Användartips för Visma TransPA

 Visste du att det finns lite smarta tricks du kan använda, när du vill hoppa mellan datum i kalendern?    Om du ska hoppa många månader framåt eller bakåt kan du klicka på vita fältet där din aktuell visningsperiod står (gulmarkerat på bilden). Klicka därefter på månadens namn, och du får upp en meny med årets samtliga månader att välja på. Ett klick till och du är på månaden du önskar, istället för en massa klick på pilar till höger eller vänster.   Vill du se en hel vecka, från måndag till söndag? Klicka då bara på veckonumret (längst till vänster i bilden ovan under V) och du har direkt den visningen i kalendern. Att hoppa från vecka till vecka gör du sedan enklast med "dubbelpilarna". Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela 

Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om att anställningen ska gälla för en viss tid när det finns exempelvis ett behov av extra arbetskraft för en kortare tid eller när någon behöver ersättas med en vikarie.   När du lägger upp en person i transPA med en visstidsanställning behöver du också välja ett av följande alternativ: Vikarie Extra Övrigt   Vad är det då som skiljer dessa tre?   Visstid Vikarie används när man anställer en person för att ersätta en annan anställd som ex är föräldraledig, är sjuk eller har semester. I transPA behöver du även ange vem vikariatet är för. Under semestertider kan man ange semestervikarie istället för ett namn om vikarien inte ersätter bara en person, eller om man på förhand inte vet vem som kommer ersättas. Då behöver man i efterhand kunna visa vilka som ersatts genom ex en lista. Vid beräkning av sammanlagd anställningstid beräknas hela kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning.   Visstid Extra används vid behov av extra arbetskraft vid tillfälliga och kortsiktiga behov. Denna använder man för att anställa personer som jobbar extra, alltså enstaka dagar eller timmar vid behov. Den anställde har rätt att få betalt för minst 4 timmar per tillfälle vilket det finns stöd för i transPA. Vid visstid extra räknas endast de faktiskt arbetade dagarna när anställningsperioden ska räknas ihop. Lägg upp anställningen en månad i taget och när månaden är slut går man in i kontraktet och trycker på hämta så räknas det fram hur många dagar den anställde arbetat. Detta ska man sedan skriva ut, skriva under och skicka till facket. Övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka.      Under Verktyg-Inställningar- Löneberäkning behöver rutan "Övertid för extraanställda beräknas efter 40 tim/vecka vara ifylld. Bra att veta, speciellt med visstid extra Detta alternativ skiljer sig från de övriga typerna av visstidsanställning i TransPA, då vi "hårdkodat" att övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka. Detta medför att vi helt bortser från vilken arbetstidsförläggning ni valt. För bästa hjälp och förståelse som alltid när ni lönebereder - klicka på planerad arbetstid för att se hur avstämningsperioden och arbetstidsmåttet ser ut.   Visstid Övrigt kan användas för en visstidsanställning som inte är något av alternativen ovan och det går att ange anledningen när kontraktet läggs upp:   Anledningar för visstid övrigt kan ex vara säsongsarbete. Det kan också vara en visstidsanställning utan särskild anledning, alltså den kollektivavtalade allmän visstid eller den i nya LAS som heter särskild visstid.   Detta alternativ används när den anställde är tänkt att arbeta heltid under kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning. All tid i kontraktet räknas som anställningstid.   Här kan du läsa om arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.

Ett naturligt och enkelt sätt att färdigställa lönefilerna är att efter sparad lön klicka sig vidare från löneberäkningen till exportsidan där du laddar ner de lönefiler du behöver före inläsning i ditt löneprogram.   Om du väljer att spara och exportera lönen som en separat process men avvaktar med nedladdning av filer så går du istället in till export via huvudmenyn.     Oavsett vilken väg du väljer att gå så kommer du till exportsidan och dess översikt.   Den vänstra kolumnen "exportera lön" är inte tänkt att användas längre och kommer att tas bort, så bortse helt från denna.    Arbetssätt vid nedladdning och export av lönefil 1. Titta i kolumnen "status" längst till höger där du känner igen det filnamn som du valde i löneberäkningen vid sparandet. 2. Notera vilken status din fil har. Står det "queued" eller "started" så är filen inte färdig för nedladdning. Uppdatera sidan med F5 3. I så fall behöver du hjälpa till i processen för att få lönefilen att bli färdig. Ladda om webbsidan manuellt genom att klicka på F5-tangenten eller klicka på webbsidans pil för uppdatera...   ...tills det att filens status har ändrats från Started/Queued till Completed. När filen fått status completed syns samtidigt dina filer i mittkolumnen "färdiga filer för nedladdning". (I detta exempel syns även föregående månads lönefil i båda kolumner)   4. Ladda ner de filerna du behöver. Dina filer kommer ligga kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporterats tidigare och vid behov ladda ned dom på nytt.  Här visas ett exempel där flera filer skapats. Hur många filer som skapas upp i en export avgörs av vilket löneprogram/löneformat du valt.  Om du inte vill vänta på att exportfilen skall bli klar kan du så klart fortsätta med annat, du kommer att få ett meddelande i transPA när filen är klar, du kan till och med logga ut emellan. Du kan alltid gå tillbaka hit för att se statusen på jobbet, eller så väntar du tills du får ett meddelande om att exporten är klar. Skulle något gå fel får du meddelande om anledningen, och som även framgår i fältet Info i jobbkön till höger. Om allt har fungerat kommer alla filer som kommer av exporten, lönefil, personalfil, eventuell schemafil, att dyka upp i listan i mitten av skärmen " Färdiga filer för nedladdning". Antalet filer som skapas beror på vilket löneprogram du har. Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även dyka upp längst ner till vänster på din skärm. så passa gärna på att öppna den i "Visa i mapp"  se bild nedan efter nedladdning och dra och släpp den i ditt löneprograms importmapp. Om du öppnar och tittar på filen, i Anteckningar eller Wordpad, och är osäker om du råkat ändra något, kan du alltid ladda ner en ny version igen genom att  uppdatera webbsidan och klicka på ladda ner igen, och dra den till rätt mapp utan att öppna den, för säkerhets skull. Historiken av dina filer sparas i transPA i någon månad, så du behöver inte spara dem på din dator, och du behöver heller inte rensa listan, för det sker automatiskt.    Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.   

En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i TransPA. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst, som ingår i er licens för TransPA. För att vi ska kunna visa färdskrivartider så behöver vi skapa en koppling där vi anger vilken leverantör ni har samt viss information om ert konto. Vi erbjuder integrationer mot flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ dessa anvisningar. Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange förarkortsnummer I TransPA måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut). Vi ser i sällsynta fall förarkort som består av 13 tecken. Skulle ni påträffa detta hos er så måste ni lägga till en extra nolla som siffra nr 14. Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 siffror. Välj spara.    Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel. Vill ni sedan kontrollera hur det ser ut i TransPA, gå till personal där ni får en bra överblick och kan se om någon saknar förarkortsnummer:       2. Att begära koppling mellan TransPA och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online           Scania   För att aktivera koppling behöver ni kontakta er Scania återförsäljare och begära koppling mellan TransPA och Scania. Er Scania återförsäljare kommer då att skapa upp ett nytt specifikt konto till er. Användarnamnet ska innehålla bokstäverna "WS". Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management. Be om att få kontots användarnamn och lösenord via mail. Skicka sen ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.          Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till support.transpa@visma.com tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.            Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online så hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan.  Skicka sen ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrations uppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.     Ni behöver även aktivera tjänsten mot TransPA inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Under fliken "Konto" väljer ni nu istället "Tilläggstjänster", klicka på "Lägg till..."     Välj TransPA i listan och säkerställ att den lagts till enligt nedan - klart!             Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide          TIS-Web För att aktivera Tis-Web i TransPA behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support teknisksupport@kgk.se eller ring 08-923400           Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta TransPA Support på support.transpa@visma.com.              Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  TransPA kan hämta färdskrivartider från olika leverantörer samtidigt. Om ni tex har både Volvo och Scania så kan ni ha kopplingar från dessa till TransPA. Om ni har mer än en aktiv koppling så behöver ni på varje anställd välja varifrån färdskrivartiderna skall hämtas.    Däremot kan vi inte kan hämta färdskrivartider från två olika kopplingar samtidigt till samma anställd. Exempel. En förare kör en Volvo och färdskrivartiderna går via Volvo Connect till TransPA. I TransPA markeras "Volvo Connect " på den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania och dessa tider kan inte hämtas till TransPA. Orsaken är att olika tekniker används i själva hämtningen från Leverantören och vi har inte möjlighet att kombinera dessa. Om ni har förare som nyttjar bilar kopplade till olika färdskrivarsystem är det vår rekommendation att samköra dessa i tex IDHA Online. Då räcker det med en koppling från IDHA till TransPA för att samtliga färdskrivartider skall visas. 

Nu när hösten kommit har de flesta anställda tagit ut sin sommarsemester och det är dags att se över hur många semesterdagar som finns kvar. Minst 20 semesterdagar ska tas ut och det som överskrider 20 kan den anställde få spara i upp till 5 år. Om den anställde inte har tagit tillräckligt många dagar är det läge att göra en plan för hur dessa ska tas ut.    Tänk på att det är ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa att personalen tar ut sin ledighet varje år.   Kontrollera även om det finns anställda som har semesterdagar kvar som är sparade i fem år och gör en plan även för hur dessa ska tas ut. Årets semesterdagar måste tas ut först innan de sparade kan användas.   Kom också ihåg: Om den anställde är långtidsfrånvarande behöver inte några dagar tas ut utan dessa ligger kvar till den anställde är åter i tjänst. Om den anställde ex blev sjuk under semestern har denne rätt att ta ut semesterledigheten vid annat tillfälle.     Glöm inte att semester alltid ska tas ut i ledighet och inte i pengar!

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Vill ni göra egna anpassningar vid beräkning av arbetstidsförkortning, ATF, så finns möjlighet att bygga upp detta i eget register och därefter aktivera dessa beräkningar på individnivå.   Funktionen finns tillgänglig i ert TransPA oavsett vilket avtalsområde ni tillämpar.   Inställning för hur beräkningen ska ske ställs in för var och en anställd under fliken lön. Här väljer man om atf ska beräknas enligt avtal, enligt arbetstidsförkortningsnyckel eller inte alls. Som standard är valet enligt avtal.       För att bygga upp en eller flera arbetstidsförkortningsnycklar, gå till register - arbetstidsförkortning.   Att tänka på när man bygger upp dessa - när man väljer att gå ifrån avtalets beräkning så kommer man också tappa den inbyggda hårdkodade beräkningen som man är van vid sker för de berörda anställda. Se då till att få med avtalets ordinarie atf i er nyckel ni skapar.   Kända begränsningar Vid tillämpning för Transports tjänstemannaavtal. Lönearten Arbetstidsförkortning och uttag för ATF finns ej i ert TransPA vilket försvårar. Vi kan trots detta hjälpa er att få arbetstidsförkortning att räknas upp vid intjänande. Dock kommer ej uttag av atf att kunna räkna ner ert saldo. Kontakta oss gärna så förklarar vi mer hur ni ändå kan nyttja funktionen och vilka manuella åtgärder som krävs.    

För att det skall bli rätt semesterdaglön när de anställda tar ut semester, krävs det att aktuellt belopp är registrerat i transPA. Eftersom semesterberäkningen inte sker i transPA behöver värdet först beräknas i ert lönesystem. När ni har beräknat semesterlön/dag är det dags att fylla i fältet på varje person i personalregistret i transPA.  Detta görs på personalkortet-> Fliken Lön.  Tips! Efter ni har sparat semesterlön/dag på den anställde ni är inne på kan ni klicka på pilen i det blå listfältet för att komma till nästa person i personalregistret.     Inläsning av semesterlön Önskar ni att vi hjälper er med detta, kan vi läsa in beloppet på de anställda. Skicka i så fall ett Excel dokument där Företag, Anställningsnummer, och Semesterlön/dag framgår, till support.transpa@visma.com Då kommer vi att uppdatera värdet direkt i ert transPA. Eftersom denna tjänst inte ingår i ordinarie support, kommer vi att debitera 595 kr exkl. moms per företag för arbetet.   I denna artikel kan ni läsa mer om transPA semester saldo . Arbetar ni med semesterfaktor för schemalagd personal kan ni läsa mer om det i denna artikel   Detta gäller för anställda som går på Transportavtalet.

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma TransPA? Visste ni att ni kan öppna ytterligare flikar för att hoppa mellan önskade vyer snabbt?   Ni kanske alltid vill ha rapportdelen öppen som extra flik eller ska registrera kompetens för flertalet chaufförer men vill inte tappa kalendervyn?   När du står i den vy du vill ha kvar, högerklicka på menyfliken och välj "Duplicera".  Nu har du fått dubbla flikar med samma information. I detta fall vill jag ha kvar min kalendervy men öppna schemaläggningen och förlänga mina scheman. Jag går till menyn och väljer schemaläggning. Nu har jag fått dubbla vyer och kan enkelt växla mellan dom. Efter utläggning av scheman krävs att jag uppdaterar sidan i kalendern så att den senaste informationen visas. Tänk på detta om du använder vyer som uppdateras med ny information frekvent.    

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett.

Nedan följer en beskrivning av löneberäkningen. Här går vi igenom steg för steg vad de olika knapparna tillför och vilka inställningar det finns att göra. ( Längst ner i artikeln finns även en film genomgång av Löneberäkningen ) Här är startsidan inne i löneberäkningen.     Vi börjar med att gå igenom den övre menyraden. NR 1. Längst upp till vänster kan du välja månadslön eller veckolön beroende på vilken löneform man har. Det är också här du bläddrar fram eller tillbaka på utbetalningsmånaderna. Du kan även välja att göra större hopp genom att klicka på innevarande "månadsutbetalning" mellan pilarna, då öppnas en årskalender med möjlighet att byta månad eller år om man vill det.   NR 2. Gruppering av personalen kan göras efter Arbetsledare, Stationsort, Arbetsgrupp, Trafikområde, Semestergrupp eller Löneform.   NR 3. I filter-funktionen kan du tex. filtrera på anställda, arbetsgrupp, arbetsledare mm. Funktionen kan också användas till att söka.     NR 4. Här kan du välja att se personal som är inaktiverad. Som standard visas endast aktiva anställda.   NR 5. Dessa knappar används för att filtrera på lönestatus, Öppen, Godkänd eller Exporterad. OBS för att visa alla löner oavsett status skall ingen knapp vara markerad.   NR 6. På dessa knappar kan du öppna en Godkänd lön eller återöppna en lön som redan är exporterad, knappen kommer att tända sig när man bockar i rutan längst ut till vänster på personens lönekort.     Det är också här man exporterar sina sparade löner, du kan läsa mer om exportfunktionen här. NR 7. Knappen löneunderlag, tar oss till rapporten löneunderlag period för att kunna skriva ut underlagen i TransPA.     Så här ser det ut när vi ser på de anställda beroende på vad du har ställt in i de olika filtren. Vi får en överskådlig vy på både namn, arbetstidsförläggning vi ser även giltighetstiden på kontraktet.  NR 1. I den övre raden på bilden kan vi välja att sortera de anställda efter kolumnerna tex Status på lönen, Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetsförläggning genom att klicka på de olika rubrikerna. Även Löneform kan sorteras på, eftersom anställda på timlön eller månadslön numera visas i samma vy.   NR 2. Det finns även en snabbknapp till personkortet, klicka på ikonen   så kommer du direkt dit.     Här ser vi hur det ser ut när du har öppnat ett lönekort på en anställd.   Vi fortsätter att gå igenom lönekortet med vilken information som visas och vart vi hittar den, vi börjar med övre menyraden på lönekortet. NR 1. Här ser vi längst till vänster om lönen är Öppen, Godkänd eller Exporterad. vi ser även allmän information om den anställde som Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetstidsförläggning, Giltighetstid på kontraktet vi ser också om den anställde har Månadslön eller Timlön.   NR 2. I mitten rutan ser vi information om anställningskontraktet vilket Avtalsområde, Anställningsform, Lönegrupp och vilken yrkeskategori den anställde har.   NR 3. Längst ner har vi samlat information om den anställdes saldon som Övertidstimmar, Kompsaldo, Uttagna semesterdagar/år, Flextid,  Arbetstidsförkortning. Talet /siffran som visas i saldot är efter senast sparad lön men vi presenterar också kommande saldo inom ( parentes ) för dom ändringar som görs under den aktuella löneberäkningen.     På lönekortet har vi en överskådlig kalender vy över hela månaden oavsett om veckan bryter mitt i månaden. Detta för att lättare se tex övertiden. Vi kan även se veckonummer och vilka dagar som är helgdagar. NR 1. Längst upp till vänster i kalender vyn ser du utbetalningsmånad.   NR 2. Längst upp till höger i bilden kan du lägga till eller redigera befintliga pass eller tidrapporter som är gjorda. Du har även möjlighet att kunna lägga till frånvaro, Resa eller övriga noteringar direkt i kalendern, genom klicka på den aktuella dagen eller aktiviteten så kommer dessa tillval att bli aktiva.     Till höger i lönekortet så har vi månadens summering av allt arbete. Ruta NR 1. Här presenterar vi en summering av månades registreringar som är gjorda, du kan välja att  lägga till egna manuella rader genom att klicka på "ny rad". Funktioner som fanns längst ner i gamla löneberäkningen som åtgärder finns nu under den blåa ringen längst upp till vänster.     Här kan du göra Avdrag för hela månadslönen, Nollställa alla frånvaroavdrag, eller göra frånvaroavdrag för all undertid.  Till höger om övertidsraden finns det också en blå ring, klickar man här kan man välja att spara övertiden till kompbank eller flexbank. Om man skulle vilja ta bort en rad kan man klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.   Ruta NR 2.  Här presenteras Planerad arbetstid, Arbetad tid, Undertid, arbetstidsförkortning. Även här kan du välja att lägga till eller ta bort en rad manuellt.     Ruta NR 3. Här har ni möjlighet att skriva en kommentar om vi vill notera ner något specifikt. Klicka på ny rad längst till höger så kommer en ny rad fram. Denna kommentar syns endast för er systemanvändare med tillgång till löneberäkningen.     Kommentarsrutan längst ner på sidan visar när en anställde har skrivit någon notering vid tidsrapporteringen, i kalendern kommer vi visa en gul post it lapp på den specifika dagen. Du kan också hovra över denna ikon för att läsa kommentaren.   Här finns även en film som går igenom löneberäkningen.      

      I detta avsnitt bekantar vi oss med nya kalendern och förklarar menyradens symboler.    Kalendervyn . Du ser allt gällande din personal så som planerat arbetspass, frånvaro, rapporterad tid, digital färdskrivardata, resa och andra aktiviteter.   Dessutom finns en rad med inställningar som hjälper dig att utforma kalendern så som du önskar. Nedan följer en beskrivning av samtliga funktioner. Inställningarna sparas automatiskt på dig som systemanvändare.   Med dessa knappar markerar du utseende i Kalendern.              Placera händelser över hela dagen. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. Hovring Visa/dölj detaljer på aktiviteten. Visa/dölj oplanerade pass. Visa/dölj tachodata. Här väljer du den information som skall synas i kalendern gällande den anställde. Välj något ur registret nedan fäst informationen du vill se genom att använda ”dra och släpp metoden”.  När du sedan är i kalendern kan du hovra över statistikcellen, för att se dina val.   För att justera storleken på statistikcellerna i kalendervyn får du "dra och släppa metoden" med muspekaren på dom ljusa sträcken för att justera i sid leds  Vi kan även sortera de anställda i listan efter de olika statistikcellerna som finns att välja mellan, klicka på någon av dina statistikceller och listan med personal kommer att ändras. Vi kan även sortera personalen på förnamn eller efternamn klicka på något namn i listan och det kommer komma fram ett val på förnamn eller efternamn.    Här väljer du hur de anställda skall grupperas i kalendern t ex efter stationsort.       Här väljer du vilken information som skall visas på varje aktivitet ( arbetspass, tidrapport) i kalendern.     Förklaring till menyradens övriga val Ni kan söka ut era anställd genom arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden, semestergrupp, man kan söka på anställningsnummer, signatur och ni kan ange förnamn eller efternamn så kommer sökfunktionen ge dig förslag på filtrering.        Här kan du välja hur din period skall vissas. Klicka på datum perioden så öppnas månadskalendern, klicka i första och sista dagen som du vill se i nya kalendern.   För att förflytta dig en period framåt eller bakåt så använder du höger och vänster dubbel pil. vill du bara flytta dig en dag framåt eller bakåt så använder du höger och vänster enkel pil Klickar du på idag så syns denna dag som första dag i din vy.      Lägga in eller ändra  pass, frånvaro, noteringar, eller tidsrapporter från kalendern gör du genom att klicka på den aktuella dagen eller markera t ex schemat som du vill ändra, så kommer en ny undre menyrad vissas längst ner på sidan, här kan du välja om du vill lägga till eller ta bort, redigera  något i kalendern      I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass

Med trial-versionen av TransPA är du snabbt igång med digital tidrapportering, attestering, kalenderöversikt, kompetensuppföljning mm.   Här kommer lite information om hur du kommer igång. 1. Börja med att lägga in din personal i TransPA under fliken Personal Här fyller du i uppgifter som Namn, efternamn, signatur, lösenord, färdskrivarkortnr, anställningskontrakt, ange vilken yrkeskategori och arbetsledare m,m som personalen skall ha så kan dom anställda snart börja logga in och tidrapportera sina arbetsdagar. Här kan du läsa mer om dom olika inställningarna under fliken Personal      Under fliken kalender får man en bra översikt på dom anställdas arbetsdagar, här kan vi ställa in kalendern på många olika sätt för att få den efter just den kalender vy som du vill ha. sortera efter arbetsgrupper, stationsorter, anställningsform, arbetsledare m,m vi får även en överskådlig vy på den arbetade tiden, vi lägger även in frånvaro samt justerar arbetspassen här. Du kan läsa mer om dom olika inställnings alternativen under fliken Kalender      Under fliken Attest kan man enkelt godkänna personalens tidsrapporter i Attest vyn kan se olika start och stop tider på tidrapporten, arbetspasset, färdskrivartiderna, resorna. Vi kan även här se hur mycket tidsrapporterna avviker från färdskrivaren. du kan läsa mer om dom olika flikarna på länken Attest   En bra idé kan vara att ha sina fordon registrerade i TransPA både i planeringshänseende, men också för möjligheten till kostnadsuppföljning, om du låter dina anställda ange fordon när de tid rapporterar. du kan läsa mer om detta på länken Fordon     Genom att registrera kompetens i TransPA får ni full koll på era kompetenser i företaget och dess giltighetstider. När det gäller hur kompetens avlönas så har vi en funktion som sköter detta per automatik och förenklar hanteringen för er. När kompetensutvecklingen utförs utanför den ordinarie arbetstiden utgår endast timlön men inte övertidsersättning. du kan läsa mer om detta på länken Kompetens Färdskrivarkoppling En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i TransPA. Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning. Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt. För Idha Online, Scania, Optac Stoneridge, Tacho-online, görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Dynafleet skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst. Du kan läsa mer om hur du aktiverar denna funktionen på länken Färdskrivare Under fliken Analyser kan vi ta fram olika typer av rapporter och uppföljningar vi kan även här se olika avvikelser från färdskrivarrapporten. I silver version kan vi få tillgång till olika tids rapporter som utförd tid, rapporterad tid, arbetad tid/månaden, aktiviteter, frånvaro, arbetad tid per fordon eller anställd, här finns massor av olika rapporter att kunna få ut.      Meddelandefunktionen är ett enkelt och effektivt sätt att kommunicera med personalen.  Med hjälp av denna kan du skicka ut information som du vill sprida till enskilda personer, till utvalda grupper eller till hela företaget. Det kan vara något som behöver bli känt inom organisationen, policys, personalinformation, inbjudningar m m. Du kan även skicka personliga meddelande som bara riktar sig till en eller några personer. du kan läsa mer om meddelande funktionen på länken Meddelanden     Här har vi samlat allt som har med säkerhet att göra, 1. Felrapporter visar obehandlade (nya) rapporter och inkluderar resultaten av förarnas säkerhetskontroll av fordon och registrering av tillbud, skador och olyckor. du kan läsa mer om detta på länken Felrapporter  2. Säkerhetskontrollen innefattar kontroller av fordon som förarna kan göra innan avfärd, som registreras direkt i samband med att de tid rapporterar. Det går välja att göra den tvingande och man kan även schemalägga den, du kan läsa mer om detta på länken Säkerhetskontroll  3.Tillbudsrapportering är en funktion som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka. du kan läsa mer om detta på länken Tillbudsrapportering 4. Med hjälp av behörighetskontroll i samarbete med BKY kan du låta Transportstyrelsens dagliga kontroll av körkort och behörigheter även slå igenom i TransPA, med larm, påminnelser etc. du kan läsa mer om detta på länken Behörighetskontroll     Under fliken påminnelser får man olika påminnelse i fall något giltighetstid håller på att gå ut som T.ex. Anställningskontrakt, kompetenserna m,m     Under fliken register, registrerar vi alla olika typer av inställningar i TransPA som Aktivitetstyp, arbetsgrupp , arbetsuppgifter, tex i fall man vill att föraren registrera någon speciell arbetsuppgift under dagen.  Man kan lägga in olika stationsorter , trafikområden, vi skapar även här upp ett register för all utrustningen som man delar ut till sina förare som passerkort, tank kort kläder, m,m du kan läsa mer om detta på länken Register     Under fliken verktyg kan man ställa in sina inställningar för TransPA för att det skall passa just dit företag, som T.ex. företagsinställningar, tidsrapportering och attest inställningar, man kan även lägga till fler företag, snabbregistrera tids rapporter eller frånvaro för föraren. Går man vidare med TransPA kommer det finnas fler inställningar som man kan justera som systeminställningar, löneberäkning, personliga inställningar m,m     TransPA erbjuder dig en enkel och smidig möjlighet att skapa en handbok för din personal. I handboken kan du publicera alla dokument som din personal behöver ha tillgång till, t ex personalpolicy, kvalitetspolicy, lastningsinstruktioner, förarhandbok m m. Handboken kan läsas direkt i mobiltelefonen via personalens tidsrapportering. du kan läsa mer om detta på länken Handbok    

Guide för start av fjärrhjälp / Team Viewer. Börja med att logga in på TransPA, och klicka på kugghjulet uppe till höger bredvid sitt namn,    Fortsätt med att klicka på Starta fjärrhjälp.      Nu kommer det laddas ner en fil, vanligast är att den hamnar i övre hörnet på höger sida, när nedladdningen är klart väljer man att köra filen.     När man har valt att köra denna filen kan det komma upp en säkerhetsfråga Tillåter du att denna appen får göra ändringar på enheten JA eller Nej, här väljer man att klicka på JA.   Nu startar Team Viewer upp och då behöver vi Dit id: Tex. 1 215 450 506.   Om det skulle uppstå ett problem kan det bero på att du redan har Team Viewer installerat. Då behöver man avsluta sin installerade Team Viewer genom att klicka på märket /\ nere vid klockan i högra hörnet för att visa dolda ikoner    Höger klicka på den ikonen som är för Team Viewer och välj Avsluta TeamViewer   Nu kan vi börja om igen genom att logga in på connect.mytranspa.com

Här försöker vi ge klarhet i hur schemaläggningen med dess scheman och passmallar hänger ihop och vad ni kan behöva göra i olika situationer som kan uppstå. Vid förändringar, då felaktiga pass kan finnas utlagda i kalendern som ska ersättas, behövs ofta passen ej tas bort manuellt, utan när nytt schema byggs upp används istället funktionen "ersätt tidigare utlagda arbetspass" i ditt schema. Var noga med att välja rätt fr o m datum för att få både tidigare och framtida pass korrekta.   Allt eftersom uppdrag förändras kan man behöva uppdatera och förändra sitt passmallsregister och sina scheman. För att få en bättre översyn och lyfta fram de scheman och pass som är aktuella kan man med fördel avaktivera de scheman och passmallar ni ej längre använder. Notera att åtgärden inaktivera ej på något sätt påverkar de arbetspass som är utlagda i kalendern. Scheman inaktiveras enkelt genom att välja önskat schema via pennan i schemaläggningen och bocka ur bocken aktiv och därefter spara, så här: Nu kan jag ta ställning till om jag vill ha kvar schemat i systemet som ej aktivt, eller om jag vill ta bort den helt. Ta bort-symbolen med minustecken finns synlig först då posten är inaktiv. Kanske kan detta schema komma till användning senare i er verksamhet? Era inaktiverade scheman tas enkelt fram genom att klicka på denna symbol   Passmallar Att inaktivera passmallar för att förbättra din översiktsvy är mer komplicerat och kräver fler åtgärder.  I detta fall vill jag inaktivera passmallen men som texten visar kan passmallen ej göras inaktiv. Jag behöver se över schemat "Bruket distribution 510, 4v rullande".   Notera att det fungerar på samma sätt här oavsett om schemat finns utlagt i kalendern eller ej. Det enda som har betydelse är att du har skapat ett schema där passet finns.    Jag tar fram mitt schema och klickar på minustecknet. I detta fall är det en av de anställda som är planerad med denna passmall. Jag klickar på minustecknet och klickar på passen en i taget. Jag ser att schemat innehåller pass i fyra veckor så jag bläddrar fram vecka för vecka med pilen och är noga med att få bort alla pass så samtliga veckor blir tomma. Därefter sparar jag schemat, spara och stäng.   Nu går jag tillbaka till mitt passmallsregister och denna gång kan jag bocka ur aktiv-bocken och göra passmallen inaktiv. Här syns den nu istället i listan över ej aktiva.     Likt scheman kan jag nu ta ställning till om jag vill ha kvar den i systemet som ej aktiv, eller om jag vill ta bort den helt.

Ibland vill man knappa in en stor mängd tidrapporter åt någon på en och samma gång. Då kan det vara idé att använda Snabbregistrering av tidrapporter. Du hittar den under Verktyg. Här behöver du bara välja en anställd och en vecka och sedan börja skriva. Använd gärna tabb mellan rutorna för snabbast inmatning. Frånvaro behöver bara anges med frånvaroorsak och antal timmar för respektive dag. När veckan är klar är det bara att spara.  Observera att om ni behöver ha med fordon i tidrapporterna kan de behöva redigeras från kalendern.

Hur tar man bort en person som inte ska vara kvar i schemaläggningen längre?   För att ta bort en anställd från ett schema behöver ni gå in på schemat och ta bort passen som ligger utlagt på den anställde, när alla pass är borta försvinner personen från schemat. (Är det ett schema på flera schemaperioder behöver passen tas bort på alla veckorna)   Aktivera minustecknet i verktygsfältet så raderas passen snabbt och effektivt, när ni klickar på ett pass tas det bort direkt utan varning.     När sista passet är borta på den anställde försvinner personen från schemaläggningen klicka på spara och stäng.   I denna artikel kan ni läsa om Schemaläggning steg för steg  

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    

TransPA utför beräkning av sjuklön automatiskt, men önskar du utföra en egen kontrollberäkning, så visar denna artikel hur du går till väga för att beräkna sjuklönen för en anställd som går på arbetsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").   När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket då menas med att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.   Exempel Här är ett exempel på hur systemet räknar sjuklön på en anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.     För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan   Här är underlaget för Juli - Augusti - September som behöver räknas samman.     Juli löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            2130 kr Premiekomp                    725 kr Schemalöst arbete          435 kr Ob-tillägg vardag             408 kr Ob-tillägg helg                 204 kr   Tot sum:                      32416 kr   Arbetad tid                      145h Föräldraledig                       8h   Tot Tid :                             153h          Augusti löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            4260 kr Premiekomp                    650 kr Schemalöst arbete         390 kr Ob-tillägg vardag            272 kr Måltidskuponger            600 kr   Tot sum:                      34686 kr    Arbetad tid                     130 h Semesterfrånvaro           56 h   Tot tid:                              186 h          September löneperiod. Månadslön                          28514 kr Övertid                                   2621 kr Premiekomp                           880 kr Schemalöst arbete                528 kr Ansvarstillägg                      3000 kr Ob-tillägg vardag                  272 kr Måltidskuponger                  850 kr   Tot sum:                            36665 kr   Arbetad tid                            176 h Uttag från kompbank              8 h   Tot tid:                                    184 h       Räkna samman alla värden från varje månad se nedan. Månader Arbetad tid Inkomst  Juli 153 h 32,416kr  Augusti 186 h 34,686 kr September 184 h 36,665 kr  Total 523 h 103767 kr   Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80  103767 /  523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h        Här listar vi upp vilka månader som den anställde blir sjuk i och vilka månader som man skall kontrollera löneunderlaget i.   Beräkna sjuklön för den anställde under Jan - Feb - Mars kontrollera föregående kalenderkvartal Okt - Nov - Dec löneperiod .  Beräkna sjuklön för den anställde under Juli - Aug - Sept kontrollera föregående kalenderkvartal April - Maj - Juni löneperiod. Beräkna sjuklön för den anställde under Okt - Nov - Dec kontrollera föregående kalenderkvartal Juli - Aug  - Sept löneperiod.     Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall räknas samman kolla i denna artikeln: Beräkning av sjuklön, Transportavtalet   

Här kommer en förklaring till hur TransPA beräknar sjuklön Sjuklön i korthet När en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön. Sjuklönen ska motsvara 80 procent av vad den anställde hade tjänat om hen hade arbetat.    Om ni vill läsa om karensavdrag, se vår artikel karensavdrag Transportavtalet   Allmänt om beräkningen I underlaget för timlön skall ingå samtliga utbetalda löneposter förutom övertid, restidsersättning och traktamente.  Timlönen skall minst uppgå till grundtimlön + ordinarie premiekomp + schemalös premiekomp (vid tillämpning av 3 § 5b) + personliga tillägg (fasta och timbaserade)   Övertid skall inte räknas med i arbetade timmar då den tiden ingår i arbetad tid. Frånvaroposterna ska tas med eftersom frånvarotiden ingår i månadslönen   Vid kontrollräkning av sjuklön Lägg ihop summan av följande lönerader: Månadslön Timlön Veckolön Övertid (dock ej övertidsersättning) OB vardag OB helg Tillägg (både fasta och timbaserade) Premiekomp Schemalöst arbete (vid tillämpning av 3 § 5b) Måltidskuponger Uppfyllnadstid mot garantilön Milersättning Milersättning dubbelbemanning Timlön utland Timlön helg utland Lastningar/lossningar   Räkna nu fram och summera antalet timmar av följande lönerader: Arbetad tid (tänk på att övertid är inkluderad i arbetad tid, så du inte räknar med den två gånger) Semesterfrånvaro Sjukfrånvaro Övrig frånvaro (inkluderar frånvaro utan lön) Frånvaro med lön (t ex permission) Uttag från kompbank Uttag från flextidsbank Uttag från arbetstidsförkortning   Dela nu totalsumman med totala antalet timmar så får du resultatet av den genomsnittliga förtjänsten. Multiplicera nu resultatet med 0,8 (80%) för att få fram sjuklönens timlön.   Här finns en artikel som ger er ett exempel på beräkning av sjuklön, samt förklarar vilka kalenderkvartal du skall kontrollera när en anställd blir sjuk vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete 3 § 5 mom B eller vid lokala överensekommelser.   Kända begränsningar, beräkning av sjuklön Vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser enligt 3 § 6 mom där man inte har kryssat i "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" har TransPA satt ett maxbelopp för sjuklön som för närvarande är satt till 160kr per timma.  Vid dessa arbetstidsförläggningar räknar TransPA fram en sjuklön baserat på genomsnittlig timlön från föregående kalenderkvartal. Dvs sjukfrånvaro som uppstår i oktober, som ju tillhör kvartal 4, räknas då fram baserat på underlag från kvartal 3, dvs juli, augusti och september. Denna beräkning grundar sig i Transportavtalets avtalstext "I sjuklöneunderlaget skall ett genomsnitt av det ob-tillägg som utbetalats senast föregående kalenderkvartal ingå."   Utan taket hade vi kunnat se fall där en oönskad och orimligt hög sjuklön beräknas. Exempel när detta kan inträffa är om intjänandebeloppet i förhållande till antalet timmar är onormalt högt eller när vi saknar tillräckligt beräkningsunderlag från föregående kvartal   Ska vi spara lönen som den är när vi ser beloppet 160kr per timma med varningen ? Har ni fall där tillräckligt beräkningsunderlag finns och varningen kommer? Kanske har den anställde ett högt extra tillägg i premiekomp, många ob-timmar och dessutom övertid i föregående kvartal vilket skulle resultera i högre sjuklön än 160kr per timma? I dessa fall kommer vi alltså inte klara att visa upp en sjuklön som är högre än vårt nuvarande sjuklönetak på 160kr. Varningen kommer då och ni kan om ni önskar göra en egen beräkning och ändra beloppet TransPA föreslagit. Har det skett någon förändring i beräkning och funktion för sjuklön i TransPA?  Det som hänt i vår release-2021-64 som släpptes måndag 23 augusti 2021 är att vårt tak för sjuklön har höjts från 144kr till 160kr. Vi har förtydligat löneraden för sjuklön och informerar nu med en varning i de fall då TransPAs maxbelopp begränsar sjuklönen till 160kr. Vår metod och logik hur vi räknar sjuklön är dock helt oförändrad sedan tidigare. Sjuklön beräknas olika beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på. Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet 

Swedish first, English below   Det kan finnas tillfällen då du får en server error ruta som förhindrar inloggning. Den åtgärd du behöver göra om detta händer är att tömma din webbläsares cookies och cache relaterade till TransPAs webbsidor. Proceduren är densamma i Google Chrome och Microsoft Edge så guiden tillämpas oavsett vilken av dessa webbläsare du använder. (Bilderna nedan är tagna från Chrome och visar svenska.)   1. Gå till connect.mytranspa.com 2. Tryck på låset på bilden och välj cookies     3. Nedanstående markerade rader är berörda och behöver tas bort. Klicka på första raden och välj ta bort. Upprepa samma procedur för rad två. Bekräfta därefter med klart till höger.   4. I nästa steg rensar vi cachade bilder och filer genom att trycka ctrl+shift+delete. Var noga med att välja ett tidsintervall med senaste sju dagarna eller längre tillbaka. Se till att den enda bocken markerad är cachade bilder och filer som bilden visar. Rensa data nere till höger.     5. Stäng nu dina öppna flikar i Chrome/Edge som rör TransPA. Har du andra flikar så kan du låta dessa vara öppna. Klicka på de tre prickarna som bilden visar och öppna ett nytt fönster. (Har du valt att stänga ned Chrome/Edge helt och saknar flikar så öppnar du istället webbläsaren på nytt)     5. Skriv in Connect.mytranspa.com. Nu ska det fungera att logga in igen.     There may be times when you get a server error box that prevents login. The action you need to take if this happens is to clear your browser's cookies and cache related to TransPA's web pages. The procedure is the same in Google Chrome and Microsoft Edge so the wizard is applied regardless of which of these browsers you use. (The images below are taken from Chrome with swedish language.)   1. Go to connect.mytranspa.com 2. Click on the lock shown in this picture below and choose cookies     3. The marked lines below are affected and need to be removed. Click on the first line and select delete ("Ta bort" in this picture). Repeat the same procedure for row two. Then confirm with finish ("Klart" in this picture).      4. In the next step, we clear cached images and files by pressing ctrl + shift + delete. Be sure to select a time interval with at least the last seven days or further back. Select only the checkmark for cached images and files, like this image shows. Clear data at the bottom right.     4. Now close your open tabs in Chrome/Edge related to TransPA. If you have other tabs, you can leave them open. Click on the three dots that the picture shows and open a new window. (If you have chosen to shut down Chrome/Edge completely and have no tabs, open the browser again instead)     5. Go to Connect.mytranspa.com. Now it should work to log in again.