Brukertips i Visma.net Payroll

Registrering av forventet refusjon fra NAV og korrigering av denne i Payroll.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan kostandsføre sykelønn i Payroll på en annen hovebokskonto enn standar hovedbokskontoen. Det er forskjell på om den ansatte har fastlønn eller timelønn. 

Hvordan endre oppsett av egemenmeldingsdager til 12 enkelt dager, maks 3 dager sammenhengende i Payroll.

Lønnsarter for beregning av dagslønn.

Rapporten Sammenstilling til inntektsmottaker kan hentes ut flere steder i systemet. Merk at hvor rapporten hentes ut kan påvirke tallene som presenteres.   Payroll > Rapporter > Standardrapporter > Sammenstilling til inntektsmottaker Når du tar ut rapporten kan du gjøre noen utvalg: F.eks ta den ut for tidligere år eller sortere på en eller enkelte ansatte rapporten skal hentes ut for. Merk! Når rapporten hentes ut fra standardrapporter kan den kun filtreres på hele år, ikke ned t.o.m en måned. Hvis du henter ut årets rapport og det finnes en åpen lønnskjøring med transaksjoner på ansatte, så vil rapporten inkludere disse verdiene. Vi kommer snart til å endre logikken med at verdier i neste åpne lønnskjøringen inkluderes, da det ikke er ønskelig.   I en lønnskjøring Rapporten kan også hentes ut fra en lønnskjøring som gjøres nå eller fra en tidligere kjøring. Ved å hente ut rapporten i en kjøring vil den ta med seg verdier til og med den lønnskjøringen. F.eks henter du rapporten i april lønnskjøring vil du få tall t.o.m april måned.   Relaterte brukertips: Sende sammenstilling via Payslip Sammenstilling og inngående saldo

Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan vi teller ansatte for fakturering i Payroll, og hvorfor vi teller på denne måten. Dokumentet er ment til å hjelpe med å forklare dette for kunder og partnere som har spørsmål knyttet til dette.   Prismodell Payroll har tre prispakker som du kan lese mer om her. Overordnet fungerer modellen slik:  Pris per aktive ansatte per måned.  Inkludert volum matrise.  Ingen abonnement. Kun etterskuddsvis fakturering.  Telles på kundekortet, ikke per firma. *Pakkepris for regnskapsbyrå finner du i Partnerportalen eller ved å ta kontakt med din Visma Partner.   Slik teller vi ansatte Antall aktive ansatte hentes ut fra Employees (ansatte uten sluttdato) Vi sjekker ikke om den ansatte har mottatt lønn eller transaksjoner en måned.  *Bestiller Start eller Pluss pakken med Expense så vil dette også faktureres etter antall ansatte som har rollen Expense Regular User I praksis vil dette si at en kunde f.eks kan ha 350 aktive ansatte, men 200 har tilgang til å bruke Expense, Calendar etc. Kunden betaler da for 350 ansatte.  Dette vil si at så lenge en ansatt er aktiv (uavhengig om det er kjørt lønn eller ikke på den ansatte) så telles det på lisensen.   Hvorfor teller vi de ansatte på denne måten? Med innføringen av A-meldingen i 2015 ble det stilt helt nye krav til hvordan man skal rapportere informasjon om de ansatte til myndighetene. Det er dette som i all hovedsak ligger til grunn for hvordan vi teller de ansatte.  Alle aktive (ordinære) arbeidsforhold skal rapporteres i a-meldingen uavhengig av om de får lønn eller ikke. Så lenge de ikke er registrert som sluttet, skal de rapporteres. Tilsvarende gjelder ansatte som f.eks er i permisjon eller permittert. De er i et arbeidsforhold, og skal rapporteres hver måned.  I praksis vil dette si at kundene bruker systemet vårt hver måned for å rapportere de ansatte i a-meldingen. Selv om personene ikke nødvendigvis får utbetalt noe lønn en måned. Dette ligger til grunn for hvorfor vi teller de ansatte selv om de ikke får lønn.    Hvordan unngår man å bli fakturert for en ansatt? Den eneste måten å unngå at en ansatt blir telt med for fakturering en måned er ved å avslutte arbeidsforhold til vedkommede i Employees. Dette gjøres ved å sette sluttdato i fanen “Stilling”.      

Utfordringer i HRM Analytics med rapporten "Avstemmingsliste per konto"

I Employees, under menyen Innstillinger - Fagforeninger oppretter du selskapets fagforeninger. Klikk på Legg til fagforening for å legge til en ny fagforening:   Følgende verdier kan/må da fylles ut:     Fagforeningsnummer: Fyll ut et nummer på fagforeningen dersom du ønsker å benytte dette Fagforeningsnavn: Navnet på fagforeningen Adresse: Trykk på Legg til for å legge til en adresse (vil synes på fagforeningsrapporten) E-post: Trykk på Legg til for å legge til en e-post Telefonnummer: Trykk på Legg til for å legge til et telefonnummer Betalingsmetode: Velg mellom Bankfil og Manuell. Velges bankfil vil betalingen av fagforeningskontingenen være med i filen til AutoPay. Kontonummer: Må fylles ut dersom betalingsmetode Bankfil er valgt KID: Fyll ut KID nummer dersom dette skal benyttes til betalingen Gir rett til skattefradrag: Her angis om fagforeningstrekket for denne fagforeningen skal redusere de ansattes grunnlag for forskuddstrekk eller ikke Kontingent i prosent: Dersom kontingenten skal trekkes i prosent, fyller du inn dette her (skrives i hele tall, 5 % = 5). Minimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mindre enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Maksimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mer enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Fast kontingent: Dersom det skal trekkes et fast beløp, registreres dette her Kollektiv forsikring: Dersom kollektiv forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Annen forsikring: Dersom annen forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen. Knytte fagforening til ansatt Når fagforeningen er opprettet i registeret, så kan den videre knyttes til en ansatt. Dette gjøres ved å gå inn på den ansatte det gjelder og inn på fanen Ansatt - Stilling. Klikk på Legg til for å legge til fagforeningen:      Følgende verdier kan/må da fylles ut:       I bruk: Her angir du startdatoen (og eventuell sluttdato) for fagforeningen. Merk at kontingenten blir beregnet for en hel måned (ingen delberegning) Medlemsnummer: Angi et medlemsnummer her. Hvis du ikke fyller ut noe vil ansattnummeret bli benyttet Trekkes for kollektiv forsikring: Dersom den ansatte skal trekkes for kollektiv forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for kollektiv forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Trekkes for annen forsikring:  Dersom den ansatte skal trekkes for annen forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for annen forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Fagforening: Velg den ansattes fagforening fra nedtrekkslisten. Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen.   Merk! Det er kun mulig å knytte én fagforening til én ansatt av gangen. Fagforening i lønnskjøringen  Beregningen Dersom du har angitt at fagforeningskontingenten skal beregnes ut i fra en prosentsats, så blir dette beregnet ut i fra de lønnsartene som har huke for Grunnlag Fagforeningstrekk     Dersom man i tillegg har forsikring som en del av kontingenten, blir dette medregnet i totalen. Lønnsslipp Trekket for fagforeningskontingenten vises på den ansatte på samme måte som for kreditortrekk, altså her:     På lønnsslippen til den ansatte (pdf rapporten) vises den her:     A-melding I a-meldingen blir fagforeningskontingenten (+evt. forsikringen) innrapportert med korrekt beskrivelse:   Utbetalingsrapport Dersom betalingsmåte på fagforeningen er angitt til Bankfil, vil du i utbetalingsrapporten se betalingen av fagforeningskontingenten slik:     Hvis du sender bankfilen til AutoPay, så vil bankfilen bli splittet, på samme måte som for kreditorbetalinger. Du kan derfor håndtere betalingen av fagforeningen separat:   Fagforeningsrapport Under steget Betaling og rapportering i lønnskjøringen kan du generere og laste ned en fagforeningsrapport:     Ved å klikke på PDF ikonet kan du laste ned fagforeningsrapporten direkte i pdf rapport. Denne rapporten viser en oversikt over hvilke medlemmer som har blitt trukket i fagforeningskontingent (en side per fagforening):   Når du trykker på Generer og last ned blir det dannet en zip fil som inneholder rapporten i pdf og excel format (en zip fil per fagforening):     Fagforeningsrapporten kan i tillegg tas ut via menyen Rapporter - Standardrapporter. I denne rapporten kan du gjøre utvalg på periode og på hvilken fagforening (enten alle, eller en spesifikk):   Hvis du skal registrere to fagforeninger, å du bruke lønnsart 61090 - Lokalt trekk av fagforening. Denne faste lønnsarten brukes til trekk av lokal fagforening, rapporterer det i a-meldingen og reduserer skattegrunnlaget (frem til grensen for fagforening er nådd). MERK! dette trekket blir ikke inkludert i fagforeningslisten og betaling må gjøres manuelt til fagforeningen.    

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Visma.net Payroll utføres via Flyttefabrikken.   Her finner du aktuelle brukertips for å sikre best mulig overgang:   Påse at Visma Lønn/Huldt & Lillevik er installert med siste versjon for å sikre best mulig resultat for flytting av opplysninger. Rydd opp i gamle opplysninger i Visma Lønn / Huldt & Lillevik Bli kjent med hva som utføres av Flyttefabrikken Bestill migrasjon via Flyttefabrikken Visma Lønn // Tips for kunder med Visma Lønn Huldt & Lillevik // Tips for kunder med Huldt & Lilllevik Etterkontroll i Visma.net Payroll etter migrasjon Oversikt over annet relevant oppsett

En reduksjon av fordel forsikring gjøre at forskuddstrekket til den ansatt blir redusert og derfor utbetalt. Hvordan unngå dette i Payroll  

Oppsett av betalingsregel der den ansatte har fastlønn, og skal ha mertid mellom fullført arbeidstid og opptil 9 timer, og overtid etter 9 timer.

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Det har nå kommet støtte for arbeidstid over midnatt. Tidligere var det ikke mulig å registrere timer og fravær som "krysser" midnatt, dette måtte splittes opp i to registreringer eller registreres på feil klokkeslett. I denne artikkelen viser vi deg hvordan dette nå kan settes opp og brukes.   Vaktkode Først må det opprettes en eller flere vaktkoder for nattarbeid. Dette gjøres som normalt ved opprettelse av vaktkoder, men nå har du mulighet til å lage koder som passerer midnatt. Opprett ny vaktkode i Calendar > Arbeidstid > Vaktkoder. Tips! Velg en annen farge på alle vaktkoder som gjelder nattarbeid, det gjør det lettere å skille dagvakter og kvelds/nattvakter.   Hvis man har “gamle” vaktkoder som ikke lenger skal brukes bør man velge ‘skjul vaktkode’ på disse med knappen øverst til høyre.   Arbeidsplan Når vaktkodene er opprettet kan det også lages vaktplaner med fastsatte planer/turnus. Start med å opprette ny mal i Calendar > Arbeidstid > Arbeidstidsoppsett. Legg til vaktkodene i en plan. Merk at det er starttidspunkt/klokkeslett på vaktkoden som er avgjørende for hvilken dag vakten starter på. Eksempel: Hvis du legger til vaktkode som går fra kl 22:00-07:00 på en mandag. Vil vakten løpe fra mandag kl 22:00 til tirsdag kl 07:00   Til slutt må arbeidsplanen knyttes til ansatte. Dette gjøres i Calendar > Arbeidstid > Medarbeidere.   For mer informasjon om vaktkoder og arbeidsplaner, se denne artikkelen. Registrering Registrering i Calendar fungerer på akkurat samme måte som vanlig. På dager det er vaktkode for arbeid over midnatt, foreslår systemet automatisk start og slutt - klokkeslett som samsvarer med vaktkoden når du registrerer timer eller fravær.     Registreringer som går over midnatt vil også legge seg "mellom" to dager i månedsbildet i Calendar. Dette gjelder både time og fraværsregistreringer. Se eksempel under hvor det finnes en ferieregistrering den 2. mars der det er arbeidstid 08:00-16:00 i forhold til registreringen den 20. mars der arbeidstiden er 22:00 - 07:00.   NB! Ved registrering husk å angi vaktens startdato når du registrerer for at det skal bli korrekt. Eksempel hvis du jobber en uke natt i turnus hvor du starter å jobbe sent søndag kveld, skal første registrering gjøres den søndagen.   Relaterte brukertips Hvordan endre arbeidstidsplan Knytte arbeidstid til ansatte Hvordan lage kode som ikke påvirker lønn

Hvordan rette feil dato for lønnsendring i Payroll. 

Dersom et firma er opprettet under ett annet kundeforhold, og ønskes flyttet til et nytt kundeforhold så kan dette bestilles av din Visma partner, og krever aksept av både kundeforholdet som firmaet flyttes fra og kundeforholdet firmaet skal flyttes til.   Ett firma kan kun være opprettet 1 gang under ett og samme kundeforhold, og det er organisasjonsnummeret og navn på firma som må være unike verdier. Det betyr at dersom ett firma med samme organisasjonsnummer og firmanavn allerede eksisterer i kundeforholdet som det skal flyttes til, så må det gjøres vurderinger eller endringer før flyttingen faktisk kan utføres.   MERK! Det er ikke mulig å flette sammen ulike data fra ulike firmabaser på de forskjellige firmaene som er opprettet. En flytting vil kun kunne utføres på alle data for ett firma, eller ingenting. Det er altså ikke mulig å flytte f.eks. bare historikk fra Expense.   Eksempel: Et scenario kan være at et regnskapsbyrå har håndtert f.eks. et regnskapsprogramm integrert mot visma.net gjennom regnskapsbyråets kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold A), mens firmaet selv f.eks. har hatt et lønnssystem integrert mot visma.net på sitt eget kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold B).   Altså er dette et scenario hvor ett firma er opprettet 2 ganger, under hvert sitt kundeforhold, og hvor man nå ønsker å samle firmaet under ett og samme kundeforhold.   Løsninger / Vurderinger Firmaet benytter aktivt tjenester i begge firmaene som er opprettet Dersom kunden i begge firmaene benytter aktivt de forskjellige tjenester, så kan ikke en flytting av det ene firmaet fra ett kundeforhold til ett annet kundeforhold utføres uten videre. Dette fordi det kun kan være 1 firma pr. unike organisasjonsnummer/navn pr. kundeforhold. I slike tilfeller må det foretas en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig fremgangsmåte.   Ettersom det ikke er mulig å flytte deler av et firma inn i et annet (kjede sammen), må man vurdere hvilket av firmaene som er hensiktsmessig å videreføre. Vektleggingen bør legges på hva som krever mest tid å settes opp på nytt mot behov for oppslagsverdi. Da må man se på hvilke tjenester som er brukt, og data som foreligger på firmaene under de aktuelle kundeforholdene.   Et konkret eksempeI i mange tilfeller vil man nok oppleve at firmaet i kundeforhold A har benyttet f.eks. Approval, Autopay og/eller Autopay, mens det firmaet i kundeforhold B for eksempel har benyttet Expense, Calendar og/eller Autopay.   Spørsmålet dere da må stille, og finne svaret på er: "Er det enklest å beholde integrasjon, oppsett og historikk fra firmaet i Kundeforhold A, og sette opp Payroll på dette firmaet, eller om det er enklest å beholde datahistorikken i firma under kundeforhold B, og deretter sette opp integrasjon mot økonomisystem, oppsett på tjenestene i visma.net på nytt?"   TIPS! De fleste vil nok påstå det er enklest å beholde integrasjon og oppsett i firma under kundeforhold A, og sette opp Payroll der. Historikken i f.eks. Expense som ligger i firma under kundeforhold B kan ligge som oppslag der.   1. Beholde firma i kundeforhold A, og endre firma i kundeforhold B til å brukes som oppslagsfirma   Fremgangsmåten blir da: Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.   2. Beholde firma i kundeforhold B, og endre firma i kundeforhold A til å brukes ved oppslag   Fremgangsmåten blir da: Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes til Dersom det kun er firmaet i kundeforhold B som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold B man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes fra Dersom det kun er firmaet i kundeforhold A som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold A man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.

Hvordan opprette en lønnsart som gjør det mulig å skrive en melding til en ansatt i Payroll.

I denne artikkelen viser vi hvordan lage en kode i Calendar som ikke påvirker lønn. F.eks. en kode som kan brukes av fastlønnede for å registrere timer.   Gå til Calendar | Innstillinger | Koder. Klikk Legg til kode   Kopier fra en eksisterende kode som har typen Arbeidstid, f.eks. standardkoden Timelønn.   Gi koden et passende navn og kortnavn (maks 3 tegn) I fanen Terskel må du fjerne alle verdier under Type kontroll ved å klikke på søppelbøtten, slik at det ikke genereres lønnsarter ved registrering.   Koden kan nå benyttes for å registrere timer i Calendar, den vil ikke sende transaksjoner videre til lønn.   Relaterte brukertips Opprette ny kode for arbeidstid Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen

Visste du at som kunde i Payroll har du tilgang til Oppslag juridisk inkludert i ditt programvareabonnement?   Klikk på spørsmålstegnet øverst til høyre:     Klikk så på Oppslag juridisk:     Her finner du alle lover og regler du må kjenne til når du skal kjøre lønn.   Da denne tjenesten inngår i Payroll, bør du gjøre en vurdering om det er nødvendig å ha andre abonnement som dekker ditt behov for juridisk oppslag knyttet til lønningsarbeidet.