Brukertips i Visma.net Payroll

I Employees, under menyen Innstillinger - Fagforeninger oppretter du selskapets fagforeninger. Klikk på Legg til fagforening for å legge til en ny fagforening:   Følgende verdier kan/må da fylles ut:     Fagforeningsnummer: Fyll ut et nummer på fagforeningen dersom du ønsker å benytte dette Fagforeningsnavn: Navnet på fagforeningen Adresse: Trykk på Legg til for å legge til en adresse (vil synes på fagforeningsrapporten) E-post: Trykk på Legg til for å legge til en e-post Telefonnummer: Trykk på Legg til for å legge til et telefonnummer Betalingsmetode: Velg mellom Bankfil og Manuell. Velges bankfil vil betalingen av fagforeningskontingenen være med i filen til AutoPay. Kontonummer: Må fylles ut dersom betalingsmetode Bankfil er valgt KID: Fyll ut KID nummer dersom dette skal benyttes til betalingen Gir rett til skattefradrag: Her angis om fagforeningstrekket for denne fagforeningen skal redusere de ansattes grunnlag for forskuddstrekk eller ikke Kontingent i prosent: Dersom kontingenten skal trekkes i prosent, fyller du inn dette her (skrives i hele tall, 5 % = 5). Minimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mindre enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Maksimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mer enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Fast kontingent: Dersom det skal trekkes et fast beløp, registreres dette her Kollektiv forsikring: Dersom kollektiv forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Annen forsikring: Dersom annen forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen. Knytte fagforening til ansatt Når fagforeningen er opprettet i registeret, så kan den videre knyttes til en ansatt. Dette gjøres ved å gå inn på den ansatte det gjelder og inn på fanen Ansatt - Stilling. Klikk på Legg til for å legge til fagforeningen:      Følgende verdier kan/må da fylles ut:       I bruk: Her angir du startdatoen (og eventuell sluttdato) for fagforeningen. Merk at kontingenten blir beregnet for en hel måned (ingen delberegning) Medlemsnummer: Angi et medlemsnummer her. Hvis du ikke fyller ut noe vil ansattnummeret bli benyttet Trekkes for kollektiv forsikring: Dersom den ansatte skal trekkes for kollektiv forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for kollektiv forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Trekkes for annen forsikring:  Dersom den ansatte skal trekkes for annen forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for annen forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Fagforening: Velg den ansattes fagforening fra nedtrekkslisten. Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen.   Merk! Det er kun mulig å knytte én fagforening til én ansatt av gangen. Fagforening i lønnskjøringen  Beregningen Dersom du har angitt at fagforeningskontingenten skal beregnes ut i fra en prosentsats, så blir dette beregnet ut i fra de lønnsartene som har huke for Grunnlag Fagforeningstrekk     Dersom man i tillegg har forsikring som en del av kontingenten, blir dette medregnet i totalen. Lønnsslipp Trekket for fagforeningskontingenten vises på den ansatte på samme måte som for kreditortrekk, altså her:     På lønnsslippen til den ansatte (pdf rapporten) vises den her:     A-melding I a-meldingen blir fagforeningskontingenten (+evt. forsikringen) innrapportert med korrekt beskrivelse:   Utbetalingsrapport Dersom betalingsmåte på fagforeningen er angitt til Bankfil, vil du i utbetalingsrapporten se betalingen av fagforeningskontingenten slik:     Hvis du sender bankfilen til AutoPay, så vil bankfilen bli splittet, på samme måte som for kreditorbetalinger. Du kan derfor håndtere betalingen av fagforeningen separat:   Fagforeningsrapport Under steget Betaling og rapportering i lønnskjøringen kan du generere og laste ned en fagforeningsrapport:     Ved å klikke på PDF ikonet kan du laste ned fagforeningsrapporten direkte i pdf rapport. Denne rapporten viser en oversikt over hvilke medlemmer som har blitt trukket i fagforeningskontingent (en side per fagforening):   Når du trykker på Generer og last ned blir det dannet en zip fil som inneholder rapporten i pdf og excel format (en zip fil per fagforening):     Fagforeningsrapporten kan i tillegg tas ut via menyen Rapporter - Standardrapporter. I denne rapporten kan du gjøre utvalg på periode og på hvilken fagforening (enten alle, eller en spesifikk):   Hvis du skal registrere to fagforeninger, å du bruke lønnsart 61090 - Lokalt trekk av fagforening. Denne faste lønnsarten brukes til trekk av lokal fagforening, rapporterer det i a-meldingen og reduserer skattegrunnlaget (frem til grensen for fagforening er nådd). MERK! dette trekket blir ikke inkludert i fagforeningslisten og betaling må gjøres manuelt til fagforeningen.    

Feriepenger fra tidligere år kommer i lønnskjøring i 2024, rettelse lagt ut Visma Payroll

Fribeløp i forbindelse med arbeidsgiveravgifts beregning i Visma.net Payroll

Registrering av forventet refusjon fra NAV og korrigering av denne i Payroll.

5 % ekstra arbeidsgiveravgift i Payroll

Hvilket system er eier av  registrene hovedbokskontoer og kostnadsbærere i Visma.net Payroll.

Overføring av regnskapsbunt til VB NXT.

Sette opp integrasjon mellom Payroll og Tripletex, 24SevenOffice og PowerofficeGo. 

Pr. nå er det ikke mulig å opprette nye kjøringer med dato før siste betalte lønnskjøring.  Det vil likevel for mange være nødvendig å rapportere flere ting på 2023. Noen ønsker dette korrigert før neste lønnskjøring i januar.  Løsningen for dette er: Har du kjørt hovedkjøringen for januar allerede kan du opprette en ekstrakjøring med samme dato som hovedkjøringen eller senere for å få innrapportert ytelsene tilbake på 2023. Hvis du ikke har kjørt hovedkjøringen for januar enda, gå inn på gammelt grensesnitt, klikk på Endre på eksisterende kjøringen. Sett på haken for Retroaktiv lønnskjøring . Endre utbetalingsdatoen til dagens dato. Gå inn på den/de ansatte i employees og registrer lønnsart 60150 for AFP/OTP. 14010 for refusjon sykepenger fra NAV. 14110 for endring av forsikring. Sett dato til desember 2023. Gjennomfør lønnskjøringen og send inn A-melding. Her vil det nå bli sendt inn A-melding både for desember 2023 og januar 2024.  Når du har sendt inn A-melding opprett en ny lønnskjøring for januar 2024 dersom du fortsatt ikke har kjørt gjennom hovedkjøringen for januar.  MERK! Hvis dere bruker Expense og/eller Calendar, så kan transaksjoner fra disse tjenestene komme inn i aktuell kjøring. En mulighet for å unngå dette kan være å gjøre et utvalg på kun de ansatte du ønsker å korrigere i lønnskjøringen. Hvis de ansatte du skal korrigere på får transaksjoner fra Calendar/Expense, som du i utgangspunktet ønsker utbetalt senere i januar, kan det være utfordrende å få utelatt disse transaksjonene. Vår generelle anbefaling blir da å utbetale disse litt tidligere.  Relaterte brukertips Ekstra kjøring Rapportere tilbake i tid Korrigere forsikringsfordel Årsavsluttning

Du kan enkelt sende inn a-melding på arbeidsforhold når du for eksempel har nyansatte som trenger byggekort / HMS - kort.   Fremgangsmåte: Gå til Payroll|Rapporter |A-meldinger   Her kan du enkelt generere en a-melding for neste periode. Merk at neste periode defineres basert på hvilken måned du nå er i. For eksempel hvis det er november, vil neste periode bli definert som desember (12).     Hvis du enda ikke har sendt en a-melding for november, vil systemet generere både november og desember a-melding, slik at du ikke får perioder uten arbeidsforhold. Har du allerede sendt inn en a-melding for november, vil kun a-melding for desember sendes inn.     Har du allerede sendt inn en a-melding for inneværende periode, men har lagt til en ny ansatt eller gjort endring av et arbeidsforhold i den perioden, kan du gå til Rapporter > A-melding > Godkjent og klikke Regenerer. Systemet vil da generere en ny a-melding med endret/nye arbeidsforhold.   Tips! Har du allerede sendt inn en A-melding for inneværende periode, men har lagt til en ny ansatt eller gjort endring av et arbeidsforhold i den perioden kan du gå til Godkjent og klikke Regenerer. Systemet vil da generere en ny A-melding med endret/nye arbeidsforhold.     Lønnskjøringer gjennomføres som normalt og ved en lønnskjøring vil systemet erstatte A-meldingen som allerede er innsendt med arbeidsforhold.   Merk! Dette er kun ment for å innrapportere arbeidsforhold. Gjør du endring på virksomheter, lønnsarter, transaksjoner må dette innrapporteres i A-meldingen gjennom lønnskjøringer/ekstra lønnskjøringer. Relaterte brukertips: Sende A-melding Registrere datasystem i Altinn Ekstra lønnskjøring

I sammenheng med terminbetaling -/rapportering og ved årets slutt, gjennomføres det ofte avstemming mot regnskap.    Desto oftere avstemming gjennomføres, desto mindre jobb ved årsavslutning.  Vi har her samlet noen brukertips for hvilke(n) rapport(er) som kan benyttes for å avstemme de forskjellige hovedbokskontoer.   Hovedbokskontonummerene nevnt i dette brukertipset tar utgangspunkt i norsk standard kontoplan. Ditt firma kan benytte andre nummere.   Et generelt tips er at mange av avvikene kommer av manuelle føringer på hovedbokskontoen. Så start alltid med å kontrollere at det kun er regnskapsbilag fra Payroll på aktuell hovedbokskonto.    Avstemming av termin Ved avstemming av termin så er det arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og utleggstrekk og tilhørende kontoer som man ønsker å avstemme.   Vi anbefaler å hente ut A07 pr. termin. Tallene for avstemming finner du i feltene Sum Forskuddstrekk og Sum arbeidsgiveravgift. MERK! pr. nå så fremkommer ikke Utleggstrekk for restskatt i A07. Ukjent for Visma når Skatteetaten vil gjøre det mulig.    Disse tallene vil være naturlig å avstemme mot konto 2770 Arbeidsgiveravgift og 2600 Forskuddstrekk. Og konto 1950 Bankkonto for forskuddstrekk/skattetrekk skal ha tilsvarende beløp som konto 2600 + eventuelt utleggstrekk for restskatt. Mindre avvik pga. renteinntekter og kontogebyr kan forekomme. Det er mulig i flere banker å be de belaste gebyrer driftskontoen. Tilsvarende at renteinntekter godskrives driftskontoen. For på den måten ha samme beløp bankkonto for skattetrekk -1950, som på hovebokskonto 2600.   Du vil finne de samme tallene under Payroll | Rapporter | Standardrapporter  rapporten Terminoppgjør.  Og under Payroll |Oppgaver, her vil du finne Terminoppgjør.   Avvik på disse kontoen Dette kan komme av at det er sendt inn nye A-meldinger med nye verdier tilbake i tid. Da kan rapporten Avstemming av A-melding mot regnskap og dette brukertipset være til hjelp.   Avstemming av hvilke hovedbokskontoer  lønnsytelser er bokført på i regnskap Her finner du en rapport i HRM Analytics som kan være til hjelp. Les mer her.   Avstemmingtemming av lønnssytelser mot A07 Du vil i dette brukertipset finne beskrevet to gode rapporter for å avstemme hvor de forskjellige inntektstyper har blitt bokført.    Samme rapporter kan benyttes for å gjøre utvalg på hvor arbeidsgiveravgift pliktige ytelser er bokført. De kan også gi oversikt over hvor ytelser som er med i feriepengegrunnlaget er bokført. Avstemme feriepenger Du finner feriepenglisten under Payroll | Rapporter | Standard rapporter  og i HRM Analytics. Feriepengelisten under Payroll | Rapporter | Standard rapporter finner du beskrevet her. Det er skyldige feriepenger, som skal stemme med konto 2940.      Relaterte brukertips Årsavslutting Bestille A06 / A07 i Altinn Avstemme A-melding mot regnskap Avstemme lønnsytelser mot hovedbok Feriepengeliste    

Etter at du har fått tilgang til firmaet etter migrering til Visma.net Payroll er det viktig at dere gjør en kontroll av overført data. Det vil bli gitt en tilbakemelding på ting som er spesielle for akkurat ditt firma, som dere må ta tak i. I tillegg er det noen standard sjekkpunkter vi oppfordrer til å gjøre en kontroll av.    Her finner dere oversikten over hvilke lønnsdata du kan forvente ved flytting.    Employee Ansatte med mangelfulle verdier havner i "Utkast" i Employee Fyll ut manglende informasjon som er merket med røde utropstegn Faste transaksjoner på ansatte i utkast må registreres manuelt etter at den ansatte er lagret Ansatte som har sluttet som havner i "Utkast" i Employee fordi det tidligere er brukt Visma.net Fyll ut påkrevd informasjon og slett sluttdato på den ansatte. Se spørsmål til support nederst i denne artikkelen for mer informasjon. Stillingsopplysninger Avlønningstype, månedslønn/timelønn, arbeidsforholdstype. Ved mange ansatte kan ansattrapportene i HRM Analytics være nyttige Arbeidstidsordning Påvirker hvordan timesatsen / overtidssatsen blir beregnet Hittilverdier Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner |inngående saldo. Merk at det kun er feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk som blir overført. Et tips kan være å bruke Transaksjoner, detaljert under rapporter i Payroll og filtrere på de ulike IS-lønnsartene. Faste transaksjoner Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner | Faste transaksjoner. Listen av lønnsarter som blir sendt ved tilbakemelding er en indikator på hvilke faste transaksjoner som har blitt flyttet. Finnes ikke lønnsarten i denne listen betyr det at den faste transaksjonen ikke har blitt overført. Kontotyper  Kontroller at kontotyper har blitt koblet mot en konto. Spesielt viktig er det at disse kontotypene har konto:  22000 - Skyldig arbeidsgiveravgift 22100 - Skylding arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 24000 - Skyldige feriepenger 31000 - Påløpte feriepenger 40000 - Arbeidsgiveravgift 41000 - Avsatt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger Regnskapsbilaget  Sammenlign kontering mot regnskapsrapport i tidligere lønnssystem, og utfør nødvendige korrigeringer på aktuelle lønnsarter i Payroll og/eller under kontotyper i Employee. Vi anbefaler at du tar ut rapporten "Regnskapsrapport detaljert" som du finner i Payroll under "Rapporter | Standardardrapporter". Kontroller særskilt at du ikke har uønskede bevegelser på konto definert som Avrundingskonto i selskapsinnstillingene, at det er balanse mellom debet og kredit, samt at alle konto hvor du ønsker kostnadsbærerfordeling har dette. Payroll Lønnsarter i 800XXX-serien Disse er opprettet i migreringsprosessen. Lønnsartene finner du i Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter. Disse lønnsartene du finner her er lønnsarter fra det tidligere lønnsprogrammet hvor vi ikke har funnet noen match mot standard lønnsartregister i Payroll. Lønnsartnummeret har tallet 8 i første og siste posisjon, og de 4 sifrene mellom disse er tilsvarende lønnsartnummeret du kjenner i det tidligere lønnsprogrammet. Etterskuddslønn Har ditt firma etterskuddslønn (utbetaler fastlønn i måneden etter opptjening) må du sette opp dette som beskrevet her.   Expense Standard diett-, kjøre og utleggstyper blir koblet til en standard lønnsart gjeldende for Visma.net Payroll som da bestemmer utbetaling, beregning, kontering og rapportering.  Kjøre- og Utleggstyper som er opprettet i tillegg til disse standardtypene vil ikke være koblet til en lønnsart, og dette må utføres før ansatte registrerer reiseregninger.  Husk at man trenger en lønnsart pr. forskjellig regnskapskonto som ønskes spesifisert, ettersom verdiene debetkonto/kreditkonto på utleggstyper ikke har noen funksjon mot Visma.net Payroll.   Calendar  Kontroller og eventuelt korriger feriesaldo. Se brukertips her.  Endre feriedager på ansatte med redusert stilling. Se brukertips her.  Endre/opprette ferieavtaler som går utover 12 %. Se brukertips her. Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023. Kontroller permisjoner som går over årsskifte 2022/2023. Se mer i dette brukertipset på hvordan dette gjøres, og hvilke type permisjoner det gjelder.  Har du egenopprettede fraværskoder vil disse bli skjult, og koblet fraværskode vil bli borte. Skjult haken må fjernes manuelt og man må koble mot lønnsart fra Payroll.   Bli klar til første lønnskjøring  Regnskapsbilag For at regnskapsrapporten skal bli riktig er det viktig at dere sjekker konteringen på de lønnsartene som blir brukt. Her kan rapporten "Regnskapsrapport detaljert" være til stor hjelp.  Finner du et beløp på avrundingskontoen er et godt tips å sjekke om alle kontotypene er knyttet til en konto. Ansatte og transaksjoner Opprett variable lønnsarter dersom du ikke finner en som passer ditt bruk i systemet.   Legg inn variable transaksjoner/ importer variable transaksjoner. Les mer her i dette brukertipset om hvordan du importerer variable transkasjoner. Legg inn pårørende til de ansatte hvis ønskelig. Merk at barn må legges inn hos de ansatte som skal kunne registrere med koden sykt barn i Calendar. Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og permisjonstype må være identisk). Legg inn eventuelle nye ansatte, nye transaksjoner, endrede transaksjoner eller endrede verdier som har tilkommet etter at vi fikk tilsendt databasen fra deres tidligere lønnssystem. Gjør eventuelle justeringer på ferieavtalen hos de ansatte. Les mer her.   Legg inn ansattes leder på hvert enkelt ansattkort, under fanen stilling. Ikke alle pakker har dette feltet - finner du ikke feltet, har dere ikke dette inkludert i pakken.  Brukere i Visma.net Tilpass e-posten som blir sendt ut til de ansatte når de blir aktivert som bruker. Se brukertips her . Lag bruker til de ansatte. Du finner knappen “Lag bruker” inne på ansattkortet til hver enkelt ansatt. Det vil da automatisk genereres en mail til hver enkelt ansatt med beskrivelse av hvordan aktivere brukeren sin. Dette må gjøres dersom de ansatte skal motta lønnsslippen elektronisk. Har bruker (ansatt) aktivert kontoen i Visma.net, så vil du ikke finne knappen "Lag bruker" inne i Employees etter flytting. Du må derfor tildele de ønskede rollene manuelt. Her kan "brukergrupper" i Admin være til stor hjelp.  Skal ansatte ha tilgang til flere tjenester enn lønnsslipp via app/web, må de ansatte tildeles aktuelle brukerroller. Du kan lese mer her. Integrasjoner Dersom du ikke allerede har gjort det må du registrere datasystem i Altinn. I Altinn må du også registrere at du benytter Visma.net som ditt datasystem, slik at du får en SystemID. Datasystemet for Visma.net Payroll heter i Altinn.no: "Visma.net Financials". Dette trenger du for å importere skattekort og sende A-melding. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer datasystem i Altinn. Lønnskjøring Last inn skattekort. Kontroller lønnsslippene i steget "Kontroller lønnsslipper"  i Payroll.   Annet Alle kurs i Visma.net Payroll er inkludert i programvaren, og alle kurs kan tas digitalt på det tidspunktet som passer deg. Vi anbefaler deg å gjennomføre Grunnkurs før du begynner å bruke Visma.net Payroll.   Vi tilbyr In-App læring, som blant annet inneholder guider, videoer og artikler for hvordan man utfører ulike oppgaver i programmet.   NB! Dersom dere har Visma.net Expense er ikke tjenesten aktivert på kundekortet. Dette må aktiveres ved behov. Dersom alle ansatte skal benytte Expense må dette aktiveres før man lager bruker. Er det kun noen ansatte som skal ha Expense, aktiver tjenesten etter brukere er opprettet.   Spørsmål til support Det ligger mange ansatte i utkast. Disse har sluttet for en stund siden og jobber ikke lengre hos oss. Er det mulig å slette disse? Disse ansatte er mest sannsynlig brukere i visma.net, og kan derfor ikke slettes. Finnes det en slett-knapp, er det bare å slette. Du må fylle ut all påkrevd informasjon for å få lagret den/de ansatte som ligger i utkast. Dersom du ikke har fødselsnumret til den ansatte kan du bruke et fiktivt. Fiktivt fødselsnr kan du generere her. Evt. kan du registrere internasjonal ID.   Relaterte brukertips Migreringsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Her finner du hjelp til å godkjenne reiseregninger, utlegg, timeliste eller ferieønske i Visma.net Payroll

Utfordringer i HRM Analytics med rapporten "Avstemmingsliste per konto"

Hvordan tilbakeføre utbetaling av feriepenger i Visma.net Payroll.