Brukertips i Visma.net ERP

En årlig vareopptelling gjøres gjerne på starten av et nytt år (f.eks 03.01.2024), selvom den faktisk gjelder fjoråret (2023). Hvis vareopptellingen fullføres (klikker Fullfør fysisk lager) 03.01.2024 blir dette også datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen som opprettes.     For at datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen skal bli 31.12.2023 isteden må du endre til dette som systemdato før vareopptellingen fullføres. Merk: dette vil ikke korrigere for evt. lagertransaksjoner mellom systemdato 31.12.2022 og situasjonen per nå (03.01.2024). Dette er kun ment som en metode for å få riktig regnskapsdato. Det er ikke mulig å "sette inn" en saldo tilbake i tid. Vareopptelling setter kun en saldo per nå.   For å endre systemdatoen til 31.12.2023 gjør du følgende:   1. Klikk på firmanavnet øverst til høyre 2. Klikk på dato-feltet    3. Klikk på dato 31.12.2023 (husk å velge riktig år) og deretter OK     4. Klikk Fullfør fysisk lager for å fullføre varetellingen. Datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen som opprettes får nå dato 31.12.2023.     Merk: Frysdato på vareopptellingen påvirker ikke dette, og er kun ment som info om når lageret ble fryst (sperret for lagertransaksjoner).   5. Endre systemdato tilbake igjen til 03.01.2024.

Visste du at det er mulig å legge til egne knapper i de ulike modulene, hvor du kan åpne forespørsler med avhukninger på som standard?    Dette eksempelet tar for seg hvordan du kan åpne Kontoutdrag (GL404000) med standard avhukning for "Inkluder bilagskorreksjon". Dette kan brukes for andre skjermbilder, men krever at du finner et parameter i URL-adressen for avhukningen du ønsker. Merk at dersom du har mange transaksjoner vil slike endringer kunne føre til lengre innlastningstid.    Denne funksjonen krever at du har rollen Customizer i skjermbilde Brukere (SM201010):     1. Klikk på Meny 2. Klikk på Hovedbok 3. Klikk på Rediger meny 4. Klikk + Legg til panel 5. Ikon: Velg et valgfritt ikon 6. Tittel: Gi det en passende tittel 7. Skjema: Legg til skjermID-en, i dette tilfellet GL404000 8. Parametere: Her kan du legge inn parameter som du henter fra URL-adressen når du har huket av det du ønsker at skal være huket av som standard. I dette tilfellet vil det være &IncludeReclassified=True 9. Klikk OK 10. Klikk Avslutt Rediger-menyen   Resultatet ser du nedenfor. En ny knapp er på plass, den har fått et ikon fra steg 5 og et navn fra steg 6.  

Dette gjelder kunder som har egen email integrert og ikke bruker standard visma.net erp server for sending av eposter fra Visma.net Erp. Etter Azure flytting  opplever noen kunder  problemer med å sende epost via Visma.net Erp. Det er 3 forskjellige scenarioer   A. For kunder som bruker egen smtp ,  kan vi ikke bruke Kryptert forbindelse for utgående server :ingen   og Utgående server smtp: 25 . Dette skal endres til TLS , 587    , eller SSL ,465 avhengig av innstillinger på epost leverandør : Husk å lagre og klikk på test for å sjekke at kommunikasjonen er i orden . B. For de kundene som bruker Gmail her en engelsk beskrivelse på det som skal gjøres : 1. Enable 2-factor-authentication if not enabled. 2. Log-in into Gmail with your account 3. Navigate to https://security.google.com/settings/security/apppasswords     , or just go to "Security" page.  4.Click on the arrow in "2-step verification" to open this screen 5. Scroll down at the bottom where you have "App passwords" 6. Set a app name (e.g. ERP email) and click create. 7. Set the 16 digit password key in you email account in ERP and press "TEST" button to verify   C.  For kunder som bruker Office 365  smtp server ,  1. Generer et nytt in App passord i Office 365  2. Legg til det nye passordet  3.Husk å lagre og klikk på test for å sjekke at kommunikasjonen er i orden  

 I versjon 9.66 har vi gjort en endring i forbindelse med økning av antall på en direkteleveranse relatert til salgsordre. Årsaken til denne endringen er at dette kunne føre til feilsituasjoner som kunne være vanskelig å korrigere.   Vi skal se på et eksempel: Du har opprettet en salgsordre med varenr 1010 hvor kunden har bestilt 2 stk. Den er merket for "Opprett innkjøp" og "Direktelevering".   Innkjøpet er opprettet med 2 stk av varenr 1010. Du ønsker å endre antallet til 3 stk og åpner Direkteleveringen og endrer antallet til 3. Meldingen: "Antallet angitt i linjen må være lik antallet angitt i salgsordre 'XX'" vises.   I og med at dette er en direktelevering til kunde, må du først åpne salgsordren direkteleveringen er linket til, deretter endre antallet fra 2 til 3 og lagre.   Deretter kan du endre antallet til 3 også på direkteleveringen.   Da blir allokeringen på salgsordren også korrekt.    

I versjonen som lanseres i løpet av onsdag 16.08.2023 er det mulig å legge til varer på Leveranse (SO302000), både manuelt og også via API. Det vil si at du på leveransetidspunktet kan velge å legge til f.eks emballasje, eller varer som ble glemt eller bestillt etter at leveransen ble opprettet.    Når du står på leveranse så er det bare å legge til en linje ved å klikke på + tegnet Når du har lagret, så vil varen automatisk legges til på tilhørende salgsordre.  Hvis du har en leveranse som er linket til flere salgsordre, så vil linjene legges til på den første salgsordren (i eksemplet ovenfor så vil ny linje bli knyttet til salgsordre 000053).   Hvis du legger til en vare på leveransen, og så sletter den igjen, så vil du få spørsmål om du ønsker å slette linjen på tilhørende salgsordre.      Hvis du sletter hele leveransen så vil linjene bli liggende på Salgsordren.              

Utfordring/problem: kostnadsbærer fra gammal regnskapssystem fortsatt ligger som aktive i i Payroll-modulen og brukeren kan ikke sette sluttdato på kostnadsbærer.  Endring på "Sluttdato" er ikke mulig pga feltet som viser sluttdato er sperret.  Forslag til løsning: For å deaktivere kostnadsbærer fra forrige regnskapssystem må brukeren definere sluttdato på eksisterende kostnadsbærer som de da ikke ønsker skal være i bruk. Dette kan brukeren gjøre i Employees >> Innstillinger >> Kostnadsbærer. Kostnadsbærer må avsluttes på den ansattes stilling og på faste transasksjoner. Først må brukeren fjerne eieren på kostnadsbærer og dette skjer når man deaktiverer ERP-system.  Her er kort beskrivelse som viser hvordan man kan gjøre det på den riktig måte:  1. Gå til Admin, deaktiver alle Financials tjenester. Logg ut og vent ca 15 min.  2. Gå til Employees >> Innstillinger >> Kostnadsbærer.  3. Sett opp riktige verdier på Sluttdato for disse kostnadsbærer som ikke skal bli tatt i bruk igjen.  4. Aktiver Financials på nytt i Admin. Relaterte brukertips Endre økonomisystem / regnskapssystem i Payroll

Inngående fakturaer dukker ikke opp i bildet for Behandle betalinger.  Hva kan være årsaken til det?   1. Ingen fakturaer dukker opp.  Sjekk at  betalingsmetoden som er knyttet opp på de inngående fakturaene, har hake for Opprett samlebetaling Hent opp aktuell inngående faktura. Under Regnskapsdetaljer ligger det knyttet Betalingsmetode. Hent opp Betalingsmetoden og sjekk at det er satt hake for Opprett samlebetaling under Innstillinger for leverandør. Ved hake for Ikke påkrevd, er det årsak til at postene ikke kommer med.   2. Hent opp aktuell inngående faktura. Under Regnskapsdetaljer ligger det et felt for Betalingskonto. Dette feltet må være fylt ut. Hvis det er blankt, kommer ikke den Inngående faktura med i bildet for Behandle betalinger.     Oppsummert:  Betalingsmetoden må ha hake for Opprett samlebetaling og Betalingskonto må være fylt ut.   

Dersom du registrerer en inngående faktura kan du under fanekortet Betalingshistorikk få forslag på kreditnotaer og forhåndsbetalinger som automatisk kan matches mot fakturaen du registrerer.   Etter en endring gjort i versjon 9.55 (18. juli) må du sette på en innstilling for at denne funksjonen skal fungere som før. Denne innstillingen finner du ved å gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Leverandørinnstillinger og huke på Foreslå kreditnotaer og forhåndsbetalinger før oppdatering.        

Scenario:  Brukeren har opprettet et prosjekt med "Tillat endringsordre" funksjon på og en innkjøpsordre med status "åpen" som er knyttet mot dette prosjektet. Når brukeren prøver å slette innkjøpsordre og trykker på søppel-ikon får denne feilmeldingen:  Men når brukeren prøver å endre flyt på prosjekt så får man feilen:  Løsning:  For å ungå dette bør man bruke funksjon "Annuller ordre" som finnes under "Behandlinger" knapp i innkjøpsordre skjermbildet.  Nå blir det mulig å endre flyt på prosjektet uten feil.  

Har du benyttet feil betalingskonto, eller du ønsker å endre betalingsdato på flere Inngående fakturaer, så kan dette gjøres i en enkel operasjon i Behandle betalinger (AP50301S).   Slik går du frem: Marker aktuelle transaksjoner i listen I menyen til høyre over listen, kan du velge Massebehandling, og du får opp valgene  Endre betalingsdato og Endre betalingskonto. Endre betalingdato: Velg ønsket dato og klikk Endre Endre betalingskonto: Velg hvilken betalingskonto du ønsker, og klikk Endre

Tidligere var det kun mulig å opprette ny leveranse på ordren hvis forrige leveranse  fra samme lagersted var bekreftet. Nå er det mulig å opprette ny leveranse på ordren, selv om forrige leveranse for dette lagersted ikke er bekreftet. Merk: Flere åpne leveranser på delleverte ordrelinjer støttes foreløpig ikke.   Opprette leveranse ved åpne leveranser på varelinjer med annet lagersted enn den åpne leveransen har vært tilgjengelig tidligere også.   Eksempel: Vi har en salgsordre med to lagerførte varer.   Oppretter leveranse for varenr 10 og lagre. Status på leveransen blir satt til Åpen.   Salgsordren har nå fått status Levering. Tidligere var det ikke mulig å opprette ny leveranse for samme lagersted før leveransen var bekreftet. Nå har du mulighet til å opprette nye leveranser for varelinjer med samme lagersted fra ordren også når ordrestatus viser Levering.   Du kan velge å opprette ny leveranse fra Salgsordre (SO301000), Behandlinger, Opprett leveranse. Da vil det bli opprettet et nytt leveransedokument.    Du kan også legge til på eksisterende leveranse. Hent opp Leveransen via Leveranser (SO302000) velg Legg til ordre. Velg ordrenr og varenr, legg til og lagre.    

Visste du at 90% av alle henvendelser tidlig i et purreløp (som betyr når en kunde mottar en betalingspåminnelse eller et inkassovarsel) er spørsmål om fakturakopi? Kunden finner faktisk ikke fakturaen! Bruker du AutoInvoice og AutoCollect? Nå kan vi hjelpe hverandre ved at vi får tilgang på fakturakopien!  Vi vet at dette sparer alle parter for tid, og fører til raskere betaling av forfalt faktura. Andre fordeler: Vi får tilgang på fakturakopi på saker du har sendt oss for oppfølging med et enkelt tastetrykk i vårt produksjonssystem Fakturakopi på inkassosaken blir tilgjengelig for sluttkunden i vår sluttkundeportal "MinSide" Ved kontakt med sluttkunden bistår vi vedkommende med fakturakopi   Hvordan komme i gang: - Send epost til skysupport@visma.com Skriv organisasjonsnummer og navn på kunden eller kundene (om det er flere klienter): Be om å legge til ny bruker til Visma Financial Solutions i Autoinvoice til aktuell kunde.  Brukernavn/epost må være: svc_autoinvoicevfs@visma.com Brukeren må ha admin rettigheter Tada! Så enkelt og så effektfull!  PS! Lurer du på hva AutoCollect er? Bli kjent med tjenesten her AutoCollect - hvordan fungerer det?

Vi har forbedret mulighet for varslinger i Behandle betalinger. Det kan varsles om et betalingsoppdrag har feilet og/eller er vellykket. Et varsel kan være avvik som trengs å korrigeres før betalingen kan sendes på nytt. Du har mulighet for å motta varsel på e-post eller under Varsler i systemet.   Eksempel på varsel mottatt i systemet: Varsel viser forespørselsnr., firma og varseltype.   Varsel ved avvik:   Varsel ved vellykket betaling:   Varsel sendt på e-post kan se slik ut:     Du kan selv definere regler for meldingene. Innstillingen finner du under Behandle betalinger (AP50301S). Velg nedtrekksmenyen Flere handlinger og Meldingsinnstillinger.     1. "Underenhet" velg firma. Du kan velge et eller flere firmaer. 2. "Status" velg hvilke statuser du skal motta meldinger på.  3. Velg om du ønsker å motta statusmeldingen i Meldingssenter, som E-post eller begge deler.  4. Definer frekvens for varslene.      Varsler for "Vellykket" blir gitt umiddelbart.      Varsler på "Avvik" må derfineres under seksjonen "Motta melding når      faktura avviker".  5. Velg om du ønsker å motta avviksmelding i Meldingssenter, som E-post eller begge deler.       

Scenario: du har mottatt 9 stk av en vare, men blir fakturert for 10 stk fra leverandør. Varene koster 100 kr/stk. Leverandøren sender først en faktura på 10 stk (900 kr netto), og deretter en kreditnota på 1 stk (100 kr netto). Hvordan matche dette mot varemottak og føre fakturaene i regnskapet?    1. Matche varemottaket mot fakturaen. Etter å ha gjort dette står du igjen med en differanse på 100 kr. Dette føres som en egen linje på kostnadskonto (f.eks 4300) slik at totalen av linjene matcher fakturabeløpet. Beskriv gjerne årsaken på linjen. Oppdater.     2. Registrer kreditnotaen med samme kostnadskonto som fakturaen (i dette tilfellet 4300). Dette fører til at 4300 går i 0 (debet 100 på faktura og kredit 100 på kreditnota). Oppdater.      Hvis man ønsker å ha kontroll på summen man har til gode fra leverandør kan man evt. bruke en egen balansekonto på fakturaen (og senere kreditnotaen) isteden.   

Vi har et driftsmiddel som ble tatt i bruk fra 1. Mai, men det skal ikke avskrives før fra 1. September. Mai - September skal avskrives som en total post i September, og deretter skal mnd beløp avskrives fortløpende. Hvordan registrere driftsmiddelet?   Har lagd et skriv som viser hvordan dette skal gjøres. 

Hvis du plutselig opplever at det ikke kommer opp poster i det nye Behandle betalinger bildet, som forslag til utbetalinger,  kan det være flere årsaker: Kontroller at gjeldende år er opprettet i Regnskapsperioder (GL201000), og hvis ikke så må året opprettes.  Sjekk de aktuelle betalingsmetodene og fliken Innstillinger for Leverandørreskontro. Hvis det er huket av for Ikke påkrevd i stedet for Opprett samlebetaling, er årsaken funnet:)

Vi supporterer ikke mellombank betaling (intermediate) på AutoPay format (VismaOutgoingPayment).

Denne artikkelen viser deg hvordan du reverserer en inngående kreditnota (oppretter en Oppjustering), og matcher denne mot den opprinngelige kreditnotaen.   Merk at i denne prosessen skjer det ingen lagerendringer. Hvis kreditnotaen inneholder lagervarer, så vil det ikke opprettes lagertransaksjoner. Da må logistikkmodulen benyttes.   Reversere kreditnota og opprette oppjustering   Gå til Leverandørreskontro -  Inngående faktura (AP3010PL) og velg kreditnotaen det gjelder Klikk på Behandlinger - Reverser.  Skriv en evt. beskrivelse i feltet Beskrivelse. Klikk Oppdater.  Nå har du en Oppjustering i status Åpen, og denne kan du matche mot den inngående kreditnotaen.  Matche Kreditnota mot Oppjustering   Gå til Leverandørreskontro - Leverandørbetalinger (AP3020PL) Åpne aktuell kreditnota Hvis kreditnotaen er i status Åpen, og ikke matchet mot noen faktura, gå direkte til punkt 4. Hvis kreditnotaen er lukket mot en faktura så må matchingen oppheves først. Gå til fanen Betalingshistorikk, marker faktura og klikk Reverser matching.  Gå til fanen Dokumenter til matching. Hvis du har reversert faktura ser du denne med minusbeløp her.  Klikk + for å legge til en linje, og velg dokumenttype Oppjustering. Finn oppjusteringen i feltet Bilagsnr.   Klikk Oppdater. Oppjustering og Kreditnota er matchet og avsluttet, og en eventuelt matchet faktura er i status Åpen og kan behandles videre.

Har du oppdatert et bilag og glemt å legge til en periodiseringsnøkkel kan du koble dette på i etterkant. Dette gjøres som forklart i denne artikkelen.   Gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Periodiseringsplan     Fyll inn feltene markert med grønt. Du oppretter nå en periodiseringsplan manuelt. Det er også mulig å kopiere en annen periodiseringsplan ved først å søke den opp i Tidsplannr.-feltet og deretter trykke på kopieringsknappen i toppen av skjermbildet. Deretter limer du den inn i en ny plan som du endrer slik at det blir riktige innstillinger. Når du har lagt inn alle feltene trykker du på lagre-knappen. Da får tidsplanen tildelt et nummer. Så kan du oppdatere tidsplanen ved å trykke Oppdater øverst i skjermbildet. Har du flere tidsplaner du skal oppdatere kan dette gjøres ved å gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Oppdater periodiseringsplaner.     Når du har oppdatert periodiseringsplanen vil periodiseringene komme opp for kjøring.   OBS!  Når du oppdaterte den opprinnelige fakturaen ble den bokført mot kostnadskonto i stedet for periodiseringskonto, noe som skjer dersom du kobler på periodiseringsnøkkelen før oppdatering. Du bør derfor lage en hovedboksføring hvor du fører hele nettobeløpet på fakturaen bort fra kostnadskontoen inn på periodiseringskontoen.   Ønsker du å vite mer om periodisering? Periodisering etter periode Periodisering fra og til dato

Denne artikkelen beskriver hvordan du oppretter en periodiseringsnøkkel for datostyrt periodisering, samt legger til denne med fra og til dato på dokumentlinjer.   Start med å opprette en periodiseringsnøkkel ved å gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Periodiseringsnøkler     Legg inn et navn på periodiseringsnøkkelen (f.eks. "DATO") og en beskrivelse (f.eks. "Dato angitt").   Huk av for "Aktiv".   Velg følgende bokføringsmetode: Fleksibelt etter perioder, pro rata etter dag.   Huk av for Tillat avstemming i tidligere perioder   Sett kodetype til Utgift eller Inntekt. I dette eksempelet skal vi legge til periodiseringsnøkkelen på en inngående faktura og velger derfor utgift.   Velg gjeldende periodiseringskonto og eventuelt kostnadsbærer for periodisering.   Lagre deretter periodiseringsnøkkelen.     Periodiseringsnøkkelen kan legges inn på inngående faktura som skal periodiseres. Legg inn nøkkelen på gjeldende dokumentlinjer under kolonnen Periodiseringsnøkkel, deretter en startdato og sluttdato for periodiseringen.   Lagre og klikk på Vis tidsplan.     I periodiseringsplanen som åpnes opp, klikk på Generer transaksjoner for å se hvordan fakturaen blir periodisert utover periodiseringsperioden.   Ønsker du å vite mer om periodisering? Periodisering etter periode Legge til periodisering på oppdatert bilag