Användartips för Visma TransPA

  I transPA finns stöd för att beräkna arbetstidsmått efter schemaperiod enligt bussbranschavtalet. I löneberäkningen visas värden som anger hur mycket tid som arbetstagaren skall utföra och hur mycket som faktiskt är utfört. Man får också hjälp där övertid och undertid presenteras. När en schemaperiod har avslutats presenteras dessa värden i löneberäkningen:   Planerad tid Anger den arbetstid som arbetstagaren skall utföra under en schemaperiod. Exempel: en arbetstagare tillhör en lönegrupp som är inställd på schemaperiod 8 veckor och 40 tim/helgfri vecka. När en schemaperiod har avslutats kommer detta värde att vara 320 tim (eventuellt reducerat för infallande helgdagar). Detta värde skall inte förväxlas med den faktiskt schemalagda arbetstiden. Rapporterad tid Anger den rapporterade tiden under den aktuella schemaperioden. Både arbetstid och frånvarotid ingår i detta värde. Undertid Anger att arbetstagarens rapporterade tid är lägre än planerad tid. Övertid Anger att arbetstagarens rapporterade tid är högre än planerad tid. Detta värde visas i listan över med beloppslönearter.   Om dessa värden inte visas i löneberäkningen innebär det att schemaperioden inte har avslutats under avräkningsperioden (=månaden före löneperioden). Avstämningen sker alltså inte under denna löneperiod. Den kommer att ske i en kommande löneperiod. Utöver dessa värden visas även Arbetad tid. Tänk på att detta värde alltid visar arbetad tid för den aktuella avräkningsperioden. Den har alltså inte någon betydelse för avstämningen av en schemaperiod men är användbar för att få en snabb överblick över en månad och att ta fram rapporter över en längre period. Funktionen bygger på att arbetstidsförläggningen "schemaperiod" ställs in med önskat antal veckor i lönegruppen.   Exempel: Vi börjar med att titta i lönegruppen. Här syns inställningen för lönegruppen "2 år schemaperiod" där arbetstidsförläggningen är satt på schemaperiod i 8 veckor. Schemaperioden börjar 27 mars. Vi har också ställt in arbetstidsmåttet till 40 timmar per helgfri vecka.   I löneberäkningen har vi nu kommit fram till junilönen med maj månads avvikelser. Vår schemaperiod är alltså från 27 mars och 8 veckor framåt, dvs t o m 21 maj. Nu känner transPA av att schemaperioden avslutas och därmed visas planerad arbetstid. Klicka på raden så ser vi att perioden avslutas den 21 maj och att den innehåller 304 timmar (här har transPA reducerat arbetstidsmåttet från 320 timmar pg a två infallande helgdagar den 28 mars och 5 maj) Observera att transPA inte tar hänsyn till det schema som finns utlagt när arbetstidsmåttet beräknas. Här räknas alltså istället 8h per helgfri vardag.   Sker inga förändringar av schemaperiod så kommer nästa period som avräknas bli från 22 maj - 16 juli. Här krävs ingen ändring av datum i lönegruppen för att få hjälp framåt - transPA känner av inställningen på 8 veckor och fortsätter räkna nya schemaperioder.

 Vad är TransPA klient? Behöver jag installera den? Vårt arbete med att göra TransPA Gold helt webbaserat pågår för fullt och när denna utveckling är klar innebär det att ni kommer åt alla delar helt utan installation.  Än så länge finns dock vissa delar av TransPA som ännu inte är överflyttade från vår PC baserade klient till webben.  Detta kommer du märka genom att vissa menyval inte öppnar en ny sida, utan istället anropar denna klient. Om du behöver komma åt någon av nedanstående funktioner krävs installation.  Funktioner som kräver TransPA Klient är: Systeminställningar där idag följande funktioner finns: Skapa administratörer och ställa in dess behörigheter Registret över länder med belopp för skattefritt traktamente Inställningar för tidrapportering - funktionen tillåten tidsförskjutning samt inställning för om fordonsnummer är obligatoriskt eller ej Inställningar för stämpelklocka Inställningar för att begränsa anställdas tidrapportering till specifika datorer Företagsinställningar Inställningar i lönegrupper Löneberäkning Installation i servermiljö Skulle ni vilja installera i servermiljö så hänvisar vi till vårt MSI-paket där ni finner länken i vår Systemdokumentation med systemkrav   Standardinstallation, lokalt på din dator Om du installerar lokalt på din dator så gör du detta själv genom att följa denna guide.  Logga in på www.mytranspa.com som administratör.                               Väljer ni att använda Internet Explorer så kan du istället få upp denna ruta. Klicka på öppna     När installationen påbörjas så ser det ut på följande vis                       I slutet av installationen så öppnas TransPA klient och här kommer du bli tillfrågad att ange ditt kundnummer. Ofta består detta av fyra eller fem siffror. Här får ni bara ett försök, så är ni osäker så titta i er dokumentation, fråga kollega eller ta kontakt med oss på TransPA support. Efter du angett kundnummer så kommer du till ny inloggningsruta. Här loggar du in med samma uppgifter som på www.mytranspa.com. Här är principen den samma som på webben, d v s ni får en bekräftelse på att signaturen är rätt genom att ange den och därefter ställa er på lösenordsraden. Kommer då företagets namn upp så är signaturen korrekt. Har ni flera företag så välj i listan, därefter logga in. Du kan arbeta i www.mytranspa.com parallellt, så det går utmärkt att ha uppe både Klienten och webbsidan samtidigt - exempelvis lägga in frånvaro i kalendern och sedan växla till löneberäkningen i klienten för att se resultatet. Om inte dina senaste ändringar syns i löneberäkningen så uppdatera sidan genom att trycka på F5-tangenten. 

Har du valt att ha anställda enligt Tjänstemannaavtalet (TMA) i samma företag som övrig personal är det några saker gällande frånvaroaktiviteter som är bra att veta.   Som regel så kan du använda samma aktivitetstyp oavsett vilket avtalsområde de anställda tillhör. Sjuk, Semester, Kompledig och Flexledig genererar automatiskt rätt löneart efter avtalsområde.   För aktivitetstyperna  Pappaledig   och   Vård av barn  skall d en löneart som väljs på själva aktivitetstypen vara för Övriga Avtal. När aktivitetstypen används för en anställd enligt TMA, kommer lönearten för TMA däremot att genereras.   Exempel: Karl som är förare går på Transportavtalet. Lisa är tjänsteman och går på Tjänstemannavtalet. På aktivitetstypen Vård av Barn har jag valt lönearten som hör till Övriga avtal. I Löneartsregistret har jag två olika löneartsnummer för Vård av Barn När jag registrerar Vård av Barn på Karl kommer lönearten för Övriga avtal (Löneartsnummer 556) att genereras i Löneberäkningen. När jag registrerar Vård av Barn på Lisa kommer lönearten för TMA (Löneartsnummer 668) att genereras i Löneberäkningen.   Övriga aktivitetstyper Om du önskar att frånvaro skall generera olika lönearter beroende på vilket avtalsområde den anställde tillhör, så behöver du skapa nya aktivitetstyper för Föräldraledig, Tjänstledig osv.  Gå till Register->Aktivitetstyper->Lägg till Aktivitetstyp. Ange namn tex. "Föräldraledig TMA" och välj tillhörande löneart för TMA  

Helgdagar i TransPA  I TransPA finns helgdagar inlagda fram till år 2023. Du hittar dem i Register -> Helgdagar. Där kan du också lägga till eller ta bort egna dagar. Nedan ser du kommande helgdagar för år 2021.   Transport och Utlandsavtalet Alla röda dagar i kalendern som infaller måndag-lördag räknas som helgdagar. + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton   Helgdagar 2021 Nyårsdagen                              2021-01-01 Trettondagen                            2021-01-06 Långfredagen                           2021-04-02 Påskafton                                  2021-04-03 Annandag påsk                         2021-04-05 Första maj                                  2021-05-01 Kristi himmelsfärdsdag            2021-05-13 Pingstafton                                 2021-05-22 Midsommarafton                      2021-06-25 Midsommardagen                     2021-06-26 Alla Helgons dag                        2021-11-06 Julafton                                        2021-12-24 Juldagen                                      2021-12-25 Nyårsafton                                  2021-12-31  OBS Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I det tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret Helgdagar.      Bussbranschavtalet   Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton    Helgdagar 2021 Nyårsdagen                            2021-01-01 Trettondagen                          2021-01-06 Långfredagen                          2021-04-02 Påskdagen                               2021-04-04 Annandag påsk                       2021-04-05 Första maj                                2021-05-01 Kristi himmelsfärdsdag          2021-05-13 Pingstdagen                             2021-05-23  Sveriges Nationaldag              2021-06-06 Midsommarafton                    2021-06-25 Midsommardagen                  2021-06-26 Alla Helgons dag                      2021-11-06 Julafton                                      2021-12-24 Juldagen                                    2021-12-25 Annandag jul                            2021-12-26 Nyårsafton                                2021-12-31   Maskinföraravtalet Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton Helgdagar 2021 Nyårsdagen                             2021-01-01 Trettondagen                          2021-01-06 Långfredagen                          2021-04-02 Påskafton                                 2021-04-03 Påskdagen                               2021-04-04 Annandag påsk                       2021-04-05 Första maj                                2021-05-01 Kristi himmelsfärdsdag          2021-05-13 Pingstafton                               2021-05-22 Pingstdagen                             2021-05-23  Sveriges Nationaldag              2021-06-06 Midsommarafton                    2021-06-25 Midsommardagen                   2021-06-26 Alla Helgons dag                      2021-11-06 Julafton                                      2021-12-24 Juldagen                                     2021-12-25 Annandag jul                             2021-12-26 Nyårsafton                                 2021-12-31 Tariffavtalet (Norge) Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskeaften + Pinseaften + Julaften + Nyttårsaften     Helgdagar 2021 Nyttårsdag                                2021-01-01 Skjærtorsdag                            2021-04-01 Langfredag                                2021-04-02 Påskeaften                                2021-04-03 Første påskedag                       2021-04-04 Andre Påskedag                        2021-04-05 Første mai                                   2021-05-01 Kristi Himmelsfartsdag            2021-05-13 Grunnlovsdag                            2021-05-17 Pinseaften                                  2021-05-22 Første pisnedag                        2021-05-23 Andre Pinsedag                         2021-05-24 Julaften                                       2021-12-24 F ørste juldag                               2021-12-25 Andre juledag                            2021-12-26 Nyttårsaften                               2021-12-31        

För att en resa ska vara berättigad till traktamente så är kravet överliggning med dygnsvila på bortaort. Överliggning behöver inte vara natt. Transportavtalet säger att traktamentet börjar räknas från den tid när man släpper handbromsen på stationsorten och avslutas när man är åter på sin stationsort och drar i handbromsen, dvs arbetstid, lastning/lossning eller andra förberedelser före och efter resan ska inte räknas med.   Hur ska jag få TransPA att hjälpa till med beräkningen? För att få TransPA till att räkna traktamente åt er så krävs att ni rapporterar en aktivitet av typen resa. Reseberäkningen är helt skiljd från arbetstiden. Arbetspasset rapporteras först dag för dag och resan registreras separat som en aktivitet först efter hemkomst.   Beräkningen bygger på hur lång resan är i antal timmar. Traktamente utgår endast om resan pågår mer än 15 timmar. Registrerar ni en kortare resa än så kommer inte TransPA föreslå någon ersättning för traktamente.   Vi kan inte veta när på dygnet den anställde sover, men vi följer vad EG:s bestämmelser om kör och vilotider säger om vila och därför utgår ett första logitraktamente efter 15 timmar. Därefter utgår ett nytt logitraktamente löpande var 24:e timme.    De första två halvdagstraktamentena utgår efter 12 timmar + 1 timme. Därefter ges ett nytt halvdagstraktamente var 12:e timme. Hur kan det se ut i TransPA? Exempel på resa registrerad, inrikes utan gränsövergångar där den anställde sover i lastbilen (ingen fri logi)   Följande tabell visar resultatet i antal traktamenten och vid vilket klockslag de uppstår: Datum Klockslag Antal halvdagstraktamente Antal logitraktamente 2 februari 07:00 resa startar       19:00 1     20:00 1     22:00   1 3 februari 08:00 1     20:00 1     22:00   1 4 februari 08:00 1     16:15 resan slutar       I löneberäkningen presenteras följande: Inrikes traktamente - dag: Ställer jag mig på raden Inrikes traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal halvdagstraktamenten samt belopp för de inrikesresor som startats och avslutats i löneperioden. Inrikes traktamente – logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi. Det finns två ytterligare rader för traktamente - skattepliktigt traktamente och skattefritt traktamente. Vad är detta? Här är de sammanlagda traktamentsbeloppen fördelade i vad som ska vara skattefritt respektive skattepliktigt enligt skatteverkets regler. Ni kan läsa mer i denna artikeln om skatteverkets regler vid traktamente.   Varifrån kommer beloppen som rör traktamenten? Finns dom inlagda i transPA? Beloppen finns inlagda i programmet från början och uppdateras per automatik om/när nya belopp kommer i standardlönegrupperna. Gå till  register - lönegrupper, transport- och utlandsavtalet. Här syns era lönegrupper som finns upplagda i registret i denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp nya lönegrupper.  I exemplet har vi 4 år i yrket - 2019-04-01 och valt att klicka på lönegruppens namn, klicka sedan på "pennan"  för att ta fram hur lönegruppen ser ut. Under traktamente syns beloppen. Under verktyg-inställningar-länder finns skatteverkets traktamentsbelopp för både Sverige och utlandet. Klicka  på "pennan" så öppnas ett nytt fönster där ni ser det skattefria traktamentsbeloppet, här finns även reduceringsbelopp för fria måltider.