Användartips för Visma TransPA

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I Oktober kommer följande helgdag.  Vecka 44 Alla helgons dag   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B. Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.    Vecka 44 löper mellan 25 Oktober till 31 Oktober med 1 st helgdag.   Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar   Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under personal   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

Hur många timmar blir den planerade arbetstiden när det uppstår helgdagar under en månad på anställda som går på Lokal överenskommelse där ni ändrar antalet timmar per månad i lönegruppen?  Vi ska visa er ett exempel på hur det kan se ut.    Här nedan visar vi en heltidsanställd som går på arbetstidsförläggning Lokal överenskommelse (3 § 6 mom) övertid när arbetstiden överskrider normal månadsarbetstid.   Vi börjar med att ändra antalet arbetade timmar i lönegruppen till 176  tim som avser oktober månad och klickar sedan på spara. Räkna antal dagar måndag – fredag. I oktober  är det 22 dagar x 8 tim = 176  tim.           I denna artikel kan ni läsa mer om att ändra arbetstidsmåttet i lönegruppen.   Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för hela månaden.   Den ordinarie arbetstiden (176 tim i vårt exempel) reduceras med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.  I oktober månad är följande helgdag Alla Helgons dag,  detta innebär att planerad arbetstid blir 168 tim i löneberäkningen efter reducering av helgdagen som ni ser på bilden ovan.   Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfällen behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under   register-helgdagar   I denna artikel finns exempel på hur reduceringen blir om ni har anställda som går på Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser 40 tim/vecka

Teknisk guide som beskriver systemkraven i TransPA

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet. Förbättrad funktionalitet - utgående behörigheter, YKB och ADR, 2018-10-31: Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp. Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Om en av dessa behörigheter löper ut   inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet.  Exempel på text från detta mejl: "1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och   1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen. KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB   utgående licens   av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"   OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå i larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll. Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet->Behörighetskontroll. Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.   För att komma igång med kontrollen av förarbehörigheter behöver du gå igenom dessa steg: Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter Se över era kompetenstyper Registrering av förarbevis Koppla ert BKY-konto till transPA samt inställningar och larm   Anslutning till BKY För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom transPA. För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY: Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA. Skicka in de dokument som krävs. Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mejl från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY.   Kontroll av trafiktillstånd mot BKY krävs ett särskilt medgivande från BKY, i denna artikel kan ni läsa mer.   Se över era kompetenstyper Innan du aktiverar tjänsten bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till  Kompetens  och välj  Kompetenstyper . Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADR B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: Taxileg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid.   Att tänka på, körkortsklasser Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet .  I bilden visas underordnade behörigheter med pilar.   Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret:  Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Kontrollerna kan endast utföras på det trafiklag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.   Registrering av förarbevis För att kontrollen skall kunna genomföras behöver ni lägga in alla förarbevis som era chaufförer innehar. Detta sker i personregistret under fliken Kompetens. Kanske ser allt bra ut här, men saknas behörigheter, klicka på  Lägg till ny . Nu får du upp en lista och kan välja bland de som finns skapade i kompetensregistret, ange sista giltighetsdag och klicka sedan på  Spara . Säkerställ att samtliga berörda kompetenser har framtida datum, vad gäller giltighetstid.  Har giltighetsdatumet passerats kommer TransPA ej ställa fråga om behörighet.   Fortsätt att lägga till alla de förarbevis som chauffören har. Kolla gärna att du har lagt in personnummer på personen - det är en förutsättning för att få svar från Transportstyrelsen. Format på personnumret som krävs är något av följande: ÅÅÅÅMMDDXXXX, ÅÅÅÅMMDD-XXXX    YKB, värt att veta Observera att när det gäller YKB-behörighet är det endast den kompletta behörigheten YKBGods respektive YKBBuss som ni får svar på. För att underlätta och ha överblick över genomförda kompetenser i transPA är det vanligt att skapa upp kompetenser som rör YKB och delstegen 1-5 enligt nedan, men mot dessa ställs inga frågor i kontrollen.   Koppla ert BKY-konto till TransPA samt Inställningar och larm När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå till säkerhet - behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs. Nu ska ni ange era autentisieringsuppgifter för BKY tjänsten.  För att få fram rätt uppgifter, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mejl. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i transPA.    Fortsätt och ange resterande uppgifter:   Grupper för kontroll   - ange vilken typ av verksamhet som kontrollen är avsedd för. Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten. Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. Mejl - ett mejl skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett transPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende. Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll   - ett mejl skickas till den valda personen när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan, men här får ni också besked på hur många personer som har kontrollerats. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Från:   noreply@transpa.se   [mailto:noreply@transpa.se]   Skickat:   den 7 september 2016 13:26 Till:   Anders Johansson <anders.johansson@håbyakeri.se> Ämne:   Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter 106 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   OBS! Se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.   Ä r fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på www.home.visma.com i denna artikel finns en guide hur man gör.   Svar efter genomförd kontroll - vid ogiltigt kommer transPA sätta giltighetsdatum till gårdagens datum När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register. Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar transPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.  

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett.

Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger . Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.

  Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     En övertidsnyckel används för att beskriva när övertid uppstår och hur den skall prissättas. I TransPA finns idag en mängd fördefinierade sätt att beräkna övertid på, men ibland finns behov av att frångå dessa. Om ditt företag tillämpar en lokal överenskommelse avseende övertidsberäkning, eller att de fasta sätt att beräkna övertid på, inte kan appliceras på er verksamhet, finns det möjlighet att använda en övertidsnyckel.  Denna nyckel skapar du själv och i nyckeln anger du villkoren för hur övertid skall beräknas.  Tänk också på att om ni vill teckna en lokal överenskommelse som avser övertidsberäkningen så kan det vara bra att kolla så det finns stöd för den i TransPA. Då sparar ni mycket manuellt arbete.   Detta avsnitt beskriver hur du lägger upp en nyckel och vad de olika inställningarna påverkar. I artikeln   Börja att använda övertidsnyckel   kan du läsa mer om varför du kan behöva en nyckel och vilket effekt de får i löneberäkningen.      Grunderna för övertidsberäkning Grunden för all övertidsberäkning är att fånga upp när arbetstagaren har arbetat mer än det som betraktas som den ordinarie arbetstiden. Som arbetstid räknas den faktiska närvarotiden (som kommer från tidrapporterna), men även frånvarotiden (t ex sjuk och semester) kan ingå i arbetstiden. När den arbetade tiden överstiger den ordinarie arbetstid uppstår övertid.   Skapa en övertidsnyckel Gå till   Register   och klicka på knappen   Övertidsnycklar. Klicka sedan på   Lägg till övertidsnyckel. Vi skall nu gå igenom de olika alternativen som finns. Namn: Ange ett namn på nyckeln som gör det enkelt för alla i företaget att förstå syftet med denna nyckel. Namnet kommer att visas på personkortet i listan över valbara nycklar. Aktiv: Kryssa ur denna om du inte vill att man skall kunna välja denna nyckel på personkortet. Är användbart när nyckeln inte längre är aktuell eller om du behöver den i framtiden. Avstämningsperiod: Denna inställning anger för vilken period du vill göra avstämning. Det finns tre alternativ: per dag   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för varje dag som ingår i löneperioden. per vecka   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i varje vecka som avslutas i löneperioden. per månad   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i månaden. Avstämningsperiod skall inte förväxlas med den period du betalar ut lön för. Du kan alltså betala ut lön per månad men göra en övertidsavstämning per vecka. Jämför arbetad tid med: Denna inställning anger vad som är den ordinarie arbetstiden under avstämningsperioden. schemalagd tid   - innebär att den schemalagda tiden är ordinarie arbetstid. För avstämningsperiod   per dag   innebär det att den arbetade tiden jämförs med den schemalagda tiden den aktuella dagen. När arbetad tid överstiger schemalagd tid eller när det saknas ett schema uppstår övertid. För avstämningsperiod   per vecka   eller   per månad   uppstår övertid när den sammanlagda arbetstiden överstiger den sammanlagda schemalagda tiden för avstämningsperioden. fast tid   - innebär att den ordinarie arbetstiden alltid är fast under den valda avstämningsperioden. Övertid uppstår när den arbetstiden överstiger den fasta tiden för avstämningsperioden. Ange alltid tiden som ett heltidsmått så kommer beräkningen att fungera för både hel- och deltidsanställda. När du väljer detta alternativ visas ytterligare ett val: Genom detta val kan du välja om den ordinarie arbetstiden skall påverkas när det inträffar helgdagar under avstämningsperioden. Om du anger  alla helgfria vardagar  kommer ordinarie arbetstid att reduceras. Reduktionen sker med 1/5 av veckoarbetstid eller 1/21,74 månadsarbetstid för varje helgdag som inträffar mån-fre. Om du anger  alla dagar  påverkas inte ordinarie arbetstid av helgdagar.   Inkludera rast i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att rast skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Inkludera frånvaro i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att frånvaro skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Pris: Anger a-priset för varje övertidstimma som uppstår. Priset kan anges som ett   fast belopp   vilket innebär att alla personer som går på denna övertidsnyckel får detta belopp. Priset kan också anges som   procent av timlönen   vilket innebär att a-priset kommer att anpassas efter varje persons specifika timlön. Timlönen hämtas från lönegruppen. Exempel: Om du önskar att övertid skall utgå med grundtimlön + 50% skall du välja   procent av timlönen   och ange 150 i fältet. Löneart: Välj den löneart som skall användas vid övertidsberäkning enligt denna nyckel. Du kan därmed särredovisa olika typer av övertid beroende på hur den har beräknats. Vi rekommenderar att använda den fasta lönearten för övertid. Då kan du i löneberäkningen använda de automatiska funktionerna för att flytta övertid till komp- eller flextidsbanken samt att uppdatera saldot för övertid. De möjligheterna finns inte om du använder en annan löneart.   Använd en övertidsnyckel När nyckel är skapad skall den kopplas till de personer den avser. Det kan du läsa mer om i artikeln   Övertidsberäkning med övertidsnyckel. För att testa vilken effekt en nyckel kan det vara en fördel att skapa en testperson. Lägga upp en ny person i personregistret och koppla övertidsnyckeln till denna person. Registrera sedan in schema, tid och frånvaro och kontrollera resultatet i löneberäkningen. Kom ihåg att om du gör en förändring i en övertidsnyckel så påverkar den alla som använder denna nyckel.  

En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i TransPA. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst, som ingår i er licens för TransPA Gold. För att vi ska kunna visa färdskrivartider så behöver vi skapa en koppling där vi anger vilken leverantör ni har samt viss information om ert konto. Vi erbjuder integrationer mot flera olika färdskrivarleverantörer.   Sök efter er leverantör nedan och följ dessa anvisningar. Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange förarkortsnummer I TransPA måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut). Vi ser i sällsynta fall förarkort som består av 13 tecken. Skulle ni påträffa detta hos er så måste ni lägga till en extra nolla som siffra nr 14. Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 siffror. Välj   spara.    Tips!   Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel. Vill ni sedan kontrollera hur det ser ut i TransPA, gå till personal där ni får en bra överblick och kan se om någon saknar förarkortsnummer:       2. Att begära koppling mellan TransPA och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Dynafleet TIS-Web Tacho Online           Scania   För att aktivera koppling behöver ni kontakta er Scania återförsäljare och begära koppling mellan TransPA och Scania.   Er Scania återförsäljare kommer då att skapa upp ett nytt specifikt konto till er.  Användarnamnet ska innehålla bokstäverna "WS". Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.   Be om att få kontots användarnamn och lösenord via mail. Vidarebefordra dessa uppgifter till  support.transpa@visma.com  tillsammans med er begäran.   Ni kommer få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.            Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till support.transpa@visma.com tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och n i kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.             Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online så hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan. Maila kontonamnet till support.transpa@visma.com   tillsammans med er begäran. Ni kommer få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.     Ni behöver även aktivera tjänsten mot TransPA inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Under fliken "Konto" väljer ni nu istället "Tilläggstjänster", klicka på "Lägg till..."     Välj TransPA i listan och säkerställ att den lagts till enligt nedan - klart!             Volvo Dynafleet För att aktivera koppling så behöver vi ert kundnamn i Dynafleet Online samt ett av era registreringsnummer som finns upplagt där. Kundnamnet visas högst upp till vänster då ni är inloggade i Dynafleet Online. Maila uppgifterna till   support.transpa@visma.com   tillsammans med er begäran. Ni kommer få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.       Säkerställ att fordonsalias och förarkortsnummer överensstämmer   Volvo Dynafleet skiljer sig lite från de andra färdskrivarkopplingar vi erbjuder.   TransPA hämtar nämligen färdskrivardata från Dynafleet/fordonet och inte data ifrån förarkortet. Därför krävs att följande 3 uppgifter överensstämmer i systemen. Registreringsnummerär inlagt i TransPA och att samma registreringsnumret är angivet i fältet ”fordonsalias” i Dynafleet. Förare skapas per automatik i Dynafleet. De skapas upp när föraren loggar in i Dynafleet första gången och sätter korrekt namn på föraren vid första tillfället som förarkortet kopieras. Förarkortsnummer skapas dock inte upp i det fält där vi kräver matchning och därför måste ni som kund komplettera med denna information. Ni behöver därför gå in i Dynafleet och lägga till förarkortsnumret, 14 siffror, i fältet "andra behörigheter". För båda dessa åtgärder krävs att du är inloggad som flottadministratör i Dynafleet.      Tilldela behörigheter till API-användaren. I Dynafleet fungerar det som så att användare ”ser” eller ”får data” på förare och fordon som användaren fått tilldelade till sig. En användare är oftast en fysiskperson men ibland även en databas eller en API-användare. Därav måste en person med administratörsbehörighet hos kund ”tilldela” vad varje användare i systemet skall se/ kunna läsa av. Kopplingen till TransPA går via en API-användare (fleet user.) Denna "användaren" behöver nu tilldelas era fordon och förare. Se nedanstående film hur det skall göras. Tilldela fordon och förare till API-användare          TIS-Web För att aktivera Tis-Web i TransPA behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss.   Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support teknisksupport@kgk.se   eller ring 08-923400           Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta TransPA Support på support.transpa@visma.com.              Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata   TransPA kan hämta färdskrivartider från olika leverantörer samtidigt. Om ni tex har både Volvo och Scania så kan ni ha kopplingar från dessa till TransPA. Om ni har mer än en aktiv koppling så behöver ni på varje anställd välja varifrån färdskrivartiderna skall hämtas.    Däremot kan vi inte kan hämta färdskrivartider från två olika kopplingar samtidigt till samma anställd. Exempel. En förare kör en Volvo och färdskrivartiderna går via Dynafleet till TransPA. I TransPA markeras "Volvo/Dynafleet" på den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania och dessa tider kan inte hämtas till TransPA. Orsaken är att olika tekniker används i själva hämtningen från Leverantören och vi har inte möjlighet att kombinera dessa. Om ni har förare som nyttjar bilar kopplade till olika färdskrivarsystem är det vår rekommendation att samköra dessa i tex IDHA Online. Då räcker det med en koppling från IDHA till TransPA för att samtliga färdskrivartider skall visas. 

Nya Sök möjligheter i kalender sök filter  Du har nu också möjligheten att söka på ett Anställningsnummer eller Signatur i  kalendern.   Ny sorterings möjlighet av anställda i kalendern Vi kan även sortera de anställda i listan efter dom olika statistikcellerna som finns att välja mellan.  Genom att klicka på någon av dina statistikceller vid personalens namn kommer sorteringen av anställda att förändras. Kolla efter A/Z knappen den visar vilken sortering som är aktiv. Tex vill man sortera på förnamn eller efternamn klicka på något namn i listan och det kommer att komma fram ett val på förnamn eller efternamn.    I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender-Anställda.  

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg. Vid registrering anges också vilken   löneart   som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej. Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )  

I menyn Verktyg-Inställningar-Löneberäkning under kategorin Export anger ni till vilket lönesystem ni vill överföra lönefilen till.  OBS! Vi rekommenderar att ni köper till en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bäst funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia och Kontek lönesystem.   Inställningar för konteringsdimension används i de tillfällen ni vill exportera över information till löneprogrammet för kostnadsfördelning per fordon utifrån fordonsregistret.    Beroende på vilket lönesystem ni använder så skapas det upp olika filformat, och konteringsdimension kan vara olika inställt beroende på vilket lönesystem ni använder t. ex. kostnadsfördela på två olika saker samtidigt. I denna artikel kan ni läsa om Resultat och kostnadsuppföljning.   Här nedan är en kort beskrivning för de lönesystem vi har stöd för.     Visma 300/600 Skapas en fil upp, lönefilen är av typen TLU. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Hogia Lön+ Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Hogia Transportlön Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av Resultatenhet och Projekt.   Kontek Skapas tre filer upp, lönefil, personalfil och schemafil är av typen XML. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har. Resultatenhet i TransPA motsvarar kostnadsställe i Kontek.  Kostnadsbärare i TransPA motsvarar nivå 4 i Kontek. Projekt i TransPA motsvarar objekt i Kontek.   AGDA Skapas tre filer upp, lönefilen är av typen WLI, personalfil och schemafil är av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Crona Lön Skapas två filer upp lönefilen är av typen CIE och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.                                

Här går vi igenom schemaläggningens funktion steg för steg och hur schemaläggningen fungerar, var alla knappar sitter samt hur man skapar ett schema. Schemaläggningen funktion. Startsidan. På första sidan har vi olika funktioner längst till vänster i bilden har vi en penna denna klickar man på om man vill redigera ett befintligt schema. Ruta nr 1. Här ser ni schemanamnet. Ruta nr 2. Här ser ni hur många schemaperioder schemat innehåller t.ex. om det är 2 olika veckors schema eller om det är 1 veckors schema där alla veckor är samma oavsett hur lång schemat är. Ruta nr 3. Här visas utlagd schemaperiod som ligger utrullad i kalendern, vill man ta bort dessa pass som ligger ute kan man klicka på knappen Ta bort arbetspass Ruta nr 4. Här visas nästa schemaperiod som kommer att läggas ut i kalendern om man klickar på knappen Skapa arbetspass längst bort till höger. Efter man skapat ett schema eller om man har gjort en förändring i schemat måste man klicka på denna knapp för att schemat skall rullas ut i kalendern.      Översiktsbild inne i schemaläggaren.  Ruta nr 1. Här skriver man in namn på schemat samt om schemat skall innehålla flera olika veckor t.ex. en person som är ledig varannan fredag, då har man ett 2 veckors schema. Man bestämmer också hur många perioder som skall läggas ut t.ex. 2 veckors schema som man vill lägga ut i 10 veckor fram över. (då kommer schemat bli 20 veckor långt.)  Ruta nr 2. Här ser ni passmallar som man byggt upp tidigare, eller så skapar man upp en ny genom att klicka på + Lägg till ny passmall  man ser start och sluttid och en summering av totaltiden på passet.    Ruta nr 3. Här ser ni behovs mallar som man byggt upp tidigare, eller så skapar man upp en ny genom att klicka på + Lägg till nytt behov Ruta nr 4. Längst upp har vi en menyrad med olika funktioner.   Pilen längst till vänster är ett Markeringsverktyg som används för att flytta pass inom schemat. Plus ( + ) tecknet är ett Lägg till verktyg, använd detta när du snabbt vill lägga till pass i schemat. När du klickar på en dag i schemat kommer ett nytt pass att skapas med den passmall som är markerad i listan över passmallar eller behovsmallar. Minus ( - ) tecknet är ett Radera-verktyg, Använd detta när du snabbt och effektivt vill ta bort flera pass i schemat. När du klickar på ett pass tas det bort direkt utan varning. Återgärden kan inte ångras. Sen har vi en knapp där vi kan välja vilken information som skall visas på passet t.ex. passnamn, aktivitetens start och sluttid, eller arbetstid. Sist men inte minst har vi tidsaxeln, här kan vi välja att se flera veckor i schemat.   Ruta nr 5. Här bygger du själva schemat. Det finns tre sätt att bygga schema på. 1. Utgå ifrån personal. 2. Utgå ifrån behov. 3. Utgå ifrån fordon välj flik beroende på vad vill jobba utifrån.   Ruta nr 6. Här kan man få hjälp med kontroll av sitt schema om den följer vägarbetstidslagen. Skulle schemat vara utanför regelverket kommer det att visa sig som en varning här nere läs mer om kontroll av schema mot vägarbetstidslagen här  Ruta nr 7. Här finns personalen alla personer i listan kan man lägga till i schemat genom att markera deras namn dra och släpp personen in i schemafönstret. Ruta nr 8. Här finns fordonen och det är samma funktion som för personalen man drar och släpper fordonet man vill schemalägga.   Tips! överst i alla delfönster finns en sökfunktion.   Hur man skapar ett schema utifrån Personal.  här går vi igenom ett exempel  steg för steg. Vi har en kille som heter Henrik som kör mellan Munkedal - Göteborg. Henrik skall vara ledig varannan fredag. Vecka 1 arbetar Henrik måndag - fredag och vecka 2 arbetar han måndag -torsdag. Först klickar vi på + Lägg till schema från startsidan i schemaläggningen  Sen namnger vi schemat i detta exempel skriver vi Munkedal - Göteborg. Vi vet också att schemaperioden skall vara 2 eftersom Henrik arbetar 5 dagar vecka 1 och 4 dagar vecka 2. Hur långt schema skall vi lägga ut? ja här får man själv bestämma men ett tips är att inte ha för långa perioder i fall man behöver korrigera något, i detta exempel väljer vi att lägga ut 8 perioder alltså kommer det att rullas ut 16 veckor i kalendern. Startdag för schemat har vi valt söndag den 30 Augusti 2020 för det är då denna körning skall börja. Då Henrik inte har några arbetspass sedan tidigare behöver vi inte klicka i rutan Ersätt utlagda pass från startdatum.  Skulle Henrik däremot ha ett annat schema på sig sedan tidigare så är det väldigt bra om ni klickar i rutan, då den skriver över de arbetspass som finns utlagt i kalendern, annars får Henrik dubbla scheman. Använder man semesterfaktor så väljer man att klicka i denna rutan också, annars låter man den vara läs gärna mer om semesterfaktor här.  Nu är det dags att lägga till personal i schemat, och som vi skrev tidigare använder man sig av drag och drop funktionen. Här tar vi tag i Henriks namn och drar och släpper hans namn i schemafönstret. När man lagt till sin personal skall man börja att lägga ut de passmallar som Henrik skall ha. Klicka på + tecknet längst upp kolla på bilden nedan ruta nr 1 . Markera sedan passmallen längst ner till vänster som du vill lägga ut på Henrik ruta nr 2. Klicka sedan i schemafönstret på de dagar som du vill att passmallen skall ligga, Henrik skulle arbeta måndag - fredag vecka 1. Efter att vecka 1 är ifylld med rätt passmallar för Henrik klickar vi på  pilen > ruta nr 4 för att gå vidare till vecka 2 ( schemaperiod 2)    När man klickar på pilen > ser vi i ruta nr 1 att det nu står vecka 2 och då fortsätter vi på samma sätt som i vecka 1, vi markerar plus tecknet (+) längst upp samt markerar passmallen som vi skall lägga ut på Henrik längst ner till vänster. Sen är det bara att klicka på de dagarna som Henrik skall arbeta vilket var måndag - torsdag. När man är klar kan man välja att dra tidsaxeln till höger (Alla) se ruta nr 5 för att se hela schemaperioden.   Nu är schemaplaneringen klar. Klicka på spara och stäng knappen    Nu behöver du bara klicka på knappen Skapa arbetspass från schemaläggningens startsida se bild nedan.   Vill du se fler tips och möjligheter till schemaläggning finns här några filmer som också beskriver schemaläggning på olika sätt  Schemaläggning introduktion, Schemaläggning av fordon. Schemaläggning med pass utan personal

Nedan följer en beskrivning av den nya Löneberäkningen. Här går vi igenom steg för steg vad de olika knapparna tillför och vilka inställningar det finns att göra. ( Längst ner i artikeln finns även en film genomgång av Nya Löneberäkningen ) Här är startsidan inne i löneberäkningen.     Vi börjar med att gå igenom den övre menyraden. NR 1. Längst upp till vänster kan du välja månadslön eller veckolön beroende på vilken löneform man har. Det är också här du bläddrar fram eller tillbaka på utbetalningsmånaderna. Du kan även välja att göra större hopp genom att klicka på innevarande "månadsutbetalning" mellan pilarna, då öppnas en årskalender med möjlighet att byta månad eller år om man vill det.   NR 2. Gruppering av personalen kan göras efter Arbetsledare, Stationsort, Arbetsgrupp, Trafikområde, Semestergrupp eller Löneform.   NR 3. I filter-funktionen kan du tex. filtrera på anställda, arbetsgrupp, arbetsledare mm. Funktionen kan också användas till att söka.     NR 4. Här kan du välja att se personal som är inaktiverad. Som standard visas endast aktiva anställda.     NR 5. Dessa knappar används för att filtrera på lönestatus, Öppen, Godkänd eller Exporterad. OBS för att visa alla löner oavsett status skall ingen knapp vara markerad.     NR 6. På dessa knappar kan du öppna en Godkänd lön eller återöppna en lön som redan är exporterad, knappen kommer att tända sig när man markerar en lön.   Det är också här man exporterar sina sparade löner, du kan läsa mer om exportfunktionen här.   NR 7. Knappen löneunderlag, tar oss till rapporten löneunderlag för att kunna skriva ut underlagen. i TransPA.     Så här ser det ut när vi ser på de anställda beroende på vad du har ställt in i de olika filtren. Vi får en överskådlig vy på både namn, arbetstidsförläggning vi ser även giltighetstiden på kontraktet.  NR 1. I den övre raden på bilden kan vi välja att sortera de anställda efter kolumnerna tex Status på lönen, Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetsförläggning genom att klicka på de olika rubrikerna. Även Löneform kan sorteras på, eftersom anställda på timlön eller månadslön numera visas i samma vy.   NR 2. Det finns även en snabbknapp till personkortet, klicka på ikonen   så kommer du direkt dit.     Här ser vi hur det ser ut när du har öppnat ett lönekort på en anställd.   Vi fortsätter att gå igenom lönekortet med vilken information som visas och vart vi hittar den, vi börjar med övre menyraden på lönekortet. NR 1. Här ser vi längst till vänster om lönen är Öppen, Godkänd eller Exporterad. vi ser även allmän information om den anställde som Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetstidsförläggning, Giltighetstid på kontraktet vi ser också om den anställde har Månadslön eller Timlön.   NR 2. I mitten rutan ser vi information om anställningskontraktet vilket Avtalsområde, Anställningsform, Lönegrupp och vilken yrkeskategori den anställde har.   NR 3. Längst ner har vi samlat information om den anställdes saldon som Övertidstimmar, Kompsaldo, Uttagna semesterdagar/år, Flextid,  Arbetstidsförkortning. Talet /siffran som visas i saldot är efter senast sparad lön men vi presenterar också kommande saldo inom ( parentes ) för dom ändringar som görs under den aktuella löneberäkningen.     På lönekortet har vi en överskådlig kalender vy över hela månaden oavsett om veckan bryter mitt i månaden. Detta för att lättare se tex övertiden. Vi kan även se veckonummer och vilka dagar som är helgdagar. NR 1. Längst upp till vänster i kalender vyn ser du utbetalningsmånad.   NR 2. Längst upp till höger i bilden kan du lägga till eller redigera befintliga pass eller tidrapporter som är gjorda. Du har även möjlighet att kunna lägga till frånvaro, Resa eller övriga noteringar direkt i kalendern, genom klicka på den aktuella dagen eller aktiviteten så kommer dessa tillval att bli aktiva.     Till höger i lönekortet så har vi månadens summering av allt arbete. Ruta NR 1. Här presenterar vi en summering av månades registreringar som är gjorda, du kan välja att  lägga till egna manuella rader genom att klicka på "ny rad". Funktioner som fanns längst ner i gamla löneberäkningen som åtgärder finns nu under den blåa ringen längst upp till vänster.     Här kan du göra Avdrag för hela månadslönen, Nollställa alla frånvaroavdrag, eller göra frånvaroavdrag för all undertid.  Till höger om övertidsraden finns det också en blå ring, klickar man här kan man välja att spara övertiden till kompbank eller flexbank. Om man skulle vilja ta bort en rad kan man klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.   Ruta NR 2.  Här presenteras Planerad arbetstid, Arbetad tid, Undertid, arbetstidsförkortning. Även här kan du välja att lägga till eller ta bort en rad manuellt.     Ruta NR 3. Här har ni möjlighet att skriva en kommentar om vi vill notera ner något specifikt. Klicka på ny rad längst till höger så kommer en ny rad fram.     Kommentarsrutan längst ner på sidan visar när en anställde har skrivit någon notering vid tidsrapporteringen, i kalendern kommer vi visa en gul post it lapp på den specifika dagen. Du kan också hovra över denna ikon för att läsa kommentaren.   Här finns även en film som går igenom nya löneberäkningen.     Andra funktioner som också blir annorlunda när den gamla löneberäkningen försvinner är hur vi kommer åt dem olika vägarna till systeminställningar och företagsinställningarna, du kan läsa mer om dem nya vägarna här Nya vägar till Systeminställningar och Företagsinställningar.    

I takt med att fler och fler börjar använda den nya, webbaserade löneberäkningen kan det vara värt att påminna om att de inställningar som tidigare fanns i klienten redan har flyttat till connect.mytranspa.com vi menar alltså Företagsinställningar och Systeminställningar. Företagsinställningar är där du hittade lönegruppernas inställningar, t ex för månadslön enligt avtal och inställningar för lokala överenskommelser. Systeminställningar är där man gjorde nya systemanvändare och ändrade belopp för de skattefria traktamentena, bl a.   För att skapa upp en systemanvändare i TransPA klicka på verktyg / inställningar och  systemanvändare. I denna artikel kan ni läsa mer om hur man skapar en ny systemanvändare.    För att skapa upp nya lönegrupper eller justera befintliga, klicka på Register / Lönegrupper och välj vilket avtal som du går under Transport/Buss o.s.v. I denna artikel kan ni läsa mer.      För att komma åt grundinställningar och kommunikation för tidrapporteringen. klicka på Verktyg / Inställningar och Kommunikation. I denna artikel kan ni läsa mer om grundinställningarna.     För att komma åt inställningar för Löneberäkning, klicka på Verktyg / Inställningar och Löneberäkning. Här väljer man inställningar för vilket lönesystem man vill exportera till, inställningar för k ostnadsfördelning , eller att begränsa max antalet timmar i kompbanken o.s.v    

För anställda enligt Bussbranschavtalet så räknas arbetstiden som standard alltid upp till 3 timmar. Tex om en tidrapport eller schemapass registreras med arbete från kl 8.00-9.00 så kommer den att visas som 3 timmars arbetstid i TransPA. Nu finns det dock möjlighet att välja om ni önskar automatisk uppräkning eller ej.   Inställningen finns i lönegruppen: Öppna den aktuella lönegruppen Standard är uppräkning till 3 timmar. Önskas inte detta tar du bort markeringen här: Nu kommer det inte längre att ske någon automatisk uppräkning till 3 timmar. OBS Schemapass från Klartext kommer fortfarande att räknas upp till 3 timmar.  Vi arbetar på att inställningen i TransPA även skall innefatta pass från Klartext. 

Har en anställd varit frånvarande fler än 12 arbetspass under en och samma månad kan man göra avdrag med hela månadslönen detta är inget som sker med automatik i systemet utan det blir en manuell hantering i löneberäkningen.    Vi de tillfällen man vill göra avdrag för månadslön, klickar man på den blåa ringen längst upp till vänster välj sedan  " Avdrag för hela månadslönen"    Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön"  Samtidigt måste man tillse att man nollställer de frånvaroavdrag som skett under avvikelsemånaden genom att klicka på den blåa ringen längst upp till vänster välj sedan "Nollställ frånvaro"     Det är viktigt att man utför denna åtgärd, eftersom man inte vill ta bort frånvaroaktiviteterna när de kommer till löneberäkningen i löneprogrammet, då vissa ackumulatorer påverkas såsom semesterlönegrundande frånvaro etc. Den månadslön man gör avdrag för är föregående månadslön d.v.s i vårt exempel nedan juli månadslön.    I de fall man gör avdrag för månadslön ska timmarna för arbetad tid i perioden kompenseras i juli i vårt exempel 24 timmar, längst upp till höger klicka på  "ny rad"  Välj timlön och ange antalet timmar     I vårt exempel arbetar vi med månadslön för augusti och avvikelseperiod för juli, Truls har haft semester 20 arbetspass under juli 2019.   Vid de tillfällen man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta med timlön är det viktigt att kontrollerna om månaden innehåller helgdagar. Dessa ska då kompenseras med helglön enligt avtal se §9 4 mom.   I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.

I avsnittet traktamentesberäkning enligt Transportavtalet   finns förklaring till när traktamenten utfaller enligt den automatiska beräkning som finns i TransPA. Här visar vi ytterligare exempel på hur resa kan registreras och hur utfallet blir i TransPA löneberäkning.   Här visar vi hur en resa enligt transportavtalet med gränsövergång till Norge kan se ut. Valet "utland" kommer styra beräkningen till att räkna efter utlandsavtalet som tillämpas vid gränsöverskridande godstrafik utanför Norden. Detta är utrikes, men inom Norden, så därför väljer jag "transport" som ni ser här nedan. Resan startar som vanligt när jag lämnar stationsorten. Här går resan till Norge och därför rapporterar jag gränsövergång både när jag kommer in i Norge och när jag kommer tillbaka och passerar gränsen till Sverige igen. Jag har sovit i lastbilen och har således inte haft någon fri logi som ni ser. I löneberäkningen ser resan ut så här. Vi friskar upp ert minne från föregående avsnitt och tar med beloppen från lönegruppen här. Det är härifrån vi plockar belopp när ersättning för traktamente skapas. I detta fall räknas samtliga timmar som resan pågår med ersättningen 14,47 kr per timma och presenteras som nordiskt traktamente - dag. Logitraktamente utgår likt beräkningen beskriven i traktamentesberäkning enligt transportavtalet Vad gäller fördelningen av det skattefria traktamentet i antalet halvdygn och för logi och beräkningen av den skattepliktiga delen och därmed total skattepliktig lön, se artikeln Skatteverkets regler för traktamenten.

Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning.   Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Dynafleet skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut.   Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare.  Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via V erktyg - Inställningar - Tidrapportering.  Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   Visning i Löneberäkningen Inne i löneberäkningen syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, som ni aktiverar på följande sätt. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras  arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider  likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer. Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.

När eventuella driftsstörningar uppstår i TransPA, och som påverkar specifika tjänster eller funktioner,  så visas information numera under Drift på startsidan. På sidan för Driftinformation håller vi dig uppdaterad om aktuella störningar och status på dessa. För att du inte skall missa någon viktig information vill vi rekommendera att du prenumererar på Driftinformationen gällande TransPA. Du kommer då att få en mejl när ny information blir registrerad där.          

I TransPA har vi stöd för svenska, engelska, norska och danska. Språket som visas i TransPA baseras på de språkinställningar du har i webbläsaren. Har du råkat få fel språk i TransPA eller önskar byta språk?     Här nedan visar vi hur ni gör för att byta språk till svenska när ni använder Google Chrome.   Klicka på dom tre prickarna uppe till höger i webbläsaren välj inställningar.   skrolla ner till Avancerat Gå ner till språk klicka på den lilla listpilen Klicka på de tre prickarna vid språket välj flytta högst upp