Vi byter nu inloggningsmetod för anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com till Visma Connect, vilket innebär inloggning med e-postadress och lösenord. Transpa, en del av Visma, använder nu en central inloggning för alla sina produkter, baserad på e-postadress och lösenord. Den nya metoden, Visma Connect, är utformad för att minimera säkerhetsrisker och har flera fördelar. Systemanvändare i Transpa började använda denna metod redan 2018, och nu följer även chaufförer och andra anställda som tidrapporterar via Mytranspa.com.   Visma Connect erbjuder smidig inloggning genom funktioner som FaceID, fingeravtryck och Bank-ID. Anställda har möjlighet att själva återställa eller ändra sina lösenord vid behov. För att ytterligare höja säkerheten finns stöd för tvåfaktorsautentisering, exempelvis via en autentiseringsapp eller SMS-kod.   Vid övergången till detta säkra system har vi även lanserat en ny personallista i Transpa för att underlätta implementeringen.   För en översikt över processen och viktiga händelser, se nedanstående sammanställning samt den bifogade manualen för aktivering och inloggning, som med fördel delas med all personal.     När ert företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect, visas information på startsidan i Transpa. Där får ni en kort översikt över viktiga händelser, som när ni får tillgång till den "Nya" personallistan och när anställda kan bjuda in sig själva genom ett formulär. Övergångsprocessen sträcker sig över 30 dagar. För detaljerade steg, se här:   Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1) Steg 2: Ny personallista (Dag 10) Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20) Steg 4: Obligatoriskt e-postaktivering för anställda (Dag 30)   Frågor och Svar (öppnas i ny flik)     Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)   Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.     Till toppen   Steg 2: Ny personallista (Dag 10)   Ni får nu tillgång till en uppdaterad personallista som ger en tydlig överblick över era anställda. Ett nytt verktyg för att bjuda in till Connect via e-post är tillgängligt och behövs för att anställda ska kunna aktivera och använda sina konton.   Personallistan visar också status för inbjudningar och aktiveringar under kolumnen "Connect Status", där ni enkelt kan följa vem som har blivit inbjuden eller mottagit välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto.   Följ status i aktiveringsprocessen Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet.         Statussymboler   Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.  Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.   Systemanvändare bjuder in anställda för aktivering Du kan dessutom själv bjuda in dina anställda om ni hellre föredrar det alternativet. Notera dock att det mest effektiva är att låta de anställda göra det själva via formulär vid inloggning från start dag 20. (avser steg 3)    Vid nyanställning gäller dock denna hantering.   Öppna den anställdes personkort och klicka på "Aktivera login", fyll i deras e-postadress (om den inte redan finns angiven sedan tidigare.) Klicka sedan på "Spara och bjud in", Välkomstmejl skickas till den anställde som har 24h att aktivera sitt konto.         Be den anställde öppna mejlet med ämne “Välkommen till TransPA”.  Klicka på Aktivera konto och skapa ett lösenord tillhörande sitt konto. Därefter loggar den anställde in via mytranspa.com och väljer "Logga in med e-post" eller direkt via connect.mytranspa.com     Aktivering av anställd som redan innan är connect-ansluten Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. För ytterligare information, se avsnittet om samlad inloggning längst ner i denna artikel.     Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.   Till toppen     Steg 3: Anställda aktiverar sina konton via formulär vid inloggning (Dag 20)   Anställda som ännu inte bjudits in till den nya inloggningsmetoden kan nu aktivera sig själva genom att logga in och fylla i sin e-post i ett formulär. Därefter skickas en inbjudan till deras e-post (kontrollera skräppost om mejlet saknas).   Den anställde har möjlighet att skjuta upp denna aktivering i 10 dagar, genom att klicka på Avbryt och fortsätta till gamla inloggningen. Därefter, från dag 11, måste e-postaktiveringen genomföras.   Efter att en anställd har fyllt i sin e-post och skickat inbjudan till sig själv, har de 24 timmar på sig att aktivera länken i e-postmeddelandet. Därefter anger de sitt lösenord och kan logga in med den nya metoden via connect.mytranspa.com.            Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com         Till toppen     Steg 4: Obligatorisk e-postaktivering för anställda (Dag 30)    Har anställd inte tidigare aktiverat sitt nya inlogg krävs detta nu. Vid nästa inloggning anges e-postadress via formuläret, klicka på "Godkänn" och välkomstmejl skickas till anställdes e-post. Välkomstmejl bör godkännas inom 24 timmar innan länken blir ogiltig och nytt mejl behöver skickas     Välkomstmejl Ämne: Välkommen till TransPA Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com         Om den anställde inte aktiverat sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig. De kan dock begära en ny länk, som ger ytterligare 24 timmar för aktivering.     Till toppen     Skicka om välkomstmejl Om den anställde aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)           Samlad inloggning för samtliga Visma produkter  Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.        Tips & Tricks, bra att veta Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra? Inloggningsmetod med e-post som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.     Frågor och svar   Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect     Till toppen

Frågor & svar   Anställd saknar e-postadress, hur går jag tillväga då? E-post finns att skapa via exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir, vad beror detta på? Om du har angett en korrekt e-postadress men inte mottagit vårt meddelande, följ dessa steg:   Kontrollera inkorgen, inklusive skräppostmappen. Om meddelandet finns där, markera det som "Inte skräppost". Spamfilter: Sök efter filter eller regler i din e-postklient som kan ha påverkat leveransen av meddelandet. För Gmail-användare: Markera vårt meddelande som "Inte skräppost" och lägg till vår e-postadress i din kontaktlista för att förbättra mottagligheten framöver.   Om problemet kvarstår, kontakta gärna vår support för ytterligare hjälp.     Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir. Connectstatus visar Grön bock, vad missar jag?       Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.          Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, kan jag ange/använda samma e-postadress för båda dessa användare?  Ja, du kan använda samma e-postadress för båda rollerna. Du kommer enkelt kunna växla mellan administrativt arbete och tidrapportering med hjälp av en särskild symbol, som visas i din systemanvändarvy, se bild nedan        Vid inloggat läge i tidrapportering växlar du tillbaka till systemanvändare genom knappen nedan  Här finns mer att läsa om funktionen som rör att växla mellan användare     Anställd behöver tillgång till flera företag i olika databaser, hur hanteras detta? Om era företag är placerade på separata databaser, kan de anställda använda samma e-postadress för samtliga företag. Vid inloggning presenteras en företagsvälljare där den anställde väljer vilken databas de ska tidrapporter för.              Anställd behöver tillgång till flera företag i samma databaser, hur hanteras detta? Om era företag delar samma databas, behöver e-postadresserna modifieras för att särskilja dem. Ett enkelt sätt är att addera ett "+" och, förslagsvis, företagets namn. Detta hjälper de anställda att komma ihåg vilken adress som hör till vilket företag. Företag 1:Erik.johansson@gmail.com Företag 2: Erik.johansson+fritext@gmail.com Företag 3: Erik.johansson+fritext2@gmail.com  Det finns också möjligheten att de anställda anger olika e-postadresser för varje företag/databas. OBS! Detta innebär att den anställde själv måste hålla reda på vilken adress som är registrerad med vilket företag. Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.  Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer  Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra e-postadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av Transpas inloggning sker inom kort där e-postadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Den anställde har e-postadress angiven, men kan inte logga in. I överblicken syns klockan.  Den anställde har ej aktiverat sitt konto via länken i välkomstmejlet inom 24h. Välj redigera på pennan och skicka om välkomstmejl.     Finns det några systemkrav för att tidrapporter i Transpa? Vi garanterar funktionalitet vid användande av följande miljöer: iOS version 15 och senare Safari version 15 och senare Android, de senaste två versionerna Google Chrome, de senaste två versionerna Firefox, de senaste två versionerna Firefox ESR Microsoft Edge, de senaste två versionerna Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen.   Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?      

Integrationen mellan Transpa och Klartext möjliggör effektiv hantering och uppdatering av personuppgifter, vilket säkerställer konsekvens och minskar manuella inmatningar. Denna process är avgörande när anställda byter sin inloggning till Connect, så att datasynkronisering sker smidigt över plattformarna. Funktionen för Klartext-fliken i Transpa För kunder som har Klartext integrationen kommer en ny flik på personkortet att finnas "Klartext" som förenklar överföringen av persondata mellan systemen. Här kan användare konfigurera inställningarna för Klartext och utföra uppdateringar. Processen är smidig – gör nödvändiga ändringar under fliken "Allmänt", och klicka sedan på "Skicka ny anställd till Klartext" eller "Uppdatera anställd i Klartext" för att överföra dessa uppdateringar till Klartext.        Skapa och Hantera Anställdas Konton TransPA erbjuder flexibilitet när du skapar och hanterar konto uppgifter för anställda. Här är hur du effektivt använder systemets funktioner för integration med Klartext: När du skapar en ny anställd: För att initiera kopplingen mellan TransPA och Klartext, börjar du med att klicka på "Skicka ny anställd till Klartext". Denna funktion mappar och skapar den anställdes profil i Klartext samt överför deras grundläggande information som namn och signatur. ( samma knapp används för att inaktivera en anställd till klartext ) Efter att profilen har skapats, använd funktionen "Uppdatera anställd i Klartext" för att fylla på med ytterligare information som adress och telefonnummer. Detta säkerställer att alla relevanta detaljer är uppdaterade i Klartext. För befintliga anställda: Använd endast "Uppdatera anställd i Klartext" när du behöver ändra eller uppdatera information, såsom adressändringar eller andra kontaktuppgifter. Detta ser till att de senaste uppgifterna alltid finns i Klartext. Denna integrerade process minskar fel och förbättrar hanteringen av personuppgifter mellan TransPA och Klartext, vilket säkerställer att dina data är korrekta och aktuella.

Varje frånvaro som registreras kan anges som tillsvidare, vilket innebär att du inte behöver registrera nya poster så länge personen är frånvarande. Detta är särskilt användbart för sjukskrivningar men kan tillämpas på alla frånvarotyper.   För att påbörja en tillsvidare-registrering, välj Tillsvidare som frånvarolängd och klicka på spara. Observera att valet tillsvidare inte kan göras retroaktivt.     Tips! Om en person lämnar arbetet tidigare på grund av sjukdom, kan du ange frånvarotiden för den dagen, exempelvis 3 timmar, och sedan kryssa i Tillsvidare. Nästa dag kommer Transpa att automatiskt registrera den ordinarie arbetstiden för dagen som frånvarotid.       När du sparar frånvaron, skapas en sjukregistrering för den aktuella dagen. Efter midnatt genereras automatiskt en sjukregistrering för följande dag. Denna registrering fortsätter tills du, som administratör, avslutar frånvaron genom att redigera den senaste frånvaroposten. För att stänga av, klicka i fältet "Stäng av" för att avsluta registreringen. Nu har ni möjlighet att ta bort den senaste frånvaroposten.   Tips! För att ta bort frånvaroblock i kalendern där det inte ska finnas någon frånvaro, håll inne Ctrl och klicka på varje frånvarodag. En siffra visas som anger hur många poster som kommer att tas bort. När ni är klara, klicka på ta bort. En informationsruta visas med meddelandet "Vill du verkligen ta bort alla markerade kalenderobjekt? Det går inte att ångra!" Om du är säker, klicka på ta bort posten, annars klicka på avbryt.     OBS! För anställda som följer ett schema där frånvaro dras enligt schematiden, måste schemat först läggas ut för att systemet ska registrera rätt antal frånvarotimmar.      

I Transpa finns stöd för att beräkna arbetstidsmått baserat på schemaperioder enligt bussbranschavtalet. I löneberäkningen visas värden som indikerar hur mycket tid arbetstagaren ska utföra jämfört med hur mycket som faktiskt har utförts. Dessutom presenteras övertid och undertid tydligt.      När en schemaperiod avslutas, visas dessa värden i löneberäkningen:   Planerad tid: Anger den arbetstid som arbetstagaren skall utföra under en schemaperiod. Exempel: en arbetstagare tillhör en lönegrupp som är inställd på schemaperiod 8 veckor och 40 tim/helgfri vecka. När en schemaperiod har avslutats kommer detta värde att vara 320 tim (eventuellt reducerat för infallande helgdagar). Detta värde skall inte förväxlas med den faktiskt schemalagda arbetstiden.   Rapporterad tid: Anger den rapporterade tiden under den aktuella schemaperioden. Både arbetstid och frånvarotid ingår i detta värde.   Undertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är lägre än planerad tid.   Övertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är högre än planerad tid. Detta värde visas i listan över med beloppslönearter.   Om dessa värden inte visas i löneberäkningen innebär det att schemaperioden inte har avslutats under avräkningsperioden (=månaden före löneperioden). Avstämningen sker alltså inte under denna löneperiod. Den kommer att ske i en kommande löneperiod. Utöver dessa värden visas även Arbetad tid. Tänk på att detta värde alltid visar arbetad tid för den aktuella avräkningsperioden. Den har alltså inte någon betydelse för avstämningen av en schemaperiod men är användbar för att få en snabb överblick över en månad och att ta fram rapporter över en längre period. Funktionen bygger på att arbetstidsförläggningen "schemaperiod" ställs in med önskat antal veckor i lönegruppen.   Exempel: Låt oss börja med att titta i lönegruppen, som ni hittar under Register > Lönegrupper > Bussbranschavtalet. Här visas inställningen för lönegruppen '2 år schemaperiod', där arbetstidsförläggningen är satt till en schemaperiod på 8 veckor, med startdatum den 24 mars. Vi har även ställt in arbetstidsmåttet till 40 timmar per helgfri vecka   I löneberäkningen har vi nu nått juni utbetalningen med avvikelser för maj månad. Vår schemaperiod sträcker sig från den 27 mars till den 18 maj, totalt 8 veckor. Transpa känner av när schemaperioden avslutas, vilket gör att den planerade arbetstiden visas. Genom att klicka på raden för planerad arbetstid kan vi se att perioden avslutas den 18 maj och omfattar 296 timmar. Transpa har här reducerat arbetstidsmåttet från 320 timmar på grund av tre infallande helgdagar: den 18 april, den 21 april, och den 1 maj. Observera Transpa tar inte hänsyn till det utlagda schemat när arbetstidsmåttet beräknas, istället räknas varje helgfri vardag som 8 timmars arbete.         Om inga förändringar görs i schemaperioden, kommer nästa avräkningsperiod att bli från den 19 maj till den 13 juli. Det krävs ingen justering av datum i lönegruppen för att fortsätta, eftersom Transpa automatiskt känner av inställningen på 8 veckor och fortsätter att räkna nya schemaperioder.              

När ni börjar använda Transpa levererades det med ett antal standardlönegrupper utifrån det avtalsområde ni har. Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg osv. för  Transportavtalet, motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter 2 år i yrket, 2 år i yrket frischema osv. uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod. OBS! Om ni har skapat egna lönegrupper som heter något annat är det viktig att ni själva ser till att de uppdateras då nya avtal träffas.   Vid vissa tillfällen kan man behöva skapa upp ”egna” lönegrupper t ex vid olika lokala överenskommelser där inställningarna skiljer sig åt.   Gå till Register - Lönegrupper.     Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.     I vårt exempel nedan visar vi hur man lägger upp en ny lönegrupp för TransportUtlandsavtalet.   Klicka på plustecknet i det lila listfältet.   Skriv in benämning på lönegruppen och klicka på spara.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn och sedan klicka på plustecknet.   Skriv in avtalsperioden start, ni kan importera alla värden från en befintlig lönegrupp genom att välja ”Hämta värden från” ni får då hjälp med att hämta belopp och inställningar i lönegruppen. I vårt exempel väljer vi hämta värden från 2 år i yrket 2024-04-01.       Nu har de nya lönebeloppen importeras, ni har möjlighet att ändra belopp och inställningar innan ni sparar.    Här kan ni läsa om hur ni uppdaterar en "egen skapad" lönegrupp vid ny avtalsperiod. Uppdatera lönegrupp vid ny avtalsperiod   I denna artikel kan ni läsa om vilka lönebelopp som uppdateras Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nya avtal träffas

Arbetsuppgifter för Bussbranschen   Texten nedan beskriver hur olika uppehållstider och arbetstillägg för bussförare hanteras i systemet Transpa. Den förklarar också hur integration med Klartext underlättar schemaplanering och löneberäkning genom att automatisera överföringen av arbetsuppgifter mellan systemen. Exempel ges för att illustrera hur arbetstid räknas upp beroende på olika arbetsuppgifter och tider på dygnet. Tre extra arbetsuppgifter kan läggas till för specifika tillägg i integrationen. I Transpa finns standard arbetsuppgifter och dessa har lite olika formler. Arbetsuppgifter   Uppehållstid Linjetrafik  = 17% uppräkning av arbetstid ( OB utges inte under denna arbetsuppgift ) Uppehållstid på bortaort med dagrum = 25% uppräkning av arbetstid( OB utges inte under denna arbetsuppgift ) Uppehållstid på bortaort utan dagrum = 75 % uppräkning av arbetstid ( OB utges inte  under denna arbetsuppgift )    Linjetrafik 17% extra uppräkning av arbetstid mellan kl 22 - 06 Göteborgstillägg 17% extra uppräkning av arbetstid  mellan kl 22 - 06 Stockholmstilägg 17% extra uppräkning av arbetstid mellan kl 22 - 06 Generell  Beställningstrafik Beställningstrafik utom riket Beställningstrafik utom riket, enmansbtj När man räknar uppehållstid får den anställde X antal % i arbetstid när man “sitter och väntar”.   Exempel : Arbetsuppgift Uppehållstid Linjetrafik = 17% uppräkning Dagen startar kl  07.00 och beräknar att vara hemma igen kl 19,00. Mellan kl 11,00 & 15,00 sitter chauffören och väntar och skall då ha 17% uppräknad arbetstid, så i tidrapporten väljer den anställde att registrera arbetsuppgiften Uppehållstid Linjetrafik. Den totala tiden för arbetsdagen blir 8,68 h och den anställde har fått 0,68 h uppräknad tid ( Under tiden som den anställde har arbetsuppgiften Uppehållstid Linjetrafik kommer inte Rast att påverka uppräkningen )   Exempel : Arbetsuppgift Uppehållstid på bortaort utan dagrum = 75 % uppräkning Dagen startar kl  10.00 och beräknar att vara hemma igen kl 22,00. Mellan kl  14,00 & 18,00 sitter chauffören och väntar och skall då ha 75% uppräknad arbetstid, så i tidrapporten väljer den anställde att registrera arbetsuppgiften Uppehållstid på bortaort utan dagrum Den totala arbetstiden blir 11,00 h och den anställde har fått 3,00 h uppehållstid utan dagrum. ( under tiden som den anställde har arbetsuppgiften Uppehållstid på bortaort utan dagrum kommer Rast att påverka uppräkningen )   När en anställd kör Linjetrafik får man 17% uppräknad arbetstid mellan kl 22,00 & 06,00   Exempel Arbetsuppgift Linjetrafik 17 % extra mellan kl 22 - 06 Dagen startar kl  17.30 och beräknar att vara färdig kl 01,00. Mellan klockan 22,00 till 01,00 skall den anställde få 17% uppräknad arbetstid. Beräkning: Mellan kl 17,30 till 22,00 = 4,30 h och mellan kl 22,00 till 01,00 = 3,00 h dessa 3 timmar skall sen räknas upp med 17% vilket gör att arbetstiden blir 3,51 h.  Den totala tiden för arbetsdagen bli då 8,02 h För kunder som har integration mellan Klartext och Transpa  När Klartext är integrerat med Transpa, underlättas planeringen av scheman och pass genom att arbetsuppgifter skickas direkt från Klartext till Transpa. I Klartext kan du skapa arbetsuppgifter kopplade till lönegrundande poster som sedan mappar mot motsvarande arbetsuppgifter i Transpa. Detta skapar en strömlinjeformad process där arbetsuppgifter automatiskt överförs mellan systemen. Exempel på hur Klartext hanterar detta är att man kan skapa flera arbetsuppgifter som alla kopplas till en lönegrundande post, som t.ex. "Linjetrafik". Detta innebär att alla relaterade uppgifter automatiskt speglas i Transpa, vilket säkerställer korrekt tidrapportering och lön. Utöver dom standard arbetsuppgifter som finns i transpa,  går det att lägga till 3st extra arbetsuppgifter i integrationen. som endast skapar en post mellan systemen, det finns alltså inga formler eller uppräkningar på dessa tre extra arbetsuppgifter.     Extra arbetsuppgifter i samband med klartext integration Extra 1  Extra 2 Extra 3   Användning av Extra Arbetsuppgifter: Om en viss arbetsuppgift kräver ett extra tillägg, kan du i Klartext skapa en arbetsuppgift kopplad till lönegrunden "Extra 1". Denna arbetsuppgift mappas sedan till "Extra 1" i Transpa, och beloppet för tillägget sätts i Transpa. Detta tillägg återspeglas sedan automatiskt i den anställdes löneberäkning vid användning. Har du inte dessa “extra” arbetsuppgifter  i ditt transpa vänligen kontakta Supporten för att indexera dom. I denna artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas.

Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att uppdatera en ”egenskapad” lönegrupp vid ny avtalsperiod.  Arbetssättet är nästan detsamma som när ni skapar en ny lönegrupp.   Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg  motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter  år i yrket, 2 år i yrket frischema osv uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod.    Gå till Register- Lönegrupper.   Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.   I vårt exempel är inte 2 år i yrket lok.schema uppdaterad med nya lönebelopp för avtalsperioden 2025-04-01.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn.      Klicka på plustecknet. För enkelhetens skull kan ni importera alla värden från 2024-04-01 genom att välja "Hämta värden från" Skriv sedan in den nya avtalsperiodens start i fältet Giltigt från i vårt exempel 2025-04-01. Sedan ändrar ni till de nya lönebeloppen, i rutan som är gulmarkerad, enligt vad du kan läsa dig till i Transportavtalet och klicka på spara. Här kan ni läsa vilka lönebelopp som uppdateras vid nytt avtal. Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nytt avtal träffas   Här kan ni läsa om hur man skapar en ny lönegrupp. Skapa ny lönegrupp

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Kostnadsfördelning Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. Transpa erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.    Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat. Detta görs under Verktyg - Inställningar - Kommunikation.   Bocka i "Fordonsnummer är obligatoriskt vid tid- och frånvarorapportering och det gäller både chaufförer och systemanvändare"   Det är i samband med överföring av löneunderlag som Transpa fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda.   Exempel Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.   För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.   Kom igång Öppna fordonsregistret i Transpa. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här.   Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen.   OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.    För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.   Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i Transpa. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering.   Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i Transpa där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner.   Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.    Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar: Kostnadsfördelning per löneart  

Om ert företag tillämpar passningstjänst kan ni skapa upp arbetsuppgifter i Transpa och använda dessa när ni tidrapporterar för att få med ersättningen inför lönekörning.  Vanliga uttryck som vi hör från er kunder är beredskap eller jour, utöver passningstjänst. Titta gärna närmare på detta verktyg vi har som ni kan använda. Börja med att gå till Register - Arbetsuppgifter. Här visas ert register. Från början kan det finnas arbetsuppgifter i programmet, men ni har också  möjlighet att skapa era egna och sätta upp dessa efter ert behov. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma Transpa i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas.    I detta fall med passningstjänst behöver vi skapa fyra arbetsuppgifter för att fånga upp de olika fallen som kan uppstå. Klicka på "Lägg till arbetsuppgift" för att skapa en ny ruta. Du kan själv välja benämning och á-pris för arbetsuppgiften. Inställningen "Ersätt premiekompsbelopp" kan användas om du vill att arbetsuppgiften ska ersätta ordinarie premiekomp, men i detta fall är det inte aktuellt. Välj pristyp. Antingen "per arbetad timme" eller, som i detta fall, "per tillfälle". Välj löneart. Om en lämplig löneart saknas, bör du först identifiera det passande löneartsnumret i ert löneprogram. Skapa sedan denna löneart i Transpas löneartsregister. När detta är klart, välj lönearten i arbetsuppgiften för att allt ska vara klart inför löneutbetalningen.   Anställd som beordras erhåller ersättning för passning per dygn/tillfälle med olika belopp beroende på vardag eller helg och även olika belopp huruvida hen varit utkallad eller ej. Samtliga skapas upp likt ovan, där det enda som skiljer är beskrivning och pris. Det ger oss då följande uppsättning arbetsuppgifter.   För att ersättningen ska utgå måste ni tidrapportera, oavsett om ni blivit utkallad eller ej. Här nedan har vi två exempel.   Tidrapport, ej utkallad Här är ett typiskt exempel hur passningstjänst ej utkallad kan registreras. Ni vill få med ersättningen men helt utan arbetstid och registrerar då en tidrapport med rast hela passet för att undvika att registrera arbetstid. Skulle arbetstid registreras men man glömmer rapportera rast med identisk tid är det lätt hänt att arbetstiden också räknas upp oönskat till 3h ersättning. I detta fall har jag rapporterat en tidrapport/rast på minst 15 minuter för att ej få varning för överträdelse mot vägarbetstidslagen. OBS! Denna metod kan endast användas när den anställde inte har tidrapporterat under dagen. Om det redan finns en tidrapport, ska arbetsuppgiften läggas till vid dagens sista klockslag.   Glöm inte att ange rätt arbetsuppgift för att få med ersättningen innan du sparar tidrapporten.        Tidrapport, utkallad Här registrerar vi tidrapport då anställd kallats ut på passningstjänst på helgen. Den anställde vill få med engångsersättningen samt arbetstid. Vi är noga här också att välja rätt arbetsuppgift för att få med den extra ersättningen.      Ersättningen för de båda tillfällena syns tydligt med lönerader i löneberäkningen.    

I menyn Verktyg - Inställningar - Löneberäkning under kategorin Export anger ni till vilket lönesystem ni vill överföra lönefilen till.  ' OBS! Vi rekommenderar att ni köper till en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bäst funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia och Kontek lönesystem.   Inställningar för konteringsdimension används i de tillfällen ni vill exportera över information till löneprogrammet för kostnadsfördelning per fordon utifrån fordonsregistret.  Beroende på vilket lönesystem ni använder så skapas det upp olika filformat, och konteringsdimension kan vara olika inställt beroende på vilket lönesystem ni använder t. ex. kostnadsfördela på två olika saker samtidigt. I denna artikel kan ni läsa om Resultat och kostnadsuppföljning.   Här nedan är en kort beskrivning för de lönesystem vi har stöd för.     Visma 300/600 Skapas en fil upp, lönefilen är av typen TLU. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Hogia Lön+ Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Hogia Transportlön Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Kontek Skapas tre filer upp, lönefil, personalfil och schemafil är av typen XML. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har. Resultatenhet i TransPA motsvarar kostnadsställe i Kontek.  Kostnadsbärare i TransPA motsvarar nivå 4 i Kontek. Projekt i TransPA motsvarar objekt i Kontek.   AGDA Skapas tre filer upp, lönefilen är av typen WLI, personalfil och schemafil är av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Crona Lön Skapas två filer upp lönefilen är av typen CIE och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Vilka filer ska läsas in när vi importerar TransPAs filer vid lönekörning i vårt löneprogram? Även om TransPA skapar upp flera filer i olika fall som ni läser om här ovan, så läser man generellt sett inte in anställdafilen vid en lönekörning.   När import sker vid lönekörning är det endast lönefilen som ni läser in och eventuellt en schemafil.   Skulle ni ha ett helt tomt löneprogram som saknar anställda och många anställda uppskapade i TransPA så kan ni läsa in personalfilen och sedan fortsätta addera saknad information manuellt i löneprogrammet.  

Löneartsregistret är ett centralt register som används i själva löneexporten till löneprogrammet som ni hittar under Register-Lönearter.   Här finns ett register av standardlönearter upplagda. Man kan även lägga till egna lönearter utifrån ert företags förutsättningar.  Det är löneartsnummer som exporteras och som därför måste matchas med upplagda lönearter i löneprogrammet.  OBS! Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bästa funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia, Kontek. I denna artikel kan ni läsa om inställningar för export av löner.   Lönearterna i registret är sorterade efter avtalsområde, i dagsläget för Tjänstemannaavtalet och Övriga avtal (Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet).    I Verktygsfältet finns det olika symboler nedan kommer en förklaring till hur knapparna fungerar.     Med denna symbol kan du växla mellan aktiva och inaktiva lönearter. Om du slutar använda en löneart kan det vara bra att sätta den som inaktiv, för att slippa se den, men ändå möjlighet att ta fram statistik om den i framtiden.     För att se att alla lönearter i Transpa är desamma som i löneprogrammet, kan det vara bra att exportera en excelfil, eventuellt för att skriva ut. Samma sak kan även göras från Analyser - Rapporter - Register - Lönearter      Med denna knapp kan du filtrera på t ex ett sökord, för att hitta den löneart du är ute efter. Om du till exempel vill hitta alla lönearter som börjar på 5, kan du skriva en 5:a i rutan för löneartsnummer, och på den blå trattsymbolen intill, välja Börjar med.      Här placerar du sorteringsordningen, genom att dra och släppa kolumnrubriken. Klicka på krysset om du vill ta bort en sortering.   Om ni vill lägga till en ny löneart klicka på + Lägg till löneart. Skriv sedan in benämning på lönearten och löneartsnummer som ni  har i ert lönesystem. Tänk på att det är löneartsnumret som exporteras, inte namnet, så var noggrann med vilken löneart du väljer. I Transpas löneberäkning kan allt se korrekt ut, men kan bli fel i ditt löneprogram för att du har använt ett löneartsnummer som används till annat.   På varje löneart har ni möjlighet att själva välja vad som skall exporteras över till löneprogrammet. Antal, a-pris, belopp, datum eller att lönearten inte ska exporteras alls. Vill ni inte att datum ska exporteras över på en viss löneart kan ni bocka ur inställningen ”Exportera datum” t ex vid släpande månadslön. Klicka på "pennan" bredvid lönarten för att redigera, klicka ur exportera datum klicka sedan på spara.    

Nedan kommer vi att visa flera olika exempel på hur mertid och övertid beräknas vid reduktion av helgdagar för deltidsanställningar.   Veckoberäkning: För en deltidsanställd beräknas mertid för de timmar som ökar upp till heltidsmåttet på 40 timmar under en helgfri vecka. Först när arbetstiden överstiger 40 timmar per helgfri vecka genereras övertid. Detta innebär att all arbetstid över de planerade deltidstimmarna men under 40 timmar betraktas som mertid. Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.     Dagsberäkning: Vid beräkning av arbetstid per dag, är heltidsmåttet alltid 8 timmar, oavsett om det finns fler schemalagda timmar. Mertid uppstår för arbetade timmar upp till 8 timmar; därefter, om arbetstiden överskrider 8 timmar på en dag, genereras övertid       Exempel 1 Veckoarbetstid inget schema - utan inställningen "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Exempel 2 Veckoarbetstid inget schema - med inställningen  "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Exempel 3 Veckoarbetstid med schema - med inställningen  "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Exempel 4 Per Dag med arbetstidsförläggning: Arbetstidsschema  Exempel 5 Per Dag med arbetstidsförläggning: Huvudregel  Frågor och svar.   OBS! inställningen fungerar endast när valet för "beräkning är inställt "per vecka".   Exempel 1.Veckoarbetstid inget schema - utan inställningen.  Nedan visar vi en deltidsanställd vars vanliga arbetsveckor, utan helgdagar, består av 20 arbetstimmar. Den anställde arbetar utan ett fast schema. Ett tips! I löneberäkningen kan ni klicka på raden planerad arbetstid för att se den planerade arbetstiden vecka för vecka.   Under vecka 23 har vi två helgdagar: Under vecka 23 inträffar två helgdagar: Sveriges Nationaldag och Pingstafton. Dessa helgdagar reducerar den ordinarie arbetstiden, som vanligtvis är 20 timmar per vecka (från måndag till lördag), med en femtedel per helgdag. Detta innebär en minskning på totalt 4 timmar för varje helgdag. Som ett resultat av denna reduktion är den planerade arbetstiden för vecka 23 reducerad till 12 timmar. En liknande situation uppstår under vecka 25, då både Midsommarafton och Midsommardagen inträffar.   I exemplet ovan har den anställde arbetat 20 timmar under både vecka 23 och vecka 25, trots att den planerade arbetstiden, efter reduktion för två helgdagar, är 12 timmar. Detta innebär att den anställde får mertid upp till heltidsmåttet som är 24 timmar. Om den anställde hade arbetat mer än 24 timmar, skulle detta ha resulterat i övertid. Mertid avser alltså de timmar som arbetas utöver den reducerade arbetstiden men som inte överskrider heltidsmåttet. I det fall arbetet hade överskridit 24 timmar under dessa veckor, skulle de extra timmarna klassificeras som övertid och därmed ge rätt till övertidsersättning.     Exempel 2. Veckoarbetstid inget schema med inställningen. Nedan visas en deltidsanställd vars vanliga arbetsveckor, utan helgdagar, består av 20 arbetstimmar. Den anställde arbetar utan ett fast schema. Vi har en överenskommelse att denna person arbetar 8 timmar på måndag, 8 timmar på tisdag och 4 timmar på onsdag varje vecka. I detta fall vill vi inte att arbetsveckan reduceras för helgdagar som infaller på fredagar och lördagar, eftersom den anställde aldrig arbetar dessa dagar.   Klicka på raden "Planerad arbetstid" för att visa den planerade arbetstiden vecka för vecka. Här ser ni att den ordinarie arbetstiden förblir 20 timmar per vecka, eftersom vi har aktiverat inställningen att veckan inte ska reduceras. OBS! Det finns en risk med att använda denna inställning för anställda utan schema, eftersom den aldrig kommer att reducera den planerade arbetstiden. Enligt transportavtalet kan helgdagar inträffa måndag till lördag. I detta exempel infaller helgdagarna i slutet av veckan, och därför väljer vi att använda denna inställning.       Exempel 3. Veckoarbetstid med schema - med inställningen. Nedan visas en deltidsanställd vars vanliga arbetsveckor, utan helgdagar, består av 20 arbetstimmar enligt den valda arbetstidsförläggningen. Vi har ett arbetstidsschema med 4 timmar per dag, måndag till fredag.    Klicka på raden "Planerad arbetstid" för att visa den planerade arbetstiden vecka för vecka.   Under vecka 23 har vi två helgdagar. Under vecka 23 inträffar två helgdagar: Sveriges Nationaldag och Pingstafton.   Eftersom den anställde är schemalagd, vill vi att arbetsveckan endast reduceras med de schemalagda timmarna som infaller på fredagen. Därför har vi valt att aktivera inställningen "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar."   Den 6 juni, som är Sveriges nationaldag, finns ett schema där den anställde är planerad att arbeta 4 timmar. Detta innebär att den ordinarie arbetstiden under denna vecka reduceras från 20 timmar till 16 timmar, på grund av de 4 schemalagda timmarna som infaller på fredagens helgdag. En liknande situation uppstår under vecka 25, då både Midsommarafton och Midsommardagen inträffar.   När vi markerar raden för mertid i systemet, aktiveras en gul markering som tydligt visar vilken vecka mertiden uppstår. I detta fall är det vecka 23. Under denna vecka har den anställde arbetat totalt 20 timmar, vilket innebär att 4 timmar registreras som mertid.   När vi markerar raden för övertid i systemet, aktiveras en gul markering som visar att den anställde fått 4 timmar övertid under veckan.   Den 6/6 arbetade den anställde 4 timmar enligt den planerade schematiden och fick därmed både övertidsersättning och övertid helgdag.  Den 20/6 arbetade inte den anställde utan var ledig med bibehållen lön Detta är ett exempel på hur systemet hanterar övertid när en anställd behöver utföra arbete på en helgdag.     Exempel 4. Per Dag - Arbetstidsschema. Här nedan visar vi ett exempel med en deltidsanställd som är inställd på att arbeta 20 timmar under en helgfri vecka. För att uppfylla den valda arbetstidsförläggningen, som kräver ett schema, schemalägger vi arbetstiden till 4 timmar per dag, jämnt fördelat över veckan.   När du ställer dig på raden för "planerad arbetstid" i systemet, kommer den planerade arbetstiden att visas dag för dag.    När vi markerar raden för övertid i systemet, aktiveras en gul markering som visar exakt vilka dagar den anställde har arbetat övertid.   Den 6/6 arbetade den anställde 4 timmar enligt den planerade schematiden och fick därmed både övertidsersättning och övertid helgdag.  Den 20/6 arbetade inte den anställde utan var ledig med bibehållen lön     Exempel 5. Per Dag - Huvudregel. Här nedan visar vi en deltidsanställd som är inställd på att arbeta 20 timmar under en helgfri vecka. Enligt den valda arbetstidsförläggningen förväntas personen arbeta 4 timmar per dag.     När du ställer dig på raden för "planerad arbetstid" i systemet, kommer den planerade arbetstiden att visas dag för dag.   Vi börjar med att markera raden för mertid, då kommer en gul markering att visa vilken dag mertiden uppstår. Vi utför samma procedur på raden för övertid, vilket ger en liknande visuell indikation. Den 6/6: Den anställde har arbetat 6 timmar denna dag, vilket resulterar i 2 timmar mertid. Eftersom den förväntade arbetstiden är 4 timmar (för en 50% tjänst), överskrider de arbetade timmarna med 2 timmar, vilket genererar mertid. Den 9/6: Den anställde har arbetat totalt 9 timmar. Detta ger 4 timmar mertid (då den vanliga arbetstiden är 4 timmar) och 1 timme övertid eftersom arbetet överstiger heltidsmåttet på 8 timmar per dag med 1 timme. Denna metod med markering och daglig visning hjälper till att enkelt identifiera och administrera både mertid och övertid, vilket underlättar korrekt löneutbetalning och tidshantering.       Frågor och svar.   Schema. Fråga: Är det möjligt att schemalägga en deltidsanställd när inställningen för beräkning är satt till "per vecka" ? Svar:  Ja, det är möjligt att använda den anställdes schema vid beräkning per "vecka". Denna beräkning utgår från veckoarbetstiden som ni har specificerat i anställningskontraktet. Om exempelvis en anställd har angivits till ett genomsnitt av 20 timmar per helgfri vecka, utgör dessa 20 timmar grunden för arbetstiden. Systemet ignorerar den schemalagda tiden vid denna beräkning. Dock kan schemat vara till hjälp för att exakt registrera frånvarotiden. Detta är särskilt användbart om ni väljer att dra av frånvaron baserat på den schemalagda tiden i stället för en femtedel av veckoarbetstiden. Se exempel 3         Helgdagsreduktion för Deltidsanställda med Schema. Fråga: Hur kan vi säkerställa att helgdagar som infaller på en lördag inte påverkar arbetstiden för våra deltidsanställda, som arbetar måndag till fredag, när vi beräknar arbetstid per "vecka"? Vilka inställningar behöver vi justera i systemet för att uppnå detta? Svar:  Vi rekommenderar att ni aktiverar inställningen "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Med denna inställning kommer systemet inte att reducera arbetstiden på lördagar. Om dock fredagen också är en helgdag, kommer arbetstidsmåttet att minskas med den schemalagda tid som faktiskt finns på helgdagen. Se exempel 3.     Frånvarohantering för Deltidsanställda utan schema. Fråga: Vi har en deltidsanställd som arbetar 4 timmar per dag utan ett fast schema, men systemet föreslår ändå 8 timmar i frånvarofältet. Vilka ändringar behöver vi göra för att säkerställa att rätt antal timmar registreras, vi beräknar veckoarbetstiden per "vecka"? Svar: Ni måste manuellt justera frånvarotiden till 4 timmar i systemet för att den ska överensstämma med den anställdes faktiska arbetstid. Detta gäller även när beräkningen sker per "dag" och inkluderar alla typer av frånvaroaktiviteter.     För mer information om betydelsen av olika inställningar och hur arbetstidsmåttet beräknas vid deltidsanställning, vänligen läs artikeln "Inställningar och Beräkningar för Deltidsanställdas Arbetstidsmått och Övertid".       Till toppen

Vad innebär arbetstidsförläggning och var kan man ställa in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas. Arbetstidsförläggning. I Transpa finns fem olika alternativ för arbetstidsförläggning att välja mellan:   Huvudregel Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B  Lokal överenskommelse (3 § 6 mom). Dessa alternativ utgör grunden för beräkningen av lönen i löneberäkningen."   Valet av arbetstidsförläggning sker vid skapandet av anställningskontraktet för en anställd, under fliken för anställningskontrakt.     Nedan hittar du en lathund som kortfattat beskriver hur övertid och sjuklön beräknas baserat på den valda arbetstidsförläggningen på personkortet. Vi förklarar även när ett schema behöver tillämpas i systemet.   Transpa hanterar flera lokala överenskommelser, vilka måste förhandlas med Transport.   När en anställd är kopplad till en lokal överenskommelse, används principen för övertidsberäkning från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta gör det möjligt för företaget att ha olika typer av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Genom att öppna en lönegrupp kan du hitta dessa inställningar i den högra delen. Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Nedan hittar du en lathund som beskriver hur beräkningen av övertid och sjuklön görs baserat på de inställningar som valts i lönegruppen vid lokal överenskommelse. Vi förklarar också när ett schema behöver användas i systemet. Det är möjligt att beräkna sjuklön baserat på schemat vid lokal överenskommelse genom att markera alternativet 'föreslå schemalagd tid vid frånvaro' i lönegruppen   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

Med hjälp av denna rapport kan man enkelt se både hur många timmar den anställde fått utbetalt i övertid och hur många timmar som har sparats från övertid till kompsaldo. Dessutom kan man följa hur många komptimmar den anställde har tagit ut månad för månad. Rapporten är förinställd på den innevarande månadsperioden. Vi separerar den anställde efter periodtyp, månad eller vecka, beroende på hur deras anställningskontrakt är inställt. Den visade perioden på bilden gäller löneperioden 202507, vilket motsvarar timmarna för juni. Om ni önskar inkludera fler månader i urvalet, justera fälten 'Period från' och 'Period till' längst upp och klicka sedan på 'Preview' för att ladda om rapporten. På så sätt kan ni se rörelser månad för månad.   Filtrerings funktion utgår från följande fält Periodtyp Stationsorter Trafikområden Anställda Arbetsledare Arbetsgrupp

Hur kan jag generera en rapport som visar antalet sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna för att analysera vår sjukfrånvaro?   Vi har en rapport under Analyser-Rapporter-Tidrapporter som heter Aktiviteter. Denna rapport visar allt som inte är ren arbetstid, det vill säga alla former av frånvaro, kompetensutveckling, resor, noteringar från kalendern osv. Summeringen omfattar både antalet aktiviteter och timmar. Observera att även ej aktiva anställda ingår i rapporten.   I exemplet nedan visas sjukfrånvaro eftersom vi har valt att filtrera på Sjuk. För att ladda rapporten, klicka på "Utför". När vi registrerade sjukfrånvaron i kalendern, skrev vi en kommentar i fältet "Notering", och den informationen visas nu under fältet Notering.     

Språket som visas i Transpa är baserat på språkinställningarna i din webbläsare. I Transpa har vi stöd för svenska, engelska, norska och danska. Har du fått fel språk i Transpa eller vill ändra språket?   Dessa instruktioner hjälper dig att byta till svenska i både Google Chrome och Microsoft Edge, vilket också ändrar språket för Transpa eftersom visningsspråket baseras på webbläsarens inställningar.   Google Chrome För att ändra språket i Google Chrome till svenska, följ dessa steg:   Öppna Google Chrome och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet för att öppna menyn. Välj "Inställningar" från menyn. Scrolla ner och klicka på "Avancerat" för att visa fler alternativ. Under "Språk", klicka på "Språk" för att expandera alternativet. Klicka på "Lägg till språk", välj "Svenska" från listan och klicka på "Lägg till". Efter att du har lagt till svenska, klicka på de tre prickarna bredvid "Svenska" och välj "Flytta till toppen". Starta om Chrome för att ändringarna ska börja gälla.     Microsoft Edge För att ändra språket i Microsoft Edge till svenska, följer du dessa steg:   Öppna Microsoft Edge och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet. Välj "Inställningar" från menyn. Klicka på "Språk" i den vänstra panelen. Klicka på "Lägg till språk" och sök efter "Svenska", välj det och klicka "Lägg till". När "Svenska" har lagts till, klicka på de tre prickarna bredvid "Svenska" och välj "Visa Microsoft Edge på detta språk". Starta om Edge för att språkändringen ska träda i kraft.        

Under Register - Arbetsuppgifter kan ni registrera de specifika arbetsuppgifter som chaufförerna utför och för vilka de får extra ersättning, såsom APL, restid och beredskap. Ersättningen ges kontant och kan beviljas per tillfälle eller per arbetstimme. Det finns även möjlighet att ange om denna ersättning ska ersätta  ordinarie premiekomp. Till skillnad från ett lönetillägg eller en tidnyckel, betalas ersättning för en arbetsuppgift endast ut när själva arbetsuppgiften har registrerats av den anställde i tidrapporten.       Viktigt att välja rätt löneart för ersättningen man får. Ifall lönearten saknas i systemet, gå till löneartsregistret och gör klart den innan du slutför arbetsuppgiften.   I den här artikeln finns ett exempel på hur ni kan skapa arbetsuppgifter för passningstjänst.  I en annan artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen.   Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma Transpa i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas. 

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma Transpa?  Ett lättanvänt men ändå kraftfullt knep är att duplicera flikar i din webbläsare, vilket kan effektivisera ditt arbete i Visma Transpa. I denna artikel visar vi hur du enkelt kan göra detta.    Exempel - Schemaläggning och Kalender När du skapar ett schema kan det vara mycket fördelaktigt att duplicera flikar, eftersom det möjliggör att du enkelt kan växla mellan Kalendervyn och Schemaläggningen med ett enda klick. När du har öppnat din kalendervy och vill göra justeringar i schemaläggningen, kan du enkelt högerklicka på fliken och välja "Duplicera". Detta ger dig två identiska flikar med samma information från början.   I den här situationen vill jag behålla kalendervyn öppen men samtidigt navigera till schemaläggningen för att förlänga mina scheman.   För att göra detta, går jag till menyn i den duplicerade fliken och väljer "Schemaläggning". Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott. Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott.   Kom ihåg att uppdatera kalenderfliken efter att du har gjort ändringar, som till exempel när du har publicerat ett nytt schema.   Bra att tänka på!  När du arbetar med flera öppna flikar, se till att regelbundet uppdatera dem för att säkerställa att du alltid har den senaste informationen. Annars riskerar du att göra felaktigheter genom att arbeta med föråldrad information.