Brukertips i Visma.net Payroll

Registreringer Alle registreringer som har blitt lagt inn mens firmaet brukte Calendar som en hybridløsning mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik vil bli satt som Historisk registrering i Calendar og det sendes ingen transaksjoner videre til Payroll. Dette gjelder også transaksjoner med fremtidige datoer.   Merk at alle historiske registreringer vil påvirke valideringer og balanser i Calendar, som feriesaldo og brukte egenmeldingdager. NB! Historiske registreringer vises ikke i Liste-visning. Koder Hvis firmaer har koder som er laget på firmanivå, vil disse bli kopiert under migrasjonen og satt som “skjult”. Dette er for at registreringer skal bli satt som historiske. Eksempel før migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Visma Lønn Hybrid eller Huldt&Lillevik Hybrid   Eksempel etter migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Norge Skjult Ny versjon av koden sykt barn Noen hybridfirmaer har valgt å ikke ha de ansattes barn i on-prem løsningen, og med det så har det ikke vært kontroll på hvor mange dager som har blitt registrert med koden sykt barn. I Calendar kontrolleres det automatisk at barn er opprettet på ansattkortet i Employees før man får registrere med koden sykt barn. Det vil si, etter migrasjonen må det være koblet et barn til den ansatte for å registrere sykt barn. Hvis firmaet ønsker å fortsette uten denne kontrollen, må man gå inn på koden "Sykt barn - Omsorgspenger" i Calendar, inn på fanen "Terskel" og endre feltet "Kontroll av terskel" fra “Barn” til “Tilfelle”. Employee - Barn Gå gjennom alle ansatte og sørg for at det ligger registrert informasjon om navn, etternavn og fødselsdato for at koden sykt barn skal bli tilgjengelig i Calendar.   Fraværssøknad Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. NB! Fremtidige fraværsregistreringer, f.eks sommerferie, vil og bli satt som historisk. Hvis dette skulle blitt sendt som transaksjoner til Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, må registreringene slettes i Calendar og deretter registreres på nytt etter migrering. Etter det vil registreringene bli behandlet som normalt med godkjenning, timelisteflyt og til slutt sendt til Payroll. Timelister Før migrasjonen må alle timelister være behandlet i Approval, enten som Godkjent eller Avvist. Ferie   I noen tilfeller når Calendar har blitt brukt i Hybrid mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik har det vært lov å bruke flere feriedager enn den ansatte har i sin feriesaldo da dette har blitt overstyrt av on-prem systemet. I Calendar vil det medføre at den ansatte får en negativ feriesaldo på ferieåret det gjelder. Dette er fordi Calendar har regler for å ikke tillate flere ferieregistreringer enn det som ligger i den ansattes saldo og vil i dette tilfellet medført negativ saldo. Dette vil ikke ha effekt på fremtidige ferieår, for at migrasjonen skal fungere. Balanser   Sjekk balanser før og etter migrering for å være sikker på at ingenting er endret. Spesielt balanser relatert til Fleksitid og Oppspart overtid.   Sjekk derfor et utvalg ansatt på hva balansene er nå, deretter kontroller at balansen er den samme etter migreringen.   Roster - Arbeidstidsmal   Ved migrering fra Visma Lønn til visma.net Payroll vil det kunne være noen ansatte som bør sjekkes og korrigeres etter migrering. Dette gjelder ansatte som jobber mindre enn 100% stilling og som i VL var satt opp til å jobbe noe annet enn mandag til fredag.   Eksempel:   Siri Lise Gabrielsen har 80% stilling og jobber 7,5 time mandag, tirsdag, torsdag og fredag (fri onsdager)   Etter migrering vil hennes arbeidstid rulles ut på følgende måte: 6 timer hver dag fra mandag - fredag. (30 timer pr. Uke = 80% stilling)   Grunnen til dette er at det ikke finnes en logikk i visma.net for å automatisk rulle ut arbeidstid annet enn antall uketimer jevnt fordelt fra mandag - fredag.   Før migrering:       Etter migrering:       Dette bør løses ved å manuelt endre arbeidstid på de ansatte det gjelder i visma.net > Calendar > Arbeidstid.   Dersom man har mange ansatte med feks 80% stilling og alle “jobber likt” så anbefaler vi å sette ‘Bruk som standard’ på den nyopprettede arbeidstidsmalen og etter dette gjennomføre en resynkronisering

Her følger en oversikt over kontoene som ligger i Norsk Standard Kontoplan i Payroll, samt knytningen mot kontotyper.

Brukertips for enkelt oppsett av automatisk beregning av fleksitid.

Vi ønsker deg velkommen til våre fysiske seminarer på Skøyen i høst.   På disse seminarene skal vi ta for oss temaer vi ser mange lurer på og som kan hjelpe deg til å bli tryggere i lønnssystemet Payroll 💡 Seminarene er fysisk i våre lokaler på Skøyen og er et betalbart alternativ til det digitale kurset som allerede er inkludert i ditt programvareabonnement.   Det avanserte seminaret vil gi deg timer til etterutdanning 🌟   Les mer og meld deg på her.

Hvordan opprette en lønnsart for rapportering av betaling til fond for idrettsutøver - sponsor i Payroll.

Eksport av regnskapsbunt/fil, integrasjon med regnskapssystem i Payroll.

Hvordan opprette en lønnsart som gjør det mulig å skrive en melding til en ansatt i Payroll.

Sette opp integrasjon mellom Payroll og Tripletex, 24SevenOffice og PowerofficeGo. 

Utbetale ytelser til en sluttet ansatt i Visma.net Payroll.

Det er enkelt å utbetale feriepenger i Visma.net Payroll. Her følger en veiledning på hva som bør kontrolleres, hvordan du utbetaler selve feriepengene og hvordan du sørger for at de ansatte trekkes for korrekte antall feriedager. 

Når en reiseregning er godkjent i Approval, er det ikke mulig å gjøre endringer. Korrigeringer må derfor gjøres i Payroll, ved å korrigere beløpet på aktuelle lønnsarter. Du må da sette på haken for Transaksjon på lønnsarten(e) som brukes i Expense. Når haken for Transaksjon står på er det mulig å registrere lønnsarten som en variabel transaksjon i Employees | Transaksjoner | Variable. Legg inn transaksjonen med negativt fortegn for å endre/slette det som kommer fra Expense.   Korreksjon Elektronisk kommunikasjon fra Expense: Samme fremgangsmåte brukes også hvis en ansatte feilaktig har lagt inn et beløp på utleggstypen Bredbånd / Telekommunikasjon i Expense. Denne utleggstypen skal kun brukes dersom den ansatte får refundert faktura til bredbånd/telekommunikasjon og påvirker grensen på 4.392 for Elektronisk kommunikasjon. Vi ser at denne utleggstypen ofte blir brukt feil, f.eks. ved kjøp av telefon. Løsningen er da å registrere lønnsarten 23100 Elektronisk kommunikasjon utgiftsgodtgjørelse som en variabel transaksjon til minus, og legge inn beløpet til + på lønnsart 33000.   Siden det beregnes forskuddstrekk på ytelsen inntil 4.392 vil tidligere trukket forskuddstrekk av beløpet bli tilbakebetalt.       NB! For å unngå slike feilføringer anbefales det at det opprettes en egen utleggstype for kjøp av telefon/utstyr til telefon i Expense.