Brukertips i Visma.net ERP

I versjon 8.25 har vi lagt inn støtte for å endre Beskrivelse og Bankkontotype for betaling på bokførte inngående fakturaer (AP301000). Dersom du har bokført en inngående faktura, og ser at du har registrert feil bankkontotype eller beskrivelse, så kan du korrigere dette før du oppretter betaling.   Åpne en Inngående faktura som har status Ny, og her ser du at feltet Beskrivelse nå kan redigeres.   Under fanen Regnskapsdetaljer kan du endre Bankkontotype for betaling. Merk at dersom det er registrert en betaling eller delbetaling så vil feltet være låst, og ikke mulig å endre.     Hvis du ser at du har registrert feil bankkontonummer på en leverandør, så kan du nå endre bankkontonummer på leverandørkortet, og så gå til den inngående fakturaen og endre til en annen bankkontotype og så sette tilbake til opprinnelig bankkontotype. Da hentes nytt bankkontonummer.

Utg og inng faktura er registrert i valuta. Ved bokføring blir de omregnet til lokal valuta.  Når det blir gjort utbetaling / innbetaling blir det samtidig avregnet Agio/ Disagio.  Hvis man f.eks ved mnd slutt skal vise hva den faktiske verdien på utestående fakturaer / inngående fakturaer i valuta er på en rapport, kan man bruke valutajustering.  ( det er vel mest vanlig å gjøre dette ved årsavslutning )   NB:  Pr i dag hentes ikke valutakurs inn til systemet i denne rutinen. Det betyr, at hvis du ikke har trigget innhenting av valutakurs (registrert ing / utg faktura)  siden den 15. i mnd og vil kjøre valutajustering pr mnd slutt 30 / 31, vil siste valutakurs hentet være 15. Denne vil da bli benyttet. Sjekk alltid før du kjører rutinen at du har en valutakurs i valuta registeret (CM301000) for den datoen du skal valutajustere.   1. Valutajustering kunde: ( ScreenId=CM505000 ) Velg periode, hvilken valuta dato som skal benyttes,valuta og gi en beskrivelse. Aktuelle utgående fakturaer vil nå komme opp. (bare med status åpne) Det vil da komme en linje pr faktura.  Vi ser her at verdien av fordringene har økt.    Huk av for de som skal revalueres og kjør rutinen.   Nå blir man dratt til: Hovedbokstransaksjoner (GL301000). Bunten er opprettet via Valutabehandlingsmodulen og den skal automatisk reverseres i neste periode.Den er postert.  Trykk på Vis i std / Vis i valuta og du får se beregnet Agio / Disagio. Trykk på reverser bunter: 1 og du får se den reverserte bunten ( 000458 ) av denne bunten (000457)   Den har blitt postert den 1. i neste periode, slik at den midlertidige justeringen er nullet.  Om reverseringen skal skje ved postering eller ved periodeavsluting kan settes i: Hovedboksinnstillinger (GL102000). Ved denne kjøringen var den satt til Ved postering.  NB: Velges Ved periodeavslutning blir ikke  reverseringsbunten kjørt før:  Avslutt regnskapsperiode (GL50300S), kjøres for hovedbok i den perioden som justeringsbunten hører til.    2. Valutajustering leverandør (CM504000), utføres på samme måte som vist for kunde over. Starter her:   

I versjon 8.25 har vi lagt til en kolonne Opprinnelig i både Fakturainnboks (AP50604S) og i forespørselen Fakturainnboks-Oversikt (AP40106S). Denne kolonnen vil vise hvordan den inngående fakturaen er mottatt. Du vil se om fakturaen er mottatt elektronisk eller via skanntjenesten. Dette er nyttig da vi vet at fakturaer som skannes inneholder mindre informasjon og krever mer redigering, og det er nå enkelt å se dette før du behandler fakturaen.  

Brukes ved justering av f.eks bank konto i valuta.  

Det er mulig å benytte forskjellige bokføringsmetoder når periodiseringsnøkkler opprettes. Vi ser på bokføringsmetodene:  Fleksibelt etter perioder, pro rata etter dager. Fleksibelt etter dager i perioden.

Fra og med versjon 8.36 (tilgjengelig 9. februar 2021) er det implementert et nytt felt for status i skjembildet "Behandle banktransaksjoner" (CA306000). I tidligere versjoner ble det kun vist et varsel, mens nå ser man også status i en egen kolonne. Klikk på "Status legend" for å få en oversikt over de ulike statusene. Dette er de fem statusene:   NDS (NO: IDB: Ingen Dokument er Brukt): Systemet oppretter en betaling på en kunde, men ingen faktura er matchet mot den betalingen. En åpen post blir opprettet (betaling). RB (NO: UB: Utestående Balanse): Restbalanse på opprettet dokument. F.eks. hvis du mottar en betaling på kr 120 som blir matchet mot en faktura på kr 100, så vil du ha en balanse på 20 kr. NB (NO: IF: Forbindelser nr. ikke valgt): Brukes dersom du har en betaling som skal opprettes, og kunden eller leverandøren er ikke valgt. NE (NO: IP: Posteringtype ikke valgt): Brukes dersom det er Banktransaksjoner som skal opprettes, og posteringstypen ikke er valgt.  NL (NO: IL: Lokasjon ikke valgt): Brukes dersom kunden har flere lokasjoner, og du skal opprette en betaling hvor lokasjon ikke er valgt.   I noen tilfeller kan du få flere av de statusen i samme betaling eller i samme banktransaksjoner.  

Fra og med versjon 8.33 (19. januar 2021) kan du nå velge å bli varslet når Fakturainnboks mottar nye fakturaer.     Dette kan du aktivere i vinduet Egendefinerte meldinger (SM205041). Her ligger tre forhåndsdefinerte varslinger, en per mulig status av en faktura i Fakturainnboks: Ny, Feil og Blokkert. Som standard er disse varslinger satt til ikke Aktiv.     Merk: Dette er et vindu hvor kun bruker med rollen System Administrator har tilgang. Vi anbefaler at du eventuelt tar kontakt med din Visma partner for å komme i gang med dette.   Hver varsling (Ny, Feil og Blokkert) kan du aktivere her og angi hvem som er mottaker. Det kan være en rolle eller en spesifikk bruker.     Varslingene vises i varslingspanelet øverst til høyre. Når du klikker på fakturaen her, blir du omdirigert til gjeldende faktura i Fakturainnboks.  

Ny funksjonalitet tilgjengelig i versjon 8.29.3 (planlagt 10. desember 2020).   Ved behandling av Inngående betalinger (AR305000) og  Behandle banktransaksjoner (CA306000) vil det nå bli mulig å knytte opp flere dokumenter fra samme kunde/leverandør på en gang. Det har blitt implementert en ny knapp: Velg dokumenter, som viser de åpne dokumentene som hører til valgt kunde/leverandør.  Det har også blitt mulig å selektere på Forfallsdato og Underenhet.    Eksempel i Behandle Inngående betalinger:   Klikk på Opprett for å behandle inngående betaling Velg Arbeidsområde Kundereskontro, aktuell Kunde og trykk på Velg dokumenter. Det er mulig å selektere på Forfallsdato og Underenhet. Dette vil gjøre arbeidet med å finne dokumenter enklere.  Huk av for de dokumentene som skal  knyttes opp mot innbetalingen.  Det er mulig å knytte opp både utgående fakturaer og kreditnotaer.     Betalingsbeløp viser totalsummen av markerte linjer, og dette kan ikke overstige Totalbeløp.     Velg  Legg til og lukk når aktuelle fakturaer/kreditnotaer er valgt.    Trykk på Lagre, og innbetalingen blir merket med Klar til behandling. De knyttede transene vises også til høyre i skjermbildet. Klikk Behandle for å fullføre.  En innbetaling fra en kunde som gjelder flere dokumenter har nå blitt knyttet sammen.   

I versjon 8.21 er det mulig å sende fakturaer og kreditnotaer med status Avsluttet til Autoinvoice. 

Fakturainnboks representerer en ny måte å jobbe på for mange. I forbindelse med dette har vi laget en guide som går gjennom anbefalte fremgangsmåter, utfordringer og muligheter.

Dersom du får feilmeldingen under ved sending av fakturaer til Visma.net Autoinvoice, må du sjekke at Mva.reg.nr. er registrert i riktig format både på Firma (CS101500 ) og på Kunde (AR303000):   Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-CO-09]-The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’.   Tilsvarende gjelder om du får feilmeldingen: Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-S-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63).   PEPPOL-formatet krever at Mva.reg.nr er angitt i formatet: NO<org.no>MVA, både på Firma og Kunde.   Firma (CS101500 )   Kunde (AR303000)

Sender du elektronisk faktura til kunder er det nyttig å sjekke at disse har blitt sendt uten feil. For å gjøre dette mest effektivt anbefaler vi kontrollere flere samtidig. Denne guiden forklarer hvordan du gjør dette.

Denne artikkelen gir en oversikt over logikken som legger til grunn for hvilken avgiftskode som foreslås i ulike skjermbilder.