Brukertips i Visma.net ERP

I versjon 8.16 (tilgjengelig fra 29.9.19) kan man maks ha to (2) desimaler for beløp. Dette er gjort for å forhindre problemer med Autopay. 

I denne artikkelen forklarer vi hvordan du velger hvilken e-postadresse som benyttes som standard når du sender ordrebekreftelser, plukklister, fakturaer mv. på e-post.

I versjon 8.16 (tilgjengelig fra 29.9.19) har vi innført begrensninger på antall ordre som kan behandles i samme prosess i skjermbildet Skriv ut /send ordrer med e-post (SO502000).

Denne artikkelen beskriver hva Screen ID (Skjermbilde ID) betyr i Visma.net ERP. 

Hvis du på Utgående faktura (AR301000) oppretter en linje uten Avgiftskode, og samtidig har huket av for Send til AutoInovice på fakturaen, vil du få feilmelding når du prøver å lagre dette.

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan hindre at både en rabattavtale og prisavtale slår til samtidig. 

For å se status fra Approval på en inngående faktura kan du klikke på linken i feltet Godkjenningsstatus. Dette åpner forespørslen Dokumentlinjehistorikk fra Approval (AP40105S) for den konkrete fakturaen.   

Hvis man har opprettet en ny konto og kontogruppe manuelt, men denne ikke vises i resultatrapport, er ofte grunnen at kontogruppen ikke er lagt til radsettet rapporten bruker

Denne artikkelen tar for seg hvordan du fører en inngående faktura som utelukkende består av moms/mva.   Eksemplet tar for seg høy mva (25%) og forutsetter at leverandøren er satt opp med avgiftssone "10 - Avgiftspliktig". I eksemplet brukes avgiftskode 1 på fakturaen. Dette fører til at momsen registreres på post 1 (1N) - høy mva på Skattemeldingen for merverdiavgift.    1. Gå til Inngående faktura (AP301000) 2. Velg leverandøren, og legg inn dato og fakturanr.  3. Gå til fanen Regnskapsdetaljer og sjekk at denne står til Netto.     4. Klikk + under Dokumenter for å lage en ny linje 5. Legg inn Antall "1" og skriv "MVA" i feltet Beskrivelse. Du skal ikke velge noen vare.  6. Sjekk at Avgiftskode står som 1, endre denne isåfall.  Det spiller ingen rolle hvilken konto som står som kostnadskonto.     7. Klikk på fanen Avgiftsdetaljer og legg inn summen på fakturaen i feltet Avgiftsbeløp.     8. Klikk Oppdater   På hovedboksbilaget (se link under fanen Regnskapsdetaljer) kan vi se at det kun er bokført på konto 2400 og mva-kontoen (i dette tilfellet 2711). Merk: bilaget har også en linje med kostnadskontoen, men beløpet står som 0, og saldoen blir altså ikke endret.  

Bruker man Payroll for lønnskjøring, og har integrasjon mot Visma.net ERP, blir selve lønnsbilaget overført til Financials. Bilaget for utbetaling av lønn blir derimot ikke overført. Per nå må dette bokføres manuelt. Dette gjøres på Hovedbokstransaksjoner (GL301000).    Lønnsbilaget som overføres ser f.eks slik ut:      I eksemplet over er 59 766 kr bokført som utbetalt lønn på konto 2930 (kredit). Man må da lage et nytt bilag på samme konto for å bokføre selve utbetalingen. Beløpet her blir da i debet:     

Denne artikkelen viser deg hvordan du kan se hvilke bilag som er slettet i Visma.net ERP. 

Denne artikkelen gir en oversikt over de vanligste rapportene på Avgifter.    

Når meldingsfiler fra Autopay behandles i Autopay-innboks (CA50400S) har de status Ny når de kommer inn, og får som regel status Validert når de er behandlet. Noen kan riktignok oppleve at enkelte meldinger får status Feil etter behandling. Disse vises under Feil i nedtrekksmenyen for Innboks-status     I eksemplet under ser vi at to meldingsfiler har status Feil. For begge filene er alle transaksjoner behandlet utenom en. Det er altså en transaksjon som har feilet i hver. Årsaken til feilen kan man se ved å ta musen over kolonnen Statusårsak. I de aller fleste tilfeller er feilmeldingen denne:  "Payment with batch status Completed and payment status Rejected by bank from Autopay is not found in AP Payments" (se eksempel under).      Meldingen refererer til at betalingen filen prøver å oppdatere ikke lenger finnes i Financials. Systemet får dermed ikke oppdatert betalingen med ny Autopay-status, f.eks Godkjent av bank eller Betalt. Feilen oppstår hvis brukeren sletter en betaling med status Skrevet ut. Betalinger med denne statusen er sendt til Autopay, og må ikke slettes før betalingen er oppdatert med riktig Autopay-status (Når Autopay-statusen for betalingen til slutt er Betalt (og dette leses inn), vil betalingen endre status til Avsluttet).      Merk: Hvis en betaling sendt til Autopay blir avvist pga. feil KID, vil Autopay-statusen for betalingen bli Avvist. Denne statusen må leses inn via Autopay-innboks slik at betalingen blir slettet automatisk. Hvis betalingen slettes manuelt vil man senere få status Feil i Autopay-innboks, ettersom Financials ikke finner betalingen.    For å fjerne meldingsfilen fra Innboks-status Feil kan man markere den og klikke Valider manuelt. Den vil da endre status fil Manuelt validert. På den måten kan man registrere at meldingsfilen er håndtert. Ønsker man mer info om filen før man validerer kan man klikke Vis dokument.     Hvis man får en annen feilmelding under Statusårsak enn nevnt over, ta kontakt med support.      Se også: Status på utbetalinger og Autopay-innboks

Oppstartsveiviser   Dersom du allerede har Visma.net ERP når du starter opp med Visma.net Payroll, vil du i oppstartsveiviseren få overført dine kostnadsbærere fra ERP:     Kostnadsbærerne eies nemlig av Visma.net ERP og synkroniseres automatisk til Employees. Disse må dermed administreres i Visma.net ERP for å sørge for at begge systemer inneholder like verdier.   Etter at veiviseren er avsluttet, finner du oversikten over kostnadsbærerne i Employees ved å gå til Innstillinger fra toppmenyen og ved å velge Kostnadsbærertyper eller Kostnadsbærere i menyen til venstre.      Hovedbokskontoer   Når det gjelder hovedbokskontoene så vil også disse kunne bli overført fra Visma.net ERP til Visma.net Payroll. I oppstartsveiviseren må du velge ønsket kontoplan til å være Visma.net Financials under steget som heter Lønnskjøring. Da vil den kontoplanen som er tilgjengelig i Visma.net ERP også være tilgjengelig i Visma.net Payroll.      I det neste steget, som heter Bokføring, vil du se alle kontoene fra Visma.net ERP, samt at du må velge en Avrundingskonto (standard konto 7799) og velge Eksportformat til å være Visma.net Financials.      I tillegg er må du sette på en innstilling inne i selve Visma.net ERP for at nye kontoer skal synkroniseres over til Payroll. Gå til Meny - Hovedbok og velg Hovedboksinnstillinger under Innstillinger. Her må du hake av for Webhook-melding for at synkroniseringen av kontoer skal fungere og denne innstillingen ligger som regel nede til venstre i bilde. Sende regnskapsfil   Når en lønnskjøring er opprettet, kan du sende regnskapsfilen til Visma.net ERP fra lønnskjøringen i steget Betaling og rapportering. Vi anbefaler at lønnskjøringen er ferdig kontrollert og at betalingen er bekreftet, før regnskapsfilen blir sendt. Da kan du nemlig være sikker på at alle resultatene fra lønnskjøringen er med i filen.   Trykk på Send for å sende regnskapsfilen til Visma.net ERP:     Statusen endres da til Sender:     Etter at du oppfrisker siden, vil statusen endres til Sendt:   Merk: Hvis du forsøker å sende regnskapsfilen til Visma.net Financials og kontoer/kostnadsbærere mangler, vil du få en feilmelding. I Visma.net ERP   Etter sending av regnskapsrapporten, er regnskapsdataene synlige i Visma.net ERP som et ny bunt under Hovedbokstransaksjoner (GL301000).   Merk! Bunten får status Balansert og må oppdateres for å ta effekt i regnskapet.  OBS! MVA håndteres ikke i denne overføringen som går til Hovedbokstransaksjonene. Dersom man ønsker kan man aktivere Expense-integrasjonen for å håndtere MVA på en enklest mulig måte. Les mer om dette her.