I Transportavtalet ska beordrad restid, typiskt när man kört egen bil före och efter arbetspasset, ersättas med grundtimlön, premiekompensation samt i förekommande fall ob-ersättning. Restiden skall ej räknas som fullgjord arbetstid och skall ej inräknas i arbetstidsmåttet vid beräkning av eventuell övertid. TransPA har fullt stöd för att känna av detta så därför finns god anledning att särskilja denna restid från övriga arbetsuppgifter under arbetspasset.
Restid är en av få arbetsuppgifter som TransPA levereras med. Många andra kan ni fint skapa själva efter eget behov för att få önskad lön framräknad.
Vid resa med egen bil kan arbetsgivare och anställd överenskomma om bilersättning för de körda milen.
Exempel: Hur kan man registrera in när en anställd ska få ersättning för att tagit sin privata bil för att t.ex. avlöst en chaufför ute på fält?
Registrera tidrapporten med start och sluttid samt rast. Restid registrerar ni som första och sista arbetsuppgift, likt nedan, då Kristina i exemplet kört egen bil från 07.00 till 08.00 och vid dagens slut från 15.00 till 16.00. Ni trycker på plustecknet för att skapa ny rad. Starttid för varje arbetsuppgift är det som krävs.
I löneberäkningen syns här att restiden finns redovisad på egen rad, löneart med de två timmarna och premiekomp, men har ej inkluderats i timmarna för övertid och övertidsersättning. Därmed blir övertidssaldot också helt korrekt.
Milersättning, kräver manuell åtgärd
Funktion för att få milersättningen rätt utbetald saknas tyvärr i TransPA. Här behöver vi ta hjälp av ditt löneprogram som kan hantera om ersättningen ska vara skattefri och/eller skattepliktig. Ett sätt att få in det i tidrapporteringen och synligt i löneberäkningen är att skriva i tidrapportens fält för noteringar som i exemplet. Noteringen syns som gul notis den aktuella dagen och syns vid hovring.
Även synlig längst ned i noteringsfältet.
Tänk på att vi alltså inte skapar upp någon lönerad. Istället behöver ni uppmärksamma totala antalet och därefter rekommenderar vi er att lägga till löneraden för milersättning manuellt, direkt i löneprogrammet istället. Där finns stöd på löneartsnivå att definera den som skattefri.
Symptom - kan ej logga in i TransPA, åtkomst nekad
Jag kan inte logga in med mailadress som inloggningsmetod. Istället kommer en felruta som säger "åtkomst nekad" efter att jag angivit epostadress och lösenord.
Förslag till lösning - testa inloggning i privat läge/inkognito
Välj att öppna en ny webbsida antingen som gäst eller i privat läge/inkognito och ange där connect.mytranspa.com. Gör nu ett nytt inloggningsförsök med mailadress och lösenord. Om inloggningen fungerar så kan du söka efter orsak till det inträffade i vår diagnos här nedan.
Diagnos - Undvik gammalt bokmärke
Fungerade testet ovan - gör ett nytt test i din webbläsares standardläge, ny webbsida och ange connect.mytranspa.com. Gör ett nytt inloggningsförsök med mailadress och lösenord. Om inloggningen fungerar, spara ner ett nytt bokmärke och se till att tidigare sparat tas bort för förenklad inloggning.
Diagnos - se över din användarprofil i webbläsaren
I din webbläsare är du ofta identifierad och inloggad som en användare med mailadress. Se efter om du är inloggad med en annan epostadress/profil än den epost du försökte logga in i TransPA med.
Hur ser jag vilken profil jag använder?
Så här kan det se ut i Google Chrome i en mobil. En rund profilsymbol syns högst upp när jag öppnar webbläsaren. Är du för närvarande inne på en webbsida så syns inte profilen - klicka på de tre prickarna till höger och välj "ny flik" så hamnar du här.
Klicka därefter på symbolen med din profil så ser du vilken mailadress du är inloggad med.
Om du ser att profilen inte överensstämmer med den epost du försöker logga in med så kan detta vara en orsak till inloggningsproblemet. TransPA är en Vismaprodukt. Vi och många andra Vismaprodukter använder sig av Visma Connect som inloggningsmetod och du kan finnas uppskapad sedan tidigare men med en annan mailadress. I en enkel värld finns endast en epostadress för dig som användare och då fungerar det fint, men om båda adresserna används så kan du behöva hjälpa din webbläsare att förstå vem du är så att dina inloggningar kan hållas isär och vägleda dig rätt.
Förslag för bästa användarupplevelse med enkel och problemfri inloggning
En bra metod att komma runt denna problematik är att använda sig av olika profiler i din webbläsare.
Om du använder Google Chrome, finns vägledning till profiler här.
Om du använder iOS med Safari, finns vägledning till profiler här.
Symptom - kan ej logga in i TransPA, hoppsan!
Jag kan inte logga in med mailadress som inloggningsmetod. Istället kommer en felruta som säger "hoppsan!" efter att jag angivit epostadress och lösenord.
Förslag till lösning - stäng ner dina öppna flikar och testa inloggning på nytt
Felet kan bero på för många upprepade förfrågningar om inloggning på väldigt kort tid.
Stäng ner samtliga öppna flikar som rör TransPA.
Välj att öppna en ny webbsida och skriv in connect.mytranspa.com.
Gör nu ett nytt inloggningsförsök med mailadress och lösenord. Om inloggningen fungerar så kan du söka efter orsak till det inträffade i vår diagnos här nedan.
Diagnos - Undvik gammalt bokmärke
Efter lyckad inloggning, spara ner ett nytt bokmärke och se till att tidigare sparat tas bort för förenklad inloggning.
Nedan följer några begrepp kring semesterhantering som kan vara bra att känna till.
Semesterår. Det år semesterdagar tas ut. Ett semesterår är vanligtvis mellan den 1 april och den 31 mars
Intjänandeår: Det år semesterdagar tjänas in, vanligen mellan 1 april och 31 mars året innan semesteråret.
Semesterrätt: Hur många dagar man har rätt att vara ledig varje semesterår. Enligt semesterlagen ska det vara minst 25.
Förskottssemester: Om man inte tjänat in till full semester kan arbetsgivaren erbjuda förskottssemester, vilket betyder att man får vara betalt ledig trots att det inte finns intjänad semester. En skuld uppstår i och med detta men brukar skrivas av efter 5 års anställningstid
Semesterdaglön: Den ersättning som betalas ut vid uttag av semester enligt Transportavtalet. Avdrag görs per timme och den anställde får istället semesterdaglön. Semesterdaglönen räknas fram genom att ta 13 % på den anställde lön under intjänandeåret.
Semestertillägg: Gäller för Maskinföraravtalet, bussbranchavtalen och tjänstemannaavtalet. Den anställde får ett tillägg på 0,8 % per uttagen semesterdag.
Semesterersättning: Är ersättning när semester inte tas ut i ledighet utan i pengar. Ges löpande till timanställda med kortare anställning samt vid avslutande av anställning.
Obetald semester: Om en anställd inte hunnit tjänat i betald semester har den ändå rätten att vara ledig - obetald semesterledighet. Obetalda dagar sparas inte.
Sparad semester: En anställd som har rätt till fler än 20 semesterdagar kan spara de dagar som överstiger 20 till ett senare semesterår. Oftast måste dessa tas ut inom 5 år.
Semestergrundande frånvaro: Under många typer av ledigheter tjänar den anställde delvis in till semester trots att hen inte arbetar. Detta kallas semestergrundande frånvaro och gäller exempelvis sjukdom, föräldraledighet och vård av närstående.
Semesterskuldsberäkning: En rapport där det framgår hur mycket företaget är skyldig varje anställd i ersättning för semester. Semesterskulden ökar med tiden då den anställde tjänar in mer semester och minskar när den anställde tar ut semester.
Semesterårsavslut: Efter varje semesterår räknas det ut hur många dagar som tjänats in samt vad dessa är värda. Detta görs efter att lönen i april är klar för att få med alla avvikelser i mars.
Vi bygger just nu en helt ny tidrapportering som ska komma till glädje för alla era medarbetare som tidrapporterar i TransPA!
Projektet är stort och omfattande. Vi har gjort en hel del sedan arbetet startade, men fram tills nu har det varit lite för tidigt att slå på trumman.
Men nu känns det som att tiden är inne för att informera och hålla er uppdaterade vart vi står i projektet.
Det känns väldigt roligt att vi nu kommit en bit i detta arbete och successivt, månad för månad, tar oss framåt och får mer och mer funktionalitet på plats som vi vet att ni som kunder efterfrågar!
Detta vill vi naturligtvis dela med oss av och här nedan kommer vi ge er status allt eftersom vi löpande släpper ut uppdateringar.
Varför kommer vi med en ny version av tidrapporteringen?
Förbättrat användargränssnitt och anpassat för mobila skärmar
Tidrapportering sker i stor utsträckning i mobilen idag och det är stor anledning till att vi fokuserar på en förbättrad användarupplevelse på en mindre skärm. Det är det första som man kan notera när man loggar in i nya gränssnittet.
TransPA API - helt nya möjligheter till integration
En stor drivkraft och faktor för oss varför vi vill bygga en ny miljö för tidrapportering är att på helt nya sätt kunna kommunicera med försystem och andra programvaruleverantörer. Detta möjliggör vi nu via vårt nya publika API, där vi skapar möjlighet med integration från och till TransPA.
Den digitala tekniken är fantastisk och skapar helt nya möjligheter. Ni har säkert många olika tjänsteleverantörer med olika styrkor. Vi vill vara breda här och möjliggöra för er att få in all den data som är som mest värdefull för er. Att kunna ta emot exempelvis pass, tidrapporter och färdskrivardata från olika leverantörer sätter vi högt på agendan i och med att vi nu bygger ut vårt API med så många anslutningsmöjligheter som möjligt för era andra viktiga leverantörer.
Status - vad finns i nya TransPA TIDRA?
Som sagt, vi arbetar oss framåt hela tiden för att Tidra ska bli så komplett som möjligt i användarvänlighet och funktionalitet, med målet att ni ska känna att TIDRA är det självklara valet.
Saknas något som vi är vana vid i den traditionella tidrapporteringen?
Vi listar här funktioner och dess status för att ni ska kunna bedöma om ni vill börja prova vår nya tidrapportering eller om ni ser att ni vill invänta ytterligare funktioner som ännu ej är på plats.
Funktion, stöd för:
Standard tidrapportering
TransPA TIDRA
Raster
Ja
Ja
Fordon
Ja
Ja
Släp
Ja
Nej
Arbetsuppgifter
Ja
Ja
Loggning
Ja
Ja
Tidrapportera från pass (ett pass per dag)
Ja
Ja
Visning av passnamn
Ja
Ja
Tvingande säkerhetskontroll
Ja
Ja
Spara övertid till kompbank
Ja
Ja
Vägarbetstidslagen (informera och förhindra)
Ja
Ja
Visning av färdskrivardata
Ja
Ja, utvärderingsfas
Välja kostnadsställe
Ja
Nej
Fältet mätarstart/mätarslut (kan namnändras utifrån ert önskemål)
Ja
Nej
Redigera tidrapport
Ja
Nej
Tidrapportering för MFA och TMA (möjlighet att spara/plocka flex/komp)
Ja
Nej
Hur aktiverar vi nya TransPA TIDRA för våra anställda?
Vi är i en pågående process där vi migrerar era anställda till den nya inloggningen med Visma Connect, inloggningsmetoden med mailadress. Är ni en av de kunder som har gått igenom processen så finns möjlighet att aktivera TransPA TIDRA i verktyg - inställningar - tidrapportering. Om ni ännu inte har migrerats, hör av er till oss i chatten, telefon eller maila support.transpa@visma.com så kan vi säkert aktivera er och ta er igenom processen.
Frågor & svar
Fråga: Den anställde har ingen e-post adress, hur gör hen för att logga in? Svar: Det finns att skapa på exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt.
Fråga: Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, jag ser att jag inte kan använda samma e-postadress, hur skall jag göra då?
Svar: Då behöver man skaffa två olika e-post adresser.
Tips!!
Om du har förnamn.efternamn@gmail.com som din personliga e-postadress, så för ditt konto som anställd kan du använda e-postadressen förnamn.efternamn+Arbetare@gmail.com , alla e-postmeddelanden de skickar ut till denna e-postadress går fortfarande till din e-postadress, kort och gott kan du sätta nästan vad som helst efter + och det kommer till din e-postadress eftersom gmail ignorerar allt mellan + och @. Många e-postleverantörer stöder även denna typ av e-postadress.
Fråga: Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna?
Svar: Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.
Fråga: Jag har angett korrekt e-postadress, men får inget mail, vad beror detta på?
Svar: Kontrollera gärna din inkorg med dess mappar. Kan mailet ha hamnat som skräppost? När du hittat det så kan du markera det som ej skräppost. Om du använder gmail gör du på följande sätt för att få framtida mail från vår avsändaradress.
Fråga: Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret?
Svar: Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer
Fråga: Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra mailadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga?
Svar: Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av TransPAs inloggning sker inom kort där epostadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.
Fråga: Jag har skickat inbjudan till min anställd men HEN verkar inte fått något välkomstmejl
Svar: Kontrollera så att mejladressen är korrekt och skicka om inbjudan. se avsnitt "skicka om välkomstmejl"
Fråga: Den anställde har fyllt i sin e-post adress via formuläret, men inget välkomstmejl har kommit.
Svar: Återställ e-posten på personkortet och Kontrollera så att mejladressen är korrekt för att skicka om inbjudan
Fråga: Den anställde har e-postadress angiven, men kan inte logga in. I överblicken syns klockan.
Svar: Den anställde har ej aktiverat via länken inom 24h.
Välj redigera på pennan och skicka om välkomstmejl.
Fråga: Den anställde får upp ett felmeddelande "Hoppsan!" vid inloggning.
Svar:Kontrollera så man inte har fler flikar öppna, för att logga in mot TransPA. radera eve gamla bokmärken som pekar på den gamla inloggnings sidan och logga in via webb-appen i enheten "Safari"/"Chrome", ( spara ner ett nytt bokmärke )
Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen.
Manualen innehåller följande guider:
Hur skapas ett nytt lösenord?
Hur ändras ett lösenord?
Hur ändras en e-postadress?
Glömt lösenord?
Visste du att TransPA har ett publikt API?
Det senaste året har TransPA investerat mycket tid i att utveckla ett publikt API och vi kan stolt meddela att vi finns på https://developer.visma.com/api/transpa. API:et ger fantastiska möjligheter till att integrera mot andra system, för att du som kund ska kunna få ut ännu mer av ditt TransPA.
API:et växer successivt och vi fortsätter att investera mycket utvecklingstid i att kunna prata med tex tidrapporteringsappar, funktion för stämplingsklockor eller lönesystem m.m.
När du är inloggad på TransPA har du nu även en ny knapp på förstasidan som leder dig till information som du behöver för att kunna integrera med vårt publika API.
Titta gärna på vår guide för att komma igång, i PDF:en nedan.
Enligt nya regler, i Transportavtalet, som trädde i kraft 1/9 2023 så har man rätt att göra avvikelser mot den tidigare 10-timmarsregeln vid nattarbete om man ersätter de anställde med extra Arbetstidsförkortning (ATF). Detta har tidigare varit möjligt genom en lokal överenskommelse med Transport, men kan nu förankras lokalt och istället meddelas Transport en vecka innan den träder i kraft.
Nattfönstret är som standard kl 01-05 och med de nya reglerna så skall den anställde ersättas med:
2 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 11 timmar
3 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 12 timmar
4 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 13,5 timmar
I TransPa kan du använda vårt verktyg för arbetstidsförkortning för att bygga stöd för detta.
I denna film visar vi hur du aktiverar beräkningen enligt ovanstående nya avtalsvillkor.
Se över era inställningar, kontroll mot vägarbetstidslagen
I samband med aktiveringen av denna beräkning så råder vi er också till att se över era inställningar för vilka varningar ni önskar som rör vägarbetstidslagen, för att få så smidig tidrapportering som möjligt där ni förstås vill att varningarna ska vara relevanta utifrån er verksamhet.
Med hjälp av denna rapport kan man på ett enkelt sätt se dels hur många timmar den anställde har fått utbetalt i övertid men också hur många timmar som har sparats från övertid till komp samt om den anställde har tagit ut komptimmar månad för månad. Rapporten är som förvald på innevarande månadsperiod. Vi separerar den anställde per periodtyp månad / vecka beroende på hur deras anställningskontrakt är inställt.
Period på bilden avser löneperioden 202309 som avser augusti timmar. Vill ni ta fram ett större urval med fler månader t ex, så justera period från och till högst upp, så får ni fram rörelser månad för månad.
Filtrerings funktion utgår från följande fält
Periodtyp
Stationsorter
Trafikområden
Anställda
Arbetsledare
Arbetsgrupp
Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal.
Här följer en beskrivning av gränssnittet:
1 2
1. Gruppera på Trafikområde, Stationsort, Arbetsledare, Arbetsgrupp eller Semestergrupp.
2. Filtreringsfunktion. Filtrera på ovanstående begrepp eller använd som sökfunktion.
3 4 5 6
3. Lägg till ny personal
4. Växla mellan inaktiva och aktiv personal
5. Länk till rapporten "Allmänt" För en komplett rapport av personalen
6. Sorterings funktion. Klicka på rubriken du vill sortera på. Du kan sortera i stigande eller fallande ordning.
Samtliga inställningar sparas på dig som användare, så att du behåller samma vy även i framtiden.
Lägga till ny personal
Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp:
Ange Förnamn, Efternamn och Signatur. Signaturen kan bestå av bokstäver eller siffror och måste vara unik. Signaturen används internt i TransPA och visas inte för den anställde.
Inställningar för inloggning (Visma Connect)
Fyll i den anställdes e-postadress, denna kommer att användas för inloggning till tidrapporteringen. Land och Språk kan också anges och Mobiltelefonnummer (valfritt). Det mobilnummer du anger här kan användas för att återställa inloggningen till den anställde.
Som standard är "Aktivera login omedelbart" aktiverad, vilket betyder att så snart du sparat uppgifterna på denna sida så skickas ett välkomstmejl till den anställde e-postadess. I välkomstmejlet beskrivs hur den anställde skapar sitt lösenord, och loggar in första gången.
Vill du registrera personalen utan att bjuda in dem ännu, så kan du trycka här Du kan då välja själv när personalen skall motta välkomstmejlet.
När du är klar klickar du på "Spara och bjud in" alternativt "Spara".
Övriga personuppgifter kan nu skrivas in, och observera att även anställningsnumret måste vara unikt.
Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill ha färdskrivardata tillgängligt i TransPA. Fyll i 14 eller 16 siffor. Läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling. Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera och klicka i Ändra lösenord för att sätta personens initiala lösenord, det går ändra av den anställde själv senare. Glöm inte att spara alla ändringar genom att klicka på "Spara".
Fortsätt sedan att göra flikarna, Anställningskontrakt, Lön, Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!
Vi är nu i en pågående process där vi byter inloggningsmetod för anställda som loggar in på Mytranspa.com och tidrapporterar. Nedan beskriver vi händelseförloppet, steg för steg.
TransPA är en del av Visma som i dagsläget har en samlad inloggning till alla produkter som erbjuds. Inloggningsmetoden är knuten till en e-postadress och ett lösenord och har flera fördelar. Visma Connect, som inloggningen heter är ett säkert alternativ för att minimera risken att inkräktare kan ta sig in. Systemanvändare bytte till denna inloggningsmetod redan år 2018 och nu ska även chaufförer och andra anställda som tidredovisar i TransPA logga in på detta vis.
En stor fördel när anställda går över till att använda Visma Connect är att de har möjlighet att använda sig av FaceID eller fingeravtryck för förenklad inloggning. Dom får också möjligheten att själva begära ett nytt lösenord om man har glömt eller vill byta lösenord. Samt att de som vill kan lägga på ytterligare ett säkerhetsfilter t.ex. använda sig av 2-faktorsautentisering (använda en autentiserings-APP eller få SMS skickat med kod - ett extra lager för att säkerställa att “du är du”).
Bifogat i denna artikel finns också en manual som förklarar stegen för de anställda. Den kan med fördel distribueras till personalen.
Vi har skapat en ny personallista i TransPA för att möjliggöra denna inloggningsmetod.
För att du som systemanvändare ska få en bra överblick över hur flödet kommer att gå till finns nedan en sammanställning av den process som ni står inför samt länkar för varje händelse.
När ert Företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect kommer ni att få upp information på startsidan i TransPA, med kort information om när saker kommer att hända. T.ex. när ni får tillgång till "Nya" personallistan eller när era anställda kan bjuda in sig själva genom att fylla i ett formulär. Hela denna process kommer löpa över en 30 dagarsperiod. Läs om de olika stegen här:
Steg 1 Blå informationsruta
Steg 2 Ny personallista
Steg 3 Anställda skapar egna inloggningskonton
Steg 4 Anställda Måste byta inloggningskonto
Tips & Tricks, bra att veta
Frågor och Svar ( öppnas i ny flik )
Steg 1 Blå informationsruta
Dag 1.
Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.
Till toppen
Steg 2 Ny personallista
Dag 10.
Ni får tillgång till "Nya" personallistan där ni som systemanvändare kan bjuda in era anställda till att använda e-post som inloggningsmetod. Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.
Statussymboler
Orange utropstecken: denna symbol betyder att den anställde inte är inbjuden och registrerad i Connect.
Klockan: denna symbol betyder att användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet.
Grön bock: denna symbol betyder att den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Den anställde kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.
Bjuda in en anställd
Genom att öppna personkortet på den anställda och klicka på länken "Bjud in till Connect" har ni möjlighet att fylla i deras e-postadress (om ni sen tidigare redan har skrivit in en e-post i TransPA för den anställde kommer vi att presentera och föreslå den i fältet.) När ni trycker på knappen "Spara och bjud in" skickas välkomstmejlet till den anställde som nu har 24h att aktivera sitt konto.
När den anställde aktiverat sitt konto och angett lösenord, kan de fortsätta inloggningen på Connect.mytranspa.com eller mytranspa.com
Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.
Till toppen
Steg 3 Anställda skapar egna inloggningskonton
Dag 20.
Om era anställda inte redan är inbjudna till nya inloggningsmetoden kan de nu bjuda in sig själva när de loggar in på nuvarande sätt, genom ett formulär där de anger sin e-post, för att sedan skicka inbjudan till sig själva. (Kontrollera skräppost om mejlet inte mottagits).
Om den anställde inte har möjlighet att byta inloggningsmetod just nu kan man klicka på avbryt och fortsätta tidrapportera på tidigare vis (signatur och lösenord). Observera att detta endast är möjligt under den kortare period - senast inom 10 dagar måste aktiveringen av epost göras.
När den anställde fyllt i sin e-postadress och bjuder in sig själv har de 24 timmar på sig att aktivera länken som kommer i e-postmeddelandet, efter detta får de möjlighet att ange ett lösenord och fortsätta inloggningen med den nya inloggningsmetoden på connect.mytranspa.com
Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA
Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com
Till toppen
Steg 4 Anställda Måste byta inloggningsmetod
Dag 30.
Dina anställda blir nu tvungna att byta inloggningsmetod genom att följa formuläret och byta till e-post som användarnamn. Nästa gång den anställde loggar in måste de fylla i e-postadressen och klicka på Godkänn.
Efter att den anställde klickat på knappen "godkänn" kommer de fortfarande till inloggningssidan för att kunna tidrapportera ifall de inte har åtkomst till sin e-postadress just där och då, men efter att de loggat ut måste de aktivera sitt nya konto för att kunna logga in igen. De har 24 timmar på sig att aktivera sitt konto från det att de klickat på knappen "godkänn".
Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA
Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com
Till toppen
Skicka om välkomstmejl
Om den anställde inte lyckats aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personalkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" som finns under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)
Om den anställde inte hunnit aktivera sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig, men den anställde har då möjlighet att begära en ny giltig länk som fungerar i ytterligare 24 timmar.
Tips & Tricks, bra att veta
Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra?
Inloggningsmetod med mailadress som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.
Frågor och svar
Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect
Till toppen
I transPA finns det stöd för att beräkna arbetstidsmått efter schemaperiod enligt bussbranschavtalet. I löneberäkningen visas värden som anger hur mycket tid som arbetstagaren skall utföra och hur mycket som faktiskt är utfört. Man får också hjälp där övertid och undertid presenteras.
När en schemaperiod har avslutats presenteras dessa värden i löneberäkningen:
Planerad tid: Anger den arbetstid som arbetstagaren skall utföra under en schemaperiod. Exempel: en arbetstagare tillhör en lönegrupp som är inställd på schemaperiod 8 veckor och 40 tim/helgfri vecka. När en schemaperiod har avslutats kommer detta värde att vara 320 tim (eventuellt reducerat för infallande helgdagar). Detta värde skall inte förväxlas med den faktiskt schemalagda arbetstiden.
Rapporterad tid: Anger den rapporterade tiden under den aktuella schemaperioden. Både arbetstid och frånvarotid ingår i detta värde.
Undertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är lägre än planerad tid.
Övertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är högre än planerad tid. Detta värde visas i listan över med beloppslönearter.
Om dessa värden inte visas i löneberäkningen innebär det att schemaperioden inte har avslutats under avräkningsperioden (=månaden före löneperioden). Avstämningen sker alltså inte under denna löneperiod. Den kommer att ske i en kommande löneperiod.
Utöver dessa värden visas även Arbetad tid. Tänk på att detta värde alltid visar arbetad tid för den aktuella avräkningsperioden. Den har alltså inte någon betydelse för avstämningen av en schemaperiod men är användbar för att få en snabb överblick över en månad och att ta fram rapporter över en längre period.
Funktionen bygger på att arbetstidsförläggningen "schemaperiod" ställs in med önskat antal veckor i lönegruppen.
Exempel:
Vi börjar med att titta i lönegruppen som ni finner under Register- Lönegrupper- Bussbranschavtalet.
Här syns inställningen för lönegruppen "2 år schemaperiod" där arbetstidsförläggningen är satt på schemaperiod i 8 veckor. Schemaperioden börjar med startdatum 27 mars. Vi har också ställt in arbetstidsmåttet till 40 timmar per helgfri vecka.
I löneberäkningen har vi nu kommit fram till utbetalning juni med maj månads avvikelser. Vår schemaperiod är från 27 mars och 8 veckor framåt, dvs. t o m 21 maj. Nu känner transPA av att schemaperioden avslutas och därmed visas planerad arbetstid. Klicka på raden planerad arbetstid så ser vi att perioden avslutas den 21 maj och att den innehåller 288 timmar (här har transPA reducerat arbetstidsmåttet från 320 timmar p.g.a fyra infallande helgdagar den 7 april 10 april 1 maj och 18 maj )
Observera att transPA inte tar hänsyn till det schema som finns utlagt när arbetstidsmåttet beräknas. Här räknas alltså istället 8h per helgfri vardag.
Sker inga förändringar av schemaperiod så kommer nästa period som avräknas bli från 22 maj till 16 juli. Här krävs ingen ändring av datum i lönegruppen för att få hjälp framåt - transPA känner av inställningen på 8 veckor och fortsätter räkna nya schemaperioder.
Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.
I April/Maj kommer följande helgdagar
Vecka 14 Långfredag, Påskafton
Vecka 15 Annandag Påsk
Vecka 18 Första maj
Vecka 20 Kristi Himmelsfärdsdag
Vecka 21 Pingstafton
I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Maj månad.
Tips! Klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.
Vecka 14 löper mellan 2 April till 8 April med 2 st helgdagar.
Vecka 15 löper mellan 9 April till 15 April med 1 st helgdag.
Vecka 18 löper mellan 30 April till 6 Maj med 1 st helgdag.
OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.
Obs! Vecka 20 & 21 som har Kristi himmelsfärdsdag och Pingstafton som helgdag tillhör lönekörning i juni månad.
I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Juni månad.
Vecka 20 löper mellan 14 Maj till 20 Maj med 1 st helgdag.
Vecka 21 löper mellan 21 Maj till 27 Maj med 1 st helgdag.
OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.
Bedriver ni kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar
Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under fliken personal.
I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.
Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.
Här har vi listat några frågor och svar bland dom olika modulerna i TransPA. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln
Schemaläggning
Fråga: Hur kan jag se vilket schema som används på den anställde?
Svar: Lättast är att titta i Kalender/Anställda "hovra" på passet den anställde har, så ser ni schemanamnet.
Fråga: Hur tar jag bort inaktiv passmall?
Svar: Om passmallen används i ett schema behöver ni först ta bort passmallen därifrån. Artikel om passmallar hittar ni här
Fråga: Jag har byggt ett schema varför ser jag inte passen på mina chaufförer när jag tittar i kalender/anställda?
Svar: Gå till schemaläggningen och titta så att ni har klickat på knappen "skapa arbetspass"
Artikel om schemaläggning steg för steg
Arbetsuppgift
Fråga: Kan man ta ut en rapport över arbetsuppgifter som personen har tidrapporterat?
Svar: Under analyser-rapporter-tidrapporter har vi en rapport som heter tidstransaktioner där ser ni vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport. Artikel om tidstransaktioner hittar ni här
Fråga: I enlighet med avtalet så vill vi ge chaufförerna extra ersättning då de är handledare för APL-elev. Går det att lägga till så att chaufförerna rapporterar det direkt?
Svar: Ja det går fint, här rekommenderar vi att lägga upp arbetsuppgift som ni kallar något lämpligt. Sedan kan den anställde välja arbetsuppgiften när de tidrapporterar. Artikel om arbetsuppgifter hittar ni här.
Attest
Fråga: Varför ser jag inte alla anställda i attestvyn?
Svar: Gå in på personalkortet på den anställde, välj fliken grupper titta så ni har valt arbetsledare på personen.
Fråga: Kan två systemanvändare se samma attestposter?
Svar: Ja det går fint, arbetsledaren som står som ansvarig på personkortet under fliken grupper är den som först och främst ser tiderna för attest. Men ni kan sätta även en person som erättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna se attesterna och kunna attestera. Artikel om attesfunktionen och hur ni skapar ersättare hittar ni här.
Rapporter
Fråga: Jag skulle vilja veta hur många timmar en chaufför har arbetat under en period, hur får jag fram det?
Svar: Vi har en rapport som heter utförd tid, den finns under analyser-rapporter-tidrapporter. Artikel om utförd tid hittar ni här.
Fråga: Finns det på något sätt att få ut en rapport på undertiden som visas i löneberäkningen?
Svar: Vi har en rapport som heter utbetald lön, där kan ni få en summering per löneart eller person. Den finns under analyser-rapporter-löner utbetald lön. Artikel om utbetald lön hittar ni här.
Fråga: Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen senaste 12 månaderna?
Svar: Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter. I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, noterin från kalenderns osv. Artikel om uppföljning av olika frånvaroaktivteter hittar ni här.
Fråga: Kan jag få ut en övertidsjournal?
Svar: Ja, den hittar ni under analyser-rapporter-löner.
Fråga: Kan jag få ut en rapport för innestående saldo de anställda har?
Svar: Ja, under analyser-rapporter-löner- innestående saldo kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, atf-saldo samt övertidstimmar. Samtliga saldon är efter senast sparad lön. Artikel om innesående saldo hittar ni här.
Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i TransPA?
Svar: Under analyser rapporter -personal finns en rapport som heter födelsedagar. Väljer du valet false klicka sedan på Preview knappen då får du fram alla födelsedagar. Visa månader betyder hur många månader man visar framåt i tiden.
Inställningar
Fråga: Efter vår IT återställt windows i min dator så har TransPA ändrat sig till Engelska, hur ställer jag det tillbaka till Svenska?
Svar: Om du behöver byta språk i TransPA så är det webbläsaren som styr detta. För att ändra språk i Google Chrome kan du ta hjälp av denna guide.
Fråga: Vart lägger jag upp en ny systemanvändare?
Svar: Under verktyg-inställningar-systemanvändare. Artikel registrera ny systemanvändare hittar ni här.
Löneberäkning
Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på?
Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Om den anställd slutar i mitten av en månad kan ni behöva justera lönen mot timlön. Artikel avsluta anställning hittar ni här.
Fråga: Hur beräknas sjuklön i transPA?
Svar: Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på.
Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet
Tidrapportering
Fråga: Hur kan en anställd se att ett schema är ett extrapass, inte ordinarie?
Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden pass då visas detaljer på passet.
Fråga: Varför ser inte mina anställda kompsaldo i tidrapporteringen?
Svar: Titta under verktyg-inställningar-tidrapportering så att ni inte har gömt "saldo för personalen"
I produkten finns ett antal "verktyg", man kan använda i olika situationer då man vill ha anpassade beräkningar. I ert fall med bussbranschavtalet och timanställda så har vi ett förslag där ni skapar ett lönetillägg som ni sedan kan addera till utvalda personer som ska omfattas av tillägget. Observera att i detta fall vi beskriver nedan så kommer verktyget inte addera något ATF saldo som den anställde samlar på sig och tas ut i ledighet, utan alltså som ett lönetillägg där utbetalning kommer föreslås likt andra tillägg och avvikelser i löneberäkningens månatliga avräkning. Denna metod, att betala ut som ersättning istället för att samla på sig ett saldo, har formats efter diskussioner med flera av våra busskunder som har varit med och tyckt till vad de känt är mest önskvärt. Lönetillägget kommer räknas efter arbetad tid och räknas från första minuten och har ej möjlighet till något tak, 174h arbete per månad eller dylikt. Gå till register - lönetillägg och lägg till nytt. I detta exempel skapar vi ett för timanställda där vi känner av procent utifrån timlönen. Fördelen med detta är att vi kan använda det brett, addera det på alla anställda som berörs oavsett vilken lönegrupp/erfarenhet de har. Vi bakar också in den 13% semesterersättningen. Detta betyder att vi sätter A-priset till 1,30 och att det utgår för varje arbetad timma. Om ni skulle föredrar att exkludera semesterersättningen i tillägget för att lägga på den i ett senare skede så sätter ni istället A-priset till 1,15.
Efter att ni sparat tillägget, gå gärna in på en anställd och lägg till det vid fliken lönetillägg. Lägg gärna in det i en period där befintliga tidrapporter redan finns när du testar. Nu kan ni granska resultatet redan innan ni aktiverar det i skarpt läge för alla anställda som berörs.
För att bedöma resultatet vi ser och kontrollera hur korrekt detta blir: Här kommer en metod man kan använda. Vi vet att om den anställde skulle arbetat 174h i månaden så skulle vi velat ge timlönen x 2 + semesterersättningen. Vi räknar då månadens arbetade timmar, 93,3h och delar med 174h. Därefter gångrar vi med 363,0238 vilket motsvarar värdet från denna anställds två timlöner inkl. semesterersättning (321,26 + 13% semesterersättning) Detta ger resultatet 194,65kr, vilket är väldigt nära den summa som löneberäkningens 195kr visar.
Vi noterar också att vi helt saknar ATF som tidsrad då uttaget sker i avlöning via lönetillägg. Se exemplet här nedan som visar annan anställd med månadslön (vilket ni kanske känner igen om ni tillämpar detta). Här finns funktionen hårdkodad (kräver inget tillägg) i TransPA och beräknas med 2h per månad. I dessa fall ser ni den som tidsrad och antalet adderas istället till ATF-saldot och är tänkt att tas ut som ledighet vid lämpligt tillfälle.
Hoppas att ni kan använda detta tillägg och att det kan underlätta er lönehantering.
Question
Date formats in Chrome appear incorrectly in TransPA ( MM/DD/YYYY), how can i change it to UK date format ( DD/MM/YYY) ?
Cause
Google Chrome tends to be installed with U.S. English settings by default in English-speaking countries. This defaults the date stamps seen in TransPA to the format of MM/DD/YYYY which is not the standard for countries outside the U.S.
Chrome does not use your machines localisation settings like Internet Explorer and so you must set the preferred view inside Chrome settings.
Solution
To change the option to a standard DD/MM/YYYY.
(Optionally update your language settings to non-U.S)
Go to Chrome Options (3 vertical pips in the top right hand corner)
Choose Settings.
Choose Show Advanced Options.
Under Language, click on Language and input settings…
Click Add and find your location specific language e.g. English (United Kingdom) and add it to the existing list.
You can also click the Use this language for spell checking button to ensure that you get localised spelling.
PUT the language at the top of the list using … on the right of the language
Restart chrome.
I Kalender Anställda finns längst till vänster på skärmen ett utrymme där du själv kan välja vilken information som ska visas om varje anställd. Förutom kontaktinformation kan du här visa nyckeltal för deras arbetstid för månaden, och vissa av dem är gjorda enkom för Bussbranschavtalet. Du kan själv se vilket avtal som statistikceller gäller i menyn för valbara statistikceller. Här nedan följer en beskrivning av dem.
För dig som använder Klartext finns samma information tillgänglig där.
Arbetstidsmått / månad Denna cell visar planerbar tid enligt ens arbetstidsförläggning och värdet sätts i samband med att första schemapasset läggs i denna månad och är sedan konstant hela månaden. För den som arbetar 40 h/vecka i helgfria veckor sätts arbetstidsmåttet till 8 x antalet vardagar. T ex 168 h vid 21 arbetsdagar, där reduktion har skett för röda dagar. Om man istället jobbar 38,25 h/vecka sätts arbetstidsmåttet till 7,65 x antalet dagar, måndag-fredag, dvs utan reduktion för röda dagar. Exempelvis 163,3 h för 22 arbetsdagar inkl röda dagar.
För den som går på fridagsschema räknas arbetstidsmåttet till antalet dagar i månaden (28, 29, 30 eller 31) minus antalet planerade fridagar x 8 eller 7,65 (beroende på veckoarbetstid). En förutsättning är alltså att fridagarna finns registrerade i TransPA, både för att rätt arbetstidsmått ska beräknas, men även för att eventuellt arbete en sådan dag ska ge upphov till övertid för arbete på fridag.
För den anställde som är inställd som visstid extra med timlön/månad, är arbetstidsmåttet alltid 174 h per månad.
Arbetad tid/månad Denna cell innehåller den sammanlagda arbetstiden och frånvarotiden för månaden som visas.
Uppskattad arbetstid/månad Här summeras total tid för schemapass eller tidrapporter för månaden enligt principen: om det finns en tidrapport för dagen, räkna in tidrapportens längd, annars räkna in passets längd (om det ej ligger på röd dag). Tanken är att när månaden är planerad i förtid kommer detta värde ligga omkring arbetstidsmåttet för månaden. I samband med att fler och fler tidrapporter läggs när månaden går, kommer summan att mer och mer komma av arbetad tid än av pass, och därför sluta på samma resultat som arbetad tid/månad. Men tack vare denna cell kan man tidigt se eventuell övertid jämfört med arbetstidsmåttet för månaden, om föraren jobbar extra mycket i början av månaden.
Återstående arbetstid/mån Här visas hur mycket tid som är kvar att tidrapportera upp till arbetstidsmåttet, dvs arbetstidsmått/ månad minus arbetad tid/månad.
Uppskattad återstående arbetstid/månad I denna cell visas differensen mellan arbetstidsmått/månad och uppskattad arbetstid/månad. Det gör att när månaden är färdigplanerad bör siffran ligga omkring 0, och all eventuell avvikelse från detta kommer resultera i planerad övertid eller undertid, om schemat följs till punkt och pricka. I samband med att man tidrapporterar för månaden kommer värdet att ändras ifall man arbetar mer eller mindre än passet för dagen.
Uttagna semesterdagar/år Denna cell visar antalet uttagna semesterdagar för det kalenderår som visas.
Ifall du skulle uppleva problem att logga in i TransPA eller några andra driftstörningar som gör att du inte kan arbeta i programmet, börja med att titta på status.visma.com om det finns några kända rapporterade fel eller ett planerat driftstopp.
Om du inte hittar något känt fel som kan kopplas till det du upplever och vår support har stängt, så finns ett telefonnummer som alltid är bemannat, dvs 16:30 - 08.00 på vardagar och dygnet runt lördagar, söndagar och helgdagar. Supporten är enbart engelsktalande och gäller för systemkritiska ärenden, t ex driftstopp.
Telefonnumret är +46 40 688 76 69.
Beroende på ärendets allvarlighetsgrad kan de rapportera vidare till vår utvecklingsavdelning.
TransPA utför beräkning av sjuklön automatiskt, men önskar du utföra en egen kontrollberäkning, så visar denna artikel hur du går till väga för att beräkna sjuklönen för en anställd som går på arbetsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").
När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket då menas med att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.
Exempel
Här är ett exempel på hur systemet räknar sjuklön på en anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.
För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan
Här är underlaget för Juli - Augusti - September som behöver räknas samman.
Juli löneperiod.
Månadslön 28514 kr
Övertid 2130 kr
Premiekomp 725 kr
Schemalöst arbete 435 kr
Ob-tillägg vardag 408 kr
Ob-tillägg helg 204 kr
Tot sum: 32416 kr
Arbetad tid 145h
Föräldraledig 8h
Tot Tid : 153h
Augusti löneperiod.
Månadslön 28514 kr
Övertid 4260 kr
Premiekomp 650 kr
Schemalöst arbete 390 kr
Ob-tillägg vardag 272 kr
Måltidskuponger 600 kr
Tot sum: 34686 kr
Arbetad tid 130 h
Semesterfrånvaro 56 h
Tot tid: 186 h
September löneperiod.
Månadslön 28514 kr
Övertid 2621 kr
Premiekomp 880 kr
Schemalöst arbete 528 kr
Ansvarstillägg 3000 kr
Ob-tillägg vardag 272 kr
Måltidskuponger 850 kr
Tot sum: 36665 kr
Arbetad tid 176 h
Uttag från kompbank 8 h
Tot tid: 184 h
Räkna samman alla värden från varje månad se nedan.
Månader
Arbetad tid
Inkomst
Juli
153 h
32,416kr
Augusti
186 h
34,686 kr
September
184 h
36,665 kr
Total
523 h
103767 kr
Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80
103767 / 523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h
Här listar vi upp vilka månader som den anställde blir sjuk i och vilka månader som man skall kontrollera löneunderlaget i.
Beräkna sjuklön för den anställde under Jan - Feb - Mars kontrollera föregående kalenderkvartal Okt - Nov - Dec löneperiod .
Beräkna sjuklön för den anställde under Juli - Aug - Sept kontrollera föregående kalenderkvartal April - Maj - Juni löneperiod.
Beräkna sjuklön för den anställde under Okt - Nov - Dec kontrollera föregående kalenderkvartal Juli - Aug - Sept löneperiod.
Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall räknas samman kolla i denna artikeln: Beräkning av sjuklön, Transportavtalet