Användartips för Visma TransPA

Hur många timmar blir den planerade arbetstiden när det uppstår helgdagar under en månad på anställda som går på Lokal överenskommelse där ni ändrar antalet timmar per månad i lönegruppen?  Vi ska visa er ett exempel på hur det kan se ut.    Här nedan visar vi en heltidsanställd som går på arbetstidsförläggning Lokal överenskommelse (3 § 6 mom) övertid när arbetstiden överskrider normal månadsarbetstid.   Vi börjar med att ändra antalet arbetade timmar i lönegruppen till 168 tim som avser Maj månad och klickar sedan på spara. Räkna antal dagar måndag – fredag. I Maj är det 21 dagar x 8 tim = 168 tim.   Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för hela månaden.   Den ordinarie arbetstiden (168 tim i vårt exempel) reduceras med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.  I Maj månad är följande helgdagar Första Maj, Kristi Himmelsfärdsdag, Pingsafton  detta innebär att planerad arbetstid blir 144 tim i löneberäkningen efter reducering av helgdagarna (24 tim) som ni ser på bilden ovan.   Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfällen behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under   register-helgdagar   I denna artikel finns exempel på hur reduceringen blir om ni har anställda som går på Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser 40 tim/vecka   I denna artikel kan ni läsa mer om att ändra arbetstidsmåttet i lönegruppen.

Varje frånvaro som registreras kan anges att det skall vara tillsvidare. Det innebär att du inte behöver tänka på att lägg in nya poster så länge personen är frånvarande. Det vanligaste behovet för detta är sjukskrivning men kan användas för alla typer av frånvaro.   Påbörja en tillsvidare-registrering genom att välja Tillsvidare som frånvarolängd, valet tillsvidare går inte att välja på datum bakåt i tiden. När du sparar denna skapas en sjukregistrering för idag och efter midnatt kommer det att skapas en sjukregistrering för morgondagen. Detta fortsätter ända tills du avslutar frånvaron genom att öppna den senaste  frånvaroposten för att stänga av. Klicka i fältet stäng av. Nu har ni möjlighet att ta bort den senaste frånvaroposten.   Om en person går hem tidigare en dag p.g.a sjukdom kan du lägga in frånvarotiden för den dagen,  t ex 3 tim och sedan kryssa i Tillsvidare. Nästa dag kommer transPA att känna av den ordinarie arbetstiden för dagen och lägga det som frånvarotid.    

För att det skall bli rätt semesterdaglön när de anställda tar ut semester, krävs det att aktuellt belopp är registrerat i transPA.  Eftersom semesterberäkningen inte sker i transPA behöver värdet först beräknas i ert lönesystem.  När ni har beräknat semesterlön/dag är det dags att fylla i fältet på varje person i personalregistret i transPA.   Detta görs på personalkortet-> Fliken Lön.  Tips! Efter ni har sparat semesterlön/dag på den anställde ni är inne på kan ni klicka på pilen i det blå listfältet för att komma till nästa person i personalregistret.   Inläsning av semesterlön Önskar ni att vi hjälper er med detta, kan vi läsa in beloppet på de anställda. Skicka i så fall ett exceldokument där anställd, anställningsnummer, och semesterlön/dag framgår, till  support.transpa@visma.com  Då kommer vi att uppdatera värdet direkt i ert transPA. Eftersom denna tjänst inte ingår i ordinarie support, kommer vi att debitera 595 kr exkl moms för arbetet.   I denna artikel kan ni läsa mer om transPA semester saldo . Arbetar ni med semesterfaktor för schemalagd personal kan ni läsa mer om det i denna artikel   Detta gäller för anställda som går på Transportavtalet.

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med   8   timmar för varje helgdag som infaller under   måndag   till   lördag.   I April/Maj kommer följande helgdagar. Vecka 14 Annandag Påsk Vecka 17 Första maj Vecka 19 Kristi himmelsfärdsdag Vecka 20 Pingstafton   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning i Maj månad  Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   V ecka 14 löper mellan 4 April till 10 April med 1 st helgdag. Vecka 17 löper mellan 25 April till 1 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Vecka 19 & 20 som har Kristi himmelsfärdsdag  och Pingstafton som helgdag tillhör lönekörningen i Juni.   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning i Juni månad. Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 19 löper mellan 9 Maj  till 15 Maj med 1 st helgdag Vecka 20 löper mellan 16 Maj  till 22 Maj med 1 st helgdag   Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar   Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under   personal   I denna   artikel    kan ni läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.

Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning.   Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac/ Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo/Dynafleet skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut, färdskrivaraktiviteter hämtas varje natt 16 dagar bakåt i tiden.    Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare.  Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via V erktyg - Inställningar - Tidrapportering.  Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   I löneberäkningen Även inne i löneberäkningen syns inkomna färdskrivartider. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras  arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider  likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer.   Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.

Deltidsmåttet anges i Anställningskontraktet under Personal, i antalet timmar per helgfri vecka. För att ställa in om övertidsberäkning ska ske per dag eller per vecka går du till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker   per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön upp till 40 timmar. Det är först när den anställde jobbat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltidsberäkningen sker   per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön upp till 8 timmar. Det är först när den anställde jobbat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.

Denna rapport kan användas för att löpande ha överblick över avvikelse mot schemalagd tid i innevarande månad. Rapporten visar summering av schemalagd tid och arbetad tid för valfri period.  Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter.    Om den anställde har arbetar mer eller mindre än schemalagd tid totalt under en period, visas detta som övertid respektive undertid. OBS! Övertid och undertid i denna rapport är alltså avvikelser mot den totala schemalagda tiden, och ska inte förväxlas med Övertid och undertid i Löneberäkningen som beräknas utifrån aktuell arbetstidsförläggning. Frånvaro visas också i rapporten, men ingår inte i beräkningen för avvikelserna.   Se exempel nedan där Calle varit schemalagd 80 timmar, arbetad tid 50 timmar och varit sjuk 10 timmar. Trots att Calle varit sjuk så har han fortfarande 30 timmar "undertid"  

I TransPA finns en integration till vår samarbetspartner Fordonskontroll. Integrationen är kostnadsfri från vår sida. Vill du veta mer om Fordonskontroll och tjänsten de erbjuder så kan du läsa mer här. För att koppla på integrationen behöver ni kontakta   info@fordonskontroll.se   Felanmälan till fordonskontroll Med denna integration ges möjlighet för er personal att felanmäla fordon direkt i TransPA. Då finns denna symbol synlig i era anställdas tidrapportering.     Efter att ni klickat på fordonssymbolen kommer ni till sidan som rör Fordonskontroll. I översikten kan ni välja bland era fordon i listan regnummer. Ni kan även fritextsöka och få träffar på registreringsnummer, internnummer eller annan benämning. Efter ni valt fordon visas öppna felrapporter på detta specifika fordon, från Fordonskontroll.    För att registrera en ny felanmälan väljer ni regnummer och feltyp, därefter skriver ni en felbeskrivning som innehåller all nödvändig information. Bekräfta genom att klicka på skicka. Väldigt kort därefter får ni en bekräftelse likt nedan: Upplever ni dubbla inkomna felrapporter? I samband med att bekräftelsen "felanmälan rapporterad till Fordonskontroll" kommer, sker ingen omedelbar uppdatering i översikten med registrerade händelser. Vi vill i detta läge be er låta bli att uppdatera sidan i hopp om att få listan uppdaterad med er senaste registrerade händelse, då detta medför att ni skickar in rapporten på nytt. Var istället uppmärksam på bekräftelsen som säkrar att felrapporten nu har skickats till administratör för handläggning. Skulle ni vilja se listan uppdaterad, klicka på klockan som förflyttar er till tidrapporteringen och därefter fordonsikonen så kommer ni tillbaks till vyn och sök fram ert fordon för uppdaterad status.   

På personkortet under fliken lön finns det ett värde där du kan ange den gällande semesterfaktor för varje person. I schemaläggningen kan du få hjälp med att beräkna fram denna faktor naturligtvis på det regelverk som finns angivna i kollektivavtalet.   I schemaläggaren visas semesterfaktorn för varje person som går i schemat. När du hovrar över namnet på en person visas semesterfaktorn för just denna person. Beräkningen uppdateras hela tiden i bakgrunden och i takt med att du förändrar schemat. Du väljer själv om du vill använda den framräknade semesterfaktorn.    I Allmänt-rutan finns en inställning där du kan kryssa i Uppdatera semesterfaktor.  När den är ikryssad kommer fältet semesterfaktor på personkortet för alla personer i schemat att uppdateras till det framräknade personliga värdet när schemat har sparas. Om den inte är ikryssad förändras inte värdet på personkortet. Denna inställning ger dig därför möjlighet att välja när du vill förändra en lönepåverkande semesterfaktor. Om du t ex vill göra klar löneberäkningen med den nuvarande semesterfaktorn väljer du att kryssa i uppdateringen först när du är färdig med lönerna.   Kom ihåg att det alltid är värdet på personkortet som används i löneberäkningen.   Var väljer jag om vi vill tillämpa semesterfaktor eller ej? Under-verktyg-inställningar-löneberäkning behöver ni kryssa i rutan använd semesterpass för schemalagd personal.   I exemplet nedan har den anställde en framräknad semesterfaktor på 1,25   OBS! Detta gäller Transportavtalet

Nedan följer en beskrivning av den nya Löneberäkningen. Här går vi igenom steg för steg vad de olika knapparna tillför och vilka inställningar det finns att göra. ( Längst ner i artikeln finns även en film genomgång av Nya Löneberäkningen ) Här är startsidan inne i löneberäkningen.     Vi börjar med att gå igenom den övre menyraden. NR 1. Längst upp till vänster kan du välja månadslön eller veckolön beroende på vilken löneform man har. Det är också här du bläddrar fram eller tillbaka på utbetalningsmånaderna. Du kan även välja att göra större hopp genom att klicka på innevarande "månadsutbetalning" mellan pilarna, då öppnas en årskalender med möjlighet att byta månad eller år om man vill det.   NR 2. Gruppering av personalen kan göras efter Arbetsledare, Stationsort, Arbetsgrupp, Trafikområde, Semestergrupp eller Löneform.   NR 3. I filter-funktionen kan du tex. filtrera på anställda, arbetsgrupp, arbetsledare mm. Funktionen kan också användas till att söka.     NR 4. Här kan du välja att se personal som är inaktiverad. Som standard visas endast aktiva anställda.   NR 5. Dessa knappar används för att filtrera på lönestatus, Öppen, Godkänd eller Exporterad. OBS för att visa alla löner oavsett status skall ingen knapp vara markerad.   NR 6. På dessa knappar kan du öppna en Godkänd lön eller återöppna en lön som redan är exporterad, knappen kommer att tända sig när man bockar i rutan längst ut till vänster på personens lönekort.     Det är också här man exporterar sina sparade löner, du kan läsa mer om exportfunktionen här. NR 7. Knappen löneunderlag, tar oss till rapporten löneunderlag för att kunna skriva ut underlagen. i TransPA.     Så här ser det ut när vi ser på de anställda beroende på vad du har ställt in i de olika filtren. Vi får en överskådlig vy på både namn, arbetstidsförläggning vi ser även giltighetstiden på kontraktet.  NR 1. I den övre raden på bilden kan vi välja att sortera de anställda efter kolumnerna tex Status på lönen, Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetsförläggning genom att klicka på de olika rubrikerna. Även Löneform kan sorteras på, eftersom anställda på timlön eller månadslön numera visas i samma vy.   NR 2. Det finns även en snabbknapp till personkortet, klicka på ikonen   så kommer du direkt dit.     Här ser vi hur det ser ut när du har öppnat ett lönekort på en anställd.   Vi fortsätter att gå igenom lönekortet med vilken information som visas och vart vi hittar den, vi börjar med övre menyraden på lönekortet. NR 1. Här ser vi längst till vänster om lönen är Öppen, Godkänd eller Exporterad. vi ser även allmän information om den anställde som Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetstidsförläggning, Giltighetstid på kontraktet vi ser också om den anställde har Månadslön eller Timlön.   NR 2. I mitten rutan ser vi information om anställningskontraktet vilket Avtalsområde, Anställningsform, Lönegrupp och vilken yrkeskategori den anställde har.   NR 3. Längst ner har vi samlat information om den anställdes saldon som Övertidstimmar, Kompsaldo, Uttagna semesterdagar/år, Flextid,  Arbetstidsförkortning. Talet /siffran som visas i saldot är efter senast sparad lön men vi presenterar också kommande saldo inom ( parentes ) för dom ändringar som görs under den aktuella löneberäkningen.     På lönekortet har vi en överskådlig kalender vy över hela månaden oavsett om veckan bryter mitt i månaden. Detta för att lättare se tex övertiden. Vi kan även se veckonummer och vilka dagar som är helgdagar. NR 1. Längst upp till vänster i kalender vyn ser du utbetalningsmånad.   NR 2. Längst upp till höger i bilden kan du lägga till eller redigera befintliga pass eller tidrapporter som är gjorda. Du har även möjlighet att kunna lägga till frånvaro, Resa eller övriga noteringar direkt i kalendern, genom klicka på den aktuella dagen eller aktiviteten så kommer dessa tillval att bli aktiva.     Till höger i lönekortet så har vi månadens summering av allt arbete. Ruta NR 1. Här presenterar vi en summering av månades registreringar som är gjorda, du kan välja att  lägga till egna manuella rader genom att klicka på "ny rad". Funktioner som fanns längst ner i gamla löneberäkningen som åtgärder finns nu under den blåa ringen längst upp till vänster.     Här kan du göra Avdrag för hela månadslönen, Nollställa alla frånvaroavdrag, eller göra frånvaroavdrag för all undertid.  Till höger om övertidsraden finns det också en blå ring, klickar man här kan man välja att spara övertiden till kompbank eller flexbank. Om man skulle vilja ta bort en rad kan man klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.   Ruta NR 2.  Här presenteras Planerad arbetstid, Arbetad tid, Undertid, arbetstidsförkortning. Även här kan du välja att lägga till eller ta bort en rad manuellt.     Ruta NR 3. Här har ni möjlighet att skriva en kommentar om vi vill notera ner något specifikt. Klicka på ny rad längst till höger så kommer en ny rad fram. Denna kommentar syns endast för er systemanvändare med tillgång till löneberäkningen.     Kommentarsrutan längst ner på sidan visar när en anställde har skrivit någon notering vid tidsrapporteringen, i kalendern kommer vi visa en gul post it lapp på den specifika dagen. Du kan också hovra över denna ikon för att läsa kommentaren.   Här finns även en film som går igenom nya löneberäkningen.     Andra funktioner som också blir annorlunda när den gamla löneberäkningen försvinner är hur vi kommer åt dem olika vägarna till systeminställningar och företagsinställningarna, du kan läsa mer om dem nya vägarna här Nya vägar till Systeminställningar och Företagsinställningar.    

Vid rapportering av frånvaro i kalender tex semester, så rekommenderas att man har kvar ursprungs passet på personalen. Passet kommer då hamna under oplanerade pass högst upp i kalendern. Här finns det två alternativ att tilldela det oplanerade passet till en ny medarbetare. Man kan välja att ta tag i passet genom att klicka och hålla ner musknappen på passet samtidigt som man dra det ner till den nya medarbetaren som skall överta det oplanerade passet. Man kan välja att markera det oplanerade passet och Tilldela det genom att klicka på knappen längst ner på sidan ( Tilldela ), och därefter välja den nya medarbetaren i rullistan som skall överta det oplanerade passet detta för att passet skall stanna kvar på ursprungspalatsen, som i mitt exempel nedan   Här markerar vi flera oplanerade pass från Buss Buss och väljer att Tilldela detta till Sara Olsson.   Här har vi resultatet efter att vi tilldela dom oplanerade passen från Buss Buss till Sara Olsson.   OBS! Begränsning, inget stöd i funktionen för fler än ett pass per dygn Skulle ni lägga en frånvaro på en dag som innehåller fler än ett planerat pass så behöver ni vara uppmärksamma när det oplanerade passet skapas upp efter ni lagt frånvaro. I TransPA finns bara stöd för att flytta upp dygnets första pass till oplanerade. Detta kan medföra att fel pass skapas upp och då behöver detta plockas bort av er för att inte felaktigt planeras ut på annan resurs. Därefter behöver ni själva skapa upp ett ersättningspass på annan resurs.   Så här kan det se ut när fel pass skapas upp i oplanerade pass: När jag lägger till frånvaron i detta fall föreslås 8h med klockslag. Även om jag ändrar till de önskade 5,42h med samma starttid som dagens andra pass, 15:45 - 21:10, så kommer fel pass kopieras och skapas i oplanerade pass. Då behöver jag alltså ta bort det från oplanerade och skapa upp det korrekta passet på min nya resurs.   När vi byggde funktionen för ersättningspass så byggde vi inte in stöd för fler en ett möjligt pass per dygn, dessvärre. Vi kan hoppas att vi får utökat stöd i framtiden, men det har att göra med hur efterfrågad denna funktion är och blir från våra kunder.  

Introduktion Meddelandefunktionen är ett enkelt och effektivt sätt att kommunicera med personalen. Med hjälp av denna kan du skicka ut information som du vill sprida till enskilda personer, till utvalda grupper eller till hela företaget. Det kan vara något som behöver bli känt inom organisationen, policys, personalinformation, inbjudningar m m. Du kan även skicka personliga meddelande som bara riktar sig till en eller några personer.   Ett meddelande kan skickas som ett internmeddelande och/eller som ett SMS. Ett internmeddelande kan jämföras med ett internt mejlsystem där alla aktiva personer är delaktiga. Personalen ser meddelandet direkt när de loggar in för att t ex rapportera sin tid när meddelandet skickas från administratör. Det går smidigt att svara på meddelandet om ni önskar detta. Internmeddelande lämpar sig bäst för kommunikation som inte är tidkritisk eller när man förväntar sig ett svar från mottagaren. Är även rätt val när du vill bifoga en fil, t ex ett Excel-dokument. Du kan skicka obegränsat antal internmeddelanden utan kostnad. SMS är ett bra val när du snabbt vill få ut information eller om mottagaren sällan loggar in i TransPA. Meddelandet kommer oftast fram inom några sekunder. Till skillnad från meddelande så kan du inte bifoga filer om du väljer SMS och mottagaren kan inte svara på det, då avsändaren är TransPA. Skriv gärna därför en signatur i slutet av ditt sms, så mottagaren vet vem av er administratörer det kommer ifrån. För varje SMS tillkommer en trafikavgift enligt gällande prislista.   Kom igång Börja använda meddelandefunktionen genom att välja funktionen på startsidan. I denna knapp ser du även om du har fått några nya meddelanden. Klicka på knappen så visas din inkorg.           Klicka på ett meddelande för att läsa det (om det är oläst markeras det med fet stil).                      Klicka på knappen för Nytt meddelande       1 Välj hur du vill skicka meddelandet. Meddelande - Mottagarna får upp meddelandet direkt när de loggar in i TransPA nästa gång om du skickar som administratör.  SMS - Mottagarna får meddelandet i sin mobiltelefon direkt efter du skickat det. Det kommer i första hand att skickas till arbetsmobilnumret och i andra hand till det privata mobilnumret. Alternativen Välj fil och Giltighetstid är inte tillgängliga för detta alternativ. Meddelande och SMS - Meddelandet går iväg både som meddelande och SMS. 2 Välj vem som skall få detta meddelande. Du söker genom att börja skriva i fältet. När du skriver t ex   kar   kommer listan att visa alla namn och grupper som innehåller texten   kar.   Symbolen framför namnet anger om det är en enskild mottagare eller en grupp. Enskild visas som  och en grupp visas som    När du väljer en grupp kommer alla personer som tillhör denna grupp att läggas till som mottagare. Skulle du vilja skicka meddelandet till samtliga anställda så skriver du "alla" så får du träff och välj därefter lägg till. Samtliga tillagda mottagare visas under Valda mottagare. Där kan du även ta bort valfria rader. Om det visas en röd bakgrundsfärg för något av namnen innebär det att mobilnummer saknas.  3 Skriv in önskad ämnesrubrik och meddelandetext. Texten kan formateras på önskat sätt genom att välja fetstil, teckensnitt m.m. i menyraden (gäller inte SMS). Välj fil om du vill bifoga ett valfritt dokument i meddelandet. Alla typer av dokument kan bifogas men tänk på att mottagaren måste ha tillgång till det program som dokumentet är skapat i även på sin dator. Om detta skulle vara ett hinder för er, så skriv allt som löptext så krävs inget program.  4 Giltighetstid anger hur länge meddelandet kommer att sparas. Om du inte ändrar sparas det alltid i två månader. Kryssa i Arkivera om du vill att meddelandet aldrig skall tas bort. Det kan vara värdefullt i samband med en konversation kring ett personalärende. Tänk i så fall på att arkivera efter det sista svar som konversationen har. Det är möjligt att sätta ett från-datum som är i framtiden. Det innebär att meddelandet inte är synligt för mottagaren förrän detta datum infaller.  5  Klicka Skicka för att skicka iväg meddelandet.   Personalens verktyg När personalen loggar in i TransPA visas direkt de meddelanden som har skickats från administratörer sedan hen var inloggad senast.                             Hen kan direkt svara på meddelande eller bekräfta att hen har läst det. Först därefter öppnas tidrapporteringen. Bekräftelsen visas i avsändarens lista över skickade meddelanden. Tänk på att ett meddelanden som skickas som SMS inte kan bekräftas. När personalen väljer att svara kan hen direkt skriva in svaret på meddelandet och skicka det till avsändaren. Svaret går direkt tillbaka till den som skickade frågan.   Om anställda skickar meddelanden mellan varandra syns inte meddelandet direkt vid inloggning, utan syns först efter klick på knappen meddelande.   Inställningar Meddelandefunktionen är ett effektivt sätt att kommunicera mellan arbetsledare och personal. Funktionen är alltid tillgänglig men du kan välja om du önskar att personalen skall kunna starta en konversation med dig som arbetsledare eller med annan personal. Du gör det från en inställning som ligger under Verktyg -> Inställningar -> Tidrapportering.               När du kryssar i   Stäng av nytt meddelande   kan inte personalen skicka nya meddelanden, endast svara på ett skickat meddelande. Oavsett denna inställning kan inte personalen skicka meddelande som SMS, det kan endast administratörer göra.   Mobiltelefonnummer Personalens mobiltelefonnummer lägger du in under Allmänt-fliken i personalregistret.       Vi rekommenderar att du alltid lägger in landsnummer även för inhemska mobiltelefonnummer (ex 46 för Sverige). Då kan vi garantera att det når rätt mottagare avsett operatör. Skriv alltid in mobilnumret i en följd utan mellanslag eller bindestreck.   Kostnader När du skickar SMS tillkommer trafikavgifter enligt aktuell prislista. För närvarande (2021-01-01) är priset 0,95 kr/SMS för inhemsk mottagare, 1,15 kr/SMS för mottagare inom Norden och 1,50 kr/SMS för mottagare utanför Norden. Trafikavgifter faktureras månadsvis i efterskott.  Ett  sms  kan max ha 160 tecken är det längre så delas det upp i flera  sms . 

Som en förberedelse för att även Löneberäkningen ska bli webbaserad har vi redan nu skapat en knapp på connect.mytranspa.com där export till löneprogrammet ska utföras. Den ligger på startsidan bland övriga blå och orangea rutor knappen ser ut så här:     Översikts bild på exporten  För dig som fortfarande använder den gamla löneberäkningen. Längst upp till vänster anger du ett filnamn Tips om du har flera företag är att sätta företagsnamn som filnamn, så blandar du inte ihop dem. Klicka därefter på Exportera.    För dig som kör nya löneberäkningen kommer exporten börja längst upp till höger i stället. Din fil kommer hamna under status rutan, och för tillfället kommer du behöva ladda om webbsidan manuellt genom att klicka på knappen F5 på ditt tangentbord eller klicka på knappen för att uppdatera webbsidan  tills det att filens status har ändrats från  Queued till Completed. När filen fått status completed kommer du att kunna ladda ner filen ifrån mitten rutan Färdiga filer för nedladdning. Filen  kommer ligga kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporterats tidigare.  Om du inte vill vänta på att exportfilen skall bli klar kan du så klart fortsätta med annat, du kommer att få ett meddelande i transPA när filen är klar, du kan  till och med logga ut emellan. Du kan alltid gå tillbaka hit för att se statusen på jobbet, eller så väntar du tills du får ett meddelande om att exporten är klar. Skulle något gå fel får du meddelande om anledningen, och som även framgår i fältet Info i jobbkön till höger. Om allt har fungerat kommer alla filer som kommer av exporten, lönefil, personalfil, eventuell schemafil, att dyka upp i listan i mitten av skärmen " Färdiga filer för nedladdning". Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även dyka upp längst ner till vänster på din skärm. så passa gärna på att öppna den i "Visa i mapp"  se bild nedan efter nedladdning och dra och släpp den i ditt löneprograms importmapp. Om du öppnar och tittar på filen, i Anteckningar eller Wordpad, och är osäker om du råkat ändra något, kan du alltid ladda ner en ny version igen genom att  uppdatera webbsidan och klicka på ladda ner igen, och dra den till rätt mapp utan att öppna den, för säkerhets skull. Historiken av dina filer sparas i transPA i någon månad, så du behöver inte spara dem på din dator, och du behöver heller inte rensa listan, för det sker automatiskt.    Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.   

Här beskrivs vilka möjligheter ni har att påverka er tidrapportering i transPA. Ni kan ta god hjälp av de olika inställningar som finns inbyggda i programmet för att få just den hantering ni önskar utifrån era behov. Vi börjar med att ta oss till rätt vy: Här finns följande inställningar: Stäng av frånvarorapportering   -  Förhindrar att personal rapporterar frånvaro. Markera detta val om ni vill att endast administratörer ska hantera frånvaro.   Stäng av planerad frånvaro -   Förhindrar att personal rapporterar frånvaro framåt i tiden. Ni kanske vill att er personal ska kunna frånvarorapportera, men att kommande frånvaro ska tas emot och administreras av arbetsledare.   Stäng av reseregistrering -   Med reseregistrering avses resa som är berättigad till traktamente. Om ni aldrig utför sådana resor så kan ni stänga av funktionen.   Visa passtider och passnamn -   Med inställningen påslagen syns både passets tider och passnamn. Det kan se ut på detta sätt: Om ni väljer att ej visa passtider och passnamn syns det istället så här, endast passnamn:   Stäng av registrering av Utlandsresa - Vid registrering av resa berättigad till traktamente får ni normalt välja typ av resa - enligt Transportavtalet eller Utlandsavtalet. Om ni endast tillämpar transportavtalet så kan ni underlätta för era anställda som tidrapporterar, genom att stänga av möjligheten att rapportera resa enligt Utlandsavtalet.   Stäng av nytt meddelande - Med denna inställning aktiverad kan era anställda endast svara på meddelanden från administratörer, men kan dock ej inleda en ny konversation.   Hämta kostnadsställe från fordonsregistret - Beskrivs i avsnittet om resultat- och kostnadsuppföljning   Visa kostnadsställe - Beskrivs i avsnittet om resultat- och kostnadsuppföljning   Visa förändringslogg - Är du administratör i TransPA och attesterar tider kan du gå in på en tidrapporten och klicka på fliken Log. Här kan du se när tidrapporten registrerades, av vem och när. Ev. ändringar sedan den skapades syns och finns kommentar med orsak syns denna också. Det kan se ut så här: Väljer ni att visa förändringslogg så kommer samma information finnas tillgänglig i anställdas tidrapportering. Man gör på samma sätt - klicka på vald tidrapport och fliken Log.   Visa totaltid inklusive raster - Önskar ni se totaltid på pass och tidrapporter där även raster är inkluderade aktiverar ni det här.   Kontrollera överträdelser mot vägarbetstidslagen - OBS! Denna inställning kan ställas in annorlunda för er som administratör. Detta görs istället i menyn verktyg - inställningar - personliga inställningar.    Här visar vi så denna meny med inställning för era anställda.   TransPA kan i samband med tidrapportering kontrollera om överträdelser sker mot vägarbetstidslagen. Här kan ni slå på funktionen och väljer då också hur den ska fungera. Visa inte Ingen kontroll görs i tidrapporteringen. Informera I samband med att tidrapport registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Vill man ändå registrera tidrapporten bekräftar man med spara en extra gång.   Informera och förhindra registrering I samband med att tidrapport ska registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Registrering kan ej göras så länge överträdelse finns.     Förklaring till visning av saldon Ni styr själva vad som visas i vyn för tidrapportering. Nedanstående inställning skulle ge personal som tidrapporterar full åtkomst till samtliga saldon, då vi valt att ej gömma varken övertid, komptid, flextid eller arbetstidsförkortning. Vi har dessutom valt att visa preliminära saldon. Detta skulle kunna ge följande utseende i tidrapporteringen, med saldon efter senast sparad lön:   Har ni preliminära saldon synliga så får ni fram dessa genom att klicka på vågskålen Här visas dels saldon efter senast sparad lön, men också hur resultatet hade blivit om ni sparat lön idag. Observera att, om ni väljer att gömma saldon för kompbank så kommer personalens möjlighet i tidrapporteringen påverkas. Funktionen att spara övertid till kompbank och plocka frånvaro från kompbank är då helt avstängda. Har ni ingen önskan om att tillämpa komptid så har ni alltså ett bra sätt att stänga av funktionen.   Dokumentation av tidrapporter Här ställer ni in vilken återkoppling ni önskar då en tidrapport förändras. Ni kan ställa in kraven olika beroende på om arbetsledare eller personal gör förändring. Har ni valt Alltid eller Valfritt dyker denna ruta upp efter ändring av tidrapport:   Här har den anställde förändrat tidrapporten. Valet att skicka meddelande är valfritt, men gör man det så får arbetsledaren ett tydligt besked på transPA startsida. Lämnas rutan tomt så kan arbetsledaren ändå se historik med händelser och orsak i tidrapportens förändringslogg.  Så här kan ett meddelande se ut:   Klicka på rutan för att komma till dina meddelanden. Här syns det olästa. Klicka på meddelandet för att läsa och här kan ni också enkelt svara om ni önskar.   Mätarställning - kan namnändras, ett sätt att få in ett värde tillsammans med era tidrapporter Här syns fältet mätarställning med värde för start och slut. Dessa fält kommer finnas synliga vid tidrapportering (dock finns inget krav att ni ska fylla i information i fälten). Fälten kan anpassas efter ert företags behov och har ni andra värden som ni istället skulle vilja få in så kan ni fylla i andra benämningar, likt ordernr och antal här nedan, vilket då istället kommer synas för era anställda. OBS! Fälten kan endast ta emot siffror. Ni kan sedan ta ut dessa värden för uppföljning via rapporter.   Möjlighet att skapa tidrapporter baserat på färdskrivaraktiviteter Vill ni att transPA ska presentera färdskrivartid som förslag till tidrapport kan man slå på funktionen enligt nedan. Man kan välja vilken status de skapade tidrapporter ska ha när de skapas upp: Vi rekommenderar   rapporterad,   vilket innebär att den anställde vid behov kan förändra tidrapporten innan den går vidare för attestering av arbetsledare. Väljer ni istället attesterad   skulle det innebära att den anställde inte har någon chans att påverka den inlästa tiden och det är då bara arbetsledaren som kan förändra tidrapporten som föreslås. Den kommer ej heller synas i attestlistan för godkännande. Ni kan göra era anställda uppmärksammade på att tidrapporter skapats upp genom att informera via sms eller e-post. Uppgifterna hämtas från angivna fält i personregistret. Funktionen bygger på att vi behöver sätta samman färdskrivaraktiviteter och knyta dem samman likt ett arbetspass. Arbetspasset blir fullständigt när kommande dygnsvila har kommit in från er färdskrivarleverantör, vilket innebär en viss fördröjning. Ni kan hitta mer information om detta i avsnittet   visning av färdskrivartider.   Tidsbegränsad visning av pass Grundinställningen innebär att alla framtida utlagda pass syns i vyn för anställda som tidrapporterar. Kanske sitter ni och planerar nya scheman som ni lagt ut på prov, men som ni just nu vill dölja? Då finns här inställningsmöjligheter för det. Önskar ni en begränsad vy av kommande planerade pass kan ni ändra här till rullande med önskat antal dagar framåt i tiden. Ni kan också få pass att synas till och med önskat datum.   Tjänstemannaavtalet, använd flextid för tjänstemän - beskrivs i avsnittet flexhantering för tjänstemän

Om du har lagt till en ny löneart i transPA och därefter exporterat lönefilen så kan Visma vid import reagera på detta och ge felruta som säger att tidkod saknas. Detta resulterar i att lönefilen inte kan läsas in. Här visar vi hur du kopplar tidkod mot löneart i Visma Lön 600.   I version 2021.0 av Visma lön görs detta på följande vis: Gå till Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar Därefter integrationer - tidkoder Här syns om någon tidkod saknar koppling mot löneart, syns som ej kopplad. Klicka på raden för tidkod ej kopplad och skriv in samma siffror som står i tidkod. Spara därefter. Prova att läsa in lönefilen på nytt. Nu ska lönen kunna läsas in utan att felmeddelande kommer.     I en tidigare version av Visma lön görs detta istället på följande vis: Gå till Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar Här väljer du sedan Import/Export och klickar på Tidkoder. Här syns om någon tidkod saknar koppling mot löneart. Klicka på raden för tidkod ej kopplad och skriv in samma siffror som står i tidkod - i detta fall 51178. Spara därefter. Prova att läsa in lönefilen på nytt. Nu ska lönen kunna läsas in utan att felmeddelande kommer.  

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till  Kompetens  och välj  Kompetenstyper . Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet .  I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret:  Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen,  men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.  

I TransPA finns en funktion för måltidskuponger. Transportavtalet säger: Heltidsanställd arbetstagare, som ej erhåller traktamente, är för varje arbetad dag berättigad till måltidskuponger till av riksskatteverket fastställt förmånsvärde. På Skatteverkets hemsida anges förmånsvärdet för 2021 till 100 kr och omfattar fri lunch eller middag. Detta värde delas med 2,4 vilket ger oss den del som arbetsgivaren svarar för = 41,68 kr per kupong (2021). Den anställde betalar själv resterande del. På skatteverkets hemsida kan ni läsa mer om kost som förmån.  Två åtgärder krävs f ör att aktivera funktionen i TransPA: Gå till verktyg - inställningar - löneberäkning, fliken transport- & utlandsavtalet. Här finns valet ”Beräkna måltidskuponger”. Om ni aktiverar funktionen så kommer löneberäkningen visa att vi beräknar och föreslår måltidskuponger för alla era heltidsanställda och för samtliga arbetade dagar. Värdet för måltidskupong ställs in på personnivå, individuellt. Från början finns inget värde angivet i TransPA. Ni hittar fältet på personkortet under fliken lön - allmänt. Här kan ni ange beloppet 41,68 kr. Lönearten finns i TransPA men kan behöva skapas och definieras i ert löneprogram. Den ska beskattas som lön men inte ligga till grund för Fora-rapportering.   Begränsning i funktionen Om ni har anställda som är på resa och får ersättning för traktamente så känner inte programmet av att ersättning för måltidskuponger inte ska utgå. Vid dessa tillfällen behöver ni plocka bort måltidskuponger för de dagar som berörs. Ni justerar ner det totala antalet för löneperioden i löneberäkningen.   Beräknas det på antal arbetade dagar föregående månad? Ja! En kupong per arbetat pass, spelar ingen roll hur många timmar passet är på. Du skall vara tillsvidare och heltidsanställd. Vi räknar fram antalet i t ex april och det betalas ut i maj, alltså månaden efter hela tiden.

Under Register-Aktivitetstyper ligger de vanligaste frånvaroorsakerna och aktiviteter som t ex notering. Här väljer man om man vill att aktivitetstypen ska vara med "frånvaro utan lön" eller "frånvaro med lön" man kan också välja att aktivitetstypen inte ska ha någon funktion alls. Här kopplar man också aktivitetstypen till rätt löneart   Om du har personal som går enligt tjänstemannaavtalet i TransPA, kan du behöva tänkta på vissa saker, läs allt om det här.   Samma sak om du har personal som går på Maskinföraravtalet, läs mer om det här.   Här nedan visar vi ett exempel på en aktivitetstyp med "frånvaro utan lön"    Vi börjar med att klicka på + Lägg till aktivitetstyp   Bild.1 Vi börjar med att skriva in namnet på frånvaron som vi vill lägga till. För att välja rätt funktion klickar jag på listpilen och väljer "Frånvaro utan lön"   Bild.2  Det sista som är kvar är att koppla aktivetstypen till rätt löneart. Jag klickar på listpilen och väljer den löneart som vi har skapat upp i register-lönearter sedan tidigare,  klickar sedan på spara. Hittar ni ingen lämplig löneart i registret behöver ni titta i ert lönesystem vilken ni kan använda och sedan lägga in den i register-lönearter i TransPA.   Nu kan man välja att lägga frånvaron från tidrapporteringen eller direkt från kalendern.    I Löneberäkningen visas frånvaron som ett löneavdrag.                              

Har ni anställda som går på lokalöverenskommelse där ni ändrar antalet arbetade timmar per månad i lönegruppen?   Arbetstidsmåttet per månad ändrar ni under register-lönegrupper.   Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.   I vårt exempel har vi valt TransportUtlandsavtalet.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn, välj sedan Giltig från i vårt exempel 2020-11-01 klicka på pennan för att redigera lönegruppen   Skriv in antalet arbetade timmar i fältet "arbetstidsmått/månad klicka sedan på spara.   I denna artikel kan ni läsa om hur ni skapar ny lönegrupp.   I denna artikel kan ni läsa om hur ni uppdaterar en lönegrupp vid ny avtalsperiod   I denna artikel kan ni läsa om exempel vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar? t ex vid månadsarbetstid