Brukertips i Visma.net ERP

Ved registrering av manuell betaling har du mulighet for å postere gebyrer og finansielle avgifter direkte med betalingen. Her kan du se hvordan. 

Denne artikkelen forklarer hvordan du legger inn åpningsbalanse på reskontro uten å oppdatere hovedbok.   Når du skal opprette en klient må du registrere firmaets åpningsbalanse og åpne poster på reskontro. Mange velger å registrere åpningsbalansen/IB hovedbok, for deretter å registrere åpne poster på reskontro. Det er viktig å tenke på at hovedbok for reskontro ikke må registreres dobbelt. Disse kontoene blir ofte registrert sammen med IB hovedbok. Ved registrering og oppdatering av åpne poster på kunde/leverandør blir vanligvis hovebokskonto for kunde og leverandør også oppdatert.  Noe som fører til doble saldoer på disse.    La oss si at hovedbok for kunder er konto 1500. Ved innleggelse av hovedbokssaldoer velger mange å registrere IB på konto 1500. Når du da registrerer åpne poster på kunder blir vanligvis konto 1500 oppdatert, noe som fører til at saldo på 1500 blir dobbelt. Hvordan unngå dette?  Vi har et parameter som kan aktiveres slik at hovedboken ikke oppdateres når du legger inn åpne poster på kunder.  Det finner du under: Kundereskontro, Innstillinger, Kundeinnstillinger feltet "Aktiver migreringsmodus".     Dette feltet skal ikke være aktivert i vanlig drift, kun når du legger inn IB.   Vi viser et eksempel på oppdatering av faktura når dette feltet ikke er aktivert: Ved oppdatering av faktura blir det opprettet en bunt og postert på hovedbok. Her ser vi at f.eks konto 1500 oppdateres. Det er slik det skal være når du bruker systemet i vanlig drift.   Ved oppstart av klient og innlegging av åpningsbalanse har du mulighet for å aktivere feltet  "Aktiver migreringsmodus". Vi viser et eksempel der dette er aktivert.  Registrerer faktura (åpen post) og oppdaterer. Viktig å registrere hva som er reel åpen post i feltet "Saldo" i fakturahode. Det blir oppdatert til feltet "Utestående beløp" etter oppdatering av faktura. I dette eksemplet er åpen saldo 5000,-, registrer kr 5000,- i feltet Saldo.   Merk: feltet Avgiftskode på fakturalinjene må stå tomt slik at ikke fakturaen tas med i mva-oppgaven!     Da foretas ingen hovedboksposteringer. Vi ser det ved å gå til fanen regnskapsdetaljer. I feltet Buntnr ligger det ikke noen bunt, men teksten "migrated". Denne teksten indikerer at det er saldoinnlegging og ingen hovedboksposteringer. I dette tilfelle er det ikke foretatt noen bokføring mot 1500.     Samme funksjonalitet for leverandørreskontro. Det ligger under leverandørreskontro, Innstillinger , Leverandørinnstilligner og feltet "Aktiver migreringsmodus".

Rapportene Periodiseringssammendrag for varemottak (PO630500) og Periodiseringsdetaljer for varemottak  (PO631000) viser Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp per nå og ikke historiske data. Vi har nå fått en ny rapport som også viser historiske data for dette: Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S). Denne viser hva som faktisk var tilfellet ved utgangen av perioden lagt inn i feltet Til periode.         Eksempel: Et varemottak er registrert 31.10.23 og ble koblet til inngående faktura 1.11.23. I rapporten Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S) velges Til periode 10-2023. Her står varemottaket med opprinnelig Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp selvom dette per nå er 0.    Dette gjør det mulig å bruke rapporten til å avstemme mot konto 2961 under Hovedbok.  Merk: ettersom rapporten er avhengig av data generert etter lansering kan den bare brukes for avstemming fom. periode 08-2023. Tidligere perioder må avstemmes på annen måte (se evt. kurset Avstemming av konto 2961).

I versjon 9.51 (13. juni 2023) har vi lansert et nytt skjermbilde som enklere lar deg avstemme saldoen på reskontro mot saldoen i hovedboken. Dette gjør det enklere å oppdage løpende avvik og kjapt rette opp i de eventuelle avvikene.   1. Gå til Meny -> Hovedbok -> Vis hele menyen -> Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL408000).    2. I feltet Kontroll for arbeidsområde kan du velge mellom Leverandørreskontro, Kundereskontro, Leverandør-/Kundereskontro, eller Alle. Hvilke kontoer som dukker opp kommer an på hvilke kontoer som er definert som hva i skjermbilde Kontoplan (GL202500). Les mer om dette her.    3. I kolonnen Avvik har systemet beregnet avviket mellom reskontroen og hovedboken på den valgte perioden.   Finne og rette opp i avvik   Dersom du har oppdaget et avvik mellom reskontroen og hovedbok, anbefaler vi å følge disse stegene:   1. I skjermbilde Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL408000), gå tilbake periode for periode ved å endre feltet Periode. Målet er å finne hvilken periode avviket oppstår i.   2. Når du har funnet den tidligste perioden med avvik, klikk på avviket i kolonnen Avvik, og du vil bli navigert til skjermbilde Kontoutdrag (GL404000).     3. For å finne hvilken hovedbokstransaksjon det er som skaper avvik bør du gå gjennom bilagene i perioden avviket oppstår i. Det første du bør sjekke er bilag som er ført i andre arbeidsområder enn reskontroen med avvik. For å gjøre dette, klikk på Arbeidsområde, fjern haken for Kundereskontro eller Leverandørreskontro og klikk OK.   4. Nå vises kun bilag fra andre arbeidsområder enn Kundereskontro eller Leverandørreskontro (avhengig av hvilket arbeidsområde du fjernet). Disse må reverseres ettersom de ikke har tatt effekt på reskontroen.  Merk: de må reverseres i samme modul som de er ført. Er bilaget f.eks ført på Transaksjoner (under Bankstyring) må de reverseres der. Se samleside om reversering for mer info. Når dette er gjort skal utgående saldo på Kundesaldo og Kontoutdrag vise samme sum.   5. Bilagene som er reversert i andre moduler må deretter føres på nytt i Kundereskontro.   6. Hvis det fortsatt er avvik i Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL404000) kan det være behov for å regenerere kunde- eller leverandørsaldoen. Dette gjøres i skjermbilde  Regenerer Kundesaldo (AR509900) eller Regenerer Leverandørsaldo (AP509900).   5. Velg perioden du avstemmer (f.eks 12-2018) og klikk Behandle alle. Merk: denne prosessen kan ta litt tid (skal riktignok ikke ta mer enn 10-15 min).   Hvis du har avvik også etter dette, ta kontakt med din partner for ytterligere hjelp.

Client Manager er en tilleggsmodul i Visma.net som kan være til god hjelp for de bedriftene som har mange firmaer i systemet. Denne modulen består hovedsaklig av to deler:  Distribusjon av endringer fra ett til flere firmaer Tilgang på dynamiske dashboard på tvers av firmaer   Når det kommer til det første punktet om distribuering til flere firmaer, så vil du kunne vedlikeholde data i ett selskap og sende dette til andre selskaper i samme kundeforhold. Eksempler på dette kan være kontoplan, rapporter, egendefinerte forespørsler osv.    Den delen i Client Manager som heter Oversikt vil gi deg tilgang til å se hva som er status i de ulike selskapene dine. Du finner en rask oversikt over hvilke selskaper som du har oppgaver som må utføres. Her kan du klikke deg rett inn på f.eks åpne inngående fakturaer for et spesifikt firma og komme inn til denne informasjonen direkte.    For å ta i bruk Client Manager må du ha en utvidelse til Visma.net som heter Konsernhåndtering. Alle kunder som kjøper denne utvidelsen fra 1.oktober 2022 vil automatisk få tilgang på Client Manager. Alle eksisterende kunder som ønsker å benytte seg av denne tjenesten kan få tilgang ved å kjøpe tillegget for Konsernhåndtering på prismodellen under Utvidelser.    Vedlagt ligger dokumentasjon for aktivering og bruk av Client Manager.   

Dette gjelder alle kunder som sender e-post via Office 365 fra Visma.net ERP.   Microsoft avvikler Basis Authentication  for Office 365 fra og med 1. oktober 2022. Det betyr at passordet til brukeren som er satt opp med sending av e-post fra Visma.net ERP via SMTP eller Outlook må bekreftes via 2-faktor autentisering. Mer informasjon om dette finnes på Microsofts nettsted. Denne metoden for identifisering støttes ikke av Visma.net ERP. Løsningen er å benytte app-passord.    Det kan hende du allerede bruker et app-passord, da trenger du ikke å gjøre noe. Dette kan imidlertid ikke kontrolleres i Visma.net ERP. Sjekk derfor hvordan brukeren er satt opp med administratoren av ditt Office 365-miljø. For mer informasjon om 2-trinns autentisering og oppsett av app-passord klikk her.   Når du har opprettet et app-passord i Office 365, kan du erstatte passordet i vinduet Systemets e-postkontoer (SM204002) med dette app-passordet.     Det samme gjelder forøvrig Gmail-brukere som bruker 2-faktor autentisering. E-postkontoen må settes opp med et app-passord.    Hvis du har spørsmål, vennligst kontakt administratoren for ditt Office 365-miljø eller din Visma.net ERP partner.

I vår kunnskapssenter har vi revidert denne artikkelen, og vi anbefaler at du heller ser på denne linken, som er vårt forslag for hvordan du kan føre faktura på mva for inkassotjenester.   I dette brukertipset viser vi hvordan du kan føre en faktura på mva for inkassotjenester.      1.Oppretter en inngående faktura hvor kostnaden for inkassotjenesten registreres med avgiftskode 1 og ønsket konto: 2.Gå inn på fliken for Avgiftsdetaljer:  3. Endre avgiftspliktig beløp og avgiftsbeløp jfr faktura:     4.Lagre faktura og faktura vises med informasjonen lagt til i Avgiftsdetaljer:   5.Avgifter totalt og utestående beløp stemmer med oppstillingen på faktura. 6.Oppdater faktura og sjekk regnskapsbunt:  7.Skyldig Lindorff  2361,44 jfr. faktura     Inkassotjeneste 41,15 jfr. faktura     Inngående mva 2320,29 jfr. Faktura   8.Klargjør avgiftsrapport og finner tallene på rett plass:  

Ved beregning av kontantrabatt på inngående faktura, reduseres grunnlaget for fradragsberettiget inngående mva. Dette må behandles. 

Du har mulighet for å tilpasse rapporter/blanketter i Visma.net ERP. Merk at rapportredigering i utgangspunktet er konsulentarbeid, og ikke dekket av vanlig support. Vi anbefaler generelt å kontakte partneren din eller Vismas konsulentavdeling på vnkonsulent@visma.com i forbindelse med dette.   I versjon 8.40 er det lagt inn støtte for å vise Alternativt varenummer for alternativ type Global, Kundens varenummer, og Strekkkode på flere rapporter i salgsmodulen. Dette har vært et ønske fra flere kunder og partnere.   Under fanetn Kryssreferanse på Ikke lagerførte varer (IN202000), og på Lagervarer (IN202500) er det mulig å registrere Alternativt varenummer på en vare. Les mer om dette her.     Nå kan du vise denne informasjonen på følgende rapporter: Tilbud (SO64101S og SO64108S) Ordrebekreftelse (SO64111S og SO64118S) Pakkseddel (SO64200S og SO64201S) Plukkliste (SO644000) Proformafaktura (SO64300S) Faktura ( (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S and AR64103S) Monteringsbekreftelse (IN30702S) Plukkliste for montering (IN30701S) I tillegg så vil de nye feltene også være tilgjengelig dersom du har kopiert en av disse rapportene (visesmed prefix RE).   For å redigere rapportene, så kan du gå til ønsket rapport, og så klikke Rediger rapport. Dette åpner rapporten i redigeringsmodus. Under Datakilde er de nye tabellene (med tilhørende felt) gjort tilgjengelig.     Merk at du har dobbelt opp av de 3 datakildene. Se for eksempel CrossRefBarCode og DftCrossRefBarCode. Forskjellen på disse to er at CrossRefBarCode henter opp Alternativt varenummer der det er definert enhet.    Hvis du ser på vårt eksempel under så vil AlternateID under CrossRefBarCode vise verdien 222222222 dersom linjen på salgsordre er registrert med Enhet eske. AlternateID under DftCrossRefBarCode viser verdien 111111111 uavhengig av enhet.    Dette gir deg også mulighet til å kunne angi at dersom varen på ordrelinjen har en enhet der det er definert en spesifikk verdi, så blir denne vist. Hvis det ikke finnes en verdi for enheten, så vil den vise verdien som gjelder uavhengig av enhet.   Da kan du benytte disse formlene:   =IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID])   =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID])   =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])

Visma Connect er en felles innloggingstjeneste som gir tilgang til de fleste av Visma sine skytjenester, som eksempel Visma.net.   Denne startside samler Community artikler vi har om Visma Connect.   Nyheter Nå kan du logge på passordfri i Safari nettleser på iOS-enheter SMS som et alternativ for totrinnskontroll (2FA) Endring i påloggingsvindu til Visma Connect Har du fått ny telefon til jul? Passordfri pålogging: støtter nå alle Android-enheter som støtter FIDO2 Logg på uten passord! Mobile Employee appen benytter seg nå av Visma Connect for innlogging Logg inn i Visma.net med ansiktsgjenkjenning eller fingeravtrykk Viktig oppdatering av Visma Connect (mer sikkerhet med kontroll mot en "breach list") Ny innlogging på alle Visma.net tjenester   Brukertips - generell Aktivering av SMS som et alternativ for totrinnskontroll (2FA) Oi da! Feilmelding i Visma Connect ... Får du en ny telefon snart? Og har du slått på totrinnskontroll i Visma Connect? Byttet/Mistet mobil, og har totrinnskontroll aktivert Overføre kontoer med Google Authenticator Hvordan kan du aktivere totrinnskontroll med FIDO2? Generering av engangskoder for Visma Connect brukere med totrinnskontroll Visma Connect og "Husk denne enheten i 30 dager" ved totrinnskontroll Glemt passord i visma.net / Connect - ulike problemstillinger To trinn kontr. er aktivert for innlogging, bruker har mistet telefonen / ønsker å deaktivere Jeg har glemt passordet mitt, hva gjør jeg? Forgot your password? Totrinnskontroll med Visma Connect (med video)    Brukertips - tjeneste spesifikk Dette gjør du for å koble din Visma Tid bruker mot din Visma Connect bruker AutoPay totrinnskontroll - 2FA Endre epostadresse på bruker i Visma.net som er knyttet mot ansatt i Lønn 5    

I versjon 8.25 har vi lagt inn støtte for å endre Beskrivelse og Bankkontotype for betaling på bokførte inngående fakturaer (AP301000). Dersom du har bokført en inngående faktura, og ser at du har registrert feil bankkontotype eller beskrivelse, så kan du korrigere dette før du oppretter betaling.   Åpne en Inngående faktura som har status Ny, og her ser du at feltet Beskrivelse nå kan redigeres.   Under fanen Regnskapsdetaljer kan du endre Bankkontotype for betaling. Merk at dersom det er registrert en betaling eller delbetaling så vil feltet være låst, og ikke mulig å endre.     Hvis du ser at du har registrert feil bankkontonummer på en leverandør, så kan du nå endre bankkontonummer på leverandørkortet, og så gå til den inngående fakturaen og endre til en annen bankkontotype og så sette tilbake til opprinnelig bankkontotype. Da hentes nytt bankkontonummer.

Det er nå mulig å opprette egendefinerte meldinger/varslinger i Visma.net ERP. 

Du kan beregne forsinkelsesrente på Åpne poster, Delbetalte og Betalte poster i kundereskontroen. Du har også mulighet definere rentegebyr, minimum dokument- og linjebeløp og intervall for prosentsatser for kalkulering av rentebeløpet. Du kan også utelate dokumenter ved å markere faktura fra forslaget.