Brukertips i Visma.net ERP

Brukes ved justering av f.eks bank konto i valuta.  

Det er mulig å benytte forskjellige bokføringsmetoder når periodiseringsnøkkler opprettes. Vi ser på bokføringsmetodene:  Fleksibelt etter perioder, pro rata etter dager. Fleksibelt etter dager i perioden.

Ved opprettelse av driftsmiddel, kan du få feilmelding:  Avskrivningsbokperiode ble ikke funnet i systemet.   

Dersom du får feilmeldingen under ved sending av fakturaer til Visma.net Autoinvoice, må du sjekke at Mva.reg.nr. er registrert i riktig format både på Firma (CS101500 ) og på Kunde (AR303000):   Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-CO-09]-The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’.   Tilsvarende gjelder om du får feilmeldingen: Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-S-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63).   PEPPOL-formatet krever at Mva.reg.nr er angitt i formatet: NO<org.no>MVA, både på Firma og Kunde.   Firma (CS101500 )   Kunde (AR303000)

Godkjennelse fra to personer (4-eye principle) er released 01.02.2021.   Denne funksjon garanterer at et dokument i Approval må godkjennes av minst to forskjellige brukere.   Hvis du aktiverer funksjonen, legges det til et reservetrinn på slutten av arbeidsflyten, der du må definere minst to personer som vil motta dokumentet hvis det bare er godkjent av en person. Hvis en person allerede har gitt sin godkjenning, er den ekskludert fra flyten.   Se denne videoen (svensk) om hvordan du legger til dette trinnet   Vedlagt finner du et (PDF) dokument med en detaljert forklaring hvordan denne funksjonen fungerer.  

Støtte for Alternativbeskrivelse   I versjon 8.47 er det lagt inn støtte for å vise Alternativbeskrivelse for alternativ type Leverandørdelenummer. Dette har vært et ønske fra flere kunder og partnere.   Under fanen Kryssreferanse på Lagervarer (IN202500) er det mulig å registrere Alternativbeskrivelse på en vare.      Beskrivelsen vil vises på innkjøpsordre i kolonnen Alternativbeskrivelse.   Merk at beskrivelsen hentes kun når leverandørnummer i innkjøpsordren er lik det som er koblet til Leverandørdelnummer.   For å vise Alternativbeskrivelse på rapporten Innkjøpsordre (PO64101S), gå til rapporten og klikk på Rediger rapport. Dette åpner rapporten i redigeringsmodus. Klikk på feltet med formelen: =IIf( $LineType = 'F' And ([POLine.TranDesc] = NULL Or [POLine.TranDesc] = ''), 'Freight', [POLine.TranDesc] ).     Marker feltet Value til høyre og klikk på knappen med prikker:     Erstatt formelen:  =IIf( $LineType = 'F' And ([POLine.TranDesc] = NULL Or [POLine.TranDesc] = ''), 'Freight', [POLine.TranDesc] )   Med følgende formel: =IIf( $LineType = 'F' And ([POLine.TranDesc] = NULL Or [POLine.TranDesc] = ''), 'Freight',IIf( [POLine.AlternateDescription]<>NULL And [POLine.AlternateDescription]<>'',[POLine.AlternateDescription],[POLine.TranDesc] ))   Klikk deretter OK, velg Preview oppe til venstre og trykk på Publiser.   Alternativbeskrivelse vil nå vises på rapporten hvis den finnes på innkjøpsordre. Hvis feltet for Alternativbeskrivelse er tomt, vil rapporten hente Linjebeskrivelse.   Merk at rapportredigering i utgangspunktet er konsulentarbeid, og ikke dekket av fri support. Vi anbefaler generelt å kontakte partneren din eller Vismas konsulentavdeling på vnkonsulent@visma.com for spørsmål om med dette.

Når du eksporterte rapporten Hovedbokssaldo med eksterne koder (GL63201S) til Excel, så oppsto det feil ved formateringen, noe som krever omfattende omformatering i Excel før det kan bli benyttet til analyse. Dette problemet er nå korrigert ved at eksportfilen vil formateres korrekt der kolonnene ikke lenger overlapper eller gjemmes. For å oppnå dette må du endre egenskapene til rapporten i Report designer, hvor du kan angi kolonnesekvensen før du eksporterer til Excel.   Merk at rapportredigering i utgangspunktet er konsulentarbeid, og ikke dekket av fri support, og vi anbefaler at du kontakter partneren din for å få bistand til dette.   I GL63201S, klikk på Rediger rapport . På høyre side av Report designer vinduet vises egenskapene. Om du ikke kan se egenskapene, klikk utenfor rapportredigerings-området. I vinduet for egenskaper, sett Excel mode til Manual. Dette er et nytt tillegg i Report designer, som ikke var tilgjengelig tidligere. Denne innstillingen gjør det mulig for brukeren og dele opp kolonnene istedenfor at de overlapper eller gjemmes.    Når dette er gjort, må du forsikre deg om at kolonnene er separert ved å gi hver enkelt kolonne et sekvensnummer. Det første som må gjøres er å endre egenskapene for hvert enkelt felt i rapporten. Dette gjør du ved klikke i det feltet du ønsker å sette til kolonnenummer 1. I oppsettet til det valgte feltet må du passe på at Excel delen er utvidet. Når dette er gjort vil du se kolonne-feltet. Dette feltet indikerer kolonnenummeret. Sett inn 1 for det du ønsker skal være første kolonne i rapporten. Klikk deg videre til det neste feltet du ønsker å inkludere i rapporten, og skriv inn 2. Slik fortsetter du med å legge til sekvensnummer og kolonner til du har den fullstendige rapporten du ønsker. Denne funksjonen er tilgjengelig for alle rapporter.

I tilfeller der det oppstår feil i dokumentlagringstjenesten (Document Storage) , så kan dette medføre at du  mottar fakturaer i Fakturainnboks (AP50604S) uten vedlegg.   Fakturaer der problemet har oppstått finner du som vanlig i status Ny eller Blokkert, og du får en advarsel om at det var har oppstått problem med import av vedlegg. I disse tilfellene kan du hente inn vedleggene på nytt, og slik går du fram:   Åpne Fakturainnboks og  velg status Feil ved vedlegg  Du får da opp en liste over alle fakturaer der det har vært problem med import av vedlegg. Marker en post og velg Rett opp vedlegg eller klikk Rett opp alle vedlegg for å behandle alle postene.  Systemet vi da forsøke å hente vedleggene på nytt. Merk! Dersom du har flere firmaer (multi-branch) så er det kun mulig å rette opp vedlegg på det firmaet som du jobber i. Det vil si at du må åpne aktuelt firma før du velger Rett opp vedlegg.   Hvordan vite om det er problemer med dokumentlagringstjenesten (Document Storage) ? Document Storage blir benyttet av flere Visma systemer, og dersom det oppstår problemer så vil du i de fleste tilfeller se dette på status siden. Her er et eksempel  

Enkelte brukere opplever å få feilmeldingen "404 - File or directory not found." når de logger inn i Visma.net ERP. Dette skyldes at det er opprettet en brukerkopi av startsiden og at linken ikke lengre er gyldig.    Det er to måter å løse dette problemet på, for de fleste brukere vil alternativ 1 være riktig fremgangsmåte.     Alternativ 1 - Tilbakestill startsiden til standard Dersom du har opprettet en brukerkopi, uten å ha gjort egne tilpasninger av startsiden kan du tilbakestille til standard. Har du tilpasset startsiden, lagt til egne bolker med grafer e.l. må du benytte alternativ 2.    For å tilbakestille går du til startsiden (DA000001), klikk på "Design" øverst i høyre hjørne og velg "Tilbakestill til standard".     Alternativ 2 - Endre kildeadressen Du benytter dette alternativet dersom du har gjort tilpasninger av startsiden, lagt til egne grafer e.l.    Gå til startsiden (DA000001), klikk på "Design" øverst i høyre hjørne. Klikk deretter på blyanten i feltet under.    I dialogboksen som kommer opp endrer du kildeadressen til følgende: https://community-dashboard.visma.com/no/vismanet_erp/index_status.html   Deretter klikker du "Fullfør"    

Du har mulighet for å tilpasse rapporter/blanketter i Visma.net ERP. Merk at rapportredigering i utgangspunktet er konsulentarbeid, og ikke dekket av fri support. Vi anbefaler generelt å kontakte partneren din eller Vismas konsulentavdeling på vnkonsulent@visma.com for spørsmål om med dette.   I versjon 8.41 er det lagt inn støtte for å vise Leveringsbetingelser på Innkjøpsordreblanketter.     POOrder.ShipTermsID felt er gjort tilgjengelig på følgende rapporter: - Innkjøpsordre (PO64101S) - Innkjøpsordre  - med adresse til høyre (PO64108S)      

Hvor ofte du skal rapportere mva til Skatteetaten avgjøres av hva du har valgt i antall avgiftsterminer pr år. 

Fra og med versjon 8.35 er det innført en mulighet til å kunne vedlikeholde den ansattes plassering(er) i firmatreet direkte i fra ansattregisteret. Du vil som tidligere måtte knytte bruker og ansatte sammen før disse kan legges inn i firmatreet. Firmatreets greiner må også være ferdig satt opp. Når dette er på plass kan en bruker med korrekte rettigheter se hvor den ansatte er plassert i firmatreet, samt endre tilknytninger direkte i fra ansattregisteret.     Selve firmatreet må være definert.     I ansattregisteret vil det se slik ut   Her kan du endre tilknytninger til de forskjellige grenene i firmatreet.

I versjon 8.34 har vi ny funksjonalitet for hvordan du kan velge hvilke varer som skal med i tellingen. Funksjonen Klargjør varetelling bygger på "telletyper" (Typenr). Tidligere ble det opprettet varetellingsbunt på alle varer i valgte Typenr. Nå har du mulighet for velge hvilke varer i valgte Typenr som skal bli med i varetellingen.   Eksempel: Hvordan velge varer innenfor samme type nr.: 1. Velg Klargjør vareopptelling (IN504000) via Meny - Lager - Behandling. 2. Marker varene  som skal være med i denne tellingen 3. Klikk Generer fysisk lager Når du klikker Generer fysisk lager det bli oppretter tellebunt (IN305000) på de markerte varene.     Markere alle varer pr side: Du kan også markere alle varer på en side ved å klikke i "markeringsfeltet" på linjeoverskriften: Da markeres alle linjene på denne siden. Har du flere sider, må du bla til neste side og markere videre på de neste sidene.     Hvordan opprette tellebunt på alle varer i telletypen: Du kan som tidligere generere bunt på alle varer som vises i forslaget ved å klikke på Generer fysisk lager, totalt. Da ignoreres markeringene pr linje og i stede opprettes tellebunt på alle varer som ligger til grunn i denne klargjøringen.    

Fra og med versjon 8.33 (19. januar 2021) kan du nå velge å bli varslet når Fakturainnboks mottar nye fakturaer.     Dette kan du aktivere i vinduet Egendefinerte meldinger (SM205041). Her ligger tre forhåndsdefinerte varslinger, en per mulig status av en faktura i Fakturainnboks: Ny, Feil og Blokkert. Som standard er disse varslinger satt til ikke Aktiv.     Merk: Dette er et vindu hvor kun bruker med rollen System Administrator har tilgang. Vi anbefaler at du eventuelt tar kontakt med din Visma partner for å komme i gang med dette.   Hver varsling (Ny, Feil og Blokkert) kan du aktivere her og angi hvem som er mottaker. Det kan være en rolle eller en spesifikk bruker.     Varslingene vises i varslingspanelet øverst til høyre. Når du klikker på fakturaen her, blir du omdirigert til gjeldende faktura i Fakturainnboks.  

Det er mulig å legge til et telefonnummer til brukeren din som kan brukes til å motta 2FA-koder som SMS, i tillegg til en Authenticator-app. Når du legger til 2FA for kontoen din for første gang og du ikke har et telefonnummer til brukeren din, vil du få noen ekstra trinn for å legge til dette.   Når du deretter prøver å logge på kontoen din og klikker på Prøv på en annen måte, er SMS nå tilgjengelig som et alternativ for å motta en kode.   En SMS sendes deretter til nummeret som er angitt på brukeren, sammen med et referansenummer som må samsvare med det som vises på skjermen.   Brukere som allerede har lagt til 2FA i kontoen sin, kan enkelt gå til Mine opplysninger og legge til et telefonnummer.  

I versjon 8.30 lagres valgene ved kopi av salgsordre per bruker. 

Ny funksjonalitet tilgjengelig i versjon 8.29.3 (planlagt 10. desember 2020).   Ved behandling av Inngående betalinger (AR305000) og  Behandle banktransaksjoner (CA306000) vil det nå bli mulig å knytte opp flere dokumenter fra samme kunde/leverandør på en gang. Det har blitt implementert en ny knapp: Velg dokumenter, som viser de åpne dokumentene som hører til valgt kunde/leverandør.  Det har også blitt mulig å selektere på Forfallsdato og Underenhet.    Eksempel i Behandle Inngående betalinger:   Klikk på Opprett for å behandle inngående betaling Velg Arbeidsområde Kundereskontro, aktuell Kunde og trykk på Velg dokumenter. Det er mulig å selektere på Forfallsdato og Underenhet. Dette vil gjøre arbeidet med å finne dokumenter enklere.  Huk av for de dokumentene som skal  knyttes opp mot innbetalingen.  Det er mulig å knytte opp både utgående fakturaer og kreditnotaer.     Betalingsbeløp viser totalsummen av markerte linjer, og dette kan ikke overstige Totalbeløp.     Velg  Legg til og lukk når aktuelle fakturaer/kreditnotaer er valgt.    Trykk på Lagre, og innbetalingen blir merket med Klar til behandling. De knyttede transene vises også til høyre i skjermbildet. Klikk Behandle for å fullføre.  En innbetaling fra en kunde som gjelder flere dokumenter har nå blitt knyttet sammen.   

På kunden har du en fane for kontaktpersoner. Den kontakten du ønsker skal foreslås som kontakt på salgsordren, setter du som "Er standard". I eksemplet under har jeg satt at Berit Hansen skal være standard kontakt.

I Financials er det flere framgangsmåter for å foreta bankavstemming. Tipset her omhandler manuell bankavstemming. 

Her ser du hvordan du håndterer avrunding ved registrering av inngående faktura fra leverandør.