Releases YouServe

Mededelingen  Wet Invoering Extra Geboorteverlof Waarom  Per 1 juli 2020 wordt de Wet Invoering Extra Geboorteverlof, in het kort WIEG, van kracht. Dit houdt in dat partners na de geboorte van hun kind 5 keer de contracturen per week aan geboorteverlof mogen opnemen. Daarom gaan we in Payroll Business alvast de velden opnemen voor het aansturen van dit geboorteverlof. Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing)  Vanaf de volgende release (2020-05) zijn aan het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) de velden voor Aanvullend geboorteverlof toegevoegd. De koppeling met het verlof in HR Core is op dat moment nog niet beschikbaar. Deze gaan we later apart opleveren.  Uw actie  Als een medewerker geboorteverlof wil opnemen, kan zij of hij dit maximaal vier weken voor aanvang aanvragen bij UWV en legt u dit vast via de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (Uitsplitsing) met een ingangsdatum die ligt op of na 1 juli 2020.  Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in Payroll Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Tussentijds betalen genereert nu ook automatisch een rapport Alleen beschikbaar voor administratiekantoren  Waarom In de maart release hebben we het mogelijk gemaakt om via een Productiegroep tussentijdse betalingen uit te voeren voor meerdere bedrijven tegelijk.  Vanaf deze release kun je automatisch het bijbehorende controlerapport laten genereren voor alle bedrijven die in de Productiegroep zijn opgenomen. Hoe Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep Aan het scherm Productiegroep zijn de hieronder vermelde velden toegevoegd waarmee u kunt aansturen of het systeem bij tussentijds betalen wel of niet automatisch een controlerapport moet genereren. Log in met de gebruikersgroep voor Administratiebeheer. Ga naar Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep. Het scherm Productiegroep opent, waarmee u een productiegroep kunt selecteren of toevoegen. Vanaf deze release kun je hier ook de instellingen voor het controlerapport vastleggen via de volgende nieuwe velden: Veld Omschrijving Rapport tussentijdse betalingen (evaluatie) Als u wilt dat het rapport bij elke evaluatie (zonder daadwerkelijke betalingen), wordt gemaakt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld optie leeg laat, wordt er geen rapport gegenereerd zolang u alleen evalueert en nog niet betaalt. Rapport tussentijdse betalingen (definitief) Als u wilt dat het rapport wordt gemaakt op het moment dat er betaald wordt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld leeg laat, wordt het rapport niet automatisch gegenereerd op het moment dat u betaalt. Let op: het resultaat is altijd het rapport Tussentijdse betalingen, waarbij in het ene geval de gegevens worden getoond op basis van alleen een evaluatie, in het andere geval is er ook daadwerkelijk betaald (definitief).  Het rapport wordt getoond bij Rapporten > Gedeelde rapporten voor de gebruikersgroep Administratiebeheer. Je krijgt een rapport voor elk bedrijf dat in de productiegroep is opgenomen. Als er geen betalingen zijn om te vermelden, staat in het rapport de tekst: geen gegevens gevonden. Uw actie Als je de Monitor voor Tussentijdse betalingen gebruikt en je wilt graag dat het controlerapport automatisch wordt gegenereerd, geef dan in de hierboven genoemde nieuwe velden het formaat op. Initieel zijn deze velden leeg. Nieuwe gebruikersinstelling voor zoeken op medewerkercode Waarom Naar aanleiding van een wens in het ideeënportaal is het vanaf deze release mogelijk om standaard op medewerkercode te zoeken als je een scherm opent. Voorheen stond de standaard zoekwaarde altijd ingesteld op medewerkernaam. Je moest dan eerst de zoekselectie wijzigen in Medewerkercode, voordat je op de medewerkercode kon gaan zoeken.  Hoe Icoon Gebruikersinstellingen linksonder in het scherm Als je op het icoon Gebruikersinstellingen  linksonder in het scherm klikt, open je het scherm waarin je op gebruikersniveau de volgende instellingen kunt vastleggen: gebruikersinstellingen - zoeken op medewerkercode bedrijfskeuzemenu configureren Klik je bovenaan op Gebruikersinstellingen, dan zie je de optie Zoeken op medewerkercode. Plaats hier een vinkje als je wilt dat het zoekveld in elk zoekscherm standaard op Medewerkercode staat. Als je deze optie niet aanvinkt, staat het zoekveld net als voorheen standaard op Medewerkernaam.  Uw actie Als je voortaan wilt zoeken op medewerkercode, plaats dan een vinkje bij de optie Zoeken op medewerkercode, zoals hierboven beschreven.   Nieuw scherm arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd aan wizards Waarom De wens bestond om in één overzicht de arbeidsvoorwaarden, vaste en periodieke inhoudingen en vergoedingen te kunnen inzien, toevoegen en wijzigen. Aan de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding was dit nieuwe scherm al toegevoegd, vanaf de maart release is dit scherm ook toegevoegd aan de andere wizards.   Hoe Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker transitievergoeding > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep > Arbeidsvoorwaardenpakket Het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket bevat de arbeidsvoorwaarden en eventueel de vergoedingen en vergoedingen (vast/periode). De Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) maken géén deel uit van het Arbeidsvoorwaardenpakket. Verder geldt voor het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket het volgende: Je kunt op de gebruikelijke manier arbeidsvoorwaarden toevoegen via het icoon Toevoegen .  Je kunt de andere vergoedingen en inhoudingen ook  toevoegen via dit icoon  . Let op: deze maken geen deel uit van het arbeidsvoorwaardencluster, maar je kunt ze hier wel voor de medewerker toevoegen aan het Arbeidsvoorwaardenpakket. Je kunt de bedragen bij de vergoedingen en inhoudingen vin het scherm arbeidsvoorwaardenpakket invoeren via Bewerken .  De bedragen die je hier invoert, zie je dan terug als je hetzelfde scherm opent via Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in de schermen van de arbeidsvoorwaarden die je vastlegt via de functie Arbeidsvoorwaardenpakket. Open je daarna hetzelfde arbeidsvoorwaardenscherm via Medewerker > Contract Arbeidsvoorwaarden, dan zie je de wijziging daar terug. De functie Arbeidsvoorwaardenpakket bestaat naast de huidige schermen voor arbeidsvoorwaarden en vergoedingen/inhoudingen (vast/periode). Wijzigingen die je invoert via een scherm dat je opent via het Arbeidsvoorwaardenpakket ziet je terug als je hetzelfde scherm opent via de functie Arbeidsvoorwaarden of via Vergoedingen en inhoudingen (Vast/Periode). Andersom geldt hetzelfde. Let op: de wijzigingen zijn pas opgeslagen als je hebt geklikt op de knop Opslaan rechtsonder in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Uw actie Er is geen actie nodig Gewijzigd en verbeterd  APG Baksteen - Verloonde uren parttimers nu correct berekend en doorgegeven Waarom Voor het correct aanleveren van de verloonde uren bij APG Baksteen moeten de uren voor de parttime medewerkers worden omgerekend op basis van 38 uur, als de fulltime werkweek van het bedrijf afwijkt van deze 38 uur. Doordat deze uren nu niet worden herrekend, veroorzaakt dit uitval bij het aanleveren van de pensioengegevens. Hoe Vanaf deze release is de programmatuur met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat voor het pensioenfonds APG Baksteen de correcte uren worden berekend en doorgegeven in de APG-aangifte. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. APG Baksteen - Excedentverzekering Waarom Klanten die zijn aangesloten bij APG Baksteen en zijn verzekerd voor de Beter Excedentregeling (BEXC), moeten dit product bij iedere medewerker aanleveren. Dit geldt ook als er voor de betreffende medewerker geen premieafdracht plaatsvindt. Tot nu toe werden deze productgegevens alleen aangeleverd bij medewerkers waarbij premie werd berekend. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast, zodat de Beter Excedentregeling (BEXC) nu voor alle medewerkers wordt aangeleverd. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. Rekenmethode transitievergoeding aangepast Waarom  De berekening van de transitievergoeding over het deel dat betrekking heeft op een gebroken jaar, wordt door de overheid anders berekend dan in Payroll Business.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel transitievergoeding  In Payroll Business is vanaf deze release de rekenmethodiek aangepast, zodat deze aansluit bij de methodiek van de overheid. Hierdoor kan het zijn dat voor eerder berekende transitievergoedingen, de voorlopige transitievergoeding na een salarisverwerking die u na deze release uitvoert, een ander bedrag laat zien. Als je aan een medewerker reeds een transitievergoeding hebt uitbetaald op basis van de eerder berekende voorlopige transitievergoeding, kun je ervoor kiezen het verschil met de medewerker alsnog te verrekenen.  Uw actie Er is geen actie nodig, tenzij je ervoor kiest om na de nieuwe berekening een eventueel verschil met het eerder berekende bedrag te laten verrekenen.  Blokkeren deelname SPAWW in wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Waarom Als je een medewerker kopieerde vanwege het uitbetalen van een transitievergoeding, werd er geen rekening gehouden met de instellingen voor Blokkeren deelname SPAWW. Als het veld Blokkeren deelname SPAWW op Ja staat, is het logisch als deze instelling ook wordt overgenomen bij het kopiëren van de gegevens van de medewerker voor het uitbetalen van een transitievergoeding. Daarom neemt Payroll Business vanaf deze release bij het kopiëren van een medewerker deze instelling over.    Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding > Loonheffingen Bij het kopiëren van de medewerker wordt voortaan de waarde van het veld Blokkeren deelname SPAWW in het scherm Loonheffingen overgenomen. Als het nodig is, toch een andere waarde op te geven, kan dit natuurlijk alsnog.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Knop Afdruk samenvoegen was verdwenen (change 1924197) Melding De knop Afdruk samenvoegen die rechtsboven in het scherm hoort te staan, was niet meer beschikbaar in het scherm Medewerkers. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat deze knop weer beschikbaar is. Uw actie Er is geen actie nodig. Contracturen per week (UPA) niet correct berekend Waarom Als een medewerker halverwege de periode uit dienst was getreden, werd het payrollelement Contracturen per week (UPA) niet correct berekend waardoor de waarde te hoog was. Hoe Vanaf deze release is de berekening met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat de contracturen per week voor UPA correct worden berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Code meetelling aangepast voor APG Architecten (PFAB) (change 1885135) Waarom In de APG-aangifte voor Architecten werd voor iedere medewerker de Code meetelling met de waarde Ja doorgegeven. Wanneer een medewerker echter de eindleeftijd van de pensioenberekening bereikt, moet vanaf dat moment de Code meetelling worden doorgegeven met de waarde Nee. Het niet correct doorgeven van deze waarde, veroorzaakte uitval bij de pensioenaanlevering. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast. Voor medewerkers die de eindleeftijd van de pensioenberekening hebben bereikt, wordt nu de Code meetelling met de waarde Nee aangeleverd. Alleen in de periode waarin de sociaal fondspremie geïnd wordt, zal de Code meetelling Ja worden meegegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Knop Historie ineens niet meer aanwezig in interfacescherm Overboekingen SEPA (change 1806189) Melding Via het interfacescherm Overboekingen SEPA kun je betaalgegevens vastleggen zoals betaaldatum, betaalroute, etc. In dit scherm was het echter niet meer mogelijk om de wijzigingshistorie van deze velden te bekijken omdat de knop Historie  niet meer beschikbaar was.  Oplossing Instellingen >Gegevensuitwisseling > Interfaces > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is dit hersteld en kun je in het scherm Overboekingen SEPA de historie weer oproepen via de bekende knop  rechtsboven in het scherm. Uw actie Voor u is er geen actie nodig. Export Journaalpost met formaat xlsx via automatische journalisering gaf een corrupt bestand (change 1746155) Melding Als er een journaalexport werd uitgevoerd met het exportformaat xslx, zag je bij het openen van dit bestand de foutmelding: The file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted. Oplossing Journalisering > Exportverwerking Vanaf deze release is dit opgelost en kun je via de journaalexport weer een bestand genereren met het formaat xslx, zonder dat deze melding verschijnt bij het openen van het exportrapport. Uw actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc (uitgebreid) definitie niet te verwijderen (change 1965537) Melding Als je bij de Ad-hoc rapportage uitgebreid ervoor had gekozen om de rapportdefinitie op te slaan, lukte het niet om deze bestaande definitie later te verwijderen omdat de knop Verwijderen onderin het scherm inactief was. Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Dit is opgelost. Vanaf deze release is het weer mogelijk een bestaande definitie te verwijderen. Uw actie Vanaf deze release is het weer mogelijk om een definitie die je als gebruiker hebt opgeslagen, te verwijderen.  Controle minimumloon niet altijd gebaseerd op juiste aantal uren (change 1887163) Melding Als je gebruik maakt van de controle op het minimumloon en de grondslag Uren loonaangifte een waarde bevat, dan berekent Payroll Business voor die controle een deeltijdfactor die gebaseerd is op de waarde van het payrollelement Aantal verloonde uren. In deze grondslag en in dit payrollelement kunnen echter ook uren zijn meegenomen die wel naar de loonaangifte moeten, maar die geen rol spelen bij de controle op het minimumloon. Voorbeelden hiervan zijn uitbetaalde vakantieuren en uitbetaalde uren voor consignatiediensten. Payroll Business berekent dan een te hoge deeltijdfactor en een te hoog minimumloon. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release zijn hiervoor de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle en het nieuwe payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon in Payroll Business opgenomen. In deze grondslag kunt u de extra uren opnemen die Payroll Business mee moet nemen voor de controle op het minimumloon. Het totaal aantal uren dat mee moet doen voor de controle op het minimumloon, plaatst Payroll Business in het payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon. De deeltijdfactor voor de minimumlooncontrole is nu gebaseerd op de uren die in dit payrollelement staan, waardoor er geen te hoog minimumloon wordt berekend. Deze nieuwe grondslag is al vooraf ingevuld en heeft dezelfde standaardinrichting als de grondslag Uren loonaangifte.  Uw actie Als je in een salarisscherm via het veld Controleren op wettelijk minimumloon hebt aangegeven dat je deze controle gebruikt, dan moet je de inrichting van de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle controleren. Uren die nog niet in deze grondslag staan en wel mee moeten doen voor de controle, moet je aan deze grondslag toevoegen. Uren die in deze grondslag staan en niet mee moeten doen voor de controle moet je uit deze grondslag verwijderen.  Saldo en uitkering vakantietoeslag foutief of niet afgerekend (change 1889280 / 854933) Melding Als een medewerker op de eerste maandag van een afrekenperiode uit dienst werd gemeld en deze maandag ook de eerste werkdag van de periode was, dan werd bij toepassing van de peil- of combinatiemethode vakantietoeslag geen vakantietoeslag uitbetaald. Dit kwam omdat de laatste dag in dienst van de medewerker dan in het weekend lag, waardoor er geen werkdagen waren en er geen salaris werd betaald. Hierdoor kon er geen grondslag worden bepaald voor het berekenen van de  vakantietoeslag. Let op: deze situatie kwam alleen voor bij maandverloning en niet bij vierweken verloning. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 01-01-2020 door in deze situatie uit te gaan van de grondslag van de vorige periode, waardoor er wel vakantietoeslag wordt berekend en uitbetaald. Uw actie Er is geen actie nodig. Standaard percentage bijtelling Fiets van de zaak (change 1961763) Melding In het medewerkerscherm Fiets van de zaak was in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak geen standaardwaarde ingevuld, waardoor er geen bijtelling werd berekend Als tijdelijke oplossing kon je om de bijtelling te laten berekenen, in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets het berekende bedrag invullen.    Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak Vanaf deze release is in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak de standaardwaarde 7% ingevuld zodat Payroll Business automatisch de bijtelling nu berekent voor de medewerkers aan wie de arbeidsvoorwaarde is toegekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Als je het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets hebt gevuld om de 7% bijtelling toe te passen, kan deze vanaf deze release leeg gemaakt worden.  Publishing Date : 3/19/2020

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

Mededelingen  Wet- en regelgeving Om de jaarovergang voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben wij diverse wettelijke wijzigingen voor 2020 al in oktober en november in onze applicatie doorgevoerd. Wij adviseren u daarom om ook de Release notes van deze maanden goed door te lezen, voor zover u dat nog niet hebt gedaan. Het zelfde geldt voor de Vooraankondiging Jaarovergang deel 1 en deel 2 en de Veelgestelde vragen Jaarovergang 2019-2020, die u op de community vindt bij de groep Payroll Business onder Community Payroll Business - Productinformatie > Jaarovergang. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) In de novemberrelease hadden we het nieuwe rapport Ad hoc rapportage (uitgebreid) opgeleverd. Door een aantal problemen hebben we dit rapport helaas direct na de release weer uit het menu moeten halen. Inmiddels zijn de problemen opgelost en is het nieuwe rapport vanaf deze release weer beschikbaar. Zie ook de Release notes van november, eerste onderwerp Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Feedback op onze software  Werkt u met HR Core - Payroll Business, dan vragen we u vanaf januari 2020 in de applicatie om feedback. We stellen u één gesloten vraag en verzoeken om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in uw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. Uw deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. 53 weken in 2020 Het jaar 2020 heeft 53 weken. Daarom adviseren wij u om eventueel nog extra controles of aanpassingen uit te voeren, voor zover u dat niet al hebt gedaan. Dit geldt vooral als u per 4 weken verloont. Informatie over de aanpassingen die dan nodig zijn, vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > 53e week. Nieuw  Transitievergoeding berekenen Waarom Vanaf 2020 hebben medewerkers al recht op uitbetaling van een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag, ook tijdens een eventuele proeftijd. Hierdoor moet u vaker dan voorheen een transitievergoeding toekennen aan een medewerker waarvan het contract eindigt. Daarom beschikt u vanaf deze release over nieuwe functionaliteit voor het berekenen van transitievergoeding. Het resultaat kunt u gebruiken voor het uitbetalen ervan, maar u kunt deze berekening ook uitvoeren als prognose. Hoe Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) In het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen) legt u vast of u transitievergoeding wilt laten berekenen. Kiest u in het veld Bepalen transitievergoeding, voor Ja, dan bepaalt Payroll Business op basis van de Reden uit dienst de transitievergoeding.  Menu > Instellingen > Berekening > Grondslag   Als u transitievergoeding wilt laten berekenen en niet steeds handmatig de grondslagen voor het basisloon en de bijbehorende looncomponenten wilt inrichten, kunt u via de grondslagen vastleggen welke looncomponenten Payroll Business in de berekening moet meenemen. De transitievergoeding maakt gebruik van de volgende grondslagen: Transitievergoeding - basisloon Dit is het laatste maandsalaris of bij stukloon het gemiddelde ontvangen salaris over de afgelopen 12 maanden. Transitievergoeding - onafhankelijke looncomp. Dit is doorgaans de Vakantietoeslag of een vaste eindejaarsuitkering. Transitievergoeding - variabele looncomponenten Dit zijn looncomponenten voor bijvoorbeeld Bonus, Winstuitkering en/of Gratificatie. Let op: het is hierbij het nog niet mogelijk de ontvangen bedragen langer dan 12 maanden terug te berekenen.  Transitievergoeding - vaste looncomponenten Dit zijn componenten voor vaste toeslagen, zoals Overwerkvergoeding en Ploegentoeslag. Medewerker > Instroom > Voorstel transitievergoeding Als u transitievergoeding wilt laten berekenen, kunt u hiervoor vanaf 1 januari 2020 het scherm Voorstel transitievergoeding gebruiken. Als u de grondslagen heeft ingericht, berekent Payroll Busiiness de transitievergoeding automatisch op basis van de Datum uit dienst en de Reden uit dienst. U kunt in dit scherm een afwijkende datum uit dienst vastleggen of een prognose Datum uit dienst voor het laten uitvoeren van een berekening die dient als prognose. Houdt u er rekening mee dat als de medewerker langer dan 12 maanden in dienst is en variabele beloningen heeft ontvangen, u dit zelf nog handmatig moet opgeven in het veld Vervangende waarde grondslag variabele looncomp. Als u geen grondslagen heeft ingericht of u wilt deze bij de berekening overschrijven, dan kunt u vervangende waardes voor opgeven: voor het basisloon via Vervangende waarde grondslag basisloon voor de onafhankelijke looncomponenten via Vervangende waarde grondslag onafhankelijke loonc.  voor de vaste looncomponenten via de Vervangende waarde grondslag vaste looncomponenten  voor de variabele looncomponenten via het veld Vervangende waarde grondslag variabele looncomp. Uw actie Als u de functionaliteiten voor de transitievergoeding wilt gebruiken, adviseren wij u de inrichting vast te leggen zoals hiervoor is beschreven. Houd er rekening mee dat de Reden uit dienst bepalend is voor de berekening van de transitievergoeding. Als u voor het opgeven van de Reden uit dienst de standaardtabel gebruikt, is het niet nodig de reden apart aan te geven. Gebruikt u uw eigen redenen uit dienst, dan moet u eenmalig een referentietabel inrichten waarin u vastlegt of de reden uit dienst leidt tot het automatisch berekenen van transitievergoeding. Meer informatie over deze referentietabel vindt u verderop in deze release notes. Meer informatie over de transitievergoeding vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding. Transitievergoeding - Reden uitdienst Waarom Omdat niet alle redenen voor uit diensttreding tot een transitievergoeding moeten leiden én u mogelijk een eigen waardelijst met redenen heeft, kunt u vanaf deze release aangeven welke reden uit dienst leidt tot het berekenen van de transitievergoeding. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Hier kunt u de waardenlijst bekijken voor het element Reden uitdienst. Vanaf de peildatum 30-12-2019 hebben wij de wettelijke lijst met redenen uit dienst voor alle klanten beschikbaar gesteld.  Meldingen Deze waardenlijst is ingericht op hoger niveau Als u het klantniveau selecteert en u ziet deze melding, dan gebruikt u de wettelijke lijst. U hoeft dan geen referentietabel in te richten voor het automatisch berekenen van de transitievergoeding. Deze waardenlijst is ingericht op het huidige niveau U kunt de waardenlijst aanpassen of uitbreiden op het niveau klant of bedrijf. Vanaf dat moment ziet u bij het opvragen van de waardenlijst deze melding. In dat geval moet u wel aangeven welke redenen voor ontslag moeten leiden tot het berekenen van transitievergoeding. Dit doet u als volgt via de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding. Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer   Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  en selecteer in het veld Referentietabel de tabel Redenen ontslag transitievergoeding. Klik vervolgens nogmaals op de knop Toevoegen  en vul bij het veld Reden uitdienst de code in die leidt tot het berekenen van transitievergoeding.  Voorbeeld: u vult bij Ontslag op verzoek van werkgever bij Reden uitdienst de code 7 in. Als u wilt dat op basis van deze reden de transitievergoeding wordt berekend, kiest u in het veld Recht op transitievergoeding voor Ja.  Voor redenen waarvoor u geen transitievergoeding wilt laten berekenen, kiest u bij Recht op transitievergoeding voor Nee. of u neemt deze reden niet in deze referentietabel op. Uw actie Vraag de waardenlijst op voor het element Reden uitdienst met peildatum 30-12-2019 (4-weken) of 1-1-2020 (maandverloning). Ga na of u de wettelijke lijst met redenen gebruikt of dat u een eigen lijst met redenen heeft. Vervolgens kunt u eventueel beslissen of u wilt overstappen van uw eigen lijst naar de wettelijke lijst, door te kiezen voor Lijst verwijderen.  Als u een eigen lijst met redenen voor uit dienst heeft en u wilt de functionaliteit voor het berekenen van transitievergoeding gaan gebruiken, richt dan de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding in, zoals hierboven is beschreven. Transitievergoeding uitbetalen  Waarom De transitievergoeding moet worden uitbetaald op basis van de groene tabel in combinatie met een aparte inkomstenverhouding. Omdat het aantal transitievergoedingen in 2020 toeneemt, gaan wij binnenkort het proces voor het uitbetalen hiervan optimaliseren: u kunt dan de transitievergoeding bij de medewerker zelf vastleggen via een tweede contract. Voordat wij dit hebben gerealiseerd, is het nog steeds nodig om de medewerker te kopiëren. Om dit proces voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben wij een nieuwe wizard Kopiëren Medewerker transitievergoeding ontwikkeld. Hierin worden zoveel gegevens mogelijk al automatisch ingevuld. Hoe Instroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding De wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding zorgt ervoor dat bepaalde gegevens al vooringevuld zijn. Er wordt een nieuw Nummer inkomstenverhouding voorgesteld op basis van het jaartal en de maand. De uren van het contract zijn al op 0 gesteld. De bijbehorende loonheffingsgegevens zoals Soort inkomen, Aard arbeidsverhouding en verzekeringsplicht zijn vooraf ingevuld.  Daarnaast bevat deze wizard een nieuw scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Hierin is de vrije looncomponent Transitievergoeding al opgenomen. U kunt hier via het veld Waarde in de regel van de Transitievergoeding het bedrag invullen. Hierna moet u  eerst de regel en vervolgens de pagina Opslaan.   Uw actie Kopieer een medewerker die uit dienst gaat en recht heeft op transitievergoeding via deze wizard.  ANW-Hiaat op basis van Fulltime Waarom In de huidige vaste pensioenregelingen was het niet mogelijk om een premie te berekenen die geen rekening houdt met de deeltijdfactor van de medewerker en altijd uit gaat van een fulltime dienstverband. Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters Met ingang van 1-1-2020 is aan de arbeidsvoorwaarde ANW hiaat de nieuwe variant ANW hiaat op basis van fulltime toegevoegd. Hiermee wordt de premie berekend op basis van het fulltime periodesalaris dat geldt in peilperiode 01 of vanaf de Datum in dienst en waarbij. Deze arbeidsvoorwaardevariant houdt rekening met de beginleeftijd van de regeling en de de AOW-leeftijd en met een eventuel jaarmaximum. Meer informatie vindt u in de online help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > ANW-hiaat. Uw actie Als u de arbeidsvoorwaardevariant ANW hiaat op basis van fulltime wilt gebruiken, kun u deze inrichten met ingang van 1-1-2020. Gemiddeld aantal gewerkte uren van oproepkracht Waarom Als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), bent u verplicht een oproepkracht na twaalf maanden een contract voor een vast aantal uren aan te bieden op basis van het aantal uren dat hij of zij gemiddeld in de afgelopen twaalf maanden heeft gewerkt. Hierbij tellen alle arbeidsovereenkomsten mee die elkaar binnen zes maanden opvolgen. Het is daarom van belang te weten wat het gemiddelde aantal gewerkte uren is. Hoe Vanaf de tweede afrekenperiode in 2020 maakt Payroll Business in de periode waarin een medewerker met een oproepovereenkomst 12 maanden in dienst is, een payrollelement aan met daarin het gemiddeld aantal uren per afrekenperiode dat de medewerker over het afgelopen jaar heeft gewerkt. Daarnaast ziet u in het Signaleringsverslag een waarschuwing zodra een medewerker met een oproepovereenkomst 12 maanden in dienst is. In de eerste afrekenperiode van 2020 maakt Payroll Business dit payrollelement aan voor alle medewerkers met een oproepovereenkomst die voor 2019 in dienst zijn gekomen, maar wordt er geen signaal aangemaakt. Let op De berekening van dit payrollelement en het verschijnen van het signaal zijn gebaseerd op de laatste Datum indienst van de medewerker. Als u een medewerker uit dienst heeft gemeld en binnen 6 maanden weer in dienst neemt, moet u volgens de WAB beide tijdvakken in beschouwing nemen. Het is voor Payroll Business echter niet mogelijk beide tijdvakken mee te nemen in de berekening. U moet in dat geval beide payrollelementen opvragen via de Ad hoc rapportage of via het rapport Payrollelementen. Uw actie Er is geen actie nodig. Afronding minimum uurloon  Waarom Als een medewerker het wettelijk minimum loon verdient, werd het uurloon rekenkundig afgerond op 2 decimalen. Bij het minimum loon moest het uurloon altijd naar boven worden afgerond. Hierdoor kwam het voor dat het standaard uurloon dat aan pensioenfondsen werd aangeleverd niet correct was en dit foutmeldingen veroorzaakte. Hoe Met ingang van 1-1-2020 wordt voor medewerkers die het minimum loon verdienen, het uurloon altijd naar boven afgerond. Als een medewerker meer dan het minimumloon verdient, wordt het uurloon rekenkundig afgerond. Uw actie Er is geen actie nodig Loonaangifte - conversietabel Reden uit dienst Waarom Vanaf januari 2020 hanteren de Belastingdienst en de Uniforme Pensioenaangifte een standaard lijst met redenen uit dienst. Als u een eigen lijst met redenen uit dienst heeft die u wilt blijven gebruiken. kunt u dit realiseren via de conversietabel die we hiervoor beschikbaar hebben gesteld, zodat de aangifte naar Pensioenfondsen en Belastingdienst correct plaatsvindt. Via deze conversietabel kunt u eenmalig uw eigen redenen uit dienst koppelen aan de redenen die de Belastingdienst voorschrijft. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling >  conversietabel In het scherm Conversietabel kunt u op klant- of bedrijfsniveau een conversietabel inrichten zodat u uw eigen redenen uit dienst kunt blijven gebruiken. Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  om het scherm op te roepen waarmee u deze conversietabel kunt inrichten. Geef bovenin het scherm in het veld Conversietabel een logische naam op, zodat u zich deze conversietabel later nog kan herinneren voor de reden uit dienst. Via het tabblad Conversieregels moet u de conversieregels inrichten. In de eerste kolom vult u de waarde in vanuit uw eigen waardenlijst met redenen uit dienst en in de tweede kolom de code van de Belastingdienst  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interface > Loonaangifte In het interfacescherm Loonaangifte kunt u aangeven dat u gebruik maakt van een conversietabel voor de redenen uit dienst. In het veld Conversietabel reden uitdienst kunt u kiezen uit alle aangemaakte conversietabellen. Hier selecteert u de conversietabel die u aangemaakt heeft voor de redenen uit dienst. Deze conversietabel gebruikt Payroll Business ook voor de Uniforme Pensioen Aangifte.  Uw actie Als u uw eigen redenen uit dienst wilt blijven gebruiken in 2020, moet per 1 januari 2020 de conversietabel inrichten zoals hiervoor is beschreven. Hierdoor voorkomt u dat de aangifte naar Belastingdienst en Pensioenfonds niet wordt afgekeurd. Loonaangifte - verzekeringsplicht en premieplicht Waarom Voor de werknemersverzekeringen kunnen er situaties ontstaan waarbij de verzekeringsplicht blijft blijft bestaan, terwijl de premieplicht stopt of waarbij de verzekeringplicht stopt en er nog wel premies afgedragen moeten worden. Dit ging niet altijd goed voor de waarden die aan de Loonaangifte werden aangeleverd. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is de programmatuur hierop aangepast. Meestal worden de premieplicht en de verzekeringsplicht bepaald op basis van de volgende velden in het medewerkerscherm Loonheffingen: WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd ZW verzekerd  In de volgende situaties is de premieplicht echter anders dan de verzekeringsplicht: Situatie 1 Medewerker (met Soort inkomen 15) is uit dienst en ontvangt een nabetaling. Bij een nabetaling is er nog wel een premieplicht, maar moeten in de periode na uitdiensttreding de velden in de loonaangifte met Nee aangeleverd worden. Situatie 2 Medewerker (met Soort inkomen 15) bereikt de AOW-gerechtige leeftijd. In de periode waarin de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, is er nog wel sprake van verzekeringsplicht, maar is er geen premieplicht meer. Voor de details, zie het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst Uw actie In situatie 1 is er geen actie nodig en geeft Payroll Business in de periode na de uitdiensttreding bij een nabetaling de correcte waarde door naar de loonaangifte. In situatie 2 moet u de waarde in de velden WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd ZW verzekerd  in de periode waarin de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, wijzigen van Ja naar Nee, zodat Payroll Business naar de Loonaangifte toch de waarde Ja doorgeeft. Let op: gaat het om een doorwerkende AOW-gerechtige medewerker, dan moet u het dienstverband beëindigen per de AOW-datum. Vooralsnog moet u dan per de AOW-datum een nieuwe medewerker aanmaken met een nieuw nummer inkomstenverhouding. Voor dit nieuwe dienstverband moet u de velden voor de verzekerings/premieplicht als volgt invullen: WW verzekerd = Nee WAO/IVA/WGA verzekerd = Nee ZW verzekerd = Ja Journalisering - Overzicht Journaalpost Cumulatief Waarom  Aan het einde van het boekjaar is het gebruikelijk om een cumulatieve journaalpost te willen draaien over de afgelopen jaar. Op dit moment was het alleen mogelijk om dit te doen door elke run die u in de cumulatieve journaalpost wilde hebben apart aan te vinken, waarbij u zelf goed op moest letten bij de vervangende en aanvullende journaalposten. Hoe  Journalisering > rapporten > Journalisering > Overzicht journaalpost cumulatief Via het nieuwe rapport Overzicht journaalpost cumulatief kunt u gemakkelijk een cumulatieve journaalpost vervaardigen. U geeft hier de begin- en eindperiode op. Bij het aanmaken van het rapport houdt het systeem rekening met de vervangende en aanvullende verwerkingen. Per periode wordt altijd de laatste vervangende journaalpost meegenomen in het rapport. Als er meerdere verwerkingen hebben plaatsgevonden over een periode waarbij u elke keer heeft gekozen voor een vervangende journaalpost, wordt alleen de laatste meegenomen zodat deze niet dubbel wordt verwerkt. Als er na de laatste vervangende journaalpost, ook nog een aanvullende journaalpost is vervaardigd, wordt ook deze meegenomen. De verwerkingen die in de cumulatieve journaalpost worden meegenomen, ziet u in het rapport terug op het tabblad met parameters.   Uw actie Als u een cumulatieve journaalpost over bepaalde periodes wilt vervaardigen, kunt u het nieuwe overzicht gebruiken. Gewijzigd en verbeterd  Afdrachtverminderingen/kortingen  gewijzigd naar Loonkostenvoordelen Waarom De naam van zowel het medewerkerscherm als het bedrijfsscherm Afdrachtverminderingen/kortingen kwam niet meer in overeen met de velden in deze schermen, omdat hier momenteel alleen velden op voor loonkostenvoordelen zijn opgenomen. Daarom hebben we de naam van deze schermen aangepast. Hoe Medewerker >  Contract > Loonkostenvoordelen Instellingen > Berekening > Loonkostenvoordelen De naam Afdrachtverminderingen/kortingen is gewijzigd in Loonkostenvoordelen. Dit geldt voor zowel het bedrijfsscherm als het medewerkersscherm. Uw actie Er is geen actie nodig. Arbeidscontract - CAO code inlener Waarom Bij  payrolling (Code aard arbeidsverhouding = 82) moet u via de Loonaangifte aan de Belastingdienst de CAO code doorgeven van de organisatie die de payrolling medewerker inleent.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract is het veld CAO code inlener toegevoegd. Eventueel kunt u via de Service desk een default waarde laten vastleggen op het niveau klant, klant-CAO, bedrijf of bedrijf-CAO. Ook kunt u de profielfunctie gebruiken bij het aannemen van nieuwe medewerkers en daarbij de te gebruiken profielen voorzien van een default waarde. Uw actie Als u medewerkers in dienst heeft met Code aard arbeidsverhouding = 82 (Payrolling), moet u in het veld CAO code inlenerde juiste CAO code invullen. Contracturen of Bedrijfsuren bij Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) Waarom In bepaalde gevallen is het wenselijk om de loondoorbetaling of korting bij verlof op basis van het fulltime percentage te berekenen, hetgeen overeenkomt met bedrijfsuren. Hierdoor voorkomt u dat u zelf het percentage moet uitrekenen. Hoe  Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Loondoorbetaling bij verlof - Uitsplitsing > Bedrijfsinstellingen loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het veld Basis opname verlof is er een optie toegevoegd waarbij u op bedrijfsniveau kunt aangeven of de contracturen of de bedrijfsuren als basis voor de berekening van het opgenomen verlof dienen. Als u niets invult, blijft de berekening plaatsvinden op basis van de contracturen, zoals dat nu het geval is.  Uw actie Wilt u de nieuwe optie niet gebruiken, dan hoef u niets te doen. Anders moet u bij het veld Basis opname verlof de waarde Bedrijfsuren invullen.  Vervallen vakantiebonnen Waarom Binnen de CAO’s die onder Metaal & Techniek vallen werd in het verleden gebruik gemaakt van vakantiebonnen. Met ingang van 1-1-2020 is er geen CAO meer die vakantiebonnen ondersteunt. Daarom heeft de Belastingdienst besloten om de fiscale regelingen binnen de loonheffing voor vakantiebonnen per 1-1-2020 te beëindigen. De afwijkende tijdvaktabellen voor vakantiebonnen zijn per die datum vervallen.  Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Vakantietoeslag Binnen Payroll Business wordt met ingang van 1-1-2020 de functionaliteit voor  vakantiebonnen niet meer ondersteund. Als u bij een medewerker bij de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag nog de variant Vakantiebonnen hebt geselecteerd, heeft dit geen effect meer. Deze variant kon u overigens alleen maar selecteren als u gebruik maakt van een CAO die onder de Metaal & Techniek valt.  Uw actie Gebruikt u een CAO die onder de Metaal & Techniek valt, dan moet u bij de medewerkers waarbij binnen de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag de arbeidsvoorwaardevariant Vakantiebonnen nog is geselecteerd, deze vervangen door een andere variant. Dit moet u doen met de ingangsdatum 1-1-2020. Salarisstrook - Burgerservicenummer niet meer standaard vermeld Waarom De overheid verplicht u om bepaalde gegevens op de salarisstrook te vermelden. Deze gegevens vindt u in Hoofdstuk 10 van het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Tot de publicatie van de voorlaatste versie bevatte het Handboek ook een overzicht met gegevens waarvan werd geadviseerd om deze op de loonstrook te vermelden, waaronder het Burgerservicenummer (BSN). Juristen van het Ministerie van Financiën hebben echter geconcludeerd dat de privacywetgeving onvoldoende basis biedt voor het vermelden van het BSN op de loonstrook. Daarnaast is vastgesteld dat het advies om bepaalde gegevens op de loonstrook te vermelden, geen grond vindt in fiscale wetgeving. Daarom is de hele alinea met aan te raden gegevens uit het Handboek (versie oktober 2019) geschrapt. Werkgevers/inhoudingsplichtigen mogen zelf bepalen - binnen de wettelijke kaders - of en zo ja, welke gegevens, zij naast de verplichte gegevens, op de loonstrook willen vermelden. Hoe Voor het BSN betekent dit dat met ingang van januari 2020 in de standaard inrichting van Payroll Business de vermelding van het BSN wordt uitgeschakeld. Dit geldt voor alle loonstrookmodellen. Let op: als u de laatste loonstrook van het jaar ook gebruikt als Jaaropgaaf, bent u het wel verplicht om het BSN op de salarisstrook te vermelden. Dit komt omdat de jaaropgaaf ook is bestemd voor communicatie tussen uw medewerkers (burgers) en de Belastingdienst (overheid). Daarom is het wel mogelijk om het BSN zelf te activeren. Uw actie Als u het BSN toch op de loonstrook wilt tonen, voor één of voor alle bedrijven, wijzig dan de instellingen als volgt: Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Open het scherm Loonstrookelementen. Selecteer de gewenste ingangsdatum (bijvoorbeeld 1-1-2020 voor maand- en kwartaalverloning, 30-12-2019 voor vier-weken verloning). Selecteer via het navigatiepad het klantniveau of een van de bedrijven waarvoor u het BSN van de medewerkers wilt tonen. Selecteer in het veld Loonstrookmodel het loonstrookmodel dat het bedrijf gebruikt of het model dat alle bedrijven gebruiken. Kies in het veld Loonstrookgebied voor Medewerkergegevens 1 of Medewerkergegevens. Dit hangt af van het loonstrookmodel. Klikt op de knop Toon regels. U ziet bij Elementen op hoger niveau dat het Burgerservicenummer daar niet meer wordt vermeld.  Bij Geselecteerde elementen op dit niveau kunt u elementen op het niveau Klant of Bedrijf toevoegen via het icoon  .  Zoek het element Burgerservicenummer, selecteer dit en kies Toevoegen. Zodra u dit doet, slaat Payroll Business de wijziging automatisch op. Salarisstrook - Visma | Raet logo  Waarom Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Vanaf deze release ziet u dit nieuwe logo terug op de salarisspecificaties. Hoe Menu > Rapporten > Salarisspecificaties Het Raet-logo op de salarisspecificaties (in het klein, rechts beneden) is vervangen door het loge  .  Het logo van uw eigen organisatie, als u dat heeft ingericht (groot, links boven), blijft uiteraard ongewijzigd. De kleur van de lijnen en kopteksten is aangepast van groen naar zwart/blauw. Uw actie Er is geen actie nodig.  Nieuw payrollelement Aantal uren periode - loonaangifte Waarom De uren die naar de Loonaangifte worden doorgegeven, werden tot nu toe cumulatief bijgehouden in het payrollelement Aantal verloonde uren. Vanwege de nieuwe premiedifferentiatie in de WW, is het wenselijk om inzicht te hebben in het aantal verloonde uren per salarisperiode. Daarom is hiervoor een nieuw payrollelement aangemaakt.    Hoe Het totaal aantal verloonde uren in een afrekenperiode wordt nu per periode weggeschreven in het payrollelement Aantal uren periode - loonaangifte en cumulatief weggeschreven in het payrollelement Aantal verloonde uren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Verloonde uren bij TWK over de jaargrens heen - loonaangifte Waarom Als u in het nieuwe jaar met terugwerkende kracht (TWK) over de jaargrens heen uren uitbetaalt aan een medewerker en u werkt in de nabetalingsmodus, dan wordt op dit moment alleen het bedrag dat hier tegenover staat meegenomen in de loonaangifte van de huidige periode. De eventuele uren die ten grondslag liggen aan deze uitbetaling over de jaargrens heen, worden op dit moment niet doorgegeven aan de Belastingdienst.  Hoe Als u met terugwerkende kracht over de jaargrens heen uren uitbetaalt aan een medewerker, worden vanaf 2020 ook de uren over vorig jaar aan de Belastingdienst doorgegeven in de loonaangifte van de betreffende periode waarin u deze TWK-mutatie uitvoert. De uren van vorig jaar worden in dit geval opgeteld bij de verloonde uren worden. Dit geldt alleen als u gebruik maakt van de nabetalingsmodus. Uw actie Er is geen actie nodig, u kunt in de nabetalingsmodus blijven, bovenstaand probleem is met ingang van deze release opgelost. Overweeg wel om eventueel over te stappen naar de correctiemodus. Dit kan wenselijk zijn als u veel wijzigingen over het voorgaande jaar heeft. Informatie over de nabetalingsmodus en de correctiemodus vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > Berekening met terugwerkende kracht > Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Opgeloste meldingen Groeperingsgegevens niet getoond in Collectieve loonstaat (change 1477998) Melding Bij de Collectieve loonstaat werd het groepeerkenmerk niet getoond in het overzicht bij de rapportparameters en in het rapport zelf. Als u bij de Collectieve loonstaat en de Verzamelloonstaat in het veld Groeperen op een andere waarde dan Geen had gekozen, deze waarde niet getoond in het overzicht. Dit kwam zowel voor bij de rapportparameters als in het rapport zelf. Oplossing  Vanaf deze release worden de groeperingsgegevens wel getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW onterecht niet berekend bij uitkeringen via de Groene tabel (change 1718017) Melding Bij het verlonen van uitkeringen op basis van de Groene tabel, zoals ontslagvergoedingen, werd geen premie PAWW berekend door het ontbreken van een tijdvak.  Oplossing In de berekening wordt per 1 januari 2020 rekening gehouden met de afwezigheid van een tijdvak, bijvoorbeeld bij een Transitievergoeding. Als er geen tijdvak is, worden het jaarmaximum en de jaarfranchise gebruikt. Als er wel een tijdvak is, worden het periodemaximum en de periodefranchise bepaald conform bestaande berekeningen. Uw actie Er is geen actie nodig. Fout in collectieve loonstaat (change 1735993) Melding Voor medewerkers met de 30% regeling werd kolom 3 van de loonstaat soms niet correct werd berekend. De totale bruto inhouding kwam volledig terecht in kolom 3, terwijl dit verdeeld moest worden over meerdere kolommen.   Oplossing De waarden in de kolommen, waaronder kolom 3, kolom 4, kolom 7 zijn uitgeplitst, zodat deze nu wel correct worden weergegeven in de collectieve loonstaat per 1 januari 2020.  Uw actie Er is geen actie nodig. Probleem met omschrijving rapport Audit file (change 1761026) Melding Bij het opvragen van een Audit file over een periode in 2019, gaf de bijtelling auto van de zaak de waarde weer die geldig is vanaf 2020 en in plaats van het percentage dat geldig is in 2019. Oplossing Rapporten > Controle > Audit file We hebben de Audit file aangepast, zodat de omschrijving wordt getoond die geldig is over de periode waarover het rapport wordt gevraagd en niet toekomstige omschrijvingen. Uw actie Er is geen actie nodig. Vrije schermen - icoontjes niet meer zichtbaar (change 1829733) Melding Bij het gebruiken van de vrije schermen in het menu Medewerker waren de icoontjes in de rechterbovenhoek niet meer duidelijk zichtbaar. Oplossing De icoontjes zijn weer duidelijk zichtbaar. Publishing Date : 12/20/2019

Mededelingen UPI verplicht  Waarom  In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de UPI verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor: gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management. gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht. Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling  > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid  Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.  Actie  Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.  Terugkoppeling Belastingdienst (L2023) Waarom In de maandelijkse terugkoppeling van de Belastingdienst zien we in periode 5 en periode 6 nog een groot aantal signalen voor Signaal L2023: Er is geen Code reden einde arbeidsovereenkomst aangeleverd terwijl er een Datum einde inkomstenverhouding is aangeleverd. De afgelopen maanden hebben wij diverse verbeteringen doorgevoerd om deze meldingen te voorkomen, zoals het verplicht stellen van dit veld. Ondanks deze veranderingen gaat het niet goed als er nabetalingen plaatsvinden over voorgaand jaar (2019 in 2020). Omdat de Code reden einde arbeidsovereenkomst toen nog niet verplicht was, komt het vaak voor dat de reden uit dienst niet is vastgelegd. Dit zorgt voor bovenstaande melding vanuit de Belastingdienst. Deze informatie over periode 5 en 6 heeft de Belastingdienst ook per brief aan je gemeld. Hoe  Medewerker > Medewerkers > Reden uit dienst Op de eerste dag van de periode dat de medewerker nog een nabetaling krijgt, moet je de reden uit dienst vastleggen volgens één van de redenen die is voorgeschreven door de Belastingdienst. Als een medewerker op 1-12-2019 in periode 6 van 2020 nog een nabetaling krijgt, moet je de reden uit dienst vastleggen met peildatum 1-6-2020. Dit is vanaf 2020 bij elke aanlevering een verplicht gegeven. Actie  Om de meldingen van de Belastingdienst op te lossen voer je bovenstaande actie uit voor medewerkers die in een voorgaand jaar uit dienst zijn getreden en in 2020 nog een nabetaling krijgen. Daarnaast kun je via het Signaleringsverslag nagaan voor welke medewerkers in welke periode de reden uit dienst ontbreekt. Terugkoppeling Belastingdienst (L1314 en L1315) Waarom  In de maandelijkse terugkoppeling van de Belastingdienst zien vaak de volgende signalen: L1314 - De indicatie verzekerd WAO is J bij een persoon die de AOW-leeftijd heeft bereikt.  L1315 - De indicatie verzekerd WW is J bij een persoon die de AOW-leeftijd heeft bereikt. In eerdere release notes hebben we hier al aandacht aan besteed en de programmatuur aangepast om deze signalen te voorkomen. Omdat we zien dat het vastleggen van de juiste verzekeringsindicaties nog niet altijd goed gaat, willen wij dit nogmaals onder de aandacht brengen. De Belastingdienst geeft deze meldingen als een persoon na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd door blijft werken. Hieronder leggen we nogmaals uit hoe u dit in Payroll Business vastlegt. Hoe  1. Bij het dienstverband dat stopt per de AOW-gerechtigde leeftijd: Meld deze medewerker uit dienst met ingang van de dag dat de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Hierdoor vindt er een volledige afrekening plaats van vakantiegeld, eindejaarsuitkering, enz. Vul in het scherm Loonheffingen bij de volgende velden Nee in per het begin van de afrekenperiode.  WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd Met deze aanpassing wordt de premieberekening in Payroll Business gestopt. Omdat in de loonaangifte over deze periode voor deze velden de waarde Ja doorgegeven moet worden, bepaalt Payroll Business tijdens de salarisverwerking de gegevenselementen WW verzekerd (vervangende waarde) en WAO/IVA/WGA verzekerd (vervangende waarde) met de correcte waarde. Deze automatisch gemuteerde waarden vindt u terug in het mutatieverslag. Hierdoor wordt de loonaangifte correct aangeleverd. Let op: bij vierwekenverloning gelden er afwijkende voorwaarden voor de periode voor de AOW-datum. Zie hiervoor het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. In de loonaangifte wordt automatisch de waarde Ja doorgegeven. 2. Bij het dienstverband dat bestaat doordat de medewerker blijft doorwerken na de AOW-gerechtigde leeftijd: Voer na stap 1 ook onderstaande stap uit. Voeg in Payroll Business met ingang van de datum waarop de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt, een nieuwe medewerker toe met een afwijkend IKV-nummer. Dit nummer mag niet hetzelfde zijn als het nummer van het eerdere dienstverband. Bij deze inkomstenverhouding vult u in het scherm Loonheffingen bij de velden voor de werknemersverzekeringen de volgende waarden in: WW verzekerd = Nee WAO/IVA/WGA verzekerd = Nee ZW verzekerd = Ja Actie Voer voor het oplossen van de meldingen L1314 en L1315 van de Belastingdienst met terugwerkende kracht bovenstaande stappen uit met als ingangsdatum de AOW-datum. Feedback op onze applicatie  Waarom  In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.   Hoe Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties: Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag: Score 1-5 : Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat u deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren? Score 6-7 : Kunt u aangeven wat u gemakkelijk vond aan deze taak /actie? Actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. 30%-regeling Exclusief territoriale kosten Waarom Voor ingekomen medewerkers die in Nederland komen werken, mag de werkgever onder specifieke voorwaarden ook de extraterritoriale kosten vergoeden door 30% van het loon, inclusief vergoeding, belastingvrij te verstrekken. Als het toetsinkomen onder de norm voor het toepassen van de 30%-regeling komt, moet je de toepassing ervan verlagen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten Vanaf deze release is de nieuwe arbeidsvoorwaardevariant Excl extraterritoriale kosten voor de 30%-regeling in Payroll Business opgenomen. Op bedrijfsniveau kun je de volgende instellingen gebruiken:  Via het veld Toepassen normbedrag 30% regeling kun je kiezen welke inkomensnorm je wilt toepassen:  Geen inkomensnorm toepassen Er vindt geen toetsing plaats tegen een van de waarden voor de inkomensnorm. Het ingevoerde percentage wordt altijd toegepast over de gehele looncomponent. Mastertitel inkomensnorm toepassen Payroll Business houdt rekening met de inkomensnorm die geldt voor medewerkers met een mastertitel. Reguliere inkomensnorm toepassen Hierbij houdt Payroll Business rekening met de reguliere inkomensnorm. Via het veld Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon kun je een van de volgende keuzes maken:  Geen automatische berekening Er vindt geen toetsing plaats tegen een van de waarden voor de inkomensnorm.  Verlaging 30% percentage Payroll Business berekent op grond van het cumulatieve inkomen vanaf de ingang van de 30%-regeling of vanaf het huidige jaar, het maximale percentage dat mag worden toegepast. Wanneer het inkomen in de eerste maanden onder het norminkomen is, wordt door het VCR rekenen in de maanden dat er een hoog inkomen is en daarmee ruim boven het norminkomen komt, altijd de 30% premie over het totaal inkomen van het jaar dat tot dan is opgebouwd berekend met aftrek van de premie wat al betaald is.  Hierdoor wordt altijd het maximale binnen de 30% regeling toegepast, wat er betaald dient te worden.  Meer informatie vind je in de Online Help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > 30%-regeling. Medewerker > Contract > arbeidsvoorwaarden > 30% regeling excl extraterritoriale kosten Hier vind je de volgende instellingen op medewerkerniveau.  Beschikkingsnummer - Hier kun je het nummer vastleggen van de beschikking die voor de betreffende medewerker van toepassing is. Datum ingang beschikking - Leg hier de ingangsdatum van de beschikking vast.  Datum einde beschikking - Vul de datum in waarop de beschikking eindigt. Datum tussentijdse toetsing - Als er nog sprake is van een tussentijdse toetsing, vul dan hier de datum van de tussentijdse toetsing in. Percentage 30% regeling - Het vastgelegde percentage voor de 30%-regeling. Dit percentage kun je zo nodig bij de medewerker aanpassen. Toepassen normbedrag 30% regeling - Selecteer de inkomensnorm uit de lijst, zie ook de lijst hierboven bij de bedrijfsinstellingen.  Berekend percentage 30% regeling - Hier zie je het percentage dat Payroll Business voor 30%-regeling heeft berekend en toegepast. Bruto inhouding 30% in grondslag variabel pensioen - Hier kun je aangeven of de bruto inhouding van de 30%-regeling meedoet in de grondslag voor variabel pensioen.  Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon - Hier kun je aangeven of de inhouding moet worden toegepast, zie ook de lijst hierboven bij de bedrijfsinstellingen.  Actie Als je deze regeling wilt gaan gebruiken, moet je deze toevoegen en de instellingen vastleggen. Denk eraan dat als je deze arbeidsvoorwaarde gedurende het jaar gaat toevoegen, dit tot herberekeningen kan leiden.  Signaleringen 30%-regeling  Waarom Op basis van de toepassing van de 30%-regeling zijn er verschillende signaleringen in Payroll Business opgenomen, die helpen om inzage te krijgen in de berekening of inrichting  Hoe De volgende signaleringen zullen getoetst worden: Informatief - Einddatum beschikking 30% regeling in deze periode Informatief - Medewerker 30 jaar, toetsinkomen van Laag naar Hoog Informatief - 30% regeling toegepaste percentage is lager dan 30% Informatief - Begindatum beschikking later dan deze afrekenperiode Waarschuwing - Belastbaar inkomen onder norminkomen 30%- regeling Waarschuwing - Gegevens beschikking 30% regeling niet compleet Fout - 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd APG Interface Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we de APG-interface aangepast. Hoe Als je straks gebruik gaat maken van het uitbetalen van de transitievergoeding via het tweede contract, is het niet meer nodig de transitievergoeding te blokkeren voor de APG-interface. Als je dus voor het uitbetalen van de transitievergoeding het tweede contract gebruikt, sturen wij dit tweede contract niet door naar APG. Actie Gebruik je voor het uitbetalen van de transitievergoeding het tweede contract, dan hoef je geen actie te ondernemen. Als je voor het uitbetalen van de transitievergoeding een nieuwe medewerker blijft aanmaken, dan moet je de transitievergoeding  blokkeren voor de APG-interface. Verkopen en verrekenen verlofuren in de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouw Waarom Binnen de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouw was het nog niet mogelijk om verkochte verlofuren en verrekende verlofuren correct te verrekenen in de verlofsaldo’s. Verlofuren die verkocht worden, mogen alleen op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering worden gebracht en niet op de wettelijke verlofsaldo’s. Hetzelfde geldt voor verrekende verlofuren die met een positieve waarde zijn vastgelegd. Deze  leiden tot een uitbetaling aan de medewerker en moeten op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering worden gebracht. De medewerker verkoopt dan verlof. Verrekende verlofuren die met een negatieve waarde zijn vastgelegd, moeten in het bovenwettelijke verlofsaldo van dit jaar worden bijgeteld. Deze leiden tot een inhouding bij de medewerker en de medewerker koopt in dit geval verlof bij.      Met ingang van deze release is het mogelijk gemaakt om verkochte verlofuren en verrekende verlofuren correct te verwerken. Deze worden nu alleen verwerkt in de bovenwettelijke verlofsaldo’s en niet meer in de wettelijke verlofsaldo’s.  Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag In het scherm Grondslag zijn aan de lijst van het veld Grondslag de volgende grondslagen toegevoegd:  Verlofuren verkochte verlofuren Gegevenselementen die je in deze grondslag opneemt, worden beschouwd als verkochte verlofuren en worden op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering gebracht. Eerst worden de eventuele bovenwettelijke verlofsaldo’s van voorgaande jaren bijgewerkt en als die niet aanwezig zijn, het bovenwettelijke verlofsaldo van het huidige jaar. Het saldo van de uren die in deze grondslag zijn opgenomen, zie je in het cumulatieve payrollelement Verlofopbouw - uren verkocht. Verlofuren verrekende verlofuren Gegevenselementen die je in deze grondslag opneemt, worden beschouwd als verrekende verlofuren. Als de grondslag een positieve waarde heeft, worden ze op de bovenwettelijke verlofsaldo’s in mindering gebracht. Dit gebeurt op dezelfde manier als bij verkochte verlofuren. Als de grondslag een negatieve waarde heeft, worden ze in het bovenwettelijke verlofsaldo van het huidige jaar bijgeteld. Het saldo van de uren die in deze grondslag zijn opgenomen, zie je in het cumulatieve payrollelement Verlofopbouw - uren verrekend.  Actie Als je de mogelijkheid om verlofuren te verkopen wilt gaan gebruiken, neem dan de gegevenselementen waarop die verkochte verlofuren worden vastgelegd, op in de grondslag Verlofopbouw verkochte verlofuren. Als je de mogelijkheid om verlofuren te verrekenen wilt gaan gebruiken, neem dan de gegevenselementen waarop die verrekende verlofuren worden vastgelegd, op in de grondslag Verlofopbouw verkochte verlofuren. Negatief verlof is weer mogelijk in de arbeidsvoorwaarde Verlof – opbouw Waarom Binnen de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouw was het voor medewerkers vanaf 1-1-2020 niet meer mogelijk om meer verlof op te nemen, dan waarop zij voor dat verlofjaar maximaal verlofrecht hebben. Als een medewerker voor een verlofjaar recht heeft op 160 uur wettelijk verlof en 48 uur bovenwettelijk verlof, was het niet mogelijk meer dan 208 uur verlof op te nemen. Het meerdere aangevraagde verlof werd opgeslagen in het cumulatieve payrollelement Verlof aangevraagd boven saldo. Op verzoek van diverse gebruikers is het vanaf deze release weer mogelijk gemaakt om dit wel toe te staan. Hierbij kun je zelf kiezen of je dit wel of niet wenst.   Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens Aan het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Verlof Opbouwmethode is per 1-1-2020 het veld Negatief verlofsaldo toestaan weer toegevoegd. Vul je hier Ja in, dan mogen medewerkers meer verlof opnemen, dan waarop zij voor dat verlofjaar maximaal verlofrecht hebben. Laat je het veld leeg of kies je Nee, dan is dit niet toegestaan.  Per medewerker kun je eventueel afwijken van de keuze die op bedrijfsniveau. Dit doe je door in het medewerkerscherm Verlof opbouwmethode bij het veld Negatief verlofsaldo toestaan een afwijkende waarde op te geven. Actie Omdat het veld Negatief verlof toestaan vroeger (voor 1-1-2020) ook werd gebruikt binnen de arbeidsvoorwaarde Verlof - opbouwmethode, kan het nog een oude waarde bevatten. Controleer daarom in het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde of dit veld de gewenste waarde bevat en pas deze zo nodig aan.   Bij uit dienst gedurende de periode stond er een standaard reden in UPA-bericht Waarom Bij het uit dienst melden van een medewerker die halverwege de afrekenperiode uit dienst is gegaan, werd in het UPA-bericht standaard de waarde 20 (= Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen of op initiatief werknemer) als reden opgenomen, ook als er een andere reden was opgegeven.  Hoe Dit is opgelost. Alleen als er geen reden uit dienst is opgegeven, wordt voor die medewerker nog de standaard waarde 20 in het UPA-bericht geplaatst. Wij hebben dit met terugwerkende kracht vanaf peildatum 1-1-2020 hersteld. Actie Er is geen actie nodig. UPA - Gegevens partner soms niet volledig Waarom Vanuit de pensioeninstanties ontvingen wij meldingen dat de gegevens van de partner soms niet volledig werden doorgegeven.  Hoe In deze release de programmatuur met ingang van 1-1-2020 een aangepast, waardoor de partnergegevens volledig worden doorgegeven naar de UPA-aangifte. Actie Er is geen actie nodig. Bij de eerstvolgende aanlevering worden de partnergegevens gecorrigeerd. Voorstel transitievergoeding (instellingen) op klantniveau Waarom Tot deze release was het alleen mogelijk om op bedrijfsniveau de instellingen voor Voorstel transitievergoeding vast te leggen. Het was echter wenselijk om dit op klantniveau te kunnen inrichten.  Hoe Instellingen > Berekening >  Voorstel transitievergoeding (instellingen) Als je naar het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen) gaat, kun je kiezen of je dit op klant- of bedrijfsniveau wilt vastleggen.  Actie Als je de instellingen voor het voorstel transitievergoeding wilt vastleggen op klantniveau, kan je dit doen door de klant te selecteren in het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen). Koppeling Payroll voor aanvullend geboorteverlof Waarom Als je voor Aanvullend geboorteverlof gebruik wilt maken van Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing), moet je voor het koppelen hiervan een aantal stappen uitvoeren.  Hoe Instellingen > Verlof > Verlof koppeling payroll  Als je de verlofkoppeling met de payroll wilt gebruiken, moet je in het scherm Verlof koppeling payroll vastleggen op basis van welke verlofsoort Payroll Business de loondoorbetaling bij verlof moet berekenen. Selecteer in het veld Verlofsoort de verlofsoort die u wilt koppelen, bijvoorbeeld Aanvullend geboorteverlof.  Selecteer in het veld Verlofuren verrekening payroll het gegevenselement met de verlofuren die je in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (uitsplitsing) hebt gekoppeld. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing)  Hier leg je vast hoe het registreren van de verlofuren voor Aanvullend geboorteverlof moet plaatsvinden: Handmatig via Payroll Business - kies bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via voor Handmatige invoer of in HR Core Business - kies bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via voor HR Core Actie Als je de verlofkoppeling met HR Core wilt gebruiken, leg dan de hierboven vermelde gegevens vast.  Opgeloste meldingen  Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868) Melding Door een aanpassing in de februari release werden in alle gevallen de nulregels in de journaalexport niet getoond. Dit kan echter in sommige gevallen en inrichtingen juist wel wenselijk zijn. Daarom kunt u voortaan zelf kiezen of u de nulwaarden in de export journaalpost wel of niet wilt tonen.  Oplossing Module journalisering - Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie Aan het scherm Exportdefinitie is het veld Nulregels in exportbestand toegevoegd, waarmee je via de volgende opties kunt vastleggen of je nulregels in de export wilt zien: Alle waarden tonen (default) Waarden onderdrukken als debet = 0 en credit is 0 Waarden onderdrukken als debet = credit Actie Als je de journaalpost wilt blijven gebruiken met daarin alle nulwaardes, dan hoef je niets te doen. Wil je dat er geen nulwaardes meer voorkomen in de export journaalpost, leg dan in het scherm Exportdefinitie de juiste waarde vast bij het veld Nulregels in exportbestand.  Ultimo regeling en verwerking UPA PGB voor parttime en/of gedurende de periode in-/uitdienst (change 2156477) Melding Voor PGB wordt gebruik gemaakt van pensioensoorten met een vaste grondslag. In de UPA-aangifte wordt het parttime periode regelingloon doorgegeven. Als een medewerker halverwege de periode in- of uitdienst kwam, werd het regelingloon voor de volledige periode doorgegeven. Dit moet echter naar rato zijn. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 wordt, als in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen bij het veld 6 Jaarbedrag / periode bedrag is gekozen voor Periode (Parttime), het regelingloon bij in- en uitdienst naar rato doorgegeven op basis van de pro rata methode die is gekozen in de Uniforme pensioenaangifte. Dit is een algemene aanpassing die ook voor andere pensioeninstanties dan PGB kan gelden. Actie Er is geen actie nodig. Ouderschapsverlof na aanpassing nog niet gekort op regelingloon (change1950101) Melding Voor PGB wordt gebruik gemaakt van pensioensoorten met een vaste grondslag. In de UPA-aangifte wordt het parttime periode regelingloon doorgegeven. Als een medewerker ouderschapsverlof opnam, werd het regelingloon voor de volledige periode doorgegeven. Dit moet echter naar rato zijn. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 wordt, als in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen bij het veld 6 Jaarbedrag / periode bedrag is gekozen voor Periode (Parttime) en in de arbeidvoorwaarde van de pensioensoort in het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort) de waarde Ja is ingevuld, het regelingloon bij ouderschapsverlof naar rato doorgegeven in de Uniforme pensioenaangifte. Dit is een algemene aanpassing die ook voor andere pensioeninstanties dan PGB kan gelden. Uw actie Er is geen actie nodig. UPA Verschil premieberekening pensioen Raet en pensioenfonds DTH - Ref: VM Ned. Pensioen (change 2161727) Melding Als het veld in de referentietabel 10 Soort grondslag is ingesteld op 1 in eigen grondslag SV-loon, was bij de pensioenregelingen met een variabele grondslag het Regelingloon in de UPA-berichten te hoog. Het Regelingloon dat werd doorgegeven was Loon werknemer in plaats van het Loon werknemer + PremieLoonPremie. Het PremieLoonPremie is de som van alle pensioenpremies van de werknemer. Als de Soort grondslag is ingesteld op 2 Niet in eigen grondslag SV-loon is het Regelingloon wel juist. Het Regelingloon is dan namelijk Loon werknemer. Oplossing In de september release wordt met terugwerkende kracht vanaf peildatum 1-1-2020 de Regeling loonbedragen hersteld als de Soort grondslag is ingesteld op 1 in eigen grondslag SV-loon. Actie Er is geen actie nodig. Kenmerk soort betaling ontbreekt soms op overzicht netto resultaten (opschakelen) (change 1343821) Melding Bij sommige bedrijven kwam het voor dat niet alle kolommen in de betaalstaat juist werden gevuld. Dit kwam doordat deze velden voor deze bedrijven op een hoger niveau waren vastgelegd in Payroll Business waaraan de klant niets kon doen. Hierdoor kwamen de velden niet altijd juist en volledig in het rapport bij bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuwe medewerker waarbij de soort salarisrekening standaard werd gevuld en niet werd aangepast. Oplossing Met ingang van deze release is het niveau van deze mutaties aangepast zodat in het Betalingsoverzicht netto resultaat alle kolommen juist worden gevuld. Actie Er is geen actie nodig. Niet alle stroken zichtbaar in het vernieuwde scherm Salarisstrook viewer (change 2119125) Melding Door het aanpassen van de lijst waaruit u in rapportageschermen de medewerkers selecteert, waren medewerkers die gedurende de periode in dienst komen niet zichtbaar, omdat in de meeste gevallen de peildatum van het bedrijf op de eerste van de periode staat. Oplossing We hebben de peildatum ook in het rapportscherm van de Salarisstrook viewer gezet, zodat je daar zelf de juiste peildatum kunt invullen en je altijd alle salarisstroken kunt selecteren van de medewerkers die op dat moment in dienst zijn of waren. Actie Er is geen actie nodig. Verzamelloonstaat en Individuele loonstaat (change 2180653) ( change 2142194) Melding Een aanpassing in de release van juli ter voorbereiding van de Transitievergoeding gaf als ongewenst resultaat dat de verzamelloonstaten en individuele loonstaten niet meer juist werden gepresenteerd. Oplossing Op maandag 3-8-2020 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd, zodat de Verzamelloonstaat en Individuele loonstaat weer op een juiste manier gegenereerd kunnen worden. Actie Er is geen actie nodig. Signaalcode 170 pensioenfonds architect februari 2020 (change 2008502) Melding Sommige klanten ontvingen van het pensioenfonds APG (PFAB) signaalcode 170. Dit kwam voor als bij een medewerker halverwege de periode in dienst kwam, de APG deeltijdfactor niet correct was bepaald. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 hebben wij een de programmatuur aangepast, zodat de deeltijdfactor correct wordt bepaald. Ook hebben we de interface APG Bouw (CAO Baksteen) aangepast, omdat het probleem ook hier kon voorkomen. Met terugwerkende kracht wordt dit vanaf peildatum 1-1-2020 hersteld. Actie Er is geen actie nodig Salaris niet altijd berekend bij promotie / terugplaatsing (change 2142435) Melding Bij het invoeren van een promotie door een salarisschaalaanpassing, werd er soms geen nieuw bijbehorend salaris berekend.  Oplossing Dit is opgelost. Bij een promotie of terugplaatsing wordt nu ook het (nieuwe) salaris berekend. Signalering 30%-regeling slechts gedeeltelijk toegestaan (change 1860909) Melding Voor een medewerker die halverwege de periode in dienst kwam, werd het toetsinkomen voor de 30%-regeling niet omgerekend naar rato van de werkdagen,  Hierdoor verscheen in het Signaleringsverslag de signalering: 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan. Oplossing Voortaan wordt in dit geval het toetsinkomen 30%-regeling omgerekend naar rato van de werkdagen in dienst.  Publishing Date : 8/24/2020

Notification Unique Personal Id mandatory Why  As you will have read in previous release notes and in the interim update, the Unique Personal ID (UPI) will become mandatory. Initially, this will only apply to: users of the new solution for Medical Leave Management users of the generic API for Identity & Access Management (IAM) in combination with the Youforce users extended interface. The UPI is not yet mandatory if you only use the Youforce users extended HR interface without the other interfaces mentioned above. How  Settings > Data exchange > Raet HR interfaces > Youforce users extended  An additional option will be made available to users of the interfaces mentioned above. This option will force UPI submission to the Youforce portal.  Your action  No action is required. If you are going to use one of the applications mentioned above, Visma | Raet will contact you to set up the correct settings.  New Application feedback Why In the previous release notes we informed you that the Customer Effort Score will be launched starting with the September release. When a specific procedure has been performed, a closed question will be displayed concerning the procedure. This enables you to provide us with feedback on new functionalities. This feedback in turn enables us to introduce process improvements.   How As of the September release, a closed question will be displayed when the following actions are performed: Employee > Employee > GDPR - Delete personal data – when the Delete button has been clicked. Employee > Inflow/outflow > Proposed transition payment – when the Save button has been clicked. The question is: How easy was it for you to complete this task or action? You can answer this question by assigning a score. Based on your score, you will then see a follow-up question: Score of 1-5: What can we improve to make it easier to perform this task/action?Score of 6-7: What did you find easy about performing this task/action? Your action Please provide an answer when you see a question about the use of the application. In this way we can assess your opinion on certain processes and screens, enabling us to focus on targeted improvement. Personal data available at the Person level Why It is becoming increasingly necessary to distinguish between personal data and employment data in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. A combination of this data at the employee level has always been available in HR Core Business.  However, it is not only necessary to request personal data from the interface applications, but also to enter personal data from those applications. For example, a change of address for employee A also applies to copies of employee A in other applications. In the new Person level, specific personal data, such as address data, can now be synchronized with other employees, regardless of whether these employees work for the same company. The employees must belong to the same client, however.  Initially, the new Person level will only be available for clients switching to the new solution for Medical Leave Management or the generic API for Identity & Access Management (IAM) in combination with the Youforce users extended interface. In the future, it will be available in more interface modules.  How Employee > Person > Person The Person screen will be added to the menu. Once the Person level is available, a person will be generated based on the Unique Personal ID (UPI). The UPI will ensure that employees with the same personal data will be linked to the same person. If you then change any of the following data for one of the employees, the change will not only be implemented for the person, but also for any other linked employees. The Person screen shows the basic data of all employees linked to the person: Person code * Initials * Formatted name Prefixes Surname * Date of birth * Example: Employee 100, A. Apple, and employee T100, A. Apple, both have UPI 100 and are therefore linked to person 100, A. Apple. Employee 100's address is changed to Lindenlaan 8 in Amersfoort. This means that the address of person 100, A. Apple, will be changed to the same new address. The address of employee T100, who is also linked to person 100, will also be changed immediately.  This personal data synchronization applies to the following data elements: Data element   Initials Personal email address First and middle names Personal phone number First name Cell phone number Surname Office phone number Prefix Street Formatted name salutation House number Own name code House number suffix Partner's name Location description Title (prefix) ZIP/Post code Title (suffix) Town/city: Gender Country of residence Date of birth Foreign region Place of birth Street (postal address) Country of birth House number (postal address) Language House number suffix Date of death Postal address location description Citizen service number (BSN) ZIP/Post code (postal address) PING ID City/town (postal address) Nationality Country Email address Foreign region New screen for Unique Personal ID changes Why The Unique Personal ID (UPI) will serve as the unique key for generating a person from employees. The UPI will then be distributed to other applications. For example, the generic API for Identity & Access Management (IAM) will use the UPI as a unique key to recognize users and associated authorizations. Any changes to the UPI can therefore have major consequences. A modified UPI may disable the authorization of a person, and therefore the associated employee. Great care must therefore be taken when making any changes to a UPI. A separate screen is available as of this release for specific situations where a UPI change is unavoidable, such as registering an incorrect UPI. How Management > Data exchange > Modify UPI The Modify UPI screen is available in HR Core Business as of this release. The screen is available as of 1 January 2020, and it includes the following fields: Update UPI If you choose Yes, the UPI will be updated with the employee code. Unique Personal ID (UPI) - You can enter a UPI here. Note: if you have selected Yes for Update UPI, this field will be inactive. Employee > Employee > Employees You can save the UPI in the wizard screens Create Employee - Step 1 of 6 - Employee and Create new employee with profile group. However, once it has been saved, you can no longer change the UPI on the Employee(s) screen. You will have to use the Modify UPI screen. Your action Activating the Person level will be part of an implementation project for the applications mentioned above. Visma | Raet will contact you if this applies to your organization. The UPI must be completed when the Person level is activated.  Modified and improved GDPR - Delete employee screen name changed Why  User feedback has revealed that the name of the GDPR Delete employee screen is confusing. It suggests that an employee can be fully deleted, even though this screen is used only for deleting personal data. We have therefore decided to change the name of this screen.  How  Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data As of this release, the name of the GDPR Delete employee screen has been changed to GDPR Delete Personal Data.  Your action No action is required.  State/Province added to Employee Address Details screen Why  An employee's state/province may be needed for various purposes. It may be useful to record the federal state (Germany) or the region (Belgium) of employees working in those countries, or the employee's province in the Netherlands (or other relevant sub-regions). You can also use this field for compiling reports. The state/province field has been added to the employee's address data screen for this purpose, and you can define values for this field in a values list.  How  Employee > Employee > Employee address details As of this release, the state/province field has been added to the Employee address details screen.   Settings > Recording > List of values The state/province element has been added to the Element field list. You can define your own values for the state/province field in this list.   Your action If you wish to use the new state/province field, you must first define values in the corresponding list.  Solved Message Problems opening free screens (change 1898805) Message  When selecting a free screen in the menu, the screen sometimes failed to open. This was because all employees with data in the screen were first loaded.  Solution  As of this release, you can now select an employee after selecting the free screen. This means you no longer have to wait until all employees have been loaded. Once you select an employee, the screen opens immediately.  You can still opt to open a free screen in the old way and not select an employee. If you do so, all employees with data in the screen will be loaded.  Your action No action is required.  Publishing Date : 8/21/2020

Mededelingen  Unieke Persoonlijke Id verplicht  Waarom  In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de Unieke Persoonlijke Id (UPI) verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor: gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling  > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid  Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties, zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.  Nieuw Feedback op onze applicatie  Waarom  In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.   Hoe Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties: Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag: Score 1-5: Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat je deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren? Score 6-7: Kun je aangeven wat je gemakkelijk vond aan deze taak /actie? Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Persoonsgegevens beschikbaar op niveau Persoon Waarom Voor aanpalende applicaties, zoals Verzuim Management en Talent Management, is het steeds vaker nodig onderscheid te kunnen maken tussen persoonsgegevens en dienstverbandgegevens. Binnen HR Core business waren deze gegevens altijd gecombineerd aanwezig bij de medewerker.  Vanuit de aanpalende applicaties is het echter niet alleen nodig persoonsgegevens afzonderlijk te kunnen opvragen, maar ook om deze te kunnen vastleggen. Zo geldt bijvoorbeeld een adreswijziging bij medewerker A, ook voor de gekopieerde medewerker van A. Het nieuwe niveau Persoon maakt het mogelijk dat specifieke persoonsgegevens, zoals adresgegevens, via het niveau van de persoon met andere medewerkers worden gesynchroniseerd, ongeacht of deze medewerkers in hetzelfde bedrijf zitten. De medewerkers moeten wel binnen dezelfde klant werkzaam zijn.  Het niveau Persoon komt aanvankelijk alleen beschikbaar voor de klanten die overgaan op de nieuwe oplossing voor Verzuim Management of de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. In de toekomst zal dit voor meer integratiemodules gaan gelden.  Hoe Medewerker > Persoon > Persoon Aan het menu wordt het scherm Persoon toegevoegd. Als het niveau Persoon beschikbaar is gesteld, zal er op basis van de Unieke Persoonlijke Id (UPI) een persoon gegenereerd worden. De UPI zorgt ervoor dat medewerkers die dezelfde persoonsgegevens hebben aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Als je dan bij één van de medewerkers één van de volgende gegevens wijzigt, wordt deze wijziging niet alleen doorgevoerd bij de persoon, maar ook bij de medewerker er onder. Via het scherm Persoon kun je de basisgegevens raadplegen van de medewerkers die gekoppeld zijn aan de persoon, namelijk: Persoonscode * Voorletters * Opgemaakte naam Voorvoegsels Achternaam * Geboortedatum * Voorbeeld Medewerker 100, A. Appel en medewerker T100, A. Appel hebben allebei UPI 100 en zijn daarmee gekoppeld aan persoon 100 A. Appel. Voor medewerker 100 wordt het adres gewijzigd naar Lindenlaan 8 te Amersfoort. Dit betekent dat persoon 100 A. Appel daarmee een adreswijziging krijgt, namelijk naar  het nieuwe adres Lindenlaan 8 te Amersfoort. Hiermee krijgt medewerker T100, die ook is gekoppeld aan persoon 100, ook gelijk de adreswijziging naar Lindenlaan 8 te Amersfoort.  Deze synchronisatie van persoonsgegevens geldt voor de volgende gegevenselementen: Gegevenselement Voorletters E-mailadres privé Voornamen Telefoonnummer privé Roepnaam Telefoonnummer mobiel Achternaam Straat Voorvoegsel Huisnummer Opgemaakte naam aanhef Huisnummer toevoeging Eigennaam code Postcode Naam Partner Woonplaats Titel voor Woonland Titel na Regionaam Buitenland Geslacht Straat Postadres Geboortedatum Huisnummer Postadres Geboorteplaats Huisnummer toev. adres Geboorteland Postcode Postadres Taal Plaats Postadres Datum overlijden Land Burgerservicenummer Regionaam Buitenland Nationaliteit   Nieuw scherm voor wijzigen UPI Waarom De Unieke Persoonlijke Id (UPI) wordt de unieke sleutel om vanuit medewerkers een persoon te genereren. Deze unieke persoonlijke identiteit wordt dan gedistribueerd naar andere applicaties. Zo zal bijvoorbeeld de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) de UPI als unieke sleutel gebruiken om gebruikers en bijbehorende autorisaties te herkennen. Het wijzigen van de UPI kan hierdoor grote gevolgen hebben. Zo kan het voorkomen dat door een gewijzigde UPI de autorisatie van een persoon, en dus de onderliggende medewerker, niet meer werkt. Het is daarom belangrijk voorzichtig om te gaan met het wijzigen van een UPI. Voor specifieke situaties waarin het echt noodzakelijk is de UPI te wijzigen, zoals het registreren van een onjuiste UPI, is vanaf deze release een apart scherm beschikbaar. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Voor het wijzigen van een UPI is vanaf deze release het scherm Wijzig UPI in HR Core Business opgenomen. Het scherm is beschikbaar vanaf 1 januari 2020. Hierin zijn de volgende velden opgenomen: UPI bijwerken Kies je hier voor Ja, dan wordt de UPI bijgewerkt met de medewerkercode. Uniek Persoonlijk Id (UPI) Hier kun je een UPI invullen Let op: als je bij UPI bijwerken hebt gekozen voor Ja, wordt dit veld inactief. Medewerker > Medewerker > Medewerkers In de wizardschermen Aanmaken Medewerker - Stap 1 van 6 - Medewerker en Aanmaken nieuwe medewerker met profielgroep kunt u de UPI gewoon vastleggen. Is deze echter eenmaal opgeslagen, dan kunt u de UPI voortaan niet meer wijzigen via het scherm Medewerker(s), maar alleen via het scherm Wijzig UPI. Uw actie Het activeren van het niveau Persoon zal onderdeel zijn van een implementatieproject voor de hierboven genoemde applicaties. Visma | Raet zal contact met je opnemen als dit voor jouw organisatie gaat gelden. Op het moment van het activeren van de persoonslaag moet de UPI ingevuld zijn.  Gewijzigd en verbeterd Naam scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd Waarom  Onze gebruikers hebben ons via feedback laten weten dat de naamgeving van het scherm AVG verwijderen medewerker verwarrend was. Het wekte de indruk dat medewerkers in zijn geheel konden worden verwijderd, terwijl je via deze functionaliteit alleen de persoonsgegevens verwijdert. Daarom hebben wij besloten de naam van het scherm te wijzigen.  Hoe  Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens Vanaf deze release is de naam van het scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd in AVG Wissen Persoonsgegevens.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Staat/Provincie toegevoegd aan scherm Adresgegevens Medewerker Waarom  Voor diverse doeleinden is het wenselijk om de Staat/provincie te kunnen vastleggen. Zo is het handig als je voor medewerkers die werkzaam zijn in Duitsland of België de bondsstaat (Duitsland) of het gewest (België) vast te leggen of om de provincie in Nederland of andere relevante deelgebieden te kunnen vastleggen. Deze kunt u dan ook gebruiken oor het samenstellen van rapportages. Daarom is het aan scherm waarin u de adresgegevens  van de medewerker vastlegt hiervoor het veld Staat/provincie toegevoegd en is er een waardenlijst waarin je de waarden voor dit veld kunt vastleggen..   Hoe  Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker Vanaf deze release is aan het scherm Adresgegevens Medewerker het veld Staat/provincie toegevoegd.   Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Aan de lijst van het veld Element is het element Staat/provincie toegevoegd waarmee je naar eigen behoefte een waardenlijst voor het veld Staat/Provincie kunt inrichten.   Uw actie Als je het nieuwe veld Staat/provincie wilt gaan gebruiken, moet je eerst de bijbehorende waardenlijst inrichten.  Opgeloste melding Problemen openen vrije schermen (change 1898805) Melding  Bij het selecteren van een vrij scherm in het menu, werden eerst alle medewerkers geladen voor wie gegevens in het scherm waren vastgelegd, waardoor de schermen soms niet meer werden geopend.  Oplossing  Vanaf deze release is het mogelijk om na het selecteren van het vrije scherm, ook eerst een medewerker te selecteren.  Hierdoor hoef je niet langer te wachten tot alle medewerkers zijn geladen zijn. Als je een medewerker selecteert,  opent het scherm meteen.  Je kunt er nog steeds voor kiezen op de oude, gebruikelijke manier eerst het gewenste vrije scherm te openen en geen medewerker te selecteren. Dan worden eerst alle medewerkers geladen waarbij dit scherm is opgeslagen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 8/21/2020

26-08-2020 Verlengde ondertekeningsperiode Intradata verlengde de ondertekeningsperiode van 6 dagen naar 14 dagen. Vanaf vandaag hebben alle documenten die ter ondertekening worden verzonden, een verlengde periode van 14 dagen voor ondertekening; t...

26-08-2020 Extended signing period Intradata extended the signing period from 6 days to 14 days. Starting from today, all documents sent for signing will have an extended period of 14 days for signing; while the ones created until today will remain...

Verzuimformulieren Inleiding In 2017 werd de mogelijkheid geïntroduceerd om meldingen over ziekte en zwangerschapsverlof via Self Service te laten verwerken in HR Core Beaufort. Sindsdien hebben we van onze klanten feedback gevraagd en ontvang...

Notifications Feedback on our application Why From the April release, we will ask you for feedback on our application through a closed question. With this you can let us know what you think of specific functionalities and whether they meet your needs. In order to better interpret the information that has now been obtained, we will ask your feedback about certain processes in the coming months by asking a few specific questions. How If you choose a user group, we will ask you to indicate by a number to what extent you would recommend HR Core / Payroll Business to others and you can also explain your answer. We will also ask a similar question after completing a process. Questions are only asked for a specific period of time for that specific functionality. Depending on the period, a question will never be asked to you more than twice and your answers will remain anonymous. Your action If you receive a question about the use of the application, we ask you to answer it as much as possible, so that we know better what you think of certain processes and screens. This allows us to improve functionalities in a more targeted manner. New Automatic entry of Unique Personal ID (UPI) with employee code Why Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. This allows you to link employees with the same UPI within a customer and in the future deliver them to the Visma | Raet applications as one person. To ensure entry of the UPI is as easy as possible, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the employee code. If automatic generation of the employee code is opted for, this code can now also be used as UPI and the Unique Personal ID (UPI) field in the Employees screen can be auto-populated. If employee codes are used that are not automatically generated, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the already available employee code. Refer to Updating Unique Personal ID (UPI) of existing employees How Settings > Recording > Parameters employee code The Parameters employee code screen (where is specified whether the employee code should be generated and assigned automatically when creating a new employee) now includes the Auto-populate UPI  option. When this option is enabled, the system will also populate the Unique Personal ID (UPI) field with the automatically generated employee code. Your action If this new feature is to be used, the data in the Parameters employee code screen must have been specified as described above.  Updating Unique Personal ID (UPI) of existing employees Why When creating a new employee, the Unique Personal ID (UPI) field can be auto-populated with the employee code. To ensure the employee code can be used as UPI with existing employees so it need not be specified manually, an option is now available to auto-populate the Unique Personal ID (UPI) field with the employee code. How Employee > Employee > Employees As of this release the Update UPI  field is included in the Employees screen. This field is used to ensure the system populates the Unique Personal ID (UPI) field with the employee code where an existing employee is concerned. This is done as follows: Set the Update UPI  field to Yes. The Unique Personal ID (UPI) field then becomes read only. Click Save and refresh the screen. The Unique Personal ID (UPI) field now contains the employee code and is no longer read only. The Update UPI  field is cleared as the field has been updated. During the update the system checks if the UPI is unique to the client. Where an equal UPI is concerned, the employee must have the same last name and date of birth. If this is not the case, an error message will be displayed. Note: when the UPI is updated with the employee code through the Update UPI  field and is next overwritten manually, the overwritten value applies.  Your action No action is required. New Integration elements screen Why The specified expense policy is necessary for the link with Mobile Expense in order to indicate which expense policy applies to an employee. No additional feature in HR Core Business is required. As more data is expected to be required in the future for the various links without an additional feature in HR Core Business, a separate screen has been created for registering such employee data. How Settings > Recording > List of values As of 1-1-2020 the Expense policy list of values has been added to the Element field in the List of values screen. It can be used to define expense policies that can be assigned to an employee through the Integration elements screen. Employee > Contract > Integration elements As of 1-1-2020 the Integration elements screen has been added to the Contract menu. Through this screen the correct expense policy for an employee can be specified in the Expense policy field for integration with Mobile Expense. The available values to choose from are registered in the Expense policy list of values as described above. Your action In order to use the new feature, the list of values must be created and the correct value must be assigned to the employees concerned as described above. Solved Message Error message when importing branches of organizational units has been modified (change 1914674) Message When importing branches for organizational units, the error message Specified start date is before the employee’s employment date was displayed. This was due to the fact that the branch was linked to an organizational unit that did not yet exist on the effective date. However, the text of the error message suggested that it concerned employees. Solution The error message is a general message that is displayed when data is linked to an element that does not yet exist on the effective date. As of this release the text has been modified as follows: Specified start date (yyyy/mm/dd) is before the date (yyyy/mm/dd) of the element to be linked. Note: this message is now also included in the Self Service failure report. Your action No action is required. Publishing Date : 6/18/2020

Mededelingen Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw  Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw scherm Integratie elementen Waarom Voor de koppeling met Mobile Expense is het gegeven Expense Policy nodig om aan te geven welk onkostenbeleid op een medewerker van toepassing is. Hierbij is geen aanvullende functionaliteit in HR Core business nodig. Omdat de verwachting is dat er in de toekomst voor de diverse koppelingen meer gegevens zonder aanvullende functionaliteit in HR Core Business nodig zijn, is er voor het vastleggen van dergelijke medewerkergegevens, zoals nu de expense policy, een apart scherm gemaakt.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst In het scherm Waardenlijst is aan de lijst van het veld Element met ingang van 1-1-2020 de waardenlijst Expense policy toegevoegd. Hiermee kun je expense policies definiëren die je vervolgens via het scherm Integratie elementen aan een medewerker kunt toekennen.   Medewerker > Contract > Integratie elementen Aan het menu Contract is met ingang van 1-1-2020 het scherm Integratie elementen toegevoegd, waarin je via het veld Expense policy het juiste onkostenbeleid voor een medewerker kunt vastleggen voor de integratie met Mobile Expense. De waardes waaruit je kunt kiezen, leg je vast via de waardenlijst Expense policy, zoals hierboven beschreven.   Uw actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, moet je de waardenlijst inrichten en de juiste waarde toekennen aan de betreffende medewerkers, zoals hierboven beschreven. Opgeloste melding Foutmelding bij importeren OE-vestigingen aangepast (change 1914674) Melding Bij het importeren van vestigingen bij organisatorische eenheden, verscheen de foutmelding Opgegeven begindatum ligt voor de datum van in dienst van de medewerker. Dit kwam omdat de vestiging werd gekoppeld aan een organisatorische eenheid die op de ingangsdatum nog niet bestond. De tekst van de foutmelding suggereerde echter dat het om medewerkers ging. Oplossing De foutmelding is eigenlijk een algemene melding die verschijnt bij een poging een gegeven te koppelen aan een element dat nog niet bestaat op het moment van de ingangsdatum. Daarom hebben we vanaf deze release de tekst als volgt aangepast:  Opgegeven begindatum (yyyy/mm/dd) ligt voor de datum (yyyy/mm/dd) van het te koppelen element.  Let op: deze melding verschijnt voortaan ook in het uitvalverslag van Self Service.   Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Mededelingen Update meerdere Inkomstenverhoudingen en Transitievergoeding Zoals je in de release notes kunt lezen, zijn we onze applicatie aan het voorbereiden om voor het uitbetalen van een transitievergoeding meerdere inkomstenverhoudingen (IKV's) onder één medewerker te kunnen aanmaken. We zijn deze functionaliteit nu aan het testen om er voor te zorgen dat het beschikbaar stellen ervan zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Omdat we nog aanvullende testen willen uitvoeren en een pilot-traject met een aantal klanten ingaan, hebben we besloten de functionaliteit nog niet op te leveren in de juli release. Deze pilotklanten gaan we apart benaderen. Via de release notes en de berichtgeving op de Payroll Business Community houden we je op de hoogte van de vervolgstappen en de planning.  Feedback op onze applicatie Waarom  Vanaf de release van april vragen wij je via een gesloten vraag om feedback op onze applicatie. Hiermee kun je ons laten weten wat jij van specifieke functionaliteiten vindt en of deze aansluiten bij jouw behoefte. Om de inmiddels verkregen informatie beter te kunnen interpreteren, gaan we de komende maanden via het stellen van een paar gerichte vragen jouw feedback vragen over bepaalde processen. Hoe Als je een gebruikersgroep kiest, vragen we je via een cijfer aan te geven in hoeverre je HR Core/Payroll Business aan anderen zou aanraden en kun je je antwoord toelichten. Een soortgelijke vraag gaan we ook stellen na het voltooien van een proces. Vragen worden alleen gesteld gedurende een bepaalde periode voor die specifieke functionaliteit. Afhankelijk van de periode wordt een vraag nooit meer dan twee keer aan je gesteld en jouw antwoorden blijven anoniem.  Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden, zodat wij beter weten wat jij van bepaalde processen en schermen vindt. Hierdoor stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Nieuw Nieuwe schermen inkomstenverhoudingen Waarom  Binnenkort wordt het mogelijk om meerdere inkomstenverhoudingen aan één medewerker toe te kennen. Dit maakt het uitbetalen van transitievergoedingen makkelijker. Vanaf deze release hebben we alvast de nodige schermen hiervoor opgenomen in Payroll Business Hoe  Medewerker > Inkomstenverhouding Aan het menu Inkomstenverhouding zijn de volgende menu-ingangen toegevoegd:  Loonheffingen (IKV) Dit scherm bevat alle gegevens die invloed hebben op de bruto-netto berekening van een inkomstenverhouding . Loonaangifte (IKV) Dit scherm bevat alle aanvullende gegevens voor de loonaangifte. Met uitzondering van de begin- en einddatum, kunt u de gegevens in deze schermen nog niet wijzigen.  De eigenschappen van de inkomstenverhouding blijft u vastleggen bij de medewerker, zoals u dat gewend bent. In zeer uitzonderlijke gevallen kan het in de toekomst nodig zijn om het begin of het einde van de inkomstenverhouding te corrigeren. Uw actie  Er is op dit moment nog geen actie nodig. Uitbetaling UWV Aanvullend geboorteverlof (WIEG) verrekenen Waarom Als het uitbetaalde bedrag voor aanvullend geboorteverlof verschilt van het bedrag dat UWV heeft uitgekeerd, kun je het verschil laten verrekenen. Dit is alleen mogelijk als je als werkgever meer hebt uitbetaald, dan UWV heeft uitgekeerd. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) is het veld Verrekenen voordeel werknemer (aanv.geb.verlof) toegevoegd. Kies Ja als u wilt dat het uitbetaalde bedrag wordt gecorrigeerd. Kies Nee als u uw werknemer het voordeel laat houden. Let op: als je als werkgever meer van het UWV hebt ontvangen dan aan de medewerker is uitgekeerd, wordt het verschil altijd uitbetaald aan de medewerker. Om het verschil te laten verrekenen, moet je het veld Beëindiging tbv verrekening (aanv.geb.verlof) op Ja zetten. Hiermee geef je aan dat het aanvullend geboorteverlof in deze periode is beëindigd en berekent Payroll Business het verschil tussen het bedrag dat UWV heeft uitgekeerd en het eerder berekende bedrag dat je als werkgever hebt uitgekeerd.  Let op: hiermee wordt niet de arbeidsvoorwaarde of de berekening van de uren of het percentage van het aanvullend verlof beëindigd. Als het berekenen van aanvullend geboorteverlof niet meer hoeft plaats te vinden, moet je de ingevulde uren of percentages voor aanvullend geboortverlof, die nog in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) staan, apart verwijderen, Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Automatisch invullen Uniek Persoonlijk Id met medewerkercode Waarom Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Hiermee kun je binnen een klant medewerkers met dezelfde UPI aan elkaar koppelen en in de toekomst als één persoon doorleveren aan de Visma | Raet applicaties.  Om ervoor te zorgen dat het invullen van een UPI weinig inspanning kost, kun je vanaf deze release het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten vullen met de medewerkercode. Gebruik je de functionaliteit voor het automatisch genereren van de medewerkercode, dan kun je er nu voor kiezen om deze medewerkercode ook te gebruiken als UPI en automatisch te laten invullen in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) in het scherm Medewerkers. Gebruik je medewerkercodes die niet automatisch worden gegenereerd, dan kun je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch laten invullen met de reeds aanwezige medewerkercode, zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken hierna. Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens medewerkercode Aan het scherm Stuurgegevens medewerkercode waarmee je regelt dat je bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de medewerkcode automatisch laat genereren en toekennen, is de optie UPI Automatisch vullen toegevoegd. Zet u deze optie aan, dan vult het systeem de automatisch genereerde medewerkercode ook in bij het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Uw actie Als u de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, zorg er dan voor dat de gegevens in het scherm Stuurgegevens medewerkercode zijn vastgelegd, zoals hierboven beschreven.  Uniek Persoonlijk Id bestaande medewerkers bijwerken Waarom  Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Om er voor te zorgen dat je ook voor bestaande medewerkers de medewerkcode als UPI kunt gebruiken en deze niet handmatig hoeft in te vullen, is er nu een optie waarmee je het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) automatisch kunt vullen met de medewerkercode.   Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Aan het scherm Medewerkers is vanaf deze release het veld UPI bijwerken toegevoegd. Hiermee regel je dat het systeem voor een bestaande medewerker de medewerkcode invult in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI). Dit werkt als volgt: Zet het veld UPI bijwerken op Ja. Zodra u dit doet wordt het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) read only. Klik op Opslaan en ververs vervolgens het scherm. In het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) is nu de medewerkercode ingevuld en het veld is niet langer read only. Het veld UPI bijwerken is leeggemaakt, omdat het veld is bijgewerkt. Tijdens het bijwerken, controleert het systeem of de UPI uniek is binnen de klant. Dit houdt in dat bij een gelijke UPI de medewerker dezelfde achternaam en geboortedatum moet hebben. Als dit niet zo is, zie je een foutmelding. Let op: als je de UPI bijwerkt met de medewerkercode via het veld UPI bijwerken en deze daarna handmatig overschrijft, dan geldt deze overschreven waarde.  Uw actie Er is geen actie nodig. Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd Waarom  Zoals we in eerdere release notes hebben gemeld, hebben we in de afgelopen releases de rapportages verbeterd door ervoor te zorgen dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken. In deze release hebben we dit als laatste voor de hieronder genoemde rapportage gedaan. Hoe Rapporten > Vastlegging > Toegekende arbeidsvoorwaarden Rapporten > Berekening > Payroll Elementen Rapporten > Controle > Werkkosten Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Toegekende arbeidsvoorwaarden Payrollelementen Werkkosten Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/18/2020

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuim Management en Talent Management, is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Met dit UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.   Nieuw  Aanvraag aanvullend geboorteverlof bij registratie kindgegevens Waarom  Als onderdeel van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) kan een werknemer er voor kiezen maximaal 5 x het aantal contracturen op te nemen voor Aanvullend Geboorteverlof. Deze aanvraag vindt altijd plaats in hele weken. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om bij de registratie van de kindgegevens het gewenste aantal weken geboorteverlof vast te leggen.  Hoe Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgevens bij het veld Verlofsoort aanv. geboorteverlof opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken.  Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is per 1 juli 2020 het veld Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) toegevoegd. Hier geef je het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken. Je kunt hier maximaal 5 weken aanvragen. Verder kun je de relevante kindgegevens invullen van het kind waarvoor je aanvullend geboorteverlof wilt aanvragen.  Geboortedatum in de toekomst: vanaf deze release is het ook mogelijk een geboortedatum in de toekomst vast te leggen. Houd er wel rekening mee dat je deze moet corrigeren, als de daadwerkelijke geboortedatum afwijkt.  Het gegenereerde extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof bevat in de omschrijving de naam van het kind en de geboortedatum, zodat je weet voor welk kind het aanvullende geboorteverlof geldt. AVG en vastleggen naam kind: de AVG schrijft echter voor dat de naam van het kind alleen vastgelegd mag worden als de ouder daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Je kunt er daarom ook voor kiezen een omschrijving vast te leggen in plaats van de naam van het kind. Genereren extra individueel verlofrecht: als je alle gegevens hebt vastgelegd en opgeslagen, genereert het systeem automatisch een extra individueel verlofrecht. Let op: het kan enige minuten duren, voordat het extra individueel recht is gegenereerd. Medewerker > Verlof > Extra individueel recht Na het vastleggen van de kindgegevens en het gewenste aantal weken Aanvullend geboorteverlof, genereert het systeem het extra individueel verlofrecht. Dit verlofrecht heeft de boekingsdatum die overeenkomt met de geboortedatum van het kind. Het aantal uur is het gewenste aantal weken verlof x de contracturen per week. Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Uw actie Voeg de verlofsoort voor het Extra aanvullend geboorteverlof toe aan de verlofregeling en koppel deze via de HR Stuurgegevens aan het aanvullende geboorteverlof, zoals hierboven beschreven.  Nieuwe functie - AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als je in het scherm Medewerkers een nieuw Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Exporteren verlofaanvragen Waarom  In 2019 is het scherm Verlofaanvraag aangepast om de filtermogelijkheden en performance te verbeteren en was het niet langer mogelijk de verlofaanvragen te exporteren. Klanten hebben ons echter laten weten dat zij wel behoefte hebben aan deze exportfunctie. Daarom is vanaf deze release de functionaliteit voor het exporteren van de verlofaanvragen opnieuw beschikbaar.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Rechtsonder in het scherm Verlofaanvraag zie je vanaf deze release weer de knop Exporteren. Als je hierop klikt, kun je bovenin het scherm het bestandstype selecteren en aangeven of je alle pagina's wilt exporteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Naam OE verkeerd weergegeven in OrgSight Melding Bij het zoeken naar een organisatorische eenheid in OrgSight, leek het of de naam goed werd weergegeven, maar bij het selecteren van de organisatorische eenheid, zag je soms een vreemd teken in de naam. Dit kwam doordat speciale tekens zoals het &-teken verkeerd werden geïnterpreteerd als HTML-code.  Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release de naam van een organisatorische eenheid correct wordt weergegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Waarom  Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken.  Met het UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen als het dezelfde persoon betreft. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.  Nieuw AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Gebruikersprofiel toegevoegd aan scherm Gebruikersgroep Waarom Als er veel gebruikersgroepen zijn aangemaakt, is het vaak lastig om de juiste gebruikersgroep te vinden. Daarom kun je voortaan een gebruikersgroep zoeken via het Gebruikersprofiel. Hoe Niveau Klant/Applicatiebeheer: Autorisatie > Gebruikersgroep Open via Autorisatie > Gebruikersgroep het overzicht van alle gebruikersgroepen die in Payroll Business zijn gedefinieerd. Hierin zie je welk gebruikersprofiel aan een gebruikersgroep is gekoppeld. Kies in het Zoekveld voor Gebruikersprofiel. Geef in het veld Zoektekst het gebruikersprofiel op waaraan de gebruikersgroep moet voldoen, bijvoorbeeld HR Core Consultant en klik op Zoeken. Uw actie Er is geen actie nodig Incidentele inkomstenvermindering Aanvullend geboorteverlof Loonaangifte Waarom Als je als werkgever de uitkering voor het Aanvullend geboorteverlof zonder aanvulling doorbetaalt aan de medewerker, is er sprake van gedeeltelijk betaald verlof. Dit wordt in de loonaangifterubriek Code incidentele inkomstenvermindering aangegeven met de waarde G (Aanvullend geboorteverlof).  Hoe Als het loon of de uitkering wegens aanvullend geboorteverlof op grond van de Wet Arbeid en Zorg en een eventueel door u verstrekte aanvulling op die uitkering in het aangiftetijdvak lager is dan het overeengekomen loon, geeft Payroll Business de code G door naar de loonaangifte om de inkomstenvermindering aan te geven.  Uw actie Er is geen actie nodig Vertaling van het menu Waarom HR Core Business en Payroll Business ondersteunen al geruime tijd Engelstalige en Duitstalige gebruikers, maar nog niet alle onderdelen van de applicatie zijn volledig vertaald.  Hoe Menu Vanaf deze release zijn alle menukeuzes gecontroleerd en volledig vertaald in het Engels en Duits. Frans volgt op later moment. De volgorde van de menu's voor journalisering en administratiekantoren is daarbij gelijk gemaakt aan de volgorde van de overige menu's: Beheer taken bovenin - worden veel gebruikt Instellingen onderin - worden minder gebruikt De vertalingen in de schermen en rapporten gaan we in een later stadium verbeteren.  Uw actie Typisch Nederlandse payrollbegrippen zijn soms lastig te vertalen. Uw Engels-, Frans- en Duitstalige collega's hebben mogelijk suggesties voor het verbeteren hiervan: wij horen dit graag en verzoeken je om deze door te geven aan onze Service Desk. Contract ID toegevoegd aan Rapport Audit File Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop voegen we aan bepaalde rapporten alsvast de kolom contract ID toe, zodat duidelijk is via welk contract bepaalde uitbetalingen zijn gedaan.  Hoe Rapporten > Controle > Audit file Aan het rapport Audit File is vanaf deze release de kolom Contract ID toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. IKV-gegevens in Ad hoc rapportage (uitgebreid) Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Daarom hebben we de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) alvast aangepast zodat je hierin straks de gegevens per inkomstenverhouding kunt zien. Hoe Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage (uitgebreid) Als het straks mogelijk is om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract, zie je in dit rapport de juiste gegevens van de juist inkomstenverhouding. Uw actie Er is geen actie nodig. Volgorde stroken meerdere contracten bij afdrukken salarisstroken en jaaropgaven Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we de functionaliteit voor het afdrukken alvast aangepast.  Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden salarisstroken Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven Als u gebruik maakt van het op papier afdrukken en verzenden van de salarisstroken wordt de pagina met de transitievergoeding gegroepeerd op basis van de gegevens van het eerste contract.  Uw actie Er is geen actie nodig. Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd Waarom  Zoals we in de release notes van mei hebben gemeld, zijn we constant bezig met het verbeteren van de rapportages. Een onderdeel hiervan is dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken. Hoe Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Salarisstrook viewer Mutatieverslag Uw actie Er is geen actie nodig. Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker Als je in het scherm Medewerker een nieuwe Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Opgeloste meldingen  Geen dubbele melding meer bij salarisverwerking Waarom Als er al een salarisverwerking was gestart, op het moment dat u in het scherm Salarisberekening of Salarisberekening (met afsluiting) opende, kreeg u twee meldingen: U kunt geen nieuwe berekening inplannen, er is al een salarisberekening actief Salarisberekening loopt Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Vanaf deze release is dit aangepast en ziet u als er een salarisverwerking actief is, alleen de melding: Salarisberekening loopt. Uw actie Er is geen actie nodig. Wisselen gebruikersgroep gaf foutmelding in Google Chrome (change 2021013) Melding Als je na het starten van Payroll Business een ander gebruikersprofiel had gekozen door je opnieuw aan te melden met een andere gebruikersgroep, verscheen de foutmelding: Er is een onverwachte fout opgetreden. Dit gebeurde alleen bij gebruik van Google Chrome. Oplossing Dit is opgelost, zodat de foutmelding niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Toevoegen bepaalde sublooncomponenten was niet mogelijk (change 2034229) Melding Het was niet mogelijk om bepaalde sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, te selecteren om op te nemen in de journalisering. Hierdoor ontstonden er verschillen in de journaalpost. Oplossing Dit is opgelost. Sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, kun je nu selecteren om op te nemen in de journalisering. Uw actie Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Als het niet mogelijk was om vanwege bovenstaande reden sublooncomponenten toe te voegen waardoor er een verschil ontstond in de journaalpost, voeg dan deze sublooncomponenten alsnog toe aan de juiste grootboekrekening. Awf-aanwas hoog ontbrak bij nabetaling na uitdiensttreding (change 2031570) Melding In de volgende situatie werd ten onrechte geen Awf-aanwas hoog doorgegeven naar de Loonaangifte.  Er is bij de medewerker sprake van zowel een werkgeversbetaling waarvoor het lage Awf-tarief geldt als loon waarvoor het hoge Awf-tarief geldt.  De medewerker is uit dienst en krijgt na de uitdiensttreding nog een nabetaling.   Oplossing Dit is opgelost, waardoor bij een nabetaling zowel Awf-aanwas hoog als Awf-premie hoog wordt doorgegeven naar de Loonaangifte, zoals de Belastingdienst voorschrijft.  Uw actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 juli 2020 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2020, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Publishing Date : 5/25/2020

New Employee with employment date in the future in Self Service Why  Users must be able to enter changes through Self Service for employees with an employment date in the future. As of this release, employees with an employment date in the future can be exported to HR Core. How Settings > Data exchange > Self Service parameters The Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field has been added to the Self-service parameters screen. When Yes is selected, employees with a date in the future are included in the export. The start date of the employee data will be the employment date, meaning changes only apply as of the employment date. Changes with an effective date before the employment date will automatically be assigned the employment date as effective date. Changes regarding sickness and time off are an exception. When such changes have an earlier effective date, this will result in export failure from Self Service to HR Core. Your action If users must be able to check or change the data of employees with an employment date in the future through Self Service, the Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field must be set to Yes. In addition, the Youforce users extended feature must be used to export future employees to the portal as well. Contact the Visma | Raet Service Desk; they will create a link to the portal. New leave type – Supplementary childbirth leave (WIEG) Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) a new leave type was required. As of this release the leave type Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) can be selected with a start date of 1st of July 2020 when assigning a new leave type to the Leave scheme. How Settings (instellingen) > Leave > Leave scheme The Leave scheme screen now includes the leave type Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) at Type of leave. Click   on the right of the Leave scheme screen at Types of leave (Verlofsoorten). Select the Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) leave type. Registering leave balance at Extra individual leave entitlement We recommend registering the leave balance at Extra individual leave entitlement and not at Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Leave scheme. The balance depends on the number of consecutive weeks an employee wants to take off. This need not be the maximum of 5 consecutive weeks. As of release 2020-06, individual leave entitlement for supplementary childbirth leave will be automatically dealt with when the child is registered. No duration specification The duration need not be specified. The 6 months duration after the child’s date of birth is not checked. Linking supplementary childbirth leave to Continued payment during leave (Uitsplitsing) Settings > Leave > Leave to Payroll (Verlof koppeling Payroll) Supplementary childbirth leave can be linked to the Continued payment during leave (breakdown) employment benefit in Payroll Business. Do so by selecting Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Type of leave field and next linking it to Payroll by selecting Aanvullend geboorteverlof (HRE) (Supplementary childbirth leave (HRE)) in the Verlofuren verrekening payroll (Payroll leave hours settlement) field. Registering time off entitlement and expiration date Employee > Leave > Extra individual leave entitlement The Extra individual leave entitlement screen contains the Leave entitlement field where the employee’s balance can be specified. The expiration date of 6 months following the child’s birth can be specified in the Expiration date field.  Your action If supplementary childbirth leave is to be used, register the data as specified above.  Modified and Improved  Buttons available again in the Request for leave screen Why In the new layout of the Request for leave screen, the Back button and Export button were no longer available. Clients have indicated they would prefer these to be available again.  How Employee > Leave > Request for leave When a Request for leave is opened, the following buttons are available at the top right: One step back Advanced search History Add Your action No action is required. Solved Message Removing extra individual leave entitlement (change 1901905) Employee > Leave > Extra individual leave entitlement Message When extra individual leave entitlement was registered and Fixed was selected in the Type of entitlement field, the entitlement could not be deleted. The Delete button at the bottom of the screen was no longer available. Solution This has been resolved; extra individual leave entitlement can be deleted again as of the May release. Your action Check if fixed extra individual leave entitlement is still registered that should be deleted. Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen Logo Visma | Raet niet meer in rapportages Vanaf deze release is in de rapportages van Payroll Business het Visma | Raet logo niet meer opgenomen. Het logo staat alleen nog op de salarisstrook en jaaropgave. Nieuw  Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) Waarom  Vanwege de Wet Invoering Extra Geboorteverlof, maken we het mogelijk om in Payroll Business per 1 juli aanvullend geboorteverlof vast te leggen en daarbij rekening te houden met de uitkering van maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof door het UWV. Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Vanaf 1 juli 2020 kun je op Bedrijfs/CAO-niveau in het scherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) de volgende gegevens voor aanvullend geboorteverlof vastleggen: Doorbetalingspercentage aanv. geb. verlof Korting apart berekenen Ja: de sublooncomponent en de korting komen apart in de Afrekenmatrix te staan.  Nee: de korting wordt verwerkt in de sublooncomponent Aanvullend geboorteverlof. Maximum dagloon toepassen Ja: de doorbetaling wordt beperkt tot het opgegeven percentage over het maximum dagloon.  Nee: de doorbetaling wordt niet beperkt tot het maximum dagloon. Invoer via HR Core of Handmatig Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Je kunt het percentage en de uren handmatig voor één periode vastleggen. Daarnaast kun je de uren laten berekenen op basis van een vast percentage of een periodepercentage. Ook kun je afhankelijk van de instelling die is vastgelegd op Bedrijfs/CAO-niveau het vastleggen van de opgenomen uren aanvullend geboorteverlof laten plaatsvinden via HR core business.   Meer informatie Meer informatie vind je in de online help, zoek op geboorteverlof. Uw actie  Als een medewerker de werknemer aanvullend geboorteverlof wil opnemen, kun je deze via arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) invoeren.  Nieuw scherm Arbeidsvoorwaardenpakket Waarom De wens bestond om in één overzicht de arbeidsvoorwaarden, vaste en periodieke inhoudingen en vergoedingen te kunnen inzien, toe te voegen en te wijzigen. Hiervoor is vanaf deze release het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd aan het menu. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket bevat de arbeidsvoorwaarden en de vergoedingen en vergoedingen (vast/periode). Het scherm Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) maakt géén deel uit van het Arbeidsvoorwaardenpakket. De arbeidsvoorwaarden kun je op de gebruikelijke manier toevoegen via de arbeidsvoorwaardenclusters of via de knop Toevoegen  . Daarnaast kun je de andere vergoedingen en inhoudingen via deze knop toevoegen. Let op: deze maken geen deel uit van het arbeidsvoorwaardencluster, maar het is mogelijk deze hier additioneel aan toe te voegen. Je kunt het bedrag voor de vergoeding of inhouding vastleggen via de regel van de vergoedingen en inhoudingen via Bewerken  . Hou er rekening mee dat je zowel de afzonderlijke invoer van het bedrag opslaat, als het arbeidsvoorwaardenpakket als totaal. De functie Arbeidsvoorwaardenpakket bestaat naast de huidige schermen voor arbeidsvoorwaarden en vergoedingen/inhoudingen (vast/periode). Wijzigingen die je invoert via een scherm dat je opent via het Arbeidsvoorwaardenpakket zie je terug als je hetzelfde scherm opent via de functie Arbeidsvoorwaarden of via Vergoedingen en inhoudingen (Vast/Periode). Andersom geldt hetzelfde. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd  CAO-uren voor Pensioenen/Fondsen variabele grondslag eigen en benoemd  Waarom  De pensioenpremies voor pensioenen/fondsen met een variabele grondslag (eigen en benoemd) werden niet juist berekend als de bedrijfsuren niet gelijk waren aan de CAO-uren. Daarom hebben we de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling variabel aangepast zodat je hier nu de jaar CAO-uren kunt vastleggen en de manier waarop Payroll Business de CAO-uren moet aftoppen.   Hoe  Instellingen > Berekening > Referentietabellen Beheer > Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) Vanaf release 2020-05 zijn per 1-1-2020 aan de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de volgende velden toegevoegd. Gebruikelijk is de peildatum begin van het afrekenjaar. Veld Omschrijving 19 CAO uren Hier legt u de jaar CAO uren vast. 20 Berekening CAO uren Aftop mogelijkheden: Periodiek aftoppen Jaarlijks aftoppen Meer informatie Meer informatie vind je in de online help in het onderwerp Referentietabellen voor pensioenen / fondsen.  Uw actie  Als de CAO-uren afwijken van de bedrijfsuren, vul dan in de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de hierboven genoemde velden in per de gewenste ingangsdatum en voer een herberekening uit. Voor een aantal ondersteunde CAO's is deze wijziging per dit jaar ingericht. Dit kan in de eerstvolgende salarisverwerking correcties tot gevolg hebben. Het gaat om: Levensmiddelen, grootwinkelbedrijven VGL Slagersbedrijf Bitumineuze En Kunststof Dakbedekkingsbedrijven Extra gegevens contracturen beschikbaar in Afrekenmatrix medewerker en Ad-hoc rapportages Waarom Als een medewerker in een jaar meer dan 30% boven de overeengekomen contracturen werkt, moet je voor deze medewerker het hoge WW-tarief betalen. Dit kun je grotendeels ondervangen door de extra uren te verlonen via een tweede contract. Voor het eerste contract blijft dan het lage WW-tarief gelden en alleen het tweede contact wordt belast volgens het hoge WW-tarief. Omdat het niet gemakkelijk is te bepalen of een tweede contract noodzakelijk is, hebben we hiervoor een hulpmiddel ontwikkeld. Hoe Rapporten > Berekeningen > Afrekenmatrix medewerker Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) We hebben de volgende nieuwe payrollelementen gedefinieerd die onder bepaalde condities worden gevuld, zodat je met onderbouwing van deze informatie kunt besluiten of een tweede contract noodzakelijk is. Payrollelement Kenmerken AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum) Numeriek, 10 posities, waarvan 2 decimalen AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) Numeriek, 10 posities, waarvan 2 decimalen AWF Weken per jaar (cum) Numeriek, 4 posities, waarvan 2 decimalen AWF Contr. overeengek.uren per week gemiddeld Numeriek, 2 posities. Dit is het voortschrijdend gemiddelde. AWF Percentage uren boven contract voortschreidend Numeriek, 3 posities Payroll Business vult deze payrollelementen tijdens de salarisverwerking en neemt ze vervolgens op in de Afrekenmatrix medewerker: excelbestand in het tabblad Payroll-elementen en in de pdf bij de Totalen per groep. Daarnaast zijn deze payrollelementen beschikbaar in de rapporten Ad-hoc rapportage en Ad-hoc rapportage (uitgebreid). De payrollelementen worden gevuld als de medewerker: Verzekerd is voor de WW Geen nul-uren contract heeft Geen BBL-overeenkomst heeft met het bedrijf (Beroeps Begeleidende Leerweg) Tenminste 21 jaar is OF Jonger is dan 21 jaar, maar dan moet hij op basis van zijn periodiciteiten een minimum aantal uur werken (maandloner > 52 uur, 4-wekenloners > 48 uur, weekloners >12 uur). Uw actie Er is geen actie nodig. Looncomponenten uitsluiten van premieplicht PAWW voor bijvoorbeeld nabetalingen Waarom De afgelopen maanden is er veel discussie geweest over de PAWW-berekening en de grondslag waarover deze moet plaatsvinden. Volgnes de Stichting PAWW is de grondslag voor de PAWW Kolom 3 van de loonstaat en moet er ook PAWW berekend worden over nabetalingen die meetellen in Kolom 3 van de loonstaat. Deze nabetalingen moeten worden berekend op basis van de VCR-systematiek. Ook over nabetalingen die worden uitbetaald in de maand nadat een medewerker uit dienst is gegaan, moet PAWW-premie worden ingehouden, rekening houdend met maximum bedragen over de loontijdvakken dat een medewerker  in dienst was. Transitievergoedingen en ontslaguitkeringen vallen hier ook onder volgens de richtlijnen van de stichting PAWW. Hierover is nog steeds discussie tussen de verschillende partners. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag > Uitzonderen PAWW Visma | Raet heeft voor de volgende oplossing gekozen. Over looncomponenten die wel belastingplichtig zijn en niet premieplichtig - looncomponenten geteld in Kolom 3 van de loonstaat - wordt premie PAWW berekend.  Het is mogelijk om bepaalde bepaalde looncomponenten waarover je geen PAWW-premie wilt berekenen, uit te sluiten. Dit doe je door deze looncomponenten op te nemen in de grondslag Uitzonderen PAWW. Over deze looncomponenten berekent Payroll Business dan geen PAWW. Deze grondslag kun je zowel op klant- als op bedrijfsniveau inrichten. Uw actie Als je wilt dat er over bepaalde looncomponenten, zoals Nabetalingen, geen PAWW-premie wordt berekend, kun je deze looncomponenten opnemen in de grondslag Uitzonderen PAWW.  Algemene verbeteringen rapportageschermen Waarom  Wij zijn bezig de schermen voor het aanmaken van de rapportages zo generiek mogelijk te maken. Hoe Rapporten > Controle > Individuele / Collectieve loonstaat Rapporten > Berekening > Verbijzondering salarisberekening / loonkostenberekening Met ingang van deze release hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd:  Voor het rapport Collectieve loonstaat hebben we de optie verwijderd om dit rapport voor één specifieke medewerker op te vragen. Voor de  rapporten Individuele loonstaat, Verbijzondering salarisberekening en Verbijzondering Loonkostenberekening hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie. Uw actie Er is geen actie nodig. Contract ID toegevoegd aan rapporten Verbijzondering Salarisberekening en Verbijzondering loonkostenberekening Waarom Binnenkort maken we het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we alvast aan bepaalde rapporten de kolom contract ID toegevoegd, zodat duidelijk is via welk Contract bepaalde uitbetalingen zijn gedaan. Hoe Rapporten > Berekening Aan de volgende rapporten is de kolom Contract ID toegevoegd: Verbijzondering Salarisberekening Verbijzondering Loonkostenberekening Uw actie Er is geen actie nodig. WW-herzien geautomatiseerd Waarom Als een dienstverband waarvoor je als werkgever de lage WW-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet je alsnog de hoge WW-premie betalen. Om hiervoor te waarschuwen, hebben we in de maart release de volgende signalering geintroduceerd (waarschuwing): Uitdienst binnen 2 maanden - Awf mogelijk herzien. Hierbij kan je zelf bepalen of je de WW-premie wilt herzien. Vanaf deze release kun je regelen dat het herzien van de WW-premie in deze situatie automatische plaatsvindt. Hoe Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Aan het scherm Gegevens UWV is per 1-1-2020 het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden toegevoegd.  Als je dit veld leeg laat (= initiële waarde) of hier Nee invult, dan blijft de werking zoals deze was: je krijgt de hierboven genoemde signalering in het Signaleringsverslag en bepaalt zelf of je de WW-premie wilt herzien door in het scherm Loonheffingen het veld WW herzien op Ja te zetten.  Als je in dit veld Ja invult en een medewerker gaat uit dienst binnen twee maanden na indiensttreding, dan gebeurt het volgende: Tijdens de salarisverwerking krijgt het veld WW herzien de waarde Ja, met als ingangsdatum de datum in dienst. Als je het Signaleringsverslag opvraagt (type waarschuwing), dan staat hierin de volgende signalering: Uitdienst binnen 2 maanden - WW herzien ind. op Ja. Als bij een medewerker waarvoor de lage WW (AWf) is toegepast het veld WW herzien op Ja staat, gaat Payroll Business de hoge WW (AWf) toepassen en verantwoordt dit dan in de Afrekenmatrix medewerker in de kolom AWf herzien.  Let op Je kunt er ook voor kiezen om in zelf het scherm Loonheffingen bij de medewerker een waarde vast te leggen in het veld WW herzien.  Als je dit doet, prevaleert deze waarde op medewerkerniveau en zal Payroll Business het veld WW herzien niet meer muteren als de medewerker uit dienst gaat binnen twee maanden na indiensttreding. Herzien lage WW-premie bij meer dan 30% overwerk in kalenderjaar tijdelijk opgeschort vanwege coronavirus De bepaling uit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) dat medewerkers alsnog de hoge WW-premie moeten betalen als ze in een jaar meer dan 30% hebben overgewerkt, is tijdelijk opgeschort omdat deze tot onbedoelde effecten leidt in sectoren waar vanwege het coronavirus veel wordt overgewerkt. De Stichting van de Arbeid heeft daarom verzocht deze bepaling aan te passen en het kabinet heeft toegezegd de bepaling tijdelijk te wijzigen. Om de onbedoelde effecten weg te nemen, is besloten dat alle werkgevers over het kalenderjaar 2020 op basis van de 30% herzieningssituatie de lage WW-premie niet hoeven te herzien. Per 1 januari 2021 zal de herzieningssituatie weer in werking treden, zie voor meer informatie de berichtgeving op onze website: https://www.vismaraet.nl/wet-regelgeving/opschorting-30-procent-toets/. Uw actie Als je de nieuwe functie wilt gebruiken, vul dan in het scherm Gegevens UWV  bij het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja in. Opgeloste meldingen  Dubbele regels in loonaangifte kwartaalverloners (change 19977554) Melding Het verzenden van periode 03 bij een kwartaalaangifte gaf fouten vanwege onterechte dubbele regels in het bestand.  Oplossing Vrijdag 20-3-2020 hebben we de oplossing hiervoor uitgeleverd, zodat de kwartaalaangifte weer wordt verzonden conform de regels van de Belastingdienst. Uw actie De loonaangiftes die fout waren hebben we opnieuw klaargezet, zodat je ze kunt controleren en verzenden.  Veld Fase indeling F en Z kreeg in de Loonaangifte onterecht de waarde 0 (change 2001291) Melding Soms werd in de Loonaangifte het veld Faxe indeling F en Z met de waarde 0 weggeschreven, terwijl bij de medewerker in dit veld de correcte waarde was ingevuld. Oplossing Vrijdag 20-3-2020 hebben we de oplossing hiervoor uitgeleverd waardoor de waarde van het veld Fase indeling F en Z niet meer met de waarde 0 wordt weggeschreven. Er vindt nu een toetsing plaats op Sector 52 (Uitzendbedrijven) en Aard arbeidsverhouding = 11: Uitzendkracht. Als hieraan wordt voldaan, geeft Payroll Business dit veld door naar de Loonaangifte. Uw actie Als deze fout in jouw organisatie voorkwam, is het nodig de Loonaangiftes opnieuw te verzenden vanaf periode 2020-01. Hiervoor kun je contact opnemen met de Servicedesk. Ad hoc rapportages (uitgebreid) werkte nog niet volledig (change 1954094,1981186) Melding Klanten hebben bij het maken van rapporten via de nieuwe functie Ad hoc rapportage (uitgebreid) de volgende problemen gemeld: Bij het aanmaken van rapporten op klantniveau loopt het rapport vast als je een bedrijf filter weghaalt. Als je per ongeluk op   klikt zonder een bedrijf te selecteren, loopt het systeem vast. In sommige gevallen geeft het problemen bij het toevoegen van een bedrijf in een bestaande definitie. Bij het verplaatsen van de volgorde van elementen in de lijst loopt het systeem vast. Als je definitie opslaat, wordt de selectie Bestaande definitie gebruiken leeggehaald. Oplossing Vanaf deze release hebben we deze problemen verholpen. Uw actie Er is geen actie nodig. Rapport Betalingsoverzicht netto resultaat - namen tabbladen niet correct (change 1988063) Melding Als u het nieuwe rapport Betalingsoverzicht netto resultaat dat beschikbaar is vanaf release 2020-03, ) opvroeg, kwamen de namen van de tabbladen in het excelbestand, soms niet overeen met de inhoud.  Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en komen de namen van de tabbladen overeen met de inhoud van het tabblad.  Uw actie Er is geen actie nodig. Inlezen of vastleggen negatieve verlofsaldi niet mogelijk in arbeidsvoorwaarde Verlof (change 1898010) Melding Na het splitsen van het verlofsaldo tussen wettelijk- en bovenwettelijk verlof, was het niet mogelijk om voor de nieuwe velden van de arbeidsvoorwaarde Verlof negatieve saldi in te lezen of handmatig vast te leggen.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je negatieve verlofsaldi kunt inlezen ongeacht of de medewerker momenteel een positief- of negatief verlofsaldo heeft. Dit betekent dat de volgende velden ook een negatief waarde kunnen hebben: Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud   Let op Als gevolg hiervan wordt bij de opbouw van verlofrechten nu eerst gekeken of er oude negatieve verlofsaldo’s zijn. Als dit zo is, verrekent Payroll Business de nieuwe opgebouwde verlofrechten eerst in die negatieve verlofsaldo’s.  Wettelijk opgebouwd verlof wordt dan eerst afgeboekt van de volgende verlofsaldo’s, mits deze een negatieve waarde hebben: Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Bovenwettelijk opgebouwd verlof wordt dan eerst afgeboekt van de volgende verlofsaldo’s, mits deze een negatieve waarde hebben: Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Uw actie Er is geen actie nodig. Pensioen APG (SPW) fout bij uurloner nieuw in dienst en niet gewerkt (change 1663387) Melding Als een oproepkracht in dienst kwam en niet gewerkt had in de eerste periode, dan werd er geen jaarinkomen voor de betreffende pensioensoort aangemaakt en werd dit ook niet doorgegeven in de pensioenaangifte van APG (SPW). Dit resulteerde in een signalering bij APG. Oplossing Vanaf release van 2020-05 is dit met ingang van 1-1-2020 opgelost. Vanaf dit moment wordt er wel een jaarinkomen aangemaakt en doorgegeven. Uw actie Er is geen actie nodig. Verkeerde berekening premie PAWW medewerkers uit dienst (change 1960187) Melding Bij medewerkers die reeds uit dienst zijn en een nabetaling ontvangen waarover PAWW moet worden ingehouden, werd de PAWW-premie soms foutief berekend. Dit kwam omdat Payroll Business niet op een juiste manier rekening hield met het maximum loon waarover PAWW moet worden ingehouden. Oplossing Medewerker > Medewerker > Samenvoegregeling In het scherm Samenvoegregeling geeft u bij het veld PAWW afwijkend cumulatief maximumloon wn het maximum bedrag op dat Payroll Business heeft berekend in het laatste tijdvak dat de medewerker nog in dienst was. Voorbeeld Een medewerker verdient in januari en februari 4.000,00 euro. De grondslag voor die periodes is 4.000,00 euro (per maand).  Het maximumloon voor die periodes is 4.769,33 (per maand) De PAWW-premie voor die periodes is 0,4% van 4.000,00 = 16,00 euro (per maand). Deze medewerker gaat per 1 maart uit dienst en krijgt nog een nabetaling van 5.000,00 euro uitbetaald in april. Voor deze medewerker vult u in het scherm Samenvoegregeling bij het veld PAWW het afwijkend cumulatief maximumloon wn de waarde 9.538,66 in (2x 4.769,33 max. per maand). Payroll Business berekent dan de volgende gegevens: Grondslag voor de PAWW: 9.538,66 (maximum loon t/m periode 2) - 8.000,00 (grondslag t/m periode 2) = 1.538,66. PAWW premie: 0,4% van 1.538,86 = 6,15. Uw actie Dit is afhankelijk van de inrichting van de grondslag en de nabetalingen die je uitbetaalt. Omschrijving elementen arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak aangepast (change 1995144) Melding De omschrijving van de elementen in de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak zijn gelijk aan de omschrijving van de velden van de auto van de zaak. Bij het selecteren van deze elementen voor rapporten, zoals Export CSV, is er daarom geen onderscheid te maken tussen de elementen voor de Auto van de zaak en de elementen voor de Fiets van de zaak. Oplossing De elementen die horen bij de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak hebben het achtervoegsel Fiets van de zaak gekregen, zodat ze te onderscheiden zijn van de elementen van de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak.  Uw actie Er is geen actie nodig. Standenregister uitgebreid - nieuwe medewerkers hebben geen voorletters (change 1970873) Melding In het rapport Standenregister Uitgebreid werden van nieuwe medewerkers de voorletters niet getoond. Oplossing Dit is aangepast, zodat in dit rapport vanaf deze release ook van nieuwe medewerkers de voorletters worden getoond.  Uw actie Er is geen actie nodig. Onverklaarbare meldingen in Signalerinsverslag (change 1847053) Melding Voor een medewerker die geen loon krijgt en waarvan de uren op nul staan, verscheen in het Signaleringsverslag de melding dat het aantal verloonde uren nul moet zijn. Voor een medewerker voor wie alleen de WGA-uitkering wordt betaald, verscheen de melding dat het Loon SV niet nul mag zijn.  Oplossing Voor het Signaleringsverslag werd gekeken naar de cumulatieve uren in plaats van naar de uren in de periode. Dit is gecorrigeerd, zodat nu voor het Signaleringsverslag alleen de uren in de periode worden meegenomen. Voor de melding over het Loon SV, stond het veld ZW verzekerd op Ja, terwijl er geen SV loon was. Het veld ZW verzekerd moest op het niveau van de medewerker op Nee gezet worden.  Uw actie Het kan zijn dat het veld ZW verzekerd op een hoger niveau, bijvoorbeeld bedrijf of klant, op Ja staat, terwijl er geen SV-loon meer is en geen ZW-verzekering van toepassing is op de medewerker. In dat geval moet je bij de medewerker het veld ZW verzekerd op Nee zetten.  Voorstel transitievergoeding gaf deling door nul (change 1979426) Melding Het was niet mogelijk bij een gekopieerde medewerker de transitievergoeding te bepalen, omdat de regeling Voorstel transitievergoeding een deling door 0 gaf. Als je een medewerker kopieert voor het laten berekenen van transitievergoeding heeft deze namelijk geen salaris om de transitievergoeding over te berekenen.  Dit komt voor als je in het scherm Transitievergoeding (instellingen) het veld Bepalen transitievergoeding  op Ja staat. Tijdens de payrollverwerking wordt dan bij iedereen met deze bedrijfsinstelling de transitievergoeding bepaald.   Oplossing Om dit probleem te voorkomen, kun je nu voor een gekopieerde medewerker in het scherm Voorstel Transitievergoeding het veld Bepalen transitievergoeding op Nee zetten. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/24/2020

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

Notifications Menu adapted - Inflow changed to Inflow/Outflow Why Adding the menu option Proposed transition payment and the wizard Copy employee - Transition payment  means that outflow processes are now supported via the Inflow menu, alongside the inflow processes. With the January 2020 release, the name of the menu item has therefore been changed from Inflow to Inflow/Outflow. How Employee > Inflow/Outflow The name of the menu item has been changed. Your action No action is required. Resolved notifications Incorrect presentation of leave - Leave exceeding the annual limit was booked in the old year (change 1888123) Notification While Leave Year 2019 was still active, leave from 2020 was sometimes taken. These deductions were recorded in the Settled column for 2019. However, when the new year was created, these deductions were also processed in the new year, with the transferred hours also being reduced by this amount. Only after the recalculation of the previous year were these deductions correctly processed and entered in the Settled column for 2020.   Solution The time at which leave is taken determines how the leave is booked and provides the basis on which HR Core Business recalculates the relevant leave years. From now on, leave booked for 2020 while the 2020 leave year has yet to be created will be debited as soon as the leave balance for leave year 2020 becomes available. In other words, it will no longer be initially debited from the 2019 balance. Leave booked in 2019 will be debited from the 2019 leave year. Leave booked in 2019 while the 2020 leave year is already available, will be debited from the balance of the 2019 leave year. Any balance carried forward from 2019 to 2020 will be reduced by this amount. In the event of leave being booked in previous, inactive years, make sure that all previous years are automatically recalculated. Your action We advise you to remove leave year 2020 by using the action Undo current leave year. The actual leave year will be 2019 again. Here you can calculate the leave balance again by using the action Current leave year correction. After finishing this action you can create the leave year 2020. Authorization group - new authorization group not immediately visible (change 1418078 ) Notification When a new authorization group was created, this new group was not immediately visible and could not be assigned. This was because HR Core Business always checked whether an authorization group was available on the first day of the current period and only then displayed it on screen. Solution The checking procedure has been changed. HR Core Business now reviews the entire (current) period to see which authorization groups are available and which should, therefore, be displayed. Your action No action is required. Problem saving email addresses that contain uppercase letters (change 1924212) Notification Saving an email address that contained an uppercase (i.e. capital) letter was not possible because it was not seen as a valid entry. This was due to a new validity check for email addresses. Solution The check has been adapted so that you can simply save email addresses that contain uppercase letters. Your action No action is required.   Publishing Date : 2/21/2020