Sök
Mina produkter
Hjälp

Användartips för Visma TransPA

Sortera efter:

Lägga ut semester med funktionen period i kalendern

 Från kalendern kan du lägga in hela semesterperioden för en person. Du behöver inte tänka på vad som är arbetsdagar, TransPA hjälper dig med det.   Börja med att klicka på den första semesterdagen för en person och välj Lägg till - Semester. Klicka i Period och ange den sista dagen i semesterperioden klicka sedan på spara. När du sparar registreringen läggs det in semesterdagar för alla dagar under perioden som är ordinarie arbetsdagar. När ovanstående registrering sparas kommer detta att bli resultatet i kalendern. Personen ovan går på Transportavtalet enligt Huvudregeln vilket innebär att semester läggs ut alla helgfria vardagar. Det går naturligtvis både ändra och ta bort de dagar som har skapats om du skulle önska det. Om du ändrar eller tar bort en dag utlagd som period ändras dock bara den enstaka dagen.   Tips vid hantering för anställd som går på schema Låt gärna den anställdes ordinarie schema ligga kvar under semesterperioden och lägg därefter ut semester enligt ovan. Låter man schemat ligga kvar ser man på ett enkelt sätt vilka pass som behöver tilldelas annan personal som bilden visar här nedan. I detta exempel har vi inte valt att arbeta med semesterpass vid schemalagd personal, det innebär då att när man då lägger ut semester i period så läggs semester alla helgfria dagar med frånvarotid 8 tim/dag. I löneberäkningen kommer det att visas 40 timmar semesterfrånvaro & 5 dgr semesterlön.   Om ni istället vill arbeta med semesterpass på schemalagd personal (dra frånvarotiden enligt schemat vid semester), behöver ni göra en inställning i löneberäkningen, i schemaläggningen finns en inställning om ni vill uppdatera semesterfaktorn. Det är en del saker som kan vara bra att tänka på vid beräkning av semesterfaktor på schemalagd personal i denna artikel kan ni läsa mer. Fungerar på arbetstidsförläggning Arbetstidsschema & lokal överenskommelse med schema & inställningen "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" i lönegruppen. (OBS! detta gäller för Transportavtalet)    
Visa fullständig artikel
03-08-2018 13:55 (Uppdaterad 09-07-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2225 Visningar

Rapportera in olika fordon på samma dag.

Då våra chaufförer under en dag kan använda mer än en bil under sitt arbetspass, hur lägger dom in det i tidrapporteringen?    När den anställde rapporterar in sin tid i TransPA kan de registrera in flera olika fordon eller arbetsuppgifter på en dag. Detta gör man under fältet "Arbetsuppgifter" klicka på  plustecknet längst till höger. Då kommer ett nytt fält fram här fyller man i Från kl när de började köra det andra fordonet, i fältet fordon väljer dom nästa bil när allt är ifyllt klickar man på spara.  
Visa fullständig artikel
02-07-2021 09:13 (Uppdaterad 02-07-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1118 Visningar

Volvo Connect API-Konto guide

För att skapa ett API-Konto på Volvo Connect hemsida följ denna guiden  
Visa fullständig artikel
24-06-2021 07:46 (Uppdaterad 24-06-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2362 Visningar

Export av lönefil

Ett naturligt och enkelt sätt att färdigställa lönefilerna är att efter sparad lön klicka sig vidare från löneberäkningen till exportsidan där du laddar ner de lönefiler du behöver före inläsning i ditt löneprogram.   Om du väljer att spara och exportera lönen som en separat process men avvaktar med nedladdning av filer så går du istället in till export via huvudmenyn.     Oavsett vilken väg du väljer att gå så kommer du till exportsidan och dess översikt.   Den vänstra kolumnen "exportera lön" är inte tänkt att användas längre och kommer att tas bort, så bortse helt från denna.    Arbetssätt vid nedladdning och export av lönefil 1. Titta i kolumnen "status" längst till höger där du känner igen det filnamn som du valde i löneberäkningen vid sparandet. 2. Notera vilken status din fil har. Står det "queued" eller "started" så är filen inte färdig för nedladdning. Uppdatera sidan med F5 3. I så fall behöver du hjälpa till i processen för att få lönefilen att bli färdig. Ladda om webbsidan manuellt genom att klicka på F5-tangenten eller klicka på webbsidans pil för uppdatera...   ...tills det att filens status har ändrats från Started/Queued till Completed. När filen fått status completed syns samtidigt dina filer i mittkolumnen "färdiga filer för nedladdning". (I detta exempel syns även föregående månads lönefil i båda kolumner)   4. Ladda ner de filerna du behöver. Dina filer kommer ligga kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporterats tidigare och vid behov ladda ned dom på nytt.  Här visas ett exempel där flera filer skapats. Hur många filer som skapas upp i en export avgörs av vilket löneprogram/löneformat du valt.  Om du inte vill vänta på att exportfilen skall bli klar kan du så klart fortsätta med annat, du kommer att få ett meddelande i transPA när filen är klar, du kan till och med logga ut emellan. Du kan alltid gå tillbaka hit för att se statusen på jobbet, eller så väntar du tills du får ett meddelande om att exporten är klar. Skulle något gå fel får du meddelande om anledningen, och som även framgår i fältet Info i jobbkön till höger. Om allt har fungerat kommer alla filer som kommer av exporten, lönefil, personalfil, eventuell schemafil, att dyka upp i listan i mitten av skärmen " Färdiga filer för nedladdning". Antalet filer som skapas beror på vilket löneprogram du har. Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även dyka upp längst ner till vänster på din skärm. så passa gärna på att öppna den i "Visa i mapp"  se bild nedan efter nedladdning och dra och släpp den i ditt löneprograms importmapp. Om du öppnar och tittar på filen, i Anteckningar eller Wordpad, och är osäker om du råkat ändra något, kan du alltid ladda ner en ny version igen genom att  uppdatera webbsidan och klicka på ladda ner igen, och dra den till rätt mapp utan att öppna den, för säkerhets skull. Historiken av dina filer sparas i transPA i någon månad, så du behöver inte spara dem på din dator, och du behöver heller inte rensa listan, för det sker automatiskt.    Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.   
Visa fullständig artikel
14-12-2020 09:39 (Uppdaterad 08-06-2021)
  • 0 Svar
  • 6 gilla
  • 4453 Visningar

Summerad tid

Denna rapport kan användas för att löpande ha överblick över avvikelse mot schemalagd tid i innevarande månad. Rapporten visar summering av schemalagd tid och arbetad tid för valfri period.  Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter.    Om den anställde har arbetar mer eller mindre än schemalagd tid totalt under en period, visas detta som övertid respektive undertid. OBS! Övertid och undertid i denna rapport är alltså avvikelser mot den totala schemalagda tiden, och ska inte förväxlas med Övertid och undertid i Löneberäkningen som beräknas utifrån aktuell arbetstidsförläggning. Frånvaro visas också i rapporten, men ingår inte i beräkningen för avvikelserna.   Se exempel nedan där Calle varit schemalagd 80 timmar, arbetad tid 50 timmar och varit sjuk 10 timmar. Trots att Calle varit sjuk så har han fortfarande 30 timmar "undertid"  
Visa fullständig artikel
24-03-2021 14:02 (Uppdaterad 01-04-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1443 Visningar

Integration till Fordonskontroll

I TransPA finns en integration till vår samarbetspartner Fordonskontroll. Integrationen är kostnadsfri från vår sida. Vill du veta mer om Fordonskontroll och tjänsten de erbjuder så kan du läsa mer här. För att koppla på integrationen behöver ni kontakta info@fordonskontroll.se   Felanmälan till fordonskontroll Med denna integration ges möjlighet för er personal att felanmäla fordon direkt i TransPA. Då finns denna symbol synlig i era anställdas tidrapportering.     Efter att ni klickat på fordonssymbolen kommer ni till sidan som rör Fordonskontroll. I översikten kan ni välja bland era fordon i listan regnummer. Ni kan även fritextsöka och få träffar på registreringsnummer, internnummer eller annan benämning. Efter ni valt fordon visas öppna felrapporter på detta specifika fordon, från Fordonskontroll.    För att registrera en ny felanmälan väljer ni regnummer och feltyp, därefter skriver ni en felbeskrivning som innehåller all nödvändig information. Bekräfta genom att klicka på skicka. Väldigt kort därefter får ni en bekräftelse likt nedan: Upplever ni dubbla inkomna felrapporter? I samband med att bekräftelsen "felanmälan rapporterad till Fordonskontroll" kommer, sker ingen omedelbar uppdatering i översikten med registrerade händelser. Vi vill i detta läge be er låta bli att uppdatera sidan i hopp om att få listan uppdaterad med er senaste registrerade händelse, då detta medför att ni skickar in rapporten på nytt. Var istället uppmärksam på bekräftelsen som säkrar att felrapporten nu har skickats till administratör för handläggning. Skulle ni vilja se listan uppdaterad, klicka på klockan som förflyttar er till tidrapporteringen och därefter fordonsikonen så kommer ni tillbaks till vyn och sök fram ert fordon för uppdaterad status.   
Visa fullständig artikel
23-02-2021 16:07 (Uppdaterad 31-03-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1759 Visningar

Tilldela oplanerade pass

Vid rapportering av frånvaro i kalender tex semester, så rekommenderas att man har kvar ursprungs passet på personalen. Passet kommer då hamna under oplanerade pass högst upp i kalendern. Här finns det två alternativ att tilldela det oplanerade passet till en ny medarbetare. Man kan välja att ta tag i passet genom att klicka och hålla ner musknappen på passet samtidigt som man dra det ner till den nya medarbetaren som skall överta det oplanerade passet. Man kan välja att markera det oplanerade passet och Tilldela det genom att klicka på knappen längst ner på sidan ( Tilldela ), och därefter välja den nya medarbetaren i rullistan som skall överta det oplanerade passet detta för att passet skall stanna kvar på ursprungspalatsen, som i mitt exempel nedan   Här markerar vi flera oplanerade pass från Buss Buss och väljer att Tilldela detta till Sara Olsson.   Här har vi resultatet efter att vi tilldela dom oplanerade passen från Buss Buss till Sara Olsson.   OBS! Begränsning, inget stöd i funktionen för fler än ett pass per dygn Skulle ni lägga en frånvaro på en dag som innehåller fler än ett planerat pass så behöver ni vara uppmärksamma när det oplanerade passet skapas upp efter ni lagt frånvaro. I TransPA finns bara stöd för att flytta upp dygnets första pass till oplanerade. Detta kan medföra att fel pass skapas upp och då behöver detta plockas bort av er för att inte felaktigt planeras ut på annan resurs. Därefter behöver ni själva skapa upp ett ersättningspass på annan resurs.   Så här kan det se ut när fel pass skapas upp i oplanerade pass: När jag lägger till frånvaron i detta fall föreslås 8h med klockslag. Även om jag ändrar till de önskade 5,42h med samma starttid som dagens andra pass, 15:45 - 21:10, så kommer fel pass kopieras och skapas i oplanerade pass. Då behöver jag alltså ta bort det från oplanerade och skapa upp det korrekta passet på min nya resurs.   När vi byggde funktionen för ersättningspass så byggde vi inte in stöd för fler en ett möjligt pass per dygn, dessvärre. Vi kan hoppas att vi får utökat stöd i framtiden, men det har att göra med hur efterfrågad denna funktion är och blir från våra kunder.  
Visa fullständig artikel
17-06-2019 09:21 (Uppdaterad 22-02-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1807 Visningar

Har ni glömt att lägga till mobilnummer när ni skapat upp en ny systemanvändare i TransPA?

Lägger man inte in mobilnummer när man skapar upp en ny systemanvändare i TransPA finns det möjlighet att lägga till detta efteråt, men det krävs då inloggning för den enskilda systemanvändaren via https://home.visma.com      Här loggar man in med samma uppgifter som den nya TransPA-inloggningen. Du får fram dina uppgifter genom att klicka på ditt namn välj sedan Mina uppgifter. Klicka på Lägg till telefonnummer, här kan ni också ändra din E-postadress genom att klicka på "pennan" uppe i högra hörnet.       Använder ni tjänsten Behörighetskontroll (BKY )och väljer skicka larm till utvalda systemanvändare när behörigheten är ogiltigt via sms är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat på systemanvändaren för att funktionen skall fungera.     I denna artikel kan ni läsa om hur ni lägger till ny systemanvändare.  
Visa fullständig artikel
30-10-2020 08:35 (Uppdaterad 30-10-2020)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2034 Visningar

Varning om att ändra lösenordet

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett.
Visa fullständig artikel
05-10-2020 22:45
  • 0 Svar
  • 4 gilla
  • 1935 Visningar

Börja använda övertidsnycklar

Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger. Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.
Visa fullständig artikel
02-08-2018 15:48 (Uppdaterad 21-09-2020)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2231 Visningar

Övertidsnycklar

  Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     En övertidsnyckel används för att beskriva när övertid uppstår och hur den skall prissättas. I TransPA finns idag en mängd fördefinierade sätt att beräkna övertid på, men ibland finns behov av att frångå dessa. Om ditt företag tillämpar en lokal överenskommelse avseende övertidsberäkning, eller att de fasta sätt att beräkna övertid på, inte kan appliceras på er verksamhet, finns det möjlighet att använda en övertidsnyckel.  Denna nyckel skapar du själv och i nyckeln anger du villkoren för hur övertid skall beräknas.  Tänk också på att om ni vill teckna en lokal överenskommelse som avser övertidsberäkningen så kan det vara bra att kolla så det finns stöd för den i TransPA. Då sparar ni mycket manuellt arbete.   Detta avsnitt beskriver hur du lägger upp en nyckel och vad de olika inställningarna påverkar. I artikeln Börja att använda övertidsnyckel kan du läsa mer om varför du kan behöva en nyckel och vilket effekt de får i löneberäkningen.      Grunderna för övertidsberäkning Grunden för all övertidsberäkning är att fånga upp när arbetstagaren har arbetat mer än det som betraktas som den ordinarie arbetstiden. Som arbetstid räknas den faktiska närvarotiden (som kommer från tidrapporterna), men även frånvarotiden (t ex sjuk och semester) kan ingå i arbetstiden. När den arbetade tiden överstiger den ordinarie arbetstid uppstår övertid.   Skapa en övertidsnyckel Gå till Register och klicka på knappen Övertidsnycklar. Klicka sedan på Lägg till övertidsnyckel. Vi skall nu gå igenom de olika alternativen som finns. Namn: Ange ett namn på nyckeln som gör det enkelt för alla i företaget att förstå syftet med denna nyckel. Namnet kommer att visas på personkortet i listan över valbara nycklar. Aktiv: Kryssa ur denna om du inte vill att man skall kunna välja denna nyckel på personkortet. Är användbart när nyckeln inte längre är aktuell eller om du behöver den i framtiden. Avstämningsperiod: Denna inställning anger för vilken period du vill göra avstämning. Det finns tre alternativ: per dag - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för varje dag som ingår i löneperioden. per vecka - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i varje vecka som avslutas i löneperioden. per månad - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i månaden. Avstämningsperiod skall inte förväxlas med den period du betalar ut lön för. Du kan alltså betala ut lön per månad men göra en övertidsavstämning per vecka. Jämför arbetad tid med: Denna inställning anger vad som är den ordinarie arbetstiden under avstämningsperioden. schemalagd tid - innebär att den schemalagda tiden är ordinarie arbetstid. För avstämningsperiod per dag innebär det att den arbetade tiden jämförs med den schemalagda tiden den aktuella dagen. När arbetad tid överstiger schemalagd tid eller när det saknas ett schema uppstår övertid. För avstämningsperiod per vecka eller per månad uppstår övertid när den sammanlagda arbetstiden överstiger den sammanlagda schemalagda tiden för avstämningsperioden. fast tid - innebär att den ordinarie arbetstiden alltid är fast under den valda avstämningsperioden. Övertid uppstår när den arbetstiden överstiger den fasta tiden för avstämningsperioden. Ange alltid tiden som ett heltidsmått så kommer beräkningen att fungera för både hel- och deltidsanställda. När du väljer detta alternativ visas ytterligare ett val: Genom detta val kan du välja om den ordinarie arbetstiden skall påverkas när det inträffar helgdagar under avstämningsperioden. Om du anger alla helgfria vardagar kommer ordinarie arbetstid att reduceras. Reduktionen sker med 1/5 av veckoarbetstid eller 1/21,74 månadsarbetstid för varje helgdag som inträffar mån-fre. Om du anger alla dagar påverkas inte ordinarie arbetstid av helgdagar.   Inkludera rast i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att rast skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Inkludera frånvaro i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att frånvaro skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Pris: Anger a-priset för varje övertidstimma som uppstår. Priset kan anges som ett fast belopp vilket innebär att alla personer som går på denna övertidsnyckel får detta belopp. Priset kan också anges som procent av timlönen vilket innebär att a-priset kommer att anpassas efter varje persons specifika timlön. Timlönen hämtas från lönegruppen. Exempel: Om du önskar att övertid skall utgå med grundtimlön + 50% skall du välja procent av timlönen och ange 150 i fältet. Löneart: Välj den löneart som skall användas vid övertidsberäkning enligt denna nyckel. Du kan därmed särredovisa olika typer av övertid beroende på hur den har beräknats. Vi rekommenderar att använda den fasta lönearten för övertid. Då kan du i löneberäkningen använda de automatiska funktionerna för att flytta övertid till komp- eller flextidsbanken samt att uppdatera saldot för övertid. De möjligheterna finns inte om du använder en annan löneart.   Använd en övertidsnyckel När nyckel är skapad skall den kopplas till de personer den avser. Det kan du läsa mer om i artikeln Övertidsberäkning med övertidsnyckel. För att testa vilken effekt en nyckel kan det vara en fördel att skapa en testperson. Lägga upp en ny person i personregistret och koppla övertidsnyckeln till denna person. Registrera sedan in schema, tid och frånvaro och kontrollera resultatet i löneberäkningen. Kom ihåg att om du gör en förändring i en övertidsnyckel så påverkar den alla som använder denna nyckel.  
Visa fullständig artikel
21-09-2020 15:33
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 2689 Visningar

Registrera in innestående saldo

Om ni har innestående saldo på er personal i ert lönesystem när ni börjar med TransPA t ex kompsaldo är det bra att registrera in samma saldo i TransPA innan första löneöverföringen, detta för att saldona ska stämma överens med varandra i båda systemen.   Gå till en anställd  i personalregistret, välj fliken lön-Saldo. Klicka på Lägg till ny.   Välj vilken typ av saldo ni vill lägga till, skriv in antalet timmar och klicka sedan på spara.   Om det är ett saldo som inte stämmer klicka på "pennan" för att redigera, skriv in rätt antal timmar klicka sedan på spara.
Visa fullständig artikel
15-03-2020 23:39 (Uppdaterad 15-03-2020)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1359 Visningar

Behöver du flytta lönefilen till rätt mapp efter exporten?

Får du inte välja var du vill placera lönefilen när du laddar ner filen från vår exportfunktion? Använder du Google Chrome som webbläsare? i så fall kommer här en guide på hur du ändrar inställningarna i webbläsaren så att du alltid själv kan bestämma vart din fil skall hamna.   Klicka på de 3 prickarna     Längst upp till höger i Google Chromes webbläsare. Fortsätt med att klicka på inställningar i listan som kommer fram se bild nedan.     En ny flik öppnas med inställningar för webbläsaren. Längst bort till vänster i sidan finns en menyrad, klicka på Avancerat och sedan på Nedladdningar se bild nedan.   I kapitlet som heter Nedladdningar  kan du aktivera eller avaktivera funktionen, Fråga var filerna ska sparas före nedladdning se bild nedan.   Nu kan du stänga fliken inställningar.  
Visa fullständig artikel
16-12-2019 09:25
  • 0 Svar
  • 3 gilla
  • 1634 Visningar

Schemaläggning med pass utan personal

Ibland vet man inte alltid vem som kommer att arbeta ett pass. I den här filmen beskriver vi hur du ändå kan planera i tidige skede där personal ej är bestämt och i ett senare skede knyta passet till vald anställd.   Schemaläggning - oplanerade pass  
Visa fullständig artikel
01-08-2018 12:05 (Uppdaterad 05-12-2019)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1874 Visningar

Schemaläggning introduktion

  Nedan följer en film som beskriver Schemaläggningen och visar hur ett enkelt schema kan byggas. Exemplet i filmen baserar sig på ett en-veckas schema med 4 anställda med olika pass.  Se även hur du kan schemalägga fordon eller schemalägga med pass utan personal    Schemaläggning - introduktion      
Visa fullständig artikel
01-08-2018 13:40 (Uppdaterad 05-12-2019)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2723 Visningar

Schemaläggning med fordon

I nedanstående film beskrivs hur du kan schemalägga fordon.   Schemaläggning - fordonsplanering   
Visa fullständig artikel
01-08-2018 12:05 (Uppdaterad 05-12-2019)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1680 Visningar

Förändring av scheman och passmallar

Här försöker vi ge klarhet i hur schemaläggningen med dess scheman och passmallar hänger ihop och vad ni kan behöva göra i olika situationer som kan uppstå. Vid förändringar, då felaktiga pass kan finnas utlagda i kalendern som ska ersättas, behövs ofta passen ej tas bort manuellt, utan när nytt schema byggs upp används istället funktionen "ersätt tidigare utlagda arbetspass" i ditt schema. Var noga med att välja rätt fr o m datum för att få både tidigare och framtida pass korrekta.   Allt eftersom uppdrag förändras kan man behöva uppdatera och förändra sitt passmallsregister och sina scheman. För att få en bättre översyn och lyfta fram de scheman och pass som är aktuella kan man med fördel avaktivera de scheman och passmallar ni ej längre använder. Notera att åtgärden inaktivera ej på något sätt påverkar de arbetspass som är utlagda i kalendern. Scheman inaktiveras enkelt genom att välja önskat schema via pennan i schemaläggningen och bocka ur bocken aktiv och därefter spara, så här: Nu kan jag ta ställning till om jag vill ha kvar schemat i systemet som ej aktivt, eller om jag vill ta bort den helt. Ta bort-symbolen med minustecken finns synlig först då posten är inaktiv. Kanske kan detta schema komma till användning senare i er verksamhet? Era inaktiverade scheman tas enkelt fram genom att klicka på denna symbol   Passmallar Att inaktivera passmallar för att förbättra din översiktsvy är mer komplicerat och kräver fler åtgärder.  I detta fall vill jag inaktivera passmallen men som texten visar kan passmallen ej göras inaktiv. Jag behöver se över schemat "Bruket distribution 510, 4v rullande".   Notera att det fungerar på samma sätt här oavsett om schemat finns utlagt i kalendern eller ej. Det enda som har betydelse är att du har skapat ett schema där passet finns.    Jag tar fram mitt schema och klickar på minustecknet. I detta fall är det en av de anställda som är planerad med denna passmall. Jag klickar på minustecknet och klickar på passen en i taget. Jag ser att schemat innehåller pass i fyra veckor så jag bläddrar fram vecka för vecka med pilen och är noga med att få bort alla pass så samtliga veckor blir tomma. Därefter sparar jag schemat, spara och stäng.   Nu går jag tillbaka till mitt passmallsregister och denna gång kan jag bocka ur aktiv-bocken och göra passmallen inaktiv. Här syns den nu istället i listan över ej aktiva.     Likt scheman kan jag nu ta ställning till om jag vill ha kvar den i systemet som ej aktiv, eller om jag vill ta bort den helt.
Visa fullständig artikel
25-10-2018 12:33 (Uppdaterad 15-11-2019)
  • 0 Svar
  • 4 gilla
  • 2118 Visningar

Stationsorter

I TransPA kan ni lägga upp era stationsorter. Det blir ett sorteringsbegrepp som hjälper er att typiskt definiera er personal och fordon. Era passmallar som används när ni planerar er personal är också skapade utifrån vilken stationsort de tillhör. När ni satt upp era stationsorter och tilldelat dem så kommer ni få möjlighet att få ut värdefull statistik utifrån just stationsorten i flera av våra rapporter. Ni kommer också märka att kalendern ger er en tydligare vy då ni kan välja att visa personal som hör till en viss stationsort och dölja övriga t ex. Ni hanterar era stationsorter i register - stationsorter.   Lägg till stationsort genom att klicka på plustecknet. Skriv in uppgifterna och spara på bocken. Uppgifterna om mobilnr och larmnummer kan användas ihop med funktionen att få larm via sms när personal inte har påbörjat sitt arbetspass.   I nästa steg - gå över era fordon, anställda och era passmallar så de blir tilldelade med rätt stationsort så kommer ni ha god hjälp av funktionen.   Skulle ni få någon förändring där ni helt byter stationsort helt kan ni göra den ej aktiv så döljs den med åtgärderna nedan. Glöm då inte att se över de berörda anställda, fordonen och passmallarna så de tilldelas en ny eller befintlig aktiv stationsort.    
Visa fullständig artikel
23-09-2019 15:43
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1625 Visningar

Larm via sms när personal inte har påbörjat sitt arbetspass

Vill ni få bättre kontroll över att personalen verkligen har påbörjat sitt pass i tid? Har det hänt att en tur skulle ha körts men chauffören inte fanns på plats tid?   I TransPA finns det en funktion som gör att det kan larma för de personer som inte har påbörjat sitt arbetspass senast 2 minuter efter start. Larmet går som SMS till de mobilnummer som anges på den stationsort som passet tillhör.   För att komma igång med funktionen gå till verktyg-inställningar-företagsinställningar. Under rubriken larm kryssar du i att ni vill aktivera funktionen. Varje sms kostar 0,95 kr/st.   Kontrollen utför på alla personer som rapporterar sin tid med stämpelklocka eller kvittering av pass.   Larmet skickas när det saknas instämplingsaktivitet, tidrapport, eller frånvaro registrerad med samma starttid som passet.   Under register-stationsort lägger ni till vilken stationsort & mobilnummer larmet skall gå till.     Kvittering av Arbetspass Detta alternativ innebär att personalen skall kvittera alla sina arbetspass. Vid kvittering skapas en tidrapport som är likvärdig med det planerade passet. Denna funktion är användbar om arbetstagaren alltid ska få betalt för den planerade tiden. Eftersom kvitteringen kan ske när som helst under dagen är den även användbar i samband med möjligheten till larm. Ett pass som är kvitterat kan förändras av personalen tills tidrapporten blivit attesterad. När kvittering tillämpas är det fortfarande möjligt för personalen att lägga till nya tidrapporter för dagar där det saknas pass.  
Visa fullständig artikel
05-09-2019 13:08 (Uppdaterad 05-09-2019)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2339 Visningar

Kompetensmatris

I kompetensmatrisen kan du se vem och hur många som har en viss kompetens, men framförallt vem som saknar en bestämd kompetens. Rapporten visar som standard de kompetenstyper som minst en av det anställda har, och de anställda som har minst en kompetens. Vill du se alla kompetenstyper och anställda kickar du på 
Visa fullständig artikel
05-02-2019 15:34 (Uppdaterad 15-04-2019)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 2301 Visningar
Välj din region:
Choose your Region
Go