Användartips för Visma TransPA

Transpa tillhandahåller automatiskt beräkning av sjuklön. Önskar du genomföra egen konrollberäkning förklarar denna artikel hur du går tillväga för att beräkna sjuklön för anställd som går på arbetstidsförläggning schemalöst arbete 35B eller Lokal överenskommelse (där man inte har kryssat i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro").   När man beräknar sjuklön för den anställde är det viktigt att man kontrollerar föregående kalenderkvartal vilket betyder att man kontrollerar föregående löneperiodens kalenderkvartal.   Nedan presenteras ett exempel på hur systemet beräknar sjuklön på anställd som är sjuk mellan den 5/9 till 11/9 och skall då få sjuklön i oktobers löneperiod.     För att beräkna denna sjuklönen på 158,73 kr behöver vi kontrollera kalenderkvartal juli - aug - sept löneperiod. Räkna samman inkomsten och Arbetad tid se nedan   Här är underlaget för juli - augusti - september som behöver räknas samman.     Juli löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            2130 kr Premiekomp                    725 kr Schemalöst arbete          435 kr Ob-tillägg vardag             408 kr Ob-tillägg helg                 204 kr   Tot sum:                      32416 kr   Arbetad tid                      145h Föräldraledig                       8h   Tot Tid :                             153h          Augusti löneperiod. Månadslön                   28514 kr Övertid                            4260 kr Premiekomp                    650 kr Schemalöst arbete         390 kr Ob-tillägg vardag            272 kr Måltidskuponger            600 kr   Tot sum:                      34686 kr    Arbetad tid                     130 h Semesterfrånvaro           56 h   Tot tid:                              186 h          September löneperiod. Månadslön                          28514 kr Övertid                                   2621 kr Premiekomp                           880 kr Schemalöst arbete                528 kr Ansvarstillägg                      3000 kr Ob-tillägg vardag                  272 kr Måltidskuponger                  850 kr   Tot sum:                            36665 kr   Arbetad tid                            176 h Uttag från kompbank              8 h   Tot tid:                                    184 h       Räkna samman alla värden från varje månad se nedan. Månader Arbetad tid Inkomst  Juli 153 h 32,416kr  Augusti 186 h 34,686 kr September 184 h 36,665 kr  Total 523 h 103767 kr   Dela inkomst med Arbetad tid och gångra med 0,80  103767 /  523 = 198,40 * 0,80 = sjuklön 158,73 kr / h          Nedan presenterar vi en översikt av samtliga månader såväl de månader då underlaget ska granskas. Vid kontrollberäkning utgår vi alltid från utbetlaningsmånaden.   Sjuktillfälle under utbetalningsmånader: Månader för kontrollberäkning av sjuklön: Januari, februari, mars Oktober, november, december April, maj, juni Januari, februari, mars Juli, augusti, september April, maj, juni Oktober, november, december Juli, augusti, september   Exempel på kontrollräkning Fråga: En anställd var sjukfrånvarande i februari månad. Vilka månader ska jag kontrollera underlag från? Svar: Sjukfrånvaro i februari hanteras alltid i utbetalningsmånad mars, vilket gör att du ska kontrollräkna underlaget från det senaste kalenderkvartalet före mars, det vill säga okt-nov-dec. Om sjukperioden sträcker sig in i april (som ingår i ett nytt kvartal) ska underlaget kontrolleras från jan-feb-mars Vill du läsa mer om vilka lönerader som skall adderas i sjuklöneberäkningen, vänligen se artikeln:  Beräkning av sjuklön, Transportavtalet   

Löneimport till Visma misslyckas efter förändring i ert fordonsregister - se över era fordon och skapa därefter en ny exportfil.   I samband med löneöverföring till Visma Lön kan en fel ruta visas som påpekar att resultatenheter saknar kod eller beskrivning. Resultatenheterna anges i ert fordonsregister i Transpa.   För att lösa detta: Kontrollera Fordonsregistret i Transpa: Säkerställ att all information, inklusive registreringsnummer och kostnadsställe, är korrekt.  Redigera Ofullständiga Poster: Om någon information saknas eller är felaktig, redigera dessa poster så att allt är komplett och korrekt. Skapa och Exportera Ny Fil: Efter att ha uppdaterat fordonsregistret, skapa en ny exportfil från Transpa och testa löneöverföringen igen. Löneimport till Visma misslyckas efter förändring i ert löneartsregister - så här kopplar du tidkoder   En anledning till att importen till Visma Lön inte fungerar kan vara att en tidkod saknas.   Om du har lagt till en ny löneart i Transpa och sedan exporterat lönefilen, kan Visma vid import visa en fel ruta som påpekar att tidkod saknas. Detta gör att lönefilen inte kan läsas in korrekt. Här förklarar vi hur du kopplar tidkoden till lönearten i Visma Lön 600:   För att lösa problemet med att en tidkod saknas, följ dessa steg i Visma Lön 300/600: Gå till Arkiv och välj Inställningar. Gå vidare till Företagsinställningar och därefter till Integrationer och välj Tidkoder. Här kan du se om någon tidkod saknar koppling mot en löneart. Klicka på raden märkt "tidkod ej kopplad" och skriv in samma siffror som står i tidkoden, exempelvis 54101. Spara ändringarna. Försök sedan att läsa in lönefilen på nytt. Nu bör lönen kunna läsas in utan att något felmeddelande visas.           Ytterligare Faktorer som kan orsaka misslyckad löneimport   Anställningsnummer som börjar med 0 i Visma behöver justeras genom att ta bort den inledande nollan. Det är viktigt att anställningsnumren är konsekventa och matchar i båda systemen för att säkerställa korrekt datahantering och import.     På personkortet i Visma finns en inställning som heter "Använder Visma Lön Anställd". Denna ruta ska inte vara ikryssad när ni använder Transpa som försystem.     Om rutan "Använder Visma Lön Anställd" är ikryssad, kommer ni att se följande text i felmeddelandet: "Importen av tider hoppades över eftersom den anställde är ansluten till Visma Lön Anställd."        

Från den 1/1 2019 gäller nya regler för karensavdrag i samband med sjukdom. Detta innebär att karensdagen försvunnit och ersatts av karensavdrag. Karensavdraget skall motsvara 20 % av sjuklönen - ett engångsavdrag baserat på en genomsnittlig arbetsvecka.     Kategori: Anställda med Månadslön eller Veckolön. I Transportavtalet finns redan regler om karensavdrag för vecko- eller månadsavlönade. Dessa regler kommer att fortsätta att gälla även efter de nya reglerna i sjuklönelagen från 1/1 2019. I Transpa görs ingen förändring för denna kategori.     Kategori: Anställda med Timlön i kombination med Visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas en genomsnittlig veckoarbetstid.   Vid sjukdom kommer Transpa att visa Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro (inget timavdrag) Karensavdrag = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag För att beräkna genomsnittlig veckoarbetstid kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 1: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. Transpa kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Karensavdrag blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 2: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars karensavdrag.    

I detta avsnitt bekantar vi oss med Fordon och Passvyn.   Fordonsvy Den här vyn används för att få en översikt över hur dina fordon är planerade. För tidigare datum kan du se vem som har kört ett specifikt fordon ett visst datum, vilket bekräftas när tidrapporten visas (i grönt). För framtida datum ser du planerade fordonsresurser (i blått). För att få en rättvisande bild är det viktigt att alla fordon är korrekt planerande.   Passvy Den här vyn används av dig som arbetar utgående från företagets arbetspass. Här visas passmallarna och hur de är schemalagda i kalendern.       Verktygsfältet   Välj hur många dagar som ska visas i vyn. Placera händelser så att de täcker hela dagen. Placera händelser exakt vid den tidpunkt de inträffar under dygnet.  Hovring, visa/dölj detaljer för en aktivitet.  Observera - Hovringssymbolen är valbar men funktionen stödjs inte i denna kalender. Se till att ha den avaktiverad för att slippa felmeddelanden. Välj vilken sortering ni vill att systemet skall göra. Välj hur fordon skall grupperas. Välj vilken information som ska visas för varje aktivitet     I denna artikel kan ni läsa om Kalender-Anställda     

Om ni vill börja använda TransPA för era tjänstemän så är den första frågan, skall tjänstemännen registreras i samma företag som övrig personal?

Vi bygger just nu en helt ny tidrapportering som ska komma till glädje för alla era medarbetare som tidrapporterar i TransPA!    Projektet är stort och omfattande. Vi har gjort en hel del sedan arbetet startade, men fram tills nu har det varit lite för tidigt att slå på trumman. Men nu känns det som att tiden är inne för att informera och hålla er uppdaterade vart vi står i projektet. Det känns väldigt roligt att vi nu kommit en bit i detta arbete och successivt, månad för månad, tar oss framåt och får mer och mer funktionalitet på plats som vi vet att ni som kunder efterfrågar! Detta vill vi naturligtvis dela med oss av och här nedan kommer vi ge er status allt eftersom vi löpande släpper ut uppdateringar.   Varför kommer vi med en ny version av tidrapporteringen?   Förbättrat användargränssnitt och anpassat för mobila skärmar  Tidrapportering sker i stor utsträckning i mobilen idag och det är stor anledning till att vi fokuserar på en förbättrad användarupplevelse på en mindre skärm. Det är det första som man kan notera när man loggar in i nya gränssnittet.   TransPA API - helt nya möjligheter till integration  En stor drivkraft och faktor för oss varför vi vill bygga en ny miljö för tidrapportering är att på helt nya sätt kunna kommunicera med försystem och andra programvaruleverantörer. Detta möjliggör vi nu via vårt nya publika API, där vi skapar möjlighet med integration från och till TransPA. Den digitala tekniken är fantastisk och skapar helt nya möjligheter. Ni har säkert många olika tjänsteleverantörer med olika styrkor. Vi vill vara breda här och möjliggöra för er att få in all den data som är som mest värdefull för er. Att kunna ta emot exempelvis pass, tidrapporter och färdskrivardata från olika leverantörer sätter vi högt på agendan i och med att vi nu bygger ut vårt API med så många anslutningsmöjligheter som möjligt för era andra viktiga leverantörer.   Vad finns i nya TransPA TIDRA? Saknas något som vi är vana vid i den traditionella tidrapporteringen? Som sagt, vi arbetar oss framåt hela tiden för att Tidra ska bli så komplett som möjligt i användarvänlighet och funktionalitet, med målet att ni ska känna att TIDRA är det självklara valet.  Vi listar här funktioner och dess status för att ni ska kunna bedöma om ni vill börja prova vår nya tidrapportering eller om ni ser att ni vill invänta ytterligare funktioner som ännu ej är på plats.    Ny funktionalitet som föreslår färdskrivardata för ifyllnad av tidrapport Vi har nu i september 2025 aktiverat vår nya funktion där vi utifrån den starttid du anger, visar upp inkommen färdskrivardata i relevant tidsspann (1 timme före starttid och 24h framåt) för tidrapporten. Detta gör vi för att höja kvaliteten i er tidrapportering och för att få en ännu enklare och snabbare upplevelse.   Exempel: Tidrapportens starttid sätts till 17:30 Vi kommer söka efter mottagen färdskrivardata från 16:30 samma dag till 04:30 dagen därpå. Finns data visas val att använda färdskrivardatans start och sluttid samt raster som underlag för att skapa tidrapport. Vill du importera datan till din tidrapport? Ja/nej.   Om det finns raster kortare än 15 minuter så visas en varning med information om att dessa raster ej kommer läggas till i tidrapporten som skapas, då en rast avtalsmässigt behöver vara 15 minuter för att uppfylla villkoret för rast.     Vi har i tidrapporteringen traditionellt stöd för maximalt fyra raster. Stödet är oförändrat i TIDRA och därmed får vi plats med upp till fyra raster från färdskrivaren i vårt förslag att skapa tidrapport baserat på färdskrivardata. Skulle det finnas fler raster så kommer dessa saknas.   Väljer man att inte skapa tidrapport efter färdskrivartid så kommer förslag att skapa tidrapport baserat på planerat pass, om detta finns, i nästa steg. Status just nu i TIDRA:   Funktion, stöd för: Standard tidrapportering TransPA TIDRA Mobilanpassat gränssnitt Nej Ja Stämpelklocka Ja Nej Raster Ja Ja Fordon Ja Ja Automatiskt föreslå sist använt fordon Nej Ja Släp Ja Nej Genomföra säkerhetskontroll Ja Ja Arbetsuppgifter Ja Ja Loggning Ja Ja Tidrapportera från pass (ett pass per dag) Ja Ja Tidrapportera från pass (flera pass per dag) Ja Nej Visning av passnamn Ja Ja Tvingande säkerhetskontroll Ja Ja Spara övertid till kompbank Ja Ja Vägarbetstidslagen (informera och förhindra) Ja Ja Visning av färdskrivardata Ja Ja, utvärderingsfas Färdskrivardata för ifyllnad av tidrapport Nej  Ja Välja kostnadsställe Ja Nej Fältet mätarstart/mätarslut (kan namnändras utifrån ert önskemål) Ja Nej Redigera tidrapport Ja Nej Tidrapportering för MFA och TMA (möjlighet att spara/plocka flex/komp) Ja Nej Rapportera traktamentesresa Ja Nej Rapportera frånvaro Ja Nej Hur ser TIDRA ut? I denna film demonstrerar visas TransPAs gränssnitt.      Har vi tillgång till TransPA TIDRA idag? Vi är i en pågående process där vi migrerar era anställda till den nya inloggningen med Visma Connect, inloggningsmetoden med mailadress. I september/oktober 2025 flyttas samtliga kvarvarande kundmiljöer. Efter migreringen är TIDRA aktiv och synlig för era anställda som ett alternativ till "rapportera" - den traditionella tidrapporteringen.     Ni kan kontrollera ert val, om den är aktiv eller ej, i verktyg - inställningar - tidrapportering.      

Ett smidigt och enkelt sätt att färdigställa lönefilerna är att, efter att ha sparat lönen, navigera från löneberäkningen till exportsidan. Där kan du enkelt ladda ner de lönefiler du behöver innan du läser in dem i ditt löneprogram.   När lönerna är Godkända klicka på rutan Exportera.   En ny ruta visas där information om antalet löner som kommer att exporteras presenteras.   Efter att du har klickat på "Exportera" ges möjligheten att gå direkt till exportsidan. Klicka på länken "vill du fortsätta till exportsidan" för att fortsätta processen.           Om du väljer att spara och exportera lönen som en separat process men avvaktar med nedladdning av filer så går du istället in till export via huvudmenyn.     Oavsett vilken väg du väljer att gå så kommer du till exportsidan och dess översikt.   Arbetssätt vid nedladdning och export av lönefil 1. Titta i kolumnen "Status" längst till höger där du kommer att se det filnamn som du tidigare angav när du sparade under löneberäkningen. 2. Observera vilken status din fil har. Om statusen är "queued" eller "started" innebär det att filen ännu inte är redo för nedladdning. 3. För att filen ska bli färdig för nedladdning krävs att ni uppdaterar sidan med tex tangenten F5 eller klicka på webbsidans pil för uppdatera, tills filens status ändras från "Started/Queued" till "Completed". När statusen är "Completed" kommer dina filer samtidigt att visas i kolumnen till vänster "Färdiga filer för nedladdning".     4. Ladda ner de filerna du behöver. Filerna ligger kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporteras tidigare och vid behov ladda ner dom på nytt. Här visas ett exempel där flera filer har skapats. Antalet filer som genereras vid en export beror på  vilket löneprogram/löneformat du valt.    Om något skulle gå fel får du ett meddelande med anledningen till felet. Information om felet kommer även att framgå i fältet "Info" i jobbkön till höger. Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även att visas uppe i högra hörnet på din skärm Du kan enkelt öppna filen genom att välja "Visa i mapp" som visas på bilden nedan. Därefter kan du dra och släppa filen till importmappen i ditt löneprogram. Om du öppnar filen i Anteckningar eller Wordpad och misstänker att du kan ha gjort oavsiktliga ändringar, kan du enkelt ladda ner en ny version. Uppdatera webbsidan och klicka på "Ladda ner" igen. För säkerhets skull kan du sedan dra filen direkt till rätt mapp utan att öppna den. Dina filer sparas i Transpa i upp till en månad, så du behöver inte lagra dem på din dator, och du behöver inte heller rensa listan då denna process sker automatiskt.   Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.   

Integrationen mellan Transpa och Klartext möjliggör effektiv hantering och uppdatering av personuppgifter, vilket säkerställer konsekvens och minskar manuella inmatningar. Denna process är avgörande när anställda byter sin inloggning till Connect, så att datasynkronisering sker smidigt över plattformarna. Funktionen för Klartext-fliken i Transpa För kunder som en aktiv integration med Klartext kommer en ny flik på personkortet att finnas "Klartext" som förenklar överföringen av persondata mellan systemen. Här kan användare konfigurera inställningarna för Klartext och utföra uppdateringar. Processen är smidig – gör nödvändiga ändringar under fliken "Allmänt", och klicka sedan på "Skicka ny anställd till Klartext" eller "Uppdatera anställd i Klartext" för att överföra dessa uppdateringar till Klartext.        Skapa och Hantera Anställdas Konton Transpa erbjuder flexibilitet när du skapar och hanterar konto uppgifter för anställda. Här är hur du effektivt använder systemets funktioner för integration med Klartext: När du skapar en ny anställd: För att initiera kopplingen mellan Transpa och Klartext, börjar du att klicka på "Skicka ny anställd till Klartext". Denna funktion mappar och skapar den anställdes profil i Klartext samt överför deras grundläggande information som namn och signatur. (samma knapp används för att inaktivera en anställd till klartext) När profilen har skapats, använd funktionen "Uppdatera anställd i Klartext" för att addera ytterligare information som adress och telefonnummer. Detta säkerställer att alla relevanta detaljer är uppdaterade i Klartext. För befintliga anställda: Använd endast "Uppdatera anställd i Klartext" när du behöver ändra eller uppdatera information, såsom adressändringar eller andra kontaktuppgifter. Detta ser till att de senaste uppgifterna alltid finns i Klartext. Denna integrerade process minskar fel och förbättrar hanteringen av personuppgifter mellan Transpa och Klartext, vilket säkerställer att din data är korrekt och aktuell.

När hämtar TransPA färdskrivartiderna på personalen till tex Kalender/Anställda , Löneberäkningen eller attestfunktionen. Här nedan beskriver vi hur vår hantering är för hämtning och visning av färdskrivartider i TransPA  gällande integrationer som    Färdskrivare integration  Hämtning av färdskrivardatan  *Hämtning av färdskrivardata när anställd loggar in i TRANSPA Systemet gör ett försök att skapa färdskrivarblock IDHA kl 23,00 & 05,00 * kl 04,00-05,30 Scania API (nytt sen 2025-07-01) Varje 1h   1h Optac kl 02:30 & 07,30 * kl 04,00-05,30 Tis-Web Varje 1h   1h Tacho-Online Varje 1h   1h Volvo Connect Var  10 min   1h   Vi utför hämtning av färdskrivardatan varje dygn ( se tider ovan ). Denna färdskrivardatan ser du om du öppnar en grön tidrapport på någon anställd och klickar på fliken färdskrivare.   Extra hämtning av färdskrivardata vid inloggning  Utöver dom ordinarie hämtningarna av färdskrivardatan, hämtar vi också den senaste färdskrivarinformationen för chauffören när den anställde loggar in på Mytranspa.com eller connect.mytranspa.com för att tidrapportera, (under förutsättning att dom tömt sitt förarkort innan)  Vi hämtar färdskrivardata för alla era chaufförer som har ett korrekt angivet förarkorts nr angivet i TransPA. Det är förarkorts nr som är kopplingen mellan den anställde i TransPA och färdskrivareleverantören. Efter varje nattleverans av färdskrivardata skapar vi färdskrivarblock. Dessa block ser du till exempel i Kalender / Anställda eller Löneberäkningen. Beroende på vilken integration man har, gör systemet ett försök att skapa färdskrivarblock på den färdskrivardatan som finns antingen varje timme eller mellan kl 04,00-05,30. För integrationerna IDHA & Otac görs ett försök mellan kl 04,00-05,30, medan för Scania, Tisweb, Tachoonline och Volvo görs ett försök varje timme.   i vår Attest funktion visas färdskrivaruppgifter när blocken är skapade i kalendern / löneberäkningen   OBS!! För att systemet skall kunna skapa färdskrivarblock så behöver vi hämta färdskrivardatan 2 gånger från integrationen. Detta för att vara säkra på att den färdskrivardatan vi fått är korrekt angiven och inte ändrad av chauffören. Vi behöver också se att det finns dygnsvila "Rast" registrerad mellan körningarna (som standard 9h ). Detta för att veta när chauffören avslutat dagen och påbörjar nästkommande dag . Allt detta skapar en liten fördröjning i systemet och kan vara upp till 2 dagar.  Har chauffören varit tvungen att göra någon manuell ändring av färdskrivardata kommer vi behöva hämta färdskrivardatan ytterligare 1 gång till.       Hur långt tillbaka hämtar Transpa färdskrivardatan Färdskrivardatan hämtas ca 20-30 dagar bakåt i tiden för dessa färdskrivarleverantörer IDHA Scania Optac3 Tis-web Tacho-online Volvo Connect     Förenklad Förklaring ( Exempel på IDHA integration ) Datahämtning: Varje dygn hämtar vårt system färdskrivardata 2 gånger från färdskrivarleverantören. Två gånger sker det automatiskt (kl. 23:30 och kl. 05:00) och en gång när en användare loggar in för att tidrapportera, vilket bör ske dagligen. Färdskrivarblock: När systemet har samlat tillräckligt med data för att bekräfta minst 9 timmars dygnsvila mellan arbetspass, och användaren har haft upp till 24 timmar på sig att godkänna eller korrigera sin data hos leverantören, kan vi låsa färdskrivardatan i TransPA och ett färdskrivarblock kan skapas. Färdskrivarblocken skapas automatiskt varje morgon ca kl. 04:00. Presentation: Systemanvändare ser färdskrivarblock i kalender/Anställda , Löneberäkningen eller Attesten. Anställda får åtkomst till sin färdskrivardata när de tidrapporterar, vilket underlättar förståelsen för sina arbetstider och aktiviteter. Användarroll: Som systemanvändare är det enda du behöver göra att se till att den anställdes förarkortsnummer stämmer överens mellan systemen när du registrerar dem. Sedan hanteras allt automatiskt. Felhantering: Om en datahämtning misslyckas, görs inget nytt försök vid nästa schemalagda hämtning eller när användaren loggar in på transpa för att tidrapportera.   Aktivera Kopplingen mellan TransPA och färdskrivarleverantören  En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.     Visning av färdskrivartider Vill du veta mer om hur vi visar upp och presenterar färdskrivartiderna i TransPA så har vi denna artikeln Visning av färdskrivartider  

Teknisk guide som beskriver systemkraven i TransPA

Har du åtkomst både som administratör och som anställd för tidrapportering? då kan du använda "Funktionen för dubbla roller" för att förenkla din inloggningsprocess!   Med vår funktion för dubbla roller kan du använda samma inloggning för båda rollerna.  Börja med att bjuda in båda dina användare på samma epost konto, då kommer du att få funktionen.   Så Växlar du mellan roller: När du är i administratörsvyn: Tryck på kugghjulet uppe till höger. Om du ser alternativet att växla till "växla till anställd" betyder det att ditt konto är korrekt inställt med samma e-postadress för båda rollerna.   Växling till anställds läge: Genom att välja “växla till anställd” kommer du till din tidrapporteringsvy.  Du kan enkelt gå tillbaka genom att välja alternativet “växla till systemanvändare”.     Scenario: Flera företagsåtkomster Om du har åtkomst till mer än ett företag som systemanvändare: Vid växling till anställd för ett specifikt företag där du är listad i anställningsregistret, kommer du att dirigeras dit för tidrapportering. Om du väljer ett företag där du endast är systemanvändare, omdirigeras du istället och förblir i systemanvändarläget för det företaget.   Genom detta enkla trick förenklar du din arbetsdag och navigerar smidigt mellan dina olika ansvarsområden! Utforska den nya funktionen och gör dina arbetsprocesser mer effektiva!

På startmenyn ser du menyvalen med knappar, de med större gul text har levande information - nya meddelanden, antal poster som du har att attestera, samt antal påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete.   TRANSPA - tar dig till startsidan Om du klickar på TRANSPA längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan.   Använd menyträdet för att snabbast nå valfri meny Om du klickar på figuren med rutorna så når du menyträdet. Dessa funktioner är alltid tillgängliga oavsett meny. Saknar du något menyval/någon funktion? Här kan ni läsa mer om vilka behörigheter som slår på/av menyvalen.     Länkar till våra menyval:   Kalender Kalender Fordon & Pass Schemaläggning Analyser Meddelande Attest Personal Fordon Kompetens Säkerhet Påminnelser Register Verktyg Handbok Export Löneberäkning Integrationer   Databasnummer och företagsnamn Längst till höger i ramen står ert databasnummer tillsammans med det företag du är inloggad i. Håller du pekaren över figuren syns namnet på inloggad systemanvändare.      Chat  öppnar dialogrutan till chatten där du kan få bra svar på allt som rör Transpa och olika frågeställningar du har. Skriv på samma sätt som om du skulle ställa frågan till en av våra medarbetare i support och så hoppas vi du upptäcker hur fantastiskt mycket denna moderna smarta AI-chat kan besvara!    Vi använder den själva här i supporten frekvent för att få fram rätt information. Innehållet är skrivet av oss medarbetare och chatten är fantastisk på att söka ut den snabbt och att peka på relevant svar. Skulle den inte ta dig i mål så kan du enkelt be att få vidare svar från oss här på Transpa, vi arbetar för att ge dig bästa möjliga hjälp givetvis.   Vid kugghjulet når du följande: Starta fjärrhjälp laddar ner PC-versionen av Teamviewer Quicksupport som vi använder för att du ska kunna dela din skärm med oss vilket ger oss möjlighet till extra bra support när detta val behövs. Möjligheten med fjärrhjälp erbjuder vi till våra kunder som väljer supportavtal Silver och uppåt. Rekommenderas varmt! Skulle du använda mac eller annan enhet som ej kör Windows hänvisar vi dig till andra versioner av Teamviewer Quicksupport som finns för nedladdning   Kontoinställningar Via kontoinställningar når du dina uppgifter som är kopplade till din inloggning med Visma Connect. Här kan du administrera mailadress, mobilnummer och aktivera förenklad och säkrare inloggning bl a.  I registret för systemanvändare och anställd - beroende på vilken roll du har i Transpa - finns e-postadress och mobilnummer. De synkas med dessa uppgifter nedan som rör din Visma connectinloggning.      Inloggningsnycklar Lösenord kan tyckas säkert, men säkerhet är svår att upprätthålla idag när nära på all känslig information finns lagrad digitalt. Om man endast har lösenord som säkerhet så löper man tyvärr högre risk att drabbas av obehörig inloggning än om ni valt att aktivera en typ av inloggningsnyckel.  Därför har vi ett riktigt bra stöd för att höja din säkerhet i och med att du i Transpa loggar in med Visma Connect!   Bank-id Sverige E-legitimation, läs mer här om du önskar aktivera ditt mobila bank-id.    Biometrisk FIDO2-enhet Låter krångligt men är precis tvärt om! Det är ett fantastiskt verktyg som vi rekommenderar varmt för alla som vill förenkla sin inloggning! Lägg bara till ditt ansikte eller fingeravtryck som ett säkerhetslager så slipper du helt att ange lösenord för bästa möjliga inloggningsupplevelse!  Inte minst för alla era anställda som dagligen tidrapporterar. De vill vi tillsammans givetvis erbjuda en riiktigt enkel och säker vardag!    FIDO2-säkerhetsnyckel En smart säkerhetsnyckel som du ansluter till din dator eller annan enhet via USB. Detta extra säkerhetslager loggar in dig via en kod eller ditt fingeravtryck. Tryggt och säkert samt kan underlätta inloggningsförfarandet om man inte önskar spara inloggningsuppgifter i webbläsaren.     Utloggning Vår sista symbol, dörren längst till höger, loggar ut dig från Transpa.    

Visste du att TransPA har ett publikt API? Det senaste året har TransPA investerat mycket tid i att utveckla ett publikt API och vi kan stolt meddela att vi finns på https://developer.visma.com/api/transpa. API:et ger fantastiska möjligheter till att integrera mot andra system, för att du som kund ska kunna få ut ännu mer av ditt TransPA.   API:et växer successivt och vi fortsätter att investera mycket utvecklingstid i att kunna prata med tex tidrapporteringsappar, funktion för stämplingsklockor eller lönesystem m.m.   När du är inloggad på TransPA har du nu även en ny knapp på förstasidan som leder dig till information som du behöver för att kunna integrera med vårt publika API.   Titta gärna på vår guide för att komma igång, i PDF:en nedan.   Här finns mer att läsa om vårt API och möjlighet till integrationer

Skapa företag Du kan enkelt lägga till flera företag i systemet. Om du har tillgång till flera företag/databaser, se till att du är i rätt databas (högst upp till höger syns databasnummer)    Följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - skapa företag   Klicka på "Lägg till företag." Ange företagsnamnet och välj avtalsområdet för det nya företaget. Klicka på "Spara."   Logga Ut och In: Logga ut och sedan in igen för att företaget ska visas i listan på startsidan, där ni kan växla mellan olika bolag.   Eftersom det nya företaget är helt tomt, behöver ni manuellt lägga in alla nödvändiga uppgifter och inställningar.   Lönearter: Lägg till nya lönearter under "Register - Lönearter". Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att säkerställa korrekt konfiguration. Löneberäkning: Ställ in vilket lönesystem ni ska exportera till under "Verktyg - Inställningar - Löneberäkning". Se mer i artikeln om export av lönefil och konteringsdimension för resultat- och kostnadsuppföljning. Aktivitetstyper: Knyt aktivitetstyper, som föräldraledighet, till rätt löneart under "Register - Aktivitetstyper". Arbetsuppgifter: Koppla arbetsuppgifter till rätt löneart under "Register - Arbetsuppgifter". Tidrapportering: Justera inställningar för tidrapportering under "Verktyg - Inställningar - Tidrapportering". Företagsinställningar: Hantera allmänna företagsinställningar via "Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar". Systemanvändare: Ge rättigheter till andra systemanvändare genom "Verktyg - Inställningar - Systemanvändare". Genom att noggrant gå igenom dessa steg säkerställs att allt är korrekt inställt för det nya företaget i systemet.   Ta bort företag i er databas Det finns även möjlighet att ta bort företag i databasen. Tänk på att all information då kommer tas bort permanent och kan inte ångras. Gör därför en ordentlig kontroll över om du har någon data som du vill kunna ta fram i efterhand. Se gärna våra rapporter och spara ner underlag om du behöver.   För att ta bort ett företag, följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - ta bort företag Nu öppnas dialogruta med begäran ta bort företag. Här behöver ni bekräfta genom att skriva in företagets namn i textfältet och därefter bekräfta med ta bort.       När detta är gjort så är borttagningen klar från er sida. Menyrutan visas nu som gul, vilket bekrätar att begäran är utförd.  På förstasidan syns också till höger att företaget kommer att tas bort inom kort, för att tydliggöra för era administratörer om/när detta företag väljs.     Skulle ni vilja se och administrera vilka systemanvändare som har tillgång till vilka företag görs detta i verktyg - inställningar - systemanvändare där ni kan överblicka behörigheter.  

I kalendern kan du inte bara lägga in frånvaro för längre perioder, utan även noteringar. Denna funktionalitet erbjuder en effektiv översikt över planerade aktiviteter. Funktionen är användbar i en rad olika situationer. Ett exempel är om ni har preliminära semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda, kan ni notera dem som "Önskemål semester" i kalendern för att få en klar bild av läget.     En annan användning är för visstidsanställda som kallas in vid behov. Om den anställda Erik är tillgänglig  under hela veckan, kan ni markera denna period som "tillgänglig". Om Erik istället enbart kunde arbeta varannan vecka, kan ni lägga noteringen "tillgänglig" på veckobasis. Denna funktion hjälper er att enkelt visualisera och hantera personalplanering och tillgänglighet direkt från kalendern, vilket underlättar er arbetsplanering markant.   Så här går du tillväga 1. Klicka på vald startdag.   2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.       3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.   I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".   Så fungerar start- och sluttider för noteringar Om startdagen saknar schema: Tidsfälten för den dagen är tomma från början, men du kan fylla i dem vid behov. Spara utan att ange specifika tider: Om du inte specificerar start- och sluttider, kommer noteringen automatiskt att täcka hela dygnet, från kl. 00:00 till 23:59. Ändringar under perioden:  Om du ändrar start- eller sluttiderna för noteringen, påverkas alla dagar i perioden av dessa ändringar. Schema på startdagen: Om noteringen börjar på en dag med redan befintligt schema, kommer schemats tider automatiskt att användas för noteringen. Ändringar på enskilda dagar: Om du redigerar tiden för en specifik dag inom perioden, ändras bara den dagen. Kommentarer i noteringar: Skriver du en kommentar i noteringen, kommer denna text att synas för alla dagar inom den valda perioden. För att enkelt få en överblick över noteringarna kan du använda rapporten "Aktiviteter" genom att navigera till Analyser → Rapporter → Tidrapporter → Aktiviteter. Mer info finns i vår artikel.  

För anställda som arbetar under Bussbranschavtalet tillämpas en automatisk uppräkning av arbetstiden så att den alltid blir minst 3 timmar. Till exempel, om en tidrapport eller ett schemapass registreras med arbete från kl. 8.00 till 9.00, kommer det i Transpa att visas som om det motsvarar 3 timmars arbetstid. Om ni inte vill tillämpa uppräkningen av arbetstiden, kan ni välja att avmarkera inställningen. Inställningen finns i lönegruppen. Öppna den aktuella lönegruppen. I lönegruppen är inställningen "Tillämpa uppräkning till minst 3 timmar arbetstid" aktiverad som standard.  Om du inte önskar denna uppräkning, avmarkera alternativet här: När alternativet "Tillämpa uppräkning till minst 3 timmar arbetstid" är avmarkerat, kommer det inte längre att ske någon automatisk uppräkning av arbetstiden.  

Vad innebär arbetstidsförläggning och var kan man ställa in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas. Arbetstidsförläggning. I Transpa finns fem olika alternativ för arbetstidsförläggning att välja mellan:   Huvudregel Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B  Lokal överenskommelse (3 § 6 mom). Dessa alternativ utgör grunden för beräkningen av lönen i löneberäkningen.   Valet av arbetstidsförläggning görs vid skapandet av anställningskontraktet för en anställd, under fliken för anställningskontrakt.     Nedan presenteras en lathund som kortfattat beskriver hur övertid och sjuklön beräknas baserat på den valda arbetstidsförläggningen på personkortet. Vi förklarar även när ett schema behöver tillämpas i systemet.   Transpa hanterar flera lokala överenskommelser, vilka måste förhandlas med Transport.   När en anställd är kopplad till en lokal överenskommelse, tillämpas övertidsberäkningsprincipen från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta gör det möjligt för företaget att ha olika typer av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Genom att öppna en lönegrupp kan du hitta dessa inställningar i den högra delen.     Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Nedan presenteras en lathund som beskriver hur beräkningen av övertid och sjuklön görs baserat på de inställningar som valts i lönegruppen vid lokal överenskommelse. Vi förklarar också när ett schema behöver användas i systemet. Det är möjligt att beräkna sjuklön baserat på schemat vid lokal överenskommelse genom att markera alternativet 'föreslå schemalagd tid vid frånvaro' i lönegruppen   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

Optimering av Färdskrivardata Att snabbt få färdskrivardata tillgänglig i Transpa efter ett arbetspass är viktigt både för korrekta tidrapporter och för attestering av löner. Denna guide hjälper er att säkerställa snabb och korrekt överföring av data.   Hur säkerställer vi detta? Här nedan presenteras en systematisk guide som underlättar processen genom kontrollpunkter, vilka bör följas noggrant. Inledning Transpa-systemet förlitar sig på aktuell och noggrann färdskrivardata för att underlätta tidrapportering och attestering. Genom dessa steg-för-steg så skapar ni bästa möjliga förutsättningar: Kontrollpunkt 1: Validering av Förarkortsnummer Rätt Format: Kontrollera att alla förarkortsnummer är korrekt införda i systemet, med de första 14 siffrorna korrekt angivna. Finns utlänskt förarkort så ska inledande bokstäver inkluderas i de totala antalet 14 tecken. ( Ange 16 tecken om ni änvänder BKY kontroll av förarkortsnummer ) Överensstämmelse: Se till att numren stämmer överens med de uppgifter som finns hos er färdskrivarleverantör. Kontrollpunkt 2: Granskning av Hämtad Data Dataöversikt: Bekräfta att färdskrivardatan som visas i Transpas attestfunktion, kalender och löneberäkning är aktuell och korrekt. Färdskrivarblock: Förstå att viss data kan vara hämtad men inte ännu synlig som färdskrivarblock. Detta kan kräva en granskning av efterföljande arbetspass där era senaste färdskrivarblock upphör. Läs mer här om hur färdskrivardatan visas Kontrollpunkt 3: Säkerställande av data från färdskrivarleverantören Tillgång till Data: Kontrollera att den data du behöver faktiskt finns tillgänglig hos er färdskrivarleverantör. Aktualitetskontroll: Bekräfta att datan inte är äldre än 30 dagar, eller 16 dagar för Volvo Connect-användare, för att Transpa ska kunna hämta den. Kontrollpunkt 4: Felsökning vid Problematik Problemidentifiering: Om ni upplever avsaknad av data utan klar orsak, initiera en felsökning.  Återkoppling och Support: Tveka inte att kontakta supporttjänsten för assistans vid oklarheter eller problem. Ta fram underlag från er färdskrivarleverantör och ha den redo vid kontakt med oss. Sammanfattning En regelbunden och noggrann övervakning av dessa kontrollpunkter säkerställer en smidig integrering av färdskrivardata i Transpa. Det är viktigt att agera proaktivt och kontinuerligt verifiera att all nödvändig information är korrekt och aktuell. Genom att följa denna guide kan ni minska tidsåtgången för tidrapportering och attestering och därmed förbättra effektiviteten i er verksamhet.

  I denna artikel utforskar vi kalendern, dess funktioner och inställningar. Kalendervyn erbjuder en tydlig översikt över din personals arbetsplanering, frånvaro, inrapporterad tid, digital färdskrivardata, resor och andra aktiviteter. Alla inställningar sparas automatiskt för varje användare i systemet.   Menyraden innehåller åtta ikoner, och nedan beskriver vi vad varje ikon representerar samt vilka inställningar du kan göra.   1. Placera händelser över hela dagen   2. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet   3. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   4. Visa/dölj oplanerade pass.   5. Visa/dölj tachodata   6. Val av statistikceller Här kan du välja vilken information om den anställde som ska visas i kalendern. Använd registret nedan för att välja och fästa den information du vill se genom att dra och släppa. När du sedan befinner dig i kalendern kan du hovra över statistikcellen för att se dina val.     7. Val av hur anställda skall grupperas i kalendern   8. Val av information som ska visas för varje aktivitet   Sortering Förbättra din sortering efter behov genom att klicka på de olika cellerna för att sortera baserat på önskat värde. Till exempel, om ni vill sortera efter vem som har mest övertid, klickar ni på cellen för övertid, och systemet sorterar sedan de anställda i ordning baserat på detta.   Använd muspekaren för att "dra och släppa" på de ljusa sträcken i sidledes för justering.     Sökfunktion Ni kan enkelt söka efter era anställda utifrån olika kriterier som arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden och semestergrupp. Dessutom har ni möjlighet att använda anställningsnummer eller signatur i er sökning. Genom att ange för- eller efternamn, får ni även förslag på filtrering för att underlätta sökningen.     Visning av period Välj tidsperiod -  Klicka på datumperioden för att öppna månadskalendern. Välj den första och sista dagen du vill inkludera. Använd dubbelpilarna (höger/vänster) för att snabbt förflytta dig en hel period framåt eller bakåt eller använd enkelpilarna för att flytta en dag i taget.   Redigera För att lägga till eller ändra pass, frånvaro, noteringar eller tidsrapporter direkt från kalendern, klickar du på den aktuella dagen eller markerar det schema du vill ändra. Detta öppnar en ny menyrad längst ner på sidan. Här kan du enkelt välja att lägga till, ta bort eller redigera innehåll i kalendern. Tips! Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela.     I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass  

Dokument som förklarar behörighetsvalen i Visma TransPA