön för den anställde under Jan - Feb - Mars kontrollera föregående kalenderkvartal Okt - Nov - Dec löneperiod .  Beräkna sjuklön för den anställde under Juli - Aug - Sept kontrollera föregående kalenderkvartal April - Maj - Juni löneperiod. Beräkna sjuklön för den anställde under Okt - Nov - Dec kontrollera föregående kalenderkvartal Juli - Aug  - Sept löneperiod.     Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall räknas samman kolla i denna artikeln: Beräkning av sjuklön, Transportavtalet   

Teknisk guide som beskriver systemkraven i TransPA

 Visste du att det finns lite smarta tricks du kan använda, när du vill hoppa mellan datum i kalendern?    Om du ska hoppa många månader framåt eller bakåt kan du klicka på vita fältet där din aktuell visningsperiod står (gulmarkerat på bilden). Klicka därefter på månadens namn, och du får upp en meny med årets samtliga månader att välja på. Ett klick till och du är på månaden du önskar, istället för en massa klick på pilar till höger eller vänster.   Vill du se en hel vecka, från måndag till söndag? Klicka då bara på veckonumret (längst till vänster i bilden ovan under V) och du har direkt den visningen i kalendern. Att hoppa från vecka till vecka gör du sedan enklast med "dubbelpilarna". Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela 

Hur tar man bort en person som inte ska vara kvar i schemaläggningen längre?   För att ta bort en anställd från ett schema behöver ni gå in på schemat och ta bort passen som ligger utlagt på den anställde, när alla pass är borta försvinner personen från schemat. (Är det ett schema på flera schemaperioder behöver passen tas bort på alla veckorna)   Aktivera minustecknet i verktygsfältet så raderas passen snabbt och effektivt, när ni klickar på ett pass tas det bort direkt utan varning.     När sista passet är borta på den anställde försvinner personen från schemaläggningen klicka på spara och stäng.   I denna artikel kan ni läsa om Schemaläggning steg för steg  

Hur räknar man om en exporterad lön på en anställd?   I vårt exempel har vi två anställda som vi vill räkna om lönen från början och sedan exportera om på nytt.    Vi börjar med att klicka i rutan status på de två anställda som det gäller, sedan klickar vi på knappen "Ändra till Öppen" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som det kommer att ändras stauts på. När ni klickar på Ja ändras båda lönerna till öppen.     När lönen är öppen går vi in på lönekortet och korrigerar lönen, när vi är nöjda klickar vi på spara & lås.   Nu visas lönerna som godkänd, vi klickar på knappen "Exportera" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.   Här är en artikel som beskriver hur man kan exportera del av de godkända lönerna. 

Hur kan jag se vilken utrustning min personal har?  Under Analyser-Rapporter-Personal finns en rapport där ni kan se all er utrustning som ni har tilldelat till er personal, ni kan också se när den anställde har återlämnat utrustningen eller om den är förbrukad. Rapporten är förgrupperad på person och visar därmed utrustning per anställd. Du kan dock ändra grupperingen till vilken som helst av kolumnerna. Man kan också dra och släppa rubriken i sidled för att ändra ordningen.   Om du t ex vill gruppera listan efter utrustningsgrupp tar du bort den nuvarande grupperingen genom att klicka på krysset till höger för rubriken se bild 1.                   Klicka sedan på rubriken för kolumnen utrustningsgrupp och dra den upp till grupperingsområdet det ”grå fältet se bild 2. Det går även att filtrera rapporten. Klicka på "tratten" i verktygsfältet (se bild nedan). Då visas en filtreringsrad ovanför rubrikraden. När du anger värden där filtreras raderna så att endast de rader som uppfyller ditt val visas. Detta innebär att du kan fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort. Det är även möjligt att exportera listan till Excel eller skriva ut rapporten.  I vårt exempel har vi valt att filtrera på utrustningsgrupp.   I denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp utrustning.      

Introduktion Meddelandefunktionen är ett enkelt och effektivt sätt att kommunicera med personalen. Med hjälp av denna kan du skicka ut information som du vill sprida till enskilda personer, till utvalda grupper eller till hela företaget. Det kan vara något som behöver bli känt inom organisationen, policys, personalinformation, inbjudningar m m. Du kan även skicka personliga meddelande som bara riktar sig till en eller några personer.   Ett meddelande kan skickas som ett internmeddelande och/eller som ett SMS. Ett internmeddelande kan jämföras med ett internt mejlsystem där alla aktiva personer är delaktiga. Personalen ser meddelandet direkt när de loggar in för att t ex rapportera sin tid när meddelandet skickas från administratör. Det går smidigt att svara på meddelandet om ni önskar detta. Internmeddelande lämpar sig bäst för kommunikation som inte är tidkritisk eller när man förväntar sig ett svar från mottagaren. Är även rätt val när du vill bifoga en fil, t ex ett Excel-dokument. Du kan skicka obegränsat antal internmeddelanden utan kostnad. SMS är ett bra val när du snabbt vill få ut information eller om mottagaren sällan loggar in i TransPA. Meddelandet kommer oftast fram inom några sekunder. Till skillnad från meddelande så kan du inte bifoga filer om du väljer SMS och mottagaren kan inte svara på det, då avsändaren är TransPA. Skriv gärna därför en signatur i slutet av ditt sms, så mottagaren vet vem av er administratörer det kommer ifrån. För varje SMS tillkommer en trafikavgift enligt gällande prislista.   Kom igång Börja använda meddelandefunktionen genom att välja funktionen på startsidan. I denna knapp ser du även om du har fått några nya meddelanden. Klicka på knappen så visas din inkorg.           Klicka på ett meddelande för att läsa det (om det är oläst markeras det med fet stil).                      Klicka på knappen för Nytt meddelande 1 Välj hur du vill skicka meddelandet. Meddelande - Mottagarna får upp meddelandet direkt när de loggar in i TransPA nästa gång om du skickar som administratör.  SMS - Mottagarna får meddelandet i sin mobiltelefon direkt efter du skickat det. Det kommer i första hand att skickas till arbetsmobilnumret och i andra hand till det privata mobilnumret. Alternativen Välj fil och Giltighetstid är inte tillgängliga för detta alternativ. Meddelande och SMS - Meddelandet går iväg både som meddelande och SMS. 2 Välj vem som skall få detta meddelande. Du söker genom att börja skriva i fältet. När du skriver t ex kar kommer listan att visa alla namn och grupper som innehåller texten kar.  Symbolen framför namnet anger om det är en enskild mottagare eller en grupp. Enskild visas som  och en grupp visas som    När du väljer en grupp kommer alla personer som tillhör denna grupp att läggas till som mottagare. Skulle du vilja skicka meddelandet till samtliga anställda så skriver du "alla" så får du träff och välj därefter lägg till. Samtliga tillagda mottagare visas under Valda mottagare. Där kan du även ta bort valfria rader. Om det visas en röd bakgrundsfärg för något av namnen innebär det att mobilnummer saknas.  3 Skriv in önskad ämnesrubrik och meddelandetext.  Välj fil om du vill bifoga ett valfritt dokument i meddelandet. Alla typer av dokument kan bifogas men tänk på att mottagaren måste ha tillgång till det program som dokumentet är skapat i även på sin dator.   4 Giltighetstid anger hur länge meddelandet kommer att sparas. Om du inte ändrar sparas det alltid i två månader. Kryssa i Arkivera om du vill att meddelandet aldrig skall tas bort. Det kan vara värdefullt i samband med en konversation kring ett personalärende. Tänk i så fall på att arkivera efter det sista svar som konversationen har. Det är möjligt att sätta ett från-datum som är i framtiden. Det innebär att meddelandet inte är synligt för mottagaren förrän detta datum infaller.  5  Klicka Skicka för att skicka iväg meddelandet.   Personalens verktyg När personalen loggar in i TransPA visas direkt de meddelanden som har skickats från administratörer sedan hen var inloggad senast.                             Hen kan direkt svara på meddelande eller bekräfta att hen har läst det. Först därefter öppnas tidrapporteringen. Bekräftelsen visas i avsändarens lista över skickade meddelanden. Tänk på att ett meddelanden som skickas som SMS inte kan bekräftas. När personalen väljer att svara kan hen direkt skriva in svaret på meddelandet och skicka det till avsändaren. Svaret går direkt tillbaka till den som skickade frågan.   Om anställda skickar meddelanden mellan varandra syns inte meddelandet direkt vid inloggning, utan syns först efter klick på knappen meddelande.   Inställningar Meddelandefunktionen är ett effektivt sätt att kommunicera mellan arbetsledare och personal. Funktionen är alltid tillgänglig men du kan välja om du önskar att personalen skall kunna starta en konversation med dig som arbetsledare eller med annan personal. Du gör det från en inställning som ligger under Verktyg -> Inställningar -> Tidrapportering.               När du kryssar i Stäng av nytt meddelande kan inte personalen skicka nya meddelanden, endast svara på ett skickat meddelande. Oavsett denna inställning kan inte personalen skicka meddelande som SMS, det kan endast administratörer göra.   Mobiltelefonnummer Personalens mobiltelefonnummer lägger du in under Allmänt-fliken i personalregistret.       Vi rekommenderar att du alltid lägger in landsnummer även för inhemska mobiltelefonnummer (ex 46 för Sverige). Då kan vi garantera att det når rätt mottagare avsett operatör. Skriv alltid in mobilnumret i en följd utan mellanslag eller bindestreck.   Kostnader När du skickar SMS tillkommer trafikavgifter enligt aktuell prislista. För närvarande (2021-01-01) är priset 0,95 kr/SMS för inhemsk mottagare, 1,15 kr/SMS för mottagare inom Norden och 1,50 kr/SMS för mottagare utanför Norden. Trafikavgifter faktureras månadsvis i efterskott.  Ett sms kan max ha 160 tecken är det längre så delas det upp i flera sms. 

Kan man kan exportera en del av de godkända lönerna, inte alla anställda på en gång?   Ja det kan man göra, i löneberäkningen finns det möjlighet att lägga till olika filter. Det går att filtrera på arbetsgrupp, trafikområde, arbetsledare, stationsort eller anställd.   I vårt exempel har vi valt att filtrera på arbetsledare då vi bara vill exportera ”Lena Transportledare” godkända löner.   Vi börjar med att skriva arbetsledarens namn i filter fältet.   Nu visas bara arbetsledarens godkända löner.     När vi klickar på knappen exportera kommer en info ruta, där ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.     I denna artikel  kan ni läsa mer om löneberäkningen och det finns även en film.           

På personkortet under fliken lön finns det ett värde där du kan ange den gällande semesterfaktor för varje person. I schemaläggningen kan du få hjälp med att beräkna fram denna faktor naturligtvis på det regelverk som finns angivna i kollektivavtalet.   I schemaläggaren visas semesterfaktorn för varje person som går i schemat. När du hovrar över namnet på en person visas semesterfaktorn för just denna person. Beräkningen uppdateras hela tiden i bakgrunden och i takt med att du förändrar schemat. Du väljer själv om du vill använda den framräknade semesterfaktorn.    I Allmänt-rutan finns en inställning där du kan kryssa i Uppdatera semesterfaktor.  När den är ikryssad kommer fältet semesterfaktor på personkortet för alla personer i schemat att uppdateras till det framräknade personliga värdet när schemat har sparas. Om den inte är ikryssad förändras inte värdet på personkortet. Denna inställning ger dig därför möjlighet att välja när du vill förändra en lönepåverkande semesterfaktor. Om du t ex vill göra klar löneberäkningen med den nuvarande semesterfaktorn väljer du att kryssa i uppdateringen först när du är färdig med lönerna.   Kom ihåg att det alltid är värdet på personkortet som används i löneberäkningen.   Var väljer jag om vi vill tillämpa semesterfaktor eller ej? Under-verktyg-inställningar-löneberäkning behöver ni kryssa i rutan använd semesterpass för schemalagd personal.    I exemplet nedan har den anställde en framräknad semesterfaktor på 1,25 (Schemat behöver läggas ut först för att kunna fånga upp rätt antalet frånvarotimmar på aktiviteten semester)   OBS! Om ni väljer att lägga ut semester i kalendern med funktionen "period" på schemalagd personal med beräkning av semesterpass/faktor så kommer systemet att lägga semester på ej schemalagd dag i kalendern, här har vi ett visningsfel det kommer visas 8 tim frånvarotid i aktiviteten men beräkningen blir rätt i löneberäkningen. Vi rekommenderar att lägga semester endast på de schemalagda dagarna   I denna artikel kan ni läsa om lägga ut semester med funktionen period.   Vilka arbetstidsförläggningar fungerar semesterfaktor? Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A (behöver schema i TransPA) Lokal överenskommelse ( 3 & 6 mom) behöver schema i TransPA och i lönegruppen behöver man kryssa i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro"          OBS! Detta gäller Transportavtalet

Med Webbkalkyl från Sveriges Åkeriföretag kan du utföra avancerade kostnadsberäkningar av fordon och personal. Genom att samla data från flera leverantörer är det tex möjligt att ta reda få fordonens fasta och rörliga kostnader samt att beräkna lönsamheten för era transporter. Läs mer här Nu finns en integration klar där arbetad tid per fordon och OB-timmar hämtas från TransPA och sammanställs med övrig data i Så Webbkalkyl. Vi ser fortlöpande på vilken ytterligare data som behöver hämtas.   Följande bör vara uppfyllt i TransPA för att datan skall kunna skickas:   Samtliga fordon skall registreras Gå till Fordonsregistret  i TransPA och registrera de fordon som skall användas. Fordon skall anges i tidrapporteringen. Informera de anställda om att registrera använt fordon när de tidrapporterar. Ett tips är att göra val av fordon obligatoriskt. Det görs i Verktyg -> Inställningar -> Kommunikation    Aktivering av integrationen Skriv till [email protected] och be om att aktivera integrationen till SÅ Webbkalkyl.  

  Att i Kalender lägga frånvaro i period har varit möjligt länge, men nu möjliggör vi även detta för noteringar. Önskemålet har funnits en längre tid av flertalet kunder så det känns riktigt bra att nu kunna erbjuda funktionen. Det finns många situationer där vi tror detta kan hjälpa er. Kanske har ni fått in semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda men vill överblicka dom i kalendern? här kan ni då lägga ut en aktivitet med "preliminär semester/semesterönskemål" t ex.   Här i exemplet nedan har vi visstidsanställda som rings in vid behov.  Den anställda Stina arbetar gärna nu hela februari och finns tillgänglig hela månaden vilket vi lagt ut som "tillgänglig" i period.   Vi vet att en anställd endast kan arbeta varannan vecka och lägger nu ut aktiviteten "tillgänglig" veckovis.   1. Klicka på vald startdag. 2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.   3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann, i detta fall hela veckan. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.       I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".     Start- och sluttid för Noteringen avgörs av vilken dag den första händelsen inträffar: Om startdagen är en dag utan schema vill klocklsagen vara tomma, men kan ändras, Om perioden sparas utan start- och sluttid kommer Noteringen att placeras från 00:00-2359  Om start- och sluttid ändras kommer tiden att gälla för alla dagar i perioden. Om startdagen är placerad på en dag med schemapass kommer schemats start-och sluttid att ärvas till Noteringen Om start- eller sluttiden redigeras på en dag i eftertid så kommer enbart den aktuella dagen att ändras. Om man skriver en kommentar i Noteringen kommer den att följa med på alla dagar i perioden   Vill ni ha ut en rapport över noteringar kan ni använda rapporten aktiviteter som finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Aktiviteter ni kan läsa mer i denna artikel

När eventuella driftsstörningar uppstår i TransPA, och som påverkar specifika tjänster eller funktioner,  så visas information numera under Drift på startsidan. På sidan för Driftinformation håller vi dig uppdaterad om aktuella störningar och status på dessa. För att du inte skall missa någon viktig information vill vi rekommendera att du prenumererar på Driftinformationen gällande TransPA. Du kommer då att få en mejl när ny information blir registrerad där.   För att aktivera Prenumerationen  Logga in på Communityt Klicka på etiketten "Visma TransPA. Klicka på Prenumerera           

Semesterhanteringen som finns i TransPA är förhållandevis enkel och när det gäller att överblicka era anställdas semesterdagar och hålla reda på dess saldon så vill vi hänvisa till ert löneprogram i första hand. TransPA hanterar endast uttagna semesterdagar och tar ej hänsyn till saldot i obetalda, betalda eller kvarvarande dagar. Om ert löneprogram har varning då dagar är slut så ta gärna hjälp av den, då TransPA saknar sådan funktion idag.    När man lägger frånvarotyp semester i TransPA så presenteras i löneberäkningen semester följt av antal och semesterlön/dag.  Notera: Värdet för semesterlön/dag plockas från detta fält som finns angivet för varje person under fliken lön - se bild här nedan (används för Transportavtalet). Detta värde räknas fram i ert löneprogram när ni gjort  semesterårsavslut, efter alla händelser och avvikelser har registrerats fram till och med 31 mars för er med semestårsavslut 31/3. Beloppet skickas inte över från löneprogrammet till TransPA - ni måste därför årligen själv ansvara för att uppdatera beloppet semesterlön/dag för samtliga era anställda.   Det saldo som finns i TransPA kallas uttagen semester. Saldot räknar upp från 0 och uppdateras när ni sparat lön. När ni sparar månadslönen för maj månad skapas det upp en ny rad med uttagen semester för detta år.  Skulle ni vilja få dit raden före dess, spara maj månad och öppna upp den igen, så kan du därefter ange det nya värdet för semesterlön. Har ni istället semesterår 1 januari - 31 december, för exempelvis bussbranschavtalet, kommer nytt år för uttagen semester skapas upp då ni sparar februarilönen med januaris händelser och avvikelser. I saldokolumnen här nedan syns uttagna semesterdagar för semesteråren 2014, 2015 och 2016. I de fall då anställd vill plocka av sparade semesterdagar så finns ingen funktion att styra detta i TransPA, utan här krävs en manuell hantering i ert löneprogram det man behöver göra är att byta ut raden uttag betalda semesterdagar mot t ex sparade dagar. Tänk då på att TransPA ej kommer skilja denna semesterdag från annan, utan den kommer läggas till som vanligt i saldot uttagen semester.     I denna artikel kan ni läsa om Semesterdaglön.   

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    

Jag har en anställd som varit sjuk fler än 10 gånger under en 12 -månadersperiod hur gör jag i TransPA så att den anställde inte får karenstid?   Det finns en inställning på personkortet under fliken lön "Omfattas av högriskskydd" som ni kan kryssa i. Denna inställning gör att den anställde får sjuklön från första dagen. Tänk på att ni behöver kryssa ur denna inställning när den anställde inte längre omfattas av högriskskydd. 

Att ha bra kontroll vilken utrustning man har och vad man har lämnat ut till de anställda är inte bara en fråga om att hålla koll på kostnader utan också en fråga om säkerhet. Att du som arbetsgivare är skyldig att tillhandahålla den skyddsutrustning som eventuellt behövs i arbetet kan vara bra att du kan dokumentera och även följa upp. Att spara din utrustning i TransPA och sedan registrera den på respektive förare kan vara ett sådant sätt. Varför inte även låta den anställde skriva under utrustningslistan, scanna den och spara den i TransPA, under dokument.   I likhet med många funktioner i TransPA finns möjlighet att lägga filtreringsbegrepp på din utrustning, vad som kallas Utrustningsgrupp. På bilden nedan visas de förinställda utrustningsgrupperna, men går alldeles utmärkt att skapa egna. När du skapar ditt utrustningsregister får du fundera över vilken av typ av utrustning du vill ha. Den enklaste typen behöver du bara ange namn på artikeln, välja utrustningsgrupp och eventuellt om du behöver skriva en kommentar. Artikeln går sedan att placera på den anställde, och ingen ytterligare kontroll sker. Väljer du istället att använda saldohantering har du möjlighet att se hur många du har lämnat ut, och därmed även se om det behöver beställas fler. Klicka i Saldohantering och skriv hur många du har från första början.  Har du utrustning som du vill hålla extra koll på, som dessutom går att särskilja med hjälp av serienummer, kortnummer eller liknande? Då rekommenderar vi att du istället använder Identitetskontroll. Här, som i exemplet nedan, får man ange namnet på kortet, Preem i det här fallet, och sedan lägga upp nya identiteter. När man lagt upp alla identiteter kan man spara utrustningen Preem. I samband med att man lämnar ut ett preemkort får man också välja vilken identitet man ger ut, och samma sak när utrustning lämnas tillbaka.  Samma hantering kan användas för till exempel telefoner, med IMEI-nummer, nycklar med nyckelnummer, etc.   När ditt utrustningsregister är klart är det bara att registrera utrustning på dina anställda.