Brukertips i Visma.net ERP

I Visma.net ERP har du mulighet til å periodisere på kostnader eller inntekter. Dette gjør du ved å først lage periodiseringsnøkler for inntekter eller utgifter, som legges på den utgående eller inngående fakturaen. I denne artikkelen viser vi oppsettet for periodisering av utgifter etter fast periode via en inngående faktura.   Opprette periodiseringsnøkler   Når du skal periodisere i systemet må du først opprette en periodiseringsnøkkel som du kan knytte mot kostnadskontoen din under føring. Denne styrer hvor mange perioder du skal periodisere over og hvilken konto du skal bruke.   Gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Vis hele menyen -> Periodiseringsnøkler     Periodiseringsnøkkel: Her gir du periodiseringsnøkkelen din en kode.   Beskrivelse: En kort beskrivelse av periodiseringsnøkkelen.   Bokføringsmetode: Her kan du velge mellom ulike bokføringsmetoder. For å periodisere etter faste perioder velger du her “Føring jevnt over perioder”.   Bokfør nå %: Her kan du velge en prosentsats som bokføres med en gang.   Start avvik og Fra periode: Disse feltene velger hvordan det skal periodiseres over faste perioder. Start avvik brukes dersom du får en faktura som skal periodiseres fra tidspunktet fakturaen er registrert. For eksempel dersom du får en inngående faktura for husleie i desember, og skal periodisere dette fra januar påfølgende måned, legger du inn 1 i feltet Start avvik. Dersom du for eksempel derimot ønsker å periodisere en faktura i et gitt kvartal, kan du ved å bruke feltet Fra periode velge fra hvilken måned periodiseringen skal starte.    Forekomster: Legg inn antall perioder det skal periodiseres.   Kodetype: Her legger du inn om det som skal periodiseres er en inntekt eller en utgift.   Bruk periodiseringskontoen fra: Her kan du velge hvor periodiseringskontoen skal hentes fra (Periodiseringsnøkkelen eller varen).   Kombiner periodiseringskostnadsbærere fra: Her kan du velge  hvor kostnadsbæreren skal hentes fra (Periodiseringsnøkkelen, den ansatte, varen eller leverandørlokasjonen).   Periodiseringskonto og Kost.b. periodisering: Her legger du inn balansekontoen og hvilken kostnadsbærer periodiseringen skal gå mot.   Under Tidsplan velger du om det skal periodiseres hver periode eller for eksempel annenhver periode.    Under Velg dokumentdato velger du når i perioden periodiseringen skal bokføres.   Knytte periodiseringsnøkkel mot faktura   Etter at periodiseringsnøkkelen er opprettet oppretter du bilaget som du knytter periodiseringsnøkkelen mot. I dette eksempelet oppretter vi en inngående faktura.     Under kolonnen Periodiseringsnøkkel legger du til periodiseringsnøkkelen som du ønsker å benytte. Oppdater bilaget etter at fakturaen er ført ferdig. Bunten som opprettes i hovedboken vil se slik ut:     Det har da blitt postert på periodiseringskontoen i stedet for husleiekontoen i dette tilfellet.   Neste steg blir å oppdatere selve periodiseringen. Dette kan gjøres på 2 måter i Visma.net ERP: Manuelt per periode, eller ved hjelp av en tidsplan som oppdaterer automatisk for deg.   Oppdatering av periodiseringen   Neste steg blir å oppdatere selve periodiseringen. Dette kan gjøres manuelt per periode, men det er også mulig å opprette en tidsplan som gjør dette automatisk for deg.   Gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Kjør periodisering   Dersom du på periodiseringsnøkkelen satte opp at periodiseringen skal skje den første datoen i perioden må du velge første dato for perioden øverst i bildet. Når datoen er valgt vil periodiseringer som forventes kjørt denne datoen komme opp.      For å oppdatere valgte faktura huker du først av i avhukingsboksen før du trykker på behandle-knappen. Dersom du ønsker å oppdatere de andre periodene med en gang må du velge første eller siste dato for hver periode, alt etter hvordan periodiseringsnøkkelen er satt opp. Da vil det komme opp bilag klar for behandling.   Vi anbefaler å sette opp en tidsplan i dette skjermbildet som kjører periodiseringen automatisk for deg.      I vinduet automatiseringsplaner finner du ulike innstillinger for automatiseringen som kan tilpasses etter dine behov og ønsker.   Når automatiseringsplanen er satt opp vil oppdateringen skje av seg selv og du får ingen melding om at dette har skjedd. Du kan ta ut rapporter i etterkant for å se hva som har blitt periodisert og hvordan dette har blitt periodisert. Dette kan du gjøre enten ved å se på kontoutdrag eller ved å gå til Meny -> Flere valg -> Periodisering -> Periodiseringsplan.   Ønsker du å vite mer om periodisering? Periodisering fra og til dato Legge til periodisering på oppdatert bilag

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan automatisere Nye Behandle betalinger ved å sette opp Tidsplan. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Når du benytter Tidsplan vil alle fakturaer med avvik ekskluderes. Når en tidsplan har kjørt, så vises dette under fanen “Status”.    Slik går du frem for å opprette Tidsplan:   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) ->Velg “Flere handlinger” oppe til høyre, og så "Planlegg betalinger" Klikk “Opprett ny tidsplan”, og det legges til en ny linje. Status - indikerer om tidsplanen er På eller Av. Grå indikerer at den er Av og grønn at den er På. Navn - velg ønsket navn. Underenhet - benytter du underenheter, så kan du her velge underenhet eller velge at tidsplanen skal gjelde for alle underenheter.  Betalingsmetode -  velg en spesifikk betalingsmetode, eller velg å kjøre for “Alle betalingsmetoder”. Betalingskonto - velg en spesifikk betalingskonto, eller velg å kjøre for “Alle betalingskontoer”. Du kan kan velge kun de betalingskontoene som er knyttet til valgt betalingsmetode. Frekvens - velg om du ønsker å kjøre “Ukentlig” eller “Daglig”. Valget her avgjør hvilke valg du får i kolonnene “Dag” og “Betalingsdato”. Dag  “Ukentlig” i frekvens - velg hvilken dag du ønsker å kjøre på (mandag-søndag). “Daglig” i frekvens - feltet benyttes ikke. Betalingsdato “Ukentlig” i frekvens - tre alternativer: Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter fram til neste kjøring Alle åpne dokumenter “Daglig” i frekvens - to alternativer Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter   Tidsone - velg hvilken tidssone som skal benyttes. Vi anbefaler nettleserens tidssone.   Status - slå av og på tidsplan. 

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan se status på utgående betalinger i Nye Behandle betalinger. Vi viser deg også hvordan du kan korrigere betalinger som har feilet.    For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) -> Velg fanen "Status" Betalingstatus   Pågår Samlebetalinger opprettes på bakgrunn av leverandørfaktura. Når forespørselen er behandlet vil statusen være "Sendt til AutoPay" eller "Mislykket".    Sendt til AutoPay Samlebetalingene er opprettet og sendt til AutoPay. Betalingene venter på signering i AutoPay for utbetaling.    Mislykkes En eller flere av betalingene har feilet og må korrigeres. Forespørselen kan åpnes ved å klikke på "Pilen" i kolonnen detaljer.    Arkivert  Forespørslene får status arkivert når en tidsplan er kjørt, men ingen faktura ble behandlet. I dette tilfellet vil antall dokumenter og beløpet være 0. Dersom en forespørsel feiler og må behandles på nytt fra "Klargjør betalinger", vil den opprinnelige forespørselen få status arkivert. Korrigering av utgående betalinger som har feilet Dersom en eller betalinger har feilet, kan du åpne "Detaljer" for forespørselen.      I dette tilfellet har systemet detektert at kontonummeret på leverandøren ikke er et gyldig norsk kontonummer. Ved å klikke på leverandørnummeret, åpnes leverandørkortet og du kan korrigere kontonummeret.   Når korrigeringene er gjort, trykker du "Send på nytt og lukk" nederst i skjermbildet. Betalingen sendes på nytt til AutoPay.     I enkelte tilfeller kan det være feil på fakturaen som ikke enkelt lar seg rette, eller du av ulike årsaker ønsker å få sendt betaling på de fakturaene som ikke feiler videre til AutoPay. Inne i "Detaljer" på betalingsforespørselen har du nå mulighet til å markere fakturaer og fjerne disse fra betalingsforespørselen, slik at resterende fakturaer likevel kan betales.    1. Marker fakturaen du ønsker å fjerne fra betalingsforespørselen  2. Klikk Fjern 3. Klikk Send på nytt og lukk   Fakturaen (i dette eksempelet dokumentreferanse 200010) vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger. Betalingsdokumentet som ble opprettet (i dette eksempelet betalingsreferanse 300004) blir slettet.    Du kan også arkivere hele betalingsforespørselen ved å markere alle fakturaene i forespørselen, og klikk Fjern. Klikk deretter Arkiver og lukk. Hele betalingsforespørselen vil da få status Arkivert, og alle fakturaerene vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger.  

I dette brukertipset beskriver vi de ulike funksjonene i Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Behandle betalinger Det nye brukergrensesnittet består av fire deler: Filter Tabell Sidepanel Bunntekst Alle åpne leverandørbetalinger som har forfallsdato blir vist og automatisk valgt når du åpner behandle betalinger.   Den nye betalingsprosessen er ikke begrenset til kun en betalingsmetode og betalingskonto. Du kan nå prosessere samlebetalinger med flere betalingsmetoder og betalingskontoer samtidig.   Filterfunksjoner Som standard er "Forfall frem til dato" satt til dagens dato hver gang det nye skjermbildet åpnes. Du kan enkelt endre filter etter eget ønske.   Det er også mulig å fjerne alle dokumenter til betaling for en leverandør, der totalsum av åpne kreditnotaer er større enn totalsum av åpne fakturaer. Denne funksjonen kan benyttes der en kunde har et stort antall leverandører som sender mange kreditnotaer, hvor det resulterer i at den totale summen for kreditnotaene overskrider summen av åpne fakturaer.   Tabell Tabellen oppdaterer seg automatisk basert på filtrene du har satt. Enkelte felter i tabellen kan redigeres direkte: Betalingsdato, Beløp å betale, Betal separat, Kontantrabatt brukt, Merknader og Prioritet.   Du kan klikke deg videre til en leverandør eller et dokument for ytterligere redigering. Ved å klikke på Dokumenttype (punkt 1) åpnes det en forhåndsvisning av betalingsdokumentet i samme vindu. Her vil du også få opp en visning av vedlegget til betalingsdokumentet og kan redigere de samme feltene som i tabellvisningen. Dersom du heller klikker på bilagsnummeret (punkt 2), åpnes betalingsdokumentet i et nytt vindu. Ønsker du å redigere noe på leverandørkortet, kan du klikke på leverandørnavnet (punkt 3), og et skjermbilde med leverandørkortet åpnes i et eget vindu.   Dersom betalingsdokumentet har passert forfallsdato, vil forfallsdato automatisk bli satt til dagens dato.   Kolonnekonfigurasjon Ved å åpne kolonnekonfigurasjon kan du redigere hvilke kolonner som er tilgjengelig i skjermbildet.      Sett hake i de kolonnene du ønsker skal vises. Dersom du ønsker å omorganisere kolonnene dra og flytte de etter eget ønske. Endringene lagres automatisk.  Dokumentene grupperes automatisk basert på leverandør slik at det er enkelt å velge alle / oppheve alle dokumenter fra den gitte leverandøren. Den kan også velge tradisjonelle listevisningen uten gruppering.   Sidepanel  I sidepanelet finner du en oversikt over alle betalingskontoer. Du kan se summen av alle beløp, antall dokumenter og valuta for hver betalingskonto. Du ser hvordan utbetalingene vil påvirke hovedbokssaldoen for betalingskontoen.   Dersom summen av betalingene er større enn disponibel saldo får du et advarsel. Sidepanelet sjekker også oppsettet på betalingskontoen og AutoPay-avtalen, dersom noe ikke stemmer får du beskjed om dette.      Bunntekst Til høyre i bunnteksten finner du knappen for “Bekreft betalinger”. Knappen er grået ut dersom systemet har oppdaget noen avvik. Korriger betalingene med avvik eller utelat de for å tilgjengeliggjøre knappen. Deretter kan du bekrefte betalingene.    Når betalingene er bekreftet opprettes det automatisk en samlebetalingsbunt i "Samlebetalinger" (AP3050PL).   Du kan gå direkte til Visma.net AutoPay for å godkjenne betalingene etter de er bekreftet.   

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du enkelt gjennomfører en betaling i Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) Når du kommer inn i skjermbildet vises alle åpne leverandørfaktura som har forfalt eller forfaller samme dag. De er avhuket som standard og du kan enkelte fjerne et eller flere dokumenter fra betalingen.    Merk at skjermbildet ikke er begrenset til kun en betalingsmetode og betalingskonto. Du kan prosessere samlebetalinger med flere betalingsmetoder og betalingskontoer samtidig. Gjennomføre en betaling 1. Huk av de dokumentene eller leverandørene du ønsker å betale   2. Klikk på "Bekreft utbetaling"     3. Klikk "Bekreft" i vinduet som dukker opp for å opprette en betaling   4. Systemet oppretter nå en eller flere samlebetalingsbunter og sender disse til AutoPay, ved å klikke på fanen "Status" kan du følge med på prosessen   5. Når betalingene har fått status "Sendt til AutoPay", kan den som signerer betalinger gå til AutoPay for siste godkjenning som tidligere     Betalinger som feiler Betalinger som feiler finner du under fanen "Status". Etter å ha rettet opp feilene, kan du gå tilbake hit og klikke "Send betaling på nytt".    Det er anbefalt å sjekke fanen "Status" regelmessig slik at man fanger opp dersom en betaling har feilet. 

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du aktiverer og kommer i gang med Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Tildeling av roller For å ta i bruk den nye betalingsprosessen, må personen(e) som skal jobbe i skjermbilde tildeles nye roller. Dette gjøres av en bruker med administratorrettigheter for selskapet i Visma.net Admin.   Vi skiller mellom følgende to roller: Payment processor: Denne rollen gir brukeren rettigheter til å opprette betalinger Payment viewer: Denne rollen gir brukeren leserettigheter Merk at rollene kun gjelder for den nye betalingsprosessen.   For å tildele roller, gjør følgende: Gå til Visma.net Admin Velg "Brukere og roller" øverst i skjermbildet Søk opp brukeren du skal tildele en rolle Pass på at du står på riktig rad for firma du skal tildele roller Bla deg bort til kolonnen "Financials" og tildel ønskede roller Klikk "Lagre og lukk" nederst i skjermbildet Brukeren vil nå motta en e-post med informasjon om at de er tildelt nye roller Skal du tildele rollen til flere personer kan dette gjøres ved å heller velge roller øverst i skjermbildet og deretter riktig firma.      Etter at roller er tildelt og ny betalingsprosess er satt som foretrukket, må alle brukere som skal ha tilgang til skjermbildet logge ut og inn igjen.   Vi anbefaler at du benytter nettleseren Google Chrome når du arbeider i skjermbildet.  

Oversikt over brukertips som omhandle Nye Behandle betalinger. 

I det nye skjermbildet til behandle betalinger har vi fått noen tilbakemeldinger fra kunder som opplever de plutselig mister tilgang eller hopper inn og ut fra skjermbildet. Vi anbefaler derfor våre kunder til å bruke Google Chrome, da denne nettleseren støtter den nye versjonen.   Jeg bruker Google Chrome, men samme problem oppstår? Om du er en av dem som bruker Google Chrome, men får denne feilmeldingen, må du tillate nettleseren tredjeparts cookies fra oss.     I Google Chrome: 1. Klikk øverst til høyre på de tre prikkene og bla ned til "Innstillinger" 2. Gå til "Personvern og sikkerhet" og deretter "Informasjonskapsler og andre nettstedsdata"     3. Bla ned til du kommer til "Tilpasset atferd" og ser teksten "Nettsteder som alltid kan bruke informasjonskapsler" og klikk på «Legg til».   4. Skriv "finance.visma.net" som nettsted og huk av i boksen "Inkludert informasjonskapsler fra tredjeparter på dette nettstedet" og trykk "Legg til".   5. Lukk nettleseren (alle vinduer, dette er veldig viktig!) 6. Start nettleser på ny og logg inn i Visma.net ERP.

Fra versjon 9.12 som er planlagt 30.august 2022 er det mulig å åpne .pdf filene som er lagt til på en inngående faktura i et eget vindu i nettleseren. Dette vil gjøre det enklere å ha selve faktura vedlegget åpent i et eget vindu, mens du gjør endringer på inngående faktura.    Klikk Vis filer når du står på en inngående faktura Klikk på knappen som vist under for å åpne .pdf i eget vindu Merk! Denne funksjonen er avhengig av at du i nettleser har valgt å Åpne .pdf (ikke lagre).    Du kan sjekke dette på følgende måte:   Chrome Åpne Chrome Øverst til høyre klikker du på   og så på Innstillinger Klikk Personvern og sikkerhet, og så på Nettstedsinnstillinger Klikk Flere innholdsinnstillinger, og så på PDF-dokumenter Velg alternativet Åpne PDF-filer i Chrome   Firefox  Åpne Firefox Øverst til høyre klikker du  på og så på Innstillinger Bla deg ned til Program og finn Portable Document Format (PDF) i listen Klikk på Handling-kolonnen ved siden av Portable Document Format (PDF), og velg Åpne i Firefox   Edge Åpne Edge Øverst til høyre klikker du på   , og så på Innstillinger Klikk Informasjonskapsler og nettstedtillatelser Bla deg ned til PDF-dokumenter Fjern avhukning for Last alltid ned PDF-filer

Nå som det er ferie bør du registrere hvem som er din vikar, dvs. hvem som skal godkjenne dine dokumenter når du er på ferie. Slik gjør du: 1. Logg inn i Approval 2. Klikk Innstillinger 3. Klikk Vikar 4. Velg så den personen som skal motta dine dokumenter (gjelder alle typer dokument) Du kan velge mellom tre ulike alternativer: - Inaktiv - Aktiv nå - Aktiv i perioden (datointervall)

Denne informasjonen gjelder for firmaer som aktiverer og tar i bruk Visma.net Autoinvoice fra og med 01.07.2022.     Firmaer som er opprettet i Visma.net Autoinvoice før 01.07.2022 er ikke omfattet av endringen, og trenger ikke gjøre noe.    Ved registrering i Visma.net Autoinvoice er det nå et krav om at firmaet må KYC-verifiseres for å kunne sende og motta fakturaer/kreditnotaer via tjenesten.   KYC står for «know your customer», på norsk «kjenn din kunde», og er et sett med lovkrav som skal bidra til å forhindre hvitvasking og terrorfinansiering. Det handler blant annet om å identifisere og innhente bakgrunnsinformasjon om kunder som benytter våre tjenester, slik at vi har god kunnskap om våre kunder, og for å sikre at tjenesten vi tilbyr brukes til det den er tiltenkt.    Dette gjøres via tjenesten Visma Sign. Brukeren som har signeringsrettigheter eller fullmakt må autorisere firmaet med BankID.   KYC for Visma.net ERP kunder   For nye firmaer så starter KYC-prosessen når du aktiverer Visma.net Autoinvoice tjenesten i Visma.net Admin. Den første brukeren med rollen Customer Administrator får en e-post med passord og link til å signere fullmakt med BankID.     Etter at dokumentet er signert og du har opprettet firmaet, så vil du i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) se Verifiseringsstatus (KYC): Verified. Alt er klart og du kan både sende og motta fakturaer/kreditnotaer i Visma.net Autoinvoice.     Hvordan KYC-verifisere en Underenhet i Visma.net ERP? Dette kan du gjøre i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S). Når du klikker på Aktiver AutoInvoice så vil det automatisk bli sendt en e-post til den første brukeren med rollen Customer Administrator. Firmaet blir da stående som Unverified inntil brukeren har signert.          Hva skjer dersom Customer administrator ikke signerer og firmaet dermed ikke er KYC-verifisert? Firmaet vil da få status Unverified i Visma.net Autoinvoice, og det vil ikke være mulig å sende eller motta fakturaer/kreditnotaer via tjenesten. Melding ved sending til Autoinvoice:    Melding i Fakturainnboks Du kan da verifisere firmaet i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) Klikk KYC-verifiser. Du kan da angi e-post adresse til den som bør signere på vegne av firmaet, og det blir sendt e-post med passord og link til signering.      Hva hvis Customer Administrator ikke er den personen som bør signere på vegne av firmaet? Customer Administrator kan da videresende e-posten som han/hun har mottatt til den som bør signere. Det er også mulig å sende ny e-post i Innstillinger for Autoinvoice. Klikk KYC-verifiser og angi e-post adressen til den personen som skal signere.    

I dette brukertipset viser vi deg hvordan du kan definere posteringsdatoen som benyttes på inngående betalinger fra banken. 

Vi skal se på hvordan du oppretter en flyt der bare "Første godkjenner" som du legger på i ERP/Financials må godkjenne.  På denne måten kan du fritt bestemme fra faktura til faktura hvem som skal godkjenne.   Vi går til flyten i Approval og setter opp 1 trinn. Det er et par ting som er viktig å merke seg. Skal Første godkjenner få lov til å endre/redigere på linjene, da må det hakes av på den valgmuligheten i toppen. Husk at det ikke må hakes av for "Blokker dokumentet hvis ingen godkjenner bli funnet" Sist men ikke minst, opprette en grense og sett på at den godkjenneren på dette trinnet bare skal godkjennes over en viss sum.   Her har jeg satt opp en grense med navn "Fiktiv grense" og verdien på den er 10000. Flyten er satt opp at godkjenner Chri A skal være med å godkjenne faktuarer som da overstiger 10000,-.  Men min bedrift vil aldri motta faktuarer på over 10000,-, så denne grensen er egentlig fiktiv og vil gjøre at Chri A i realiteten ikke er med på flyten.   Merk at de fleste bedrifter har regler på hvordan flyten og godkjennere skal være ut ifra sum på faktura, og det er viktig å følge disse.   Vi skal se på hvordan det blir når vi sender faktura på flyt til Approval. Jeg oppretter en faktura i ERP.   Vi ser summen er på 625,-. Vi legger inn Christian Alne som Første godkjenner på dokumentnivå og sender fakturaen til Approval. Vi ser på flyten at bare Christian er godkjenner. Chri A skal ikke godkjenne fakturaen da summen er under 10000,-   Så selv om vi ikke benytter trinn 1 som er satt opp så må det være opprettet for at flyten skal fungere.  

I Visma.net ERP kan du sette opp varsling i Fakturainnboks, slik at du enkelt kan se dersom du har mottatt en faktura der f.eks Bankkontonummer er forskjellig fra det som er registrert på leverandørkortet. Du kan lese mer oppsett her.   Når du har valgt å få varsel på Betalingsinformasjon, så vil du få dette varselet og du kan oppdatere leverandørkortet med ny informasjon.     Du har også mulighet til å behandle fakturaen uten å oppdatere informasjonen.  Det samme gjelder dersom du har valgt å sette på automatisering av denne prosessen.  Automatiseringsplanen behandler alle selv om det er et varsel. Det stopper ikke behandlingen.   Dette er det mulig å endre. Du kan nå sette opp en betingelse på kolonnen Status for leverandørendringer på Automatiseringsplanen slik som vist under.    Da vil kun fakturaer med Lev.er oppdatert bli behandlet.     

Du ønsker gjerne at inngående fakturaer blir godkjent av de rette personene før de blir betalt. Da sender vi fakturaene til Visma.net Approval til de som skal godkjenne.  Men for at de skal ble sendt til de som skal godkjenne så må vi opprette en fakturaflyt i Approval. Det finnes flere måte å sette opp flyt på. Vi skal se på to av de her. Vi begynner med flyt basert på godkjennerliste og etter det ser vi på flyt basert på kostnadsbærere. Flyt basert på godkjennerliste For å få lov til å opprette/vedlikeholde fakturaflyt så må brukeren din ha rollen System Administrator. Når det er klart så kan vi gå til Visma.net Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter Vi ser det ikke er noen flyt opprettet her på fakturaer, så vi trykker på plusstegnet til høyre for å opprette. Jeg gir så flyten et navn og trykker meg inn på flyten. Vi kommer da hit. Vi velger "Legg til nytt trinn" Så velger vi "listen over godkjennere". Man kan søke opp og legge til den brukeren som skal være godkjenner.  Det kan legges til flere godkjennere her, men merk at fakturaen/trinnet blir godkjent så snart en av de har godkjent.  Vil man at flere må godkjenne fakturaene så kan du legge opp et trinn til der du og legger til en godkjenner.  Fakturaen blir først ferdig godkjent når alle trinnene er godkjente. Godkjenner er lagt til og vi har haket av for at flyten skal være aktiv, og lagret. Her ser vi hvordan flyten blir i Approval. Når det nå sendes faktura fra Visma.net ERP på flyt til Approval så vil fakturaen gå til Christian Alne, som må godkjenne den i Approval under Mine Oppgaver. Flyt basert på Kostnadsbærere En inngående faktura kan inneholde mange linjer, og det kan hende at man ønsker at en person skal godkjenne noen av linjene mens en annen person skal godkjenne resten av linjene. For å få dette til å fungere så kan man bruke Kostnadsbærere til bestemme hvem som skal godkjenne hva. Først så går vi til Approval - Konfigurasjon - Roller Her oppretter jeg en rolle som heter "Godkjenner". Så går vi til Approval - Konfigurasjon - Kostnadsbærere. Avdeling er kostnadsbærergruppen vi skal benytte. Vi trykker på den. Vi trykker på den slik at den blir valgt, og så lagrer vi. Vi går til 2. Tilordne godkjennere. Og så trykker vi på "Legg til kombinasjon av kostnadsbærere". Jeg velger et par av de. Og så står jeg på Avd 1 og trykker på "Tilordne godkjenner". Velger rollen "Godkjenner" som vi opprettet tidligere, søker opp hvem som skal være godkjenner på Avd 1. Jeg legger inn Test Chris som godkjenner her. Vi gjør det samme på Avd 2, men legger inn Christian Alne som godkjenner. Nå skal vi til Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Vi går inn på den eksisterende flyten som vi opprettet i sted. Merk at det går bare an å ha en aktiv fakturaflyt mot Visma.net ERP. Vi ser da at flyten slik vi opprettet den tidligere. Vi må gjøre noen endringer på trinnet/flyten for at det skal fungere basert på kostnadsbærere. I stedet for "listen over godkjennere", så velger vi "Alle godkjennere med denne kostnadsbærer rollen". Og legger inn rollen "Godkjenner". Vi ser at her skal ingen navn/brukere legges inn siden det ikke er noe fast godkjenner, men kommer an på hvilken kostandsbærer som ligger på fakturaen/linjene. I tillegg så må vi hake av for "Godkjenn linjene" nå, siden kostnadsbærere ligger på linjene. Vi oppretter så en inngående faktura i ERP, legger på vedlegg og bruker 01 og 02 som kostnadsbærere på linjene og sender til Approval. Så går vi til Approval - Prossesoversikt og finner fakturaen. Og her ser vi hvordan flyten i Approval blir. Her ser vi at Test Chris og Christian Alne begge må godkjenne. Test Chris siden han er godkjenner for Avd 1 (01), som er kostnadsbæreren på linje 1. Og Christian Alne siden han er godkjenner for Avd 2 (02), som er kostnadsbæreren på linje 2. For å godkjenne så må de begge inn i Approval og gå til "Mine oppgaver".

Hvis man har aktivert modulen Project Accounting i Visma.net ERP så kan Prosjektleder innkluderes i godkjenningsflyten i Approval. På en inngående faktura kan vi da legge til prosjekt på linjene. Når fakturaen blir sendt til Approval så vil prosjektlederen godkjenne de linjene med hans prosjekt på.  Vi skal se på hvordan vi setter det opp. Vi starter med prosjekt i Visma.net ERP.  Prosjektleder må være fylt ut for at flyten skal fungere. Så skal vi gå til Approval for å opprette flyten. Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Hvis det ikke er opprettet flyt så klikker du på plusstegnet til høyre.  Gir flyten et navn og så trykker du deg inn på flyten. Legg til et trinn der Prosjektleder skal godkjenne. Hak av for "Godkjenn linjene", sett flyten aktiv og lagre. Vi går så tilbake til Visma.net ERP og oppretter en inngående faktura. Vi legger på Prosjekt 000001.  Husk at vedlegg må legges til i Godkjenningsdetaljer. Vi sender så til Approval. I Approval så ser vi på flyten at den går til Prosjektleder Christian Alne. Christian Alne kan nå gå til Mine Oppgaver i Approval for å godkjenne den.

I tidligere versjoner så har vi hatt en feil som har ført til at Salgskonto ble hentet fra Vare uansett hva som er valgt på Ordretypen. I versjon 8.96 (tirsdag 10.mai) , så er denne feilen løst. Da vil innstillingen som er valgt på ordretypen bestemme hvor salgskonto hentes ifra.    I denne forbindelse anbefaler vi at dere sjekker hva dere har valgt på Ordretypene. Er dette noe annet enn Vare, så sjekk hvilken salgskonto som er satt på det aktuelle valget.  1. Gå til skjermbildet Ordretyper (SO2010PL) og åpne en av ordretypene dere benytter 2. Velg fane Generelle innstillinger og se hva som er valgt i feltet Bruk salgskonto fra.     Lagersted (IN204000): Sjekk salgskonto i skjermbildet Lagersteder (IN204000) - fane Hovedbokskontoer Posteringsprofil (IN206000) Denne er litt annerledes. Her må du først gå til fanen Posteringsinnstillinger og sjekke hva som står i Bruk salgskonto fra. Hvis det her står Posteringsprofil, så kan du gå til fanen Hovedbokskontoer på posteringsprofilen, og sjekke salgskonto der. Hvis det står Vare så hentes salgskonto fra vare og hvis det står Lagersted så hentes den fra lagersted. Kundelokasjon Dersom du har valgt kundelokasjon så vil salgkontoen hentes fra Lokasjoner på kundekortet.  Årsakskode (CS2110PL) Da hentes konto fra årsakskode som du velger på salgsordrelinjen      

  I versjon 8.90 er det gjort en endring i forhold til Nummerserie og nummerserietildeling  (CS201010). Bakgrunnen for endringen er at når det er flere prosesser som skriver til samme nummerserie, så skal det gå nå raskere å få tildelt nytt nummer.    Når du åpner en nummerserie fra skjermbildet Nummerserier (CS201010), så er det lagt til en ny kolonne, Siste allokerte nummer.  Her er et eksempel for Utgående faktura.    Når du tar i bruk nummerserien ved å registrere en faktura, så allokeres automatisk 1000 nummer slik at disse er klare til bruk.   Når 1000 nummer brukt, så allokeres automatisk 1000 nye.  Hvis det er nødvendig å tilbakestille nummerserien for å ta i bruk et nummer som er slettet, så kan du justere Siste allokerte nummer på samme måte som du justerte Siste brukte nummer tidligere. Da slettes alle allokerte nummer, men 1000 nye vil allokeres med en gang en ny faktura registreres.    Her er et eksempel:   Neste nummer som skal benyttes er 000007, og Siste allokerte nummer er 001005. I dette eksemplet så er faktura 000006 opprettet og så slettet før den ble bokført. Vi ønsker å endre slik at neste faktura får fakturanummer 000006. Vi endrer Siste allokerte nummer til 000005 og klikker Lagre.  Vi oppretter ny faktura som får fakturanummer 000006. I nummerserier så hentes det ut 1000 nye nummer til Siste allokerte nummer, og neste nummer oppdateres til 000007.   Som standard deler de ulike dokumenttypene under inngående faktura (leveradørreskontro) og utgående faktura (kundereskontro) nummerserie. Du må derfor påse at neste nummer er det siste som er benyttet på tvers av dokumenttypene. Dette for å unngå dokumenter med samme tildelte nummer.     

Dersom du mottar en betaling som er større enn faktura du skal matche betalingen mot og ønsker å føre det resterende beløpet mot en bestemt konto kan du følge dette brukertipset. Vi benytter skjermbildet som heter “kundebetalinger” (ScreenID: AR3020PL)    I eksempelet vi bruker her så har du mottatt en betaling på 2 000 000 og skal matche denne betalingen mot to fakturaer på respektive 312 500 og 600 000. Legg fakturaene til ved å trykke på plusstegnet under fanen “dokumenter til matching”. Etter du har lagt inn de har du en tilgjengelig saldo på 1 087 500.      For å føre den tilgjengelige saldoen mot en spesifik konto går du til fanen “regnskapsdetaljer” og velger den ønskede kontoen under “regnskap” og “hovedbokskonto-kunder” (Som standard er konto 1500 valgt). I dette eksempelet bruker vi konto 1550.     Etter dette kan du lagre og oppdatere betalingen. Som du da ser har betalingen status Åpen slik at du på et senere tidspunkt kan føre nye fakturaer på samme betaling. I tillegg finner du bunten under fanen “betalingshistorikk” og som du kan se i eksempelet under så er den tilgjengelige saldoen ført mot konto 1550.     Spol fiktivt frem i tid og si at du nå legger en ny faktura på 100 000 på samme betaling ved å legge den til under “dokumenter til matching”, lagrer og oppdaterer. Det opprettes da en ny hovedbokstransaksjon som fører 100 000 debet fra konto 1550.       

Ved uttak av varer fra lager til bruk i egen virksomhet skal dette kostnadsføres mot riktig konto. Det føres ikke mva ved denne typen uttak, ettersom mva allerede er beregnet ved innkjøp. Nedenfor har vi utarbeidet et forslag til hvordan dette kan føres.    For uttak i salgs- og reklameøyemed hvor det skal beregnes uttaksmerverdiavgift, se dette brukertipset.   Opprett årsakskoder Første steg er å opprette egne årsakskoder mot de kostnadskontoene og eventuelle kostnadsbærere som du ønsker å føre uttaket mot.   Gå til Meny -> Lager -> Årsakskoder (CS2110PL): Opprett en ny årsakskode Velg en beskrivelse I feltet bruk velger du “Årsak” I feltet konto velger du kostnadskonto Legg inn eventuell kostnadsbærer Feltet salgskonto og kost.b.salg lar du stå tomt Klikk Lagre     Før uttaket Når årsakskodene er opprettet kan du føre uttaket.    Gå til Meny -> Lager -> Lageruttak (IN3020PL): Opprett et nytt uttak Legg inn en beskrivelse  Legg til varene på linjene og sett riktig årsakskode Oppdater uttaket     Resultatet av lageruttaket over er følgende hovedbokstransaksjon: