Användartips för Visma.net Project Management

Fakturamallar skapas av administratörer i systeminställningarna för att underlätta faktureringsprocessen för verksamheten och att rätt information inkluderas samt att PDF-utskriften ser professionell och riktigt ut.        Klicka på en av de befintliga mallarna eller välj Lägg till ny. Här kan du placera muspekaren över någon av raderna för att till höger se de tillgängliga åtgärderna för mallen - Inaktivera/Radera. En standardmall kan inte inaktiveras/raderas innan en annan mall är vald som standard.    På en fakturamall kan du ställa in följande - alla ändringar är synliga i förhandsgranskningen till höger och du kan ladda ner en exempel-PDF:  Grundläggande information  Välj om denna mallen ska vara Standardmall - det innebär att denna mallen kommer användas som standard för fakturor om inget annat anges.  Visa fakturans referensnummer - om du väljer att avmarkera denna ruta blir referensnummer samma som fakturanummer.  OBS: Om du skickar e-fakturor via autoinvoice är referensnummer ett krav och det kommer automatiskt fyllas i <00> som referensnummer i filen som mottagaren får om du avmarkerar rutan på en mall som ska användas för e-fakturering. Utställarens fakturakontakt - välj här om någon specifik kontaktperson ska inkluderas när en faktura skapas med denna mall. Det går att ändra i efterhand på fakturautkastet också. Här finns även knappen för att Radera mallen. Det finns ingen generell spara-knapp för mallen då det mesta sparas automatiskt, vid exempelvis Fritext måste du klicka på spara.  Placering av adress  Välj om mottagaradressen ska vara vänster- eller högerjusterad. Adressen kan inte placeras på annat sätt. Ryms i kuvert: Högerjusterad = C5 H2 / Vänsterjusterad = C5 V2 Färgschema Välj färg för PDF utskriften, du ser till höger hur färgschemat påverkar fakturan. Logotyp & Sidfot Här är ditt företags logotyp och sidfot. Ladda ner en PDF för att förhandsgranska hur de kommer att se ut i själva dokumentet. Logotyp och sidfot kan ändras i företagsinställningarna. Välj om detta ska visas på utskriften.  Organisations hierarki aktiverat: Om företaget har flera underavdelningar som de fakturerar från och de har en egen logotyp och/eller sidfot kan du välja Avdelning för att förhandsgranska hur de olika avdelningarnas logotyp & sidfot ser ut i denna mallen. Behöver du ändra något i sidfoten gör du det i Inställningar > Avdelningar.  Fritext  Lägg till valfri fritext ovanför och/eller under fakturaraderna. I ovan fritextfält finns möjligheter att lägga till Taggar - läs mer om hur det kan vara användbart: Använda fakturataggar Redigera fältet för att lägga till information som du vill ska visas varje gång mallen används, det finns tillgång till enkel formatering av fritexten. Klicka på Spara när du är klar. Fakturarader och kolumner Välj informationsfält som automatiskt ska genereras på fakturarader för Arbetstimmar, Resekostnader och Produkter. Notera: Om du använder Produkter med återkommande-regel i projekt så påverkar dessa informationsfält inte produktbeskrivningen. Välj vilka kolumner som ska visas på fakturan och se resultatet i förhandsgranskningen. Du kan välja att visa/dölja Antal, Enhet, Enhetspris och Moms.  Gruppering av fakturarader Välj om du vill Visa totalt antal arbetstimmar, resekostnader och avgifter som delsummor.  Välj hur Arbetstimmar, Resekostnader och Produkter ska grupperas Välja om en specifikation ska inkluderas vid gruppering av rader för att förtydliga vad fakturan avser. Väl vilka kolumner som ska inkluderas på fakturaspecifikationen om en sådan bifogas.  Användningsmöjligheter När du har skapat mallar går det att koppla dessa mot kunder, projekt och avdelningar i Project Management.  Kunder: Gå till Kunder, välj kund och öppna fliken Kundinställningar. Här i fliken Faktureringsinformation kan du välja en mall som då används för alla nya projekt som skapas för kunden. Det går att byta mall vid behov i projektet/på fakturautkastet.      Projekt:  Gå till Projekt - Välj projekt och vidare till Projektinställningar, här kan du välja mall i avsnittet Faktureringsinformation. Notera: Väljer du en mall här överstyr det eventuell mall som du kopplat mot kunden i fliken kundinställningar på kundkortet för fakturor som skapas i projektet. Samt om du väljer en annan befintlig mall på något fakturautkast i projektet så kommer denna inställning att uppdateras i enighet med valet på utkastet och gälla för nästkommande faktura.      Avdelning:  Det går också att välja en standardmall per avdelning. Mallen hämtas då till alla fakturor som skapas i projekt där det i Projektinställningarna vid fliken Allmänna är valt att projektet tillhör den specifika avdelningen.    Organisations hierarki aktiverat: Gå till Inställningar > Organisation > Avdelningar och vidare in på det gamla gränssnittet. Håll muspekaren över den avdelning du vill koppla en mall mot och klicka på kugghjulet. Välj mall och spara.    Inte aktiverat:  Gå till Inställningar > Organisation > Avdelningar och vidare in på det gamla gränssnittet. Klicka på pennan till vänster om avdelningen du vill koppla en mall mot, välj mall och spara.  * Det går att byta mall och/eller redigera mallen på fakturautkastet vid behov.   Notera: Om du väljer en mall i projektinställningarnas faktureringsinformation överstyr det avdelningens inställningar.      OBSERVERA: När du byter eller redigerar den befintliga mallen på ett fakturautkast i faktureringsinställningarna betraktas det som en projektspecifik inställning och prioriteras då över kund- projekt- och avdelningsinställningarna för fakturamall. Läs mer om projektspecifika mallar nedan.    Projektspecifik mall  När du ändrar något på fliken Fakturainställningar eller redigerar i/lägger till något i fritextfälten på ett fakturautkast så kommer fältet Fakturamall i fakturainställningarna att uppdateras och visas som Projektspecifik. Det innebär att det har gjorts ändringar på den befintliga mallen som endast påverkar denna faktura och alla kommande fakturor i det specifika projektet.      Om något ändras på organisationens fakturamallar i systeminställningarna så påverkas inte projekt med Projektspecifik mall. Projektspecifika inställningar prioriteras alltid över standardinställningarna på kund eller avdelning.    Det går alltid att återställa mallen till en av organisationens fakturamallar på fakturor som inte är skrivskyddade genom att helt enkelt välja önskad mall i fältet Fakturamall på fakturainställningarna. Detta gäller då för innevarande och alla nästkommande fakturor i projektet.    Notera: Om du har redigerat fritextfältet på ett fakturautkast så att du fått en projektspecifik mall så kommer innehållet i fältet Fritext överskrivas om du återställer fakturamallen på ett utkast till en av organisationens mallar. Anteckningsfältet ovanför fritextfältet på utkasten varken påverkar eller påverkas av fakturamallen.    Spara som Fakturamall  I nedre vänster hörn finns det en kryssruta för att Spara som fakturamall. Användare med administratörsbehörighet har möjlighet att spara den projektspecifika mallen som fakturamall direkt från utkastet om så önskas. Ange bara ett namn och klicka på spara.     Fältet Fakturamall i projektets Projektinställningar för faktureringsinformation kommer då uppdateras med den nyligen skapade mallen som standardmall för projektet     Massuppdatera fakturamall för Kund eller Projekt Vid behov går det att massuppdatera standard fakturamall för Kund och Projekt.    Kund: Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Kunder > Kunder, markera de kunder du vill ändra mall för i rutan till vänster. Högst upp öppnas ett åtgärdsfält, välj åtgärd: Ändra fakturamall, välj fakturamall och klicka på uppdatera.    Projekt: Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Projekt > Projekt markera de Projekt du vill ändra mall för i rutan till vänster. Högst upp öppnas ett åtgärdsfält, välj åtgärd: Ändra fakturamall, välj fakturamall och klicka på uppdatera.    Notera att du behöver korrekt behörigheter för att kunna utföra denna åtgärd. 

Information om hur integrationen fungerar, inställningar, vanliga felmeddelanden och åtgärder samt detaljerad fältmappning 

Några tips om hur du kan följa upp värdet av registrerad tid i fastprisprojekt.

Så skriver du enkelt ut flera fakturor på en gång.

Användarhandbok med beskrivningar om grundläggande funktionalitet.

I Visma.net Project Management kan du enkelt arbeta med prissättning i olika modeller, i denna artikel finns information om hur du skapar ett projekt och prislista som debiteras utefter arbetade timmar. För information om hur du skapar ett projekt som ska debiteras med Fastpris, läs mer HÄR.    Det viktigaste när det gäller att debitera projekt per timme är att ha korrekt prissättning i projektfliken Finanser > Ange priser.   Alla arbetade timmar blir automatiskt fakturerbara enligt den valda prislistan, som när som helst går att ändra. (Är företaget i behov av attest för arbetstimmar innan fakturering? Läs mer här eller ta kontakt med er återförsäljare för mer information!)     För att skapa prislistor gå till Verktyg - Inställningar - Prissättning - Prislista. Klicka på Lägg till prislista. Namnge prislistan, ange eventuellt info om valuta och volymprissättning, klicka på spara.   Arbetstimpriser Här anges alla standard timpriser för prislistan         Klicka på Lägg till timpris för att fylla på prislistan med de arbetstyper som ska inkluderas.  Välj arbetstyp och vem som genomför den, antingen Alla eller viss person, detta är särskilt smidigt om du behöver ha olika timpriser beroende på vilken användare som registrerar tid med arbetstypen, ange timpris och om den ska faktureras.    Du kan skapa så många prislistor som behövs för att täcka företagets behov.  (Fakturerar ni i annan valuta och behöver tillgång till fler än SEK? Läs mer HÄR.)    För att använda prislistan så skapa nytt projekt eller öppna ett befintligt. Gå till Finanser > Ange Priser och välj önskad prislista.        Genom att välja Ändra till projektspecifik prissättning går det att redigera priserna om några specifika priser gäller för detta projektet endast. Observera, om du väljer att göra prislistan projektspecifik så påverkas inte projektet av några ändringar som görs på prislistor i systeminställningarna.    Om du väljer att Ändra till projektspecifik prissättning så gäller det även för Produktpriser dock inte för Resekostnader.    Viktigt att känna till är att priser för Resekostnader inte kan redigeras från fliken Finanser. Priserna för resekostnader måste vara korrekt angivna i prislistan som väljs från start i projektet.  Om du i efterhand vill uppdatera resekostnaderna går du till Inställningar - Prislistor. Antingen redigerar du en befintlig prislista eller så skapar du en helt ny med de önskade resekostnaderna.    Om du påbörjar en projektspecifik prislista på fliken Finanser och sedan måste ändra resekostnaderna kommer de projektspecifika ändringarna du gjort att gå förlorade. Detta eftersom du måste byta prislista till den som du uppdaterat/skapat med de nya priserna för resekostnader och sedan igen klicka på Ändra till projektspecifik prislista.      När projektmedlemmarna rapporterar arbetad tid i projektet blir de fakturerbara direkt enligt vald prislista. Använd rapporterna som finns tillgängliga i rapporgalleriet för att följa upp dina projekt, rapporterna går att anpassa efter behov och spara som egna rapporter.     Behöver man så går det även att justera enhetspriset och ändra antalet timmar direkt på fakturautkast som skapas för projektet. Du kan också välja att markera dessa som ej fakturerbara eller fakturera senare genom att hålla muspekaren över posten och markera rutan längst till vänster.      Glöm inte att trycka på spara när ni är klara 🙂    Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer: Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna Verktyg > Inställningar > Prissättning > Prislista Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet.   Vilket pris som kommer att faktureras bestäms av följande logik (i rangordning): Fast pris (rotfasen/projektnivån) Fast pris (fas) Pris per timme per användare + arbetstyp + fas Pris per timmer per arbetstyp + fas Pris per timme per användare + fas Pris per timme per fas Pris per timme per användare + arbetstyp Pris per timme per arbetstyp Pris per timme per användare Pris per timme   

Det finns två smidiga sätt att fakturera med omvänd skattskyldighet i Visma.net Project Management.    Har du kunder som alltid ska fakturerar med omvänd skattskyldighet kan du ställa in den regeln direkt på kunden i Kunder > Välj kund > Navigera till fliken Kundinställningar.  Här kan du markera rutan Omvänd skattskyldighet i Faktureringsinformationen så kommer denna regel gälla för alla fakturor i alla projekt för den specifika kunden.      Vid behov av att skapa en faktura någon enstaka gång som ska - eller inte ska - följa regeln Omvänd skattskyldighet kan du ändra det direkt på fakturautkastet genom att välja Detaljerad information på fakturan och markera/avmarkera rutan Omvänd skattskyldighet.         

  Det första du ser vid inloggning till Project Management är en Startsida som du själv kan bestämma innehållet på, nedan följer ett exempel för att snabbt få en överblick på och smidigt navigera från startsidan till det som är klart för fakturering. Läs mer om Startsidor   Klicka på ikonen Visma.net Project Management uppe till höger för att komma till startsidan. Välj sedan i remsan över tillgängliga Startsidor Finansstyrning, i sektionen för Fakturering klicka på beloppet till höger om Klart för fakturering.  Saknas Affärsöversikt på fliken Finansstyrning lägger du till den genom att klicka på Redigera Startsida > Lägg till innehåll > Widgets > Affärsöversikt. Placera den och klicka sedan igen på Redigera Startsida.  Ny flyttas du till Fakturering > Skapa fakturor I listan väljer man sedan vilka projekt att fakturera genom att kryssa i rutan för de som ska faktureras till vänster. För att snabbt markera alla  rader används den översta kryssrutan.  När du markerat vilka projekt som det ska skapas fakturor för kickar du på knappen Skapa till status "Utkast" i det övre åtgärdsfältet. Klicka på pilen för att skapa till en annan status.      Massåtgärder för fakturor.    När du skapat fakturautkasten kan du sedan igen markera flera fakturor i listan. Det övre åtgärdsfältet visas då igen men med nya åtgärder. Exempelvis kan du på detta sättet Ändra status på fakturorna eller Ladda ner fakturor som PDF:er.      Tänk på att det inte går att massradera fakturor, kontrollera därför ex. Projektinställningar och Bankuppgifter innan du genomför ovan åtgärder. 

Nedan följer information om fakturaposter och hur ni med hjälp av specifikation och fakturainställningarna kan snygga till fakturabilden och förtydliga fakturans innehåll.    Vid faktureringstillfället används ofta filtret Klart för fakturering  för att säkerställa att endast fakturerbara timmar, avgifter och övriga kostnader kommer inkluderas de fakturorna som kommer skapas. Datumet anges i Klart för fakturering kommer även bli fakturadatumet. Det kan ändras i efterhand vid behov - om man flyttar fram fakturadatumet på utkastet kommer inte fler fakturerbara poster på det valda datumet att hämtas till fakturan. Detta måste göras manuellt genom att fälla ut fliken Ofakturerade poster och markera de poster som ska inkluderas.        Fritextfältet & Anteckningsfält: Fritextfältet kan användas för att ytterligare specificera perioden som fakturan avser genom att manuellt lägga till exempelvis Fakturerade timmar avser upparbetat t.o.m. fakturadatum, eller liknande text. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga, dessa hjälper er fylla på fritextfältet med redan befintlig information som finns i systemet. Läs mer här!   Anteckningsfältet kan användas för statisk information ska finnas på alla fakturor för projektet. Till exempel information om tid för anmärkning eller överenskommelser med kunden. Detta fält påverkas inte av t.ex. byte av fakturamall vilket fritextfältet däremot gör.      Specifikation:   Om ovan förslag inte täcker behovet hos företaget och ni fakturerar från Visma.net Project Management, går det även bifoga en specifikation till fakturan. Genom att anpassa organisationens fakturamallar till att alltid innehålla en specifikation så kommer systemet per automatik lägga till en sådan som en bilaga till fakturan. Specifikationen innehåller den informationen som "göms" på fakturabilden när man väljer att gruppera t.ex. arbetstimmar    Detta är smidigt om man har t.ex. många fakturaposter som är arbetstimmar och det blir flera fakturabilder av raderna så kan man gruppera arbetstimmarna efter t.ex. Arbetstyp, då syns endast 1 rad/arbetstyp som använts för tidposter i projektet summerad för respektive vald kolumn att visa (Enhet, Enhetspris, Moms, Total).        Anpassa fakturamall För att ställa in automatisk gruppering och specifikation, gå till Verktyg > Inställningar > Fakturering > Fakturamallar och öppna en befintlig mall eller klicka på Lägg till ny.    Gå till avsnitt Gruppering av fakturarader. Notera att det inte går att bifoga en specifikation om man inte grupperar något. Alla 3 kategorier inkluderas på samma specifikation. Det går att gruppera efter en sekundärgruppering även. T.ex. om du vill dela upp arbetstimmar på person och arbetstyp. Välj även vilka kolumner som ska visas på specifikationen.        Här kan du läsa mer om fakturmallar och hur de kan underlätta er faktureringsprocess.     

Kom igång med e-faktura och lev upp till de nya kraven på e-faktura till offentlig sektor.

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Här visar vi hur du kan återanvända informationen i offerten för att skapa en faktura.

 För att en faktura ska komma fram till rätt e-postmottagare anger du detta på fliken Projektinformation.

Några vanliga frågor och tips kring utgående fakturor via Autoinvoice.

I Visma.net Project Mangement är det möjligt att fakturera projektets kostnader och nedlagd tid från olika programdelar. Nedan följer information om alternativen och respektive fördelar.    Direkt via projekt   I projektöversikten när du valt ett projekt finns en grön knapp uppe till höger med titeln Skapa faktura. Här visas ett samlat värde av alla arbetstimmar, avgifter och övriga kostnader som är fakturerbart omgående. Klicka på pilen till höger om värdet och välj Visa vad som är fakturerbart för att se en vy grupperad efter Arbetstimmar, Resekostnader och Avgifter och de respektive kostnaderna för varje. Observera att vyn endast visar vad som är fakturerbart fram tills dagens datum.      Klicka på Skapa faktura för att få upp en ny ruta med ett fakturautkast som innehåller alla poster som är klara för fakturering per dagens datum.    Det är möjligt att redigera posterna på fakturautkastet om du vill fakturera något särskilt vid ett senare tillfälle, håll muspekaren över fakturaraden och bocka i rutan till vänster - välj sedan exempelvis Fakturera senare i det övre åtgärdsfältet för att behålla posten som fakturerbar men ta bort den från det specifika utkastet.     Här kan du också välja att markera posten som Ej fakturerbar. Ej fakturerbara poster finns tillgängliga vid fliken Ofakturerade poster på fakturautkastet. Det är också möjligt lägga till fakturarader direkt på utkastet om något saknas. Dock endast avgifter eller kostnader, inte tidposter.       Obs! Eftersom Project Managemant är ett system baserat på realtid kommer tidposter som är daterade före den innevarande dagen inte att inkluderas i värdet vid Skapa faktura även om dessa är fakturerbara omgående. Först när dagen för tidposten infaller kommer värdet att uppdateras. Vill du fakturera framtida poster innan dagen infaller så gör du följande:    Navigera till Fakturering - Skapa fakturor.  Uppe till höger i översikten ser du Filter, flytta fram filtret Klart för fakturering för att inkludera de framtida tidposterna. Du kan även filtrera på specifika projekt om du väljer Lägg till filter.  Du kan även klicka på Klart för fakturering om värdet är 0 för att öppna ett tomt fakturautkast. Mer om det nedan.   Skapa en faktura från grunden   Om det inte finns något värde redo att faktureras via något projekt kan fakturor skapas manuellt. Som nämnt ovan kan du klicka på knappen Skapa faktura när du har öppnat ett projekt även om värdet visar 0.   Man kan endast lägga till avgifter och kostnader i form av Arvode, Produkter och Leverantörskostnader som ska faktureras omedelbart när man arbetar direkt i ett fakturautkast. Det går även att lägga till en kostnad utan att välja en produkt via utkastet vid behov, klicka på knappen Lägg till en avgift eller kostnad och börja skriva något i sökfältet för att få möjligheten att Lägg till utan att välja produkt.      Du kan också skapa fakturor vid Fakturering - Skapa fakturor, här visas initialt en lista med projekt där det finns värde redo att faktureras per dagens datum. Denna vy ger en snabb överblick av alla projekt och dess ofakturerade poster i olika kategorier (timmar, resekostnader och produkter). Markera rutan till vänster om du vill fakturera något av dessa.      Från denna vy är det också möjligt att skapa samlingsfaktura med flera projekt som tillhör samma kund och valuta. Markera alla projekt som du vill ska hamna i samma faktura och markera boxen Slå ihop projekt på faktura i det övre åtgärdsfältet.      Klicka på knappen Skapa från grunden uppe till höger om du vill skapa ett tomt fakturautkast. Du måste välja kund och projekt innan du kan påbörja arbetet med fakturarader.     Notera även att när du lägger till avgifter och kostnader på ovan sätt kan du inte redigera eller ange någon enhetskostnad för fakturaraderna. Därför är det bäst att bara använda de fördefinierade produkterna som finns i listan när du klickar på lägg till avgift eller kostnad för att inte missa några eventuella enhetskostnader. Lägg nya produkter vid behov i Verktyg - Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter. 

Var skapar jag en sidfot? Jag har skapat en sidfot och anpassat fakturamallar - varför kan jag inte se fottexten? Jag behöver skapa nya avdelningar i min organisation -  hur gör jag med sidfoten?

I fakturamallen kan du ange fakturaetiketter före fakturaraderna. Dessa taggar visas då varje gång en faktura skapas utifrån samma mall.