Användartips för Visma TransPA

För anställda enligt Bussbranschavtalet så räknas arbetstiden som standard alltid upp till 3 timmar. Tex om en tidrapport eller schemapass registreras med arbete från kl 8.00-9.00 så kommer den att visas som 3 timmars arbetstid i TransPA. Nu finns det dock möjlighet att välja om ni önskar automatisk uppräkning eller ej.   Inställningen finns i lönegruppen: Öppna den aktuella lönegruppen Standard är uppräkning till 3 timmar. Önskas inte detta tar du bort markeringen här: Nu kommer det inte längre att ske någon automatisk uppräkning till 3 timmar.  

Enligt Transportavtalet så får inte en rast vara kortare än 15 minuter om den ska betraktas som rast. Denna tid betraktas istället som arbete. Detta kan man se resultatet av när färdskrivartider summeras. I detta exempel nedan så visade Scanias färdskrivartid totalt 14:09, alltså 14 timmar och 9 minuter. Till skillnad från er färdskrivarleverantör så visar TransPA istället minuter i hundradelar. 14.25 motsvarar 14 timmar och 15 minuter. TransPA visar alltså 6 minuter mer. Varför? Här nedan förklarar vi orsaken.    

Jag har en anställd som varit sjuk fler än 10 gånger under en 12 -månadersperiod hur gör jag i TransPA så att den anställde inte får karenstid?   Det finns en inställning på personkortet under fliken lön "Omfattas av högriskskydd" som ni kan kryssa i. Denna inställning gör att den anställde får sjuklön från första dagen. Tänk på att ni behöver kryssa ur denna inställning när den anställde inte längre omfattas av högriskskydd. 

Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar antal sjuktillfällen senaste 12 månaderna?   Vi har en rapport under Analyser-Rapporter-Tidrapporter som heter Aktiviteter.   I denna rapport visas allt som inte är ren arbetstid, De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, notering från kalendern osv.   Summeringen sker på antalet aktiviteter och timmar. (OBS! ej aktiva anställda ingår i rapporten)   I exemplet nedan är på sjukfrånvaro då vi valt att filtrera på Sjuk. För att rapporten ska laddas klicka på utför. När vi registrerade sjukfrånvaron i kalendern skrev vi in en kommentar i fältet notering. Den informationen ser ni under fältet Notering.     

I produkten finns ett antal "verktyg", man kan använda i olika situationer då man vill ha anpassade beräkningar. I ert fall med bussbranschavtalet och timanställda så har vi ett förslag där ni skapar ett lönetillägg som ni sedan kan addera till utvalda personer som ska omfattas av tillägget. Observera att i detta fall vi beskriver nedan så kommer verktyget inte addera något ATF saldo som den anställde samlar på sig och tas ut i ledighet, utan alltså som ett lönetillägg där utbetalning kommer föreslås likt andra tillägg och avvikelser i löneberäkningens månatliga avräkning. Denna metod, att betala ut som ersättning istället för att samla på sig ett saldo, har formats efter diskussioner med flera av våra busskunder som har varit med och tyckt till vad de känt är mest önskvärt. Lönetillägget kommer räknas efter arbetad tid och räknas från första minuten och har ej möjlighet till något tak, 174h arbete per månad eller dylikt.  Gå till register - lönetillägg och lägg till nytt. I detta exempel skapar vi ett för timanställda där vi känner av procent utifrån timlönen. Fördelen med detta är att vi kan använda det brett, addera det på alla anställda som berörs oavsett vilken lönegrupp/erfarenhet de har. Vi bakar också in den 13% semesterersättningen. Detta betyder att vi sätter A-priset till 1,30 och att det utgår för varje arbetad timma. Om ni skulle föredrar att exkludera semesterersättningen i tillägget för att lägga på den i ett senare skede så sätter ni istället A-priset till 1,15.   Efter att ni sparat tillägget, gå gärna in på en anställd och lägg till det vid fliken lönetillägg. Lägg gärna in det i en period där befintliga tidrapporter redan finns när du testar. Nu kan ni granska resultatet redan innan ni aktiverar det i skarpt läge för alla anställda som berörs.   För att bedöma resultatet vi ser och kontrollera hur korrekt detta blir: Här kommer en metod man kan använda. Vi vet att om den anställde skulle arbetat 174h i månaden så skulle vi velat ge timlönen x 2 + semesterersättningen. Vi räknar då månadens arbetade timmar, 93,3h och delar med 174h. Därefter gångrar vi med 363,0238 vilket motsvarar värdet från denna anställds två timlöner inkl. semesterersättning (321,26 + 13% semesterersättning)  Detta ger resultatet 194,65kr, vilket är väldigt nära den summa som löneberäkningens 195kr visar.   Vi noterar också att vi helt saknar ATF som tidsrad då uttaget sker i avlöning via lönetillägg. Se exemplet här nedan som visar annan anställd med månadslön (vilket ni kanske känner igen om ni tillämpar detta). Här finns funktionen hårdkodad (kräver inget tillägg) i TransPA och beräknas med 2h per månad. I dessa fall ser ni den som tidsrad och antalet adderas istället till ATF-saldot och är tänkt att tas ut som ledighet vid lämpligt tillfälle.      Hoppas att ni kan använda detta tillägg och att det kan underlätta er lönehantering.

  Att i Kalender lägga frånvaro i period har varit möjligt länge, men nu möjliggör vi även detta för noteringar. Önskemålet har funnits en längre tid av flertalet kunder så det känns riktigt bra att nu kunna erbjuda funktionen. Det finns många situationer där vi tror detta kan hjälpa er. Kanske har ni fått in semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda men vill överblicka dom i kalendern? här kan ni då lägga ut en aktivitet med "preliminär semester/semesterönskemål" t ex.   Här i exemplet nedan har vi visstidsanställda som rings in vid behov.  Den anställda Stina arbetar gärna nu hela februari och finns tillgänglig hela månaden vilket vi lagt ut som "tillgänglig" i period.   Vi vet att en anställd endast kan arbeta varannan vecka och lägger nu ut aktiviteten "tillgänglig" veckovis.   1. Klicka på vald startdag. 2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.   3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann, i detta fall hela veckan. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.       I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".     Start- och sluttid för Noteringen avgörs av vilken dag den första händelsen inträffar: Om startdagen är en dag utan schema vill klocklsagen vara tomma, men kan ändras, Om perioden sparas utan start- och sluttid kommer Noteringen att placeras från 00:00-2359  Om start- och sluttid ändras kommer tiden att gälla för alla dagar i perioden. Om startdagen är placerad på en dag med schemapass kommer schemats start-och sluttid att ärvas till Noteringen Om start- eller sluttiden redigeras på en dag i eftertid så kommer enbart den aktuella dagen att ändras. Om man skriver en kommentar i Noteringen kommer den att följa med på alla dagar i perioden   Vill ni ha ut en rapport över noteringar kan ni använda rapporten aktiviteter som finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Aktiviteter ni kan läsa mer i denna artikel

Har ni utökat er verksamhet, eller behöver hjälp med att lägga in flera nya medarbetare i TransPA eller importera ny data på befintliga anställda.  Så kan vi hjälpa er att importera detta. Kontakta supporten för att få en uppladdningslänk för excel dokumentet eller prisuppgift och tidsbokning av tjänsten Support.transpa@visma.com. Tänk på !! För av vi skall kunna behandla er data på ett säkert och bra sätt behöver ni skicka denna personliga datan via vår Visma Filehub som är ett säkerhetsverktyg för just denna transporten av personlig data & bilder Kontakta oss i supporten för att få en inloggning där du kan ladda upp exceldokument.   Import av Allmän info ( Ny personal )  Anställd namn Personnummer Anställningsnummer mejladress Signatur (Blir det samma som anställningsnummer om inget annat anges) Kommentar Gatuadress Postnummer Postort Telefonnummer Förarkortsnummer Semesterlön per dag Semesterfaktor Tidrapporteringsmetod (Stämpelklocka eller tidregistrering) Yrkeskategori Vi behöver ha uppgifterna i ett  excel dokument där de olika Rubrikerna är kolumner och de anställda som rader.  All information behöver inte finnas i dokumentet. Import av Utvidgad info ( på befintlig personal ) Önskas inläsning av övriga uppgifter så kan vi hjälpa till med en Utvidgad Import. I Utvidgad import kan dessa värden ingå Stationsort Arbetsgrupp Trafikområde Semestergrupp Kompetens Anhöriga Saldo Utrustning Lönetillägg Fordon Med mera....   Semester dag lön Vill ni ha hjälp med att uppdatera semesterdag/värde på era anställda kan vi hjälpa er att uppdatera detta för endast 595 kr exkl moms per bolag i databasen.    Vi behöver ha uppgifterna i ett  excel dokument där de olika Rubrikerna är kolumner och de anställda som rader.  Anställd Anställningsnummer Semesterlön/dag Kontakta oss i Supporten för att få en inloggning till Visma Filehub för uppladdning av exceldokumentet  support.transpa@visma.com

I rapporten innestående saldo (analyser - rapporter - löner - innestående saldo), kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, ATF-saldo och övertidstimmar. Samtliga saldon visar värdet efter senast sparade lönen. Tänk alltså på att spara samtliga löner före ni granskar saldon efter månadens lönekörning och att innevarande månads timmar än så länge är preliminära och kommer dröja tills nästa månads lönekörning innan du ser effekten av dessa.   Här är exempel på ett underlag. Filtrering kan göras om ni föredrar det. Rapporten kan exporteras till Excel, PDF eller annat om ni så önskar. Om ni önskar efterbehandla rapporten i Excel är ett tips att istället exportera som CSV-fil och därefter importera filen som en textfil i Excel.   Rapporten har funnits länge i TransPA, och i juni 2022 har vi även fått in aktuellt saldo för övertid.   

Jag undrar om man kan göra någon inställning i Transpa så att när man drar hela månadslönen att det blir föregående månads datum. Detta i och med att vi jobbar med månadslön för innevarande månad och tillägg och avdrag för föregående.   Det ni kan göra är att välja att inte föra över datum på lönearten "Avdrag månadslön" i exportfilen som skapas i TransPA.  Gå till Register / Lönearter och leta fram lönearten "Avdrag månadslön" klicka på pennan för att redigera, kryssa ur exportera datum klicka sedan på spara. Efter ni har importerat lönefilen till ert löneprogram kan ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser.   I denna artikel kan ni läsa mer om lönearter.    

Vi bygger just nu en helt ny tidrapportering som ska komma till glädje för alla era medarbetare som tidrapporterar i TransPA!    Projektet är stort och omfattande. Vi har gjort en hel del sedan arbetet startade, men fram tills nu har det varit lite för tidigt att slå på trumman. Men nu känns det som att tiden är inne för att informera och hålla er uppdaterade vart vi står i projektet. Det känns väldigt roligt att vi nu kommit en bit i detta arbete och successivt, månad för månad, tar oss framåt och får mer och mer funktionalitet på plats som vi vet att ni som kunder efterfrågar! Detta vill vi naturligtvis dela med oss av och här nedan kommer vi ge er status allt eftersom vi löpande släpper ut uppdateringar.   Varför kommer vi med en ny version av tidrapporteringen?   Förbättrat användargränssnitt och anpassat för mobila skärmar  Tidrapportering sker i stor utsträckning i mobilen idag och det är stor anledning till att vi fokuserar på en förbättrad användarupplevelse på en mindre skärm. Det är det första som man kan notera när man loggar in i nya gränssnittet.   TransPA API - helt nya möjligheter till integration  En stor drivkraft och faktor för oss varför vi vill bygga en ny miljö för tidrapportering är att på helt nya sätt kunna kommunicera med försystem och andra programvaruleverantörer. Detta möjliggör vi nu via vårt nya publika API, där vi skapar möjlighet med integration från och till TransPA. Den digitala tekniken är fantastisk och skapar helt nya möjligheter. Ni har säkert många olika tjänsteleverantörer med olika styrkor. Vi vill vara breda här och möjliggöra för er att få in all den data som är som mest värdefull för er. Att kunna ta emot exempelvis pass, tidrapporter och färdskrivardata från olika leverantörer sätter vi högt på agendan i och med att vi nu bygger ut vårt API med så många anslutningsmöjligheter som möjligt för era andra viktiga leverantörer.   Status - vad finns i nya TransPA TIDRA? Som sagt, vi arbetar oss framåt hela tiden för att Tidra ska bli så komplett som möjligt i användarvänlighet och funktionalitet, med målet att ni ska känna att TIDRA är det självklara valet.  Saknas något som vi är vana vid i den traditionella tidrapporteringen? Vi listar här funktioner och dess status för att ni ska kunna bedöma om ni vill börja prova vår nya tidrapportering eller om ni ser att ni vill invänta ytterligare funktioner som ännu ej är på plats.      Funktion, stöd för: Standard tidrapportering TransPA TIDRA Raster Ja Ja Fordon Ja Ja Släp Ja Nej Arbetsuppgifter Ja Ja Loggning Ja Ja Tidrapportera från pass (ett pass per dag) Ja Ja Visning av passnamn Ja Ja Tvingande säkerhetskontroll Ja Ja Spara övertid till kompbank Ja Ja Vägarbetstidslagen (informera och förhindra) Ja Ja Visning av färdskrivardata Ja Ja, utvärderingsfas Välja kostnadsställe Ja Nej Fältet mätarstart/mätarslut (kan namnändras utifrån ert önskemål) Ja Nej Redigera tidrapport Ja Nej Tidrapportering för MFA och TMA (möjlighet att spara/plocka flex/komp) Ja Nej   Hur aktiverar vi nya TransPA TIDRA för våra anställda? Vi är i en pågående process där vi migrerar era anställda till den nya inloggningen med Visma Connect, inloggningsmetoden med mailadress. Är ni en av de kunder som har gått igenom processen så finns möjlighet att aktivera TransPA TIDRA i verktyg - inställningar - tidrapportering. Om ni ännu inte har migrerats, hör av er till oss i chatten, telefon eller maila support.transpa@visma.com så kan vi säkert aktivera er och ta er igenom processen.    

Visste du att TransPA har ett publikt API? Det senaste året har TransPA investerat mycket tid i att utveckla ett publikt API och vi kan stolt meddela att vi finns på https://developer.visma.com/api/transpa. API:et ger fantastiska möjligheter till att integrera mot andra system, för att du som kund ska kunna få ut ännu mer av ditt TransPA.   API:et växer successivt och vi fortsätter att investera mycket utvecklingstid i att kunna prata med tex tidrapporteringsappar, funktion för stämplingsklockor eller lönesystem m.m.   När du är inloggad på TransPA har du nu även en ny knapp på förstasidan som leder dig till information som du behöver för att kunna integrera med vårt publika API.   Titta gärna på vår guide för att komma igång, i PDF:en nedan.

Here you can read and download our Service Level Agreement (SLA).  

Med Webbkalkyl från Sveriges Åkeriföretag kan du utföra avancerade kostnadsberäkningar av fordon och personal. Genom att samla data från flera leverantörer är det tex möjligt att ta reda få fordonens fasta och rörliga kostnader samt att beräkna lönsamheten för era transporter. Läs mer här Nu finns en integration klar där arbetad tid per fordon och OB-timmar hämtas från TransPA och sammanställs med övrig data i Så Webbkalkyl. Vi ser fortlöpande på vilken ytterligare data som behöver hämtas.   Följande bör vara uppfyllt i TransPA för att datan skall kunna skickas:   Samtliga fordon skall registreras Gå till Fordonsregistret  i TransPA och registrera de fordon som skall användas. Fordon skall anges i tidrapporteringen. Informera de anställda om att registrera använt fordon när de tidrapporterar. Ett tips är att göra val av fordon obligatoriskt. Det görs i Verktyg -> Inställningar -> Kommunikation    Aktivering av integrationen Skriv till support.transpa@visma.com och be om att aktivera integrationen till SÅ Webbkalkyl.  

Frågor & svar   Fråga: Den anställde har ingen e-post adress, hur gör hen för att logga in? Svar: Det finns att skapa på exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Fråga: Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, jag ser att jag inte kan använda samma e-postadress, hur skall jag göra då?  Svar: Då behöver man skaffa två olika e-post adresser. Tips!! Om du har förnamn.efternamn@gmail.com som din personliga e-postadress, så för ditt konto som anställd kan du använda e-postadressen förnamn.efternamn+Arbetare@gmail.com , alla e-postmeddelanden de skickar ut till denna e-postadress går fortfarande till din e-postadress, kort och gott kan du sätta nästan vad som helst efter + och det kommer till din e-postadress eftersom gmail ignorerar allt mellan + och @. Många e-postleverantörer stöder även denna typ av e-postadress.   Fråga: Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Svar: Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.    Fråga: Jag har angett korrekt e-postadress, men får inget mail, vad beror detta på? Svar: Kontrollera gärna din inkorg med dess mappar. Kan mailet ha hamnat som skräppost? När du hittat det så kan du markera det som ej skräppost. Om du använder gmail gör du på följande sätt för att få framtida mail från vår avsändaradress.       Fråga: Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Svar: Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer    Fråga: Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra mailadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Svar: Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av TransPAs inloggning sker inom kort där epostadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Fråga: Jag har skickat inbjudan till min anställd men HEN verkar inte fått något välkomstmejl Svar: Kontrollera så att mejladressen är korrekt och skicka om inbjudan. se avsnitt "skicka om välkomstmejl"  Fråga: Den anställde har fyllt i sin e-post adress via formuläret, men inget välkomstmejl har kommit. Svar: Återställ e-posten på personkortet och Kontrollera så att mejladressen är korrekt för att skicka om inbjudan   Fråga: Den anställde har e-postadress angiven, men kan inte logga in. I överblicken syns klockan.  Svar: Den anställde har ej aktiverat via länken inom 24h. Välj redigera på pennan och skicka om välkomstmejl.          Fråga: Den anställde får upp ett felmeddelande "Hoppsan!" vid inloggning. Svar:Kontrollera så man inte har fler flikar öppna, för att logga in mot TransPA. radera eve gamla bokmärken som pekar på den gamla inloggnings sidan och logga in via webb-appen i enheten "Safari"/"Chrome", ( spara ner ett nytt bokmärke )     Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen. Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?    

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I April/Maj kommer följande helgdagar Vecka 14 Långfredag, Påskafton Vecka 15 Annandag Påsk Vecka 18 Första maj Vecka 20 Kristi Himmelsfärdsdag Vecka 21 Pingstafton   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Maj månad. Tips! Klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 14 löper mellan 2 April till 8 April med 2 st helgdagar. Vecka 15 löper mellan 9 April till 15 April med 1 st helgdag. Vecka 18 löper mellan 30 April till 6 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Obs! Vecka 20 & 21 som har Kristi himmelsfärdsdag och Pingstafton som helgdag tillhör lönekörning i juni månad.   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Juni månad.   Vecka 20 löper mellan 14 Maj  till 20 Maj med 1 st helgdag. Vecka 21 löper mellan 21 Maj  till 27 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Bedriver ni kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar   Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under fliken personal.   I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

Här har vi listat några frågor och svar bland dom olika modulerna i TransPA. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln     Schemaläggning Fråga: Hur kan jag se vilket schema som används på den anställde? Svar: Lättast är att titta i Kalender/Anställda "hovra" på passet den anställde har, så ser ni schemanamnet.     Fråga: Hur tar jag bort inaktiv passmall? Svar: Om passmallen används i ett schema behöver ni först ta bort passmallen därifrån. Artikel om passmallar hittar ni här   Fråga: Jag har byggt ett schema varför ser jag inte passen på mina chaufförer när jag tittar i kalender/anställda? Svar: Gå till schemaläggningen och titta så att ni har klickat på knappen "skapa arbetspass" Artikel om schemaläggning steg för steg   Arbetsuppgift Fråga: Kan man ta ut en rapport över arbetsuppgifter som personen har tidrapporterat? Svar:  Under analyser-rapporter-tidrapporter har vi en rapport som heter tidstransaktioner där ser ni vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport.  Artikel om tidstransaktioner hittar ni här   Fråga: I enlighet med avtalet så vill vi ge chaufförerna extra ersättning då de är handledare för APL-elev. Går det att lägga till så att chaufförerna rapporterar det direkt? Svar: Ja det går fint, här rekommenderar vi att lägga upp arbetsuppgift som ni kallar något lämpligt. Sedan kan den anställde välja arbetsuppgiften när de tidrapporterar. Artikel om arbetsuppgifter hittar ni här.     Attest Fråga: Varför ser jag inte alla anställda i attestvyn? Svar: Gå in på personalkortet på den anställde, välj fliken grupper titta så ni har valt arbetsledare på personen.   Fråga: Kan två systemanvändare se samma attestposter? Svar: Ja det går fint, arbetsledaren som står som ansvarig på personkortet under fliken grupper är den som först och främst ser tiderna för attest. Men ni kan sätta även en person som erättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna se attesterna och kunna attestera. Artikel om attesfunktionen och hur ni skapar ersättare hittar ni här.     Rapporter Fråga: Jag skulle vilja veta hur många timmar en chaufför har arbetat under en period, hur får jag fram det? Svar: Vi har en rapport som heter utförd tid, den finns under analyser-rapporter-tidrapporter. Artikel om utförd tid hittar ni här.   Fråga: Finns det på något sätt att få ut en rapport på undertiden som visas i löneberäkningen? Svar: Vi har en rapport som heter utbetald lön, där kan ni få en summering per löneart eller person. Den finns under analyser-rapporter-löner utbetald lön. Artikel om utbetald lön hittar ni här.   Fråga: Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen senaste 12 månaderna? Svar: Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter.  I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, noterin från kalenderns osv. Artikel om uppföljning av olika frånvaroaktivteter hittar ni här.   Fråga: Kan jag få ut en övertidsjournal? Svar: Ja, den hittar ni under analyser-rapporter-löner.   Fråga: Kan jag få ut en rapport för innestående saldo de anställda har? Svar: Ja, under analyser-rapporter-löner- innestående saldo kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, atf-saldo samt övertidstimmar. Samtliga saldon är efter senast sparad lön. Artikel om innesående saldo hittar ni här.   Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i TransPA? Svar: Under analyser rapporter -personal finns en rapport som heter födelsedagar. Väljer du valet false klicka sedan på Preview knappen då får du fram alla födelsedagar. Visa månader betyder hur många månader man visar framåt i tiden.     Inställningar Fråga: Efter vår IT återställt windows i min dator så har TransPA ändrat sig till Engelska, hur ställer jag det tillbaka till Svenska? Svar: Om du behöver byta språk i TransPA så är det webbläsaren som styr detta. För att ändra språk i Google Chrome kan du ta hjälp av denna guide.   Fråga: Vart lägger jag upp en ny systemanvändare? Svar: Under verktyg-inställningar-systemanvändare. Artikel registrera ny systemanvändare hittar ni här.     Löneberäkning Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på? Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Om den anställd slutar i mitten av en månad kan ni behöva justera lönen mot timlön. Artikel avsluta anställning hittar ni här.   Fråga: Hur beräknas sjuklön i transPA? Svar: Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på.   Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet   Tidrapportering Fråga: Hur kan en anställd se att ett schema är ett extrapass, inte ordinarie? Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden pass då visas detaljer på passet.   Fråga: Varför ser inte mina anställda kompsaldo i tidrapporteringen? Svar: Titta under verktyg-inställningar-tidrapportering så att ni inte har gömt "saldo för personalen"          

Var ändrar jag i transPA när en anställd ska byta lönegrupp från t ex 2 år i yrket till 4 år i yrket?   Detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Klicka på ”pennan” för att redigera anställningskontraktet.   Klicka på listpilen i fältet lönegrupp välj rätt lönegrupp klicka sedan på spara.   Värt att veta! Om den anställde ska byta lönegrupp som ska gälla från t ex 1 maj behöver ni göra klart avvikelserna för april månad först i löneberäkningen då avdrag och tillägg är släpandes och månadslönen är för innevarande månad, redigera månadslönen manuellt i löneberäkningen i maj till rätt månadslön. När ni har sparat lönen kan ni gå in på fliken anställningskontrakt och ändra lönegrupp. Om ni vill kan ni skriva i fältet notering vilket datum den anställde flyttas upp till ny lönegrupp.     Tips!  Använd dig av rapporten allmänt för att enkelt överblicka vilken lönegrupp de anställda ligger i samt även på ett enkelt sätt se vilka personer som behöver uppdateras. Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Personal    Känner systemet av när en anställd ska flyttas upp till ny lönegrupp? Nej det gör inte systemet. Ett tips är att skapa upp en kompetenstyp som ni kallar t ex ”upp en lönekategori” Och på det sättet få en påminnelse när det är dags. Detta gör nu under rutan Kompetens-kompetenstyper.  Klicka på "+ Lägg till kompetenstyp"     När ni har skapat upp kompetenstypen kan ni lägga till den på personalkortet.    I vårt exempel nedan har vi nu lagt till under fliken kompetens på den anställdes personalkort  kompetenstypen som vi kallar ”upp en lönekategori” vi skriver även in en notering i fältet kommentar för att på ett enkelt sätt se vilken lönegrupp den anställde ska flyttas upp till.    Under den blå rutan på startsidan ser ni att det finns en påminnelse.   År i yrket För förare avgör antalet år i yrket i vilken lönegrupp den anställde ska inplaceras.  "År i yrket" innebär att den anställde ska ha vana från branschen.

Då våra chaufförer under en dag kan använda mer än en bil under sitt arbetspass, hur lägger dom in det i tidrapporteringen?    När den anställde rapporterar in sin tid i TransPA kan de registrera in flera olika fordon eller arbetsuppgifter på en dag. Detta gör man under fältet "Arbetsuppgifter" klicka på  plustecknet längst till höger. Då kommer ett nytt fält fram här fyller man i Från kl när de började köra det andra fordonet, i fältet fordon väljer dom nästa bil när allt är ifyllt klickar man på spara.  

När lönerna är sparade i löneberäkningen kan du skriva ut en sammanställning över alla sparade löner. Rapporten heter Löneunderlagsrapport. Från löneberäkningen kan ni klicka på symbolen  Som ni ser i det blå verktygsfältet högst upp på sidan, när ni klickar på symbolen kommer ni direkt till rapporten.  Man kan också gå via Analyser - Rapporter - Löner - Löneunderlag period. I rapporten finns dessa urval. Notera att du inte behöver göra utskrift av löneformerna månadslön och timlön/månad var för sig. När du väljer periodtyp månad kommer båda dessa löneformerna med. Om du väljer periodtyp vecka kommer både veckolön och timlön/vecka med.   Period från och till blir automatisk aktuell löneperiod.   Det finns även möjlighet att ta fram löneunderlag för en anställd i en längre period t ex. en anställd vill ha löneunderlag för flera månader. I vårt exempel väljer vi att skriva ut löneunderlag på Truls för period från 202201 och period till 202207 som avser löneunderlag för utbetalningsmånad Januari till Juli, avräkningsperiod December t.o.m. Juni månad.      Vad betyder "visa underlag True & False" Väljer du "visa underlag: False " och därefter  klickar på preview  så visas löneunderlaget.   Vill du få en mer detaljerad rapport som tar med arbetstid, frånvaro, raster och noteringar som har rapporterats in under löneperioden så kan du få med det genom att välja "visa underlag:True" därefter klickar på preview  så visas löneunderlaget. Det ger en bra dokumentation över förutsättningarna för hur lönen har beräknats. Informationen visas i datum ordning   I detta exempel har vi valt true och klickar därefter på preview. Resultatet visas: Löneunderlagen skrivs ut med en lön per sida. Bläddra med pilarna för att ta er fram och tillbaka i underlaget. Här visas sida två med närvaro, frånvaro, raster och noteringar:   Sist i rapporten visas en summering över alla löner i urvalet. Med hjälp av denna kan du enklare stämma av att överföringen till ditt lönesystem blir korrekt genom att kontrollera inlästa löner och totalbelopp med det som visas på på sista sidan. Tänk på att det endast är sparade löner som kommer med i denna rapport. Rapporten kan även sparas som fil, t ex i PDF-format. Det innebär att du inte behöver skriva ut den på papper för att spara en dokumentation över löneberäkningarna. Välj först vilket format du vill spara i och klicka sedan på Export. Detta är även ett bra alternativ om du vill mejla ut löneunderlaget till någon.

Question Date  formats in Chrome appear incorrectly in TransPA ( MM/DD/YYYY), how can i change it to UK date format ( DD/MM/YYY) ? Cause  Google Chrome tends to be installed with U.S. English settings by default in English-speaking countries. This defaults the date stamps seen in TransPA to the format of MM/DD/YYYY which is not the standard for countries outside the U.S.  Chrome does not use your machines localisation settings like Internet Explorer and so you must set the preferred view inside Chrome settings.   Solution To change the option to a standard DD/MM/YYYY. (Optionally update your language settings to non-U.S)   Go to Chrome Options (3 vertical pips in the top right hand corner) Choose Settings. Choose Show Advanced Options. Under Language, click on Language and input settings…  Click Add and find your location specific language e.g. English (United Kingdom) and add it to the existing list. You can also click the Use this language for spell checking button to ensure that you get localised spelling. PUT the language at the top of the list using … on the right of the language  Restart chrome.