Brukertips i Visma.net Payroll

Når vi skriver "etterskuddslønn" er dette en løsning for firmaer som utbetaler f.eks. fastlønnen opptjente i mars,  og utbetaler denne i April. Det er kun i denne situasjon det er nødvendig å bruke "etterskuddslønn" funksjonen i Payroll. Firmaer som utbetaler fastlønnen i den måneden den er opptjent skal ikke bruke "etterskuddslønn".  Timelønn er alltid etterskuddsvis og trenger ingen endring på kjøringen.   Det har nå kommet støtte for å bedre håndtere etterskuddslønn i Payroll. Vi anbefaler at du gjør deg godt kjent med denne artikkelen før du setter opp innstillingene for etterskuddslønn i ditt selskap. Vi gjør oppmerksom på at firmaer som allerede bruker Payroll i dag vil få en "overgangsmåned" hvor noe må håndteres manuelt. Her anbefaler vi at det settes av god tid til oppsett og kontroll. For helt nye firmaer er det også en del å være oppmerksom på. I denne artikkelen går vi generelt gjennom funksjonaliteten.   Vil du se hvordan sette opp innstillingene i ditt selskap? 1. For deg som bruker Payroll i dag 2. For deg som setter opp helt nytt firma Innstillinger Innstillingene for etterskuddslønn defineres to forskjellige steder: Lønnsartnivå og på lønnskjøringer. Dette gjør løsningen fleksibel og du kan selv gjøre tilpasninger på hvordan dette skal fungere. På lønnskjøringer Lønnskjøringer kan defineres om de skal håndteres “etterskuddsvis” eller ikke. Det vil si at du kan f.eks ha en lønnskjøring i måneden for timelønnede personer som bruker “etterskuddslønn” reglene. Og en annen kjøring i samme måned for f.eks fastlønnede som ikke bruker etterskuddslønn regler. På innstillingene til en lønnskjøring har det nå kommet en hake “etterskuddslønn”   Dersom du skal aktivere etterskuddslønn for alle kommende lønnskjøringer går du til: Payroll | Innstillinger | Lønnskjøringsplanlegger. Klikk deg inn på den løpende lønnskjøringenplanen Sett på haken Etterskuddslønn Lagre   På lønnsarter Lønnsarter vil ha en hake “Etterskuddslønn” i fanen visning. Dette defineres av utvikling på standard lønnsarter   Standardoppsett De aller fleste standard lønnsarter blir oppdatert med å få haken “etterskuddslønn” slik at de følger disse reglene. Det er også opp til hver enkelt kunde å endre disse innstillingene på lønnsarter om ønskelig. Merk: For deg som ikke har etterskuddslønn, har ikke denne haken på lønnsarter noen betydning. For deg med  egenopprettede lønnsarter må man inn å sette på haken på de lønnsartene du ønsker skal håndteres med etterskuddslønn regler. Merk: Lønnsarter for forskudd og lønnsarter for reiseregninger (Expense) har ikke haken “Etterskuddslønn” som gjør at de kan kjøres fortløpende. Denne innstillingen kan endres om ønskelig.   Kontantprinsippet Når man aktiverer innstillingene for etterskuddslønn blir reglene på lønnsarter i forhold til rapporteringsperiode enda mer aktuelle enn tidligere. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med denne artikkelen for å få en oversikt over reglene i forhold til hvordan en transaksjon/lønnsart rapporteres. “Retro” transaksjoner vil ikke nødvendigvis si at det rapporteres “retroaktivt”. Normalen er at kontantytelser følger kontantprinsippet så lenge det er positiv transaksjon (utbetaling). Trekk-lønnsart skal også følge kontantprinsippet. Vær oppmerksom på at naturalytelser vil alltid rapporteres på opprinnelig periode. Vi kommer tilbake til det under og hvordan du forholder deg til det:   Naturalytelser Lønnsarter for naturalytelser vil som standard ha haken “etterskuddslønn” aktivert. Det vil si at i en lønnskjøring med utbetaling i mai, vil du få med transaksjoner datert april (og evt. tidligere). Vær oppmerksom på: I henhold til reglene skal naturalytelser rapporteres inn i opprinnelig periode - som i eksempelet over vil si april. Dette medfører at du i mai lønnskjøring vil få en A-melding for april med innrapportering av naturalytelsene. Dersom man ikke ønsker dette kan en løsning være å skru av haken “Etterskuddslønn” på naturalytelse lønnsarter. Det gjør at i en mai lønnskjøring blir transaksjoner for mai generert, og du vil ikke få retro A-melding.   Utbetalingtidspunkt Ting i systemet som forholder seg til utbetalingstidspunktet/utbetalingsdato: Feriepenger/trekk i lønn for ferie. Dersom ferieavtalen sier juni som utbetalingsmåned så vil feriepengene dukke opp i lønnskjøring som har utbetalingsdato juni. Skattekort: Hvis en ansatt får nytt skattekort fra mai vil skattekortet oppdateres i lønnskjøringen som har utbetalingsdato i mai (transaksjoner for april. Merk: Naturaytelser som bruker opprinnelig periode som rapporteringsperiode, vil hente verdier fra skattekort for aktuell periode. F.eks en transaksjon på naturalytelse som har transaksjonsdato i april, vil bruke skattekort for april. Halv skatt. Hvis innstillingene for halv skatt sier desember, vil det bli generert halv skatt i lønnskjøringen som har utbetalingsdato i desember. Andre trekk (kreditorer). Trekk som er registrert med dato i mai vil bli trukket i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai (transaksjoner fra april). Merk: Ansatt som slutter 30. April vil bli trukket i lønnskjøring i mai hvis det ikke er angitt sluttdato på trekket. Fagforeningstrekk. Trekk som er registrert med dato i mai vil bli trukket i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai (transaksjoner fra april). Merk: Ansatt som slutter 30. April vil IKKE bli trukket i lønnskjøring i mai. Er det ønskelig å trekke fagforeningstrekk på den ansatte i en måned etter personen har sluttet må manuell lønnsart benyttes. Skatteberegning Skatteberegning i Payroll blir normalt beregnet for hele måneden - det vil si at hvis du har 2 måneder som utbetales i samme måned må du være oppmerksom på en innstilling. Dette er spesielt aktuelt for de som utbetaler både november lønn og desember lønn i desember. Det har nå kommet en hake i innstillingene på lønnskjøringer (i nytt grensesnitt) hvor du kan huke av Ordinær lønn, egen skatteperiode. Sett på denne haken i siste kjøring i desember for at skatteberegning skal bli behandlet som egen periode.   Vær oppmerksom på: En bug i systemet gjør at lønnsartene for ekstra skattetrekk ikke følger kontantprinsippet (89010 og 89000) når de kommer fra tidligere periode (etterskuddsvis). Anbefaling inntil videre er å skru av haken "Etterskuddslønn" på disse lønnsartene slik at de blir generert med dato i samme periode som utbetalingsmåned. Innstillingene for etterskuddslønn finnes ikke i onboarding wizarden. Det vil si at innstillingene må aktiveres etter at firmaet er satt opp. Vil på et tidspunkt bli en del av oppstartsveiviseren. Det er per nå ingen god visning av at en lønnskjøring er huket av etterskuddslønn regler. Du må inn på innstillingene til lønnskjøringen for å se dette. Anbefaling Vi anbefaler alle kunder som i dag skal aktivere innstillingene for etterskuddslønn å beregne ekstra god tid til forberedelser og oppsett av første lønnskjøring. Kontroller første lønnskjøring med etterskuddslønn grundig!   Relaterte brukertips Rapporteringsperiode

Hvilke roller blir gitt en ansatt når det trykkes på Lag bruker i Employee

Hvilke systemer er Visma.net Payroll integrert med? Hvilke data kan importeres og eksporteres?

Hente beløp fra annen lønnsart og multiplisere med en faktor i Payroll

Etterskuddslønn i Payroll, når du har brukt Payroll fra før.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan legge til faste rapporter i lønnskjøringen. I den nye versjonen av Payroll så er det ikke mulig å legge inn rapporter inne i lønnskjøringen. 

I Payroll har det nå kommet en funksjon for å opprette Tags (ansattgrupper) og knytte det til ansatte. Dette kan videre brukes som utvalg på rapporter i HRM Analytics, utvalg lønnskjøringer, utvalg ved masseoppdatering av lønn, avslutte faste transaksjoner, endre tidsavtale (Calendar). Mer funksjonalitet vil også komme fremover.   Oppsett Innstillingene for Tags (grupper) finner du flere steder. Fra Payroll | Innstillinger | Tags   Fra Employee | Innstillinger | Tags   I menyen Tags klikk på plusstegnet for å legge til en ny Tag   Skriv inn navn på gruppen, en kort beskrivelse og velg en farge for gruppen. Klikk Lagre.   Tildele ansatte en Tag Når du har opprettet alle gruppene, klikk Ansatte for å komme til oversikten over ansatte i selskapet.   Her kan du velge et utvalg av personer som skal tildeles en Tag, dersom du ikke velger noen blir alle ansatte valgt. Klikk deretter på Oppdater utvalg og Endre tags   I dette skjermbildet kan du tildele tags til ansatte. En mulighet er å velge en eller flere Tags (grupper) og knappen Bruk på alle så blir det tildelt alle ansatte og deretter gjøre endringer på enkelte personer.   En ansatt kan også være tildelt mer enn en tag av gangen.   Når du er ferdig med å tildele ansatte tags klikk Endre tags - se gjennom. I dette bildet kan du se over endringene du har gjort. Hvis man i etterkant av oppsettet skal endre/legge til en ny tag vil du i dette bildet se hva tags var før endringen og hvilken tags den ansatte er tildelt etter endringen.   Når oppsettet er klart klikker du Endre tags - lagre endringer. Systemet vil nå jobbe med å tildele ansatte tags. Du trenger ikke stå i dette skjermbildet mens systemet jobber, det vil fortsatt i bakgrunn mens du gjør andre oppgaver. Filtrering Når ansatte er tildelt en tag så kan det brukes på ulike masseoppdateringer som Masseoppdatering av lønn, avslutte faste transaksjoner, eller tildeling av tidsavtaler (Calendar).   I ansattlisten klikk på Filter ikonet og velg en eller flere tags som et filter.   Etter du har lagt til et filter, klikk Oppdater utvalg og velg en type masseoppdatering du ønsker å gjøre for utvalget. For eksempel masseoppdatere lønn for alle som er i gruppen Fastlønnet.     Se video med oppsett og filtrering her!   HRM Analytics I tjenesten HRM Analytics kan du også bruke tags som filter på flere av de ulike rapportene. I Analytics så får du ikke en nedtrekksmeny, men du må skrive inn navnet på den gruppen du skal bruke som filter. Merk at feltet er sensitiv på skrivefeil, stor/små bokstaver.   Ekstra lønnskjøring Når du oppretter en ekstra lønnskjøring i Payroll kan du bruke Tags som et utvalg for hvilke ansatte som skal inkluderes i den ekstra lønnskjøringen. Klikk Ekstra lønnskjøring for å opprette en ny lønnskjøring.   Under Utvalg av ansatte får du nå en oversikt over ansatte og hvilken tag (gruppe) de tilhører. Lønnskjøringen kan her filtreres på en eller flere tags.     Funksjonalitet som kommer Oppsett med Tags som utvalg på løpende lønnskjøringer . Utviklingsplaner. Relaterte brukertips Masseoppdatere lønn Masseoppdatere avslutte faste transaksjoner

Hvordan opprette lønnsart som henter grunnlag og kostnadsbærer fra andre lønnsarter i Visma.net Payroll.

Lønnsart for tilbakeføring av feriepenger for manuell utbetale senere år i Visma.net Payroll.

Her følger en oversikt over kontoene som ligger i Norsk Standard Kontoplan i Payroll, samt knytningen mot kontotyper.

Felter i Visma.net Payroll som ikke har tidslinje og derfor ikke har retro effekt. 

Hvordan kostnadsfordele fastlønn og andre faste transaksjoner i Visma.net Payroll.

For at de ansatte skal få tilgang til tjenestene i Visma.net, må de opprettes som brukere. Her følger en veiledning for hvordan dette gjøres i Visma.net Payroll.

Hvilket system er eier av  registrene hovedbokskontoer og kostnadsbærere i Visma.net Payroll.

Etterskuddslønn i Payroll, nytt firma, ved oppstart.

Dersom et firma er opprettet under ett annet kundeforhold, og ønskes flyttet til et nytt kundeforhold så kan dette bestilles av din Visma partner, og krever aksept av både kundeforholdet som firmaet flyttes fra og kundeforholdet firmaet skal flyttes til.   Ett firma kan kun være opprettet 1 gang under ett og samme kundeforhold, og det er organisasjonsnummeret og navn på firma som må være unike verdier. Det betyr at dersom ett firma med samme organisasjonsnummer og firmanavn allerede eksisterer i kundeforholdet som det skal flyttes til, så må det gjøres vurderinger eller endringer før flyttingen faktisk kan utføres.   MERK! Det er ikke mulig å flette sammen ulike data fra ulike firmabaser på de forskjellige firmaene som er opprettet. En flytting vil kun kunne utføres på alle data for ett firma, eller ingenting. Det er altså ikke mulig å flytte f.eks. bare historikk fra Expense.   Eksempel: Et scenario kan være at et regnskapsbyrå har håndtert f.eks. et regnskapsprogramm integrert mot visma.net gjennom regnskapsbyråets kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold A), mens firmaet selv f.eks. har hatt et lønnssystem integrert mot visma.net på sitt eget kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold B).   Altså er dette et scenario hvor ett firma er opprettet 2 ganger, under hvert sitt kundeforhold, og hvor man nå ønsker å samle firmaet under ett og samme kundeforhold.   Løsninger / Vurderinger Firmaet benytter aktivt tjenester i begge firmaene som er opprettet Dersom kunden i begge firmaene benytter aktivt de forskjellige tjenester, så kan ikke en flytting av det ene firmaet fra ett kundeforhold til ett annet kundeforhold utføres uten videre. Dette fordi det kun kan være 1 firma pr. unike organisasjonsnummer/navn pr. kundeforhold. I slike tilfeller må det foretas en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig fremgangsmåte.   Ettersom det ikke er mulig å flytte deler av et firma inn i et annet (kjede sammen), må man vurdere hvilket av firmaene som er hensiktsmessig å videreføre. Vektleggingen bør legges på hva som krever mest tid å settes opp på nytt mot behov for oppslagsverdi. Da må man se på hvilke tjenester som er brukt, og data som foreligger på firmaene under de aktuelle kundeforholdene.   Et konkret eksempeI i mange tilfeller vil man nok oppleve at firmaet i kundeforhold A har benyttet f.eks. Approval, Autopay og/eller Autopay, mens det firmaet i kundeforhold B for eksempel har benyttet Expense, Calendar og/eller Autopay.   Spørsmålet dere da må stille, og finne svaret på er: "Er det enklest å beholde integrasjon, oppsett og historikk fra firmaet i Kundeforhold A, og sette opp Payroll på dette firmaet, eller om det er enklest å beholde datahistorikken i firma under kundeforhold B, og deretter sette opp integrasjon mot økonomisystem, oppsett på tjenestene i visma.net på nytt?"   TIPS! De fleste vil nok påstå det er enklest å beholde integrasjon og oppsett i firma under kundeforhold A, og sette opp Payroll der. Historikken i f.eks. Expense som ligger i firma under kundeforhold B kan ligge som oppslag der.   1. Beholde firma i kundeforhold A, og endre firma i kundeforhold B til å brukes som oppslagsfirma   Fremgangsmåten blir da: Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.   2. Beholde firma i kundeforhold B, og endre firma i kundeforhold A til å brukes ved oppslag   Fremgangsmåten blir da: Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes til Dersom det kun er firmaet i kundeforhold B som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold B man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes fra Dersom det kun er firmaet i kundeforhold A som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold A man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.

Det finnes muligheter for å koble visma.net mot sin ordinære pålogging for bedriften som single-sign on, så lenge firmaet har sitt eget domene.   For å kunne bedriftens brukere for pålogging til visma.net trenger man tilgang til tjenesten Authentication Settings i visma.net. Dette er en foreløpig kostnadsfri lisens, som kan bestilles via skysupport@visma.com   Dere finner full beskrivelse for hvordan dere kan sette opp single-sign on mot bedriftens brukere her.   Eksempler på tjenester som kan benyttes som innlogigng: Azure AD ADFS  Okta  HelloID  OneLogin  Google Workspace  Ping Identity 

Du vil finne flere muligheter for in-app læring i systemet, slik at du skal få hjelp der du er og når du trenger det. Disse finner du øverst i høyre hjørne når du er logget inn i Payroll.     Selvhjelpsmuligheter Inn-app hjelpeguider Integrert i applikasjonen finnes det hjelpeguider som kan veilede deg enkelt gjennom ulike oppgaver og prosesser i lønnshverdagen på en grundig måte- steg for steg. Du vil finne guidene ved å klikke på ?-tegnet øverst i høyre hjørne inne i lønnssystemet, og kan søke deg frem til oppgaven du trenger bistand til.Du vil også finne link til artikler og kurs der hvor det er behov for en grundigere beskrivelse.       Chat/Chatbot Du kan når som helst be chatboten vår om hjelp. Chatboten vil gi deg ulike forslag til løsning, f.eks. artikler i Visma Community. Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål her, vil du enkelt kunne starte en chat med en konsulent.    Visma Community I Visma Community finner du et stort utvalg av hjelpeartikler og nyheter i løsningen. Vi anbefaler at du oppretter deg en bruker, slik at du kan bli varslet når nye artikler publiseres.    Visma Learning Universe I Visma Learning Universe finner du alt av små og større kurs og veiledninger som tar deg  grundig igjennom hvordan du utfører ulike oppgaver. Kursene har forskjellig innhold og lengde slik at man får best mulig læringsutbytte, og nye kurs publiseres fortløpende.   Support Payroll support  Vi anbefaler at du tar i bruk selvhjelpsløsningene våre når du trenger hjelp. Disse er selvfølgelig alltid åpne, og kan gi deg svar akkurat når du trenger det. Husk at du også kan raskt kan få svar fra våre konsulenter ved å starte en chat direkte fra chatboten.    Dersom du allikevel har behov for å sende oss en mail, kan også kontakte våre konsulenter på mail.   Åpningstider: Mandag - Fredag 08:00 - 16:00  Email: support.payroll.no@visma.com.    Kundeservice  Kundeservice kan hjelpe deg med alt av bestillinger, lisenser, faktura o.l., samt enkle spørsmål på Visma.net. Du vil også kunne få svar på enkle produktspørsmål i Payroll.    Åpningstider: Mandag - Fredag 08:00 - 16:00  Email: kundesenteret@visma.com   Sluttbrukersupport Visma tilbyr også support til brukere av Visma.net Calendar, Visma.net Expense og Visma.net Payslip, dvs. dine ansatte som skal registrere egne timer, fravær og ferie, samt hente opp lønnsslippen sin i Visma.net.    Denne supporten ytes primært via vår chatløsning inne i systemet og kan også benyttes av dine klienters ansatte ved behov for bistand til f.eks. registrering av utlegg, timer e.l..     Konsulentbistand Ved behov for ekstra opplæring, bistand til tilpasninger e.l. er våre konsulenter klare til å bidra. Konsulentbistand ytes etter enhver tid gjeldende priser. Kontakt våre konsulenter dersom du ønsker å bestille bistand på konsulent.hrm@visma.com.