Releases YouServe

Notifications Feedback on our application Why From the April release, we will ask you for feedback on our application through a closed question. With this you can let us know what you think of specific functionalities and whether they meet your needs. In order to better interpret the information that has now been obtained, we will ask your feedback about certain processes in the coming months by asking a few specific questions. How If you choose a user group, we will ask you to indicate by a number to what extent you would recommend HR Core / Payroll Business to others and you can also explain your answer. We will also ask a similar question after completing a process. Questions are only asked for a specific period of time for that specific functionality. Depending on the period, a question will never be asked to you more than twice and your answers will remain anonymous. Your action If you receive a question about the use of the application, we ask you to answer it as much as possible, so that we know better what you think of certain processes and screens. This allows us to improve functionalities in a more targeted manner. New Automatic entry of Unique Personal ID (UPI) with employee code Why Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. This allows you to link employees with the same UPI within a customer and in the future deliver them to the Visma | Raet applications as one person. To ensure entry of the UPI is as easy as possible, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the employee code. If automatic generation of the employee code is opted for, this code can now also be used as UPI and the Unique Personal ID (UPI) field in the Employees screen can be auto-populated. If employee codes are used that are not automatically generated, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the already available employee code. Refer to Updating Unique Personal ID (UPI) of existing employees How Settings > Recording > Parameters employee code The Parameters employee code screen (where is specified whether the employee code should be generated and assigned automatically when creating a new employee) now includes the Auto-populate UPI  option. When this option is enabled, the system will also populate the Unique Personal ID (UPI) field with the automatically generated employee code. Your action If this new feature is to be used, the data in the Parameters employee code screen must have been specified as described above.  Updating Unique Personal ID (UPI) of existing employees Why When creating a new employee, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the employee code. To ensure the employee code can be used as UPI with existing employees so it need not be specified manually, an option is now available to auto-populate the Unique Personal ID (UPI) field with the employee code. How Employee > Employee > Employees As of this release the Update UPI  field is included in the Employees screen. This field is used to ensure the system populates the Unique Personal ID (UPI) field with the employee code where an existing employee is concerned. This is done as follows: Set the Update UPI  field to Yes. The Unique Personal ID (UPI) field then becomes read only. Click Save and refresh the screen. The Unique Personal ID (UPI) field now contains the employee code and is no longer read only. The Update UPI  field is cleared as the field has been updated. During the update the system checks if the UPI is unique to the client. Where an equal UPI is concerned, the employee must have the same last name and date of birth. If this is not the case, an error message will be displayed. Note: when the UPI is updated with the employee code through the Update UPI  field and is next overwritten manually, the overwritten value applies.  Your action No action is required. New Integration elements screen Why The specified expense policy is necessary for the link with Mobile Expense in order to indicate which expense policy applies to an employee. No additional feature in HR Core Business is required. As more data is expected to be required in the future for the various links without an additional feature in HR Core Business, a separate screen has been created for registering such employee data. How Settings > Recording > List of values As of 1-1-2020 the Expense policy list of values has been added to the Element field in the List of values screen. It can be used to define expense policies that can be assigned to an employee through the Integration elements screen. Employee > Contract > Integration elements As of 1-1-2020 the Integration elements screen has been added to the Contract menu. Through this screen the correct expense policy for an employee can be specified in the Expense policy field for integration with Mobile Expense. The available values to choose from are registered in the Expense policy list of values as described above. Your action In order to use the new feature, the list of values must be created and the correct value must be assigned to the employees concerned as described above. Solved Message Error message when importing branches of organizational units has been modified (change 1914674) Message When importing branches for organizational units, the error message Specified start date is before the employee’s employment date was displayed. This was due to the fact that the branch was linked to an organizational unit that did not yet exist on the effective date. However, the text of the error message suggested that it concerned employees. Solution The error message is a general message that is displayed when data is linked to an element that does not yet exist on the effective date. As of this release the text has been modified as follows: Specified start date (yyyy/mm/dd) is before the date (yyyy/mm/dd) of the element to be linked. Note: this message is now also included in the Self Service failure report. Your action No action is required. Publishing Date : 6/18/2020

Mededelingen Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw  Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw scherm Integratie elementen Waarom Voor de koppeling met Mobile Expense is het gegeven Expense Policy nodig om aan te geven welk onkostenbeleid op een medewerker van toepassing is. Hierbij is geen aanvullende functionaliteit in HR Core business nodig. Omdat de verwachting is dat er in de toekomst voor de diverse koppelingen meer gegevens zonder aanvullende functionaliteit in HR Core Business nodig zijn, is er voor het vastleggen van dergelijke medewerkergegevens, zoals nu de expense policy, een apart scherm gemaakt.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst In het scherm Waardenlijst is aan de lijst van het veld Element met ingang van 1-1-2020 de waardenlijst Expense policy toegevoegd. Hiermee kun je expense policies definiëren die je vervolgens via het scherm Integratie elementen aan een medewerker kunt toekennen.   Medewerker > Contract > Integratie elementen Aan het menu Contract is met ingang van 1-1-2020 het scherm Integratie elementen toegevoegd, waarin je via het veld Expense policy het juiste onkostenbeleid voor een medewerker kunt vastleggen voor de integratie met Mobile Expense. De waardes waaruit je kunt kiezen, leg je vast via de waardenlijst Expense policy, zoals hierboven beschreven.   Uw actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, moet je de waardenlijst inrichten en de juiste waarde toekennen aan de betreffende medewerkers, zoals hierboven beschreven. Opgeloste melding Foutmelding bij importeren OE-vestigingen aangepast (change 1914674) Melding Bij het importeren van vestigingen bij organisatorische eenheden, verscheen de foutmelding Opgegeven begindatum ligt voor de datum van in dienst van de medewerker. Dit kwam omdat de vestiging werd gekoppeld aan een organisatorische eenheid die op de ingangsdatum nog niet bestond. De tekst van de foutmelding suggereerde echter dat het om medewerkers ging. Oplossing De foutmelding is eigenlijk een algemene melding die verschijnt bij een poging een gegeven te koppelen aan een element dat nog niet bestaat op het moment van de ingangsdatum. Daarom hebben we vanaf deze release de tekst als volgt aangepast:  Opgegeven begindatum (yyyy/mm/dd) ligt voor de datum (yyyy/mm/dd) van het te koppelen element.  Let op: deze melding verschijnt voortaan ook in het uitvalverslag van Self Service.   Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Mededelingen Update meerdere Inkomstenverhoudingen en Transitievergoeding Zoals je in de release notes kunt lezen, zijn we onze applicatie aan het voorbereiden om voor het uitbetalen van een transitievergoeding meerdere inkomstenverhoudingen (IKV's) onder één medewerker te kunnen aanmaken. We zijn deze functionaliteit nu aan het testen om er voor te zorgen dat het beschikbaar stellen ervan zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Omdat we nog aanvullende testen willen uitvoeren en een pilot-traject met een aantal klanten ingaan, hebben we besloten de functionaliteit nog niet op te leveren in de juli release. Deze pilotklanten gaan we apart benaderen. Via de release notes en de berichtgeving op de Payroll Business Community houden we je op de hoogte van de vervolgstappen en de planning.  Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw Nieuwe schermen inkomstenverhoudingen Waarom  Binnenkort wordt het mogelijk om meerdere inkomstenverhoudingen aan één medewerker toe te kennen. Dit maakt het uitbetalen van transitievergoedingen makkelijker. Vanaf deze release hebben we alvast de nodige schermen hiervoor opgenomen in Payroll Business Hoe  Medewerker > Inkomstenverhouding Aan het menu Inkomstenverhouding zijn de volgende menu-ingangen toegevoegd:  Loonheffingen (IKV) Dit scherm bevat alle gegevens die invloed hebben op de bruto-netto berekening van een inkomstenverhouding . Loonaangifte (IKV) Dit scherm bevat alle aanvullende gegevens voor de loonaangifte. Met uitzondering van de begin- en einddatum, kunt u de gegevens in deze schermen nog niet wijzigen.  De eigenschappen van de inkomstenverhouding blijft u vastleggen bij de medewerker, zoals u dat gewend bent. In zeer uitzonderlijke gevallen kan het in de toekomst nodig zijn om het begin of het einde van de inkomstenverhouding te corrigeren. Uw actie  Er is op dit moment nog geen actie nodig. Uitbetaling UWV Aanvullend geboorteverlof (WIEG) verrekenen Waarom Als het uitbetaalde bedrag voor aanvullend geboorteverlof verschilt van het bedrag dat UWV heeft uitgekeerd, kun je het verschil laten verrekenen. Dit is alleen mogelijk als je als werkgever meer hebt uitbetaald, dan UWV heeft uitgekeerd. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) is het veld Verrekenen voordeel werknemer (aanv.geb.verlof) toegevoegd. Kies Ja als u wilt dat het uitbetaalde bedrag wordt gecorrigeerd. Kies Nee als u uw werknemer het voordeel laat houden. Let op: als je als werkgever meer van het UWV hebt ontvangen dan aan de medewerker is uitgekeerd, wordt het verschil altijd uitbetaald aan de medewerker. Om het verschil te laten verrekenen, moet je het veld Beëindiging tbv verrekening (aanv.geb.verlof) op Ja zetten. Hiermee geef je aan dat het aanvullend geboorteverlof in deze periode is beëindigd en berekent Payroll Business het verschil tussen het bedrag dat UWV heeft uitgekeerd en het eerder berekende bedrag dat je als werkgever hebt uitgekeerd.  Let op: hiermee wordt niet de arbeidsvoorwaarde of de berekening van de uren of het percentage van het aanvullend verlof beëindigd. Als het berekenen van aanvullend geboorteverlof niet meer hoeft plaats te vinden, moet je de ingevulde uren of percentages voor aanvullend geboortverlof, die nog in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) staan, apart verwijderen, Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd Waarom  Zoals we in eerdere release notes hebben gemeld, hebben we in de afgelopen releases de rapportages verbeterd door ervoor te zorgen dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken. In deze release hebben we dit als laatste voor de hieronder genoemde rapportage gedaan. Hoe Rapporten > Vastlegging > Toegekende arbeidsvoorwaarden Rapporten > Berekening > Payroll Elementen Rapporten > Controle > Werkkosten Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Toegekende arbeidsvoorwaarden Payrollelementen Werkkosten Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuim Management en Talent Management, is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Met dit UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.   Nieuw  Aanvraag aanvullend geboorteverlof bij registratie kindgegevens Waarom  Als onderdeel van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) kan een werknemer er voor kiezen maximaal 5 x het aantal contracturen op te nemen voor Aanvullend Geboorteverlof. Deze aanvraag vindt altijd plaats in hele weken. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om bij de registratie van de kindgegevens het gewenste aantal weken geboorteverlof vast te leggen.  Hoe Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgevens bij het veld Verlofsoort aanv. geboorteverlof opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken.  Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is per 1 juli 2020 het veld Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) toegevoegd. Hier geef je het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken. Je kunt hier maximaal 5 weken aanvragen. Verder kun je de relevante kindgegevens invullen van het kind waarvoor je aanvullend geboorteverlof wilt aanvragen.  Geboortedatum in de toekomst: vanaf deze release is het ook mogelijk een geboortedatum in de toekomst vast te leggen. Houd er wel rekening mee dat je deze moet corrigeren, als de daadwerkelijke geboortedatum afwijkt.  Het gegenereerde extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof bevat in de omschrijving de naam van het kind en de geboortedatum, zodat je weet voor welk kind het aanvullende geboorteverlof geldt. AVG en vastleggen naam kind: de AVG schrijft echter voor dat de naam van het kind alleen vastgelegd mag worden als de ouder daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Je kunt er daarom ook voor kiezen een omschrijving vast te leggen in plaats van de naam van het kind. Genereren extra individueel verlofrecht: als je alle gegevens hebt vastgelegd en opgeslagen, genereert het systeem automatisch een extra individueel verlofrecht. Let op: het kan enige minuten duren, voordat het extra individueel recht is gegenereerd. Medewerker > Verlof > Extra individueel recht Na het vastleggen van de kindgegevens en het gewenste aantal weken Aanvullend geboorteverlof, genereert het systeem het extra individueel verlofrecht. Dit verlofrecht heeft de boekingsdatum die overeenkomt met de geboortedatum van het kind. Het aantal uur is het gewenste aantal weken verlof x de contracturen per week. Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Uw actie Voeg de verlofsoort voor het Extra aanvullend geboorteverlof toe aan de verlofregeling en koppel deze via de HR Stuurgegevens aan het aanvullende geboorteverlof, zoals hierboven beschreven.  Nieuwe functie - AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als je in het scherm Medewerkers een nieuw Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Exporteren verlofaanvragen Waarom  In 2019 is het scherm Verlofaanvraag aangepast om de filtermogelijkheden en performance te verbeteren en was het niet langer mogelijk de verlofaanvragen te exporteren. Klanten hebben ons echter laten weten dat zij wel behoefte hebben aan deze exportfunctie. Daarom is vanaf deze release de functionaliteit voor het exporteren van de verlofaanvragen opnieuw beschikbaar.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Rechtsonder in het scherm Verlofaanvraag zie je vanaf deze release weer de knop Exporteren. Als je hierop klikt, kun je bovenin het scherm het bestandstype selecteren en aangeven of je alle pagina's wilt exporteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Naam OE verkeerd weergegeven in OrgSight Melding Bij het zoeken naar een organisatorische eenheid in OrgSight, leek het of de naam goed werd weergegeven, maar bij het selecteren van de organisatorische eenheid, zag je soms een vreemd teken in de naam. Dit kwam doordat speciale tekens zoals het &-teken verkeerd werden geïnterpreteerd als HTML-code.  Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release de naam van een organisatorische eenheid correct wordt weergegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Waarom  Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken.  Met het UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen als het dezelfde persoon betreft. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.  Nieuw AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Gebruikersprofiel toegevoegd aan scherm Gebruikersgroep Waarom Als er veel gebruikersgroepen zijn aangemaakt, is het vaak lastig om de juiste gebruikersgroep te vinden. Daarom kun je voortaan een gebruikersgroep zoeken via het Gebruikersprofiel. Hoe Niveau Klant/Applicatiebeheer: Autorisatie > Gebruikersgroep Open via Autorisatie > Gebruikersgroep het overzicht van alle gebruikersgroepen die in Payroll Business zijn gedefinieerd. Hierin zie je welk gebruikersprofiel aan een gebruikersgroep is gekoppeld. Kies in het Zoekveld voor Gebruikersprofiel. Geef in het veld Zoektekst het gebruikersprofiel op waaraan de gebruikersgroep moet voldoen, bijvoorbeeld HR Core Consultant en klik op Zoeken. Uw actie Er is geen actie nodig Incidentele inkomstenvermindering Aanvullend geboorteverlof Loonaangifte Waarom Als je als werkgever de uitkering voor het Aanvullend geboorteverlof zonder aanvulling doorbetaalt aan de medewerker, is er sprake van gedeeltelijk betaald verlof. Dit wordt in de loonaangifterubriek Code incidentele inkomstenvermindering aangegeven met de waarde G (Aanvullend geboorteverlof).  Hoe Als het loon of de uitkering wegens aanvullend geboorteverlof op grond van de Wet Arbeid en Zorg en een eventueel door u verstrekte aanvulling op die uitkering in het aangiftetijdvak lager is dan het overeengekomen loon, geeft Payroll Business de code G door naar de loonaangifte om de inkomstenvermindering aan te geven.  Uw actie Er is geen actie nodig Vertaling van het menu Waarom HR Core Business en Payroll Business ondersteunen al geruime tijd Engelstalige en Duitstalige gebruikers, maar nog niet alle onderdelen van de applicatie zijn volledig vertaald.  Hoe Menu Vanaf deze release zijn alle menukeuzes gecontroleerd en volledig vertaald in het Engels en Duits. Frans volgt op later moment. De volgorde van de menu's voor journalisering en administratiekantoren is daarbij gelijk gemaakt aan de volgorde van de overige menu's: Beheer taken bovenin - worden veel gebruikt Instellingen onderin - worden minder gebruikt De vertalingen in de schermen en rapporten gaan we in een later stadium verbeteren.  Uw actie Typisch Nederlandse payrollbegrippen zijn soms lastig te vertalen. Uw Engels-, Frans- en Duitstalige collega's hebben mogelijk suggesties voor het verbeteren hiervan: wij horen dit graag en verzoeken je om deze door te geven aan onze Service Desk. Contract ID toegevoegd aan Rapport Audit File Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop voegen we aan bepaalde rapporten alsvast de kolom contract ID toe, zodat duidelijk is via welk contract bepaalde uitbetalingen zijn gedaan.  Hoe Rapporten > Controle > Audit file Aan het rapport Audit File is vanaf deze release de kolom Contract ID toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. IKV-gegevens in Ad hoc rapportage (uitgebreid) Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Daarom hebben we de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) alvast aangepast zodat je hierin straks de gegevens per inkomstenverhouding kunt zien. Hoe Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage (uitgebreid) Als het straks mogelijk is om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract, zie je in dit rapport de juiste gegevens van de juist inkomstenverhouding. Uw actie Er is geen actie nodig. Volgorde stroken meerdere contracten bij afdrukken salarisstroken en jaaropgaven Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we de functionaliteit voor het afdrukken alvast aangepast.  Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden salarisstroken Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven Als u gebruik maakt van het op papier afdrukken en verzenden van de salarisstroken wordt de pagina met de transitievergoeding gegroepeerd op basis van de gegevens van het eerste contract.  Uw actie Er is geen actie nodig. Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd Waarom  Zoals we in de release notes van mei hebben gemeld, zijn we constant bezig met het verbeteren van de rapportages. Een onderdeel hiervan is dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken. Hoe Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Salarisstrook viewer Mutatieverslag Uw actie Er is geen actie nodig. Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker Als je in het scherm Medewerker een nieuwe Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Opgeloste meldingen  Geen dubbele melding meer bij salarisverwerking Waarom Als er al een salarisverwerking was gestart, op het moment dat u in het scherm Salarisberekening of Salarisberekening (met afsluiting) opende, kreeg u twee meldingen: U kunt geen nieuwe berekening inplannen, er is al een salarisberekening actief Salarisberekening loopt Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Vanaf deze release is dit aangepast en ziet u als er een salarisverwerking actief is, alleen de melding: Salarisberekening loopt. Uw actie Er is geen actie nodig. Wisselen gebruikersgroep gaf foutmelding in Google Chrome (change 2021013) Melding Als je na het starten van Payroll Business een ander gebruikersprofiel had gekozen door je opnieuw aan te melden met een andere gebruikersgroep, verscheen de foutmelding: Er is een onverwachte fout opgetreden. Dit gebeurde alleen bij gebruik van Google Chrome. Oplossing Dit is opgelost, zodat de foutmelding niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Toevoegen bepaalde sublooncomponenten was niet mogelijk (change 2034229) Melding Het was niet mogelijk om bepaalde sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, te selecteren om op te nemen in de journalisering. Hierdoor ontstonden er verschillen in de journaalpost. Oplossing Dit is opgelost. Sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, kun je nu selecteren om op te nemen in de journalisering. Uw actie Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Als het niet mogelijk was om vanwege bovenstaande reden sublooncomponenten toe te voegen waardoor er een verschil ontstond in de journaalpost, voeg dan deze sublooncomponenten alsnog toe aan de juiste grootboekrekening. Awf-aanwas hoog ontbrak bij nabetaling na uitdiensttreding (change 2031570) Melding In de volgende situatie werd ten onrechte geen Awf-aanwas hoog doorgegeven naar de Loonaangifte.  Er is bij de medewerker sprake van zowel een werkgeversbetaling waarvoor het lage Awf-tarief geldt als loon waarvoor het hoge Awf-tarief geldt.  De medewerker is uit dienst en krijgt na de uitdiensttreding nog een nabetaling.   Oplossing Dit is opgelost, waardoor bij een nabetaling zowel Awf-aanwas hoog als Awf-premie hoog wordt doorgegeven naar de Loonaangifte, zoals de Belastingdienst voorschrijft.  Uw actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 juli 2020 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2020, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Publishing Date : 5/25/2020

New Employee with employment date in the future in Self Service Why  Users must be able to enter changes through Self Service for employees with an employment date in the future. As of this release, employees with an employment date in the future can be exported to HR Core. How Settings > Data exchange > Self Service parameters The Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field has been added to the Self-service parameters screen. When Yes is selected, employees with a date in the future are included in the export. The start date of the employee data will be the employment date, meaning changes only apply as of the employment date. Changes with an effective date before the employment date will automatically be assigned the employment date as effective date. Changes regarding sickness and time off are an exception. When such changes have an earlier effective date, this will result in export failure from Self Service to HR Core. Your action If users must be able to check or change the data of employees with an employment date in the future through Self Service, the Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field must be set to Yes. In addition, the Youforce users extended feature must be used to export future employees to the portal as well. Contact the Visma | Raet Service Desk; they will create a link to the portal. New leave type – Supplementary childbirth leave (WIEG) Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) a new leave type was required. As of this release the leave type Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) can be selected with a start date of 1st of July 2020 when assigning a new leave type to the Leave scheme. How Settings (instellingen) > Leave > Leave scheme The Leave scheme screen now includes the leave type Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) at Type of leave. Click   on the right of the Leave scheme screen at Types of leave (Verlofsoorten). Select the Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) leave type. Registering leave balance at Extra individual leave entitlement We recommend registering the leave balance at Extra individual leave entitlement and not at Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Leave scheme. The balance depends on the number of consecutive weeks an employee wants to take off. This need not be the maximum of 5 consecutive weeks. As of release 2020-06, individual leave entitlement for supplementary childbirth leave will be automatically dealt with when the child is registered. No duration specification The duration need not be specified. The 6 months duration after the child’s date of birth is not checked. Linking supplementary childbirth leave to Continued payment during leave (Uitsplitsing) Settings > Leave > Leave to Payroll (Verlof koppeling Payroll) Supplementary childbirth leave can be linked to the Continued payment during leave (breakdown) employment benefit in Payroll Business. Do so by selecting Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Type of leave field and next linking it to Payroll by selecting Aanvullend geboorteverlof (HRE) (Supplementary childbirth leave (HRE)) in the Verlofuren verrekening payroll (Payroll leave hours settlement) field. Registering time off entitlement and expiration date Employee > Leave > Extra individual leave entitlement The Extra individual leave entitlement screen contains the Leave entitlement field where the employee’s balance can be specified. The expiration date of 6 months following the child’s birth can be specified in the Expiration date field.  Your action If supplementary childbirth leave is to be used, register the data as specified above.  Modified and Improved  Buttons available again in the Request for leave screen Why In the new layout of the Request for leave screen, the Back button and Export button were no longer available. Clients have indicated they would prefer these to be available again.  How Employee > Leave > Request for leave When a Request for leave is opened, the following buttons are available at the top right: One step back Advanced search History Add Your action No action is required. Solved Message Removing extra individual leave entitlement (change 1901905) Employee > Leave > Extra individual leave entitlement Message When extra individual leave entitlement was registered and Fixed was selected in the Type of entitlement field, the entitlement could not be deleted. The Delete button at the bottom of the screen was no longer available. Solution This has been resolved; extra individual leave entitlement can be deleted again as of the May release. Your action Check if fixed extra individual leave entitlement is still registered that should be deleted. Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen Logo Visma | Raet niet meer in rapportages Vanaf deze release is in de rapportages van Payroll Business het Visma | Raet logo niet meer opgenomen. Het logo staat alleen nog op de salarisstrook en jaaropgave. Nieuw  Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) Waarom  Vanwege de Wet Invoering Extra Geboorteverlof, maken we het mogelijk om in Payroll Business per 1 juli aanvullend geboorteverlof vast te leggen en daarbij rekening te houden met de uitkering van maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof door het UWV. Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Vanaf 1 juli 2020 kun je op Bedrijfs/CAO-niveau in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) de volgende gegevens voor aanvullend geboorteverlof vastleggen: Doorbetalingspercentage aanv. geb. verlof Korting apart berekenen Ja: de sublooncomponent en de korting komen apart in de Afrekenmatrix te staan.  Nee: de korting wordt verwerkt in de sublooncomponent Aanvullend geboorteverlof. Maximum dagloon toepassen Ja: de doorbetaling wordt beperkt tot het opgegeven percentage over het maximum dagloon.  Nee: de doorbetaling wordt niet beperkt tot het maximum dagloon. Invoer via HR Core of Handmatig Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Je kunt het percentage en de uren handmatig voor één periode vastleggen. Daarnaast kun je de uren laten berekenen op basis van een vast percentage of een periodepercentage. Ook kun je afhankelijk van de instelling die is vastgelegd op Bedrijfs/CAO-niveau het vastleggen van de opgenomen uren aanvullend geboorteverlof laten plaatsvinden via HR core business.   Meer informatie Meer informatie vind je in de online help, zoek op geboorteverlof. Uw actie  Als een medewerker de werknemer aanvullend geboorteverlof wil opnemen, kun je deze via arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) invoeren.  Nieuw scherm Arbeidsvoorwaardenpakket Waarom De wens bestond om in één overzicht de arbeidsvoorwaarden, vaste en periodieke inhoudingen en vergoedingen te kunnen inzien, toe te voegen en te wijzigen. Hiervoor is vanaf deze release het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd aan het menu. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket bevat de arbeidsvoorwaarden en de vergoedingen en vergoedingen (vast/periode). Het scherm Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) maakt géén deel uit van het Arbeidsvoorwaardenpakket. De arbeidsvoorwaarden kun je op de gebruikelijke manier toevoegen via de arbeidsvoorwaardenclusters of via de knop Toevoegen  . Daarnaast kun je de andere vergoedingen en inhoudingen via deze knop toevoegen. Let op: deze maken geen deel uit van het arbeidsvoorwaardencluster, maar het is mogelijk deze hier additioneel aan toe te voegen. Je kunt het bedrag voor de vergoeding of inhouding vastleggen via de regel van de vergoedingen en inhoudingen via Bewerken  . Hou er rekening mee dat je zowel de afzonderlijke invoer van het bedrag opslaat, als het arbeidsvoorwaardenpakket als totaal. De functie Arbeidsvoorwaardenpakket bestaat naast de huidige schermen voor arbeidsvoorwaarden en vergoedingen/inhoudingen (vast/periode). Wijzigingen die je invoert via een scherm dat je opent via het Arbeidsvoorwaardenpakket zie je terug als je hetzelfde scherm opent via de functie Arbeidsvoorwaarden of via Vergoedingen en inhoudingen (Vast/Periode). Andersom geldt hetzelfde. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd  CAO-uren voor Pensioenen/Fondsen variabele grondslag eigen en benoemd  Waarom  De pensioenpremies voor pensioenen/fondsen met een variabele grondslag (eigen en benoemd) werden niet juist berekend als de bedrijfsuren niet gelijk waren aan de CAO-uren. Daarom hebben we de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling variabel aangepast zodat je hier nu de jaar CAO-uren kunt vastleggen en de manier waarop Payroll Business de CAO-uren moet aftoppen.   Hoe  Instellingen > Berekening > Referentietabellen Beheer > Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) Vanaf release 2020-05 zijn per 1-1-2020 aan de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de volgende velden toegevoegd. Gebruikelijk is de peildatum begin van het afrekenjaar. Veld Omschrijving 19 CAO uren Hier legt u de jaar CAO uren vast. 20 Berekening CAO uren Aftop mogelijkheden: Periodiek aftoppen Jaarlijks aftoppen Meer informatie Meer informatie vind je in de online help in het onderwerp Referentietabellen voor pensioenen / fondsen.  Uw actie  Als de CAO-uren afwijken van de bedrijfsuren, vul dan in de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de hierboven genoemde velden in per de gewenste ingangsdatum en voer een herberekening uit. Voor een aantal ondersteunde CAO's is deze wijziging per dit jaar ingericht. Dit kan in de eerstvolgende salarisverwerking correcties tot gevolg hebben. Het gaat om: Levensmiddelen, grootwinkelbedrijven VGL Slagersbedrijf Bitumineuze En Kunststof Dakbedekkingsbedrijven Extra gegevens contracturen beschikbaar in Afrekenmatrix medewerker en Ad-hoc rapportages Waarom Als een medewerker in een jaar meer dan 30% boven de overeengekomen contracturen werkt, moet je voor deze medewerker het hoge WW-tarief betalen. Dit kun je grotendeels ondervangen door de extra uren te verlonen via een tweede contract. Voor het eerste contract blijft dan het lage WW-tarief gelden en alleen het tweede contact wordt belast volgens het hoge WW-tarief. Omdat het niet gemakkelijk is te bepalen of een tweede contract noodzakelijk is, hebben we hiervoor een hulpmiddel ontwikkeld. Hoe Rapporten > Berekeningen > Afrekenmatrix medewerker Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) We hebben de volgende nieuwe payrollelementen gedefinieerd die onder bepaalde condities worden gevuld, zodat je met onderbouwing van deze informatie kunt besluiten of een tweede contract noodzakelijk is. Payrollelement Kenmerken AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum) Numeriek, 10 posities, waarvan 2 decimalen AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) Numeriek, 10 posities, waarvan 2 decimalen AWF Weken per jaar (cum) Numeriek, 4 posities, waarvan 2 decimalen AWF Contr. overeengek.uren per week gemiddeld Numeriek, 2 posities. Dit is het voortschrijdend gemiddelde. AWF Percentage uren boven contract voortschreidend Numeriek, 3 posities Payroll Business vult deze payrollelementen tijdens de salarisverwerking en neemt ze vervolgens op in de Afrekenmatrix medewerker: excelbestand in het tabblad Payroll-elementen en in de pdf bij de Totalen per groep. Daarnaast zijn deze payrollelementen beschikbaar in de rapporten Ad-hoc rapportage en Ad-hoc rapportage (uitgebreid). De payrollelementen worden gevuld als de medewerker: Verzekerd is voor de WW Geen nul-uren contract heeft Geen BBL-overeenkomst heeft met het bedrijf (Beroeps Begeleidende Leerweg) Tenminste 21 jaar is OF Jonger is dan 21 jaar, maar dan moet hij op basis van zijn periodiciteiten een minimum aantal uur werken (maandloner > 52 uur, 4-wekenloners > 48 uur, weekloners >12 uur). Uw actie Er is geen actie nodig. Looncomponenten uitsluiten van premieplicht PAWW voor bijvoorbeeld nabetalingen Waarom De afgelopen maanden is er veel discussie geweest over de PAWW-berekening en de grondslag waarover deze moet plaatsvinden. Volgnes de Stichting PAWW is de grondslag voor de PAWW Kolom 3 van de loonstaat en moet er ook PAWW berekend worden over nabetalingen die meetellen in Kolom 3 van de loonstaat. Deze nabetalingen moeten worden berekend op basis van de VCR-systematiek. Ook over nabetalingen die worden uitbetaald in de maand nadat een medewerker uit dienst is gegaan, moet PAWW-premie worden ingehouden, rekening houdend met maximum bedragen over de loontijdvakken dat een medewerker  in dienst was. Transitievergoedingen en ontslaguitkeringen vallen hier ook onder volgens de richtlijnen van de stichting PAWW. Hierover is nog steeds discussie tussen de verschillende partners. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag > Uitzonderen PAWW Visma | Raet heeft voor de volgende oplossing gekozen. Over looncomponenten die wel belastingplichtig zijn en niet premieplichtig - looncomponenten geteld in Kolom 3 van de loonstaat - wordt premie PAWW berekend.  Het is mogelijk om bepaalde bepaalde looncomponenten waarover je geen PAWW-premie wilt berekenen, uit te sluiten. Dit doe je door deze looncomponenten op te nemen in de grondslag Uitzonderen PAWW. Over deze looncomponenten berekent Payroll Business dan geen PAWW. Deze grondslag kun je zowel op klant- als op bedrijfsniveau inrichten. Uw actie Als je wilt dat er over bepaalde looncomponenten, zoals Nabetalingen, geen PAWW-premie wordt berekend, kun je deze looncomponenten opnemen in de grondslag Uitzonderen PAWW.  Algemene verbeteringen rapportageschermen Waarom  Wij zijn bezig de schermen voor het aanmaken van de rapportages zo generiek mogelijk te maken. Hoe Rapporten > Controle > Individuele / Collectieve loonstaat Rapporten > Berekening > Verbijzondering salarisberekening / loonkostenberekening Met ingang van deze release hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd:  Voor het rapport Collectieve loonstaat hebben we de optie verwijderd om dit rapport voor één specifieke medewerker op te vragen. Voor de  rapporten Individuele loonstaat, Verbijzondering salarisberekening en Verbijzondering Loonkostenberekening hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Uw actie Er is geen actie nodig. Contract ID toegevoegd aan rapporten Verbijzondering Salarisberekening en Verbijzondering loonkostenberekening Waarom Binnenkort maken we het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we alvast aan bepaalde rapporten de kolom contract ID toegevoegd, zodat duidelijk is via welk Contract bepaalde uitbetalingen zijn gedaan. Hoe Rapporten > Berekening Aan de volgende rapporten is de kolom Contract ID toegevoegd: Verbijzondering Salarisberekening Verbijzondering Loonkostenberekening Uw actie Er is geen actie nodig. WW-herzien geautomatiseerd Waarom Als een dienstverband waarvoor je als werkgever de lage WW-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet je alsnog de hoge WW-premie betalen. Om hiervoor te waarschuwen, hebben we in de maart release de volgende signalering geintroduceerd (waarschuwing): Uitdienst binnen 2 maanden - Awf mogelijk herzien. Hierbij kan je zelf bepalen of je de WW-premie wilt herzien. Vanaf deze release kun je regelen dat het herzien van de WW-premie in deze situatie automatische plaatsvindt. Hoe Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Aan het scherm Gegevens UWV is per 1-1-2020 het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden toegevoegd.  Als je dit veld leeg laat (= initiële waarde) of hier Nee invult, dan blijft de werking zoals deze was: je krijgt de hierboven genoemde signalering in het Signaleringsverslag en bepaalt zelf of je de WW-premie wilt herzien door in het scherm Loonheffingen het veld WW herzien op Ja te zetten.  Als je in dit veld Ja invult en een medewerker gaat uit dienst binnen twee maanden na indiensttreding, dan gebeurt het volgende: Tijdens de salarisverwerking krijgt het veld WW herzien de waarde Ja, met als ingangsdatum de datum in dienst. Als je het Signaleringsverslag opvraagt (type waarschuwing), dan staat hierin de volgende signalering: Uitdienst binnen 2 maanden - WW herzien ind. op Ja. Als bij een medewerker waarvoor de lage WW (AWf) is toegepast het veld WW herzien op Ja staat, gaat Payroll Business de hoge WW (AWf) toepassen en verantwoordt dit dan in de Afrekenmatrix medewerker in de kolom AWf herzien.  Let op Je kunt er ook voor kiezen om in zelf het scherm Loonheffingen bij de medewerker een waarde vast te leggen in het veld WW herzien.  Als je dit doet, prevaleert deze waarde op medewerkerniveau en zal Payroll Business het veld WW herzien niet meer muteren als de medewerker uit dienst gaat binnen twee maanden na indiensttreding. Herzien lage WW-premie bij meer dan 30% overwerk in kalenderjaar tijdelijk opgeschort vanwege coronavirus De bepaling uit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) dat medewerkers alsnog de hoge WW-premie moeten betalen als ze in een jaar meer dan 30% hebben overgewerkt, is tijdelijk opgeschort omdat deze tot onbedoelde effecten leidt in sectoren waar vanwege het coronavirus veel wordt overgewerkt. De Stichting van de Arbeid heeft daarom verzocht deze bepaling aan te passen en het kabinet heeft toegezegd de bepaling tijdelijk te wijzigen. Om de onbedoelde effecten weg te nemen, is besloten dat alle werkgevers over het kalenderjaar 2020 op basis van de 30% herzieningssituatie de lage WW-premie niet hoeven te herzien. Per 1 januari 2021 zal de herzieningssituatie weer in werking treden, zie voor meer informatie de berichtgeving op onze website: https://www.vismaraet.nl/wet-regelgeving/opschorting-30-procent-toets/. Uw actie Als je de nieuwe functie wilt gebruiken, vul dan in het scherm Gegevens UWV  bij het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja in. Opgeloste meldingen  Dubbele regels in loonaangifte kwartaalverloners (change 19977554) Melding Het verzenden van periode 03 bij een kwartaalaangifte gaf fouten vanwege onterechte dubbele regels in het bestand.  Oplossing Vrijdag 20-3-2020 hebben we de oplossing hiervoor uitgeleverd, zodat de kwartaalaangifte weer wordt verzonden conform de regels van de Belastingdienst. Uw actie De loonaangiftes die fout waren hebben we opnieuw klaargezet, zodat je ze kunt controleren en verzenden.  Veld Fase indeling F en Z kreeg in de Loonaangifte onterecht de waarde 0 (change 2001291) Melding Soms werd in de Loonaangifte het veld Faxe indeling F en Z met de waarde 0 weggeschreven, terwijl bij de medewerker in dit veld de correcte waarde was ingevuld. Oplossing Vrijdag 20-3-2020 hebben we de oplossing hiervoor uitgeleverd waardoor de waarde van het veld Fase indeling F en Z niet meer met de waarde 0 wordt weggeschreven. Er vindt nu een toetsing plaats op Sector 52 (Uitzendbedrijven) en Aard arbeidsverhouding = 11: Uitzendkracht. Als hieraan wordt voldaan, geeft Payroll Business dit veld door naar de Loonaangifte. Uw actie Als deze fout in jouw organisatie voorkwam, is het nodig de Loonaangiftes opnieuw te verzenden vanaf periode 2020-01. Hiervoor kun je contact opnemen met de Servicedesk. Ad hoc rapportages (uitgebreid) werkte nog niet volledig (change 1954094,1981186) Melding Klanten hebben bij het maken van rapporten via de nieuwe functie Ad hoc rapportage (uitgebreid) de volgende problemen gemeld: Bij het aanmaken van rapporten op klantniveau loopt het rapport vast als je een bedrijf filter weghaalt. Als je per ongeluk op   klikt zonder een bedrijf te selecteren, loopt het systeem vast. In sommige gevallen geeft het problemen bij het toevoegen van een bedrijf in een bestaande definitie. Bij het verplaatsen van de volgorde van elementen in de lijst loopt het systeem vast. Als je definitie opslaat, wordt de selectie Bestaande definitie gebruiken leeggehaald. Oplossing Vanaf deze release hebben we deze problemen verholpen. Uw actie Er is geen actie nodig. Rapport Betalingsoverzicht netto resultaat - namen tabbladen niet correct (change 1988063) Melding Als u het nieuwe rapport Betalingsoverzicht netto resultaat dat beschikbaar is vanaf release 2020-03, ) opvroeg, kwamen de namen van de tabbladen in het excelbestand, soms niet overeen met de inhoud.  Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en komen de namen van de tabbladen overeen met de inhoud van het tabblad.  Uw actie Er is geen actie nodig. Inlezen of vastleggen negatieve verlofsaldi niet mogelijk in arbeidsvoorwaarde Verlof (change 1898010) Melding Na het splitsen van het verlofsaldo tussen wettelijk- en bovenwettelijk verlof, was het niet mogelijk om voor de nieuwe velden van de arbeidsvoorwaarde Verlof negatieve saldi in te lezen of handmatig vast te leggen.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je negatieve verlofsaldi kunt inlezen ongeacht of de medewerker momenteel een positief- of negatief verlofsaldo heeft. Dit betekent dat de volgende velden ook een negatief waarde kunnen hebben: Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud   Let op Als gevolg hiervan wordt bij de opbouw van verlofrechten nu eerst gekeken of er oude negatieve verlofsaldo’s zijn. Als dit zo is, verrekent Payroll Business de nieuwe opgebouwde verlofrechten eerst in die negatieve verlofsaldo’s.  Wettelijk opgebouwd verlof wordt dan eerst afgeboekt van de volgende verlofsaldo’s, mits deze een negatieve waarde hebben: Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Bovenwettelijk opgebouwd verlof wordt dan eerst afgeboekt van de volgende verlofsaldo’s, mits deze een negatieve waarde hebben: Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Uw actie Er is geen actie nodig. Pensioen APG (SPW) fout bij uurloner nieuw in dienst en niet gewerkt (change 1663387) Melding Als een oproepkracht in dienst kwam en niet gewerkt had in de eerste periode, dan werd er geen jaarinkomen voor de betreffende pensioensoort aangemaakt en werd dit ook niet doorgegeven in de pensioenaangifte van APG (SPW). Dit resulteerde in een signalering bij APG. Oplossing Vanaf release van 2020-05 is dit met ingang van 1-1-2020 opgelost. Vanaf dit moment wordt er wel een jaarinkomen aangemaakt en doorgegeven. Uw actie Er is geen actie nodig. Verkeerde berekening premie PAWW medewerkers uit dienst (change 1960187) Melding Bij medewerkers die reeds uit dienst zijn en een nabetaling ontvangen waarover PAWW moet worden ingehouden, werd de PAWW-premie soms foutief berekend. Dit kwam omdat Payroll Business niet op een juiste manier rekening hield met het maximum loon waarover PAWW moet worden ingehouden. Oplossing Medewerker > Medewerker > Samenvoegregeling In het scherm Samenvoegregeling geeft u bij het veld PAWW afwijkend cumulatief maximumloon wn het maximum bedrag op dat Payroll Business heeft berekend in het laatste tijdvak dat de medewerker nog in dienst was. Voorbeeld Een medewerker verdient in januari en februari 4.000,00 euro. De grondslag voor die periodes is 4.000,00 euro (per maand).  Het maximumloon voor die periodes is 4.769,33 (per maand) De PAWW-premie voor die periodes is 0,4% van 4.000,00 = 16,00 euro (per maand). Deze medewerker gaat per 1 maart uit dienst en krijgt nog een nabetaling van 5.000,00 euro uitbetaald in april. Voor deze medewerker vult u in het scherm Samenvoegregeling bij het veld PAWW het afwijkend cumulatief maximumloon wn de waarde 9.538,66 in (2x 4.769,33 max. per maand). Payroll Business berekent dan de volgende gegevens: Grondslag voor de PAWW: 9.538,66 (maximum loon t/m periode 2) - 8.000,00 (grondslag t/m periode 2) = 1.538,66. PAWW premie: 0,4% van 1.538,86 = 6,15. Uw actie Dit is afhankelijk van de inrichting van de grondslag en de nabetalingen die je uitbetaalt. Omschrijving elementen arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak aangepast (change 1995144) Melding De omschrijving van de elementen in de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak zijn gelijk aan de omschrijving van de velden van de auto van de zaak. Bij het selecteren van deze elementen voor rapporten, zoals Export CSV, is er daarom geen onderscheid te maken tussen de elementen voor de Auto van de zaak en de elementen voor de Fiets van de zaak. Oplossing De elementen die horen bij de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak hebben het achtervoegsel Fiets van de zaak gekregen, zodat ze te onderscheiden zijn van de elementen van de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak.  Uw actie Er is geen actie nodig. Standenregister uitgebreid - nieuwe medewerkers hebben geen voorletters (change 1970873) Melding In het rapport Standenregister Uitgebreid werden van nieuwe medewerkers de voorletters niet getoond. Oplossing Dit is aangepast, zodat in dit rapport vanaf deze release ook van nieuwe medewerkers de voorletters worden getoond.  Uw actie Er is geen actie nodig. Onverklaarbare meldingen in Signalerinsverslag (change 1847053) Melding Voor een medewerker die geen loon krijgt en waarvan de uren op nul staan, verscheen in het Signaleringsverslag de melding dat het aantal verloonde uren nul moet zijn. Voor een medewerker voor wie alleen de WGA-uitkering wordt betaald, verscheen de melding dat het Loon SV niet nul mag zijn.  Oplossing Voor het Signaleringsverslag werd gekeken naar de cumulatieve uren in plaats van naar de uren in de periode. Dit is gecorrigeerd, zodat nu voor het Signaleringsverslag alleen de uren in de periode worden meegenomen. Voor de melding over het Loon SV, stond het veld ZW verzekerd op Ja, terwijl er geen SV loon was. Het veld ZW verzekerd moest op het niveau van de medewerker op Nee gezet worden.  Uw actie Het kan zijn dat het veld ZW verzekerd op een hoger niveau, bijvoorbeeld bedrijf of klant, op Ja staat, terwijl er geen SV-loon meer is en geen ZW-verzekering van toepassing is op de medewerker. In dat geval moet je bij de medewerker het veld ZW verzekerd op Nee zetten.  Voorstel transitievergoeding gaf deling door nul (change 1979426) Melding Het was niet mogelijk bij een gekopieerde medewerker de transitievergoeding te bepalen, omdat de regeling Voorstel transitievergoeding een deling door 0 gaf. Als je een medewerker kopieert voor het laten berekenen van transitievergoeding heeft deze namelijk geen salaris om de transitievergoeding over te berekenen.  Dit komt voor als je in het scherm Transitievergoeding (instellingen) het veld Bepalen transitievergoeding  op Ja staat. Tijdens de payrollverwerking wordt dan bij iedereen met deze bedrijfsinstelling de transitievergoeding bepaald.   Oplossing Om dit probleem te voorkomen, kun je nu voor een gekopieerde medewerker in het scherm Voorstel Transitievergoeding het veld Bepalen transitievergoeding op Nee zetten. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/24/2020

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen  Wet Invoering Extra Geboorteverlof Waarom  Per 1 juli 2020 wordt de Wet Invoering Extra Geboorteverlof, in het kort WIEG, van kracht. Dit houdt in dat partners na de geboorte van hun kind 5 keer de contracturen per week aan geboorteverlof mogen opnemen. Daarom gaan we in Payroll Business alvast de velden opnemen voor het aansturen van dit geboorteverlof. Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing)  Vanaf de volgende release (2020-05) zijn aan het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) de velden voor Aanvullend geboorteverlof toegevoegd. De koppeling met het verlof in HR Core is op dat moment nog niet beschikbaar. Deze gaan we later apart opleveren.  Uw actie  Als een medewerker geboorteverlof wil opnemen, kan zij of hij dit maximaal vier weken voor aanvang aanvragen bij UWV en legt u dit vast via de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (Uitsplitsing) met een ingangsdatum die ligt op of na 1 juli 2020.  Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in Payroll Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Tussentijds betalen genereert nu ook automatisch een rapport Alleen beschikbaar voor administratiekantoren  Waarom In de maart release hebben we het mogelijk gemaakt om via een Productiegroep tussentijdse betalingen uit te voeren voor meerdere bedrijven tegelijk.  Vanaf deze release kun je automatisch het bijbehorende controlerapport laten genereren voor alle bedrijven die in de Productiegroep zijn opgenomen. Hoe Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep Aan het scherm Productiegroep zijn de hieronder vermelde velden toegevoegd waarmee u kunt aansturen of het systeem bij tussentijds betalen wel of niet automatisch een controlerapport moet genereren. Log in met de gebruikersgroep voor Administratiebeheer. Ga naar Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep. Het scherm Productiegroep opent, waarmee u een productiegroep kunt selecteren of toevoegen. Vanaf deze release kun je hier ook de instellingen voor het controlerapport vastleggen via de volgende nieuwe velden: Veld Omschrijving Rapport tussentijdse betalingen (evaluatie) Als u wilt dat het rapport bij elke evaluatie (zonder daadwerkelijke betalingen), wordt gemaakt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld optie leeg laat, wordt er geen rapport gegenereerd zolang u alleen evalueert en nog niet betaalt. Rapport tussentijdse betalingen (definitief) Als u wilt dat het rapport wordt gemaakt op het moment dat er betaald wordt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld leeg laat, wordt het rapport niet automatisch gegenereerd op het moment dat u betaalt. Let op: het resultaat is altijd het rapport Tussentijdse betalingen, waarbij in het ene geval de gegevens worden getoond op basis van alleen een evaluatie, in het andere geval is er ook daadwerkelijk betaald (definitief).  Het rapport wordt getoond bij Rapporten > Gedeelde rapporten voor de gebruikersgroep Administratiebeheer. Je krijgt een rapport voor elk bedrijf dat in de productiegroep is opgenomen. Als er geen betalingen zijn om te vermelden, staat in het rapport de tekst: geen gegevens gevonden. Uw actie Als je de Monitor voor Tussentijdse betalingen gebruikt en je wilt graag dat het controlerapport automatisch wordt gegenereerd, geef dan in de hierboven genoemde nieuwe velden het formaat op. Initieel zijn deze velden leeg. Nieuwe gebruikersinstelling voor zoeken op medewerkercode Waarom Naar aanleiding van een wens in het ideeënportaal is het vanaf deze release mogelijk om standaard op medewerkercode te zoeken als je een scherm opent. Voorheen stond de standaard zoekwaarde altijd ingesteld op medewerkernaam. Je moest dan eerst de zoekselectie wijzigen in Medewerkercode, voordat je op de medewerkercode kon gaan zoeken.  Hoe Icoon Gebruikersinstellingen linksonder in het scherm Als je op het icoon Gebruikersinstellingen  linksonder in het scherm klikt, open je het scherm waarin je op gebruikersniveau de volgende instellingen kunt vastleggen: gebruikersinstellingen - zoeken op medewerkercode bedrijfskeuzemenu configureren Klik je bovenaan op Gebruikersinstellingen, dan zie je de optie Zoeken op medewerkercode. Plaats hier een vinkje als je wilt dat het zoekveld in elk zoekscherm standaard op Medewerkercode staat. Als je deze optie niet aanvinkt, staat het zoekveld net als voorheen standaard op Medewerkernaam.  Uw actie Als je voortaan wilt zoeken op medewerkercode, plaats dan een vinkje bij de optie Zoeken op medewerkercode, zoals hierboven beschreven.   Nieuw scherm arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd aan wizards Waarom De wens bestond om in één overzicht de arbeidsvoorwaarden, vaste en periodieke inhoudingen en vergoedingen te kunnen inzien, toevoegen en wijzigen. Aan de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding was dit nieuwe scherm al toegevoegd, vanaf de maart release is dit scherm ook toegevoegd aan de andere wizards.   Hoe Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker transitievergoeding > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep > Arbeidsvoorwaardenpakket Het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket bevat de arbeidsvoorwaarden en eventueel de vergoedingen en vergoedingen (vast/periode). De Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) maken géén deel uit van het Arbeidsvoorwaardenpakket. Verder geldt voor het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket het volgende: Je kunt op de gebruikelijke manier arbeidsvoorwaarden toevoegen via het icoon Toevoegen .  Je kunt de andere vergoedingen en inhoudingen ook  toevoegen via dit icoon  . Let op: deze maken geen deel uit van het arbeidsvoorwaardencluster, maar je kunt ze hier wel voor de medewerker toevoegen aan het Arbeidsvoorwaardenpakket. Je kunt de bedragen bij de vergoedingen en inhoudingen vin het scherm arbeidsvoorwaardenpakket invoeren via Bewerken .  De bedragen die je hier invoert, zie je dan terug als je hetzelfde scherm opent via Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in de schermen van de arbeidsvoorwaarden die je vastlegt via de functie Arbeidsvoorwaardenpakket. Open je daarna hetzelfde arbeidsvoorwaardenscherm via Medewerker > Contract Arbeidsvoorwaarden, dan zie je de wijziging daar terug. De functie Arbeidsvoorwaardenpakket bestaat naast de huidige schermen voor arbeidsvoorwaarden en vergoedingen/inhoudingen (vast/periode). Wijzigingen die je invoert via een scherm dat je opent via het Arbeidsvoorwaardenpakket ziet je terug als je hetzelfde scherm opent via de functie Arbeidsvoorwaarden of via Vergoedingen en inhoudingen (Vast/Periode). Andersom geldt hetzelfde. Let op: de wijzigingen zijn pas opgeslagen als je hebt geklikt op de knop Opslaan rechtsonder in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Uw actie Er is geen actie nodig Gewijzigd en verbeterd  APG Baksteen - Verloonde uren parttimers nu correct berekend en doorgegeven Waarom Voor het correct aanleveren van de verloonde uren bij APG Baksteen moeten de uren voor de parttime medewerkers worden omgerekend op basis van 38 uur, als de fulltime werkweek van het bedrijf afwijkt van deze 38 uur. Doordat deze uren nu niet worden herrekend, veroorzaakt dit uitval bij het aanleveren van de pensioengegevens. Hoe Vanaf deze release is de programmatuur met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat voor het pensioenfonds APG Baksteen de correcte uren worden berekend en doorgegeven in de APG-aangifte. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. APG Baksteen - Excedentverzekering Waarom Klanten die zijn aangesloten bij APG Baksteen en zijn verzekerd voor de Beter Excedentregeling (BEXC), moeten dit product bij iedere medewerker aanleveren. Dit geldt ook als er voor de betreffende medewerker geen premieafdracht plaatsvindt. Tot nu toe werden deze productgegevens alleen aangeleverd bij medewerkers waarbij premie werd berekend. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast, zodat de Beter Excedentregeling (BEXC) nu voor alle medewerkers wordt aangeleverd. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. Rekenmethode transitievergoeding aangepast Waarom  De berekening van de transitievergoeding over het deel dat betrekking heeft op een gebroken jaar, wordt door de overheid anders berekend dan in Payroll Business.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel transitievergoeding  In Payroll Business is vanaf deze release de rekenmethodiek aangepast, zodat deze aansluit bij de methodiek van de overheid. Hierdoor kan het zijn dat voor eerder berekende transitievergoedingen, de voorlopige transitievergoeding na een salarisverwerking die u na deze release uitvoert, een ander bedrag laat zien. Als je aan een medewerker reeds een transitievergoeding hebt uitbetaald op basis van de eerder berekende voorlopige transitievergoeding, kun je ervoor kiezen het verschil met de medewerker alsnog te verrekenen.  Uw actie Er is geen actie nodig, tenzij je ervoor kiest om na de nieuwe berekening een eventueel verschil met het eerder berekende bedrag te laten verrekenen.  Blokkeren deelname SPAWW in wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Waarom Als je een medewerker kopieerde vanwege het uitbetalen van een transitievergoeding, werd er geen rekening gehouden met de instellingen voor Blokkeren deelname SPAWW. Als het veld Blokkeren deelname SPAWW op Ja staat, is het logisch als deze instelling ook wordt overgenomen bij het kopiëren van de gegevens van de medewerker voor het uitbetalen van een transitievergoeding. Daarom neemt Payroll Business vanaf deze release bij het kopiëren van een medewerker deze instelling over.    Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding > Loonheffingen Bij het kopiëren van de medewerker wordt voortaan de waarde van het veld Blokkeren deelname SPAWW in het scherm Loonheffingen overgenomen. Als het nodig is, toch een andere waarde op te geven, kan dit natuurlijk alsnog.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Knop Afdruk samenvoegen was verdwenen (change 1924197) Melding De knop Afdruk samenvoegen die rechtsboven in het scherm hoort te staan, was niet meer beschikbaar in het scherm Medewerkers. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat deze knop weer beschikbaar is. Uw actie Er is geen actie nodig. Contracturen per week (UPA) niet correct berekend Waarom Als een medewerker halverwege de periode uit dienst was getreden, werd het payrollelement Contracturen per week (UPA) niet correct berekend waardoor de waarde te hoog was. Hoe Vanaf deze release is de berekening met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat de contracturen per week voor UPA correct worden berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Code meetelling aangepast voor APG Architecten (PFAB) (change 1885135) Waarom In de APG-aangifte voor Architecten werd voor iedere medewerker de Code meetelling met de waarde Ja doorgegeven. Wanneer een medewerker echter de eindleeftijd van de pensioenberekening bereikt, moet vanaf dat moment de Code meetelling worden doorgegeven met de waarde Nee. Het niet correct doorgeven van deze waarde, veroorzaakte uitval bij de pensioenaanlevering. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast. Voor medewerkers die de eindleeftijd van de pensioenberekening hebben bereikt, wordt nu de Code meetelling met de waarde Nee aangeleverd. Alleen in de periode waarin de sociaal fondspremie geïnd wordt, zal de Code meetelling Ja worden meegegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Knop Historie ineens niet meer aanwezig in interfacescherm Overboekingen SEPA (change 1806189) Melding Via het interfacescherm Overboekingen SEPA kun je betaalgegevens vastleggen zoals betaaldatum, betaalroute, etc. In dit scherm was het echter niet meer mogelijk om de wijzigingshistorie van deze velden te bekijken omdat de knop Historie  niet meer beschikbaar was.  Oplossing Instellingen >Gegevensuitwisseling > Interfaces > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is dit hersteld en kun je in het scherm Overboekingen SEPA de historie weer oproepen via de bekende knop  rechtsboven in het scherm. Uw actie Voor u is er geen actie nodig. Export Journaalpost met formaat xlsx via automatische journalisering gaf een corrupt bestand (change 1746155) Melding Als er een journaalexport werd uitgevoerd met het exportformaat xslx, zag je bij het openen van dit bestand de foutmelding: The file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted. Oplossing Journalisering > Exportverwerking Vanaf deze release is dit opgelost en kun je via de journaalexport weer een bestand genereren met het formaat xslx, zonder dat deze melding verschijnt bij het openen van het exportrapport. Uw actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc (uitgebreid) definitie niet te verwijderen (change 1965537) Melding Als je bij de Ad-hoc rapportage uitgebreid ervoor had gekozen om de rapportdefinitie op te slaan, lukte het niet om deze bestaande definitie later te verwijderen omdat de knop Verwijderen onderin het scherm inactief was. Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Dit is opgelost. Vanaf deze release is het weer mogelijk een bestaande definitie te verwijderen. Uw actie Vanaf deze release is het weer mogelijk om een definitie die je als gebruiker hebt opgeslagen, te verwijderen.  Controle minimumloon niet altijd gebaseerd op juiste aantal uren (change 1887163) Melding Als je gebruik maakt van de controle op het minimumloon en de grondslag Uren loonaangifte een waarde bevat, dan berekent Payroll Business voor die controle een deeltijdfactor die gebaseerd is op de waarde van het payrollelement Aantal verloonde uren. In deze grondslag en in dit payrollelement kunnen echter ook uren zijn meegenomen die wel naar de loonaangifte moeten, maar die geen rol spelen bij de controle op het minimumloon. Voorbeelden hiervan zijn uitbetaalde vakantieuren en uitbetaalde uren voor consignatiediensten. Payroll Business berekent dan een te hoge deeltijdfactor en een te hoog minimumloon. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release zijn hiervoor de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle en het nieuwe payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon in Payroll Business opgenomen. In deze grondslag kunt u de extra uren opnemen die Payroll Business mee moet nemen voor de controle op het minimumloon. Het totaal aantal uren dat mee moet doen voor de controle op het minimumloon, plaatst Payroll Business in het payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon. De deeltijdfactor voor de minimumlooncontrole is nu gebaseerd op de uren die in dit payrollelement staan, waardoor er geen te hoog minimumloon wordt berekend. Deze nieuwe grondslag is al vooraf ingevuld en heeft dezelfde standaardinrichting als de grondslag Uren loonaangifte.  Uw actie Als je in een salarisscherm via het veld Controleren op wettelijk minimumloon hebt aangegeven dat je deze controle gebruikt, dan moet je de inrichting van de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle controleren. Uren die nog niet in deze grondslag staan en wel mee moeten doen voor de controle, moet je aan deze grondslag toevoegen. Uren die in deze grondslag staan en niet mee moeten doen voor de controle moet je uit deze grondslag verwijderen.  Saldo en uitkering vakantietoeslag foutief of niet afgerekend (change 1889280 / 854933) Melding Als een medewerker op de eerste maandag van een afrekenperiode uit dienst werd gemeld en deze maandag ook de eerste werkdag van de periode was, dan werd bij toepassing van de peil- of combinatiemethode vakantietoeslag geen vakantietoeslag uitbetaald. Dit kwam omdat de laatste dag in dienst van de medewerker dan in het weekend lag, waardoor er geen werkdagen waren en er geen salaris werd betaald. Hierdoor kon er geen grondslag worden bepaald voor het berekenen van de  vakantietoeslag. Let op: deze situatie kwam alleen voor bij maandverloning en niet bij vierweken verloning. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 01-01-2020 door in deze situatie uit te gaan van de grondslag van de vorige periode, waardoor er wel vakantietoeslag wordt berekend en uitbetaald. Uw actie Er is geen actie nodig. Standaard percentage bijtelling Fiets van de zaak (change 1961763) Melding In het medewerkerscherm Fiets van de zaak was in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak geen standaardwaarde ingevuld, waardoor er geen bijtelling werd berekend Als tijdelijke oplossing kon je om de bijtelling te laten berekenen, in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets het berekende bedrag invullen.    Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak Vanaf deze release is in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak de standaardwaarde 7% ingevuld zodat Payroll Business automatisch de bijtelling nu berekent voor de medewerkers aan wie de arbeidsvoorwaarde is toegekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Als je het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets hebt gevuld om de 7% bijtelling toe te passen, kan deze vanaf deze release leeg gemaakt worden.  Publishing Date : 3/19/2020

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

Notifications Menu adapted - Inflow changed to Inflow/Outflow Why Adding the menu option Proposed transition payment and the wizard Copy employee - Transition payment  means that outflow processes are now supported via the Inflow menu, alongside the inflow processes. With the January 2020 release, the name of the menu item has therefore been changed from Inflow to Inflow/Outflow. How Employee > Inflow/Outflow The name of the menu item has been changed. Your action No action is required. Resolved notifications Incorrect presentation of leave - Leave exceeding the annual limit was booked in the old year (change 1888123) Notification While Leave Year 2019 was still active, leave from 2020 was sometimes taken. These deductions were recorded in the Settled column for 2019. However, when the new year was created, these deductions were also processed in the new year, with the transferred hours also being reduced by this amount. Only after the recalculation of the previous year were these deductions correctly processed and entered in the Settled column for 2020.   Solution The time at which leave is taken determines how the leave is booked and provides the basis on which HR Core Business recalculates the relevant leave years. From now on, leave booked for 2020 while the 2020 leave year has yet to be created will be debited as soon as the leave balance for leave year 2020 becomes available. In other words, it will no longer be initially debited from the 2019 balance. Leave booked in 2019 will be debited from the 2019 leave year. Leave booked in 2019 while the 2020 leave year is already available, will be debited from the balance of the 2019 leave year. Any balance carried forward from 2019 to 2020 will be reduced by this amount. In the event of leave being booked in previous, inactive years, make sure that all previous years are automatically recalculated. Your action We advise you to remove leave year 2020 by using the action Undo current leave year. The actual leave year will be 2019 again. Here you can calculate the leave balance again by using the action Current leave year correction. After finishing this action you can create the leave year 2020. Authorization group - new authorization group not immediately visible (change 1418078 ) Notification When a new authorization group was created, this new group was not immediately visible and could not be assigned. This was because HR Core Business always checked whether an authorization group was available on the first day of the current period and only then displayed it on screen. Solution The checking procedure has been changed. HR Core Business now reviews the entire (current) period to see which authorization groups are available and which should, therefore, be displayed. Your action No action is required. Problem saving email addresses that contain uppercase letters (change 1924212) Notification Saving an email address that contained an uppercase (i.e. capital) letter was not possible because it was not seen as a valid entry. This was due to a new validity check for email addresses. Solution The check has been adapted so that you can simply save email addresses that contain uppercase letters. Your action No action is required.   Publishing Date : 2/21/2020

Mededelingen  Menu aangepast - Instroom gewijzigd in Instroom / Uitstroom Waarom  Met het toevoegen van de menuoptie Voorstel transitievergoeding en de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding worden nu via het menu Instroom, naast de instroomprocessen ook uitstroomprocessen ondersteund. Daarom is met release van januari 2020 de naam van de menu-ingang gewijzigd van Instroom naar Instroom / Uitstroom. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom De naam van de menu-ingang is aangepast  Uw actie  Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Onjuiste weergave verlof - Verlof over jaargrens werd in oude jaar geboekt (change 1888123) Melding  Terwijl het Verlofjaar 2019 nog actief was, zijn er opnames voor 2020 gedaan. Deze opnames kwamen in de kolom Verrekend van 2019 te staan. Bij het aanmaken van het nieuwe jaar, werden deze opnames echter ook in het nieuwe jaar verwerkt en werden ook de overgehevelde uren met deze opnames werden verlaagd. Pas na het herrekenen van het voorgaande jaar, zijn deze opnames correct verwerkt en kwamen ze in de kolom Verrekend van 2020 te staan.  Oplossing  Het moment van opname is bepalend voor het boeken van de opname van het verlof en op basis hiervan zal HR Core Business de geraakte verlofjaren opnieuw herberekenen. Verlof dat u boekt voor 2020, terwijl het verlofjaar 2020 nog niet is aangemaakt, wordt voortaan afgeboekt, zodra het verlofsaldo van het verlofjaar 2020 beschikbaar komt. Het wordt dus niet meer eerst afgeboekt van het saldo van 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, wordt afgeboekt van het verlofjaar 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, terwijl het verlofjaar 2020 al beschikbaar is, wordt afgeboekt van het saldo van het verlofjaar 2019. Het eventuele van 2019 naar 2020 overgehevelde saldo wordt verminderd met deze opname. Let op dat bij verlofboekingen in voorgaande, inactieve jaren, alle voorgaande jaren automatisch worden herberekend.  Uw actie We adviseren u het verlofjaar 2020 te verwijderen door de actie Ongedaan maken huidig verlofjaar. Het huidige verlofjaar is daarna weer 2019. Hier kunt het verlof opnieuw berekenen door de actie Huidig verlofjaar corrigeren.  Na afronding van deze actie kunt u opnieuw verlofjaar 2020 creëren.    Autorisatiegroep - nieuwe autorisatiegroep niet meteen zichtbaar (change 1418078) Melding Als u een nieuwe autorisatiegroep had aangemaakt, was deze niet meteen zichtbaar en was het niet mogelijk deze nieuw groep toe te wijzen. Dit kwam omdat HR Core Business altijd toetste of een autorisatiegroep op de eerste dag van de huidige periode beschikbaar was en deze dan pas in het scherm toonde. Oplossing De manier van toetsen is aangepast. HR Core Business kijkt nu over de gehele (huidige) periode welke autorisatiegroepen beschikbaar zijn en dus getoond moeten worden.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Probleem opslaan e-mailadressen met hoofdletters (change 1924212)  Melding Het opslaan van een e-mailadres waarin een hoofdletter voorkwam, lukte niet omdat het geen geldige invoer was. Dit kwam door een nieuwe controle op geldige e-mailadressen. Oplossing De controle is aangepast, zodat u e-mailadressen met hoofdletters gewoon kunt opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 2/21/2020

Mededelingen  Update Wet Arbeidsmarkt in Balans Over de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) die vanaf 1-1-2020 in werking is getreden, worden regelmatig vragen gesteld aan de Servicedesk over de volgende onderwerpen. Uitbreiden uren bij parttimers De overheid kent een aantal voorschriften voor het uitbreiden van de uren bij (parttime) medewerkers. Wij adviseren u deze goed te lezen, voordat u besluit hoe u het uitbreiden van uren in Payroll Business wilt laten verwerken. In Payroll Business kunt u afhankelijk van de situatie, extra uren laten uitbetalen als meeruren. Dit doet u op de gebruikelijke manier voor het uitbetalen van (meer)uren binnen uw bedrijf. Als het uitbreiden van de uren bij een parttimer voor onbepaalde tijd is, kunt u de uren en dagen aanpassen via het scherm Arbeidscontract.  Als het bij een parttimer gaat om het uitbreiden van het aantal contracturen voor bepaalde tijd, kunt u in Payroll Business een tweede contract voor deze medewerker vastleggen met een andere inkomstenverhouding en tegen de hoge WW-premie. Dit doet u door de medewerker te kopiëren en vervolgens de informatie voor het tweede contract vast te leggen.  Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen Als er sprake is van de lage WW-premie, maar er zijn in een kalenderjaar meer dan 30 % verloonde uren ten opzichte van de contracturen, dan moet aan het einde van het jaar de lage WW-premie worden herzien. Daarom komen in een van de volgende releases in Payroll Business nieuwe payrollelementen beschikbaar, waarmee u kunt controleren of een medewerker meer dan 30% verloonde uren heeft ten opzichte van de contracturen.   Awf premieberekening bij uitbetalen werknemersverzekeringen - dit is een aanvulling op eerdere berichtgeving Bij uitkeringen werknemersverzekeringen, zoals Uitkeringen door UWV, Betalingen door een eigenrisicodrager ZW / WGA en werkgeversbetalingen, is altijd de lage Awf-premie van toepassing. Dit kan gelden voor de volgende drie situaties: Naast de uitkering werknemersverzekeringen, betaalt u geen loon meer aan de werknemer. In dit geval vult u in het scherm Loonheffingen bij het nieuwe veld Uitsluitend werkgeversbetaling (WW laag toepassen) de waarde Ja in. In het scherm Arbeidscontract vult u bij de velden Contract onbepaalde / bepaald tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing in. Hierdoor berekent Payroll Business de lage Awf-premie. Naast de uitkering werknemersverzekeringen betaalt u ook brutoloon aan de werknemer en over dat brutoloon is de lage Awf-premie verschuldigd. In dit geval vult u in het scherm Arbeidscontract bij de volgende velden de volgende waardes in: Contract onbepaalde / bepaalde tijd = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst = Ja Oproepovereenkomst = Nee Hierdoor berekent Payroll Business over de uitkering en het brutoloon de lage AWf-premie.  Naast de uitkering werknemersverzekeringen betaalt u brutoloon aan de werknemer en over dat brutoloon is de hoge AWf premie verschuldigd. In dat geval moet u de looncomponent(en) waarmee u de uitkering werknemersverzekeringen uitbetaalt, in de volgende grondslag plaatsen: Looncomponenten AWf laag. Dit doet u via Instellingen > Berekening > Grondslag. In het scherm Arbeidscontract is minimaal één van de volgende velden niet gevuld met een waarde die geldt voor de lage AWf (zie punt 2): Contract onbepaalde / bepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst Oproepovereenkomst Hierdoor berekent Payroll Business over het brutoloon de hoge Awf premie en over de uitkering werknemersverzekeringen de lage Awf premie. De totale aanwas en de totale premie wordt aan de Belastingdienst doorgegeven als Awf hoog, conform de richtlijnen van de belastingdienst. Awf berekening bij bedrijven met weekperodiciteit Bij bedrijven met  medewerkers die jonger zijn dan 21 jaar en minder dan 12 uur per week werken kon het voorkomen dat zowel Afw-hoog als Awf-laag werd berekend voor deze medewerker. Deze fout is nu vanaf 1-1-2020 hersteld.  Menu aangepast - Instroom gewijzigd in Instroom / Uitstroom Waarom  Met het toevoegen van de menuoptie Voorstel transitievergoeding en de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding worden nu via het menu Instroom, naast de instroomprocessen ook uitstroomprocessen ondersteund. Daarom is met release van januari 2020 de naam van de menu-ingang gewijzigd van Instroom naar Instroom / Uitstroom. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom De naam van de menu-ingang is aangepast  Uw actie  Er is geen actie nodig.  Logo Visma | Raet in rapporten staat nu rechtsboven Waarom Om de leesbaarheid van onze rapporten te verbeteren, komt het Visma | Raet logo niet meer linksboven, maar rechtsboven in de rapporten te staan. Wij blijven de komende tijd aandacht besteden aan het verbeteren van de overzichtelijkheid van onze rapporten en de weergave van de Visma | Raet logo's.  Hoe Wij gaan deze wijziging de komende tijd doorvoeren in alle rapporten. Uw actie  Er is geen actie nodig.  Nieuw  Tussentijds betalen voor meerdere bedrijven in één keer Administratiebeheer > Beheer > Tussentijds betalen Monitor Deze functie is alleen beschikbaar voor administratiekantoren en organisaties met veel bedrijven. Waarom  Het proces Tussentijds betalen controleert of uw medewerkers specifieke declaraties hebben ingediend en betaalt deze direct uit. Hierdoor hoeft de medewerker niet te wachten tot de eerstvolgende payrollverwerking. Dit proces kon u tot nu toe alleen maar voor één bedrijf starten. Vanaf deze release kunt u het proces voor meerdere bedrijven tegelijk starten. Hoe  Log in met de gebruikersgroep voor Administratiebeheer. Ga naar Administratiebeheer > Beheer > Tussentijds betalen Monitor. In dit scherm ​kunt u een productiegroep selecteren. Vervolgens ziet u alle bedrijven die zijn gekoppeld aan de betreffende productiegroep.  Per bedrijf ziet u in welke payrollperiode het bedrijf zich bevindt en welke tussentijdse evaluatie eerder heeft plaatsgevonden. Selecteer de bedrijven in de groep waarvoor het proces gestart moet worden. Gebruik eventueel het bovenste vinkje om alle bedrijven in één keer te selecteren. Controleer onderaan de lijst de datum en het tijdstip van de verwerking en kies voor Evaluatie, Betaling of Beide De manier waarop het proces de betalingen evalueert is verder niet veranderd. Voor meer uitleg zie de online help, onderwerp Tussentijdse betalingen. Betalingen controleren Als u de gegenereerde betalingen wilt controleren, kan dit via het rapport Tussentijdse betalingen. Hiervoor moet u op dit moment nog steeds inloggen bij de betreffende klant. Binnenkort komt er een optie bij om ook dit rapport collectief aan te maken. Uw actie Als u al gebruik maakt van productiegroepen, is het scherm meteen klaar voor gebruik. Kies een productiegroep, controleer eventueel de getoonde bedrijven en start de verwerking. Als u nog geen productiegroepen heeft ingericht, kan dit alsnog: Maak productiegroepen aan via Administratiebeheer > Instellingen > Productiegroepen. Koppel de bedrijven aan de groepen via Administratiebeheer > Instellingen > Payroll stuurgegevens. Automatisch cumulatief journaliseren Waarom  Tot op heden was het alleen mogelijk om via Payroll Business de automatische journalisering te gebruiken voor de maandelijkse journaalposten. Het maken van een cumulatieve journaalpost moest u handmatig doen en het was niet mogelijk om deze dan in het Salarisdossier te plaatsen.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Automatische journalisering Aan het scherm Automatische journalisering ​zijn per 1-1-2020 de volgende nieuwe velden toegevoegd: Aanmaken overzichten cumulatieve journaalpost Kies hier Ja, als u wilt dat Payroll Business voor alle overzichten die u aanvinkt in het scherm Overzichtdefinitie (zie de tekst hieronder), automatisch een cumulatieve journaalpost aanmaakt en naar Salarisdossier stuurt. Eerste periode boekjaar  Hier geeft u aan wat de eerste periode is van het boekjaar. Als voor deze periode de eerste salarisverwerking plaatsvindt, maakt Payroll Business automatisch een cumulatieve journaalpost aan over alle periodes die liggen tussen de hier opgegeven periode boekjaar van afgelopen jaar en huidig jaar.  Journalisering > Beheer > Uitvoerdefinitie > Overzichtdefinitie Aan het scherm Overzichtdefinitie is nu de optie​ Automatisch cumulatief journaliseren toegevoegd. Plaats hier een vinkje als u wilt dat er bij het automatisch journaliseren, ook automatisch een cumulatieve journaalpost wordt aangemaakt. Denk er dus aan dat u hiervoor zowel de optie Automatisch journaliseren als de optie Automatisch cumulatief journaliseren moet aanzetten. U kunt dit per rapport aangeven en ook afwijken van de maandelijkse automatische journaaloverzichten.. Uw actie Als u gebruik wilt maken van de automatische journalisering na afsluiting van een boekjaar, moet u bovenstaande acties uitvoeren. Signalering Wet Arbeidsmarkt in Balans - uit dienst binnen twee maanden Waarom De hoogte van de WW-premie is mede afhankelijk van de lengte van het dienstverband. Als een dienstverband waarvoor u als werkgever de lage WW-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet u alsnog de hoge WW-premie betalen. Om u erop te attenderen dat dit speelt, hebben we een nieuwe signalering gemaakt. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag De nieuwe signalering is een Waarschuwing en het gaat om een signalering voor de categorie Loonaangifte. In het scherm Signaleringsverslag geeft u bij Periode t/m de periode op waarin de ontslagdatum valt. Als de periode vanaf de datum in dienst t/m de datum uit dienst korter is dan twee maanden ziet u de volgende signalering: Uitdienst binnen 2 maanden - Awf mogelijk herzien. Bij de berekening wordt rekening gehouden met schrikkeljaren conform de regels van de Belastingdienst. Uw actie Er is geen actie nodig.  Loonheffing niet meer verdeeld in afzonderlijke componenten Waarom Tot dusver werd de totaal berekende loonheffing uitgesplitst in de volgende afzonderlijke componenten: AOW component ANW component WLZ component Loonbelasting component In de praktijk blijkt dat de verdeling van de loonheffing in afzonderlijke premiedelen niet meer uitvoerbaar is, met name als er sprake is van heffingskortingen en bijzondere beloningen. Daarom vindt de uitsplitsing niet meer plaats in Payroll Business. Hoe Vanaf 01-01-2020 worden de bovenstaande payrollelementen niet meer berekend. Uiteraard blijft Payroll Business wel het totale bedrag van de loonheffing berekenen, zoals nu ook al plaatsvindt. Uw actie Er is geen actie nodig. Berekening Loonheffing bij herleidingsregels met alleen premieplicht Waarom  Als een medewerker alleen premieplichtig is voor de volksverzekering, geldt er een maximum bedrag aan Loonheffing dat u bij een medewerker mag inhouden. Payroll Business hield al rekening met dit maximum. Als een een medewerker echter in de loop van het jaar een herleidingsregel kreeg, werd voor het bepalen van het maximum ten onrechte ook het gedeelte meegenomen van de periodes waarin voor de  medewerker nog geen herleidingsregel van toepassing was. Hoe Met ingang van 01-01-2020 is dit aangepast en wordt het maximum van de Loonheffing vanaf het moment dat de herleidingsregel met alleen premieplicht wordt aangezet, correct berekend. Hiervoor is ook het nieuwe payrollelement Loonheffing (alleen premieplichtig) in Payroll Business opgenomen. Dit cumulatieve payrollelement wordt gebruikt om te toetsen of de medewerker het maximum bedrag voor de Loonheffing heeft bereikt. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd  Meer mogelijkheden Betalingsoverzicht netto resultaat Waarom Omdat er veel wensen en ideeën zijn gemeld over het Betalingsoverzicht netto resultaat, hebben we het rapport op basis hiervan aangepast en nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Hieronder staan de voornaamste wijzigingen. Meer informatie over de werking van het rapport en uitleg over de nieuwe velden vindt u in de online help via Schermen en velden > Rapporten > Betalingen > Betalingsoverzicht netto resultaat. Hoe Rapporten > Betalingen > Betalingsoverzicht netto resultaat Aan het rapport Betalingsoverzicht netto resultaat zijn de volgende mogelijkheden en functionaliteiten voor het samenstellen van rapportages toegevoegd: U hoeft niet meer te kiezen welk type betaling u wilt. In het rapport zijn nu altijd alle types opgenomen per tabblad (xlsx) of pagina (pdf).  Het nieuwe rapport bevat altijd een totaalblad waarop alle totalen van de verschillende types betalingen zijn uitgewerkt. Zo kunt u sneller de aansluiting maken met uw betaalbestand en journaalpost.  U kunt zelf kiezen of u uw rapport wilt opslaan in Mijn rapporten of  in Gedeelde Rapporten zodat uw collega's dit rapport ook kunnen ophalen en het rapport maar een keer aangemaakt hoeft te worden. Bij betalingen via Kas of betalingen met een negatief netto resultaat, worden de kolommen BIC en IBAN niet meer getoond. Het is nu mogelijk om op klantniveau een rapport aan te maken voor meerdere bedrijven. Payroll Business maakt dan per bedrijf een rapport aan. Uw actie  Er is geen actie nodig. U kunt het rapport aanmaken zoals u gewend bent. Arbeidsvoorwaarde Reiskosten - Fiscale uitruil verrekenen in specifieke periode  Waarom Tot nu toe was het mogelijk de fiscale uitruil van reiskosten iedere periode te verrekenen of alleen aan het einde van het jaar of niet. Sommige klanten hebben echter de wens om de uitruil in specifieke perioden te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer het uitbetalen van de vakantietoeslag of eindejaarsuitkering plaatsvindt. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om met ingang van 1-1-2020 in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten specifieke perioden op te geven waarin de fiscale uitruil moet plaatsvinden. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Aan het bedrijfs- en medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd: Periode fiscale uitruil (1e afrekenperiode) Periode fiscale uitruil (2e afrekenperiode) waarin u een specifieke periode kunt vastleggen waarin de fiscale uitruil moet plaatsvinden.  Daarnaast is aan de volgende velden: Fiscale ruimte verrekenen Afrekenen bij uitdienst (fisc.ruimte)  de optie In opgegeven periode fiscale uitruil en einde jaar toegevoegd. Deze optie moet u selecteren als u een specifieke afrekenperiode hebt opgegeven. Naast de opgegeven periode(n) vindt er ook altijd een afrekening plaats in de laatste periode van het kalenderjaar. Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, kunt u dit met ingang van 1-1-2020 inrichten in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Wijzigen medewerkercode beperkt toegestaan Waarom Sinds release 01-2020 is de identificatie van inkomstenverhoudingen in de Loonaangifte gewijzigd: voorheen was dit een technisch nummer. Dit is vervangen door een functionele code, die is samengesteld uit Bedrijfscode, Medewerkercode en Nummer Inkomstenverhouding.  Door deze wijziging kunt u, als de Belastingdienst vragen stelt over een specifieke aangifte, de medewerker gemakkelijker opzoeken. Ook bij de gegevensuitwisseling met andere applicaties is de medewerkercode een belangrijke sleutel, bijvoorbeeld voor een urenregistratiesysteem of pensioenaangifte. Om deze gegevensstromen zo betrouwbaar mogelijk te maken, is het wijzigen van de medewerkercode vanaf deze release alleen onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Hoe Medewerker Als u een nieuwe medewerker heeft vastgelegd, kunt u daarna de medewerkercode nog wijzigen zolang er geen definitieve payrollverwerking heeft plaatsgevonden. Zodra de payrollcyclus is afgesloten (definitief gemaakt), is de medewerkercode meestal al doorgegeven in diverse interfaces. Het wijzigen is daarom vanaf dat moment niet meer mogelijk. Als u toch medewerkercodes wilt wijzigen van medewerkers die al verloond zijn, kunt u in overleg met onze Servicedesk de mogelijkheid tot wijzigen laten activeren. Hernummeren kan nodig zijnbijvoorbeeld bij een fusie of overname. Administratiebeheer  > Inrichting > Algemeen > Bedrijf  Deze menu-ingang is alleen beschikbaar voor administratiekantoren, consultants en de Servicedesk van Visma | Raet. Aan het scherm Bedrijf is het veld Wijzigen medewerkercode toestaan toegevoegd. Hiermee kunt u aangeven vanaf wanneer het is toegestaan om bij medewerkers de medewerkercode te wijzigen en wanneer dit weer geblokkeerd moet worden. Dit doet u als volgt. De standaard waarde is Nee, dus wijzigen is normaal gesproken niet toegestaan. Kies de gewenste Ingangsdatum en wijzig de waarde in Ja, als gedurende een bepaalde periode wijzigen mogelijk moet zijn. Zet - indien van toepassing - de waarde weer op Nee met ingang van een latere Ingangsdatum. Uw actie Er is geen actie nodig. Alleen In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een fusie of overname, kan het ook nodig zijn medewerkercodes te wijzigen. In dat geval zal de consultant die het proces begeleidt actie ondernemen. Selecteren medewerker verbeterd bij Afrekenmatrices en Looncomponenten uitvoer Waarom  Soms werd bij de rapporten Afrekenmatrix Medewerker, Werkgever, Per periode en Looncomponenten uitvoer een medewerker niet gevonden, terwijl deze wel via het zoekscherm was geselecteerd.  Hoe Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix medewerker Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix werkgever Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix per periode Rapporten > Berekening > Looncomponenten uitvoer De zoekmethode is aangepast. U kunt direct beginnen met het intypen van een zoektekst en tegelijkertijd wordt de lijst van medewerkers die aan de zoekcriteria voldoen, getoond. U kunt zoeken op medewerkercode of medewerkernaam. Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw scherm voor rapport Overzicht bedrijfsinrichting Waarom Als u het scherm voor het opvragen van het Overzicht bedrijfsinrichting opende, zag u in het navigatiepad niet altijd het laatst geselecteerde bedrijf. Daarom is het scherm vernieuwd. Hoe  Rapporten > Inrichting > Overzicht bedrijfsinrichting Het nieuwe scherm ondersteunt wel het vasthouden van het laatst geselecteerde bedrijf in het navigatiepad.   Uw actie Het het nieuwe scherm Overzicht bedrijfsinrichting moet worden toegevoegd aan de profielen. Voor de volgende standaard profielen is dit onderdeel van de release van maart 2020: Payroll Business klant profiel Payroll Business Raet Consultant HR Core HR Core Raet consultant Als u eigen profielen gebruikt, raden wij u aan te inventariseren in welke profielen het rapport Overzicht bedrijfsinrichting en het bijbehorende scherm is opgenomen. U kunt deze profielen dan na de release van maart 2020 aanpassen. Koppeling arbeidsvoorwaardevariant ANW Hiaat op basis van fulltime met Periodieke interface UPA Waarom Per ingang van 1-1-2020 is aan de arbeidsvoorwaarde ANW Hiaat de nieuwe variant ANW Hiaat op basis van fulltime toegevoegd. Het was echter nog niet mogelijk om  de volgende gegevens via de Periodieke interface UPA aan te leveren: berekende ANW Hiaat-premies Verzekerd bedrag Jaarloon fulltime Productkenmerk  Productvariant Vanaf release 03-2020 kunt u deze gegevens wel aanleveren. Hoe Aan het bedrijfsscherm en het medewerkersscherm van de arbeidsvariant ANW Hiaat op basis van fulltime  zijn de volgende velden toegevoegd: Verzekerd bedrag (ANW Hiaat) Productkenmerk (ANW Hiaat) Productvariant (ANW Hiaat)  Daarnaast is het mogelijk gemaakt ook voor deze variant de ANW Hiaat-gegevens aan te leveren via de Periodieke interface UPA. Uw actie Als u ANW Hiaat-gegevens van de arbeidsvariant ANW Hiaat op basis van fulltime via de Periodiek interface UPA wilt aanleveren, moet u het volgende uitvoeren, eventueel met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2020: Arbeidsvoorwaarde variant ANW Hiaat op basis van fulltime De nieuwe velden Verzekerd bedrag (ANW Hiaat), Productkenmerk (ANW Hiaat) en Productvariant (ANW Hiaat) invullen. Referentietabel UPA – koppeling pensioenregelingen (Instellingen/Berekening/Referentietabellen beheer) Een nieuwe regel toevoegen aan de referentietabel met de volgende instellingen: Selecteer een vrij Regelinggegevensbloknummer Selecteer de Pensioensoort ANW_Hiaat Voer bij Kenmerk het Productkenmerk in Voer bij Variant de Productvariant in Voer bij Relatienummer PUO het relatienummer in De overige velden zijn voor ANW Hiaat niet van toepassing. Vakantietoeslag Peilmoment- en Combinatiemethode met Generatiepact-functionaliteit Waarom Bij medewerkers met de arbeidsvoorwaarde Generatiepact werd bij het bepalen van de vakantietoeslagreserveringen bij de arbeidsvoorwaardevarianten Peilmoment methode en Combinatie methode (peil deel), geen rekening gehouden met het doorbetalingspercentage. Hierdoor waren de vakantietoeslagen te hoog. Vanaf release 2020-03 wordt er wel rekening gehouden met het doorbetalingspercentage als u het nieuwe veld Generatiepact (Peil vak.toesl.) op Ja heeft gezet. Hoe Instellingen > Arbeidsvoorwaardengegevens > Vakantietoeslag (Peilmoment methode) Aan het bedrijfsscherm Vakantietoeslag (Peilmoment methode) is vanaf 1-1-2020 het veld Generatiepact (Peil vak.toesl.) toegevoegd. Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, kunt u dit veld per de gewenste ingangsdatum op Ja zetten. U zorgt ervoor dat in de grondslag Vakantietoeslag – basisgrondslag niet één van de looncomponenten Generatiepact vermindering 1 t/m 3 is opgenomen.  Instellingen > Arbeidsvoorwaardengegevens > Vakantietoeslag (Combinatie methode) Aan het bedrijfsscherm Vakantietoeslag (Combinatie methode) is vanaf 1-1-2020 het veld Generatiepact (Peil vak.toesl.) toegevoegd. Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact., kunt u dit veld per de gewenste ingangsdatum op Ja zetten. U zorgt ervoor dat in de grondslag Vakantietoeslag – basisgrondslag niet één van de looncomponenten Generatiepact vermindering 1 t/m 3 is opgenomen. In de grondslagen Vakantietoeslag -extra opbouw en Vakantietoeslag – extra opbouw afw. periode plaatst u indien nodig, wel één van de looncomponenten Generatiepact vermindering 1 t/m 3. Uw actie Vanaf de ingangsdatum 1-1-2020 kunt u de Generatiepact-functionaliteit voor de arbeidsvoorwaardevarianten Vakantietoeslag Peilmoment methode en Combinatie methode aanzetten.  Rapport Looncomponenten uitvoer verbeterd Waarom Het rapport looncomponenten uitvoer zag er verouderd uit. Daarom is de achterliggende techniek vernieuwd. Tevens is hiermee een melding opgelost, zie onder Opgeloste meldingen, onderwerp Rapport Looncomponenten uitvoer gaf verkeerde resultaten (change 493039). Hoe  Rapporten > Berekening > Looncomponenten uitvoer Voornaamste wijzigingen: Het XLS-formaat is vervangen door het nieuwere XLSX-formaat. Naast de looncomponent, wordt voortaan ook de sublooncomponent vermeld - indien van toepassing. De PDF-variant wordt bij het afdrukken niet meer gecomprimeerd naar A4-formaat.  Ook is het voortaan gemakkelijker om zelf de Excel-data te bewerken: Als u een groepeerkenmerk toepast, bijvoorbeeld Afdeling, wordt dit niet meer tussen de detailregels vermeld, maar als kolom.  Het blok met totaalregels staat nu op een apart tabblad. Uw actie Er is geen actie nodig. Eventuele definities die u eerder gemaakt heeft, kunt u blijven gebruiken. Gegevenselement Jaarbedrag levensloopverlofkorting van schermen verwijderd Waarom Het gegevenselement Jaarbedrag levensloopverlofkorting wordt vanaf 1-1-2020 niet meer gebruikt in de salarisberekening. Het aansturen van de levensloopverlofkorting vindt nu plaats via de referentietabel Loonheffing levensloopverlofkorting.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeisdvoorwaarden > Levensloop bijdrage werkgever Medewerker > Contract > Arbeisdvoorwaarden > Levensloop opname Medewerker > Contract > Arbeisdvoorwaarden > Levensloop sparen Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen Het gegevenselement Jaarbedrag levensloopverlofkorting is van de volgende schermen verwijderd: Levensloop bijdrage werkgever Levensloop opname Levensloop sparen Loonkostenvoordelen Uw actie Er is geen actie nodig. Generatiepact Percentages pensioen aanpassen naar max 200% Waarom Tot nu toe was het uitgangspunt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact dat er werd gekeken naar de fulltime-uren en dat er een vermindering plaatsvond van het salaris. Een aantal CAO's schrijven echter voor dat er bij deelname aan het generatiepact, voor het bepalen van de premie moet worden uitgegaan van de parttime-uren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Generatiepact Vanaf deze release is voor het veld Generatiepact percentage pensioenopbouw van het medewerkerscherm Generatiepact het waardebereik uitgebreid, zodat het nu mogelijk is hier een percentage groter dan 100% op te geven. Deze wijziging geldt vanaf 1-1-2020. Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit van het Generatiepact wilt gebruiken, dan kan dit met ingang van 1-1-2020. Aanpassen maximale lengtes velden doorgifte Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Waarom Het bestandsformaat van de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) heeft voor elk veld dat moet worden doorgegeven, een validatie op het maximum aantal posities van elk veld. Voor een aantal van deze velden zagen wij dat vanuit Payroll Business een te lange waarde werd doorgegeven, waardoor de aangifte werd afgekeurd. Dit hebben we in de maart release opgelost. Hoe Wij hebben deze velden afgekapt, zodat deze met een juiste lengte naar de aangifte worden doorgegeven. De waarde in Payroll Business kunt u zo laten staan. Wij zorgen voor de afkapping in de Uniforme Pensioen Aangifte. Het gaat om de volgende velden: Functiecode Deze wordt doorgegeven met een maximum aantal posities van 8. Woonplaats Deze wordt doorgegeven met een maximum aantal posities van 24. Uw actie Als u zelf een andere waarde mee wilt geven die niet afgekapt hoeft te worden, dan moet u uw inrichting hierop aanpassen. Toegepast percentage fiscale bijtelling auto van de zaak getoond in arbeidsvoorwaarde Waarom Door het afbouwen van de kortingsregelingen voor de fiscale bijtelling, is nu niet eenduidig van de categorie af te lezen welk bijtellingspercentage wordt toegepast. Zo kan er bijvoorbeeld bij een eerste datum toelating in 2019 voor categorie 11. Auto op waterstof een bijtellingspercentage gelden van 4%, terwijl bij een eerste datum toelating in 2020, een bijtellingspercentage van 8% geldt. Daarom is het wenselijk het toegepaste percentage te tonen in het arbeidsvoorwaardenscherm Auto van de zaak. Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket > Auto van de zaak Aan het medewerkerscherm Auto van de zaak is het veld Toegepast % bijtelling toegevoegd. Hierin ziet u, na een salarisverwerking, het toegepast bijtellingspercentage. Dit is het percentage voor aftopping in verband met een cataloguswaarde hoger dan € 50.000 euro. Uw actie Er is geen actie nodig. Voorstel Transitievergoeding - melding bij datum in dienst voor medewerker onder de 18  Waarom Bij het bepalen van de dienstjaren voor het berekenen van de transitievergoeding geldt het volgende: Als de werknemer die is ontslagen nog geen 18 jaar is en gemiddeld ten hoogste 12 uur per week werkte, is er geen transitievergoeding van toepassing.   Voor de berekening van de duur van de arbeidsovereenkomst worden maanden waarin de gemiddelde omvang van de door de werknemer verrichte arbeid ten hoogste twaalf uur per week heeft bedragen, tot het bereiken van de achttienjarige leeftijd buiten beschouwing gelaten. Hoe Instroom / Uitstroom > Voorstel transitievergoeding Omdat de historie van de medewerker en de gewerkte uren niet altijd beschikbaar is in Payroll Business, wordt er een waarschuwing gegeven bij het berekenen van een voorstel transitievergoeding voor een medewerker die ten tijde van de indiensttreding nog geen 18 jaar is. Er wordt hierbij gekeken naar het laatste contract.  Uw actie Als de medewerker nog geen 18 was en 12 uur of minder heeft gewerkt, kunt u Afwijkende jaren in dienst, afwijkende maanden in dienst en afwijkende dagen in dienst invoeren, óf u kunt er voor kiezen een Afwijkende datum in dienst in te voeren, bijvoorbeeld de datum waarop de medewerker meer dan gemiddeld 12 uur per week ging werken, of de datum waarop de medewerker 18 werd.  PAWW in samenvoegregeling  Waarom Om de reeds berekende en ingehouden PAWW-premie van andere Inkomstenverhoudingen (IKV's) mee te nemen, moeten de PAWW-gegevens beschikbaar komen in het scherm Samenvoegregeling. Hoe De volgende velden zijn beschikbaar voor de samenvoegregeling: PAWW cumulatieve premie wn (overige ikv) PAWW cumulatieve grondslag wn (overige ikv) PAWW cumulatief loon wn (overige ikv) PAWW cumulatief maximumloon wn (overige ikv) PAWW cumulatieve franchise wn (overige ikv) In de MKV PAWW moeten deze waarden meegenomen worden in de berekening. Uw actie Als u gebruik de Samenvoegregeling wilt gebruiken om de berekende en ingehouden premie PAWW van andere IKV's in de berekening mee te nemen, moet u deze vastleggen in de beschikbare velden in de Samenvoegregeling. Opgeloste meldingen  Afrekenmatrix zoeken op medewerkernaam werkte niet altijd (change 1845471) Melding In specifieke gevallen werd bij het gebruiken van het zoekvenster de medewerker niet gevonden. Dit is nu opgelost. Oplossing De zoekmethode is aangepast. Zie in deze release notes het onderwerp hierover onder Gewijzigd en verbeterd. Uw actie Er is geen actie nodig Rapport Looncomponenten uitvoer gaf verkeerde resultaten (change 493039) Melding Als het rapport Looncomponenten uitvoer voor  één persoon werd opgevraagd met output in Pdf-formaat, dan werden de cumulatieven dubbel weergegeven.  Oplossing We hebben de werking van het rapport aangepast zodat de dubbeltelling in de hiervoor genoemde situatie niet meer voorkomt. Ook is de lay-out aangepast,  aan die van de huidige standaard. Zie in deze release notes het onderwerp hierover onder Gewijzigd en verbeterd. Uw actie Er is geen actie nodig. Validatiewaarden op Engelse loonstroken in het Nederlands (change 1897893) Melding Op de Engelstalige loonstrook worden de validatiewaarden (Ja / Nee / Niet van toepassing) van de gegevenselementen Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst in het Nederlands weergegeven. Oplossing We hebben de validatiewaarden vertaald, zowel in het Engels als het Duits.  Uw actie Er is geen actie nodig. Engelse vertaling ontbrak of was onjuist (change 1834766) Melding De looncomponent ANW Hiaat onbelast staat op de loonstrook als Free pay component (general). Door deze algemene vertaling was het niet duidelijk welke looncomponent werd bedoeld. Oplossing Voortaan staat de looncomponent ANW Hiaat onbelast in het Nederlands op de Engelstalige loonstrook. Uw actie Er is geen actie nodig. Levensloopverlofkorting niet getoond in referentietabel (change 1904076) Melding Bij het overzicht Referentietabel was het niet mogelijk de tabel Loonheffing levensloopverlofkorting te kiezen.  Oplossing Dit is opgelost, zodat u de tabel weer kunt selecteren.  Uw actie Er is geen actie nodig. Automatisch route berekenen - Nee tenzij... veranderde niet bij wijziging adres (change 1643628) Melding Als u op medewerkerniveau bij de automatische route berekening had gekozen voor Nee tenzij, werd deze waarde bij een adreswijziging niet altijd automatisch aangepast naar Ja. Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en verandert voortaan wel automatisch in Ja. Uw actie Er is geen actie nodig. Vermelding Contract bepaalde/onbepaalde tijd op de loonstrook Melding In release 2019-07 hebben wij de naam van het veld Soort contract gewijzigd in Contr. onbep./bep. tijd. Dit is namelijk de omschrijving dit de Belastingdienst hanteert. In het scherm Arbeidscontract ziet u sindsdien de nieuwe omschrijving, maar op de loonstrook stond nog de oude omschrijving Soort contract Oplossing Ook op de loonstrook is de omschrijving nu aangepast. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren CSV mist gegevens Melding Bepaalde gegevens die u wilde exporteren, werden niet opgenomen in het exportbestand. Ook bij het opvragen van een exportbestand met alleen de betreffende elementen, gaf geen resultaat. Oplossing De oplossing van het probleem is inmiddels uitgeleverd, De elementen worden nu correct opgehaald en opgenomen in het exportbestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Ten onrechte salarisberekening voor medewerkers uit dienst (change 970895) Melding Door een wijziging in de inrichting op klantniveau, verscheen voor twee medewerkers die ruim zeven jaar uit dienst zijn voor een grondslagregeling de foutmelding: deling door nul.  Payroll Business controleert ook bij medewerkers die uit dienst zijn sommige waarden, omdat er sprake kan zijn van nabetalingen. De fout is ontstaan omdat de berekening van overuren was gewijzigd; de basis was periodebedrag van grondslag en dit werd gewijzigd in standaard uurloon. Bij deze medewerkers faalde de controle en vond er een salarisberekening plaats, omdat er gecontroleerd werd met elementen die nog niet bestonden, toen de medewerkers uit dienst gingen. Oplossing Vanaf deze release is de berekening van de volgende grondslagen hierop aangepast: Overuren Overige uren tabel Overige uren bijzonder tarief Toeslagen vast Toeslagen variabel  De berekende waarde zelf is niet veranderd, maar de berekeningswijze wel zodat deze fout niet meer zal optreden. De ingangsdatum van de nieuwe berekeningswijze is 1 mei 2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Payrollelement Reservering Vakantietoeslag periode foutief vastgesteld (change 987515) Melding Een medewerker krijgt vakantiegeld uitbetaald, waarna blijkt dat het gereserveerde bedrag extreem hoog is. Het probleem ontstond doordat de medewerker geen salaris heeft, maar alleen uitkeringen en aanvullingen. Deze uitkeringen en aanvullingen worden deels meegenomen in de vakantietoeslag extra opbouw. Omdat er geen salaris is, is de basisgrondslag vakantietoeslag 0. Bij de reserveringen ging dit fout, omdat de vakantietoeslag werd berekend met de peilmethode en er geen grondslag was, maar wel een reservering in de vorige periode. Deze reservering werd overgenomen en daar werden de cumulatieve reservering over de extra opbouw en de sublooncomponenten bij opgeteld. Hierdoor werd de reservering te hoog vastgesteld. Oplossing De berekening is aangepast, zodat deze fout niet meer zal optreden. De ingangsdatum van de nieuwe berekeningswijze is 1 januari 2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Onterechte signaleringen - Signalering 2054 - Geen aanwas AWf laag bij niet BBL (83) (change 1888964) Melding Na het verwerken van de eerste periode van 2020 bleek dat de volgende signalering onterecht werd gegeven bij medewerkers die de eerste dag van een perdiode in dienst kwamen: Signalering 2054 - Geen aanwas AWf laag bij niet BBL (83).  Oplossing De signaaldefinities is aangepast, zodat de signalering niet meer worden gegeven als een medewerker niet op de eerste dag van een periode in dienst komt. Deze aanpassing gaat in per 01-01-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Onterechte signaleringen - oproepovereenkomst (change 1876482 ) Melding Na verwerking van de eerste periode van 2020 bleek dat bepaalde signaleringen voor een oproepovereenkomst onterecht werden gegeven.  Oplossing De signaaldefinities zijn aangepast, zodat de signaleringen niet meer worden gegeven: als een medewerker niet op de eerste dag van een periode in dienst komt. als bij een DGA of een transitievergoeding voor bepaalde gegevens de waarde Niet van toepassing is vastgelegd. Deze aanpassingen gaan in per 01-01-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 2/21/2020

In deze versie ... Aangepast in versie 2 Bij Uw actie staat nu waar u in de Datafeed de velden vindt die u moet toevoegen.  Gewijzigd en verbeterd Gegevens toegevoegd Waarom Voor wet en regelgeving ontbraken er gegevens in de modellen en in de Datafeed. Deze gegevens zijn toegevoegd aan alle modellen, met uitzondering van Verzuim. Hoe De volgende gegevens zijn toegevoegd aan zowel de modellen van Report builder als de Datafeed: WAO/WIA registratie Restverdiencapaciteit WAO/WIA klasse WIA AO % pr WIA AO % th Arbeidscontract Schriftelijke arbeidsovereenkomst Oproepovereenkomst Gratificatie 2 Afrekening bij uitdienst (grat 2) Percentage (grat 2) Uitbetalingsperc (grat 2) Uitgestelde betaling vrijb (grat 2) Gratificatie (grat 2) Opgeb recht grat 2 periode (Loonaangifte) Opgeb recht grat 2 vast (Loonaangifte) Uw actie U moet zelf uw rapporten of configuratie van de Datafeed aanpassen om de toegevoegde velden zichtbaar te maken. In de Datafeed vindt u de velden als volgt: Navigeer naar Medewerker> WAO_WIA_registratie en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Restverdiencapaciteit WAO/WIA registratie WAO/WIA klasse WAO/WIA registratie WIA AO % pr WAO/WIA registratie WIA AO % th WAO/WIA registratie Navigeer naar Arbeidscontract > Arbeidscontract en voeg de volgende nieuwe velden toe:  Oproepovereenkomst OproepovereenkomstOmschrijving Schriftelijke arbeidsovereenkomst Schriftelijke arbeidsovereenkomstOmschrijving  Navigeer naar Arbeidscontract en breid de entiteit uit. Gratificatie 2 is toegevoegd als een nieuwe entiteit en bestaat uit de volgende velden: Afrekening bij uitdienst (grat 2) Percentage (grat 2) Uitbetalingsperc (grat 2) Uitgestelde betaling vrijb (grat 2) Gratificatie (grat 2) Opgeb recht grat 2 periode (Loonaangifte) Opgeb recht grat 2 vast (Loonaangifte) Publishing Date : 2/27/2020

Mededelingen Raet ideeënplatform voor Payroll business verhuist naar Payroll business product communitiy Omdat wij continu willen werken aan het verbeteren van de communicatie met onze gebruikers, hebben wij het Raet ideeënplatform verhuisd naar de Payroll Business product community. Het voordeel hiervan is dat u hier niet alleen ideeën kunt inleggen, maar ook kunt participeren in forums, blogs en nieuws.  We hebben alle gebruikers met alle ideeën en ‘votes’ naar de Visma | Raet community voor Payroll Business verhuisd. Dit betekent dat de actieve leden van een groep, actief lid worden van de corresponderende productgroep in de community. Wanneer u nog geen lid was van de Payroll Business community, heeft u inmiddels een email ontvangen met het verzoek lid te worden. In de komende weken zullen ook de andere productgroepen verhuizen naar de productspecifieke communities. Zo zullen de HR Core business ideeën uit het Ideeënplatform samen met de gebruikers in de komende week verhuizen naar de HR Core Business product community en zo ook voor de andere producten.  U kunt het nieuwe ideeënplatform voor Payroll Business vinden via deze link. Waardenlijst Reden uit Dienst is correct Veel klanten nemen contact met ons op omdat zij menen dat het onjuist is dat code 02 niet voorkomt in de nieuwe waardenlijst Reden uitdienst in Payroll Business, terwijl deze wel voorkomt in de lijst met redenen uit dienst van de Belastingdienst. Ook de codes 80 en 81 uit de nieuwe waardenlijst in Payroll Business roepen vragen op, omdat deze juist niet voorkomen in de lijst van de Belastingdienst. De waardenlijst in Payroll Business is echter correct. Toelichting Samen met alle Software leveranciers (SWO's) is besloten om de nieuwe lijst van de Belastingdienst te combineren met de redenen uit dienst voor de Uniforme Pensioenaangifte. Voor de pensioenfondsen is het niet mogelijk hun processen correct uit te voeren als code 02 binnenkomt, omdat deze code niet specifiek genoeg is. In overleg met alle SWO’s is besloten om code 02 uit te splitsen in code 80 en 81. Daarom ziet u deze codes in de nieuwe waardenlijst Reden uitdienst in Payroll Business. Verwerken codes 80 en 81 Als u code 80 of 81 selecteert voor een medewerker die uit dienst gaat, wordt dit als volgt verwerkt: Pensioenaangifte: code 80 en 81 worden opgenomen in de pensioenaangifte en naar het betreffende pensioenfonds verstuurd. Loonaangifte: als u kiest voor code 80 of 81 wordt in de loonaangifte code 02 opgenomen en naar de Belastingdienst verstuurd. Toekomst De Belastingdienst onderzoekt of zij vanaf 2021 de code 02 ook kunnen vervangen door code 80 en 81, zodat de lijsten met redenen uit dienst dan hetzelfde zijn. Nieuw scherm rapport Overzicht bedrijfsinrichting in release van maart 2020 In de release van maart 2020 komt er een nieuw scherm beschikbaar voor het rapport Overzicht bedrijfsinrichting. Als u het huidige scherm opent, toont het navigatiepad niet altijd het laatst geselecteerde bedrijf. Het nieuwe scherm gaat dit wèl ondersteunen en vervangt daarom het oude scherm.  Het nieuwe scherm Overzicht bedrijfsinrichting moet worden toegevoegd aan de profielen. Voor de volgende standaard profielen is dit onderdeel van de release van maart 2020: Payroll Business klant profiel Payroll Business Raet Consultant HR Core HR Core Raet Consultant Als u eigen profielen heeft gedefinieerd, raden wij u aan te inventariseren welke profielen het rapport Overzicht bedrijfsinrichting en het bijbehorende scherm gebruiken. U kunt deze profielen dan na de release van maart 2020 aanpassen.  Nieuw Scherm Loonaangifte - veld Reden einde inkomstenverhouding flexwerker verwijderd Waarom Vanaf januari 2020 hanteren de Belastingdienst en de Uniforme Pensioenaangifte een standaard lijst met redenen uit dienst. Meer informatie hierover vindt u in de Release notes van 2020-01, onderwerp Loonaangifte - conversietabel Reden uit dienst. De waarden in deze standaard lijst vervangen de waarden van het veld Reden einde inkomstenverh.flexw. Daarom is dit veld van het scherm Loonaangifte verwijderd.  Hoe  Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Het veld Reden einde inkomstenverh.flexw. is met ingang van 1-1-2020 verwijderd van het scherm Loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Berekening uren loonaangifte bij Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Waarom Op het moment wordt het aantal verloonde uren ((NL) Loonaangifte) gecorrigeerd met het aantal opgegeven uren van de verschillende verlofsoorten bij Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing). Als er echter alleen een percentage was ingevoerd voor een verlofsoort, vond er geen correctie plaats. Vanaf deze release is het mogelijk is om de opgenomen verlofuren af te leiden van een percentage op basis van contract- of  bedrijfsuren bij Loondoorbetaling bij verlof (uitplitsing). Vervolgens ontstond de vraag om op basis van de uren ook verloonde uren in de loonaangifte aan te passen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) U kunt het afleiden van de verlofuren- en daaruitvolgend de verloonde uren op basis van het percentage Loondoorbetaling bij verlof met ingang van 1 januari 2020 in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) als volgt vastleggen: veld Basis opname verlof Geef hier op of of het opgenomen verlof gekort moet worden op basis van contracturen of op basis van bedrijfsuren. veld Afleiden uren uit percentage verlof Vul hier Ja in als u wilt dat de uren voor loonaangifte worden gecorrigeerd met de uren berekend op basis van het percentage opgenomen verlof. Uw actie Als u deze functionaliteit wilt gebruiken, moet u vastleggen welke basis, bedrijf- of contracturen, voor het opgenomen verlof geldt en of u wilt dat de verlofuren van het opgegeven percentage afgeleid moeten worden. Gewijzigd en verbeterd  Inkomstenverhouding staat voortaan in overzichten Afrekenmatrix en overzicht Payrollelementen Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Daarom breiden wij nu al sommige rapporten uit met de kolom IKV, zodat duidelijk is onder welke inkomstenverhouding Payroll Business de berekende gegevens doorgeeft aan de Belastingdienst. Hoe Rapporten > Berekening Aan de volgende rapporten is de kolom IKV toegevoegd: Afrekenmatrix medewerker Afrekenmatrix werkgever Payrollelementen In de loop van februari ziet u in deze kolom bij alle medewerkers het nummer inkomstenverhouding zoals dat tot nu toe is vastgelegd bij de medewerker. Later dit jaar kunt u zien dat een eventuele transitievergoeding en de bijbehorende inhoudingen worden uitbetaald via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. In het overzicht Payrollelementen ziet u het nummer inkomstenverhouding alleen bij de elementen die gebruikt worden in de loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Reden uit dienst verplicht bij datum uit dienst Waarom Voor de loonaangifte en het berekenen van een transitievergoeding, is niet alleen de datum uit dienst, maar ook de reden uit dienst nodig. Daarom controleert Payroll Business vanaf deze release of bij het uit dienst melden van een medewerker via het scherm Medewerker, zowel de Datum uitdienst als de Reden uit dienst is ingevuld.  Hoe Medewerker > Medewerker Als u via het scherm Medewerker een medewerker uit dienst meldt door bij Dienstverband indicatie te kiezen voor Uit dienst, vult Payroll Business automatisch de Peildatum in bij Datum uitdienst. Vanaf deze release, bent u in dit geval verplicht om bij het veld Reden uit dienst een reden op te geven. Doet u dit niet, dan kunt u de wijzigingen in het scherm niet opslaan. Let op: als u een medewerker uit dienst meldt door het importeren van een Datum uitdienst, waarschuwt het systeem niet als hierbij de reden uit dienst ontbreekt. U moet dus zelf controleren of bij het importeren van een Datum uitdienst ook de Reden uit dienst aanwezig is. Uw actie Er is geen actie nodig. Wizards - knop Opslaan niet meer in ieder vervolgscherm aanwezig Waarom Om het gebruik van de wizards overzichtelijker te maken, is de knop Opslaan niet langer in ieder vervolgscherm aanwezig. Payroll Business slaat de gegevens in een scherm namelijk ook op als u op de knop Volgende of Vorige klikt. Het gaat om de volgende wizards: Aanmaken medewerker Kopiëren medewerker Kopiëren medewerker transitievergoeding  Aanmaken medewerker met profielgroep  Hoe Instroom/Uitstroom >  Aanmaken medewerker Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker Instroom/Uitstroom >  Kopiëren medewerker transitievergoeding Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep  In de eerste schermen van de volgende wizards:  Kopiëren medewerker Kopiëren medewerker met transitievergoeding Aanmaken medewerker met profielgroep ziet u rechtsonder nog de knop Opslaan. Daarna ziet u bij het invullen van de schermen van de verschillende wizards, rechtsonder alleen nog de knoppen Annuleren, Vorige en Volgende en niet langer de knop Opslaan.  Een uitzondering hierop is het scherm Arbeidsvoorwaarden in de wizards. Deze heeft nog wel de knop om op te slaan, zodat u wijzigingen in het arbeidsvoorwaardencluster en/of arbeidsvoorwaarden kunt invoeren. U kunt altijd naar het volgende scherm met de knop Volgende en naar het vorige scherm met de knop Vorige. Als u op één van deze knoppen klikt, slaat het systeem de gegevens automatisch op.  Uw actie Er is geen actie nodig. Startdatum opvolgend werkgeverschap in transitievergoeding Waarom Voor het berekenen van de transitievergoeding is het voor externe medewerkers, zoals uitzendkrachten, die in dienst komen van belang dat de startdatum van de uitzendperiode wordt meegenomen voor het bepalen van de dienstjaren. In deze situatie is dan namelijk sprake van opvolgend werkgeverschap. Daarom is kunt u vanaf deze release de startdatum opvolgend werkgeverschap vastleggen, zodat Payroll Business bij het berekenen van de transitievergoeding rekening kan houden met deze startdatum. Hoe Medewerker > Medewerker Aan het scherm Medewerker is met ingang van 1-1-2020 het veld Startdatum opvolgend werkgeverschap toegevoegd. Daarnaast kunt u zoals gebruikelijk, de Datum indienst invoeren. Payroll Business gebruikt de Startdatum opvolgend werkgeverschap voor het bepalen van de dienstjaren bij het berekenen van de transitievergoeding.  Uw actie Als er sprake is van voormalige uitzend- of inleenkrachten die in dienst komen, kunt u de startdatum van de inleen- of uitzendperiode vastleggen in het veld Startdatum opvolgend werkgeverschap.  Watermerk loonstrook donkerder Waarom Het watermerk van de loonstrook dat aangeeft dat het om een conceptstrook gaat, was bij het printen, en met name bij het kopiëren, nauwelijks zichtbaar.  Hoe De conceptstroken hebben nu een watermerk dat donkerder is, waardoor het ook zichtbaar blijft bij het kopiëren van de loonstrook. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Wijziging adres leidde niet tot wijziging mailmerge-gegevens (change 1849646)  Melding Bij het wijzigen van het adres werd het mailmerge-adres niet altijd bijgewerkt, waardoor de salarisstrook nog naar het oude adres werd verstuurd. Oplossing  Dit is opgelost. De mailmerge-adresgegevens worden voortaan bijgewerkt en zijn weer actueel. Uw actie Er is geen actie nodig. ANW-premie werd niet berekend (change 1868803) Melding Na de release van 2020-01 vond er in de arbeidsvoorwaarde ANW hiaat bij de volgende varianten geen premieberekening meer plaats: 0001 Gesplitste jaarpremie werkgever/werknemer 0003 Gesplitste periodepremie werkgever/werknemer 0004 ANW Hiaat op basis van leeftijdtabel Oplossing Dit is opgelost en inmiddels hersteld via een tussentijdse release op 07-01-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Journalisering - verwijderen nulregels uit exportdefinitie lukte niet meer (change 69753) Melding Als er een exportdefinitie werd gekozen om een exportbestand aan te maken en de beide kolommen debet en credit hadden allebei 0 als waarde, dan werd deze nulregel ten onrechte ook opgenomen in het exportbestand. Hierdoor was het niet mogelijk het bestand in het financiële systeem te importeren. Oplossing Vanaf de februari release komen deze nul regels niet meer voor in het exportbestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Nabetaling winstdeling te vroeg uitbetaald (change 4427036) Melding Als u met terugwerkende kracht de arbeidsvoorwaarde Winstdeling had toegevoegd, vond soms twee maanden na het uitbetalen van de winstdeling ineens een nabetaling plaats bij een medewerker die voor de uitbetalingsperiode uit dienst was gegaan. Een reden voor het met terugwerkende kracht toevoegen van de arbeidsvoorwaarde Winstdeling, is het laten plaatsvinden van reserveringen in de journaalpost. De regeling heeft een opbouw van een vast percentage over het hele jaar, waarbij uitbetaling plaatsvindt in een vaste periode na het opbouwjaar. Het probleem ontstond, omdat de bedrijfsinstelling voor Afrekening bij uitdienst (winstd) niet correct werd uitgevoerd. Oplossing Uitbetaling vindt plaats bij uit dienst treden op basis van de instellingen op bedrijfsniveau van de arbeidsvoorwaarde Winstdeling (obv werkelijke opbouw). Uw actie Er is geen actie nodig. Payrollelement Reservering Vakantietoeslag periode foutief (change 987515) Melding Bij een medewerker die geen salaris heeft, maar alleen uitkeringen en aanvullingen, vond een extreem hoge reservering vakantietoeslag plaats. Omdat er geen salaris is, is de basisgrondslag vakantietoeslag 0. Bij de reserveringen gaat het in deze situatie een fout, omdat als er via de peilmethode berekend wordt er in de situatie dat er geen grondslag is waardoor geen reservering berekend kan worden, ondanks dat er in de vorige periode wel een reservering aanwezig is.  Oplossing De berekening is hierop aangepast, zodat deze fout niet meer zal optreden. Uw actie Er is geen actie nodig. Loonheffingen niet goed berekend in december door nulstellen Jaarloon BB Per datum indienst (change 1387709) Melding Voor een nieuwe medewerker berekent Payroll Business automatisch het jaarloon bijzondere beloning. U kunt ook zelf een waarde opgeven, maar als u in het jaar dat de medewerker in dienst is gekomen het jaarloon bijzondere beloning wijzigt, wordt de waarde die Payroll Business heeft berekend, verwijderd. Als u het jaarloon heeft vastgelegd met een peildatum die ligt na de datum in dienst, gaat de door het systeem berekende waarde vanaf de datum in dienst verloren. Hierdoor wordt er voor eenmalige betalingen tot de periode waarin u het jaarloon heeft ingevoerd, een tarief van 0 (nul) toegepast. Oplossing Dit is nu gecorrigeerd. Als u na de datum in dienst het jaarloon bijzondere beloning zelf vastlegt, blijft de waarde die Payroll Business op de datum in dienst heeft bepaald, actief. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/24/2020

Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsproces verbeterd Waarom Sinds oktober 2019 komen er regelmatig vertragingen voor in het verwerken van de mutaties naar de applicaties van Management Informatie, zoals Rapportages en Datafeed. Daarom hebben we het verwerkingsproces aangepast. Hoe In deze release hebben we verbeteringen doorgevoerd in het verwerkingsproces, waardoor de doorlooptijd van de mutaties is teruggebracht. We blijven samen met HR Core werken aan dit proces om de doorlooptijd verder terug te brengen. Via de release notes houden we u hiervan op de hoogte. Uw actie Er is geen actie nodig. Datafeed - Vooraankondiging - Wijziging volgorde gegevens in bestand Dit onderwerp geldt alleen voor de gebruikers van de Datafeed. In de volgende release, d.w.z. de maart release, gaan we nog op de gebruikelijke manier nieuwe elementen in de Datafeed opnemen door het toevoegen van nieuwe kolommen aan het eind van het bestand. U vindt deze structuur ook terug in het metabestand. Manier toevoegen kolommen wijzigt vanaf eerste release na maart release Waarom Vanaf de eerste release na de maart release voegen we nieuwe kolommen in de Datafeed niet meer toe aan het eind van het bestand. Vanaf deze release zijn de kolommen in het bestand alfabetisch gerangschikt en voegen we nieuwe kolommen toe in alfabetische volgorde. Hierdoor kunnen wij eventuele tussentijdse wijzigingen sneller en efficiënter vrijgeven. Voor de volgorde van de kolommen in de output is het metabestand leidend.  We brengen u nu al op de hoogte van deze wijziging, zodat u uw processen tijdig kunt aanpassen.  Uw actie Als uw Datafeed-proces altijd al het metabestand inleest om de kolommen van de data te bepalen, hoeft u niets te doen. Als uw Datafeed-proces het metabestand inleest op volgorde van de kolommen, moet u dit proces aanpassen zodat het proces de kolommen inleest op basis van de kolommen in het metabestand. Opgeloste meldingen BI Rapportage niet volledig (change 12254285) Melding Niet alle data werd meegenomen in een export naar Management Informatie. Oplossing De export is aangepast, zodat het probleem vanaf deze release is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Functie-informatie ontbrak (change 10162188 en 13169604) Melding In het reportmodel ontbraken enkele onderdelen van de functie-informatie. Oplossing Dit is opgelost. De gegevens zijn aangevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/23/2020

Changed and improved Sector and Risk group in Digipoort for week 42 sickness notification Why Pursuant to the Labor Market in Balance Act and starting on 1 January 2020, HR Core Business and Payroll Business will no longer use the Risk Group to determine the unemployment insurance (WW) contribution. The UWV (employee insurance agency) still uses this field as an identification key, meaning they still expect to receive it.  How Although you no longer need to register the risk group in HR Core Business, we will continue to transmit it to UWV. Starting on 1-1-2020, we will fill out the following risk premium groups for a new payroll tax number and/or sector code: 07 for the employment agency sector (sector code 52) 03 for the graphics sector (sector code 09) 01 for other sectors Your action No action is required.  Generate work schedule for a maximum of two years Why Until this release it was possible to set the end date for generating a work schedule as 31-12-9999, which meant that work schedules could be generated in advance for thousands of years. This could lead to enormous amounts of work schedule data, which could inundate interfaced systems. It can also be convenient to generate a work schedule for shorter periods to conduct periodic checks from time to time.   How Settings > Work pattern > Generate work schedule  You are now required to enter an end date in the End date (max. 2 years) field. This can be up to two calendar years in advance from the Start date field. If you enter an end date that is more than two calendar years in the future, the system will not accept the date and will delete your entry in the End date (max. 2 years) field. Your action No action is required. Resolved notifications E-mail addresses with certain extensions were no longer stored in HR Core Business (change 1866682) Notification It was no longer possible to save e-mail addresses with the extension @xx.xxx.com in HR Core business, because these were not recognized as a valid e-mail address. However, it is sometimes necessary to save e-mail addresses with the extension @nl.visma.com, as well as e-mail addresses with the extension @visma.com (the extensions shown are examples). Solution This has been resolved. Starting with this release, you can once again save e-mail addresses with a @xx.xxx.com extension.  Your action No action is required. Publishing Date : 1/23/2020

Gewijzigd en verbeterd  Sector en Risicogroep in Digipoort 42e weekmelding Waarom Naar aanleiding van de Wet Arbeidsmarkt in Balans gebruiken HR Core Business en Payroll Business vanaf 1 januari 2020 januari de Risicogroep niet meer voor het bepalen van de WW-premie. Omdat UWV dit veld gebruikt als identificatiesleutel, verwachten zij dit veld nog wel.  Hoe Hoewel u de risicogroep niet meer in HR Core Business hoeft vast te leggen, geven wij deze nog wel door aan het UWV. Bij een nieuw loonheffingennummer en/of sectorcode vanaf 1-1-2020, vullen wij de volgende risicopremiegroepen in: 07 voor de uitzendbranche (sectorcode 52) 03 voor de grafische sector (sectorcode 09) 01 voor andere sectoren Uw actie Er is geen actie nodig.  Werkrooster genereren voor maximaal twee jaar Waarom Tot deze release was het mogelijk om de einddatum voor het genereren van een werkrooster op 31-12-9999 te zetten, waardoor voor duizenden jaren werkroosters vooruit werden gegenereerd. Dit kon leiden tot het genereren van enorme hoeveelheden data voor werkroosters, waar de aanpalende systemen niet op berekend zijn. Het kan ook nuttig zijn het werkrooster te genereren voor kortere periodes, zodat er periodiek een controle kan plaatsvinden op de actualiteit van het werkrooster als u dit opnieuw genereert.  Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren  U bent verplicht een einddatum in te vullen in het veld Datum tot en met (max. 2 jaar). Op basis van de Datum vanaf kunt u hier maximaal twee kalenderjaren vooruit invullen. Vult u een einddatum in die op basis van de ingevulde datum bij Datum vanaf meer dan twee kalenderjaren in de toekomst ligt, dan accepteert het systeem de datum niet en maakt het veld Datum tot en met (max. 2 jaar) leeg. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen E-mailadressen met bepaalde extensies werden niet meer opgeslagen in HR Core Business (change 1866682) Melding  Het was niet meer mogelijk om e-mailadressen met de extensie @xx.xxx.com in HR Core business op te slaan, omdat deze niet werden herkend als een valide e-mailadres. Het moet echter wel mogelijk zijn, om bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie @nl. visma.com op te slaan, evenals bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie visma.com. Oplossing  Dit is opgelost. Vanaf deze release kunt u e-mailadressen met een extensie @xx.xxx.com. weer opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 1/23/2020