Brukertips i Visma.net Payroll

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med Visma.net Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker dette.    Aktivering av integrasjoner via Visma App Store er kun tilgjengelig for kunder som har pakkene Payroll Pluss og Payroll Smart. Du kan lese mer om pakkene her. Dersom du ikke har noen av disse pakkene men ønsker å ta i bruk integrasjoner kan du ta kontakt med Visma eller din forhandler for å få hjelp.   For å kunne gi tilgang til å aktivere en integrasjon mot et firma må du gjøre følgende: Gå til Visma.net Admin Finn riktig kunde og det selskapet du ønsker å bruke integrasjonen mot.  Aktiver produktet “App Store”.  Gå til “Brukere og Roller”. Finn den brukeren som skal kunne aktivere integrasjoner og tildel rollen “Integrasjon administrator”  Brukeren kan nå logge seg inn via apps.visma.com. Neste gang brukeren går inn i Visma Home vil også App Store ligge som et eget menyvalg.     Merk at det kun er administrator som kan aktivere tjenester og tildele roller.  Prosessen må gjentas for hvert firma du skal aktivere integrasjoner for.  Slik aktiverer du en applikasjon/integrasjon mot ditt firma:  Gå til apps.visma.com Logg deg inn med samme pålogging som du bruker i Visma.net Klikk på applikasjonen du ønsker å aktivere mot ditt firma.   Trykk på “Add app”. Du vil nå se hvilke typer av data denne applikasjonen ønsker å hente fra Payroll eller skrive til Payroll. Ved å trykke på “Integrate” godkjenner du at applikasjonen får tilgang til de aktuelle dataene.  Når du har klikket integrate vil det gå en beskjed til leverandøren av applikasjonen om at ditt firma ønsker å ta den i bruk. De vil gjøre en kobling på sin side og du vil få en bekreftelse på at integrasjonen er igangsatt.    Dersom du ønsker å koble på et produkt som du ikke har fra tidligere må du ta kontakt med den aktuelle leverandøren for å bestille og sette opp dette før du tar i bruk integrasjonen.    For å skru av en integrasjon du har aktiverte tidligere følger du samme prosess som ovenfor, men velger “Remove application”.  

Etterskuddslønn i Payroll, når du har brukt Payroll fra før.

Pr. nå er det ikke mulig å opprette nye kjøringer med dato før siste betalte lønnskjøring.  Det vil likevel for mange være nødvendig å rapportere flere ting på 2023. Noen ønsker dette korrigert før neste lønnskjøring i januar.  Løsningen for dette er: Har du kjørt hovedkjøringen for januar allerede kan du opprette en ekstrakjøring med samme dato som hovedkjøringen eller senere for å få innrapportert ytelsene tilbake på 2023. Hvis du ikke har kjørt hovedkjøringen for januar enda, gå inn på gammelt grensesnitt, klikk på Endre på eksisterende kjøringen. Sett på haken for Retroaktiv lønnskjøring . Endre utbetalingsdatoen til dagens dato. Gå inn på den/de ansatte i employees og registrer lønnsart 60150 for AFP/OTP. 14010 for refusjon sykepenger fra NAV. 14110 for endring av forsikring. Sett dato til desember 2023. Gjennomfør lønnskjøringen og send inn A-melding. Her vil det nå bli sendt inn A-melding både for desember 2023 og januar 2024.  Når du har sendt inn A-melding opprett en ny lønnskjøring for januar 2024 dersom du fortsatt ikke har kjørt gjennom hovedkjøringen for januar.  MERK! Hvis dere bruker Expense og/eller Calendar, så kan transaksjoner fra disse tjenestene komme inn i aktuell kjøring. En mulighet for å unngå dette kan være å gjøre et utvalg på kun de ansatte du ønsker å korrigere i lønnskjøringen. Hvis de ansatte du skal korrigere på får transaksjoner fra Calendar/Expense, som du i utgangspunktet ønsker utbetalt senere i januar, kan det være utfordrende å få utelatt disse transaksjonene. Vår generelle anbefaling blir da å utbetale disse litt tidligere.  Relaterte brukertips Ekstra kjøring Rapportere tilbake i tid Korrigere forsikringsfordel Årsavsluttning

Det finnes muligheter for å koble visma.net mot sin ordinære pålogging for bedriften som single-sign on, så lenge firmaet har sitt eget domene.   For å kunne bedriftens brukere for pålogging til visma.net trenger man tilgang til tjenesten Authentication Settings i visma.net. Dette er en foreløpig kostnadsfri lisens, som kan bestilles via skysupport@visma.com   Dere finner full beskrivelse for hvordan dere kan sette opp single-sign on mot bedriftens brukere her.   Eksempler på tjenester som kan benyttes som innlogigng: Azure AD ADFS  Okta  HelloID  OneLogin  Google Workspace  Ping Identity 

Godkjenne lønnsgrunnlag, utlegg og fravær av leder i Visma.net Payroll / Approval.

I dette brukertipset forklarer vi hva du skal gjøre dersom du har lagret en ansatt med feil ansattnummer. Merk at det IKKE er mulig å slette en ansatt eller endre på et ansattnummer når en ansatt har blitt lagret i Employees. For å få rettet dette ansattnummeret finnes det en omgåelse.    Når man først har klart å lagre en ansatt med feil ansattnummer må den ansatte med dette ansattnummeret endres til fiktiv informasjon og sluttmeldes. For at man senere skal kunne opprette den ansatte med riktig informasjon må fødselsnummeret til den ansatte være unikt. Fremgangsmåte her blir da å gå inn på den feilaktig registrerte ansatte og endre "type identifikator" til Internasjonal ID.     MERK! i feltet "Land" må du ikke velge Norge, dette vil gjøre at A-meldingen blir avvist.   Her er det viktig å velge eksisterende gyldig fradato slik at det ikke blir noe historikk på fødselsnummeret. For å sjekke at det ikkke kommer med noe historikk på fødselsnummer kan du ta på haken for "Se historikk" nede til venstre. Da vil et blått timeglass komme opp ved siden av "Type identifikator" dersom det ligger historikk.       Dersom det ligger noe historikk her må det fjernes slik at hele tidslinjen består av "Internasjonal ID". Dette gjør du ved å klikke på timeglasset, deretter sletter du informasjonen om fødselsnummer ved å klikke på søppelkassen.         Når dette er gjort vil du kunne opprette den ansatte med riktig ansattnummer ettersom det nå ikke ligger noe fødselsnummer på den ansatte med feil nummer.   Hvis det har vært noen registreringer av transaksjoner eller registreringer i Calendar MÅ dette slettes på den ansatte med feil ansattnummer. ALT skal slettes på denne ansatte bortsett fra ansattinformasjonen.

Her kan du lese om hvordan avslutte faste transaksjoner på mange ansatte i Visma.net Payroll.

Hvordan opprette lønnsart som henter grunnlag og kostnadsbærer fra andre lønnsarter i Visma.net Payroll.

Etterskuddslønn i Payroll, nytt firma, ved oppstart.

Eksport av regnskapsbunt/fil, integrasjon med regnskapssystem i Payroll.

Felter i Visma.net Payroll som ikke har tidslinje og derfor ikke har retro effekt.