Brukertips i Visma.net Payroll

Det er mange steg og elementer som planlegges og gjennomføres når man bytter programvare.   Vi har utarbeidet en sjekkliste som vil kunne være et hjelpemiddel for å sikre at alle steg og elementer i migreringen skjer i riktig rekkefølge. Disse er delt opp i en overordnet sjekkliste, og en detaljert sjekkliste. Du velger selv hvem av sjekklistene som passer for deg, eller hvorvidt du har behov for dette hjelpemiddelet.   Hvorvidt man har benyttet tjenster i visma.net mot lønnssystemet frem til nå varierer for hvert enkelt firma, og det samme for hvilke tjenester som skal benyttes fremover. Ved å sette riktig status på de forskjellige tjenestene i sjekklisten, så vil tilhørende sjekkpunkter få riktig markering.    De aller fleste sjekkpunktene henviser til brukertips og digitalt kurs dersom man har behov for mer kunnskap.   Du finner sjekklisten for Google Sheet her, og for Excel nederst på siden.   Hvordan bruke "Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå" Tjenester for Expense, Calendar og Autopay er satt til "Ikke benyttet" i tidligere lønnssystem.   Sjekklisten vil tydelig markere hvilke sjekkpunkter som er uaktuelle basert på dette valget   1.2 Kartleggingsmal - Payroll for regnskapsbyrå Det er utarbeidet en Kartleggingsmal regnskapsbyråer kan benytte for å ha oversikt over relevant informasjon knyttet til hvert enkelt firma.   Du finner kartleggingsmalen for Google Sheets her, eller for Excel nederst på siden.

For at du skal kunne gjøre deg litt kjent i Payroll samtidig som du utfører kurset, kan du få tilgang til et demo-miljø, hvor du kan sette opp systemet, opprette ansatte og kjøre lønnskjøringer. Vi har også laget et oppgavesett som hjelper deg med informasjon du kan legge inn.    Hvordan du setter opp ditt demo-miljø finner du her.

Hva avgjør i hvilken periode/måned en lønnsart blir rapportert i Visma.net Payroll.

Godkjenne lønnsgrunnlag, utlegg og fravær av leder i Visma.net Payroll / Approval.

Brev fra Skatteetaten om at det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelser.  Hvordan rette dette i Visma.net Payroll.

Business / Global og MDM Dersom Business / Global er koblet mot visma.net vil økonomissystemet ta eierskap over kontoplan og/eller kostnadsbærere i Payroll, det vil si at det ikke vil være mulig å opprette dette direkte i Payroll. Det er derfor viktig at dere har aktivert synk mellom Business / Global og Master Data Management (MDM).  Dersom denne synken ikke er aktivert før overgang til Payroll vil det ikke komme inn noen kontoer og/eller kostnadsbærere i Payroll. Synken kan aktiveres i ettertid, men vi anbefaler at det er satt opp i forkant av overgangen.    Hvordan vet du om Business eller Global er koblet mot visma.net?  Om Business / Global er koblet mot visma.net kan du se i Settings > Integrert bedrifter.   MERK! Dersom det bestilles Payroll Byrå, og kunden skal ligge på eget kundekort, så må Integrasjonen mellom Business / Global og MDM settes opp før Payroll aktiveres. Kontroller også at integrasjonen er fungerende, slik at dataverdier eksisterer i MDM. Kontrollen kan utføres ved at man i forskjellige tjenester av Visma.net (f.eks. Expense, Approval, o.l.) kan se om f.eks. kostnadsbærere og/eller kontoplan er identisk med økonomisystemet.   Vi anbefaler også at integrasjonen mellom Business / Global og MDM settes opp i forkant av bestillingen, også dersom det ikke er Payroll Byrå som skal settes opp.   ERP (Financials) For integrasjon og oppsett mot Visma.net ERP så kan du følge dette brukertipset.   Relaterte brukertips Business og MDM Global og MDM Overgangsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Endre oppsettet i Visma.net Payroll fra å sende bankfil til "manuell" betaling og tilbake. Brukes i situasjoner hvor du ikke ønsker ny fil sendt banken.

Flytteknappen Vi anbefaler at overgangen gjennomføres via "Flytteknappen" uavhengig om det har vært benyttet Visma.net tjenester eller ikke. Dersom kunden har brukt Visma.net tjenester så vil koblinger blir brutt på korrekt måte når du flytter lønnsdata via "Flytteknappen". Flytteknappen i Visma Lønn Flytteknappen i Huldt & Lillevik   Forberedelser dersom du har hatt integrasjon mot Visma.net Expense   Før oppstart av Payroll påstartes må alle påbegynte reise-/utleggsregninger enten godkjennes eller slettes i Approval, samt alle godkjente reise-/utleggsregninger overført eksisterende lønnsprogram for utbetlaing/innberetning. Reiseregninger påbegynt før overgang til Payroll var startet vil være koblet til lønnsarter fra aktuelt lønnssystem, og vil ikke kunne utbetales/innberettes via Payroll.   Ved sletting av reise-/utleggstransaksjoner vil eventuelle digitale kvitteringer igjen være mulig å bruke på nytt. Papirkvitteringer man ikke har koblet inn digitalt bør eventuelt skrives ut/ta skjermbilde, for å koble inn på omregistreringen.   NB: Vi anbefaler at dere fjerner tilgangen til Expense for de ansatte i perioden firmaet flytter lønnsdata til Payroll, for å forhindre at reiseregninger blir registrert/godkjent med feil informasjon.    Calendar Før overgangen starter, må alle fraværssøknader og timelister være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. Dette betyr at det ikke må ligge ubehandlede registreringer i Calendar ved overgangen.    Registreringer som ligger i Calendar vil bli merket som historiske ved overgangen til Payroll, dette gjelder også registreringer som ikke er behandlet/utbetalt. Det vil ikke være mulig å få ut en liste/rapport over hvilke registreringer som uheldigvis ikke har blitt bekreftet og behandlet ferdig før overgangen.    NB: Vi anbefaler at dere deaktiverer Calendar etter at de siste registreringen har blitt behandlet, slik at de ansatte ikke registrerer timer eller annet etter at siste periode er bekreftet.   Spørsmål til support Det finnes reiseregninger som ikke har blitt godkjent før vi startet overgangen til Payroll, er det mulig å godkjenne disse nå?  Disse reiseregningene er koblet mot gamle lønnsarter og vil ikke være mulig å sende til Payroll for utbetaling. Må punches manuelt i lønnskjøringen for å bli utbetalt.  Er det mulig å gå tilbake etter å ha trykket på "Flytt til Payroll". Det vil være mulig å kjøre lønn i gammelt system, men koblingen mot Visma.net er brutt og vil ikke være mulig å koble til igjen.    Relaterte aritkler Overgangsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Endre eksisterende lønnsart i Visma.net Payroll.

Oppslagslisens gir deg tilgang til oppslag og rapporter i Huldt & Lillevik Lønn etter overgang til Visma.net Payroll.   Dersom dere har en Huldt & Lillevik Cloud-versjon kan dere bestille oppslagsbruker via oss. Prisen på dette er 358,- pr/mnd (gjelder pr. 2023) og dekker våre kostnader for å kunne lagre dataene. Alternativet her er at dere installerer Huldt & Lillevik lokalt og får tilsendt backupen av Huldt & Lillevik som legges inn i den lokale løsningen.   OBS! For kunder som ikke migrerer over til Visma.net Payroll, er prisen 735,- pr/mnd (gjelder pr. 2023).    Dersom Huldt & Lillevik er lokalt installert hos dere, er det ingen begrensning på hvor lenge dere kan beholde systemet. Det viktige her er at dere ikke overfører til nytt år, da vil programmet bli sperret.    Hvis Huldt & Lillevik er installert på andre ASP-løsninger eller servere utenfor deres styring vil dere måtte avtale evt. lagring med leverandøren av ASP-løsningen eller serveren. Det er da ingen begrensing fra Visma sin side (utover at det ikke kan overføres til nytt år), men det vil antageligvis tilkomme kostander for å kunne fortsette å ha Huldt & Lillevik installert på slike løsninger videre.    For å bestille oppslagslisens gjør du følgende: 1. Velg menyvalg Verktøy | Kundemelding. 2. Klikk neste to ganger. 3. Skriv inn OPPSLAGSLISENS foran firmanavnet i feltet Kundenavn.   4. Klikk neste to ganger. 5. Lisensen skal reduseres slik at det står 5 ansatte under Antall årlige rapporteringspliktige. 6. Antall brukere skal reduseres til 1, med mindre flere brukere skal ha oppslagslisens. Antall  klienter skal være uendret.   7. Klikk neste, følg instruksjonene på skjermen og send inn kundemeldingen på vanlig måte. 8. Dersom antall brukere skal reduseres, gi beskjed til Delivery (support.hl@visma.com) om hvilke brukere som skal fortsette med oppslagslisens slik at brukere som ikke lenger skal ha tilgang blir sperret ute.

Her kan du lese om hvordan avslutte faste transaksjoner på mange ansatte i Visma.net Payroll.

Bytte lønnssystem til Visma.net Payroll, anbefalt overføring av ansatte.

Hvordan registrere beløp / honorar under grensen for innberetningsplikt i Visma.net Payroll.

Flere steder i Visma.net kan man eksportere ulike rapporter til .CSV format. Når disse rapportene åpnes i Excel kan man oppleve at æøå blir omgjort til uleselige tegn.   For å unngå dette, kan du følge fremgangsmåten her:   Last ned CSV filen Åpne CSV filen i Notepad (høyreklikk på CSV filen --> Åpne med --> Notepad) Velg Fil | Lagre som I feltet Koding, velg ANSI Lagre filen   Du skal nå kunne åpne filen på vanlig måte i Excel med riktige tegn på æøå.    

Importere ansatte via excel i Visma.net Payroll. Ved fusjon, endring av organisasjonsnummer. 

Overgangsguiden   I denne guiden finner du relevante temaer i de ulike fasene i en overgang til Payroll. Guiden tar for seg stegene fra avklaringer man bør gjøre i forkant, til prosesser rundt bestilling, integrasjon, oppsett, og andre relevante temaer som naturlig inngår.   Her finner du  link til alle underliggende dokumenter som inngår i overgangsguiden.   Forberedelser Oppstart Integrasjon mot Visma.net (Calendar / Expense) Integrasjon mot Visma Business/Visma Global for Payroll Bestilling Bestilling av lisens Visma Partner Store (NB! Utføres kun av Visma Partner) (FAQ | Video) Direktekunder av Visma Software AS Signering av Terms Of Service (TOS) Fakturering - hvordan telles ansatte   Overgangen Rydd opp i gamle opplysninger  Oversikt over lønnsdata som blir flyttet/ikke flyttet Flyttefabrikken Bestilling av Flyttefabrikken Huldt & Lillevik Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Etterkontroll av Flyttefabrikken  Annet oppsett   Sjekkliste og kartleggingsmal Vi har også laget en sjekkliste og kartleggingsmal som du kan følge for å holde oversikt ved overgangen. Denne er kun ment til hjelp og er valgfri å følge.