Mina produkter
Hjälp

Användartips för Visma TransPA

Sortera efter:
I TransPA finns verktyg för att utföra kontroll mot vägarbetstidslagen både i samband med planering / schemaläggning och vid tidrapportering. Allt för att förhindra att överträdelser sker. Uppföljning kan ni göra via rapport.   Val av varningar utifrån er verksamhets behov De varningar som är aktiva i TransPA som standard är följande: Rast understiger 15 minuter Dygnsvilan understiger 9 timmar Dygnsvilan understiger 11 timmar Veckovilan är kortare än 24 timmar Veckovilan är kortare än 45 timmar Veckoarbetstiden överstiger 60 timmar Genomsnittlig veckoarbetstid överstiger 48 timmar Sammanlagd rasttid överstiger 90 minuter   Följande fyra varningar kan ni själva ställa in efter eget önskemål som på/av Som standard så är inställningarna/varningarna aktiverade, men ni anpassar dom i era inställningar för tidrapportering. Denna funktion har tillkommit som ett resultat av Transportavtalets överenskommelse kring extra ATF som kompensation vid nattarbete som överstiger 10 timmar: Rast om minst 30 minuter saknas Rast om minst 45 minuter saknas Arbetad tid utan rast överstiger 6 timmar Total arbetstid vid nattarbete överstiger 10 timmar Kontroll sker i TransPAs följande delar Kontroll i schema Gå till schemaläggning och välj valfritt schema. Här hittar ni kontrollen inne i denna kolumn. Klicka på pilen till höger så görs kontroll. Finns det överträdelser så syns nu detta tillsammans med en förklaring.   Efter förändring av schema kan ni göra ny kontroll, välj Uppdatera och ni får nytt svar tillbaka.   Kontroll i anställds tidrapportering Ni väljer själva om ni vill ha kontroll påslagen och hur den ska fungera då era anställda rapporterar tid. Inställningen görs i Verktyg - Inställningar - Tidrapportering, med följande tre val:   Visa inte - ingen kontroll görs.   Informera - I samband med att tidrapport registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Vill man ändå registrera tidrapporten bekräftar man med spara en extra gång. Informera och förhindra registrering - I samband med att tidrapport ska registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Registrering kan ej göras så länge överträdelse finns. Inställning för kontroll i administratörs vy Gå till Verktyg - Inställningar - Personliga inställningar. Här kan ni välja om ni vill ha kontroll eller ej då ni själva som administratör registrerar pass och tidrapporter.   Uppföljning av överträdelser i rapporter Ett verktyg för att kunna arbeta aktivt med denna fråga är att ni i TransPA kan följa upp hur er inrapporterade tid klarar sig i förhållande till vad vägarbetstidslagen säger. Underlag tar ni fram via Analyser - Rapporter - Överträdelser mot vägarbetstidslagen. Detaljerad rapport: Här har vi tagit fram en rapport som visar överträdelser mot vägarbetstidslagen under perioden 1-8 februari. För att tydliggöra överträdelsen utöver textinformationen har vi här i exemplet klistrat in tidrapporten för att visa hur dagen har rapporterats.   
Visa fullständig artikel
03-08-2018 14:52 (Uppdaterad 22-01-2024)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1567 Visningar
Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Kostnadsfördelning Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. TransPA erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.    Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat. Detta görs under Verktyg-inställningar- Kommunikation - Fordonsnr är obligatoriskt.     Det är I samband med överföring av löneunderlag som TransPA fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda. Exempel: Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.   För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.   Kom igång Öppna fordonsregistret i TransPA. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här. Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen. OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.    För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.   Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i TransPA. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i TransPA där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner. Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.    Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar: Kostnadsfördelning per löneart  
Visa fullständig artikel
03-08-2018 14:46 (Uppdaterad 08-12-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 1923 Visningar
Traktamente är en ersättning som du som arbetsgivare betalar ut till en anställd för hans/hennes ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Enligt skattereglerna har den anställde rätt till avdrag för sina ökade levnadskostnader under tjänsteresa. Det gäller ökade kostnader för mat, övernattning och småutgifter. Rätten till avdrag förutsätter att det är en tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Traktamente är egentligen inte skattefritt men om arbetsgivaren betalar traktamente som inte överstiger de avdragsgilla schablonbelopp som finns, ska den anställde inte deklarera traktamentet och inte heller göra avdrag.   Bussbranschavtalet anger hur mycket som ska ges i traktamente för olika typer av resor. Många gånger överstiger dessa schablonbeloppet, så därför måste TransPA beräkna en totalsumma, en skattepliktig och en skattefri del. Läs mer om detta under Skatteverkets regler för traktamenten.   Värt att notera är att resor i TransPA även används till att beräkna arbetstiden enligt §5  mom. 2 punkt 2, arbete med dygnsvila på bortaort. Det betyder att under varje 24-timmars period på resa kommer minsta arbetstid vara 8 timmar. Om föraren har tidrapporterat mindre än så, kommer arbetstiden höjas till 8 timmar ändå. Hemkomstdagen räknas arbetstiden som verklig rapporterad tid. Observera att detta endast gäller arbetad tid, och påverkar inte OB och andra tillägg som utgår per timme.    I de fall då ingen övernattning har skett, behöver föraren inte registrera resan. Vill man använda sig av resetillägg får man i så fall skapa särskilda arbetsuppgifter i transPA som ger rätt belopp per tillfälle. Som krav för samtliga resetillägg gäller att avståndet mellan hemorten och stationeringsorten är mer än 50 km. Fr o m 1 januari 2023 är traktamentesersättningarna följande: För linjetrafik gäller ett resetillägg på 42 kr per dag om frånvarotiden överstiger 9 timmar. För beställningstrafik är resetillägget 289 kr om frånvarotiden överstiger 9 timmar och 464 kr om den överstiger 12 timmar.   Korttidstraktamente inrikes I samband med att förare registrerar sina resor i TransPA, beräknas vad föraren ska få i traktamente från Bussbranschavtalet. En förutsättning för att traktamente ska utgå överhuvudtaget är att resan är tillräckligt lång för att kräva en övernattning, en gräns som är 15 timmar. Det resulterar i sin tur i 2 halvdygn korttidstraktamente dag och för varje påbörjad 12-timmars period ges ytterligare ett halvdygn. Det ger också ett korttidstraktamente logi och 24 timmar senare går gränsen för ytterligare ett logitraktamente, o s v.   Beloppen som ges för varje halvdygn sätts under register-lönegrupper - Bussbranschavtalet och för varje lönegrupp som används. Välj en lönegrupp och klicka på redigera på senaste avtalsperioden, t ex 2022-10-01 och du får upp följande bild. Av detta kan utläsas att du, precis som anges i Bussbranschavtalet, får 297 x 2 + 298 = 892 kr för ett dygns bortavaro. (nya belopp fr o m 2023-01-01).     Om ni som arbetsgivare står för måltider och/eller boende ska den anställde inte ha betalt för detta, och heller inte kunna göra ett schablonmässigt avdrag i den skattefria delen. Genom att föraren markerar antalet måltider och logi hon eller han har fått betalda (se nedan) reduceras respektive belopp. Fri frukost motsvarar 15%, fri lunch och fri middag motsvarar 35% vardera, av ett helt dygns korttidstraktamente. Notera att det är antalet måltider som är intressant här, inte vilka klockslag som personen i fråga är på resa, d v s per  24-timmarsperiod kan maximalt finnas en frukost, en lunch och en middag, men oväsentligt vilket datum som de är markerade på, så ange endast de måltider ni verkligen står för. Om man har stått för en frukost, en lunch och en middag under ett dygn för den anställde, kommer detta reducera traktamentet men lämna 15% kvar, för eventuella småutgifter, d v s 89,10 kr. Samtidigt reduceras självklart den skattefria delen med lika många måltider, se nedan.   Tänk också på att högsta värde för skattefritt traktamente är det verkliga traktamentet de får. När du klickat på raden för skattefritt traktamente visas Skatteverkets belopp inom den gula markeringen i kalendern, men totalsumman kan aldrig bli högre än korttidstraktamente dag plus korttidstraktamente logi.    Korttidstraktamente utomlands Eftersom Bussbranschavtalet säger att traktamente för beställningstrafik utomlands ska räknas precis enligt Skatteverkets regler, kommer TransPA presentera korttidstraktamente dag och logi som summerat blir samma som det skattefria traktamentet. Den anställde behöver med andra ord inte skatta för någon del av traktamentet eller ta upp det i sin deklaration, då det ligger under schablonens gräns. Läs hur det totala traktamentet beräknas nedan, under Skattefritt traktamente utomlands.   Skattefritt traktamente inrikes Skattefria delen av traktamentet beräknas utifrån verktyg-inställningar-länder. Det innebär för tillfället 260 kr för ett helt dygn, 130 kr per halvdygn. Man räknar här kalenderdagar. Det betyder att man får 2 halvdygn för avresedagen under förutsättning att man startar resan innan 12:00. På hemkomstdagen får man 1 halvdygn, om man kommer hem innan kl 19:00, efter 19:00 får man 2 st. Kommer man hem innan kl 06:00 får man inget skattefritt traktamente den dagen.       Om arbetsgivaren står för måltider ska reduktion av den skattefria traktamentet ske, med 52 kr för frukost, 91 kr för lunch och 91 kr för middag, men viktigt att bara markera de måltider som du som arbetsgivare faktiskt stått för. Om frukost, lunch och middag är betalda av er, återstår 26 kr per heldygn, tänkt att motsvara småutgifter när man är på resa.    Skattefritt traktamente logi är 130 kr som schablon, alltså motsvarande ett halvdygn. Detta förutsätter att resa går över hela natten (gränsen går vid 4:30). Det gäller inte om arbetsgivaren står för boendet, d v s reduceras då med 100%.   Skattefritt traktamente utomlands I Verktyg-inställningar-Länder anges normalbeloppet för varje aktuellt land. Ett normalbelopp är den skattefria delen av ett traktamente som får ges vid en hel dag på resa utomlands. Vad som är hel- respektive halvdag är samma beräkning som för skattefria traktamenten inrikes. För logi ges ett halvt normalbelopp per övernattning, baserat på landet där övernattningen skett, alltså var man befann sig 04:30. Ifall arbetsgivaren betalar för boende ska hela det skattefria traktamentet för logi reduceras bort. Markera raden skattefritt traktamente i löneberäkningen så ser ni den skattefria delen för varje land. Ni kan "hovra" över de gula blocken för att se hela traktamentes beloppet.  För en resa som går över fler länder är det land man spenderar mest tid mellan kl 06:00 - 00:00 som avgör beloppet. Det gäller till exempel avrese- och hemkomstdagen, som alltså kan ge svenska skattefria traktamenten ifall man huvuddelen av dagen befinner sig i Sverige.   Ifall arbetsgivaren står för kost ska den skattefria delen reduceras med 15% för frukost, 35% för lunch och 35% för middag. Det gör att 15% återstår av beloppet för dagen, till för småutgifter när man befinner sig utomlands. Notera att det är antalet måltider som avgör reduktionen, så var noga att inte klicka i för många, utan endast de måltider du verkligen stått för. Som tumregel kan det endast finnas en frukost, en lunch och en middag per 24-timmarsperiod av resa.    Skattepliktigt traktamente Efter att totalt traktamente för månaden (dagtraktamente plus logi) och skattefritt traktamente har beräknats, sätts skattepliktigt traktamente till differensen av dessa. Den går därför heller inte att ändra, utan kan bara komma från den differensen som blir. På samma sätt som skattepliktig lön endast kan komma av bruttolön minus skattefritt traktamente.
Visa fullständig artikel
03-08-2018 11:56 (Uppdaterad 22-03-2024)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2681 Visningar
Under Register - Arbetsuppgifter kan ni  registrera de arbetsuppgifter som chaufförerna utför och får extra ersättning för som tex APL, Restid, Beredskap. Ersättningen är kontant och utgår per tillfälle eller per arbetstimme. Du kan också välja om ersättningen skall ersätta ordinarie premiekomp. Till skillnad från ett Lönetillägg eller Tidnyckel utgår ersättning vid arbetsuppgift enbart när själva arbetsuppgiften är registrerad av den anställde i tidrapporten.  Viktigt att välja rätt löneart för ersättningen man får. Ifall lönearten saknas i systemet, gå till löneartsregistret och gör klart den innan du slutför arbetsuppgiften.   I denna artikel finns ett exempel på hur ni kan skapa arbetsuppgifter för passningstjänst.    I denna artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen.   Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas. 
Visa fullständig artikel
03-08-2018 14:46 (Uppdaterad 30-08-2023)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1573 Visningar
En tidnyckel är en ersättning som skall utgå på en speciell tidsperiod på dygnet, -veckodag, eller -helgdag. Ersättningen är kontant och ges som ett fast belopp per timma eller i procent av timlönen. Tidnyckel kan kopplas till valfri Löneart. Under Register - Tidnycklar lägger ni till tidnycklar.   Viktigt att tänka på är att om ni har en extra ersättning som ska löpa från ett dygn till ett annat så behöver ni lägga upp klockslag per dag. Se detta fall nedan, med extra ersättning 22-06. När tidnyckeln är registrerad kan du öppna personkortet till en anställd som skall ha tillägget, och markera aktuell tidnyckel.  
Visa fullständig artikel
01-08-2018 09:47 (Uppdaterad 18-11-2022)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1024 Visningar
I avsnittet traktamentesberäkning enligt Transportavtalet finns förklaring till när traktamenten utfaller enligt den automatiska beräkning som finns i TransPA.    Här nedan visar vi ytterligare ett exempel på hur en resa kan registreras inom norden med överliggning  och hur utfallet blir i TransPA löneberäkning med gränsövergång till Norge. Valet "utland" kommer styra beräkningen till att räkna efter utlandsavtalet som tillämpas vid gränsöverskridande godstrafik utanför Norden. Detta är utrikes, men inom Norden, så därför väljer jag "transport" som ni ser här nedan.    Resan startar som vanligt när jag lämnar stationsorten. Här går resan till Norge och därför rapporterar jag gränsövergång både när jag kommer in i Norge och när jag kommer tillbaka och passerar gränsen till Sverige igen. Jag har sovit i lastbilen och har således inte haft någon fri logi som ni ser.   I kalendern visas resan som ett grått block över dagarna som resan pågår.   I löneberäkningen presenteras föjande: Nordiskt traktamente - dag:  Ställer jag mig på raden nordiskt traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal Nordiskt traktamente dag. Tiden räknas från den tidpunkt då arbetstagaren lämnar stationsorten till den tidpunkt arbetstagaren återkommer till Stationsorten.  Nordiskt traktamente - logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi.   Vi friskar upp ert minne från föregående avsnitt och tar med beloppen från lönegruppen här. Det är härifrån vi plockar belopp när ersättning för traktamente skapas. I detta fall räknas samtliga timmar som resan pågår med ersättningen 15,76 kr per timma och presenteras som nordiskt traktamente - dag. Logitraktamente utgår likt beräkningen beskriven i traktamentesberäkning enligt transportavtalet     Vad gäller fördelningen av det skattefria traktamentet i antalet halvdygn och för logi och beräkningen av den skattepliktiga delen och därmed total skattepliktig lön, se artikeln Skatteverkets regler för traktamenten.
Visa fullständig artikel
03-08-2018 11:52 (Uppdaterad 08-09-2023)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2384 Visningar
Tillbudsrapportering är en funktion i TransPA som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka.     Kom igång Välj Säkerhet på startsidan är därefter Tillbud. En meny med dessa alternativ visas.   Från denna sida kan du rapportera fyra olika typer av det som gemensamt kallas för Tillbud. De är Olycka, Tillbud, Skada och Avvikelse. Ditt företag kan använda sig av alla dessa typer eller endast några. Information som rapporteras är snarlik, den viktigaste skillnaden är rubriken som anger vilken typ av åtgärd som skall vidtas. Tänk på att informera er personal om syftet med de olika typerna. Olycka - används för att rapportera en olycka som inträffat under arbetstid. Information skall finnas om hur, var och när olyckan inträffade samt vilka personer som är inblandade. Information om olyckor som rapporteras skall i normalfallet rapporteras vidare till Arbetsmiljöverket. Tillbud - används för att rapportera händelser som hade kunnat leda till en olycka. Information skall finnas om hur, var och när tillbudet uppstod samt en förklaring av händelseförloppet. Gärna med ett förslag till åtgärd. Avvikelse - används för att rapportera resultat som avviker från det förväntade. Beskriv vad avvikelsen innebär och var/när den inträffade. Skada - används för att rapportera alla typer av skador som inte avser personskador. T ex skador på fordon, gods eller på lastnings/lossningsplats. Information om hur, när och var skadan inträffade samt gärna kontaktuppgifter till inblandade personer. Ett tillbud kan rapporteras av både personal och systemanvändare. Läs mer om hur ett tillbud rapporteras i artikeln Rapportera ett tillbud.   Inställningar Du kan välja vilka typer av skador som kan rapporteras. Välj Inställningar så visas denna sida: Välj först vilka typer av tillbud du vill få in rapporter då. Kryssa i Rapportera olycka/skada/olycka/tillbud. På rapporteringssidan visas endast de typer du har valt. De skadetyper som visas när en skada rapporteras är de som finns till höger under rubriken Aktiva skadetyper. För att lägga till en ny klickar du på Lägg till skadetyp, välj språk och anger namnet på denna. Om det finns personal som du vill hjälpa med översättning så kan du välja flera och andra språk i listan men måste då ange benämningen på dessa språk. Här kan du ta hjälp av Google translate. När personalen sedan rapporterar visas det språk du lagt in om webbläsarens språk överensstämmer. Om detta språk saknas visas det första tillgängliga språket.   Om du vill ändra ordningen på skadetyperna markerar du en önskad skadetyp och klickar på pil upp och ned. Klicka på Tillbaka för att gå tillbaka och börja använda inställningarna.
Visa fullständig artikel
02-08-2018 16:03
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1267 Visningar
Tillbudsrapportering är en funktion i TransPA som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka. Rapportera Från denna sida kan du rapportera olika typer av tillbud. Ditt företag kan använda sig av alla dessa typer eller endast några. Information som rapporteras är snarlik, den viktigaste skillnaden är rubriken som anger vilken typ av åtgärd som skall vidtas. Stäm av med din arbetsgivare om hur ni skall använda dessa, men här finns några generella råd om när de kan användas. Olycka - används för att rapportera en olycka som inträffat under arbetstid. Information skall finnas om hur, var och när olyckan inträffade samt vilka personer som är iblandade. Information om olyckor som rapporteras skall i normalfallet rapporteras vidare till Arbetsmiljöverket. Skada - används för att rapportera alla typer av skador som inte avser personskador. T ex skador på fordon, gods eller på lastnings/lossningsplats. Information om hur, när och var skadan inträffade samt gärna kontaktuppgifter till inblandade personer. Avvikelse - används för att rapportera resultat som avviker från det förväntade. Beskriv vad avvikelsen innebär och var/när den inträffade. Tillbud - används för att rapportera händelser som hade kunnat leda till en olycka. Information skall finnas om hur, var och när tillbudet uppstod samt en förklaring av händelseförloppet. Gärna med ett förslag till åtgärd.   När du klickar på någon av rapportera-funktionerna visas en sida där du skall ange väsentliga uppgifter om tillbudet. Utseendet kan variera något beroende på typ. Fyll i uppgifterna så noggrant som möjligt. Det har stor betydelse för vilka åtgärder som skall vidtas. Plats - ange var tillbudet inträffade, t ex ort och gatuadress. När du klickar på Hämta plats hämtas den ungefärliga platsen där du befinner dig när du rapporterar. Informationen visas då som en position med koordinater. Den används för närvarande inte till något, vi rekommenderar därför att skriva in platsen i klartext. Tid - ange när tillbudet inträffade. Beskrivning - ange hur tillbudet inträffade. Beskriv så utförligt som möjligt. Bild - bifoga en bild från mobilkameran som kompletterar informationen. Inblandade - ange vilka personer förutom du själv som på något sätt är inblandade i tillbudet samt deras kontaktuppgifter. När du klickar på Spara skapas en felrapport utifrån din rapportering. Du kan följa vad som sker med denna rapport om du går till funktionen Felrapporter. Där kan du se vem som är ansvarig och aktuell status.
Visa fullständig artikel
02-08-2018 16:01 (Uppdaterad 30-07-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1081 Visningar
03-08-2018 12:02 (Uppdaterad 30-07-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1128 Visningar
Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger. Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.
Visa fullständig artikel
02-08-2018 15:48 (Uppdaterad 21-09-2020)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 1533 Visningar
  Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     En övertidsnyckel används för att beskriva när övertid uppstår och hur den skall prissättas. I TransPA finns idag en mängd fördefinierade sätt att beräkna övertid på, men ibland finns behov av att frångå dessa. Om ditt företag tillämpar en lokal överenskommelse avseende övertidsberäkning, eller att de fasta sätt att beräkna övertid på, inte kan appliceras på er verksamhet, finns det möjlighet att använda en övertidsnyckel.  Denna nyckel skapar du själv och i nyckeln anger du villkoren för hur övertid skall beräknas.  Tänk också på att om ni vill teckna en lokal överenskommelse som avser övertidsberäkningen så kan det vara bra att kolla så det finns stöd för den i TransPA. Då sparar ni mycket manuellt arbete.   Detta avsnitt beskriver hur du lägger upp en nyckel och vad de olika inställningarna påverkar. I artikeln Börja att använda övertidsnyckel kan du läsa mer om varför du kan behöva en nyckel och vilket effekt de får i löneberäkningen.      Grunderna för övertidsberäkning Grunden för all övertidsberäkning är att fånga upp när arbetstagaren har arbetat mer än det som betraktas som den ordinarie arbetstiden. Som arbetstid räknas den faktiska närvarotiden (som kommer från tidrapporterna), men även frånvarotiden (t ex sjuk och semester) kan ingå i arbetstiden. När den arbetade tiden överstiger den ordinarie arbetstid uppstår övertid.   Skapa en övertidsnyckel Gå till Register och klicka på knappen Övertidsnycklar. Klicka sedan på Lägg till övertidsnyckel. Vi skall nu gå igenom de olika alternativen som finns. Namn: Ange ett namn på nyckeln som gör det enkelt för alla i företaget att förstå syftet med denna nyckel. Namnet kommer att visas på personkortet i listan över valbara nycklar. Aktiv: Kryssa ur denna om du inte vill att man skall kunna välja denna nyckel på personkortet. Är användbart när nyckeln inte längre är aktuell eller om du behöver den i framtiden. Avstämningsperiod: Denna inställning anger för vilken period du vill göra avstämning. Det finns tre alternativ: per dag - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för varje dag som ingår i löneperioden. per vecka - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i varje vecka som avslutas i löneperioden. per månad - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i månaden. Avstämningsperiod skall inte förväxlas med den period du betalar ut lön för. Du kan alltså betala ut lön per månad men göra en övertidsavstämning per vecka. Jämför arbetad tid med: Denna inställning anger vad som är den ordinarie arbetstiden under avstämningsperioden. schemalagd tid - innebär att den schemalagda tiden är ordinarie arbetstid. För avstämningsperiod per dag innebär det att den arbetade tiden jämförs med den schemalagda tiden den aktuella dagen. När arbetad tid överstiger schemalagd tid eller när det saknas ett schema uppstår övertid. För avstämningsperiod per vecka eller per månad uppstår övertid när den sammanlagda arbetstiden överstiger den sammanlagda schemalagda tiden för avstämningsperioden. fast tid - innebär att den ordinarie arbetstiden alltid är fast under den valda avstämningsperioden. Övertid uppstår när den arbetstiden överstiger den fasta tiden för avstämningsperioden. Ange alltid tiden som ett heltidsmått så kommer beräkningen att fungera för både hel- och deltidsanställda. När du väljer detta alternativ visas ytterligare ett val: Genom detta val kan du välja om den ordinarie arbetstiden skall påverkas när det inträffar helgdagar under avstämningsperioden. Om du anger alla helgfria vardagar kommer ordinarie arbetstid att reduceras. Reduktionen sker med 1/5 av veckoarbetstid eller 1/21,74 månadsarbetstid för varje helgdag som inträffar mån-fre. Om du anger alla dagar påverkas inte ordinarie arbetstid av helgdagar.   Inkludera rast i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att rast skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Inkludera frånvaro i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att frånvaro skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Pris: Anger a-priset för varje övertidstimma som uppstår. Priset kan anges som ett fast belopp vilket innebär att alla personer som går på denna övertidsnyckel får detta belopp. Priset kan också anges som procent av timlönen vilket innebär att a-priset kommer att anpassas efter varje persons specifika timlön. Timlönen hämtas från lönegruppen. Exempel: Om du önskar att övertid skall utgå med grundtimlön + 50% skall du välja procent av timlönen och ange 150 i fältet. Löneart: Välj den löneart som skall användas vid övertidsberäkning enligt denna nyckel. Du kan därmed särredovisa olika typer av övertid beroende på hur den har beräknats. Vi rekommenderar att använda den fasta lönearten för övertid. Då kan du i löneberäkningen använda de automatiska funktionerna för att flytta övertid till komp- eller flextidsbanken samt att uppdatera saldot för övertid. De möjligheterna finns inte om du använder en annan löneart.   Använd en övertidsnyckel När nyckel är skapad skall den kopplas till de personer den avser. Det kan du läsa mer om i artikeln Övertidsberäkning med övertidsnyckel. För att testa vilken effekt en nyckel kan det vara en fördel att skapa en testperson. Lägga upp en ny person i personregistret och koppla övertidsnyckeln till denna person. Registrera sedan in schema, tid och frånvaro och kontrollera resultatet i löneberäkningen. Kom ihåg att om du gör en förändring i en övertidsnyckel så påverkar den alla som använder denna nyckel.  
Visa fullständig artikel
21-09-2020 15:33
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1859 Visningar
Kompensationsledighet är något som tillämpas i många olika branschavtal. Efter överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare kan ersättning för övertid utges i ledighet istället för i form av pengar. Vid övertidsarbete ska även övertidssaldo räknas upp, vilket innebär att för varje arbetad timmes övertid  ska övertidssaldot öka med en timme, vare sig den anställde väljer att få den utbetald eller sparad som komp.   I TransPA finns full funktion för hantering av både övertidssaldo och kompsaldo. Ni får en bra översikt där ni kan följa intjänad och uttagen komptid. Ni kan själv ställa in en gräns för kompsaldotaket , vilket gör att i löneberäkningen kommer det komma upp en varning bredvid kompsaldot. Standardinställningen i programmet är 40 h, men kan ändras manuellt.   I denna artikel: Begränsa överföring till kompbank kan ni läsa mer om vilken åtgärd ni behöver göra för att begränsa överföringen till kompbanken när den anställde nått "taket"   Saldohantering Likt övriga saldon kan man se kompsaldon och övertidssaldon för respektive person i Löneberäkningen högst upp till höger och i personalregistret, under fliken Lön på respektive person. Kompsaldo påverkas inte när nytt år kommer, utan saldot lever vidare. Övertidssaldot däremot skapas ett nytt för varje år efter att januaris lön är sparad, dvs avvikelser för december är klara.   I rapporten innestående saldo kan ni få aktuellt saldo som rör komp, flex, ATF-saldo och övertid för samtliga era anställda.   OBS: I löneberäkningen ser jag att övertidssaldot är minus. Hur kan det vara så? Skulle ni ha anställda som börjar det nya året med att plocka från kompbanken så kan övertidssaldot bli minus i februaris lön. Uttag från kompbanken ska nämligen reducera antalet timmar från övertidstimmar, förutom att sänka kompbankens saldo, och därav kan fenomenet uppstå. I samband med att de får betald övertid eller sparar till kompbanken under resten av året kommer naturligtvis övertidssaldot att passera 0 igen.    Komp i tidrapporteringen I tidrapporteringen finns det följande två val för att använda sig av komp.  Vad som menas är att eventuell skillnad mot ens tänkta arbetstid ska påverka antingen i form av pengar, i normalfallet som betald övertid (1) eller att det i så fall ska sparas eller dras från kompbanken (2).   1. Spara eventuell över- och undertid som över- och undertid Om man väljer detta alternativ kommer all övertid som uppstår att ge upphov i betald övertid och övertidsersättning. Om man istället har arbetat för lite, kommer motsvarande mängd att presenteras som undertid för månaden. Det är dock du som löneadministratör som avgör hur denna undertid ska behandlas, att dras från lönen, ta från deras kompbank eller ingen åtgärd alls.   2. Spara eventuell över- och undertid som komptid Med detta alternativ valt, om man har arbetat "för lite" resulterar det i att man drar denna tid från kompsaldot, och ger på så vis kompledigt. Vid uttag av kompensationsledighet skall motsvarande övertid återföras som tillgänglig övertid enligt gällande avtal. Alltså om man tar ut 1,5 timme kompledigt så kommer övertidssaldot reduceras med 1 timme. Bland löneraderna syns antal komptimmar som dras från intjänade komptimmar. Löneraden som presenteras är "uttag från kompbank". Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Har man istället arbetat "för mycket" kommer antal övertidstimmar multipliceras med 1,5 och sedan överföras till kompbanken. Som exempel om du har 1 timmes övertid, som du vill spara till kompbanken. Bland löneraderna syns det uppräknade värdet direkt, "överföring till kompbank, antal 1,5". Övertidssaldot ökar med en timme. Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Observera Tänk på att arbetstidsförläggningen ni tillämpar påverkar resultatet för er och era anställda när de väljer att plocka/spara övertiden i kompbanken. Har den anställde övertid per dag kan hen få specifika dagar att räknas, men använder ni kanske vecko- eller månadsarbetstid så kommer en större period räknas samman när valen för komp använts i tidrapporteringen. Exempel: Den anställde går på månadsarbetstid och har arbetat 180h jämfört med sitt arbetstidsmått som denna månad är 168h. TransPA känner av arbetstidsförläggningen och slår då samman hela periodens övertidstimmar till komp och presenterar i löneberäkningen, överföring till komp 18h (12 x 1,5). Här räcker det att man på enstaka dag i perioden valt spara övertiden i kompbanken för att få denna effekt.   Uttag av komptimmar i pengar Om den anställde vill ta ut sina komptimmar i pengar görs detta på följande sätt: Klicka på ny rad i löneberäkningen, därefter väljer du alternativet - Uttag från kompbank När du har valt uttag från kompbank skall du därefter fylla i antal timmar manuellt, låt À-pris och belopp vara tomt. Obs! har ni valt under verktyg-inställningar-löneberäkningen kryssat i "Exportera frånvarolönearter med negativt antal" behöver ni fylla i minus antal timmar se bild nedan. Därefter lägger du till ytterligare en rad, denna gång väljer du timlön. Skriv in samma antal timmar så räknar TransPA automatiskt ut rätt summa.      Tips: Om det handlar om en anställd som slutar och därmed vill ha sin kompbank utbetald som pengar, kan du istället välja, symbolen markerad på bilden nedan, månaden efter att kontraktet tar slut, att utföra Betala ut innestående saldon som lön och på så vis tömma eventuell kompbank, flexbank och arbetstidsförkortning, på en och samma gång. Sedan har du bara eventuella outnyttjade semesterdagar kvar att lägga till i ditt löneprogram.
Visa fullständig artikel
03-08-2018 12:07 (Uppdaterad 25-07-2022)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 17987 Visningar
Om ert företag tillämpar passningstjänst kan ni skapa upp arbetsuppgifter i TransPA och använda dessa när ni tidrapporterar för att få med ersättningen inför lönekörning.    Vanliga uttryck som vi hör från er kunder är beredskap eller jour, utöver passningstjänst. Titta gärna närmare på detta vektyg vi har som ni kan använda. Börja med att gå till register - arbetsuppgifter. Här visas ert register. Från början kan det finnas arbetsuppgifter i programmet, men ni har också  möjlighet att skapa era egna och sätta upp dessa efter ert behov. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas.  I detta fall med passningstjänst behöver vi skapa fyra arbetsuppgifter för att fånga upp de olika fallen som kan uppstå. Välj lägg till arbetsuppgift, ny ruta skapas.  Benämningen är ju helt valfri, á-pris likaså. Ersätt premiekompsbelopp kan användas om ni vill att arbetsuppgiften ska slå ut ordinarie premiekomp, vilket inte är fallet här. Som pristyp väljer ni antingen per arbetad timme eller som i detta fall - per tillfälle. Löneart kan ni behöva återkomma till. Här saknar ni troligen lämplig löneart som ska kopplas samman med ert löneprogram. Vi föreslår att ni tittar efter lämplig löneart i löneprogrammet och fångar upp dess löneartsnummer. Därefter skapar ni upp denna löneart i TransPAs löneartsregister. När det är gjort slutför ni genom att välja lönearten inne i arbetsuppgiften och då kommer den vara färdigt uppsatt inför lön.   Anställd som beordras erhåller ersättning för passning per dygn/tillfälle med olika belopp beroende på vardag eller helg och även olika belopp huruvida hen varit utkallad eller ej. Samtliga skapas upp likt ovan, där det enda som skiljer är beskrivning och pris. Det ger oss då följande uppsättning arbetsuppgifter. För att ersättningen ska utgå måste ni tidrapportera, oavsett om ni blivit utkallad eller ej. Här nedan syns två exempel.   Tidrapport, ej utkallad Här är ett typiskt exempel hur passningstjänst ej utkallad kan registreras. Ni vill få med ersättningen men helt utan arbetstid och registrerar då en tidrapport med rast hela passet för att undvika att registrera arbetstid. Skulle arbetstid registreras men man glömmer rapportera rast med identisk tid är det lätt hänt att arbetstiden också räknas upp oönskat till 3h ersättning. I detta fall har jag rapporterat en tidrapport/rast på minst 15 minuter för att ej få varning för överträdelse mot vägarbetstidslagen.   Glöm inte att ange rätt arbetsuppgift för att få med ersättningen innan du sparar tidrapporten.  Tidrapport, utkallad Här registrerar vi tidrapport då anställd kallats ut på passningstjänst på helgen. Den anställde vill få med engångsersättningen samt arbetstid. Vi är noga här också att välja rätt arbetsuppgift för att få med den extra ersättningen.    Ersättningen för de båda tillfällena syns med lönerader i löneberäkningen  
Visa fullständig artikel
30-11-2020 18:05 (Uppdaterad 06-03-2024)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2178 Visningar
Följande gäller för Transportavtalet under förutsättning att man är vecko- eller månadsavlönad. Sjuklön från arbetsgivaren genereras i TransPA de första 14 kalenderdagarna. De första 8 timmarna i sjukdomen är karenstimmar då ingen sjuklön utges, eller rättare sagt 1/5 av veckoarbetstiden, så det fungerar även för deltidsanställda. Därefter skall arbetsgivaren stå för sjuklön fram till dag 14. Eftersom TransPA  räknar de dagar som är sjukmarkerade i ett streck är det viktigt att samtliga kalenderdagar är sjukmarkerade, även arbetsfria dagar och helger. Sjukfrånvaro dras i efterföljande månad, och vid längre sjukdomsförlopp kan det betyda att man ligger ute med en månadslön.   Exempel: Den anställde insjuknar den första augusti. När augustilönen körs utbetalas hela månadslönen för augusti och inget avdrag för sjukfrånvaro görs.   I lönekörningen för september görs sjukavdraget från augusti och då kan det se ut enligt nedan. Om den anställde varit sjuk hela augusti betalas ingen månadslön ut. Frånvaroavdrag görs i antal sjukfrånvaro timmar och här uppstår en differens jämfört med månadslönen. Differensen kan slå åt båda hållen, både med för stort och för litet frånvaroavdrag, beroende på antalet timmar som månaden innehåller. Här finns enkla åtgärder i TransPA som hjälper dig bli av med den oönskade differensen.  Klicka på den blå runda ringen och utför de båda åtgärderna "Gör avdrag för hela månadslönen" samt "Nollställ frånvaroavdrag". Här nedan syns effekten efter de båda åtgärderna. Frånvaroavdraget har nu jämställts med månadslönen och antalet sjukfrånvarotimmar har inte påverkats, vi får med oss timmarna över till ert löneprogram. I vårt exempel är den anställde frisk igen den första oktober. I oktoberlönen dras sjukfrånvaron för september, vilket betyder att ingen månadslön betalas ut denna månad heller. Det är först i november den anställde får en hel månadslön igen. Augusti September Oktober November SJUK SJUK FRISK FRISK Inget sjukavdrag Sjukavdrag för augusti Sjukavdrag för september Inget sjukavdrag   I denna artikel kan ni läsa om avdrag från månadslön vid semester, sjukfrånvaro och annan längre frånvaro,
Visa fullständig artikel
03-08-2018 12:03 (Uppdaterad 04-11-2022)
  • 0 Svar
  • 3 gilla
  • 1991 Visningar
Semesterhanteringen som finns i TransPA är förhållandevis enkel och när det gäller att överblicka era anställdas semesterdagar och hålla reda på dess saldon så vill vi hänvisa till ert löneprogram i första hand. TransPA hanterar endast uttagna semesterdagar och tar ej hänsyn till saldot i obetalda, betalda eller kvarvarande dagar. Om ert löneprogram har varning då dagar är slut så ta gärna hjälp av den, då TransPA saknar sådan funktion idag.    När man lägger frånvarotyp semester i TransPA så presenteras i löneberäkningen semester följt av antal och semesterlön/dag.  Notera: Värdet för semesterlön/dag plockas från detta fält som finns angivet för varje person under fliken lön - se bild här nedan (används för Transportavtalet). Detta värde räknas fram i ert löneprogram när ni gjort  semesterårsavslut, efter alla händelser och avvikelser har registrerats fram till och med 31 mars för er med semestårsavslut 31/3. Beloppet skickas inte över från löneprogrammet till TransPA - ni måste därför årligen själv ansvara för att uppdatera beloppet semesterlön/dag för samtliga era anställda.   Det saldo som finns i TransPA kallas uttagen semester. Saldot räknar upp från 0 och uppdateras när ni sparat lön. När ni sparar månadslönen för maj månad skapas det upp en ny rad med uttagen semester för detta år.  Skulle ni vilja få dit raden före dess, spara maj månad och öppna upp den igen, så kan du därefter ange det nya värdet för semesterlön. Har ni istället semesterår 1 januari - 31 december, för exempelvis bussbranschavtalet, kommer nytt år för uttagen semester skapas upp då ni sparar februarilönen med januaris händelser och avvikelser. I saldokolumnen här nedan syns uttagna semesterdagar för semesteråren 2014, 2015 och 2016. I de fall då anställd vill plocka av sparade semesterdagar så finns ingen funktion att styra detta i TransPA, utan här krävs en manuell hantering i ert löneprogram det man behöver göra är att byta ut raden uttag betalda semesterdagar mot t ex sparade dagar. Tänk då på att TransPA ej kommer skilja denna semesterdag från annan, utan den kommer läggas till som vanligt i saldot uttagen semester.     I denna artikel kan ni läsa om Semesterdaglön.   
Visa fullständig artikel
02-08-2018 16:23 (Uppdaterad 30-12-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 1830 Visningar
Här beskrivs vilka möjligheter ni har att påverka er tidrapportering i transPA. Ni kan ta god hjälp av de olika inställningar som finns inbyggda i programmet för att få just den hantering ni önskar utifrån era behov. Vi börjar med att ta oss till rätt vy: Här finns följande inställningar:   Stäng av frånvarorapportering - Förhindrar att personal rapporterar frånvaro. Markera detta val om ni vill att endast administratörer ska hantera frånvaro.   Stäng av planerad frånvaro - Förhindrar att personal rapporterar frånvaro framåt i tiden. Ni kanske vill att er personal ska kunna frånvarorapportera, men att kommande frånvaro ska tas emot och administreras av arbetsledare.   Stäng av reseregistrering - Med reseregistrering avses resa som är berättigad till traktamente. Om ni aldrig utför sådana resor så kan ni stänga av funktionen.   Visa passtider och passnamn - Med inställningen påslagen syns både passets tider och passnamn. Det kan se ut på detta sätt: Om ni väljer att ej visa passtider och passnamn syns det istället så här, endast passnamn:   Stäng av registrering av Utlandsresa - Vid registrering av resa berättigad till traktamente får ni normalt välja typ av resa - enligt Transportavtalet eller Utlandsavtalet. Om ni endast tillämpar transportavtalet så kan ni underlätta för era anställda som tidrapporterar, genom att stänga av möjligheten att rapportera resa enligt Utlandsavtalet.   Stäng av nytt meddelande - Med denna inställning aktiverad kan era anställda endast svara på meddelanden från administratörer, men kan dock ej inleda en ny konversation.   Hämta kostnadsställe från fordonsregistret - Beskrivs i avsnittet om resultat- och kostnadsuppföljning   Visa kostnadsställe - Beskrivs i avsnittet om resultat- och kostnadsuppföljning   Visa förändringslogg - Är du administratör i TransPA och attesterar tider kan du gå in på en tidrapporten och klicka på fliken Log. Här kan du se när tidrapporten registrerades, av vem och när. Ev. ändringar sedan den skapades syns och finns kommentar med orsak syns denna också. Det kan se ut så här: Väljer ni att visa förändringslogg så kommer samma information finnas tillgänglig i anställdas tidrapportering. Man gör på samma sätt - klicka på vald tidrapport och fliken Log.   Visa totaltid inklusive raster - Önskar ni se totaltid på pass och tidrapporter där även raster är inkluderade aktiverar ni det här.   Kontrollera överträdelser mot vägarbetstidslagen - OBS! Denna inställning kan ställas in annorlunda för er som administratör. Detta görs istället i menyn verktyg - inställningar - personliga inställningar.    Här visar vi så denna meny med inställning för era anställda.   TransPA kan i samband med tidrapportering kontrollera om överträdelser sker mot vägarbetstidslagen. Här kan ni slå på funktionen och väljer då också hur den ska fungera. Visa inte Ingen kontroll görs i tidrapporteringen. Informera I samband med att tidrapport registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Vill man ändå registrera tidrapporten bekräftar man med spara en extra gång.   Informera och förhindra registrering I samband med att tidrapport ska registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Registrering kan ej göras så länge överträdelse finns.   Avancerade inställningar för Vägarbetstidslagen Med detta val kan ni själva välja att slå på eller av varningar om följande fyra situationer skulle uppstå:       Förklaring till visning av saldon Ni styr själva vad som visas i vyn för tidrapportering. Nedanstående inställning skulle ge personal som tidrapporterar full åtkomst till samtliga saldon, då vi valt att ej gömma varken övertid, komptid, flextid eller arbetstidsförkortning. Vi har dessutom valt att visa preliminära saldon. Detta skulle kunna ge följande utseende i tidrapporteringen, med saldon efter senast sparad lön:   Har ni preliminära saldon synliga så får ni fram dessa genom att klicka på vågskålen Här visas dels saldon efter senast sparad lön, men också hur resultatet hade blivit om ni sparat lön idag. Observera att, om ni väljer att gömma saldon för kompbank så kommer personalens möjlighet i tidrapporteringen påverkas. Funktionen att spara övertid till kompbank och plocka frånvaro från kompbank är då helt avstängda. Har ni ingen önskan om att tillämpa komptid så har ni alltså ett bra sätt att stänga av funktionen.   Dokumentation av tidrapporter Här ställer ni in vilken återkoppling ni önskar då en tidrapport förändras. Ni kan ställa in kraven olika beroende på om arbetsledare eller personal gör förändring. Har ni valt Alltid eller Valfritt dyker denna ruta upp efter ändring av tidrapport:   Här har den anställde förändrat tidrapporten. Valet att skicka meddelande är valfritt, men gör man det så får arbetsledaren ett tydligt besked på transPA startsida. Lämnas rutan tomt så kan arbetsledaren ändå se historik med händelser och orsak i tidrapportens förändringslogg. Så här kan ett meddelande se ut:   Klicka på rutan för att komma till dina meddelanden. Här syns det olästa. Klicka på meddelandet för att läsa och här kan ni också enkelt svara om ni önskar.   Mätarställning - kan namnändras, ett sätt att få in ett värde tillsammans med era tidrapporter Här syns fältet mätarställning med värde för start och slut. Dessa fält kommer finnas synliga vid tidrapportering (dock finns inget krav att ni ska fylla i information i fälten). Fälten kan anpassas efter ert företags behov och har ni andra värden som ni istället skulle vilja få in så kan ni fylla i andra benämningar, likt ordernr och antal här nedan, vilket då istället kommer synas för era anställda. OBS! Fälten kan endast ta emot siffror. Ni kan sedan ta ut dessa värden för uppföljning via rapporter.   Möjlighet att skapa tidrapporter baserat på färdskrivaraktiviteter Vill ni att transPA ska presentera färdskrivartid som förslag till tidrapport kan man slå på funktionen enligt nedan. Man kan välja vilken status de skapade tidrapporter ska ha när de skapas upp: Vi rekommenderar rapporterad, vilket innebär att den anställde vid behov kan förändra tidrapporten innan den går vidare för attestering av arbetsledare. Väljer ni istället attesterad skulle det innebära att den anställde inte har någon chans att påverka den inlästa tiden och det är då bara arbetsledaren som kan förändra tidrapporten som föreslås. Den kommer ej heller synas i attestlistan för godkännande. Ni kan göra era anställda uppmärksammade på att tidrapporter skapats upp genom att informera via sms eller e-post. Uppgifterna hämtas från angivna fält i personregistret. Funktionen bygger på att vi behöver sätta samman färdskrivaraktiviteter och knyta dem samman likt ett arbetspass. Arbetspasset blir fullständigt när kommande dygnsvila har kommit in från er färdskrivarleverantör, vilket innebär en viss fördröjning. Ni kan hitta mer information om detta i avsnittet visning av färdskrivartider.   Tidsbegränsad visning av pass Grundinställningen innebär att alla framtida utlagda pass syns i vyn för anställda som tidrapporterar. Kanske sitter ni och planerar nya scheman som ni lagt ut på prov, men som ni just nu vill dölja? Då finns här inställningsmöjligheter för det. Önskar ni en begränsad vy av kommande planerade pass kan ni ändra här till rullande med önskat antal dagar framåt i tiden. Ni kan också få pass att synas till och med önskat datum.   Tjänstemannaavtalet, använd flextid för tjänstemän - beskrivs i avsnittet flexhantering för tjänstemän  
Visa fullständig artikel
02-08-2018 15:41 (Uppdaterad 21-01-2024)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1990 Visningar
När det gäller skattefria delarna av traktamenten så är denna beräkning helt fristående och ska ej förknippas med Transportavtalets beräkning. Det skattefria regelverket lever sitt liv och traktamentes regelverk enligt Transportavtalet lever sitt liv. När det gäller Transportavtalets regler så är det baserat på antal timmar man är borta från stationsorten. Medan skattereglerna tittar på vad var klockan då man lämnade stationsorten och vad var klockan då man kom tillbaka till stationsorten.   Skatteverkets regler Det krävs alltid att man är borta över natten och ska vara minst 5 mil från stationsorten. Traktamente börjar när man lämnar stationsorten, dvs. man kan jobba på stationsorten innan man kör (när man släpper handbromsen) och denna tid är inte berättigad till traktamente. Samma princip vid hemkomst, traktamente slutar då man kommer hem till stationsorten kör (när man drar i handbromsen).   Den skattefria delen beräknas enligt följande: I Sverige är den skattefria delen 290 kr för närvarande. Enklast är att dela 290 kr med två och tänka enligt följande. 145 kr för förmiddag 145 kr för eftermiddag   Avresa Före kl. 12.00 = 145 kr för förmiddag + 145 för eftermiddag Efter kl. 12.00 = 145 kr för eftermiddag Hemkomst Efter kl. 06.00 = 145 kr för förmiddag Efter kl. 19.00 = 145 kr för förmiddag + 145 kr för eftermiddag På resa 145 kr för förmiddag + 145 kr för eftermiddag Natt 145 kr mellan kl. 00.00 – 06.00 Hemkomst innan kl. 04.30 = inget schablonavdrag natten Då arbetsgivare står för logi =  inget schablonavdrag natten Samma princip vid utland men med andra summor beroende på vilket land man varit i (flest antal timmar mellan kl. 06.00 och 00.00 i landet avgör schablonavdragets storlek)   Natt på färja beräknas med schablonavdragets storlek baserat på landet man åker till. Läs gärna mer på Skatteverkets hemsida om Traktamenten och andra kostnadsersättningar   Har ni fall där ni endast vill ge ersättning för den skattefria delen? Tidigare kunde man i TransPA lägga till lönerad med lönearten skattefritt traktamente och ange önskat antal och belopp. Det fanns då brister i logiken då traktamentet ju ska kunna härledas ifrån en resa eller typiskt ett antal dag eller/och logitraktamenten med belopp.   Om ni har registrerat resa får ni med er traktamentesrader naturligt och kan då redigera dom helt efter eget önskemål. Är det skattepliktigt och skattefritt ni vill ändra så gör ni ändring i skattefritt så kommer skattepliktig justeras till kvarvarande belopp. Saknas resa så kan ni lägga till lönerad för t ex dagtraktamente med önskat antal och belopp och därefter redigerar ni på samma sätt skattefritt belopp likt nedan.    
Visa fullständig artikel
03-08-2018 10:27 (Uppdaterad 14-03-2024)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2836 Visningar
24-07-2018 15:35 (Uppdaterad 24-04-2023)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 2626 Visningar
Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning. Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, ca 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac/ Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Connect skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut, färdskrivaraktiviteter hämtas varje natt 16 dagar bakåt i tiden.    Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare. Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   I löneberäkningen Även inne i löneberäkningen syns inkomna färdskrivartider. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer.   Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.
Visa fullständig artikel
02-08-2018 15:38 (Uppdaterad 26-07-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2172 Visningar
 Säkerhetskontroll används för att med hjälp av en checklista bekräfta att din förar- och fordonsmiljö är OK. Du leds genom en lista av frågor där du anger om allt är OK eller om något behöver åtgärdas. När någon punkt inte är OK kan du enkelt skapa en felrapport som direkt skickas till rätt person för snabb åtgärd.   Det finns två typer av säkerhetskontroller, en som avser förarmiljö/fordon och en som avser släp/trailer. För att använda denna funktion loggar du in i TransPA och väljer Säkerhet följt av Säkerhetskontroll. Välj om du vill göra en säkerhetskontroll för Förare och fordon eller för Släp.   Genomföra en säkerhetskontroll Checklistan visas med de kontrollpunkter som du alltid skall kontrollera. Checklistan kan förändras från dag till dag så gå igenom den noggrant. Börja med att ange vilket fordon du använder. Du kan skriva in både internnummer och registreringsnummer. TransPA föreslår alltid det senaste fordonet du använde. Gå sedan igenom varje kontrollpunkt och ange om den är OK eller underkänd. Om du vill få mer information om vad kontrollpunkten innebär klickar du på Info-knappen. När du har markerat OK eller Underkänd på samtliga kontrollpunkter kan du Spara. Du måste alltså göra ett aktivt val på alla punkter.   Felrapportera Om någon punkt inte är OK klickar du i Underkänd. Då visas detta formulär: Skriv in en tydlig förklaring till varför denna punkt underkänns. Eftersom en bild säger mer än tusen ord kan du även ta en bild och bifoga felrapporten, klicka då på Lägg till bild. Beroende på vilken mobiltelefon du använder kan du därefter ta en bild direkt med kameran eller välja en bild från albumet i telefonen. När du sparar kommer en felrapport att skickas till ansvarig person. Om du underkänner flera punkter skapas flera felrapporter. Du kan se vad som hänt med de felrapporter du har skickat in genom att välja Felrapporter. Här är ett exempel på en chaufförs inrapporterade fel. När skall en säkerhetskontroll genomföras? Det vanligaste är att kontrollen av förare/fordon genomförs när passet påbörjas eller avslutas och att kontrollen av släp genomförs varje gång man byter släp. Information om vad som förväntas av dig som förare får du från dina arbetsgivare. TransPA sparar information om när en säkerhetskontroll har genomförts och vilka kontrollpunkter som satts som OK eller underkänts.  
Visa fullständig artikel
02-08-2018 16:04 (Uppdaterad 23-07-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1254 Visningar