Releases YouServe

Nieuw Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Waarom  Omdat er veel wensen en ideeën zijn gemeld over de huidige Ad-hoc rapportage, hebben we een nieuw rapport gemaakt dat meer mogelijkheden biedt voor het samenstellen van rapportages dan de bestaande Ad-hoc rapportage.  Hieronder vindt u de voornaamste wijzigingen. Voor meer informatie over de werking van het nieuwe rapport verwijzen we u naar de online help, waar u uitleg over de nieuwe velden vindt via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid). In deze release hebben wij de eerste fase van de uitgebreide Ad-hoc rapportage opgeleverd. In de loop van 2020 gaan we nog diverse aanpassingen doorvoeren, Meer hierover leest u in de release notes van het komende jaar.  Hoe Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Aan de controlerapporten is het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) toegevoegd dat de volgende nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten voor het samenstellen van rapportages bevat: Het is nu mogelijk om uw rapport beschikbaar te stellen voor uw collega's. U hoeft dus niet meer alle rapportages apart in te richten en op te slaan. U kunt zelf kiezen of u uw rapport wilt opslaan in Mijn rapporten of  in Gedeelde Rapporten zodat uw collega's dit rapport ook kunnen ophalen en het rapport maar een keer aangemaakt hoeft te worden. Het is mogelijk om alleen de medewerkers in uw rapport op te nemen die op de peildatum in dienst zijn. U kunt aangeven dat u alleen medewerkers met resultaten in het rapport wilt opnemen.  U kunt het rapport aanmaken voor één of meer specifieke medewerkers. Het is mogelijk om op klantniveau een rapport aan te maken voor meerdere bedrijven. Payroll Business maakt dan per bedrijf een rapport aan. Uw actie  U moet zelf uw eigen gemaakte definities opnieuw samenstellen met de nieuwe gewenste functionaliteiten van de uitgebreide ad-hoc rapportage. U kunt dan uw oude definities verwijderen. Daarnaast kunt u nieuwe rapportages samenstellen en/of draaien met deze nieuwe rapportmogelijkheid. Na verloop van tijd gaan we de oude Ad-hoc rapportage uit het menu verwijderen. Sector vervangt Risicogroep  Waarom  Met ingang van 2020 komen de afzonderlijke risicogroepen te vervallen en is het voor de loonaangifte voldoende om bij een inkomstenverhouding de sector door te geven. De sector was tot nu toe verwerkt in positie 1 t/m 3 van de risicogroep. Bijvoorbeeld: Oud: Risicogroep (297) Nieuw: Sector (10524588) 00102 Agrarisch bedrijf Premiegroep lang 1 Agrarisch bedrijf 00401 Baggerbedrijf 4 Baggerbedrijf Hoe Instroom > Aanmaken medewerker Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 is het nieuwe veld Sector beschikbaar in het scherm Aanmaken medewerker.  Bij indiensttredingen vanaf 1-1-2020 is het veld Risicogroep van het scherm Aanmaken medewerker verwijderd.  Voor indiensttredingen in 2019 is de risicogroep nog steeds verplicht. Om de overgang gemakkelijk te maken is in deze release alvast het volgende geregeld: Bij elke indiensttreding wordt in de achtergrond de sector afgeleid van de risicogroep. Deze mutatie vindt u terug in het Mutatieverslag. De meest gebruikte sector binnen het bedrijf is voor het bedrijf klaargezet als standaard waarde.  Voorbeeld 80% van uw bedrijf valt onder Risicogroep 01301 Bakkerijen en 20% onder Risicogroep 01401 Suikerverwerkende industrie De waardenlijst van het nieuwe gegevenselement Sector zal de sectoren 13 Bakkerijen en 14 Suikerverwerkende industrie laten zien.  Waarde 13  - de meest gebruikte waarde - is de standaard waarde die u in het veld ziet als u een nieuwe medewerker aanmaakt. Uw actie Instroom > Aanmaken nieuwe medewerker Controleer eventueel na de release welke sectoren voor uw bedrijf zijn vastgesteld: Kies een peildatum in 2020 In plaats van het veld Risicogroep ziet u het veld Sector met daarin de standaard waarde en de lijst met sectoren zoals die zijn vastgesteld op basis van de aanwezige risicogroepen. Voor nieuwe indiensttredingen geldt vanaf deze release: Is de indiensttreding in 2019, vul dan de risicogroep in; dit is ongewijzigd. Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 vult u de sector in. Op de peildatums 30-12 en 31-12 moet u beide invullen, dit is nodig in verband met de overlap tussen maandverloning en vierwekenverloning. De meest gebruikte sector is standaard vooringevuld, u hoeft alleen de afwijkingen vast te leggen. Als u indiensttredingen vastlegt in Self Service of in een andere HR-applicatie, geldt het volgende: Zolang er nog sprake is van indiensttredingen met een ingangsdatum in 2019, kunt u het beste niets veranderen. De sector wordt immers automatisch afgeleid van de risicogroep. Zodra er geen indiensttredingen in 2019 meer zijn, pas dan uw schermen of  workflow-formulieren aan: verwijder het gegevenselement Risicogroep (297) en voeg het gegevenselement Sector toe (10524588).  Als er per bedrijf slechts één sector van toepassing is, hoeft u alleen maar de Risicogroep te verwijderen. Neem hiervoor tijdig contact op met uw applicatiebeheerder. Beheer > Externe mutaties > Conversieregels Verwerkt u regelmatig bestanden van externe HR-systemen waarbij u gebruik maakt van een conversieschema met conversieregels? Controleer dan de conversieregels. Gebruik de zoekfunctie om te zoeken op het element Risicogroep (297). Hier kunt  uit afleiden hoe de risicogroep wordt vertaald vanuit uw HR-systeem: Is er geen conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), dan heeft uw bedrijf slechts één risicogroep en hoeft u niets te doen. Er is wel een conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), pas deze conversieregel dan aan. Wijzig element 297 (Risicogroep) in 10524588 (Sector). Als er een vervangende waarde aanwezig is, pas dan ook die aan. Bijvoorbeeld: vervangende waarde 01501 Slagersbedrijven moet worden 15 Slagersbedrijven. Als u bij het inlezen geen gebruik maakt van conversieregels, controleer dan of uw HR-applicatie wellicht een soortgelijke omzetting doet, voorafgaande aan de export. Wacht met de hiervoor genoemde aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Instellingen > Vastlegging > Profielen Profielen kunt u gebruiken bij het vastleggen van indiensttredingen in HR Core Business en/of Payroll Business of kunnen als hulpmiddel dienen bij het verwerken van mutaties uit andere HR-applicaties. Als in een van uw profielen de Risicogroep is opgenomen, vervang dan het gegevenselement Risicogroep door Sector. Wacht met deze aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Rapporten Diverse rapporten hebben de mogelijkheid om een lijst met gegevenselementen op te slaan als definitie voor later gebruik. Als u definities heeft waarin het gegevenselement Risicogroep is opgenomen, voeg dan als eerste het gegevenselement Sector toe en verwijder op een later moment de risicogroep. Indeling scherm Arbeidscontract Waarom  De indeling van het scherm Arbeidscontract is geheel herzien. Hiervoor waren meerdere redenen: De wet Arbeidsmarkt in Balans die per 2020 van kracht wordt en de daarmee samenhangende hoge en lage WW-premie.    Wensen van klanten Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm zijn de volgende velden toegevoegd: Veld Toelichting Schriftelijke arbeidsovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Ja. Oproepovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Nee. Classificatiekenmerk 3 Dit is een uitbreiding in navolging van Classificatiekenmerk 1 en 2. Deze velden zijn bedoeld als nadere aanduiding van het soort contract, het soort werk of de plaats in de organisatie en kunt u gebruiken als criterium in de module Journaalposten. Gebruik een alternatieve omschrijving om de naam specifiek te maken. Hoofd/Nevencontract Hiermee is het binnenkort mogelijk om meerdere contracten van elkaar te onderscheiden. Via het tweede contract kunt u dan een eventuele transitievergoeding vastleggen. Voorlopig kunt u dit veld nog niet gebruiken en ziet u hier altijd de waarde Hoofdcontract. De indeling en tabvolgorde van het scherm zijn verbeterd. De velden zijn nu gegroepeerd  volgens deze criteria: Identificatie  Totstandkoming en duur Uren en beloning Organisatorische indeling Uw actie Controleer vanaf deze release bij nieuwe indiensttredingen, de nieuwe verplichte velden: Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst. Indien van toepassing kunt u de defaultwaarde aanpassen. Voor meer uitleg over de hoge en lage WW-premie, zie de betreffende paragrafen in het volgende onderwerp Wet Arbeidsmarkt in Balans. Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)  Met ingang van 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht. Deze wet beoogt door premiedifferentiatie van de WW de werkgevers te stimuleren meer medewerkers in vaste dienst te nemen. Om de gevolgen van deze wet op de juiste manier te integreren in uw salarisverwerking, hebben we aan het scherm Arbeidscontract in Payroll Business een aantal nieuwe velden toegevoegd. We hebben deze wijzigingen al in de novemberrelease opgenomen, zodat u vooruitlopend op de nieuwe wetgeving uw processen voor het einde van het jaar kunt aanpassen. Hoge en lage WW-premie Een onderdeel van de WAB is dat de werkgever, afhankelijk van een aantal kenmerken van de arbeidsovereenkomst met de medewerker, een hoge of een lage WW-premie moet betalen. Lage WW-premie Voor het mogen toepassen van de lage WW-premie moet een arbeidsovereenkomst voldoen aan de volgende voorwaarden: Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst Het gaat niet om een oproepovereenkomst Hoge WW-premie Als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, geldt de hoge WW-premie.  Altijd lage WW-premie Er zijn drie uitzonderingssituaties waarbij de werkgever voor een medewerker toch de lage WW-premie mag betalen, ongeacht de hiervoorgenoemde voorwaarden: Medewerkers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Deze zullen wij middels een script juist vullen. Zie verdere informatie bij de acties onderaan dit onderwerp. Medewerkers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben. Medewerkers met uitkeringen werknemersverzekeringen, te weten:  uitkeringen door UWV betalingen door een eigenrisicodrager ZW WGA en werkgeversheffingen Herzien lage WW-premie Als er lage WW-premie is berekend, kan achteraf toch de premie worden herzien en gewijzigd in de hoge WW-premie. Dit geldt in de volgende situaties: Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Bij meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar AWF- en sectorpremie vervallen Met de komst van de WAB vervallen per 1 januari 2020 de AWF- en sectorpremies. Verwerking in Payroll Business Automatische berekening Hoge en Lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm Arbeidscontract. Gegevenselement Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waarde hebben: Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij Altijd lage WW-premie, berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Automatische berekening lage WW-premie voor uitzonderingssituaties 1. Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Hiervoor is In het scherm Interfaces > Loonaangifte aan de lijst bij Aard arbeidsverhouding per 1 januari 2020 de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) toegevoegd. Als u deze waarde bij een medewerker vastlegt, berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de waarde die in het scherm Arbeidscontract is ingevuld bij de velden Contact onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst.  2. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de Geboortedatum in het scherm Medewerker(s) en het payrollelement Verloonde uren bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  3. Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de Grondslag Looncomponenten AWF laag wordt voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie berekend. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek AWF-premie hoog worden aangeleverd. Daarom ziet u in de Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever payrollelementen voor AWF hoog staan.  Herzien lage WW-premie Medewerker > Loonheffingen Aan het scherm Loonheffingen is het veld WW herzien toegevoegd. Als hier Ja is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en wordt de hoge WW-premie berekend en in de Afrekenmatrix medewerker opgenomen in de kolom AWF herz. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties zal Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uitvoeren - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar In de loop van 2020 komt een rapport beschikbaar waarmee u kunt nagaan welke medewerkers aan het eind van het kalenderjaar meer dan 30% verloonde uren ten opzichte van de contracturen hebben. Uw actie Direct na de novemberrelease starten we een proces om het veld Oproepovereenkomst in te vullen en bij het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) in te vullen, indien van toepassing. Dit proces kan een aantal dagen duren. Het kan dus zijn dat de waardes nog niet kloppen. Via onze berichtgeving op de Portal houden we u op de hoogte van de status van dit proces. Na het afronden van het proces, adviseren wij u om de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld Oproepovereenkomst en de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) bij het veld Aard arbeidsverhouding zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Om ervoor te zorgen dat al uw processen en de loonaangifte in januari goed verlopen moet u het volgende doen: Controleren en eventueel corrigeren van de velden Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepcontract. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Overige systemen en processen waar u de mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode worden in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag, AWF hoog en AWF herzien. Deze kolommen moet u opnemen in uw journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module Journalisering kunt u de kolommen al toevoegen voor 2020. Grondslagen vullen voor de uitzonderlijke situaties zoals in de paragraaf hierboven beschreven. In de komende releases zullen wij de rapportages die betrekking hebben op dit onderwerp ook aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen via de release notes. Splitsing wettelijk en bovenwettelijk verlof voor arbeidsvoorwaarde Verlof opbouwmethode per 30-12-2019 of 1-1-2020 Waarom  Om te voldoen aan de wet- en regelgeving, wordt de arbeidsvoorwaarde verlof-opbouwmethode gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof per 30 december 2019 (4 weken verloning) of 1 januari 2020 (maandverloning) .  Hoe Splitsing verlof  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode  U kunt het verlof op twee manieren splitsen: Via een verlofopbouwpercentage  Via een vast verlofrecht (verlof) Als zowel verlofopbouwpercentage als verlofrecht (verlof) een waarde bevatten, heeft verlofopbouwpercentage voorrang.  Voorbeeld verlofopbouwpercentage Verlofopbouwpercentage: 10% Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk opbouwpercentage 4/52 = 7,692308% Bovenwettelijk opbouwpercentage = 10 - 7,692308 =2,307692% Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 * (7,692308/100) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 *(2,307692/100) =4,25 uur   Voorbeeld verlofrecht per jaar Verlofrecht per jaar: 192 Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk verlofrecht per jaar: 4*40 uur = 160 uur Bovenwettelijk verlofrecht per jaar  = 192-160 = 32 uur Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (160/12) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (32/12) =2,83 uur Vervaltermijnen Voor zowel wettelijk- als bovenwettelijk verlof kunt u vervaltermijnen instellen.  Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien beginperiode verlof is 01: Maandverloning:  Periode 07 4 weken verloning: Periode 08 Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien verlof beginperiode verlof 04: Maandverloning:  Periode 10 4 weken verloning: Periode 11 Afhankelijk van de vervaltermijn, wordt bij de jaarovergang het verlof overgeboekt naar een potje voor een volgende termijn of op 0 gesteld. Als een medewerker verlof opneemt, wordt het verlof dat als eerste vervalt als eerste afgeboekt. Uw actie  Vervaltermijnen instellen Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Leg op klant, bedrijfs- of medewerkerniveau de vervaltermijn voor wettelijk- of bovenwettelijk verlof vast. Bij Vervaltermijn wettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 0,5 jaar, 1 jaar, 5 jaar of geen. Bij Vervaltermijn bovenwettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 5 jaar of geen. Het gaat hierbij om vervaltermijnen na het jaar dat het verlof is opgebouwd. Conversie Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarde > Verlof - Opbouwmethode  Voor de conversie zijn per 1 januari 2020 aan de schermen voor Verlof - Opbouwmethode nieuwe velden toegevoegd. U moet dan bij de jaarovergang de resterende velofrechten overzetten naar deze nieuwe velden. Dit kunt u op drie manieren doen: Als u geen splitsing in wettelijk- en bovenwettelijk verlof heeft gemaakt, kunt u op klant- of bedrijfsniveau aangeven dat het verlofsaldo van de oude regeling automatisch wordt overgezet naar het nieuwe veld. Dit doet u door in het veld Automatisch vullen verlofsaldo (oude regeling) te kiezen voor Ja. Als u wel een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof, maar niet per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof vastleggen in de velden: Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Als u een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof per jaar vastleggen in de volgende velden: Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlof op salarisstrook Omdat door het splitsen van verlof heel veel payrollelementen zijn, hebben we voor de salarisstrook twee elementen aangemaakt: Totaal wettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk Totaal bovenwettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar ou Verlofsaldo bovenwettelijk Meldingen Mijn Rapporten en Salarisverwerking gereed Waarom  Om u de gelegenheid te geven verder te werken totdat de salarisverwerking is afgerond of een rapport klaar staat in Mijn Rapporten, ontvangt u nu een melding om u te laten weten dat de salarisverwerking gereed is of dat u het rapport kunt ophalen. Het verzoek voor deze functionaliteit is afkomstig van het wensenportaal, waar gevraagd werd om een melding zodra de Verloning gereed is. Hoe Balk linksonder in het scherm > rechter icoon Meldingen Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Meldingen toegevoegd.  Klik op het icoon Meldingen om de lijst met meldingen te openen. U ziet dan de meldingen van Salarisverwerkingen die gereed zijn en van rapporten die klaar staan in Mijn rapporten. Voor de salarisverwerking ziet u informatie over het bedrijf, de soort verwerking en de periode van de verwerking en wanneer deze is afgerond. De verwerkingsmelding bevat geen hyperlink, omdat u na de salarisverwerking doorgaans naar verschillende functies in het menu navigeert. Voor rapporten ziet u om welk rapport het gaat, het formaat en wanneer het rapport is aangemaakt. Klikt u op een rapportmelding, dan gaat u meteen naar Mijn rapporten.  De rapportmelding is voorzien van deze hyperlink, omdat u een rapport altijd ophaalt uit Mijn rapporten. Uw actie  Er is geen actie nodig. Bedrijfskeuzemenu aanpassen Waarom Via het Ideeënportaal is diverse keren gevraagd om het mogelijk te maken de volgorde van de bedrijven in het bedrijfskeuzemenu links bovenin het scherm aan te passen. Daarnaast zou het handig zijn, als niet alle bedrijven zichtbaar zijn in de lijst. Vanaf deze release kan een gebruiker daarom zelf regelen welke bedrijven in de lijst worden getoond en in welke volgorde.  Hoe Balk linksonder in het scherm > icoon Bedrijfskeuzemenu configureren Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Bedrijfskeuzemenu configureren toegevoegd.  Klik op dit icoon om het scherm Bedrijfskeuzemenu configureren te openen. Wijzig de volgorde van de bedrijven door deze naar de gewenste plek te slepen. Sleep bedrijven die u niet in de lijst met bedrijven wilt zien naar het rechter vak. Met de knop Herstellen kunt u de complete lijst in de oorspronkelijke volgorde terugzetten. Zie ook de Online help, zoek op Bedrijfskeuzemenu. Uw actie Als u het bedrijfskeuzemenu wilt wijzigen, volg dan de stappen zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) - velden voor Afwijkende premie- en ophogingspercentages toegevoegd Waarom Als u wilt afwijken van het premiepercentage werknemer en werkgever of van het ophogingspercentage dat in de referentietabel staat, moet u voor de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) een nieuwe variant aan de referentietabel toevoegen met de afwijkende premiepercentages of het ophogingspercentage. Hierdoor kunnen er in de referentietabel veel varianten voorkomen. Voor de eigen regeling varianten van de pensioenregelingen zijn er in de bedrijfs- en medewerkerschermen velden aanwezig waarmee u het afwijkende premiepercentage werknemer, het afwijkende premiepercentage werkgever en het afwijkende ophogingspercentage kunt vastleggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Pensioen/fonds eigen regeling (vaste grondslag) Vanaf release 2019-11 zijn er aan de medewerkersschermen van de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) per peildatum 2020-01 de volgende velden toegevoegd waarmee u de afwijkende premie- en ophogingspercentages kunt vastleggen.  Afw. premiepercentage wn - eigen (Pens.) Afw. premiepercentage wg - eigen (Pens.) Afw. Ophogingspercentage overig - eigen (Pens.) Als u het ophogingspercentage of premiepercentage in de referentietabel voor een medewerker wilt uitsluiten, kunt u dit alleen doen door toch een variant van de referentietabel aan te maken. Het is niet mogelijk hiervoor als afwijkend percentage de nul procent vast te leggen, omdat alleen afwijkende percentages groter dan nul geldige waardes zijn.  Uw actie Vanaf peildatum 2020-01 kunt u deze drie velden gebruiken.  Codes getoond in selectieschermen en keuzelijsten scherm Arbeidscontract Waarom Om de gebruiker te ondersteunen bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of een zoekfunctie   in het scherm Arbeidscontract, wordt in de velden van dit scherm achter de omschrijving van de gekozen waarde nu de bijbehorende code tussen haakjes getoond.  Als de waardes waaruit u kunt kiezen, veel op elkaar lijken, helpt de toevoeging van de code om deze van elkaar te onderscheiden. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Klikt u in een veld waarvoor u de waarde uit een lijst moet kiezen, dan ziet u in deze lijst achter de omschrijving de bijbehorende code tussen haakjes. Opent u een selectiescherm van een veld via het icoon  , dan ziet u bij het openen van het zoekscherm dat naast de kolom Omschrijving, de kolom Waarde met de bijbehorende code is toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. Uniforme Pensioen Aangifte 2020 - Soort verlof uitgebreid Waarom Vanaf 2020 moet er in de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) ook de verlofsoort Studieverlof worden doorgegeven. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Met ingang van 1-1-2020 kunt u de verlofsoort Studieverlof inrichten. Dit doet u door via de grondslag UPA - Uren Studieverlof de uren te koppelen die voor deze verlofsoort gelden. Na de berekening wordt het payrollelement UPA - Verlof Uren (Studieverlof) gevuld met de uren en het payrollelement UPA - Verlof (Studieverlof) met de code STV. Deze gegevens worden in het UPA-bestand aangeleverd. Uw actie Vanaf 1-1-2020 kunt u de grondslag UPA - Uren Studieverlof inrichten voor de correcte doorgifte in het UPA-bestand. Opgeloste meldingen  APG 4-weken bedrijf fout indien in dienst 31-12-2018 of uit dienst 1-1-2019 (change 1516397) Melding Als een medewerker in dienst getreden was op 31 december 2018 bij een 4-weken bedrijf, dan verwachtte APG nog een aangifte over periode 13-2018. Dit was echter niet mogelijk. Oplossing Op 26 september 2019 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd. Hierdoor wordt er na de eerstvolgende salarisverwerking bij het aanmaken van de APG-aangifte een tweede bestand aangemaakt voor het oude jaar waarin de betreffende medewerker wordt aangeleverd. Uw actie Als deze situatie in uw bedrijf voorkwam, kunt u de APG-aangifte over periode 13-2018 nu meesturen met de reguliere aangifte. Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) - afwijkende contracturen (change 1542461) Melding Voor het pensioenfonds voor de Horeca wordt voor de premieberekening uitgegaan van maximale (norm)uren van 1976 uur per jaar. Was het aantal bedrijfsuren meer dan 38 uur, dan  van de berekening van de premie ten op zichte van de berekening door het pensioenfonds niet correct in Payroll Business. Oplossing Met ingang van 1-1-2019 is de arbeidsvoorwaarde Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) aangepast.  CAO services heeft nu de mogelijkheid om in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (variabel) de nieuwe kolom 19 CAO uren te vullen met de normuren op jaarbasis (gebaseerd op 260 dagen).  De CAO-uren werken alleen als: bij kolom 11 Soort dagen de waarde 3 Dagen niet van toepassing is ingevuld en bij kolom 12 Franchise-factor de waarde 1 Verloonde uren is ingevuld. In de berekening worden dan de verloonde uren getoetst aan de CAO (norm) uren in plaats van aan de bedrijfsuren. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - Pensioen niet in berekening Loonheffing (change 1712354 )  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  In de Proforma berekening werd er voor de Arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) geen rekening gehouden met de aftrek alle heffingen (pensioenpremie) voor tabel. Hierdoor werd het loon voor de loonheffing niet verminderd met de pensioenpremie en werd er te veel loonheffing berekend.  Oplossing  Het bedrag in de arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) wordt nu bij de Proforma berekening wel afgetrokken van het loon voor de loonheffing waardoor het berekende totaalbedrag aan loonheffing juist is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - bedragen werkgeversverklaring onjuist bij 4-weken verloning (change 1472357)  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  De werkgeversverklaring bij vierweken bedrijven gaf bij het gebruik van dagmutaties verkeerde resultaten.   Oplossing  Bij vierwekenverloning gebruikt Proforma nu het juiste tijdvak en worden alle dagmutaties binnen dat tijdvak opgepakt en berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanmaken consolidatiedefinitie met bepaalde begindatum gaf foutmelding (change 1027991)  Melding Als er een consolidatiedefinitie werd aangemaakt die een eerdere datum had dan de datum waarop de boekingsgroep was aangemaakt, verscheen er bij het koppelen onterecht een foutmelding. Oplossing We hebben de controle van de datumvelden verwijderd, zodat het inrichten van de consolidatiedefinitie, ongeacht de datum, kan plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. APG SPW FLOW in dienst (Woondiensten) Waarom Medewerker > Interfaces > Periodieke interface APG (SPW) Als een werknemer nieuw in dienst kwam, werd in het scherm Periodieke interface APG (SPW) het veld Datum aanvang opleidingsfonds niet automatisch ingevuld. Voor een correcte APG-aangifte moest u het veld dan handmatig invullen. Hoe Met ingang van 1-11-2019 is dit opgelost en wordt de Datum aanvang opleidingsfonds weer automatisch ingevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 10/25/2019

In this version... Changed in version 2 The subject 'Digital Signing - Changes on the email signature' is changed. We have added instructions to register the company who will send the e-mail. Announcement Towards a better performance We have made a change to improve the user experience of the Archive list that will also lead to an improvement in the performance of this page. For the explanation and performance of this adjustment, read the subject 'Search function Archive extended' in these release notes. An improvement has also been made to the Effort form. This improvement prevents information being collected unnecessarily from now on. This will improve the performance of the Effort form. Modified and Improved Active signalling - When starting up a workflow from Active signalling, the default values were not filled on the first form When defining a signal in HR Core, you have the option to create a 'Workflow' signal. When starting a G-form by means of active signaling, no rubriek fields were filled on the first form as you were used to when starting a workflow directly from Self Service. This is solved in this release. The priority of the shown value is: 1. Data passed in with request; 2. Value from employee data; 3. The default rubric value; 4. Empty value. Digital Signing - Option to sign from Batch Signing removed for Employees When sending a document to 'Digital signing' from a workflow, until now all the users were prompted to select one option to send the documents for a signature: Send later using 'Batch signing' or 'Send for signature now' from the workflow. This leads to some confusion as employees may not have access to the 'Batch signing' option in Self Service. Due to this, if the user sent the documents to 'Batch signing' and do not have access, there is no way for them to send later to the 'Digital signing' procedure. With the changes introduced in this release the employees will not see the option to send later from 'Batch signing' and will see only the pop up to add their email address and phone number to send the documents at that moment for signature. Other type of users like managers and professionals will still have the option to select 'Batch signing' procedure if needed. Digital Signing - Changes on the email signature There has been some changes done to the signature that appears in the emails that users receives when they have an available document to sign on Intraoffice portal. Until now the default signature contained 'Youforce HR Team' and from now on it will contain the name of the company that sent the email in the same way that appears identified in Self Service account.  Digital Signing - Changes on the phone number validation This change has been implemented based on the customer feedback and the votes received from the our Ideas Portal. To prevent issues with mobile phone numbers when filling this information in the Self Service pop up for 'Digital signing' signature, we modified the actual checks to validate the phone numbers. From now on this validation checks that the phone number doesn't start with a '0' (zero) and that it contains only 9 digits, which is the standard mobile phone number length. You can register the name of the company who sends the e-mail at Beheer > Systeem > Instelling: Search function Archive extended Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from three months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. This will also reset your filter below. The archive has been expanded with two new fields: 'Start date from' and 'Start date up to and including'. We have done this because of performance problems. If you get the Archive for the first time after logging in, then the 'Start date from' date: the date of three months ago is already entered. The 'Start date up to and including' is already filled in with the current date. These are not mandatory fields. So if, for example, you want a bank view of mutations up to six months ago, then adjust the 'Start date from'. If you want to see future mutations, it is best to empty 'Start date up to and including'. If you only want to search by mutation number or employee number, you can also choose to use both fields 'Start date from' and 'Start date up to and including'. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. List filtering - New validations on the dates filter in Archive We added new validations to the dates filter on the Archive area in Self Service. This validations will prevent the users to enter incorrect dates or dates in a non valid format that used to return search results and could lead to user confusion. The new checks added includes: Date format checking: Dates has to have the right format (DD-MM-YYYY) and cannot contain a letter or other characters not supported in a date format. Leap years checks: When entering the date of February 29th it will only run the search if the year is leap. If not it will show an error as the date is invalid. It will show the error message if start date happens after end date or end date happens before start date, which are not logical searches Before this change the user could even see results with incorrect dates or not valid format dates but from now on the page will not make the call to the server if the format is incorrect and now refresh on the page will be done showing new results. Legislation Validation of the IBAN code for bank accounts As of January 1st, 2020, the Netherlands will fully switch to the International standard for IBAN for the bank accounts verification. In this release we adapted the IBAN rubriek in Self Service to be aligned with the new validations so from now on this International standard will be used for the IBAN verification in the Self Serivice forms. All the IBAN codes provided by your bank before and after this change will still be valid. We simply added the International standard validation in Self Service as the banks in The Netherlands will follow this IBAN format from now on. The change will be applied automatically to the IBAN rubriek so there's no additional configuration or changes needed for the users. Solved changes Export on paper - Page could not filter mutations greater than 1.000.000 (change 1236521) From various customer we received the messages that the functionality 'Export on paper' ('Export op papier') could not filter mutations greater than 1.000.000. The 'Export op papier' functionality didn't show a message error when filtering by mutations greater than 1.000.000. Solution From now on it will be possible to filter any amount of mutations. The problem is fixed and doesn't occur anymore.   Publishing Date : 11/6/2019

In deze versie... Aangepast in versie 2 Het onderwerp 'Digitale ondertekening - wijzigingen in de e-mail handtekening' is aangepast. We hebben toegevoegd hoe u de bedrijfsnaam kunt opgeven die de e-mail verstuurt. Mededeling Op weg naar een betere performance Met het oog op een betere gebruikerservaring met betrekking tot de Archieflijst hebben wij een wijziging aangebracht die tevens zal leiden tot betere prestaties van deze pagina. Als u meer wilt weten over de prestaties naar aanleiding van deze aanpassing, lees dan het onderwerp 'Zoekfunctie archief uitgebreid' in deze release notes. Er is tevens een verbetering doorgevoerd in het Inzetformulier. Vanaf nu wordt er geen onnodige informatie meer verzameld. Dit komt de prestaties van het Inzetformulier ten goede. Gewijzigd en verbeterd Actieve signalering - Wanneer je een workflow start vanuit Actieve signalering, zijn de standaardwaarden niet ingevuld op het eerste formulier Wanneer je een signaal definieert in HR Core, heb je de mogelijkheid om een 'Workflow'-signaal aan te maken. Wanneer je een G-formulier start door middel van Actieve signalering, zijn de rubriekvelden – in tegenstelling tot wat je gewend was toen je een workflow rechtstreeks vanuit Self Service startte – op het eerste formulier niet ingevuld. Dit is opgelost in de huidige release. De prioriteit van de weergegeven waarde is: 1. Opgegeven gegevens bij aanvraag; 2. Waarde op basis van gegevens van medewerker; 3. De standaardwaarde in de rubriek; 4. Lege waarde. Digitale ondertekening - Optie voor 'Batch ondertekenen' verwijderd voor medewerkers Wanneer gebruikers vanuit een workflow een document verstuurden naar 'Digitale ondertekening', moesten zij tot op heden één van deze opties selecteren als ze een handtekening wilden: op een later moment versturen via 'Batch ondertekenen' of 'Nu versturen voor handtekening' vanuit de workflow. Dit leidde tot enige verwarring, omdat medewerkers mogelijk geen toegang hadden tot de optie 'Batch ondertekenen' in Self Service. Als een gebruiker de documenten verstuurde naar 'Batch ondertekenen' en geen toegang bleek te hebben, kon hij of zij de documenten op een later moment niet meer verzenden naar de 'Batch ondertekenen'-procedure. Dankzij de wijzigingen die in deze release zijn geïntroduceerd, krijgen medewerkers de optie 'Batch ondertekenen' niet meer te zien. Het enige wat zij nog te zien krijgen, is een pop-up venster met het verzoek hun e-mailadres en telefoonnummer toe te voegen, zodat de documenten op dat moment kunnen worden verstuurd voor een handtekening. Andere typen gebruikers, zoals managers en professionals, hebben nog steeds de mogelijkheid om de 'Batch ondertekenen'-procedure te selecteren, indien gewenst. Digitale ondertekening - wijzigingen in de e-mail handtekening Er zijn enkele wijzigingen aangebracht in de handtekening in e-mails die gebruikers ontvangen wanneer zij een document willen laten ondertekenen op het Intraoffice-portal. Tot op heden stond er 'Youforce HR-team' in de standaard handtekening. Vanaf nu wordt de naam van het bedrijf getoond dat de e-mail heeft verstuurd. Deze naam is ook te zien in de Self Service-account.   De naam van het bedrijf dat de e-mail stuurt geeft u op bij Beheer > Systeem > Instelling: Digitale ondertekening - wijzigingen in de telefoonnummervalidatie Deze wijziging is geïmplementeerd op basis van feedback van klanten en uitgebrachte stemmen op onze Ideeën-portal. Wij hebben de daadwerkelijke controles voor validatie van telefoonnummers aangepast om problemen met mobiele nummers te voorkomen nadat de telefoonnummergegevens zijn ingevoerd in het pop-up venster voor 'Digitale ondertekening' in Self Service. Vanaf nu wordt er gecontroleerd of het telefoonnummer niet begint met een '0' (nul) en of het wel uit negen cijfers bestaat (de standaardlengte van een mobiel telefoonnummer). Zoekfunctie archief uitgebreid Gebruikers van Self Service controleren meestal op mutaties uit de recente geschiedenis. Er worden te veel items weergegeven op basis van de huidige filters. Het is nu mogelijk om te zoeken naar mutaties op basis van ingangsdatum. De zoekfunctie van het Archief is met ingang van 11 september 2019 uitgebreid met het filter 'Ingangsdatum' (vanaf en tot en met). Niet alleen is de gebruikersvriendelijkheid verbeterd, maar ook kan het scherm de gegevens sneller ophalen met behulp van de nieuwe filters. Dit standaardfilter toont mutaties met een ingangsdatum van drie maanden geleden tot heden. Als je wilt kun je een andere tijdsperiode selecteren. Je selectie wordt opgeslagen zolang de sessie actief is. Als je op het rode filter drukt, wordt de periode gewist en kun je een nieuwe periode selecteren. Hiermee wordt ook je filter hieronder gereset. Het Archief is uitgebreid met twee nieuwe velden: 'Ingangsdatum vanaf' en 'Ingangsdatum tot en met'. Dit hebben wij gedaan in verband met prestatieproblemen. Wanneer je voor het eerst bent ingelogd in het Archief, wordt de datum van drie maanden geleden alvast ingevoerd bij 'Ingangsdatum vanaf'. Bij de 'Ingangsdatum tot en met' wordt de huidige datum alvast weergegeven.  Deze velden zijn niet verplicht. Als je bijvoorbeeld mutaties wilt bekijken van maximaal zes maanden geleden, kun je 'Ingangsdatum vanaf' aanpassen. Als je toekomstige mutaties wilt bekijken, verwijder dan de waarde bij 'Ingangsdatum tot en met'. Als je uitsluitend wilt zoeken op mutatienummer of medewerkersnummer, kun je ervoor kiezen om zowel 'Ingangsdatum vanaf' als 'Ingangsdatum tot en met' te gebruiken. Wanneer je dit scherm verlaat en vervolgens terugkeert, wordt de meest recente selectie opnieuw weergegeven. De ingangsdatum waarop je kunt zoeken, is de ingangsdatum die je rechtsboven op de formulieren ziet staan. Lijsten filteren - Nieuwe validaties bij het datumfilter in Archief Wij hebben nieuwe validaties toegevoegd aan het datumfilter in het gedeelte Archief in Self Service. Deze validaties voorkomen dat gebruikers onjuiste datums of datums met een ongeldige notatie invoeren. Door deze fouten werden mogelijk onjuiste zoekresultaten weergegeven. De nieuwe validaties omvatten: Controle op datumnotatie: datums moeten de juiste notatie (DD-MM-JJJJ) hebben en mogen geen letters of andere tekens bevatten die niet worden ondersteund in een datumnotatie. Controle op schrikkeljaar: wanneer je de datum 29 februari invoert, wordt de zoekopdracht uitsluitend uitgevoerd als het ingevoerde jaar een schrikkeljaar is. Is dit niet het geval, dan wordt er een foutmelding weergegeven. Er wordt een foutmelding weergegeven als de startdatum na de einddatum ligt, of omgekeerd, omdat dit onlogische zoekopdrachten zijn. Vóór deze wijziging werden er zoekresultaten weergegeven met onjuiste datums of ongeldige datumnotaties. Vanaf nu roept de pagina de server niet meer aan als de notatie onjuist is. Als je de pagina ververst en correcte datums hebt ingevoerd, worden er nieuwe resultaten weergegeven. Wijzigingen in wet- en regelgeving Validatie van de IBAN-code voor bankrekeningen Per 1 januari 2020 schakelt Nederland volledig over op de internationale standaard IBAN voor het verifiëren van bankrekeningen. In deze release hebben wij de IBAN-rubriek in Self Service aangepast, zodat deze is afgestemd op de nieuwe validaties. Vanaf nu wordt deze internationale standaard gebruikt voor verificatie van IBAN-nummers in de Self Service-formulieren. Alle door jouw bank verstrekte IBAN-codes, zowel voor als na deze wijziging, zijn en blijven geldig. Wij hebben slechts de validatie van de internationale standaard toegevoegd in Self Service, omdat banken in Nederland deze IBAN-notatie vanaf heden gebruiken. Deze wijziging wordt automatisch toegepast op de IBAN-rubriek, dus er zijn geen aanvullende configuraties of mutaties nodig. Opgeloste meldingen Export op papier - Pagina kan geen mutaties groter dan 1.000.000 filteren (change 1236521) Melding Van diverse klanten ontvingen wij meldingen dat de functionaliteit 'Export op papier' geen mutaties groter dan 1.000.000 kon filteren. De functionaliteit 'Export op papier' toonde geen foutmelding wanneer er werd gefilterd op mutaties groter dan 1.000.000. Oplossing Vanaf nu is het mogelijk om te filteren op alle mutatiehoeveelheden. Het probleem is definitief opgelost. Publishing Date : 11/14/2019

In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Opgeloste meldingen hebben we aan het eind het volgende onderwerp toegevoegd: Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074). Mededelingen  Kennissessie Wet en Regelgeving 2022 op 29 november, 02 december en 09 december Vanaf deze release zijn alle aanpassingen van Wet en Regelgeving waar je als klant wat mee moet doen voor 2022, aangepast in het systeem. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. De Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen vindt plaats op 29 november, 02 december en 09 december. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. De afgelopen maanden hebben we er hard aan gewerkt om de meertaligheid verder uit te breiden en alle schermen te controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf de release van November zijn al de schermen in menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. Dit zijn de velden in de schermen in HR Core / Payroll Business die zichtbaar zijn in Self Service voor de medewerkers. De vertalingen van de overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig is vertaald, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Nieuw  Nieuw rapport met gegevens CAO-inrichting Wat Vanaf deze release is het mogelijk om een rapport op te vragen met de inrichtingsgegevens van een bepaalde CAO: het CAO Dossier (Klant). Dit rapport is een excelbestand en toont de inrichting die actueel is op de peildatum. Deze rapportage gaat op termijn de CAO-documentatie op de Community vervangen die nu wordt bijgehouden door CAO services.  Het CAO-Dossier kan consultants helpen bij het inrichten van klanten en het is ook makkelijk om dit rapport te delen.  Hoe  Rapporten > Instellingen > CAO Dossier (Klant) Vanaf deze release is het scherm CAO Dossier (Klant) beschikbaar, waarin je de CAO kunt selecteren waarvan je de inrichting wilt opvragen. Payroll Business maakt het gevraagde excelbestand aan en plaatst dit in Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Loondoorbetaling bij verlof Uitsplitsing Waarom Als bij een medewerker het aantal contracturen in de loop van een afrekenperiode was gewijzigd en die medewerker maakte in die periode ook gebruik van ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof door vaste uren op te geven, dan werden de sublooncomponenten Ouderschapsverlof, Onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof niet altijd correct berekend. Dat kwam doordat de deeltijdfactor die aan het einde van de periode actief was, voor de gehele afrekenperiode werd gebruikt. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig. Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof en kortingen ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het verlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond. Loondoorbetaling bij verlof, aanvullend geboorteverlof Waarom Als in een periode Aanvullend geboorteverlof werd beëindigd vóór het einde van die periode en in diezelfde periode werd ook het parttimepercentage gewijzigd, dan werd de extra korting niet berekend als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon en Payroll Business rekening moet houden met het maximum dagloon. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in aanvullend geboorteverlof en korting ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het aanvullend geboorteverlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond.  In de volgende situatie is wel actie nodig Als bij aanvullend geboorteverlof rekening gehouden moet worden met het maximum dagloon (Maximum dagloon toepassen aanv geb verl = Ja)  en er wordt een mutatie vastgelegd die leidt tot intervallen in het salaris en de in de gegevenselementen Aanv. geboorteverlof percentage vast en Aanv. geboorteverlof uren vast vindt ook een mutatie plaats, dan moet u ervoor zorgen dat de intervallen voor het aanvullend geboorteverlof gelijk zijn aan de intervallen van het salaris. Als dit niet zo is, kan de extra korting niet correct worden berekend. Indicatie LKV niet correct doorgegeven Waarom De indicatie voor de Loonkostenvoordelen (LKV) werd bij het uitbetalen van een transitievergoeding niet correct doorgegeven in de loonaangifte.  Hoe Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicaties LKV worden voortaan bij het uitbetalen van een transitievergoeding automatisch op Nee gezet.  Actie Er is geen actie nodig. Extra Loonheffing en Correctie arbeidskorting bij Transitievergoeding Waarom Via de volgende velden in het scherm Loonheffing kun je de berekende Loonheffing en Arbeidskorting aanpassen: Extra loonheffing vast Extra loonheffing eenmalig Correctie arbeidskorting eenmalig Bij het berekenen van een transitievergoeding via een 2e contract, worden de opgegeven bedragen bij bovenstaande velden voor beide contracten berekend. Dit gaat per 1-1-2022 veranderen. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Vanaf 1-1-2022 worden de opgegeven bedragen zoals hierboven genoemd, alleen berekend voor het hoofdcontract. Actie Er is geen actie nodig. Verlof opbouw - omschrijving veld Ingelezen verlof waarderen in geld aangepast Waarom  In release 2021-09 is het mogelijk gemaakt om initiële verlofrechten voor een medewerker vast te leggen bij het activeren van de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode. In het scherm Verlof - opbouw kun je via Ingelezen verlof waarderen in geld aangeven of dit initiële verlof op de Afrekenmatrix werkgever gewaardeerd moet worden in geld. Om duidelijker te maken wat de functie van dit veld is, hebben we de omschrijving aangepast en heeft het dit veld als standaardwaarde de waarde Ja gekregen.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode Vanaf deze release is de omschrijving van het veld Ingelezen verlof waarderen in geld gewijzigd in Ingelezen verlof reserveren in geld en is er Ja als standaardwaarde ingevuld.   Actie Er is geen actie nodig. Levensloopregeling beëindigd Waarom Met ingang van november 2021 is deelname aan de levensloopregeling niet meer mogelijk. Meer informatie vind je in de video die je kunt bekijken via de volgende link: https://www.youtube.com/watch?v=UxULg9qeQCs. Hoe Bij medewerkers aan wie in november 2021 nog een actieve levensloopregeling was gekoppeld, stelt Payroll Business de eventuele payrollelementen op nul of beëindigt deze. Bij maandverloning gebeurt dit in 2021-11, bij 4-weken verloning in 2021-12.  Vanaf januari 2022 wordt ook de arbeidsvoorwaarde beëindigd. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Export journaalpost wordt niet verdicht op medewerkers (2933830) Melding  Als er in de journalisering is gekozen om te journaliseren op medewerker, met daarbij ook aangegeven in de grootboek dat je de naam van de medewerker wilt tonen, dan was het niet mogelijk om de export journaalpost te verdichten op medewerker. De optie medewerker verdichten kon bij het aanmaken van de export wel aangevinkt worden, echter bleef de export op medewerker aangemaakt worden. Oplossing Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie > tabblad Verdichtingscriteria We hebben dit opgelost door aan de diverse exportschermen het veld Boekingsomschrijving (naam medewerker) toe te voegen.  Actie Als je in de journalisering gebruikt maakt van het tonen van de medewerkernaam en je wilt deze in de export verdichten, dan moet in het scherm Exportdefinitie bij het tabblad Verdichtingscriteria zowel de optie Medewerker als de optie Boekingsomschrijving aanvinken.  Als bij beide opties een vinkje staat, zal de export journaalpost verdicht worden op medewerker. Openen medewerkers vanaf klantniveau niet overal mogelijk (2886643) Melding  In release 2021-08 hebben we change 2825363 opgelost en ervoor gezorgd dat je vanuit een scherm op bedrijfsniveau terug kunt gaan naar klantniveau, om vervolgens een medewerker te zoeken en selecteren van een willekeurig bedrijf. Dit werkte echter nog niet voor alle schermen, waardoor het vaak toch niet mogelijk was om na het zoeken van de medewerker, het gezochte medewerkerscherm te openen. Oplossing Medewerker > Medewerkerschermen Vanaf deze release is dit opgelost. Je kunt vanaf elk scherm waarbij je een medewerker hebt geselecteerd, teruggaan naar klantniveau, een medewerker zoeken en vervolgens elk willekeurig scherm openen. Actie Er is geen actie nodig.  AVG Wissen Persoonsgegevens ten onrechte in lijst (2892457) Melding  In het scherm AVG wissen Persoonsgegevens worden alle werknemers getoond die langer dan 7 jaar uit dienst zijn. Heeft een medewerker daarna echter nog een loonstrook gehad, dan werd dit niet geregistreerd, waardoor het kon voorkomen dat je deze persoon ten onrechte te vroeg verwijderde. In het scherm is ook te zien of de datum in dienst van een medewerker gelijk is aan de datum uit dienst: de zogenaamde No-show. Ook hierbij komt het voor dat voor de medewerker wel een loonstrook was aangemaakt en stond deze in de lijst als: misschien moet deze ook verwijderd worden. Echter deze No-show-medewerkers, met een berekening die is teruggedraaid, zie je liever niet in de lijst om te verwijderen. Oplossing Medewerker > Medewerker > AVG wissen Persoonsgegevens We hebben de controle voor het tonen van medewerkers in het scherm AVG wissen Persoonsgegevens verbeterd. We controleren nu niet alleen of een medewerker 7 jaar uit dienst is of dezelfde datum in dienst als uit dienst heeft, maar ook of de medewerker in de afgelopen 7 jaar een berekening / loonstrook heeft gehad. Actie Er is geen actie nodig.  LKV wordt niet correct berekend (2754161) Melding De indicatie LKV (loonkostenvoordeel) werd niet correct berekend/doorgegeven.  Oplossing Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicatie LKV wordt bij het uitbetalen van transitievergoeding automatisch juist doorgegeven aan de Belastingdienst; de berekening van het loonkostenvoordeel vindt niet plaats in Payroll Business, zie de richtlijnen van de Belastingdienst hierover. Actie Er is geen actie nodig Mutatieverslag (uitgebreid) gaf melding: Fout tijdens verwerking (2912531) Melding  Als je een grote hoeveelheid gegevens wilde oproepen in het scherm Mutatieverslag (uitgebreid), gaf het scherm na enige tijd wachten de foutmelding: Fout tijdens verwerking en werden er geen gegevens getoond. Hierdoor was het niet mogelijk om gegevens voor het mutatieverslag te selecteren. Oplossing Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid) Het systeem was zo ingesteld dat het na 90 seconden stopte met wachten en zoeken naar gegevens, waarna het scherm de hierboven genoemde foutmelding gaf. We hebben voor dit scherm de procedure voor het zoeken naar elementen verbeterd. Als het systeem nu bijvoorbeeld over meerdere jaren heel veel gegevens moet zoeken, dan worden deze gegevens voortaan binnen maximaal 30 seconden in het scherm getoond en kun je ze selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. Scherm Interfaces voor uit dienst getreden medewerkers gaf foutmelding (2925651) Melding  Als je op medewerkerniveau het scherm Interfaces meteen wilde openen, dus zonder dat je eerst een ander scherm voor deze medewerker had geopend, gaf het interfacescherm een foutmelding. Dit gebeurde alleen bij medewerkers die uit dienst waren. Voor medewerkers in dienst gaf het systeem geen foutmelding. Oplossing Medewerker > Medewerker > Interfaces Dit is opgelost. Vanaf deze release kun ook voor medewerkers uit dienst een interfacescherm direct openen. Het is niet meer nodig als work around eerst een ander scherm te openen, voordat je het interfacescherm voor de betreffende medewerker kunt openen. Actie Er is geen actie nodig.  Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074) Melding In de oktober release is een fout ontstaan bij de fiscale uitruil in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Als bij het veld Fiscale ruimte verrekenen is gekozen voor Niet automatisch en er in de loop van 2021 bij Reiskosten fiscale ruimte (bedrag) meerdere keren een bedrag is ingevoerd om uit te ruilen, dan kan het zijn dat de berekening van de 2e en/of volgende uitruil niet goed is gegaan. Dit komt vooral voor bij het uitruilen van de volledige fiscale ruimte. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de fout automatisch wordt hersteld en de berekening voortaan wel goed gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Alleen als je denkt dat de fout toch niet is hersteld, kan je een TWK-mutatie voor de medewerker vasteggen in de (eerste) periode waarin de berekening fout is gegaan. Publishing Date : 10/26/2021

New Salary slips to external party Why Various clients with their own HR package have asked us to enable them to upload the salary slips and annual statements in their own portal/file without having to retrieve them from the File first. Starting in 2022, it will therefore be possible to use a File API to retrieve the salary slips directly from Visma | Youserve. This service will be available starting on 1-1-2022. It is unfortunately not possible to retrieve salary slips retroactively by using the File API. How Settings > Data exchange > Interfaces The interface Salary slips via File API has been added to the Interfaces. If you want to start using the new service from 1-1-2022, you can enable the appropriate interface on the Interfaces screen. Create File API To be able to receive the salary slips using this method, you as a client have to create a receiving API yourself. You can find out how to do this in the community via the Youforce Developer Portal https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Action If you want to start using this service from 1-1-2022, please get in touch with your contact at Visma | Youserve, who will activate the service for your organization. In addition, make sure you have a receiving API and that the appropriate Interface is enabled as described above.  Modified and Improved Holiday values cluster screen - new holidays at the top of the screen from now on Why When you opened the values cluster screen for the Holiday element, the holidays were always sorted by description with the oldest holidays at the top. This meant you had to scroll through the long list of holidays to select the current holidays, which were at the end of the list. We have now adjusted the sorting. How Settings > Recording > Values cluster (7074) > Holiday element As of this release, the most current holidays are found at the top of the list, so you can quickly check and save the relevant holidays. Action No action is required. Values List screen - pagination improved Why In the October release, we modified the Values List screen because it was restricted to 20 pages. This meant you could not see all values on values lists of more than 20 pages. Moreover, you could not quickly navigate from the first to the last page on this screen. How Settings > Recording > Values List We have adjusted the pagination at the bottom of the Values List screen. From now on, the page series will always contain the numbers of the first and last page, so that you can quickly navigate between them. Action No action is required. Reason for leave with one value was not shown Why If only one reason was set in the Reason for leave values list, it was not shown in the Reason for leave field on the Leave Request screen. If multiple reasons were set, they did appear on this screen. How This has been resolved. If only one reason for leave has been set in a value list, this will now also be shown on the Leave request screen. Action No action is required. Define free screens – title screen in multiple languages Why Multiple languages are available in more and more sections of HR Core Business. As of this release, you can also save the name/title of a screen in different languages when defining free screens. How Settings > Recording > Define free screens You can save the title of the screen in the following languages. English German French Dutch Action If you want to use a free screen where the user logs in using one of the four languages, you can now provide a correct title in the appropriate language for each free screen. Solved Messages Main contract details for determining additional childbirth leave not found (2889983) Message It was not possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth was before the employee’s date of employment. The request produced the following notification in HR Core: Main contract details for determining additional childbirth leave not found. Solution This has been resolved. It is now possible to take additional childbirth leave if the child’s date of birth is before the employee’s date of employment. Action If an Additional childbirth leave request has resulted in the notification shown, then you should resubmit the request in Self Service.  Leave balance overview per month report (2885254) Message The Leave balance overview per month did not show the correct balance of former employees. The leave balance in the report deviated from the balance in HR Core, which was often adjusted to 0. Solution Settings > Leave > Leave balance overview per month This has been resolved. The leave balance is now only shown for the months in which the employee is actually employed. The report shows an empty cell for months following the end of employment. After all, the employee is no longer employed and does not accrue 0 hours of leave, nor does the employee have any basic entitlements in the period in which he/she is no longer employed. Action No action is required. Annual schedule for holidays (2937941) Message Occasionally, 0 hours was not shown on a public holiday on the Annual schedule screen. Instead, working hours were shown according to the employee’s work schedule. This was because the fixed holidays (Christmas, New Year’s Day and King’s Day) were not displayed correctly in the second year when generating a work schedule for two years. The working hours according to the schedule remained the same.  Solution This has been resolved. Working hours are no longer shown on fixed holidays. Action Settings > Work pattern > Generate work schedule If you see working hours listed on fixed holidays on the Annual schedule screen for employees in your organization, you can correct this by generating the annual schedule again after the November release. You only have to do this for the year in which working hours are listed on holidays instead of 0 hours, as should be the case. Publishing Date : 10/21/2021

Nieuw  Salarisstroken naar externe partij Waarom  Verschillende  klanten met een eigen HR-pakket hebben ons gevraagd om de salarisstroken en jaaropgaven in hun eigen portaal/dossier te kunnen plaatsen, zonder dat zij deze eerst moeten ophalen vanuit het Dossier. Daarom hebben we het vanaf 2022 mogelijk gemaakt om met een File API de salarisstroken direct van Visma | Youserve op te halen. Deze dienst is vanaf 1-1-2022 beschikbaar. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht salarisstroken op te halen via de File API. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Aan de Interfaces is de interface Loonstroken via File API toegevoegd. Wil je de nieuwe dienst met ingang van 1-1-2022 gaan gebruiken, dan kun je de interface hiervoor in het scherm Interfaces aanzetten. Aanmaken File API Om de loonstroken op deze manier te kunnen afnemen, moet je als klant zelf een ontvangende API maken. De beschrijvingen hiervoor vind je op de community via de Youforce Developer Portal: https://community.raet.com/developers-community/w/file-api. Actie  Als je met ingang van 1-1-2022 deze dienst wilt gaan gebruiken, neem dan contact op met jouw contactpersoon van Visma | Youserve. Deze zal de dienst voor jouw organisatie activeren. Zorg er daarnaast voor dat je beschikt over een ontvangende API en dat de betreffende Interface aan staat, zoals hierboven is beschreven.  Gewijzigd en verbeterd Waardenclusterscherm feestdag - nieuwe feestdagen voortaan aan het begin van het scherm Waarom  Als je het waardenclusterscherm voor het element Feestdag opende, waren de feestdagen altijd gesorteerd op omschrijving waarbij de oudste feestdagen bovenaan stonden. Hierdoor moest je in de lange lijst met feestdagen eerst naar het einde van de lijst scrollen om de huidige feestdagen te kunnen selecteren. Daarom hebben we de sortering aangepast. Hoe  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster (7074) > element Feestdag Vanaf deze release staan de meest actuele feestdagen boven aan de lijst, zodat je snel de gewenste feestdagen kunt aanvinken en opslaan. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Waardenlijst - paginering verbeterd Waarom In de oktober release hebben we het scherm Waardenlijst aangepast omdat de paginering niet verder ging dan 20 pagina’s, waardoor je van waardenlijsten met meer dan 20 pagina's niet alle waarden kon zien. Hierbij viel het op dat je in het scherm niet snel van de eerste naar de laatste pagina kon navigeren. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst We hebben de paginering onderaan het scherm Waardenlijst aangepast. Voortaan staan in de paginareeks altijd de nummers van de eerste en de laatste pagina, waardoor je snel van de eerste naar de laatste pagina kunt navigeren. Actie Er is geen actie nodig. Reden verlof met 1 waarde werd niet getoond Waarom Als er in de waardenlijst Reden verlof maar 1 reden was vastgelegd, werd deze reden niet getoond in het veld Reden verlof van het scherm Verlofaanvraag. Als er meerdere redenen zijn vastgelegd, werden deze hier wel getoond. Hoe Dit is opgelost. Is er in een waardenlijst slechts 1 reden verlof vastgelegd, dan wordt deze nu ook in het scherm Verlofaanvraag getoond. Actie Er is geen actie nodig. Scherm Definiëren vrije schermen - titel scherm in meerdere talen Waarom In HR Core business worden op steeds meer plaatsen meerdere talen aangeboden. Vanaf deze release kun je ook bij het definiëren van vrije schermen de naam/titel van een scherm opslaan in verschillende talen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Definiëren vrije schermen Je kunt de titel van het scherm vastleggen in de volgende talen. Engels Duits Frans, Nederlands Actie Als je gebruik wilt maken van een vrij scherm, waarbij de gebruiker inlogt in één van de 4 talen, dan kun je nu voor elk vrije scherm een correcte titel in de juiste taal meegeven. Opgeloste meldingen Hoofdcontract details voor bepalen aanvullend geboorteverlof niet gevonden (2889983) Melding Het was niet mogelijk om aanvullend geboorteverlof vast te leggen als de geboortedag van het kind vóór de datum in dienst van de medewerker lag. De mutatie viel dan uit in HR Core met melding: Hoofdcontract details voor bepalen van aanvullend geboorteverlof niet gevonden. Oplossing Dit is opgelost, zodat het nu wel mogelijk is om aanvullend geboorteverlof te verwerken als de geboortedatum van het kind ligt vóór de datum in dienst van de medewerker. Actie Als er een mutatie Aanvullend geboorteverlof met de hierboven genoemde melding is uitgevallen, dan moet je deze opnieuw indienen via Self Service.  Rapport Overzicht verlofsaldo per maand (2885254) Melding In het Overzicht verlofsaldo per maand werd het saldo van medewerkers uit dienst niet goed weergegeven. Het verlofsaldo in het rapport week af van het saldo in HR Core dat vaak is bijgesteld naar 0. Oplossing Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Dit is opgelost. Het verlofsaldo wordt nu alleen getoond voor de maanden waarin de medewerker in dienst is. Voor de maanden waarin de medewerker uit dienst is, toont het rapport een lege cel. De medewerker is immers uit dienst en bouwt geen 0 uren  verlof op, en heeft geen basisrechten over de periode dat hij/zij niet in dienst is. Actie Er is geen actie nodig. Feestdagen jaarrooster (2937941) Melding In het scherm Jaarrooster werden soms bij een feestdag geen 0 uren getoond, maar werkuren volgens het werkrooster van de medewerker. Dit kwam omdat bij het genereren van een werkrooster voor 2 jaar, vanaf het 2e jaar de vaste feestdagen (Kerst, Nieuwjaarsdag en Koningsdag) niet correct werden weergegeven. De werkuren volgens het rooster bleven op dat moment staan.  Oplossing Dit is opgelost, zodat het niet meer kan voorkomen dat er werkuren op een vaste feestdag worden weergegeven. Actie Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Zie je dat er in jouw organisatie in het scherm Jaarrooster werkuren staan op een vaste feestdag, dan kun je dit corrigeren door na de november release het jaarrooster opnieuw te genereren. Dit hoef je alleen te doen voor het jaar dat de feestdagen werkuren tonen in plaats van de gewenste 0 uren. Publishing Date : 10/21/2021

Nieuw Report modellen en Datafeed uitgebreid met nieuwe velden Entiteit Functie informatie Visitekaartje functie  Leasecategory behorend bij functie Entiteit Generatiepact Generatiepact Percentage Werken Generatiepact Percentage Doorbetalen Generatiepact Percentage Pensioenopbouw Entiteit Reiskosten Fiscale ruimte verrekenen  Entiteit Loonheffingen Blokkeren deelname SPAWW Entiteit Loondoorbetaling bij verlof uitsplitsing Ouderschapsverlof percentage vast Entiteit Medewerker aanvullend Veld Netwerk Identificatie van 25 karakters naar 100 karakters gewijzigd Entiteit Afdrachtsvermindering / Korting Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn Loonkostenvoordeel oudere werknemer einddatum Loonkostenvoordeel arbeidsgeh werknemer einddatum Loonkostenvoordeel doelgr banenafspraak einddatum Loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsgeh wn einddatum Entiteit Reiskosten Reisafstand in meters Entiteit Mobiele telefoon: Entiteit Mobiele telefoon - veld Merk mobiele telefoon is beschikbaar gemaakt op medewerkerniveau. Uw actie Er is geen actie nodig. Verbeterd Standard report R-AL-11100 geeft de huidige Kostenplaats weer ondanks parameterdatum Waarom Report R-AL-11100 liet alleen waarden zien op basis van de huidige datum en niet op basis van de ingevulde parameterdatum. Hoe Het probleem is opgelost en het rapport toont nu de waarden die overeenkomen met de opgegeven datum. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 9/24/2019

In een extra release van 11 september 2019 is het volgende gewijzigd. Gewijzigd en verbeterd Zoekfunctie Archief uitgebreid Alle Self Service Waarom Self Service gebruikers controleren meestal mutaties uit de recente geschiedenis. Op basis van de huidige filters worden te veel items getoond. Hoe Het is vanaf nu mogelijk om mutaties te zoeken per ingangsdatum. De zoekfunctie van het Archief is met ingang van 11 september 2019 uitgebreid met een ingangsdatum (vanaf t/m) filter. Naast de gebruikersvriendelijkheid zal dit scherm door het gebruik van de nieuwe filters sneller de gegevens ophalen. Dit filter toont als default waarde de mutaties met een ingangsdatum startend vanaf 3 maanden geleden t/m vandaag. Indien gewenst kunt u een andere tijdsperiode selecteren. Uw selectie wordt bewaard zolang de sessie duurt. Indien u op het rode filter drukt dan maakt u de periode leeg en kunt u een nieuwe periode selecteren. Als u dit scherm verlaat en u daarna ernaar terugkeert, zal de laatst gebruikte selectie weer worden getoond. De ingangsdatum waarop kan worden gezocht is de ingangsdatum die u rechtsboven in de formulieren ziet staan. Publishing Date : 9/18/2019

New Holiday clusters Why In order to allow users to enter non-Dutch holiday calendars, it is now possible to create holiday clusters with holidays that are pre-defined at system level. These holiday clusters can then be linked to individual employees.  How  Settings > Work pattern > Holidays clusters In the Holiday clusters screen, you can create a holiday cluster by adding holidays from the predefined list. Employee > Contract > Employment In the Employment screen, you can use the Holiday cluster field to link an employment contract to a cluster. If you do not select a holiday cluster here, the default (Dutch) holiday calendar will remain active. Your action  If you want to use a non-Dutch holiday calendar, you have to create one by following the steps above. Resolved notifications Authorization – custom screens mutable for Read-Only profiles (change 987620) Notification Users with a Read-Only profile were still able to make changes through custom screens.  Solution Custom screens have been included in the Read-Only authorization for this release. This allows users with a read-only profile to view data using custom screens, without being able to make any changes. Your action No action is required. It was not possible to terminate an organizational unit because the unit in question was still linked to a number of employees (change 1629999) Notification While trying to delete an organizational unit, an error message appeared indicating that there were still active employment relationships between the unit and a number of employees. However, it was not possible for the client to identify the employees in question. Solution We identified the employees in question and relayed this information to the client, allowing them to remove the employees/allocate them to a different unit.  Your action No action is required. While trying to open the Employment screen for certain employees, an error message appeared (change 1558042) Notification When opening the Employment screen, an error message appeared for certain employees. Solution The error was caused by a data element that had been changed from a percentage type to a factor because of the Part-time percentage. The conversion to the part-time factor had not been carried out for the employees in question, preventing the client from accessing the Employment screen. The problem was solved by carrying out the conversion for these employees. Publishing Date : 9/19/2019

Nieuw Feestdagenclusters Waarom  Om andere feestdagenkalenders dan de klassieke Nederlandse feestdagenkalender te ondersteunen, is het nu mogelijk om feestdagenclusters samen te stellen met feestdagen die op systeemniveau zijn voorgedefinieerd. Een feestdagencluster kunt u vervolgens koppelen aan een dienstverband.  Hoe  Instellingen > Werkpatroon > Feestdagen clusters In het scherm Feestdagen clusters kunt u een feestdagencluster samenstellen door feestdagen uit de voorgedefinieerde lijst toe te voegen. Medewerker > Contract > Dienstverband In het scherm Dienstverband kunt u via het veld Feestdagencluster het dienstverband koppelen aan het gewenste cluster. Als u hier geen feestdagencluster selecteert, blijft de oorspronkelijke feestdagenkalender voor Nederland van kracht. Uw actie  Als u een feestdagencluster wilt gebruiken, moet u dit samenstellen zoals hierboven is beschreven.   Opgeloste meldingen  Autorisatie - Vrije schermen toch muteerbaar voor profiel Alleen lezen (change 987620) Melding Gebruikers waaraan een profiel was toegekend met Alleen lezen-rechten, konden toch mutaties vastleggen in vrije schermen.  Oplossing Vrije schermen zijn vanaf deze release opgenomen in de autorisatie voor Alleen lezen. Hierdoor kunnen gebruikers met een profiel met Alleen lezen-rechten, de gegevens in vrije schermen wel bekijken, maar niet meer muteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Beëindigen Organisatie Eenheid was niet mogelijk, omdat er nog relaties bestonden (change 1629999) Melding Bij het verwijderen van een organisatie-eenheid (OE), verscheen de foutmelding dat er nog relaties tussen de organisatie-eenheid en medewerker bestaan. Het was echter niet na te gaan om welke relatie het ging. Oplossing Wij hebben achterhaald welke bestaande relaties de foutmeldingen veroorzaakten en dit aan de betreffende klanten laten weten, zodat deze verwijderd of elders toegewezen konden worden.  Uw actie Er is geen actie nodig Openen scherm Dienstverband gaf foutmelding voor bepaalde medewerkers (change 1558042) Melding Bij het openen van het scherm Dienstverband verscheen er voor bepaalde medewerkers een foutmelding. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een gegevenselement dat vanwege het Parttime percentage was gewijzigd van het type percentage naar een factor. Voor de medewerkers waarbij de foutmelding verscheen, was de conversie naar de parttime factor niet uitgevoerd, waardoor het niet mogelijk was het scherm Dienstverband weer te geven. We hebben de betreffende conversie voor deze medewerkers alsnog uitgevoerd. Publishing Date : 9/19/2019

Mededelingen Status inkomstenverhouding transitievergoeding We gaan het mogelijk maken dat de inkomstenverhouding voor transitievergoeding automatisch wordt aangemaakt. De verwachting is dat we het eerste kwartaal van 2020 nog nodig hebben om deze oplossing te realiseren. Tot die tijd moet u een tweede personeelsnummer aanmaken als u een transitievergoeding uitbetaalt. Zodra we een oplossing kunnen tonen, zullen we een webinar organiseren. We werken ook aan het geautomatiseerd bepalen van een overschrijfbaar bedrag voor de transitievergoeding. Dit gaan we gelijktijdig met de inkomstenverhouding voor transitievergoeding opleveren.  In juli hebben we met een aantal klanten een zeer goede workshop gehad over de inkomstenverhouding. Hieruit is de volgende lijst gekomen met Inkomstenverhoudingsituaties die we gaan realiseren nadat de transitievergoeding gereed is.  Nr IKV-situatie 1 Stagiair naar werknemer 2 Salaris en uitkering 3 Detachering naar buitenland 4 Opnieuw in dienst 5 AOW'er werkt door 6 Stagiair en werknemer 7 Levensloop 8 Uitbetalingen (groen) na einde dienstverband 9 Salary split Uren naar het nieuwe jaar verschuiven Met ingang van 1 januari 2020 gaan we er voor zorgen dat bij een mutatie met terugwerkende kracht, naast het geld ook de uren naar het nieuwe fiscale jaar verschuiven als het systeem in nabetalingsmodus staat. Indien van toepassing, moet u uw processen naar aanleiding hiervan aanpassen.  PDF in Google Chrome Google Chrome heeft onlangs aanpassingen gedaan voor onder meer het ophalen en openen van PDF-bestanden. Hierdoor kan het zijn dat functionaliteiten in Payroll Business voor het ophalen en openen van PDF-bestanden anders werken dan u gewend bent. Zo maakt Google Chrome onder andere bij de Salarisstrook-viewer direct een bestand aan onderin uw Chrome-internetpagina terwijl u voorheen de de PDF zelf bewust moest downloaden. De instellingen hiervoor kunt u als gebruiker zelf aanpassen. Wij verwijzen u hiervoor graag naar de instellingen van Google Chrome. Nieuw Verwerkingseenheden importeren Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren Waarom BIj de implementatie van nieuwe klanten wordt vaak het Raet basisdocument gebruikt. Dit is een bestand in excel-formaat, waarmee u bedrijven, bedrijf-CAO's, medewerkers en contracten collectief kunt importeren of wijzigen. Het was daarbij nog niet mogelijk om verwerkingseenheden te importeren. Hoe Administratiebeheer > Beheer  > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Door in de Excel-sheet de juiste sleutelvelden op te nemen, kunt u nu ook de gegevens van verwerkingseenheden importeren. De indeling is dan: Kolom 1: klantcode (gegevenselement 80) Kolom 2: bedrijfscode (18) Kolom 3: verwerkingseenheid code (68) Kolom 4: ingangsdatum (geen gegevenselement van toepassing) Kolom 5: naam van de verwerkingseenheid (69) Kolom 6 en verder: bedrijfsuren (10001500) en/of andere eigenschappen van de verwerkingseenheid Voorbeeld: Uw actie Als u grote aantallen verwerkingseenheden wilt toevoegen of wijzigen: Zet alle gewenste verwerkingseenheden in een Raet basisdocument Let daarbij op de juiste ingangsdatum Log in op administratieniveau Verwerk het document via Beheer > Externe mutaties  Wilt u meer uitleg over het Raet basisdocument? Kijk dan in de online help bij Externe mutaties > Raet basisdocument. Auto van de zaak - Referentietabel aangepast en percentages bijtelling 2020 beschikbaar Waarom De (voorlopige) percentages bijtelling voor de auto van de zaak vanaf 2020 zijn opgenomen in de referentietabel Fiscale Bijtelling Auto vd Zaak. De omschrijvingen van de categorieën beginnen met het percentage dat voor het jaar van toepassing is; deze zijn ook per 1 januari 2020 aangepast. In de (voorlopige) plannen van de overheid wordt het maximale bedrag waarover het reductietarief mag worden toegepast, afhankelijk van de datum eerste toelating. Daarom is dit bedrag vanaf 2020 als kolom in de referentietabel opgenomen. Deze nieuwe kolom vervangt het veld Maximale cataloguswaarde lage bijtelling in het bedrijfsscherm Auto van de zaak. De ingangsdatum van deze wijzigingen is 1 januari 2020. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak  In het medewerkerscherm Auto van de zaak ziet u in de keuzelijst van het veld Auto categorie per ingangsdatum 1-1-2020 de percentages die vanaf die datum gelden. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Het veld Maximale cataloguswaarde lage bijtelling is per 1 januari 2020 van het bedrijfsscherm Auto van de zaak verwijderd. Uw actie Er is geen actie nodig. Het toevoegen van nieuwe auto's van de zaak is niet gewijzigd. Vanaf januari 2020 wordt voor deze auto's het nieuwe bijtellingspercentage toegepast. Fiets van de zaak  Waarom Om de nieuwe belastingregels voor de fiets van de zaak te ondersteunen, is de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak vooruitlopend op het bekrachtigen van de wetgeving 2020, al in Payroll Business opgenomen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Fiets van de zaak Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak  De arbeidsvoorwaardeschermen Fiets van de zaak, zijn beschikbaar vanaf de ingangsdatum 1-1-2020. Uw actie Als u de arbeidsvoorwaarde wilt gebruiken, kunt u deze alvast toevoegen aan het arbeidsvoorwaardencluster via Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters.  Nieuwe referentietabel Reiskosten declaratie staffel Waarom Als in uw bedrijf vanaf een bepaald aantal gedeclareerde kilometers een andere vergoeding gold, kon u dit inrichten via meerdere reiskostendeclaraties. U moest echter zelf in de gaten te houden wanneer de nieuwe vergoeding inging en de gedeclareerde kilometers moest u registreren via een ander dagelement (bijvoorbeeld van Kilometers declaratie 1 naar Kilometers declaratie 2). Daarom hebben wij vanaf deze release een nieuwe referentietabel Reiskosten declaratie staffel in Payroll Business opgenomen. Hiermee kunt u reiskostendeclaraties inrichten, waarbij automatisch rekening wordt gehouden vanaf welk aantal kilometers welke vergoeding geldt Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen > Reiskosten declaratie staffel In de release van 2019-10 is er met ingang van 1-1-2020 aan de lijst met referentietabellen de referentietabel Reiskosten declaratie staffel toegevoegd. Door deze referentietabel te gebruiken, kunt u de reiskostendeclaratie zo inrichten dat er vanaf een bepaald aantal kilometers automatisch wordt overgegaan op een andere vergoeding per kilometer. De referentietabel bestaat uit de volgende kolommen: Reisafstand declaratie vanaf (in meters) Variant reiskosten declaratie staffel Reisafstand declaratie vanaf (in meters) Vergoeding per kilometer Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Aan de arbeidsvoorwaardeschermen Reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd. Declaratie zakelijke km o.b.v. staffeltabel Werkkosten toepassen decl zak. km o.b.v. staffel In de arbeidsvoorwaarde Reiskosten moet u bij het veld Declaratie zakelijke km o.b.v. staffeltabel kiezen voor Ja en de kilometers moet u opgeven via het dagelement Kilometers declaratie o.b.v. staffel - Reiskosten declaratie telling. Uw actie Als u de nieuwe referentietabel wilt gebruiken, kunt u deze inrichten vanaf 1-1-2020. Informatie vindt u in de online help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Reiskosten > Declaraties reiskosten. Gewijzigd en verbeterd Volgorde iconen uniform gemaakt Waarom De volgorde van de iconen rechts bovenaan de schermen Medewerker(s) en Arbeidscontract was niet consistent. Bovendien ontbrak in het scherm Arbeidscontract de tooltip bij het icoon Uitgebreid zoeken.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Contract > Arbeidscontract In deze release is de volgorde van de iconen in beide schermen, nadat u een medewerker geselecteerd hebt, consistent gemaakt en wordt de hievoor genoemde tooltip getoond. Uw actie Er is geen actie nodig, Gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only aangepast Waarom In de mei release van 2019 hebben we standaard gebruikersprofielen gewijzigd naar een nieuwe menu-indeling. Voor het standaard gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only was dit nog niet gebeurd. Bovendien is de naam van ons product niet meer HR Easy maar HR Core. Hoe We hebben de naam van het gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only gewijzigd in HR Core Salarisadministratie only en de nieuwe standaard menu-indeling hierop toegepast. Uw actie Er is geen actie nodig. Verkeerde CAO-code in Loonaangifte (change 1340681) Waarom Als de CAO-code bij een medewerker was gewijzigd, werd ten onrechte de vorige CAO-code in de Loonaangifte opgenomen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract De programmatuur is aangepast, zodat nu na het wijzigen van de CAO-code, in de Loonaangifte de juiste CAO-code wordt doorgegeven, Uw actie Er is geen actie nodig. Arbeidsvoorwaarde Loonbeslag uitgebreid Waarom Met ingang van 1-10-2019 is het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Loonbeslag als volgt uitgebreid.  Aan de huidige velden Loonbeslag (1 t/m 4) zijn de velden Saldo loonbeslag (1 t/m 4) toegevoegd. Deze velden worden na een salarisverwerking gevuld met de waarde van het payrollelement Saldo (Loonbeslag (1 t/m 4). Als de schuld is afgelost, is dit veld leeg. Een periode later worden de overige velden leeggemaakt. Daarnaast zijn aan het scherm de volgende velden toegevoegd: Bewindvoerder (Loonbeslag) Loonbeslag (5 t/m 10) nummer Loonbeslag (5 t/m 10) omschrijving Loonbeslag (5 t/m 10) saldo  Deze velden zijn voor administratieve doeleinden, via deze velden vindt er geen berekening plaats in de Payroll Business. Uw actie U kunt deze velden nu gebruiken voor administratieve doeleinden. Journalisering - Rapport Overzicht Boekingsgroep vernieuwd Waarom Bij het openen in Excel was het bestaande rapport Overzicht boekingsgroep onduidelijk. De kolommen kwamen niet netjes in Excel en u moest veel handelingen verrichten om het rapport leesbaar te maken. Ook waren in het rapport niet alle tabbladen van de boekingsdefinities en boekingsregels opgenomen. Daarom hebben we het rapport vernieuwd. Hoe Journalisering > Rapporten > Journalisering > Overzicht boekingsgroep Vanaf deze release hebben we het rapport uitgebreid met alle tabbladen vanuit de boekingsdefinities en boekingsregels. U kunt zelf selecteren welke tabbladen u in het rapport wilt opnemen. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Resultaat Aanvraag jaaropgaven niet in scherm getoond (change 1684023) Beheer  > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Melding Na de release van juni werd het overzichtsscherm Aanvraag jaaropgaven niet ververst nadat jaaropgaven werden aangevraagd. Oplossing Vanaf deze release wordt het scherm Aanvraag jaaropgaven wel ververst als u een aanvraag heeft uitgevoerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten belast vast (change 762265) Melding Als het aantal kilometers in de loop van de periode was gewijzigd, werd soms onterecht een belaste vergoeding van 1 cent uitgekeerd. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 1-1-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Fout in presentatie bijtelling auto van de zaak op loonstrook (change 1662106) Melding De fiscale bijtelling voor de auto van de zaak werd berekend als er geen categorie was opgegeven, maar wel een cataloguswaarde. Bij een vervolgverwerking kon dit leiden tot het herberekenen van de fiscale bijtelling voor de auto van de zaak. Oplossing Dit is aangepast met ingang van 01-09-2019. Vanaf deze datum geldt dat de fiscale bijtelling alleen wordt berekend als zowel de cataloguswaarde als de categorie zijn ingevuld. Verder zijn de voorwaarden voor het berekenen van de fiscale bijtelling gelijk gebleven.  Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 september 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW niet berekend als alle verzekeringsvelden op Nee staan (change 1583887) Melding  Medewerker (expat) is niet verzekerd voor de sociale verzekeringswetten, maar rechtstreeks verzekerd bij het UWV. De medewerker is echter wel verzekerd voor de Private Aanvulling WW & WGA (PAWW). Als er geen SV-loon was, werd er geen premie PAWW berekend. Was er SV-loon, dan werd de PAWW-premie wel berekend. Oplossing Dit is opgelost met de release van september 2019. Vanaf de september release wordt er altijd PAWW-premie berekend. Als u volgens uw CAO voor sommige medewerkers geen PAWW-premie hoeft af te dragen, zoals voor Stagiairs, kunt u de berekening voor deze medewerkers uitzetten. Dit doet u door in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW te kiezen voor Ja. Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 januari 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de PAWW en/of 30% regeling resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Zorg ervoor dat bij medewerkers voor wie u geen PAWW-premie wilt laten berekenen, in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW de waarde Ja is ingevuld. Pensioengrondslag vaste toeslag en Looncomponent werken gelijk (change 531323) Melding Als er een berekening plaatsvindt voor een parttime medewerker die is gekoppeld aan de Grondslag Vaste toeslag (Pens), is de uitkomst gelijk aan de berekening die plaatsvindt als deze looncomponent is gekoppeld aan de Grondslag Looncomponent (Pens). De verwachting was echter dat de pensioenpremie niet gelijk zou zijn, omdat bij de ene grondslag het opgegeven bedrag naar rato moet worden berekend naar fulltime en bij de andere grondslag niet. Oplossing Bij het analyseren van deze change is vastgesteld dat de berekening van de grondslag wg/wn correct wordt uitgevoerd.  Toelichting De mee te nemen betalingen aan de medewerker, het salaris, de grondslag looncomponenten en/of de grondslag vaste toeslagen, zijn correct verwerkt in de premiegrondslag. De berekening staat los van het omrekenen van parttime naar fulltime van de grondslag vaste toeslagen. Deze omrekening heeft alleen betrekking op het vastleggen van een administratief payrollelement, namelijk Vaste toeslag ft (Pens.). Uw actie Er is geen actie nodig. SGB foutieve Grondslag pensioenberekening schoonmaak (change 521484) Melding Er werd een loon in natura looncomponent verwerkt waarover geen SGB- en RAS-premie werd berekend. Oplossing Het bleek dat niet alle looncomponenten van het type Vaste bruto fiscale bijtelling (belasting- en premieplichtig) werden meegenomen in de berekening van de premie BPF SGB.  Dit is nu aangepast; vanaf januari 2020 worden alle looncomponenten van het type Vaste bruto fiscale bijtelling (belasting- en premieplichtig) wel meegenomen in de berekening van de premie BPF SGB. Dit betekent dat u looncomponenten van dit type die niet in deze berekening meegenomen mogen worden,  moet uitsluiten. Dit doet u door deze looncomponenten op te nemen in de grondslag Uitzonderen SGB. Wij hebben gekozen voor de datum 01-01-2020 om te voorkomen dat u eventuele correcties in het verleden ongedaan moet maken. Uw actie Als u looncomponenten wilt uitzonderen van de premieberekening BPF SGB, moet u deze opnemen in de grondslag Uitzonderen SGB. Onjuiste datum uitdienst in datafeed (change 1535162) Melding Enige tijd geleden was er een fout onstaan, waardoor het in sommige situaties kon voorkomen dat een medewerker voor de datum in dienst een datum uit dienst had staan. Dit is reeds in HR Core Business en Payroll Business opgelost. Echter in de datafeed werd deze uitdienstregel nog steeds getoond.   Oplossing Dit is reeds opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Eindejaarsuitkering geeft 0,01 op de loonstrook (change 641777) Melding Op de loonstrook en in diverse rapportages is bij veel medewerkers als eindejaarsuitkering 0,01 vermeld, terwijl hier geen bedrag werd verwacht, omdat de eindejaarsuitkering in de voorgaande periode in zijn geheel was uitbetaald.  Oplossing Bij de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling is het mogelijk deze vóór de eindperiode uit te betalen. Het bedrag dat dan wordt uitgekeerd bestaat uit de Opgebouwde gratificatie/winstdeling en de extrapolatie daarvan tot de eindperiode. In de eindperiode vindt automatisch een controle plaats of het (eerder) uitgekeerde bedrag nog correct is. Hierbij kan er door afrondingsverschillen een verschil ontstaan van één of twee cent en dit verschil wordt dan in de eindperiode ingehouden of extra uitgekeerd. Wij hebben de programmatuur aangepast zodat de kans dat in de eindperiode een verschil van één of twee cent ontstaat, veel kleiner is geworden. Deze wijziging gaat in per 1 november 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Eenmalige uitkering bij uitdiensttreding soms onterecht gecorrigeerd (change 964206) Melding Een eenmalige uitkering die in de periode vóór uit dienst is uitgekeerd, werd in de periode van uit dienst onterecht gecorrigeerd. Oplossing De arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering is aangepast, zodat deze uitkering wordt uitgekeerd als de medewerker op de peildatum in dienst is. Dit geldt voor beide varianten: bedrag en percentage. Let op: als een medewerker uit dienst is op de eerste van de betaalperiode waarin deze uitkering wordt uitbetaald, maar op de peildatum wel in dienst is, dan wordt de eenmalige uitkering uitbetaald. U kunt dit voorkomen door de uitkering te blokkeren via het medewerkerscherm of de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker te verwijderen. Deze wijziging gaat in per 1 januari 2020. Uw actie Als u niet wilt dat een eenmalige uitkering in de hiervoor genoemde situatie wordt uitbetaald, kunt u deze blokkeren of de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker verwijderen.  Publishing Date : 9/19/2019

Nieuw  Nieuwe Arbeidsvoorwaarden voor België Waarom  Voor het vastleggen van gegevens die van belang zijn voor bedrijven die zijn gevestigd in België zijn er vanaf deze release twee nieuwe arbeidsvoorwaarden beschikbaar: Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België. Deze arbeidsvoorwaarden zijn alleen bedoeld voor het registreren van deze gegevens. De gegevens die je in deze schermen vastlegt, worden niet gebruikt voor de salarisverwerking.  Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters De arbeidsvoorwaarden Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België kun je vanaf deze release via de functie Arbeidsvoorwaardenclusters toevoegen aan een arbeidsvoorwaardencluster. Zet hierbij de optie Autoselectie aan als je wilt dat deze arbeidsvoorwaarden standaard worden toegevoegd bij het toewijzen van het arbeidsvoorwaardencluster aan een nieuwe medewerker. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden Via het scherm Arbeidsvoorwaarden kun je de nieuwe arbeidsvoorwaarden koppelen aan een medewerker. Actie Als je deze nieuwe arbeidsvoorwaarden wilt gebruiken, voeg ze dan toe aan het arbeidsvoorwaardencluster of koppel ze aan de betreffende medewerkers.  Gewijzigd en verbeterd Meer informatie in scherm Verlofsaldo  Waarom Uit de feedback die wij van onze klanten hebben ontvangen, bleek dat zij graag meer informatie in het scherm Verlofsaldo willen zien, zoals de geboortedatum en verlofregeling van de medewerker en de reden van een verlofaanvraag.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Vanaf deze release is de volgende informatie aan het scherm Verlofsaldo toegevoegd: Bovenin het scherm Verlofsaldo de geboortedatum en verlofregeling. Bij Verlofaanvragen de kolom Reden, hier zie je de reden die eventueel voor de verlofaanvraag is ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Performance verbeterd van rapporten Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we bezig zijn met het verbeteren van de operationele rapporten en als eerste de rapporten rond verlof hebben opgepakt. In het kader hiervan hebben we voor release 2021-01 de performance van de laatste twee verlofrapportages verbeterd, Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof. De functionaliteit is niet gewijzigd. Hoe Instellingen >Verlof > Collectief Verlof Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Het aanmaken van de rapportages gaat nu sneller. Als je het Overzicht Verlofsaldo per maand uitvoert, zie je dat in het veld Opslaan als de standaard waarde Excel is ingevuld. Deze waarde kun je zo nodig wijzigen in Pdf. Actie Er is geen actie nodig. Raet koppelingen HR - Youforce gebruikers uitgebreid  Waarom Voor de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid is het handig als administrators kunnen regelen dat de UPI wel of niet wordt meegestuurd, zodat de Youforce portal deze kan gebruiken voor het leveren van Identity en Access Management (IAM) diensten op basis van de unieke persoonlijke identificatie (UPI). Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppelingen HR > koppeling Youforce gebruikers uitgebreid  Aan de Koppeling Yourforce gebruikers uitgebreid is de optie UPI verplicht toegevoegd. Als deze optie aan staat, worden alleen die medewerkers naar de portal verstuurd bij wie het veld Uniek Persoonlijk ID (UPI) is ingevuld. Actie Als je alleen medewerkers bij wie de UPI is ingevuld naar de Portal wilt versturen, plaats dan een vinkje bij de optie UPI Verplicht. Organisatorische Eenheid - Sortering zoekveld voor opzoeken manager Waarom Als je als gebruiker bij de Gebruikersinstellingen   links onderin het algemene scherm de optie Zoeken op medewerkercode had aangezet, werd in de organisatorische eenheden het zoeken van een manager daarop nog niet aangepast en toonde het systeem nog steeds het veld Bedrijf als eerste. Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we dit in deze release dit aangepast. Hoe Gebruikersinstellingen  Als je in de Gebruikersinstellingen hebt gekozen voor zoeken op medewerkercode, zie je voortaan bij het zoeken van de manager in een Organisatorische eenheid standaard de medewerkercode als zoekfunctie in plaats van het bedrijf. Actie Er is geen actie nodig. Import Ziekteverzuim geoptimaliseerd Waarom Voordat bij het importen van ziekteverzuim het bestand daadwerkelijk werd verwerkt, duurde het verzamelen van alle gegevens soms wel tientallen minuten. Dit verstoorde bij het inlezen van veel bestanden elke keer onnodig het proces. Daarom hebben we het importproces geoptimaliseerd.  Hoe We hebben de procedures voor het verzamelen van de gegevens bij de import aangepast zodat de doorlooptijd voor het verwerken van een bestand is verkort. Hiermee wordt een import sneller verwerkt in HR Core Business. Dit merk je vooral bij het importeren van kleinere bestanden, omdat dit iedere keer tijdsbesparing oplevert. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Profiel ontkoppelen van Profielgroep Melding Als je een Profiel had toegevoegd aan een profielgroep en je wilde dit profiel op dezelfde dag weer uit deze profielgroep verwijderen, bijvoorbeeld omdat het verkeerd was gekoppeld, sloeg het systeem deze wijziging niet op en bleef dit profiel na het opslaan nog steeds aan de profielgroep gekoppeld. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Profielen Dit is opgelost. Je kunt een profiel nu uit een profielgroep verwijderen op dezelfde dag als je het profiel hebt toegevoegd.  Actie Je kunt profielgroepen die fout waren gekoppeld, vanaf deze release weer per de startdatum uit een profielgroep verwijderen. Onbekende codes Organisatorische eenheid in CSV bij medewerkers die via import waren overgeplaatst (1839613)  Melding Bij het exporteren van de codes van de Organisatorische eenheid (OE-codes) via Exporteren CSV, kwamen er vreemde OE-codes in het bestand te staan in plaats van de OE-codes die waren geïmporteerd en zichtbaar waren in het scherm Arbeidscontract.  Oplossing Het bleek dat dit alleen fout ging in hele specifieke gevallen, waarbij alleen de OE-code in een rapport werd opgevraagd. Vroeg je het rapport op met de OE-omschrijving, dan ging het wel goed. Vanaf deze release is dit opgelost, zodat het rapport Export CSV weer de juiste OE-code toont, die is gekoppeld aan de medewerker. Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Memo veld in scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) gaf foutmelding  (2270912) Melding Als je voor het opslaan van een ziektemelding een tekst wilde plaatsen in het memoveld, kreeg je een foutmelding. Het lukte pas om tekst in het memoveld te typen, nadat je de ziekmelding had opgeslagen. Oplossing Medewerker > Verlof > Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) Dit is opgelost, zodat je weer gewoon een memo in het scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) kunt toevoegen zonder de ziekmelding eerst op te slaan. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 12/23/2020

New New Terms of employment for Belgium Why  As of this release, two new terms of employment are available for recording information that companies based in Belgium may need: Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium. These terms of employment are only intended for registering this information. The data you record in these screens is not be used for salary processing.  How Settings > General > Term of employment clusters As of this release, you can add the Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium terms of employment to a terms of employment cluster by using the Terms of employment cluster function. Enable the Auto selection option if you want these terms of employment to be added by default when assigning the terms of employment cluster to a new employee. Employee > Contract > Terms of employment Use the Terms of employment screen to link the new terms of employment to an employee. Action If you wish to use these new terms of employment, add them to the terms of employment cluster or link them to the relevant employee(s).  Modified and Improved More information on the Leave balance screen Why Customer feedback indicates a need for more information on the Leave balance screen, such as the employee’s date of birth and leave scheme, and the reason for a leave request.  How Employee > Leave > Leave balance As of this release, the following information has been added to the Leave balance screen. At the top of the Leave balance screen, the date of birth and the applicable leave scheme. The Reason column, where you can see why a leave request was submitted. Action No action is required. Improved performance of Leave balance overview per month report and Collective leave report Why In previous release notes we announced that we were working on improving the operational reports, starting with leave reports. Release 2021-01 includes improvements to the final two leave reports: Leave balance overview per month and Collective leave. The functionality of these reports has not changed. How Settings > Leave > Collective leave Settings > Leave > Leave balance overview per month Generating reports is now faster. If you run the Leave balance overview per month report, you will see that Excel is the default value in the Save as field. If necessary, you can change this value to PDF. Action No action is required. Raet HR interfaces > Youforce users extended Why It would be convenient if administrators could arrange for the UPI to be included in the Youforce users extended interface so that the Youforce portal can use it to provide Identity and Access Management (IAM) services based on the unique personal identification (UPI). How Settings> Data exchange> Raet HR interfaces > Youforce users extended interface  The UPI required option has been added to the Youforce users extended interface. If this option is enabled, only those employees will be sent to the portal that have a completed Unique Personal ID (UPI) field. Action If you only want to send employees with a completed UPI field to the Portal, check the UPI required option to enable it. Organizational Unit - Sorting search field to look up manager Why If you had enabled the Search by employee code option at the bottom left of the general screen in User settings , the manager look-up in organizational units feature had not yet been adjusted accordingly and the system still showed the Company field first. We have now made the appropriate software adjustments in this release based on user feedback. How User settings  If you have enabled searching by employee code in the User settings, from now on you will see the employee code as a search parameter instead of the company when searching for the manager in an Organizational unit. Action No action is required. Import sick leave optimized Why It would sometimes take a considerable amount of time to collect all required data when importing sick leave before the entire file was finally processed. This caused an unnecessary interruption in the process when importing multiple files. We have now optimized the import process to resolve this inconvenience.  How We have adjusted the procedures for collecting data during the import to reduce file processing time, meaning imports in HR Core Business are now processed faster. The time savings will be especially noticeable when importing smaller files. Action No action is required. Solved Messages Unlink profile from Profile group Message If you had added a Profile to a profile group and you wanted to remove this profile from this profile group on the same day (e.g. because it was incorrectly linked), the system would not save the change and this profile would remain linked to the profile group after saving. Solution Settings > Recording > Profiles This has been resolved. You can now remove a profile from a profile group on the same day as you added the profile.  Action As of this release, you can remove profile groups that were incorrectly linked from a profile group on the start date. Unknown Organizational unit codes in CSV for employees who were transferred via import (1839613)  Message When exporting the Organizational unit (OU) codes via Export CSV, the file showed strange OU codes instead of the OU codes that were imported and visible in the Employment contract screen.  Solution The strange OU codes only appeared in very specific cases, in which only the code was requested in a report. There was no problem when requesting a report with the OU description. This problem has been resolved as of this release. Now, the Export CSV report displays the correct OU code, which is linked to the employee. Action No action is required. Nationality code table was not up to date (2309997) Message The nationality code table did not match the tax administration’s current codes for 2020. As a result, it was not always possible to record the correct nationality in accordance with the official list.  Solution We have adjusted the nationality code table to reflect the tax administration’s official list for 2021. This means that some nationalities are no longer visible, that the description of a number of nationalities has been changed, and that new nationalities have been added. Action We have informed all customers who have entered these nationalities for employees so that they know what they need to change as of 1-1-2021. This change has no direct impact on other HR Core Business users. Memo field in Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen generated an error (2270912) Message Adding text to the memo field when saving an illness report resulted in an error message. You could only add text to the memo field after you had saved the illness report. Solution Employee > Leave > Pregnancy and maternity leave (WAZO) This has been resolved. You can now add a memo in the Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen without saving the illness report first. Action No action is required. Publishing Date : 12/23/2020

On Wednesday September 11th we have put an extra release in production in which we changed the following. Changed and improved Search function Archive extended Why Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. How It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from 3 months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. Publishing Date : 9/16/2019

  Nieuw  Transitievergoeding uitbetalen via tweede inkomstenverhouding Waarom Het uitbetalen van transitievergoedingen is verbeterd: je hoeft geen nieuwe medewerker meer aan te maken! Het enige dat je hoeft te doen is het dienstverband beëindigen met de gebruikelijke mutaties, zoals Dienstverband indicatie en Reden uitdienst. Payroll Business doet de rest: Er wordt een voorstel uitgerekend op basis van de wettelijke regels - deze berekening was al eerder beschikbaar Eventueel leg je een afwijkend bedrag aan transitievergoeding vast dat jouw organisatie heeft vastgesteld Vervolgens wordt de transitievergoeding bij de medewerker zelf uitbetaald via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding Hoe  Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) Bepalen transitievergoeding  Als je bij het veld Bepalen transitievergoeding Ja invult, rekent Payroll Business bij elke uitdiensttreding een voorstel uit voor de Transitievergoeding. Dit gedeelte is niet nieuw, uitleg hierover vind je in de online help . Afrekenen transitievergoeding In het veld Afrekenen transitievergoeding kies je het moment waarop de transitievergoeding uitbetaald moet worden: dat kan samen met de laatste reguliere loonstrook of juist in de periode daarna Betalen transitievergoeding Vul in het veld Betalen transitievergoeding Ja in als je wilt dat Payroll Business het berekende voorstel ook meteen uitbetaalt. Je kunt alle details controleren tijdens voorlopige verwerkingen zoals je dat gewend bent, voordat je de berekening definitief maakt. Maar je mag ook op bedrifjsniveau Nee invullen en bij elke afzonderlijke medewerker eerst het berekende voorstel controleren. Na het controleren van het berekende bedrag kun je bij de medewerker het veld Betalen Transitievergoeding op Ja zetten. Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding In dit scherm was het volgende al mogelijk:  een medewerker uit dienst melden een Reden uitdienst opgeven aangeven dat er een Voorstel Transitievergoeding moet worden berekend Met ingang van deze release kun je ook vastleggen: dat het voorstel  - indien berekend - meteen uitbetaald moet worden bij de medewerker zelf. veld Betalen Transitievergoeding = Ja dit kunt je ook vastleggen op klant- of bedrijfsniveau een afwijkend bedrag (indien van toepassing) veld Afwijkende transitievergoeding hier leg je een ander bedrag vast als je wilt afwijken van het wettelijk voorgeschreven bedrag of als jouw organisatie de toe te kennen bedragen al via een ander proces heeft vastgesteld te verrekenen kosten veld Verrekenen kosten met transitievergoeding bijvoorbeeld kosten die al zijn gemaakt voor outplacement of omscholing Medewerker Als je een medewerker uit dienst meldt en je hebt gekozen voor het automatisch berekenen en uitbetalen, dan zie je binnen enkele minuten bij de medewerker: een tweede contract, gekoppeld aan een nieuwe inkomstenverhouding - scherm Arbeidscontract de (nieuwe) arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding - scherm Arbeidsvoorwaardenpakket in het scherm van de arbeidsvoorwaarde de te betalen bedragen - eventueel kun je ook nog een aanvullende ontslagvergoeding opgeven  Salarisstrook en Jaaropgaaf De medewerker ziet het effect zien van het tweede contract op de salarisstrook en de jaaropgaaf. Controlerapporten Er zijn diverse controlerapporten beschikbaar waarmee je zaken als betaling, journalisering  en loonaangifte kunt controleren. Meer informatie hierover vind je in de Productdocumentatie: Transitievergoeding uitbetalen via tweede inkomstenverhouding. Actie Maak je al gebruik van de voorstelberekening? Dan hoef je alleen maar het volgende te doen:  Kies bij het veld Betalen Transitievergoeding voor Ja, op het niveau bedrijf of bij elke afzonderlijke medewerker. Geef via Afrekenen transitievergoeding het uitbetaalmoment op:  in periode van uitdienst of in periode na uitdienst. Gebruik bij de medewerker de velden Afwijkend bedrag Transitievergoeding en Verrekenen kosten met Transitievergoeding indien van toepassing. Wil je alsnog gebruik gaan maken van de voorstelberekening? Leg dan eerst de instellingen vast voor het berekenen van het Voorstel Transitievergoeding. Raadpleeg eventueel de helpteksten bij het scherm Voorstel Transitievergoeding. Let daarbij op het gebruik van de waardenlijst voor Reden uitdienst en de bijbehorende referentietabel: gebruik je de lijst met wettelijke redenen of heeft jouw organisatie een klantspecifieke lijst? Controleer via vervolgverwerkingen of de voorstelberekening de gewenste resultaten oplevert. Regel daarna de betaling zoals in de tekst hierboven is vermeld. Wil je geen gebruik maken van de voorstelberekening, maar wel betalen bij de medewerker zelf? Leg dan alleen het uitbetaalmoment vast: in periode van uitdienst of in periode na uitdienst. Kies bij het veld Betalen Transitievergoeding voor Ja, op het niveau bedrijf of bij elke afzonderlijke medewerker. Vul bij alle medewerkers altijd het veld Afwijkend bedrag Transitievergoeding in met het bedrag dat in jouw organisatie is vastgesteld.  Indien van toepassing kun je bovenstaande gegevenselementen toepassen in de workflows van HR Self Service of in je eigen HR systeem.  Wil je de transitievergoeding blijven uitbetalen zoals je gewend bent door het kopiëren van de medewerker? Ook dat blijft voorlopig gewoon mogelijk. Wij adviseren echter wel om binnenkort de nieuwe werkwijze te gaan hanteren, vanwege de evidente voordelen: Je hoeft minder mutaties uit te voeren en te controleren. Adreswijzigingen tijdens het dienstverband en na uitdiensttreding hoef je niet meer dubbel vast te leggen.  Je krijgt een zuivere berekening in de HR-rapportages. Externe mutaties - Uren met terugwerkende kracht verwerken Waarom Bij klanten die de gewerkte uren in een externe applicatie vastleggen was er behoefte aan meer flexibiliteit om correcties over voorgaande periodes op een andere manier aan te leveren. Tot nu toe was dat alleen mogelijk door een groter tijdsvenster te kiezen voor alle medewerkers in het urenbestand. Vanaf deze release is het mogelijk alleen voor specifieke medewerkers alle uren uit het lopende jaar nogmaals aan te leveren.  Hoe Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als je in het scherm Conversieschema bij het veld Extern systeem kiest of hebt gekozen voor de mogelijkheid Dagmutaties met verbijzonderingen, kun je bij het veld Toevoegen / Vervangen voortaan naast Vervangen en Toevoegen ook kiezen voor de nieuwe optie: Vervangen (TWK - volledig jaar) Vervangen - bestaande optie De uren die in het bestand aanwezig zijn, vervangen alle uren die in Payroll Business aanwezig zijn voor alle medewerkers.  De datums van de gewerkte uren in het bestand moeten liggen op of na de Vanaf-datum; deze datum zie je in de kopregel van het bestand met de aanduiding FromDate.  Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn, maar in Payroll Business op of na de Vanaf-datum wel, dan worden alle uren in Payroll Business voor die medewerker verwijderd. Het uitgangspunt is dan namelijk dat de uren van die medewerker ook in het bronsysteem zijn verwijderd. Toevoegen - bestaande optie Alle uren die in het bestand aanwezig zijn worden toegevoegd aan de uren die al in Payroll Business aanwezig zijn. De datums van alle gewerkte uren in het bestand moeten liggen op of na de Vanaf-datum. Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn, maar in Payroll Business op of na de vanaf-datum wel, dan blijven de uren in Payroll Business ongewijzigd. Het uitgangspunt is dan dat er voor die medewerker niets toe te voegen valt. Vervangen (TWK - volledig jaar) - NIEUW De uren die in het bestand aanwezig zijn op of na de Vanaf-datum, vervangen de uren die in Payroll Business aanwezig zijn voor alle medewerkers. Wat dat betreft is er geen verschil met de optie Vervangen. In tegenstelling tot de andere twee opties mogen bij deze optie voor specifieke medewerkers de datums van de gewerkte uren in het bestand ook vóór de Vanaf-datum liggen. De uren die in het bestand aanwezig zijn vervangen in dat geval alle uren die voor dat verwerkingsjaar in Payroll Business voor die medewerkers aanwezig zijn. Als eerste dag van het jaar wordt de eerste dag van de eerste afrekenperiode van dat jaar genomen. Bij maandverloning is dat 1 januari, bij vierwekenverloning kan dat bijvoorbeeld 30 of 31 december van het voorgaande jaar zijn. Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn vóór de Vanaf-datum, maar in Payroll Business wel, dan blijven die uren in Payroll Business ongewijzigd. Het uitgangspunt is dan dat er voor de betreffende medewerker in voorgaande periodes geen wijzigingen in de uren hebben plaatsgevonden. Actie Je kunt de nieuwe optie vastleggen in het Conversieschema. Ook kun je de aansturing toevoegen aan de kopregel van het bestand met de aanduiding Replace met waarde 3. Meer uitleg daarover vind je in de online help. Let op: om vergissingen te voorkomen geeft Payroll Business voortaan een foutmelding als voor Vervangen of voor Toevoegen hebt gekozen en daarbij datums aanlevert die liggen vóór de Vanaf-datum. De gewenste wijze van verwerken is in dat geval immers onduidelijk. Pas in dat geval in de header van het bestand de FromDate aan. Externe mutaties - Raet Basisdocumenten automatisch uploaden en verwerken via SFTP Waarom Voor het importeren van diverse mutaties wordt vaak gebruik gemaakt van Excel-sheets in het zogenaamde Raet Basisdocument-formaat. Vanaf deze release is het mogelijk om dit type deze sheet via een beveiligde verbinding (SFTP) aan te leveren en automatisch te uploaden en verwerken.  Dit geldt zowel voor bestanden op klantniveau als bestanden op administratieniveau, dat wil zeggen voor meerdere klanten, als je administratiekantoor bent. Meer informatie over dit formaat, vind je in de online help via  Schermen en velden > Beheer > Externe mutaties > Raet Basisdocument. Hoe Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als eerste is het nodig om een beveiligde verbinding tot stand te brengen tussen jouw organisatie en Visma | Raet. Hiervoor is afstemming nodig tussen een ICT-expert van jouw organisatie en een deskundige van Visma | Raet over het toe te passen Secure File Transfer Protocol (SFTP) en de exacte locatie van de bestanden.  Het resultaat van deze eerste stap is dat bestanden die op een server binnen jouw organisatie worden opgeslagen, automatisch worden doorgestuurd naar een server bij Visma | Raet. Payroll Business kan deze bestanden vervolgens automatisch oppakken en verwerken. In de volgende stappen leggen we uit hoe dat werkt. Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als je bij een van de conversieschema's bij Automatisch verwerken kiest voor Ja, dan gebruikt Payroll Business dat schema om automatisch een bestand te verwerken dat wordt aangeboden via SFTP. Staat Automatisch verwerken op Nee, dan vindt er alleen een automatische upload plaats. Het starten van de verwerking moet je zelf handmatig doen. Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Bestanden die via SFTP zijn binnengekomen zijn net als bestanden die je handmatig uploadt, zichtbaar in het scherm Upload extern mutatiebestand. Beheer > Externe mutaties > Verwerken extern mutatiebestand Als je de bestanden die via SFTP zijn binnenkomen, automatisch laat verwerken, dan staan deze bestanden in de lijst van het scherm Verwerken externe mutaties. Hier zie je aan de status of de verwerking goed is gegaan of dat er fouten zijn geconstateerd, bijvoorbeeld omdat bepaalde gegevens ontbreken. Beheer > Externe mutaties > Algemene instellingen In het scherm Algemene instellingen leg je vast of je een verwerkingsverslag per mail wilt ontvangen en wanneer: alleen als er fouten optreden of altijd, bij elke verwerking Rapporten > Gedeelde rapporten Bij de Gedeelde rapporten zie je alle verwerkingsverslagen. Deze kunnen het resultaat zijn van een automatische upload, gevolgd door een automatische verwerking, maar je ziet ook de verwerkingsverslagen van bestanden die je handmatig hebt verwerkt. Actie Als jouw organisatie graag een SFTP-verbinding tot stand wil brengen met Visma | Raet, overleg dan hierover met je account manager.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen persoonsgegevens - Uitgebreid met Jaaropgaven Waarom Uit de feedback voor het scherm AVG wissen persoonsgegevens die we naar aanleiding van de vorige releases hebben ontvangen, bleek dat het wenselijk was de te wissen persoonsgegevens verder uit te breiden. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de jaaropgaven gewist. Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Het is niet langer mogelijk om via het scherm Jaaropgaaf medewerker de jaaropgaaf van gewiste personen op te vragen.  Acties Er is geen actie nodig. Functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken aangepast Waarom  Met de functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken is het mogelijk om een netto negatief van een voorgaande periode, automatisch te laten inhouden in de huidige periode. Soms werd bij mutaties met terugwerkende kracht over voorgaande perioden, het netto negatief echter twee keer werd ingehouden. Hoe Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA We hebben de functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken aangepast per 01-01-2021, waardoor er geen dubbele inhoudingen meer kunnen plaatsvinden. Actie Er is geen actie nodig. Pensioenen dagen per jaar flexibel maken Waarom In de variabele pensioenberekening is het mogelijk om de franchise te bepalen over het aantal verloonde uren. Als in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de kolom 19 CAO uren is gevuld en kolom 20 Berekenen CAO uren op periodiek aftoppen stond, dan werd hierbij standaard uitgegaan van 260 dagen. Voor bepaalde pensioenfondsen geldt er echter een ander aantal dagen. Daarom is aan deze referentietabellen een kolom toegevoegd waarmee je opgeeft van welke dagen Payroll Business moet uitgaan. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Vanaf deze release is er aan de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) en Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de volgende nieuwe kolom toegevoegd: 21 Berekeningsdagen 1 = 260 dagen 2 = 261 dagen 3 = 262 dagen 4 = werkdagen afrekeningsjaar Dit veld werkt alleen in combinatie met de velden 19 CAO uren en 20 Berekenen CAO uren. Als je in dit veld geen keuze maakt voor de kolom 21 Berek dgn, dan gaat Payroll Business standaard uit van 260 dagen. Actie CAO Services past voor de CAO's waarvoor een ander aantal dagen geldt, de inrichting van de benoemde referentietabellen aan. Als je gebruik maakt van eigen referentietabellen, kunt je dit vanaf 1-1-2021 inrichten. Scherm en rapport Afrekenresultaten D/C  Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. Hierbij kijken we ook of we met kleine aanpassingen het gebruiksgemak van een scherm en/of rapport kunnen verbeteren. Daarnaast zijn er wensen om het scherm van het rapport Afrekenresultaten D/C te verbeteren, zodat er minder onnodige acties plaats hoeven te vinden. Hoe Rapporten > Controle > Afrekenresultaten DC In het rapport Afrekenresultaten D/C hebben we de volgende zaken verbeterd: Via het navigatiepad bovenin het scherm zie je nu voor welk bedrijf je het rapport gaat aanmaken. Je hoeft dus niet meer opnieuw het bedrijf te selecteren vanuit een ander scherm in Payroll Business naar het scherm Afrekenresultaten D/C gaat. De periodiciteit wordt niet meer getoond; dit is een vast gegeven voor het bedrijf en kan niet veranderen. Je ziet direct alle salarisverwerkingen waarvoor je het rapport kan aanmaken. Je hoeft dus niet meer eerst op een knop te klikken om deze te zien. Het rapport wordt voortaan aangemaakt in XSLX-formaat en niet meer in het oudere XLS-formaat. De Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt vind je nu in het laatste tabblad van het excelbestand. Hierdoor kun je de gegevens in het tabblad van het rapport zelf makkelijker sorteren of bewerken. Actie Er geen actie nodig. Arbeidsvoorwaarden Gratificatie 2 ook te gebruiken voor vakantiegeld Waarom Soms zijn er twee referteperiodes aanwezig bij de reservering van het vakantiegeld. Als er meerdere referteperiodes zijn voor bijvoorbeeld het gedeelte wat berekend moet worden op basis van de peilmethode en er een andere referteperiode geldt voor het opbouwgedeelte, dan was niet mogelijk beide te berekenen. Om dit mogelijk te maken hebben we de arbeidsvoorwaarden Gratificatie 2 ( opbouw) aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Gratificatie 2 Aan het arbeidsvoorwaardenscherm van Gratificatie 2 is het volgende veld toegevoegd:  Gratificatie 2 als vakantietoeslag  Vul je hier Ja in, dan worden de reservering en uitbetaling van deze arbeidsvoorwaarden richting de Belastingdienst worden meegegeven als Vakantiegeld. De default waarde van dit veld  is Nee, zodat de arbeidsvoorwaarden blijven werken zoals je gewend bent. Omdat dit een andere arbeidsvoorwaarde is dan vakantiegeld komt er een extra regel op de loonstrook te staan. Let op: als je de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 gaat inzetten voor vakantiegeld, moet je het controleren en aanvullen van de  eventuele minimum vakantietoeslag handmatig bijhouden en corrigeren. Actie Als je de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 wilt gaan gebruiken als vakantietoeslag, vul dan bij het veld Gratificatie 2 als vakantietoeslag de waarde Ja in.  Externe mutaties - meerdere lijsten met externe velden mogelijk Waarom Tot nu toe kon je voor één externe applicatie slechts één externe tabel inrichten. Als je meerdere tabellen had aangemaakt, stond in het verwerkingsverslag de melding Externe tabel fout.  In de praktijk blijkt het soms handig om meerdere lijsten met externe codes te kunnen inrichten, bijvoorbeeld als je met meer dan één tijdregistratiesysteem te maken hebt, Hoe Beheer > Externe mutaties > Externe tabellen Vanaf deze release is het mogelijk om voor hetzelfde externe systeem, meerdere externe tabellen in te richten, inclusief externe velden. De verwerking van de externe mutaties is hierop aangepast. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Minimum vakantietoeslag-aanvulling terwijl blokkering op Ja staat (2088561) Melding Hoewel in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag bij het veld Blokkeren (Vak.toesl.) de waarde Ja was ingevuld en bij het veld Minimum controle en correctie (Vak.toesl.) de waarde Nee, werd er toch vakantiegeld berekend. Oplossing Dit is opgelost vanaf release 2021-01, zodat er geen aanvulling vakantiegeld meer wordt berekend als het veld Blokkeren (Vak.toesl.) op Ja staat. Actie Er is geen actie nodig.  Nul vaste reisdagen per week Melding Door de landelijke maatregelen tegen het coronavirus worden werknemers opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Dit kan van invloed zijn op de reiskostenvergoeding. Voor reiskostenvergoedingen die na 12 maart zijn afgesproken, geldt dat deze zelfs alleen vergoed mogen worden op basis van de werkelijk afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer. Om te voorkomen dat je reiskosten in zijn geheel moet blokkeren of verwijderen en vervolgens weer moet deblokkeren of toevoegen als er wèl reisdagen zijn, is het vanaf deze release mogelijk om 0 (nul) reisdagen in te voeren.  We hadden dit al aangepast in de release van november, maar bij drie varianten ging dit fout in de salarisverwerking. Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Vanaf deze release hebben we het ook mogelijk gemaakt om nul reisdagen in te voeren bij de volgende drie berekeningsmethodes: 4. Dagenbepaling fiscus / Dagen per week / Vaste vergoeding 9. Dag.bep.fisc/Reisdagen per week/Vaste vergoeding 10. Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg.   Actie Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, geef dan bij de betreffende medewerkers 0 reisdagen op bij Vaste reisdagen per week. Hoe je dit precies moet inrichten per mehode, lees je in de online help. SV-loon onjuist bij stagiairs (2179255)  Melding  Als er bij een stagiair voor een periode sprake was van negatief loon, bijvoorbeeld door een correctie met terugwerkende kracht, werd er voor die periode ten onrechte geen SV-loon vastgesteld.  Oplossing  Deze fout is met ingang van deze release hersteld.  Actie Er is geen actie nodig.  Synchronisatie mutaties naar IKV-niveau (2100386) Melding  Medewerker >Interfaces > Loonaangifte Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) / Loonheffingen (IKV) Gegevenselementen die van belang zijn voor de loonaangifte kun je muteren via het scherm Loonaangifte. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat deze mutaties worden doorgezet naar de juiste inkomstenverhouding (IKV). In het IKV-scherm Loonaangifte (IKV) kun je zien welke gegevens bij de inkomstenverhouding horen.  Als een mutatie werd verwijderd vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, werd de informatie in het scherm Interfaces > Loonaangifte niet goed gesynchroniseerd met de informatie in het scherm op IKV-iveau. Hier stond dan nog de oude waarde en deze waarde werd ook gebruikt in de loonaangifte en salarisberekeningen. Oplossing  Dit is vanaf deze release opgelost, zodat ook het verwijderen van een mutatie vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, goed wordt gesynchroniseerd zodat in het scherm op IKV-niveau de juiste waarden komen te staan. Actie Er is geen actie nodig.  Alternatieve omschrijving wijzigen op niveau Bedrijf CAO (2010197)  Melding  Als voor een bepaald Soort element op bedrijfscao-niveau een alternatieve omschrijving was aangemaakt, kon je als klant niet van deze omschrijving afwijken, omdat het niet mogelijk was de alternatieve omschrijvingen aant te passen op klant- en/of Bedrijfscao-niveau. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Vanaf deze release is het ook mogelijk om alternatieve omschrijvingen aan te passen op klant- en/of bedrijfscao-niveau. Op deze manier kun je als klant alsnog eigen omschrijvingen hieraan toekennen. Actie Als je een omschrijving aan wilt passen op klant- en/of bedrijfscao-niveau kun je dat vanaf deze release via de functie Alternatieve omschrijvingen doen.  Alternatieve omschrijving niet getoond bij groepeerkenmerken Rapportages (2347985)  Melding  Als er een alternatieve omschrijving was vastgelegd voor een gegevenselement waarmee je in diverse rapportages kan groeperen, zoals afdeling, kostenplaats, classificatiekenmerken, dan zag je deze alternatieve omschrijving niet terug in de lijst van het veld Groepeerkenmerk van de rapportageschermen. Oplossing  Dit is vanaf deze release aangepast, zodat je de alternatieve omschrijving nu ook in de rapportageschermen terugziet in de keuzelijst van het veld Groepeerkenmerk.  Actie Er is geen actie nodig.  Rekeninggegevens voor betalingen buiten het SEPA-gebied weer beschikbaar (2335548)  Melding  Recent hebben wij het aanmaken van betalingen voor buiten het SEPA-gebied in BTL91-formaat uitgefaseerd en hadden daarom ook het bijbehorende scherm met rekeninggegevens uit het menu verwijderd.  Sommige klanten lieten ons echter weten dat zij wel graag de mogelijkheid wilden behouden om de rekeninggegevens voor betalingen buiten het SEPA-gebied vast te leggen.  Oplossing  Het scherm Overboekingen buiten SEPA is weer toegevoegd aan het menu Medewerkers, echter zonder de toevoeging BTL91. De rekeningnummers die je voor een medewerker in dit scherm hebt vastgelegd, zijn zichtbaar op de loonstrook en op het Betalingsoverzicht netto resultaat via een apart tabblad; dit is niet gewijzigd. Actie Let op: er worden geen betaalbestanden aangemaakt. Als je gebruik maakt van deze mogelijkheid, vergeet dan niet om maandelijks de betalingen buiten het SEPA-gebied handmatig te verzorgen, ook dit is niet gewijzigd.  SV-lonen ontbraken bij APG-aanlevering (2334337) Melding Als een medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt, werd in bepaalde gevallen geen SV-loon doorgegeven in de APG-aangifte. Hierover kregen klanten een terugkoppeling van APG. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 hebben is dit aangepast, zodat voor medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijdbereiken, altijd het SV-loon wordt doorgegeven in de APG-aangifte. Actie Er is geen actie nodig. Ad hoc rapportage (uitgebreid)  - Geen gegevens gevonden (2113335)  Melding In de nieuwe Ad hoc rapportage (uitgebreid) stond soms ten onrechte de melding: Geen gegevens gevonden.  Oplossing Het probleem is opgelost, de beschikbare gegevens worden voortaan altijd in het rapport getoond.  Om de inhoud van het rapport beter te kunnen controleren, is de lijst met parameters die zijn toegepast uitgebreid. Je ziet voortaan: Datum en tijd van aanmaken van het rapport Of je de optie Alleen medewerkers in dienst hebt toegepast Of je de optie Alleen medewerkers met resultaten hebt toegepast Achter de bedrijfsnaam wordt ook de bedrijfscode vermeld Als je het rapport opvraagt in Excel formaat, vind je de Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt. in een apart tabblad. In een pdf staan de parameters bovenaan de eerste pagina. Actie In onderstaande situaties werkt het nieuwe rapport helaas nog niet goed:  Als je met sublooncomponenten werkt: deze zijn herkenbaar aan het feit dat de hoofdlooncomponent, bijvoorbeeld 10001484 Salaris, meerdere keren in de definitie is opgenomen met verschillende omschrijvingen.  Als een element meer dan één keer in de definitie is opgenomen. Als je hier last van hebt, blijf dan nog even het oude rapport gebruiken, wij lossen dit zo spoedig mogelijk op. Ad hoc rapportage uitgebreid  - vragen over werken met definities (2113335) Melding De nieuwe uitgebreide Ad hoc rapportage heeft meer mogelijkheden voor het delen en kopiëren van definities dan de oude rapportage. Bij onze Servicedesk kwamen daarover een aantal vragen binnen. Hieronder vind je daarom extra uitleg over de mogelijkheden. Oplossing Definitie delen: Een definitie die je zelf hebt gemaakt, kun je delen met je collega's door de klant of het bedrijf in te vullen bij Definitie beschikbaar voor en de definitie dan op te slaan. Vanaf dat moment zien jouw collega's de gedeelde definitie in hun lijst. Ze kunnen deze echter niet aanpassen. Definitie kopiëren: Je kunt een definitie die een collega met je heeft gedeeld wel kopiëren, zodat je een versie hebt die je voor eigen gebruik verder kunt aanpassen. Die doe je door te klikken op Definitie opslaan. Vanaf dat moment staat de definitie twee keer in je lijst, met twee eigenaren, namelijk jijzelf en je collega. Om verwarring te voorkomen, is het raadzaam om meteen de naam van de kopie aan te passen. Je kunt er ook voor kiezen om na het selecteren van de definitie meteen de Omschrijving aan te passen, de wijzigingen aan te brengen en de definitie vervolgens op te slaan Definitie verwijderen: Je kunt alleen de definities verwijderen die je zelf hebt gemaakt. Definities die andere gebruikers hebben gemaakt en beschikbaar gesteld, kun je niet verwijderen: bij deze definities is de knop Verwijderen inactief (grijs weergegeven). Actie Als je inmiddels meerdere definities met dezelfde naam in je lijst hebt staan, kijk dan goed wie de eigenaar is, en pas eventueel de naam van je eigen definities aan om het overzicht te houden.  Opmerking: maak met je collega's afspraken over de naamgeving. De lijst met definities is gesorteerd op naam, daarmee kun je ervoor zorgen dat bepaalde soorten definities altijd bij elkaar in de lijst staan. Ziektegevallen in het Duits niet zichtbaar (2308254) Melding De lijst met ziektgevallen was niet zichtbaar als je als gebruiker Duits had gekozen als taal. Ook waren er geen zoekvelden beschikbaar, Oplossing Dit is opgelost, de lijst met zoekvelden is altijd beschikbaar en de aanwezige ziektegevallen worden altijd getoond. Aandachtspunt: zoals je wellicht gezien hebt, zijn nog niet alle vertalingen in de applicatie aanwezig, hier wordt continue aan gewerkt: in elke release worden er vertalingen toegevoegd. Actie Er is geen actie nodig. Reservering vakantiegeld niet berekend over Uitbetaling Meeruren en Vakantieuren (2350119) Waarom Bij het uitbetalen van bepaalde uursoorten werd er na de periode uitdienst, geen reservering vakantiegeld berekend en geen reservering vakantiegeld doorgegeven aan de Belastingdienst. Dit kwam omdat er geen werkdagen waren in de periode van uitbetaling. Hoe Vanaf deze release is dit opgelost en wordt er bij het uitbetalen van deze uursoorten, zoals verwacht, reservering vakantiegeld berekend doorgegeven aan de Belastingdienst Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Verzamelloonstaat inclusief medewerkers uit dienst (2372114) Melding De vezamelloonstaat werkte niet goed, waardoor ook oude medewerkers die uit dienst zijn, erin werden opgenomen. Oplossing We hebben de oplossing hiervoor uitgeleverd op 15 december 2020, zodat er geen medewerkers uit dienst meer in de Verzamelloonstaat staan. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving - signaleringen Nieuwe signalering 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift Signalering Bij soort ink. 11, 13, 15, 18 hoort srt.contr. O of B vervalt per 2021 Waarom Vanaf 2021 is het noodzakelijk om voor medewerkers waarbij het veld Aard Arbeidsverhouding de waarde 4, 6, 7, 18, 79 of 81 heeft, bij de volgende velden de waarde Niet van toepassing in te vullen. Contr. onbep./bep. tijd Schriftelijke arbeidsovk Oproepovereenkomst  Je vindt deze velden in het scherm Arbeidscontract. Door deze aanpassing vervallen andere signalen die betrekking hebben op het Soort contract. Hoe Vanaf 1-1-2021 is het volgende nieuwe signaal in Payroll Business opgenomen: 2103- Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift.  Vanaf 1-1-2021 is het volgende signaal vervallen: Bij Soort ink. 11,13,15,18 hoort Srt.contr. O of B en komt vanaf de verwerkingen van 1 januari 2021 niet meer in het Signaleringsverslag voor. Actie Als er in jouw organisatie medewerkers zijn met de hierboven genoemde codes in het veld Aard arbeidsverhouding, vul dan per 2021 bij de bovenstaande velden Niet van Toepassing in. Meer informatie over deze en andere signalen vind je in de Vooraankondiging Jaarovergang 2020-2021. Foutmelding L2021 en Brief Belastingdienst (2241993) Waarom Begin 2020 hebben we bij medewerkers die opnieuw in dienst waren getreden, de redenen uit dienst verwijderd. Dit hebben we gedaan omdat het vanaf 2020 verplicht is om de Reden uit dienst aan de Belastingdienst door te geven. Helaas is bij deze actie niet bij alle medewerkers waarvoor dit relevant was de reden uit dienst verwijderd en koppelt de Belastingdienst deze medewerkers terug met de foutmelding L2021.  Hoe We hebben bij medewerkers bij wie ten onrechte een reden uit dienst was, de reden verwijderd. Deze aanpassing hebben we uitgeleverd op 11 december 2020. De correcties voor de Loonaangifte die hierdoor zijn ontstaan worden automatisch meegestuurd met de eerstvolgende aangifte, waardoor foutmelding L2021 van de Belastingdienst is opgelost. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 12/23/2020

2021-10 Optimaliseren van de Verzamelloonstaat Veel klanten gaven in de ideeënbus aan dat zij in de Verzamelloonstaat alle kolommen willen hebben zoals de Belastingdienst dit voorschrijft. In deze release zijn de eerste aanpassingen voor de Verzamelloonstaat doorgevoerd. In komende releases volgen nog meer aanpassingen. Onder meer de mogelijkheid het rapport in een keer over alle bedrijven heen af te roepen. 2021-09 Kwaliteitsverbetering Loonaangifte Maak gebruik van het verbeterde loonaangifteproces. Als er fouten optreden in het proces maakt Payrol Business geen loonaangiftebestand aan. Na deze release krijg je in dit geval het Interface log Rapport Loonaangifte tot je beschikking. Het rapport geeft je inzicht in de fouten zodat je deze in een vroeg stadium kunt herstellen en zo voorkomt dat de Belastingdienst de loonaangifte later afkeurt. Overnemen en overhevelen verlofrechten binnen arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode Nieuwe opties bij de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode. Zo kan je daarmee de nieuwe medewerker zijn verlof laten meenemen, of juist verlof overhevelen naar zijn/haar nieuwe werkgever bij gedeeltelijke uitdiensttreding. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om dit financieel te verwerken in de journalisering zoals bijvoorbeeld waarde in geld of verlof of als reservering. 2021-07 Salarisberekening voor één medewerker Na deze release kan je een salarisberekening uitvoeren voor één medewerker. Deze functionaliteit vind je terug in diverse medewerker- en contractschermen. Via de nieuwe knop start je een salarisberekening uitsluitend voor de medewerker waar je op dat moment mee bezig bent. Mutaties voor andere medewerkers gaan uiteraard niet mee. De berekening is daardoor sneller klaar zodat je vrijwel meteen het resultaat voor die ene medewerker kunt controleren. In het scherm Salarisberekening herken je deze specifieke berekening aan het speciale icoontje. Online kennissessie van de juli release Op 29  juni om 14:00 uur kan je deelnemen aan de kennissessie over de juli release van Payroll Business. Je kan je opgeven via de evenementenkalender in de communitygroep van Payroll Business. 2021-06 Extra bedragen voor de transitievergoeding Je kunt vanaf deze release als aanvulling op de transitievergoeding eventuele extra bedragen vastleggen. Dit voor zowel extra bruto vergoedingen, bruto inhoudingen, netto vergoedingen en netto inhoudingen. Het komt namelijk regelmatig voor dat - naast de wettelijke transitievergoeding - ook een aanvulling wordt betaald. Bijvoorbeeld een tekenvergoeding of een extra te ontvangen vergoeding als de medewerker voor de overeengekomen einddatum dienstverband uit dienst treedt. Ook wordt soms een voorschot op de transitievergoeding gegeven. Technische nummers van gegevenselementen en waardelijsten Je kunt nu de technische nummers van gegevenselementen en waardelijsten inzien in Payroll Business. Dit doe je in de gebruikersopties met de functie Codes van gegevenselementen en waardenlijsten weergeven. De technische nummers gebruik je bijvoorbeeld voor het importeren van gegevens en het leggen van koppelingen met applicaties van derden. Online kennissessie van de juni release Op 1 juni om 14:00 uur kan je deelnemen aan de tweede kennissessie van Payroll Business. Deze gaat over de mei release. Je kan je opgeven via de evenementenkalender in de communitygroep van Payroll Business. 2021-05 Online kennissessie van de mei release Op 4 mei om 14:00 uur kan je deelnemen aan de tweede kennissessie van Payroll Business. Deze gaat over de mei release. Je kan je opgeven via de evenementenkalender in de communitygroep van Payroll Business. Feedback op onze applicatie Vorig jaar hebben we je feedback gevraagd op de schermen Wissen persoonsgegevens en Voorstel Transitievergoeding. Dit om de Customer Effort Score (CES) te bepalen. We hebben goede feedback gekregen en ook opgepakt. De laatste maanden hebben we onder meer gewerkt aan Ad-hoc rapportage uitgebreid. De bedoeling is de 'oude' ad hoc rapportage uit het menu te halen. Om te horen hoe de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) nu werkt en of alle wensen zijn verwerkt, willen we daar graag feedback op ontvangen. Daarom verschijnt de vraag nu ook na het uitvoeren van het rapport Ad-Hoc Rapportage (uitgebreid). 2021-04 Online kennissessie van de april release Op 30 maart om 14:00 kan je deelnemen aan de tweede kennissessie van Payroll Business. Deze gaat over de april release. Je kan je opgeven via de evenementenkalender in de communitygroep van Payroll Business. 2021-03 Performance verbetering van de salarisverwerking Je ervaart na deze release het resultaat van de verbeteringen aan de salarisverwerking. De verbeteringen zijn gericht op het reduceren van de doorlooptijden in Payroll Business bij het verwerken van salarisgegevens. Weergave uren/eenheden op vierkoloms salarisstrook De uren/eenheden van de uitbetaalde belaste vergoedingen (30) van de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen/inhoudingen zie je voortaan ook op de vierkoloms salarisstrook. Online kennissessie van de maart release Op 2 maart om 14:00 kan je deelnemen aan de eerste kennissessie van Payroll Business. Deze gaat over de maart release. Je kan je opgeven via de evenementenkalender in de communitygroep van Payroll Business. 2021-01 Transitievergoeding Per 1 januari 2021 heb je nieuwe functionaliteit voor de transitievergoeding beschikbaar. Je kunt Payroll Business de transitievergoeding volledig automatisch laten berekenen en uitbetalen.

Mededelingen Wet en Regelgeving 2022 Vanaf deze oktober release gaan we in elke release delen voor het jaarwerk 2022 opleveren. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. Ook komt er dit jaar weer een Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Zodra de datum van deze kennissessie bekend is, laten we dit weten via de release notes en/of de Community. Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Nieuw Verzamelloonstaat volgens opgave Belastingdienst Waarom  Veel klanten hebben ons nadrukkelijk verzocht om het mogelijk te maken in de Verzamelloonstaat alle kolommen op te nemen, zoals de Belastingdienst dat voorschrijft. Daarom hebben we vanaf deze release de eerste aanpassingen voor de Verzamelloonstaat doorgevoerd. In komende releases volgen er nog meer aanpassingen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt het rapport in een keer over alle bedrijven heen af te roepen. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Vanaf deze release hebben we de Verzamelloonstaat als volgt aangepast:  Aan het tabblad Specificatie per medewerker zijn veel extra kolommen toegevoegd, zodat je heel veel extra informatie over de periodes kunt vinden. Er is een tabblad toegevoegd met uitleg over de kolommen, waarbij we ook uitleg geven over de diverse kolommen waarin een waarde staat. Als je de Verzamelloonstaat opvraagt, wordt deze vanaf release 2021-10 in de nieuwe lay-out getoond. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd Referentietabel Pensioenen/fondsen Corr. Verlof Waarom In release 2021-06 hebben we de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. Verlof beschikbaar gesteld waarmee je per pensioensoort en pensioenvariant kunt aangeven of een verlofsoort wel of niet meedoet voor het corrigeren van de premie. We hebben nu geconstateerd dat het mogelijk was om deze referentietabel foutief te importeren met lege waarden in de verlofsoort. Dit zorgde dan voor een foutieve berekening.  Hoe  Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer > Pensioenen/fondsen Corr. Verlof We hebben de controle op de import verbeterd, zodat het niet meer mogelijk is referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. foutief, dat wil zeggen met lege waarden, in te lezen. Actie Er is geen actie nodig.  Interface Loonaangifte - veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz heeft nu 6 decimalen Waarom Als een stagiair na de stageperiode in dienst komt, is het verplicht de stagevergoeding mee te nemen in de grondslag voor de werknemersverzekeringen. In het interfacescherm Loonaangifte kun je hiervoor de stagevergoeding vastleggen en het aantal  stageperiodes. Het was echter niet mogelijk in het veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz een waarde met decimalen op te geven. Hierdoor werd het maximumloon voor de werknemersverzekeringen niet helemaal juist berekend, als er sprake was van gebroken stageperiodes. Daarom kun je vanaf deze release het aantal stageperiodes vastleggen met decimalen.   Hoe Medewerker > Medewerker > Interfaces > interface Loonaangifte In het veld Aantal stage periodes huidg jaar - werknemersverz kun je nu een waarde met 6 decimalen vastleggen. Denk eraan dat je daarbij de gebroken stageperiodes berekent op basis van 260 werkdagen. Bij maandverloning moet je de gebroken werkdagen delen door 21,666667. Bij 4-weken verloning moet je de gebroken werkdagen delen door 20.  Voorbeeld Bedrijf heeft maandverloning. Een stagiair komt op 18-1-2021 stage lopen. Op 21-5-2021 is de stage beëindigd.  De stage periode voor januari is 10 (werkdagen) / 21,666667 = 0,461538. De stage periode voor februari = 1. De stage periode voor maart = 1. De stage periode voor april = 1. De stage periode voor mei is 14 (werkdagen) / 21,666667 = 0,646154. Totaal aantal stageperiodes is dan: 0,461538 + 1 + 1 + 1 + 0,646154 = 4,107692. Actie Indien gewenst, kun je het aantal stageperiodes nu ook vastleggen met decimalen. Salarisstrook viewer - velden niet volledig leesbaar Waarom Als je bij het openen van de Salarisstrook viewer het internetscherm niet op volledige grootte had staan, werden de velden achter het veld Medewerker verkleind, waardoor ze niet volledig leesbaar waren. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Dit is opgelost. Als je nu de Salarisstrook viewer opent in een verkleind internetscherm, behouden de velden achter het veld Medewerker hun formaat en blijven dus leesbaar. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding met opgenomen looncomponenten Melding Als je buiten de arbeidsvoorwaarde Reiskosten om een onbelaste vergoeding uitkeert als (aanvulling op) reiskosten, werd die vergoeding niet meegenomen in de berekening van de fiscale ruimte. De fiscale ruimte was dan lager, dan in de arbeidsvoorwaarde was berekend. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Om dit te corrigeren, hebben we aan de grondslagen de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken toegevoegd, waarin je de onbelaste looncomponenten kunt plaatsen die het systeem bij het berekenen van de fiscale ruimte moet meenemen.  Actie Als je onbelaste looncomponenten wilt meenemen in de berekening van de fiscalen ruimte, plaats deze dan in de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken. Medewerker gaat met AOW - Extra toetsmoment Eerste dag van de maand (2828399) Melding Tot nu toe was het niet mogelijk om een pensioen- of fondsregeling met een vaste grondslag te laten beëindigen op de eerste dag van de maand dat een deelnemer de AOW-leeftijd bereikt of op een vaste eindleeftijd. Hierdoor werd een verkeerde datum aangemaakt voor einde deelname en werd deze verkeerde datum ook doorgegeven. Oplossing Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Aan de kolom Toets einde deelname van de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigenregeling (vast) en Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is een extra toetsmoment toegevoegd, namelijk: 6 Eerste dag vd maand.  Dit extra toetsmoment is beschikbaar vanaf release 2021-10 en kun je vastleggen vanaf de Peildatum 1-1-2022. Actie Als het bovenstaande in jouw organisatie van toepassing is voor een van de pensioenregelingen met een vaste grondslag en dit is een eigen regeling, pas dan de referentietabel aan. Voor benoemde pensioenregelingen zal CAO services dit voor je doen. 30% salarisnorm niet gehaald - 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten (2883114) Melding Bij gebruik van de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling exclusief extraterratoriale kosten en berekening van een verlaagd percentage, sluit het fiscale loon na toepassing van de 30%-regeling bij sommige medewerkers precies aan op het norminkomen; in sommige gevallen moet het fiscale loon echter hoger zijn dan het norminkomen. Oplossing Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten Aan het scherm met bedrijfsinstellingen is het volgende veld toegevoegd: Norminkomen verhogen met 0,01. Vul je hier Ja in, dan wordt het norminkomen tijdens de berekening met 1 cent verhoogd. Hierdoor wordt de bruto inhouding 1 cent lager en het berekende fiscale loon 1 cent hoger, zodat het voldoet aan de eis dat het hoger moet zijn dan het norminkomen. Actie Als je wilt dat het fiscale loon altijd hoger is dan het norminkomen, vul dan bij het veld Norminkomen verhogen met 0,01 de waarde Ja in. Wijziging salaristrede geeft niet gewenste resultaat (2832307) Melding Soms werd een mutatie die was ingevoerd door een gebruiker, niet meegenomen in een salarisverwerking nadat de datum in dienst van de medewerker was gewijzigd. Dit kwam voor als er al een (voorlopige) verwerking voor de medewerker had plaatsgevonden en daarna de datum in dienst was gewijzigd. Als je bijvoorbeeld aan een medewerker een salarisschaal en -trede hebt toegekend en, nadat de medewerker al (voorlopig) is verloond, de datum indienst wijzigt en ook de salaristrede, dan kon de Payroll engine het nieuwe schaalbedrag niet altijd meer vastleggen. Wijzig je de datum in dienst, dan worden er in de applicatie automatisch een aantal zaken gewijzigd. Deze mutaties krijgen dan de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder; dat geldt dan ook voor mutaties die oorspronkelijk door de Payroll engine zijn gemaakt. In Payroll Business krijgen mutaties die zijn vastgelegd door een gebruiker prioriteit boven mutaties met Payroll engine als muteerder en daarom kon de Payroll engine niet altijd nieuwe mutaties aanmaken zodat de waarde die voor de wijziging van de datum indienst actief was, actief bleef. Oplossing Bij een wijziging van de datum in dienst krijgen (indien aanwezig) de door de Payroll engine aangemaakte mutaties niet meer de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder, maar worden de mutaties van de Payroll engine inactief zodat bij een nieuwe verwerking deze mutaties opnieuw kunnen worden aangemaakt.  Actie Deze aanpassing is actief vanaf deze release. Heeft dit zich bij een van uw medewerkers voorgedaan en is de medewerker inmiddels al definitief verloond, dan kunt u de datum in dienst niet meer aanpassen. Bij nieuwe situaties zal dit niet meer optreden. Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum versus Release (2878991) Melding Er verschijnen nog steeds meldingen in het Signaleringsverslag dat het vakantiegeld dat een medewerker heeft ontvangen, onder het wettelijk minimum ligt. Dit komt omdat er door afrondingsverschillen een verschil van een of enkele eurocenten is ontstaan. Als de instelling van het veld Controleren op wettelijk minimum gelijk is aan Controleren en aanvullen dan staan die eurocenten in de Afrekenmatrix en worden tegelijk met het vakantiegeld uitbetaald. De melding dat het vakantiegeld onder het minimum ligt, verschijnt dan ook in het Signaleringsverslag. Als wordt betaald in een andere peridoe dan de eindperiode, zie je het signaal zowel in de eindperiode als in de betaalperiode. Dit komt omdat de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag en de controle een net iets andere berekeningsmethodiek gebruiken. Oplossing De regeling die de controle op het minimumloon en de minimale vakantietoeslag uitvoert, is zo aangepast dat een verschil tot 6 cent nu wordt genegeerd: u kunt dit verschil mogelijk nog wel zien in het rapport met payrollelementen, maar het signaal staat niet meer in het Signaleringsverslag en er is geen uitbetaling van de aanvulling op het vakantiegeld als dit minder is dan 6 cent. Actie Let op het volgende. Als er afgelopen mei een aanvulling van enkele eurocenten is uitgekeerd op het vakantiegeld, kan er als gevolg van deze wijziging een TWK-berekening plaatsvinden waarbij de eurocenten worden teruggeboekt. Journalisering vrijval eindejaarsuitkering (2879134) Melding Als een medewerker uit dienst gaat en de eindejaarsuitkering moet worden uitbetaald in de periode na uit dienst, dan werden de reserveringen niet tegengeboekt. Oplossing Met ingang van 01-01-2021 worden vanaf deze release in genoemde situatie de reserveringen weer tegengeboekt via de betreffende looncomponenten. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Code reden einde inkomstenverhouding per 2022 Waarom Vanaf 2022 hebben de Belastingdienst en het Uniform Pensioenfonds de Code reden einde inkomstenverhouding aangepast en aan elkaar gelijk gemaakt. Dit betekent dat de lijst met codes per 2022 verandert. We hebben deze lijst per release toegevoegd, zodat de codes voor eventuele uitdienstmeldingen in de toekomst al zijn aangepast voor 2022 en de aangifte ervan goed gaat,  Wijzigingen per 2022 De waarden 80 en 81 van de UPA zijn vervangen door 05 en 06. De waarde 02 die de Belastingdienst hanteerde op basis van de waarden 80 en 81 die de klant had ingevuld, vervallen ook. De Belastingdienst hanteert nu ook de daadwerkelijke waarde van 05 en 06, zodat daar geen verschil meer in zit. Actie Instelling > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Gebruik je eigen redenen uit dienst, dan is het nodig de conversietabel aan te passen per 2022. Hierbij moet je alle waarden die verwijzen naar 80 en/of 81 wijzigen naar 05/06. Als dit niet is gebeurd, wordt er bij een uitdienstmelding met een van de codes 80 of 81 geen aangifte aangemaakt.  Let op: als je deze waardes aanlevert vanuit een ander HR-systeem, denk er dan aan dat deze validatiewaarden ook daarin moeten worden aangepast. Gebruik je de waardenlijst van de Belastingdienst op Landniveau, dan hoef je hier niets voor te doen.  Officiële lijst Belastingdienst gaan gebruiken Als je ervoor kiest om de officiële lijst van de Belastingdienst te gaan gebruiken, doe dan per 2022 het volgende: . in dat geval kan per 2022 een aantal dingen worden verwijderd / uitgezet: Verwijder de eigen gemaakte  waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.   Leg in de Interface loonaangifte vast dat je geen gebruik maakt van de Conversietabel reden uit dienst door het veld leeg te maken. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Interface Loonaangifte. Publishing Date : 9/22/2021

Notifications Again - Duplicate sick reports were added when importing consultant’s Excel file The September release notes included this message about incorrect addition of duplicate sick reports as described below. Due to a problem with this modified functionality we have revoked the modification on 30 August 2021. The modification has now been improved and will again be available in the October release. Why When an Importing absence file was read in the Import Excel file (Consultant) screen that inadvertently contained duplicate sick reports, the Sick leave screen showed two lines with active sick leave. However, only one sick leave is allowed per contract. In the Sick leave screen it is not possible to enter a new sick leave for an employee with an active sick leave because the system checks for this and an error message will be displayed. When importing sick leave this check was not performed, resulting in duplicate sick reports with the same start date. How Management > Import/Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sick leave The software has been modified to ensure an Importing absence file with duplicate sick reports no longer results in duplicate active sick reports when it is read using Import Excel file (Consultant). We have also made sure this is not possible through other channels for reporting sick leave, such as API and HR Self Service. Action No action is required. Person level improved – Identity now processed in the same way as UPI We made the following functionality available on 1 September 2021. Why When an employee is hired, the system can determine whether it concerns a new or a returning employee. With a new employee the system assigns a new UPI or Identity. Identity (7013) is used to identify the user in the portal. Unique Personal ID (UPI) (7014) is used to identify a person and can also be used when the person level is not used. With a returning employee the system used to assign the old UPI but not necessarily the old Identity. This resulted in problems in the portal and other systems. That is why the system now processes the UPI and the Identity in the same way. How To enable the system to process the UPI and the Identity in the same way, the software has been modified as follows.  Settings > Recording > Parameters UPI As of 1 September 2021 the name of the Parameters UPI screen has changed to Parameters UPI/Identity. The Fill Identity with field has been added to specify what the employee’s Identity field should contain. When the employee’s Identity is already known in the system, i.e. a person with an Identity already exists for the UPI, the known Identity is used. Note: the preference specified in the Fill Identity with field for Identity applies when a new Identity has to be created. The Fill Identity with field has the following values: Generate automatically The Identity field is to be specified by the system automatically. With this option the Sequence number field and the Leading zeroes option are displayed.  Enter a sequence number if the Identity that is automatically generated should be based on this sequence number +1, this sequence number +2, etc. If the Leading zeroes option is selected, the Total length field is displayed and the leading zeroes are added to the automatically generated Identity up to the maximum length specified in Total length.  Use employee code The Identity field will automatically be filled with the employee code. Use employee UPI The Identity field will automatically be filled with the UPI. Use Identity preference The Identity field will automatically be filled with a preference value. This field will be made available through Self Service. For example, Email address or a value from the organization’s free fields. This field can be modified through an import. When nothing is entered here, the Identity field will remain blank. When Use Identity preference is selected in the Parameters UPI/Identity screen, the Identity preference field can be changed in HR Core Business, or the value will be entered through Self Service when the 10526800PS category is included in the Self Service workflow/processes. In all other cases the Identity preference field remains blank and cannot be changed in HR Core Business. Inflow/Outflow > Create employee Employee > Employee > Employee (supplementary)  The Identity preference field has also been added to the Employee (supplementary) screen and in the Create employee wizard, so it is assured in all our processes. Note: when an Identity is explicitly specified when creating an employee using Self Service category 7013PS, that value will be adopted in HR Core Business without validation. Validation will take place during processing. When in the Parameters UPI/Identity screen it has been specified that the Identity should be assigned automatically, the Identity field can remain blank. The Identity will then be assigned automatically. Action Specify your option in the Fill Identity with field in the Parameters UPI/Identity screen with the required start date to ensure one method is used for the Identity throughout the organization. Include category 10526800PS in the Self Service processes if the Identity preference field is to be used.  Modified and Improved GDPR – Some data was wrongly synchronized between Person level and Employee level Why Some data was wrongly synchronized between the Person level and the Employee level. Some of the data has to be removed or anonymized to comply with GDPR. How  The data that was wrongly synchronized between the Person level and the Employee level has been removed from the synchronization process. The data that had to be removed or anonymized to comply with GDPR has later been added and will be properly removed or anonymized as of the October release. Action No action is required. Work schedule can now be generated for a period longer than 2 years Why Up till now work schedules could only be generated for a maximum period of 2 years. Where parental leave is concerned, for example, work schedules for a period longer than 2 years are useful, which is why as of this release a work schedule can be generated for a longer period. How Settings > Work pattern > Generate work schedule As of the October 2021 release a work schedule can be generated for a maximum period of 4 years. Action No action is required.  Solved Messages List of values only consisted of 20 pages (2851105) Message  The List of values screen only showed a maximum of 20 pages. When the list of an Element consisted of more than 20 pages it was not possible to view all the values.  Solution This has been resolved and as of this release the List of values screen includes more than 20 pages. Action No action is required.  HRSS parental leave failure (2848055) Message  It was not possible to request parental leave with a start date that equaled the date of employment.  Solution The software has been modified and as of this release it is possible to hire an employee on, for example, 01-10-2021 and request parental leave as of 01-10-2021. Action No action is required. Publishing Date : 9/21/2021

Mededelingen Nogmaals - Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant In de Release notes van september hebben we deze melding over het onterecht toevoegen van dubbele ziekmeldingen opgenomen zoals hieronder beschreven. Vanwege een probleem met deze aangepaste functionaliteit, hebben wij de aanpassing op 30 augustus 2021 ongedaan gemaakt. Inmiddels hebben we de aanpassing verbeterd en is deze opnieuw beschikbaar met ingang van de oktober release.   Waarom  Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen. Hoe  Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service. Actie  Er is geen actie nodig Persoonslaag verbeterd - Identity nu op dezelfde manier behandeld als UPI Op 1 september 2021 hebben we de volgende functionaliteit beschikbaargesteld. Waarom Als een medewerker in dienst komt, is ons systeem in staat om vast te stellen of het een nieuwe medewerker is of een terugkerende medewerker. Is het een nieuwe medewerker, dan kent het systeem een nieuwe UPI en/of Identity toe. Identity (7013) wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker in het Portaal. Uniek Persoonlijk Id (UPI) (7014) wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon en kan je ook gebruiken als je de persoonslaag niet gebruikt. Als het om een terugkerende medewerker ging, kende het systeem wel de oude UPI toe, maar niet per definitie de oude Identity. Dit veroorzaakte problemen in het Portaal en andere systemen, Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de UPI en de Identity binnen het systeem op dezelfde manier worden behandeld. Hoe Om het mogelijk te maken om binnen het systeem de UPI en Identity op dezelfde manier te behandelen, is de programmatuur als volgt aangepast.  Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens UPI De naam van het scherm Stuurgegevens UPI is met ingang van 1 september 2021 gewijzigd in Stuurgegevens UPI/Identity. Aan dit scherm is het veld Identity vullen met toegevoegd, waarmee je opgeeft hoe je het veld Identity van de medewerker wilt laten vullen. Als de Identity van de medewerker al bekend is in het systeem, dat wil zeggen dat er voor de UPI al een persoon bestaat met een Identity, dan wordt de reeds bekende Identity toegepast. Let op: de voorkeur die je in het veld Identity vullen met vastlegt voor het vullen van de Identity is van toepassing als er een nieuwe Identity moet worden aangemaakt. Het veld Identity vullen met heeft de volgende waarden; Automatisch genereren Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen door het systeem. Zodra je deze optie selecteert, zie je het veld Volgnummer en de optie Voorloopnullen.  Vul een volgnummer in, als je wilt dat de de Identity's die de applicatie automatisch genereert, zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Zet je de optie Voorloopnullen aan, dan verschijnt het veld Totale lengte en vult de applicatie de automatisch gegenereerde Identity aan met voorloopnullen tot de maximale lengte die je hebt opgegeven bij Totale lengte.  Gebruik Medewerker code Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Gebruik Medewerker UPI Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen met de UPI. Gebruik Voorkeur Identity Je kiest ervoor om het veld Identity te laten vullen met een waarde van voorkeur. Dit veld wordt beschikbaar gesteld via Self Service. Je zou daar bijvoorbeeld kunnen kiezen voor het E-mailadres of een waarde uit de vrije velden van je organisatie. Dit veld kun je ook doormiddel van een import aanpassen. Als je hier niks in vult blijft het veld Identity leeg. Als je in het scherm Stuurgegevens UPI/Identity kiest voor Gebruik Voorkeur Identity, dan kun je het veld Voorkeur Identity muteren in HR Core Business of wordt de waarde gevuld via Self Service als je de rubriek 10526800PS opneemt in je Self Service workflow/processen. In alle andere gevallen is het veld Voorkeur Identity niet gevuld met een waarde en kun je het veld in HR Core Business niet muteren. Instroom / uitstroom > Aanmaken Medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend)  We hebben het veld Voorkeur Identity ook toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend) en opgenomen in de Wizard Aanmaken medewerker, zodat het geborgd is in al onze processen. Let op: als bij het aanmaken van een medewerker expliciet een Identity wordt meegegeven vanuit Self Service rubriek 7013 PS, dan wordt die waarde zonder controle overgenomen in HR Core Business; uiteraard vindt tijdens de verwerking wel validatie plaats. Als je bij de Stuurgegevens UPI/Identity hebt opgegeven dat je de Identity automatisch wilt laten toewijzen, dan kun je het veld Identity leeg laten. Het systeem zal de Indentity dan automatisch toekennen. Actie Leg in het scherm Stuurgegevens UPI/Identity in het veld Identity vullen met je keuze vast met de gewenste ingangsdatum, om er voor te zorgen dat je voor je hele organisatie altijd één werkwijze voor de Identity hanteert. Als je gebruik wil maken van het veld Voorkeur Identity, neem dan rubriek 10526800PS op in de Self Service-processen.  Gewijzigd en verbeterd AVG - Aantal gegevens tussen niveaus Persoon en Medewerker ten onrechte gesynchroniseerd Waarom We hebben geconstateerd dat bij de synchronisatie tussen het niveau Persoon en het niveau Medewerker een aantal gegevens ten onrechte werd gesynchroniseerd. Een deel van deze gegevens moet in het kader van de AVG worden verwijderd of geanonimiseerd. Hoe  De gegevens die ten onrechte werden gesynchroniseerd tussen de Persoon en de Medewerker, zijn uit de synchronisatie gehaald. De gegevens die in het kader van de AVG moeten worden verwijderd of geanonimiseerd, zijn hieraan alsnog toegevoegd en worden met ingang van de oktober release naar behoren verwijderd of geanonimiseerd. Actie Er is geen actie nodig.  Nu mogelijk Werkrooster te genereren voor meer dan 2 jaar Waarom Tot nu kon je alleen een werkrooster genereren voor maximaal 2 jaar. Omdat het bijvoorbeeld voor Ouderschapsverlof handig is om werkroosters voor meer dan twee jaar te genereren, hebben we het vanaf deze release mogelijk gemaakt een werkrooster te genereren voor meer dan 2 jaar. Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Vanaf release 2021-10 is het mogelijk om een werkrooster te genereren voor maximaal 4 jaar in de toekomst. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Waardenlijst toonde niet meer dan 20 pagina's (2851105) Melding  Het scherm Waardenlijst toonde maximaal 20 pagina’s. Als de lijst van een Element meer dan 20 pagina's bevatte, kon je dus niet alle waarden zien.  Oplossing Dit is opgelost, vanaf deze release toont het scherm Waardenlijst weer meer dan 20 pagina’s. Actie Er is geen actie nodig.  Uitval HRSS ouderschapsverlof (2848055) Melding  Het was niet mogelijk om ouderschapsverlof aan te vragen met een ingangsdatum die gelijk was aan de datum in dienst.  Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat het vanaf deze release wel mogelijk is om een medewerker aan te nemen op bijvoorbeeld 01-10-2021 en ook ouderschapsverlof aan te vragen met ingang van 01-10-2021. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 9/21/2021