Användartips för Visma TransPA

Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning. Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, ca 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac/ Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Connect skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut, färdskrivaraktiviteter hämtas varje natt 16 dagar bakåt i tiden.    Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare. Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   I löneberäkningen Även inne i löneberäkningen syns inkomna färdskrivartider. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer.   Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.

 Säkerhetskontroll används för att med hjälp av en checklista bekräfta att din förar- och fordonsmiljö är OK. Du leds genom en lista av frågor där du anger om allt är OK eller om något behöver åtgärdas. När någon punkt inte är OK kan du enkelt skapa en felrapport som direkt skickas till rätt person för snabb åtgärd.   Det finns två typer av säkerhetskontroller, en som avser förarmiljö/fordon och en som avser släp/trailer. För att använda denna funktion loggar du in i TransPA och väljer Säkerhet följt av Säkerhetskontroll. Välj om du vill göra en säkerhetskontroll för Förare och fordon eller för Släp.   Genomföra en säkerhetskontroll Checklistan visas med de kontrollpunkter som du alltid skall kontrollera. Checklistan kan förändras från dag till dag så gå igenom den noggrant. Börja med att ange vilket fordon du använder. Du kan skriva in både internnummer och registreringsnummer. TransPA föreslår alltid det senaste fordonet du använde. Gå sedan igenom varje kontrollpunkt och ange om den är OK eller underkänd. Om du vill få mer information om vad kontrollpunkten innebär klickar du på Info-knappen. När du har markerat OK eller Underkänd på samtliga kontrollpunkter kan du Spara. Du måste alltså göra ett aktivt val på alla punkter.   Felrapportera Om någon punkt inte är OK klickar du i Underkänd. Då visas detta formulär: Skriv in en tydlig förklaring till varför denna punkt underkänns. Eftersom en bild säger mer än tusen ord kan du även ta en bild och bifoga felrapporten, klicka då på Lägg till bild. Beroende på vilken mobiltelefon du använder kan du därefter ta en bild direkt med kameran eller välja en bild från albumet i telefonen. När du sparar kommer en felrapport att skickas till ansvarig person. Om du underkänner flera punkter skapas flera felrapporter. Du kan se vad som hänt med de felrapporter du har skickat in genom att välja Felrapporter. Här är ett exempel på en chaufförs inrapporterade fel. När skall en säkerhetskontroll genomföras? Det vanligaste är att kontrollen av förare/fordon genomförs när passet påbörjas eller avslutas och att kontrollen av släp genomförs varje gång man byter släp. Information om vad som förväntas av dig som förare får du från dina arbetsgivare. TransPA sparar information om när en säkerhetskontroll har genomförts och vilka kontrollpunkter som satts som OK eller underkänts.  

 Vill du vara säker på att dina chaufförer lämnar ifrån sig ett helt och rent fordon efter dagens arbetspass? Eller att på ett enkelt sätt få in felrapporter avseende er förar- eller fordonsmiljö? Eller att genomföra en smidig kontroll av att alla däck har tillräckligt mönsterdjup? Då är funktionerna för säkerhetskontroll ett enkelt verktyg för din verksamhet. Med dessa kan du sätta upp checklistor som din personal använder under sitt arbetspass. Om något avviker från det förväntade upprättas felrapporter som du kan följa upp.   Checklistor Två typer av checklistor kan upprättas, Förare och fordon och Släp. Båda fungerar på samma sätt men har olika användningsområde. Förare och fordon Används när en chaufför påbörjar eller avslutar ett arbetspass. Checklistan innehåller kontrollpunkter som säkerställer att både förarens arbetsmiljö och fordonets tekniska utförande håller den nivå som är förväntat. Kryssa i valet Säkerhetskontroll av förare och fordon när du vill börja använda denna checklista. Släp Används varje gång ett nytt efterfordon kopplas till eller av. Checklistan innehåller kontrollpunkter som säkerställer att släpet är i det förväntade utförandet. Kryssa i valet Säkerhetskontroll av släp när du vill börja använda denna checklista.   Skapa en checklista Välj Säkerhet och Säkerhetskontroll. Klicka därefter på Inställningar för att skapa din första checklista.   Här anpassar du checklistan för Förare och fordon samt checklistan för Släp. En checklista innehåller aktiva och inaktiva kontrollpunkter. I TransPA finns det ett antal fördefinierade kontrollpunkter som du kan välja bland. Om du vill använda en av dessa klickar du på den och väljer Ange som valbar. Punkten flyttas då från höger sida till vänster sida och den är nu aktiv, dvs synlig i den checklista som personalen använder. Om du vill ändra ordningen på dessa markerar du en punkt i listan med aktiva kontrollpunkter och klickar på pilarna för att förflytta den uppåt eller nedåt. När du vill lägga till en egen kontrollpunkt klickar du på Lägg till kontrollpunkt för förare och fordon och ett formulär visas. Här anger du de uppgifter som skall finnas om denna kontrollpunkt. Typ av kontrollpunkt - anger om den skall finnas i listan för Förare och fordon eller för Släp. Ansvarig - anger vem som skall anges om ansvarig för de felrapporter som skapas baserat på denna kontrollpunkt. T ex om kontrollpunkten avser fordonets status anges företagets fordonsansvarig. Dessa personer skall finnas upplagda som systemanvändare. Lägg till översättning - en kontrollpunkt kan beskrivas i mer än ett språk. Det är användbart om du har chaufförer som inte är svensktalande. Du kan lägga till texter på valfritt antal språk. Personalen kommer att se det språk som webbläsaren är inställd på att visa. Namn - rubriken för just denna kontrollpunkt. Beskrivning - en utförlig förklaring av vad som skall kontrolleras. Klicka på Spara när du har skrivit in texten på de språk som du behöver och klicka därefter på Ange som valbar. Om du behöver ändra informationen klickar du på pennan för aktuell rad. Du kan även ta bort den helt genom att klicka på papperskorgen.   Testa checklistorna När du har skapat en checklista kan du testa den direkt genom att göra en säkerhetskontroll. Klicka på någon av de två vänstra knapparna nedan. Checklistan visas nu upp på precis samma sätt som den visas för personalen när de är inloggade i TransPA för tidsrapportering. Här är ett enkelt exempel på en checklista: Om du upptäcker något som inte är helt som du vill ha det går du bara tillbaka till Inställningar och gör en slutjustering. Om du vill återgå till de ursprungliga kontrollpunkterna kan du göra det genom att klicka på knappen Lägg till fördefinierade kontrollpunkter. Alla kontrollpunkter kommer då att ersättas med de som finns med i grunduppsättningen. Läs mer om hur personalen använder denna funktion i artikeln Genomföra en säkerhetskontroll.  

I TransPA finns en funktion för måltidskuponger. Transportavtalet säger: Heltidsanställd arbetstagare, som ej erhåller traktamente, är för varje arbetad dag berättigad till måltidskuponger till av riksskatteverket fastställt förmånsvärde.   På Skatteverkets hemsida hittar ni förmånsvärdet för aktuellt inkomstår och där kan ni läsa ,mer om kost och förmån. I Cirkuläret från Biltrafikens Arbetsgivareförbund som skickas ut varje år hittar ni information om förmånsvärdet och vilket belopp arbetsgivaren svarar för.   Två åtgärder krävs för att aktivera funktionen i TransPA: Gå till verktyg - inställningar - löneberäkning, fliken transport- & utlandsavtalet. Här finns valet ”Beräkna måltidskuponger”. Om ni aktiverar funktionen så kommer löneberäkningen visa att vi beräknar och föreslår måltidskuponger för alla era heltidsanställda och för samtliga arbetade dagar. Värdet för måltidskupong ställs in på personnivå, individuellt. Från början finns inget värde angivet i TransPA. Ni hittar fältet på personkortet under fliken lön - allmänt. Här kan ni ange beloppet. Lönearten finns i TransPA men kan behöva skapas och definieras i ert löneprogram. Den ska beskattas som lön men inte ligga till grund för Fora-rapportering.   Begränsning i funktionen Om ni har anställda som är på resa och får ersättning för traktamente så känner inte programmet av att ersättning för måltidskuponger inte ska utgå. Vid dessa tillfällen behöver ni plocka bort måltidskuponger för de dagar som berörs. Ni justerar ner det totala antalet för löneperioden i löneberäkningen.   Beräknas det på antal arbetade dagar föregående månad? Ja! En kupong per arbetat pass, spelar ingen roll hur många timmar passet är på. Du skall vara tillsvidare och heltidsanställd. Vi räknar fram antalet i t ex april och det betalas ut i maj, alltså månaden efter hela tiden.

Felrapport kan komma in i TransPA från tre olika håll. De kan komma från tillbudsrapporteringen eller som en felanmälan i säkerhetskontrollen. De kan också komma från behörighetskontrollen om ni valt att det ska skapas en felrapport då en behörighet gått ut. Oavsett hur de skapas så hanteras de på samma sätt. De skall bedömas och åtgärder skall vidtas. På startsidan i TransPA visas alltid hur många nya felrapporter som kommit in. Det är det totala antalet inkomna felrapporter som visas, alltså oberoende av vilken systemanvändare som era anställda har valt då felrapporten skapats. Här kan du se att fem nya fel finns rapporterade som skall hanteras. Klicka på knappen och välj sedan Felrapporter. En lista över samtliga felrapporter visas. Fem nya rapporter och två som är pågående. (Du har även möjlighet att se de som är avslutade genom att kryssa i Klart överst i listan.) För att påbörja en åtgärd klickar du på Redigera. Nu får du se all information om felet. Om någon annan än du själv skall påbörja en åtgärd byter du person i fältet för Ansvarig. Det är då lämpligt att lämna Status som Ny för att den personen skall se att det är en ny felrapport som kommit in.   Om du skall vidta åtgärd är det lämpligt att sätta status som Pågående. Den personen som rapporterade kan då se att det har tagits om hand och vem som håller i ärendet. Lägg gärna till löpande kommentarer om ärendet. Varje kommentar tidsstämplas så att ni enkelt kan följa processen. Detta är värdefullt även när ärendet är avklarat vid t ex en kvalitetsrevision.   När felrapporten är behandlad i sin helhet kan du sätta status till Klar. Då försvinner den från listan över öppna felrapporter.

Oplanerade pass hamnar i TransPA kalender som pass utan personal. De visas överst i kalendern. Ser du inte några pass utan personal så kan det bero på att du inte har visningen påslagen. Du slår på och av funktionen genom denna symbol i menyraden:   Med oplanerade pass avses pass som ännu inte har någon person tillsatt. De starkt röda har skapats från antingen ett schema där man inte kunnat avgöra vem som ska köra ett visst uppdrag vid tidpunkt då schemat lades ut, eller har det lagts till som ett enstaka pass direkt i kalendern - kanske har ni fått ett uppdrag nära i tiden som ni vill flagga upp för, men vet inte ännu vem som ska utföra körningen.   Oplanerade pass med rosa färg har uppstått när en frånvaro har registrerats på en annan person. I exemplet nedan har Torbjörn blivit sjuk den 21 och 22 januari. När frånvaron registreras kopieras hans pass för dessa dagar och hamnar i pass utan personal som en hjälp till er och för att ni ska bli varse att ni behöver hitta en ersättare att tillsätta. Tycker du att listan med oplanerade pass är för lång, svår att överblicka och att det därför är svårt att använda denna annars smarta funktion? Lugn, det finns det en lösning på det. För att undvika det kan du använda funktionerna för gruppering och filtrering även för de oplanerade passen. När du filtrerar kalendern på stationsort eller arbetsledare så kommer endast de pass som tillhör valda stationsorter/arbetsledare att visas. För att detta skall fungera skall du gruppera dina passmallar efter stationsort och/eller arbetsledare. Du gör det genom att öppna passmallen i redigeringsläge och sätta dessa två fält efter dina behov. Exempel: När du gått igenom alla passmallar och grupperat dom efter dina behov kan du prova resultatet i kalendern. När jag i exemplet ovan väljer ett filter där endast stationsorten Håby skall visas blir resultatet detta:   Som du kan se visas nu endast de pass som tillhör stationsorten Håby. Men, även de pass som inte tillhör någon stationsort visas. Genom detta kan du välja att vissa pass alltid skall visas för alla stationsorter.   Ovanstående gäller oavsett om du väljer att filtrera på stationsort eller arbetsledare. Om du väljer att filtrera på något annat än stationsort eller arbetsledare kommer alla pass att visas. Detta påverkar endast vilka oplanerade pass som skall visas. Filtreringen fungerar i övrigt precis som tidigare, dvs de påverkar vilka personer som skall visas i kalendern. Du kan enkelt se när du har valt ett filter genom att knappen är orange:  

Enligt Transportavtalet så får inte en rast vara kortare än 15 minuter om den ska betraktas som rast. Denna tid betraktas istället som arbete. Detta kan man se resultatet av när färdskrivartider summeras. I detta exempel nedan så visade Scanias färdskrivartid totalt 14:09, alltså 14 timmar och 9 minuter. Till skillnad från er färdskrivarleverantör så visar TransPA istället minuter i hundradelar. 14.25 motsvarar 14 timmar och 15 minuter. TransPA visar alltså 6 minuter mer. Varför? Här nedan förklarar vi orsaken.    

Ibland vet man inte alltid vem som kommer att arbeta ett pass. I den här filmen beskriver vi hur du ändå kan planera i tidige skede där personal ej är bestämt och i ett senare skede knyta passet till vald anställd.   Schemaläggning - oplanerade pass  

I nedanstående film beskrivs hur du kan schemalägga fordon.   Schemaläggning - fordonsplanering   

  Nedan följer en film som beskriver Schemaläggningen och visar hur ett enkelt schema kan byggas. Exemplet i filmen baserar sig på ett en-veckas schema med 4 anställda med olika pass.  Se även hur du kan schemalägga fordon eller schemalägga med pass utan personal    Schemaläggning - introduktion      

TransPA erbjuder löneberäkning enligt kollektivavtalet Maskinföraravtalet som tecknas mellan Maskinentreprenörerna (ME) och Service- och kommunikationsfacket (Seko). Arbetssättet för detta kollektivavtal är detsamma som för övriga kollektivavtal som stöds av TransPA. I denna artikel kommer vi därför inte att beskriva dessa funktioner specifikt utan pekar istället på de områden som behöver speciell uppmärksamhet när du startar upp löneberäkning enligt Maskinföraravtalet (MFA).   Kom igång Om du har personal som går på MFA skall du börja med att aktivera stödet för detta i TransPA. Det kan du göra själv och det ingår redan i din licens. Välj Verktyg på startsidan och klicka sedan på Inställningar och Företagsinställningar. Klicka i Maskin- och entreprenad.     Nu kommer ditt företag att förberedas med de uppgifter som behövs för att beräkna lön enligt MFA. Tänk på att göra detta i samtliga företag där du har MFA-personal.   Lönegrupper Lönesättningen för arbetstagare som går på MFA hanteras via lönegrupperna. För MFA finns det en uppsättning nya lönegrupper. Gå till Register - Lönegrupper - Maskinföraravtalet. Dessa lönegrupper finns tillgängliga från start: Klicka på redigera-knappen för att se giltighetsdatum och belopp.    Du kan lägga till och ta bort lönegrupper efter de förutsättningar som finns på ditt företag. Om du vill att TransPA automatiskt skall uppdatera lönebeloppen efter avtalsförhandlingar skall du tänka på att inte ändra namnet på lönegruppen.   Anställningskontrakt När du har kollat igenom att du har rätt lönegrupper skall du koppla ihop dessa med arbetstagaren. Det sker via anställningskontraktet. Gå till personen och öppna anställningskontraktet. Välj Maskinföraravtalet i fältet Avtalsområde och välj den lönegrupp som skall användas för den här arbetstagaren. Ange sedan vilken arbetstidsförläggning som gäller. Denna inställning anger hur övertid kommer att beräknas. Det finns två alternativ: 8 tim/helgfri vardag -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 8 tim. 40 tim/helgfri vecka -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 40 tim under en vecka. Tänk på att detta val enligt avtalet kräver att det finns en lokal överenskommelse med arbetstagaren. Observera att övertid alltid kommer att beräknas när arbetstid utförs utanför den ordinarie arbetstiden, t ex på lördag och söndag. Allt enligt avtalets definition.   Rapportering Personalens rapportering av tid är grunden för löneberäkningen. Det är tidrapporterna som är underlaget för beräkning av alla de lönearter som beräknas av TransPA, för maskinföraravtalet likväl som andra avtal. För personal som går på Maskinföraravtalet är det ändå några specifika saker att tänka på. Använd gärna schema för att planera arbetstiden för personalen. Det ger en bra översikt för både arbetsledare och personal. Det underlättar även rapporteringen eftersom den schemalagda tiden alltid presenteras som ett förslag som kan godkännas (eller justeras). Schemat har dock ingen betydelse för hur övertid beräknas. Övertidsberäkningen baseras alltid på den arbetstidsförläggning som är vald på personen (se ovan). MFA anger att lönetillägg skall utgå när specifika arbetsuppgifter utförs. Det avser Beredskapstillägg, Bergarbete i bergrum, Kontrollskrotning och Inredningsarbete. Dessa finns med i TransPA och kan rapporteras som arbetsuppgifter direkt på tidrapporten. Det medför att ett lönetillägg utgår som baseras på arbetstid eller antal tillfällen. Om ni inte vill använda dessa kan du ta bort och ändra dom i registret Arbetsuppgifter. Om ni vill använda dem, glöm inte bort att uppdatera värdena i samband med nya avtal.  Traktamente och förrättningstillägg beräknas enligt avtalet. För att dessa skall utgå skall resor rapporteras. I resan kan du ange om arbetsgivaren eller arbetstagaren står för logikostnaden.   Löneberäkning TransPA beräknar de allra flesta av de lönearter som finns beskrivna i MFA. Beräkning sker bl a av grundlön (månadslön och timlön), mertid, OB-ersättningar, övertid och undertid, traktamente, personliga lönetillägg, semestertillägg, sjukfrånvaro, övrig frånvaro. Dessa presenteras i löneberäkningen på ett pedagogiskt sätt där du på ett översiktligt kan följa hur beräkningen har utförts. Prova gärna att klicka på en lönerad för att se mer information om respektive löneart. I de allra flesta fall behöver du inte göra någon manuell justering av lönearterna utan du kan direkt spara lönen. När alla löner är sparade sker löneöverföring till ditt utbetalningssystem.    Innan du gör löneöverföringen behöver du gå igenom ditt löneartsregister.  Alla de nya lönearter som nu beräknas behöver matchas mot det löneartsnummer som du använder i utbetalningssystemet. Du kan enkelt se vilka nya lönearter som är skapade genom att de har "(MFA)" i namnet.   Begränsningar Även om TransPA ger dig stöd för det allra mesta som MFA definierar så finns det några saker som du fortfarande kan behöva ha en manuell hantering för. Styra komptid via tidrapporten är inte möjligt. I löneberäkningen kan detta styras om, typiskt peka om övertid till komp etc. Preliminära saldon av komp, övertid och flex presenteras ej i anställds tidrapportering Arbetstidsförkortning beräknas inte automatiskt av TransPA. Men du kan använda all information om arbetstid m m som finns i TransPA och göra denna beräkning manuellt vid årsskiftet. Beräkning av skifttillägg hanteras inte av TransPA. Ingen automatisk reducering av arbetstid pga skift- eller bergrumsarbete. Utskrift av arbetsgivarintyg är idag inte komplett. Dokumentet omfattar i nuläget inte alla lönearter som skall finnas med. Detta kommer att förbättras i TransPA efter hand men tills det är klart kan du göra manuella justeringar i dokumentet. Övertidsjournal registrerar inte utbetald övertid.

 Avgränsningar i förhållande till Tjänstemannaavtalet och hantering i TransPA Endast stöd för månadsvis utbetalning Ersättning för förskjuten arbetstid kan hanteras via Tidnyckel men det sker då ingen jämkning om övertid utgår för samma tid. Jourtid stöds inte. Beredskapstjänst stöds inte Föräldralön stöds inte Sjukavdrag efter dag 15 görs med helt avdrag, motsvarande 100% sjuk. Skulle ni ha tillfällen av deltidssjuk krävs manuell åtgärd. Är det samma sjukskrivning hela månaden så kan man multiplicera sjukprocenten med beloppet för lönearten sjukavdrag efter dag 15 och justera beloppet manuellt.   Avgränsningar i förhållande till löneberäkning och löneexport I dag kan vi erbjuda stöd för automatisk löneexport till:     Visma 300 och 600     Hogia Lön +     Hogia Transportlön     Kontek   Sjuklönekostnad som ska redovisas på arbetsgivardeklaration för tjänstemän, måste redovisas manuellt i Hogia Transportlön. Inom Tjänstemannaavtalet, kan man spara övertid *1.5 eller *2 timmar. Dessa hamnar i samma kompbank i TransPA. Vid uttag av komp reduceras antal lediga timmar från kompbanken. Därför kommer reduktionen på övertiden ej att bli korrekt, vid uttag av komp, då vi inte har info om vilken intjänad komptid som uttages,( tiden uppräknad med 1.5 eller 2.0) Snabbåtgärden "begränsning av kompbank" till ert valda komptak (standard är 40h) har systemet ej stöd för. Gör man detta så kommer komptaket begränsas, men löneberäkningen skapar inte upp någon rad för övertid. Detta måste göras manuellt. I Visma har man möjlighet att använda sig av en tidbank. Använder man både flex- och komptid, får en av dem kontrolleras i TransPA. (Flextid, dvs tid 1:1, används i Bussavtalet). Ingen skillnad mot tidigare.

Vad är helglön? Helglön är ett icke-avdrag på på månads- eller veckolönen. Det sker alltså inget avdrag i lönen när en anställd inte arbetar på en helgdag.   OBS: Lönearten Helglön i TransPA är beteckningen för den ersättning den anställde får om han arbetar på en helgdag, ett annat namn för Övertid Helg.   I vissa tillfällen kan det vara nödvändigt att utbetala en "helglönsersättning" i form av tillägg även om den anställde ändå inte har arbetat.     Vem har rätt till helglön? Prov och tillsvidareanställd arbetstagare. Fungerar automatiskt i TransPA (månads- och veckolön)   Visstidsanställd för åkeriarbete efter en sammanhängande anställningstid om minst en månad. Kommer ej automatiskt i TransPA utan måste läggas till manuellt. Visstid extra med kontrakt på max en månad åt gången är ej inkluderade.   Visstidsanställd för terminalarbetare efter en sammanhängande anställningstid om minst tre månader. Kommer ej automatiskt i TransPA utan måste läggas till manuellt.   OBS: kombinationen Tillsvidare <-> Timlön/månad stöds inte av Transportavtalet. Denna kombination ger en helgdagsreduktion, men ingen extra helglönsersättning vid arbete på helgdag.   I fall den anställde är ledig en helgdag och har rätt till helglön enligt ovanstående fall måste man lägga till 8 * timlön i Löneberäkningen.    Helglön vid sjukdom Vid långtidssjukskrivning gör man oftast avdrag för månadslön samt nollar sjukfrånvaro. Skulle sjuklöneperioden som arbetsgivaren betalar pågå över helgdag, utbetalas ej sjuklön för dessa dagar. Då kan det vara nödvändigt att utbetala helglön som timersättning.

Vid vissa tillfällen kan denna lönesnurra, som översätter mellan minuter och hundradelar, vara väldigt användbar, då TransPA använder sig av hundradelar vid alla tillfällen där tidens längd visas. Ni kanske vill få klarhet i exempelvis arbetstidsförkortningen och behöver hjälp i löneberäkningen.   Observera att hundradelarna är avrundade till 2 decimaler. Eftersom det är lika många värden som är avrundade uppåt som nedåt, jämnar det dock ut sig i genomsnittet.

TransPA erbjuder dig en enkel och smidig möjlighet att skapa en handbok för din personal. I handboken kan du publicera alla dokument som din personal behöver ha tillgång till, t ex personalpolicy, kvalitetspolicy, lastningsinstruktioner, förarhandbok m m. Handboken kan läsas direkt i mobiltelefonen via personalens tidsrapportering.   Handboken bygger du upp genom att lagra önskade dokument på en yta som er personal kan nå. Kanske har ni redan en lagringstjänst för detta som ni vill använda, Google Drive, Microsoft Onedrive, en sharepoint-miljö, intranät eller dylikt. För att tjänsten ska fungera tillsammans med TransPA så måste ytans sökväg innehålla en webbadress som innehåller http:// eller https://   Tips! För att ytterligare förenkla för förarna, för ibland kan det vara problem att öppna alla filtyper på telefon som man normalt kan öppna en dator, kan du rekommendera att de laddar ner Dropbox-appen. De behöver inte skapa egna dropboxkonton, men de kan visa de vanligaste filtyperna direkt i appen. Finns på Apple Store och Google Play.    Exempel vid påkoppling mot lagringsyta i Dropbox I detta exempel nedan visar vi hur du kan använda tjänsten med Dropbox, som är en tjänst för molnbaserad dokumentlagring som används av miljontals användare över hela världen. Gör så här för att skapa din första handbok.   Om du redan har ett Dropbox-konto kan du förstås använda det. Gå då direkt till Skapa en handbok   Skapa ett konto hos Dropbox Gå till www.dropbox.com Fyll i alla uppgifter som behövs för att skapa ett konto.   Efter att du registrerat dig loggas du in automatiskt, samtidigt som en bekräftelse skickas till din e-postadress. I det mailet finns en länk för att verifiera sitt konto, vilket krävs för att man ska kunna dela sidor, så följ instruktionerna i mailet, innan du går vidare med kontoadministrationen.   När du är inloggad på Dropbox.com för första gången får du välja vilken typ av konto du vill ha, och det räcker alldeles tillräckligt att ha Dropbox Basic/Dropbox för privatpersoner. När du är klar kommer du till slut till startsidan, som ser ut på följande sätt:   Skapa en handbok För att få en bra överblick av din handbok rekommenderar vi att du skapar en egen mapp där du lägger alla de dokument som skall visas för din personal. Klicka på Filer uppe till vänster, följt av  Ny mapp längst till höger. Mappen som skapas kan du för enkelhetens skull kalla Handbok.    Nu när du har en mapp är det dags att lägga upp strukturen för handboken, t ex om du behöver undermappar och liknande. Dubbelklicka på din nya mapp för att "gå in i den" och här du möjligheten att skapa mer mappar men också att ladda upp filer. Bra idé kan vara att din handboks struktur och filer klar på din dator, så är det bara en fråga om att återskapa den på Dropbox.   När du klickar på Ladda upp filer öppnas en filväljare, och om du håller in Ctrl har du möjlighet att ladda upp flera filer på en gång. När du är nöjd med upplägget är det dags att dela mappen Handbok.    Dela och aktivera handboken Klicka på Mina filer för att komma högst upp i mappstrukturen. Här ska du se den första mappen du skapade, Handbok.  Klicka på Dela för att göra den nåbar även för andra. Du behöver inte ange vem som ska delas till, för syftet är att handboken ska nås via en länk, som finns att finna via TransPA. Klicka därför på Skapa en länk följt av Kopiera länk.   Öppna ett nytt fönster eller flik i din webbläsare och logga in på connect.mytranspa.com. Gå till Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar. I rutan URL för handboken klistrar du in länken du fick från Dropbox, och sparar sedan.   Nu är handboken aktiverad och nås via menyn handbok på startsidan efter era anställda loggar in till TransPAs tidrapportering, mytranspa.com. Menyns visning för era anställda är identisk med den ni ser som systemanvändare. Efter att man trycker på handbok så möts man av denna sida. De anställda slussas då till molntjänstens mappar och dokument som ni delat ut för åtkomst. Som administratör kommer du till molntjänstens större yta där du kan administrera och vässa handboken ytterligare genom att organisera filer och styra åtkomster. OBS! Skulle du istället, som administratör, mötas av denna sida nedan när du klickar på handbok, så beror det säkerligen på att du precis adderat länken som startar igång funktionen. Logga i så fall ut och tillbaks in en gång i TransPA så kommer du slippa mötas av denna text framöver.   Hoppas att funktionen tillför värde i er verksamhet!      

 I TransPA finns utöver ordinarie övertids- och komptidsberäkning även möjlighet för att låta över- och underskjutande tid hanteras mot flextidsbanken. Hanteringen sker helt automatiskt, både i tidrapporteringen och i Löneberäkningen.   I Verktyg - Inställningar - Tidrapportering finns inställning för flexhantering. Observera att flextidshanteringen är som standard markerad för tjänstemän Om flexhantering är vald i inställningarna kommer det att vara förvalt i tidrapporteringen. Flextid räknas per minut för alla över- och underskjutande tid. OBS. För att flextid skall vara möjligt att välja i tidrapporteringen, behöver både Flexsaldo och kompsaldo visas. Det betyder att om flexsaldo eller kompsalda valt att döljas i tidrapporteringen kommer det inte vara möjligt att använda flextid.  

Val av arbetstidsmått   Deltidsmåttet anges i anställningskontraktet under personal. Istället för heltid väljs deltid och ni anger antalet genomsnittliga timmar per helgfri vecka. Beräkning av arbetstidsmått sker utifrån er angivna veckoarbetstid   Vid det tillfälle ni väljer att sätta den anställde som deltidsanställd så aktiveras en hårdkodad beräkning beträffande hur TransPA beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att titta på val av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se ovan), så kommer beräkning istället ske utifrån er angivna veckoarbetstid.   Inställningar för deltidsanställda Dessa inställningar är gemensamma för samtliga era deltidsanställda per företag (kan ej ställas in individuellt per anställd)   Övertids beräkning per dag eller per vecka Utifrån er angivna veckoarbetstid i anställningskontraktet ovan kan ni sedan välja om övertids beräkningen ska ske per dag eller per vecka. Detta ställs in i Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön/mertid upp till 40 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltids beräkningen sker per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde arbeta mer genereras timlön/mertid upp till 8 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.   Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Om ni bockar i denna inställning så vill ni att TransPA ska ta hänsyn till om det finns planerat arbete den röda dagen eller ej vilket påverkar den anställdes arbetstidsmått. Arbetstidsmåttet reduceras med den schemalagda tiden som finns på helgdagen.  Om inte denna är ibockad så får du en "bred" reducering typiskt måndag - lördag vid infallande helgdag, helt oberoende av huruvida er deltidsanställd är planerad att arbeta eller ej.    

En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i TransPA. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst, som ingår i er licens för TransPA. För att vi ska kunna visa färdskrivartider så behöver vi skapa en koppling där vi anger vilken leverantör ni har samt viss information om ert konto. Vi erbjuder integrationer mot flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ dessa anvisningar. Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange förarkortsnummer I TransPA måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut). Vi ser i sällsynta fall förarkort som består av 13 tecken. Skulle ni påträffa detta hos er så måste ni lägga till en extra nolla som siffra nr 14. Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 siffror. Välj spara.    Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel. Vill ni sedan kontrollera hur det ser ut i TransPA, gå till personal där ni får en bra överblick och kan se om någon saknar förarkortsnummer:       2. Att begära koppling mellan TransPA och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online           Scania   För att aktivera koppling behöver ni kontakta er Scania återförsäljare och begära koppling mellan TransPA och Scania. Er Scania återförsäljare kommer då att skapa upp ett nytt specifikt konto till er. Användarnamnet ska innehålla bokstäverna "WS". Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management. Be om att få kontots användarnamn och lösenord via mail. Skicka sen ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.          Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till support.transpa@visma.com tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.            Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online så hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan.  Skicka sen ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrations uppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.     Ni behöver även aktivera tjänsten mot TransPA inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Under fliken "Konto" väljer ni nu istället "Tilläggstjänster", klicka på "Lägg till..."     Välj TransPA i listan och säkerställ att den lagts till enligt nedan - klart!             Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till support.transpa@visma.com med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide          TIS-Web För att aktivera Tis-Web i TransPA behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support teknisksupport@kgk.se eller ring 08-923400           Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta TransPA Support på support.transpa@visma.com.              Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  TransPA kan hämta färdskrivartider från olika leverantörer samtidigt. Om ni tex har både Volvo och Scania så kan ni ha kopplingar från dessa till TransPA. Om ni har mer än en aktiv koppling så behöver ni på varje anställd välja varifrån färdskrivartiderna skall hämtas.    Däremot kan vi inte kan hämta färdskrivartider från två olika kopplingar samtidigt till samma anställd. Exempel. En förare kör en Volvo och färdskrivartiderna går via Volvo Connect till TransPA. I TransPA markeras "Volvo Connect " på den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania och dessa tider kan inte hämtas till TransPA. Orsaken är att olika tekniker används i själva hämtningen från Leverantören och vi har inte möjlighet att kombinera dessa. Om ni har förare som nyttjar bilar kopplade till olika färdskrivarsystem är det vår rekommendation att samköra dessa i tex IDHA Online. Då räcker det med en koppling från IDHA till TransPA för att samtliga färdskrivartider skall visas. 

Underlaget tas ut via analyser - rapporter - löner - arbetsgivarintyg. Därefter väljer ni anställd och anställningskontrakt. Underlagen framtages per anställd, anställningskontrakt och tidsperiod. Det är alltså endast ett anställningskontrakt som är underlag för innehållet. Normalt redovisas arbetad tid för 12 månader, men längre tid kan anges (t ex vid de tillfällen arbetstagaren varit frånvarande längre tid under perioden). För visstidsanställda rekommenderar vi ett intyg per anställningsperiod.   Nedan följer en enklare anvisning om hur arbetsgivarintyget är utformat. Utseendet är fastställt enligt överenskommelse med aktuella arbetslöshetskassor, (Transportarbetarförbundet och Svenska Kommunalarbetarförbundet)   Blanketten skall skapas med den information som är lagrad i transPA. Den skapas i en Wordmall, vilket möjliggör egna kompletteringar och förändringar.   Blanketten bygger på information från    Anställda Anställningskontrakt Utbetalda löner   Innehåll: Arbetad tid: + Faktiskt arbetad tid (löneart arbetad tid) + Arbetsfri tid som den anställde erhållit lön för, t ex helgdagar + Semesterfrånvaro + Frånvaro med lön + Undertid - Övertid - Övertid helg - Övertid fridag - Intjänad komp (nettotimmar)   Övertid: + Övertid helg + Övertid fridag + Intjänad komp (nettotimmar)   Frånvaro: + All obetald frånvaro + Kompledighet + Flexledighet + ATF-ledighet   Komplettering till arbetsgivarintyg   Här specificeras alla de lönetillägg som uppstår under den arbetade månaden, såsom Premiekompensation OB-tillägg Skattepliktiga traktamenten Övriga tillägg inkl måltidskuponger Observera att även manuellt tillagda lönetillägg kommer att beräknas (det vi i transPA kallar aktiviteter, personliga tillägg, APL etc)   Sjuklön specificeras på egen rad med angivande av hur många timmar och utbetald sjuklön den anställde erhållit.   För kännedom: Det händer att vi får fråga om semesterersättning. Notera att den inte ska vara med.   Att tänka på:   Följande uppgifter hämtas inte från transPA och måste därför skrivas in manuellt.  Punkt 5, särskilda upplysningar om anställningen Punkt 6, anledning till att anställningen har upphört helt eller delvis Punkt 7, ersättning med anledning av anställningens upphörande Punkt 8, erbjudande om fortsatt arbete   Vid avslutad anställning, kan man i transPA omvandla saldon (komp, atf, flex) till timlön. Dessa uttag kan då behöva justeras manuellt under kolumnen frånvaro.   Viktigt att veta är också att när timmar beräknas, så tittar TransPA på hela månader för kontraktet, både för start- och slutmånaden. Typexempel, den anställde med ej schemalagd arbetstid slutar den 12 november. TransPA räknar ändå med hela november månad i arbetsgivarintyget och presenterar därmed undertid (som arbetad tid) för perioden 13-30 november trots att dessa datum ligger utanför anställningskontraktet. Här krävs ändring manuellt av antalet arbetade timmar. Ta hjälp av löneberäkningen där undertiden finns presenterad.   Saknas timmar för någon månad? Kontrollera i löneberäkningen så att samtliga månader verkligen är sparade. Det är först då, när tider är godkända och sparade som de presenteras på arbetsgivarintyget.

 Vi har tagit fram en del åtgärder till hjälp för dig som kund, att leva upp till rollen personuppgiftsansvarig. Notera att Visma TransPA inte kan hänvisa i frågor angående vilka data som bör raderas eller anonymiseras. Skriv ut det bifogade dokumentet, fyll i det efter önskemål och skicka in det signerade dokumentet till support.transpa@visma.com Vi kommer då att bekräfta begäran till avsändaren. Kostnad för GDPR Tjänstepaket är 2995 kr ex moms/tillfälle.